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Questão 1/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
“Como é de conhecimento da maioria das organizações, e de seus respectivos gestores, por questões lógicas e obvias de mercado, nem todas as informações que uma organização possui podem ser compartilhadas abertamente”. (Rota 1).
Neste contexto, assinale a alternativa que corresponde aos níveis de informação dentro das organizações.
Nota: 10.0
	
	A
	Públicas, Privadas, Governamentais, Estatais, Fiscais;
	
	B
	Públicas, Fiscais, Administrativas, Estratégias, Secretas;
	
	C
	Públicas, Secretas, Ultrasecretas, Estratégicas, Operacionais;
	
	D
	Públicas, Operacionais, Gerenciais, Estratégicas, Sigilosas;
	
	E
	Públicas, Internas, Restritas, Sigilosas, Secretas.
Você acertou!
Em função da necessidade de proteção e correta utilização das informações no contexto organizacional, elas podem ser divididas em Públicas, Internas, Restritas, Sigilosas e Secretas, conforme apresentado por Moraes e Oliveira (2015, p. 33-34).
 
Questão 2/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Ao '‘conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos futuros'' dá-se o nome de:
Nota: 10.0
	
	A
	Acervo;
	
	B
	Arquivo;
Você acertou!
Conforme Paes (2004) apud Moraes e Oliveira (2015, p. 113), arquivo é “o ‘conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos futuros”.
	
	C
	Documento;
	
	D
	Informação;
	
	E
	Protocolo;
Questão 3/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Pensando na organização enquanto um sistema é importante ter em mente a definição de sistemas, bem como conhecer a sua estrutura básica. Neste contexto, assinale a alternativa que apresenta corretamente a estrutura básica de um sistema.
Nota: 10.0
	
	A
	Entrada; Processamento; Saída; Feedback / Retroalimentação;
Você acertou!
A estrutura básica de um sistema é composta por Entrada (de recursos), Processamento, Saída (de recursos, produtos/serviços, ou outros elementos) e Feedback, ou Retroalimentação. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 27-28).
	
	B
	Emissor; Mensagem; Canal; Receptor; Feedback;
	
	C
	Entrada; Recursos; Informação; Pessoas;
	
	D
	Entrada; Saída; Feedback; Informação;
	
	E
	Emissor; Informação; Conhecimento; Feedback.
Questão 4/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Quando falamos em processos decisórios, logo pensamos em analisar uma situação e decidir pela melhor alternativa. Para isso, é preciso ter informações de qualidade e conhecer a situação como um todo. Neste contexto, leia e analise as afirmativas a seguir:
I. O processo decisório é uma das atividades mais complexas dentro do contexto organizacional.
II. Nos processos decisórios, a informação deve chegar no momento certo a quem precisa delas.
III. É recomendado que o processo decisório seja realizado por apenas uma pessoa para evitar conflitos de ideias.
IV. Dentro das empresas as informações sempre estão concentradas em um único lugar de fácil acesso.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
Você acertou!
Sabendo que o processo decisório é uma atividade complexa e fundamental para as empresas, recomenda-se que sejam utilizados dados e informações de qualidade, além de o processo ser realizado por mais de uma pessoa, uma vez que os indivíduos possuem racionalidade limitada e não conseguem analisar toda a situação. Além disso, dentro das empresas dificilmente as informações estarão centralizadas em um único lugar de fácil acesso, por isso da necessidade de identificar o problema, buscar informações de qualidade e, posteriormente, encontrar a solução mais adequada. (AULA 2, Temas 1, 2 e 3).
	
	B
	Apenas as afirmativas I e III estão corretas;
	
	C
	Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	D
	Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas;
	
	E
	Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Questão 5/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
A profissão de secretariado tradicionalmente é uma profissão que trabalha diariamente com informações, dos mais variados tipos e formatos. Desta forma, saber identificar as informações relevantes para sua função e para a organização onde atuam é primordial no dia a dia de secretárias/os de todas as empresas.
 
