APOSTILA - ADM DE MAT E PATRIMÔNIO - UNIFATECIE-convertido

Prévia do material em texto

(
Uni
)F	A	C	U	L	D	A	D	E
Diretor Geral
Gilmar de Oliveira
Diretor de Ensino e Pós-graduação
Daniel de Lima
Diretor Administrativo
Eduardo Santini
Coordenador NEAD - Núcleo de Educação a Distância Jorge Van Dal
Coordenador do Núcleo de Pesquisa
Victor Biazon
Secretário Acadêmico
Tiago Pereira da Silva
Projeto Gráfico e Editoração
André Oliveira Vaz
Revisão Textual
Leandro Vieira
Web Designer
Thiago Azenha
FICHA CATALOGRÁFICA
FACULDADE DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS DO NORTE DO PARANÁ.
Núcleo de Educação a Distância; BIAZON, Victor Vinicius.
Administração de Materiais e Patrimônio.
Victor Vinicius. Biazon. Paranavaí - PR.: Fatecie, 2019. 141 p.
Ficha catalográfica elaborada pela bibliotecária
Zineide Pereira dos Santos.
UNIFATECIE Unidade 1 Rua Getúlio Vargas, 333, Centro, Paranavaí-PR (44) 3045 9898
UNIFATECIE Unidade 2 Rua Candido Berthier Fortes, 2177, Centro Paranavaí-PR
(44) 3045 9898
UNIFATECIE Unidade 3
Rua Pernambuco, 1.169, Centro, Paranavaí-PR (44) 3045 9898
UNIFATECIE Unidade 4
BR-376 , km 102,
Saída para Nova Londrina Paranavaí-PR
(44) 3045 9898
www.fatecie.edu.br
As imagens utilizadas neste livro foram obtidas a partir do site ShutterStock
 (
AUTOR
)Doutor em Comunicação Social (Metodista - 2014 - 2017), Mestre em Administração (FPL - 2010-2012), Pós graduado em Gestão Estratégica de Empresas (IPE - 2010), pós graduado em Comunicação, Publicidade e Negócios (CESUMAR - 2008) com graduação em Administração de Empresas pela Faculdade Estadual de Ciências Econômicas de Apucarana (2005). Coordenador dos cursos na EAD UNICESUMAR. Experiência como coordenador de curso de Tecnologia e Bacharelado; atuei como coordenador de Projeto de Iniciação Científica e núcleo de pesquisa (FATECIE 2011-2017), Professor em graduação e pós-graduação (presencial e EAD). Organizador de material didático (conteudista EAD) em diversas áreas. Jornalista profissional, com experiência na área de Administração, pro- dução para TV e mais recentemente desde 2015, membro Comissão Assessora de Área CAA-INEP para assuntos de ENADE, além da atuação como avaliador ad hoc de cursos pelo Brasil.
O endereço para acessar meu currículo é o: http://lattes.cnpq.br/2114473479088002
 (
APRESENTAÇÃO
 
DO
 
MATERIAL
)Olá caro aluno, não nos conhecemos ainda por isso permita que eu me apresente: sou o professor Victor Vinicius Biazon. Ao longo destes anos de experiência com a docência tive muitas oportunidades de crescimento pessoal e intelectual com experiências teóricas e práticas, o que me fez e me faz sempre galgar e alcançar novos desafios, disciplinas, cargos e responsabilidades graças ao desempenho intelectual e emocional adquirido ao longo dos anos no ensino presencial e EAD. Estas experiências são renovadas a cada aula, a cada ciclo e a cada conteúdo. Espero que tenhamos, ao longo deste livro, uma boa parceria, que a leitura seja fácil e ilustrativa e que possa contribuir para o seu aprendizado.
Este material foi dividido em quatro unidades contendo conteúdos específicos e evolutivos, na Unidade I vamos conhecer alguns conceitos importantes sobre a gestão de materiais e patrimônio e suas particularidades, acredito que antes de entendermos as aplicações precisamos destes conceitos para continuarmos e ainda nesta unidade veremos o supply chain ou cadeia de suprimentos que vai desde os in puts até os out puts dos materiais dentro do processo produtivo. Veremos ainda as atividades e processos do setor e fechamos com as especificidades da ARMP – Administração de Recursos Materiais e Patrimonial na gestão pública.
Na unidade II veremos que para que o nosso almoxarifado seja perfeito, precisamos antes de tudo adquirir os materiais e escolher bem as fontes das nossas matérias primas ou produtos acabado, e um item que merece muita atenção. Hoje podemos lançar mão de tecnologias para nos auxiliar nesses processos e ainda o transporte. Não podemos nos esquecer dos cuidados com o meio ambiente e isto será nossa pauta por aqui também.
A unidade III está repleta de conteúdo para melhor organizarmos nossos estoques, com conceitos importantes, níveis, custos e formas de controle. E ainda vamos começar a perceber a importância de se ter um bom local para armazenar nossos materiais.
A última unidade, IV, trata-se justamente deste local, deste arranjo físico que deve ser preparado e adequado ao armazenamento com layout que possibilite o transporte in- terno e veremos ainda que novamente a tecnologia nos dê suporte, mas antes precisamos compreender os conceitos não é mesmo?
Bem, agora que já sabemos sobre o que vamos conversar ao longo destas uni- dades e vamos começar. Desejo uma boa leitura e que possa além de teorizar, explorar a prática em seu dia a dia.
Bons estudos!
 (
SUMÁRIO
)UNIDADE I	7
Conceitos Básicos de Administração de Materiais
UNIDADE II	37
Administração de Compras, Distribuição e Transporte
UNIDADE III	75
Dimensionamento e Controle de Estoques
UNIDADE IV	109
Armazenamento e Movimentação de Materiais
 (
7
)
UNIDADE I
Conceitos Básicos de Administração de Materiais
Professor Doutor Victor Vinicius Biazon
Plano de Estudo:
· Conceitos e Definições de administração de bens materiais e patrimoniais
· Importância e atividades e processos relevantes da gestão de materiais
· Cadeia de suprimentos e sua relação com o meio ambiente
· Previsão de demanda
· Conceito de administração de materiais na área pública
Objetivos de Aprendizagem:
· Compreender os conceitos de administração de bens materiais e patrimoniais;
· Explicar o que é a cadeia de suprimentos e sua relação com o meio ambiente;
· Elencar os meios de previsão de demanda;
· Relacionar os conceitos da ARMP à gestão pública
 (
INTRODUÇÃO
)Olá estudante!
Se eu perguntasse a você, por exemplo, em uma avaliação, o que vem a ser Admi- nistração de materiais, O que você responderia? Já tem algum conceito formulado? Posso ajudar com alguns autores. Desta forma você saberá rapidamente como responder.
Vamos aprender primeiro o que é um material. De acordo com Baily (2000, p. 427) são “quaisquer commodities usados direta ou indiretamente na produção de um produto ou serviço, como matérias-primas, peças componentes, montagens e suprimentos”. Ou ainda na versão de Viana (2006) Material são todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividade e uma empresa;
Agora que sabemos o que são materiais podemos entender como administrá-los. Podemos dizer que a Administração de materiais é um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, podendo ser centralizada ou não e que são destinadas a suprir uma unidade da empresa, ou ainda, caso a empresa tenha filiais, as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. “Ativi- dade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos a comprar até a entrega do produto terminado ao cliente” (FRANSCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 5)
Ainda te ajudando a responder, posso dizer que a Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo à nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total.
Para fechar, Chiavennato (2005, p. 37) nos mostra que “a administração de ma- teriais consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo a disposição (...)”.
Bem mais fácil não é mesmo? Vamos avançar e conhecer tudo que essa unidade
nos reserva? #partiu
 (
UNIDADE
 
