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SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS www.esab.edu.br 3 Sumário 1. Apresentação l.......................................................................06 2. A Função Compras e Suas Tipologias...................................07 3. Estrutura e Organização de Compras....................................17 4. Aquisição de Recursos Materiais e Patrimoniais...................24 5. Resumo I................................................................................31 6. Apresentação II......................................................................32 7. Normas e Procedimentos de Compras..................................33 8. Padronização.........................................................................39 9. Interação com Outras Funções na Empresa.........................45 10. Estratégia de Compras..........................................................52 11. Resumo ll..............................................................................59 12. Apresentação lll.....................................................................60 13. Decisões de Terceirização.....................................................61 14. Parcerias Estratégicas..........................................................68 15. Gestão de Fornecedores.......................................................75 16. Ferramentas e Técnicas de Apoio à Atividade de Compras................................................................................82 17. Resumo lll.............................................................................87 18. Apresentação IV....................................................................88 19. Tempo de Reposição (LEAD TIME)......................................89 20. Curva ABC dos Estoques......................................................94 21. A Função Compras no e-commerce....................................101 22. Ética Nas Compras.............................................................106 23. Resumo IV............................................................................111 24. Glossário..............................................................................112 25. Referências..........................................................................115 www.esab.edu.br 4 Apresentação Caro/a estudante! Seja bem-vindo/a à disciplina Gestão de Compras e Aquisições! Com essa disciplina você terá uma introdução aos principais conceitos que envolvem gestão de compras e aquisições, perpassando por uma abordagem sobre estrutura, organização e funções de compras, raciocínio estratégico para a pertinente função, e-commerce e ética, dentre outros pontos. É importante ressaltar que esta apostila resume fundamentos sobre o assunto, mas não substitui as informações mais profundas disponíveis nos livros e artigos científicos. Nesse sentido, a apostila será a coadjuvante no seu processo de aprendizado que, associada aos demais recursos disponíveis a respeito dos tópicos tratados, possibilitará um conhecimento e aprendizado mais rico e enraizado. Bons Estudos e ótimo aprendizado!!! Professor Eduardo Blanco. Ementa Gestão de compras e aquisição. Estrutura e organização na função compras. Normas, procedimentos e raciocínio estratégico pertinente ao setor de compras e aquisição. A terceirização, os fornecedores e as parcerias. Ferramentas de apoio às atividades de compras. Função compras e sua reposição. Curva ABC de estoque. E-commerce e ética na função compras. www.esab.edu.br 5 Objetivos Gerais Capacitar o acadêmico com o conhecimento dos fundamentos teóricos e práticos da gestão de compras e aquisição, bem como capacidades sociais, organizativas e metodológicas adequadas a diferentes situações profissionais. Competências e Habilidades • Entender os conceitos de função de compras; • Identificar as tipologias da função de compra; • Identificar as diferentes estruturas do setor de compras e diferenciar recursos materiais de bens patrimoniais; • Conhecer as normas, procedimentos e a padronização do setor de compras; • Identificar as funções de compras de suas tipologias; • Entender as decisões sobre terceirizações e a gestão de fornecedores; • Conhecer as parcerias estratégicas e as ferramentas de técnicas de apoio às atividades de compras; • Entender o fator tempo na reposição de mercadorias; • Identificar os materiais para a utilização da classificação ABC; • Conhecer o e-commerce e a aplicabilidade da ética na função compra. www.esab.edu.br 6 Vamos aprender nesta primeira seção sobre as funções de compras e suas tipologias, a estrutura e organização de compras e ainda sobre a aquisição de recursos materiais e bens materiais. Bons estudos para todos! www.esab.edu.br 7 Estimados acadêmicos, uma das funções mais importantes na atividade empresarial é a de compras. Sem ela bem instrumentada, as indústrias, os distribuidores, os comércios e os órgãos públicos operariam apenas no improviso e no achismo, tendo sérios problemas de planejamento e administração da produção. A principal função desta atividade empresarial é o suprimento das necessidades de materiais, produtos ou serviços que se tornam indispensáveis para toda atividade empresarial e comercial. Devemos levar em conta que o passo anterior ao fator compras é o planejamento devido para que as quantidades e a qualidade adquirida sejam a realmente desejada. Outro ponto que deve ser levado em conta é a frequência com que essas aquisições são realizadas, neste ponto, mais uma vez o planejamento eficiente se faz presente. Talvez devam estar se perguntado: de que compras estamos falando? A resposta é: absolutamente tudo aquilo que a organização necessita para existir e cumprir com seus objetivos atingindo os resultados esperados. Assim, as empresas compram matérias primas, insumos, produtos semiacabados, produtos acabados, equipamentos, veículos, maquinarias, prédios e muitas outras coisas para tornar as empresas operacionais. www.esab.edu.br 8 De acordo com Dias (2012), os objetivos básicos de um departamento ou setor de compras são: • obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; • coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa; • comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos; • procurar sempre dentro de uma negociação justa e honrada as melhores condições para a empresa, principalmente em termos de pagamento. Da leitura destes objetivos podemos fazer foco nas ações que eles provocam, estas seriam obter, coordenar, comprar e procurar todos os tipos de materiais e patrimônios que as organizações precisam. Arnold (2012) sustém que a função compras envolve muito mais que apenas ações do departamento de compras. De certa forma, todos os setores da empresa participam deste processo. Assim, ele diz que essa atividade compreende a obtenção do material certo, nas quantidades especificadas, com a entrega correta tanto no tempo quanto no local, da fonte de fornecimento certa e ainda com o preço que proporcione o melhor custo benefício para a organização. O autor explica que para definir o material certo, o setor de compras precisa da interação dos departamentos de marketing, engenharia e produção, visto que eles se envolverão diretamente na produção de um determinado produto ou serviço. Desta forma, se entende que a função compras passa a ter importância estratégica no desempenho de qualquer tipo de empresa. www.esab.edu.br 9 Martins (2012) deixa claro que a função de compras, também conhecida como gestão da aquisição, assume verdadeiramente papel estratégico nos negócios contemporâneos pela quantidade de recursos involucrados nesta atividade, principalmente, os recursos financeiros. O autor apresenta alguns números que justificam esta colocação. Ele diz que o valor total gastonas compras de insumos para a produção varia de 50% a 80% do total das receitas brutas. Assim, conseguimos entender que pequenos ganhos decorrentes da melhor produtividade na função compras terá grande repercussão na lucratividade final dos negócios de uma empresa. Se analisarmos a atividade de compras do ponto de vista logístico, encontramos também em Martins (2012) que a mesma se enquadra no processo da logística empresarial passando a fazer parte da cadeia de suprimentos. Aliás, se paramos para desenhar uma cadeia completa, com a visão do Suply Chain, ou seja, a gestão integrada de todos os atores existentes entre a extração da matéria prima até o produto ou serviço chegar nas mãos do consumidor final, percebemos que a função compras é a que mais se repete ao longo da cadeia. Como previsto no Decreto 7.212/10, o estabelecimento industrial ou equiparado a industrial, que adquirir insumo necessário para uso do seu processo produtivo, podendo ser material para embalagem, matéria prima ou produtos intermediários, fornecido por estabelecimento de atacadista não contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), www.esab.edu.br 10 poderá creditar-se dos valores referentes a tal tributo na proporção de 50%. Importante benefício que na hora de compra as empresas podem ter. Acesse o link e saiba mais. https://studiofiscal.jusbrasil.com.br/ artigos/163312864/aquisicao-de-insumos-de- comerciantes-nao-contribuintes-o-que-e Falando em atividades intra-setoriais dentro da organização, podemos a partir de uma rápida análise, observar que a função compras é diretamente ligada a gestão de estoques. Se tomarmos o ponto de pedido como disparador da ação de comprar ou adquirir produtos para a reposição de estoques, verificamos que no mínimo, dois setores são envolvidos nesta ação. Por um lado o setor de estoques, que deve realizar uma gestão eficiente para deixar claramente identificados os pontos de reposição. Por outro lado o setor de compras, que deve implementar metodologias para