FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO - paper

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Samara Cardoso dos Santos
Tutora: Rubia Frehner Paupitz
INTRODUÇÃO
 
 Este trabalho tem por objetivo analisar a folha de pagamento e sua contabilização, buscando
conhecer os processos e etapas da sua elaboração, bem como a importância na esfera contábil,
observando o princípio contábil da competência, a classificação contábil referente. Para tanto,
buscou-se embasar o trabalho através de pesquisas bibliográficas realizadas a partir de livros e sites
voltados à área, conceituando folha de pagamento, apresentando as contas relacionadas, o custo
total que o colaborador tem para a empresa, bem como a tributação sobre a folha. A partir dessas
informações, conclui-se que a elaboração da folha de pagamento é de caráter obrigatório e
relevante importância, tanto para efeitos fiscais, quanto para o próprio controle da empresa.
 Conceituar a folha de pagamento é um tema muito amplo e abrangente, que envolve toda a
composição da mesma, os salários, os encargos que incidem sobre ela, bem como o processo de
elaborar e de contabilizar a própria. Por isso, buscamos conceituar os assuntos que envolvem está
área de conhecimento. 
 Por se tratar de um documento cuja emissão é obrigatória para efeito de fiscalização trabalhista e
previdenciária, devemos ainda contabilizá-la, para assim demonstrá-la através de lançamentos
contábeis nas empresas que dela se utilizam. Tanto para a empresa, como para o funcionário, a
folha de pagamento é extremamente importante e só traz garantias e benefícios para ambos. Para a
empresa, por ser uma obrigação em lei, é um dever fazer esse documento periodicamente. Já para
os funcionários, esse documento auxilia em seu próprio controle de ganhos. 
 Neste estudo, apresenta-se os lançamentos contábeis dos encargos incidentes sobre a folha de
pagamento das empresas e sua devida contabilização.
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
EMPREGADOR E EMPREGADO
EMPREGADOR: É toda empresa individual ou coletiva, de uma atividade econômica, 
que admite, assalaria e dirige prestação de serviços. É o responsável por administrar a 
empresa, controlando o serviço da sua equipe para o melhor desempenho econômica da 
empresa.
EMPREGADO: É a pessoa contratada para prestar serviço para um empregador, com 
horário definido, com um salário definido em contrato. O empregado recebe ordens de 
um superior e não tem autonomia para decidir a maneira como realizará s eu trabalho.
A IMPORTÂNCIA DA FOLHA DE PAGAMENTO
 Folha de pagamento é um documento onde constam todas as informações respectiva são
pagamento de colaboradores, e tem como objetivo principal organizar e registrar os valores que se
referem as remunerações dos colaboradores. Documento com função contábil, fiscal, financeiro e
operacional, indispensável para o controle financeiro de uma empresa. 
Samara Cardoso dos Santos
Tutora – Rubia Frehner Paupitz
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI - Curso (CTB1749) – Prática do Módulo I - 22/11/2021
FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO 
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 Segundo Ribeiro (1997, p. 135) “folha de pagamento é um documento que relaciona os nomes
dos empregados da empresa, o valor bruto dos salários, os descontos ou abatimentos e o valor
líquido a receber.”. Todas as informações contidas em uma folha de pagamento deixam de serem
apenas informações tornando-se dados contábeis.
 Também consta na folha de pagamento informações cadastrais do empregador e do empregado. Na
parte do empregador constam informações básicas. Já na parte do empregado,as informações são
mais detalhadas, como por exemplo: nome completo, função, cargo, data de admissão, e salário.
Dentro da folha de pagamento também será encontrado os dias trabalhados pelo colaborador e suas
faltas. 
 Nas informações financeiras encontradas na folha de pagamento, há as verbas e os descontos. As
verbas, mais conhecida como proventos, são todos os valores referentes àquilo que o empregado
possui direito de receber pelos serviços prestados durante determinado período. De acordo com
Oliveira (2001, p.65), os principais proventos existentes na folha de pagamento são: 
Salário, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de
periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para
viagem e ajuda de custo; e os principais descontos são: quota de
previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros,
adiantamentos, faltas e atrasos, vale-transporte .