I
) (
Conceitos Básicos de Administração de Materiais
) (
14
)
Tópico 1 Importância da gestão de materiais
Sabemos então que a administração de materiais é importante por lidar com ati- vidades como o planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momentode sua concepção até o seu consumo final.
Emprestando os conceitos do trabalho de Tchamo (2007, p. 10) “a administração de materiais passou de um centro de custos para aquele que determina o sucesso de uma empresa, ou seja, um centro de lucros, pois atualmente é a área que procura alcançar a produtividade e a qualidade”
A Administração de Materiais é uma função coordenadora responsável pelo pla- nejamento e controle do fluxo de materiais e tem por principais objetivos: (a) maximizar a utilização dos recursos da empresa; (b) fornecer o nível de serviços requerido ao consumi- dor; (c) reduzir os custos.
A administração de materiais tem o conceito de se ter um departamento responsá- vel pelo fluxo de materiais a partir do fornecedor, passando pela produção até o cidadão é relativamente novo. Arnold (2008), afirma que se as empresas desejam minimizar seus custos totais nesta área e prover um melhor nível de serviços aos clientes devem agir deste modo.
Vamos pensar assim, entendemos que a A.M tem função de suprir, de fazer girar estoques, insumos e etc, mas precisa fazer isso na hora e na forma correta, pois caso contrário trará problemas.
Siga o raciocínio, devemos agir no tempo certo para que nossos objetivos sejam alcançados e não agir com inconformidades, veja o exemplo, caso as empresas tenham uma ação, obviamente terão uma reação:
· Comprar antes do tempo correto – estoques altos, acima da necessidade da
empresa;
· Comprar após o tempo correto – falta de material para atendimento das necessi-
dades;
· Comprar além da quantidade necessária – representam imobilizações em esto-
que ocioso;
· Comprar sem atributos de qualidade – acarretam custos e maiores oportunidades
de lucros não realizados;
· Comprar aquém da quantidade necessária – pode levar à insuficiência de esto-
ques.
(...) a administração de materiais na maioria das empresas é crucial para seu sucesso porque o custo para comprar, armazenar, movimentar e despachar materiais é responsável por mais de metade do custo do produto. Produtivi- dade basicamente significa impulsionar para o baixo custo de fazer negócios, e realizar melhor a tarefa de administração de materiais é cada vez mais vista como a chave para uma produtividade mais elevada em muitas empresas atualmente (GAITHER; FRAZIER, 2001, p. 427).
A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração.
Então, seguindo o pensamento de Tchamo (2007), chegamos às mesmas con- clusões ao afirmar que o administrador de materiais necessita ter uma visão estratégica da empresa, porque, na verdade este setor pode conduzir a empresa ao sucesso ou ao fracasso.
Fica claro que a Administração de materiais compreende as certezas que a empre- sa precisa ter para continuar produzindo seus bens e serviços, onde essas certezas estão ligadas aos insumos necessários para a produção contínua.
Tópico 2: Atividades relevantes na gestão de materiais
Nós adoramos quando os livros nos trazem os conceitos e as etapas em tópicos não é mesmo? Então nesta parte vou tentar trazer as funções ou as atividades que são geridas no setor de materiais para que você possa ir se acostumando.
Aqui temos as etapas componentes do processo da gestão de materiais, podemos citar que, uma vez que funcionem harmoniosamente, compreendem:
· Cadastramento de itens da empresa: (classificação, codificação, especificação,
catalogação e padronização de materiais);
· Gerenciamento do estoque: (planejamento das necessidades, quais materiais, em que quantidades e em que época deve ser adquiridos, visando o estabeleci- mento do equilíbrio entre estoque e consumo);
· Obtenção do material: (cadastro de fornecedores, concorrência, negociação, contratação e follow-up);
· Guarda e distribuição: (recebimento físico, armazenagem, preservação e distri- buição de materiais);
· Inventário: (critérios que envolvem o processo de acuracidade dos estoques). Para visualizar este setor de uma forma mais ampla, vamos utilizar uma figura.
Figura 1 - Amplitude da Administração de Materiais Fonte: Viana (2005)
Com uma figura para ilustrar fica bem mais fácil este entendimento não é mesmo?! Agora podemos ter uma visão mais abrangente quando falarmos em administração de material. Mas ainda não acabou não.
O objetivo da Administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que determina que a estratégia de abastecimento sempre seja acionada pelo usuário à medida que como consumidor ele detona o processo. “Todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividades de uma empresa” (VIANA, 2002, p. 41).
Uma tradicional organização de sistema de materiais pode ser dividida contemplan- do outras atividades ou outra nomenclatura de acordo com Dias (2006):
	Controle de estoque:
	Fa-se necessário para que o processo de produção/vendas opere com o míni- mo de preocupações e desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. Este setor acompanha e contro- la o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.
	Compras:
	Preocupa-se com o estoque de matéria-prima e de todos os insumos neces- sários. Inclui nesta atividade a responsabilidade pela quantidade correta, pra- zo e preço.
	Almoxarifado:
	Também conhecido como depósito ou armazém, é o local responsável pela
guarda física destes estoques, dos produtos, medicamentos, alimentos e etc.
	Planejamento e controle da produção:
	É o setor responsável pela programação e controle do processo produtivo.
	Importação:
	Processo de compra, porém no exterior, levando-se em conta a legislação vigente.
	Transportes e distribuição:
	A entrega de valor, a entrega do produto, do serviço ao cidadão.
Quadro 1: atividades do sistema de materiais Fonte: Dias (2006)
De acordo com Tchamo (2007), é notório que o administrador de materiais neces- sita ter uma visão estratégica da empresa, porque, na verdade este setor pode conduzir a empresa ao sucesso ou ao fracasso.
O autor ainda traz um quadro adaptado de Corrêa et al. (2001, p. 22-26), que aborda de forma elementar as responsabilidades e preocupações que devemos ter ao ser promovido a gerente de materiais:
	Planejar as neces-
sidades futuras de capacidade produtiva da orga- nização.
	A necessidade de planejar necessidades futuras de capacidade deve-se a uma carac- terística fundamental dos processos decisórios que envolvem obtenção de recursos: a inércia da decisão ou, em outras palavras, o tempo que necessariamente tem de decorrer entre o momento da tomada de decisão e o momento em que os efeitos da decisão passam a fazer-se sentir. [...] não só é necessário planejar as necessidades futuras de capacidade produtiva, como também fazê-lo levando em conta vários ho- rizontes futuros. É importante, por exemplo, enxergar as necessidades futuras com um longo horizonte de antecedência [...] para que se possam tomar hoje decisões melhores quanto a possíveis grandes incrementos de capacidade, que são decisões de grande inércia.
	Planejar materiais comprados
	Para que estes não cheguem nem antes nem depois, nem em quantidade maiores ou menores do que aquelas necessárias ao atendimento da demanda. Isto para não causar interrupções prejudiciais ao atendimento do nível pretendido, [...] para que a organização não arque com os custos decorrentes de eventual sobra por compras excessivas. Estes custos podem incluir os custos de manutenção de estoque, o custo de obsolescência, entre outros. O planejamento dos materiais pode ser uma atividade extremamente complexa. [...] Tratar esse nível de complexidade sem apoio de um
sistema de informações é impossível.
	Planejar os ní- veis adequadosde estoques de matérias-primas, semi-acabados e produtos finais nos pontos certos
	Nos anos 80, algumas empresas sofreram reveses competitivos importantes ao bus- carem de forma míope o chamado sistema de “estoque zero”. Elas muitas vezes baixaram de estoques a níveis inferiores a suas necessidades estratégicas [...] fragi- lizando-se e tornando-se mais vulneráveis aos ataques competitivos de concorrentes mais precavidos e sensatos.
Hoje, entende-se que os estoques devem ser reduzidos sim, aos níveis mínimos ne- cessários a atender às necessidades estratégicas da organização.
	Programar ativida- des de produção para garantir que os recursos pro- dutivos envolvidos estejam sendo uti- lizados, em cada momento, nas atividades certas e prioritárias
	A questão da priorização é central em sistemas de administração de produção. Os recursos são, na maioria das vezes, escassos. Toda vez que um recurso acaba de executar determinada atividade, ficando vago e pronto para executar a próxima, a se- guinte questão é colocada: [...] Qual das atividades, entre aquelas que aguardam para ser realizadas por aquele recurso, deveria merecer prioridade? [...] É fácil perceber que as possibilidades diversas de sequenciar (ou priorizar) atividades em situações reais, onde estas possibilidades são combinadas e multiplicadas por dezenas de má- quinas e milhares de ordens de produção que passam, não por uma máquina, mas por várias, com roteiros diversos e variados, representam um problema combinatório complexo, grande e de múltiplas variáveis. É, também, fácil perceber que a forma de priorizar as atividades pode ter impacto no desempenho de todo o sistema de produ- ção, em relação a indicadores como cumprimento médio de prazos, tempos médios de atravessamento das ordens pelo sistema produtivo, taxas de geração de caixa, estoques médios em processo.
	Ser capaz de sa- ber e de informar corretamente a respeito da situa- ção corrente dos recursos (pes- soas, equipamen- tos, instalações, materiais) e das ordens (de compra e produção)
	Essencial na provisão destas informações, aos parceiros do negócio (clientes e for- necedores, internos e externos, do sistema produtivo), para alavancar positivamente a contribuição estratégica destes parceiros para o bom desempenho da cadeia de suprimento a que pertencem. [...] A falta de exatidão e atualização das informações disponíveis nos sistemas de informação das empresas é quase um problema endê- mico no Brasil, geralmente mais sério e com consequências mais graves do que seus gerentes crêem.
	Ser capaz de pro- meter
os menores pra- zos
possíveis aos clientes e
depois, fazer cum- pri-los
	Dificilmente se encontram empresas em que as promessas de prazos feitas aos clien- tes são baseadas em informações firmes e confiáveis da fábrica. Com muita freqüên- cia, encontram-se empresas em que a força de vendas tende a subdimensionar os prazos prometidos aos clientes potenciais no ímpeto de conseguir fechar a venda. [...] muitas vezes, a força de vendas age assim pela falta de apoio informacional. Simplesmente não há informação disponível sobre a situação de carregamento atual e futuro da fábrica em forma simples e disponível para que o vendedor possa, com certa segurança, prometer prazos que tenham ao menos uma mínima probabilidade de ser cumprido. [...] Este é o motivo pelo qual é necessário o apoio de um sistema de administração de produção eficaz que apoie os tomadores de decisões nessas importantes atividades, com evidentes implicações estratégicas
