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Unidade IV
Unidade IV
7 APLICATIVOS PARA ESCRITÓRIOS (PARTE 1)
Vamos agora, nestes últimos tópicos, apresentar os principais aplicativos utilizados na automação 
de escritórios. As aplicações a serem estudadas são as planilhas eletrônicas, os processadores de texto, 
os geradores de apresentação e os gerenciadores de correio eletrônico e compromissos. Para tratar das 
planilhas eletrônicas e dos processadores de texto, adotaremos respectivamente o Excel® e o Word® 
integrantes do Microsoft® 365.
O Microsoft® 365 é o sucessor do Office® 365, que é o antigo Pacote Office® da Microsoft® e sofreu 
a mudança de nome em 2020. Ele reúne um conjunto robusto de aplicativos utilizados no cotidiano 
das empresas. Além do Excel® e do Word®, encontramos: PowerPoint® (gerador de apresentações), 
Outlook® (gerenciador de e-mail e compromissos), OneDrive® (serviço de armazenamento em nuvem), 
SharePoint® (criador de portais da web e gestão de conteúdos), Teams® (plataforma de colaboração 
e comunicação entre equipes), Access® (sistema de gerenciamento de banco de dados), além do 
Publisher® (diagramador eletrônico).
 Saiba mais
A fim de conhecer mais sobre o Microsoft® 365, acesse:
MICROSOFT. Microsoft 365. [s.d.]. Disponível em: https://bit.ly/3dvfVmc. 
Acesso em: 3 dez. 2021.
7.1 Planilhas eletrônicas
7.1.1 Utilização de planilhas eletrônicas
Atualmente, em toda e qualquer organização, as planilhas eletrônicas são utilizadas para os mais 
diversos fins. Por meio delas, é possível criar relatórios em formato matricial, melhorar os controles, 
construir gráficos e empregar as mais variadas funções matemáticas, estatísticas, financeiras, entre 
outras. Tudo isso pode favorecer uma melhor gestão e até o processo simples de tomada de decisão.
Percebemos ao longo dos anos que as áreas contábil e financeira sempre foram aquelas que mais 
utilizaram planilhas nos cálculos de custos, receitas, despesas e demais entidades próprias dessas áreas. 
Com a chegada e disseminação das ferramentas de TI, seu uso foi estendido para todo o ambiente de 
negócios e para a vida pessoal dos indivíduos.
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
As planilhas eletrônicas inicialmente eram chamadas de folhas de cálculo e tiveram o seu uso 
iniciado em 1979, com a VisiCalc, sucedida pelo Lotus 1-2-3, em 1983, que começou a estabelecer a 
visão de que os microcomputadores poderiam ser muito bem utilizados no mundo corporativo.
No entanto, foi por volta de 1985, que a empresa Microsoft cria a planilha eletrônica Excel®, que 
viria a se tornar uma das mais utilizadas no mundo. A sua primeira versão surgiu para computadores 
Macintosh, tendo se estendido para Windows® ao final da década de 1980. Sua versão mais moderna 
é destinada a computadores pessoais e integra o conjunto de aplicativos do Microsoft 365®, que é 
comercializado como um serviço de assinatura alojado na nuvem.
O Excel® é uma das aplicações mais conhecidas da Microsoft, sendo utilizado na criação e no 
gerenciamento de planilhas eletrônicas em formato matricial composto de células organizadas em 
linhas e colunas. Nelas encontramos os dados que podem ser manipulados, utilizados para a criação de 
gráfico e tratamentos estatísticos, entre diversas outras tarefas. Trata-se de um conjunto de planilhas 
agrupadas em uma pasta, que são salvas com a extensão .xlsx e podem utilizar planilhas das versões 
anteriores, da 2007 a 2016. Aquelas que forem anteriores a 2007 não são mais compatíveis.
Há várias formas de abrir o Excel® no Windows. Vamos apresentar na figura 73 uma das mais comuns, 
que consiste em encontrar o programa diretamente no botão iniciar da barra de ferramentas, escolhendo 
a opção todos os programas e procurando o Excel®. É possível também apenas digitar o nome “Excel” na 
opção de pesquisa próximo ao botão iniciar e o programa ficará disponível para ser aberto.
Figura 73 – Abertura da aplicação Excel®
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No momento em que a aplicação é aberta, o usuário encontra à sua disposição uma série de modelos 
internos de ferramentas e recursos pré-formatados utilizando o Excel®. A figura 74 apresenta algumas 
das opções disponíveis, tais como: calendário, tabelas, faturas simples, entre outras. Também é possível 
localizar sugestões de acordo com as pesquisas sugeridas. Por exemplo: negócios, pessoa, planejadores 
e rastreadores, listas etc.
Figura 74 – Modelos disponíveis no Excel®
Caso o usuário não deseje um modelo pré-formatado, poderá construir sua própria planilha do zero. 
Dessa forma, ele precisará escolher uma pasta de trabalho em branco. Assim, teremos uma pasta contendo 
apenas uma planilha inicialmente, mas que poderá ter outras, conforme pode ser visto na figura 75.
Figura 75 – Pasta de trabalho do Excel®
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
7.1.2 Componentes da planilha eletrônica
A figura 76 apresenta a faixa de opções e outros componentes das planilhas do Excel®.
Barra de 
fórmulas
Faixa de 
opções
Cabeçalho de 
colunas
Barra de 
ferramentas de 
acesso rápido
Cabeçalho de 
linhas
Barra de status Barra de 
rolagem
Barra de zoom
Figura 76 – Componentes da planilha eletrônica do Excel®
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 25).
A faixa de opções apresenta um conjunto de guias contendo os grupos específicos. Em cada 
grupo encontramos os comandos organizados de maneira lógica, por meio de botões, caixas, menus, 
proporcionando o acesso a várias tarefas envolvendo a planilha eletrônica. A figura 77 exibe mais 
detalhes da faixa de opções.
Guias
Comando Grupo
Figura 77 – Faixa de opções
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 25).
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As principais guias do Excel® são: Página Inicial, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão 
e Exibição. Existem outras guias disponíveis, que podem ser exibidas ou ocultadas conforme a 
necessidade do usuário. Para proceder com exibição ou ocultação das guias, acesse a guia Página Inicial, 
selecione opções e depois Personalizar Faixa de Opções exibindo ou ocultando o que desejar sobre guias, 
grupos e comandos. A figura 78 apresenta o procedimento.
Figura 78 – Exibição de guias
A guia Página Inicial é uma das principais da faixa de opções e tem a finalidade de promover a 
formatação e edição do conteúdo das planilhas. Ela possui grupos de comandos de alinhamento, de 
alinhamento dos conteúdos das células, além dos tradicionais botões de copiar, recortar e colar. A figura 79 
apresenta a guia Página Inicial.
Figura 79 – Guia Página Inicial
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26).
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
A guia Inserir apresenta todos os componentes que podem ser inseridos na planilha, tais como: 
tabelas, suplementos, links, comentários, gráficos, figuras e ilustrações. A figura 80 exibe essa guia.
Figura 80 – Guia Inserir
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26).
A guia Layout da Página apresenta o ferramental utilizado para configurar propriedades de páginas, 
temas, cores, opções de impressão, entre outros. É possível, por exemplo, no grupo de comandos 
Configuração de Página alterar as margens das planilhas, modificar a área de impressão e inserir/remover 
quebras. A figura 81 exibe a guia mencionada.
Figura 81 – Guia Layout da Página
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26).
A guia Fórmulas é, sem dúvidas, outra das mais importantes, principalmente para aqueles que 
desejam fazer cálculos e utilizar fórmulas/funções. Um dos principais grupos de comandos é o Biblioteca 
de Funções, que oferece as mais variadas funções financeiras, estatísticas, matemáticas etc. A figura 82 
apresenta a referida guia.
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Figura 82 – Guia Fórmulas
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26).
Na guia Dados encontramos o suporte a comandos que têm como o objetivo a manipulação de 
dados internos com fontes externas, filtros e conexões. Um grupo de comandos muito utilizado aqui é 
o Classificar e Filtrar. A figura 83 apresenta essa guia.
