Implementação de Sistemas Integrados de Gestão

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IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO:
UM ESTUDO DE CASO EM UMA INDÚSTRIA DE SEMENTES
Anísia Fernanda Meyer1
Daniel Bartz2
RESUMO
O desenvolvimento de novas tecnologias administrativas traz benefícios ao
gerenciamento das empresas. Considerando tal aspecto, o objetivo deste estudo é
analisar as mudanças advindas da implantação do SAP (Systems Applications and
Products in Data Processing) em uma indústria de sementes, principalmente no que se
refere ao fluxo das informações e a capacidade de processamento de dados no
fechamento contábil mensal do produto semente matriz de milho. Para tanto, realizou-se
um estudo de caso buscando-se, por meio da análise documental e da observação
participante, identificar os processos contábeis inerentes à semente matriz de milho e
sua sistematização após a implantação do SAP. Também foram utilizadas entrevistas
não estruturadas com os gestores e os colaboradores das áreas de produção e
contabilidade para validar alguns processos, as quais foram realizadas no decorrer do
mês de março de 2010. Os resultados mostram que a empresa tem investido em uma
estrutura mais adequada de sistemas, propiciando maior qualificação das informações e
o fortalecimento de todos os seus controles. Verificou-se também uma efetiva melhoria
nos procedimentos de fechamento da semente matriz de milho com a implantação do
novo sistema, obtendo-se um excelente ganho na otimização desses processos.
Palavras-chaves: controladoria; sistemas integrados de gestão; SAP
ABSTRACT
The development of new technology brings benefits to the administrative management of
enterprises. Considering this aspect, the present study aims to analyze the changes
arising from the implementation of SAP (Systems Applications and Products in Data
Processing) in a seed industry, especially with regard to the flow of information and data
processing capacity of the accounting closing monthly product matrix seed corn. For
both, there was a case study seeking to, through documentary analysis and participant
observation, identifying the accounting processes involved in seed corn and its array of
systematization after the implementation of SAP. Were also used unstructured interviews
with managers and employees of the production areas and to validate certain accounting
procedures, which were held during the month of March 2010. The results show that the
company has invested in a more appropriate system, providing more qualifying
information and strengthening of all its controls. There was also an effective
improvement in the procedures for closing the seed corn matrix with the implementation
of the new system, getting a good gain in optimizing these processes.
Key-words: controllership; integrated management systems; SAP 
1 Graduanda do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Dom Alberto.
2 Mestre em Ciências Contábeis, professor da Faculdade Dom Alberto.
1 Introdução
O avanço tecnológico influencia de maneira contundente na flexibilização e
equilíbrio das relações econômicas entre os segmentos empresariais. Considerando
esta dimensão, surge a possibilidade de integração de sistemas estruturados, que
passam a suportar o fluxo das informações que subsidiam com maior qualidade o
processo de tomada de decisão. 
Oliveira, Perez Jr. e Silva (2007) relacionam a evolução do controle das
atividades das organizações com as suas necessidades de salvaguardar o
patrimônio e cumprir sua missão. Em ambientes complexos, como uma indústria, é
essencial que os gestores de todos os níveis organizacionais tenham acesso a
informações vitais do processo organizacional e, assim, possam decidir com maior
aderência aos objetivos da empresa.
Diante destas tendências, é preciso observar uma série de fatores ao decidir-
se sobre a aquisição e implantação de um sistema de gestão. Questões como a
constatação da necessidade da mudança, o estudo de viabilidade do investimento
necessário, a adequação e maturação do sistema, análise da tecnologia existente ou
funcionalidades a serem acrescidas ao atual sistema são variáveis que devem ser
plenamente analisadas. Não avaliar estes elementos pode trazer resultados
indesejados e de grande repercussão para os negócios da empresa.
