Brainstorming

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Brainstorming, exemplos, para que serve, como fazer e exemplos
COMO QUE FAZ? POR HUGO ROCHA
Se você precisa de novas ideias, um brainstorming pode ajudar.
Esse não é apenas um termo estrangeiro daqueles que substituem uma técnica já utilizada por aqui.
É, na verdade, uma poderosa ferramenta de administração.
Afinal, se você precisa de soluções criativas, de novas formas de encarar velhos problemas, poucos instrumentos são tão efetivos como um brainstorming, a tempestade de ideias.
Neste artigo, vamos esclarecer o conceito, explicar como utilizá-lo nas suas estratégias, trazer exemplos práticos e um passo a passo para não errar.
Então, vamos aprender como fazer brainstorm? Siga a leitura!
O que é brainstorming?
Brainstorming, ou tempestade de ideias, é uma reunião em grupo para debate sobre soluções a um problema. Trata-se de uma busca por abordagens inovadoras, o que no ambiente corporativo estimula o engajamento e contribui com a valorização e a motivação da equipe.
Por essa definição, você pode ver claramente que o brainstorming tem dois focos bem distintos.
O primeiro é o objetivo central, que aponta para o “pensar fora da caixa”, estimulando a geração de ideias criativas para velhos ou novos problemas na empresa.
O segundo é o efeito que isso gera no próprio clima organizacional.
Vale destacar que o brainstorming não é uma técnica de recursos humanos e nem é proposto para isso, mas sua contribuição é riquíssima quanto ao envolvimento dos colaboradores.
É evidente que, ao participarem de um processo tão importante, eles se sentem mais como parte da empresa, como alguém que pode fazer a diferença e cujo reconhecimento pelos gestores não passará em branco.
Assim, você já tem dois motivos para fazer brainstorming.
A técnica foi proposta pelo norte-americano Alex Faickney Osborn na década de 40, a partir do entendimento de que soluções coletivas trariam resultados melhores e mais criativos do que medidas individuais e isoladas.
De acordo com o modelo de Osborn, o brainstorming deve ter as seguintes características:
· Quantidade: quanto mais ideias direcionadas especificamente ao mesmo problema, melhor.
· Flexibilidade: como a busca é por novas abordagens na solução de um problema, a fuga do tradicional é bem-vinda.
· Liberdade: ideias não devem ser alvo de críticas durante uma sessão de brainstorming.
· Interatividade: as ideias apresentadas podem ser aperfeiçoadas ou mesmo combinadas entre elas, dando origem a novas soluções.
· Tangibilidade: as ideias sugeridas precisam ter a capacidade de sair do papel e se transformar em ações concretas.
Para que serve
Um brainstorming serve como estímulo ao pensamento criativo.
Ao mesmo tempo em que funciona como dinâmica de grupo, é uma ferramenta administrativa e de inovação na empresa.
Dentro do conceito de gestão de mudanças, é utilizado para encontrar novas ideias, produtivas e eficientes.
O foco está em alcançar soluções de baixo custo com retorno em curto prazo.
Por isso, pode ser utilizado na abordagem de problemas diversos no ambiente organizacional.
É importante, contudo, que cada situação seja debatida em um brainstorming específico.
Caso contrário, a reunião que funciona como tempestade de ideias perde a essência e se torna enfadonha, desinteressante e confusa.
Não significa que vários problemas não possam ser abordados.
Ao contrário disso, há benefícios em tornar o brainstorming um hábito, incorporando a ferramenta à cultura organizacional.
Mas é preciso garantir, contudo, que cada problema tenha a sua abordagem individualizada, em encontro exclusivo para isso.
Onde o brainstorming pode ser utilizado?
Para cada problema, uma solução criativa.
Essa poderia ser uma excelente forma de encarar um brainstorming.
Assim, para responder onde ele pode ser utilizado, você pode olhar para a sua atual realidade.
No seu negócio, qual é (ou quais são) o problema que vem lhe tirando o sono, causando preocupações.
Não necessariamente precisa ser algo ruim.
Ao contrário disso, já que um brainstorming pode ser aplicado em situações positivas, com foco no crescimento dos negócios.
