AA_UC2_AULA4

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AULA 4
O uso da informática no 
contexto empresarial
CURSO
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar 
documentos da organização
AULA 4
O uso da informática no 
contexto empresarial
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar 
documentos da organização
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 2
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente 
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional
Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD
Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento
Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
UNIDADE CURRICULAR 2
AULA 4 - O USO DA INFORMÁTICA NO CONTEXTO EMPRESARIAL ......................... 05
CONTEXTUALIZANDO ....................................................................................... 05
1 UTILIZANDO A INTERNET .............................................................................. 06
2 EDITORES DE TEXTO ..................................................................................... 07
3 PLANILHAS ELETRÔNICAS ........................................................................... 12
3.1 APLICANDO FÓRMULAS MATEMÁTICAS EM 
PLANILHAS ELETRÔNICAS ...................................................................... 20
3.2 ELABORANDO GRÁFICOS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS ................ 23
4 APRESENTAÇÃO ELETRÔNICA .................................................................... 26
5 UTILIZANDO O E-MAIL ...................................................................................... 29
CONSIDERAÇÕES ............................................................................................... 35
CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................... 36
REFERÊNCIAS .......................................................................................................... 37
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
AULA 4
O USO DA INFORMÁTICA NO CONTEXTO EMPRESARIAL
CONTEXTUALIZANDO
Até o momento, estudamos a importância de uma boa redação no contexto 
empresarial, os modelos de documentos mais importantes e a melhor forma de 
organizá-los e armazená-los.
No contexto empresarial, outro elemento indispensável é o uso das tecnologias, 
em especial da informática. Isso porque é por meio dela que tem se tornado 
possível processar e integrar informações de forma coesa, favorecendo uma rede 
de compartilhamento de informações internas e otimizando o trabalho no dia a dia. 
Dentre as principais vantagens da informática, pode-se destacar a confiabilidade 
das informações gerenciadas, a flexibilidade de manuseio, a precisão, o baixo custo 
de manutenção e, sobretudo, o poder de conectar as pessoas e os negócios em 
todo o planeta graças à internet.
Nesta aula, você estudará elementos que, combinados às aulas anteriores e às 
atividades que você está fazendo ao longo do curso, mediadas pelo seu professor-tutor, 
contribuirão para que, de fato, você desenvolva a competência desta Unidade 
Curricular, que é a de elaborar, organizar e controlar documentos da organização. 
Diante da necessidade da elaboração e organização eletrônica de documentos e 
outras informações a partir da informática, estudaremos a utilização de planilhas 
eletrônicas, editor de textos e apresentações utilizando os softwares e a internet.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
1 UTILIZANDO A INTERNET
A internet oferece posicionamento estratégico às 
empresas, uma vez que proporciona importantes 
diferenciais competitivos. Vejamos alguns deles.
 ` Expansão de mercados: a internet possi-
bilita às empresas expandir seus negócios 
para mercados distantes, expansão que 
poderia ser considerada inatingível caso 
não fosse realizada por esse meio. Vender 
produtos e serviços para o seu bairro, 
cidade ou até mesmo para outros países acabou trazendo diferenças de 
pouco impacto no cotidiano produtivo das organizações. Por outro lado, 
aumentou significativamente suas possibilidades de ganho.
 ` Novos modelos de venda: apesar da resistência que algumas pessoas 
ainda possuem com relação às compras pela internet, o mercado de vendas 
on-line já é considerado sólido e cresce anualmente em ritmo exponencial, 
tanto em volume de vendas quanto em número de novos usuários.
 ` Novas modalidades de trabalho: a internet possibilita que os colaboradores 
da organização se comuniquem com seus clientes ou consumidores através 
de plataformas virtuais de comunicação. Ao fazer isso, possibilita também 
o acesso simultâneo a todos esses parceiros, fazendo com que várias 
conversas possam ser mantidas ao mesmo tempo (em vez de um telefonema 
por vez). A utilização do e-mail como ferramenta principal de comunicação 
formal entre as pessoas já é adotada pela maior parte das empresas em 
todo o mundo.
 ` Redução de custos: em relação à redução de custos, pode-se destacar 
os seguintes itens que foram possíveis com o avanço da internet: telefonia, 
comunicação impressa, equipe de vendas, dentre diversos outros exemplos.
 ` Acompanhamento de tendências: a internet também serve como uma 
excelente fonte de pesquisa entre as empresas, tornando possível que as 
organizações saibam o que está acontecendo de mais avançado em seu 
segmento de atuação em todos os lugares do mundo.
Agora que verificamos as questões estratégicas da 
internet, estudaremos as principais ferramentas que 
auxiliam os colaboradores no dia a dia de suas atividades.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
2 EDITORES DE TEXTO
Os editores de texto são essenciais para a redação 
de documentos de forma geral. Por meio de suas 
inúmeras ferramentas, é possível redigir e revisar 
seu texto antes de imprimi-lo. É uma evolução, 
principalmente se considerarmos as antigas 
máquinas de datilografia: afinal, caso houvesse 
algum erro de escrita, muitas vezes era necessário 
jogar a folha fora e iniciar outra redação.