Neste contexto, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso:
 
(  ) A informação é um dos recursos mais utilizados no dia a dia de profissionais de secretariado executivo em qualquer tipo de empresa.
(  ) Uma das funções dos/as profissionais de secretariado é filtrar as informações que circulam diariamente dentro das empresas.
(  ) As informações em formato físico (papel, documentos e relatórios, por exemplo) são muito comuns no dia a dia secretarial e são as únicas que devem ser protegidas com cuidado e atenção.
(   ) O excesso de dados e informações no ambiente empresarial faz com que profissionais de todas as áreas utilizem ferramentas de TIC para lidar com estes elementos.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	V; V; V; V;
	
	B
	F; V; V; F;
	
	C
	V; V; F; V;
Você acertou!
As informações são elementos básicos na atuação secretarial. Atualmente, no cotidiano das empresas, são encontradas informações nos mais variados formatos, o que leva profissionais das mais variadas áreas a utilizarem-se de ferramentas de TIC para poder lidar com os grandes volumes de dados e informações. (AULA 1).
	
	D
	V; F; V; V;
	
	E
	F; F; V; V.
Questão 6/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com base no conteúdo apresentado em aula, leia e analise as afirmativas a seguir:
 I. O ambiente competitivo da maioria das empresas tem elevado a informação ao patamar de recurso estratégico para as organizações.
II. A utilização correta de informações só pode ser feita por meio da utilização de ferramentas e sistemas de informação.
III. A utilização de informações nas empresas contemporâneas é uma atividade destinada apenas a empresas de grande porte e com mais recursos financeiros e tecnológicos.
IV. É indicada a utilização de ferramentas e sistemas de informações quando é grande o volume de dados e informações a serem trabalhados pelas empresas.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	
	C
	Somente as afirmativas I e IV estão corretas;
Você acertou!
Com base nos conteúdos vistos em aula, podemos entender que a informação se transformou em um recurso estratégico para as empresas que sabem fazer o uso adequado deste recurso. Além disso, todos os tamanhos e tipos de empresas podem e devem fazer uso de informações de qualidade em seus processos. Ainda, a tecnologia e os sistemas de informações são indicados quando o volume de dados e informações a serem utilizados é grande, mas isso não significa que sem ferramentas e sistemas de informação não seja possível trabalhar com dados e informações e ainda conseguir informações de qualidade. (AULA 3, Tema 1).
	
	D
	Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	E
	Somente as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Questão 7/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Leia a frase a seguir, analise-a e complemente-a:
A ferramenta administrativa/organizacional responsável pela “representação gráfica da distribuição do trabalho no âmbito pessoal de uma instituição”, além de estabelecer atribuições, deveres e responsabilidades de cargos ou posições institucionais é o __________________________________.
Nota: 10.0
	
	A
	Organograma;
	
	B
	Funcionograma;
Você acertou!
Conforme apontado por Moraes e Oliveira (2015, p. 80), o funcionograma, “para além da representação gráfica da distribuição do trabalho no âmbito pessoal de uma instituição (o que é mais comum), essa estrutura organizacionalestabelece as atribuições, os deveres e as responsabilidades de cargos ou posições institucionais”.
	
	C
	Fluxograma;
	
	D
	Layout;
	
	E
	Cultura;
Questão 8/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Pensando no contexto das informações para a gestão contemporânea, leia e analise as afirmativas a seguir:
I. A informação é um recurso que ocupa cada vez mais espaço no pensamento estratégico das organizações.
 
Porque
 II. A utilização correta da informação no contexto organizacional pode proporcionar às empresas vantagens competitivas frente aos seus concorrentes.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	A afirmativa I é verdadeira e a afirmativa II é falsa.
	
	B
	A afirmativa II é verdadeira e a afirmativa I é falsa.
	
	C
	As duas afirmativas são verdadeiras, mas contraditórias.
	
	D
	As duas afirmativas são verdadeiras e a segunda complementa a primeira.
Você acertou!
A informação é um dos elementos centrais na economia contemporânea global. Por meio das informações é possível gerenciar as empresas de forma mais efetiva com base em conjuntos de informações relevantes que podem auxiliar na aquisição de vantagens competitivas frente aos concorrentes, ou mesmo aprimorar os resultados econômicos e administrativos. (Rota 1).
	
