Qualificacao_Profissional_SENAI_II_Auxil (2)

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Qualificação 
Profissional SENAI 
II Auxiliar Administrativo - PRONATEC 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Prof. Luiz C. C. Torres 
luiz.torres@sc.senai.br 
2012 
 
 
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1- Layout 
1.1. Layout posicional 
1.2. Layout funcional 
1.3. Layout linear 
1.4. Layout em grupo 
2. Técnicas para reuniões 
2.1. Como melhorar as suas reuniões 
2.2. Dicas para reuniões produtivas 
2.3. Como planejar reuniões 
2.4. Fases da reunião 
2.5. Checklist 
2.6. Tipos de reuniões 
3. Conceito de arquivo 
3.1. Importância dos arquivos 
3.2. Documento, informação, comunicação e documentação 
3.3. Arquivo 
3.3.1. Funções do arquivo 
3.3.2. Tratamento da informação 
3.4. Organização e técnica de arquivamento 
3.5. Operações de arquivamento 
3.6. Avaliação da documentação 
3.7. Regras de arquivamento 
3.7.1. Alfabetação 
3.7.2.Método numérico 
3.7.3.Método alfa-numérico 
3.7.4.Método geográfico 
3.7.5.Método variedex 
3.7.6.Método por assunto 
3.7.7.Método decimal 
3.7.8. Método mnemônico 
3.8. Localização física e armazenagem de documentos 
3.9. Administração dos arquivos 
3.9.1. Seleção e descarte 
3.9.2. Recuperação de documentos 
3.9.3. Manutenção do sistema 
4. Organização dos arquivos físicos e digitais 
4.1. Documento 
4.2. Gerenciamento eletrônico de documentos (ged ) 
 
5. Bibliografia 
 
 
 
 
 
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1. LAYOUT 
A configuração de instalação (em inglês layout) estabelece a relação física entre as várias atividades. O layout pode 
ser simplesmente o arranjar ou o rearranjar as várias máquinas, equipamentos ou workstations até se obter a 
disposição mais agradável. 
Existem vários tipos de layouts e cada um deles se adequa a determinadas características, sendo uns mais vantajosos 
que outros. No planejamento do layout é necessário ter em conta todos os fatores (materiais, maquinas e 
equipamentos, o Homem, o movimento, a espera, o serviço, a construção e a mudança, pois estes fatores podem 
influenciar negativamente o planejamento do layout. 
Para estudar o planejamento do layout é necessário estudar os padrões de fluxo nas estação de trabalho, nos 
departamentos e entre os departamentos. 
OBJETIVOS 
O layout pretende reorganizar da melhor forma a disposição do espaço: 
� Minimizar investimentos em equipamentos; 
� Melhorar processo e minimizar tempo de produção; 
� Utilizar espaço existente da forma mais eficiente possível; 
� Providenciar ao operador um posto de trabalho seguro e confortável; 
� Flexibilidade nas operações; 
� Diminuir custo de tratamento do material; 
� Reduzir variação dos tipos de equipamentos de tratamento do material; 
� Melhorar estrutura da empresa. 
 
1.1. LAYOUT POSICIONAL 
O layout posicional (ou em inglês fixed product layout) caracteriza-se pelo fato do material permanecer parado 
enquanto os operadores, equipamentos e todos os outros produtos, se movimentam à sua. É utilizado 
o layout posicional quando os produtos são volumosos e são fabricados em quantidades reduzidas. 
 
Usa-se Layout posicional quando: 
• As operações de conformação do material utilizam apenas ferramentas manuais ou máquinas simples; 
• Estiverem sendo feitas poucas unidades de certo tipo; 
• O custo de movimentação for alto. 
 
� Limitações 
� Maior movimentação dos operadores e do equipamento; 
� Resulta no aumento do equipamento; 
� Requer grande habilidade dos operadores; 
� Requer supervisionamento; 
� Resulta num aumento do espaço de trabalho, bem como num melhor work-in-process. 
� Requer controle e uma produção sincronizada. 
 
1.2. LAYOUT FUNCIONAL 
No layout funcional (ou em inglês process layout) todas as operações cujo tipo de processo de produção é semelhante 
são agrupadas, independentemente do produto processado. É utilizado o layout funcional quando os produtos são 
pouco volumosos. 
 
Usa-se Layout funcional quando: 
As máquinas forem de difícil movimentação; 
Tiver grande variedade de produtos; 
Tiver grandes variações nos tempos requeridos para diferentes operações; 
Tiver demanda pequena ou intermitente. 
 
 
 
 
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� Vantagens 
� Melhor utilização das máquinas 
� Maior flexibilidade dos equipamentos e operadores; 
� Redução do tratamento dos materiais; 
� Variar as tarefas em cada posto de trabalho; 
� Supervisão especializada. 
� Limitações 
� Aumentar o tratamento do material; 
� O controle da produção é mais difícil; 
� Aumentar work-in-process; 
� Produções em linha mais longas; 
� Requer maior competência nas tarefas exigidas. 
 
1.3. LAYOUT LINEAR 
No layout linear (ou em inglês product layout) os equipamentos são dispostos de acordo com uma determinada 
sequência de operações, ficando fixos, enquanto os materiais se movem pelos vários equipamentos. 
 
Usa-se Layout linear quando: 
• Tiver grandes quantidades de peças; 
• O produto for mais ou menos padronizado; 
• A demanda for estável; 
• Puder ser mantida a continuidade do fluxo de material – operações balanceadas. 
 
� Vantagens 
� O manuseamento do material é reduzido; 
� Os operadores não necessitam de muitos conhecimentos profissionais; 
� Controlo simples da produção. 
� Limitações 
� Se uma máquina parar toda a linha de produção para; 
� O posto de trabalho mais lento marca o ritmo da linha de produção; 
� Requer um supervisor; 
� É necessário investir em equipamento de alta qualidade 
 
1.4. LAYOUT EM GRUPO 
O layout em grupo (ou em inglês cellular layout) caracteriza-se por agrupar todas as operações nas mesmas células de 
máquinas. Neste procedimentos, os produtos são feitos em pequenas quantidades. 
� Vantagens 
� Agrupamento de produtos proporciona uma maior utilização das máquinas; 
� Fluxos de linhas suaves e mínimas distâncias percorridas; 
� Melhor ambiente de trabalho; 
� Limitações 
� Requer um supervisor; 
� Os operadores necessitam de maior habilidade nas operações; 
� Dependência critica no fluxo de controlo na produção através de células individuais; 
� Diminui a possibilidade de utilizar equipamento para fins especiais. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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FATORES QUE INFLUENCIAM O LAYOUT 
Existe uma série de fatores que podem influenciar negativamente o layout: 
� Material O projeto, as variedades, as quantidades, as operações necessárias. 
� Equipamentos O equipamento produtivo e as ferramentas de trabalho. 
� Homem A supervisão, o apoio e o trabalho direto. 
� Movimento O transporte entre os vários departamentos, as operações de 
 armazenagens e inspeções. 
� Espera Os stocks temporários e permanentes, bem como os atrasos. 
� Serviço A manutenção, a inspeção, a programação e expedição. 
� Construção As características externas e internas do edifício e a distribuição do 
 equipamento. 
� Mudança A versatilidade, flexibilidade e expansibilidade. 
 
PADRÕES DE FLUXO 
O movimento e fluxo de materiais, a distribuição física e logística estão relacionados com o planejamento das 
instalações. Os padrões de fluxo são vistos do ponto de vista do fluxo nas estações de trabalho, nos departamentos e 
entre os departamentos. 
� Nas estações de trabalho 
Nas estações de trabalho o fluxo de trabalho deve ser simultâneo, em que o movimento das mãos, pés e 
braços começam e acabam ao mesmo tempo, simétrico em que a coordenação dos movimentos está no 
centro do corpo, natural em que o movimento deve ser contínuo, rítmico e habitual. Assim sendo, é 
importante ter em consideração as características ergonômicas da estação de trabalho, contribuindo assim 
para uma redução da fadiga do operador. 
� Nos departamentos 
Dentro dos departamentos o fluxo de trabalho segue o fluxo do produto, em que cada operador trabalha na 
sua estação de trabalho. Os fluxos típicos dentro do departamento de produtos são: end-to-end, back-to-
back, front-to-front, circular e odd-angle. No departamento de processo os fluxos típicos 
são: paralelo, perpendicular e diagonal. 
� Entre departamentosO fluxo entre departamentos combina os seguintes fluxos padrão: linha reta, linha em U, linha em S e linha 
em W. Esta linha começa no ponto de entrada, na recepção do departamento, e acaba no ponto de saída, na 
expedição do departamento. 
 
