Fichamento Secretariado em pauta técnicas de assessoria e métodos de organização. Cap. 2

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ 
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIA, CONTABILIDADE, FINANÇAS E SECRETARIADO EXECUTIVO
Fichamento
	Nayana Rocha de Carvalho Matrícula: 397483
Professora: Daniela Giareta Durante Disciplina: ED0099 - TECNICA DE SECRETARIADO I
	MAIA, Fernanda Landolfi; OLIVEIRA, Vanderleia Stece de. Secretariado em pauta: técnicas de assessoria e métodos de organização. Curitiba: InterSaberes, 2015. Cap. 2
	2. Conhecendo a empresa: o secretário nos diversos tipos de empresa e suas atribuições
2.1 As organizações
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	Para compreendermos o papel do secretariado nas organizações, é interessante partirmos de algumas reflexões a respeito da estrutura das empresas.
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	Nessas organizações especializadas, encontram-se profissionais das mais diversas áreas, distribuídos em setores, departamentos e gerências.
	
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	Podemos afirmar que, nessa estrutura, o profissional que tem habilidades e competências para percorrer desde o planejamento estratégico (nas assessorias executivas), passando pelo gerenciamento tático (no âmbito das gerências) até o planejamento operacional é o profissional de secretariado executivo. Ele está presente nas assessorias das empresas como um todo e, por isso, torna-se fundamental uma visão holística da organização.
	
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	É possível que o profissional de secretariado atue nas mais diversas empresas, as quais podem pertencer a três setores, cujas finalidades são distintas, a saber: (a) empresas do setor primário, relacionadas diretamente à agricultura, à caça, à pesca, à criação de gado ou, ainda, a atividades extrativistas; (b) empresas do setor secundário, que se referem às indústrias que trabalham nas áreas alimentícia, têxtil, metalúrgica, de construção, energia, entre outras; e (c) empresas do setor terciário, que se destinam à prestação de serviços (Ardions; Romero; Sequeira, 2006).
	2.2 Estrutura organizacional
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	As empresas, indiferentemente do enquadramento em que estejam, precisam de uma determinada organização para sua estrutura e funcionamento.
	
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	Funções: conjunto de tarefas a empreender numa certa área da empresa. A divisão do trabalho a realizar origina a especialização de atividades e a existência de várias funções na empresa. 
Pessoas: o elemento humano é distribuído pelas várias tarefas em que se divide o processo de trabalho. 
Órgãos: as pessoas e as funções são agrupadas em órgãos. 
Relações: a estabelecer entre órgãos, entre pessoas dentro de cada órgão, entre cada pessoa e o seu trabalho etc. (Ardions; Romero; Sequeira, 2006, p. 37)
	
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	No que se refere aos níveis empresariais, temos de considerar um elemento que representa a divisão das funções em uma empresa e que se tornou informação fundamental para a atuação nesse contexto, sobretudo dos profissionais em secretariado: o organograma.
	2.3 Organograma: principais finalidades
	
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	Ao começarmos a trabalhar em uma empresa, é interessante realizarmos uma análise de seu organograma, que é um gráfico representativo da sua estrutura em determinado período. Esse gráfico pode ser alterado à medida que novos setores forem surgindo ou caso a empresa passe por algumas reestruturações.
	
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	Esse gráfico pode representar vários tipos de empresa. No caso do organograma estrutural, por exemplo, pode ser subdividido em: clássico, comitê, em linha, hierárquico, hierárquico-consultivo, hierárquico-funcional, horizontal, linear, militar, misto, tradicional e vertical. Também pode ser um organograma no formato circular ou radial, funcional, estrutural funcional ou matricial.
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	Cabe ao profissional de secretariado compreender a finalidade da empresa em que atua, para, na sequência, aproximar-se do organograma que melhor define a organização.
	
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	No alto da folha do organograma deve constar obrigatoriamente o título da organização, o retângulo representa a fração organizacional [...], a representação gráfica dos retângulos pode ser nos dois sentidos: horizontal (deitado) e vertical (em pé), havendo siglas elas devem ser explicitadas na legenda. (Araújo, 2011, p. 167)
	
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	Acreditamos ser fundamental para o profissional de secretariado o domínio dessa ferramenta, principalmente para a efetivação de atividades de gestão da informação. Quando se conhece bem uma empresa, seus cargos, funções e estrutura, o trabalho de assessoria fica mais fluido e consistente. Portanto, ao entrar em uma nova empresa, não se esqueça de solicitar o organograma, caso não esteja exposto em algum mural.
	
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	Pode ocorrer de a organização não ter elaborado um documento no qual conste o organograma; nesse caso, utilizando-se do conhecimento adquirido neste capítulo sugira um modelo para a empresa.
	
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	O organograma estrutural caracteriza-se por alguns elementos fundamentais, que, segundo Araújo (2011), podem ser definidos como um agrupamento de unidades (direção, apoio superior e operacional).
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	Podemos observar a figura do profissional de secretariado executivo na linha correspondente ao setor no qual a assessoria se efetiva.
	
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	É interessante observarmos as possibilidades de atuação desse profissional e o fato de que ele se torna estratégico para a empresa na medida em que, para cada setor, departamento ou gerência, há um profissional na posição de assessoria imediata.
	
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	Outro modelo de organograma é o circular ou radial, que apresenta um aspecto gráfico diferente dos organogramas tradicionais e provoca a sensação visual de uma distribuição homogênea de atividades e certa unicidade no poder de decisão.
	