	E
	As duas afirmativas são falsas.
Questão 9/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação a qualidade da informação, a partir dos conteúdos vistos em aula e dos conceitos apresentados por Miller (1996), alinhe a primeira coluna com a segunda:
 
(1) Relevância
(2) Precisão
(3) Confiabilidade
(4) Temporalidade
(5) Compreensibilidade
 
(A) Reflete o grau de confiança da fonte produtora da informação (de onde veio a informação que está sendo utilizada?).
(B) O tempo que a informação leva para ser apresentada em condições de uso para o tomador de decisão.
(C) Importância da informação para o processo de tomada de decisão em questão.
(D) Forma de apresentação da informação para os usuários (relatórios, gráficos, imagens, textos, etc).
(E) Proximidade da informação com relação ao fato (situação) em si.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	1 – C; 2 – E; 3 – A; 4 – B; 5 – D;
Você acertou!
	Atributo
	Características
	Relevância
	Importância da informação para o processo de tomada de decisão em questão.
	Precisão
	Proximidade da informação com relação ao fato (situação) em si.
	Confiabilidade
	Reflete o grau de confiança da fonte produtora da informação (de onde veio a informação que está sendo utilizada?).
	Temporalidade
	O tempo que a informação leva para ser apresentada em condições de uso para o tomador de decisão.
	Compreensibilidade
	Forma de apresentação da informação para os usuários (relatórios, gráficos, imagens, textos, etc).
(AULA 2; Tema 4).
	
	B
	1 – A; 2 – E; 3 – C; 4 – D; 5 – B;
	
	C
	1 – D; 2 – E; 3 – B; 4 – A; 5 – C;
	
	D
	1 – E; 2 – C; 3 – D; 4 – B; 5 – A;
	
	E
	1 – B; 2 – A; 3 – E; 4 – D; 5 – C;
Questão 10/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Os/as profissionais de secretariado, em função da extensão de sua atuação, conhecem e transitam por todas as esferas de uma organização. Neste sentido, devem conhecer toda a estrutura organizacional das empresas ondem atuam. Com base nestes apontamentos, leia e analise as afirmativas a seguir, marcando V para Verdadeiro e F para Falso.
 
(  ) A estrutura organizacional está relacionada com as divisões hierárquicas existentes dentro de uma empresa, mas não se restringe a isso.
(  ) A cultura organizacional afeta a forma como os indivíduos se comportam dentro de uma empresa.
(  ) Os/as profissionais de secretariado atuam apenas na assessoria da linha estratégica dentro das empresas.
(  ) As normas dentro de uma organização podem ser explícitas e implícitas, e ambas ajudam a compor o que se percebe pela estrutura organizacional.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	V; V; V; F;
	
	B
	V; V; F; V;
Você acertou!
: “Conhecer a estrutura de uma organização e compreender seu funcionamento é fundamental para qualquer profissional nos dias atuais”. “A estrutura organizacional está relacionada com as divisões hierárquicas existentes dentro de uma empresa, mas não se restringe a isso. É preciso também considerar como, dentro da organização, as pessoas, processos, setores e tecnologias estão distribuídos e organizados, bem como entender como as questões relacionadas com a cultura organizacional afetam a organização hierárquica e funcional”. E com relação aos/às profissionais de secretariado, estes/as podem atuar em todas as linhas de uma empresa, assessorando setores e/ou pessoas. Geralmente atuam entre a linha média e a linha estratégica (AULA 3, Tema 2; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 78).
	
	C
	F; F; V; V;
	
	D
	F; V; V; V;
	
	E
	V; F; V; F.
· 
Questão 1/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Para garantir uma padronização e, posteriormente, facilitar a recuperação da informação contida nos documentos, existem métodos e técnicas de classificação e organização de arquivos. Pensando nos métodos de classificação, assinale a alternativa que compreende as características referentes à Natureza dos Documentos:
 
Nota: 10.0
	
	A
	Públicos ou Privados;
	
	B
	Especiais ou Especializados;
Você acertou!
Com relação à natureza dos documentos, os mesmos podem ser classificados em arquivos especiais ou arquivos especializados:
	Arquivo Especial
	Guarda documentos de variadas formas físicas. Assim, estes documentos precisam de armazenamento, registro e conservação sob condições especiais.
	