 
LAYOUT FUNCIONAL, O MAIS UTILIZADO PELAS PEQUENAS EMPRESAS 
 
O layout funcional ou por processo é assim chamado porque as necessidades e conveniências dos recursos 
transformados que constituem o processo na operação denominam a decisão sobre o arranjo físico. 
No arranjo por processo, processos similares são localizados juntos um do outro. A razão pode ser que seja 
conveniente para a operação mantê-los juntos, ou que dessa forma a utilização dos recursos transformadores seja 
beneficiada. Isso significa que, quando produtos, informações e clientes fluírem através da operação, eles percorrerão 
um roteiro de processo a processo, de acordo com suas necessidades. 
Diferentes produtos ou clientes terão diferentes necessidades, e, portanto, percorrerão diferentes roteiros através da 
operação. Por esta razão o padrão de fluxo na operação será bastante complexo, como veremos nos exemplos a 
seguir: 
• Hospital – alguns processos (aparelhos de raios-X e laboratórios) são necessários a um grande número de 
diferentes tipos de pacientes; alguns processos (alas gerais) podem atingir altos níveis de utilização de recursos 
(leitos e equipes de atendimento). 
 
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• Supermercado – alguns processos com a área que dispõe de vegetais enlatados, oferecem maior facilidade na 
reposição dos produtos se mantidos agrupados. Alguns setores, como o de comida congelada, necessitam de 
tecnologia similar a de gabinetes refrigerados. 
 Outras, como as áreas que dispõem de vegetais frescos, podem ser mantidos juntos, pois desta forma podem 
ser feitos mais atraentes aos olhos dos clientes. 
 No arranjo físico por processo, característico de muitas indústrias e provavelmente da maioria das atividades 
de prestação de serviços, os centros de trabalho são agrupados de acordo com a função que desempenham. 
 Os materiais movem-se de um centro a outro de acordo com a necessidade. Hospitais, escolas, armazéns, 
bancos e muitas outras atividades são organizados por processo; na indústria, esse tipo de arranjo físico indica que 
máquinas de uma mesma função são agrupadas em departamentos funcionais e o produto caminha até a máquina 
adequada à próxima operação. 
 O mesmo grupo de máquinas, serve a produtos diferenciados, aumentando a flexibilidade do sistema a 
mudanças no projeto do produto ou processo. 
As características fundamentais do arranjo físico por processo são: 
A adaptação à produção de uma linha variada de produtos ou à prestação de diversos serviços; 
Cada produto passa por centros de trabalho necessários, formando uma rede de fluxos. No caso de atividades de 
serviços a movimentação é a do próprio cliente. 
• As taxas de produção são relativamente baixas, se comparadas àquelas obtidas com o arranjo físico por 
produto, desta forma, existe entre os dois tipos de arranjo uma troca entre flexibilidade e volume de 
produção; 
• Os equipamentos são do tipo “propósito Geral”, ou seja, comercialmente disponíveis sem necessidade de 
projeto específico. 
• Esses equipamentos são mais flexíveis que aqueles projetados especialmente para os arranjos físicos por 
produto. 
• Em relação ao arranjo físico por produto, os custos são relativamente menores, mas os custos unitários de 
matéria-prima e mão de obra são relativamente maiores. 
• Fabricação de vários tipos de produto; 
• Muitas inspeções requeridas durante a sequência de operações; 
• Alta proporção de equipamentos que requeiram instalações especiais; 
Máquinas executam operações diversas, ajustando-se ao tipo de demanda. 
As listas de vantagens e desvantagens também são evidentes a partir das características apontadas. 
Entre as vantagens básicas podemos citar: 
• A flexibilidade do sistema em adaptar-se aos produtos variados; 
• Os equipamentos são mais baratos que no arranjo por produto conduzindo a custos fixos menores; 
• É fácil perceber que as falhas localizadas no sistema; 
• Não trazem as mesmas consequências graves que no layout por produto, dado que neste caso as operações 
gozam de certa independência; 
• Por último, o sistema permite a implantação de sistemas de incentivos individuais, pelo mesmo motivo. 
 
 
 
Quanto às desvantagens, as mais significativas são: 
 
• Os estoque de material em processo tendem a ser elevados e bloquear a eficiência do sistema; 
• A programação e o controle da produção torna-se complexa, ao se ter de trabalhar com vários produtos e 
suas exigências operacionais particulares; 
• O manuseio de materiais tende a ser ineficiente; 
• A contrapartida da flexibilidade é a obtenção de volumes relativamente modestos de produção, a custos 
unitários maiores que no caso do layout por produto. 
 
 
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OBJETIVOS DO LAYOUT FUNCIONAL 
 
• Minimizar os custos unitários de produção; 
• Otimizar a qualidade intrínseca; 
• Promover o uso efetivo das pessoas, equipamento, espaço e energia; 
• Proporcionar ao empregado, conveniência, segurança e conforto; 
• Permitir a gestão dos custos de projeto; 
• Atingir as metas e prazos finais de produção. 
 
 
Todo planejamento que tenha por finalidade uma correta distribuição do espaço de uma área de trabalho, intelectual 
ou manual, deve pretender atingir, entre outros, pelo menos 10 princípios básicos com seus seguintes objetivos: 
Aparência e conforto – o aproveitamento do espaço deve ser feito de modo que produza melhor aparência, com a 
finalidade de poder proporcionar aos funcionários, independente da posição que ocupem na estrutura, o maior bem 
estar possível. 
Economia nas operações – compreende assegurar economia de tempo, assim como o esforço despendido nas 
operações. 
 
Facilitar o fluxo de pessoas e de materiais – com o fim de proporcionar a distribuição mais racional entre móveis, 
máquinas e equipamentos de modo geral, objetivando minimizar os atropelos, assim como as distâncias mínimas 
entre os postos de trabalho. 
 
 
2. TÉCNICAS PARA REUNIÕES 
 
As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas 
vezes mal preparadas e conduzidas. 
 
O sucesso de uma reunião depende fundamentalmente da sua preparação, condução e acompanhamento dos 
respectivos resultados. 
As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas 
vezes mal preparadas e conduzidas. 
Corrigir o sistema de reuniões em uma empresa é compensador, mas não é fácil de ser feito. As reuniões, por sua 
natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros é mais difícil do que mudar o seu próprio. 
Aqui estão dicas vindas da experiência de profissionais, para que você possa tornar as suas reuniões mais produtivas. 
 
1 - Identifique o objetivo da reunião – reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer 
um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior. 
2 – Prepare adequadamente – Além de saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que 
informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reuniões, e mais, os participantes não perdem tempo 
juntando informações de que ninguém vai precisar. Outra dica: as informações úteis para todos podem ser jogadas na 
Intranet da empresa para que possam ser lidas antes da reunião. Assim, os participantes já podem chegar com 
sugestões a serem discutidas. 
3 – Mantenha a reunião sob controle – O Condutor da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser 
controladas para que o objetivo seja cumprido. 
4 – Seja decisivo – As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados. Em cada decisão tenha 
identificados: 
• O que deve ser feito? 
• Quem deve fazer? 
• Quando deve ser feito? 
 
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5 – Distribua rapidamente aata da reunião e mantenha as decisões tomadas – As atas costumam demorar de dois a 
três dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam 
reconhecidas pelos membros. Designe uma secretária para fazer as anotações em um laptop durante a reunião, desta 
forma os participantes vão poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias na hora. 
 