Ao atuar como assistente administrativo em uma empresa, diariamente você vai 
se deparar com situações nas quais precisará redigir documentos rotineiros, bem 
como documentos oficiais. Para isso, você precisa compreender bem as ferramentas 
disponíveis no editor de textos.
Atualmente, existem inúmeros editores de texto disponíveis no mercado e para 
baixar livremente na internet. O Microsoft Word, o BrOffice.org Writer e o Google 
Writely (disponível on-line) são algumas opções de editores de textos. 
Aqui, vamos estudar mais a respeito do editor de textos da Microsoft – o Word. 
Porém, a semelhança entre os editores de textos é grande. Por isso, aprendendo a 
operar as ferramentas do Word, você certamente estará apto a manipular qualquer 
editor disponível no local onde trabalhar. 
Começaremos nosso estudo analisando a tela principal do Word, com algumas 
funções já indicadas pelas setas.
Barra de menu
Botões de modos
Barra de título Barras de ferramentas
Régua superior e lateral
Barra de status
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
Depois de observar na tela principal do Word os recursos disponíveis nela, vamos 
estudar cada um desses recursos separadamente. Começaremos pela Barra de Título.
Barra de título
No canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Word. No centro, 
ainda com o nome “Documento 1”, está representado o nome do arquivo. Após você 
salvar seu documento, o nome escolhido aparecerá no centro dessa barra (no lugar 
de “Documento 1”).
À direita,temos alguns botões. Da esquerda para a direita, o primeiro botão é o 
Minimizar, que deixa seu aplicativo em estado de espera na barra de menu do 
sistema operacional. Já o botão do meio é o Restaurar tamanho: clicando nesse 
botão, a tela do Word diminui de tamanho e você consegue redimensionar a seu 
gosto o tamanho da tela do aplicativo. Depois de clicar nele, em seu lugar aparecerá 
o Maximizar. Observe também que, mais à direita, temos a opção Fechar: clicando 
nesse botão, você encerra (fecha) o aplicativo.
Logo abaixo da barra de título, que acabamos de estudar, você encontra a barra 
de menu:
A barra de menu, como o próprio nome sugere, é composta por vários menus. 
Conheça, a seguir, as principais funções desses menus.
 ` Menu Arquivo
 � Novo: ao clicar em Novo, abre-se um docu-
mento em branco para iniciar novos textos. 
 � Abrir: por meio do botão Abrir, é possível abrir 
documentos existentes (salvos em seu compu-
tador ou em um pen drive, por exemplo). 
 � Salvar: a opção Salvar permite que o docu-
mento seja salvo para posterior uso ou, ainda, 
para guardar o documento, escolhendo novo 
local de armazenamento e novo nome. 
 � Configurar página: ao clicar nesse botão, 
é possível personalizar as dimensões do papel, 
das margens, etc. 
 � Visualizar impressão: por meio desse botão, 
você pode visualizar o documento antes de 
imprimi-lo. 
 � Imprimir: ao clicar nesse botão, você impri-
mirá o documento no qual está trabalhando.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Menu Editar
 � Desfazer: esse botão possibilita que você 
desfaça as últimas ações executadas. 
 � Recortar: recorta trechos de textos ou 
imagens que foram selecionados por você.
 � Copiar: copia textos ou imagens que foram 
selecionados por você.
 � Colar: cola textos ou imagens que foram 
copiados por você. 
 � Localizar: ao clicar nesse botão, você pode 
localizar palavras em seu texto.
 � Substituir: por meio desse botão, é possível 
substituir expressões e palavras por expres-
sões e palavras similares ou diferentes.
 ` Menu Exibir ou Exibição
Dependendo da versão do Word, este menu 
pode ser chamado de Exibir ou de Exibição. 
As opções de modo de visualização da tela do 
editor são encontradas nesse menu. Além disso, 
você pode personalizar as barras de ferramentas 
de uso mais frequente para ter fácil acesso a 
essas ferramentas. Por exemplo, se você usa 
bastante as ferramentas de desenho, pode 
deixá-las sempre visíveis na sua área de trabalho 
do editor.
 ` Menu Inserir
Como o próprio nome diz, você pode Inserir 
vários recursos em seus textos, como imagens, 
diagramas, símbolos não disponibilizados no 
teclado, data e hora, número nas páginas, etc., 
e pode, ainda, contar com as opções de quebra 
de texto diversas.
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 ` Menu Formatar
Esse é um dos menus mais usados no editor 
de textos. Através dele, você pode gerar modi-
ficações para personalizar sua fonte (letras), 
seus parágrafos. Você também pode escolher 
diferentes marcadores e numerações para as 
listas de itens.
Pode, ainda, preparar seu texto para formato 
de colunas; incrementar com letra capitular; 
gerar atribuições de plano de fundo e temas 
diferenciados; dentre outras opções.
