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O protocolo é a denominação tanto dos setores encarregados de
recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de
documentos, como ao número de registro dado a um documento. Sua função
cabe ao recebimento, conferência de páginas e montagem dos processos.
No protocolo, existem as rotinas de recebimento e classificação documental,
as rotinas de registro e movimentação percorridos pelo documento e rotinas
de expedição. No que se refere a rotina de recebimento, assinale a alternativa
incorreta.
● requisição dos antecedentes ao arquivo ou setor para o agrupamento de dois ou
mais documentos, ou processos.
● classificação da correspondência oficial, separando as de caráter ostensivo com as
de caráter sigiloso.
● encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem.
● encaminhamento do documento ao setor responsável pelo registro e
movimentação.
Nas empresas e no mundo do trabalho, a comunicação escrita está,
geralmente, relacionada à formalização. Quando ações, decisões, opiniões,
requisições passam a ser escritas, as mesmas adquirem um novo status,
passam a ter um caráter jurídico mais marcante, pois se tornam provas
materiais, evidências dos processos, decisões, políticas e estratégias
empresariais. A respeito dos tipos de comunicação escrita na empresa,
complete as frases:
 
I. A escrita COMERCIAL_________ é a maneira de se documentar transações
comerciais, descrever e quantificar obrigações e deveres.
II. A CORRESPONDENCIA __________ é um nome genérico para a troca de
comunicações escritas entre dois endereços distintos, geralmente, duas
instituições diferentes.
III. Em geral, as comunicações escritas ________ estão relacionadas ao
desenvolvimento de rotinas operacionais e, por isso, devem ser de simples
elaboração para celeridade dos processos organizacionais.
IV. A redação OFICIAL__________ pode ser considerada o tipo de
comunicação utilizado pelo setor público nacional.
V. Dentro das empresas, a __________ deve estar organizada em diagramas
chamados fluxogramas.
● I: comercial, II: correspondência, III: bancária, IV: oficial, V: circulação de
documentos
● I: comercial, II: circulação de documentos, III: interna, IV: oficial, V: bancária
● I: comercial, II: correspondência, III: interna, IV: oficial, V: circulação de
documentos
● I: comercial, II: interna, III: correspondência, IV: oficial, V: circulação de
documentos
Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser
alcançados quando se dispensa atenção aos documentos, desde sua criação
até o momento em que são recolhidos para um arquivo de custódia
permanente ou são eliminados. Sendo assim para organização dos
documentos podemos citar a seguinte ordem:
● higienização dos documentos; aplicação da tabela de temporalidade; reavaliação
dos documentos; elaboração de códigos para implantação dos documentos na
base de dados; eliminação dos documentos que perderam seu valor; criação de
um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos;
classificação e identificação; utilização de pastas com cores diferenciadas para
melhor visualização dos documentos; listagens impressas dos documentos,
identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.
● higienização dos documentos; classificação e identificação; criação de um plano
de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos; aplicação
da tabela de temporalidade; reavaliação dos documentos; eliminação dos
documentos que perderam seu valor; elaboração de códigos para implantação dos
documentos na base de dados; utilização de pastas com cores diferenciadas para
melhor visualização dos documentos; listagens impressas dos documentos,
identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.
● higienização dos documentos; criação de um plano de classificação, em que foi
sugerida a divisão por grupos e subgrupos; aplicação da tabela de temporalidade;
reavaliação dos documentos; listagens impressas dos documentos, identificando
sua localização para eventuais problemas com o sistema; elaboração de códigos
para implantação dos documentos na base de dados; eliminação dos documentos
que perderam seu valor; classificação e identificação; utilização de pastas com
cores diferenciadas para melhor visualização dos documentos.
● higienização dos documentos; aplicação da tabela de temporalidade; reavaliação
dos documentos; elaboração de códigos para implantação dos documentos na
base de dados; eliminação dos documentos que perderam seu valor; criação de
um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos;
classificação e identificação; listagens impressas dos documentos, identificando
sua localização para eventuais problemas com o sistema; utilização de pastas com
cores diferenciadas para melhor visualização dos documentos.
A gestão de documentos tem seu início no protocolo, em que é feito o
controle da tramitação de documentos da instituição segundo o Conarq
(2013). Correlacione a primeira coluna que demonstra as atividades de
gestão, com a segunda coluna.
 
I. Recebimento e Classificação
II. Registro e Controle
III. Expedição
 
a. é o centro de distribuição e redistribuição de documentos que tem como
atribuições preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando o número
de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do
documento, código e resumo do assunto.
b. responsável pelas rotinas de recebimento e separação da correspondência
oficial da instituição; distribuição da correspondência particular entre outros.
c. a expedição tem como função verificar se não faltam folhas ou anexos nas
correspondências, numerando e datando as correspondências tanto no
original como nas cópias, separando as cópias do original.
 
Assinale a alternativa correta.
● I: a II: b; III: c
● I: b II: a; III: c
● I: b II: c; III: a
● I: d II: c; III: a
O fluxograma é a representação gráfica de um determinado fluxo ou
processo de trabalho, o qual utiliza figuras geométricas normalizadas como
recurso, e setas que unem essas figuras, possibilitando uma compreensão
fácil e rápida da transição tanto das informações, quanto dos documentos
entre os elementos do processo. Existem variados tipos de fluxograma,
analise a figura abaixo e assinale a alternativa que aponta o tipo de
fluxograma apresentado.
 
