GESTÃO DE ARQUIVOS -teoria das três idades do arquivo

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ARQUIVO DE 1ª IDADE OU CORRENTE:
É constituído de documentos em curso, ou consultados e pesquisados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam/produziram ou em dependências próximas, de fácil acesso.
Exemplos: pastas suspensas, conservadas em armários de aço na secretaria.
ARQUIVO DE 2ª IDADE OU INTERMEDIÁRIO:
É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados (saíram do arquivo corrente), mas ainda podem ser solicitados para consulta para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Também são conhecidos como “limbo” ou “purgatório”, por remeterem a significados ligados a lugares passageiros, aguardando as devidas transferências.
Exemplos: arquivos em caixas costumeiramente chamadas como “box”, feitas de papelão ou plástico. É possível transferir as pastas anteriormente inseridas nas suspensas para elas, organizando em conjuntos documentais que podem ser ordenados em prateleiras específicas. Esses arquivos podem ficar na secretaria ou em outras salas.
ARQUIVO DE 3ª IDADE OU PERMANENTE:
É constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados por seu valor documental, histórico, científico ou cultural, compondo os meios de conhecimento do passado e da evolução. Esse tipo de documento traz informações que devem ser preservadas indefinidamente.
Exemplos: unidades administrativas que possuem salas ou, até mesmo, prédios destinados especificamente para o arquivamento adequado desse tipo de documento. A forma de arquivamento e conservação dependerá do suporte utilizado (papel comum, plantas de arquitetura, filmes etc.)
Essas três fases são complementares e, em cada uma, devem ser adotados procedimentos técnicos diferentes para conservar e tratar os documentos e, consequentemente, obter uma organização adequada.