	Ser capaz de agir
eficazmente
	O mundo competitivo de hoje demanda que os sistemas produtivos sejam capazes de adaptar-se rapidamente a mudanças: mudanças no processo produtivo, mudanças na disponibilidade de suprimentos e, acima de tudo, mudanças na demanda. [...] Um bom sistema de administração da produção deve ser sensível o suficiente para identi- ficar os desvios da realidade em relação ao plano com rapidez necessária e com base nisso, se necessário, que seja capaz de rapidamente replanejar o futuro, levando em conta as novas ocorrências.
Quadro 2: O que se Espera de um Sistema de Administração de Materiais
Fonte: Tchamo (2007, p. 13-14)
Dando uma simplificada Chiavenato (2005, p. 38), diz que: “refere-se a totalidade das funções relacionadas com os materiais” programação, compra, estocagem e distribui- ção. Logo, o controle da entrada, manutenção e saída.
Tópico 3: Administração de bens patrimoniais
Vamos agora entender do patrimônio, dos recursos patrimoniais (“todos os bens necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao cliente”. Pozo (2001, p. 181)) ou ativos imobilizado (Francischini; Gurgel (2002, p. 285) conceituam como “todo o ativo de natureza relativamente permanente, que é normalmente mantido na empre- sa para a utilização na produção de mercadorias ou prestação de serviços”.)
Constituem-se em elementos que são primordiais para as operações tanto de uma organização produtora de bens como a de prestação de serviços que é uma sequência de operações que, tal qual a administração de materiais precisa ser iniciada com a identifica- ção da fonte de fornecimento, passando pela compra e recebimento do bem para depois lidar com sua conservação, manutenção e ainda alienação (quando for o caso) (MARTINS, 2005).
Entendeu? Não? Vamos melhorar isso.
Os bens patrimoniais são as instalações, prédios, terreno, equipamentos, veícu- los, maquinários, e também todo o arranjo físico necessário para que ocorra o processo produtivo da empresa, (prestadora de serviços ou manufatureira). Já os equipamentos são as máquinas operatrizes, caldeiras, reatores, pontes rolantes, computadores e móveis, os prédios e terrenos são os edifícios e instalações prediais em geral.
	MATÉRIA
	· Corpóreos;
· Incorpóreos;
· Materiais;
· Imateriais;
· Tangíveis;
· Intangíveis;
	MOBILIDADE
	· Móveis;
· Imóveis;
	DIVISIBILIDADE
	· Divisíveis;
· Indivisíveis;
	FUNGIBILIDADE:
	· Fungíveis;
· Infungíveis;
Quadro 3: classificação dos bens
Fonte: Martins (2005)
Tchamo (2007), diz que a administração de recursos patrimoniais deve prestar atenção no estado de cada um dos elementos que fazem parte desse grupo de recursos, pois estes são determinantes para as operações da empresa.
O autor salienta ainda que a aquisição dos bens patrimoniais é um processo complexo e precisa de um bom planejamento para poder responder às necessidades do projeto. Por esse motivo, em geral pode conhecer duas etapas, sendo a primeira durante a implantação do projeto inicial do negócio e a segundo quando a empresa é ampliada ou quando há troca de recursos. Para a aquisição dos bens patrimoniais há necessidade de elaboração de um planejamento em que estejam envolvidas todas as necessidades e de acordo com a capacidade financeira da empresa.
Você sabia que uma das atividades mais importantes na administração dos recursos patrimoniais são o registro e o controle de todos os bens patrimoniais da empresa? E para que esse controle possa acontecer precisamos antes registrar, conhecer todos os bens que a empresa possui. E isso fazemos com a codificação de bens. Olhe sob sua cadeira, sua mesa no seu escritório e verifique se há uma plaquinha com uma sequencia numérica, esta
plaquinha identifica o bem, é o “registro de nascimento” dele.
A função básica é registrar, controlar e codificar os bens considerados imobiliza- dos (passíveis de depreciação). Este controle é feito sob o auxilio de uma ficha individual (física ou virtual) onde se registram normalmente a data da aquisição do bem; o código (colocando-se chapas em bens móveis), o valor inicial, critério e prazo para a depreciação, depreciação do período e acumulada, centro de custo em que o bem encontra-se alocado e espaço para registrar possíveis melhorias deste bem desde que não alterem seu valor contábil (MARTINS 2005).
Com a colocação destas plaquinhas facilita a nossa vida quando vamos fazer os balanços físicos, levantamento físico dos materiais permanentes e de consumo seráreali- zado pelo menos uma vez ao ano e no início e término de gestão, bem como nas trocas dos responsáveis por sua guarda e conservação (CORREIA, 2009).
Tópico 4 Cadeia de suprimentos e sua relação com o meio ambiente
O gerenciamento da cadeia de suprimentos (supply chain management) veio revo- lucionar a forma de comprar, produzir e distribuir bens e serviços. A tecnologia da informação veio auxiliar a administração de forma geral inclusive reduzir o tempo de estocagem e do número de fornecedores e pelo aumento da satisfação de clientes.
Eis o conceito de gerenciamento da cadeia de suprimento “administrar o sistema de logística integrada da empresa (...) uso de tecnologias avançadas, entre elas o geren- ciamento de informações e pesquisa operacional para planejar e controlar uma complexa rede de fatores visando produzir e distribuir produtos e serviços para satisfazer o cliente” (MARTINS; ALT, 2009, p. 377-378).
Trazendo um conceito mais contemporâneo temos o Portal Logística Descomplica- da (online1) que nos diz que o gerenciamento da cadeia de suprimentos é um conjunto de métodos que são usados para proporcionar uma melhor integração e uma melhor gestão de todos os parâmetros da rede: transportes, estoques, custos, etc. Esses parâmetros estão presentes nos fornecedores, na sua própria empresa e finalmente nos clientes. A gestão adequada da rede permite uma produção otimizada para oferecer ao cliente final o produto certo, na quantidade certa. O objetivo é, obviamente, reduzir os custos ao longo da cadeia, tendo em conta as exigências do cliente – afinal, isso é qualidade: entregar o que o cliente
quer, no preço e nas condições que ele espera.
1 Sem data. Disponível em < http://www.logisticadescomplicada.com/gestao-da-cadeia-de-suprimentos-
%E2%80%93-conceitos-tendencias-e-ideias-para-melhoria/>
Conforme Arnold (2008), existem três fases no fluxo de materiais sendo que maté- rias-primas fluem para uma empresa fabricante com base em um sistema de suprimento físico, são processadas pela produção e finalmente produtos acabados são distribuídos para os clientes finais por meio de um sistema de distribuição física.
O a figura #2 abaixo apresenta melhor essas este sistema de for
Figura 2: Visão cíclica da Cadeia de Suprimentos
Fonte: http://aulasonline.net.br/gestao-da-cadeia-de-suprimentos/
Este gerenciamento é a forma como as empresas administram o sistema de entre- ga, transporte e recebimento de seus produtos e serviços aos seus consumidores, numa rede de organizações interligadas.
Esta cadeia de suprimento inclui todas as atividades e processos necessários ao fornecimento de produto/serviço ao consumidor/população e o cliente pode ser também um fornecedor de outro cliente de modo que a cadeia total possua muitas relações do tipo fornecedor-cliente (interligações) e lidando um pouco com canais de marketing. Podemos trazer aqui que o sistema de distribuição se dá diretamente do fornecedor para o consumidor, dependendo dos produtos e dos mercados podendo conter ainda diversos intermediários (ou distribuidores) como o caso de grandes empresas como a Nestle.
Contudo, vimos que a função “redução de custos” e “maximização de lucros” estão presentes aqui na GCS – Gestão da cadeia se Suprimento, porém com os problemas am- bientais que estamos enfrentando, temos que pensar em outras formas de praticá-la.
O Grupo de pesquisa em sustentabilidade e inovação2 diz que esta temática está
relacionada à inclusão de preocupações socioambientais na gestão das cadeias de supri-
2 Disponível em <http://www.ufrgs.br/gps/pesquisa/cadeia-de-suprimentos>
mentos. O estabelecimento de uma gestão sustentável implica em uma série de mudanças gerenciais, estruturais e organizacionais ao longo da cadeia, com a inserção de relaciona- mentos mais colaborativos com fornecedores e clientes, redução do impacto ambiental dos produtos e valorização social de colaboradores e comunidades. A gestão sustentável da cadeia de suprimentos visa, portanto, obter o desempenho positivo nas três dimensões da sustentabilidade: econômica, ambiental e social.
O conceito da gestão sustentável da cadeia de suprimentos é composto por outros conceitos que podem, também, ser tratados de forma mais específica, como a Logística reversa. A logística reversa trata do processo de reversão de determinado produto no canal de distribuição, visando a que o produto (ou parte dele) possa ser reciclado, remanufaturado e reutilizado na cadeia de valor deste produto. O objetivo é reduzir os impactos ambientais da produção a partir da reinserção de materiais na cadeia e evitar o consumo de novos materiais.
E na prática que tipo de mudança nós gestores precisamos nos atentar? Paiva (2007), nos faz algumas perguntas importantes que podemos tomar como base.
Na esfera AMBIENTAL:
· Os equipamentos usados nos processos de movimentação de materiais são modernos e energeticamente eficientes?
· Os materiais recicláveis (ex: embalagens) são processados adequadamente?
· Os projetos de embalagens são desenhados para proteger o produto com o mínimo de material possível?
· As empresas da cadeia de suprimento apóiam iniciativas ambientais e ecológi-
cas nas regiões em que atuam?
· É analisada a viabilidade do uso de meios de transporte menos poluentes?
Na espera SOCIAL:
· Os salários pagos aos funcionários da cadeia de suprimento são justos?
· Todos os equipamentos de segurança necessários são usados adequadamen- te?
· A pressão pela produtividade e velocidade não se sobrepõe à segurança dos
funcionários e da sociedade? (ex: horas de trabalho dos caminhoneiros)
· Os programas sociais das comunidades locais recebem apoio das empresas participantes da cadeia de suprimento?
Na esfera ECONÔMICA:
· Os fornecedores da cadeia recebem um preço justo pelos seus produtos ou são pressionados a reduzir sua margem de lucro a quase zero?
· Todos os elos da cadeia recebem um lucro adequado pelo serviço oferecido?
· A competição é feita de forma ética e responsável?
· Os riscos de longo prazo para as empresas e a cadeia de suprimento como um todo são analisados regularmente, e ações preventivas são tomadas?
· As leis são respeitadas e seguidas?
· Os clientes finais e intermediários da cadeia recebem o valor pelo qual estão
pagando?
 (
SAIBA MAIS
Que tal visualizar com exemplos como a Logística Reversa está sendo pensada por
empresas que conhecemos? Para tanto, assista a esse vídeo e aproveite.
Logística Reversa Coca-Cola. Disponível em < 
https://www.youtube.com/watch?v=-
 
