ARQUIVOLOGIA SEMAD

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SEMAD 
PROFESSOR: WELLINGTON MELO 
 
 
 
ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIOS E CONCEITOS. 
A Teoria Arquivística, também conhecida como 
Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de 
princípios, conceitos e técnicas a serem observados na 
produção, organização, guarda, preservação e uso de 
documentos em arquivos. 
 
Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é 
chamada arquivística. 
 
Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre 
"Arquivística": 
 
a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos 
acumulados diariamente pelas organizações, o que exige uma 
maior sofisticação dos esquemas de classificação e; 
 
b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento teórico da 
organização de documentos arquivísticos. 
 
Princípios: Os princípios arquivísticos constituem o marco 
principal da diferença entre a arquivística e as outras 
“ciências” documentárias. São eles: 
 
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do 
documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, 
os arquivos devem ser organizados em obediência à 
competência e às atividades da instituição ou pessoa 
legitimamente responsável pela produção, acumulação ou 
guarda dos documentos. Arquivos originários de uma 
instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva 
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de 
produção, não devendo ser mesclados a outros de origem 
distinta. 
 
Princípio da Organicidade: As relações administrativas 
orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A 
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos 
espelham a estrutura, funções e atividades da entidade 
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
 
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo 
ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter 
único, em função do contexto em que foram produzidos. 
 
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos 
de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, 
alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. 
 
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação 
progressiva, natural e orgânica. 
 
 
# Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou 
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituição ou 
pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para 
garantir a consecução de seus objetivos. 
 
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes 
conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, 
SUPORTE e DOCUMENTO. 
 
INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento 
 
SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada (papel, 
CD, fita, microfilme) 
 
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte 
material 
 
 
 
DICAS 
1- Conjunto de documentos = ACERVO 
2- Embora não seja palpável, um “disco virtual” é considerado 
um suporte para as informações nele registradas. 
 
3- Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. 
Isto significa que são ACUMULADOS dessa forma: 
 
 
• Importância do Arquivo – Função e Finalidades do 
Arquivo 
 
Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, 
tornando-os disponíveis as informações mantidas sob sua 
guarda. 
Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a 
História 
 
DICA: 
1- Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a 
ADMINISTRAÇÃO 
 
• Distinção entre Arquivo e Biblioteca 
 
Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou 
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituição ou 
pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para 
garantir a consecução de seus objetivos. 
 
Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria 
impresso e NÃO produzido pela instituição em que está 
inserida. Normalmente constituída de coleções temáticas e 
seus documentos são adquiridos por meio de COMPRA, 
DOAÇAO ou PERMUTA. 
 
 
 Arquivo Biblioteca 
Objetivo Funcional Cultural 
Formas de 
ingresso dos 
Produção 
Recebimento 
Compra 
Doação 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
 
Produzidos ou Recebidos = Acumulados 
 
ARQUIVOLOGIA 
 
 
 
 
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documentos na 
instituição 
Permuta 
Quantidade de 
exemplares de 
cada 
documento 
Único exemplar Numerosos 
exemplares 
 
 
DICAS: 
1- O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as 
informações que evidenciam o funcionamento da instituição 
ao longo do tempo. 
 
2- A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural – 
guardar informações para estudo. Seus documentos são 
acumulados por meio de compra, doação ou permuta. 
 
3- ARQUIVO PÚBLICO é um conjunto de documentos 
acumulados em decorrência das funções executivas, 
legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, 
estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos 
de entidades de direito privado encarregadas de serviços 
públicos. 
 
 
• Classificação dos Arquivos 
 
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo 
o(a): 
 
1) Entidade Mantenedora: (Público ou Privado) 
2) Natureza dos documentos: (Especial ou 
Especializado) 
3) Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e 
Permanente) 
4) Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central) 
 
 
1) Entidade Mantenedora (natureza da entidade): 
Podem ser Público ou Privado 
 
- Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e 
Judiciários, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do 
DF. Também são considerados públicos os Arquivos das 
Fundações Públicas e Empresas Públicas. 
 
- Privado: São aqueles mantidos por instituição de 
caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das 
Lojas Renner, arquivo da TV Brasília. 
 
DICA: 
1- Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: 
Públicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou 
Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os 
institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser 
entendidos como Arquivos Privados. 
 
2) Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou 
Especializados 
 
Especiais: São arquivos em que os documentos cuja 
forma física (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, 
por causa da sua preservação ou manuseio. 
 Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme 
 
Especializados: São aqueles que mantêm em sua 
guarda documentos de determinada área do 
conhecimento (um assunto específico). 
 Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico, Arquivos 
de Engenharia. 
 
3) Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, 
Intermediário e Permanente 
 
Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os 
documentos mais novos e mais utilizados pela instituição. 
No Arquivo Corrente os documentos possuem grande 
freqüência de uso, possuem fim administrativo. 
 É a fase em que os documentos são criados; 
 - Nesta fase os documentos tramitam bastante e são 
muito consultados; 
 - Os arquivos correntes se localizam nos próprios 
setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos 
Setoriais) ou em locais próximos a estes (Arquivo 
Central/Geral). 
 
Arquivo Intermediário: São os Arquivos que guardam 
os documentos menos utilizados pela instituição. No 
Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa 
freqüência de uso, mas ainda possuem fim 
administrativo. 
O Arquivo Intermediário também pode ser denominado 
por LIMBO ou PURGATÓRIO 
 É a fase em que os documentos ainda têm valor 
administrativo mas são pouco consultados; 
 - Permite que os setores otimizem seu espaço; 
 - Não há necessidade de serem conservados 
próximos aos setores; 
 - Nesta fase, os documentos aguardam sua 
destinação final (eliminação ou guarda permanente); 
 - É também chamado de limbo ou purgatório. 
 
Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam os 
documentos que, já tendo cumprido seu fim 
administrativo, sua função administrativa, agora são 
preservados, conservados, pelo seu valor histórico para 
Instituição. 
É a fase em que os documentos já perderam seu valor 
administrativo e são guardados pelo seu valor histórico, 
probatório ou informativo; 
- Os documentos destafase JAMAIS serão eliminados. 
 
DICA: 
1- Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS poderão ser 
eliminados 
 
4) Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos 
Setoriais ou Centrais 
 
 
 
 
 
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Arquivos Setoriais: São aqueles instalados no setores que 
utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do 
dia a dia. 
 É um Arquivo descentralizado. Cada setor de 
trabalho possui o seu. 
 
Arquivos Centrais (Gerais): São aqueles localizados fora 
do local de trabalho, e acumulam em um único local, 
documentos de provenientes dos diversos setores da 
instituição, de forma centralizada. 
 É um Arquivo Centralizado, recebem os documentos 
correntes dos diversos setores da instituição. 
 
DICA: 
1- Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou 
Arquivo Intermediário 
 
 
• Classificação dos Documentos 
 
Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificação: 
• Gênero 
• Espécie / Tipologia Documental 
• Forma 
• Formato 
• Natureza do Assunto 
 
1) Gênero 
 
• Escritos ou Textuais 
Documentos cuja informação esteja escrita ou impressa. 
Ex.: Contrato, atas, relatórios, certidões 
 
• Iconográficos 
Documentos cuja informação esteja em forma de imagem 
estática. 
Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e 
gravuras 
 
• Sonoros 
Documentos cuja informação esteja em forma de som/audio. 
Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete 
 
• Filmográficos 
Documentos cuja informação esteja em forma de imagem em 
movimento (com ou sem som). 
Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos 
• Informáticos ou digitais 
Documentos gravados em meio digital e que, por isso, 
necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. 
Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word 
 
• Cartográficos 
Documentos que representem, de forma reduzida, uma área 
maior. 
Ex.: Mapas e Plantas 
 
• Micrográficos 
Documentos em microformas. 
Ex.: Microfilmes e microfichas 
2) Espécie/Tipologia documental 
 
Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um 
documento, as instituições possuem diversas espécies. 
 Ex.: Ofício, memorando, declaração, certidão. 
 