 ` Menu Ferramentas
As Ferramentas adicionais disponíveis nesse 
menu, como ortografia e gramática, permitem 
que você possua um corretor com sugestões 
para aprimorar seus textos quanto à língua 
portuguesa ou estrangeira. Além disso, você 
pode contar palavras no caso de um número 
limitado para seu texto; adicionar senhas de 
proteção, elaborar cartas, dentre outras opções.
 ` Menu Tabela
As suas tabelas ficarão perfeitas com as opções 
de desenhar tabela: por meio desse recurso, 
você pode desenhar as tabelas ao seu gosto, 
com o formato e a quantidade específica de 
linhas e colunas.
Além disso, você pode inserir tabelas autoforma-
tadas; converter tabelas em texto; classificá-las 
em ordem; inserir fórmulas, dentre outras opções. 
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Menu Janela
Nesse menu, você encontra a possibilidade 
de duplicar seu documento em uma Nova 
janela, com a intenção de organizar tudo ou 
até mesmo comparar a janela ou dividi-la 
para melhor trabalhar.
 ` Menu Ajuda
Para qualquer necessidade que surgir, você 
pode acessar esse menu e receber ajuda, 
passo a passo, para a realização das suas 
tarefas. Pode, ainda, contar com a ajuda de um 
assistente personalizado, que acompanhará 
seu trabalho no editor de textos.
Além dos menus disponíveis na barra de menu, também há o botão , bem à 
direita da barra, que encerra apenas o documento em que você está trabalhando, 
sem encerrar o editor.
Agora que você estudou as principais funções 
disponíveis em um editor de texto, verá, a seguir, 
os editores de planilhas eletrônicas, outra ferramenta 
muito utilizada no cotidiano da empresa.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
3 PLANILHAS ELETRÔNICAS
As planilhas eletrônicas são fundamentais para organizar vários documentos e dados 
dentro de uma empresa. A partir das planilhas, é possível armazenar conteúdos na 
forma de texto ou números, além de gerenciar diversas fórmulas e realizar inúmeros 
cálculos com precisão e agilidade. 
Vejamos alguns exemplos de áreas nas quais você pode utilizar esse software para 
facilitar seu trabalho: 
 ` Área de Produção: controle de produção. 
 ` Área Administrativa: folha de pagamento, contabilidade, controle de 
compras, tabelas de preços, saldos, dentre outras opções. 
 ` Área Comercial: plano de vendas, análise de mercado, controle de notas 
fiscais, emissão de listagem de preços, dentre outras opções. 
 ` Área Financeira: análise de investimentos, custos, projeção de lucros, fluxo 
de caixa, controle de contas a pagar e a receber, simulação de custos, 
dentre outras opções.
Os programas de planilhas eletrônicas são compostos por planilhas com linhas e 
colunas para a inserção de dados. Dentre as planilhas eletrônicas disponíveis no 
mercado, estão o Excel (Microsoft), Numbers (Apple) e o Calc (Libre Office). Vamos 
aprofundar as ferramentas do Excel como exemplo, e, a partir delas, você estará 
apto a manipular qualquer planilha disponível na organização ou empresa em que 
você trabalha ou irá trabalhar. 
Começaremos o estudo sobre as planilhas eletrônicas analisando a tela principal 
do Excel com algumas funções já indicadas pelas setas.
Barra de menu Barras de ferramentasBarra de fórmulas
Planilhas
Barra de título Barras de rolagem
Barra de status
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
Depois de observar na tela principal do Excel os recursos disponíveis nela, vamos 
estudar cada um desses recursos separadamente. Começaremos pela Barra de Título.
Barra de título
Observe que, no canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Excel.
No centro, ainda com o nome “Pasta 1”, está representado o nome do arquivo. 
Depois de você salvar seu documento, o nome escolhido aparecerá no centro 
dessa barra.
À direita, estão os botões de legenda, já estudados no Word – as funções desses 
botões, no Excel e no Word, são as mesmas.
Logo abaixo da barra de título você encontrará a barra de menu.
Agora é a vez de navegar pelos menus do Excel e conhecer suas principais funções.
 ` Menu Arquivo
 � Novo: ao clicar nesse botão, é aberta uma 
pasta de trabalho em branco. 
 � Abrir: esse botão permite que sejam abertas 
pastas que estejam salvas em seu computador. 
 � Salvar: como o próprio nome sugere, por 
meio desse botão é possível salvar a pasta 
para posterior uso ou, ainda, guardar a pasta 
escolhendo um novo local de armazenamento 
e novo nome. 
 � Configurar página: esse botão permitepersonalizar as dimensões do papel, das 
margens, etc. 
 � Visualizar: ao clicar nesse botão, você 
pode visualizar sua pasta ou planilha antes 
de imprimi-la.
 � Imprimir: permite que você imprima o docu-
mento no qual está trabalhando.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Menu Editar
 � Desfazer: ao clicar nesse botão, você pode 
desfazer as últimas ações executadas. 