2.1.Como Melhorar As Suas Reuniões 
As reuniões podem ser poderosos mecanismos de ação e comunicação, é para isso que foram criadas. 
Para isso, elas precisam ter suas finalidades bem determinadas. Do contrário, não produzem os resultados esperados, 
e, ao contrário, apenas alimentam sensações do tipo “Meu Deus, lá vem mais uma daquelas reuniões que não vai 
servir pra nada” em cada um dos participantes. 
Se os participantes comparecem a uma reunião pensando ‘esta vai ser apenas outra reunião’, então é isso o que vai 
acontecer, mesmo. 
Para evitar isso, vamos dividi-las em alguns tipos: 
TIPO “Apenas para que todos fiquem sabendo: Este é o tipo de reunião em que uma pessoa ou um pequeno grupo 
delas comunica a outras pessoas o que já foi decidido e está prestes a acontecer. Este tipo de reunião deveria ser, 
sempre acompanhada de material escrito, e, em muitos casos, este deve ser distribuído um dia ou dois antes da 
reunião. Esta deve ser muito curta, acontecer preferencialmente em um auditório e não em um círculo. É a hora de 
receber instruções, e os jogadores não devem questionar as premissas que o técnico está utilizando para realizar 
aquela jogada. 
TIPO “Qual é o seu status atual”: Este é o tipo de reunião em que cada participante precisa informar a situação atual 
do que estiver fazendo. Provavelmente ocorre a intervalos regulares e cada pessoa possui um tempo restrito para 
falar, como dois minutos cronometrados. Após resumir a sua própria situação, cada participante pode enviar seu 
resumo via email para um centralizador, que então distribuirá um documento, já consolidado, para todos. 
TIPO “O que cada um de vocês acha?”: Tipo de reunião onde qualquer um pode falar. As pessoas que não se 
pronunciam regularmente são as que acatam tranquilamente o que for deliberado por aqueles que opinam com maior 
frequência, tal como em reuniões de condomínio, por exemplo — não devem ser convidadas a voltarem em 
oportunidades futuras. Fica óbvio que estas pessoas são boas em alguma outra atividade no escritório, então ao 
chamá-las para se sentar com você, você pode na verdade estar desperdiçando o tempo delas. 
TIPO “Precisamos decidir agora mesmo“: Estas são reuniões específicas que têm uma agenda definida e que devem 
terminar em uma decisão final que não precise ser revisada. 
SUGESTÕES de SETH GODIN: 
Primeiro, todas as reuniões deveriam ser feitas com as pessoas em pé. Segundo ele, pessoas que estão em pé pensam 
mais rapidamente que aquelas que estão sentadas, se distraem menos e fazem com que as reuniões não durem tanto 
tempo. Interessante!! 
Por fim, o último que chegar para a reunião contribui com R$10,00 para o fundo do café. Este item chama a atenção 
porque muitas pessoas batem no peito para discursar sobre pontualidade, mas poucas têm alinhado os discursos com 
as ações. 
Dirigindo Reuniões 
A arte de dirigir reuniões se confunde com a arte de perguntar quando convém, como convém e a quem convém. Veja 
alguns conselhos: 
Discutir é comunicar - o bom orientador não se preocupa consigo, mas com a ligação e estreitamento dos fios 
invisíveis que o ligam ao grupo. O olhar, a mímica, os gestos, as atitudes contribuem para tecer estes fios. 
Acolhimento aos participantes - por a vontade os futuros ouvintes através do ambiente e da recepção aos mesmos. 
Tomar a direção do grupo - no início da discussão fazer um breve relato de introdução. Procure começar dando uma 
excelente partida. 
 
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Arte de perguntar - a pergunta é um dos instrumentos mais valiosos à sua disposição, não só para dirigir e estimular a 
discussão, mas também para nela fazer participar constantemente todos os membros do grupo. As perguntas mudam 
de natureza, segundo as suas intenções, podem ser de informação, de investigação ou puramente formais. A forma 
como a pergunta é feita não deixa de ter importância, elas podem ser gerais (incidem sobre o grupo) ou perguntas 
diretas (Sr. X). O orientador deve saber utilizar pergunta de retorno, isto é, se responder com a própria pergunta que 
lhe é dirigida, devolvendo a pergunta ao interlocutor ou ao grupo. Veja abaixo palavras chave para fazer perguntas 
inteligentes e adequadas para elucidar e manter debates: 
classificar - definir - explicar - rever - resumir - comparar - descrever justificar - verificar - criticar - esboçar - ilustrar - 
investigar 
Não use sempre perguntas do mesmo tipo, procure evitar que alguém responda antes de ter chegado ao fim da sua 
pergunta. Nada mais irritante para um orientador do que um ouvinte convencido de ter compreendido a pergunta 
antes de ser formulada. O sentido das perguntas pode ser aberto ou fechado. Ele é aberto quando ela é feita de tal 
modo que não pode ser respondida com sim ou não. Ex. O que voce acha disto? 
Saber manter o silêncio - Após uma pergunta geral, muitas vezes temos o silêncio. Tomado de pânico, o orientador 
começa a falar. Tenha consciência da lentidão do pensamento de um grupo, Uma boa ideia é contar mentalmente 
enquanto espera. Se chegar a conclusão que por qualquer razão o grupo é incapaz de responder, exprima sua 
pergunta de outro modo. Procure a causa. 
Ouvir muito, falar pouco - reserve a sua opinião no decurso de uma discussão e deixe os outros falar. Ouvindo-os, 
você sempre terá uma posição extraordinariamente forte. Se você falar antes do tempo perderá a vantagem. 
Aprenda a conhecer os outros - tome consciência de que o grupo trabalha incessantemente em 2 planos diferentes, 
um de ordem intelectual e outro de ordem afetiva. Quando a emoção suplanta a lógica os choques são inevitáveis. 
Conheça os tipos de participantes da reunião. 
Anotar - registre todos os pontos de acordo do grupo à medida com que eles vão acontecendo, resumindo as ideias, 
os acordos e as responsabilidades de cada um. 
TIPOS DE PARTICIPANTES 
Nas reuniões o orientador deve ter consciência de que os participantes podem agir de maneiras bem diferenciadas, e 
estes podem fazer partes de um ou mais dos tipos abaixo: 
O eterno perguntador - procura atrapalhar o lider; tenta fazer fazer com que você apoie seu ponto de vista. 
Devolva suas perguntas ao grupo, não tome partido. 
O belicoso - gosta de ferir os outros com ou sem razões legítimas. 
não retruque e não perca a calma, você pode se defender com a desculpa do tempo e lhe dizer que vai considerar o 
seu problema com a máxima boa vontade, mas em particular. Impeça que ele monopolize a discussão. 
O teimoso - ignora sistematicamente tanto o ponto de vista dos outros como o seu. Nada quer aprender através dos 
outros. 
Tente unir o grupo contra ele. Diga que vai discutir sua pergunta separadamente com ele e que por enquanto ele 
aceite a posição do grupo. 
Uma variação deste caso é aquele tipo de pessoa que quando começa a falar não para mais. Estipule tempo, tente 
reconduzi-lo ao assunto e corte no momento adequado. 
O sabe-tudo - pretende impor sua opinião a todos. Pode estar bem informado ou simplesmente gosta de falar. 
Use perguntas embaraçosas. Reforce a confiança do grupo para não ser influenciado por ele. 
O positivo - sempre pronto a ajudar, seguro de si próprio. 
É de grande auxílio na discussão. Procure obter a sua contribuição utilizando-o com frequência. 
O falante - fala de tudo e sem parar, exceto do assunto em pauta. 
interrompa-o com tato, limitando o tempo e chamando-o ao assunto. Olhe para o relógio. 
O tímido - tem ideias, porém tem dificuldade em formulá-las. 
Faça-lhe perguntas fáceis e procure fazer com que ele tenha mais confiança em si mesmo. Elogie a sua contribuição 
sempreque possível. 
 
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O desdenhoso - dirige-se ao grupo de forma superior. Nunca se mistura a ele. 
Não anule a sua susceptibilidade e não o critique. Utilize a técnica sim, mas... 
 
