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QUESTÕES DE EXAMES PRESENCIAIS PARA REVISÃO TEÓRICA CAPÍTULOS: 1, 2, 3, 4 E 5
Caro Estudante,
A seguir você encontrará 10 questões retiradas de Exames Presenciais do Telecurso TEC realizados nos anos anteriores.
Use-as para avaliar seu aprendizado.
Após respondê-las, poste suas repostas em seu Bloco de Notas com o título: Módulo II Primeira Revisão.
Bom Trabalho!
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LEIA
 
ATENTAMENTE
 
O
 
TEXTO
 
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SEGUIR.
 
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INFORMAÇÕES
 
IMPORTANTES
 
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VOCÊ
 
RESPONDER
 
ÀS
 
QUESTÕES
 
01
 
E
 
02.
)
 (
Imagem
 
01
)A Secretária como Gestora
As novas e enxutas estruturas organizacionais, diante das atuais exigências do mercado, abriram espaço para que o profissional do secretariado assumisse um papel estratégico dentro das organizações: o de gestor, bem como o de assessor. Os secretários perceberam a necessidade de desenvolver um perfil inovador e criativo, utilizando-se não apenas de suas qualificações e competências, como de suas habilidades gerenciais e de assessoramento estratégico, com mais autonomia, baseado na gestão de informações, pessoas e processos.
Com esse novo perfil, os secretários administram o fluxo de informações que o executivo necessita para gerir o seu negócio. São eles que possuem a visão sistêmica para priorizar as tarefas e conduzir as demandas. E mesmo não exercendo cargo diretivo em uma organização, o secretário atua como gestor e líder dos colaboradores que se reportam a ele.
Baseado nessa mudança do perfil secretarial, o mercado também abriu espaço para que os secretários assumissem cargos de gerência e de coordenação. Facilmente encontra-se o profissional do secretariado como gerente de recursos humanos, gerente financeiro, coordenador de marketing, de projetos e outros cargos que não estão diretamente ligados à assessoria executiva.
Prova-se com isso, a visão equivocada que muitos empresários possuíam de que a profissão se extinguiria em função do progresso tecnológico. Além dos secretários evoluírem na mesma proporção, as organizações descobriram o valor do capital intelectual e do quão importante é o papel desse profissional. Sua atuação compreende a empresa, seus públicos e seus objetivos. O trabalho do secretário como gestor de informações, pessoas e processos facilita a busca dos resultados, por meio de um assessoramento
 (
Administração
 
Central
 
/
 
CETEC
Módulo
 
II
 
Secretariado
)
estratégico e inovador, maximizando o tempo do executivo, que deve permanecer voltado para a gestão do negócio.
(Adaptado de: http://www.gestaoplanob.com.br/?p=153. Marcia Araujo Secretária Executiva – SE N 1933
Acessado em 25/07/2012.)
RESPOSTAS CORRETAS EM VERMELHO 
 (
QUESTÃO
 
01
)
Tendo como base o texto e os conceitos inerentes ao novo perfil do secretário, analise as afirmações a seguir.
I. Trabalhar próximo dos executivos exige que o secretário conheça o planejamento estratégico da empresa.
II. Cumprir a rotina da agenda, correspondências e compromissos do executivo são as atividades prioritárias
dos secretários.
III. Atuar na área do secretariado significa ser um agente facilitador, consultor e empreendedor na empresa.
IV. Planejar, organizar, dirigir e controlar fazem parte do dia a dia do secretário, bem como ser dinâmico e responsável.
V. Os secretários devem elaborar o planejamento operacional dos temas que lhe competem de forma alinhada
com a organização.
São válidas as afirmações contidas em:
(A) I e IV, somente.
(B) II e V, somente.
(C) I, III, IV e V, somente.
(D) II, III, IV e V, somente.
(E) I, II, III, IV e V.
 (
QUESTÃO
 
02
)
De acordo com o texto e com as competências necessárias à atuação na área secretarial, o profissional deve apresentar
I. capacidade de adequação ao trabalho em grupos, em equipe.
II. aptidão para uma comunicação inexorável, inflexível.
III. domínio dos aplicativos básicos- editor de textos, planilha, etc.
IV. conhecimento e a fluência de idiomas estrangeiros.
V. habilidade de fazer várias coisas concomitantemente.
VI. predisposição de estabelecer networking.
VII. soberba no trato interpessoal com clientes e com colegas de trabalho.
São válidas as afirmações contidas em:
(A) I e II, somente.
(B) II, III, VI e VII, somente.
(C) I, III, IV, V e VI, somente.
(D) II, IV, V, VI e VII, somente.
(E) I, II, III, IV, V, VI e VII.
 (
LEIA
 
ATENTAMENTE
 
O
 
TEXTO
 
A
 
SEGUIR.
 
