Serviço do Prontuário do Paciente

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Serviço do Prontuário do Paciente
APRESENTAÇÃO
O gerenciamento de serviços de saúde requer as mais variadas ferramentas para uma boa 
administração, baseada em dados fidedignos e para utilização estratégica. Com a procura por 
serviços de saúde cada vez mais frequente, seja em instituições públicas ou privadas, as 
demandas dessas Unidades Básicas de Saúde crescem a cada dia. Com isso, a necessidade de 
manter dados pra o próprio uso, de modo que sejam capazes de direcionar a administração, 
torna-se necessária uma boa guarda de documentos para posterior trato estatístico. Para além 
disso, há toda uma legislação pertinente aos dados dos pacientes, tanto 
pessoais quanto diagnósticos, que afetam diretamente no modo de arquivamento 
dos prontuários.
Nesta Unidade de Aprendizagem, você irá aprender como os serviços do prontuário do paciente 
têm importância estatística e legal, assim como as mudanças inerentes à sua gestão ocorridas ao 
longo dos anos. Inicie seus estudos pelo conceito de serviços do prontuário, passando pelos 
processos e tipos de arquivamento e suas aplicabilidades para adesão dos serviços às normas e 
demais utilidades.
Bons estudos.
Ao final desta Unidade de Aprendizagem, você deve apresentar os seguintes aprendizados:
Conceituar serviço do prontuário do paciente.•
Apresentar os principais processos relacionados a esse serviço.•
Identificar os tipos de arquivamento do prontuário e suas respectivas aplicações.•
INFOGRÁFICO
Os serviços de saúde são geradores de documentos das mais variadas relevâncias, sejam no 
âmbito social, histórico ou científico. No entanto, um dos mais valiosos é o prontuário do 
paciente, detentor de informações cruciais de históricos pessoais e familiares, evolução clínica e 
diagnóstico, que primeiramente confere registro pessoal e sigiloso ao indivíduo assistido. Ele 
deve, portanto, ser tratado de forma segura para que possa garantir direitos não apenas ao 
paciente, mas também a equipes e instituições envolvidas no tratamento.
No Infográfico a seguir, veja como as evoluções de leis, decretos e resoluções, tanto no 
âmbito federativo quanto do próprio Conselho de Medicina, contribuem para a garantia desses 
documentos por longo tempo e com qualidade.
CONTEÚDO DO LIVRO
Registrar informações pertinentes ao desenvolvimento de um procedimento é algo comum a 
algumas atividades laborativas, assim como para a assistência médica e aos demais profissionais 
envolvidos no auxílio à saúde de pacientes. Porém, nesse caso, além de fazer parte da 
rotina, torna-se um instrumento indispensável equipe de saúde envolvida na assistência prestada.
Sendo assim, o volume de atendimentos realizados diariamente em serviços de saúde requer 
todo o esforço arquivístico capaz de conciliar volume e qualidade das informações — além de 
preservá-las por um longo período.
Ao longo dos anos, por todas essas questões expostas e com base em legislação arquivísticas 
vigente, as leis brasileiras — como o Código Civil, o Estatuto da Criança e do Adolescente e o 
Conselho Federal de Medicina — passaram a criar meios legais que garantissem a integridade 
de informações de prontuários e orientações sobre os serviços por esses responsáveis, 
colaborando, assim, para a melhoria dos serviços de prontuários e ajudando a sociedade. Com 
isso, é possível também o alcance de pesquisas científicas mais abrangentes.
No capítulo Serviço de prontuário do paciente, da obra Faturamento e auditoria em saúde, base 
teórica desta Unidade de Aprendizagem, conheça o conceito desse serviço, os processos que o 
envolvem, os tipos de arquivamento e suas aplicações.
Boa leitura.
FATURAMENTO E 
AUDITORIA EM 
SAÚDE
Wilmara Alves da Silva
Serviço do prontuário 
do paciente
Objetivos de aprendizagem
Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados:
  Conceituar serviço do prontuário do paciente.
  Apresentar os principais processos relacionados a esse serviço.
  Identificar os tipos de arquivamento de prontuário e suas respectivas 
aplicações.
Introdução
Controlar, guardar, transferir e fazer a manutenção de documentos são 
tarefas que requerem nível organizacional elevado. A responsabilidade 
aumenta quando os documentos se referem a dados pessoais e sigilosos 
relativos a procedimentos médicos assistenciais, como é o caso dos dados 
contidos nos prontuários de pacientes. Assim, a realização adequada 
dessas tarefas exige um serviço de prontuário que atenda a todas as 
demandas esperadas para a gestão dos arquivos de serviços de saúde, 
que têm imensa relevância médica, jurídica e até mesmo social.
