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CAPA 2 SUMÁRIO ABERTURA DO CAIXA E FECHAMENTO DO CAIXA ................................. 03 RECEBENDO DO FUNDO DE CAIXA .......................................................... 07 MANIPULAÇÃO DE TROCO ........................................................................ 10 CONFERÊNCIA DE NOTAS FALSAS .......................................................... 12 PROCEDIMENTO DE SANGRIA .................................................................. 15 PECULIARIDADES DO CHEQUE ................................................................ 16 PROCEDIMENTO PARA RECEBIMENTO DE CHEQUE ............................. 24 CUPOM FISCAL O QUE É ........................................................................... 26 O SAT ........................................................................................................... 30 A NFE ........................................................................................................... 31 CARTÃO DE CRÉDITO ................................................................................ 33 CARTÃO DE DÉBITO ................................................................................... 39 QUEBRA DE CAIXAS ................................................................................... 40 SISTEMA PDV .............................................................................................. 44 SEPARAR ALIMENTOS NA HORA DE EMBALAR SUPERMERCADO ...... 47 REFERÊNCIAS............................................................................................. 55 3 ABERTURA DO CAIXA E FECHAMENTO DO CAIXA O expediente de um operador de caixa tem início com a abertura dos caixas por meio do fornecimento de valores para troco. Os caixas sempre ficam zerados ao fazer o fechamento, sendo, por isso, mais fáceis de controlar suas movimentações todos os dias. Antes de começar, confira o valor que você possui em sua gaveta de dinheiro. A melhor forma de controlar todas as movimentações dos caixas desde sua abertura até seu fechamento é através de um sistema de gestão informatizado, que permite o controle total de toda a movimentação financeira. Ao fazer a abertura do caixa, dê entrada no valor inicial de reserva, também conhecido como fundo de troco ou valor de encaixe. Trata-se de uma pequena quantia contendo cédulas e moedas, que ficará a disposição do operador tanto para dar troco, quanto para o pagamento de pequenas despesas no decorrer do período. Além de registrar o valor de reserva (fundo de troco), registre todas as demais entradas e saídas que forem ocorrendo ao longo do dia. Se estiver no controle manual do caixa, anote cada operação, confira e junte os comprovantes para fazer o fechamento de caixa mais tarde. Se estiver utilizando um software de gestão, lance cada ação no sistema, confira os dados e guarde os documentos que comprovem a rotina. O sistema fará todos os cálculos automaticamente no fechamento de caixa. 4 Certamente o seu estabelecimento também adota a sangria de caixa por questões de segurança. Assim, toda vez que fizer a transferência de valores do caixa para um local mais seguro como cofre, depósito bancário ou entrega de malotes ao carro forte, anote o valor e os documentos que estiver enviando. Da mesma forma, anote ou lance no sistema todas as vezes que for preciso fazer o reforço de caixa, também conhecido suprimento de troco. Para facilitar a conferencia e o fechamento de caixa no final do expediente, vale a pena utilizar a tática de separar os documentos por tipo, usando um clip, por exemplo. Você pode separar as transações da seguinte forma: ➢ Comprovantes de venda com cartão de débito; ➢ Comprovantes de venda com cartão de crédito; ➢ Cheques à vista; ➢ Cheques pré-datados; ➢ Tickets (quando sua empresa aceitar) Lembre-se de separar as transações com cartão de crédito ou débito por bandeira também, já que a contabilidade da empresa considera estes dados no Livro Caixa e em outros controles. Se você já usa um software de gestão, o sistema fará esta separação por bandeira automaticamente no relatório de fechamento de caixa e ficará mais fácil e rápido checar as transações. No final do expediente de trabalho, de seu turno, você deve então fazer o fechamento do caixa e a conferência de sua gaveta. 5 Durante esta contagem de valores podem surgir divergências causadas por diversos motivos, como troco errado, sangrias que não foram registradas, troca de mercadorias sem que se tenha dado baixa ou até a falta de registro de alguma transação. Para diminuir a chance de ocorrer divergências é importante que você providencie o fechamento de caixa todo final de expediente ou sempre que houver troca de operador de caixa. Isto evita que o operador esqueça o que foi feito no seu turno ou no dia anterior, tornando mais difícil o trabalho de recuperação de dados ou entendimento do que ocorreu de fato. Para concluir o fechamento de caixa, some todas as entradas (incluindo o fundo de troco) e diminua do total de saídas. O saldo das operações realizadas desde a abertura do caixa deve ser igual aos valores somados. Lembrando que o fechamento de caixa pode ser feito no final do expediente (fechamento total) ou sempre que houver a troca de operador (fechamento parcial). Quando um funcionário é contratado como operador de caixa, sua responsabilidade é o controle das entradas e saídas do “seu” caixa, portanto, o saldo somente apresentará divergências se esse controle não for feito de forma correta. Entretanto, para que haja algum desconto por parte do empregador no caso da falta de dinheiro no caixa, existem duas opções: • O contrato de trabalho do operador de caixa deve conter a previsão dessa responsabilidade, que deve ser acordada previamente; • Deve haver comprovação de ato culposo do empregado (negligência, imperícia ou imprudência) e dano efetivo vinculado a ele. 6 Artigo 462 da CLT Veja abaixo uma parte do artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que diz: “Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo. Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.” Uma prática usual para amenizar essas eventualidades, é a utilização de uma verba destinada a cobrir os riscos assumidos pelo empregado que lida com manuseio constante de valores. Chama-se essa verba de “quebra de caixa“. Usualmente, ela é paga aos caixas de banco, de supermercados, agências lotéricas etc. Apesar disso, não há na legislação a obrigatoriedade desse pagamento. Precedente Normativo do TST nº 103 O adicional é fixado em função do documento coletivo entre sindicato e empresas. Observa-se que o Precedente Normativo do TST nº 103 dispõe que a Gratificação de Caixa é paga no valor de 10% sobre o salário do trabalhador que exerce a função de caixa permanentemente, nestes termos: “Precedente Normativo nº 103 – Gratificação de caixa (positivo) – Concede-se ao empregado que exercer permanentemente a função de caixa a gratificação de 10% sobre seu salário, excluídos do cálculo adicionais, acréscimos e vantagens pessoais.” 7 Lembrando que qualquer ajuste coletivo só será admitido como válido se for mais benéfico ao empregado, em face dos dispositivos da Constituição Federal, CLT e demais normativos do Ministério do Trabalho e Emprego. RECEBENDO DO FUNDO DE CAIXA Fundo fixo de caixa ou caixa pequeno (o famoso caixinha) é um sistema de controle de caixa utilizado, cujo objetivo é facilitar o atendimento das necessidadesde pagamento de pequenas despesas do dia-a-dia das empresas, que não justificam a emissão de cheques, transferências bancárias, ou outra forma de pagamento mais burocrática ou dispendiosa. Na prática, a constituição do fundo é determinada por uma quantia fixa em dinheiro que é colocada à disposição do responsável pelo caixa, que deve ser suficiente para fazer face aos pagamentos de pequenas despesas, tais como condução, lanches, refeição, correios, cópias, autenticações, compra de miudezas, taxas etc., por um determinado período de tempo, que poderá ser semanal, quinzenal ou mensal, conforme a conveniência verificada em cada empresa. O valor do fundo deve ser o estritamente necessário para cobrir essas pequenas despesas. Dependendo do valor estipulado, a prudência recomenda a exigência de carta de fiança ou pelo menos um termo de responsabilidade. Da mesma forma que devemos comprovar toda movimentação bancária por meio de documentos contábeis (nota fiscal, boletos, recibos etc.), com o fundo fixo deve seguir o mesmo procedimento. Portanto, não se deve aceitar 8 qualquer recibo como documento contábil para comprovar tais despesas, por não ter o suporte legal necessário. O fundo fixo de caixa não se confunde com o caixa operacional da empresa. No caixa operacional todos os recebimentos em dinheiro e cheques devem ser depositados diariamente nos bancos, e todos os pagamentos que não sejam feitos pelo fundo fixo devem ser feitos por cheques nominais, transferências bancárias ou outra forma de pagamento que identifique o beneficiário. Para preservar o controle do caixa, recomendamos a utilização de pelo menos duas sub contas específicas para o caixa: a) uma conta contendo o fundo fixo de caixa; e, b) outra conta com valores recebidos e ainda não depositados, e cheques emitidos para pagamentos que ainda não foram efetivados. O dinheiro existente no fundo fixo de caixa deve ser utilizado exclusivamente para o pagamento das pequenas despesas. À medida que os pagamentos vão sendo feitos o valor do fundo vai sendo reduzido, quando estiver próximo de se esgotar, o responsável pelo caixa deve emitir o relatório dos pagamentos efetuados, juntando os respectivos comprovantes. Para a recomposição do fundo fixo de caixa, emite-se um novo cheque ao responsável pelo caixa, no valor da prestação de contas (boletim de caixa), contabilizando esta operação a débito das contas das despesas comprovadas e a crédito de bancos conta movimento. 