Figura 83 – Guia Dados
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p.26).
A guia Revisão disponibiliza opções que visam à execução de tarefas relacionadas à revisão de texto, 
tradução de idiomas, e inserção de comentários. O grupo de comandos Comentários, por exemplo, é 
muito utilizado quando deseja-se informar algo específico sobre uma célula. A figura 84 apresenta a 
guia mencionada.
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Figura 84 – Guia Revisão
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 27).
A guia Exibir apresenta ferramentas que ajudam o usuário a alterar o modo de exibição de pastas 
de trabalho, modificação de zoom, organização de janelas e criação de macros. A figura 85 apresenta a 
referida guia.
Figura 85 – Guia Exibir
Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 27).
Na guia Arquivo, encontrada em todas as aplicações do Microsoft® 365, desde as versões 2010, criamos 
novos trabalhos, abrimos planilhas recentemente utilizadas, além de imprimirmos, compartilharmos, entre 
outros. A figura 86 apresenta detalhes dessa guia.
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Figura 86 – Guia Arquivo
Fonte: Perez e Andrade (2016, p. 28).
Na guia Página Inicial encontramos também o item Opções, que disponibiliza uma série de comandos 
de configurações. A figura 87 apresenta o item Opções da guia Arquivo.
Figura 87 – Item Opções da guia Arquivo
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
7.1.3 Outros componentes do Excel®
Entre os outros componentes encontramos a barra de ferramentas de acesso rápido, que opera 
de forma independente da guia selecionada pelo usuário. Constam nela: botão salvar, botão desfazer, 
botão refazer, entre outros.
Ela pode e deve ser personalizada, com a inserção ou retirada de itens de acordo com a necessidade do 
usuário. Para modificar os seus componentes, é necessário que a pessoa clique no botão de personalizar, 
conforme indicado na figura 88, e escolha as opções desejadas para constar na referida barra.
Botão Personalizar
Figura 88 – Barra de ferramentas de acesso rápido
Situada na parte superior da janela do programa, a barra de título apresenta os seguintes componentes: 
barra de ferramentas de acesso rápido, nome do arquivo, botão entrar, opções de exibição da faixa de 
opções, minimizar, maximizar e fechar.
Os outros componentes do Excel® são: caixa de nome, barra de fórmulas, células, guias de planilha, 
barra de rolagem, barra de status e barra de zoom. A caixa de nome apresenta a descrição da célula 
selecionada. Nos casos em que o usuário seleciona mais de uma célula, a caixa de nome apresenta o 
intervalo de seleção. Já a barra de fórmulas fica praticamente ao lado da caixa de nome e abaixo da faixa 
de opções. A figura 89 apresenta a barra de fórmulas e a caixa de nome.
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Barra de fórmulas
Caixa de nome
Figura 89 – Barra de fórmulas e caixa de nome
Situadas na parte inferior do programa, as barras de rolagem, de status e de zoom, servem 
respectivamente para “rolar” entre os dados, exibir informações referentes às células selecionadas e 
alterar o tamanho de exibição da planilha. A figura 90 apresenta cada uma dessas barras mencionadas.
Barra de rolagem
Barra de zoom
Barra de status
Figura 90 – Barras de rolagem, de status e de zoom
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
7.1.4 Pastas, planilhas e células
O Excel® tem uma capacidade consideravelmente grande de disponibilizar células, linhas e colunas. 
Ao todo, encontramos 17.179.189.184 células, 1.048.576 linhas e 16.384 colunas.
No processo de construção de uma planilha, em muitas ocasiões, devemos inserir células, colunas 
ou linhas. A fim de executar esse processo, é necessário selecionar a célula, ou linha, ou coluna e depois 
utilizar o botão direito do mouse e fazer a inserção, conforme a necessidade. Outro caminho adequado 
para a configuração acontece pelo uso do comando Inserir, localizado no grupo de comandos Células, 
na guia Página Inicial, conforme descrito na figura 91.
Para formatar as células, o usuário precisa acessar a guia Página Inicial, por meio de diversos 
comandos, tais como: fonte; tamanho de fonte; opções de alinhamento; formato de número; estilos de 
células e tabelas; negrito, itálico e sublinhado; bordas; cor de preenchimento; cor da fonte.
Figura 91 – Inserção de células, colunas e linhas
No que tange ao processo de inserção de dados em uma célula, podemos digitar o valor 
diretamente na célula ou na barra de fórmulas. Há também a possibilidade de um preenchimento 
sequencial de células em ordem crescente. Para executá-lo (em ordem crescente), selecionamos 
as células já preenchidas e “arrastamos” o mouse a partir de um sinal em forma de cruz exibido 
na alça de preenchimento. A figura 92 denota esse processo de preenchimento de uma sequência 
numérica. Não obstante, a mesma sequência poderia ser formada por dias da semana, datas de um 
calendário etc.
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Figura 92 – Preenchimento de uma célula
Na guia Página Inicial é possível encontramos os botões de copiar, recortar e colar. No entanto, 
para facilitar a edição da planilha, podemos utilizar as teclas de atalho Ctrl+C, Ctrl+X e Ctrl+V para 
respectivamente executar as tarefas de copiar, recortar e colar dados de uma célula para outra. Outra 
ação interessante é a exclusão de uma célula, que pode ocorrer pelo grupo de comandos células contido 
na guia Página Inicial ou simplesmente selecionando a célula e utilizando o botão direito do mouse, 
optando pela exclusão.
Complementando a temática de modificação de células, linhas e colunas, o usuário poderá promover 
ajustes em seu tamanho, por meio do botão formatar no grupo células e na guia Página Inicial, ou 
utilizando o botão direito do mouse. A figura 93 apresenta o procedimento citado.
Figura 93 – Formatação de células
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Há diversas operações que podem também ser executadas nas planilhas. Entre elas: inserir, renomear, 
mover, copiar, excluir e ocultar. A fim de inserir uma planilha em uma pasta do Excel®, o usuário poderá 
acessar a guia Página Inicial e no grupo de comandos Células, escolher a opção Inserir Planilha. Consta 
na sequência uma figura com o referido exemplo.
Figura 94 – Inserção de planilhas
Além da forma de inserção apresentada na figura 94, é possível utilizar a tecla de atalho Shift+F11. 
Sobre esse tipo de atalho, é interessante perceber que ao aproximar o cursor do mouse na opção Inserir 
Planilha, é apresentado ao usuário a tecla de atalho a ser utilizada para a inserção. Outra maneira de 
inserir planilhas ocorre simplesmente ao clicar no botão Nova planilha localizado na parte inferior à 
direita do nome da planilha, conforme pode ser visto na figura 95.
Figura 95 – Outra forma de inserir planilhas
Se desejar renomear a planilha, o usuário precisará proceder com um duplo clique (utilizando o 
mouse) na guia da planilha na parte inferior da pasta ou clicar com o botão direito do mouse sobre a 
guia inferior com o nome da planilha e efetuar a alteração. A figura 96 mostra a alteração.
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Unidade IV
Figura 96 – Renomear planilha
 Observação
O botão direito do mouse possui uma série de funcionalidades e tarefas 
quando “clicado” sobre o nome da planilha, entre elas: selecionar, mover, 
excluir, proteção de planilha, ocultar e reexibir.
Entre as configurações importantes nas planilhas, não podemos deixar de mencionar a ação de congelar 
painéis, extremamente útil quando se tem muitos dados em uma planilha. Ela pode ocorrer de 
três maneiras: congelamento de linhas e colunas, congelamento de linha superior e congelamento 
de primeira coluna. O usuário deverá acessar a guia Exibir e o grupo de comandos Janela, para proceder 
com a ação de congelamento, escolhendo uma das três opções de congelamento, conforme pode ser 
visto na figura 97.
Figura 97 – Congelamento de painéis
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
7.1.5 Dados e células
Muitos dos dados contidos nas planilhas são numéricos nas suas mais variadas formas: moeda, 
data, hora, porcentagem, fração, científico, entre outros. As formatações desses tiposde dados são 
encontradas na guia Página Inicial e especificamente no grupo de comandos Número, que pode ser 
visto na figura 98.