 � Recortar: esse botão recorta textos, dados, 
linhas, colunas ou imagens selecionados 
por você.
 � Copiar: esse botão permite que você copie 
textos, dados, linhas, colunas ou imagens 
que foram selecionados.
 � Colar: esse botão permite que você cole 
trechos de textos, dados contidos nas 
células, linhas ou colunas, ou ainda imagens 
selecionadas e copiadas por você. 
 � Localizar: por meio deste botão, consegui-
mos encontrar palavras em seu texto e até 
substituí-las (utilizando o botão Substituir) 
por sinônimos, por exemplo. 
 � Preencher: esse botão é usado para preen-
cher determinados dados para a direção 
desejada.
 � Limpar: ao clicar nesse botão, você pode 
limpar os dados preenchidos.
 ` Menu Exibir
As opções de modo de visualização da tela do Excel 
são encontradas nesse menu. Além disso, você 
pode personalizar as Barras de Ferramentas de 
uso mais frequente para fácil acesso. Por exemplo, 
se você usa bastante as ferramentas de formatação 
de textos, pode deixá-las sempre visíveis na sua 
área de trabalho. Também é possível configurar 
cabeçalhos e rodapés em suas planilhas; controlar 
o zoom, etc.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Menu Inserir
Como o próprio nome sugere, você pode inserir 
mais células em determinados espaços, linhas 
e colunas adicionais. Além disso, pode inserir 
um número superior as 3 (três) planilhas que 
já abrem automaticamente; inserir gráficos a 
partir de dados; símbolos de uso esporádico; 
funções para cálculos automáticos; imagens; 
diagramas; dentre outras opções.
 ` Menu Formatar
Através desse menu, você poderá aplicar 
formatos diferenciados às células, linhas, 
colunas e planilhas, de acordo com modelos 
predefinidos ou personalizados.
 ` Menu Ferramentas
Ferramentas adicionais, como Verificar ortografia, 
permitem que você possua um corretor com 
sugestões para aprimorar seus textos quanto 
à língua portuguesa ou estrangeira. Além disso, 
você pode usar recursos de compartilhamento de 
pastas e proteção para sua planilha e/ou pasta, 
dentre outras opções.
 ` Menu Dados
Através desse menu, você poderá ter acesso a 
ferramentas para criar tabelas mais elaboradas 
em termos de banco de dados. Além disso, 
é possível classificar, em ordem crescente ou 
decrescente, seus dados; adquirir subtotais 
automáticos; validações; dentre outras opções.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Menu Janela
Aqui você encontra a possibilidade de duplicar 
sua pasta de trabalho em uma Nova janela, 
com a intenção de Organizar ou até mesmo 
Comparar, Dividir ou Congelar painéis para 
melhor trabalhar.
 ` Menu Ajuda
Assim que surgir qualquer dúvida, você pode 
acessar esse menu e receber ajuda, passo a 
passo, para a realização das suas tarefas. Pode, 
ainda, contar com a ajuda de um assistente 
personalizado, que acompanhará seu trabalho, 
respondendo perguntas e indicando melhores 
caminhos para a confecção da planilha.
Agora que as principais funções dos menus foram apresentadas, vamos elaborar 
uma planilha para que você conheça, na prática, os principais recursos desse 
programa de planilhas eletrônicas.
Veja, a seguir, como utilizar uma planilha eletrônica a partir de um exemplo de um 
assistente administrativo que trabalha numa escola e necessita organizar algumas 
informações. Acompanhe as orientações:
1) Sempre que uma pasta do Excel é aberta, há 3 planilhas disponíveis. Porém, 
você pode adicionar e removê-las na medida da sua necessidade. Através 
das setas localizadas no canto inferior esquerdo da imagem, você pode 
se movimentar entre as planilhas, principalmente se adicionou um número 
grande delas. Ao clicar com o botão direito sobre cada uma dessas planilhas, 
temos as opções mostradas abaixo. Clicando na opção Renomear, é 
possível personalizar suas planilhas para melhor identificação. 
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
2) Agora é hora de digitar os dados nas linhas cujos espaços estão em branco. 
Cada planilha é composta por linhas (representadas pelos números verti-
calmente dispostos à esquerda da área de trabalho) e colunas (represen-
tadas por letras horizontalmente dispostas acima da área de trabalho).
3) No encontro de uma linha com uma coluna, encontramos a célula que 
recebe a nomeação: na figura acima, o conteúdo digitado “necessidades 
especiais?” está localizado na célula E2. Observe, ainda, que o conteúdo 
dessa célula ultrapassou o espaço predefinido da coluna “E”. Para que 
a visualização desse conteúdo seja completa, você pode expandir o 
tamanho dessa coluna: posicionando o mouse sobre a divisa da coluna 
“E” com a coluna “F”, com um clique você pode arrastar e redimencionar 
suas dimensões. Através de um duplo clique essa expansão ocorre 
automaticamente.
4) Para que o título da tabela fique centralizado, é preciso mesclar as colunas. 