	
	
	
	Arquivo Especializado
	Arquivos que mantêm sob sua guarda documentos (independente do formato) de áreas específicas do conhecimento. ex: Arquivos médicos; Arquivos cartográficos; etc.
	
	
	
	
(AULA 4 – Tema 4; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 128).
	
	C
	Setoriais ou Centrais;
	
	D
	Correntes, Intermediários e Permanentes;
	
	E
	Físicos ou Digitais.
Questão 2/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao GED, no princípio esta tecnologia enfatizava basicamente:
Nota: 10.0
	
	A
	A classificação;
	
	B
	A organização;
	
	C
	O registro;
	
	D
	O Protocolo;
	
	E
	A digitalização.
Você acertou!
Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 191), “no princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento produzido em papel, por meio de um escâner”.
Questão 3/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sobre os documentos contemporâneos, leia e analise as afirmativas a seguir:
 
i. Os documentos criados em formato digital já podem receber nomes que facilitem a sua identificação, armazenagem e consulta.
ii. Uma ferramenta de memória para armazenar os documentos em formato digital é o que chamamos de ‘nuvem’, que é uma plataforma virtual para armazenagem de dados.
III.Os/as profissionais de secretariado têm condições de trabalhar com dados e informações em documentos, tanto em formato digital como físico.
iv. O GED é uma metodologia de gerenciamento de documentos de baixo custo para as empresas que querem gerenciar seus arquivos de maneira virtual.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
Você acertou!
Conforme visto na aula 6, nos temas 1, 2 e 3, os documentos criados em formato digital já devem receber nomes que facilitem a sua identificação, armazenagem e consulta. Além disso, uma ferramenta de memória para armazenar os documentos em formato digital é o que chamamos de ‘nuvem’, que é uma plataforma virtual para armazenagem de dados. De outra parte, o s/as profissionais de secretariado têm condições de trabalhar com dados e informações em documentos, tanto em formato digital como físico. Já quando falamos sobre o GED, vemos que é uma metodologia baseada em tecnologia da informação que pode ser usada por empresas de todos os tamanhos e ramos de atuação, mas que tem um custo elevado de implementação e manutenção.
	
	C
	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	
	D
	Somenteas afirmativas II, III e IV estão corretas;
	
	E
	Somente as afirmativas II e IV estão corretas;
Questão 4/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sabemos que os arquivos são fundamentais dentro das organizações contemporâneas. Neste sentido, pensando nos conceitos e aplicações dos arquivos, assinale a alternativa que corresponde à finalidade dos arquivos:
Nota: 0.0
	
	A
	Servir a administração, funcionando como uma base de dados, informações, conhecimentos e história.
Conforme apontam Paes (2004) e Guimarães (2015), a finalidade dos arquivos é servir a administração e funcionar como uma base de dados, informações, conhecimentos e história. Já a função dos arquivos é, conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 125), “tornar disponíveis, de maneira rápida e precisa, as informações contidas no acervo sob sua guarda”.
	
	B
	Tornar disponíveis, de maneira rápida e precisa, as informações contidas no acervo sob sua guarda.
	
	C
	Coletar, processar, armazenar e distribuir dados e informações dentro das organizações.
	
	D
	Garantir a organização dos arquivos e documentos dentro de uma organização.
	
	E
	Definir as etapas de destinação dos documentos dentro de uma organização.
Questão 5/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Ao método que é capaz de converter informações em voz, texto ou imagem para o formato digital damos o nome de:
Nota: 10.0
	
	A
	Gestão da Informação;
	
	B
	Digitalização de Documentos;
	
	C
	Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
Você acertou!
Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 190), “GED é o sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para o formato digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações”.
	