Considerando que o desenvolvimento deste estudo ocorreu em uma empresa
de grande porte e tendo-se verificado que seus gestores tinham percorrido todas as
etapas prévias de análise da migração para um novo sistema de gestão, o objetivo
principal deste estudo foi analisar as mudanças advindas da implantação do SAP
(Systems Applications and Products in Data Processing) em uma indústria de
sementes. Com isso, sua abordagem direcionou-se a responder o seguinte
problema de pesquisa: quais as principais mudanças evidenciadas no processo de
fechamento contábil mensal do produto semente matriz de milho a partir da
implantação do sistema SAP ocorrida no mês de maio de 2009 em uma indústria de
sementes?
Com o intuito de analisar informações que propiciem o entendimento desta
temática e alcançar o resultado desejado, de modo mais específico busca-se: [1]
mapear os procedimentos do antigo método de fechamento contábil da semente
matriz de milho; [2] constatar as mudanças decorrentes da migração para o novo
sistema; [3] analisar as modificações ocorridas no fluxo das informações e nos
processos de fechamento.
Tendo em vista a importância na operacionalização dos diversos setores da
economia global, esta pesquisa sobre o uso de sistemas de informações gerenciais
foi escolhida de forma que possa representar os reflexos da implantação do SAP na
empresa, a fim de mencionar o grau de efetividade das informações e um melhor
controle e gerenciamento dos negócios. Para melhor entendimento de alguns
conceitos inerentes ao tema, a seguir apresentam-se os aspectos teóricos
pertinentes, a fim de destacar a importância da contabilidade no suporte
informacional às organizações.
2 Os sistemas de informações e sua importância estratégica
As constantes integrações dos mercados, nos quais as técnicas contábeis
estão difundidas para atender à administração dos negócios das mais diversas
empresas, necessitam estar alinhadas de forma que as demonstrações contábeis
tenham transparência em âmbito internacional. Assim, um dos aspectos relevantes
na evolução da contabilidade refere-se à introdução da Lei 11.638/2007 que
possibilitou a harmonização das práticas contábeis brasileiras às internacionais.
A entrada em vigência desta lei fez com que práticas contábeis adotadas há
anos tivessem que ser substituídas por uma nova estrutura contábil. Com isso os
sistemas de informações das empresas tiveram que ser readequados para refletirem
com exatidão tais alterações. Diante disso, uma relevante variável relacionada à
apresentação das informações contábeis aos usuários internos e externos é o
sistema de informações utilizado pela empresa.
Estes sistemas são grandes aliados no suporte à tomada de decisões, pois
estruturam a interatividade entre o ambiente corporativo, desde a entrada de
recursos até a saída de produtos. Magalhães (2000, p. 26) exemplifica que em um
contexto organizacional, “(...) um sistema de informações consiste numa entidade
(pessoa) com certas características psicológicas (...)” as quais necessitam de dados
com finalidade de obter uma solução. Essas características é que moldam a
inteligência do sistema e retratam com mais fidelidade as operações executadas por
uma empresa.
Gil (1999) sistematiza a maneira de trabalhar os dados para produzir
informações, de maneira que estes se caracterizam como matéria-prima do sistema
de informações, objetivando a obtenção do produto final que possibilite um ambiente
adequado aos usuários, eficiente na sua utilização e fornecido nosprazos
estabelecidos. Sob tal abordagem, o ciclo econômico em que as empresas operam
no mundo contemporâneo, é eminente a obtenção de recursos necessários para as
suas atividades e otimização de seus processos. Estas premissas englobam os
desafios organizacionais na avaliação de suas atuais tecnologias de informação,
bem como a verificação e o planejamento de alterações na compactação de seus
dados através de um novo Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE).
Zanela, Macadar e Soares (2001) abordam o SIGE como uma ferramenta na
integração e consolidação de diversas áreas das empresas, através de processos
de trabalho, fundamentados na funcionalidade das operações. Variáveis
tecnológicas, estruturais e comportamentais formam um círculo de influências,
fazendo com que só possam ser efetivamente entendidas se estudadas em
conjunto.
Como forma de apresentação da integração dos processos de transformação
dos recursos em produtos e serviços, caracteriza-se a dinamicidade sistêmica por
meio da figura 1 que evidencia a necessidade das informações para assegurar uma
eficaz tomada de decisão.