Perceba, então, que o primeiro passo é identificar uma necessidade que você precisa resolver.
Em seguida, cabe refletir se, sozinho, você encontra a solução da qual precisa ou esse é um resultado que se favorece do esforço conjunto e criativo.
Se for por esse segundo caminho, aí você passará à próxima etapa, que compreende elaborar e executar o brainstorming.
Antes, porém, vale citar alguns exemplos de situações comuns nas empresas que se favorecem de uma reunião coletiva no estilo tempestade de ideias.
Confira só:
· Quais devem ser os objetivos a curto, médio e longo prazo no planejamento estratégico
· Como elevar a produtividade da empresa
· Como lidar com a queda nas vendas
· Quais estratégias de marketing digital adotar
· Como lançar um novo produto, serviço ou conceito no mercado
· De que forma qualificar a comunicação interna
· Como reduzir os erros no controle de estoque
· Quais estratégias utilizar para ampliar a integração entre os setores
· Como implantar uma política de redução de custos
· O que mudar no pós-venda para aumentar a taxa de retenção de clientes.
Observe pelos exemplos apresentados que são apenas uma amostra do potencial de abrangência de um brainstorming.
Então, se você se interessa por essa ferramenta, não perca tempo.
Faça um diagnóstico da sua empresa, quem sabe a partir de uma pesquisa junto aos colaboradores ou mesmo com os clientes.
Identifique uma demanda e busque uma solução criativa para ela a partir do brainstorming.
O próximo passo é sair da teoria para a prática, como veremos agora.
Como fazer um brainstorming?
Fazer um brainstorming depende do atendimento a uma série de etapas. Entre as principais, estão planejamento, execução e análise de resultados. Para o sucesso da ação, é importante que os colaboradores participem de todas elas e não apenas da reunião propriamente dita.
Ao longo de sete décadas desde a sua criação, o brainstorming evoluiu bastante, como não poderia deixar de ser.
Hoje, o processo está mais organizado, otimizando o tempo destinado por todos para as reuniões.
Há uma espécie de cronograma a seguir, o qual não é engessado, mas permite uma melhor coordenação dos trabalhos, dando um ritmo a eles.
Para ser eficaz, um brainstorming deve ser conduzido para se manter dentro do foco, com uma proposta clara.
É em torno dela que o seu planejamento deve ser realizado, como você verá na descrição das etapas, a seguir.
Tenha um tema definido
Pode parecer repetitivo, mas nunca é demais lembrar que você deve reunir seus colaboradores para um brainstorming somente se tiver o que debater com eles.
O tempo é artigo de luxo em qualquer empresa, especialmente naquelas com estrutura enxuta, como é próprio dos pequenos negócios.
Não dá para correr o risco de gastar minutos (ou horas) preciosos com conversas inócuas, que saem do nada para lugar algum.
Leve o brainstorming a sério e faça primeiro o diagnóstico sobre o qual falamos antes.
Se você tem uma meta clara para a empresa, aí sim pode pular essa etapa e debater com o grupo como concretizá-la.
E nunca esqueça de levar apenas um tema à mesa de discussões.
O propósito do encontro tem que estar bem claro para todos e ser respeitado durante toda a reunião.
Seu papel como líder é garantir isso.
Garanta que todos se preparem antes
Você lembra do que acabamos de falar sobre otimização do tempo?
De que adianta você se preparar para um brainstorming se o assunto surpreender os participantes da reunião?
Se você não informá-los antecipadamente quanto à pauta, corre riscos diversos.
Entre eles, de pessoas se sentirem travadas, sem inspiração para sugerir nada na hora.
Outras talvez tivessem muito a acrescentar, mas não tiveram tempo de trazer à reunião os dados de uma pesquisa recém-divulgada.
Veja bem: brainstorming não é pegadinha.
Se você não permitir que todos se preparam antes do encontro, vai contribuir decisivamente para desperdiçar uma excelente oportunidade para a empresa.
E o pior é que os reflexosnegativos não se restringem ao problema em questão.
Em vez de posicionar o brainstorming como uma ferramenta positiva para ser integrada à cultura da empresa, vai incentivar os colaboradores a se desagradarem dela.