Para isso, basta selecionar essas linhas e o título ficará centralizado. 
Acompanhe a figura a seguir, na qual as colunas A a F foram mescladas.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
5) Agora é a hora de inserir os dados na sua planilha eletrônica. Observe a 
imagem a seguir, na qual já foram inseridos os títulos das informações 
que precisam ser preenchidas com os dados dos alunos (nome, data de 
nascimento e outras).
6) Na figura a seguir, já temos os nomes e as datas de nascimento dos 
alunos digitadas. Se você quiser colocar os nomes em ordem alfabética, 
sem que haja alteração nas respectivas datas de nascimento, deve usar a 
função Classificar, do menu Dados. 
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
7) Classificando, primeiramente, por “nome” e, na sequência, por “data de 
nascimento”, os dados dos alunos serão conservados. Observe a imagem.
8) Depois dessas alterações, nossa tabela ficou desta forma:
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
9) Depois, para completar a coluna do ano letivo, por se tratar do mesmo 
dado em todas as células (neste caso, 2014), poderemos usar um dos 
recursos de autocompletar do Excel. Para isso, basta clicar e arrastar o 
mouse sobre a área indicada na figura.
Agora que você estudou as principais formas de 
preencher os dados de uma planilha, estudará como 
aplicar as fórmulas matemáticas no Excel.
3.1 APLICANDo FÓRMULAS MAtEMÁtICAS EM PLANILHAS ELEtRÔNICAS
Continuaremos a partir do exemplo de uma planilha feita por um assistente 
administrativo que trabalha numa escola. Siga os passos descritos e veja como 
aplicar as fórmulas matemáticas no Excel.
 ` Primeiro passo: na tabela, temos a quantidade de materiais utilizados 
durante cada bimestre escolar. Levando em consideração que o total 
poderá ser o resultado da soma das quantidades usadas nos respectivos 
bimestres, podemos aplicar uma fórmula básica de soma.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Segundo passo: para aplicar uma fórmula básica de soma, basta clicar 
no local onde deseja o cálculo e, para iniciar a fórmula, clicar na barra de 
fórmulas, digitando o sinal de “=”.
Observe a imagem que representa a barra de fórmulas:
 ` Terceiro passo: para realizar uma soma, a fórmula utilizada, nesta tabela, 
é a seguinte: =B5+C5+D5+E5. Acompanhe na figura:
 ` Quartopasso: Para cálculos com muitos dados, também é possível utilizar 
a opção , disponível no menu Inserir. Selecionando esse menu, 
é só escolher a função SOMA, conforme mostra a figura:
 ` Quinto passo: depois de clicar no botão OK, abre-se a tela Argumentos 
da função, na qual você deve inserir o intervalo de células que deve ser 
somado (na figura a seguir, há um exemplo genérico; porém, no nosso 
caso, você deve inserir a expressão B5: E5. Os dois-pontos servem para 
indicar que o Excel deve somar todas as células de B5 até E5). Acompanhe 
na imagem:
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Sexto passo: outra forma de realizar somas de forma mais rápida é usando 
o botão AutoSoma, que é representado pelo seguinte símbolo:
 ` Sétimo passo: Para que a fórmula não precise ser aplicada em cada uma 
das linhas da tabela, você pode copiar a fórmula para os demais campos, 
conforme a figura:
Além das funções que acabamos de estudar, as funções de subtração, multiplicação 
e divisão podem ser utilizadas da mesma forma que a função Soma: digitando as 
fórmulas separadamente, na barra de fórmulas, ou utilizando a ferramenta “função”, 
no menu Inserir.
Os programas que geram as planilhas eletrônicas 
também permitem, a partir dessas planilhas, a criação 
de gráficos. Veremos, a seguir, como gerá-los.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
3.2 ELABoRANDo gRÁFICoS EM PLANILHAS ELEtRÔNICAS
Os gráficos são excelentes recursos utilizados para demonstrar, estatisticamente, 
os resultados de um intervalo de dados, para posterior estudo ou explanação. 
Para criá-los, acompanhe os passos a seguir.
 ` Primeiro passo: para criar gráficos no Excel, é necessário clicar no menu 
Inserir. Se desejar, você também pode acessar a Barra de Ferramentas, 
onde consta o botão . Ativando uma dessas opções, abrirá a seguinte tela:
 ` Segundo passo: após selecionar o Tipo de gráfico (colunas, barras, linha, 
pizza, etc.), o “subtipo” deve ser escolhido de acordo com a necessidade: 
dependendo da aplicação do gráfico, a visibilidade dos resultados deve 
ser levada em conta na escolha do tipo e subtipo do gráfico. Os modelos 
tradicionais (colunas e barras) podem ser substituídos por tipos diferenciados, 
como os gráficos de linha ou de pizza, contanto que as informações possam 
ser facilmente visualizadas e compreendidas por todos. Essa etapa da 
escolha do tipo de gráfico é a primeira. Veja na imagem:
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Terceiro passo: na etapa 2, você poderá escolher o intervalo de dados 
para a criação do gráfico, ou seja, qual é a seleção de dados que deve 
aparecer no gráfico. Na maioria das vezes, o programa de planilha seleciona 
previamente toda a sua tabela. Caso você deseje criar um gráfico de apenas 
alguns dados específicos, deverá selecioná-los. Observe a imagem:
 ` Quarto passo: em seguida, na etapa 3, poderemos personalizar o gráfico 
com os títulos, a legenda, os rótulos e outros dados que queremos visíveis. 