 
● Fluxograma Vertical
● Fluxograma Funcional
● Fluxograma Ansi
● Fluxograma Simples
Apresentações são muito eficazes, pois podem conjugar os aspectos
positivos tanto da comunicação escrita como da oral. Além disso, na
atualidade, com o fácil acesso a recursos audiovisuais, toda apresentação
pode recorrer a uma infinidade de tipos de comunicação. Analise as
afirmativas abaixo acerca das apresentações:
 
I. A comunicação visual deve ser sempre pensada com cuidado e envolve
desde a apresentação relativa a vestuário, gestual, quanto às formas de
apoio, como Datashow, uso de quadro, a distribuição de textos impressos
para o público presente.
II. A palavra “arte” traz consigo a noção de uma habilidade, um
conhecimento, a capacidade de, no caso específico, criar discursos, escolher
bem as palavras, desenvolver raciocínios. Em uma última instância, a
retórica ficou conhecida pelo resultado que produzia: seria a arte de
convencer os outros.
III. É essencial o apresentador sempre estar atento ao feedback fornecido
pelo público. Esse feedback pode ser indireto (fazendo-se perguntas diretas
ao público sobre o entendimento do conteúdo) e direto (por meio da
observação do comportamento e do gestual da plateia).
IV. Na falta de conteúdo, falta de preparação o ideal e compensar com
palavras difíceis. A apresentação vai cumprir os objetivos de comunicar -
aqueles ouvintes que conhecem as palavras ficarão encantados.
 
Assinale V para as frases “Verdadeiras” e F para as “Falsas”:
● I: F; II: V; III: F; IV: F
● I: F; II: V; III: V; IV: V
● I:V; II: V; III: F; IV: V
● I: V; II: V; III: F; IV: F
Para atender de forma satisfatória as suas atribuições, o arquivo precisa de
uma estrutura básica contendo os elementos de recursos humanos e
instalação. Além dos requisitos de instalação, o arquivo deve atender aos
requisitos de:
● localização, umidade, arejada, higienização, disposição do arranjo físico e
segurança.
● localização, iluminação, abafado, higienização, disposição do arranjo físico e
segurança.
● localização, iluminação, arejada, higienização, disposição do arranjo físico e
segurança.
● localização, iluminação, arejada, sujidade, disposição do arranjo físico e
segurança.
O fluxograma, é uma ferramenta de gestão utilizada para compreender como
os processos funcionam, permitindo ao gestor organizar os dados e as
informações, facilitando um melhor entendimento dos setores envolvidos e
possibilitando, assim, uma visualização da entrada e da saída de dados, dos
momentos de decisão e do fluxo das operações, permitindo também a
descrição das etapas de um processo administrativo e operacional. Existem
variados tipos de fluxograma, aponte a alternativa correta.
● Fluxograma de processos simples é uma espécie de diagrama mais simples,
composto apenas por blocos e não envolve tomada de decisões, permitindo uma
rápida noção da sequência de funcionamento de um processo.
● O fluxograma ANSI, mostra a sequência das atividades de um processo entre as
áreas ou seções por onde ele flui. Útil para processos que não se completam em
uma única área, podendo indicar também os responsáveis por cada setor.
● O fluxograma vertical, também denominado diagrama de processo, é um
fluxograma de formato diferente, composto por colunas verticais onde estão
disponíveis simbologias referentes aos tipos de processo, descrição, e outras
informações referentes à operação.
● Fluxograma funcional é basicamente um diagrama de blocos acrescido de um
operador de decisão. Muito útil para indicar uma sequência de funcionamento em
processos simples, que depende de uma condição para executar um tipo de tarefa.
Organograma é uma representação em forma gráfica da estrutura hierárquica
formal de uma organização. Pode ter diversas formas, desde a mais comum,
conhecida como organograma clássico, até em forma radial. Os
organogramas mostram a disposição das unidades funcionais (órgãos,
departamentos) com funções definidas, a hierarquia da organização e como
estas unidades se comunicam. Dentre os tipos mais usuais de
organogramas, aponte o tipo que se refere cada uma das afirmativas abaixo:
 
I. ( CLASSICO) Elaborado com retângulos que representam os órgãos e as
linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles.
 
II. ( ) O seu objetivo é mostrar o microssistema das empresas componentes
de um grande grupo empresarial.
 
III. ( ) Sua base também pode ser representada numericamente, que pode
ser utilizado para o controle das atividades e a validação das ações.
 
IV. ( ) Elaborado por meio de círculos concêntricos, os quais representam os
diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, que representa a
autoridade maior da empresa.
● clássico, barras, linear, Lambda
● clássico, barras, linear, setores
● clássico, radial, linear, setores
● clássico, radial, linear, bandeira
Existem documentos que são imprescindíveis para o bom funcionamento da
empresa. Cada um com sua utilidade e finalidade, podendo ter caráter
interno, isto é, utilizado internamente nas organizações ou caráter externo,
utilizado para comunicação com clientes, fornecedores etc. Faça a
correlação da primeira coluna que apresenta os tipos de documentos, com a
segunda que demonstra o conceito/finalidade e ou utilidade dos mesmos.
 
Primeira Coluna
 
I. Regulamento interno
II. Protocolo
III. Procuração
IV. Requerimento
 
Segunda Coluna
 
a. se constitui basicamente por duas partes: identificação do
representado e do representante e objeto e âmbito da
procuração.
b. um documento que contém um conjunto de regras ou normas
estabelecidas como necessárias a uma organização
c. um documento utilizado pela empresa para solicitar informações ou fazer
pedidos a um órgão público, uma instituição ou uma autoridade: utilizado em
especial por escolas, faculdades, prefeituras etc.
d. serve para mapear o trajeto que o documento faz na instituição,
determinando com exatidão onde se encontra o documento na hora da sua
consulta.
 
Marque a alternativa correta:
● I: a; II: d; III: b; IV: c
● I: b; II: d; III: a; IV: c
● I: c; II: d; III: a; IV: b
● I: d; II: b; III: a; IV: c