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Associação Estadual de Defesa Ambiental e Social 
Rua Frei Caneca 139, Belo Horizonte/MG - CEP 31210-530 
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ASSOCIAÇÃO ESTADUAL DE DEFESA AMBIENTAL E SOCIAL 
D0632 - PROJETO VEREDAS SOL E LARES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO DE 
REEMBOLSO DE DESPESAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
BELO HORIZONTE 
2022 
 
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Guia de prestação de contas de relatório de despesas 
Projeto P&D Veredas Sol e Lares 
LEIA COM ATENÇÃO 
Objetivo: Orientar a equipe do projeto Veredas Sol e Lares para preenchimento do Relatório de 
Prestação de contas referente aos gastos do projeto. 
 
Para que todos os gastos possam ser analisados e devidamente ressarcidos, devem 
todos os membros do Projeto utilizarem dos MODELOS DE RELATÓRIO DE DESPESA nº 1 e/ou 
nº 2. 
É importante destacar que deverão ser utilizados modelos distintos de relatórios de 
acordo com os gastos, ou seja: 
1) o modelo “CapaRelatorioNº1” deverá ser utilizado para prestação de contas das seguintes 
despesas: alimentação, pedágio, despesas com correio e outros que estarão sujeitos à aprovação 
pela coordenação do projeto. 
2) O modelo “CapaRelatorioNº2” deverá ser utilizado para prestação de contas das seguintes 
despesas previstas no plano de trabalho do projeto: combustível, material de escritório, passagem 
de ônibus, passagem aérea, Uber, 99Pop, táxi e moto táxi. 
Outras despesas que não sejam as citadas acima, estarão sujeitas à análise e 
aprovação pela coordenação do projeto. 
Para as despesas contidas no “Relatório 2” devem ser acrescentados um relatório de 
prestação de contas para cada NOTA, CUPOM FISCAL, PASSAGEM ou RECIBO DE TÁXI. Esses 
relatórios complementares são: 
I. Relatório de Prestação de Contas de Viagem – inclui os gastos: as passagens terrestres, 
moto táxi, Uber, 99Pop, Avião; PASSAGEM DE ÔNIBUS E AÉREA É OBRIGATÓRIO CONTER O 
NOME DO PASSAGEIRO. 
II. Relatório de Prestação de Contas: USO DE COMBUSTÍVEL que inclui os gastos com 
abastecimento de combustível para a realização das atividades; 
Os modelos serão encaminhados em formato de Excel e Word para os participantes do 
projeto. 
Todos estes relatórios serão analisados e estarão sujeitos à aprovação. Todos os gastos 
deverão ser justificados de acordo com o plano de trabalho e finalidade do Projeto Veredas Sol 
 
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e Lares, portanto, gastos que não forem contemplados pelo plano de trabalho não serão 
reembolsados. A orientação para o preenchimento dos documentos está no item Orientação 
para preenchimento do Relatório de Despesa. 
DOS PRAZOS PARA ENVIO DO PEDIDO DE REEMBOLSO 
Todo relatório de despesas deverá chegar na sede estadual da AEDAS impreterivelmente até o 
dia 30 de cada mês, pois temos prazo para enviar à CEMIG o montante de gastos do mês 
corrente e a previsão de gastos para o próximo mês. Exemplo: 
*DESPESAS REALIZADAS NO MÊS CORRENTE ATÉ DIA 20: Chegar na sede até 30 do mês. 
**DESPESAS REALIZADAS APÓS O DIA 20 DO MÊS E QUE FICARAM AUSENTES DO RELATÓRIO: 
FAZER PREVISÃO DOS GASTOS ENTRE OS DIAS 20 E 30 E INFORMAR PARA GILDO. 
***FAZER ESTIMATIVA DOS GASTOS PARA O PRÓXIMO MÊS E INFORMAR PARA GILDO. 
Exemplo 
Gastos até dia 20 Chegar na sede até dia 30 de cada mês 
Gastos de 20 à 30 Estimar o montante e avisar para Gildo 
Gastos do próximo mês Estimar o montante e avisar para Gildo 
Fonte: elaborado pelo autor, 2022. 
 