Figura 98 – Grupo de comandos Número
Caso o usuário deseje fazer alguma modificação na configuração do dado numérico, deverá utilizar 
o botão direito do mouse e escolher a opção Número, conforme pode ser visto na figura 99.
Figura 99 – Formatação de células
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Unidade IV
Objetivando uma organização mais adequada da planilha, o usuário poderá efetuar a classificação de 
linhas e colunas, utilizando a guia Dados e o grupo de comandos Classificar e Filtrar. A classificação 
pode ser feita de A a Z, Z a A, menor para maior, maior para menor, por cores etc. A figura 100 apresenta 
o grupo de comandos Classificar e Filtrar.
Situando-se ainda no mesmo grupo de comandos, encontramos o comando Filtro, que presta grande 
auxílio na seleção de dados e ajuda também a ocultar dados que não desejam ser vistos. A configuração 
do filtro pode ser feita na guia Dados e no grupo de comandos Classificar e Filtrar, deixando o cursor do 
mouse na primeira linha da planilha e habilitando o comando Filtro.
Figura 100 – Filtro
Em se tratando das configurações mais estéticas da planilha, encontramos as opções de alinhamento 
de células. Nelas há os botões que nos ajudam a configurar recuo de conteúdo, alteração e orientação de 
conteúdo, quebra de texto, entre outros. Essas opções mencionadas podem ser encontradas na guia 
Página Inicial e no grupo de comandos Alinhamento, conforme pode ser visto na figura 101.
Figura 101 – Comandos de Alinhamento
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Uma boa opção para as formatações de alinhamento é a mesclagem de células, que é um grande apoio 
na combinação de mais de uma célula. Para efetuar a mesclagem células, o usuário precisa selecionar as 
células e clicar no comando Mesclar Células, que está situado na guia Página Inicial. A figura 102 apresenta 
essa ideia, em que a frase “O Brasil é o País do futebol” está inserida de duas formas diferentes. A primeira 
apresenta apenas uma célula sendo utilizada, enquanto a segunda possui a frase em três células mescladas.
Figura 102 – Mesclagem de célula
Outra ação interessante é a proteção das células, para que não ocorram alterações indevidas por parte de 
usuários não autorizados. Com o objetivo de executar tal ação, devemos selecionar a célula a ser protegida 
e na guia Página Inicial, grupo de comandos Célula, proceder com o comando Formatar e logo depois 
utilizar a opção Proteger Planilha. Então, uma caixa de diálogo será aberta e poderemos preencher a senha 
e escolher as opções de proteção necessárias para o usuário. A figura 103 apresenta o processo mencionado.
Figura 103 – Proteção de planilha
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Unidade IV
Mais uma importante ação no uso de planilhas é aquela que permite inserir comentários, que nada 
mais são que anotações anexadas às células e visíveis cada vez que o usuário aproxima o mouse. Para 
inserir um comentário, selecionamos a célula e depois na guia Revisão escolhemos o comando Novo 
Comentário. A figura 104 apresenta o referido processo.
Figura 104 – Comentários em planilhas
 Saiba mais
Para conhecer mais sobre dados e planilhas, leia os capítulos 4 e 5 do 
seguinte livro:
PEREZ, C. C. S.; ANDRADE, D. F. Excel 2016: conceito e prática. Santa 
Cruz do Rio Pardo: Viena, 2016.
7.1.6 Fórmulas
Chegamos agora a outra importante ferramenta no uso de planilhas, trata-se do uso de fórmulas, que 
proporcionam o aumento da qualidade na utilização de planilhas eletrônicas. Na guia Fórmulas encontramos 
uma série de equações que auxiliam o usuário a executar cálculos incluindo funções matemáticas das 
mais diversas áreas.
As fórmulas possuem uma estrutura bem definida, que conta com quatro elementos distintos. São 
eles: funções, referências, operadores e constantes. Observe o exemplo a seguir:
=SOMA (B2:F2) – 50
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
No caso em particular, temos a função que é SOMA. Suas referências são as células B2 e F2. 
O operador é o sinal de (-) utilizado na subtração do exemplo.
Os estilos de referências padrão ajudam muito no processo de construção de fórmulas. Eles não 
geram cálculos, apenas fazem referência às células, linhas e colunas. O quadro 17 apresenta exemplos 
desses estilos de referência padrão.
Quadro 17 – Estilos de referências padrão
Referência Utilização
A célula na coluna L e linha 9 L9
O intervalo de célula na coluna A e linha 1 a 30 A1:A30
O intervalo de células na linha 5 e coluna B até M B5:M5
Todas as células na linha 8 8:8
Todas as células nas linhas 6 a 9 6:9
Todas as células da coluna H H:H
Todas as células nas colunas C e J C:J
O intervalo de células nas colunas C até G e linhas 5 a 7 C5:G7
Adaptado de: Perez e Andrade (2016, p. 133).
Outro elemento fundamental no uso de fórmulas são os operadores. Por eles identificamos o tipo de 
cálculo que queremos executar, podendo ser do tipo: aritmético; comparação; concatenação de texto; 
referência. O quadro 18 apresenta os operadores aritméticos.
Quadro 18 – Operadores aritméticos
Operador Significado Exemplo
+ Adição 2+3
- Subtração 5-3
* Multiplicação 4*3
/ Divisão 7/2
% Porcentagem 80%
^ Exponenciação 2^3
Adaptado de: Perez e Andrade (2016, p. 134).
Mais um tipo de operador é o de comparação. Ele compara dois valores lógicos e permite retornar 
um valor verdadeiro ou falso. O quadro 19 apresenta os operadores de comparação.
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Unidade IV
Quadro 19 – Operadores de comparação
Operador Significado Exemplo
= Igual a X=Y
> Maior que X>Y
< Menor que X<Y
>= Maior ou igual que X>=Y
<= Menor ou igual que X<=Y
<> Diferente de X<>Y
Fonte: Perez e Andrade (2016, p. 134).
Passando a mais um tipo de operador, encontramos os de concatenação, cujo objetivo é interligar 
uma ou mais sequências de caracteres, gerando um único texto. O caractere utilizado para executar tal 
operação é o “&”, conhecido como “e comercial”. A figura 105 apresenta um exemplo dele.
Figura 105 – Exemplo de operador de concatenação
O próximo operador é o de referência, que tem como objetivo combinar intervalos de células e 
cálculos. O quadro 20 apresenta os operadores de referência.
Quadro 20 – Operadores de referência
Operador Significado Exemplo
: Operador de intervalo que produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo-as. K1:K10
; Operador de união capaz de combinar diversas referências em uma. SOMA(B1;B10;C1;C10)
Espaço Operador de intersecção que produz uma referência nas células comuns a duas referências. A1:A5 A2:A6
Adaptado de: Perez e Andrade (2016, p. 135).
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
A partir da compreensão dos elementos mencionados, criamos as fórmulas. A primeira ação é 
selecionar a célula em que desejamos criar a fórmula, depois digitar o sinal de igual (=) e a fórmula 
e teclar logo o <enter>. A figura 106 apresenta um exemplo de fórmula.
Figura 106 – Exemplo de fórmula
7.1.7 Funções
Segundo Perez e Andrade (2016, p. 151), “funções são fórmulas predefinidas utilizadas para cálculos por 
meio de valores específicos, chamados argumentos, obedecendo a uma determinada ordem ou estrutura”.
Estruturas de fórmulas e funções são iguais, o único detalhe se dá na utilização dos argumentos 
da função. Por exemplo, a função MEDIA é utilizada para calcular as médias dos argumentos descritos 
nos parênteses.
Para inserir uma função, devemos clicar na célula em que desejamos estabelecer a função e 
procuramos a fórmula na biblioteca de funções disponíveis que satisfaz a função que atende ao usuário 
na guia Fórmulas. A figura 107 descreve a biblioteca de funções.
