agenda 04 - etec 3

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ESCOLA TÉCNICA ESTADUAL
CENTRO PAULA SOUZA
JULIANE DA SILVA DE JESUS
Fluxo e Logística de Documentos: Fichario
PRAIA GRANDE
2022
Logística de Documentos
Para uma boa organização e futuras consultas, é importante organizar os
documentos da forma que garanta maior facilidade para a empresa: seja por datas,
títulos, tipos de documentos ou importância. Essa organização fica a critério da
empresa, mas deve ser mantida e seguida à risca para evitar perdas de
documentos. Também deve-se eliminar os documentos que não serão mais
utilizados e que não tenham relevância para a empresa.
Para controlar o recebimento e envio dos documentos, é necessário ter a
assinatura do responsável pela entrega e também daquele que o recebeu. Além da
assinatura, é interessante ter a data e, se possível, o local.
Para evitar que os documentos se percam no caminho, existe o protocolo de
recepção de documentos. Os documentos serão então, como já dito, separados por
categorias e então carimbados, seguido pelo resumo do documento e o número de
protocolo que deverá ser arquivada com a empresa (além de enviar também para
aquele que irá receber).
Agora que já ficou claro como o documento deverá ser armazenado, enviado
e recebido, focaremos na área do profissional de secretariado. As parcerias e
contratos fechados com fornecedores precisam de documentos para serem
validados, mas o que deve ser considerado na hora de estabelecer esses
documentos e contratos? A contratação de fornecedores deve ser sempre uma
relação onde o fornecedor ganhará e a empresa também, ou seja, é um mecanismo
de colaboração dupla. Essa colaboração será melhor se tiver objetivos claros: o que
a empresa precisa? O que o fornecedor precisa?
É necessário então estabelecer os objetivos da empresa/fornecedor, e após
isso, ter o contrato digitalizado, com número de protocolo e assinado pelos
responsáveis. Neste contrato, por exemplo, pode estar escrito que a empresa não
poderá cancelar por um período de um ano, havendo então uma multa caso ocorra
esse cancelamento.
Além de contratar fornecedores, o secretário também precisa lidar com seu
chefe, o que para muitos profissionais pode ser um problema gigante. Quando o
secretário tiver algum problema com seu chefe, deve usar a comunicação a seu
favor. É necessário reconhecer o erro (seja o do chefe ou o do secretário), pedir
desculpas caso seja preciso ou então explicar o porquê o chefe está errado, fazendo
assim com que a relação com o chefe fique mais leve e mais humanizada.
Como já foi dito, a documentação deverá ser organizada por categorias,
enviada adequadamente e digitalizada quando necessário. Uma só pessoa fazendo
isso não irá mudar a empresa como um todo, é preciso que todos os demais
funcionários da empresa sigam essas normas de logística de documentos. Um
treinamento poderá ser feito para todos entenderem como funcionará o
armazenamento e a empresa deverá fornecer uma infraestrutura adequada para que
os documentos sejam armazenados e enviados da forma correta.