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IMPORTANTES
 
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QUESTÕES
 
03
 
E
 
04.
)
A Importância da Comunicação
Maria Aparecida Lombardi
Imagem 02
Comunicação é a troca de informações, ideias e sentimentos. São processos que mantém os indivíduos em contato permanente e em todas as circunstâncias, propiciando a interação.
A comunicação varia de acordo com os instrumentos utilizados para manter contato com o outro, as pessoas em processo de comunicação e os objetivos em vista.
COMUNICAÇÃO VERBAL – é a mais frequente, a mais habitual. Utiliza-se a linguagem oral ou escrita para o estabelecimento do contato. Costuma ser o instrumento preferido de comunicação. Envolve ritmo, tom, entonação da voz.
COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL – é todo instrumento utilizado na comunicação que não seja a linguagem oral ou representada por sinais gráficos, escrita. Pertencem a este grupo: gestos, expressões faciais, posturas, silêncios e ausências no interior de certos textos. Vêm carregados de mensagens significativas, mais ainda do que as palavras.
Para serem autênticas, a comunicação verbal e a não verbal deveriam estar sempre sincronizadas no mesmo indivíduo. Muitas vezes, a comunicação verbal e a não verbal estão em dissonância, traindo o eu íntimo que o verbal tenta camuflar. Falamos uma coisa, mas estamos expressando outra. A comunicação tende a se tornar fala intelectualizada, quando reduzida exclusivamente à linguagem verbal.
A linguagem apenas não verbal dificilmente seria inteligível para o outro.
COMUNICAÇÃO A DOIS: a) Pessoais – encontro entre dois seres que se percebem em relação de reciprocidade ou complementaridade, como amizade, amor ou fraternidade. Quando autêntica, tende a durar e se tornar permanente. b) Profissionais – quando a comunicação a dois é realizada para assuntos de trabalho. Também deve ser autêntica, para se obter melhores resultados.
COMUNICAÇÃO EM GRUPO: a) Intragrupo – realizada entre pessoas de um mesmo grupo; b) intergrupos –
contatos e trocas entre dois ou mais grupos.
OBJETIVOS: CONSUMATÓRIA – tem como fim exclusivo a troca com o outro, como um sujeito, a quem se vai ao encontro e com quem se deseja falar. Pode ser "falar por falar", ou a necessidade de comunicar ao outro seu universo pessoal. É sempre espontânea. INSTRUMENTAL – sempre utilitária e com segundas intenções. A troca com o outro é procurada, preparada e estabelecida para fins de manipulação, mais ou
menos confiscável. Exemplo: mensagens publicitárias, "slogans" de propaganda política. O outro é percebido como um objeto a explorar, a seduzir ou enganar, com o objetivo de assegurar certos ganhos e satisfazer alguns interesses. Há um objetivo a ser explorado.
NATUREZA DA COMUNICAÇÃO: A comunicação acontece quando duas pessoas têm o mesmo interesse; os interesses são comuns. Há pontos em comum. A mensagem flui, porque os interesses são comuns.
(Adaptado de: http://www.ceismael.com.br/oratoria/Importancia-da-comunicacao.htm. Acessado em 06/08/2012.)
 (
QUESTÃO
 
03
)
Tendo o texto por referência, analise as afirmações a seguir.
I. A comunicação não verbal é oficialmente utilizada no meio empresarial, pela celeridade que confere aos diversos processos administrativos.
II. As palavras ditas ou escritas são determinantes para que a interação entre duas pessoas se estabeleça frequentemente na comunicação verbal.
III. O silêncio tem relevante valor na comunicação não verbal, podendo expressar consentimento ou discordância sobre algum assunto.
IV. Há uma contundente incompatibilidade entre a comunicação verbal e a comunicação- não verbal, o que inviabiliza a união entre ambas.
V. Para obter um bom desempenho profissional, os secretários devemutilizar a comunicação verbal e a comunicação não verbal no seu dia a dia.
São válidas as afirmações contidas em:
(A) I e III, somente.
(B) II, III e V, somente.
(C) II, IV e V, somente.
(D) I, II, III e V, somente.
(E) I, II, III, IV e V.
 (
QUESTÃO
 