Tipologia documental é a denominação que se dá quando 
reunimos determinada espécie à função ou atividade que o 
documento irá exercer. 
 Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de 
nascimento. 
 
Veja mais exemplos: 
Espécie Tipologia 
Contrato → Contrato de locação 
Alvará → Alvará de funcionamento 
Certidão → Certidão de nascimento 
 
 
3) Forma 
É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de 
preparação do documento. São as formas documentais. 
 Ex.: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia. 
 
4) Formato 
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto físico, 
independente da informação nele registrada. 
 Ex.: Ficha, livro, caderno, pergaminho. 
 
5) Natureza do assunto 
Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são 
classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS 
 
- Ostensivo = ordinário 
É a classificação dada ao documento cuja divulgação não 
prejudica a administração. 
O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento. 
 
- Sigiloso 
Documento que, por sua natureza, devem ser de 
conhecimento restrito. 
 
O Documento classificado como sigiloso será diferenciado 
pelo GRAU DE SIGILO. São 3 os graus de sigilo: 
 
• Ultra-secreto: Assuntos que requerem 
excepcional grau de segurança e cujo teor só 
devem se do conhecimento de pessoas 
intimamente ligadas ao seu estudo ou 
manuseio. 
 
• Secreto: Assuntos que requerem alto grau 
de segurança e cujo teor podem ser do 
conhecimento de pessoas que, sem 
estarem intimamente ligadas ao seu 
estudo ou manuseio, são autorizadas a 
deles tomar conhecimento, 
funcionalmente. 
 
• Reservado: Assuntos que não devem ser do 
conhecimento do público em geral. 
 
 
 
 
 
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UNIDADE 02: Aprofundamento dos Tópicos 
Conceituais de Arquivística 
 
NATUREZA ORGÂNICA DOS ARQUIVOS E O SEU 
CARÁTER PROBATÓRIO 
A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política 
nacional de arquivos públicos e privados. O art. 1º dispõe que: 
“É dever do Poder Público a gestão documental e a de 
proteção especial a documentos de arquivos, como 
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e 
informação”. 
 
Conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o 
arquivo pode ser definido como a designação genérica de um 
conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma 
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, 
caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e 
conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para 
fins de prova ou informação. 
 
Ou ainda, Os arquivos são constituídos por um conjunto de 
documentos produzidos e/ou recebidos por uma organização. 
Eles só tem sentido se relacionados com o meio que os 
produziu, devem atestar e comprovar as atividades do órgão 
ou instituição que os produziu. 
 
Os arquivos derivam da atividade-meio e da atividade-fim da 
organização, a última é desenvolvida em decorrência da 
finalidade da instituição, da sua razão de existir, ou seja, de 
sua missão. Assim, direta ou indiretamente, as informações 
contidas nos documento de arquivo têm relação com a missão 
dessa organização. 
 
Dos conceitos de arquivo, podemos deduzir três 
características básicas: 
1– Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, 
firma, instituição ou pessoa. Assim, não se considera 
arquivo, por exemplo, uma coleção de manuscritos 
históricos, reunidos por uma pessoa. 
2– Origem no curso de suas atividades. Os documentos 
devem servir de prova de transações realizadas. 
3– Há um caráter orgânico que liga o documento aos 
outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado 
de seu conjunto, do todo à que pertence, significa 
muito menos do que quando em conjunto. 
 
DICA: 
O documento é considerado orgânico ou não, de acordo com 
a relação que guarda com o conjunto de documentos que 
formam o arquivo. 
 
Os documentos de arquivo são meios naturais, 
imparciais, são resíduos e prova das atividades, pois, 
decorrem das atividades da entidade e são 
interdependentes, em virtude do caráter orgânico que 
possuem. 
O potencial probatório do arquivo advém do caráter orgânico 
(interrelacionamento) e decorre, do fato do documento ser 
produzido em um único exemplar ou limitado número de 
cópias (unicidade e autenticidade) e no decorrer das 
atividades da entidade, de onde os documentos são colhidos 
naturalmente e representam prova autênticas dessas 
atividades (naturalidade e imparcialidade). 
 
Fundo de Arquivo 
Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de 
uma mesma proveniência (origem). 
O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos 
documentos em função do fato de a entidade produtora 
continuar em atividade; e, fechado se não recebe acréscimos 
de documentos, em função de a entidade produtora não se 
encontrar mais em atividade. 
 
Documento Oficial 
Documento oficial é aquele emanado do poder público ou 
de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos 
de ordem jurídica na comprovação de um fato. Ou seja, 
qualquer entidade, seja pública ou privada, pode emitir um 
documento oficial, que serve de prova das transações 
realizadas. 
 
Contexto Arquivístico 
Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores 
ambientais que determinam como os documentos são 
gerados, estruturados, administrados e interpretados. 
Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados pelo 
contexto sóciopolítico, cultural e econômico. Ou seja, a 
situação da sociedade no tempo em que os documentos 
foram gerados. 
 
Arquivo, Biblioteca, Museu e Centros de 
Documentação 
• pela biblioteca, são preservados os impressos ou 
audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnicaou 
científica, seja ela criação artístico-literária, pesquisa ou 
divulgação; 
• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama 
infinitamente variável, oriundo de atividade funcional 
ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido 
no decurso de suas funções; e 
• pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem 
ter origem artística quanto funcional. 
• Os centros de documentação, por sua vez, no que se 
refere à origem, à produção e aos fins do material que 
armazenam (ou referenciam), representam um somatório 
das instituições anteriormente indicadas (Arquivo, 
Biblioteca e Museu). São em geral REPRODUÇÕES (em 
microforma ou não) ou REFERÊNCIAS VIRTUAIS que 
originariamente poderiam ser tipificados como 
documentos de biblioteca, arquivo ou museu. 
 
Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos 
genuínos porque, em se tratando de fundos (conjunto de 
documentos de uma mesma proveniência), é fundamental a 
relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende 
o documento de arquivo fora do meio genético que o 
produziu. 
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente 
dentro das funções e atividades de uma administração. 
 