 Nos descontos, será possível encontrar: INSS, vales alimentação/transporte, adiantamento
salarial, entre outros. Estas informações devem estar separadas na folha de pagamento para que
fique fácil de visualizar e compreender por ambos. Além de facilitar a compreensão, o lançamento
destas informações separadas, permitem a correto cálculo.
 A importância da folha de pagamento se encontra na melhor visualização dos pagamentos e
descontos ao empregado. Permite que seja registrado todas as informações, para que futuramente
não haja controvérsias entre empregador e empregado, visto que uma via fica com o empregado e
outra com o empregador, sendo que devem ser assinadas as duas vias pelo empregado. Permite a
visualização do salário bruto e líquido. Além disso, através da folha de pagamento a empresa faz
toda a apuração dos tributos relacionados a parte trabalhista para recolhimento posterior ao
governo.
 Abaixo um exemplo de Modelo de Folha de Pagamento e Modelo de Contabilização da Folha de
Pagamento:
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Fonte: Google imagens.
 A seguir um exemplo de como calcular a folha de pagamento: 
 Os proventos são todos os valores a serem ganhos pelos colaboradores, entre os principais estão:
salário, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno,
salário-família, diárias para viagens e ajuda de custo. 
Proventos:
D- Salário R$ 585,20 (despesas)
C- Salário a pagar R$ 585,20 (passivo circulante – obrigação trabalhista)
D- Salário Família R$ 20,73 (despesa)
C- Salário Família R$ 20,73 (passivo circulante – obrigação trabalhista)
D - Diferença Salarial Dez R$ 55,00 (despesa)
C – Diferença Salarial Dez R$ 55,00 (passivo circulante – obrigação trabalhista)
 Os descontos são todos os valores a serem deduzidos do trabalhador. Os principais descontos são:
quota de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas e
atrasos.
Descontos:
D – INSS folha de pagamento (Resultado – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 32,77
C – INSS a Recolher (Passivo circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 32,77
D – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 32,77
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 32,77
• Faltas:
D – Faltas salários e ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$175,56
C – Faltas folha de Pagamento (Resultado – Despesa com pessoal) R$ 175,56
• Vale transporte: 
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$24,58
C – Vale Transporte (Conta de Resultado – Despesa com pessoal) R$24,58
• Alimentação:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$
15,00
C – Programa de Alimentação dos Empregados (Conta de Resultado – Despesa com
pessoal) R$ 15,00
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 Isso seria contabilizar a folha de pagamento manualmente. Podemos transformar esses
lançamentos tanto em razonetes quanto em softwares contábeis que, com certeza, a
contabilidade há de fechar. Para contabilizar a folha de pagamento existem alguns processos,
sendo estes:
• Classificação dos colaboradores da empresa com relação a função
desenvolvida isso determina a regra para o cálculo de seus valores.
• Análise das horas trabalhadas, faltas do mês (justificadas), hora extra, jornada
adicionais, descanso, entre outros pontos que afetam o total de horas
remuneradas.
• Observar impostos, como INSS, FGTS, férias e o décimo terceiro salário. Para
assim efetuar o cálculo para doimposto de renda. 
• E por último observar os benefícios como vale-refeição e vale transporte,
apurando o valor liquido a ser pago ao trabalhador.
 O somatório de todos os valores compõe a folha de pagamento dos colaboradores.
Sendo que sua contabilização deve ser feita em conformidade com o princípio da
competência, isto é, os salários devem ser contabilizados no mês a que s e refere mesmo que
seu pagamento seja no mês seguinte. É de responsabilidade do contador o pleno entendimento
dos gastos em suas classificações contábeis.
OBSERVÂNCIA DO PRINCÍPIO CONTÁBIL DA COMPETÊNCIA
 A contabilização da folha de pagamento ocorre em dois momentos. No ato de apropriação da
despesa, no último dia útil do mês trabalhado e o segundo momento será até o 5º dia útil do mês
seguinte quando os salários e seus encargos serão efetivamente quitados (RIBEIRO, 2003).