 FIGURA 1 – Visão sistêmica da empresa
 Fonte: CATELLI, 2007, p. 111 
A visão sistêmica formalizada por Catelli (2007) conceitua todo o potencial
econômico e dinâmico da empresa em questão, pois a eficácia de cada um dos
segmentos conforme apresentados, depende do constante comprometimento com
sua missão e valores. Este alinhamento estratégico, por sua vez modela uma diretriz
geral de como devem ser aplicados os recursos de uma empresa para produzir
valor. Considerando a tendência de automatização e estruturação dos controles e a
operacionalização de processos, designa-se a efetividade das informações obtidas
através do estudo mais detalhado do sistema SAP, abordado a seguir.
2.1 Systems Applications and Products in Data Processing – SAP
A transparência nos processos corporativos atinge sua excelência quando se
tem a utilização mais adequada das informações, o que representa o uso de
sistemas integrados de gestão empresarial e, subsequentemente, a implantação de
novos sistemas. A capacidade de integração e de armazenamento das informações
de negócios entre os departamentos de uma empresa é forte característica de um
sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Para Davenport (1998), um sistema
ERP é uma solução genérica cujo desenho reflete uma série de afirmações a
respeito da forma como as organizações, em geral, conduzem suas operações. 
Nesta instância intensifica-se a plataforma deste moderno software de
controle tecnológico através de sua abrangência, o que de acordo com Norris et al.
(2001, p. 23) remete a “[...] organizar, codificar e padronizar os processos e dados
de negócio de um grupo empresarial”. Assim, dentro da concepção de ERP, os
fatores que conduzem à implementação desses componentes tecnológicos
procuram contemplar a empresa como um todo e são responsáveis pela
administração das informações em tempo real.
Um ERP de grande aceitação no mundo é o SAP. A idéia central ao utilizar-se
um sistema como o SAP é buscar a melhor integração possível do fluxo de
informação das diferentes áreas de determinado negócio, visando especialmente
melhorias de eficiência e, consequentemente, racionalizar custos. Outro aspecto que
se busca equacionar está relacionado à minimização dos erros no tráfego de
informações quando uma empresa utiliza-se de vários sistemas diferentes e não
integrados para conduzir a gestão do seu negócio.
O SAP é composto de um conjunto integrado de aplicativos com funções
definidas, cada uma das quais cuidando de um contexto da empresa. Ele
sequencia toda uma cadeia de valores desde o ponto de venda até o ponto
de produção dispondo funções chave em logística, recursos humanos e
financeiros, permitindo o rastreamento de informações ao longo do processo
produtivo (SOUZA et al, 2005, p. 5).
O SAP é um software de seguimento corporativo, que contempla a empresa
de forma ampla na execução das transações entre as áreas. A estratégia deste
aplicativo está relacionada à integração dos processos e otimização de acesso às
informações, conforme pode ser visualizado na figura 2.
 FIGURA 2 – Integração dos módulos do SAP 
 Fonte: www.sap.com/brazil 
Conforme se observa na figura 2, o SAP R/3 é um software voltado para a
gestão dos processos e recursos corporativos de todas as áreas, capaz de
consolidar em uma única plataforma, de forma confiável e transparente, todas as
informações vitais do negócio. 
Santos, Kaldeich e Silva (2003) ressaltam que o sistema SAP R/3 apresenta
pontos positivos e pontos negativos em sua utilização. Dentre os pontos positivos
destacam-se: [a] o nível de integração, devido à centralização dos dados gerados
em qualquer um dos pontos da cadeia de processos internos, o que traz benefícios
no sentido de eliminar redundância de dados e, assim, garantir a integridade da
informação; [b] modularidade e flexibilidade, o que permite à empresa implementá-lo
gradativamente; [c] é um sistema aberto, podendo interagir com diferentes
plataformas de hardware, software, banco de dados e sistemas operacionais, além
de permitir parametrizações e customizações amigáveis; [d] fornece apoio à gestão
e decisão empresarial, pois tem condições de combinar informações do ambiente
interno e externo.