Figura 107 – Biblioteca de funções
Podemos encontrar diversos tipos de funções no Excel® para atender às mais diferentes necessidades. 
Entre elas, destacamos: AutoSoma, Financeira, Lógica, Texto, Data e Hora, Pesquisa e Referência, além 
de Matemática e Trigonometria.
Propositalmente, comecemos pelas funções financeiras, que são muito utilizadasnas empresas. 
A figura 108 apresenta algumas delas.
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Unidade IV
Figura 108 – Funções financeiras
A primeira função financeira que merece destaque é a VP, que retorna o cálculo do valor presente de 
um investimento. Vale lembrar que o uso dessa função é de grande valia, porque o cálculo manual 
do VP não é algo tão simples de ser executado. A constituição da função é:
=VP(taxa; Nper; [VF]; [Tipo]).
Assim, encontramos os argumentos da função como:
• Taxa: taxa de juros do período.
• Nper: total de períodos de pagamento em uma anuidade.
• Pgto: pagamento realizado em cada período.
• VF: valor futuro, também conhecido como saldo, sendo o valor desejado após o último pagamento.
• Tipo: argumento opcional que caso seja zero (0) ou estiver omitido (1), o pagamento será no 
início do período.
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
A segunda função financeira também bastante utilizada é o VF, que auxilia nos cálculos do valor 
futuro de um investimento relacionado a pagamentos periódicos e constantes com taxa de juros 
contínua. A anatomia da função é:
=VF(taxa; Nper; [VP]; [Tipo]).
Os argumentos dessa função são:
• Taxa: taxa de juros aplicada ao período.
• Nper: número total de períodos em meses, quinzenas, trimestres etc.
• Prazo: pagamento realizado em cada período.
• VP: valor presente ou valor total que corresponde a uma série de pagamentos futuros.
• Tipo: argumento opcional que caso seja zero (0) indica o pagamento no final do período e caso 
seja um (1) significa pagamento no início dele.
Falando agora acerca de outro conjunto de funções, chegamos às chamadas funções lógicas, 
que nos ajudam a manipular dados e a criar uma lógica relacionando células da planilha eletrônica. 
A figura 109 apresenta essas funções.
Figura 109 – Funções lógicas
Tomemos como exemplo a função lógica SE. Ela apresenta como resposta um determinado valor 
se a condição especificada for validada como verdadeira e outra resposta caso a condição seja falsa. 
A figura 110 exibe a função SE.
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Unidade IV
Figura 110 – Função SE
Os parâmetros utilizados na função SE são:
• Teste_lógico: qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como verdadeiro e falso.
• Valor_se_verdadeiro: valor desejado caso o teste_lógico seja verdadeiro.
• Valor_se_falso: valor desejado caso o teste_lógico seja falso.
Outro conjunto de funções interessantes é o referente a texto. Trata-se de um grande auxílio na 
viabilização do trabalho com textos nas planilhas, principalmente quando desejamos integrar muito o 
trabalho entre planilhas eletrônicas e processadores de texto. A figura 111 demonstra uma relação com 
as funções de texto.
Figura 111 – Funções de texto
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PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Com o intuito de exemplificarmos as funções de texto, tomemos a função MAIÚSCULA encontrada 
na figura 112. Por meio dela, é possível a conversão do texto contido em uma célula para um formato 
em que teremos todas as letras em maiúsculo.
Figura 112 – Função MAIÚSCULA
De forma similar à função vista anteriormente, a função MINÚSCULA promove a conversão do 
texto contido em célula para um formato em que todas as letras estarão em minúsculo. A figura 113 
apresenta essa função.
Figura 113 – Função MINÚSCULA
Outra função de texto essencial para o uso em relatórios é a AGORA. Ela insere em uma célula a data 
e hora atuais do sistema. A figura 114 exibe tal função.
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Unidade IV
Figura 114 – Função AGORA
Ainda, na lista das funções de texto, encontramos a função HOJE. Ela, apresentada na figura 115, 
retorna o número da data atual.
Figura 115 – Função HOJE
Existem ainda diversas outras funções que podem ser utilizadas nas planilhas eletrônicas do 
Excel®, tais como: funções matemáticas, estatísticas e trigonométricas. Elas podem ser empregadas na 
execução de cálculos, independentemente de serem simples e intermediários, sempre a depender das 
necessidades do usuário.
163
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
7.2 Processadores de texto
7.2.1 Word®
O Word® é um processador de texto criado pela Microsoft, considerado uma das aplicações mais 
utilizadas do mundo em se tratando de produção e edição de textos. Foi ele que entre a década de 1980 
e 1990 substituiu rapidamente as antigas máquinas de datilografar.
De forma similar ao Excel®, o Word® pode ser aberto, quando utilizamos o sistema operacional 
Windows diretamente pelo botão iniciar, digitando a palavra “word” e escolhendo o programa que 
aparecerá imediatamente nas opções. A figura 116 apresenta a forma de abertura do programa.
Figura 116 – Abertura do Word®
Inicialmente, temos a opção Novo com um documento em branco e outros templates sugeridos para 
negócios, panfletos, educação, entre outros. Existe uma forma distinta para encontrar novos modelos 
por meio da procura de itens online disponibilizados pela Microsoft®. A figura 117 apresenta a janela do 
Word® aberta.
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Unidade IV
Figura 117 – Tela inicial do Word®
Quando selecionamos um documento em branco, é disponibilizado um espaço em um documento 
em branco com formatações padrões. A figura 118 exibe esse documento pré-formatado.
Figura 118 – Documento em branco do Word®
Os componentes do Word® são muito semelhantes aos do Excel®, principalmente na faixa de opções, 
que é, também, dividida em guias, grupos de comandos e comandos.
165
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
 Lembrete
De forma semelhante ao Excel®, no Word® temos as guias que organizam 
os grupos de comandos e os comandos.
As principais guias encontradas no Word® são: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Design, Layout da 
Página, Referências, Correspondências, Revisão, Exibir e Ajuda. A figura 119 apresenta as guias do Word®.
Figura 119 – Guias do Word®
Fonte: Perez e Andrade (2016, p. 25).
• Página Inicial: seu principal objetivo é suportar a formatação e edição do conteúdo do texto, 
envolvendo fontes, parágrafos, estilos, além de comandos básicos para a transferência, tais como 
copiar, recortar e colar, por exemplo.
• Inserir: tem como função favorecer a inserção de diversos elementos úteis na criação de um texto. 
Entre eles, é possível citar: tabelas, imagens, conteúdos, suplementos, mídia, links, cabeçalhos, 
rodapés, comentários e símbolos.
• Design: é de grande importância no refinamento do trabalho com processador de texto. Ela presta 
um grande auxílio na alteração dos temas do documento. É possível, com as funcionalidades 
dessa guia, trabalhar com marca d’água e bordas de páginas, atribuindo um tipo de padronização 
no documento.
• Layout: provê a configuração das páginas no documento, envolvendo questões relativas às 
margens, à orientação, e às colunas, bem como também trabalha com quebras e faz alterações 
nos recuos e espaçamentos de parágrafos.
• Referências: possibilita a inserção de um sumário automatizado e o trabalho com notas de 
rodapé. Um grande auxílio da guia ocorre na organização de referências bibliográficas no texto e 
na inserção/controle de legendas de figuras e quadros no texto.
• Correspondências: pode ser utilizada na criação de malas diretas, além do uso de envelopes 
e etiquetas.
166
Unidade IV
• Revisão: grande apoio na revisão de textos e eventuais controles de alterações no texto digitado.
• Exibir: tem a finalidade de permitir alterações no modo de exibição do documento. Por meio 
dela é possível definir a forma como se movimentam páginas e eventuais alterações de zoom 
do documento.
• Ajuda: usada como um suporte sobre a utilização do Word® por meio de orientações, treinamentos 
e apresentação de novidades.
• Arquivo: é a primeira guia encontrada no Word® e nos ajuda a criar novos trabalhos, abrir 
documentos recentemente utilizados, imprimir, compartilhar, exportar e transformar, entre outros.