04
)
De acordo com o texto e os conceitos inerentes à comunicação, analise as alternativas a seguir, assinalando aquela que contém afirmação válida.
(A) As pessoas que vivenciam uma comunicação em grupo devem empenhar-se sobremaneira em alcançar os interesses coletivos.
(B) No processo de comunicação a dois, as relações podem ser pessoais e comerciais, devendo ser românticas para obter os melhores resultados.
(C) A comunicação que visa a obtenção de objetivo específico em âmbito pessoal costuma manifestar-se normalmente de forma compulsória.
(D) A falta de convergência entre as pessoas, no que se refere aos seus interesses, é irrelevante no tocante ao estabelecimento da comunicação.
(E) Quando a comunicação é utilizada para atuar na persuasão das pessoas com relação a algo, ela é considerada espontânea e sincera.
 (
QUESTÃO
 
05
)
Imagem 03
A carta comercial é um meio de comunicação escrita muito utilizado nas empresas e organizações e é um instrumento de comunicação que tem o objetivo de iniciar, continuar ou encerrar um assunto.
A carta comercial tem algumas características próprias, tais como:
· Boa apresentação, mostrando existir ordem e organização;
· Clareza, a mensagem deve ser transmitida com eficácia;
· Concisão, a carta comercial deve conter informação completa e precisa;
· Exatidão, para transmitir confiança ao cliente e projetar para o exterior uma boa imagem da empresa, aliada a uma redação precisa e elucidativa;
· Prudência, o redator deve assegurar-se de que o conteúdo da carta está de acordo com a política geral da empresa. Mesmo numa carta apresentando uma reclamação não se deve entrar em polêmica;
· Delicadeza, deve-se evitar demonstrar desagrado com qualquer tipo de situação, mesmo que a atitude do seu correspondente não lhe tenha agradado. É necessário refletir e ponderar bem a resposta, pois uma atitude diplomática recolhe sempre triunfos.
A carta comercial é dobrada e colocada num envelope e entregue em mãos ou enviada pelos correios. Hoje em dia, o fax ou o e-mail substituem as cartas comerciais, poupando assim tempo e dinheiro.
(Adaptado de: http://esmstecnicasdesecretariado.blogspot.com.br/2011/12/carta-comercial.html. Acessado em 06/08/2012.)
Tendo o texto e os conceitos referentes aos textos comercias por referência, analise as afirmações a seguir. A carta comercial
I. é necessária para registrar os assuntos que são discutidos em encontros profissionais.
II. obedece a uma estrutura-padrão normalmente seguida pela maioria das organizações.
III. utiliza-se do vocativo para evidenciar o grau de hierarquia do seu remetente.
IV. é encerrada com uma finalização educada, sendo de praxe a adoção da cordialidade.
V. deve ter o seu objetivo facilmente identificado na introdução, de forma clara e direta.
VI. foi abolida dos ambientes empresariais, sendo substituída pelos e-mails e fax.
VII. costuma ser redigida sob os preceitos do bom senso e da boa educação.
VIII. presta-se adequadamente ao estabelecimento de negociações comerciais.
São válidas as afirmações contidas em:
(A) I, II, V e VII, somente.
(B) II, IV, V, VII e VIII, somente.
(C) I, II, III, IV, VI e VII, somente.
(D) II, III, IV, V, VI, VII e VIII, somente.
(E) I, II, III, IV, V, VI, VII e VIII.
 (
QUESTÃO
 