O distraído, desinteressado - distrai também os outros, pode ser que fale do assunto em pauta, mas também de 
outro. 
Dirija-lhe uma pergunta fácil, colocando seu nome no início da frase (direta). Faça com que ele de exemplos do 
trabalho em que está interessado. 
2.2.Dicas Para Reuniões Produtivas 
Para obter reuniões produtivas o orientador (coordenador) deve planejar e estabelecer os objetivos, tais como: 
Periodicidade - estabeleça a frequência das reuniões (periódicas, emergências,..). 
Tipo da reunião - o tipo da reunião é definido em função do seu objetivo: 
Informação - reunião com o objetivo de dar e colher informações, organizar, gerar e disseminar conhecimentos. 
Tomada de decisão - reunião com o objetivo de estabelecer fatos, determinar problemas (analise de causas e efeitos), 
listar possíveis soluções, avaliar alternativas (prós e contras) e estabelecer os cursos de ação. 
Avaliação - reunião com o objetivo de analisar situação, arrolar recursos, estabelecer prioridades (prazos, custos e 
prioridades), estabelecer os métodos de atuação e distribuir as responsabilidades. 
Fases da reunião - verificar em cada fase os itens que devem ser estabelecidos. 
Preparação - estabelecer os objetivos da reunião, selecionando os participantes, planejar e divulgar a agenda e 
finalmente preparar os tópicos que serão abordados na reunião. 
Condução - quebrar o gelo ao início da reunião, estabelecer os papéis dos participantes, tratar dos assuntos dentro do 
tempo estabelecido sempre caminhando para o fechamento do mesmo (decisão). 
Ação final - dar feedback para os participantes da reunião. 
Papeis na reunião - você como coordenador deve estabelecer os papéis na reunião: 
Facilitador - participante que irá coordenar o tempo de cada assunto não deixando que haja divagação e nem fuga do 
assunto principal. 
Relator - participante que irá registrar a reunião, os tópicos discutidos, as decisões, as responsabilidades e as ações a 
serem tomadas. 
Problemas à evitar - lembre sempre dos tipos de participantes de reunião. 
• Regras básicas - Sempre que possível siga as seguintes regras: 
• Inicie e termine a reunião na hora agendada. 
• Não aceite interrupções. 
• Crie um clima de descontração. 
• Conteúdo da reunião é importante e a forma como é apresentada também. 
• Priorize os assuntos. 
• Estabeleça tempos parciais para cada assunto. 
• Exercite o ato de ouvir. 
• Limite a reunião ao máximo em 2 horas. 
• Os maiores problemas são os comportamentais. 
• Evite posturas dogmáticas. 
 
 
 
 
 
 
 
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2.3.COMO PLANEJAR REUNIÕES 
 
Uma reunião é apenas um instrumento. Obviamente, os membros do grupo podem trabalhar muito bem sozinhos. É 
bom para certos tipos de coisas, ruim para outros. 
Reuniões são boas para gerar ideias, compartilhar informações e tomar decisões coletivas. Reuniões não são boas 
para organizar informações, fazer análises detalhadas e pesquisas, representar ideias em palavras ou gráficos 
coerentes e centenas de outras tarefas que podem ser feitas mais facilmente pôr pessoas isoladas. 
Quando realizar uma reunião 
Especificamente, se você é um gerente ou presidente, convocar uma reunião pode ser uma boa ideia quando: 
• Você quer uma informação ou um parecer do seu grupo; 
• Você deseja envolver o seu grupo na solução de um problema ou na tomada de uma decisão; 
• Há uma questão que precisa ser esclarecida 
• Você está com problemas e quer compartilhá-los com o grupo como um todo; 
• O próprio grupo quer uma reunião; 
• Há um problema que envolve pessoas de diferentes grupos; 
• Há um problema e não está claro do que se trata, ou não se sabe quem ficou com a responsabilidade de lidar com 
ele. 
 
 
Quando não realizar uma reunião 
 
Uma reunião não é uma boa ideia quando: 
 
• Você tem de lidar com questões pessoais, contendas, 
• Há preparação inadequada ou fraca e poucos dados; 
• Seria melhor comunicar pôr telefone, fax, memorando ou uma conversa a dois; 
• O objeto de discussão é tão confidencial e secreto que não pode ser divulgado entre os membros do grupo; 
• Você já formou uma opinião e já tomou uma decisão; 
• O assunto é trivial; 
 
Há muita agressividade e hostilidade no grupo e as pessoas precisam de tempo para se acalmarem e começarem a 
trabalhar cooperativamente. 
Você precisa chegar a ver reuniões como encontros importantes, no trabalho do seu grupo ou organização. Depois 
também a maioria das reuniões são um meio para o fim. Você não pode dizer que uma reunião foi bem sucedida 
enquanto não tiver visto o que aconteceu (ou não aconteceu) depois. O que foi decidido, foi levado a termo? As 
pessoas fizeram o que haviam dito que iriam fazer? Se não acontece nada como resultado das reuniões, ninguém iria 
levá-las a sério e elas serão uma perda de tempo precioso. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2.4. Fases da reunião 
ANTES (PRÉ-REUNIÃO) 
Planejamento 
� Definição dos Objetivos em termos de resultados; 
� Definição do tipo de reunião; 
� Quem irá participar e pôr que; 
� Definição dos papéis; 
� Elaboração da agenda; 
� Definição do local; 
� Definição dos equipamentos e materiais; 
� Convocar os participantes com antecedência; 
� Solicitar dos participantes, leitura e elaboração de materiais, quando necessário. 
 
DURANTE 
� Check List antes do início da reunião; 
� Materiais, equipamentos, arrumação do local, Tc; 
� Coordenar processo de recepção; 
� Receber pessoalmente os participantes/convidados; 
� Abertura: 
� Começar no horário combinado; Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos; Anunciar as regras e 
pauta da reunião; Leitura da ata da reunião anterior, se houver; 
� Desenvolvimento: 
� Gerenciamento da Reunião; 
� Administrar o tempo com a ajuda do secretário; 
� Manter a discussão dentro do objetivo; 
� Assegurar que todos contribuam; 
� Manter todos envolvidos; 
� Utilizar liderança compartilhada; 
� Administrar conflitos com habilidade; 
� Tomar decisões competentes e com aceitação; 
� Valorizar a contribuição de cada um e do grupo; 
� Direcionar todos os esforços para atingir o resultado; 
� Encerramento; 
� Estabelecer com a ajuda do secretário a agenda preliminar; 
� Estabelecer data da próxima reunião, se necessário; 
� Avaliar a reunião; 
� Agradecer a participação de todos; 
 
DEPOIS 
� Preparar a ata para os membros dos grupos e enviar materiais para os participantes; 
� Acompanhar as decisões tomadas; 
� Começar o planejamento da próxima reunião; 
� Divulgar as decisões na Reunião para outras pessoas tomarem consciência; 
 
Avaliação da Reunião 
� Avaliação da Reunião: Avalie como o grupo realizou essa reunião de trabalho; 
� Quanto ao desempenho dos papéis; 
� Peça e dê feedback sobre os papéis; 
� Verbalize: como me senti no papel; 
� Quanto ao Clima da Reunião; 
� Identifique os fatores positivos e negativos que ocorreram; 
� Como foram tratados e/ou neutralizados esses fatos pelo coordenador e/ou pôr qualquer outro membro do 
grupo; 
� Quanto ao Resultado do Grupo: 
� Atribua uma nota ao resultado obtido no final do trabalho da reunião (0 a 10 pontos); 
� Justifique e explique a sua nota; 
 
13 
 
 
2.5. Checklist 
 
Etapas: 
• Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); 
• Condução (que é a própria reunião) 
• Acompanhamento (que é a pós-reunião). 
 
Pode-se customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e 
evitar os principais problemas das reuniões. 
 
Convocação 
 
( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada 
( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem 
discutidos na reunião 
( ) Estou convocando apenas as pessoasessenciais para a reunião 
( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos. 
( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos. 
( ) Reservei o horário da sala de reuniões 
( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc) 
( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar 
atrasos. 
( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião 
 
Condução 
 
( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião 
( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a 
reunião no horário. 
( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo 
conduzida seguindo esta pauta. 
( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após reunião. 
( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião. 
( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião. 
( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo. 
( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da 
reunião e o que pode ser melhorado nas próximas. 
 
Acompanhamento 
 
( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões. 
( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail. 
( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 
 
2.6. Tipos de reuniões 
 
ITENS PLANEJAMENTO DELIBERATIVA INFORMATIVA 
CONCEITO 
Para solucionar problemas 
orientados para o futuro 
Tomada de decisão Para 
compartilhar 
dados e 
informações 
Solução de 
problemas 
DURAÇÃO Mais de 4 horas Até 4 horas Até 1 hora 
NÚMERO DE PESSOAS 2 a 7 pessoas 2 a 7 pessoas 30 a 50 pessoas 
DISPOSIÇÃO DO LOCAL 
Cadeiras e semicírculo e 
uma mesa 
1 mesa com cadeiras Auditório 
RECURSOS 
Retroprojetor Retroprojetor Retroprojetor 
Flip-chart Flip-Chart Data show 
Micro computador Microcomputador 
Telão 
Quadro magnético Quadro magnético 
PRAZOS PARA CONVOCAÇÃO 2 SEMANAS NO MINIMO 5 DIAS 
NO MÍNIMO 
MEIO DIA 
CONVOCAÇÃO Pôr escrito e nominal Pôr escrito e nominal 
Pôr telefone 
Circular 
Quadro de aviso 
Fax 
CONTEÚDO DA CONVOCAÇÃO 
Agenda da reunião Agenda da reunião 
Agenda da 
reunião 
O que os participantes 
devem levar à reunião 
O que os 
participantes devem 
levar à reunião 
Objetivos da 
reunião 
Quem serão os 
participantes 
Quem serão os 
participantes 
Data 
Local 
Horário 
AVALIAÇÃO Oral Oral 
Escrita 
Escrita sem 
identificação 
Impresso já 
definido 
 