O quadro 21 apresenta as teclas de atalho que permitem o acesso rápido às guias. Basta acionarmos 
a tecla <alt> e depois aquela que for correspondente à guia desejada.
Quadro 21 – Teclas de atalho para guias do Word®
Guia Tecla correspondenteArquivo A
Página Inicial C
Inserir T
Design D
Layout Q
Referências S
Correspondências N
Revisão V
Exibir K
Ajuda Y3
7.2.2 Configuração de fontes, parágrafos e estilos
A configuração de fontes é encontrada na guia Página Inicial através de um grupo de comandos 
chamado de Fonte, apresentado na figura 120.
Figura 120 – Grupo de comandos Fonte
167
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Cada comando contido na figura 114 recebeu uma numeração que tem o seu objetivo mencionado 
no quadro 22.
Quadro 22 – Descrição dos comandos de fonte
Itens Função Descrição
1 Aumentar o tamanho da fonte Esta função é útil para ajustar o texto em determinado espaço sem a necessidade de testar cada um dos tamanhos de fonte, de forma rápida e visual.
2 Diminuir o tamanho da fonte Visa ajustar o texto sem a necessidade de testar os tamanhos de fonte existentes, de forma visual.
3 Ajustar letra maiúscula ou minúscula
Tem o objetivo de ajustar o texto com letras maiúsculas/minúsculas, com 
algumas subfunções, como definir apenas a primeira letra da palavra maiúscula 
ou uma palavra toda maiúscula.
4 Limpar formatação Remove a última formatação, deixando a formatação padrão normal.
5 Negrito Aplica o efeito negrito na fonte escolhida.
6 Itálico Utiliza o efeito itálico na fonte escolhida.
7 Sublinhado Emprega o efeito sublinhado na fonte escolhida. Nela também é possível escolher o estilo de sublinhado.
8 Tachado Coloca um risco no meio da fonte escolhida, útil para destacar algo no texto.
9 Subscrito Tem a finalidade de adicionar letras ou números abaixo do texto – por exemplo: X2.
10 Sobrescrito Possui o objetivo de adicionar letras ou números acima do texto – por exemplo: X3.
11 Tipografia Efeitos de tipografia na fonte escolhida.
12 Realce no texto Realiza uma marcação no texto na cor escolhida, útil para destacar uma parte de um documento.
13 Cor do texto Define a cor do texto no documento.
No que se refere à configuração de parágrafos, também encontramos na guia Página Inicial um 
grupo de comandos chamado de Parágrafo. Aqui está disponível a configuração de marcadores, 
alinhamento, aumentar/diminuir recuo, criar uma classificação em ordem alfabética, mostrar a 
formatação do documento por meio de simbologias, criar sombreamento e adicionar/retirar bordas.
Os marcadores são úteis na definição da estrutura de tópicos em um texto através da escolha de 
estilos conforme a necessidade. Marcadores numéricos e letras são mais utilizados para definir uma 
sequência. Um bom exemplo seria o das etapas de um evento ou uma relação de itens por ordem de 
importância. A figura 121 apresenta o uso de marcadores em um texto.
168
Unidade IV
Selecionar aqui
Figura 121 – Utilização de marcadores
Ainda temos no conjunto de comandos de parágrafos os botões de alinhamento e de recuo. Por 
meio dos botões de alinhamentos conseguimos alinhar um texto à esquerda, à direita, centralizado e 
justificado. Já através dos botões de recuo podemos mover o parágrafo para mais longe ou para mais 
perto da margem.
É possível trabalhar no Word® com estilos e até mesmo criá-los e modificá-los, nele encontramos 
formatações predefinidas. As configurações de estilos, que também estão inseridas na guia Página 
Inicial, podem ser vistas na figura 122.
Ao selecionar esta opção, 
serão apresentadas as 
formatações predefinidas, 
conforme figura ao lado 
Figura 122 – Configuração de Estilos
169
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
7.2.3 Grupos de comandos para configurar página
Na guia Layout encontramos o grupo de comandos Configurar Página. Nele é possível configurar 
margens, orientação, tamanho e colunas. Consta exemplo do referido grupo na figura 123.
Figura 123 – Grupo de comandos Configurar Página
Por meio do comando Margens, encontramos algumas opções, como: Normal, Estreita, Moderada, 
Larga e Espelhada. Em cada uma delas, as margens do documento são definidas a partir da distância 
do texto para as bordas superior, inferior, direita e esquerda. Além dos modelos descritos, havendo 
a possibilidade de personalização, através da opção Margens personalizadas, que diferentemente da 
escolha das margens predefinidas, disponibiliza-se a alterar a orientação, o tamanho, o tipo de papel etc.
O comando Orientação nos ajuda a definir como o documento será apresentado e impresso. Essas 
formas de orientação são o retrato ou a paisagem. A partir do comando Tamanho, pode-se definir 
as dimensões do documento (carta, A3, A2, ofício, entre outros). Configurando-se adequadamente o 
tamanho, garantimos uma impressão adequada e sem cortes com maior aproveitamento.
O comando Colunas permite a divisão da página do documento em várias partes. Um bom exemplo 
seria a construção de um folheto de divulgação ou mesmo a divisão de um artigo de revista, no qual 
precisamos da divisão em colunas.
Encontramos ainda o comando Números de Linha na guia Layout. Por meio dele, numeramos as 
linhas de um documento, facilitando a definição sobre qual parte do texto se dará seu início para assim 
controlar todas as linhas. Também é possível efetuar ajustes, por exemplo, verificando se determinado 
texto terá a separação por hífen ou não, por meio do comando Hifenização. O último comando do grupo 
é o Quebras. Nele é possível realizar a quebra de uma página ou seção.
7.2.4 Configurações da guia Revisão
A guia Revisão proporciona uma série de ferramentas que favorecem ao processo de revisão de um 
texto criado pelo usuário. Nela encontramos os grupos de comando: Revisão de Texto, Fala, Acessibilidade, 
Idioma, Comentários, Controle, Alterações, Comparar Proteger e Tinta.
170
Unidade IV
O grupo de comandos Revisão de Texto é um grande suporte para o usuário verificar a escrita, a 
gramática e a ortografia, fornecendo também um dicionário de sinônimos e um mecanismo de contagem 
de palavras.
Partindo agora para o grupo de comando Controle, podemos controlar alterações e registrar qualquer 
alteração no texto, seja inserção/troca ou remoção de palavras/figuras.
A figura 124 apresenta o mecanismo de comentários.
Posicionar o ponteiro indicador do texto na palavra 
ou frase que deseja comentar e selecionar a opção 
Novo comentário. Aparecerá uma caixa de diálogo 
a ser preenchida com as informações desejadas
Ao selecionar a opção 
Comentários, as seguintes 
subopções são mostradas: Novo 
comentário, Excluir, Anterior, 
Próxima e Mostrar comentários
Figura 124 – Comentário no Word®
O comentário inserido pode ser visualizado na caixa lateral junto à marcação da palavra. Portanto, 
quando outro usuário fizer uma próxima leitura do documento, esses pontos estarão grifados, 
demonstrando assim o que necessita de maior atenção. Podemos, a partir da caixa de leitura lateral, 
realizar a inserção de uma resposta, conforme descrito na figura 124.
Ainda neste grupo de comandos, é possível verificar as marcações inseridas no documento por 
meio do comando Mostrar Marcações. Logo, podemos, após a verificação, aceitar ou não os ajustes. 
A figura 125 apresenta esse processo.
Figura 125 – Comandos de Controle
171
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
A figura 126 exibe as ações de aceitar ou rejeitar as marcações individualmente. É possível aceitar/
rejeitar e passar para a próxima marcação, assim como conseguimos aceitar/rejeitar todas as alterações 
de uma só vez.
Seleção Aceitar
Seleção Rejeitar
Figura 126 – Aceitar e rejeitar alterações
7.2.5 Lista de comandos rápidos
Assim como nas planilhas eletrônicas do Excel®, temos disponíveis um conjunto de comandos 
rápidos executados por meio de um conjunto de teclas acionadas ao mesmo tempo. Esses comandos rápidos 
são um grande auxílio para o usuário que deseja, utilizando o teclado, executar configurações ágeis. 