06
)
Atas de reunião de condomínio, da CIPA, do clube ou da empresa: quem escapa delas? Aprenda a fazer as suas através de um modelo de ata simples, aproveitando a oportunidade de secretariar para começar a participar de forma mais ativa e visível nas reuniões.
Mesmo sem ter feito cursos da área de secretarial, oferecer-se para secretariar as reuniões pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas. Sem dúvida, é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade.
Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário designado precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término. Deve, ainda, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente reexpostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião.
Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessário varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.
(Adaptado de: http://www.efetividade.net/2007/09/13/modelo-de-ata-desempenhe-o-secretariado-de-reunioes-com-
efetividade/. Acessado em 06/08/2012.)
Tendo o texto e os conceitos pertinentes à ata como referências, analise as afirmações a seguir. A ata
I. é muito importante para a área de vendas, sendo muito utilizada como uma ferramenta de convencimento do cliente.
II. apresenta os participantes	de uma reunião por meio dos itens introdução, desenvolvimento e desenlace.
III. possui formas comuns de finalização cordial, sendo muito comum a adoção do termo
“atenciosamente” antes assinaturas.
IV. registra os assuntos tratados na reunião de forma clara e sequencial, na medida em que eles foram discutidos.
É válido o contido em:
(A) I, somente.
(B) IV, somente.
(C) II e III, somente.
(D) I, II e IV, somente.
(E) I, II, III e IV.
Sílvio é secretário do Departamento de Engenharia da Construtora Tudo Ok e, pela primeira vez, vai participar de uma visita técnica a um dos empreendimentos imobiliário da empresa. Nessa visita serão definidos quesitos importantes da construção, como decisões sobre o andamento da obra, bem como avaliação da equipe de trabalho, dentre outros. Sílvio terá que elaborar o relatório dessa inspeção e está bastante apreensivo, pois todos os encaminhamentos posteriores serão definidos por seu departamento a partir de suas anotações.
Imagem 04
 (
QUESTÃO
 
07
)
Para bem desempenhar essa atividade, Sílvio decidiu fazer uma pesquisa sobre relatórios, iniciativa que esclareceu as suas dúvidas, deixando-o seguro para a elaboração do documento.
Acerca do relatório, analise as afirmações constantes das alternativas a seguir e assinale aquela que contém informação válida.
(A) É um documento fundamental para registrar os fatos, problemas, as soluções e os resultados de um projeto ou processo.
(B) Por ser utilizado para a comunicação entre autoridades ou funcionários, deve seguir regras ainda mais estritas de tratamento.
(C) Mesmo não possuindo estrutura-padrão, existam informações que devem constar, seja qual for o seu objetivo da comunicação.
(D) Possui três tipos, conforme a sua destinação, devendo obedecer ao procedimento de ser numerado para facilitar a pesquisa.
(E) Constam de sua estrutura a introdução, desenvolvimento e conclusão, sendo utilizado mui raramente na administração pública.
Paulo, Diretor de Produção da Secretaria Municipal de Comunicação de Vida Mansa, cidade paulista, solicitou à secretária Débora que comunique à Rádio Fala Verdade que o Prefeito Municipal não poderá conceder a entrevista previamente agendada, por problemas de saúde.
Débora elaborou, então, o ofício a seguir.
 (
Secretaria
 
Municipal
 
de
 
Comunicação
 
de
 
Vida
 
Mansa
 
Ofício
 
nº 555/SMC/12
Ilmo.
 
Sr.
 
Jonas
 
Godoy
MD. Diretor da Rádio Fala Verdade
 
Nesta
Assunto: Cancelamento de entrevista
 
Olá,
 
Senhor
 
Diretor !
Inicio esta 
dizendo-lhe
 que amo a programação da sua rádio e
 
cumpro também a obrigação de avisar que o
 
Senhor Prefeito
 
Municipal, SandovalFeliz, não poderá comparecer na entrevista
 
já
 
agendada,
 
porque
 
encontra-se
 
doente,
 
em
 
função
 
de
 
uma
 
forte
 
gripe.
Aproveito
 
e
 
mando um
 
abraço para
 
toda
 
a
 
equipe
 
da
 
rádio,
Débora,
 
secretária
)
Considerando os conceitos pertinentes ao assunto, analise as afirmações a seguir, identificando aquelas que contêm falhas na redação do ofício elaborado por Débora.
I. Apresenta redação coloquial, incompatível com a destinação do documento.
II. Possui estrutura da circular, documento que se destina a outra situação.
III. Registra a comunicação inadequadamente, de forma resumida e fora do contexto.
IV. Oferece informações desnecessárias, sem obedecer às técnicas de redação.
V. Exibe adequação na assinatura da autoridade remetente do documento.
É válido o contido em:
(A) I e III, somente.
(B) I e IV, somente.
(C) II, IV e V, somente.
(D) II, III e V, somente.
(E) I, II, III, IV e V.
 (
QUESTÃO
 