 
 
 
 
15 
 
Modelo de Avaliação Pessoal de participação na Reunião 
 
3. Conceito de Arquivo 
Etimologicamente, e admitindo a formação que lhe atribuem alguns 
especialistas, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que 
seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter 
cuidado, e deu origem em latim “archivum”. Arquivo, significaria, 
portanto, a arrumação de coisas antigas. 
Pensa-se que os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na 
antiga civilização grega. Nos séculos V e IV A.C. os atenienses guardavam 
no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da 
assembleia popular e outros documentos oficias. Entre eles encontrava-
se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de Ésquilo, Sófocles e Eurípedes, etc. Esses 
documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não 
em arquivos, mas em instituições específicas (museus). 
Atualmente, o termo ARQUIVO pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientações: 
Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos 
por um organismo público ou privado, em função da sua atividade e conservado para efeitos administrativos; 
Como local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados; 
Como unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e 
emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve. 
As funções do arquivo são de natureza meramente auxiliar ou instrumental. Isto equivale a dizer que constitui uma 
atividade interna que tem por objetivo manter a organização ou a instituição em perfeitas condições de 
funcionamento. 
São as seguintes as suas principais funções: 
• Ordenação da documentação: mediante a recolha, registro e classificação dos documentos; 
• Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à medida que a 
documentação se vai desatualizando; 
• Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, 
etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes 
(sob a ação da humildade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar e propagação de pragas). 
• Como o suporte das atividades administrativas tem sempre um caráter documental, é evidente que, na prática, a 
organização e funcionamento do arquivo se reveste de capital importância, especialmente para aqueles serviços 
cujo trabalho normal requer o exame e consulta de antecedentes. A correta compreensão da importância do 
Arquivo parte, portanto, da superação da ideia de simples depósito ou coleção de documentos, passando a ser 
visto como um serviço altamente especializado, atualizado e dinâmico, inserido num sistema de informação, 
servindo-o e complementando-o. 
ITENS POUCO MAIS OU 
MENOS 
MUITO 
Qual o nível de sua participação com opiniões e informações para o grupo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
Você está satisfeito com a quantidade de sua participação? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
Até que ponto você se sente responsável pela decisão do grupo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
 Você se sente comprometido com as decisões do grupo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
Você se sente frustrado durante a realização da Reunião? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
Você sente qualidade na decisão que o grupo tomou? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
 
16 
 
 
3.1. Importância dos arquivos 
 
A memória humana é limitada e devemos sempre que possível aliviar sua carga, transferindo uma parte do 
que necessitamos ao arquivo, que é a memória mecânica da instituição. 
A importância do arquivo pode ser sentida quando se possuímos determinado documento, mas não 
conseguimos localizá-lo entre milhares de outros papéis. Na frustração de quem possui algo que necessita e 
não pode utilizar reflete-se a importância do arquivo. 
O arquivo dá a possibilidade de manter o conjunto de documentos devidamente ordenados e classificados 
de acordo com a necessidade da instituição; permite encontrar o documento na hora necessária, retirando 
dele as informações precisas; constitui todo um passado da instituição. 
 
 
 
 
 
 
3.2. DOCUMENTO, INFORMAÇÃO, COMUNICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO. 
DOCUMENTO: 
É algo corpóreo, em que já foi fixada ou gravada uma noção ou mensagem. 
Documento, em sentido amplo, é todo e qualquer suporte da informação. 
Assim, além do documento convencional, podemos admitir que um bem cultural como um monumento, 
um sítio paisagístico possa ser, também, um documento. 
Documento em sentido mais restrito é: livro, revista, relatório, fita magnética, disco, microfilme, cartão 
perfurado, portanto, todo material escrito, cartográfico, fotocinematográfico ou sonoro. 
 
INFORMAÇÃO: 
É a noção, ideia ou mensagem contida num documento, a informação é sempre incorpórea, por isso 
precisa sempre de um suporte.COMUNICAÇÃO: 
 
É o ato ou efeito de transmitir a informação num documento ou num conjunto de documentos. 
 
17 
 
 
DOCUMENTAÇÃO: 
 
É o conjunto ou cada um dos processos de elaboração e produção, coleção e classificação, difusão e 
utilização da informação contida em documentos de qualquer natureza. 
 
3.3. ARQUIVO 
 
 
3.3.1. FUNÇÕES DO ARQUIVO 
 
Entre as principais podemos ressaltar: 
 
a) Restaurar rapidamente o passado; 
b) Fornecer elementos para controle; 
c) Transmitir experiência; 
d) Disciplinar as ações; 
e) Conferir segurança aos documentos e a instituição 
 
O arquivo organiza qualquer trabalho intelectual e não apenas em tempo lucra o organizador. 
Há outra vantagem ainda maior, que é a de ordenar os pensamentos, processos mentais e, 
consequentemente, a própria existência. 
 
 
 
 
 
 
“Arquivo é um conjunto de documentos; organicamente 
acumulados; produzidos ou recebidos por pessoa físi ca 
e instituições públicas ou privadas, em decorrência do 
exercício de atividade específica, qualquer que sej a o 
suporte da informação ou a natureza do documento.” 
 
18 
 
 3.3.2. TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO 
 
A informação é sempre o instrumento principal de uma organização pública ou privada. Pouco se faz 
dentro de uma repartição pública que não se torne objeto de um documento e, por conseguinte, uma 
informação. 
 
A falta de conscientização do valor da informação leva a verdadeiros atos de vandalismo com os 
documentos, abandonando-os, na maioria das vezes, em locais sem condições apropriadas. 
 
Começar a dar uma roupagem nova aos sistemas documentais resultará em uma enorme economia e 
racionalização de atividades: integrar sistemas mais flexíveis e funcionais; menos burocracia; mais 
credibilidade nas pessoas, em alguns casos, a comunicação escrita cedendo lugar ao contato pessoal; rígida 
disciplina na tiragem de cópias; análise dos documentos não representativos e sua eliminação; controle na 
movimentação da documentação e normalização da informação. esses são alguns dos procedimentos mais 
simples e indicados para a mudança proposta, bem como buscar a microfilmagem como produto final da 
organização documental, isto é, não ver no processo da microfilmagem apenas um redutor de espaço, mas 
um auxiliar valioso na sistemática arquivística. 
 
Alguns fatores que evidenciam a desorganização dos documentos e dos sistemas de arquivamento: 
 
• Falta de disciplina na geração se documentos; 
• Falta de questionamento das origens documentais para análise de seu real valor. 
• Falta de autoridade e desconfiança dos que submetem os documentos a constantes reproduções 
 
 
3.4..ORGANIZAÇÃO E TÉCNICA DE ARQUIVAMENTO 
 
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, 
precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso: 
 
SEGURANÇA: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, 
incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. 
dependendo da natureza do arquivo é importante cuidar do sigilo, impedindo ou 
dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. 
 
PRECISÃO: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a 
localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido retirado. 
 
SIMPLICIDADA: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erro são 
reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e variedade de documentos não exigem 
necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento. 
 
FLEXIBILIDADE: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou o crescimento da empresa ou órgão 
público, ajustando-se ao aumento do volume e a complexidade dos documentos a serem arquivados. 
 
ACESSO: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionalmente pronta localização 
dos documentos. 
‘ 
 
19 
 
 
3.5.OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO 
 
Antes do arquivamento propriamente dito é importantíssimo 
verificar as etapas a seguir: 
 
INSPEÇÃO: Consiste na verificação de cada documento quanto ao 
seu destino, pois este pode chegar à seção por diversos motivos: 
 
• Para solicitar uma informação; 
• Apenas para protocolar, 
• Para ser anexado. 
 
ESTUDO: É a leitura do documento a fim de verificar sob que notação deverá ser feito o arquivamento, bem 
como a necessidade de referencias cruzadas. 
 
CLASSIFICAÇÃO: Interpretação do documento, com base no conhecimento do usuário sobre o assunto. 
 
CODIFICAÇÃO: Colocação de códigos. 
 