O quadro 23 apresenta a lista de comandos rápidos.
Quadro 23 – Lista de comandos rápidos
Função Comando
Alterar fonte do texto Ctrl + Shift + F
Aumentar o tamanho da fonte Ctrl + Shift + >
Diminuir o tamanho da fonte Ctrl + Shift + <
Negrito Ctrl + N
ItálicoCtrl + I
Sublinhado Ctrl + S
Sublinhar o texto, mas não o espaço entre as palavras Ctrl + Shift + W
Subscrito Ctrl + =
Sobrescrito Ctrl + Shift + +
Alinhar o texto à esquerda Ctrl + Q
Alinhar o texto à direta Ctrl + G
Centralizar o texto Ctrl + E
Justificar o texto Ctrl + J
172
Unidade IV
Função Comando
Localizar uma palavra no texto Ctrl + L
Substituir uma palavra no texto Ctrl + U
Enviar um arquivo para impressão Ctrl + P
Mostrar parágrafos e configurações do documento Ctrl + *
Mover o ponteiro de digitação para o início do texto Ctrl + Home
Mover o ponteiro de digitação para o término do texto Ctrl + End
Modificar o texto para caixa-alta ou caixa-baixa Shift + F3
8 APLICATIVOS PARA ESCRITÓRIOS (PARTE 2)
Dando continuidade aos estudos sobre os aplicativos utilizados no cotidiano dos escritórios, 
passemos para os geradores de apresentação e softwares de gerenciamento de e-mail e de compromissos. 
Utilizaremos, para fins didáticos, como ferramenta, o PowerPoint® e o Outlook®, que são ferramentas 
integrantes do Microsoft® 365.
Primeiramente, abordaremos o uso do PowerPoint® como ferramenta para gerar e fazer apresentações 
para, então, na sequência, utilizar o Outlook® como aplicação de e-mail e de gestão de compromissos.
8.1 Gerador de apresentação
8.1.1 Guias, grupos e comandos do PowerPoint®
De forma similar aos outros produtos integrantes do Microsoft 365®, o PowerPoint® é composto de 
guias, grupos de comandos e comandos. Assim, é possível encontrar as seguintes guias: Página Inicial, 
Inserir, Design, Transições, Animações, Apresentação de Slides, Revisão, Exibir, Ajuda e Arquivo.
A guia Página Inicial guarda algumas semelhanças com aquelas de mesmo nome disponíveis no 
Excel® e no Word®, a grande diferença está no grupo de comandos de slides, de desenho e de designer, 
recorrentemente utilizados nas montagens das apresentações.
• Inserir: traz uma série de grupos de comandos que permitem inserir slides, tabelas, imagens, 
ilustrações, suplementos, links, comentários, textos, símbolos e mídia. Muitas delas são extremamente 
intuitivas e guardam semelhanças com ações executadas no processador de texto Word®.
• Design: auxilia na configuração de temas, variantes e personalização de slides, por meio de ideias 
de design. A utilização dos comandos contidos nos grupos desta guia contribui na estética dos 
slides utilizados.
As outras guias encontradas no PowerPoint® são:
• Transições: fornece um conjunto de comandos para configurar as transições de slides e os 
intervalos.
173
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
• Animações: é composta dos comandos de configuração das animações de forma básica e avançada.
• Apresentação de slides: exibe diversos comandos de configuração da apresentação dos slides 
propriamente dita.
• Revisão: permite a inserção de comentário e demais ferramentas de revisão de forma semelhante 
às outras aplicações do Microsoft 365®.
• Exibir: possui um conjunto de comandos que possibilita a configuração de modos de exibição, 
além de configuração de slide mestre, zoom e janelas.
• Arquivo: disponibiliza tarefas voltadas à abertura de novos documentos, impressão, compartilhamento 
e exportação.
8.1.2 Inserção de slides e configuração do design
A inserção de slides ocorre a partir da guia Página Inicial, na faixa de opções. Lá encontramos o 
comando Novo Slide, conforme a figura 127. Ao selecioná-la, será aberto um conjunto de opções de 
slides. Basta selecionar uma delas. No primeiro slide inserido, encontraremos a opção de digitar o título 
e o subtítulo da apresentação.
Inserir um novo slide
Figura 127 – Inserção de slides
174
Unidade IV
A fim de melhorar a qualidade dos slides, chegamos à guia Design, em que encontramos uma série 
de opções de designs dos mais diferentes tipos possíveis a partir de temas predefinidos. A figura 128 
apresenta esta guia.
Ao selecionar a guia Design, 
na barra de ferramentas, serão 
exibidas as possibilidades de 
layout disponíveis
Figura 128 – Design dos slides
Podemos criar o nosso próprio layout, utilizando uma imagem de nossa propriedade. Devemos, 
então, selecionar a guia Design, na faixa de opções, e, na sequência, escolher o comando Personalizar e 
depois escolher a imagem, conforme a figura 129.
Para inserir um fundo personalizado com uma imagem 
própria, selecionar Inserir. A tela Inserir Imagens será 
aberta. Basta procurar a localização da imagem
Esta seleção possibilita 
a inserção de textura ou 
imagem de fundo no slide
Figura 129 – Personalização de layout
175
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
8.1.3 Configuração de slide mestre
O slide mestre é considerado o slide principal utilizado na elaboração de apresentações utilizando o 
PowerPoint®. Podemos encontrar a sua configuração na guia Exibir, por meio do seu grupo de comandos. 
Através do slide mestre padronizamos e controlamos as fontes, os estilos, o tamanho de títulos e 
marcadores, gerando uma homogeneidade na apresentação. Conseguimos também inserir no slide 
mestre a data, a numeração, o nome do autor da apresentação, garantindo a personalização do material.
A figura 130 apresenta o local onde encontramos os comandos do slide mestre.
Figura 130 – Configuração do slide mestre
Ao selecionarmos o botão Slide Mestre, encontramos os temas disponíveis, que representam a forma 
como o conteúdo será apresentado, podendo ser – como no exemplo a seguir – Slide de título, no qual 
serão descritos o título da apresentação e o subtítulo, caso contenha.
A figura 131 exibe essa ideia.
Ao selecionar a opção Slide Mestre, será 
apresentado um slide com as configurações 
disponíveis para cada tema: Slide de título, 
Título e conteúdo etc.
Este é um slide mestre
Slide de título
Figura 131 – Slide mestre
Há ainda outros temas, tais como: Título e conteúdo, Imagem com legenda, Comparação, Duas 
partes de conteúdo, Cabeçalho da seção e Em branco.
176
Unidade IV
Ao efetuar a configuração do Slide Mestre, encontramos na lateral da janela outros temas em 
pequenos ícones no formato de slides, conforme pode ser visto na figura 132.
Outros temas
Opção de inserção 
de data, nome do autor e 
número do slide
Figura 132 – Outros Slides Mestre
8.1.4 Inserção de tabelas, gráficos, imagens e formas
Existem duas maneiras de inserir tabelas, gráficos, imagens ou formas em uma apresentação com 
slides. Em uma delas, é possível selecionar o que se deseja no próprio slide. A figura 133 exibe essas 
opções destacadas.
Pode-se inserir uma tabela, 
gráfico, imagem, vídeo por 
meio destes ícones
Figura 133 – Inserção de tabelas e gráficos
177
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Especificamente para tabelas, a outra maneira é por meio do comando Inserir tabela, na guia Inserir, 
na faixa de opções, onde podemos indicar a quantidade de linhas e colunas, o modelo (cores), sendo 
possível integrar uma planilha eletrônica do Excel®. A figura 134 nos mostra a inserção de tabelas.
Selecionar a 
quantidade desejada 
de linhas e colunas
Figura 134 – Inserção de tabelas
Falando agora a respeito de gráficos inseridos em uma apresentação, encontramos na figura 135 a 
possibilidade de analisar e escolher o que melhor representa a ideia pretendida na demonstração por 
meio de gráficos. Para ter acesso a esta janela, precisamos acessar a guia Inserir, logo depois o grupo de 
comandos Ilustrações e o comando Gráfico.
