AULA 2 - FUNCIONALIDADES BÁSICAS DO SIGADOC

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“Gestão de Documentos (convencionais, híbridos e 
digitais) e o uso do SIGADOC”
SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
SECRETARIA ADJUNTA DE PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
SUPERINTENDÊNCIA DE ARQUIVO PÚBLICO
Módulo 2 - Aula 2: Funcionalidades Básicas 
do SIGADOC
Prezado (a) aluno (a),
Nesta aula veremos algumas funcionalidades básicas do SIGADOC.
Para praticar o conhecimento adquirido, use a base de treinamento do Sistema para testar e treinar cada
funcionalidade.
Link: https://www.treinamento.sigadoc.apmt.mt.gov.br/siga/app/principal)
Dica: Para testar a tramitação, combine com os colegas de outras Unidades ou trâmite para a sua
própria Unidade.
Desejamos um ótimo estudo!
https://www.treinamento.sigadoc.apmt.mt.gov.br/siga/app/principal
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SECRETARIA ADJUNTA DE PATRIMÔNIO E SERVIÇOS 
SUPERINTENDÊNCIA DE ARQUIVO PÚBLICO
SIGADOC: CRIAR NOVO
CRIAR NOVO
No SIGADOC a opção “Criar Novo” é a funcionalidade que permite ao usuário criar um novo
documento, de acordo com as orientações abaixo:
Opção 1: Na Página Inicial
clique em “Criar”.
CRIAR NOVO
Opção 2: Através do menu
Documentos clique em
“Novo”.
CRIAR NOVO
Opção 3: Na Mesa virtual,
clique em “Criar documento”.
Em qualquer uma das opções, surgirá a tela de criação de novo documento.
Neste exemplo, vamos criar uma Comunicação
Interna.
Cada modelo tem informações específicas que
precisam ser preenchidas.
Inicie selecionando o “Modelo”
de Documento que vai produzir.
Indique o “Subscritor” (quem vai assinar o
documento). Observe que o campo já vem
preenchido com os dados do usuário logado,
porém pode ser editado.
O destinatário pode ser Matrícula, Lotação,
Externo e Campo Livre. No nosso exemplo,
usaremos Lotação. Para selecionar a Unidade,
clique no ícone de “Pesquisar”.
Digite o nome ou a sigla da unidade e
clique em pesquisar.
Clique no nome da unidade escolhida.
Para selecionar a classificação por
assunto, clique no ícone de “Pesquisar”.
Na tela de Pesquisa de Classificação
Documental, digite a palavra chave.
Clique em pesquisar.
Selecione o código do assunto
escolhido.
O campo “Descrição” deve ser preenchido
com o resumo do assunto de forma
completa.
• Preencha os campos “Assunto” e
“Conteúdo”;
• Escolha o termo utilizado no fechamento
do documento;
• Após revisar e preencher todos os
campos, clique em “Ok”.
Após a criação, o Documento recebe um número de
identificação temporário (TMP) até ser finalizado ou
assinado e receber o número definitivo.
Na guia “Documento Interno Produzido” estão alguns
dos metadados do Documento. Observe que a data só é
gerada após a assinatura do Documento.
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SECRETARIA ADJUNTA DE PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
SUPERINTENDÊNCIA DE ARQUIVO PÚBLICO
SIGADOC: FINALIZAR
FINALIZAR
Todo Documento gerado no SIGADOC pode ser finalizado para que receba um número de
identificação definitivo e não possa ser excluído, de acordo com as orientações abaixo:
Todo documento gerado no SIGADOC recebe um número
de identificação temporário (TMP). Para que o
Documento receba um número de identificação definitivo
ele deve ser finalizado ou assinado.
FINALIZAR
Acesse o documento e clique em
“Finalizar”.
FINALIZAR
Como já explicado, após a finalização é gerado
um número de identificação definitivo para o
Documento.
O número de identificação definitivo é composto
por:
“Sigla do Órgão” + “Sigla da Espécie Documental”
+ “Ano” + “Número Sequencial”.
FINALIZAR
Observe que as opções disponíveis
também se alteram.
Importante saber que mesmo finalizado e com número definitivo o Documento
ainda pode ser cancelado e/ou editado, desde que não tenha sido assinado.
FINALIZAR
Após finalizar o documento, este passa para a
situação “Pendente de Assinatura” em sua Mesa
Virtual.