Em relação aos aspectos negativos do SAP R/3, Santos, Kaldeich e Silva
(2003) destacam o fato de que este sistema foi desenvolvido com foco em grandes
corporações, sendo sua aplicação em pequenas empresas inviável, até mesmo
pelos custos associados à sua implantação. Também lembram que este necessita
de definições claras dos processos e entendimento muito apurado do negócio e,
http://www.sap.com/brazil
ainda, que é um software complexo e sua implantação pode durar de seis a dezoito
meses, dependendo da forma como os processos estejam sistematizados.
A simultaneidade no processamento das informações compreende a
compatibilidade e a uniformidade das transações deste sistema ERP. Com o uso
desta tecnologia é possível verificar o alinhamento entre a execução das tarefas e a
eficácia com que as mesmas ingressam na base central de dados, propiciando um
gerenciamento mais eficaz. A evolução do SAP contribuiu para a produtividade e
capacidade de agregar valor na operacionalização dos negócios. A seguir
apresenta-se a metodologia utilizada nesse estudo e na sequencia um estudo de
caso aplicado em uma indústria de sementes que implantou no ano de 2009 o
sistema integrado de gestão empresarial SAP R/3.
3 Metodologia
Estando o objetivo do estudo direcionado à verificação das mudanças
evidenciadas no cenário organizacional, mediante a implantação do SAP, a
metodologia utilizada compreende a obtenção de dados através da pesquisa
descritiva. Gil (1999) salienta que as pesquisas descritivas possuem características
mais significativas no que diz respeito à coleta de dados difundida em técnicas
padronizadas, bem como na descoberta da existência de associações entre
variáveis.
 Por se tratar do estudo de uma situação específica ocorrida na empresa, a
pesquisa caracteriza-se como um estudo de caso, que enfoca a complexidade do
problema e busca retratar a sua realidade. De acordo com Collis e Hussey (2005, p.
72), “um estudo de caso é um exame extensivo de um único exemplo de um
fenômeno de interesse”. Neste caso, o foco direcionou-se à análise da implantação
de um novo sistema de gestão em uma indústria de sementes. 
A fim de relacionar os registros de informações e o mapeamento de
processos disponibilizados pela empresa, a aplicabilidade deste estudo está voltada
para a análise documental e a observação participante. Também foram utilizadasentrevistas não estruturadas com os gestores e os colaboradores das áreas de
produção e contabilidade para validar alguns processos, as quais foram realizadas
no decorrer do mês de março de 2010. 
Assim procurou-se analisar a complexidade das tarefas mediante as
interfaces e o fechamento entre os sistemas MBS, COLHE e SISPRO, bem como a
funcionalidade de cada um destes, comparados aos novos sistemas, hoje vinculados
à base de dados central do sistema SAP. Foram estudados os manuais técnicos e
estruturados os fluxogramas utilizados no controle das movimentações mensais do
produto semente matriz de milho.
O desenvolvimento deste estudo de caso emprega a pesquisa qualitativa
como meio de análise dos dados porque envolve o processo de aperfeiçoamento de
sistemas de informação, no qual os fatos e fluxos de informações são analisados de
acordo com a importância dos mesmos. Para Pereira (2001) a pesquisa qualitativa
pode ser considerada como uma forma de quantificação de evento qualitativo e de
caráter objetivo à observação, com referenciais teóricos menos limitativos e com
maior oportunidade de manifestação para a subjetividade do pesquisador.
Desta forma, a seguir será apresentado o estudo de caso aplicado em uma
empresa focada na ciência e tecnologia de sementes, a qual implantou o sistema
SAP R/3. A empresa foi fundada em 1926 nos Estados Unidos da América, tendo
uma das sedes desde janeiro de 1976 em Santa Cruz do Sul/RS. Possui unidades
de pesquisa e produção de milho e soja, escritório específico para a regulamentação
de sementes e unidades de logística distribuídas por todo o país. Caracteriza-se
como uma organização de grande sucesso, pois se preocupa em contribuir de
maneira significativa na eficiência da produção de alimentos no mundo inteiro e
lidera uma visão voltada para o futuro.