Neste capítulo, você vai conhecer o conceito de serviço do prontuário 
do paciente. Você também vai estudar os principais processos relaciona-
dos a esse serviço. Além disso, vai ver quais são os tipos de arquivamento 
de prontuário e conhecer as suas aplicações.
1 Conceito
O serviço do prontuário do paciente é de suma importância para os serviços de 
saúde, sejam eles públicos ou privados. Esse setor é responsável pela guarda de todos 
os documentos pertinentes ao processo de assistência médica de uma unidade de 
saúde, como relatórios médicos, resultados de exames laboratoriais e de imagem, 
prescrições médicas, registros de agendamentos de consultas, listagens de atendi-
mento e prontuários dos pacientes. Mas você sabe o que é o prontuário do paciente?
O prontuário do paciente é o documento detentor de todas as informações 
referentes à assistência prestada. Ele contém: identificação do paciente (dados 
pessoais), histórico de saúde próprio e de familiares, queixas, anamnese, 
diagnóstico e tratamento (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2002). 
Todas as informações contidas no prontuário do paciente devem ser preser-
vadas e mantidas em sigilo pelos serviços de guarda dos prontuários. Esses 
serviços também devem assegurar o acesso aos documentos pelas equipes 
multiprofissionais envolvidas, como determinam as legislações pertinentes 
à guarda de arquivos. Vale ressaltar que esses documentos possuem ainda 
caráter científico e social, pois podem ser utilizados para o desenvolvimento 
científico da saúde, sendo norteadores, inclusive, de políticas públicas de saúde.
Dado esse conjunto de condições inerentes ao prontuário do paciente, é 
importante destacar as responsabilidades relativas à guarda. A Resolução 
CFM nº. 1.638 (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2002), confere 
responsabilidade pelo prontuário aos médicos assistentes e demais profissio-
nais que realizam o atendimento; tal responsabilidade também é repassada 
às hierarquias superiores. Essa mesma resolução aborda ainda, em seu art. 
5º, a responsabilidade por assegurar a guarda e o manuseio dos prontuários, 
extensiva também às hierarquias superiores; essa demanda fica a cargo da 
comissão de revisão de prontuário, objeto da referida resolução, que determina 
ainda que cada unidade de saúde deve criar sua comissão.
Considerando o que foi abordado até aqui, você pode concluir que os serviços 
de saúde precisam dispor de uma comissão revisora de prontuário, que avalia a 
garantia de todas as peculiaridades que envolvem os prontuários, incluindo a guarda 
e o manuseio. Mas será que isso é tudo? Como você deve imaginar, há outros pontos 
importantes. É o caso da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre 
determinações legais arquivísticas públicas e privadas no Brasil (BRASIL, 1991).
A Lei nº 8.159 prevê o dever do poder público quanto à gestão documental 
e à proteção especial a documentos de arquivos, com a finalidade de apoiar a 
administração, a cultura e o desenvolvimento científico, bem como de preservar 
elementos de prova e informação. Segundo essa lei, a gestão de documentos 
corresponde a técnicas e artifícios que podem garantir o cuidado desde a produção 
e a guarda temporária e permanente até a eliminação de qualquer documento. Tal 
lei também define que instituições produtoras ou recebedoras terão responsabi-
lidades sobre os documentos resultantesda execução de atividades específicas, 
sejam elas órgãos públicos, órgãos privados ou pessoas físicas (BRASIL, 1991).
Serviço do prontuário do paciente2
A Lei nº 8.159 é regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro 
de 2002, definindo a forma de ação do poder público perante a gestão de 
documentos de instituições públicas e privadas) (BRASIL, 2002a). Tal de-
finição abrange os serviços de saúde e também os documentos derivados de 
suas atividades operacionais — o que inclui os prontuários sob a guarda dos 
serviços do prontuário do paciente.
Outra resolução que dispõe sobre o tratamento dos arquivos de serviços 
de saúde é a Resolução nº 22 (CONARQ, 2005). Ela recomenda a criação 
de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Cpad) para as 
instituições de saúde e fornece diretrizes para isso. Essa resolução também 
apresenta os requisitos que devem ser avaliados e as condições relativas ao 
tempo de arquivamento por documento e à eliminação de documentos. Além 
disso, ela discorre sobre a equipe multiprofissional constituinte.
Portanto, os serviços de prontuário do paciente são o setor responsável pela 
guarda, pela eliminação, pelo fornecimento e pelo recebimento de prontuá-
rios resultantes da assistência prestada em unidades de saúde. Tal setor deve 
dispor de comissão de revisão e avaliação, conforme legislações arquivísticas 
e resoluções do CFM vigentes, a fim de garantir o usufruto dos prontuários 
pelas equipes multidisciplinares envolvidas na assistência. Também está em 
jogo, como você viu, a possibilidade de disponibilização desses documentos 
para o desenvolvimento científico em saúde.