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SIGADOC: ASSINAR
ASSINAR
Todos os Documentos produzidos no SIGADOC devem ser assinados, de acordo com as orientações
abaixo:
• Acesse o documento;
• Revise todos os dados do
documento, pois após a assinatura
ele não pode mais ser editado;
• Clique em “Assinar”.
ASSINAR
Com a forma de assinatura “Com
Senha” selecionada,
ASSINAR
Clique em “Assinar”.
ASSINAR
Preencha os campos com sua
Matrícula e Senha usadas para fazer
o Login no SIGADOC e clique em
“Ok”.
ASSINAR
O Documento assinado e com seu número
definitivo já pode ser autuado, tramitado, entre
outras ações.
Observe que as opções
disponíveis
se alteram novamente.
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SIGADOC: PESQUISAR
PESQUISAR
No SIGADOC é possível fazer a pesquisa para localizar o expediente/processo desejado; seguindo as
orientações abaixo:
Na Página Inicial clique em
“Pesquisar”.
Surgirá a tela da pesquisa avançada:
Preencha os campos com as informações que
possuir sobre o documento e clique em buscar.
Surgirá a tela com os resultados obtidos pela pesquisa:
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PATRIMÔNIO E SERVIÇOS SUPERINTENDÊNCIA DE ARQUIVO PÚBLICO
SIGADOC: AUTUAR
AUTUAR
O SIGADOC permite a criação de documentos independentes, mas sempre que for tramitar por outras
unidades e receber novos documentos, o documento inicial deve ser autuado em Processo, de acordo
com as orientações abaixo:
Após assinado, além de receber o número de
identificação definitivo, o documento fica disponível
para Autuação. Para isso clique em “Autuar”.
AUTUAR
O modelo do documento “Processo
Administrativo” já estará preenchido.
AUTUAR
Para selecionar a Unidade, clique no
ícone de “Pesquisar”.
AUTUAR
Observe que a descrição vem
preenchida e completa, resgatando as
informações do documento anterior.
Clique em “Ok”.
AUTUAR
Observe que um documento
temporário foi gerado. Clique em
“Assinar”.
AUTUAR
Com a forma de assinatura “com
senha” selecionada,
AUTUAR
Clique em “Assinar”.
AUTUAR
Preencha os campos com sua
Matrícula e Senha usadas para fazer
o Login no SIGADOC e clique em
“Ok”.
AUTUAR
Observe que a capa do processo já
recebeu um número definitivo.
A comunicação interna produzida anteriormente já foi
juntada a capa do processo no momento da autuação.
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SUPERINTENDÊNCIA DE ARQUIVO PÚBLICO
SIGADOC: INCLUIR DOCUMENTO
INCLUIR DOCUMENTO
A funcionalidade “Incluir Documento” permite ao usuário incluir novos documentos em um Processo
ou juntar um novo Documento a outro já existente, de acordo com as orientações abaixo:
Os documentos assinados ou os autuados em
Processo podem receber a inclusão de Documentos.
Neste exemplo vamos incluir um documento em um
Processo.
Clique em “Incluir Documento”.
INCLUIR DOCUMENTO
Surgirá a tela de Novo documento.
Escolha o Modelo e preencha todos os
campos, seguindo as mesma
orientações dadas em “Criar Novo
Documento”.
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SIGADOC: EDITAR DOCUMENTO
EDITAR DOCUMENTO
A funcionalidade “Editar” permite ao usuário alterar um documento, desde que este ainda não
tenha sido assinado, de acordo com as orientações abaixo:
Ao acessar o documento, clique em
“Editar”.
EDITAR DOCUMENTO
Surgirá a tela de edição do documento
selecionado.
Altere e/ou corrija o(s) campo(s),
desejado(s) e clique em “Ok”.
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SIGADOC: DUPLICAR DOCUMENTO
DUPLICAR DOCUMENTO
A funcionalidade “Duplicar” permite ao usuário aproveitar o conteúdo de um documento na
elaboração de um novo, sem que o original seja modificado, de acordo com as orientações abaixo:
Ao acessar o documento, clique em
“Duplicar”.
DUPLICARDOCUMENTO
Surgirá um pop-up com a informação do
Sistema que será criado um novo
Documento com os mesmos dados do
atual. Clique em “Ok”.
DUPLICAR DOCUMENTO
Um novo documento temporário foi gerado com todos os
dados do original.