ORDENAÇÃO: É a separação e agrupamento de um conjunto de documentos de acordo com a codificação 
dada. 
 
3.6. AVALIAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO 
 
Redução ao essencial da documentação; 
Aumento do índice de recuperação da informação; 
Garantia de condições de preservação da documentação de valor permanente; 
Facilidade de emprego de diversos suportes de registro; 
Conquista de espaço; 
Orientação no processo de produção documental; 
Melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
20 
 
 
3.7. REGRAS DE ARQUIVAMENTO 
 
3.7.1 Alfabetização 
 
• Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome 
e depois o prenome. 
 
Exemplo: Camila Peixoto 
Arquiva-se: Peixoto, Camila 
 
 
• Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética 
do prenome. 
 
Exemplos: Paulo Junqueira 
 Hélio Junqueira 
Arquiva-se: Junqueira, Hélio 
 Junqueira, Paulo 
 
 
• Sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivo ou ligados pôr hífen não se separam. 
 
Exemplo: Camilo Castelo Branco 
Arquiva-se: Castelo Branco, Camilo 
 
 
• Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou São não se separam na classificação. 
 
Exemplo: Waldemar Santa Rita 
Arquiva-se: Santa Rita, Waldemar 
 
• As iniciais abreviativas de prenome tem precedência na classificação de sobrenomes iguais 
 
Exemplos: L. Monteiro 
 Leo Monteiro 
Arquiva-se: Monteiro, L 
 Monteiro, Leo 
 
 
• Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como: Filho, Sobrinho, Neto, Júnior, são 
considerados parte integrantes do nome, mas não são considerados na ordenação alfabética. 
 
Exemplo: Antônio Almeida Filho 
Arquiva-se: Almeida Filho, Antônio 
 ou: Almeida, Antônio (Filho) 
 
 
• Os títulos não são na alfabetação, são colocados após o nome completo, entre parênteses. 
 
Exemplo: Dr. Alfredo Mandini 
Arquiva-se: Mandini, Alfredo ( Dr. ) 
 
21 
 
 
 
• Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. 
 
Exemplo: Ronald Regan 
Arquiva-se: Regan, Ronald 
 
• Os nomes orientais- japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam. 
 
Exemplo: Li Yutang 
Arquiva-se: Li Yutang 
 
• As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas, o mais comum é considera-las 
como parte integrante, quando escritas com letra maiúscula. 
 
Exemplos: Pepino di Capri 
 Charles Du Pont 
Arquiva-se: Capri, Pepino di 
 Du Pont, Charles 
 
 
• Os nomes de empresas, instituições, devem ser transcritos como se apresentam. 
 
Exemplo: Fundação Getulio Vargas 
Arquiva-se: Fundação Getulio Vargas 
 
 
• Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias etc. Os números arábicos ou 
romanos, devem aparecer no fim entre parênteses. 
 
Exemplo: II Congresso de Geografia 
Arquiva-se: Congresso de Geografia (II) 
 
3.7.2 Método numérico 
 
Esse método é o que proporciona maior facilidade de organização e 
rapidez para arquivar. 
 
 A consulta depende de um índice numérico, mas a localização é 
imediata. 
 
No método numérico o documento recebe um número, uma pasta e sua 
localização no arquivo 
 
VANTAGENS: 
 
• Menor possibilidade de arquivamento errôneo; 
• Possui fichário que permite a centralização da informação; 
• Maior sigilo; 
• Expansão ilimitada. 
 
 
 
22DESVANTAGENS: 
 
• Requer consulta indireta; 
• Maior custo com uso de acessório. 
 
 
 
 
 
 
3.7.3 Método alfanumérico 
 
É o método que procura reunir as vantagens dos dois métodos anteriores. 
A divisão alfabética é subdividida numericamente. 
 
 
 
 001 
 002 
 
 001
 002
Am até
Az
Ad ate
Al
Ítens iniciados
com a letra
A
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
002-2 
001-1 
001-2 
002-1 
Empresa X 
documento 2 
Empresa Y 
documento 2 
Empresa X 
documento 1 
Empresa Y 
documento 1 
 
23 
 
 
3.7.4 Método geográfico 
 
É utilizado para organizar documentos de acordo com a divisão geográfica. 
 
 
3.7.5 Método Variedex 
 
É uma variante do método alfabético comum, no qual foi acrescentado o artifício da cor, seguindo uma 
sistemática, que consiste na divisão do alfabeto em grupos caracterizados pelas cores do arco-iris, na 
seguinte ordem: 
 
 
CORES LETRAS 
LARANJA a, b, c, d 
AMARELO e, f, g, h 
VERDE i, j, l, m, n 
AZUL o, p, q 
VIOLETA r, s, t, u, v, w, x, y, z 
 
 
3.7.6 Método por assunto 
 
É um dos mais difíceis. consiste em agrupar as pastas por assunto. cada assunto deve ser muito bem 
escolhido , a fim de não se perder o documento. 
 
3.7.7 Método decimal 
 
Muito usado nas áreas de ação de bibliotecas e/ou centros de informações. Consiste nas dez classes de 
conhecimentos humanos, as quais, por sua vez, subdividem-se em outras dez, e assim por diante. método 
elaborado por Melvin Dewey 
 
3.7.8 Método mnemônico 
 
É arte de utilizar a memória a fim de recuperar a informação e/ou documento. É o 
mais usado em volumes pequenos de documento. 
 
 
3.8. LOCALIZAÇÃO FÍSICA E ARMAZENAGEM DE DOCUMENTOS 
 
Os documentos devem estar armazenado em invólucros adequados para sua conservação e localizados o 
mais próximo possível de quem os utiliza. 
Sua armazenagem esta diretamente ligada ao tipo de espaço físico e ao mobiliário disponível. 
 
No espaço onde os arquivos ficarão localizados deve-se evitar: 
a) umidade; 
 
24 
 
b) variações de temperatura muito bruscas; 
c) incidência direta de luz solar; 
d) excesso de poeira, insetos e gases poluentes; 
 
 
Além disso, devem ser mantidos cuidados com relação a incêndios, equipamentos, instalações elétricas, 
furtos, etc. 
3.9. ADMINISTRAÇÃO DOS ARQUIVOS 
 
3.9.1.Seleção e descarte 
 
Um dos grandes problemas do arquivo é a segurança de documentos importantíssimos para a instituição. 
Certos documentos não podem ser perdidos, destruídos ou danificados 
O arquivo deve proporcionar confiabilidade quanto à preservação dos documentos, seja a curto, a médio 
ou a longo prazo. 
Os limites de espaço físico, no entanto, forçam uma revisão constante dos arquivos. 
 
O que manter e o que não manter? Essa decisão é muito particular, depende essencialmente da rotina e 
necessidade de cada Instituição. 
A regra básica é a seguinte: todo o documento que determina uma obrigação permanente, direito 
permanente, de valor permanente ou exigência legal deve ser conservado para sempre. 
 
 
A obrigação ou o direito relacionados com o documento é que devem estabelecer o prazo para sua 
conservação. 
A validade legal é a exigência básica 
 
Dá-se o nome de transformação à operação que separa documentos que perderam a sua atualidade, mas 
não o seu valor e que devem ser transferidos do arquivo corrente para o arquivo geral. 
A transformação é feita periodicamente a cada semestre ou a cada ano dependendo do volume dos 
documentos ou da dinâmica do negócio, podendo também ser chamada descarte. 
O descarte envolve também a eliminação ou destruição de documentos que já não tenham mais valor para 
a instituição 
 
3.9.2. Recuperação de Documentos 
 
Ao ser arquivado, um documento deve ser facilmente recuperado. 
A escolha do método e do sistema de arquivamento devem ser 
baseadas nisso. 
Quanto maior for a possibilidade de aumento do volume de 
documentos, mais difícil será o uso do método alfabético, e maiores 
serão as vantagens no uso do sistema indireto, ou seja, de um índice, 
para a recuperação. 
 
 
3.9.3. Manutenção do Sistema 
 
25 
 
 
TREINAMENTO: É a capacitação da equipe interna no uso do arquivo físico (incluindo seleção e descarte), 
no sistema de acesso automatizado (incluindo pesquisa e localização da informação) e no sistema de 
alimentação e controle das informações (incluindo digitação e registro dos dados do sistema). 
 
FICHA DE ORIENTAÇÃO: Ficha com resumo dos procedimentos sobre a seleção, o descarte, e a indexação 
dos documentos inserida dentro da pasta (em separadores) para consulta imediata. 
 