que, a partir do pedido, os produtos de reposição estejam no estoque no tempo e na quantidade certa. Fica clara a necessidade de trabalho interdisciplinar entre os dois setores, integradas na maior parte dos casos, por meio de um software, mas precisando do intercâmbio de ideias e opiniões de forma pessoal para que sejam definidas políticas e estratégias colaborativas tanto de estoques quanto de compras. Lembremos ainda, neste sentido, que baixos níveis de estoques implicam na possibilidade da quebra de estoques, ou seja, a falta de mercadorias para reposição. Por outro lado, estoques em níveis muito elevados, implicam em capital financeiro estancado e alto custo operacional da manutenção de estoques. https://studiofiscal.jusbrasil.com.br/artigos/163312864/aquisicao-de-insumos-de-comerciantes-nao-contribuintes-o-que-e https://studiofiscal.jusbrasil.com.br/artigos/163312864/aquisicao-de-insumos-de-comerciantes-nao-contribuintes-o-que-e https://studiofiscal.jusbrasil.com.br/artigos/163312864/aquisicao-de-insumos-de-comerciantes-nao-contribuintes-o-que-e www.esab.edu.br 11 A melhor forma que as empresas encontraram para solucionar o impasse entre níveis baixos ou altos de estoques foi a implementação da filosofia JIT (Just in Time), também conhecida como produção puxada, estoques zero ou ainda, sistema Toyota de produção. Como vocês já sabem esta filosofia utiliza uma série de informações de previsão da demanda e movimentação de mercadorias para determinar os níveis de estoque. Em outra unidade da disciplina vamos a aprofundar este conceito. Ampliando ainda mais os conceitos da função compras encontramos em Baily (2000) os seguintes objetivos desta atividade: • Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender às suas necessidades; • Assegurar continuidade de suprimentos para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas; • Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto; • Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários ao menor custo; • Manter relacionamentos cooperativos sólidos com outros departamentos, fornecendo informações e aconselhamentos necessários para assegurar a operação eficaz de toda a organização; • Desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos previstos. www.esab.edu.br 12 Tipos de Compras Em uma primeira classificação vamos dividir as compras de acordo com sua urgência em dois tipos. Compra normal e compra emergencial, isto de acordo com os preceitos de (VIANA, 2011). Compra normal: Este procedimento se aplica quando a compra é programada de forma tal a não estar pressionada pelo tempo. Desta forma, existe a possibilidade de negociar as melhores condições sem precisar pular nenhuma etapa devido a presa com a entrega do material. Compra emergencial: Este tipo de compra acontece quando o planejamento não foi realizado da forma correta. Existe, neste caso, urgência com a aquisição da matéria prima, material ou produto e desta forma o poder da negociação passa para o fornecedor. Normalmente, nesta modalidade, se pulam etapas o que ocasiona um custo maior se comparado com a compra normal. Outra forma que encontramos para classificar as compras é de acordo com a frequência que elas são realizadas. Assim, também, de acordo com Viana (2011) temos duas variantes. As compras inconstantes e as constantes. www.esab.edu.br 13 As requisições de compras feitas com urgência impactam diretamente no resultado da empresa, especialmente em relação ao financeiro. No entanto, não podemos focar somente no prejuízo financeiro. Também há impactos negativos nos processos, na produtividade do outro setor etc. • Geralmente, os aspectos que mais sofrem os efeitos negativos são: • Problemas na negociação com fornecedores homologados devido à urgência; • Necessidade de adquirir produtos de fornecedores que não estão cadastrados, o que exige a criação do cadastro, envolvimento da área de contas a pagar etc.; • Falta de qualidade dos produtos adquiridos de forma urgente. Fonte: ibid.com.br Compras inconstantes: São as compras realizadas isoladamente, únicas ou repetidas, mas com uma frequência bem ampla sem poder estabelecer um cronograma de aquisições concreto. Compras constantes: Diferente das anteriores são as compras realizadas de forma constante e programadas de acordo com um planejamento pré-estabelecido. www.esab.edu.br 14 Existe um maior poder de barganha, do lado do comprador, nas compras constantes. Se analisamos as formas que vem sendo utilizadas nos últimos anos para realizar compras empresariais vamos identificar uma outra classificação: Compras por meio de EDI (Electronic Data Interchange), ou seja, transmissão de dados eletrônicos utilizando tecnologia da informação via algum tipo de rede ligando a empresa compradora com a vendedora. Com o surgimento e popularização da internet, este modelo se tonou cada vez mais eficiente e utilizado por uma boa parte do universo empresarial. Encontramos ainda os leilões eletrônicos, que acontecem também via internet. Geralmente se dão via edital de compras no qual as empresas habilitadas a fornecer o produto ou material pretendido participam do mesmo colocando seus produtos à disposição e ganhando aquela que ofereça uma melhor oferta. Também verificamos que existe o pregão. Esta modalidade pode ser presencial ou no ambiente de internet. Contempla disputa entre participantes por meio de lances verbais (presencial) e eletrônicos (internet). A licitação é um formato utilizado para compras tanto no setor público quanto no privado. Acontece por meio de edital convidando as empresas, previamente cadastradas e tendo que comprovar uma série de especificações,normalmente com no mínimo de 15 dias de antecipação para que se apresentem para a disputa. As empresas realizam todo tipo de compras. Se analisarmos as mesmas do ponto de vista do tipo de bem adquirido podemos dividi-las em compras patrimoniais e compras de materiais. Estas últimas fazem alusão a todo tipo de matéria www.esab.edu.br 15 prima, insumos para produção, produtos semiacabados e acabados, portanto, todo tipo de material necessário para a produção e normal funcionamento da organização. Já as compras patrimoniais têm foco em equipamentos, maquinarias, veículos, prédios, galpões, salas e terrenos entre outros. Baily (2000) disserta a respeito de dois tipos de compras de acordo com a evolução conceitual da função e levando em conta a posição estratégica ou não que a mesma ocupa dentro de cada organização. O autor cita que as compras podem ser reativas ou proativas. Na seguinte figura ilustramos as diferenças entre elas. Figura 1 – Comparativo entre compra reativa e proativa Fonte: Adaptado de Baily, 2000. www.esab.edu.br 16 Vocês podem perceber, analisando a figura, que a compra reativa possui uma visão de negócios defasados das tendências atuais. Já a compra proativa, visa mais a colaboração e o pensamento do Suplay Chain, ou da gestão integrada da cadeia de suprimentos. Estimados, nesta unidade verificamos os diferentes tipos de compras que podemos encontrar. Na próxima vamos nos deter na organização e na estrutura da função compras. Boa leitura! www.esab.edu.br 17 Quando pensamos na organização da estrutura de qualquer tipo de empresa imaginamos basicamente três setores, financeiro, produção e vendas. Muitas vezes, dependendo do tamanho da organização, estes três setores são geridos por uma única pessoa. Em outros casos, em empresas de grande porte, estes setores podem fazer parte de determinadas vice- presidências e ao mesmo tempo cada um deles estar dividido em muitos subsetores com funções bem específicas. Normalmente encontraremos o setor de compras inserido no departamento financeiro, e não poderia ser diferente. Não entanto, devemos lembrar os tópicos tratados nas unidades anteriores nos quais definimos que compras é uma atividade estratégica que circula por todos os setores da organização. Dias (2012) estipula que, basicamente, o setor de compras inclui as seguintes atividades que contemplam uma série de tarefas que devem ser executadas: • Pesquisa • Estudo de mercado; • Estudo de materiais; • Análise de custos; • Investigação das fontes de fornecimento; www.esab.edu.br 18 • Inspeção das fábricas dos fornecedores; • Desenvolvimento de fontes de fornecimento; • Desenvolvimento de fontes de materiais alternativo. • Aquisição • Conferência de requisições; • Análise de cotações; • Decisão de compras por meio de contratos ou no mercado aberto; • Entrevistar vendedores; • Negociar contratos; • Efetuar as encomendas de compras; • Acompanhar o recebimento de materiais; • Administração • Manutenção de estoques mínimos; • Transferência de materiais; • Controle para evitar excessos e obsolescência de estoques; • Padronização de tudo o que for possível. • Diversos • Realizar estimativa de custos; • Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes; • Cuidar das relações comerciais recíprocas. www.esab.edu.br 19 Essas tarefas podem mudar de empresa para empresa e ainda podem existir outras que não enumeramos aqui. É importante destacar que dependendo do tamanho e distribuição da estrutura da empresa podem ser adotados alguns critérios de compras do ponto de vista da centralização ou descentralização dessa atividade. Essa é uma decisão estratégica e deve ser tomada de acordo com os seguintes fatores, de acordo com Dias (2012): • Distância geográfica; • Tempo necessário para a aquisição de materiais; • Facilidade de diálogo. Podemos entender a função compras como um ciclo repetitivo que inicia com a necessidade de aquisição de um determinado material, insumo ou produto e se fecha com o pagamento destes. Seguindo este raciocínio vamos encontrar nas palavras de Arnold (2012) que o ciclo de compras contempla os seguintes passos: • Receber e analisar as requisições de compra; • Selecionar fornecedores; • Determinar