9 Portanto, verifica-se que as contas de despesas são debitadas em contrapartida ao registro da emissão do cheque, apenas quando o fundo é recomposto, e não por ocasião do desembolso de caixa, reduzindo assim o volume de lançamentos contábeis. Este procedimento permite um fácil controle do fundo fixo, já que a conta não tem seu valor alterado a cada pagamento ou a cada recomposição do fundo em dinheiro. O saldo contábil do fundo fixo de caixa permanece inalterado, devendo sempre corresponder ao saldo de dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos efetuados e ainda não reembolsados. Por ocasião do levantamento de balanços, no fundo fixo deve permanecer efetivamente só o numerário. Os comprovantes das despesas devem ser reembolsados e contabilizados a fim de não serem excluídos da apuração do resultado, para atendimento do regime de competência, evitando que despesas de um determinado período sejam contabilizadas em outro. Para iniciar as operações, diariamente você recebe do controle ou do próprio dono do estabelecimento o fundo de caixa. No Recibo do Fundo de Caixa, você deve conferir os valores e assinar o documento de transferência, tornando-se, a partir daí, o único responsável pela guarda dos valores recebidos. Observe o exemplo abaixo: 10 MANIPULAÇÃO DE TROCO A seguir o passo a passo para receber o valor de uma compra e devolver o troco. 1. Diga o preço da compra em voz alta. Se trabalha de caixa em um supermercado ou loja, sempre fale o valor total dos produtos para o cliente, bem como a quantia que ele entregou para o pagamento. Se a compra for de R$5,20, por exemplo, e ele entregar uma nota de R$10,00. Diga "R$10,00 para R$5,20". Assim, ambos vão memorizar os preços e a quantia entregue. Nesse momento, comece a calcular o valor do troco mentalmente. 2. Ponha o dinheiro sobre a caixa registradora ou no balcão. Dessa forma, vai poder ver quanto recebeu e comparar essa quantia ao preço da compra, bem como calcular o troco que deve dar ao consumidor. Nunca guarde as moedas ou notas direto, ou pode até esquecer quanto recebeu. Por exemplo: o cliente pode achar que entregou R$20,00, em vez de R$10,00. Se deixar a nota em cima do balcão até terminar a transação, você vai evitar confusões do tipo. 3. Conte o troco de acordo com os valores apontados pela caixa registradora. Se tiver o auxílio desse equipamento, use-o para determinar quanto deve entregar ao cliente. Por exemplo: se um produto custar R$5,20, e o consumidor lhe entregar R$10,00, digite esse valor na máquina para ela fazer a conta do troco (no caso, 11 R$4,80). Tire o valor da máquina, começando pelas notas e terminando com as moedas. Aprenda a usar a caixa registradora para saber administrar bem o dinheiro e o troco dos clientes. Se cometer algum erro com o equipamento, peça ajuda a um colega ou ao gerente. 4. Conte o troco mentalmente. Se não tiver caixa registradora por qualquer motivo ou tiver digitado um valor incorreto, faça as contas de cabeça. Essa habilidade é essencial para qualquer operário de caixa. Você pode, por exemplo, contar o troco do preço da compra e parar quando chegar ao valor exato — começando pelas moedas pequenas, indo às notas aos poucos. Por exemplo: se um item custar R$12,45 e o cliente entregar R$20,00, faça as contas assim: ➢ Conte as moedas pequenas, começando em R$12,45: R$12,45, R$12,46, R$12,47, R$12,48, R$12,49, R$12,50 (5 centavos). ➢ Conte as moedas de R$0,25: R$12,75, R$13,00 (50 centavos). ➢ Conte as moedas de R$1, começando em R$13,00: R$14,00, R$15,00 (2 reais). ➢ Conte as notas de R$5, começando em R$15,00: R$20,00 (uma nota). Troco total: R$7,55. 12 5. Conte o troco em voz alta para o cliente. Quando determinar quanto deve devolver, faça a conta enquanto entrega a quantia à pessoa para que ela saiba que você não está errado. Para isso, siga os mesmos passos acima — com a diferença de que, agora, vai entregar tudo na mão do próprio consumidor. Por exemplo: se o produto custar R$10,25 e o cliente der R$20,00, devolva o troco enquanto faz a conta em voz alta. Entregue três moedas de R$0,25 e diga "R$11,00"; quatro moedas de R$1 e diga "R$15,00"; e uma nota de R$5 e diga "R$20,00". Assim, a pessoa vai ver que recebeu corretamente. CONFERÊNCIA DE NOTAS FALSAS Todas as notas de real verdadeiras têm elementos de segurança que permitem checar se elas são autênticas. Esses elementos são diferentes entre as notas antigas, de 1994, e nas notas mais recentes, de 2010. Veja como identificar se uma nota é verdadeira ou falsa, em cada uma das famílias de notas: 13 Nas notas de 1994 e de 2010 1. A marca d´água Ao segurar a nota contra a luz, você observa figuras na área clara e lisa da cédula, em tons claros e escuros. O desenho é como se fosse uma marca d´água. 2. O papel A cédula é impressa em um papel que tem uma textura mais firme e áspera do que um papel comum. 3. O relevo Ao tocar na nota, dá para sentir um relevo em algumas áreas, como na legenda “República Federativa do Brasil” e nos numerais que indicam o valor da cédula. Nas notas de 2010 1. O númeroescondido Em um lugar com bastante luz, se você colocar a nota na altura dos olhos, na posição horizontal, você verá um número escondido ao lado direito da cédula. 2. O quebra-cabeça formado pela frente e pelo verso Ao colocar a nota contra a luz, você 14 verá que o desenho do verso completa o desenho da frente, formando um número, em uma espécie de quebra cabeça. 3. Os elementos fluorescentes Se você olhar para as notas com uma luz ultravioleta, verá que os números do verso mudam de cor e que dá para enxergar fios da cor lilás, que só podem ser vistos com esse tipo de iluminação. 4. As microimpressões Com uma lente de aumento, você pode ver o valor da nota impresso em tamanho muito pequeno em várias áreas da cédula. Nas notas de 1994 1. A sigla BC Ao observar a frente da cédula, no canto inferior esquerdo, dá para ver a sigla BC. 2. O símbolo das Armas Nacionais A estrela do símbolo das Armas Nacionais aparece nos dois lados da cédula. Ao olhar a nota contra a luz, o desenho impresso de um lado se ajusta exatamente ao desenho do outro lado. 15 PROCEDIMENTO DE SANGRIA A sangria de caixa significa que houve uma retirada não programada de dinheiro da caixa. O termo é quase do senso comum para quem trabalha ou já passou por um super ou hipermercado, já que a sangria de caixa é feita várias vezes ao longo de um turno pelo operador. Mas a operação pode ser realizada em qualquer tipo de negócio ou atividade. Quando as transações são muitas e o modo mais comum de pagamento é o dinheiro, é frequente a caixa onde é realizado acumular valores muito elevados. E muito para além daquilo que é definido como o fundo de maneio. Pouco seguro e demasiado apelativo para ladrões, por exemplo. Logo, impõe- se a necessidade de realizar uma sangria de caixa. Na prática, sangria de caixa é o nome dado à operação de recolha de valores em excesso na caixa para um outro local mais seguro. Regra geral, a caixa central ou a tesouraria. Daí que se utilize também a expressão “alívio da caixa” para descrever esta operação. Um dos principais aspetos que a caracteriza é o fato dessa remoção não ter uma programação pré- definida. Pelo contrário, pode ocorrer sempre que o operador entenda necessário. Mas esse dinheiro não é contabilizado para apurar o total da caixa? Claro que sim. Mesmo sendo encaminhado para outro local, através de um envelope, por exemplo, o montante de cada sangria de caixa é contabilizado no total das transações a apurar no final do expediente. E se não houver 16 acompanhamento e registro dessas sangrias, o operador corre o risco de não ter as contas a baterem certo. Esse risco é minimizado quando se utilizam