v9jFteBmgyE>
)
Tópico 5: Atividades e processos na gestão de materiais
Entendendo o setor de materiais como um departamento da empresa, precisamos ter em mente que atividades serão desempenhadas, é o ideal de trabalho de toda empresa saber quais são elas, tempo correto e a um custo reduzido, e a figura de um gestor de uni- dade se faz necessário. Esta gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção quando é adequadamente entendida e executada. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização.
Podemos dizer aqui, adaptando os conceitos de Francischini & Gurgel (2002), para facilitar seu entendimento que é função, ou atividade da administração de materiais alguns itens como:
a) suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento (Compras eficientes gerando abastecimento com qualidade, pontualidade, condições financeiras e preço baixo);
b) avaliar outras empresas como possíveis fornecedores (Abertura no tratamento com os fornecedores e uma negociação sistemática para o aprimoramento do fornecimen- to);
c) supervisionar os almoxarifados da empresa;
d) controlar os estoques;
e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo
critérios aprovados pela direção da empresa;
f)manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Enge- nharia de Produto, Financeira etc.;
g) estabelecer sistema de estocagem adequado;
h) coordenar os inventários rotativos.
i) sistema Econômico de transporte e Recebimento bem informado para somente receber o material adequado para empresa;
j) atenção especial para detectar desperdícios mínimos, mas repetitivos e ainda Não permitir a deteriorização dos materiais de combate;
k) facilitar a reciclagem de todos os materiais de maneira seletiva e proveitosa;
l) planejar a reutilização de embalagens e controlar perdas nas embalagens de produtos acabados.
m) utilização de novas tecnologias, ainda não dominadas integralmente pela em-
presa.
n) simplificação do projeto do produto e padronização de sues componentes.
Ainda é possível que diversos autores incluam mais atividades, que você por expe- riência na função também possa fazer o mesmo. O conhecimento compartilhado é sempre bem-vindo. Que tal elencarmos outras atividades do setor?
Tópico 6: Previsão de demanda
Vamos pensar lá na frente, ou seja, realizar nosso planejamento, e esta é uma tarefa fácil porque já temos em nossas veias as características de gestores então como premissa da administração o “planejar” é preciso. Mas nosso planejamento será em torno do que ainda vamos vender.
Uma empresa prever o futuro do mercado com total certeza e garantia é algo im- praticável de ser feito. Porém, existem muitas empresas de diferentes ramos que precisam trabalhar com métodos de prever o futuro, para que seja possível fazer uma previsão de demanda (venda) o mais exata possível, sendo que a empresa obtendo resultado positivo a consequência será a fidelidade de clientes e a permanência da empresa no mercado (MESQUITA, 2012).
Empresas de software dizem que “A previsão da demanda é a base para o de- senvolvimento de uma cadeia de abastecimento eficiente. Uma boa previsão permite à organização integrar os processos de produção, distribuição e gestão de estoques de forma a responder rapidamente às mudanças na demanda do mercado.”3 Podemos pensar que eles querem só nos vender algo e usam um discurso exagerando na importância do assun- to. Pode até ser que queiram nos vender algo, mas, esta previsão realmente é importante.
Pensando que em época de fim de ano, em que as vendas aumentam, precisamos ter insumos necessários para produzir nossas mercadorias em tempo hábil não é mesmo?! Ou ainda ter em estoque produtos acabados para oferecer aos clientes. Para tanto prever
3 Disponível em <http://inovatech.com.br/produtos/service-optimizer-99/demanda/> Acesso em 16 abr 2019.
a demanda é um exercício importante.
Vamos agora prever esta demanda, e vale aqui um lembrete sobre o que vem a ser demanda sendo que procura de determinado produto é determinada pelas várias quanti- dades que os consumidores estão dispostos e aptos a adquirir, em função de vários níveis possíveis de preços, em dado período de tempo (BERGO, 2011). Demandas são desejos por produtos específicos, respaldados pela habilidade e pela disposição de comprá-los (KOTLER E ARMSTRONG, 2009)
Então, como não temos bola de cristal, precisamos prever sob determinadas formas a nossa demanda para os períodos. Para entender esta previsão de demanda, veremos como diversos autores a compreendem:
	Gaither e Frazier (2002-2004)
	Pever, ou estimar a demanda futura de produtos e serviços e os recursos neces- sários para produzi-los é o primeiro passo da etapa do planejamento. E o ponto de partida para a elaboração das demais previsões da empresa está na estimativa
das vendas futuras.
	Ritzman e Krajewski
(2008)
	A previsão é a avaliação de acontecimentos futuros, utilizada para fins de planeja- mento. Ele afirma ainda que as previsões são necessárias para auxiliar na deter- minação dos recursos necessários, na programação dos recursos existentes e na
aquisição de recursos adicionais.
Quadro 4: previsão de demanda Fonte: adaptado de Rossetto et. al (2011)
Os autores ainda dizem que para realizar boas previsões de demanda, é neces- sário conhecer bem os produtos e o mercado, afinal, é dessa forma que se entendem as informações de venda, identifica-se a sazonalidade, as tendências, entre outros. Mas esse processo de entender os produtos e o mercado deve envolver todos os setores da empresa, pois quanto mais informações disponíveis, melhores serão os resultados da previsão.
De modo geral, pode-se dizer que técnicas de previsão de demanda são os mode- los utilizados pelas empresas para realizarem suas previsões de modo que se obtenham resultados mais acurados. Sendo que estas técnicas devem ser definidas de acordo com os objetivos da empresa. Sobre as técnicas ou métodos de prever esta demanda, vou utilizar os resultados de trabalhos compilando em outro quadro para facilitar seu entendimento.
 (
Os
 