o preço correto e conveniente; • Emitir pedidos de compra; • Fazer o acompanhamento para evitar ou controlar prazos; • Receber e aceitar as mercadorias; • Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor. Sem dúvidas que o fluxo de informações em tempo real que a aplicação da tecnologia da informação proporciona à função compras, outorga um dinamismo imprescindível a essas atividades. www.esab.edu.br 20 Viana (2011) identifica uma estrutura para a atividade de compras que define como ‘amplitude da compra’. Segue o exemplo na figura a seguir. Figura 2 – Amplitude da Compra Fonte: Adaptado de Viana, 2011 Observem que cada uma das atividades sequenciais indicadas na figura exige uma série de tarefas e responsabilidades que devem ser executadas. Se tomarmos como exemplo o “Pedido de Compras” poderíamos estipular que essa atividade possui uma série ordenada e predefinida de tarefas, como mostra a sequência a seguir: Pedido de Compras • Identificar a necessidade no setor de proveniência; • Verificar a classificação de urgência; • Apurar a referência do material e a quantidade necessária; • Constituir o pedido em um documento; • Definir os responsáveis do pedido. www.esab.edu.br 21 Tendo em vista esta amplitude podemos partir para organizar a atividade de compras e para isso vamos analisar agora a sequência lógica proposta também por Viana (2011). Um dos setores que trabalha com maior quantidade de referências no mercado é o setor supermercadista. Acesse o link que segue e veja maiores detalhes com experiências que podem ser praticadas em outros setores. Boa leitura! https://www.infovarejo.com.br/o-que-e-pedido- de-compra-em-supermercado/ O autor expõe que independentemente do tamanho ou setor da empresa existem certos princípios que sempre estarão presentes em uma atividade de compra. Estes são: • Autoridade da compra; • Registro da compra; • Registro dos preços; • Registro dos fornecedores. Para completar a atividade e estipular a ordem de tarefas e atividades que devem ser executadas, ele divide as mesmas em dois grandes grupos: pesquisa e aquisição. Pesquisa • Estudo de mercado; • Estudo de materiais; • Análise de preços; • Investigação das fontes de fornecimento; https://www.infovarejo.com.br/o-que-e-pedido-de-compra-em-supermercado/ https://www.infovarejo.com.br/o-que-e-pedido-de-compra-em-supermercado/ www.esab.edu.br 22 • Vistoria dos fornecedores. Aquisição • Análise das cotações; • Entrevistas com vendedores; • Promoção de contratos, sempre que possível, em substituição aos processos individuais; • Negociação; • Efetivação das encomendas. Ao pensarmos em um organograma estrutural do setor de compras encontramos um modelo apresentado por Dias (2012) que pode ser utilizado em empresas de meio porte e que se adequa de forma eficiente a atividades industriais ou de produção de bens. O mesmo é exemplificado na figura a seguir. Figura 3 – Organograma do Setor Compras Fonte: Adaptado de Dias, 2012. www.esab.edu.br 23 É importante destacar nesta estrutura a existência de três tipos de compradores com características diferentes. Um comprador de matéria prima, que se especializa em pesquisar e negociar com os fornecedores dos materiais necessários para a produção. Um comprador técnico, que leva em conta condicionantes analíticas técnicas com pré-requisitos estabelecidos. Este se encarrega da pesquisa e aquisição de equipamentos e maquinarias assim como de materiais especiais diretamente ligados à produção. Trabalha de forma integrada com o comprador de matéria prima. Por fim o comprador diverso, que se encarrega da pesquisa e definição de compra de todo outro tipo de material necessário parao normal funcionamento da organização. O importante aqui é entender a diferença entre os tipos de compras, visto que em muitas ocasiões é uma única pessoa que executa as três funções. Uma vez entendida a estrutura e as formas de organizar a atividade de compras vamos estudar juntos, na próxima unidade, o processo de aquisição de recursos materiais e também patrimoniais. Boa leitura! www.esab.edu.br 24 Toda empresa tem necessidade de aquisição e compra de diversos tipos de materiais. Isso independentemente do tamanho ou setor na qual ela atue. Esses materiais podem ser produtivos, como matérias primas, insumos e produtos semiacabados ou não produtivos, mas de apoio à produção, como materiais de escritório, ou de apoio à estrutura física da organização. As empresas também podem adquirir bem patrimoniais. Esses bens podem estar ligados à produção ou não. Os bens de ordem produtiva podem consistir em maquinarias, equipamentos e ferramentas. Eles também podem ser bens de apoio à atividade logística, como equipamentos de movimentação de mercadorias, estruturas e equipamentos para estocagem, veículos para transporte e entrega, entre outros. Além desses materiais e bens, as organizações também têm a necessidade de estrutura física adquirindo galpões, prédios, salas, casas e armazéns. Dedicaremos, nesta disciplina, uma unidade completa para esclarecer os diferentes métodos utilizados para realizar as aquisições ou compras destes materiais ou bens. Não entanto, já fica claro que existem formas diferentes de definir as necessidades de compras de materiais ou bens. Os materiais são monitorados dia a dia e são adquiridos por meio de uma rotina, muitas vezes, automatizados e de alta frequência, ou seja, com compras periódicas. Já os bens como maquinarias, www.esab.edu.br 25 equipamentos e veículos são adquiridos, também por necessidade, mas com uma frequência muito menor e dependendo de cada caso, pode ser trimestralmente, semestralmente, uma vez por ano ou com frequências maiores ainda. Os recursos patrimoniais, de acordo com Martins (2012) consistem em uma série de instalações utilizadas nas diferentes operações do dia a dia da empresa. Estes recursos são adquiridos esporadicamente. Cabe destacar que eles também são vendidos pelas empresas de forma estratégica, para recuperar investimentos, para direcioná-los para a aquisição de outros bens. Essa atividade faz parte da gestão patrimonial da organização. De forma geral podemos dividir esses bens em equipamentos (maquinarias, reatores, caldeiras, equipamentos de movimentação, pontes rolantes, veículos de todos os tipos, ferramentas, tecnologia da informação e outros) e prédios (edifícios, terrenos, salas, galpões e outras estruturas). A compra desses tipos de bens sempre exige um grau de detalhamento mais profundo. Estudos técnicos realizados por equipes especializadas, internas ou terceirizadas, têm por objetivo determinar as necessidades, o plano de investimentos e de renovação de equipamentos em estado de depreciação. Nesse sentido podemos identificar, de acordo com os conceitos de Martins (2012), dois casos de aquisição de equipamentos que iremos analisar de forma separada, sendo eles equipamentos de catálogo ou de projetos especiais. Os equipamentos de catálogo ou padronizados são aqueles que possuem certas características pré-definidas e estipuladas pelo fabricante ou distribuidor, tais como desempenho, funcionalidades, volume, peso, consumo, cores e produtividade, www.esab.edu.br 26 entre outras especificações. Nessa modalidade, o comprador apenas pode optar pelo tipo de equipamento sem poder realizar grandes mudanças ou adaptações no mesmo. Nesse caso, o processo de aquisição é bem semelhante ao da compra de materiais. O gestor de materiais que trabalhar com planejamento, controle e agilidade permitirá à administração de materiais ser realizada com eficiência buscando minimizar os custos relacionados à produção, seu resultado produtivo se tornará eficaz e consequentemente de forma efetiva, impactando na relação entre produção e capacidade de produzir. Este texto é parte de um artigo do portal ‘administradores.com.br’. Acesse o link e veja o artigo completo. Boa pesquisa! https://administradores.com.br/artigos/a- gestao-efetiva-dos-recursos-materiais-e- patrimoniais-nas-organizacoes Como falamos, também encontramos o modelo de aquisição por projetos especiais. Aqui os equipamentos são produzidos de forma customizada para atender as especificações e necessidades exclusivas daquele projeto. Desta forma, estudos preliminares técnicos são realizados, muitas vezes em conjunto com a empresa que fornecerá tal maquinaria. Verifica-se, nesses casos, que até obras de infraestrutura física são realizadas para adaptar os equipamentos da forma correta nas instalações da empresa ou indústria. A forma de aquisição e https://administradores.com.br/artigos/a-gestao-efetiva-dos-recursos-materiais-e-patrimoniais-nas-organizacoes https://administradores.com.br/artigos/a-gestao-efetiva-dos-recursos-materiais-e-patrimoniais-nas-organizacoes https://administradores.com.br/artigos/a-gestao-efetiva-dos-recursos-materiais-e-patrimoniais-nas-organizacoes www.esab.edu.br 27 pagamentos nesse tipo de modalidade de compra funciona de maneira bem específica e negociada com o fornecedor por meio de contrato característico que normalmente contempla cláusulas de fabricação, treinamento, manutenção e até troca ao longo do tempo. Para completar, estes documentos devem ter inclusos itens como: • Condições de pagamento; • Responsabilidade pelo transporte e instalação; • Prazo para o equipamento atingir o desempenho especificado; • Garantia; • Peças sobressalentes; • Manutenção e serviços pós-venda; • Obtenção de licença de funcionamento; • Manuais de operação; • Treinamento; • Penalidades; • Seguros. Um aspecto que sempre deve ser levado em conta, seja na compra e aquisição de materiais ou equipamentos é a qualidade oferecida pelo fornecedor. A falarmos em grau de qualidade nos referimos ao grau em que um determinado material ou maquinaria se aproxima das características e funcionalidades estabelecidas para tal. Esses padrões de