Agora, considere a grande quantidade de informação que pode ser acumu-
lada por serviços de saúde, cuja atividade diária envolve vários atendimentos a 
pacientes realizados por diversos profissionais. Você certamente vai concluir 
que os documentos acumulados exigem serviços de prontuário que atendam 
às condições anteriormente mencionadas, como manutenção, produção e 
eliminação. Mas será que foi sempre assim? Quando surgiu a necessidade de 
gerenciar arquivos de saúde?
O surgimento dos arquivos de saúde não advém exatamente do surgimento 
da arquivologia em geral. Na verdade, esses arquivos surgiram a partir das 
práticas de organização dos mais diversos documentos, que ao longo do tempo 
foram incorporadas aos arquivos de serviços de saúde. Os primeiros arquivos 
datam dos anos 350 a 400 a.C. Tais arquivos foram criados pelos gregos para 
a guarda de documentos oficiais. Eles se desenvolveram ao longo do tempo 
impulsionados por fatos históricos relevantes, como as guerras e moléstias 
que afetaram várias sociedades (CRUZ, 2015).
Os primeiros registros de saúde foram feitos entre 2500 e 3000 a.C., no 
Egito. Posteriormente, eles foram disseminados para a obtenção de informações 
sobre doenças, tratamentos, etc. O primeiro serviço de prontuário propriamente 
3Serviço do prontuário do paciente
identificado foi criado pela Clínica Mayo, fundada em 1880 nos Estados Unidos. 
Essa clínica passou a utilizar um sistema cronológico de arquivamento único 
a partir de 1907. Só em 1920 é que ela incorporou o registro individual de 
pacientes, organizado também de forma cronológica, tornando-se um marco 
para os serviços de prontuário do paciente. Apesar disso, os Estados Unidos 
já haviam implantado seu primeiro Serviço de Arquivo Médico e Estatística 
(Same) em 1897 (CRUZ, 2015).
No Brasil, o primeiro Same foi implantado pelo Hospital das Clínicas de 
São Paulo, em 1943. Isso ocorreu depois de uma médica do corpo clínico desse 
hospital visitar os Estados Unidos, onde se especializou. Quando voltou, ela 
implantou no Brasil o mesmo sistema de arquivo utilizado lá (CRUZ, 2015).
O Same é um serviço de gerenciamento arquivístico especializado e com pre-
tensões estatísticas, que pode fornecer à gerência administrativa dados capazes de 
melhorar seus resultados (FREIRE; ARAÚJO, 2014). Freire e Araújo (2014) afirma 
que essa capacidade de fornecimento se dá pelo fato de o Same ser o responsável 
por auditoria administrativa, organização, armazenamento e arquivamento de 
prontuários de pacientes. Isso possibilita a verificação de dados técnicos e de pro-
dutividade dos diversos setores, o que também requer uma equipe multidisciplinar.
Como você viu, a conceituação dos serviços do prontuário do paciente está cercada 
por todas as regulamentações legais que envolvem o prontuário, bem como pelos 
demais dados resultantes das rotinas de registros assistenciais hospitalares, ambula-
toriais e emergenciais. Ao longo do tempo, esses serviços foram se aperfeiçoando e 
incorporando o tratamento estatístico. Esse tipo de tratamento possibilita a realização 
de estudos assistenciais e administrativos de suma importância para o desenvolvimento 
prático e científico dos serviços de saúde.
2 Processos
Os processos relacionados aos serviços do prontuário do paciente estão inti-
mamente ligados às resoluções e legislações arquivísticas brasileiras. Qualquer 
processo arquivístico de setores públicos e privados deve admitir os conceitos 
defi nidos legalmente. Nesse sentido, é importante você conhecer o conceito 
dos prontuários de pacientes, dadas as suas características de confi dencialidade 
e a sua relevância probatória.
Serviço do prontuário do paciente4
Um dos conceitos atribuídos aos prontuários é relacionado à identificação 
dos documentos públicos: esses documentos podem ser correntes, interme-
diários e permanentes, como determina a Lei nº 8.159 (BRASIL, 1991). Os 
documentos correntes tratam de atividades que estão em curso; são aqueles 
utilizados na rotina diária e de consulta constante, com acesso rápido. Como 
exemplo, você pode considerar agendas médicas, recibos e comprovantes, 
protocolos operacionais padrão, manuais de procedimento, fichas de atendi-
mento, etc. Logo, os documentos correntes são aqueles sem caráter definitivo, 
de curta importância, que interessam naquele momento, mas cuja guarda por 
longa duração não é necessária.