4 Estudo de caso
4.1 Análise dos sistemas utilizados antes da migração para o SAP R/3
Em relação ao problema de pesquisa apresentado inicialmente, no que tange
ao fechamento contábil mensal da semente matriz de milho, antes de discorrer sobre
os sistemas de gestão, vale salientar algumas características que a tornam o foco
deste estudo de caso. Esta semente origina-se da pesquisa e estudo detalhado do
cruzamento de uma porção de linhagens. Depois de ser desenvolvida e aprovada, a
semente matriz de milho (SMM) é multiplicada para dar origem à matéria-prima
utilizada para a produção de sementes comerciais. 
Por esta razão, a semente matriz de milho é tratada na empresa como um
“insumo”, pois é por meio desta que serão produzidos os demais híbridos. O seu
plantio ocorre em áreas de cooperantes, terceiros contratados pela empresa. Após a
colheita, as sementes são entregues nas unidades de produção e beneficiadas,
tornando-se assim o produto final distribuído pela empresa.
Partindo desta contextualização demonstra-se, através do fluxograma da
figura 3, a complexidade do processo de fechamento contábil mensal da SMM antes
da migração para o SAP, pois havia sistemas distintos para o controle de suas
movimentações, os quais geravam as informações do estoque à contabilidade que,
posteriormente, necessitavam ser conferidas e analisadas analiticamente pelo
departamento de contabilidade. 
 FIGURA 3 – Processo de fechamento contábil mensal do produto semente matriz de milho antes 
 da implantação do SAP R/3
Conforme ilustra a figura 3, o processo de movimentações da semente matriz
iniciava-se quando ocorria a entrada manual de suas quantidades no Sistema MBS
(Great Plain – Microsoft Business System), que era responsável pelo controle das
quantidades de estoques de semente matriz de milho no departamento de semente
matriz da empresa. Esse sistema registrava todas as movimentações de entradas e
saídas de SMM, sendo as principais: [a] entrada recebida do departamento de
pesquisa; [b] entrada de sementes matriz importadas e remetidas para exportação
intercompany; [c] saídas para descarte por falta de qualidade; [d] saída para
multiplicação; [e] entrada após ter sido multiplicada; [f] saída para distribuição aos
cooperantes para a produção de sementes comerciais.
Verificou-se que todas estas movimentações eram realizadas através de
lançamentos manuais pelos funcionários, complementadas por pré-controles
realizados em planilhas extras e em folhas de anotações que periodicamente eram
lançados no sistema. Foi possível perceber que este procedimento gerava alguns
transtornos na ocasião do fechamento mensal, pois o fato de haver input manual de
dados, por vezes exigia uma confirmação prévia antes do fechamento contábil.
Quando existia a necessidade de multiplicação da SMM e destinação para a
produção de sementes comerciais, lançavam-se as saídas de insumos no MBS e
efetuava-se a entrada destes no Sistema de Administração da Colheita (COLHE), o
qual controlava todos os pedidos de sementes efetuados pela unidade de produção
para a semente matriz. Assim, com o atendimento destes pedidos no COLHE, as
sementes eram distribuídas aos cooperantes e quando retornavam das lavouras
realizava-se novamente um lançamento manual de entrada neste mesmo sistema.
Todavia, constatou-se que não existia uma interface para a troca de dados
automática com o sistema MBS e, por esta razão, estes lançamentos também eram
realizados de forma manual.
Para a realização do fechamento contábil mensal da conta de estoques do
produto semente matriz de milho antes da migração para o SAP, desenvolvia-se
diversas atividades sob responsabilidade do departamento de contabilidade no
controle de estoques. Dentre estas, verificou-se a necessidade de uma análise de
dados dos sistemas e métodos utilizados nas movimentações deste produto na
empresa. Inicialmente solicitava-se ao departamento de semente matriz uma
planilha denominada de Seed Storage, mantida no software Excel.