qualidade devem ser determinados, em primeiro lugar, pela organização, visto que existem vários níveis de materiais e equipamentos no mercado. Uma definição estratégica www.esab.edu.br 28 que além do planejamento de produção contemple as possibilidades de investimento pode ajudar em muito para tomar a decisão da aquisição correta. Cabe ao gestor de compras determinar a realização de um cadastro completo de fornecedores. De acordo com Dias (2012) selecionar fornecedores consiste em reunir um grupo, do maior tamanho possível, que reúna todos os requisitos de fornecimento pré-determinados e de acordo com as necessidades da empresa. A premissa que sempre deve ser levada em conta nessa ação é achar fornecedores que tenha condições operacionais para fornecer os materiais necessários dentro dos padrões de qualidade exigidos, nas quantidades desejadas, no tempo determinado, com preços competitivos e prazos de pagamento adequados. Uma vez realizado este cadastro começa um exercício permanente e minucioso de relacionamento com os fornecedores. Na visão estratégica do Suply Chain, a forma de proceder junto aos fornecedores é por meio de parcerias e com atuação colaborativa. Criar um plano de relacionamento com os fornecedores que determine uma classificação por ordem de importância de cada um (pode ser utilizada a classificação ABC) no qual estejam determinadas ações concretas e periódicas de relacionamento, pode adquirir um tom estratégico para a organização. Compra e aquisição de recursos nos órgãos governamentais A princípio, o processo de compras nos órgãos públicos, sendo municipais, estaduais ou federais, deviam seguir a mesma lógica do setor privado, no sentido de após detectada a necessidade de algum material,programar as atividades necessárias para que o material seja fornecido seguindo os www.esab.edu.br 29 preceitos de qualidade, quantidade, utilidade, prazo, preço e condições. No entanto, na prática, podemos perceber que a dinâmica adota uma lógica um pouco diferente. Verificamos na prática, ao contrário de como acontece nas organizações do setor privado, que os órgãos públicos são obrigados a seguir uma série de exigências legais para poder aceder à contratação de serviços ou para realizar a compra de produtos e materiais. Os fornecedores são as empresas que vencem as licitações por terem apresentado o melhor preço. Esses processos de licitação são regulamentados pela lei federal 8.666/93, que prevê em determinadas situações, fatores como proposta técnica, sustentabilidade, porte da empresa, entre outros. As modalidades de licitações públicas existentes são: • Concorrência pública • Tomada de preços • Carta-convite • Leilão e concurso Segundo o site azi.com.br, especialistas na área, os critérios adotados para definir que tipo de licitação será utilizada são o qualitativo e o quantitativo. Critério qualitativo: Esse critério define que independentemente do valor do contrato a ser assinado com a entidade vencedora da licitação, considera-se as especificações e características do objeto a ser licitado. Critério quantitativo: Esse fator define que, caso não haja qualquer imposição legal para a aplicação do critério qualitativo, decide-se a escolha da modalidade de licitação baseada no valor do contrato. www.esab.edu.br 30 Existem nas compras governamentais, ou públicas diferentes modalidades que contemplam valores específicos e que são utilizadas para contratação de execução de obras públicas, compra de bens ou materiais e prestação de serviços. A legislação determina as seguintes condicionantes: Serviços de engenharia e obras • Concorrência: contratos acima de R$ 3.300.000,00 (três milhões e trezentos mil reais); • Tomadas de Preços: contratos até R$ 3.300.000,00 (três milhões e trezentos mil reais); • Convite: contratos até R$ 330.000,00 (trezentos e trinta mil reais). Compra de bens e prestação de serviços • Concorrência: acima de R$ 1.430.000,00 (um milhão, quatrocentos e trinta mil reais); • Tomada de Preços: contratos até R$ 1.430.000,00 (um milhão, quatrocentos e trinta mil reais); • Convite: contratações até R$ 176.000,00 (cento e setenta e seis mil reais). Normalmente se crítica, e com razão, esse tipo de sistema de compras e aquisições no setor público, no qual predomina a lógica do menor preço, deixando muitas vezes de lado o fator qualidade e prazo. Na execução da atividade de compras dentro de qualquer tipo de organização existem normas e procedimentos que devem ser adotados e respeitados. Na próxima unidade vamos dissertar a este respeito. www.esab.edu.br 31 Vimos na primeira seção desta disciplina os conceitos das funções de compras e as diferentes tipologias que encontramos a respeito dessa atividade. Analisamos também as estruturas possíveis de um departamento de compras assim como as diferentes formas de organizar todas as tarefas que devem ser realizadas para atingir os resultados. Por fim, vimos as dinâmicas existentes para a aquisição de recursos materiais de todo tipo assim como de bens patrimoniais. www.esab.edu.br 32 Nesta seção vamos conhecer as normas e os procedimentos aplicáveis ao setor de compras. Vamos entender também sobre o raciocínio estratégico necessário para atingir os resultados no setor de compras e aquisição. Boa leitura! www.esab.edu.br 33 Realizar a gestão do setor de compras de qualquer tipo de organização exige uma série de procedimentos que são comuns a todo tipo de setor industrial, empresarial ou comercial. Devemos deixar claro que fica extremamente difícil definir uma linha de ação concreta para todas as situações. As especificidades de cada tipo de operação exigem determinadas normas que se adequem aquela situação e contexto. Se você for estabelecer os procedimentos para a compra de matéria prima industrial será diferente que se a operação for de compra de produtos acabados para um estabelecimento comercial. Claro que existem muitos elementos em comum e que estarão presentes em todo tipo de negócio. No entanto, tem algumas características, normas e procedimentos que devem ser respeitados e alinhados com as características do empreendimento. Arnold (2012) propõe um ciclo de compras que pode ser comum para a maioria das situações. Vamos juntos analisar o passo a passo desta proposta. • Receber e analisar as requisições de compra; • Selecionar fornecedores; • Determinar o preço correto; • Emitir pedidos de compra; www.esab.edu.br 34 • Fazer o acompanhamento dos prazos de entrega; • Receber e aceitar mercadorias; • Aprovar a fatura para pagamento de fornecedores. Vamos agora detalhar cada uma dessas atividades nesse ciclo de acordo com os preceitos do próprio Arnold (2012). • Receber e analisar as requisições de compra Cada setor dentro da empresa emite uma requisição de compra de acordo com suas necessidades. Sempre é recomendável que seja realizado um planejamento prévio, de todos os setores, para que desta forma não existam surpresas que comprometam o plano financeiro. Deve existir um responsável pela assinatura dessa requisição em cada setor, este pode ser o próprio gerente ou responsável de cada departamento. Vocês devem levar em conta alguns itens e informações que não podem faltar nessas requisições. Estas são: • Identificação do requisitante, assinatura e aprovação; • Especificação do material; • Quantidade e unidade de medida; • Data e local de entrega; • Informações complementares. • Selecionar fornecedores A seleção dos fornecedores depende previamente do recrutamento dos mesmos. Essa atividade consiste em um trabalho prévio de identificação e chamada para cadastro de vários fornecedores para cada setor de necessidade. Se a requisição contempla um material que nunca antes tinha sido www.esab.edu.br 35 solicitado, deve-se proceder a realização de uma pesquisa de fornecedores para seu recrutamento e posterior seleção. Claro que o lead time da situação determinará se existe tempo hábil para esta operação. No entanto sempre é recomendável para evitar compras de último momento com falta de eficiência na operação ou ainda pagamento de preços maiores. • Determinar o preço correto A pesquisa e recrutamento de fornecedores deve levar em conta a política de preços e prazos aplicada por cada fornecedor. Esse fato será determinante para poder negociar o melhor custo benefício na hora da solicitação e compra de materiais junto a eles. • Emitir pedidos de compra Uma vez selecionado o fornecedor e com base nas especificações encontradas na requisição de compra, elabora-se e emite junto ao fornecedor o pedido de compras. Esse é um documento que, de acordo com o contrato estabelecido com cada fornecedor, cria a reponsabilidade do fornecimento. Cópias desse documento devem ser enviadas para o fornecedor, setor de contabilidade, setor financeiro e setor que realizou a requisição do material para compra, além, é claro, de ficar uma cópia no próprio setor de compras. • Fazer o acompanhamento dos prazos de entrega O fornecedor é o responsável por cumprir os prazos de entrega dos materiais solicitados. É importante que o comprador acompanhe essas informações para poder interferir no caso de atrasos, isso, de forma colaborativa e levando em conta os preceitos de Suply Chain. Hoje em dia, com a digitalização de todos os processos, e possível acompanhar em tempo real o posicionamento e rota das entregas facilitando muito mais a programação do recebimento dos materiais. www.esab.edu.br 36 O Supply Chain Management (Gestão da Cadeia de Suprimentos) é um processo que consiste em gerenciar os fluxos de bens, serviços, finanças, informações de forma estratégica entre empresas e consumidoresfinais, visando alcançar vantagens competitivas e criação de valor para os clientes. Acesse e fique por dentro. https://administradores.com.br/ artigos/o-que-e-supply-chain-management • Receber e aceitar mercadorias Na