Os documentos permanentes devem ser preservados permanentemente 
— devido à sua historicidade e ao seu valor probatório e informativo. Admite-
-se ainda a particularidade de esse tipo de documento ser inalienável e 
imprescritível. Ou seja, há a possibilidade de os documentos permanentes 
não serem passíveis de transferência sem as devidas autorizações. Ademais, 
os documentos permanentes não prescrevem, tendo validade definitiva. 
Nesse grupo, enquadra-se o prontuário do paciente, justamente por reunir 
todos esses condicionantes.
Por fim, os documentos intermediários são aqueles que estão à espera 
de guarda permanente ou eliminação. A maioria dos arquivos de serviços de 
saúde passa por sua fase intermediária, pois alguns serão destruídos por sua 
irrelevância ou serão arquivados permanentemente. Esses conceitos que você 
acabou de estudar são de suma importância para os processos de serviços de 
prontuário. Afinal, eles determinam a temporalidade de guarda para posterior 
eliminação ou não, considerando que nem todos os registros produzidos por 
serviços de saúde têm características de arquivos permanentes.
A Resolução nº 22 (CONARQ, 2005) pauta os processos de guarda de pron-
tuários. Essa resolução, como você viu na seção anterior, recomenda a criação 
de uma Cpad nos serviços de saúde. Esse processo implica a determinação de 
criação e implantação pela diretoria da instituição, com posterior comunicação 
interna. Depois de criada a Cpad, alguns requisitos devem ser seguidos para 
o processo avaliativo, conforme o art. 2º da referida resolução. Veja:
I — conhecer os objetivos, a estrutura e o funcionamento da instituição 
detentora dos documentos;
II — conhecer a organização dos conjuntos documentais a serem avaliados, 
incluídos os métodos de classificação adotados, bem como sua importância 
para fins de prova, de informação, e de estudos e pesquisas nas áreas das 
ciências da saúde, humanas e sociais;
5Serviço do prontuário do pacienteIII — conhecer a terminologia e os procedimentos da área médica, bem como 
de suas especialidades;
IV — conhecer a legislação pertinente à concessão de direitos relativos aos 
indivíduos portadores de necessidades especiais e de doenças graves e ter-
minais (CONARQ, 2005, documento on-line).
Desse modo, fica a cargo da Cpad absorver todo o arcabouço legislativo 
sobre os serviços de saúde e os documentos produzidos por eles, incluindo o 
prontuário do paciente. A ideia é tornar o processo de avaliação de documen-
tos assertivo e competente, atendendo aos seus propósitos. A Cpad também 
determinará a temporalidade de cada documento de qualquer natureza (em 
papel, eletrônico, microfilmado, etc.) e a sua destinação final.
No caso da temporalidade, há um item importante a ser considerado: o 
valor, que pode ser primário ou secundário. O valor primário é referente 
ao uso interno da instituição, de pretensão administrativa. Já o valor 
secundário é relativo aos demais usos, como a finalidade probatória e 
informativa. Os prontuários possuem valor secundário, pois tanto podem 
assumir caráter probatório quando envolver erros médicos ou de demais 
profissionais da área de saúde. Como você já viu, eles também pode ter 
valor informativo, servindo de fonte de dados para pesquisas e desenvol-
vimento científico.
Em resumo, será necessário criar tabelas a serem consideradas para uma 
boa gestão de prontuários e demais arquivos de serviços de saúde. Tais ta-
belas fornecerão subsídios para gerir: temporalidade de documentos, edital 
de ciência de eliminação e termo de eliminação, além de relatório final. Por 
essas circunstâncias, a Cpad deve sempre revisar a temporalidade e também 
a legislação que cerca os arquivos de serviços de saúde.
Outro ponto importante inerente à Cpad é a sua composição multiprofis-
sional, justificada pelos itens que envolvem os arquivos de saúde. Afinal, 
a comissão trata de questões legais, medicinais e administrativas. Em seu 
art. 4º, a Resolução nº 22 (CONARQ, 2005) propõe a articulação entre os 
seguintes profissionais: representantes do corpo clínico e da equipe de 
saúde, arquivista ou responsável pela guarda de documentações, servido-
res das unidades organizacionais das quais se originam os documentos, 
representante da comissão de revisão de prontuários e representante da 
área jurídica.
Serviço do prontuário do paciente6
Como você pode observar, há todo um arcabouço de conhecimentos relativos ao 
arquivamento de registros de saúde. A Resolução nº 22 ainda permite que a Cpad seja 
composta por profissionais de demais áreas do conhecimento que possam contribuir 
para o melhor trato de todos os arquivos, não somente dos prontuários (CONARQ, 2005).