métodos
 
de
 
previsão
 
podem
 
ser
 
classificados
 
de
 
acordo
 
com
 
crité- rios variados, no entanto a classificação mais comum é a que leva
 
em consideração o tipo de abordagem utilizado, ou seja, o tipo de instru- mentos e conceitos que formam a base da previsão. Por este critério os métodos podem ser qualitativos e
 
quantitativos.
Moreira (2009)
)
	Martins e Laugeni (2005)
	As previsões costumam ser de curto prazo (até 3 meses), médio prazo (até 2 ou 3 anos) e longo prazo (acima de 2 anos). Sendo assim, no curto prazo normalmente são utilizados métodos estatísticos, enquan- to que no médio e longo prazo utilizam-se modelos explicativos ou econométricos.
	Tubino (2000)
	Os métodos qualitativos: privilegiam principalmente dados subjetivos, os quais são mais difíceis de representar numericamente; enquanto que os métodos quantitativos: envolvem a análise numérica de dados passados, isentando-se de opiniões pessoais ou palpites.
Quadro 5: métodos de previsão de demanda Fonte: adaptado de Rossetto et. al (2011)
Vale ressaltar que segundo Tubino (2000, apud Rossetto et. al, 2011), embora exis- tam inúmeras técnicas de previsão, com diferenças significativas entre elas, existem certas características que são comuns entre as técnicas, tais como a suposição de que as causas que influenciaram a demanda passada continuarão a agir no futuro; a imperfeição das previsões, visto que não se consegue prever todas as variações aleatórias que podem vir a acontecer; a diminuição da acuracidade à medida que aumenta o período de tempo inves- tigado; a previsão para grupos de produtos é mais precisa que para produtos individuais.
Ainda no mesmo trabalho, temos outra contribuição sobre a importância de escolher bem as técnicas:
[...] a importância da escolha do tipo de técnica a ser utilizada, visto que às vezes tem-se de optar entre precisão e custos de previsão. O objetivo funda- mental é que se desenvolva uma técnica de previsão apropriada para as dife- rentes características de demanda. Além disso, um fator que deve ser levado em consideração no momento da escolha da técnica é o horizonte de tempo, ou seja, se as projeções são de curto, médio ou longo prazo. (RITZMAN E KRAJEWSKI, 2008, apud ROSSETTO et. al, 2011).
Vamos conhecer algumas técnicas ou métodos qualitativos para prever esta de- manda com base em Rossetto et. al, (2011, p.3) “As técnicas qualitativas apresentadas por Moreira (2009) são: Técnica Delphi, Opiniões de Executivos, Opinião da Forças de Vendas e Pesquisas de Mercado”.
	Técnica delphi:
	A previsão é estabelecida de acordo com a opinião de um grupo de es- pecialistas. Julgamento coletivo, que quando bem organizado apresenta resultados mais acurados do que um julgamento individual.
	Análise de cenários:
	A elaboração de cenários (situações hipotéticas futuras) pode ser utilizada como forma de estruturar as análises e facilitar o processo de planejamento facilitando a tomada de decisão.
	Opiniões de executivos:
	As previsões são realizadas com base na opinião dos executivos da em- presa, um grupo de executivos da empresa vindos de diferentes áreas, cujo interesse é desenvolver em conjunto uma previsão.Opinião da força de vendas:
	A previsão é obtida por meio da opinião da equipe de vendas, que realizam estimativas regionais futuras, individualmente, para posterior combinação, formando então, uma única previsão para todas as regiões.
	Pesquisas de mercado:
	Permite a coleta de dados de várias maneiras objetivando testar hipóteses sobre o mercado, a demanda é determinada pelos consumidores.
	Analogia histórica:
	Trata-se da comparação de um produto proposto com outro já estabeleci- do.
Quadro 6: técnicas qualitativas de previsão de demanda
Fonte: adaptado de Rossetto et. al (2011)
Mesquita (2012), conclui que o uso de uma previsão de demanda ajuda a empresa, diante dos resultados obtidos através do método escolhido, a buscar melhorias e soluções para se aperfeiçoar e ir em busca do seu espaço no mercado, este estando cada vez mais concorrido e difícil de se estabilizar. Agora cabe a cada empresa, cada gestor ou no caso, você, escolher a melhor forma, a que mais de adapta a sua realidade para prever suas demandas.
 (
REFLITA
De
 
acordo
 
com
 
o
 
Portal
 
Terra
 
(2015),
 
não
 
Importa
 
se
 
você
 
pretende
 
abrir
 
um
 
negócio ou se já tem uma empresa em operação, a previsão de demanda é uma das princi- pais
 
ferramentas
 
para
 
o
 
bom
 
planejamento
 
de
 
qualquer
 
companhia.
 