programas informáticos de faturamento que já prevêem a operação sangria de caixa, ficando registrada a ação e o valor em causa. Esse mesmo valor é abatido ao dinheiro que deveria estar na caixa na hora de fechar as contas e se apurar o saldo final. PECULIARIDADES DO CHEQUE Um cheque é uma ordem de pagamento à vista de fundos na conta do emissor para o beneficiário, em termos simples é um documento que ordena ao banco para que pague a quantia nela preenchida à pessoa que quiser sacar, descontando o dinheiro da conta da pessoa que emitiu o cheque. Sendo ordem à vista, o cheque pré-datado pode ser descontado em data anterior àquela indicada como a de sua emissão, considerando-se como não escrita qualquer cláusula (data) que vise retirar tal característica essencial do cheque. (art. 32 – Lei 7.357/85). Inobstante, o beneficiário que efetuar tal prática, pode sujeitar-se a responsabilização por perdas e danos, inclusive de aspecto moral, com base no acordo tácito existente entre o comerciante e o emitente para o desconto do título em momento futuro pré fixado. Importante também ao empresário, conhecer as espécies de cheque, quais sejam, cheque visado, cheque cruzado, cheque para ser creditado em conta, cheque de viagem e o cheque administrativo. Destas, merece destaque para o comerciante, a modalidade do cheque visado, que provém da 17 desconfiança do beneficiário da existência de fundos a pagar o cheque, onde o credor ou o próprio emitente, requer ao banco sacado o lançamento de declaração de existência de fundos disponíveis ao pagamento do título. O Banco passa a ter, então, a obrigação de reservar quantia suficiente para o pagamento do cheque, da conta do sacador, em benefício do credor, durante o prazo previsto para a sua apresentação. Não atendendo a tal determinação legal, o banco pode ser condenado, através de ação declaratória, a pagar o cheque irregularmente visado, garantindo seu direito de regresso contra o emitente. Acolhido pela Lei 7.357/85, não pode tal espécie de cheque ser revogada durante o prazo legal de sua apresentação. O cheque nominal, ainda não endossado, é o único que comporta tal certidão. O cheque cruzado e o cheque para ser creditado em conta não pode ser pago ao beneficiário em dinheiro, devendo ser depositado em conta, permitindo a identificação da pessoa em favor de quem foi liquidado. O cheque administrativo é o sacado por um banco contra um de seus estabelecimentos. Entre eles destaca-se o cheque de viagem (travel check). Prazos O prazo para apresentação do cheque é de 30 dias para aqueles emitidos na mesma praça (mesmo município da agência pagadora do sacado) e de 60 dias quando passado em praça diferente. A não apresentação no prazo, gera a perda de direito de ação do beneficiário contra os endossantes e avalistas, sendo que se admite seja o cheque pago pelo sacado normalmente, 18 caso tenha fundos, e ainda não prescrito o título. Prova-se a apresentação, através do protesto ou declaração do sacado ou da câmara de compensação, datada. Quanto ao prazo prescricional para a execução do cheque sem fundos, é de 6 meses contados do término do prazo para apresentação, mesmo prazo para exercício de direito de regresso contra de um co-obrigado contra outro. No cheque pré-datado, apresentado antes da data lançada, considera-se não a data tida como da emissão, mas sim a da apresentação, calculando-se então, 30 ou 60 dias, mais o prazo de seis meses. Após, perde o cheque a natureza de título executivo, podendo apenas ser cobrado mediante ação com rito ordinário, baseada no enriquecimento ilícito, observado o prazo prescricional de dois anos. O cheque pode ser revogado, após o prazo para apresentação, desde que, hajam relevantes razões de direito consignadas judicial ou extra- judicialmente, as quais, via de regra, não cabem ao banco sacado julgar. Segundo a Resolução nº 2.537, de 26 de agosto de 1998, do Banco Central do Brasil a sustação de cheques deve ocorrer através de solicitação escrita do interessado à instituição financeira, com as razões motivadoras do ato ou justificativa fundada em relevante razão de direito. Solicitações de sustação de cheque por telefone ou outro meio eletrônico são admitidas, em caráter provisório, desde que confirmadas por escrito, com fundamentação, num prazo de dois dias úteis, após o que, se não confirmadas, deverão ser consideradas inexistentes pela instituição financeira. Por fim, cabe destacar que ninguém é obrigado a aceitar o cheque como pagamento, por força do art. 92 da Lei 8.884/94, mas, sendo praticamente inviável ao comerciante tal prática, necessária se faz, cada vez mais, cautela e assessoria quando do recebimento do título. 19 O cheque, como título de crédito que é, possui executividade, ou seja, é considerado pela legislação processual um título executivo extrajudicial (art. 585, I, do CPC/73, correspondente ao art. 784, I, do NCPC). Não honrado seu pagamento pelo emitente, portanto, poderá o portador da cártula decheque promover ação de execução contra ele e contra os eventuais co- devedores (endossantes, avalistas). Se a ação for proposta em juizado, quando for realizada a penhora, o devedor será intimado a comparecer à audiência de conciliação, quando poderá oferecer embargos (art. 52, IX), por escrito ou verbalmente., conforme a Lei 9.099/95, em seu art. 53 § 1º. Os cheques podem ser divididos em duas categorias segundo a sua forma de emissão: Ao portador Pode ser sacado por qualquer um que se apresente com o cheque. Nominal O banco só pode pagar àquele que estiver indicado no cheque mediante a apresentação de documento de identificação. Todo cheque com valor maior do que R$ 100,00 deve, obrigatoriamente, ser nominal. Existem os cheques nominais à ordem, que podem ser transferidos por endosso do beneficiário, e o nominais não à ordem, que não podem ser transferidos. 20 Cheque Cruzado Outra característica dos cheques é que eles podem ser cruzados. Para isso basta colocar dois traços paralelos diagonalmente na frente do documento. Cheques cruzados lhe conferem a condição de só poderem ser pagos através de depósito em conta. Há dois tipos de cruzamento: ➢ O geral, quando não indica o nome do banco, pode ser depositado em qualquer banco; ➢ E o especial, quando escreve-se o nome do banco entre os traços do cruzamento, em que o cheque pode apenas ser depositado no banco mencionado. Cheque Pré-data O cheque pré-datado não tem validade legal, ou seja, nada impede que o beneficiário efetue o seu depósito antes da data preenchida no documento, pois é pagável imediatamente após a emissão. Por isso é preciso ter certeza que o beneficiário fará o saque na data combinada. 21 Um problema que pode ocorrer é o cheque apresentar o valor numérico e por extenso diferente. No caso dos valores divergirem, o Banco Central estabelece que o valor por extenso prevalecerá. Se houver indicações da quantia mais de uma vez, prevalecerá a de menor valor. Cheque endossado O cheque endossado é aquele em que o beneficiário assina e escreve o nome de uma outra pessoa para que ela possa sacar ou depositar esse cheque. Ou seja, o endosso de um cheque transmite os direitos de beneficiário de um cheque nominal para um terceiro. Caso o emissor do cheque não queira que o título seja endossado, ele pode imiti-lo na modalidade “não à ordem” ao colocar esse termo antes ou depois do nome do beneficiário. Cheque especial O cheque especial é um produto do banco de crédito automático a quem não tem saldo disponível para o pagamento de algum cheque emitido. Todos dizem que o cheque especial é um perigo, e estão certos. As taxas do cheque especial giram em torno de 160% ao ano. Portanto, muito cuidado ao soltar os cheques, pois se não houver saldo há o perigo de pagar juros altíssimos. 22 Motivos de devolução de cheques Cheque sem provisão de fundos 1 Cheque sem fundos — 1ª apresentação. 2 Cheque sem fundos — 2ª apresentação. 3 Conta encerrada. 4 Prática espúria. Impedimento ao pagamento 5 Cheque sustado ou revogado em virtude de roubo, furto ou extravio de folhas de cheque em branco. 6 Cheque sustado ou revogado. 7 Divergência ou insuficiência de assinatura. 8 Cheques emitidos por entidades e órgãos da administração pública federal direta e indireta, em desacordo com os requisitos constantes do art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 200, de 25.2.1967. 9 Bloqueio judicial ou determinação do Banco Central do Brasil. 10 Cancelamento de talonário pelo participante destinatário. 11 Inoperância temporária de transporte. 12 Feriado municipal não previsto. 13 Cheque sustado ou revogado em virtude de roubo, furto ou extravio. 14 Furto ou roubo de cheque. 15 Sustação ou revogação provisória. Cheque com irregularidade 16 Erro formal (sem data de emissão, com o mês grafado numericamente, ausência de assinatura ou não registro do valor por extenso). 