A Seed Storage apresentava os saldos dos produtos em estoque, sendo
ainda necessário confirmar junto aos setores envolvidos, o encerramento das
movimentações dos produtos para aquele mês. Concluídos estes procedimentos
utilizava-se outra planilha para consulta na base de dados do sistema MBS, que
mostrava os lançamentos das movimentações realizadas e também fornecia o
relatório do sistema COLHE com as movimentações ocorridas no mês em análise. 
No instante em que se obtivessem as movimentações de ambos os sistemas,
realizava-se um confronto das informações a fim de validar se todos os registros do
MBS haviam sido recebidos pelo COLHE, e vice-versa. Entretanto, verificou-se
através da análise documental, que devido aos registros transitarem de um sistema
para o outro integralmente de forma manual e com dupla inserção de dados,
ocorriam divergências de datas e em alguns casos até mesmo divergências de
quantidades. Ao analisar o sistema de fechamento contábil ficou evidente o
transtorno que este procedimento gerava mensalmente, pois as divergências
deveriam ser analisadas e corrigidas antes de realizar o lançamento das
movimentações no SISPRO, sistema contábil utilizado para o controle de estoques
em quantidades (módulo de estoques) e também pela área contábil (módulo de
contabilidade). No sistema SISPRO lançava-se todas as movimentações de
semente matriz ocorrida nos demais sistemas, também de forma manual.
Os lançamentos de exportação intercompany e importação, realizados
apenas no sistema MBS, eram confrontados com as faturas de importação e
exportação, sendo os lançamentos realizados através dos documentos no SISPRO.
Por sua vez, os lançamentos de descartes por falta de qualidade, realizados apenas
no sistema MBS, eram confrontados com as requisições de descartes aprovadas,
antes dos lançamentos da movimentação no SISPRO.Depois de efetuados todos os lançamentos no SISPRO, procedia-se a
conciliação dos saldos em estoque, através da planilha de saldos Seed Storage do
mês anterior, acrescida e subtraída das quantidades conforme consulta do MBS e
ainda o saldo do Seed Storage do mês atual. Somente após todas as
movimentações e conciliações terem sido realizadas é que havia condições de
contabilizar estas movimentações. Nesta etapa os lançamentos contábeis eram
realizados automaticamente, por um comando que atualizava o módulo contábil. 
Considerando a descrição anterior, é possível perceber-se claramente que o
procedimento de fechamento contábil de semente matriz antes da migração para o
SAP era um procedimento que despendia muito tempo de análise de dados entre os
sistemas e verificação dos dados corretos para lançamento. Em alguns casos,
devido à divergência de datas e quantidades era necessário realizar ajustes para
que o saldo físico em estoque coincidisse com o saldo existente no sistema.
A pesquisa evidenciou que os sistemas utilizados pela empresa
apresentavam características e operações distintas no que diz respeito às interfaces
e integrações. Isso os tornava mais complexos e sujeitos a falhas, pois as
transações eram processadas manualmente, gerando erros constantes devido à
dificuldade no suporte a demanda das informações contidas na base de dados.
Através da análise deste processo constatou-se a complexidade na execução
das movimentações da semente matriz, providas de um fluxo totalmente
operacional, inviabilizando maior eficácia dos controles gerenciais e a segurança das
informações. Assim, devido à magnitude dos negócios da empresa e o patamar
atual de crescimento, seus gestores identificaram a necessidade de mudança com
enfoque na avaliação da operacionalidade dos seus sistemas. Foi a partir daí que
decidiram investir na implantação do sistema SAP R/3, analisado a seguir.
4.2 A implantação do SAP R/3 e seus reflexos sobre o fechamento contábil
mensal da semente matriz de milho
A implantação de um sistema ERP é uma decisão empresarial que
naturalmente conduz a significativas mudanças organizacionais. Estas provocam
alterações em tarefas e responsabilidades individuais, bem como na estrutura e
relacionamento entre os departamentos. Para Taurion (1999) o redesenho de
processos e as mudanças organizacionais são essenciais para que os objetivos que
se espera obter com a implantação sejam plenamente atingidos.