Edite as partes do conteúdo conforme for necessário ou
utilize alguma outra funcionalidade permitida, para em
seguida finalizar, assinar e tramitar o novo documento.
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SIGADOC: CRIAR VIAS
CRIAR VIAS 
A funcionalidade “Criar Via” permite ao usuário criar vias de um documento (finalizado ou assinado)
sob um mesmo número de controle, com cada via tramitando como um documento independente, de
acordo com as orientações abaixo:
Ao acessar o documento, clique em
“Criar Via”.
CRIAR VIAS 
Observe na guia “Vias” que uma nova via do
documento foi criada (via B).
O SIGADOC permite criar até 24 vias de um
documento.
CRIAR VIAS 
A cada Via criada uma nova letra aparece
na guia “Vias” e o número da Via se altera
na Identificação do Documento.
CRIAR VIAS 
Com as Vias criadas, acesse individualmente cada uma
clicando em sua letra correspondente na aba “Vias” e realize
os encaminhamentos necessários.
Não é possível excluir via após a sua criação. Em caso de não
utilização de via criada erroneamente, esta deve ser arquivada.
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SIGADOC: JUNTAR
JUNTADA
A funcionalidade “Juntar” permite ao usuário a juntada de documentos a outros documentos ou
processos já existentes no SIGADOC, de acordo com as orientações abaixo:
ATENÇÃO: O Sistema não permite “Juntar” um processo a outro processo.
Ao acessar o documento secundário (que
será juntado), clique em “Juntar”.
Neste exemplo vamos realizar a juntada de um
Documento a um Processo.
JUNTADA
A tela “Juntada de Documento” se abrirá, para
que o usuário selecione o Documento ou
Processo que receberá a juntada.
Clique em “...” para pesquisar.
JUNTADA
Após realizar a pesquisa, selecione clicando
no número do Documento ou Processo que
receberá a juntada.
JUNTADA
Clique em “Ok”.
O Documento foi juntado ao Processo.
JUNTADA
DESFAZER JUNTADA
Clique em “Desfazer Juntada”.
Caso julgue necessário ou por erro durante a juntada, é possível desfazer o procedimento, de acordo
com as orientações abaixo:
DESFAZER JUNTADA
Surgirá uma mensagem de
confirmação. Clique em “Ok”.
O documento é desvinculado e volta ao status
anterior a juntada.
DESFAZER JUNTADA
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SIGADOC: ANOTAR
ANOTAR
A funcionalidade “Anotar” permite ao usuário inserir anotações que não integram o
conteúdo do Documento, de acordo com as orientações abaixo:
Ao acessar o documento,
clique em “Anotar”.
● Só é permitido fazer anotações em documentos finalizados ou assinados;
● As informações inseridas com a ferramenta “Anotar” não geram Documentos nem compõe o Documento ou 
Processo.
Surgirá a tela de inserção da anotação.
Preencha os campos: Data, Responsável,
Função do Responsável.
Insira a anotação desejada e clique em “Ok”.
ANOTAR
Observe que ao final da página
uma “Anotação” foi inserida ao
Documento.
ANOTAR
Caso julgue necessário o usuário que
inseriu a nota pode desfazer a
operação clicando em “Desfazer
Anotação” ou em “Excluir”.
Como não integra o conteúdo do Documento a “Nota” pode ser excluída a qualquer momento pelos usuários da 
unidade onde se encontra.
ANOTAR
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SIGADOC: EXCLUIR
EXCLUIR
A funcionalidade “Excluir” permite ao usuário excluir um documento, desde que esse ainda não tenha sido finalizado
e/ou assinado, de acordo com as orientações abaixo:
Ao acessar o documento,
clique em “Excluir”.
Um pop-up de confirmação surgirá. Caso
tenha certeza de necessidade da exclusão
clique em “Ok”,
EXCLUIR
Após a confirmação o Documento 
será excluído e não estará mais 
disponível.
EXCLUIR
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SIGADOC: CANCELAR
LEMBRE-SE: Os Documentos assinados não podem ser editados ou excluídos, mas podem ser cancelados.
CANCELAR
A funcionalidade “Cancelar” permite ao usuário cancelar um documento, que já
tenha sido finalizado e/ou assinado, de acordo com as orientações abaixo:
Ao acessar o documento,
clique em “Cancelar”.