Possibilidades de gráficos
Figura 135 – Inserção de gráficos
178
Unidade IV
A inserção de imagens pode ser feita a partir de opções localmente situadas no computador ou 
na web. Tal inserção consta na figura 136, por meio do grupo de comandos Imagens e também, para 
relembrar, diretamente no slide, selecionando o ícone de imagem.
Figura 136 – Inserção de imagens
Podemos selecionar imagens de diversas formas. Primeiramente, por meio do comando Instantâneo, 
onde são apresentadas as telas abertas possibilitando a captura imediata. As imagens podem ser 
inseridas na forma original ou recortadas, com o recurso Recortede Tela. A figura 137 exibe a ideia de 
uso das imagens.
Com este recurso, pode-se apresentar 
apenas a parte relevante de uma 
imagem de captura de tela
Esta ferramenta 
captura todas 
as telas abertas 
no momento
Figura 137 – Comando Instantâneo
179
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
8.1.5 Transições de slides e animações
Na faixa de opções encontramos também a guia Transições, que fornece um conjunto de 
possibilidades para converter uma simples apresentação em algo diferenciado. Podemos visualizar as 
opções de efeito de transição, tempo e som, disponíveis para inserção na apresentação. A figura 138 
exibe o grupo de comandos de transições.
Esta opção abrirá uma seleção 
de possíveis formatos de troca 
de slides
Definição de 
tempo para 
cada slide
Figura 138 – Transições
A lista de opções para a transição de um slide apresenta um considerável conjunto de opções, sendo 
possível estabelecer a definição de tempo no qual o efeito será realizado (rápido ou demorado), além 
da direção da arte. Todas essas opções estão disponíveis na guia Transições. Na figura 139 é possível ver 
uma das opções de transição ou troca de slides. Quando escolhemos e definimos todos os itens, como 
direção e tempo, conseguimos visualizar o resultado por meio do comando Visualizar.
Esta opção executa 
o que foi solicitado
O ícone Estrela na frente 
do slide representa um 
efeito associado a ele
Figura 139 – Exemplo de transição
180
Unidade IV
Outra importante guia, que é um grande auxílio no emprego de maior dinamismo nas apresentações, 
é a Animações. Nela encontramos os meios que permitem a inserção de efeitos, tais como: máquina 
de escrever, movimentar desenhos e colocar sons, fazendo com que a apresentação ganhe um pouco 
mais de “vida”.
A figura 140 exibe a guia Animações e algumas opções de efeito.
Opção de 
escolha 
de sentido
Definição de 
tempo e opção 
clicar ou 
automático
Opção de 
escolha de 
efeito
Figura 140 – Animações
8.2 Software de e-mails e gestão de compromissos
8.2.1 Outlook®
Considerado um dos softwares mais conhecidos nas organizações, o Outlook® é um aplicativo 
desenvolvido pela Microsoft para ser utilizado no gerenciamento de e-mails, compromissos, 
tarefas, eventos e calendário. Ele pode ser usado em desktops ou diretamente no smartphone em 
plataforma mobile.
 Lembrete
O Outlook®, assim como as outras soluções do Microsoft® 365, é 
classificado como software de aplicação.
181
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
De forma muito parecida com os outros aplicativos integrantes do Microsoft 365®, o Outlook® tem 
a sua barra principal de ferramentas organizada em guias, grupos comandos e comandos, que variam 
de acordo com a opção de navegação escolhida pelo usuário. Suas principais guias são: Arquivo, Página 
Inicial, Enviar/Receber, Pasta, Exibir e Ajuda.
As opções de navegação encontradas no Outlook® são: Email, Calendário, Pessoas, Tarefas, Anotações, 
Pastas e Atalhos. A figura 141 apresenta essas opções de navegação.
Figura 141 – Opções de navegação
A opção de navegação Email é a mais conhecida e utilizada pelos usuários. A figura 142 a apresenta.
182
Unidade IV
Figura 142 – Opção de navegação Email
Nela por meio das guias e comandos gerenciamos os e-mails, podendo criá-los, enviá-los, recebê-los, 
movê-los, arquivá-los, entre outras ações.
Na guia Página Inicial encontramos os comandos para a redação de um e-mail, mas também é 
possível, sincronizando com os seus e-mails, criar novos compromissos, contatos e reuniões.
Na figura 143 constam os grupos de comandos da referida guia.
Figura 143 – Guia Página Inicial
Vejamos agora o que cada um deles executa:
• Etapas Rápidas: encontramos cadastradas as regras de arquivamento de e-mail, ações de 
conclusão de leitura e até encaminhamento de correio eletrônico para uma determinada pessoa 
pré-cadastrada, facilitando a rotina diária.
183
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
• Mover: configuramos ações de armazenamento da mensagem recebida na pasta de sua escolha.
• Marcas: categorizamos uma mensagem por grau de importância ou a separamos por grupos.
• Grupos: executamos tarefas de criação e busca de grupos existentes na base de contatos.
• Localizar: buscamos e-mails, contatos, ou determinada informação, partindo de parâmetros 
fornecidos, como Não lido, Com anexos etc.
• Fala: disponibiliza o botão Ler em Voz Alta, que possibilita a leitura do e-mail que está na tela a 
partir da própria aplicação, beneficiando aqueles com dificuldade de leitura.
8.2.2 Escrevendo um e-mail e criando catálogo de endereços no Outlook®
Quando desejamos criar um novo e-mail, devemos recorrer à guia Página Inicial e utilizar o comando 
Novo Email. Consequentemente, uma janela será aberta e precisaremos preencher as informações 
do endereço de e-mail do destinatário no campo Para. Caso haja necessidade de deixar mais alguém informado 
acerca da mensagem, deve-se preencher o campo Cc com os endereços de e-mail especificados.
Caso seja necessário o envio de uma cópia do e-mail para um destinatário, sem que os outros 
copiados no e-mail tenham conhecimento, pode-se utilizar o campo CCo e efetuar o preenchimento 
com o endereço de e-mail de destino. Utilizar esse recurso é fundamental quando não queremos expor 
os endereços dos destinatários para todos os copiados.
 Observação
Podemos selecionar os endereços de e-mail que estão cadastrados no 
catálogo de endereço do Outlook®.
Procedendo com a elaboração do e-mail, devemos preencher o corpo do e-mail com a mensagem 
que desejamos transmitir. É possível fazer configurações semelhantes àquelas existentes no Word®, tais 
como: fonte, estilo, tamanho, cor, alinhamento, marcadores, entre outros. Caso seja necessário, podemos 
anexar arquivos e definir uma prioridade de envio, auxiliando no acompanhamento do e-mail. 
A figura 144 apresenta esses detalhes de construção do e-mail.
Utilizar para anexar 
documentos ou 
demais arquivos
Definir o nível de prioridade 
do e-mail conforme sua 
importância/urgência
Após inserir os 
destinatários, 
clicar em Enviar
Figura 144 – Novo e-mail
184
Unidade IV
O catálogo de endereços apresenta o conjunto de contatos disponíveis para o usuário. Nele 
encontramos nomes, departamentos, cidade, cargo, além, é claro, do endereço de e-mail. A figura 145 
exibe informações sobre o catálogo de endereços.
Selecionar a opção 
Catálogo de Endereços
Busca na base 
de contatos
São apresentados 
os contatos
Figura 145 – Catálogo de Endereços
8.2.3 Elaboração de assinatura e de respostas automáticas no Outlook®
Outros dois bons recursos contidos no Outlook® são as assinaturas e as respostas automáticas. 
A primeira deve conter informações sobre o remetente do e-mail, como por exemplo, cargo, departamento, 
empresas, contato, entre outras.
Nela podemos configurar a fonte, além de inserir o logotipo de empresa e dar a destinação correta 
da assinatura. A configuração pode ser feita por meio da guia Arquivo, escolher Opções e selecionar a 
opção Email e logo depois Assinatura. A figura 146 apresenta essa configuração.