 Normalmente, os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto
os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelece m prazos menores. No entanto, o
princípio contábil da competência impõe que a contabilização da folha de pagamento de salários
deve ser efetuada no mês a que se refere m, ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês
seguinte.
 No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar estes valores
mensalmente, efetuando a provisão para o paga mento dessas verbas. S e a empresa não faz a
provisão, esses valores serão apropriados como cus to ou despesa por ocasião do respectivo
pagamento.
 SALÁRIO E REMUNERAÇÃO
 Salário é a contraprestação devida e paga a todo empregado pela prestação de serviços em
decorrência do contrato de trabalho, podendo ser pago de forma mensal, quinzenal, semanal ou
diariamente (por tarefa).
 Remuneração é a soma do salário com outras vantagens, como comissões, percentagens,
gratificações, diárias para viagem (que excederem a 50% do salário) e abonos pagos pelo
empregador.
FÉRIAS
 Todo empregado tem direito a um período anual de férias, sem prejuízo de sua remuneração,
concedidas em período que melhor atenda aos interesses do empregador.
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 As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período, nos 12 (doze) meses
subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito. Esse período, contudo, não
poderá ultrapassar o limite de 12 meses subsequentes à aquisição do direito pelo empregado, sob
pena de pagamento em dobro daquilo que exceder o referido período. 
 Assim, após cada período de 12 meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá
direito a férias, na proporção determinada em lei, caso tenha m ocorrido faltas injustificadas.
Em respeito ao regi me de competência, pelo qual as despesas e as receitas deve m ser
apropriadas na medida e m que incorre m, independentemente de seu efetivo pagamento ou
recebimento, mensalmente a empresa deve registrar na contabilidade1/12 do valor referente às
férias.
DÉCIMO TERCEIRO
 O décimo terceiro consiste no pagamento de uma remuneração extra a um empregado
correspondente a 1/12 do salário por mês trabalhado. O pagamento do décimo terceiro geralmente é
dividido em duas parcelas, com a data limite da primeira sendo até 30 de novembro e da segunda
até 20 de dezembro.
HORAS EXTRAS
 A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não deve
exceder a 8 horas diárias e 44 horas semanais. A duração normal do trabalho poderá ser acrescida
de duas horas, mediante acordo coletivo, ou mediante acordo escrito entre empregador e
empregado. Hora extra é o valor adicional pago a hora trabalhada que excedeu o horário contratual
diário, é determinada pela Constituição, que no mínimo seja pago 50% a mais que a hora salário, a
jornada normal pode ser acrescida de ate 2 horas, conforme contrato de trabalho ou convenção
coletiva (Consolidação das leis do trabalho).
ADICIONAL NOTURNO
 Terá direito ao adicional noturno o empregado urbano, que trabalhar no período noturno, que
compreende o horário entre 22 horas de um dia e às 5 horas do dia seguinte. O adicional noturno é
de 20% sobre a hora diurna.
ABONOS
 São adiantamentos em dinheiro; antecipação salarial concedida pelo empregador ao empregado
seja por força de lei ou vontade do empregador. Integram o salário (art. 457, § 1º da CLT), podem
ser compensados com reajustes futuros.
INSALUBRIDADE
 Esse tipo de adicional é pago quando o empregado faz atividades onde o trabalhador possa entrar
em contato com substâncias que podem causar danos à sua saúde, ele poderá receber um adicional
de acordo com a gravidade do risco, se for um risco leve ele irá receber um adicional de 10% do
valor, se for um risco médio ele irá receber um adicional de 20% do valor, se for um risco grave ele
irá receber um adicional de 40% do valor.
PERICULOSIDADE
 Esse tipo de adicional é pago quando o empregado presta serviços e possui o contato permanente
com explosivos ou inflamáveis, onde fica em condições de risco. O acréscimo sobre o salário é de
30% e integra a remuneração do empregado.
ADICIONAL DE TRANSFERÊNCIA 
 Esse tipo de adicional é feito quando o empregador transferir o empregado para outro local que
não seja ela diferente o local de habitualidade do contrato de trabalho, mas nessa situação o
empregador é obrigado a pagar um adicional de 25% do valor do salário prazo que durar essa
situação.