A bagunça cobra o preço. E ele pode ser alto.
Crie um ambiente agradável
Para abrir a reunião de tempestade de ideias, nada melhor do que quebrar o gelo.
Lembre que você terá à mesa pessoas diferentes, de perfis variados, de áreas diversas, que talvez até não tenham um bom relacionamento, o que é comum nas organizações.
Esse é um momento diferente daquele que elas vivem em suas rotinas.
Então, trate de fazer a sua parte para garantir um ambiente agradável.
Uma boa estratégia pode, inclusive, prever a realização do encontro fora da empresa.
Sim, por que não?
Nada melhor para pensar fora da caixa do que sair dela, concorda?
Conduzir o processo em outro local pode servir como estímulo para novas ideias.
Pense a respeito.
Apresente o problema
Se você fez bem o dever de casa e informou aos participantes sobre o tema do encontro, pode abrir a reunião apresentando mais detalhes sobre o problema em questão.
Durante o brainstorming, o assunto será explorado à exaustão.
Então, cabe a você dar o primeiro passo.
Apresente o problema, justifique o porquê de estar promovendo a reunião sobre ele e se antecipe a imprevistos.
Caso o tema em questão tenha diferentes vertentes, deixe claro qual é o foco adotado.
Não esqueça, é claro, de agradecer a presença de todos, de reforçar a importância daquele momento e do quanto a contribuição de cada um é válida.
Sabe aquela história de que não existe pergunta boba, e que bobo é não perguntar?
No brainstorming, vale algo parecido: não existe ideia boba; bobo é deixar de falar sobre a sua.
Modere a discussão com equilíbrio
Embora as críticas devam ser evitadas ao máximo, é humanamente impossível controlar todas as reações dos participantes do encontro.
Sempre há possibilidade de uma ideia não ser bem compreendida, de alguém “torcer o nariz” para a opinião alheia.
Uma simples expressão facial pode dar início a conflitos.
Afinal, você está em um ambiente com pessoas, e os conflitos são inerentes ao ser humano.
Mas esse é mais um motivo para tentar ao máximo promover um cenário tranquilo e inspirador.
Isso não significa se intrometer a todo instante.
Não faça o papel de professor da classe, pois isso irá mais intimidar do que ajudar.
Só intervenha se necessário, pois o propósito do brainstorming é exatamente o de promover o debate de ideias.
Então, não cabe a você podá-las.
A sua preocupação deve ser em manter o foco no problema.
É para isso que existe a moderação, que deve ser sensata, equilibrada e sem excessos.
Se for preciso dar razão a alguém em detrimento de outra pessoa, apresente bons argumentos para isso, mas jamais coloque um colaborador na posição de “derrotado”.
Garante ainda o dinamismo do encontro.
Sempre haverá aquele participante que gosta de falar mais do que os outros e não sabe bem a hora de concluir sua opinião.
Ajude-o nisso.
Ser líder tem dessas coisas.
Tome nota de tudo
Veja bem, por tomar nota, não necessariamente significa que você precisa estar com um bloco e caneta na mão durante o encontro.
Isso, inclusive, pode ser improdutivo e prejudicar a sua atenção no encontro.
Mas é preciso registrar todas as ideias, mesmo aquelas que não parecem agradar em um primeiro momento.
Uma análise com mais calma sobre elas, ou a partir da combinação com outras, pode chegar mais próxima da solução considerada ideal.
Para tornar esses registros mais práticos, você pode designar uma pessoa de sua confiança a fazê-lo.
Isso garante que a sua atenção estará 100% ligada no debate.
E se for preciso, faça pausas e peça ao colaborador para anotar determinados pontos da conversa.
Mas não paralise o encontro.
Uma parada para um copo d’água pode até mesmo ajudar no surgimento de novas ideias.
Antes de encerrar, faça um resumo
É importante que as pessoas saiam do brainstorming com a certeza de que o encontro foi produtivo.
Você não precisa ter uma solução definida de forma clara ao término do encontro.
Mas é importante que já tenha uma direção apontada pelo esforço coletivo de todos.
Uma das características mais bacanas de um brainstorming é justamente o envolvimento de diferentes pessoas para moldar uma ideia perfeita.