23 17 Divergência de endosso. 18 Cheque apresentado por participante que não o indicado no cruzamento em preto, sem o endosso-mandato. 19 Cheque fraudado, emitido sem prévio controle ou responsabilidade do participante (“cheque universal”), ou ainda com adulteração da praça sacada, ou ainda com rasura no preenchimento. Apresentação indevida 20 Registro inconsistente. 21 Assinatura digital ausente ou inválida. 22 Imagem fora do padrão. 23 Moeda inválida. 24 Cheque apresentado a participante que não o destinatário. 25 Cheque não compensável na sessão ou sistema de compensação em que apresentado. 26 Cheque, devolvido anteriormente pelos motivos 6, 7, 8, 9 16 e 19 não passível de reapresentação em virtude de persistir o motivo da devolução. 27 Cheque prescrito. 28 Cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentação e utilização de recursos financeiros do Tesouro Nacional mediante Ordem Bancária. 29 Cheque de valor superior a R$ 100,00 (cem reais), emitido sem a identificação do beneficiário. 30 Remessa nula, caracterizada pela reapresentação de cheque devolvido pelos motivos 3, 4, 5, 10, 13, 15, 19, 26, 27 e 28. Emissão indevida 31 Informação essencial faltante ou inconsistente não passível de verificação pelo participante remetente e não enquadrada no motivo 16. 24 32 Instrumento inadequado para a finalidade. 33 Item não compensável. 34 Arquivo lógico não processado / processado parcialmente. A serem empregados diretamente pela instituição financeira contratada 35 Inadimplemento contratual da cooperativa de crédito no acordo de compensação. 36 Contrato de compensação encerrado. PROCEDIMENTO PARA RECEBIMENTO DE CHEQUE Ao contrário do que foi verificado com as outras formas de pagamento e financiamento, a inadimplência com cheques continua em queda no país. Este indicador demonstra que, entre janeiro e julho de 2010, foram devolvidos 1,87% dos cheques emitidos em todo o país. O percentual foi o menor para o primeiro semestre nos últimos cinco anos. Ocorre, porém, tais quedas refletem uma alteração na escolha de financiamento do consumidor, que tem preferido outras formas de parcelamento. Assim, nota-se que a diminuição do volume de cheques devolvidos não significa que os eles venham sendo usados utilizados com maior qualidade. Mas, sim, que houve uma redução do uso do cheque como forma de pagamento. Apesar disso, é fato que a incidência de cheques devolvidos ainda é uma realidade incômoda para os lojistas. Em razão disso, é sempre importante adotar alguns 25 procedimentos quando do recebimento, já que cobrar cheques de pequeno valor muitas vezes deixa de valer a pena, quando comparado aos custos da cobrança. O primeiro passo que o varejista deve adotar ao aceitar um cheque como forma de pagamento é consultar uma das centrais de proteção ao crédito, tais como Serasa ou SPC. Elas têm informações do Banco Central sobre emitentes de cheques, sejam sem fundos, sustados e/ou cancelados por roubo ou outras irregularidades. Após essa verificação, o varejista deve conferir atentamente o cheque, observando se ele foi corretamente preenchido, atentando inclusive para o valor escrito por extenso e em número. O varejista não deve aceitar cheques rasurados, já que nesses casos os bancos podem devolvê-los. Além disso, o varejista deve solicitar a apresentação do cartão do banco, bem como o documento de identidade, original ou cópia autenticada, para que a titularidade do cheque seja confirmada. Neste momento, é importante conferir os números do RG e do CPF. E, ainda, verificar se a assinatura do cheque é semelhante aos documentos de identificação e cartão do banco. Também é importante não aceitar cheques previamente assinados ou preenchidos, com valor maior que o da compra.E nem mesmo trocar cheques de terceiros por dinheiro. O lojista deve levar em consideração, ainda, o cuidado que se deve ter em relação ao próprio cheque; observar se não se trata de uma falsificação. Os bancos têm realizado esforços para proporcionar mais segurança em relação ao documento. Contudo, o varejista pode optar por não receber cheques em seu estabelecimento, desde que não fique caracterizado constrangimento ou frustração para o consumidor. Isso porque, a Constituição Federal assegura que "ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer alguma coisa senão em virtude de lei", 26 e o artigo 315 do Código Civil brasileiro acrescenta que o pagamento de dívida deve ser feito no vencimento, em moeda corrente. Para tanto, o varejista deve ficar atento às regras da publicidade previstas no Código de Defesa do Consumidor, ou seja: art. 5º - São direitos básicos do consumidor (...) a informação adequada e clara sobre os diferentes produtos e serviços, com especificação correta de quantidade, características, composição, qualidade e preço, bem como sobre os riscos que apresentem. Assim sendo, se o empresário optar por não aceitar o cheque como forma de pagamento, evitando assim, cheques sem provisão de fundos, deverá afixar em local visível informação clara e precisa de que naquele estabelecimento não é aceita essa forma de pagamento, evitando assim, problemas para o consumidor, além de resguardar o empresário de qualquer discussão futura sobre o tema. CUPOM FISCAL O QUE É Quando falamos em PDV (ponto de venda) um dos termos mais comuns é o cupom fiscal. Por se tratar do principal comprovante de venda, esse cupom faz parte da rotina de muitos varejistas e de consumidores. O cupom fiscal é o documento que serve para documentar e comprovar uma transação comercial realizada entre estabelecimento e consumidor final. Além da importância para a comprovação da venda para varejistas e clientes, o cupom também é importante para o fisco, pois serve como base para a análise de pagamento de impostos e tributos de produtos. O cupom fiscal é equivalente à nota fiscal, sendo esses dois documentos usados para o mesmo fim: ser a comprovação fiscal das vendas realizadas. O que diferencia um do outro é o tipo de empresa que emite, para ser mais 27 preciso, o cupom é o comprovante fiscal utilizado por empresas que tenham atendimento ao público e consumidores finais. Além disso, outra forma de diferenciar cupom fiscal e nota fiscal é a quantidade de informações. O cupom registra a venda e fornece os dados da transação, já a nota fiscal, além desses dados, identifica o destinatário e a natureza da empresa. Por ter tamanha importância para o fisco, o cupom fiscal tem sua emissão regulamentada por algumas regras estipuladas pela Secretaria de Estado da Fazenda. Sendo assim, a única forma do varejista emitir o cupom fiscal dentro da lei é seguindo as regras da SEFAZ, o que quer dizer, usar um Emissor de Cupom (ECF) homologado. O não cumprimento dessas normas e a utilização de equipamentos não homologados pode complicar o processo de emissão de cupons do varejista e gerar autuações ou multas durante uma fiscalização. O cupom fiscal deve ser fornecido para o cliente em todas as vendas, por empresas que possuem uma receita bruta anual superior a R$ 120.000,00 – essa regra pode variar de acordo com o estado. É importante destacar que o comprovante deve ser emitido em todas as operações realizadas no checkout da empresa, independente do valor da venda ou da quantidade de produtos. 28 O cupom é o responsável por fornecer ao consumidor algumas informações importantes e também por resguardar o fisco quanto ao pagamento de tributos. Veja alguns exemplos de dados que são encontrados em um cupom: • Discriminação de tributos. • Quantidade de itens. • Valor dos produtos ou serviços. • Dados da empresa. • Dados do equipamento responsável pela emissão do cupom (ECF). Atualmente, com a crescente tendência à digitalização dos comprovantes fiscais, o cupom fiscal tem sido substituído pelo Cupom Fiscal Eletrônico, que faz parte da NFCe e S@T. Ele possui o mesmo objetivo do comprovante físico, porém para a comprovação da venda é impresso apenas um extrato que possibilita ao cliente o acesso online do documento fiscal. A emissão de cupons fiscais faz parte de um processo essencial da operação de uma empresa: a venda. Dessa forma, contar com uma operação eficiente é fundamental para evitar problemas para seu negócio (multas e impossibilidade de emissão, por exemplo) e evitar transtornos para os clientes, demora para emissão, por exemplo. Por possuir uma regulamentação específica, o processo de emissão do cupom fiscal merece atenção do varejista. Na hora de escolher o emissor de cupom para sua loja é preciso conferir se o equipamento é homologado pela SEFAZ e se atende às regras estabelecidas para o seu 29 funcionamento. Assim, o gestor da empresa evitará dores de cabeça e prejuízos causados por problemas no fornecimento de cupons. Diferenças entre nota fiscal e Cupom fiscal Apesar de