O sistema de gestão implantado pela empresa – SAP R/3 – atende a todos os
processos de negócios da empresa e está contribuindo ativamente na otimização e
automatização de processo específico da área contábil. Esse sistema permitiu a
contabilização automática de diversas transações, como: financeira, contábil, contas
a pagar, contas a receber e tesouraria. Disponibilizou também uma interface
“amigável” ao usuário e resolveu o problema com digitação redundante de dados.
Atualmente o usuário tem condições e está capacitado a inserir, por exemplo, a
conta contábil e o centro de custo em que determinada despesa irá ser lançada.
Com a implantação do SAP R/3, o processo de fechamento contábil da
semente matriz de milho passou a introduzir um novo conceito e terminologia,
listados através dos novos sistemas que objetivam suportar as atividades das áreas
de produção até a contabilidade. Assim, com este novo gerenciamento de
movimentos e controles de quantidades da SMM apresenta-se na figura 4, o fluxo de
processo que ocorre atualmente. Constatou-se que a implantação deste sistema foi
realizada percorrendo as etapas de desenvolvimento, teste e exploração. Estas
atividades tiveram a participação ampla dos colaboradores da empresa, onde cada
área envolvida tinha responsabilidades específicas a cumprir.
Verificou-se que a empresa planejou adequadamente cada etapa da
implantação, inclusive adotando procedimentos para controle e gerenciamento das
transações comerciais no período de Go-live. Este termo foi utilizado para
denominar o período em que os sistemas antigos foram “congelados”, ou seja,
bloqueados para que não ocorressem movimentações durante a migração de dados
para o SAP R/3. Como havia um cronograma específico para a migração de dados
de cada área, durante o Go-live os colaboradores realizavam a conferência e análise
das informações processadas para garantir a confiabilidade dos dados. 
FIGURA 4 – Processo de fechamento contábil mensal do produto semente matriz de 
 milho após a implantação do SAP
Pelo fluxograma da figura 4, percebe-se que o início do processo de
reconhecimento das quantidades de semente matriz ocorre através do sistema SPIN
(Standard Plan), utilizado para o planejamento das áreas que serão plantadas até a
proporção do plantio tanto de SMM quanto de semente comercial, sendo os dados
cadastrados manualmente neste sistema. Após estas estimativas serem lançadas,
atualizam o aplicativo Parent Sourcing, que controla a demanda de semente matriz.
Como os sistemas são interligados, é necessário apenas gerar um comando
para que a inclusão de pedidos de semente matriz atualize os sistemas SAP R/3 e
GCIS (Grower Crop Information System). No entanto o SAP R/3 atende tanto os
pedidos de produção de semente matriz como de semente comercial, as quais são
enviadas ao cooperante para multiplicação, da mesma maneira que ocorria no
processo anterior. Já o sistema GCIS, assim como o sistema COLHE utilizado antes
da migração para o SAP R/3, é responsável pelo controle das lavouras, ou seja,
gerencia a colheita e registra os volumes recebidos de cada lavoura e envia
informações para o módulo de contrato e pagamento de cooperantes no SAP R/3.
Neste sentido, cabe destacar que os sistemas SPIN, Parent Sourcing e GCIS
integram a base de dados central dispostas no SAP R/3 e foram desenvolvidos
exclusivamente para atender as necessidades deste software e as operações de
negócios da empresa estudada. Diferente do antigo processo, onde os lançamentos
de entradas e saídas de SMM eram efetuados manualmente, nesta nova
configuração de sistemas as operações ganharam automaticidade. 
Assim, todos os pedidos de sementes, seja para envio para campo de SMM,
para campo de produção ou para exportação intercompany, são feitos por ordem de
processo via SAP R/3. Os materiais importados também são lançados neste sistema
e ingressam no estoque automaticamente após o processo de lançamento das notas
fiscais. Como todas as quantidades de semente matriz ficam registradas no estoque
não há mais necessidade de manter-se o controle manual até então existente.