EMPRÉSTIMOS: Definição da rotina de inclusão de um separador no local de onde foi retirado um 
documento. 
No separador, serão registrados o nome de quem emprestou o material e a data. 
Na devolução, o separador retorna ao início da pasta, com uma sinalização de que o documento foi 
devolvido (uma rubrica por exemplo). 
Havendo necessidade, pode-se criar um controle automatizado de empréstimos. 
 
REUNIÕES DE TRABALHO: Criação de um espaço nas reuniões de trabalho da equipe interna, para a 
discussão das questões relativas ao arquivo e ao fluxo de informações na instituição (no setor ou 
departamento). 
 
4. ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS FÍSICOS E DIGITAIS 
4.1. DOCUMENTO 
Instrumento fundamental em toda e qualquer organização, pois é nele que temos a base ou fonte de toda informação 
ou dado, como: livro, revista, jornal, etc. 
O termo documento pode ser definido como uma fonte de informação registrada em um suporte material que pode 
ser utilizado para consulta com fins de estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e 
até pensamentos do homem em uma determinada época ou lugar. 
Segundo Fantini (2001, p.30) documento é definido como: 
 
 
 
 
 
Com base nesse pensamento, foram constatadas diferenças entre os dados formatados (encontrados em arquivos de 
computador, bases de dados, relatórios e aplicações) e os documentos. A principal diferença é que o primeiro 
serve para as funções de registro, como armazenamento e recuperação de informações sobre o estado de um 
processo, enquanto que o segundo serve para armazenar informações de caráter gerencial e estrutura das atividades 
realizadas pela organização. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Um conjunto de informações (em meio eletrônico ou não) que 
agrega dados estruturados, semi-estruturados e não-estruturados 
e que representam o conhecimento produzido ao longo de um 
processo da organização. 
 
26 
 
Armazenamento dos documentos 
As formas de armazenamento de dados em documentos dependem unicamente do tipo ou característica do 
documento. 
 
Em relação ao tipo, encontramos diversas formas como: 
 
Facsimiles, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vídeo e áudio, microfilmes, 
formulários HTML, relatórios, informação de EDI (Electronic Data Interchange) e outros. 
 Estes documentos são considerados como a base para a comunicação entre as 17 pessoas e os processos de negócios. 
Desta forma, muitas pessoas criam, modificam ou visualizam esses documentos diariamente em uma organização, 
embora não sejam usados exclusivamente por indivíduos. 
 
Através de seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados quanto ao 
gênero, a espécie e a natureza do assunto. 
 
Quanto ao gênero, os documentos podem ser definidos por seu aspecto de representação em diferentes suportes: 
 
•Documentos Textuais: São documentos manuscritos, datilografados, digitados ou impressos; 
•Documentos Cartográficos: São documentos em formatos e dimensões variadas, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 
EX: mapas, plantas e perfis; 
•Documentos Iconográficos: São documentos em suporte sintéticos contendo imagens estáticas. 
EX: fotografias (contempla os negativos fotográficos), desenhos e gravuras.• Documentos Filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), 
conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. 
EX: filmes e fitas vídeomagnéticas. 
 
• Documentos Sonoros: São documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. 
EX: discos e fitas áudiomagnéticas. 
• Documentos Micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da Microreprodução de imagens, 
mediante utilização de técnicas especificas. EX: rolo, microficha, cartão janela. 
• Documentos Informáticos: São documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. EX: disco flexível 
(disquete), disco rígido (winchester) e disco óptico. 
 
Dentre as formas de representação de documentos citadas nesta subseção, destacamos os documentos informáticos, 
que têm como característica fundamental a digitalização, pois são trabalhados digitalmente para que 
possam ter seu ciclo de vida maior do que os documentos tratados de forma comum. 
 
 
A preservação das informações em documentos digitalizados pode durar por até 200 anos. O que determinará o 
tempo de conservação das informações são o tipo de mídia de armazenamento e as condições ambientais. A seguir 
um quadro demonstrativo das mídias de armazenamento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
27 
 
 
Nome da Mídia Temp. °C Umid.Rel.% Durabil.- Anos 
CD-ROM 
40 80 2 
30 60 10 
20 40 50 
10 25 200 
WORM 
40 80 5 
30 60 20 
20 40 100 
10 25 200 
CD-R 
40 80 2 
30 60 5 
20 40 30 
10 25 100 
MAGNETO-ÓPTICO 
40 80 2 
30 60 5 
20 40 30 
10 25 100 
Microfilmagem com 
Qualidade 
Arquivística (Prata) 
40 80 20 
30 60 50 
20 40 200 
10 25 500 
 Quadro : Mídias x Condições Ambientais x Durabilidade. 
 Fonte: Adaptado de Avedon (1999). 
 
Quanto à espécie, os documentos podem ser caracterizados pelo seu aspecto formal, ou seja, as espécies 
documentais são definidas em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, ou em razão à forma de registro de 
fatos. 
 
• Atos Normativos: São regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Ex: medida provisória, decreto, 
estatuto, regimento, regulamento, portaria, entre outros. 
• Atos Enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. EX: 
parecer, relatório, voto. 
• Atos de Assentamento: São configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou 
ocorrências. EX: apostila, ata, termo, auto de infração. 
• Atos Comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. EX: traslado, certidão, atestado, cópia 
autenticada ou idêntica. 
• Atos de Ajuste: São representados por acordos em que a administração publica (Federal, Estadual, do Distrito 
Federal ou Municipal) é parte. EX: tratado, convênio, contrato, etc. 
• Atos de Correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. EX: aviso, ofício, carta, 
memorando, mensagem, edital, intimação, entre outros. 
 
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo é dada 
aos documentos cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio publico. Consideram-se 
sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de conhecimento restrito, e, portanto, 
requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 
 
 
 
 
28 
 
Periodicidade/Prazos dos Documentos 
 
Em uma organização, existem documentos em forma de papel sendo gerados a todo instante, e eles também 
possuem uma periodicidade ou durabilidade na questão do armazenamento. 
 
Prazo Tipo de Documento 
3 Anos 
Caged – Cadastro geral de admitidos e demitidos 
Folha de votação da CIPA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5 Anos 
 
 
Atestado Médico 
Aviso de débito e crédito 
Aviso e recibo de férias 
Aviso prévio 
Balancete 
Carta de Advertência 
Cartão de Ponto 
Comunicação de dispensa 
Conhecimento de frete 
Conta de Água, Luz e telefone 
Contrato de Estágios 
Contribuição Sindical 
DAR-Documento Arrecadação Estadual 
Despesas de Viagens 
DIRF-Declaração Imposto de Renda na Fonte 
Duplicata a Pagar 
Duplicatas Recebidas 
Extratos Bancários 
ICMS-Guia de recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços 
IPI-Imposto sobre Produtos Industrializados 
IPTU-Imposto Predial Territorial Urbano 
IPVA-Imposto sobre Veículos Automotores 
IRPF-Imposto de Renda Pessoa Física 
ISSQN-Imposto sobre serviços de qualquer natureza 
ITR-Imposto Territorial Rural 
Livro Registro de Entradas 
Livro Registro de Inventário 
Livro Registro de Saídas 
Livro Registro de ICMS 
Livro Registro de IPI 
Livro Razão 
Movimento de Caixa 
Notas Fiscais de Entrada, Saída e Transferência 
Pedido de dispensa 
Recibo de depósito bancário 
Recibo de pensão alimentícia 
 
 
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10 Anos 
Atestado de afastamento e salários 
Atestado de vacina 
Auto de infração do INSS 
Autorização para desconto em folha 
DARF-Documento Arrecadação Recursos Federais 
DCTF-Declaração Contribuição Tributos Federais 
Ficha salário família 
IRPJ-Imposto de Renda Pessoa Jurídica 
Lalur-Livro de apuração lucro real 
PIS-Programa de Integração Social. Cadastramento 
PIS-Guia de Recolhimento 
PAT-Programa de Alimentação ao Trabalhador. Guia de Recolhimento 
RAIS-Relação Anual de Informações Sociais 
Recibo de pagamento 
Salário educação – guia de recolhimento 
Salário família 
Salário maternidade 
Seguro desemprego 
20 anos 
 
Adicional de periculosidade 
Atestado Admissional 
Comprovante de acidente de trabalho 
Contrato de trabalho 
Equipamento de proteção individual 
Processo trabalhista 
Rescisão contrato de trabalho 
30 anos 
Alteração cadastral de empregado 
Auto de infração do FGTS-Fundo de Garantia por Tempo de Serviço 
AM-Autorização para movimentação conta vinculada FGTS 
Declaração de opção FGTS 
Discriminação de parcelas salário contribuição INSS 
Ficha financeira individual 
Folha de pagamento 
GRPS-Guia recolhimento Previdência Social 
Guia recolhimento FGTS 
Recibo de Pró-labore 
Relação de empregados 
RPA-Recibo de pagamento a autônomo 
Permanente 
Ata reunião da Cipa 
Balanço Patrimonial 
Dissídio Coletivo 
Ficha registro de empregados 
Livro de registro de inspeção do trabalho 
Livro de registro de patrimônio 
Livro diário 
 Quadro 2: Periodicidade/Prazo dos Documentos. 
 Fonte: Adaptado de Fantini (2001). 
 