 
 
 
 
 
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Unidade 03 - Ciclo Vital dos Documentos 
 
 A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou 
Ciclo Vital dos documentos para classificar os estágios ou 
fases pelas quais passam os documentos dentro uma 
instituição. (Corrente, Intermediário e Permanente) 
 
1ª idade Corrente 
2ª idade Intermediário 
3ª idade Permanente 
 
1) Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de 
documentos em curso ou consultados frequentemente, ou 
seja, em tramitação ou não, conservados nos escritórios 
ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em 
dependências próximas de fácil acesso. São os documentos 
mais utilizados, que frequentemente são consultados. 
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os 
documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou 
seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem 
a finalidade para a qual foram criados. 
Características: 
- Alto grau da freqüência de uso 
- Documentos em curso 
- Necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho 
- Serve à Administração 
 
2) Arquivo de segunda idade ou intermediário, 
constituído de documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os 
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para 
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema 
novamente focalizado. 
Não há necessidade de serem conservados próximos aos 
escritórios. 
A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. 
Por isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, 
onde os documentos ficam aguardando sua destinação final. 
Características: 
- Baixo grau da freqüência de uso 
- Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de 
trabalho 
- A permanência nessa fase é transitória 
- Aguardam destinação final 
- Também é conhecido por limbo ou purgatório 
- Serve à Administração 
3) Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído 
de documentos que perderam todo valor de natureza 
administrativa, que se conservam em razão de seu valor 
histórico ou documental e que constituem os meios de 
conhecer o passado e sua evolução, sendo esporadicamente 
utilizados. Cada uma dessas fazes exige maneira diferente de 
conservar e tratar os documentos. 
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas 
fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, 
iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira 
idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca 
frequência. 
Características: 
- Documentos que não possuem valor de natureza 
administrativa, mas que são conservados pelo seu valor 
histórico 
- Permitem conhecer a História da Instituição 
- Revelam a origem e constituição da Instituição 
- Serve à História 
 
A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa 
legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados define no art. 8º que os documentos públicos são 
identificados como correntes, intermediários e 
permanentes. 
Segundo a referida lei, consideram-se documentos 
correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 
Os documentos intermediários são aqueles que, não 
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Por sua vez, documentos permanentes, são os 
conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e 
informativo que devem ser definitivamente preservados. 
Em virtude da importância documental, da 
preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da 
referida Lei determinou que a eliminação de documentos 
produzidos por instituições públicas e de caráter 
público será realizada mediante autorização da 
instituição arquivística pública, na sua específica esfera 
de competência. 
Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor 
permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
A legislação determina ainda que a cada uma dessas 
fases – que são complementares – corresponde uma maneira 
diferente de conservar e tratar os documentos. 
 
DICA: 
Arquivo em Depósito - É possível a existência de 
documentos no arquivo permanente, mas que não pertençam 
ao seu acervo. É o arquivo em depósito que é o conjunto 
de documentos colocados sob a guarda de um arquivo 
permanente, embora não pertençam ao seu acervo. 
 
Transferência e Recolhimento 
 
TRANSFERÊNCIA: passagem do arquivo corrente para o 
intermediário. 
 
RECOLHIMENTO: passagem do arquivo corrente para o 
permanente. 
Obs. Também caracteriza recolhimento a passagem do 
arquivo intermediário para o permanente. 
Enfim, se o destino do documento é o arquivo permanente 
estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo 
intermediário estamos falando de transferência. 
Valor do Documento 
 
O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histórico. 
 
 
 
 
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Valor Primário 
O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta 
a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. 
 
Valor Primário = Valor Administrativo 
- Dar suporte/apoio às atividades da instituição 
- É um valor temporário – Em determinado momento o valor administrativo irá acabar 
- Todo documento nasce com valor administrativo 
- Finalidade: Servir à Administração 
 
Valor Secundário 
O valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, 
tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. O valor histórico do 
documento enquadra-se na definição de valor secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico, portanto, tem 
valor secundário. 
 
Valor Secundário = Valor Histórico 
- Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histórico 
- Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para própria instituição Finalidade: Servir à História 
 
DICA: 
1- O documento que possuir valor secundário poderá ser recolhido ao Arquivo permanente 
2- O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser eliminado 
 
Idade do arquivo 
 
Valor 
predominante 
 
Frequência 
de uso 
 
Localização 
Corrente Primário Alta Próximo aos escritórios 
Intermediário Primário Média Distante dos escritórios 
Permanente Secundário Baixa Distante dos escritórios 
 
Prazo de Guarda dos Documentos 
 
 O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente eintermediário. Não existe prazo no arquivo permanente, já que a guarda é definitiva. 
 
 O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: 
• Freqüência do uso das informações contidas nos documentos 
• Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos (prazo prescricional) 
• Existências de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos) 
• Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos 
precaucionais) 
 
Atenção! 
Toda vez que a banca afirmar, de forma genérica, que os documentos do arquivo corrente e/ou intermediário devem ser mantidos 
por X anos, a questão estará errada. 
 
Destinação Final dos Documentos 
 
 Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser encaminhado à sua destinação final. A destinação final do 
documento irá ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrativo/valor primário. 
 
Eliminação: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, não apresentar valor histórico 
Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histórico 
 
 
Tabela de Temporalidade de Documentos 
 
 
 
 
 
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 É o instrumento arquivístico resultante da etapa de avaliação dos documentos. É ela, a tabela de temporalidade, que 
determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediário, bem como indica a destinação final (eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente). 
 A tabela de temporalidade deve ser aprovada por autoridade competente. 
 
Exemplo de uma tabela de temporalidade de uma determinada empresa: 
Código Assunto 
Prazo de Guarda 
Destinação final 
Corrente Intermediária 
002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente 
022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente 
024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação 
024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação 
 
 A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existência de QUATRO situações. 
002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá 
seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo Permanente. 
022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo Permanente. 
024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente será transferido para 
o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será eliminado. 
024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será eliminado sem passar pela fase intermediária. 
 
 
Unidade 4 - Organização e Gestão de Documentos 
 
 
Organização do Arquivo 
 
No momento em que uma organização toma a decisão de 
organizar seu arquivo, é necessário que seja realizada uma 
campanha de sensibilização envolvendo os diversos níveis 
hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. 
 
A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em quatro 
etapas: 
 
1 – Levantamento dos dados 
2 – Análise dos dados coletados 
3 – Planejamento 
4 – Implantação e acompanhamento 
 
 
1- Levantamento dos dados 
São atividades de exame e coleta de informações acerca 
da documentação do arquivo. 
Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero 
dos documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), 
as espécies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o 
tamanho e estado de conservação do acervo, os recursos 
humanos da instituição, enfim, todo os dados relevantes para 
o arquivo da instituição. 
Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos 
estatutos, regimentos, regulamentos, normas, 
organogramas. É necessário, nessa fase, conhecer os dados 
relativos aos documentos que circulam na instituição. 
 
É necessário conhecer, também: 
- A quantidade de servidores no arquivo, formação 
profissional e escolaridade 
- A quantidade de equipamento, modelo e estado de uso 
- A situação física do arquivo (área ocupada, luminosidade, 
umidade, tipo de proteção contra incêndio e outros sinistros) 
 
2- Análise dos dados coletados 
A partir dos dados coletados na etapa anterior, será feita uma 
análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e 
um DIAGNÓSTICO que permita propor alterações no 
sistema a ser implantado. 
Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação 
das falhas existentes na administração que impedem 
o correto funcionamento do arquivo. 
 
3- Planejamento 
É nesta fase que será elaborado o plano arquivístico que 
leve em consideração tanto as disposições legais quanto as 
necessidades da organização. Esse plano deve levar em 
consideração os seguintes elementos: 
a) posição do arquivo na estrutura organizacional da 
administração – recomenda-se que seja a mais alta possível; 
b) centralização ou descentralização dos serviços de 
arquivo em fase corrente; 
c) criação de uma coordenação central dos serviços de 
arquivo, nos casos de descentralização; 
d) definição dos métodos de arquivamento; 
e) estabelecimento das regras e normas de 
funcionamento; 
f) necessidades de recursos humanos; 
g) escolha das instalações e equipamentos; 
h) constituição de arquivos intermediários e 
permanentes. 
 