ATENÇÃO: Despesas que não forem informadas não terão reembolso devido. 
 
Passo-a-passo para solicitação de reembolso 
Passo 1: Realizando compras ou despesas previstas no projeto 
 
 Todos os gastos devem possuir comprovantes. Para tal seguem 
abaixo os dados da AEDAS para a solicitação de Cupom Fiscal 
ou Nota Fiscal. 
 
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Figura 1- Dados cadastrais da Aedas, 2022. 
 
 É IMPRESCINDIVEL que o Cupom Fiscal ou a Nota Fiscal contenha os dados da 
AEDAS. 
IMPORTANTE 
Se a nota ou o cupom fiscal não estiver da forma adequada, o(a) integrante do projeto será 
responsável por solicitar um novo documento comprobatório. Caso isto não ocorra, não será feito o 
reembolso e o pesquisador(a) perderá o recurso gasto. O Exemplo 4 contém um exemplo de Cupom 
Fiscal e Nota Fiscal adequado. 
 Gastos com combustível, alimentação, material de escritório, precisam ser comprados em 
locais que emitam nota fiscal eletrônica ou nota de consumidor série D. 
 Recibo não é documento fiscal, portanto não será aceito como comprovação de despesa com 
combustível, alimentação ou material de escritório. 
 Gastos com táxi, 99Pop, Uber e moto táxi, podem ser comprovados com recibos, mas precisam 
conter os dados correto da AEDAS e o nome completo, legível e com o CPF do taxista. Caso não 
o tenha, não será aprovado o gasto. Recibo rasurado não será aceito. 
ATENTEM-SE: O CUPOM FISCAL PERDE A TINTA CONFORME O TEMPO PASSA, SE FOR DEMORAR 
PARA ENVIAR, SUGERIMOS QUE FAÇAM UMA FOTOCOPIA (xerox). 
Passo 2: Elaboração dos Relatórios 
Após a realização da compra/despesa e com o comprovante em mãos, será necessário a 
elaboração de relatórios para pedir o reembolso. Se em uma mesma atividade tiver mais de um gasto, 
tanto para o relatório 1 como para o relatório 2, é permitido colocar várias despesas no mesmo relatório. 
No exemplo 1 – Relatório de despesa nº 2, houve sete abastecimentos. Para casos assim, pode 
colocar todas as despesas na mesma prestação de contas, mas deve ser feito um relatório descritivo 
DADOS PARA EMISSÃO DE CUPOM FISCAL E NOTA FISCAL
NOME: ASSOCIAÇÃO ESTADUAL DE DEFESA AMBIENTAL E SOCIAL - AEDAS
CNPJ: 03.597.850/0001-07
INSCRIÇÃO ESTADUAL: 001803900.00-92
INSCRIÇÃO MUNICIPAL: 0.295.869/001-0
END: RUA FREI CANECA, Nº 139 - BAIRRO BONFIM - BELO HORIZONTE, MG - CEP: 31.210-530
TELEFONE: 31-3327-2831
E-MAIL: secretaria@aedasmg.org
 
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para cada abastecimento, conforme documento modelo denominado 
“AEDAS_D0632_MODELO_RELATORIOCOMBUSTIVEL” 
 