Também é possível criar uma assinatura diretamente em uma mensagem de e-mail. Isso pode 
ser feito na guia Mensagem, selecionando a opção Assinatura e seguindo o passo a passo solicitado 
pelo Outlook®.
185
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Figura 146 – Assinaturas
A configuração das respostas automática representas outra ferramenta importante pelo fato de 
gerar proatividade nos processos do cotidiano em um escritório. Ela providencia respostas simples e 
objetivas para um determinado destinatário que aguarda a resposta.
Para enviarmos uma resposta rápida, devemos na guia Novo email escolher o grupo de comandos 
Meus Modelos e o comando Ver Modelos. Assim, os modelos predefinidos serão exibidos e devemos 
escolher um deles ou clicar em +Modelo para criar um novo.
Concluída a definição do modelo, teremos a exibição de todos. Basta que escolhamos um e de 
forma automática o texto será inserido nocorpo do e-mail e a mensagem estará pronta para o envio. 
Na figura 147 encontramos essa ação com respostas rápidas.
Figura 147 – Respostas automáticas
186
Unidade IV
8.2.4 Criação de pastas no Outlook®
O Outlook® fornece um mecanismo de organização e criação de pastas para armazenar e-mails 
e categorizá-los de acordo com as necessidades do usuário. A criação de uma pasta pode ser feita 
diretamente na guia “Pasta” no grupo de comandos Novo e no comando Nova Pasta. Logo após, abre-se 
uma janela, na qual preenchemos o nome da pasta e informamos a sua localização. Além de destinada 
a opção de navegação e-mail, é possível criar pastas para as outras opções de navegação do Outlook.
Após a criação das pastas, conseguimos identificá-las nos itens no painel de leitura do Outlook®, 
conforme pode ser visto na figura 148. Criar pastas, bem como a definição de seus nomes, depende dos 
critérios estabelecidos pela organização e das necessidades pessoais do usuário.
Pastas criadas 
para organização
Figura 148 – Organização de pastas
Assim, é possível mover os e-mails da Caixa de Entrada diretamente para as pastas que foram criadas 
ou por meio de preferências, estabelecendo uma organização própria das suas mensagens. A figura 149 
apresenta a localização do comando e do grupo de comandos mencionados.
187
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Selecionar a opção 
para adicionar na pasta
Figura 149 – Favoritos
Conseguimos ainda executar o armazenamento automático de e-mails a partir de parâmetros 
previamente definidos. Podemos realizar inclusive a criação de um arquivo morto dos e-mails ou até 
mesmo limpar e armazenar e-mails por um determinado período, conforme apresentado na figura 150.
Opção de configuração 
de arquivo morto
Configuração de armazenamento 
com prazo determinado
Figura 150 – Autoarquivar
8.2.5 Outras opções de navegação no Outlook®
Além da opção de navegação e-mail, existem opções extremamente importantes na rotina diária de 
qualquer escritório e até mesmo na vida das pessoas. Essas funcionalidades transformam o Outlook® em 
uma ferramenta de grande valia para as empresas.
Uma das principais opções de navegação é o Calendário. Por meio dela, organizamos as nossas rotinas 
e compromissos do cotidiano, utilizando uma agenda que pode ser visualizada com periodicidade diária, 
semanal ou mensal.
A figura 151 apresenta a opção de navegação Calendário com uma agenda no formato mensal. 
Observamos o calendário à esquerda, com os dias do mês atual e, à direita, os outros meses do ano 
corrente. Caso seja necessário o cadastramento de um novo compromisso ou evento, deve-se acionar 
o comando Novo Compromisso ou, em caso de uma reunião, Nova Reunião. Há a possibilidade de 
adicionar o e-mail dos demais participantes para enviar um convite.
188
Unidade IV
Figura 151 – Calendário
A figura 152 apresenta um novo compromisso a ser agendado.
Figura 152 – Compromisso no calendário
189
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
 Observação
A opção de navegação Calendário pode ser integrada às salas e aos 
espaços de reunião da organização, facilitando as reservas de sala com base 
nos compromissos agendados.
A próxima opção de navegação do Outlook® que queremos mencionar é a Contato, apresentada 
na figura 153. Nela encontramos uma opção com os contatos de e-mail, incluindo informações 
de cargo/função, telefone etc. É importante dizer que toda a base de contatos tanto do ambiente 
corporativo quanto do particular pode ser mantida no Outlook®, tendo a possibilidade de ser apresentados 
em grupos diferentes.
Figura 153 – Opção de navegação Contatos
Para administrar eventos, compromissos e demais tarefas, o Outlook® dispõe a opção de navegação 
Tarefas, encontrada ao selecionar na barra inferior a opção Tarefas. Ao inserir uma nova tarefa, uma tela 
se abrirá para ser preenchida com os dados. Caso possua data, ela será apresentada na lista, como na 
figura 154. Também é possível definir categorias e prioridades para cada atividade.
190
Unidade IV
Figura 154 – Opção de navegação Tarefas
191
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
 Resumo
Nesta unidade, apresentamos os principais aplicativos utilizados na 
automação de escritórios, que formam o ferramental adequado para as 
mais diversas atividades no ambiente corporativo.
O tópico 7 teve como foco as planilhas eletrônicas e os processadores 
de texto. Para fins didáticos, primeiramente utilizamos o Excel®, devido ao 
fato de ele ser uma das planilhas eletrônicas mais utilizadas no mundo 
corporativo. Começamos com uma apresentação do seu uso básico, que 
envolve células, linhas e colunas, bem como as configurações de fonte e 
demais guias essenciais da faixa de opções.
Ainda no Excel®, demonstramos o emprego de fórmulas e funções, 
apresentando quais são as principais e mais utilizadas. Demos ênfase nas 
funções financeiras, lógicas, de texto, entre outras, certamente a parte mais 
conhecida nas empresas.
O processador de texto Word® também foi mostrado. Exibimos a 
utilização das guias e as principais funcionalidades, como formatação 
de fonte e de parágrafo, além das ferramentas utilizadas para controle e 
revisão de textos.
Já no tópico 8, encontramos outros dois aplicativos importantes, 
que integram o Microsoft® 365. São eles: PowerPoint® e Outlook®. 
O PowerPoint® foi demonstrado como um gerador de apresentações, e 
retratamos certas funcionalidades, por exemplo, a configuração de slides 
mestre, transições e efeitos.
Por fim, foi a vez do Outlook®, que é um gerenciador de e-mail e de 
compromissos. Citamos as suas opções de navegações, além das guias e 
funcionalidades encontradas em cada uma delas.
192
Unidade IV
 Exercícios
Questão 1. Imagine que, nas células A1 e B1 da planilha de Excel® ilustrada na figura a seguir, tenham 
sido inseridos, respectivamente, os valores 7 e 3. Na célula C1 foi inserida a fórmula =5*(A1-B1)/(A1+B1).
Figura 155 
Se essa fórmula for executada, o resultado obtido será:
A) -2.
B) 2.
C) 3,2.
D) -3,2.
E) -7,3.
Resposta correta: alternativa B.
Análise da questão
Se simularmos a execução da fórmula mostrada na figura, com A1 igual a 7 e B1 igual a 3, chegamos 
a 2, conforme calculado a seguir.
Valor em C1=5*(A1-B1)/(A1+B1)= 5*(7-3)/(7+3)= 5*4/10=20/10=2
193
PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Questão 2. Suponha que Lucas, um profissional da área de gestão da tecnologia da informação, 
precise elaborar um documento em que a descrição de determinado produto seja apresentada como 
uma lista com marcadores. Assinale a ferramenta do menu de opções do Word apresentada a seguir que 
realiza a tarefa descrita.
A) 
B) 
C) 
D) 
E) 
Resposta correta: alternativa E.
Análise da questão
A inserção de uma lista com marcadores em um documento do Word é feita conforme indicado na 
figura a seguir.
194
Unidade IV
Figura 156
195
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Informações:
www.sepi.unip.br ou 0800 010 9000