4- Implantação e Acompanhamento 
É nessa fase que o que foi planejado será colocado em 
prática, será executado, será implantado. É nessa fase que as 
orientações e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO 
serão implantadas na instituição. 
A implantação deve ser procedida por um acompanhamento 
constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar 
eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico. 
O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, atualizado 
quando necessário 
 
 
 
 
 8 
SEMAD 
 
 
Gestão de Documentos 
 
É qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos 
existentes, de forma a assegurar a eficiência das atividades 
 
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes às atividades de produção, tramitação e uso, 
avaliação e arquivamento de documentos em fases 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente (Lei 8.159/1991 - § 
3º). 
 
A Gestão de documentos é atingida por meio do 
planejamento, organização, controle, coordenação, dos 
recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com 
o objetivo de aperfeiçoar o ciclo documental. 
 
OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 
- Garantir e assegurar, de forma eficiente a produção, 
administração, manutenção e destinação de documentos. 
- Garantir que a informação estará disponível no momento 
necessário ao usuário. 
- Eliminação de documentos que não possuem valor 
administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa científica 
ou histórica. 
- Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento 
automatizado de dados, e outras técnicas da gestão da 
informação. 
- Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos 
que deverão ser guardados e preservados por seus valores 
históricos ou científicos. 
 
 
 
 
 
A Gestão de Documentos acontece em 3 FASES 
básicas: 
1ª FASE - PRODUÇÃO 
2ª FASE - UTILIZAÇÃO 
3ª FASE - DESTINAÇÃO 
 
1ª FASE: PRODUÇÃO 
Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência 
das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o 
arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os 
documentos essenciais à administração, evitando duplicação 
e emissão de vias desnecessárias. 
A elaboração de documentos ocorre na fase corrente. 
 
2ª FASE: UTILIZAÇÃO 
Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, 
registro e movimentação), expedição, organização e 
arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as 
normasde acesso à documentação e à recuperação de 
informações (empréstimo e consulta). 
Nesta fase é desenvolvida a gestão de arquivos correntes e 
intermediários. 
 
3ª FASE: DESTINAÇÃO 
Compreende a ANÁLISE e AVALIAÇÃO dos documentos 
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus 
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de 
arquivo permanente e quais serão eliminados por terem 
perdido o seu valor para a instituição. 
 
Os dois principais instrumentos de destinação são: 
 
a) Tabela de Temporalidade: determina os prazos em 
que os documentos devem ser mantidos nos arquivos 
correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos 
permanentes. Além disso, estabelece os critérios para 
recolhimento no arquivo permanente e eliminação. 
 
b) Lista de Eliminação: consiste em uma relação 
específica de documentos a serem eliminados de uma 
só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade 
competente. 
 
Gestão de 
Documentos 
 
Produção 
 
• elaboração dos documentos em decorrências das atividades da instituição. 
• criação de documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de 
vias desnecessárias. 
Utilização 
 
• protocolo, classificação, organização e arquivamento durante a idade corrente e 
intermediária. 
• normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. 
Destinação 
 
• análise e avaliação dos documentos (valor). 
• definição de quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados. 
 
 
Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 
 
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes 
devem permitir aproveitar, ao máximo, a informação 
disponível e necessária à tomada de decisões, aumentando, 
assim, a eficiência administrativa. 
 
Podemos destacar quatro atividades distintas, inerentes a 
essa idade do arquivo: 
 
1) Protocolo (recebimento, classificação, registro, 
movimentação e expedição). 
2) Arquivamento 
3) Empréstimo e consulta 
4) Destinação 
 
 
 
 
 9 
SEMAD 
 
1) Protocolo - Inclui atividades de recebimento, 
classificação, registro e movimentação de documentos, além 
da Expedição (apesar de a doutrina classificar a expedição 
como distinta da “atividade protocolo”, a expedição é 
executada pelo “depto de protocolo”. 
 
2) Arquivamento – é a fase que consiste no conjunto de 
operações destinadas ao acondicionamento e ao 
armazenamento de documentos. 
Para a atividade de arquivamento deve-se levar em conta as fina-
lidades institucionais e as características dos documentos. Os 
métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: 
básicos e padronizados. Estes métodos pertencem a dois grandes 
sistemas: direto e indireto. 
O sistema direto é aquele que permite a busca diretamente no 
local onde o documento foi guardado. 
O sistema indireto não permite essa localização direta, sendo ne-
cessário a utilização de índices ou códigos remissivos. 
O método alfanumérico - combinação de letras e números - não 
se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é 
considerado do sistema semi-indireto. 
 
3) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das 
atividades nobres dos arquivos, pois todo o trabalho 
arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido 
visando à recuperação rápida e completa da informação. De 
modo geral, os documentos só podem ser consultados ou 
cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou 
produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se 
referem os documentos e às autoridades superiores, na 
mesma linha hierárquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, 
que os documentos não sejam retirados das pastas para 
empréstimo, para facilitar o profissional deve colocar uma 
“Guia fora” no lugar, informando onde se encontra o 
documento. A utilização da “guia fora” facilita o 
rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não 
devolvidas no prazo estipulado. 
 
4) Destinação – é a fase que consiste no conjunto de 
operações referentes ao controle da destinação dos 
documentos (eliminação, transferência, recolhimento). Fazem 
parte das rotinas para destinação de documentos na fase 
corrente as seguintes atividades: 
- verificar se os documentos a serem destinados estão 
organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela 
de temporalidade; 
- verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; 
- registrar os documentos a serem eliminados; 
- proceder à eliminação; 
- elaborar termo de eliminação; 
- elaborar lista de documentos destinados à fase 
intermediária; e 
- operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. 
 
 
Protocolo 
 
Vamos aprofundar um pouco o estudo sobre o protocolo pois é muito cobrado em provas de concursos públicos. 
No Protocolo são executadas um conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam 
no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação. 
A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente 
 
As atividades realizadas no protocolo podem ser assim divididas: 
 
1) RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO: 
Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: 
 
Passo Atividades 
1 Receber a correspondência 
2 Separar a correspondência oficial da particular 
3 Distribuir a correspondência particular 
4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso 
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa 
6 Abrir a correspondência ostensiva 
7 Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes 
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e 
Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada 
9 Interpretar e classificar a correspondência 
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento 
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso 
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo 
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação 
 
O plano de classificação é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento 
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. É 
esse plano que vai dar origem ao código de classificação. 
 
 
 
 
 10 
SEMAD 
O código de classificação é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer 
documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. 
 
2) REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO: 
É o setor de autuação e controle da tramitação (movimentação) 
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: 
Passo Atividades 
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, 
número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição 
2 Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após 
o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida 
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 
5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo 
destino 
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente 
 
3) EXPEDIÇÃO: 
Geralmente são adotadas as seguintes atividades: 
Passos Atividades 
1 Receber a correspondência 
2 Verificar se não faltam folhas ou anexos3 Numerar e completar a data, no original e nas cópias 
4 Separar o original da cópias 
5 Expedir o original com os anexos 
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS 
 
A função principal do Arquivo Intermediário consiste em proceder 
a um arquivamento transitório, isto é, em assegurar a 
preservação de documentos que não são mais movimentados, 
utilizados pela Administração e que devem ser guardados 
temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos 
estabelecidos pelas comissões de análise ou, em alguns casos, 
por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou 
arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. 
O arquivo intermediário tem a dupla vantagem de centralizar e 
de administrar os documentos que perderam sua utilidade 
corrente para as administrações. Ele evita a eliminação 
descontrolada e permite uma verdadeira política de 
conservação dos arquivos. 
 
Responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco 
freqüente, os arquivos intermediários: 
- atendem às consultas feitas pelos órgãos depositantes; 
- coordenam as transferências de novos documentos aos seus 
depósitos; 
- procedem à aplicação de tabelas de temporalidade por meio 
de seleção de documentos para eliminação ou recolhimento; 
- coordenam o recolhimento de documentos permanentes para 
o arquivo de terceira idade. 
 
Atenção: 
1- Os documentos só devem ser aceito para guarda 
intermediária quando for conhecido: Conteúdo; prazo de 
guarda e data de eliminação ou recolhimento 
 
2- Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário, 
continuam sendo de posse dos setores que os transferiram e 
que podem consultá-lo e tomá-lo emprestado. A consulta por 
terceiro só é permitida se autorizada pela unidade que o 
transferiu. 
 
ARQUIVO PERMANENTE 
 
Arquivo Permanente é o conjunto de documentos preservados 
por possuírem valor secundário. 
 
A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, 
arranjar, descrever e facilitar a consulta aos 
documentos sob sua custódia. 
 
Embora não exista a atividade de gestão documental nos 
arquivos permanentes, notamos a realização de outras tão 
igualmente vitais para o bom funcionamento de um arquivo, são 
elas: arranjo, descrição, difusão e conservação. 
 
• ARRANJO → reunião e ordenação adequada dos 
documentos; 
• DESCRIÇÃO e PUBLICAÇÃO → acesso aos 
documentos para consulta e divulgação; 
• DIFUSÃO ou REFERÊNCIA → política de acesso e 
uso dos documentos. 
• CONSERVAÇÃO → medidas de proteção dos 
documentos e do seu lugar de guarda. 
 
ARRANJO 
"Arranjo é o processo de agrupamento dos documentos 
singulares em unidades significativas e o agrupamento, 
relação significativa, de tais unidades entre si" 
(SCHELLENBERG apud BELLOTTO, 2004, p. 135). O conceito de 
arranjo é o reflexo do princípio da organicidade. 
 
 
 
 
 11 
SEMAD 
Arranjo é uma terminologia usada exclusivamente nos 
arquivos permanentes para designar a mesma atividade 
de classificação na gestão documental. 
A sistemática de arranjo inicia-se no momento do recolhimento, 
sendo realizada quando se recebe documentos desordenados. 
Noutro caso, o arranjo deve respeitar a classificação de 
origem (desde os arquivos correntes), admiti-se pequenas 
adaptações. 
O arranjo é ao mesmo tempo uma atividade intelectual, 
conforme explicitada anteriormente, e uma atividade material: 
deve-se organizar os documentos internamente uns em relação 
aos outros, colocá-los em caixas ou pastas e ordená-los em 
estantes. 
 
DESCRIÇÃO e PUBLICAÇÃO 
A descrição é atividade também exclusiva de arquivo 
permanente, sendo substituída nos arquivos correntes 
e intermediários por planos de classificação, vocabulários 
controlados que servem de recuperação da informação. 
A descrição na fase permanente "consiste na elaboração 
de instrumentos de pesquisa que possibilitem a 
identificação, o rastreamento, a localização e a utilização 
de dados" (BELLOTTO, 2004, p. 179). É imprescindível que para 
a sua realização já tenha sido executado o arranjo documental, 
haja vista que a descrição deve revelar ao pesquisador o meio 
orgânico em que os documentos foram produzidos, ou seja, a 
relação entre os conjuntos documentais. 
Nesse sentido, a descrição aplica-se a conjuntos de documentos; 
as séries (órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou 
grupos documentais da mesma espécie) são consideradas 
unidades para fins de descrição. 
As tarefas da descrição levam à elaboração dos chamados 
instrumentos de pesquisa. Constituem eles vias de acesso 
do historiador ao documento, sendo a chave da utilização dos 
arquivos como que fontes primárias da história. Os instrumentos 
podem ser genéricos ou específicos. 
- Guia: instrumento de pesquisa mais abrangente, com 
linguagem que permite atingir também o grande público. Este 
instrumento permite uma visão geral do acervo. 
- Inventário: instrumento de pesquisa que descreve conjuntos 
documentais ou partes do fundo. É parcial e traz uma descrição 
sumária (coletiva). 
- Catálogo: instrumento que descreve documento a 
documento unitariamente, respeitando ou não a ordem da 
classificação. Apresenta uma descrição analítica (unitária). 
- Catálogo seletivo: instrumento que descreve minuciosamente 
peças documentais selecionadas de um ou mais fundos. 
- índices: instrumentos complementares dos catálogos e 
inventários, por apresentar nomes, locais ou assuntos em 
ordem alfabética e remetendo o leitor às respectivas notações 
de localização. 
- Edição de fontes: apresentação do texto integral. 
Aconselha-se que além dos textos sejam apresentados estudos 
introdutórios e fontes paralelas. 
 
DIFUSÃO OU REFERÊNCIA 
É nesta fase que se completam as funções do arquivista: 
aproximar o arquivo da comunidade, com atividades 
voltadas às áreas social, educativa e cultural. 
Cabem duas ações na difusão: a que lança elementos de dentro 
para fora e a que promove atrativos no recinto do arquivo. 
Atividades como visitas à comunidade, visitas orientadas no 
arquivo, exposições, trabalhos conjuntos entre escolas e arquivos 
beneficia tanto a comunidade, por conhecer fontes documentais 
que baseiam sua história, como para os arquivos que alcançam 
representatividade para o desenvolvimento de suas atividades. 
As atividades de difusão não podem afastar o arquivo 
da sua função principal que é a de servir às necessidades 
das administrações a que servem. 
Unidade 05 - Métodos de Arquivamento 
 
 
Métodos de Arquivamento 
 
Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao 
acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O 
método de arquivamento deve ser escolhido de acordo 
com a natureza dos documentos e pela estrutura da 
instituição. A instituição pode ter quantos métodos forem 
necessários 
 
Arquivamento HORIZONTAL 
- Os documentos são dispostos uns sobre os outros e 
arquivados em caixas, estantes e escaninhos. 
- Indicado para Arquivos Permanentes (onde a frequencia de 
uso é menor) e para documentos de grandes dimensões como 
plantas, desenhos e mapas. 
- Para consultar qualquer documento é necessário retirar os 
que se encontram sobre ele, dificultando a localização rápida 
das informações – por esse motivo é desaconselhável na fase 
corrente dos arquivos (onde a frequência de uso é maior). 
Arquivamento VERTICAL 
- Os documentos são dispostos um atrás do outro em gavetas 
ou estantes, permitindo a rápida consulta, sem necessidade 
de remover outros documentos. 
- Indicado para Arquivo Corrente, pois agiliza a busca e a 
localização dos documentos 
Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem 
ser divididos em DOIS grandes sistemas: 
 
SISTEMA DIRETO e SISTEMA INDIRETO 
Sistema DIRETO 
É aquele em que a busca do documento é feita 
diretamente no local onde se acha guardado. 
Por exemplo, se vocêprocura por um documento endereçado 
ao Fernando e os documentos estão organizados 
alfabeticamente, basta ir à letra “F” para encontrá-lo. 
É Característico dos métodos: Alfabético, Geográfico, 
Dicionário e Enciclopédico. 
Sistema INDIRETO 
É aquele em que, para se localizar um documento, é preciso, 
antes, consultar um índice ou código. 
É Característico dos métodos: Numérico simples, Numérico 
cronológico, Numérico dígito-terminal, Decimal e Duplex. 
Atenção! O método ALFANUMÉRICO -combinação de 
letras e números- não se inclui nas classes de métodos 
básicos e padronizados e é considerado semi-indireto. 
Quando se trata de planejar a organização do arquivo, os 
elementos constantes de um documento a considerar são 
nome (remetente, destinatário ou pessoa referida no 
documento), local, número, data e assunto. 
 