	D
	Organização de Arquivos;
	
	E
	Classificação de Documentos.
Questão 6/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
A disciplina que tem por objetivo gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos é:
Nota: 10.0
	
	A
	Ciência da Informação;
	
	B
	Gestão da Informação;
	
	C
	Diplomática;
	
	D
	Assessoria;
	
	E
	Arquivística;
Você acertou!
Conforme apontado por Moraes e Oliveira (2015. P. 116), “também chamada de arquivologia, a arquivística é a ciência e disciplina que tem por objetivo gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos”.
Questão 7/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao gerenciamento eletrônico de documentos, leia e analise as afirmativas a seguir:
 
i. A utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem de documentos.
ii. O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos financeiros.
iii. O GED pode ser utilizado apenas por empresas de grande porte, com capital financeiro suficiente para arcar com as despesas de implementação.
iv. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o acesso aos documentos armazenados.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	C
	Somente as afirmativas I, II e IV estão corretas;
Você acertou!
O GED pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos, pois será implementado mediante necessidades informacionais e de gerenciamento de documentos de cada organização. Além disso, a utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem de documentos. O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos financeiros. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o acesso aos documentos armazenados. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 194-195; AULA 6 – Temas 1 e 2).
	
	D
	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	
	E
	Somente as afirmativas II e IV estão corretas.
Questão 8/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Relacionado com documentos, ao ‘conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente’ dá-se o nome de:
Nota: 10.0
	
	A
	
Gestão da Informação;
	
	B
	Gestão de Documentos;
Você acertou!
De acordo com a Lei n. 8.159/91, no artigo 3°, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 134).
	
	C
	Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
	
	D
	Tabela de temporalidade;
	
	E
	Destinação Final.
Questão 9/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação aos métodos de arquivamento, o método que considera como elemento principal o nome é o:
Nota: 10.0
	
	A
	Alfabético;
Você acertou!
O método alfabético “é um método simples e bastante utilizado. O elemento principal a ser considerado é o nome, seja de empresas, seja de pessoas”. (MORAES; OLIVEIRA, 20156, p. 165).
	
	B
	Geográfico;
	
	C
	Numérico;
	
	D
	Por assunto;
	
	E
	Cronológico.
Questão 10/10 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
 
Pensando na quantidade de documentos produzidos e recebidos diariamente pelas organizações, vemos a necessidade de se ter métodos e técnicas que auxiliem na organização e posterior recuperação dos documentos dentro das empresas. Neste contexto, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso.
 
(  ) A escolha do método de arquivamento segue sempre a lógica do tamanho da empresa: empresas grandes usam métodos numéricos; empresas pequenas usam métodos alfabéticos.
(  ) No cotidiano empresarial é comum serem utilizados mais que um método de arquivamento, usando uma combinação de métodos para facilitar o arquivamento e a consulta.
(  ) O local de armazenagem de documentos, o espaço físico destinado aos arquivos, está diretamente relacionado com a quantidade de documentos possuídos pela empresa e também com a forma e os métodos de arquivamento adotados.
(  ) Empresas pequenas não precisam se preocupar com infraestrutura de tecnologia da informação para gestão de documentos, pois produzem apenas documentos físicos em papel.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
	
	A
	V; V; F; F;
	
	B
	V; F; F; V;
	
	C
	F; F; V; V;
	
	D
	F; V; V; F;
Você acertou!
Afirmativa ‘a’: Falsa - Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 161), “ a organização de um arquivo se inicia sempre da necessidade e das condições da instituição à qual esse arquivo servirá”.
Afirmativa ‘b’: Verdadeira - Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 161), “dificilmente se utiliza um único método na organização de um arquivo” (...).
Afirmativa ‘c’: Verdadeira - “O local de armazenagem de documentos, o espaço físico destinado aos arquivos, está diretamente relacionado com a quantidade de documentos possuídos pela empresa e também com a forma e os métodos de arquivamento adotados” (AULA 5, Tema 3).
Afirmativa ‘d’: Falsa – Tanto grandes como pequenas empresas se utilizam de tecnologia da informação no seu dia a dia, tanto nas atividades corriqueiras como na produção e organização de documentos. (AULA 5, Tema 3).
	
	E
	F; V; F; V.
·