08
)
 (
QUESTÃO
 
09
)
Giovana foi contratada como secretária do sr. Elias, superintendente de vendas de uma empresa de cosméticos de médio porte. Ele é excelente motivador para sua equipe. No entanto, a organização não é sua melhor qualidade e, apesar de trabalhar na empresa há muitos anos, ele nunca teve uma secretária para ajudá-lo.
O sr. Elias organiza seus papéis sobre a mesa, coloca em uma “caixa de entrada” os documentos que precisam ser analisados e em uma “caixa de saída” os documentos que já receberam o devido andamento ou que devem ser descartados. A pilha de papéis em
Imagem 05
cada caixa é grande e há todo tipo de documento: cartas, notas fiscais, aprovações de orçamento, contas de água e luz da casa dele. Ao analisar tal situação, Giovana decidiu pôr em prática algumas ações, a fim de organizar toda aquela papelada.
Identifique-as nas etapas listadas a seguir.
I. Separar, primeiramente, os documentos da caixa de saída por prioridade.
II. Filtrar e organizar as informações das caixas de entrada e de saída.
III. Identificar, na caixa de entrada, o que é mais urgente e mais importante.
IV. Atentar para as contas vencidas e a vencer, respostas a clientes, reuniões, etc.
V. Organizar os documentos que já receberam o devido andamento e os que serão descartados.
São válidas as etapas contidas em:
(A) I, II e V, somente.
(B) II, III e IV, somente.
(C) I, II, IV e V, somente.
(D) II, III, IV e V, somente.
(E) I, II, III, IV e V.
 (
QUESTÃO
 
10
)
Gestão de documentos e informação
É preciso delimitar o que significam, no âmbito da gestão de documentos, estas duas palavras: informação e documento, as quais são termos muito amplos usados pelos mais diferentes setores da sociedade e profissionais. Uma definição do que seja informação seria “Informação são todos os dados que são organizados e comunicados”. Documento também é outro termo que precisa ser compreendido dentro da gestão de documentos, posto que se possa considerar documento qualquer suporte que registre informações. São documentos os registros encontrados nos sítios arqueológicos, as correspondências, enfim tudo que registre informação independente do seu suporte. A gestão de documentos está por trás das metodologias escolhidas e das normas implantadas, na equipe de profissionais com competência e habilidades variadas, pensando e atuando juntos para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os
assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade e necessidade da instituição.
Em todas as épocas, a informação apresentou-se como um instrumento importante para a sociedade, principalmente agora em que vivemos na Sociedade do Conhecimento. A informação está presente em tudo e representa as qualidades, habilidades, cultura e se aplica em todas as atividades humanas. Manter os arquivos organizados corretamente significa, em última análise, manter a informação disponível para os fins que se fizerem importantes e necessárias para as empresas, sejam públicas ou privadas, e para a sociedade em geral.
(Adaptado de: www.cid.unb.br/.../Gestao%20de%20documentos%20e%20informacao. Acessado em 01/08/2012.)
Tendo o texto como referência e considerando os conceitos de gestão da informação, é válido afirmar que
I. documento é todo tipo de informação, registrado em papel e devidamente arquivado dentro do âmbito empresarial.
II. o objetivo da gestão da informação é torná-la disponível ao público-alvo correto, da forma mais adequada.
III. a gestão de documentos é instrumento para garantir a recuperação, a utilização da informação e a preservação da memória institucional.
IV. as permissões de acesso devem ser definidas de acordo com a utilidade da informação e grau de confidencialidade.
V. na gestão de documentos é recomendável um quadro de profissionais com formação diversificada como arquivistas, profissionais da área da informática, historiadores.
É válido o contido em:
(A) I, III e V, somente.
(B) I, IV e V, somente.
(C) II, IV e V, somente.
(D) II, III, IV e V, somente.
(E) I, II, III, IV e V.