terem basicamente a mesma funcionalidade, há diferença entre cupom fiscal e nota fiscal. Para o varejista, que trabalha diariamente no ponto de venda da loja, saber a oposição entre esses documentos é importante para evitar erros durante o processo de emissão de notas e para o pagamento de impostos da empresa. A nota fiscal é um tipo de documento que só pode ser emitido por meio de um sistema emissor, que normalmente faz parte do software de gestão do negócio. Nessa nota constam todas as informações da transação comercial realizada, tais como: dados da empresa, descrição detalhada dos produtos envolvidos na venda, data e horário, valor e a forma de pagamento da operação, impostos e tributos de cada mercadoria, informações de identificação do cliente e, se for o caso, dados da transportadora. É importante destacar que existem dois tipos de notas fiscais, que são a NFe e a NFCe. Enquanto a NFCe é a responsável por comprovar vendas diretas ao consumidor final, já a NFe atende outras situações possíveis, desde operações de compra e venda, até operações de devolução para fornecedor ou transferência de mercadorias, exportação, etc. Já o cupom fiscal é o comprovante fiscal emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Em um cupom fiscal são informados os principais dados da operação comercial. Informações da empresa, local onde foi realizada a venda, data e horário, descrição das mercadorias, total a ser pago e forma de pagamento. A diferença entre cupom fiscal e nota fiscal está baseada principalmente na quantidade de informações que são apresentadas em cada documento. 30 Na nota fiscal, o consumidor que está efetuando a compra é identificado, diferente do cupom fiscal. Dessa forma em processos de trocas, a empresa fica resguardada quanto à legalidade do comprovante apresentado pelo cliente, ou seja, usando a nota fiscal como comprovante de venda a empresa fica segura contra fraudes em possíveis trocas. Além disso, com a identificação do cliente, torna-se possível o repasse do pagamento da nota para outra pessoa, procedimento que só é possível com a adoção da nota fiscal. A emissão dos comprovantes também é outra diferença entre cupom fiscal e nota fiscal. O cupom fiscal demanda de um equipamento específico: o ECF (impressora fiscal). Ele é responsável pela transmissão de dados e pela impressão das informações da venda. Já a nota fiscal está diretamente ligada ao sistema de gestão da loja, que normalmente possui um módulo responsável pela emissão de notas, que é feita diretamente com uma conexão com a SEFAZ. É importante o varejista saber que os dois tipos de comprovantes já apresentam suas versõeseletrônicas. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) são as formas de comprovar e registrar as vendas e fornecer um arquivo digital para o consumidor. Há a tendência no mercado para a migração para a tecnologia digital, o que acaba favorecendo empresários e consumidores. Os varejistas são beneficiados com a economia de papel e de custos de armazenamento de arquivos. Por outro lado, os compradores ganham com as vantagens de receberem os comprovantes online e conseguirem acessar por qualquer dispositivo conectado. O SAT O SAT é o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, que veio para substituir as Emissoras de Cupons Fiscais (ECF). O objetivo é documentar, por 31 meio eletrônico, todos os arquivos gerados nas transações do comércio varejista. Apesar de ser necessária uma conexão de internet pra a transmissão dos arquivos para a SEFAZ, ela pode ser feita periodicamente. O custo de implantação do SAT é inferior ao da ECF. Contudo, é preciso contar com um equipamento para cada cinco pontos de vendas. Em outras palavras, comércios que têm mais de um caixa precisam de um dispositivo para cada cinco pontos de vendas, fazendo com que estabelecimentos maiores paguem mais caro para se adequar. A NFC-e A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento que foi criado para substituir a emissão dos Cupons Fiscais. Isso modifica a forma como empresas do ramo varejista realizam suas vendas, haja vista que ela deve ser emitida para todas as operações em que existe a venda direta para o cliente final, como o nome sugere. Nessa substituição o cupom como conhecemos deixará de existir e no lugar dele entra o chamado Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor (DANFE NFC-e). Neste, os itens que foram fora comprados deixam de ser relacionados e passa a ser informado somente o valor total da compra e a quantidade de produtos adquiridos. Apesar disso, cada comércio tem a opção de fazer o detalhamento, ou deixá-lo resumido. Independentemente da escolha, no papel impresso terá um QR Code (uma espécie de código de barras diferenciado), que poderá ser usado para acessar o restante das informações que não foram inseridas na 32 impressão. O cliente também terá a opção de solicitar o envio do arquivo por e- mail. A partir dessas mudanças, comércios varejistas passam a trabalhar com uma estrutura totalmente digital, facilitando o controle da gestão financeira e tributária — neste caso a melhoria vem para a empresa, para o Governo e também os consumidores. Diferente do que muitos empreendedores ainda imaginam, a frente de caixa não é e nem deve ser considerada como um mal necessário para o sucesso do negócio. É possível utilizá-la como uma aliada da eficiência financeira e das ações que ajudem a aumentar a satisfação dos seus consumidores. No entanto, para que isso seja possível, é necessário otimizar as áreas dentro da empresa e ainda encontrar soluções que ajudem a melhorar ainda mais o atendimento, como: • Diversificar as formas de pagamento Essa estratégia ajuda a resolver 3 questões ao mesmo tempo: • Agiliza o atendimento; • Atrai mais clientes, ao mesmo tempo em que aumenta sua satisfação; • Reduz o risco de haver “quebras” de caixa. Ela é importante porque muitas pessoas optam por comprar no débito, evitando andar com dinheiro, ao mesmo tempo em que podem precisar comprar no crédito em períodos em que as finanças andam curtas. Organizar e agilizar o processo de atendimento Uma das causas que fazem com que haja demora no atendimento e a formação de filas é a forma como os funcionários lidam com o procedimento. Em parte, isso se dá pela falta de agilidade e de experiência ao lidar com o sistema PDV, por exemplo. 33 Para evitar que haja esse tipo de problema, vale investir no treinamento e qualificação da equipe, oferecendo cursos e sempre ressaltando a importância do papel de cada um dentro da empresa, além de como um bom trabalho impacta no atendimento e nos resultados financeiros. Um bom atendimento pode fazer o cliente se apaixonar pela empresa. Além do simples fato de ser maravilhoso fazer o outro se sentir bem, ir além do esperado para oferecer uma experiência inesquecível tem efeitos positivos duradouros na relação entre clientes e empresas. Essa foi a conclusão de uma pesquisa da RightNow em 2011 e de inúmeros outros estudos antes e depois disso. CARTÃO DE CRÉDITO Por meio do cartão de crédito, o emissor (que normalmente é um banco), oferece um limite de crédito ao consumidor para que ele faça pagamentos e compras de bens e serviços. Não é preciso ter conta corrente em banco para ter um cartão de crédito. De acordo com a renda de cada um, é estipulado um limite de crédito. Assim, dentro do mês, o usuário do cartão tem um valor máximo que pode gastar. O valor das compras não deve ultrapassar o limite preestabelecido pelo emissor, definido a partir da análise de vários fatores, tais como salário ou renda mensal. Se o cliente fizer compras parceladas em uma loja, as parcelas a vencer também irão comprometer o limite total do cartão, que é restabelecido à medida que são pagas as prestações. No momento da contratação do serviço, o usuário deve solicitar uma cópia do contrato e da tabela com as tarifas e CET (Custo Efetivo Total, que abrange todas as taxas e encargos cobrados pelo cartão) vigentes. 34 Tarifas O Banco Central, por meio da Resolução CMN 3.919/2010, definiu cinco tipos de tarifas de cartão de crédito básico (que é aquele que não possui programas de fidelidade ou recompensas): Anuidade Cobrada uma vez a cada doze meses. Os bancos podem dividir essa cobrança ao longo do ano. Avaliação emergencial de crédito Cobrada quando o cliente realiza gastos acima do limite disponível do cartão. Pagamento de contas Cobrada quando o cliente usa o cartão para pagar faturas e boletos de cobranças de produtos e serviços tais como água, luz, tributos etc. Saque A tarifa é cobrada no caso do saque em dinheiro por meio do cartão de crédito em canais de atendimento no Brasil ou no exterior Segunda via do cartão Cobrada para a confecção e emissão de um novo cartão, para pedidos de reposição por perda, roubo, furto, etc. Além disso, o emissor do cartão poderá cobrar tarifas por serviços diferenciados que o cliente venha a pedir, tais como envio de mensagem automática quando o cartão for utilizado. 