Acompanhe:
 ` Quinto passo: na etapa 4, é preciso escolher o local onde o gráfico deverá 
ser criado. Observe na imagem:
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
 ` Sexto passo: finalmente, ao clicar em Concluir, o gráfico é criado:
Certamente você verá, no seu dia a dia no trabalho, seja numa escola ou em outro 
tipo de instituição ou organização, que a planilha eletrônica é uma ferramenta capaz 
de facilitar suas atividades diárias. 
A seguir, estudaremos a utilização de 
apresentações eletrônicas.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
4 APRESENTAÇÃO ELETRÔNICA
A apresentação eletrônica é, hoje, um dos 
recursos da informática mais utilizados para 
apresentar dados, informações, dentre outros 
conteúdos, de forma objetiva e visual. Dentre 
os programas que podem ser utilizados estão 
o PowerPoint e Prezi, ou, ainda, outros que 
você conhece e está habituado a usar. 
Para uma boa apresentação, use pouco texto e opte por elementos visuais que ajudem 
as pessoas que estiverem assistindo a entender os pontos principais e relevantes de 
seu trabalho. Quando você for solicitado para elaborar uma apresentação eletrônica, 
é muito importante que ocorra uma validação do solicitante, para verificar se os 
pontos essenciais estão sendo atendidos, bem como se essa apresentação deverá 
ou não ser compartilhada com a equipe à qual se destina. 
A seguir, apresentaremos os passos básicos para a elaboração de uma apresentação 
utilizando o Power Point. Acompanhe o passo a passo.
 ` Primeiro passo: inicie o programa no menu iniciar de sua área de trabalho, 
conforme a imagem:
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
Ao clicar em PowerPoint, automaticamente uma apresentação em branco 
será aberta. Grave o arquivo no computador com um nome que represente 
o trabalho a ser desenvolvido.
 ` Segundo passo: no menu, selecione a opção “Design” e escolha a arte 
que achar mais apropriada. A seguir, clique o botão da esquerda sobre 
o slide, na guia à direita da tela, e selecione “novo slide” para adicionar 
slides extras. Se houver algum logotipo de empresa ou um formato padrão, 
utilize-os. Caso não haja, opte por cores e artes neutras, lembrando-se de 
que esse é um documento da empresa.
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 ` Terceiro passo: o primeiro slide deve conter o título da apresentação e quem 
é o responsável por sua elaboração ou condução (pessoa ou organização). 
Os demais slides servem para mostrar dados, figuras, fotos e pouco texto, 
os quais ajudarão o apresentador a conduzir sua fala. Para inserir um texto, 
clique na caixa de texto disponibilizada pelo software. Faça o mesmo para 
inserir imagens.
 ` Quarto passo: use poucos slides e utilize a ferramenta “copiar” e “colar” 
caso precise passar gráficos feitos no Excel para slides no PowerPoint. 
Lembre-se de que dados pertinentes enriquecem a apresentação, visto que 
sua intenção é ser objetiva e visual. 
Finalize salvando novamente sua apresentação e faça uma apresentação 
de slides (clicando no botão Apresentação de Slides) para verificar se todas 
as informações foram inseridas corretamente. Caso queira descobrir outras 
funcionalidades do software, utilize a ferramenta “Ajuda”. 
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5 UTILIZANDO O E-MAIL
Estudamos, no início desta Unidade Curricular, 
o quanto é importante escrever corretamente e de 
forma coerente e coesa no dia a dia profissional. 
Estudamos, também, como fazer a abertura 
e o fechamento de textos, especialmente em 
um e-mail. Agora é o momento de estudarmos 
como fazer, na prática, um e-mail, pois será 
um conhecimento indispensável ao seu dia a 
dia profissional.
Uma das atividades administrativas exercidas pelo assistente administrativo é 
referente ao envio de correspondências, tanto físicas quanto eletrônicas. No caso 
das correspondências eletrônicas, utilizamos o correio eletrônico (ou e-mail), que 
é um serviço similar ao serviço postal dos correios. Em ambos, é possível mandar 
mensagens a uma pessoa específica, porém, o e-mail permite uma comunicação 
mais ágil, pois permite troca de mensagens em tempo real.
Por meio do endereço de correio eletrônico, é possível enviar e receber mensagens 
de textos, imagens e documentos. Um endereço eletrônico (e-mail) é composto por 
duas partes, separadas pelo símbolo @. Considere o seguinte endereço eletrônico: 
fulano@gmail.com.br. Nesse caso, temos:
• Fulano: identifica o nome do usuário (pessoa física ou jurídica).