 
 
 
 12 
SEMAD 
Ou seja, é o elemento mais importante para cada caso que 
define como o arquivo será organizado: ordem alfabética, 
geográfica, numérica (simples ou cronológica) ou por assunto. 
 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: 
 
Métodos 
Básicos 
 
Alfabético 
Geográfico 
Numérico 
 
Simples 
Cronológico 
Dígito-terminal 
Ideográficos 
(Assunto) 
 
Alfabéticos 
Enciclopédico 
Dicionário 
Numéricos 
 
Duplex 
Decimal 
 
 
Os métodos mais comumente cobrados em concursos públicos são os seguintes: 
 
• Método Alfabético 
• Método Geográfico 
• Método Numérico (Simples, Cronológico ou Dígito-Terminal) 
• Método Ideográfico 
 
MÉTODOS BÁSICOS 
 
I- MÉTODO ALFABÉTICO 
 
É um método direto, que não exige a adoção de índice para 
que o documento seja localizado e tem como elemento 
principal o NOME. 
As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética, 
respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação. 
Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se 
comparado aos demais. 
 
Quando for adotado a ordem alfabética, será necessário 
conhecer as regras de alfabetação. 
 
São 13 as regras de alfabetação. 
 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome. 
 
Exemplo: 
João Barbosa adota-se, BARBOSA, João. 
Pedro Álvares Cabral, adota-se, CABRAL, Pedro Alvares 
 
Obs: Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
 
Exemplo: Aníbal Teixeira 
 Pedro Teixeira 
 Marilda Teixeira 
 Vitor Teixeira 
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal 
 Teixeira, Marilda 
 Teixeira, Pedro 
 Teixeira, Vitor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo 
ou ligados por hífen não se separam. 
 
Exemplo: Camilo Castelo Branco 
 Paulo Monte Verde 
 Heitor Villa-Lobos 
 
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras são, santo, 
santa seguem as regras aplicadas para sobrenomes 
composto por adjetivo e um substantivo. 
 
Exemplo: Waldemar Santa Rita 
 Luciano Santo Cristo 
 Irwing São Paulo 
 
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar 
 Santo Cristo, Luciano 
 São Paulo, Irwing 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na 
classificação de sobrenomes iguais 
 
Exemplo: J. Vieira 
 Jonas Vieira 
 José Vieira 
 
Arquivam-se: Vieira, J. 
 Vieira, Jonas 
 Vieira, José 
 
5. Os artigos e preposições, tais como, a, o, de, d’, da, do, 
e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº. 
9) 
 
 
 
 
 13 
SEMAD 
 
Exemplo: Pedro de Almeida 
 Ricardo d’Andrade 
 Lúcia da Câmara 
 Arnaldo do Couto 
 
Arquivam-se: Almeida, Pedro de 
 Andrade, Ricardo d’ 
 Câmara, Lúcia da 
 Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como 
Filho, Neto, Júnior, Sobrinho são considerados parte 
integrante do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordem alfabética. 
 
Exemplo: Antônio Almeida Filho 
 Paulo Ribeiro Júnior 
 Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
 Henrique Viana Neto 
 
 
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio 
 Ribeiro Júnior, Paulo 
 Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
 Viana Neto, Henrique 
 
Obs: Os graus de parentesco só serão considerados na 
alfabetação quando servirem de elemento de distinção. 
 
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho 
 Jorge de Abreu Neto 
 Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de 
 Abreu Neto, Jorge de 
 Abreu Sobrinho, Jorge de 
 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São 
colocados após o nome completo, entre parênteses. 
 
Exemplo: Ministro Milton Campos 
 Professor André Ferreira 
 General Paulo Pereira 
 Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) 
 Ferreira, André (Professor) 
 Pereira, Paulo (General) 
 Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último 
sobrenome, salvo no caso de espanhóis e orientais (ver 
também regras no. 10 e 11) 
 
Exemplo: Georges Albert 
 Winston Churchill 
 Paul Müller 
 Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: Aubert, Georges 
 Churchill, Winston 
 Müller, Paul 
 Schimidt, Jorge 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser 
consideradas e colocadas antes do sobrenome, o mais 
comum é considera-las como parte integrante do nome 
apenas quando escritas com letra maiúsculas. 
 
Exemplo: Giulio di Capri 
 Esteban De Penedo 
 Charles Du Pont 
 John Mac Adam 
 Gordon O’Brien 
 
Arquivam-se: Capri, Giulio di 
 De Penedo, Esteban 
 Du Pont, Charles 
 Mac Adam, John 
 O’Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo 
sobrenome, que corresponde ao sobrenomes de família do 
pai. 
 
Exemplo: José de Oviedo y Baños 
 Francisco de Pina de Mello 
 Angel del Arco y Molinero 
 Antônio de los Rios 
 
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del 
 Oviedos y Baños, José de 
 Pina de Mello, Francisco de 
 Rios, Antônio de los 
 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são 
registrados como se apresentam. 
 
Exemplo: Al Ben-Hur 
 Li Yutang 
 
12. Os nomes de firmas, empresas instituições 
governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam, não considerando, porém, para fins de 
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. 
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos 
iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
 
Exemplo: Embratel 
 Álvaro Ramos & Cia. 
 Fundação Getúlio Vargas 
 A colegial 
 The Library of Congress 
 Companhia Progresso Guanabara 
 Barbosa Santos Ltda 
 
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. 
 Barbosa Santos Ltda 
 Colegial (A) 
 Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
 
 
 
 
 14 
SEMAD 
 Fundação Getúlio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13. Nos títulos do congressos, conferências, reuniões, 
assembléias e assemelhados os números arábicos, 
romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, 
entre parênteses. 
 
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna 
 Quinto Congresso de Geografia 
 3º Congresso de Geologia 
 
Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) 
 Congresso de Geografia (Quinto) 
 Congresso de Geologia (3º) 
 
 
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir a 
organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo 
critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas 
futuras. 
 
 Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior 
 José Félix Alves Pacheco 
 
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: 
 
 Peregrino Júnior, José 
 Félix Pacheco, José 
 
 Colocam-se remissivas em: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Além de observar as regras de alfabetação, e necessáriotambém considerar as REGRAS DE ORDENAÇÃO, que 
podem ser palavra por palavra ou letra por letra. 
 
Letra por letra 
 
Exemplo: Monte Alegre 
 Monte Branco 
 Monteiro 
 Monte Mór 
 Montenegro 
 Monte Sinai 
 
Palavra por palavra 
 
Exemplo: Monte Alegre 
 Monte Branco 
 Monte Mór 
 Monte Sinai 
 Monteiro 
 Montenegro 
 
A escolha de um dos critérios implica a exclusão do outro. 
 