35 Fatura Uma vez por mês, o cliente paga à instituição financeira o valor que utilizou, ou seja, o dinheiro que usou para fazer compras ou pagar contas. A fatura deve ser paga até a data de vencimento, restabelecendo o limite de crédito. O cliente pode optar pela melhor data de vencimento do cartão. Se pagar na data certa, não são cobrados juros. No uso do cartão, é importante estar atento à data de vencimento da fatura para aproveitar melhor o prazo de até 40 dias para pagar. Normalmente, os gastos feitos entre cinco e dez dias antes da data do vencimento ficam para a fatura do mês seguinte. Por exemplo, se a data de vencimento for dia 20 e a de fechamento da fatura for dia 10, uma compra feita dia 9 será cobrada no dia 20 do mesmo mês, enquanto uma feita dois dias depois, no dia 11, só será cobrada no dia 20 do próximo mês. Para saber qual é a data de fechamento da fatura, fale com a central de atendimento do cartão. Juros e multa Há cobrança de juros quando os clientes não pagam o valor total da fatura. Atualmente, o cliente tem a opção de pagar apenas uma parte do valor da fatura, o chamado valor mínimo. Cada instituição financeira pode definir seu percentual mínimo de pagamento da fatura. O saldo restante fica sujeitoà cobrança de juros do chamado 36 crédito rotativo. Essa linha de crédito, ao lado do uso do cheque especial, envolve a cobrança dos juros mais altos do mercado. Por esse motivo, deve ser sempre evitada. Por exemplo, se o valor da fatura for de R$ 200 e a pessoa paga apenas R$ 150, os R$ 50 restantes serão cobrados na próxima fatura, com acréscimo dos juros do rotativo. Se o cliente pagar um valor abaixo do mínimo estabelecido pelo banco ou atrasar o pagamento da fatura, ele terá que arcar com os juros do rotativo e também com multa de 2% e juros de mora de 1% ao mês sobre o valor da dívida. O cartão poderá ser bloqueado até que seja realizado o pagamento da fatura. Se o cliente considerar que as taxas cobradas são abusivas, deve procurar o Procon para orientação. Parcelamento da fatura A dívida da fatura em atraso ou que foi paga parcialmente (no caso da opção pelo pagamento mínimo) não pode permanecer por mais de 30 dias no crédito rotativo. O cliente deve efetuar o pagamento integral da dívida da fatura anterior junto com as compras da fatura atual ou optar por uma linha de crédito parcelado. A instituição emissora do cartão deve oferecer opções para o cliente financiar a dívida, o chamado parcelamento da fatura. Caso o cliente não escolha qual parcelamento deseja, a dívida é transferida automaticamente para uma linha de crédito parcelado predefinida. O crédito parcelado possui juros mais baixos do que o crédito rotativo. Mesmo assim, as taxas costumam ser mais altas do que um crédito pessoal ou um empréstimo consignado. Informe-se sobre todas as opções de crédito antes de contratar uma nova dívida. 37 Onde comparar as taxas dos cartões De acordo com a Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac), os cartões de crédito estão entre as linhas de crédito com os juros mais altos. Por isso devem ser usados com cuidado e pagos integralmente, para evitar incidência de juros. Para encontrar as melhores taxas, é importante pesquisar os valores cobrados em cada instituição. Veja onde pesquisar: Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços): consulta e comparação de tarifas dos cartões. Banco Central: consulta às taxas de juros cobradas pelas instituições financeiras. Febraban (Federação Brasileira de Bancos): consulta às tarifas e anuidades cobradas em cada banco pelo Star (Sistema de Divulgação de Tarifas de Serviços Financeiros). O Procon informa que o CET (Custo Efetivo Total), que corresponde a todas as taxas e encargos cobrados, deve ser informado pela administradora do cartão e é um modo de comparação entre as instituições financeiras. O consumidor deve optar 38 pela administradora que pratica o menor CET. Cobrança indevida Quando o correntista percebe uma cobrança indevida, deve entrar em contato imediatamente com o emissor do cartão por meio da central de atendimento e anotar o protocolo da reclamação. Cancelamento do cartão O cancelamento do serviço pode ser feito a qualquer momento. É importante exigir do banco, no momento do cancelamento, um protocolo. Dessa forma, se houver alguma cobrança indevida, a pessoa tem como provar que pediu o cancelamento do serviço. Mesmo que o cliente tenha dívida no cartão de crédito, o cancelamento pode ser feito para não haver cobrança de anuidade e um endividamento ainda maior. Dicas para não se endividar • Antes de usar o cartão, planeje os gastos e esteja atento às datas de fechamento e vencimento; • Pague sempre o valor total da fatura, para que não sejam cobrados juros pelo uso do crédito rotativo; • Se perder ou roubarem seu cartão de crédito, ligue para a central de atendimento e faça o bloqueio na hora; • Não utilize o cartão de crédito como se fosse um segundo salário; • Nunca empreste seu cartão, nem forneça a senha. • Se for comprar pela internet, use o cartão apenas em sites de confiança 39 • Não fique endividado no crédito rotativo. • É melhor trocar a dívida por outra que cobre juros mais baratos, como crédito consignado ou crédito pessoal. CARTÃO DE DÉBITO Quando você abre uma conta corrente ou de poupança, automaticamente recebe um cartão de débito. Com ele, você pode comprar em muitos lugares, sem ter que carregar dinheiro ou lembrar de levar seu talão de cheque. Apresentando-o em qualquer estabelecimento comercial que aceite este meio de pagamento, você digita sua senha e o valor da compra será deduzido diretamente de sua conta corrente ou de poupança. Os cartões de débito são produtos de pagamento, porque debitam automaticamente - ou subtraem rapidamente - o dinheiro da conta corrente ou de poupança, como se você estivesse retirando o montante em dinheiro. Por isso, é preciso que você tenha na conta o dinheiro para cobrir a transação. Para saber mais sobre os cartões de débito, converse com o seu banco ou vá até alguma agência bancária. O cartão de débito é diferente do cartão de crédito, que é um produto para pagamento no futuro. Cartão de débito: confira as vantagens de usá-lo! Conveniência e segurança do pagamento: você não precisa carregar um talão de cheques volumoso nem grandes quantias em dinheiro quando 40 sair para fazer compras. Grande aceitação comercial: os cartões de débito são mais aceitos do que os cheques - mesmo quando você viaja. Processo de pagamento fácil e rápido: não há cheques para preencher e geralmente não há necessidade de apresentar uma identidade, nem outra informação pessoal ao vendedor. Basta digitar a sua senha no terminal. Acesso mais fácil: como os cartões de débito utilizam seu próprio dinheiro na ocasião de venda, freqüentemente são mais fáceis de obter do que os cartões de crédito. QUEBRA DE CAIXAS A definição de quebra de caixa não é complicada. Quebra de caixa é um valor adicional ao salário do colaborador que tem uma função diretamente relacionada ao manuseio do dinheiro da empresa. Como esse funcionário tem a responsabilidade de zelar pelo dinheiro do empregador, tem direito a um valor extra. Dessa maneira, a gestão da empresa reforça a importância dessa função, da capacidade do trabalhador, estimula a continuidade do bom desempenho e ainda incentiva o caixa positivo. A consequência de uma boa gestão do fluxo de caixa é vista no resultado do fim do mês. Os funcionários que costumam receber um valor extra pela quebra de caixa são aqueles que mexem diretamente com dinheiro. São eles: os caixas bancários ou de instituições financeiras, os caixas de lojas de comércio em geral, os caixas de 41 restaurantes ou outros estabelecimentos, os cobradores de ônibus e outros. É importante deixar claro que o valor que deve ser pago ao funcionário não é estipulado na lei. Fica a cargo do empregador decidir se irá adicionar esse montante. É importante lembrar que esse valor e a forma de pagamento dele devem respeitar alguns pontos. São eles: os Acordos ou Convenções Coletivas de Trabalho, as políticas ou regulamentações internas ou ainda se a empresa simplesmente combinar previamente com o funcionário. Vale estipular o formato escolhido em contrato. Muitas pessoas não sabem, mas, na verdade, não há previsão legal que obrigue ao pagamento da quebra de caixa. Na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que reúne as leis sobre a relação entre empregador e empregado, não há nenhum dispositivo sobre esse adicional. Por isso, esse valor extra pode ser pago simplesmente pela vontade do empregador em recompensar o empregado. Em outros casos, pode haver acordos