No tocante aos prontuários e à sua gestão, destaca-se a Resolução CFM 
nº 1.638, que não só define o prontuário, mas também determina a criação 
de uma comissão de revisão de prontuários (CONSELHO FEDERAL DE 
MEDICINA, 2002). A ideia é que tal comissão permita delimitar cada vez 
mais as informações imprescindíveis ao documento de guarda. O art. 2º dessa 
resolução determina que a responsabilidade pelo prontuário médico cabe:
I — ao médico assistente e aos demais profissionais que compartilham do 
atendimento;
II — à hierarquia médica da instituição, nas suas respectivas áreas de atuação, 
que tem como dever zelar pela qualidade da prática médica ali desenvolvida;
III — à hierarquia médica constituída pelas chefias de equipe, chefias da 
Clínica, do setor até o diretor da Divisão Médica e/ou diretor técnico (CON-
SELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2002, documento on-line).
Note que os processos relativos aos serviços de prontuário do paciente, por vezes 
denominado “prontuário médico”, são complexos e minuciosos. Eles envolvem as-
pectos legais e consideram a relevância de tal documento para a sociedade. Ademais, 
é necessário considerar que os prontuários podem permitir a verificação de atos 
falhos cometidos por profissionais ou equipes de saúde, daí seu caráter probatório.
Para que a gestão de serviços de prontuário de pacientes ou mesmo do Same 
atente a todos os aspectos necessários, é essencial definir fluxos e processos que 
indiquem os papéis dos envolvidos na criação e na transferência de documentos 
entre setores e arquivamento. Além disso, é preciso definir os responsáveis pelas 
solicitações de prontuários, o prazo limite de solicitações desses documentos, a 
permissão de acesso a informações, entre outras especificações.
Assim, é importante definir quais são os processos estabelecidos, os for-
necedores, os clientes externos e os clientes internos, como indica a Figura 1. 
Essa figura é um mapa do processo de trabalho do arquivo médico do Hospital 
de Clínicas da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), no estado 
7Serviço do prontuário do paciente
de São Paulo. Repare na atuação de fornecedores, processos e clientes e no 
caminho seguido pelo prontuário desde a sua criação até o seu arquivamento.
Logo, além de criar comissões de avaliação e revisão de prontuários, é 
necessário produzir meios (processos ou fluxos) que garantam que os docu-
mentos sejam mantidos de forma organizada. Além disso, deve-se garantir 
que os prontuários sejam preservados adequadamente para as finalidades a 
que se destinam enquanto documentos de valor secundário.
Figura 1. Processo do arquivo médico.
Fonte: Universidade Estadual de Campinas (2012, documento on-line).
3 Arquivamento de prontuário
Os tipos de arquivamento de prontuário são os mesmos utilizados para o arqui-
vamento de demais documentos, já que está em jogo um processo de guarda, 
que, portanto, depende de como se quer organizar o arquivamento. É importante 
você lembrar que a guarda de qualquer coisa depende dos seus objetivos. O que 
você quer guardar é algo a que precisará recorrer constantemente? Ou é algo 
que você não tem como prever quando precisará usar novamente? Depois de 
defi nidos os objetivos é que se fará a escolha do tipo de arquivamento.
Há vários modelos de arquivamento, pois existe o método alfabético no-
minal, o alfabético geográfico, o alfabético específico e a organização por 
assunto. Além disso, é possível classificar os documentos de forma numérica 
simples, por ordem cronológica e pelos modelos variadex, decimal e alfanu-
mérico (BATISTA, 2019; FREIRE; ARAÚJO, 2014). A seguir, veja quais são 
os principais modelos de arquivamento.
Serviço do prontuário do paciente8
  Modelo alfabético nominal: são criadas pastas que obedecem a uma 
ordem alfabética nominal. Por exemplo: Antenor Santos; Bruno San-
tiago; Carla Andrade; Douglas Cardoso.
  Modelo alfabético geográfico: é criada uma sequência organizacional 
com base em regiões do país, do estado, da cidade, etc. Por exemplo: 
Paraíba/João Pessoa/Carlos André Feitosa.
  Modelo alfabético específico ou por assunto: é disponibilizada uma 
sequência organizacional com base em assuntos específicos. Por exem-
plo: financeiro; arquivo; recursos humanos.
  Modelo numérico simples: é disponibilizada uma sequência organi-
zacional com base na chegada dos documentos, em ordem crescente. 
Por exemplo: 01 — Bruno Santiago; 02 — Carla Andrade.
  Modelo de ordem cronológica: sequência organizacional baseada nas 
datas de criação dos documentos, em ordem crescente ou decrescente. Por 
exemplo: 01/01/2020 — Bruno Santiago; 02/04/2020 — Carla Andrade.
  Modelo variadex: sequência organizacional baseada em cores para 
identificação de determinado grupo de letras. Por exemplo: azul — 
grupo de arquivos iniciados com a letra A; laranja — grupo de arquivos 
iniciados com a letra B.