Um pop-up de confirmação surgirá. Caso
tenha certeza de necessidade do
cancelamento, clique em “Ok”,
CANCELAR
Para confirmar é necessário 
justificar o motivo do 
cancelamento.
CANCELAR
Após preencher o motivo do 
cancelamento, clique em “Ok”.
CANCELAR
Após a confirmação o documento 
será cancelado e se tornará “Sem 
efeito”.
CANCELAR
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SIGADOC: VER DOSSIÊ
VER DOSSIÊ
A funcionalidade “Ver dossiê” permite ao usuário visualizar um documento ou
processo completo, de acordo com as orientações abaixo:
Ao acessar o documento
ou processo, clique em
“Ver Dossiê”.
Todos os itens documentais estarão
disponíveis para visualização.
VER DOSSIÊ
Você poderá consultar os Documentos
individualmente ou optar por ver o
documento completo.
VER DOSSIÊ
Os modos de visualização são:
“HTML”, “PDF” e “PDF sem marcas”.
VER DOSSIÊ
Para retornar, clique em
“Visualizar Movimentações”.
VER DOSSIÊ
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SIGADOC: INCLUIR E EXCLUIR COSSIGNATÁRIO
INCLUIR COSSIGNATÁRIO
No SIGADOC a opção “Incluir Cossignatário” é a funcionalidade que permite ao
usuário obter múltiplas assinaturas no mesmo documento, de acordo com as
orientações abaixo:
Após criar ou acessar o documento, clique
em “Incluir Cossignatário”.
ATENÇÃO: Só é possível incluir cossignatários em documentos que ainda não foram finalizados e/ou assinados.
Clique em “...” para realizar a
pesquisa.
INCLUIR COSSIGNATÁRIO
Após selecionar o cossignatário,
clique em “Ok”.
INCLUIR COSSIGNATÁRIO
Após a conclusão um novo cossignatário foi
adicionado ao documento
INCLUIR COSSIGNATÁRIO
• Na mesa virtual de quem criou o Documento ele estará na situação “Pendente de Assinatura” e na mesa virtual do
cossignatário na situação “Como Subscritor”;
• A assinatura pelo cossignatário só será possível após a assinatura do subscritor;
• A movimentação deste Documento só será possível com a assinatura dos dois usuários (Subscritor e Cossignatário).
INCLUIR COSSIGNATÁRIO
Para excluir o cossignatário siga as orientações abaixo: 
Para excluir um cossignatário basta clicar em “Excluir” na
guia Cossignatários.
Atenção: A exclusão só é possível enquanto o cossignatário não
realizar a assinatura do Documento.
EXCLUIR COSSIGNATÁRIO
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SIGADOC: TRAMITAR
O SIGADOC permite o envio de documentos prontos para outros usuários através da
funcionalidade “Tramitar”, de acordo com as orientações abaixo:
Após assinar o documento, clique em “Tramitar”.
TRAMITAR
É possível tramitar para a unidade, para um
usuário específico através da sua matrícula ou
para um Órgão externo ao Poder Executivo
Estadual.
No nosso exemplo tramitaremos para a
Unidade.
TRAMITAR
TRAMITAR
Para selecionar a Unidade, clique no
ícone “...”.
Depois dos campos preenchidos clique
em “Ok”.
Observe que existe a possibilidade de estipular uma “Data de Devolução”, mas conforme anunciado: “somente
preencher a data de devolução se a intenção for, realmente, que o documentoseja devolvido até esta data”.
Observe que o documento já estará na Caixa de Entrada
Digital da unidade destinatária escolhida.
TRAMITAR
Caso julgue necessário é possível desfazer o trâmite. Para
isso clique em “Desfazer transferência”.
DESFAZER TRÂMITE
Observe que o documento volta para
sua unidade com as mesmas
características anteriores à tramitação.
DESFAZER TRÂMITE
http://www.apmt.mt.gov.br
Dica: Acesse o Portal do 
SIGADOC para mais 
informações sobre o 
Sistema e o site do 
Arquivo Público para ter 
acesso às diretrizes e 
procedimentos da 
Política de Gestão de 
Documentos do Poder 
Executivo de MT. 
Anota essa dica! http://seplag.mt.gov.br/index.php?pg=ver&id=5847&c=189&sub=true
http://www.apmt.mt.gov.br/
http://seplag.mt.gov.br/index.php?pg=ver&id=5847&c=189&sub=true
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FIM