• gmail.com: representa o provedor que oferece o acesso ao 
correio eletrônico.Para ter acesso ao correio eletrônico, você pode utilizar tanto o próprio site do provedor 
(no nosso exemplo: Gmail) como um programa específico, como, por exemplo, 
o Outlook (disponibilizado pela Microsoft).
Vamos criar um e-mail?
Usaremos o provedor Hotmail/Outlook como ponto de partida. Existem inúmeras 
opções gratuitas e pagas para a criação de um endereço eletrônico. Algumas 
instituições têm seu próprio provedor. De um modo geral, as características são bem 
parecidas, apenas a interface gráfica se difere em pequena proporção. No entanto, 
independentemente do provedor que é utilizado, como profissional você deverá 
seguir as normas e diretrizes da organização em que trabalha com relação ao uso 
de e-mails.
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Para saber como criar um e-mail, observe as etapas a seguir:
 ` Etapa 1 – Ao digitar www.hotmail.com.br na barra de endereços da web, 
uma tela de abertura será inicializada. Quando você já tiver cadastrado 
seu novo e-mail, bastará clicar no campo Conta da Microsoft e digitar 
seu nome de usuário, sua senha (no campo abaixo do usuário) e clicar em 
entrar. Porém, como estamos ainda criando um e-mail, precisaremos clicar 
na opção Crie uma (canto inferior direito). 
Observe a figura a seguir:
 ` Etapa 2 – Ao clicar em Crie uma, aparecerá uma tela na qual você deve 
preencher os campos em branco com seus dados e criar uma senha, assim, 
seu e-mail será criado. No caso do Hotmail/Outlook, as senhas devem ter, 
no mínimo, 8 caracteres, e pelo menos duas das seguintes opções: letras 
maiúsculas, minúsculas, números e símbolos.
http://www.hotmail.com.br
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 ` Etapa 3 – Ao criar sua conta e entrar em seu e-mail, você acessará a caixa 
de entrada, que é o local que armazena as mensagens recebidas (lidas 
ou ainda não lidas). Porém, também há outras pastas do seu e-mail que 
armazenam mensagens: Enviados, Arquivo Morto, Lixo e Rascunhos, 
que são espaços destinados ao arquivamento de algumas mensagens. 
Quanto à função Nova Pasta, por meio dela você pode criar pastas para 
organizar suas mensagens.
 ` Etapa 4 – Para enviar um e-mail, basta clicar no botão Novo, destacado 
na imagem que você pode acompanhar a seguir:
 ` Etapa 5 – Ao fazer essa operação, abrirá uma tela, na qual você tem algumas 
opções, que estão disponíveis na maioria dos provedores de e-mail. No espaço 
destinado ao Para, você deve escrever o e-mail do destinatário, ou seja, para 
quem você enviará a mensagem. Caso você queira enviar o e-mail com cópia 
para outras pessoas, deverá clicar em Cc. Se você quiser que os endereços 
eletrônicos das outras pessoas não fiquem visíveis para todos, deve ativar 
a opção Cco, que nada mais é do que uma cópia “oculta” para o e-mail 
de outro destinatário (os demais não poderão visualizar esse destinatário).
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 ` Etapa 6 – Para dar um título ao seu e-mail, existe o espaço Adicionar 
um assunto: basta posicionar o cursor nesse espaço e digitar o título 
desejado. Depois disso, é a vez de escrever a redação da mensagem em 
si, o conteúdo principal: para isso, você deve colocar o cursor em Adicione 
uma mensagem ou arraste um arquivo até aqui. Caso você queira 
formatar seu texto, destacando alguma palavra, por exemplo, existem as 
Ferramentas para utilização no texto da mensagem: negrito, itálico, 
sublinhado, etc. Confira a imagem:
 ` Etapa 7 – Antes de enviar sua mensagem, você também pode anexar algum 
documento, caso seja necessário. Para isso, existe o botão Inserir, que 
possibilita que você insira, em sua correspondência eletrônica, arquivos 
como anexos; imagens embutidas; além de poder compartilhar arquivos 
maiores de 25 MB por meio do botão Compartilhar do OneDrive.
 ` Etapa 8 – Finalmente, é a hora de enviar sua mensagem ao destinatário: 
para isso, você deve clicar no botão Enviar. 
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 ` Etapa 9 – Ao receber uma mensagem, você pode respondê-la por meio 
de algumas opções distintas. Observe, na figura a seguir, que o botão 
Responder está ativado e que há três ferramentas que possibilitam a 
resposta: Responder, Responder a todos e Encaminhar. Ao escolher 
a opção Responder, você responde à mensagem recebida. Porém, caso 
o autor da mensagem tenha enviado para você e mais 10 pessoas, por 
exemplo, e você quiser escrever para todas elas, a melhor opção é clicar 
na opção Responder a todos. Por fim, temos o botão Encaminhar, que 
direciona a mensagem a outras pessoas como uma forma de repasse.