  Modelo numérico duplex: sequência organizacional que utiliza classes 
numéricas para identificar subgrupos dentro de um grupo maior. Lembra 
muito o sumário de um livro. Por exemplo: 1 recursos humanos; 1.1 
desenvolvimento organizacional; 1.2 treinamento; 1.3 benefícios; 2 
financeiro; 2.1 contas a pagar; 2.2 contas a receber.
  Modelo alfanumérico decimal: há uma mistura dos modelos alfabético 
e numérico.Por exemplo: 100 clínica; 110 oncologia; 111 adulto; 112 
pediátrica; 120 neurologia.
Observe que há vários métodos de arquivamento que podem ser utilizados 
pelos serviços de saúde. Antes da tomada de decisão quanto à metodologia, é 
importante ter em mente a frequência de usabilidade dos documentos. Ademais, 
é importante evitar métodos muito simples (por exemplo, apenas alfabético, 
pois podem existir várias pessoas com nomes iguais).
Logo, é importante evitar confusões. No caso de prontuários, confusões 
podem gerar, inclusive, problemas judiciais para as instituições. Suponha 
que há duas pessoas com nomes iguais e que o médico consulta informações 
que não são do paciente que está atendendo. Esse tipo de situação não gera 
simplesmente um transtorno, mas pode levar a erros consideráveis e a com-
prometimentos do ponto de vista ético.
9Serviço do prontuário do paciente
O método ideal e comumente utilizado para o arquivamento de documentos prove-
nientes da assistência médica é o numérico. Geralmente, é atribuída uma numeração 
única a cada paciente e, consequentemente, ao seu prontuário. Com isso, evitam-se 
erros de atendimento, diagnóstico, prescrição e demais implicações dos registros.
A metodologia de arquivamento nos serviços de prontuário é de suma impor-
tância devido ao alto número de documentos criados. Considere um hospital que 
possui vários serviços; cada setor produz prontuários, e muitas vezes o paciente, 
ao passar por vários serviços, tem o seu prontuário transferido entre setores. 
Assim, também é necessário pensar na movimentação para que o arquivamento 
dos documentos não se torne um problema, e sim um facilitador. Na Figura 2, a 
seguir, veja o arquivo médico do Hospital Universitário de Santa Maria (HUSM), 
no Rio Grande do Sul, que contém mais de 370 mil prontuários de pacientes.
Figura 2. Estrutura física do arquivo médico do HUSM.
Fonte: Correa (2014, documento on-line).
A possibilidade do uso do prontuário eletrônico é recente e envolve discus-
sões, em especial devido às condições que permeiam esse documento, como 
o sigilo médico. Afinal, com o registro eletrônico, pode ocorrer a disponibili-
zação de informações a pessoas que não pertencem à equipe multiprofissional 
Serviço do prontuário do paciente10
envolvida na assistência. Portanto, o prontuário eletrônico exige toda uma 
estrutura de segurança que possibilite o sigilo e a longevidade da informação.
A Resolução CFM nº 1.821, dispõe sobre a regulamentação e a disponibili-
dade da informatização por meio eletrônico para os prontuários de pacientes, 
com consequentes eliminação do papel e troca de informação identificada em 
saúde (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2007). Do ponto de vista 
arquivístico, essa inovação traz aspectos positivos, pois o arquivamento em 
papel por determinado tempo requer profissionais especializados para guarda 
e conservação. Contudo, isso não determina que esse especialista em guarda 
e conservação seja dispensado no arquivamento digital, pois a formação do 
banco de dados pode admitir as metodologias aqui explicitadas e requerer 
profissionais especialistas em tecnologia da informação e segurança de dados.
Entre os principais itens da Resolução CFM nº 1.821, está a aprovação 
de um manual de registros em saúde informatizado, que deve ser seguido 
por todos os serviços de saúde que desejem possuir prontuários eletrônicos 
(CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2007). Assim, a digitalização de 
prontuários fica autorizada desde que respeitadas as especificações.
Veja o que determina o art. 2º da Resolução CFM nº 1.821:
Art. 2º Autorizar a digitalização dos prontuários dos pacientes, desde que 
o modo de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça a norma 
específica de digitalização contida nos parágrafos abaixo e, após análise 
obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários, as normas da Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar 
geradora do arquivo.
§ 1º Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos 
documentos originais.
§ 2º Os arquivos digitais oriundos da digitalização dos documentos do pron-
tuário dos pacientes deverão ser controlados por sistema especializado (Ge-
renciamento eletrônico de documentos — GED), que possua, minimamente, 
as seguintes características:
a) Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos 
arquivos digitalizados;
b) Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, 
possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente;
c) Obediência aos requisitos do “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, es-
tabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em 
Saúde (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2007, documento on-line).