hora que o transporte que movimenta os materiais do fornecedor para a empresa chega ao armazém, deve ser realizado o recebimento das mercadorias. A primeira equipe que faz contato com a carga, logo após ter sido descarregada, verifica se os itens e as quantidades estão corretos e de acordo com a ordem de pedido. Também verificam se no transporte não foi danificado nenhum material. No caso de precisar ser realizado um controle de qualidade mais exausto do material, será feito por uma equipe especializada. Depois de dar o aceite uma cópia do recebimento vai para compras. Nesse ponto os materiais são estocados e o setor requerente é avisado de que o mesmo já se encontra disponível. Aqui é enviada uma cópia do documento de recebimento e aceite para o setor de compras para seu controle. https://administradores.com.br/artigos/o-que-e-supply-chain-management https://administradores.com.br/artigos/o-que-e-supply-chain-management www.esab.edu.br 37 • Aprovar a fatura para pagamento de fornecedores Ao receber a fatura do fornecedor devem ser conferidas três informações fundamentais, o pedido de compras, o relatório de recebimento e a fatura. Nos três documentos as quantidades devem coincidir. Também o preço do pedido deve ser o mesmo da fatura. Uma vez conferida e aprovada, a fatura é enviada para o setor de contas a pagar. Ao realizar uma compra, o gestor desta área precisa estabelecer algumas especificações pré-determinadas. Em muitos casos, o gestor receberá ajuda dos gerentes de produção ou responsáveis pelas áreas de utilização do material a ser comprado para definir estas especificações de forma técnica. Normalmente, e de acordo com os conceitos de Arnold (2012), estas especificações são divididas em três exigências, sendo de quantidade, de preço e funcionais. Exigências de quantidade Nem todo fornecedor tem a estrutura necessária para entregar a quantidade que as empresas precisam. Em algumas ocasiões as empresas compram um mesmo item de vários fornecedores, dependendo da quantidade requisitada. Essas quantidades de matéria prima, insumos, materiais ou produtos acabados estão diretamente ligados ao planejamento da produção, ou projeções de vendas, no caso de uma empresa comercial. Também deve ser levado em conta o lead time ou tempo de reposição para definir as quantidades que serão requisitadas. Observem que o tipo e características do material pedido influencia diretamente este tipo de decisão. Se a empresa é do tipo industrial e está solicitando barras de aço será totalmente diferente de uma empresa do setor alimentício que solicita a compra de algum produto perecível. www.esab.edu.br 38 Exigências de preço O preço de compra de todo tipo de material ou produto deve estar contemplado no processo de precificação do produto final. Se for uma empresa de ordem industrial, a matéria prima, como exemplo, entrará como um custo de fabricação que influenciará diretamente o custo final do produto e assim, o preço dele no mercado. Deve ser fixado um limite de preço para cada tipo de material para que na composição dos custos dele não ultrapasse a sua parte correspondente. O gestor de compras deve estar permanentemente alerta à variação de preços dos fornecedores da empresa assim como ao aparecimento de novos fornecedores, com preços melhores, mas que ainda não atendem a organização. Exigências funcionais Esta é a exigência que de certa forma determina as outras duas. A funcionalidade de um material está relacionada ao desempenho esperado do mesmo. Vocês já devem ter observado, estimados acadêmicos, que o fator qualidade se integra neste nível de exigência. As quantidades e os preços que serão pagos por um material ficam subordinados à correta funcionalidade dele, determinada pelo seu nível de qualidade. Como vocês já devem ter observado, o processo de compra implica na execução de uma série de processos. A padronização desta dinâmica será o tema abordado na próxima unidade. Boa leitura! www.esab.edu.br 39 Em toda atividade empresarial, a criação de padrões pode facilitar em muito a gestão de qualquer setor, visto que se torna muito mais fácil aplicar as quatro funções básicas da administração que são planejar, organizar, dirigir e controlar. Vejamos de que forma cada uma destas funções resulta beneficiada pelo estabelecimento de padrões de ação bem definidos, no setor de compras. Planejar: planejar o departamento de compras de uma empresa implica em definir um ponto no futuro que pretendemos que este setor alcance e no desenvolvimento de todas as estratégias necessárias para atingir este resultado. Se existem padrões de ação predeterminados se torna muito mais fácil a elaboração destas estratégias. Se não existirem estes padrões, a hora de planejar é um bom momento para estabelecê-los. Dessa forma vamos a pensar o setor de compras com ações concretas de curto, médio e longo prazo. Organizar: tomando como ponto inicial o passo anterior, ou seja, o planejamento, podemos começar a criar projetos específicos para cada uma das instâncias. Os projetos de curto prazo consistiram nas atividades operacionais diárias do setor. Os projetos de meio prazo aqueles esforços que levarão o departamento a atingir resultados intermediários. Já os projetos www.esab.edu.br 40 de longo prazo visarão atingir metas maiores para este setor alinhadas com a estratégia geral da organização. Nesse ponto se definem, para cada projeto, justificativa, objetivo, metas, plano de ação e as pessoas responsáveis que executarão os mesmos. Nessa função, a existência de padronização colaborará no sentido de conceber projetos que se adequem aos padrões existentes. Dirigir: A terceira função da administração, e não por isso menos importante, visa que todos os projetos criados no passo anterior sejam executados de forma correta. Para isso esforços de motivação e execução devem ser realizados. Essa atividade exige certo preparo e muito conhecimento dos processos e do próprio planejamento do setor assim como o plano geral da empresa. Controlar: por fim, a existência de padrões nas atividades e processos do setor de compras colabora no sentido de verificar, por meio de indicadores predeterminados, o quanto os resultados estão se aproximando dos objetivos e metas planejadas. Devemos levar em conta que padrões são de soma importância e devem existir, no entanto, eles não podem engessar as operações do setor. Logo, a existência de flexibilidade para redefinir novos padrões é essencial para permitir o funcionamento eficiente do departamento. A seguir vamos apresentar e analisar alguns tipos de padronização que podem ser aplicados na atividade de compras. Padronização de fornecedores O fornecedor é o parceiro mais importante de um gestor de compras. Todo o esforço desta atividade se define, de forma simplificada, em comprar o produto certo, na quantidade certa e www.esab.edu.br 41 pelo preço certo para que fique disponível para as operações da empresa, no momento certo. Padronizar os fornecedores da empresa implica em um exercício de traçar um perfil desejado de parceiro, com determinadas características, e realizar uma seleção para cada tipo de compra de empresas que reúnam ou se aproximem o máximo do perfil desejado. Seguem alguns fatores que podem ser relevantes para a definição desse perfil de acordo com as ideias de Baily (2000): • Pontualidade na entrega dos pedidos; • Fornecimento de qualidade permanente; • Preços compatíveis; • Bons antecedentes e referências; • Nível de serviço aceitável; • Adaptação às necessidades do cliente; • Cumpre com os acordos; • Fornece apoio técnico; • Possibilita o acompanhamento do status do pedido. Esses são apenas alguns elementos a levarem conta, no entanto, o gestor de compras deve elaborar esse perfil agregando outros fatores de acordo com o tipo de operação e as características dos produtos que serão adquiridos. Padronização nos processos de suprimentos Uma parte importante da organização de um setor de compras passa por estabelecer processos bem claros que definam as operações que serão realizadas em tal departamento. Essa dinâmica pode variar muito de empresa para empresa, mas www.esab.edu.br 42 existem algumas operações que não podem faltar. Seguem algumas. • Realizar cadastro de fornecedores; • Aplicar uma classificação ABC, de importância de produtos e de preços dos mesmos, para cada setor; • Estabelecer um ponto de pedido para cada item ou grupo de itens; • Verificar e negociar o lead time com cada um dos fornecedores; • Criar um método de recebimento e controle de mercadorias. Todos estes processos, e aqueles que cada gestor pode e deve criar, devem estar devidamente documentados e disponíveis para que, independentemente de quem estiver no comando das operações, sejam executados com o mesmo padrão com vistas a obter resultados satisfatórios e semelhantes. Padronização de referência de custos para as principais contratações Uma vez realizada a classificação ABC de todos os itens que são adquiridos na empresa, isso levando em conta a ordem de importância e de custo dessas referências, o gestor estará em condição de estabelecer níveis de custos para cada um desses itens. Dessa forma é criada uma tabela na qual se indica a banda de custos de operação de cada item a ser comprado, tendo um valor mínimo e um máximo. Na hora de realizar um orçamento para aquisição o valor de compra de cada item deve operar dentro desta banda. É importante que vocês levem em conta os possíveis aumentos, a taxa de inflação e outras variáveis que podem mexer nesses valores. www.esab.edu.br 43 Padronização na criação e monitoramento de indicadores A função da administração, chamada controlar, citada no começo desta unidade, se baseia na leitura de indicadores previamente estipulados. Um indicador é algum elemento que nos permite avaliar alguma situação. Essa situação pode