Portanto, o processo de fechamento contábil é inicializado através do Cockpit
(cálculo de custos real – modificar/executar) que se refere a uma transação
executada no sistema SAP R/3, a qual efetua o cálculo de custos. Este
procedimento é realizado somente após o encerramento mensal das movimentações
do estoque, pois depende disto para ter-se a certeza de que todos os itens estejam
com o custo correto e tenha ocorrido a efetivação dos lançamentos contábeis.
Posteriormente a este procedimento são feitas as conciliações contábeis em
que se confronta o saldo dos estoques valorizado pelo custo FIFO (first in first out)
versus os registros contábeis. Tendo em vista que, na medida em que ocorrem as
movimentações, simultaneamente ocorrem os lançamentos na contabilidade, não
existe mais a necessidade de conferência dos volumes em estoque entre sistemas,
pois o SAP R/3 atende todas as áreas da empresa. Este foi um ganho de
desempenho muito importante com a implantação, pois propiciou maior agilidade e
confiabilidade no tráfego de informações contábeis.
Com relação ao processo de trabalhona empresa, os gestores e os
colaboradores foram unânimes em afirmar que a implementação do novo sistema
trouxe consideráveis mudanças na rotina de atividades, como por exemplo, agilidade
no fechamento contábil, redução de erros e retrabalho e maior segurança na análise
das informações. Para que isto não fosse um impeditivo ao sucesso da implantação,
a empresa disponibilizou treinamentos on-line a fim de capacitar seus colaboradores
para interagir adequadamente como o novo ambiente. 
Observou-se também, que houve alterações na distribuição de colaboradores
entre os setores. Pela automatização de alguns processos oriundos da implantação
do SAP R/3 ocorreram novas contratações e realocação de pessoas nas mais
diversas áreas da organização. Na área contábil, por exemplo, funcionários que
trabalhavam na área de custos/estoques foram alocados para as áreas de
patrimônio, contabilidade gerencial e setor de commodities, entre outras. Estas
mudanças são reflexos da otimização de processos no qual a implantação do novo
sistema trouxe para a empresa. Assim, a segregação de funções e a atribuição de
responsabilidades a cada colaborador tornou-se algo mais mensurável em relação
aos controles internos e acessos às transações.
5 Conclusões e recomendações
A elaboração deste estudo, baseado nas demonstrações dos procedimentos
por fluxogramas, possibilitou uma análise efetiva na operacionalidade dos sistemas
de informações utilizados antes e depois da implantação do SAP R/3. Foi possível
identificar constantes melhorias nos processos de fechamento contábil mensal da
SMM, onde os controles paralelos e interfaces manuais foram extintas, facilitando e
dando maior confiabilidade às transações efetuadas pelos colaboradores de ambas
as áreas, tanto do departamento de semente matriz quanto do departamento de
contabilidade.
Mesmo que alguns procedimentos do novo sistema de informação ainda
estejam em tramitação e melhoramento, os fatos e gerenciamento dos dados
envolvem uma característica interdependente, pois os acessos e as transações são
mais restritos e específicos para cada usuário. É desta maneira que a mensuração e
a qualidade das informações para a empresa tornaram-se mais autênticas no
gerenciamento da informação contábil e gerencial. 
Como a implantação do SAP R/3 na empresa ainda está em fase de
adaptação, os procedimentos foram mapeados de acordo com a estruturação dos
fluxos e atividades desempenhadas atualmente. Diante disto, recomenda-se para
futuros estudos a aplicação de uma nova pesquisa para avaliar os possíveis reflexos
na repercussão da implantação do SAP R/3 nas demais áreas da organização ou
até mesmo, em mudanças decorrentes de novas parametrizações no fechamento
contábil mensal do produto semente matriz de milho.
6 Referências
BRASIL. Lei nº 11.638, de 28 de dezembro de 2007. Altera e revoga dispositivos da
Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei nº 6.385, de 7 de dezembro de
1976, e estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e
divulgação de demonstrações financeiras. Disponível em:
<http://www.presidência.gov.br>. Acesso em: 11 mar. 2010.
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	3 Metodologia