ou convenções coletivas com o sindicato dos empregados que estabeleçam a necessidade desse pagamento. Por nãohaver a obrigação legal da quebra de caixa, também não há um valor determinado para esse pagamento. O empregador pode pagar a quantia que desejar como quebra de caixa, não havendo limitações legais para esse pagamento. No entanto, a quantia deve respeitar o que já foi previamente estabelecido nos acordos ou convenções sindicais, tanto em relação ao valor quanto a forma e momento de pagamento. Além disso, também é necessário respeitar o regimento interno do estabelecimento, caso existam determinações sobre a quebra de caixa. Outra questão muito importante sobre essa verba trabalhista é a sua natureza salarial. Segundo entendimento do Tribunal Superior do Trabalho 42 (TST) na Súmula 247, essa parcela possui natureza salarial quando destinada aos funcionários de bancos. Com base nesse entendimento, a jurisprudência muitas vezes estende tal compreensão a trabalhadores de outros estabelecimentos e não apenas de bancos. Assim, toda vez que esse valor for pago ao trabalhador, ele será considerado parte do salário. Isso significa que esse valor fará parte não apenas do salário, mas de todas as outras verbas relacionadas, como o 13º salário, as horas extras, as férias, entre outros adicionais que possuem como base de cálculo o salário do empregado. A empresa não tem a obrigação de anotar o pagamento da quebra de caixa na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado. De qualquer forma, se o pagamento foi feito é interessante anotar para que isso não faça parte do salário líquido. Outro ponto de atenção é para quem recebe a quebra de caixa: são os descontos. O empregador não tem direito de descontar qualquer valor salarial referente a esse pagamento extra. Os descontos podem ser feitos somente se forem obrigatoriedades da lei, casos de adiantamento ou ainda acordos de contrato coletivo. Trabalhar com o manuseio de dinheiro do seu empregador não é uma tarefa fácil. É preciso muita atenção para que as contas fechem no fim do dia. Para ajudar quem está ou pretende entrar nessa área, há uma lista com dicas que podem tornar esse cotidiano mais simples. Confira: 43 Separação Não misturar suas finanças pessoais com o dinheiro do trabalho é o primeiro passo para quem irá lidar com dinheiro dos outros. Sempre tenha tudo bem dividido para que não haja confusão sua ou até de outras pessoas. Cotidiano Entenda qual é o fluxo do caixa e os procedimentos de todas as operações que irá realizar detalhadamente. Assim, será mais fácil lidar com os processos do dia a dia e ainda demonstrará que você é um funcionário esforçado. O cliente final também agradece um atendimento habilidoso. Duração das tarefas É essencial treinar e aperfeiçoar o tempo que você demora a fazer cada procedimento. Dessa maneira, o cliente será mais bem atendido e o seu cotidiano será mais ágil. É vantagem para você, para a empresa e o cliente final. Organização Parece básico, mas é importante lembrar-se da necessidade de se organizar. O passo a passo dos processos e o tempo de execução de tarefas devem andar lado a lado e organizados. Dessa maneira, a satisfação do cliente final é natural. 44 Responsabilidade Entenda, assuma e execute o seu papel com atenção. Vista a camisa da empresa e leve essa responsabilidade com você. Outros funcionários podem ser incentivados por você. Conhecimento Estude conceitos básicos e termos técnicos, tais como lucro, investimento, capital de giro e ponto de equilíbrio. Além de ajudar no cotidiano e mostrar que está interessado, é uma forma de aumentar seu leque de conhecimento. SISTEMA PDV O sistema PDV — cuja sigla equivale a Ponto de Venda —, também conhecida como frente de caixa ou venda balcão, é o responsável pelo fechamento das vendas. Ele representa um dos últimos momentos da cadeia logística, já que todos os processos e operações anteriores — desde a fabricação do produto até a sua divulgação, por exemplo — culminam naquele momento de aquisição de mercadorias ou serviços. Por isso, tudo deve ocorrer da maneira mais eficiente possível para que os clientes sejam atendidos com rapidez e qualidade, sem frustrações desnecessárias com a sua empresa. Como mencionado 45 anteriormente, esse sistema é o responsável pelo fechamento das vendas. Por meio de um programa simples de ser utilizado, podemos selecionar o item que o consumidor está comprando, verificar o preço, inserir descontos (é opcional), selecionar o método de pagamento escolhido pelo cliente e finalizar a venda. O sistema PDV possui as operações de: • Sangria; • Reforço; • Devolução/troca; Qualquer entrada ou retirada de dinheiro pode ser registrada. Isso é essencial para o acompanhamento da saúde financeira do negócio. Sistema PDV, ou Sistema de ponto de venda é um software utilizado no comércio para realização de vendas, com emissão de documentos fiscais. Um bom sistema PDV funciona de forma integrada com a gestão da loja, conseguindo incorporar todos os setores da empresa, do departamento de compras até a venda ao consumidor final. Alguns procedimentos básicos são comuns em todos os softwares PDV: ➢ Cadastro de fornecedores; ➢ Cadastro de mercadorias que serão comercializadas; ➢ Cadastro de insumos e materiais de consumo; ➢ Cadastro de vendedores; ➢ Cadastro de alíquotas fiscais; ➢ Cadastro de estoque; Após realizados os cadastros básicos, o Sistema de Ponto De Venda está apto a realizar as vendas aos consumidores. O sistema consegue integrar todas as informações (o que não seria possível através de um terminal de vendas comum, onde preços são digitados à mão, por exemplo). Na hora da venda, o software busca as informações cadastradas para, ao mesmo tempo 46 em que registra os produtos e suas quantidades, ele já retira os itens da quantidade em estoque, atribui as comissões para os vendedores responsáveis (quando é o caso), calcula os impostos e emite relatórios de toda essa movimentação, permitindo um gerenciamento fácil e rápido do estabelecimento. Todos os terminais de venda da loja funcionam com um mesmo Banco de Dados – aqueles dados que foram cadastrados inicialmente. Assim, não importa o número de terminais que estejam funcionando, as informações são todas integradas no mesmo “cadastro”. Desta maneira, podemos ter até mesmo redes de lojas integradas, com estoques que servem a todas elas ao mesmo tempo, ou até mesmo (o mais comum) é possuir vários estoques, que podem ou não atender a todas as lojas. O dono do negócio consegue visualizar, em tempo real, toda a movimentação de todas as lojas. O Departamento de compras consegue ter uma previsão de consumo e trabalhar com estoques mínimos, fazendo novas compras assim que os estoques atingem o mínimo estipulado para cada mercadoria. O sistema PDV trabalha com o um sistema de retaguarda. Sistema de retaguarda é o software onde são “trabalhadas” as informações para o que o sistema de frente de caixa possa realizar as vendas. Todos os cadastros que mencionamos acima são realizados através do sistema de retaguarda. Um sistema modular (composto de vários módulos), como se fossem vários sistemas que conversam entre si. Você encontra normalmente os módulos: ✓ Cadastros básicos: fornecedores, clientes, alíquotas fiscais, estoque. 47 ✓ Cadastro de produtos (para venda e consumo interno) ✓ Módulo de vendas ✓ Módulo de compras ✓ Módulo financeiro ✓ Módulo PDV Atualmente existem muitas opções de softwares voltados ao PDV no mercado. SEPARAR ALIMENTOS NA HORA DE EMBALAR SUPERMERCADO Ao registrar uma compra no caixa de um supermercado, o cliente precisa colocar seus produtos em sacolas ou caixas antes que o próximo possa ser atendido e fazero mesmo. E para isso o caixa pode ter o auxílio de um empacotador, ou pode ele mesmo alocar as compras para o cliente levar. E neste momento deve-se considerar alguns fatores como: ➢ Coloque frutas, vegetais e outros itens prontos para comer juntos e longe de outras comidas cruas – especialmente carnes – para evitar contaminação cruzada. ➢ Embale os ovos separados de outras comidas que você pretenda comer cruas, para o caso de eles quebrarem. ➢ Produtos de limpeza e itens químicos devem ser embalados separadamente de outros alimentos, para evitar contaminação. ➢ Embale coisas pesadas primeiro. Geralmente, os itens grandes e pesados devem ser embalados 48 primeiro para dar estabilidade na embalagem e para não amassar outros itens menores embaixo deles. ➢ Caixas mais altas, como caixas de cereais devem ir no canto das sacolas para criar uma barreira estável. ➢ Latas e outros itens pequenos e pesados devem ir no meio da embalagem. ➢ Peças de tamanho médio, como caixas de aveia, devem ir no meio, por cima das latas. ➢ Itens delicados, como pão ou ovos, devem ficar por cima das peças médias. ➢ Tome cuidado ao embalar vidros. Colocar vidros uns junto aos outros pode fazer com que colidam e quebrem. Coloque o vidro no meio das latas, no fundo da sacola. As latas vão suportar o vidro, diminuindo a chance de quebra. ➢ Se tiver folhas de papel disponível, pode embrulhar o vidro e colocar um do lado do outro. O papel vai funcionar como uma proteção contra quebras. ➢ Não encha demais as sacolas. O peso que você coloca nelas vai depender do tipo de embalagem que você usa. Distribua os itens pesados entre várias sacolas, para evitar que rasguem. ➢ Para itens enlatados, limite o número de latas entre 6 a 8 por sacola, dependendo do tamanho. Para potes de vidro, limite o número a aproximadamente 4. ➢ Saiba quanto peso pode ser 49 carregado e planeje de acordo. ➢ Use duas sacolas, quando for necessário. Use duas sacolas reforça a embalagem e permite a você coisas mais pesadas. ➢ Considere o que pode ser deixado sem empacotar. Embalagens de papel higiênico, pacotes grandes de ração animal ou caixas de refrigerante podem não caber em sacolas. A maioria dos itens grandes podem ser carregados sozinhos, sem sacolinhas. Economize e não desperdice sacolas plásticas. ➢ Seja educado. Quando terminar de embalar as compras de um cliente, agradeça pela preferência e pergunte se precisa de ajuda para carregar as compras até o carro. ➢ Quando chegar ao carro, observe as mesmas regras que usou para empacotar: sacolas mais pesadas no fundo ou nos lados, sacolas com itens delicados por cima ou apoiadas no meio. ➢ Use cautela ao colocar itens nos bancos próximos a cadeirinhas de crianças. Certifique-se de que nada vá tombar em cima da criança. Dicas Em geral, mantenha os alimentos que vai cozinhar em uma sacola, e os alimentos que não vai cozinhar em outra. Deixe as sacolas reutilizáveis limpas. Limpe periodicamente e coloque na lavadora de roupas para ficar livre de germes. Não deixe de colocar itens perecíveis (como lácteos) na geladeira o mais rápido possível. As bactérias 50 podem chegar a níveis perigosos em apenas duas horas de temperatura ambiente. Considere usar uma bolsa térmica com gelo se tiver que deixar as compras no carro por mais de uma hora. Bolsas térmicas podem manter os alimentos quentes ou frios por até algumas horas. Certifique-se de que a bolsa esteja sem furos e rasgos. Veja 10 dicas para deixar a operação de caixa do seu negócio mais eficiente Integrar todos setores da empresa é, de fato, uma das formas mais comuns de melhorar a qualidade dos serviços prestados ao consumidor. No varejo, por exemplo, não adianta ter uma excelente equipe de vendas se a sua operação de caixa não funciona de forma adequada. Hoje, o cliente observa a empresa como um todo. Ele não analisa apenas o custo-benefício em relação à concorrência e à qualidade dos produtos. Por isso, para se destacar é preciso entender as necessidades, desejos e objetivos do seu público. E cuidar do atendimento é a melhor forma de garantir resultados nesse sentido. É claro que isso não é tarefa fácil, mas existem algumas dicas que podem simplificar esse processo. 1. Treine a sua equipe de caixa O treinamento é a peça chave para garantir um atendimento humanizado e profissional. O seu colaborador precisa conhecer bem a empresa, as funções que deve desempenhar e como atender bem o cliente. Quanto a isso, foque na importância da cortesia, respeito e empatia. Quando o seu cliente é bem atendido, as chances de ele realizar um novo negócio com a sua empresa ou mesmo indicá-la para outras pessoas aumenta significativamente. 51 2. Dê autonomia para a sua equipe A falta de autonomia da equipe de caixa pode ocasionar muitos problemas. Não existe nada pior para o cliente, por exemplo, do que ter que ficar esperando numa fila para outra pessoa vir resolver o seu problema. Além disso, se a sua equipe foi bem treinada, não há razões para burocratizar os processos. Então, garanta que os operadores de caixa tenham autonomia suficiente para sanar as principais dúvidas dos clientes e, quando possível, solucioná-las de forma imediata. 3. Estabeleça normas para organização A equipe de operação de caixa precisa trabalhar de forma organizada e manter certo padrão nas atividades. Inclusive, é necessário que os colaboradores mantenham o caixa e os equipamentos de trabalho limpos. Estabeleça horários para intervalos, dando preferência para os períodos com menor fluxo de clientes. Evite também deixar mais de dois caixas vazios ao mesmo tempo — do contrário, pode ocorrer uma demora no atendimento dos clientes. 4. Crie um ambiente agradável Um ambiente confortável garante que a sua equipe trabalhe de forma mais produtiva e com maior qualidade. Por isso, além de ser limpo, arejado e com 52 temperatura agradável, o ambiente precisa ter todas as ferramentas em plenas condições de funcionamento. Faça manutenções frequentes nos equipamentos de informática. Certifique-se, ainda, de que as cadeiras dos operadores de caixa sejam apropriadas para a sua função. 5. Faça um checklist antes de abrir a loja Pode parecer bobeira, mas a checagem das condições de trabalho antes do início das atividades evita a ocorrência de desgastes no decorrer do dia. São procedimentos simples, mas que fazem toda a diferença. Peça, por exemplo, para a equipe testar o sistema e as máquinas para pagamento em cartão de crédito e débito, verificar a existência de troco e se existe alguma pendência que pode atrapalhar o serviço. 6. Faça a emissão correta dos documentos fiscais Existe uma série de questões burocráticas que devem ser observadas quando falamos em operação de caixa. Em primeiro lugar, todas as empresas que comercializam mercadorias devem obrigatoriamente emitir nota fiscal. Caso a empresa descumpra essa determinação legal, estará sujeita a penalizações e multas, ocasionando desgastes e perda da credibilidade no mercado. 53 7. Organize o seu estoque Para que o seu caixa funcione de forma adequada, é fundamental se atentar na gestão de estoque. Isso porque você precisa cuidar da reposição de mercadorias e ter um controle direto das vendas e eventuais perdas de produtos. Com uma gestão de estoque bem estruturada, reduz-se a probabilidade de erros. Além disso, você garante que o negócio tenha sempre mercadorias suficientes para a demanda dos clientes. E, como estoque e operação de caixa precisam caminhar sempre juntos, a implantação de softwares de gestão integrados pode ser uma excelente opção. 8. Tenha atenção na satisfaçãodo cliente No varejo, o ambiente do caixa é um local muito propício para avaliar a satisfação do público quanto ao atendimento prestado. Então, utilize um sistema para que o cliente registre sua opinião. Oriente também a equipe do caixa a conversar com o cliente e perguntar se pode auxiliá-lo em algum outro aspecto. 9. Faça a gestão diária do caixa Após o encerramento das atividades da empresa, deve-se sempre fazer o controle do caixa para garantir que os lançamentos foram feitos da maneira correta. Confira se o valor arrecadado 54 corresponde ao total das vendas e verifique a quantidade de pagamentos em cartão. Com isso, você consegue identificar o lucro obtido no dia e já deixar o caixa organizado para o próximo dia de trabalho. 10. Invista em um bom software Por fim, a utilização de sistemas para gerenciamento de operações de caixa auxilia todo o processo de organização da empresa, dando maior agilidade aos processos. É o caso dos chamados sistemas de gestão integrados — ou, simplesmente, ERP —, que garantem a automação das atividades de todos os setores da empresa. Com um ERP, todos os setores da empresa passam a se comunicar de forma integrada. Assim, ao poupar tempo com essas questões operacionais, você consegue reservar tempo para focar em assuntos estratégicos da empresa. O uso do ERP reduz ainda os índices de falhas e aumenta a qualidade dos processos, garantindo maior eficácia operacional. Além disso, os ERPs geram relatórios simples e assertivos que facilitam a análise da situação da empresa. Inclusive, muitos desses softwares possibilitam acompanhamento em tempo real por laptop, tablets e até celulares. Enfim, a operação de caixa é uma excelente oportunidade de aproximar o seu cliente da empresa. Entretanto, como vimos acima, existem cuidados que devem ser adotados para assegurar a satisfação do cliente e resultados positivos para o negócio. Então, invista em treinamentos e análises de resultados para garantir que os objetivos da empresa sejam alcançados! 55 REFERÊNCIAS Análise contabilidade Biva Blog Casa Magalhães Direitos Brasil Economias Exame Explica tudo Finanças prática Guia Trabalhista Info varejo Infojobs Jiva JusBrasil Meus pedidos blog Mundo dos bancos Normas e regulamentação Onclik Portal Administradores Portal IBC Revista proteção SB Sistemas Sebrae Uol economia
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