ser um prazo de entrega, a qualidade de uma mercadoria, o desempenho da mesma, a sua durabilidade, apenas para citar alguns exemplos. Já um indicador, consiste em um documento, um relatório, um check list, uma foto ou qualquer outro elemento que nos permita avaliar e controlar algo. Percebam, estimados alunos, que a importância da padronização nesses indicadores passa por estabelecer um padrão de fornecimento de matérias primas, insumos, produtos semiacabados a até produtos acabados. Esse padrão fará com que o mercado confie na entrega final da empresa sendo que a qualidade foi padronizada e se mantém ao longo do tempo, isso ocorre por mais que os fornecedores mudem, visto que foi estabelecido um padrão desejado. Padronização documental Padronizar o tipo de documentação utilizada em cada operação é de suma importância para estabelecer processos uniformizados que assegurem uma gestão logística eficiente. Em uma atividade desse tipo pode existir um sem fim de formatos de documentos diferentes. Um primeiro passo consiste em simplificar e eliminar documentos ou formulários ambíguos. Seguidamente podem ser estabelecidos modelos específicos para cada uma das operações como, por exemplo, um contrato padrão para os principais serviços e assim sucessivamente. Também é recomendável classificar esses documentos e disponibilizá-los de forma digital para facilitar o fluxo de informações. Se existe a possibilidade de trabalhar com www.esab.edu.br 44 um sistema que nucleie, centralize e compartilhe todos os dados e informações dos fornecedores, deve ser aplicada, o que facilitará em muito todo tipo de operação dando dinamismo e transparência ao setor, além de integração digital com todos os outros setores e, até, com os próprios fornecedores visando já a filosofia do Suply Chain. Vocês gostariam de ter acesso a um modelo de proposta de padronização dos processos logísticos no departamento de suprimentos de uma empresa de produtos sob encomenda? Muito bem, e só clicar no link e acessar o material. Boa leitura! http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_ STO_213_265_27258.pdf Caros alunos, nesta unidade estudamos a importância de padronizar processos que assegurem um eficiente funcionamento do setor de compras. Na próxima vamos verificar de que forma deve se dá a integração com as demais funções e setores da organização. Boa leitura para todos! http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STO_213_265_27258.pdf http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STO_213_265_27258.pdf www.esab.edu.br 45 Quando falamos em gerir o setor de compras de uma indústria ou de uma empresa que se proponha produzir algum tipo de bem, devemos levar em conta algumas terminologias específicas deste setor. O primeiro termo a qual devemos nos atentar e o MPS (Master Production Schedule) ou Programa Mestre de Produção. Por meio dele identificaremos qual o produto final e suas características, e, a partir destas informações, conseguiremos conhecer os insumos e componentes que cada unidade leva em sua consistência. Logo, o MPS nos indicará as quantidades certas e os tempos corretos de disponibilidade de componentes e materiais para não parar a produção. Seguidamente, o gestor deve estar atento ao MRP (Material Requirements Planning) ou Planejamento de Requerimento de Materiais, que desenhará para nós o plano de prioridades que apresenta os componentes que serão utilizados em cada nível de montagem. Vocês já perceberam, neste ponto, que a interação entre o setor de compras e o de produção deve ser intrínseca. Podemos estender esta interatividade para a função de planejamento da produção na qual já se torna necessária a previsão de utilização de materiais como matéria prima, insumos e equipamentos. www.esab.edu.br 46 De acordo com Arnold (2012) os materiais certos para a produção são determinados pelo MRP com base no lead time, ou tempo de entrega dos diferentes tipos de materiais. Assim, deve ser determinado: • O que encomendar; • Quanto encomendar; • Quando encomendar; • Para quando agendar a entrega. A figura a seguir nos amplia o panorama do grau de interação necessário para manter ativa a produção a partir do setor de compras e respeitando o planejamento e controle da produção. Figura 4 – Sistema de planejamento e controle da produção Fonte: Adaptado de Arnold (2012). www.esab.edu.br 47 Nesse contexto conseguimos verificar a interação do setor de compras com o de produção. Compras realiza o contato com os fornecedores e verifica as necessidades de aquisição de materiais, no entanto, quem autoriza estas compras é o setor financeiro. Logo deve existir uma intima correlação entre todos estes processos e a possibilidade financeira de aquisição e compra dos materiais necessários. Fica claro que a tecnologia da informação cumpre um fator preponderante nessa dinâmica. Portanto, temos aqui mais um setor de interação. A área de TI ou tecnologia da informação dará todo o suporte necessário para a implementação de sistemas que suportem todo este fluxo de informações ao longo da cadeia de produção. Cabe neste ponto realizar um adendo para lembrarmos da importância da filosofia JIT (Just in Time) nesse processo. Lembremos que o JIT consiste na produção da quantidade necessária, no momento e tempo certo, que atenda a variabilidade de vendas, mantendo um mínimo de estoque em produtos acabados, em matérias primas e em processos que evitem a quebra de estoque. Já devem ter percebido que as decisões de compras assim como o planejamento financeiro devem estar intrinsecamente ligados à aplicação da modalidade JIT, visto que, se comparado com o sistema de produção tradicional, as quantidades, os tempos, as frequências de compras e aprovisionamento de materiais mudam consideravelmente.Outra atividade que exige a interação do setor de compras, dentro de uma organização, é o estoque e armazenagem. Essa relação deve possuir tanto sincronismo e fluência como a relação com o setor de produção. Lembrem que um novo pedido para compra somente é realizado quando o nível mínimo de estoque, ou ainda, o ponto de pedido, cheguem aos níveis previamente estipulados. www.esab.edu.br 48 Para que esse fluxo aconteça de forma correta e eficiente os controles devem ser exaustos e a circulação de informações destes níveis precisa ser em tempo real para que exista a devida programação, tanto da realização dos pedidos como do controle do lead time (tempo entre o pedido e a entrega dos materiais). Também deve ser levado em conta neste ponto, a programação financeira para realizar o pedido. É importante, estimados alunos, que lembremos neste ponto, que manter estoques em níveis altos gera um custo operacional alto porque ao capital necessário para adquirir os materiais em quantidades maiores que as necessárias devem se somar o investimento necessário para manter esses estoques. Entre esses custos citamos estrutura física, recursos humanos, equipamentos e custo operacional além do risco de avarias e depreciação oriundas de quantidades elevadas de materiais estocados. Falando ainda em interação entre diferentes setores dentro de uma empresa que venham a influenciar na atividade de gestão de compras temos o marketing por meio de decisões de expansão e crescimento, além das técnicas aplicadas de previsão da demanda. As opções empresariais no sentido do crescimento da empresa possuem certa previsibilidade, no entanto, estamos falando em possibilidades futuras que podem ou não ser concretizadas. Nesse caso, o setor de compras deve trabalhar com essas possibilidades. Por outro lado, a previsão de demanda nos dá um número aproximado de possíveis vendas no futuro. Sempre existe o risco de elas não acontecerem, no entanto, os produtos finais devem estar disponíveis para a venda nas prateleiras dos comércios, logo, as compras de matérias primas, insumos, produtos semiacabados e todo tipo de outros materiais devem ser www.esab.edu.br 49 realizadas para que tal possibilidade exista concretamente. Daqui se conclui que deve existir uma fina sintonia entre estes setores. Percebam que até agora, nesta unidade, demos um enfoque às compras realizadas em uma empresa que produz algum tipo de bem. Vejamos agora como funciona em empresas do setor de varejo ou empresas comerciais que apenas comercializam sem produzir nenhum tipo de produto. Se for uma grande empresa de varejo, as compras, via de regra, são centralizadas e depois distribuídas para as diferentes regiões e posteriormente para as lojas. Existe uma razão lógica de funcionar assim, o poder de barganha que estas empresas conseguem comprando em grandes quantidades. Nesse tipo de operação, a atividade de compras ganha certa complexidade. O fluxo de informações a respeito das futuras demandas assim como dos níveis de estoque nos diferentes níveis da cadeia de suprimentos ganha relevância especial. Isto é, quantidades existentes nas prateleiras, quantidades existentes nos estoques das lojas, quantidades existentes nos estoques dos armazéns ou centros de distribuição, quantidades de estoque nos grandes distribuidores ou representantes e quantidades de produtos que se encontram em deslocamento entre um ponto e outro. Percebam que o tipo de operação exige decisões de compras mais assertivas. Um erro neste sentido pode levar ao insucesso uma operação comercial em uma determinada região. Retomando os conceitos colocados anteriormente para as empresas de produção é importante destacar que muitas delas, de presença nacional, também realizam compras de matérias primas, insumos e produtos semiacabados de forma centralizada e logo distribuem para todas suas unidades de produção. Nesse caso o funcionamento da dinâmica de compras se dá de forma similar ao varejo. www.esab.edu.br 50 Outro parêntese que devemos realizar ao falarmos de compras e aquisições se centraliza na compra de serviços. Primeiro devemos lembrar que uma das características dos serviços que a diferenciam dos bens é a impossibilidade de estocar os mesmos. Outro ponto consiste em que os serviços são produzidos em quanto que são consumidos. A compra, utilização e controle dos serviços merecem cuidados especiais. É de suma importância que o controle dos mesmos via indicadores pré-estabelecidos aconteça durante sua prestação. É claro que verificar se o resultado final foi satisfatório também é preponderante. No entanto, falando em controle da qualidade, devemos verificar a mesma enquanto o serviço está sendo produzido, portanto, durante sua aplicação e entrega, o que torna a tarefa um grande desafio. Outro ponto e diferenciação na aquisição de serviços é o nível do mesmo que deve estar implícito nos contratos de compras. De acordo com Baily (2000) a maioria dos serviços é composta de vários componentes individuais que devem ser contemplados nos contratos de compras dos mesmos. Seguem alguns exemplos destes componentes segundo o autor: • O tempo de prestação de cada tipo de serviço; • Os pontos de prestação do serviço; • A identificação do prestador do serviço; • A responsividade; • A documentação; • As providencias de emergência; • O apoio permanente; • Os procedimentos de disputa legal; • O treinamento e o desenvolvimento de funcionários; www.esab.edu.br 51 Devido à individualidade e as características únicas de cada serviço podem existir outros componentes que não tenham sido contemplados nesta lista, mas que devem estar nominados na elaboração dos contratos. Na próxima unidade, vamos analisar juntos as diferentes estratégias que podem ser utilizadas na atividade de compra. Boa leitura! www.esab.edu.br 52 As estratégias traçadas por uma organização para realizar a gestão de compras vão depender de alguns fatores tais como o setor de atuação, modelo de negócios, rede de fornecedores, capacidade financeira, poder de barganha e previsão assertiva da demanda entre outros. Muitas empresas optam por produzir internamente aqueles componentes que sejam vitais para a produção ou comercialização. Esse foco existiu muito nas décadas dos anos 60 a 90. Com a possibilidade das parcerias estratégicas junto a fornecedores esta realidade vem sendo modificada. Além disso, fabricar componentes implica em um alto investimento em tecnologia, equipamentos e inovação que nem sempre estão ao alcance das organizações. Contudo, principalmente quando existe uma demanda intermitente de produtos acabados a terceirização da produção de algum item se torna interessante. Basicamente podemos definir duas grandes estratégias pelas quais uma empresa pode optar na hora de definir as compras. Essas são a verticalização e a horizontalização. Ambas as situações possuem vantagens e desvantagens. Vamos conferir a situação de cada uma delas alinhados com os conceitos de Martins (2012). www.esab.edu.br 53 Verticalização Esta estratégia indica que a empresa deve produzir internamente a maior quantidade de itens que serão necessários para a obtenção do produto final. Como falamos, foi muito utilizado durante todo o século passado, e ainda, colocamos como ícone deste sistema a fábrica da Ford nos Estados Unidos e posteriormente nas unidades motrizes de todo o mundo. Toda a indústria automotriz se organizou com esta premissa e assim aconteceu durante várias décadas. Esse tipo de estratégia tem como principal vantagem a independência de terceiros para a obtenção dos materiais necessários para seu normal funcionamento. Isto proporciona ao mesmo tempo maior autonomia de atuação e domínio total sobre a tecnologia. Como desvantagem principal, podemos citar o alto investimento necessário para a produção desses insumos. O quadro a seguir proposto pelo autor simplifica esta visão. Figura 5 – Verticalização.Vantagens e desvantagens Fonte: Adaptado de Martins (2012) www.esab.edu.br 54 Interessante material sobre verticalização e horizontalização produzido por uma universidade brasileira. Acessem e fiquem por dentro. http://www.fem.unicamp.br/~sergio1/graduacao/ EM335/Temas/HORIZONTALIZA%C7%C3O%20 E%20VERTICALIZA%C7%C3O.htm Horizontalização Diferente da estratégia anterior, a horizontalização propõe que as empresas comprem o máximo possível de componentes de seus fornecedores estratégicos. Este tipo de estratégia começa a ser aplicada a partir do conceito de JIT (Just in Time) e tem tomado espaço em quase todo o mundo empresarial desde as últimas décadas do século passado até os tempos atuais. Entre as principais vantagens podemos encontrar a redução de custos já que a empresa não deverá investir em instalações e tecnologia e maior flexibilidade para se adaptar a novas demandas dos mercados. Também, como no caso anterior, o autor cita vantagens e desvantagens que serão enumeradas no quadro seguinte. http://www.fem.unicamp.br/~sergio1/graduacao/EM335/Temas/HORIZONTALIZA%C7%C3O%20E%20VERTICALIZA%C7%C3O.htm http://www.fem.unicamp.br/~sergio1/graduacao/EM335/Temas/HORIZONTALIZA%C7%C3O%20E%20VERTICALIZA%C7%C3O.htm http://www.fem.unicamp.br/~sergio1/graduacao/EM335/Temas/HORIZONTALIZA%C7%C3O%20E%20VERTICALIZA%C7%C3O.htm www.esab.edu.br 55 Figura 6 – Horizontalização. Vantagens e desvantagens Fonte: Adaptado de Martins (2012) Outra forma que podemos encontrar para classificar as diferentes estratégias que podemos adotar na atividade de compras segue na direção dos conceitos de planejamento empresarial. Uma das teorias do planejamento indica que existem três níveis, sendo estes: o estratégico, o tático e o operacional. Seguindo esses preceitos podemos criar uma guia de definição estratégica de compras. Lembramos aqui que o plano estratégico ou de longo prazo indica o norte ou as principais diretrizes que devem seguir as ações de uma estratégia. Em segundo lugar temos o plano tático, ou de meio prazo que pressupõe e apresenta as diferentes táticas que o plano deve seguir para cumprir com as diretrizes traçadas. Por fim, o plano operacional ou de curto prazo que estipula as ações ou tarefas do dia a dia que devem ser executadas. Vejamos como ficam estas definições no esquema proposto por Baily (2000) e representado na figura seguinte. Observem que em cada um dos níveis de planejamento existem ações específicas de acordo com cada momento. Poderíamos falar que no nível estratégico são decisões tomadas pela alta gestão. Já no plano tático quem decide são os gerentes intermediários e no nível operacional os coordenadores de setores. No entanto, com a democratização das decisões em www.esab.edu.br 56 uma boa parte das empresas do mercado, muitas vezes as mesmas são compartilhadas em todos esses níveis, se tornando necessária a presença dos representantes de todos os setores na hora de pensar e criar tal plano estratégico. Figura 7 – Três níveis de planejamento para estratégias de compra Fonte: Adaptado de Baily (2000). Com a profissionalização de todos os setores de gestão de uma organização junto à necessidade da integração entre todos os departamentos da empresa, e associando ainda essa dinâmica à visão do suply chain ou à gestão integrada e colaborativa da cadeia de suprimentos, a função compras tem adquirido um espaço estratégico preponderante nas atividades de qualquer tipo de empreendimento. Baily (2000) enumera uma série de razões pelas quais o fator compras mudou de posição dentro do mercado. São elas: • As compras são vistas como uma área de agregação de valor e não mais como apenas redução de custos; www.esab.edu.br 57 • A inovação rápida de produto exige uma equipe gerencial mais integrada que adote uma abordagem de processo em vez de simplesmente funcional para a administração; • Há um movimento para a visão holística em relação à integração de fluxos de materiais e informações, tanto na ordem interna como na externa; • O envolvimento ativo do fornecedor nos planos para reduzir custos de forma colaborativa; • Empenho com os custos estratégicos de suprimentos em vez de com os preços à curto prazo; • Benchmarking em relação às empresas japonesas que, por longo tempo, viram a atividade como importante fator estratégico. • Maior consciência do crescimento do gasto em materiais e do potencial de lucro das compras. Definir uma estratégia de compras para qualquer tipo de organização é uma tarefa que implica em um esforço planejado e coordenado. Para começar seguem algumas questões que segundo Baily (2000) o gestor ou a equipe de gestão deve se responder para facilitar a visão a respeito da estratégia a tomar. • Qual a estratégia atual? • Essa estratégia ajusta-se às aplicadas em outras áreas chaves do negócio? • Como esse ajustamento pode ser melhorado? • Identificamos o nível de risco associado aos componentes e materiais chaves que compramos? www.esab.edu.br 58 • Que ameaças são inerentes ao mercado no que tange a suprimentos? • Que estratégias estão sendo aplicadas por nossos concorrentes? • Que oportunidades são exploráveis em nossos mercados de suprimentos? Neste ponto também pode ser aplicada a metodologia de Análise SWOT para o setor de compras. Por meio dele se realizará um diagnóstico de forças e fraquezas do setor, no ambiente interno, e das ameaças e oportunidades para o setor, no ambiente externo. Caros acadêmicos, nas unidades da próxima seção da disciplina vamos nos aprofundar na terceirização e na gestão eficiente de fornecedores. Bom aprendizado para todos! www.esab.edu.br 59 Na segunda seção da disciplina verificamos as normas e procedimentos necessários para executar a função compras. Vimos também as vantagens de padronizar processos e execuções, ao mesmo tempo em que apresentamos as formas de interação entre o setor e os demais departamentos da empresa. Para finalizar esta seção observamos as diferentes estratégias que um setor de compras pode aplicar. www.esab.edu.br 