Além
 
de
 
interferir nos
 
custos
 
com
 
estoque
 
e
 
pessoal,
 
ela
 
também
 
afeta
 
as
 
estimativas
 
de
 
investimento. Fonte:
 
http://economia.terra.com.br/a-importancia-da-previsao-de-demanda-para-o-
-sucesso-da-sua-empresa,3248db5ce8704b51039074e090e50a5edr208phr.html
)
Nós sabemos que na prática, esta previsão é muito mais difícil de fazer do que em teoria isso porque esta demanda é influenciada por diversos fatores.
Você acredita que está preparado para escolher o método de previsão da demanda
da sua empresa ou pensa em contratar um serviço especializado?
Tópico 7 Conceito de administração de materiais na área pública
Em nível de estado, a administração é a gestão de todos os recursos públicos a fim de executar a prestação de serviços, dar direção ou ainda governar buscando alcançar o objetivo de ser eficaz para a sociedade.
Na esfera pública, a administração de material reflete as compras, armazenamento e distribuição de materiais para que o setor não pare e continue operando de forma contínua e eficiente.
Vamos pensar agora trazendo os conceitos que já vimos até aqui. Você chega até o postinho de saúde do seu bairro para retirar um medicamento, com receita, e quando
o atendente volta do almoxarifado te diz que não há em estoque o que você foi procurar. Vemos até aqui alguns problemas de gestão, pois não há conhecimento por parte do funcio- nário dos medicamentos em estoque, não houve uma boa gestão de compras que deixou acabar o medicamento antes de realizar um novo pedido, ou pediu muito em cima da hora não conhecendo a saída deste na unidade do seu bairro.
Viu como é fácil entender a gestão de materiais no setor público, e tamanha a sua importância, porque lida com bairros e/ou cidades inteiras. Logo é necessário uma boa ges- tão para suprir o cidadão de remédio, merenda escolar ou ainda suprir os departamentos de material de limpeza, de escritório e etc.
Como vimos no exemplo, uma importante divisão da administração de materiais no setor público é o setor de compras, responsável pela aquisição de bens ou serviços de melhor qualidade, com garantia de preço acessível, garantindo que estejam a disposição
na quantidade certa e período desejado. Sabemos que no setor público, esse processo acontece de forma um pouco diferente, por meio de lei específica. LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993. A licitação permite que os bens sejam adquiridos em conformidade com o princípio da isonomia, ou igualdade de critérios, atendendo os interesses da administração pública com a melhor proposta, o que envolve qualidade, melhor preço e tempo hábil de entrega.
 (
LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993
Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.
Art.
 
1o
 
Esta
 
Lei
 
estabelece
 
normas
 
gerais
 
sobre
 
licitações
 
e
 
contratos
 
administra- tivos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações
 
e
 
loca- ções
 
no
 
âmbito
 
dos
 
Poderes
 
da
 
União,
 
dos
 
Estados,
 
do
 
Distrito
 
Federal
 
e
 
dos
 
Municípios. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei, além dos órgãos
 
da
 
admi- nistração
 
direta,
 
os
 
fundos
 
especiais,
 
as
 
autarquias,
 
as
 
fundações
 
públicas,
 
as
 
empresas
 
públicas,
 
as
 
sociedades
 
de
 
economia
 
mista
 
e
 
demais
 
entidades
 
controladas
 
direta
 
ou
indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
)
Fonte: Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8666cons.htm>
 (
SAIBA MAIS
COMPRAS GOVERNAMENTAIS - VÍDEO INTRODUÇÃO A LICITAÇÃO PÚBLICA
Com este vídeo você vai conhecer mais sobre as licitações e os porquês a adminis- tração
 
pública
 
precisa
 
seguir
 
esta
 
lei
 
para
 
adquirir
 
bens
 
materiais
 
e
 
patrimoniais
 
para sua
 
gestão.
https://www.youtube.com/watch?v=TkKefogzfHw
)
Na condição de gestor público, é importante que você, aluno, conheça alguns dos objetivos de compra, elencados, conforme Batista e Maldonado (2008) em: suprir a orga- nização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender a suas necessidades; garantir a continuidade de fornecimento para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas; comprar de forma eficiente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto; administrar estoques, proporcionando a melhor prestação de serviço ao menor custo; manter relacionamentos
cooperativos com outros departamentos, fornecendo informações necessárias garantindo o desenvolvimento de atividades eficazes na organização e; desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos previstos.
Já a gestão patrimonial é uma das grandes atribuições da administração pública inclusive para que se amplie ao máximo a permanência, duração destes bens servindo a todos os usuários/cidadãos pela maior quantidade de tempo possível e de preferência com qualidade.
De acordo com Garcia (2004)4 Patrimônio público, é o conjunto de bens e direitos que pertence a todos e não a um determinado indivíduo ou entidade, é um direito difuso, um transindividual, de natureza indivisível de que são titulares pessoas indeterminadas e ligadas pelo fato de serem cidadãos, serem o povo, para o qual o Estado e a Administração existem.
Logo, é bem fácil perceber que os princípios da administração de materiais são aplicadas a gestão pública obedecendo a suas particularidades legais e a administração patrimonial também.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para a compreensão desta unidade é muito importante que você consiga discutir
os seguintes assuntos:
· Justificar a importância da gestão de materiais e de patrimônio para as empre- sas privadas e públicas;
· Apontar meio de previsão de demanda e sua efetiva importância para a manu- tenção sadia dos negócios;
· Salientar a ligação entre a Cadeia de suprimento e a necessária adaptação das empresas em pensar sua responsabilidade socioambiental.
4 Procuradora Regional da República, mestre em Direito do Estado pela Faculdade de Direito da USP, autora do livro “Responsabilidade do Agente Público” (Fórum, 2004).
 (
Leitura Complementar
)
BIAZON, Victor Vinicius; SILVA, Priscila Pereira Florentino. Fundamentos da ad- ministração de recursos materiais e patrimoniais na gestão pública – estudo sobre o funcionamento da Secretaria da Agricultura e do Abastecimento – SEAB – de Paranavaí
– PR. Disponível em <http://cac-php.unioeste.br/eventos/conape/anais/ii_conape/Arquivos/ adm/Artigo46.pdf> Acesso em 15 dez 2015.
 (
Material
 