30 
 
 
 
4.2. Gerenciamento eletrônico de documentos (ged ) 
 
As informações são classificadas em três tipos: 
 
• Voz: onde as informações geradas de forma verbal. Cada vez mais informações verbais estão deixando o caráter 
informal e assumindo importância no mundo dos negócios, como, por exemplo, pedir uma pizza, aplicação no 
banco e alteração na apólice de seguros, tudo por telefone. 
• Texto: contendo informações mais formais, desde cartas a contratos, planilhas, anuais, etc. 
• Imagem: mostra informações que não podem ser representadas nas formas anteriores (mapas, fotografias, 
assinaturas, etc.). 
 
Algumas vantagens do GED: 
 
• A economia de papel, já que os documentos estarão disponíveis em mídia eletrônica digital, fazendo mínimo o uso 
do papel; 
• A economia de espaço físico, pois um arquivo metálico de 4 gavetas, com capacidade de 22.000 documentos, pode 
ser facilmente acomodado em 1GB de espaço de disco. Um equipamento com capacidade para 186GB, ou 4 
milhões de documentos, pode ser acomodado no mesmo espaço do arquivo metálico; 
• A facilidade ao efetuar alguma consulta e redução do tempo de localização em grandes acervos, pois as consultas 
são feitas a partir de algumas palavras-chave, retornando vários documentos referentes ao assunto desejado, 
evitando conteúdo sem ligação com o contexto da busca. 
• O aumento na integridade de arquivos, já que redundâncias seriam facilmente localizadas e tratadas; 
• A alteração de qualquer documento só seriapossível mediante a autorização do gerente do sistema dada ao 
usuário, que pode ser implementada de várias maneiras, como por exemplo, com o uso de senhas; 
• A disponibilidade de um documento para vários usuários simultaneamente, que com o uso da tecnologia de redes, 
poderão fazer uso de um documento no mesmo momento; 
• A fácil manutenção do acervo, pois o sistema assegura a organização do acervo em tempo integral, as revisões de 
documentos ficam muito mais fáceis e os gerentes de sistema poderão ter informações do estado de seu acervo a 
qualquer momento, sem ter realizar pesquisas demoradas ou específicas; 
• A diminuição de perdas por arquivamento errado, já que os documentos, antes de serem inseridos no acervo 
eletrônico, passam por uma classificação (indexação) que se baseia em vários aspectos do conteúdo do 
documento; 
• A correção de erros e aumento de legibilidade de documentos. Alguns documentos de papel podem já estar na 
forma de cópias fotográficas ou em deterioração. Os sistemas dispõem de software de correção de imagens, 
tornando documentos de má qualidade melhores depois de digitalizados e tratados. 
 
Desvantagens do GED 
 
A realidade dos custos na aquisição de sistemas GED, é que eles não são baratos e sua aplicação exige muitos esforços 
financeiros, espaços físicos e profissionais. 
 
Alguns problemas podem surgir na implantação de sistemas GED, quando esta etapa é realizada sem uma orientação 
de profissionais especializados e adequados ao sistema. Segundo a fonte, a ausência de infra-estrutura apropriada, a 
falta de um planejamento adequado e de uma padronização no formato de armazenamento do documento no 
sistema são as principais causas dos problemas pós-implantação. 
Portanto, é recomendada a avaliação dos aspectos citados no parágrafo anterior, para que a escolha do software seja 
a correta, fazendo com que o sistema funcione como esperado, eliminando problemas posteriores. 
 
 
 
 
31 
 
 
 
Documentos de papel X GED 
Atividade Papel GED 
Capturar um documento São armazenados em armários e 
pastas. 
Documentos são digitalizados para gerar 
imagens. 
Uso de mais de uma forma de 
armazenar documentos ou 
arquivos setoriais 
Cópias são feitas e armazenadas em 
diversos arquivos. 
Busca por índice de diferentes maneiras 
para localizar o mesmo documento. Sem 
limite físico. 
Recuperação 
Exemplo de fácil consulta: ir até a 
sala do arquivo, encontrar o docu-
mento, removê-lo, ir à copiadora, 
fazer cópia, retornar o original ao 
local de origem. 
Ir ao computador, pesquisar pelo índice 
desejado, visualizar ou imprimir. 
Tempos de recuperação Desde vários minutos até semanas Segundos 
Distribuição do documento 
(imagem) 
Malote, correio interno. Via mensagem eletrônica, própria do 
sistema ou e-mail. 
Espaço exigido para armazena-
mento (documentação por m³) 
Alguns milhares Milhões 
Potencial de perda de documentos Alta Mínima 
Impacto na infra-estrutura de 
computadores 
Nenhum Alto 
Impacto no sistema atualmente em 
uso 
Nenhum 
Potencialmente alto – pode requerer 
revisão de processos. 
Quadro 3: Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED. 
Fonte: Adaptado de Baldam, Valle e Cavalcante (2002) 
 
Aplicabilidade do GED tem-se: 
 
• Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias; 
• Apoio aos processos de fiscalização; 
• Apoio documental aos sistemas de GIS; 
• Arquivos de recortes de jornais e revistas – Clipping; 
• Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros; 
• Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações, por exemplo; 
• Automação de cartórios; 
• Bibliotecas digitais; 
• Cartões de assinatura; 
• Catálogos de peças e listas de preços; 
• Contratos de câmbio; 
• Contratos de financiamento e leasing; 
• Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto; 
• Controle de bilhetes de companhias aéreas; 
• Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas e multas em organismos do governo; 
• Conversão de acervos históricos; 
• Conversão de sistemas micrográficos; 
• Depósitos e pagamentos na retaguarda das agências bancárias; 
• Desenhos de engenharia e relatórios técnicos; 
• Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais; 
• Documentação administrativa de hospitais; 
• Documentação cadastral e societária de clientes; 
• Documentação da logística de transporte; 
 
32 
 
• Documentação de auditoria; 
• Documentação de consórcios; 
• Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, por exemplo; 
• Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto; 
• Documentação e relatórios contábeis e financeiros; 
• Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Power Point e outros; 
• Documentos e processos de tribunais; 
• Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros; 
• Documentos em geral de instituições de ensino; 
• Forms Processing - Processamento de Formulários; 
• Gerenciamento da documentação em benefícios. Fundos de Pensão, por exemplo; 
• Gerenciamento de contratos em geral; 
• Gerenciamento de correspondência, fax, e-mail e outros veículos; 
• Gerenciamento de ordens de serviço; 
• Gerenciamento de processos de concessão; 
• Processamento de cheques. Da consulta à compensação; 
• Processos de crédito imobiliário; 
• Processos de importação e exportação; 
• Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção; 
• Prontuários de pacientes em hospitais; 
• Resultados de exames laboratoriais; 
• Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Áreas de aplicação do GED 
 
Destacamos três áreas onde a tecnologia GED tem atuação forte, são elas: área da saúde, jurídica e contábil. Essas 
áreas têm uma característica em comum, o manuseio muito grande de papéis. 
 
 
 
Organização de Documentos - Níveis de Organização 
 
 
 
 
Organização de Documentos - Administrativo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
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• Barker, Alan, Reuniões que funcionam, Mem Martins, Lyon Edições, 1996 
• Dressler, Larry, Reuniões eficazes, Lisboa, Actual Editora, 2008 
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• TenantNet - Planning and Facilitating Meetings 
• http://www.tenant.net/Organize/meetings.html 
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• DIAS, Marco Aurélio P., Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. Ed – São Paulo: Atlas, 1993. 
• MARTINS, Petrônio Garcia. Administração da produção. 1. ed – São Paulo: Saraiva,1998. 
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