Para além das leis do Brasil e das resoluções do CFM abordando a tem-
poralidade, há também a determinação de guarda de prontuários pelo Código 
Civil brasileiro, instituído pela Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. O 
11Serviço do prontuário do paciente
Código Civil determina a prescrição em três anos para fins de reparação de 
danos civis, também tratados por essa lei. O prontuário, nesse contexto, tem 
função probatória, tanto para o paciente quanto para o médico e os demais 
profissionais de saúde (BRASIL, 2002b).
Outra temporalidade adotada para prontuários de pacientes encontra-se no 
Estatuto da Criança e do Adolescentes (ECA — Lei nº 8.069, de 13 de julho 
de 1990). O ECA adota o prazo de 18 anos para guarda de prontuários de pa-
cientes atendidos em hospitais e demais serviços de saúde voltados à saúde das 
gestantes, independentemente de serem públicos ou privados (BRASIL, 1990).
Além disso, a Resolução CFM nº 1.821 estabelece o arquivamento dos 
prontuários de papel, desde que tenham sido arquivados eletronicamente (meio 
óptico, microfilmado ou digitalizado), por prazo mínimo de 20 anos a contar 
de seu último registro. Fica determinada a guarda permanente de prontuários 
eletrônicos (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2007).
No entanto, em 2018 foi criada a Lei nº 13.787, de 27 de dezembro, que 
dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a 
guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente (BRASIL, 
2018a). Em seu art. 1º, essa lei determina a regulamentação da digitalização 
e da utilização de sistemas informatizados para a gestão de prontuário do 
paciente por meio da Lei nº 13.709 (BRASIL, 2018b). Esta última trata-se da 
Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A Lei nº 13.787 também temporaliza o prontuário, dessa vez em todos os 
meios, físico e digitalizado, com tempo mínimo de 20 anos do último registro 
(BRASIL, 2018a). Entre outros aspectos, essa lei permite outras possibilidades 
não conferidas pela Resolução CFM nº. 1.821. Veja:
Art. 6º Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, 
os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.
§ 1º Prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou 
digitalizado, poderão ser fixados em regulamento, de acordo com o potencial 
de uso em estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e 
sociais, bem como para fins legais e probatórios.
§ 2º Alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente.
§ 3º O processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e 
o sigilo e a confidencialidade das informações.
§ 4º A destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão 
registradas na forma de regulamento.
§ 5º As disposições deste artigo aplicam-se a todos os prontuários de pa-
ciente, independentemente de sua forma de armazenamento, inclusive aos 
microfilmados e aos arquivados eletronicamente em meio óptico, bem como 
aos constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma 
eletrônica (BRASIL, 2018a, documento on-line).
Serviço do prontuário do paciente12
Todo o amparo legal que o prontuário possui faz com que os serviços de 
saúdetratem a área arquivística de forma séria e responsável. Afinal, manter 
a integridade dessas informações por no mínimo 20 anos requer um bom 
gerenciamento de tal demanda.
BATISTA, A. B. C. Técnicas de arquivamento. São Paulo: Érica, 2019.
BRASIL. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados. Brasília: Presidência da República, 2002b. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm. Acesso em: 1 ago. 2020.
BRASIL. Lei nº 8.069, de 13 de julho de 1990. Dispõe sobre o Estatuto da Criança e 
do Adolescente e dá outras providências. Brasília: Presidência da República, 1990. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8069.htm. Acesso em: 
1 ago. 2020.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília: Presidência da 
república, 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.
htm. Acesso em: 1 ago. 2020.
BRASIL. Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Brasília: Presi-
dência da República, 2002b. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
leis/2002/l10406.htm. Acesso em: 1 ago. 2020.
BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais 
(LGPD). Brasília: Presidência da República, 2018b. Disponível em http://www.planalto.
gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709.htm#art65. Acesso em: 1 ago. 2020.
BRASIL. Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018. Dispõe sobre a digitalização e a uti-
lização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio 
de prontuário de paciente. Brasília: Presidência da República, 2018a. Disponível em 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13787.htm. Acesso 
em: 1 ago. 2020.
CONARQ. Resolução nº 22, de 30 de junho de 2005. Dispõe sobre as diretrizes para 
a avaliação de documentos em instituições de saúde. Brasília: CONARQ, 2005. 
Disponível: http://conarq.gov.br/resolucoes-do-conarq/264-resolucao-n-22,-de-30-
-de-junho-de-2005.html. Acesso em: 1 ago. 2020
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Resolução CFM nº 1.638/2002. Define prontuário 
médico e torna obrigatória a criação da Comissão de Revisão de Prontuários nas 
instituições de saúde. Brasília: CFM, 2002. Disponível em: https://sistemas.cfm.org.
br/normas/visualizar/resolucoes/BR/2002/1638 . Acesso em: 1 ago. 2020.