Complementar
)
Administração de Materiais - Um EnfoquePrático Autor: João José Viana
Editora: Atlas
Sinopse: Esta obra originou-se do conjunto de um trabalho desenvolvido pelo autor em duas etapas, consubstanciadas na publicação de relatos acerca das experiências no exercício de suas funções na COSIPA, pela Associação Brasileira de Metais
- ABM, por meio de sua Comissão Técnica de Aprovisionamento - COAPRO, e no desenvolvimento de apostilas para orientação de seus alunos, alicerçado na experiência profissional, com enfoque eminentemente prático.
 (
WEB
)
Sobre sustentabilidade e a Cadeia de Suprimento eu recomendo:
DIAS, Sylmara Lopes Francelino Gonçalves; LABEGALINIB, Letícia; CSILLAGC, João Mário. Sustentabilidade e cadeia de suprimentos: uma perspectiva comparada de publicações nacionais e internacionais. Produção, v. 22, n. 3, p. 517-533, maio/ago. 2012. Disponível em <http://dx.doi.org/10.1590/S0103-65132012005000034> Acesso em 15 dez 2015.
Para saber mais sobre Patrimônio Público sugiro um pequeno texto :
GARCIA, Mônica Nicida. (2004). Patrimônio Público. Disponível em < http://escola. mpu.mp.br/dicionario/tiki-index.php?page=Patrim%C3%B4nio%20p%C3%BAblico > Aces- so em 15 dez 2015.
REFERÊNCIAS
ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução. 1.ed. 7 reimpr. – São
Paulo: Atlas, 2008.
ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução. Tradução celso Ro- moli, Lenita R. Esteves. 1.ed. 7. Reimpr. São Paulo: atlas, 2008.
BATISTA, Marco Antonio Cavalcanti; MALDONADO, José Manuel Santos de Varge. O papel do comprador no processo de compras em instituições públicas de ciência e tecno- logia em saúde (C&T/S). Rev. Adm. Pública vol.42 no.4 Rio de Janeiro July/Aug. 2008. Disponível em < http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0034=76122008000400003-&script- sci_arttext > Acesso em 01 fev 2013.
BAILY, Peter, et al. Compras: Princípio e Administração. São Paulo. Editora Atlas S.A. 2000.
BAILY, Peter, et al. Compras: Princípio e Administração. São Paulo. Editora Atlas S.A. 2000.
BALLOU,	Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e
distribuição física. Tradução Hugo T. Y. Yoshiaki. i. ed. 21. Reimpr. São Paulo: Atlas, 2009.
BERGO, César Augusto Moreira. Conceitos básicos de economia. (Slides - 2011). Dis- ponível em <http://disciplinas.stoa.usp.br/pluginfile.php/176537/mod_resource/content/1/ conceitos%20b%C3%A1sicos.pdf> Acesso em 15 dez 2015.
BIDERMAN, Rachel; MACEDO, Laura Silvia Valente De; MONZONI, Mario; MAZON, Ru- bens. Guia de compras públicas sustentáveis: Uso do poder de compra do governo para a promoção do desenvolvimento sustentável. (S/D). Disponível em <http://www.cqgp. sp.gov.br/gt_licitacoes/publicacoes/Guia-de-compras-publicas-sustent%C3%A1veis.pdf > Acesso em 21 jan 2013.
CARVALHO, M. M.; et al. Gestão da qualidade: teoria e casos. 6ª ed. Rio de Janeiro: Else- vier, 2005.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração de materiais: uma abordagem introdutória. Rio de
janeiro: Elsevier, 2005 – 3ª reimpressão.
CORREIA, Wilza Claudia Vaz.(slides) Manual Gestão Patrimonial: Secretaria Municipal do controle interno. Aracaju, 2009.
DIAS, Marco Aurelio P. Administração de materiais: princípios conceitos e gestão. 5.ed. – 2 reimpr. – São Paulo: Atlas, 2006.
EPIPHÂNIO, Fernando. Administração de Recursos Patrimoniais – Universidade Gua- rulhos Disponivel em <http://xa.yimg.com/kq/groups/23357656/500126745/name/1-aula. pdf> Acesso em26 nov 2012.
FLEURY, Paulo. (2003) O sistema de processamento de pedidos e a gestão do ciclo do pedido. Ilos. Disponível em < http://www.ilos.com.br/web/o-sistema-de-processamento-de-
-pedidos-e-a-gestao-do-ciclo-do-pedido/> Acesso em 25 jan 2016.
FLORET, Daniele Cristina Santos. (S/D) Responsabilidade social empresarial no setor de compras. Techoje. Disponível em < http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/deta- lhe_artigo/275> Acesso em 27 jan 2016.
FRANCISCHINI, Paulino G. e GURGEL, Floriano do A. Administração de Materiais e do Patrimônio. São Paulo, Pioneira Thomson, 2002.
FRANCISCHINI, Paulino G.; GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de materiais
e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.
FUNARI, Pedro Paulo; CARVALHO, Aline Vieira de. O patrimônio em uma perspectiva crítica: o caso do Quilombo dos Palmares. Diálogos, Maringá: Departamento de História e Programa de Pós-graduação em História da UEM, v.9, n.1, 2005, p.34.
GAITHER, Norman. FRAZIER, Greg. Administração da Produção e Operações. 8ª Edi- ção. São Paulo. Pioneira Thomson Learning. 2001.
GONÇALVES, Marcus Eduardo; MARINS, Fernando Augusto Silva. Logística reversa numa empresa de laminação de vidros: um estudo de caso. v.13, n.3, p.397-410, set.-dez. 2006. Disponível em < http://www.scielo.br/pdf/gp/v13n3/03.pdf> Acesso em 27 set 2013.
HILL, Arthur. (2011) Aplicações da tecnologia da informação ao longo do Ciclo de Pedido. Tecnologística Online. Disponível em < http://www.tecnologistica.com.br/artigos/aplica- coes-da-tecnologia-da-informacao-ao-longo-do-ciclo-de-pedido/> Acesso em 25 jan 2016.
LAUDON, Kenneth; LAUDON, Jane. Sistemas de Informação Gerenciais: Administrando a Empresa Digital. São Paulo. Prentice Hall, 2004.
LAURINDO, Fernando José B. Tecnologia da informação. São Paulo, Editora Futura, 2002.
MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e
recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2005.
MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e
recursos patrimoniais. 3.ed. ver e atualizada. São Paulo: Saraiva, 2009.
MENDONÇA, Mario (2011) 1 - Introdução. Disponpivel em < http://www2.unifap.br/mario- mendonca/files/2011/05/FUNDAMENTOS-DO-CONTROLE.pdf> Acesso em 25 jan 2016.
MESQUITA, Ricardo. (2012) A escolha de uma previsão de demanda. Disponível em
< http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/a-escolha-de-uma-previsao-de-de- manda/63040/> Acesso em 16 dez 2015.
O’BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as Decisões Operacionais na Era da
Internet. São Paulo, Editora Saraiva. 2001.
PAIM, R. et al. Gestão de Processos: pensar, agir e aprender. 1ª ed. Porto Alegre: Bookman,
2009.
PAIVA, Luiz de. Sustentabilidade na Cadeia de Suprimento. Disponível em <http://oge- rente.com/logisticando/2007/12/30/sustentabilidade-na-cadeia-de-suprimento/> Acesso em 15 dez 2015.
PAOLESCHI, BRUNO: Logística Industrial Integrada. Editora: Érica, 2008.
ROBBINS, Stephen Paul. Administração: Mudanças e Perspectivas. São Paulo, Saraiva, 2003.
RODRIGUES, Enio Fernandes. Et al (2010) Logística de preparação e montagem de pedidos: Um estudo sobre a aplicação de sistemas na montagem de pedidos em uma editora de livros em São Paulo. VII SIMPÓSIO de Excelência em Gestão e Tecnologia. Disponível em <http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos10/233_Automacao%20na%20 montagem%20e%20preparacao%20de%20pedidos.pdf> Acesso em 28 jan 2016.
ROSSETTO, Marta et al. Técnicas Qualitativas de Previsão de Demanda: um Estudo Mul- ticasos com Empresas do Ramo de Alimentos. VIII SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia – 2011.
SCANDOLARA, Neudi Luis. Logística como suporte de um modelo de transporte para laminados de madeira. Dissertação apresentada como ao curso de Engenharia de Produ- ção do Campus Ponta Grossa, da UTFPR. Ponta Grossa: [s.n.], 2010.
TCHAMO, Joaquim Eugênio Administração de Bens Materiais e Patrimoniais na Universi- dade Pedagógica de Maputo (Moçambique) – Um Estudo de Caso – Piracicaba, São Paulo, 2007.
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas,
2000.
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas,
2002.
ZANON, Edemar José. Administração de material no setor público. Rio Grande do Sul
– 2008.
 (
37
)
UNIDADE II
Administração de Compras, Distribuição e Transporte
Professor Doutor Victor Vinicius Biazon
Plano de Estudo:
· Controles e processos de gestão de pedidos.
· Sistemas de processamento de pedidos e compras.
· Tecnologia da informação aplicada à função de compras.
· Processos da função de compras.
·Condições de compras e negociação.
· Fontes de fornecimento e cuidados com a responsabilidade ambiental.
· Características e funções do sistema de transporte.
· Conceito de administração de compras e sustentabilidade na área pública.
Objetivos de Aprendizagem:
· Compreender os sistemas de compras de materiais;
· Reconhecer a tecnologia como aliada na gestão de compras;
· Conhecer as fontes de fornecimento e transporte bem como suas particularidades;
· Entender as especificidades de compras no setor público.
 (
INTRODUÇÃO
)Caro aluno, para iniciar esta unidade vamos pensar de forma simplificada para que possamos compreender de forma micro para depois ampliar nossos horizontes quanto aos controles e processos na gestão de pedidos. E para tanto acredito que facilita nosso estudo se pudermos entender por partes, concordam?
O que é controle? Bem com uma pequena pesquisa conseguimos saber que “Con- trole é o mecanismo pelo qual é medido o resultado de um processo comparando com um valor desejado e atuando no mesmo de forma a alterar o resultado, medindo novamente o resultado e assim sucessivamente. No controle estão presentes o processo, a medição (feedback), o valor desejado (setpoint) a comparação e a ação de controle”
E os processos, o que podemos dizer deles? Podemos entendê-los como “conjunto de atos por que se realiza uma operação qualquer” ou ainda “sequência contínua de fatos que apresentam certa unidade, ou que se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento” logo, já conseguimos entender que os processos são as etapas de uma atividade.
Pensando que cada empresa tem sua rotina de pedidos e que a agilidade nos serviços são fundamentais para a nossa manutenção no mercado, precisamos utilizar os recursos disponíveis de maneira eficiente para alcançar excelentes resultados. Dentre os recursos, vou abordar a tecnologia.
E tem muito mais coisas para compreendermos sobre como comprar, pedir e en- tregar. Vamos lá?
 (
UNIDADE
 