 
 
II- MÉTODO GEOGRÁFICO 
 
Neste método, o elemento principal é o local, seja o país, o Estado ou, a cidade. 
É considerado a origem, a procedência do documento. Devem ser observadas as seguintes regras: 
 
1) MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS 
Quando o elemento principal forem países, alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do correspondente. As demais 
cidades apresentam-se após as respectivas capitais. 
- Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética 
- Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL 
- As demais cidades seguem em ordem alfabética 
 
Exemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha 
Ver 
Peregrino Júnior, José 
Pacheco, José Félix Alves 
Ver 
Félix Pacheco, José 
MALÁSIA 
GRÉCIA 
FRANÇA 
ESPANHA 
CANADÁ 
BRASIL 
Brasília 
Belém 
João Pessoa 
Maceió 
Rio de Janeiro 
 
 
 
 
 15 
SEMAD 
2) MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO 
Quando for organizar um arquivo por Estado, devem ser arquivadas primeiro as capitais, independentemente da ordem alfabética 
em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. 
- Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética 
- Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL 
- As demais cidades seguem em ordem alfabética 
 
 Exemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3) MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE 
Quando o principal elemento é a Cidade e não o Estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo 
destaque para as capitais. 
- O arquivo é organizado por cidade, sem a separação por estado. 
- As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética e devemos indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. 
 
Exemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
III- MÉTODO NUMÉRICO 
 
É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica. 
 
3.1- Método Numérico Simples 
3.2- Método Numérico-Cronológico 
3.3- Método Numérico-Digito-Terminal 
 
 
3.1- Método Numérico Simples 
Método indireto em que o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número. 
É atribuído um número a cada correspondente de acordo com registro ou ordem de entrada, ou seja, sequência numérica de entrada. 
- A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético, também conhecido como ONOMÁSTICO. 
 
3.2- Método Numérico-Cronológico 
TOCANTINS 
SÃO PAULO 
PARANÁ 
GOIÁS 
CEARÁ 
BAHIA 
ALAGOAS 
Maceió 
Arapiraca 
Palmeira dos Índios 
Penedo 
Santana do Ipanema 
Taguatinga (DF) 
São Paulo (SP) 
Piripiri (PI) 
Macapá (AP) 
Lages (SC) 
Campinas (SP) 
Arapiraca (AL) 
 
 
 
 
 
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Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. É um método adotado em quase todas as repartições 
públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, passando 
a ser chamado daí em diante de processo. As vantagens desse método são maior grau de sigilo, menor possibilidade de 
erros, por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto, 
obrigando duplicidade de pesquisa. 
 
Exemplos: 
 00101/2009 
 00256/2010 
 00289/2010 
 
3.3- Método Numérico-Digito-Terminal 
Os documentos são numerados sequencialmente, os números são dispostos em três grupos de pares numéricos e sua leitura é feita 
da direita para a esquerda. 
Ex.: 645.321, decompondo 64-53-21. 
Neste exemplo o número 21 é o grupo primário, 53 o secundário, e o terciário é o número 64. 
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas é feito considerando-se em primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o 
secundário e, finalmente o terciário. 
Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de 
complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e 
arquivamento. 
 
 
Unidade 6 - Microfilmagem e Automação 
 
Microfilmagem 
 
 A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por 
processo fotográfico. 
 O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme 
reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem, 
salvo os casos dos documentos permanentes que não podem ser eliminados. 
 
 
 Benefícios da microfilmagem: 
 
- Validade legal - a microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei n° 5.433, de 8/5/1968 e pelo Decreto n° 1.799, de 
30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. 
- Redução sensível de espaço - redução da ordem de até 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de redução utilizado quando 
da microfilmagem. 
- Acesso fácil e rápido - conseqüência das pequenas dimensões das microformas, da eficiência de sua catalogação e indexação, 
comparativamente aos arquivos convencionais em papel. 
- Segurança - por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reproduções com rapidez e baixo custo, o arquivo 
microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas-forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros. 
- Confidencialidade das informações - a confidencialidade é maior visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação. 
- Durabilidade - respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados 
podem ser conservados indefinidamente. 
ATENÇÃO! 
Os documentos permanentes, quando microfilmados, não poderão se eliminados. a microfilmagem desses documentos visa a preservação 
dos originais e facilitar o acesso à informação. 
 
Automação Aplicada aos Arquivos 
 
É o conceito de tornar automáticas atividades repetitivas com uso de sistemas e equipamentos que efetuam coleta de dados e atuam 
nos processos, minimizando a necessidade da interferência humana e resultando em maior velocidade nas operações, redução de 
erros, controle e principalmente em fidelidade de informações, elementos essenciais para um gerenciamento eficaz. 
Dentre as modernas técnicas de informatização de arquivo, podemos destacar: 
• Workflow – é um sistema que permite dizer exatamente onde está cada documento que tramita dentro da sua 
organização. Garante maior produtividade, segurança e controle total de possíveis gargalos operacionais. 
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED, é o processo de converter documentos em suporte de papel ou 
microfilme para um formato eletrônico representado pela figura de uma página e o seu gerenciamento por meio de um 
 
 
 
 
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software que permite que estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. Os documentos 
são convertidos por meio de scanner. 
 
 
ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO 
 
A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios que 
levam em consideração os preceitos técnicos da Arquivologia, a legislação em vigor e a relação custo/benefício de sua implantação. 
Assim, a alteração de suporte de qualquer série documental só poderá ocorrer se constar da tabela de temporalidade 
da instituição, com a aprovação da Comissão de Avaliação de Documentos. 
 
A alteração de suporte, quando tecnicamente orientada, traz como benefícios: 
1. agilizar a recuperaçãodas informações, bem como o seu intercâmbio; 
2. garantir a preservação de documentos originais passíveis de destruição pelo manuseio, bem como a segurança do acervo contra 
furtos, incêndios, inundações etc; 
3. preencher lacunas nos acervos arquivísticos; 
4. substituir, em situações específicas, grandes volumes de documentos destinados à eliminação, que tenham prazos de guarda 
muito extensos, proporcionando um melhor aproveitamento de espaço, reduzindo o custo da sua manutenção, concentrando as 
informações e facilitando o seu manuseio. 
 
Cada órgão necessita encontrar a solução que melhor atenda às suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens que 
envolvem a adoção desses recursos, bem como o custo global e os benefícios a serem obtidos. Ainda assim é preciso observar que: 
a) a atual legislação de microfilmagem não permite a eliminação de documentos públicos ou oficiais destinados à guarda 
permanente, mesmo após microfilmados; 
b) o microfilme tem validade em juízo, desde que se obedeça aos critérios e padrões estabelecidos em lei; 
c) a atual legislação brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica 
(cópias em formato digital) encontra-se em processo de regulamentação, sendo aconselhável a observância da legislação em 
vigor no momento da adoção desse suporte; 
d) os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles contidas antes e depois 
de processada a alteração do suporte; 
e) os documentos devem ser previamente avaliados, para verificar se o valor justifica a operação; 
f) os documentos devem ter características físicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferência às grandes séries e não a 
peças isoladas, observado o estado de conservação, para que a reprodução ocorra dentro de parâmetros técnicos adequados; 
g) o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade 
do novo suporte e o acesso à informação; 
h) o órgão que adotar recursos para alteração do suporte da informação deve contar com depósitos e equipamentos de segurança 
que garantam a preservação do novo suporte. 
 
Unidade 7 - Preservação, conservação e restauração de documentos. 
 
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
O arquivo permanente, além da guarda, deve se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição, de forma 
a garantir que os valores secundários (histórico e cultural, probatório e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, não sejam 
perdidos. 
A preservação visa o controle ambiental que é o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de 
armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da 
luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e 
danos por água. 
 
Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material 
sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. Os agentes externos decorrem das condições de 
armazenagem e de uso; os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se 
contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e 
empregando métodos que preservem os materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. 
A luz, a temperatura, a umidade, a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. Os 
agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico 
(H2SO5). A poluição ácida do ar, bem como outros fatores externos de deterioração, temperatura e umidade desfavoráveis, somente 
podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica, os prédios 
destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade 
 
 
 
 
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relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos 
documentos denomina-se CLIMATIZAÇÃO. 
 
A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque não só acelera o desaparecimento das tintas, como 
enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. 
O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. 
A umidade, além de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. A umidade alta enfraquece o papel. 
O índice de umidade ideal situa-se entre 40 e 50%. 
A temperatura não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 18 e 21º. O calor constante destrói as fibras do papel. O ideal 
é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de 
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Não sendo viável tal prática, deve-se empregar sílica-gel, acondicionada em recipientes 
plásticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. 
O ideal sempre é o meio termo: nem muito frio, nem muito quente; nem muito seco, nem muito úmido. 
 
Os fungos são organismos prejudiciais que se alimentam de papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. Além da umidade 
e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimento das colônias de fungos: temperatura elevada, falta de circulação de 
ar e falta de higiene. O uso de fungicidas não é recomendado, pois os danos causados superam em muito a eficiência dos 
produtos sobre os documentos. Não de deve limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, 
favorecendo a proliferação de colônias de fungos. Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador. 
 
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. As emanações dos gases também destroem 
as fibras do papel. 
Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola, goma ou caseína, mas a umidade é a principal causadora 
de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. 
 
 
Para a preservação dos documentos, recomenda-se o seguinte: 
 
I – Quanto ao ambiente: 
a) Manter sempre limpo e arejado; 
b) Utilizar aspirador de pó e pano levemente úmido para não dispersar o pó existente no chão, estantes e armários; 
c) Não consumir alimentos e bebidas nos locais do acervo, pois atraem insetos e roedores que atacam os documentos; 
d) Não fumar nos locais de acervo, pois resíduos químicos da fumaça causam danos aos suportes documentais; 
e) Manter a temperatura do local entre 18ºC e 21°C e a umidade relativa do ar entre 40% e 50%, pois níveis elevados de 
temperatura e umidade geram campos favoráveis para a proliferação de microorganismos e deterioração dos suportes dos 
documentos. 
 
II – Quanto ao manuseio: 
a) Evitar o manuseio desnecessário; 
b) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possível, utilize luvas de algodão para manipular 
documentos, fotografias e gravuras. 
c) Evite cópias reprográficas de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis e o manuseio provoca dobras e 
rasgos nas lombadas. 
d) Não dobrar os documentos, pois as fibras são rompidas e o papel se rasga facilmente; 
e) Não faça anotações sobre o original. Utilize grafite e papel para anotações e não se apóie sobre a documentação. Qualquer anotação 
que se faça necessária nos documentos, deverá ser feita a lápis, que possibilita a correção, se for necessária. 
f) Não grampear os documentos (especialmente os de guarda permanente), pois os grampos de metal enferrujam rapidamente, 
além de produzir perfurações nopapel; 
g) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de 
contato. 
h) Não utilize fitas adesivas. Elas causam manchas de difícil remoção e se desprendem do suporte rapidamente. 
i) Nunca usar saliva para folhear livros e documentos, pois além de danificar o documento, formando no local um depósito de 
acidez e bactérias, podendo também haver contaminação com microorganismos existentes no papel ou até com resíduos de 
venenos, naqueles locais em que se costumam fazer desinsetizações. 
 
III – Quanto ao acondicionamento: 
a) Não usar barbantes ou elásticos, eles podem cortar e danificar os documentos; 
b) Não usar pastas com prendedores e hastes de metal, pois estes enferrujam com facilidade, danificando os documentos; 
c) As embalagens devem ser de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo; 
d) Não acondicionar documentos em quantidade superior à capacidade da pasta ou caixa; 
e) Manter os documentos protegidos da luz solar intensa e evitar o contato com água. 
 
 
 
 
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IV – Conservação de fotografias: 
a) Não tocar na parte da imagem das fotografias, pois a gordura natural que existe nas mãos pode deixar manchas de difícil 
remoção; 
b) Fazer anotações no verso da foto utilizando lápis macio; 
c) Não utilizar objetos estranhos ao suporte fotográfico, como clipes e grampos de metal; 
d) Nunca utilizar cola ou fita adesiva em contato com a imagem fotográfica. 
 
V – Conservação de documentos eletrônicos e magnéticos: 
a) Produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que devem ser guardados; 
b) Não armazenar disquetes, fitas e CDs sobre aquecedores, peitoris de janelas, televisores, equipamentos eletrônicos e máquinas 
em geral; 
c) Não tocar no meio magnético; 
d) Usar, preferencialmente, móveis de madeira ou de acrílico para a guarda dos discos e fitas magnéticas; 
e) Acondicionar discos, CDs e fitas em posição vertical ou em móveis adequados; 
f) Evitar choques e quedas; 
g) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo. 
h) Fitas de rolo devem ser seguradas pelo meio do eixo central durante o manuseio e transporte. 
i) As etiquetas deverão ser preenchidas com lápis, antes de serem fixadas no disquete ou na fita. 
j) A remoção de poeira em um disco óptico deve ser feita com tecido não-abrasivo ou com escova macia. 
 
 
CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
CONSERVAÇÃO é o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de 
desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. 
A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqüentemente, ao local de sua guarda. 
A conservação tem como principal objetivo estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível 
do estado físico em que foram criados, incluindo-se a guarda ou acondicionamento de documentos em depósitos e a 
restauração com o objetivo de revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. 
 
Há uma série de tratamentos e técnicas que podem ser utilizadas na conservação dos documentos. 
 
A doutrina da Marilena Leite Paes cita quatro principais operações de conservação: desinfestação, limpeza ou higienização, 
alisamento, restauração ou reparo. 
 
• Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. O método mais eficiente de combater os insetos é a 
fumigação. 
 Fumigação - Processo de destruição de insetos em qualquer fase de desenvolvimento. A substância química a ser 
empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. Contudo, de acordo 
com uma publicação oficial do Arquivo Nacional, a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos 
e compostos oxidantes danosos. 
 
• limpeza ou higienização: Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos. É a fase posterior à fumigação. 
Na falta de instalações especiais para essa operação, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó. 
 
• Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem 
de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em 
máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão 
moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. 
 
• Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e 
danificados. Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a restauração por qualquer método. A 
restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os métodos existentes. O método ideal 
é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente, sem 
que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. 
 
 
 
Técnicas de Restauração : 
 
 
 
 
 
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Banho de gelatina 
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a 
visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, 
tratados por este processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir 
habilidade do executor. 
 
Tecido 
Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel 
é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos 
raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. 
 
Silking 
Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de 
amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios 
ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria prima é 
de alto custo. 
 
Laminação 
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de 
celulose, colocando-o numa prensa hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com 
o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade 
e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com 
água e sabão. 
O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil 
obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, 
as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. 
 
Laminação manual 
Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem 
pressão, que são substituídos pela acetona. A laminação manual, também chamada laminação com solvente, oferece grande 
vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. 
 
Encapsulação 
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de 
poliéster (plástico) fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita