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Não Conformidades e Ações Corretivas O guia definitivo para resolver problemas de maneira inteligente Introdução O processo de gestão de não conformidades Os benefícios da automação Boas práticas para a gestão de não conformidades Como tratar não conformidades de maneira inteligente com o SoftExpert Suite Conclusão Sumário 03 06 10 15 24 37 Introdução Entregar produtos e serviços de qualidade que garantam a satisfação dos clientes é o objetivo de toda empresa. No entanto, por mais eficientes que sejam os processos, problemas irão surgir. Se você é um profissional da qualidade, sabe bem disso. Diversos fatores tais como legislações, cláusulas contratuais, prazos ou segmentos de atuação podem fazer com que uma não conformidade coloque a empresa em uma situação extremamente delicada. É aí que entra a gestão de não conformidades. Contar com um processo bem definido permite que você responda prontamente e lide com os problemas de maneira eficiente, amenizando os possíveis impactos. Muitas empresas ainda utilizam-se de ferramentas manuais para formalizar o Registro de Não Conformidade (RNC). Isso envolve planilhas, e-mails, pastas de rede e até formulários e assinaturas em papel. No entanto, na medida em que a eficiência se torna cada vez mais um fator de competitividade, depender de ferramentas manuais e desconectadas acaba prejudicando todo o processo. Introdução Este eBook mostra como a automação pode ajudá-lo a transformar o processo de gestão de não conformidades. Você vai conferir os benefícios específicos de um processo automatizado e as boas práticas para tornar a gestão mais eficaz. Por fim, você também vai conhecer o SoftExpert Suite, entender como ele simplifica o gerenciamento das ocorrências e como ele pode contribuir com a melhoria contínua em sua empresa. O tratamento de Não Conformidades é um dos principais elementos no contexto da qualidade. Diversos profissionais, inclusive, apontam este como o processo mais crítico dentro do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). O mercado como um todo está ciente da importância deste processo, desde instituições de padronização até agências reguladoras. À medida que as normas são atualizadas, uma ênfase maior é dada sobre a importância de existir um procedimento formal para tratamento das não conformidades. Se você tem familiaridade com a norma ISO 9001:2015, o tema é apresentado no requisito 10.2 Não conformidade e ação corretiva. Contar com um processo bem estruturado garante a continuidade das operações, enquanto fornece um meio de resposta rápida quando algo der errado. Quando uma empresa falha ao tentar conter e solucionar seus problemas de qualidade, ela pode perder completamente o poder sobre seus processos. Para garantir o controle sobre o processo de gestão de não conformidades e fortalecer o cumprimento de requisitos normativos, muitas empresas estão promovendo uma verdadeira transformação digital, modernizando processos e implementando soluções automatizadas. Introdução As principais etapas dos processos de Não Conformidades e Ações Corretivas Identificação/Registro: O primeiro passo para você resolver um problema é reconhecer que ele existe. Muitas pessoas se deparam ou estão envolvidas em situações não conformes, mas acabam não registrando a ocorrência temendo algum tipo consequência. As não conformidades devem ser encaradas como uma ferramenta de melhoria e não como uma ferramenta punitiva. As principais etapas dos processos de Não Conformidades e Ações Corretivas Ferramentas como formulários em papel ou planilhas estão amplamente disponíveis e são “baratas”. Por isso, muitas vezes elas acabam sendo a primeira alternativa para que um processo de tratamento de não conformidades comece a funcionar. E, com o tempo, as pessoas se apegam e se sentem confortáveis com essas ferramentas. Vamos desdobrar o processo, conhecer as principais etapas e entender melhor como a automação pode contribuir: Contenção e Investigação: Se uma linha de produção for imediatamente interrompida, menos pessoas serão afetadas e sua empresa poderá economizar tempo e dinheiro. Quando você conta com processos automatizados, consegue responder aos problemas muito mais rapidamente. As ferramentas têm a capacidade de mobilizar equipes de forma instantânea, de modo que todos possam intervir para conter o problema e iniciar uma investigação. Análise de causa raiz: Para que um problema seja efetivamente solucionado, você precisa se concentrar na causa raiz: “Quais foram as falhas que causaram ou permitiram que esse problema acontecesse?” Outros processos ou produtos podem ser afetados, por isso a análise de causa deve iniciar rapidamente. Os softwares para gestão de não conformidades já incorporam ferramentas como 5 Porquês e Diagrama de Ishikawa, que aceleram a identificação da causa raiz. As principais etapas dos processos de Não Conformidades e Ações Corretivas Plano de ação: Uma vez identificada a causa, é preciso definir quais ações precisam ser colocadas em prática para resolver o problema. Assim como acontece com as etapas anteriores, o tempo de resposta é um componente essencial para que a execução do plano de ação seja bem-sucedida. Os softwares já incorporam a metodologia 5W2H (O que? Por que? Onde? Quando? Quem? Como? Quanto?), que simplifica o planejamento das ações corretivas. A ferramenta também se antecipa aos prazos de vencimento, por meio de notificações, permitindo que as ações sejam implementadas de acordo com o prazo previsto. Verificação de eficácia: O controle automatizado de implementação das ações corretivas, reduz significativamente os atrasos normalmente identificados em processos manuais. Planilhas, e-mails e formulários em papel exigem muito mais tempo para manuseio, visualização e preenchimento do que uma tarefa que chega ao responsável por meio de um workflow. Esse fluxo inclusive contribui com a melhoria contínua, uma vez que não interrompe a cadeia de comunicação. Os processos automatizados podem contribuir com as ações corretivas, do início ao fim e, dessa forma, você pode contar com um sistema mais eficiente e preciso. As principais etapas dos processos de Não Conformidades e Ações Corretivas Os benefícios da automação Agora que você já entendeu o processo e o papel da automação na gestão de não conformidades, conheça os benefícios que ela pode trazer. Não saber o que está acontecendo impede a aplicação de ações corretivas ou melhorias caso algo esteja dando errado e não esteja atendendo aos padrões de qualidade estabelecidos. Por isso Visibilidade e Rastreabilidade são dois fatores importantes. Ao centralizar todo o processo e manter o histórico das ações corretivas que foram implementadas, um software documenta os processos do início ao fim aumentando a visibilidade. Isso beneficia sua empresa de duas formas: A) Com o histórico centralizado, você consegue avaliar individualmente cada etapa do processo, entender como cada pessoa contribuiu e quais foram as decisões tomadas. A partir daí você pode planejar treinamentos ou revisar documentos, tendo em vista a melhoria de processos. B) A documentação também pode ser uma ferramenta de diagnóstico eficaz, dando ainda mais visibilidade sobre suas operações. Analisar os dados possibilita definir os pontos fortes e as oportunidades de melhoria. Os sistemas automatizados promovem isso melhor do que os processos manuais, porque tudo está no mesmo local e pode ser acessado por toda a equipe. A gestão de não conformidades se torna uma ferramenta de comunicação, colaboração e melhoria sistêmica. Visibilidade e Rastreabilidade A automação promove a comunicação instantânea e estimula uma cultura de colaboração, em que os membros da equipe trabalham juntos em direção a um objetivo comum de qualidade. Com a ajuda de notificações e lembretes eletrônicos, essa colaboração pode acontecer de forma rápida e eficiente. As equipes não perdem o controle dos prazos nem das tarefas com prioridade, pois são avisadas quando alguma intervençãoé necessária e lembradas à medida que o prazo de conclusão se aproxima. Com as pessoas trabalhando em um mesmo sistema que guarda o histórico do processo, todos trabalham de forma mais responsável. Os membros da equipe sabem exatamente com quem entrar em contato ou de quem esperar certas entregas. Como tudo é visível a todos os membros, não há desculpas para não concluir as tarefas. Há um procedimento definido que todos devem seguir e serão mantidos em seu grupo de trabalho para que os membros tenham menos probabilidade de negligenciar sua parte da tarefa. Colaboração e Responsabilidade Provavelmente você já viu em algum lugar que a versão mais recente da norma ISO 9001:2015 está enfatizando o pensamento baseado em riscos. Isso significa que as organizações são obrigadas a rever processos tendo em vista o objetivo de reduzir riscos. Sistemas automatizados para não conformidades e ações corretivas fornecem as ferramentas necessárias para a sua organização. Ao confiar em processos manuais, você seria capaz de corrigir os efeitos dos problemas, mas seria menos provável determinar e resolver o problema que não se manifesta claramente. É assim que você elimina o risco organizacional. Análises automatizadas de causa raiz ajudam você a compreender as situações de forma profunda. Os planos de ação trazem melhorias e redução de riscos em toda a organização. Ações corretivas implementadas com eficácia aproximam você de um cenário ideal. Embora sempre existam outros fatores que podem causar impactos, quando você está no controle e age de forma proativa, reduz drasticamente os incidentes e mitiga os riscos. Ao focar em solucionar os problemas efetivamente, ao invés de mascará-los com ações pontuais, o benefício é maior com soluções automatizadas. Redução de Riscos Com processos eletrônicos você não precisa entrar em pânico tentando se preparar e corrigir os problemas quando uma auditoria se aproxima. A ferramenta conduz o processo estimulando a melhoria de forma constante, garantindo que os problemas sejam investigados de forma profunda e que as ações corretivas sejam implementadas adequadamente. Desta forma, a auditoria pode ser realizada a qualquer momento, trazendo resultados positivos. Estar pronto para uma auditoria significa que seus processos estão dentro dos padrões e suas operações são eficientes. Às vezes, isso requer treinamento, tempo e esforço, mas ações corretivas automatizadas ajudam a tornar a transição mais suave. A longo prazo, manter esse estado pode salvar sua organização do estresse de não estar preparada para uma auditoria, além de multas e outras repercussões associadas ao mau desempenho durante uma auditoria. Prontidão para Auditoria Boas práticas para Gestão de Não Conformidades Embora gerenciar não conformidades de forma automatizada por si só já traga benefícios, todo o processo se torna ainda mais eficaz quando algumas boas práticas são aplicadas em conjunto. Veja a seguir como tornar seus processos de não conformidades e ações corretivas mais eficiente: Automatize seu processo Vejamos um exemplo da diferença entre um processo manual x processo automatizado: Como já citado anteriormente, o tratamento de não conformidades é um dos processos mais importantes dentro do SGQ. No entanto, processos manuais são difíceis de controlar, ineficientes e propensos a erros. Processo Manual Digamos que durante uma auditoria sejam identificadas falhas em um processo. Você registra a não conformidade e define as ações corretivas, por exemplo: treinamento aos funcionários. Quando o processo é manual, você provavelmente envia um e-mail aos funcionários informando sobre a necessidade de realizarem o treinamento. Você pode tentar encaminhar um convite para uma sessão de treinamento ou até enviar um documento com instruções de autotreinamento. Automatize seu processo O que poderia dar errado neste caso? • O e-mail pode se perder na caixa de entrada do funcionário ou ser classificado como spam. Caso isso aconteça, sua mensagem nunca será lida e eles não saberão sobre o treinamento. • O e-mail pode ser esquecido acidentalmente após a abertura ou simplesmente ignorado. • O e-mail não é uma ferramenta segura. Uma mensagem pode ser encaminhada para um destinatário não intencional. Quando você envia documentos por e- mail, corre o risco de informações confidenciais acabarem em mãos erradas. • Sem notificações inteligentes, não há como saber se o treinamento foi realmente executado e concluído. Automatize seu processo Um software especializado combate essas situações: • Os dados da não conformidade ficam no software, não em um e-mail. Eles não se perdem em uma caixa de entrada e você pode acessar sempre que necessário. • Não importa quantas outras responsa- bilidades você tenha. O software envia notificações e lembretes e não deixa você esquecer das não conformidades e ações corretivas. • É possível atribuir automaticamente as responsabilidades ao longo do processo. Assim, mesmo que um RNC envolva responsáveis externos, é possível ter um controle maior sobre os detalhes da ocorrência. • As notificações também se aplicam quando as atribuições são concluídas. No caso do exemplo acima, você saberá quando cada funcionário concluir o treinamento para que possa ser responsabilizado. É preciso automatizar suas ações corretivas para evitar falhas, encontradas em processos manuais. Além disso, você economiza tempo e recursos necessários para gerenciar uma ação corretiva manualmente. Melhorar as ferramentas utilizadas para tratar as não conformidades faz toda a diferença. Estenda práticas de qualidade a seus fornecedores Contar com uma boa ferramenta automatizada é importante para seu SGQ, mas não é o suficiente. Quando as partes externas estão envolvidas (ex.: fornecedores) mas seguem padrões diferentes, isso pode afetar sua empresa negativamente. Para ajudar a eliminar esses riscos, as partes externas precisam ser incluídas no seu sistema de tratamento de não conformidades. • Notificações e lembretes promovem um senso de urgência em relação à comunicação com seu fornecedor. Isso diminui o tempo de resposta, o que é crítico quando se trata de questões importantes que afetam os clientes. Seu processo de gestão da qualidade pode ser beneficiado da seguinte forma: Estenda práticas de qualidade a seus fornecedores Manter os fornecedores de acordo com seus padrões de qualidade evita que os processos sejam interrompidos e afetem negativamente a maneira como você lida com os problemas. • Ao centralizar as informações de RNC em uma plataforma, todo o processo de troca de informações e documentos fica mais seguro. Os fornecedores têm acesso a tudo o que precisam para executar suas tarefas sem precisar expor informações confidenciais ou atribuir tarefas por e- mail. • O sistema gera estatísticas automa- ticamente, permitindo avaliar os fornecedores do ponto de vista da qualidade, por meio dos relatórios disponíveis no sistema. Investigue a causa raiz Esta prática estimula um comportamento proativo. Ao invés de responder aos efeitos dos problemas à medida que surgem, você pode atuar para corrigir problemas implícitos e melhorar seus processos para que isso não aconteça novamente. Isso pode ser comparado a uma doença: A longo prazo é melhor curar a causa de uma infecção, do que simplesmente amenizar a dor e os sintomas. Desta forma, você pode lidar com o problema real, ao invés de somente lidar com suas consequências. É uma maneira de garantir que o problema ou contratempos semelhantes não voltem a ocorrer no futuro. Caso contrário, você estará dedicando tempo e recursos para soluções que são apenas temporárias. Investigue a causa raiz Não se esqueça que o objetivo neste momento é determinar a verdadeira causa raiz, por isso, as dicas e técnicas a seguir podem ajudá-lo durante uma entrevista: • Peça a opinião dos envolvidos: o que eles acham que aconteceu? • Não julgue antecipadamente • Não negligencie o óbvio • Seja um bom ouvinte • Faça perguntas abertasquando possível. As perguntas não deverão induzir as respostas • Pergunte o que deu certo e o que deu errado • Peça aos envolvidos para repetir o procedimento • Faça perguntas técnicas • Use uma abordagem amigável ao entrevistar • Tente pensar em fatores potenciais que possam ter contribuído para a ocorrência • Pergunte como eles acham que pode ser melhorado. Controle do ciclo completo Quando o tratamento de uma não conformidade foi bem-sucedido e a verificação de eficácia prova isso, você pode considerar que o ciclo foi encerrado. Isso significa que o processo foi seguido, todas as etapas foram cumpridas e não será necessária nenhuma ação corretiva adicional. Isso permite que os recursos da qualidade sejam utilizados de maneira otimizada. Também ajuda a manter o estado de prontidão para as auditorias, que é tão importante para garantir os mais altos níveis de qualidade e conformidade a todo momento. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Agora que você já conhece as boas práticas para tratar não conformidades, saiba como o SoftExpert Suite pode ajudá-lo a superar estes desafios. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Muitos profissionais da área de qualidade reconhecem que um processo automatizado para gestão e tratamento de não conformidades otimiza as atividades e agiliza a resolução dos problemas. A proposta do SoftExpert Suite é contribuir neste processo e estimular a melhoria contínua, ajudando a minimizar erros que aumentam os defeitos e os custos de qualidade, permitindo que os profissionais se dediquem às prioridades mais estratégicas e deixem de se preocupar com planilhas, e-mails e controles manuais. Além de melhorar a segurança do processo como um todo, a solução promove a colaboração, elevando a produtividade do SGQ de uma maneira simples. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite A ferramenta disponibiliza um modelo de processo pronto para uso. Por meio deste fluxo é possível tratar Não conformidades, Reclamações de Cliente, Eventos Adversos, Denúncias, Oportunidades de Melhoria, entre outros. Você pode replicar este modelo e tratar cada uma destas demandas de maneira distinta. Para agilizar o tratamento das ocorrências, é possível predefinir aprovadores, prazos de resposta, equipes que precisam ser notificadas, entre outros. Nem todas as ocorrências são tratadas da mesma forma. Por isso, os processos podem ser ajustados, adicionando ou suprimindo etapas, definindo diferentes caminhos ou prazos de resposta. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Quando os detalhes da ocorrência não estão claros, identificar a causa raiz e definir um plano de ação adequado podem se tornar tarefas extremamente complicadas. O SoftExpert Suite conduz o usuário no preenchimento das informações mais importantes, por meio de um formulário inteligente pronto para uso. Você pode personalizar toda a identidade visual, como logo, layout ou nomes dos campos, de acordo os padrões da sua empresa. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Você pode anexar evidências ao processo de tratamento da não conformidade, usando o recurso de arrastar/soltar. Isso inclui fotos, e- mails, certificados de calibração ou qualquer outro tipo de documento. Além de facilitar todo o processo de investigação, é uma forma de você poder se justificar durante uma auditoria, por exemplo. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite A medida que o workflow avança, chegamos na etapa de Análise de Causa e Efeito, que ajuda a identificar a causa raiz da não conformidade. O SoftExpert Suite disponibiliza um diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, que direciona para as possíveis causas do problema. O Efeito/problema é descrito na boca do peixe, e cada espinha representa uma categoria, geralmente utilizada em conjunto com o método 6M (método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medição e meio ambiente). Conforme as causas são identificadas, elas são conectadas às categorias. Você pode informar as áreas e o percentual de responsabilidade de cada uma delas sobre as causas. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Na ferramenta da SoftExpert você também pode encontrar o método do “5 porquês“, que é bem simples, porém eficaz. Basicamente, você começa identificando o problema e continua fazendo perguntas "por que" até chegar ao final do problema. Isso se repete mais ou menos 5 vezes e ajuda você a identificar a causa raiz real da não conformidade. Porém a ferramenta é flexível e você pode utilizar quantos porquês forem necessários em sua análise. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Agora que já sabe o que causou o problema, o que você pode fazer para corrigi-lo? Essa parte do processo é realizada por meio de planos de ação, que orientam o processo de ação corretiva. O SoftExpert Suite ajuda você a definir as ações que devem ser executadas, assim como as pessoas responsáveis e os prazos, para que a não conformidade seja solucionada de maneira permanente. Os planos de ação podem ser definidos de acordo com a ferramenta 5W2H. Cada ação deve ser planejada respondendo esta sequência de perguntas: • What? (O quê?) • When? (Quando?) • Who? (Quem?) • Where? (Onde?) • Why? (Por quê?) • How? (Como?) • How much? (Quanto custa?) Para manter o plano de ação “nos trilhos”, o sistema envia lembretes automatizados para aprovação e execução das atividades. Assim você gasta menos tempo esperando, resolve problemas mais rapidamente e minimiza os impactos negativos da não conformidade. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Depois de concluída a implementação das ações, você precisará verificar a eficácia. A etapa de verificação é crucial, pois é quando você determina e confirma, por meio de evidências, que a não conformidade foi solucionada com êxito. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Esqueça o tempo que você gastava levantando informações e cobrando as pessoas. Por meio um Painel de controle, você pode acompanhar todo o andamento das ocorrências em tempo real. Além de organizar as atividades de acordo com o status, você pode facilmente replanejar uma atividade, definindo um novo prazo ou responsável pela execução. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite À medida que os processos começam a ser tratados dentro do sistema e o volume de informações que precisam ser monitoradas aumenta, você pode recorrer aos portais de gestão da ferramenta para ter uma visão macro do que está acontecendo. Os portais da qualidade permitem que você acompanhe com clareza todos os detalhes das ocorrências e dos planos de ação. Eles exibem todas as informações de classificação em gráficos, que você pode detalhar de diversas formas. Você consegue usar essas informações para identificar tendências nas não conformidades e ver onde elas estão vinculadas na empresa. Os portais também podem fornecer uma visão granular sobre os processos, e mostrar se sua abordagem para tratar as não conformidades está sendo bem-sucedida. Como resultado, você pode tomar decisões embasadas e com foco nos objetivos da qualidade, atuando na melhoria de processos com base em dados reais em vez de recorrer à intuição. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Com o SoftExpert Suite você pode acessar informações e executar tarefas usando um tablet ou smartphone. O acesso móvel oferece maior flexibilidade e ajuda a aumentar a eficiência e a produtividade no SGQ da sua empresa. Além de conectar via navegador do dispositivo móvel, você pode acessar a ferramenta por meio dos aplicativos para Android e iOS. Como tratar não conformidades com o SoftExpert Suite Toda a solução para tratamento de não conformidade ofertada pela SoftExpert é baseada em nuvem. Isso significa que sua empresa pode automatizar o SGQ com um valor de investimento acessível. As soluções em nuvem oferecem robustez em um ambiente seguro, sem a necessidade de uma grandeequipe de TI, ou de um investimento inicial enorme em servidores e banco de dados. As empresas podem implantar mais rapidamente usando menos recursos. Conclusão O tratamento de não conformidades é um processo crítico em seu sistema de qualidade. É o seu principal sistema de recuperação de problemas e sua primeira linha de defesa na prevenção de problemas repetidos. Mas não basta apenas ter um processo de ação corretiva. Depender de ferramentas e métodos manuais e desatualizados deixa você propenso a erros humanos e preocupações de segurança. A automação desse processo alivia todas essas aflições e fornece benefícios adicionais. Aprender a aproveitar estas vantagens ajudará você a melhorar a qualidade em toda a organização. Conclusão Modernize seu processo de RNC O SoftExpert Suite conta com ferramentas intuitivas especializadas no gerenciamento de não conformidades e ações corretivas. Ele te ajuda a identificar aspectos que podem impactar na qualidade de seus produtos e serviços. A solução simplifica o acompanhamento e controle das atividades ajudando você a resolver os problemas com maior rapidez e eficiência. Saiba mais https://www.softexpert.com/pt-br/ofertas/gestao-nao-conformidades/ Próximos passos Entenda como as alterações da norma podem fazer sua organização se destacar, gerando qualidade e valor para seus sistemas e clientes. Saiba mais Grátis uma hora de dicas práticas! Por que ter o controle sobre gestão de não conformidades é importante para sua empresa? Saiba mais https://conteudo.softexpert.com/ld-e-book-tudo-que-voce-precisa-iso9001 https://conteudo.softexpert.com/ld-e-book-tudo-que-voce-precisa-iso9001 https://conteudo.softexpert.com/dicas-praticas-para-gerencia-nao-conformidades https://conteudo.softexpert.com/dicas-praticas-para-gerencia-nao-conformidades Leve sua empresa para o próximo nível www.softexpert.com.br | vendas@softexpert.com O conteúdo deste material está sujeito a alteração sem aviso prévio. Este material é disponibilizado pela SoftExpert e/ou sua rede de afiliados em caráter informativo apenas, sem nenhuma condição de garantia de nenhum tipo, e a SoftExpert não oferece garantia de qualquer natureza nem se responsabiliza por sua precisão ou integridade, salvo declaração expressa em contrário. 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