Um participante pode sugerir, outro completar e um terceiro arrematar, com um quarto ainda apresentando uma proposta de combinação que chega muito próximo da solução ideal.
Se isso acontecer, ganha a sua empresa, que terá um encaminhamento positivo para o problema apresentado.
E ganham também seus colaboradores, que saem da reunião muito mais motivados, engajados nas necessidades da empresa e com uma sensação única de valorização profissional.
Exemplo de brainstorming
Para facilitar o seu entendimento sobre o uso prático do brainstorming, vamos apresentar agora uma situação hipotética e como ela seria conduzida nesse formato de dinâmica.
O problema em questão é aumentar as vendas.
Vamos começar?
1. A sessão começa: problematização
De imediato, você pontua que o faturamento vem se mantendo estagnado há seis meses.
Eventualmente, algum mês registra ligeira queda, mas não há movimento significativo nem para cima e nem para baixo.
A situação é incômoda, pois prejudica investimentos e até mesmo alguma valorização salarial da equipe.
Como ponto de partida, você acredita que há dois caminhos a seguir: ou elevar a carteira de clientes ou aumentar o ticket médio, que corresponde ao valor que cada cliente costuma gastar.
2. É hora de ouvir o que as pessoas têm a dizer
No início, vale fazer uma espécie de provocação com um colaborador que você sabe que têm a acrescentar, que trabalha mais diretamente com vendas.
Isso evita que o silêncio tome conta do ambiente logo após você terminar a sua apresentação inicial.
Então, pergunte a esse profissional como ele vê a questão, mas não sem antes esclarecer sobre as regras e a importância de ouvir e não criticar.
Se o debate não tiver continuidade após a segunda pessoa falar, intervenha novamente, faça mais observações, convide outro colaborador a falar.
Essa fase inicial é a mais difícil. Depois dela, as ideias tendem a fluir com mais normalidade.
3. Alinhe as ideias, proponha consensos
Conforme as soluções apresentadas se tornam amadurecidas, cabe ao moderador estabelecer links entre elas.
Como um bom líder, lembre de nominar as pessoas que originalmente lançaram cada ideia.
Tente chegar a um consenso com o grupo para determinar as propostas que se mostram mais viáveis para o objetivo em questão, que no caso é o aumento das vendas.
Você pode, inclusive, estabelecer critérios de pontuação para as ideias, mas é preciso que eles estejam claros e que sejam da concordância de todos.
Por exemplo, pode dar preferência para ideias que mais facilmente se convertem em ações práticas e que melhores resultados tendem a trazer no curto prazo, com o menor consumo de recursos, sejam eles financeiros, humanos, materiais ou de tempo.
4. Encerre com uma solução encaminhada
Nem sempre será possível sair da reunião de brainstorming com uma solução pronta para ser aplicada.
Mas é importante que ela já esteja encaminhada, pois isso demonstra o valor daquele encontro e garante aos colaboradores que seu tempo foi bem utilizado.
No caso das ideias para aumento das vendas, por exemplo, a reunião pode ter apontado para a necessidade de incremento nas ações de marketing digital, com conteúdo otimizado em SEO, landing pages voltadas à conversão e geração de leads, entre outras estratégias.
Também figuram na sua relação soluções de caráter físico, como promoções e liquidações especiais, além de eventos para reunir clientes.
Deixe claro que tudo isso será cuidadosamente analisado e que todos serão consultados e informados sobre os próximos passos, garantindo que se mantenham motivados.
Afinal, a participação do colaborador apenas começa com o brainstorming.
Conclusão
Você conferiu neste artigo como um brainstorming pode ser uma ferramenta administrativaimportante para fomentar a inovação no ambiente corporativo.
Além disso, traz como ganho o envolvimento da equipe nesse processo, o que contribui com a satisfação e a motivação dos colaboradores.
Agora que sabe o que é brainstorming e conhece as regras da dinâmica, dedique-se ao diagnóstico de suas necessidades e ao planejamento da reunião.
Uma tempestade de ideias, apesar do seu caráter imprevisível, também depende de uma preparação prévia para dar certo.