II
Administração
 
de
 
Compras,
 
Distribuição
 
e
 
Transporte
) (
38
)
Tópico 1 Controles e processos de gestão de pedidos
Mendonça (2011), colabora explicando que a palavra controle pode assumir vários e diferentes significados. Quando se fala em controle, pensa-se em significados como frear, cercear, regular, conferir ou verificar, exercer autoridade sobre alguém, comparar com um padrão ou um critério. No fundo, todas essas conotações constituem meias verdades a respeito do que seja controle. E como função administrativa, o controle “é o controle como parte do processo administrativo, como o planejamento, a organização e a direção” (p.11). Então podemos entender que o controle é um tipo de vistoria, uma forma de verifi-
cação, uma conferência, no caso dos processos de pedido.
Já os processos, de acordo com Martins; Alt (2009, p. 28) sendo um processo um conjunto de atividades muitas vezes não pertencentes a apenas uma área funcional, a melhor forma de analisá-los e promover melhorias é com equipes multifuncionais. Os processos são divididos em dois grandes grupos: operacionais e gerencial de suporte:
· Processos Operacionais: trata-se de entender mercados e clientes, projetar pro- dutos, produção e entregas para a organização de produção e etc. Por exemplo, uma empresa de manufatura, pode corresponder ao planejamento e aquisição de recursos necessários e a administração da produção. Em uma organização de serviços pode incluir que esta competência está voltada a aquisição e desen- volvimento de recursos humanos para garantir a qualidade do serviço.
· Processos Gerenciais e suporte: envolve o desenvolvimento e gerenciamento
de recursos humanos, a administração da informação, o gerenciamento de
recursos físicos e financeiros.
Há empresas que adotaram uma metodologia de trabalho chamada Gestão por processos que de acordo com Carvalho, et al. (2005, p. 217), trata-se de “uma metodologia para a avaliação contínua, análise e melhoria do desempenho dos processos que exercem mais impacto na satisfação dos clientes e dos acionistas (processos-chaves)”. Ou ainda para Paim, et al. (2009), trata-se de uma especificidade de gestão de processos, no qual não se separa a organização de maneira funcional, e sim integra os diferentes processos. Nesta gestão, há mudanças na estrutura organizacional, priorizando a gerência dos proces- sos e não mais apenas o funcional.
Agora que já temos uma noção básica vamos exemplificar, creio que fica mais fácil de entender. Vamos pensar assim: imaginando que trabalhamos em uma fábrica de unifor- mes escolares, se tivermos que rastrear os passos que a camiseta, uniforme da pré-escola “FATECIE MAX” passa desde o pedido feito pelo cliente no balcão até a entrega, vamos enumerar os processos:
1. Realização do pedido (atendimento): imaginando que a mãe do aluno foi até a sua loja e fez o pedido de 2 camisetas tamanho “m” para seu filho. Obviamente a cliente vai querer saber qual o prazo para retirada.
2. Condições de pagamento (financeiro): precisamos ter em mente as formas de pagamento e também os valores unitários dos produtos para então possibilitar- mos as diversas formas de acerto. Se será a vista, a prazo, no cartão e etc.
3. Fabricação: uma vez que as condições anteriores foram finalizadas será ne- cessário repassar este pedido para a confecção que conta ainda com outras subpartes como, por exemplo, corte do tecido no tamanho solicitado, costura, acabamento, estamparia, controle de qualidade, deixar as camisas passadas, embalagem e envio para ser retirado. Uma vez que o cliente foi avisado ele irá retirar o pedido. E pensando sempre que o prazo deve ser cumprido (o que requer um conhecimento prévio do tempo gasto para a confecção – todos se lembram da teoria de tempos e movimentos de Taylor? Este estudo mesmo antigo pode ser empregado neste caso)
4. Retirada do produto: quando o consumidor retira seu produto pronto e nas con- dições em que foram solicitadas. Há a necessidade de uma conferência para saber se está sendo entregue o produto certo, na quantidade certa, no tamanho solicitado e se o pedido já foi pago.
Veja que em 4 etapas pudemos explicar o processo de pedido, mas sabemos que esta confecção foi possível em tempo hábil porque havia em estoque malha suficiente para
que as camisetas pudessem ser feitas, ou seja, os insumos, a matéria-prima necessária para a produção. Neste caso, outros processos também foram necessários e alguém preci- sa monitorar o andamento destes para que tudo saia como deve ser.
Com este exemplo, simples, podemos perceber que há a necessidade de controle de cada um desses processos, das etapas de um pedido, para que não haja troca de nume- ração, troca de tecido, confusão com o pagamento e etc. E eu acredito da seguinte forma: só poderei controlar os processos se eu souber quais processos existem. E neste caso, cada empresa tem seus processos, suas rotinas (que por sua vez precisam ser criadas), rotinas de compras, rotinas de venda, rotinas de pagamento enfim... rotina parece algo chato não é? Mas são importantes e essas rotinas precisam ser colaborativas e difundidas para que todos tenham conhecimento real do que fazem para quem fazem e a importância do seu trabalho.
A gestão do conhecimento neste caso é fundamental.
SAIBA MAIS
Uma bem-sucedida sistematização da gestão do conhecimento deve considerar que o conhecimento pode existir em dois formatos, tanto na mente das pessoas, quanto em registros diversos; e a tecnologia da informação tem grande importância no acesso e na renovação dos conhecimentos. Seguindo essas preocupações, a essência da ideia de “criação do conhecimento” utilizada na área de gestão organizacional reside em pessoas poderem se encontrar e trocar experiências com outras pessoas que têm ou trabalham com certos tipos de conhecimentos, e a importância da tecnologia da informação é construir um suporte para que isso ocorra. Considerando esse ponto de vista, discutem-se, no presente artigo, esforços para trocas de conhecimentos, utilizando-se,para isso, o relacionamento entre dois formatos de conhecimentos – aqueles que são inerentes às habilidades pessoais (conhecimento tácito) e aqueles que são possíveis de verbalizar e registrar (conhecimento explícito) – em quatro tipos de conversões do conhecimento: socialização (tácito de um indivíduo para outro), ex- ternalização (explicitando partes do conhecimento tácito), combinação (conhecimento explícito de um indivíduo para o grupo) e internalização (captando no formato tácito o conhecimento explícito do grupo). Os argumentos aqui apresentados baseiam-se no fato de que uma efetiva criação e trabalho com o conhecimento apenas ocorre em um ambiente em que existe uma contínua conversão entre os dois formatos do conhecimento.
Fonte: Gestão do conhecimento: uma revisão crítica orientada pela abordagem
da criação do conhecimento. Disponível em <http://www.scielo.br/pdf/ci/v33n2/ a15v33n2.pdf>
Com base nisso e nos conhecimentos que ainda vamos ter como você desenvol- veria a gestão do conhecimento para garantir o controle dos processos da empresa, ou do setor que você atua?
Para Rodrigues et al (2010), o Processamento de Pedidos é uma das três atividades primárias da logística, e o tempo despendido nesta atividade pode influenciar diretamente nos custos e níveis de serviço oferecidos ao cliente. Com base neste contexto pode-se perceber a importância de um eficaz sistema de Processamento de Pedidos.
Tópico 2 Sistemas de processamento de pedidos e compras
Pensando que cada empresa tem sua rotina de pedidos e que a agilidade nos serviços são fundamentais para a nossa manutenção no mercado, precisamos utilizar os recursos disponível de maneira eficiente para alcançar excelentes resultados. Dentre os recursos, vou abordar a tecnologia.
“A administração de recursos é em grande parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a utilização de pessoas, materiais e instalações ou equipamentos” (MARTINS; ALT, 2006, p. 67)
Entende-se a organização como um sistema e falamos muito de “sistemas” e cabe uma breve explicação do que esta palavra significa. Conforme Tchamo (2007, p. 9) “é um conjunto de partes coordenadas que concorrem para a realização de um conjunto de ob- jetivos, segundo um plano. Qualquer sistema pode ser encarado como um subsistema de outro maior, sendo isso denominado hierarquia de sistemas”.
De acordo com Fleury (2003) a velocidade, abrangência e qualidade dos fluxos de informações impactam diretamente o custo e a qualidade das operações logísticas. Ou seja, fluxos de informações lentos e erráticos resultam, normalmente, em queda na qualidade dos serviços, aumento dos custos, e perda de participação no mercado.
O autor ainda aborda que sistemas logísticos se compõem de fluxos de informações e de materiais, onde os fluxos de informações acionam e controlam os fluxos de materiais. Sugiro então a você caro aluno, que para melhor entender o ciclo do pedido e o sistema de processamento de pedidos, examine as atividades que ocorrem desde o instante em que
o cliente decide considerar a possibilidade de efetuar um pedido, até o momento em que recebe este pedido e efetua o pagamento (os fluxos de informações e materiais).
Para facilitar veja a figura #
Figura 3 - modelo de ciclo de pedido.
Fonte: Fleury (2003)
A respeito do ciclo de pedido Hill (2011), também afirma que se trata de um elo entre fornecedor e cliente dentro das operações logísticas. “O serviço percebido pelo cliente de- pende da eficiência com que o Ciclo de Pedido é executado. Sua duração indica a rapidez do serviço logístico; sua variância afeta o nível de confiabilidade do serviço, enquanto a visibilidade garante a agilidade na eventual remediação de falhas”.
Como não é interessante do ponto de vista de custos gerarem um ciclo para cada cliente, o ideal é utilizar um modelo padrão e por meio de sistemas de informação efetuar os cadastros e controles. Lembrando que a agilidade é necessária e gera percepção de valor para os clientes.
“O serviço percebido pelo cliente depende da eficiência com que o Ciclo de Pedido é executado. Sua duração indica a rapidez do serviço logístico; sua variância afeta o nível de confiabilidade do serviço, enquanto a visibilidade garante a agilidade na eventual reme- diação de falhas” (HILL, 2011).
Vamos entender melhor como funciona esse processo. A figura # traz a sequência de etapas de forma mais clara para que você compreenda.
Figura 4 - Ciclo de pedido Fonte: Hill (2011)
Este é um esquema mais teórico e completo daquelas etapas que vimos um pouco mais acima com o exemplo da confecção de uniformes escolares. Veja que todos os itens que abordamos naquelas quatro etapas estão aqui contemplados. Consegue visualizar?
Para não gerar transtornos de promessas de entrega e a não consecução deste prazo para o cliente, conhecer ou controlar os estoques se torna imperativo e para não ficar sem receber pelo produto, a verificação de crédito se torna necessária conforme Fleury (2003): Após a entrada do pedido, diversas verificações e decisões precisam ser efetuadas, antes que o pedido seja confirmado, e a expedição do mesmo seja autorizada. Duas das mais importantes verificações que necessitam ser feitas, dizem respeito à disponibilidade de estoques e a confirmação do crédito do cliente.
E como este tópico pede por sistemas de processamento vou inserir alguns exemplos de tecnologia da informação, softwares que estão disponíveis no mercado para desenvolver este trabalho de forma mais ágil.
Hill (2011), aborda em seu texto sobre as tecnologias aplicadas ao ciclo de pedido
que será aqui apresentado:
Quando se fala em mercado provedor de software para os sistemas de geren- ciamento integrado de pedidos a Order Management Systems (OMS) é referência. São aplicativos que servem de “guarda-chuva”, sob o qual o passo-a-passo no processamento de pedidos é integrado e controlado.
Todo o ciclo está composto no sistema desde a emissão de pedidos até o fechamento dos mesmos. É a implantação da abordagem ponta-a-ponta (end-to-end) no gerenciamento do ciclo de vida de um pedido, ou seja, do processo integrado da emissão ao pagamento dos pedidos (from order to cash).
Hill (2011) diz ainda que alguns provedores de tecnologia oferecem soluções de
OMS que vão além de apenas controlar o fluxo de processamento de pedidos. Existem soluções chamadas de VMI (Vendor Managed Inventory) – gerenciamento de estoque pelo fornecedor –, nas quais o sistema monitora o nível de estoque do cliente e gera pedidos de reposição automática, baseado em regras colaborativas. A partir daí, o pedido é processado até sua entrega e pagamento.
Veja algumas das vantagens da implantação do OMS:
· Automação do processamento do pedido (a eliminação de tarefas manuais, demoradas e com risco de erros e retrabalhos). A automação reduz a duração e a variância do tempo de processamento;
· Visibilidade que o sistema cria ao longo de cada etapa do processamento de pedidos: essa visibilidade permite um gerenciamento da rotina de trabalho (workflow) e garante a máxima conformidade com as regras de negócio e polí- tica de serviço ao cliente.
· Monitorar o fluxo do pedido passo-a-passo permite uma atuação contínua no sentido de “desencalhar” os pedidos retidos em uma etapa, como, por exemplo, pedidos retidos na verificação de cadastros, crédito ou estoque
Um exemplo muito contemporâneo de sistema de pedido é o IFood. Um sistema rápido e prático e que mudou a forma como pedimos por refeições. Obviamente o sistema desenvolvido por eles faz o controle dos pedidos tal qual estamos conhecendo, ou seja, desde o pedido do cliente ( e a forma como ele faz isso) passando pelo pagamento, e a entrega.
Figura 5 - IFOOD – como faço para pedir?
Fonte: https://www.ifood.com.br/como-pedir
Como vimos, não precisamos mais fazer este controle de forma exclusivamente manual. Poder contar com sistemas, com a tecnologia, fará com que tenhamos tempo para nos preocupar com outras atividades, ou ainda acumularoutras funções. O mesmo vale para as compras, conforme veremos a seguir.
Tópico 3 Tecnologia da informação aplicada à função de compras
“Os sistemas de controle e informações envolvem as operações de manufatura, definições de produtos e processos e integração de sistemas tecnológicos” (MARTINS, ALT, 2009, p. 72) esta citação para iniciar o tópico é fundamental para que você, caro aluno, possa sempre ter em mente que a empresa funciona com sob a realização de diversos processos e a tecnologia, por exemplo para que possamos realizar nossas compras de insumos, também é pensada e realizada sob este enfoque.
Tchamo (2007) aborda em sua dissertação esta situação de revolução tecnológica trazendo alguns autores consagrados como podemos ver a seguir:
Na terceira onda de Toffler as organizações precisam sobressair em um mundo de negócios globalizado através de recursos à informação, porque “os trabalhos são projeta- dos em torno da aquisição de informações. A economia precisa de pessoas que possam preencher essas funções e elas serão bem remuneradas por seus serviços” (ROBBINS, 2003, p. 8).
O autor ainda aborda Laudon; Laudon (2004, p. 7) explicando que sistema de informação é “um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e controle de uma organização”.
Nesta ótica, o sistema de informação contém informações úteis sobre pessoas, locais e coisas significativas, como o ambiente que cerca a organização, produzindo para o efeito, informações úteis para a tomada de decisões, controle de operações e análise dos
problemas que possam surgir durante as operações de produção.
Agora pensa comigo, a maravilha que é poder utilizar sistemas informatizados para nos ajudar a tomar decisões sobre quando comprar, onde comprar, porque comprar? Atual- mente até as geladeiras de última geração nos permitem ter informações desse tipo. Então, é bom que saibamos como fazer uso das tecnologias para melhoria dos nossos processos.
Tchamo (2007), diz que a tecnologia da Informação é mais abrangente do que os de processamento de dados, sistemas de informação, engenharia de software, informática ou o conjunto de hardware e software, pois também envolve aspectos humanos, adminis- trativos e organizacionais.
Para Martins; Alt (2009, p. 30) “a empresa moderna, por assim dizer, da era da informação, procura constantemente novas formas de se auto-administrar”. Algumas teo- rias deram origem à evolução da nossa administração de empresas, por exemplo, a teoria dos sistemas que começa a se destacar a medida que as empresas passam a ser vistas e estudadas como sistemas abertos que constantemente interagem com o meio ambiente: entradas, processamentos e saídas, além dos constantes feedbacks.
A teoria contingencial diz que a administração mais adequada é aquela que se adapta às situações, sem falar na tecnologia japonesa de gestão iniciada pela Toyota na década de 1950.
Viana (2000) diz que esta técnica é denominada “perda zero” fundamentada no sentido de que havendo perda há aumento de custo desnecessário, devendo então manter uma produção sem perdas com melhor qualidade e sem aumento de custos.
Nestes estudos estão incluídos alguns termos chave como Just in time, Kanban, PDCA, Jidoka e kaizen, que é um processo participativo criado pelos japoneses para a ob- tenção de melhoria continua. Segundo Martins; Arl (2009, p. 33) “o kaizen torna a empresa uma eterna fonte de descobertas melhoramentos”:
Just in time: é a produção na quantidade necessária, no momento necessário para atender a variação de vendas com o mínimo de estoques em produtos acabados, em processos e em matéria-prima. A produção Just in time é a eliminação de todo desperdício e a melhoria continua da produtividade. Como resultado da eliminação do desperdício, tem-se uma organização eficiente em custos, orientada para a qualidade e que responda as necessidades dos clientes (ARNOLD, 2008).
Já Martins; Alt (2009), explicam como um sistema em que os fornecedores devem mandar os suprimentos a medida que eles vão sendo necessário a produção. Busca-se então a eliminação de tudo o que não agrega valor ao produto ou serviço.
Deming elaborou um ciclo de verificações contínuas, que auxilia no controle e
planejamento dos recursos materiais e patrimoniais das organizações. Este ciclo tem como pressupostos básicos o PDCA: planejamento (plan), execução (do), verificação (check) e ação (action). Podendo auxiliar no controle da gestão.
Kanban: (que significa cartão em português) é uma tecnologia de controle de fábri- ca pela qual as necessidades de entregas determinam os níveis de estoque no decorrer do processo. Ele não empurra a produção e sim puxa. Por meio dele, pensa-se em sequencias corretas de processos onde cada etapa retira os produtos necessários nas quantidades necessárias e no momento necessário; engenharia de métodos e layout; gerenciamento de capacidades, monitoramento e controle de programas. (MARTINS; ALT, 2009).
Jidoka: também chamado de autocontrole, corresponde a uma separação automá- tica das eventuais peças defeituosas, é um controle visual em que cada operador poderá controlar sua qualidade e sua produção com um mínimo de perdas.
Com relação à tecnologia aplicada a compras, podemos lembrar os softwares que agilizam nosso trabalho. Martins; Alt (2009, p. 38) diz que “o software administra toda a área de suprimentos, controlando desde o momento da requisição de compra até a disponibiliza- ção do material para o consumo. Controla também os contratos de fornecimento gerando programações de entrega para os fornecedores.”
Os contratos possuem formalização do acordo de aquisição de um bem patrimo- nial e tais contratos são regidos por legislação especifica.
Esta implantação traz como vantagem a diminuição dos níveis de estoque e custos, e maior eficiência quanto às compras e seleção de fornecedores.
Atualmente considera-se que “sistemas e tecnologia de informação se tornaram um componente vital ao sucesso de empresas e organizações. Por isso, eles constituem um campo de estudo essencial em administração e gerenciamento das empresas” (O’BRIEN, 2001, p. 3).
Não posso deixar de mencionar o ERP - Enterprise Resources Planning que significa Planejamento de Recursos da Corporação que se trata de um único sistema que abrange todos os setores da empresa. Por meio de um único software é possível tirar relatórios de material, estoques, finanças e promover a interligação entre eles. Para os gestores facilita a tomada de decisão.
Tópico 4 Processos da função de compras
A gestão da aquisição, conhecida como função compras tem um papel estratégico nas empresas atualmente. Outros nomes podem ser usados para a função como suprimen- tos compras ou aquisições.
Conforme Martins; Alt (2006, p. 82) “hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte da cadeia de suprimentos (suply chain).” Por isso as empresas passaram a usar o termo gerenciamento da cadeia de su- primentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional compra (transação em si)
Para que tenhamos o que vender, temos também que comprar, por isso o planeja- mento se faz necessário, saber da demanda, saber dos nossos níveis de estoque e claro, saber também do mercado em si. O Sinal da demanda é uma forma utilizada para saber quando é a hora de comprar material ou insumos.
De acordo com Tchamo (2007), para as organizações não manufatureiras a admi- nistração de compras exerce uma grande importância no controle financeiro, considerando que
os órgãos públicos estão cada vez mais trabalhando com menos dinheiro, o que significa esforços extenuantes para reduzir custos por meio de compras mais eficazes [...] a tarefa do executivo responsável por esses serviços é atender às demandas exigidas dentro das restrições orçamentárias (BAILY, el al.,2000, p. 29).
Conforme Martins; Alt (2009), a aquisição dos