 ` Etapa 10 – Caso você não queira responder à mensagem ou caso você 
responda, mas considere que aquele e-mail não lhe será mais necessário, 
você pode Excluir ou Arquivar esse e-mail. Já a opção Lixo eletrônico é 
diferente da Excluir: ativando a função Lixo eletrônico, você pode cadastrar 
o endereço da mensagem recebida como lixo eletrônico, assim, não 
receberá mais mensagens desse remetente. 
Nessa ferramenta, também é possível classificar o Lixo eletrônico como 
uma Tentativa de phishing: essa opção possibilita que você cadastre 
o endereço da mensagem recebida 
como um remetente que tenta 
solicitar informações particulares do 
destinatário. Caso o e-mail “duvidoso” 
venha de um amigo, existe a opção de 
ativar a função Meu amigo foi atacado 
por um hacker. Confira na imagem: 
o termo hacker é usado para se referir 
a pessoas que usam seu conhecimento 
em informática para fazer modificações 
e manipulações não triviais ou não 
autorizadas em sistemas de computação 
(nessa situação, no e-mail).
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 ` Etapa 11 – Também temos o botão Limpar, que permite excluir e-mails de 
pastas inteiras: por exemplo, se você quiser excluir todas as mensagens 
da sua caixa de entrada, não apenas uma, essa opção é recomendada por 
dar menos trabalho. Observe a imagem:
Se, por algum motivo, a sua mensagem não for entregue ao destinatário, ela retorna 
para a sua caixa postal com informações, no cabeçalho, sobre os motivos de ela 
não ter sido entregue.
Vimos aqui um dos exemplos de correio eletrônico. Entretanto, você observará que, 
em grande parte dos provedores, tais recursos e ferramentas são muito parecidos. 
Agora que você aprendeu a criar e a usar seu correio eletrônico, poderá utilizar tais 
técnicas com eficiência no seu dia a dia profissional.
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CONSIDERAÇÕES
Nesta última aula da Unidade Curricular elaborar, organizar e controlar documentos 
da organização, estudamos a importância do uso da informática nas organizações, 
desde os aspectos cotidianos, com recursos que facilitam o trabalho do dia a dia, 
até as questões de maior complexidade, que envolvem a utilização de posicionamento 
estratégico através da utilização da internet, planilhas eletrônicas, dentre outras 
ferramentas.
Este estudo certamente o auxiliará, como profissional, a elaborar, organizar e 
controlar documentos de uma organização. Com a mediação de seu tutor, esperamos 
que, ao desenvolver esta competência, você agregue ao seu perfil profissional 
características que serão diferenciais competitivos no mercado de trabalho. 
Esperamos que, como assistente administrativo, você vislumbre outras possibilidades 
de aprender e aprimorar suas competências profissionais. Isso exigirá que você 
seja proativo, não se limitando somente à formação que possui e buscando dispor 
de um diferencial. 
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
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Nesta Unidade Curricular, você estudou elementos cujoobjetivo, em conjunto com as 
demais atividades indicadas pelo seu professor-tutor, foi de que você desenvolvesse 
a competência de elaborar, organizar e controlar documentos da organização. 
Diante disso, estudamos assuntos que farão parte do seu dia a dia profissional, 
como a importância de uma boa redação empresarial. Para tanto, vimos como se 
aplicam as regras gramaticais e a importância da norma culta da língua na escrita de 
documentos. Estudamos, também, os tipos de documentos e o que os compõem, 
afinal, isso fará com que você use cada um de forma correta e no momento adequado.
Além disso, vimos como organizar e controlar o fluxo da documentação que passa 
pela organização e o funcionamento do sistema de protocolo. E, ainda nesta Unidade 
Curricular, você pôde estudar como a informática, tão presente em nosso cotidiano, 
é indispensável no dia a dia de uma organização. Para tanto, vimos algumas ferramentas 
que certamente o auxiliarão em suas atividades como assistente administrativo.
É importante que, como profissional, você vislumbre uma trilha para sua aprendizagem, 
já que este é só o início de sua carreira profissional. Por isso, o aperfeiçoamento é 
fundamental, tanto para conhecer novas técnicas como para manter-se competitivo 
nas melhores colocações no mercado de trabalho.
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	AULA 4 - O USO DA INFORMÁTICA NO CONTEXTO EMPRESARIAL
	CONTEXTUALIZANDO
	1 UTILIZANDO A INTERNET
	2 EDITORES DE TEXTO
	3 PLANILHAS ELETRÔNICAS
	3.1 APLICANDO FÓRMULAS MATEMÁTICAS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS
	3.2 ELABORANDO GRÁFICOS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS
	4 APRESENTAÇÃO ELETRÔNICA
	5 UTILIZANDO O E-MAIL
	CONSIDERAÇÕES
	CONSIDERAÇÕES FINAIS
	REFERÊNCIAS