60 Nesta seção vamos conhecer as decisões sobre terceirização, a importância da gestão de fornecedores e as parcerias estratégicas. Terminaremos esta seção apresentando as ferramentas e técnicas de apoio às atividades de compras. www.esab.edu.br 61 A terceirização tem tomado âmbito público quanto no âmbito privado. Nos órgãos públicos, no Brasil, verificou-se que em determinadas funções compensa, do ponto de vista financeiro e estrutural, terceirizar para empresas especializadas em determinadas áreas. No setor privado, as empresas têm compreendido que o foco delas deve estar no seu core business, ou seja, na essência de seu negócio, naquilo que elas fazem de melhor, na sua excelência, o resto, elas podem terceirizar. No setor produtivo essa realidade se percebe na decisão de não produzir os insumos e componentes necessários para a produção e adquirir os mesmos de empresas fornecedoras. No entanto, essa é uma decisão estratégica que deve ser analisada caso a caso. O dilema nessa situação passa por decidir fabricar ou comprar de terceiros os materiais, bens ou serviços necessários para assegurar a operação eficiente do empreendimento. Baily (2000) coloca que esses tipos de decisões podem ser tomadas em três níveis dentro da organização sendo: operacional, tático e estratégico. Vamos juntos analisar as características de cada um deles. Operacional: decisões a respeito do suprimento de itens específicos de acordo com os recursos existentes. Nesse ponto tudo o que pode ser fabricado internamente, com menor esforço, não será comprado externamente, e vice-versa, www.esab.edu.br 62 tudo o que possa ser obtido de terceiros com menor esforço, não será fabricado internamente. Isso sem mudar as políticas traçadas pela empresa. Nesse ponto o que deve ser levantado e levado em conta são os custos e esforços envolvidos nas duas opções, fabricar ou comprar. Esses questionamentospodem ser classificados, de acordo com Baily (2000), da seguinte forma: • Que volume será exigido? • Que investimento de capital é necessário para fabricar? • Qual será o pico de demanda? • Qual o risco associado a tecnologia exigida? • Quanto desperdício podemos esperar? • Que nível de estoque manteremos? • Qual a duração do contrato? • Que variações podem ser esperadas nos custos dos materiais? • Podemos produzir mais fazendo internamento o trabalho? Tático: são decisões a respeito de aquisição de equipamentos adicionais ou de tecnologias que possam vir a colaborar no sentido de fabricar internamente algo para não precisar adquirir externamente. Ou pelo contrário, se desprender de algum tipo de equipamento ou tecnologia de forma a simplificar a operação adquirindo os materiais de terceiros. O que aqui deve ser analisado são as razões para optar por uma situação ou a outra. Conforme Baily (2000) estas podem ser enumeradas da seguinte forma: • Deterioração do desempenho de qualidade de um fornecedor; www.esab.edu.br 63 • Falha de entrega ou mau serviço prestado por um fornecedor; • Grande aumento de preço; • Mudanças de volume com exigências bem maiores; • Pressão para redução de custos; • Desejo de concentrar os recursos internos nas áreas de competência especial; • Necessidade de sigilo de design; • Substituição de importação. Estratégico: Consistem nas decisões que levam em conta integração verticais ou aquisição de outras empresas que fabricarão os itens necessários. Ou respectivamente, se desatrelar de estruturas ou empresas próprias que forneçam os componentes e passar a terceirizar a aquisição dos mesmos simplificando os processos. De acordo com Baily (2000), do ponto de vista estratégico as decisões de fabricar ou comprar passam por apreciações do seguinte tipo: • Restrições financeiras: se não temos condições de investir em tudo o que estiver relacionado ao suprimento em quais setores devemos investir e quais devemos terceirizar? • Qual de nossas capacidades proporciona vantagem competitiva? Podemos terceirizar as que não proporcionam? • A integração (vertical e horizontal) traz benefícios para nossa organização? Como fazer isso? www.esab.edu.br 64 • Que serviços ou bens são difíceis de ser adquiridos externamente? Devemos desenvolver nossa própria capacidade de abastecimento? • Se reduzir nossa planta parece ser uma opção, quais operações devemos cortar e quais manter? • Estamos no negócio certo? Vendemos bem o que compramos de terceiros ou seríamos melhores se nós fabricássemos? Subcontratação Muitas vezes, as empresas decidem subcontratar parte de suas operações como forma de otimizar seu desempenho geral. Esta subcontratação consiste em pesquisar e contratar empresas especialistas em um determinado tipo de operação. Podem existir vários níveis de complexidade desta contratação e em cada um deles a empresa contratante aumenta ou deixa de ter certos poderes de decisão que podem afetar a operação do ponto de vista estratégico. No esquema a seguir Baily (2000) apresenta essas implicações. Figura 8 – Níveis e conteúdo da subcontratação Fonte: Adaptado de Baily (2000) www.esab.edu.br 65 Vocês já devem ter percebido, analisando o esquema exposto na figura, que na medida em que aumenta o nível da subcontratação, aumenta também o envolvimento estratégico. No nível 1 se contratam apenas alguns insumos e materiais. Não existe muita tecnologia envolvida e as exigências de qualidade são baixas. No nível dois, se contrata um serviço com maior valor agregado. Aqui aparece o controle de qualidade, inclusive sobre os processos de fabricação do terceiro. Já no nível 3 se contrata inclusive os processos de montagem final. Existe um alto envolvimento de tecnologia e os controles aumentam mais ainda sobre o terceirizado. Também se agrega um controle administrativo sobre as operações. Por fim, no nível 4, a subcontratação é total. Envolve decisões estratégicas e alto intercâmbio de tecnologia. Essa modalidade vem ganhando espaço em praticamente todos os setores pelos seguintes fatores: • Rápida inovação tecnológica; • Mudanças nos processos ganhando maior produtividade; • Especialização profunda em muitos setores; • Tendências de personalização de produtos e serviços; • Aparecimento de startups com soluções disruptivas e custos muito inferiores. www.esab.edu.br 66 A natureza jurídica das operações que envolvem intermediação de negócios deve ser considerada pelos contratantes, de uma maneira geral, no momento da celebração do negócio. Isso porque, a adequada formatação do objeto do contrato é fundamental para que o tratamento tributário a ser dispensado fique em consonância com o que dispõe a legislação pertinente. Continue a leitura clicando no link. https://focotributario.com.br/diferencas-entre- subcontratacao-de-servicos-e-intermediacao- de-negocios/ A seguir vamos conferir alguns elementos que precisam ser levados em conta na hora de pesquisar uma empresa que será subcontratada. Nesse sentido Balily (2000) especifica: • Qual a principal especialização da empresa a ser subcontratada? • Para quem ela trabalha ou trabalhou? • Como foi o relacionamento entre eles? • Que parte de sua capacidade de produção está disponível para a subcontratação? • Ela possui uma força de trabalho permanente e bem treinada? • Ela já prestou serviços para o Estado? • Seus procedimentos de controle e qualidade são https://focotributario.com.br/diferencas-entre-subcontratacao-de-servicos-e-intermediacao-de-negocio https://focotributario.com.br/diferencas-entre-subcontratacao-de-servicos-e-intermediacao-de-negocio https://focotributario.com.br/diferencas-entre-subcontratacao-de-servicos-e-intermediacao-de-negocio www.esab.edu.br 67 apropriados? • Os padrões de engenharia e produção se adequam a nossas necessidades? • Qual sua estrutura e condição financeira? • Que posição ocupa no mercado de atuação? • Se existir demanda de novos equipamentos e ferramentas a subcontratada tem condições de desenvolver? • Possui transporte próprio e de alto nível de serviço logístico? Esses são apenas alguns fatores que devem ser levados em conta. Podem existir outros e vai depender do setor de atuação da empresa que contrate, do mercado, do tipo de produto e da tecnologia utilizada entre outros. Vimos aqui as diferentes possibilidades de terceirização. Na próxima unidade dissertaremos a respeito das parcerias possíveis de serem realizadas e sua importância estratégica. Bons estudos! www.esab.edu.br 68 Seguindo o conceito de suplychain no qual se realiza um planejamento e gestão estratégica da cadeia de suprimentos, de forma colaborativa, comprometida e solidária entre todos os atores e participantes da mesma, podemos chegar ao conceito de desenvolvimento de parcerias estratégicas na atividade de compras também. No entanto, existem ainda práticas anteriores nas quais os problemas que aparecem são passados para a outra parte solucionar de forma isolada. Neste ponto proponho para vocês que realizemos uma classificação de parceiros. Por um lado, temos os concorrentes. Como assim? Concorrentes nunca serão parceiros! Quem ainda opinar assim ficou no passado e pode ser deixada para trás por esses concorrentes. Existem estudos, com a aplicação da teoria dos jogos, que indicam que podem se dá vários tipos de relacionamentos entre concorrentes. Por um lado, temos aqueles concorrentes tradicionais que brigam pela mesma fatia de mercado. Neste caso, para um deles aumentar seu market share ou participação de mercado terá que subtrair essa fatia de algum dos concorrentes. É o sistema, de acordo com a teoria dos jogos, do ganha-perde, onde para um ganhar o outro é obrigado a perder. Existe outra possibilidade na qual a briga entre concorrentes chega a ser tão grande que, de certa forma, www.esab.edu.br 69 acaba estragando o mercado e os consumidores partem na busca de algum produto
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