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COMISSÕES
 Salário por comissão é a forma de pagamento muito comum para empregados que atuam como
vendedores de estabelecimentos comerciais, onde é recebem o adicional através do percentual de
vendas de um determinado período. De acordo com a sumula 340 do TST, o empregado que é
remunerado a base de comissão tem direito de receber um adicional de 50% das horas extras
trabalhadas.
“Sumula 340 do TST, Comissionista. Horas extras. O empregado sujeito a controle de
horário, remunerado a base de comissões, tem direito ao adicional de horas extras, de 50%
pela trabalhado em horas extras, calculado sobre o valor hora das comissões recebidas no
mês considerando como divisor o número de horas efetivamente as horas trabalhadas.”
DIÁRIA DE VIAGEM
 As diárias para viagem não podem exceder 50% do valor do salário do empregado, se o valor
passar esse percentual onde irão ter natureza salarial de acordo com o art. 457, § 2º, da CLT e com
a sumula 101, tal regra foi criada para que não possua nenhum tipo de fraude. “Súmula nº 101 do
TST”
DIÁRIAS DE VIAGEM. SALÁRIO (incorporada a Orientação Jurisprudencial nº 292 da SBDI-1)
- Res. 129/2005, DJ 20, 22 e 25.04.2005
Integram o salário, pelo seu valor total e para efeitos indenizatórios, as diárias de viagem que
excedam a 50% (cinquenta por cento) do salário do empregado, enquanto perdurarem as viagens.
(primeira parte – ex-Súmula nº 101 - RA 65/1980, DJ 18.06.1980; segunda parte – ex-OJ nº 292 da
SBDI-1 - inserida em 11.08.2003)”
GORJETAS
 Esse tipo de salário é pago quando o cliente faz o pagamento de dinheiros para o empregado da
determinada empresa que o serviu como uma satisfação pelo serviço em que esse empregado presto
para o cliente. De acordo com o art. 457 da CLT essa gorjeta que o empregado recebeu não pode
ser utilizada pelo empregador como uma forma de complementação de salário.
3. METODOLOGIA
 Com o objetivo de explicar como é a contabilização de uma folha de pagamento, foi efetuado um
estudo detalhando as etapas realizadas e seus respectivos proventos e descontos. Esta pesquisa foi
realizada com base em literaturas especializadas, pesquisas bibliográficas, coleta de dados em sites
de pesquisas e artigos científicos.
 Para facilitar a compreensão, explicamos de forma simples como deve ser emitida e contabilizada
a folha de pagamento. É um documento onde consta as informações relacionadas ao pagamento
dos colaboradores, e também com a função contábil, fiscal, financeira e operacional, indispensável
para o controle de uma empresa.
 
4. RESULTADOS E DISCUSSÕESDentro de uma empresa é necessário organização e integração das informações juntamente com
uma folha de pagamento bem feita isto contribui para o crescimento do negócio. Toda para parte da
contabilização apresentado ao trabalho da folha de pagamento e entrega dos recibos de pagamento
são obrigatórios em qualquer tipo de empresa. 
Os documentos arquivados, devem ser feitos de maneira que nenhuma legalidade seja prejudicada,
incluindo os registros financeiros de cada funcionário.
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 Este estudo contribuiu para o enriquecimento do nosso conhecimento contábil, em relação à folha
de pagamento. Essa rotina administrativa requer muita atenção, devido aos seus inúmeros detalhes,
permitindo serem registradas todas as informações para que futuramente não haja nenhum conflito
entre empregador e empregado. 
Concluímos que é de total responsabilidade do setor de Departamento de Pessoal, conferir as
informações inseridas e se organizar para que a folha de pagamentos seja feita com exatidão, já que
passou a ser o mais importante recurso organizacional e fator determinante para o sucesso
empresarial, juntamente com tarefas operacionais e burocráticas
REFERÊNCIAS
https://www.contabeis.com.br
https://www.jornalcontabil.com.br
https://www.passeidireto.com