AO FINAL CONTÉM A ORIENTAÇÃO DE COMO PREENCHER CADA RELATÓRIO 
Passo 3: Envio da documentação para AEDAS e solicitação de reembolso 
Após o preenchimento do relatório, devem ser seguidas as seguintes etapas: 
 Etapa 1: Imprimir o relatório, assinar no local reservado para assinatura e encaminhar 
juntamente com os comprovantes fiscais originais de forma organizada para a secretaria da 
AEDAS conforme dados da figura 1. 
 Etapa 2: Após a conferência da documentação completa, o reembolso será realizado, no 
prazo máximo de sete dias. Caso falte algum documento ou precise refazer algo, o 
reembolso/pagamento só será feito após a documentação estar completa e aos cuidados da 
associação. 
Orientação para preenchimento do Relatório de Despesa 
As células que deverão ser preenchidas estão em amarelo/vermelho para facilitar a 
visualização. Após o preenchimento, gentileza deixar na cor preta. 
Despesas de caráter pessoal são despesas não reembolsáveis. Exemplos: Sabonete, escova 
de dente, compras pessoais de supermercado, bebidas alcoólicas, doces, sorvete, chocolates entre 
outros. 
No anexo do e-mail contém um documento com o nome 
“AEDAS_D0632_PEDIDOREEMBOLSO” que deverá ser preenchido para gerar o Relatório de 
Despesa. O documento possui duas abas com os nomes“CapaRelatorioNº1” e CapaRelatorioNº2” 
e suas versões em branco, caso prefira usá-la 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Imagem do pedido de reembolso em Excel semiautomático. 
 
Fonte: Manual de procedimentos da Aedas, 2022. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Imagem do pedido de reembolso em branco. 
 
Fonte: Manual de procedimentos da Aedas, 2022. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Relatório nº 1 
em branco 
Relatório nº 2 
em branco 
 
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Exemplo do relatório de Despesa nº 1 
 
Fonte: Manual de procedimentos da Aedas, 2022. 
 
 
 
 
 
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Relatório de Despesa nº 2 
 
Fonte: Manual de procedimentos da Aedas, 2022. 
 
 
 
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Relatório de Prestação de Contas: USO DE COMBUSTÍVEL (VD) 
Lembrando: Para CADA nota e/ou cupom fiscal de combustível deve ser preenchido um 
relatório de prestação de contas que justifique o uso. 
Modelo de prestação de contas de uso do combustível 
 
Fonte: Manual de procedimentos da Aedas, 2022. 
 
 
 
 
 
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Relatório de Prestação de Contas de Viagem - TRANSPORTE (VD) 
Lembrando: Para CADA nota e/ou cupom fiscal de combustível deve ser preenchido um 
relatório de prestação de contas do uso. 
Modelo de Prestação de contas da passagem terrestre, Uber, táxi, 99Pop. 
 
Fonte: Manual de procedimentos da Aedas, 2022. 
 
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Para facilitar o preenchimento do campo finalidade, escrevemos respostas padrão de 
acordo com cada opção de finalidade de gasto. Você pode utilizar esta sugestão e também 
complementar esta resposta deixando-a com mais detalhes que se façam necessárias. 
Veja abaixo as respostas padrão: 
1) Atividades de Capacitação: "Viagens visando participação em atividades de capacitação 
e formação". 
2) Atividades de Campo: "Viagens visando participação em atividades de gestão do projeto, 
atividades de pesquisa de campo, articulação, mobilização e organização social do público 
potencial beneficiário, reuniões com organizações e instituições parceiras, 
Observatório/UFVJM e outros". 
3) Atividades de gestão: Viagens visando participação em atividades de gestão do projeto, 
atividades de pesquisa de campo, articulação, mobilização e organização social do público 
potencial beneficiário, reuniões com organizações e instituições parceiras, 
Observatório/UFVJM e outros. 
 
Leia este guia, bem como seus anexos, com atenção. Em caso de dúvidas 
no preenchimento entrar em contato com a secretaria conforme dados abaixo. 
 
Secretaria da Associação Estadual de Defesa Ambiental e Social- AEDAS 
TELEFONE FIXO: (31) 3327-2831 - recepção 
TELEFONE CELULAR: (31)9.9509-8965 - Gildo 
E-MAIL: secretaria@aedasmg.org 
 
 
 
 
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Exemplos de comprovantes de despesas corretamente preenchidos com 
os dados da AEDAS 
Exemplo 1: Cupom fiscal 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Exemplo 2: Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) 
 
 
 
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Exemplo 3: Nota fiscal ao consumidor final série D 
 
 
Exemplo 4: Recibo de táxi corretamente preenchido 
 
 
 
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Exemplo 5: Relatório de Prestação de contas do uso do combustível 
 
 
 
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