13Serviço do prontuário do paciente
Os links para sites da web fornecidos neste capítulo foram todos testados, e seu fun-
cionamento foi comprovado no momento da publicação do material. No entanto, a 
rede é extremamente dinâmica; suas páginas estão constantemente mudando de 
local e conteúdo. Assim, os editores declaram não ter qualquer responsabilidade 
sobre qualidade, precisão ou integralidade das informações referidas em tais links.
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Resolução CFM nº 1.821/2007. Aprova as normas 
técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a 
guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a 
eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. Brasília: CFM, 
2007. Disponível em https://sistemas.cfm.org.br/normas/visualizar/resolucoes/
BR/2007/1821. Acesso em: 1 ago. 2020.
CORREA, M. R. Arquivo Médico do HUSM tem mais de 370 mil prontuários de pacien-
tes. Santa Maria: HUSM, 2014. Disponível em: http://www2.ebserh.gov.br/web/
husm-ufsm/detalhes-das-noticias/-/asset_publisher/7d2qZuJcLDFo/content/
id/487328/2015-07-arquivo-medico-do-husm-tem-mais-de-370-mil-prontuarios-
-de-pacientes. Acesso em: 1 ago. 2020.
CRUZ, J. A. Informações em saúde: um estudo da legislação brasileira. Ponto de 
Acesso, Salvador, v. 9, n. 1, p. 111–121, 2015. Disponível em: https://portalseer.ufba.
br/index.php/revistaici/article/view/11353/0. Acesso em: 1 ago. 2020
FREIRE, C.; ARAÚJO, D. P. Técnicas de arquivamento em saúde. São Paulo: Érica, 2014.
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Manual de processos de trabalho do serviço 
de arquivo médico. 2. ed. Campinas: Hospital de Clínicas da UNICAMP, 2012. Dispo-
nível em: https://intranet.hc.unicamp.br/manuais/sam.pdf. Acesso em: 1 ago. 2020.
Leitura recomendada
BRASIL. Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos 
para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em 
qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o núcleo de segurança e credenciamento. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2012/Decreto/
D7845.htm. Acesso em: 1 ago. 2020.
Serviço do prontuário do paciente14
DICA DO PROFESSOR
Quando falamos em serviços de prontuário do paciente, a tendência é pensar em uma 
simples organização que possa manter o prontuário em lugar seguro. No entanto, nunca 
pensamos nas diversas formas organizacionais que o serviço de prontuário poderá assumir e 
muito menos qual seria a ideal, de acordo com os objetivos que se deseja alcançar com essa 
organização.
Nesta Dica do Professor, observe os tipos de arquivamento e o quanto eles podem ser úteis para 
o atendimento de demandas organizacionais e de rápido acesso.
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NA PRÁTICA
A execução de processos arquivísticos em serviços de saúde envolve, entre os documentos, os 
de ordem administrativa e assistencial. No caso do prontuário, ele tem dados administrativos e 
assistenciais que podem servir como elementos probatórios e assumir a relevância estatística 
diante da quantidade de informações inseridas, relativas a práticas assistenciais, patologias e as 
variáveis condicionantes envolvidas no histórico do paciente e familiar, idade, cor, etc. Para 
alcançar todos os resultados possibilitados por serviços do prontuário, é necessário que haja 
uma gestão. 
 
Veja, Na Prática a seguir, como o arcabouço legal pode garantir elementos satisfatórios para a 
gestão de serviços do prontuário. 
SAIBA MAIS
Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto, veja abaixo as sugestões do 
professor:
Arquivo ideal: processo de microfilmagem na gestão de documentos
Quais as vantagens ou por que a microfilmagem ainda pode ser utilizada? Veja esse processo de 
arquivos e como ele pode ajudar no arquivamento dos prontuários de pacientes.
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Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde
Conheça o Manual de Sistemas de Registro Eletrônico, que permite a garantia de registros com 
nível de segurança 2, conforme prevê a legislação sobre o arquivamento eletrônico de 
prontuários. 
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Informações em saúde: um estudo da legislação brasileira
Breve histórico da legislação brasileira sobre informação em saúde. Este estudo tem como 
objetivo questionar o prazo de 20 anos para guarda de prontuários, com base em pesquisa 
bibliográfica, estudo da legislação e coleta de entrevistas.
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Chega de papel: a era do prontuário eletrônico do paciente
Quais as vantagens de adoção do prontuário eletrônico do paciente (PEP)? Este vídeo explica 
como essa adoção pode facilitar o dia a dia dos serviços de saúde, além de garantir o aumento da 
segurança das informações.
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