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	A autoridade hierárquica é representada do centro para a periferia; a representação de estruturas de certa complexidade torna-se difícil, pois a existência de muitas unidades gravitando próximo à autoridade superior dificulta a localização no gráfico dessas mesmas unidades; a existência de muitos níveis hierárquicos também dificulta uma melhor elaboração e assimilação [...]. (Araújo,2011, p.170)
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	Entre os modelos, destaca-se também o organograma matricial, que foca e prioriza as estruturas divididas em departamentos, coordenações ou setores.
	
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	Essa estrutura divide-se por projetos, grupos de clientes ou unidades de produção. Nesse caso, é fundamental contar com gestores de projetos e profissionais de secretariado executivo que compreendam as dinâmicas da aplicabilidade de um projeto.
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	Percebemos que os grupos participantes estão em constante reformulação. A cada novo projeto, novas equipes são formadas, com exceção dos coordenadores de área e profissionais de secretariado, que geralmente são fixos em suas funções.
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	Por fim, analisaremos o gráfico do organograma funcional, que é muito utilizado pelas empresas.
	
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	Nesse organograma, a prioridade são as relações funcionais, ou seja, a distribuição gráfica é realizada segundo as funções de cada setor/departamento ou gerência. Esse modelo é aplicado, geralmente, em empresas de pequeno porte, onde o grupo de funcionários é pequeno e as funções são restritas a grupos enxutos.
	
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	Após analisarmos o que é uma empresa e como se constitui um organograma, vamos ao ator principal de nossos estudos: o profissional de secretariado. É interessante pararmos para refletir a respeito do locus desse profissional, pois temos de ter a certeza do papel desempenhado pelo secretário dentro das organizações, independentemente de seu porte.
	2.4 O locus do secretário na empresa
	
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	As capacidades exigidas de um profissional de secretariado executivo vão além dos conhecimentos pertencentes ao que chamamos de base técnica. Ou seja, para além das exigências dos conhecimentos adquiridos durante sua formação inicial, aos secretários serão solicitados conhecimentos pertinentes à área ou ao tipo de empresa em que trabalham.
	
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	Para Ardions, Romero e Sequeira (2006, p.115), na sociedademoderna e muito particularmente na empresa, o secretário tornou-se Um elemento de primeira importância, resultante do papel que desempenha junto da administração. Essa importância transparece através, mesmo, da etimologia da palavra secretariado. Segundo uns, a origem encontra-se na palavra "secreto”; segundo outros, na palavra "secretar". Em ambas as correntes há algo de verdade.
	
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	Por esse contexto, julgamos necessário nos questionarmos: qual é o lugar do secretário hoje? Entretanto, não podemos analisar o papel do profissional de secretariado de maneira generalista, visto que, embora haja uma legislação que aponte as atribuições da categoria segundo titulação, é com base nas características e demandas das empresas e nos tipos de prestação de serviços ou confecção de produtos que podemos mapear as atribuições desse profissional, e as exigências que lhe são feitas.
	
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	Pequenas empresas 
Neste tipo de empresa, o secretariado é essencialmente executivo, também designado por secretário de direção. Muitas vezes, o profissional de secretariado é o principal obreiro da construção de uma boa (ou má) imagem institucional, porque é ele quem cantata em primeiro lugar com os diversos públicos da organização.
	
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	Médias empresas
O secretariado é também, neste caso, um órgão executivo encarregado das mesmas funções referidas anteriormente, sendo as tarefas apenas mais numerosas e mais complexas.
	
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	Grandes empresas
O secretário-geral surge como estado-maior da direção da empresa [...]. Em termos de categoria de funções, o secretário-geral é, nesse sentido, um órgão de gestão.
	
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	Entendemos que, quanto maior a empresa, maior a distribuição das funções. Assim, é possível que o profissional de secretariado dedique-se à função de cogestor. Com as atividades consideradas de base técnica- atendimento telefônico, organização de reuniões e viagens, recepção, entre outras- sendo realizadas por uma equipe (pool secretaria), é possível que o secretário executivo concentre-se nas atividades de planejamento estratégico da empresa.
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	As atividades de base técnica são aquelas determinadas por lei de regulamentação da profissão e que são, obrigatoriamente, exercidas pelos profissionais de secretariado, como vimos no capítulo anterior.
	
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	As atividades complementares são aquelas que foram sendo inseridas ao longo dos anos, seja em razão de uma reorganização da atividade secretaria! seja em função das novas exigências do mercado de trabalho.
	
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	A reorganização da atividade secretaria! ocorre em decorrência de diversos elementos. Se, antes, as obrigações da categoria se pautavam em atividades estritamente técnicas, como comunicação oral e escrita, técnicas de telefonia e datilografia, organização de viagens e reuniões, função de receptivos e arquivística, hoje novas atividades foram somadas ao rol de funções desse profissional.
	
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	Tais atribuições se dão pela via das inovações tecnológicas e da inserção das tecnologias da informação e da comunicação -TICs no mercado de trabalho, e bem como pelas novas possibilidades de atuação das assessorias, como as áreas de qualidade, gestão de projetos e inovação, entre outras.
	
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	O profissional de secretariado acaba se especializando em determinada área e contribui de maneira efetiva com os projetos das organizações. Acrescentam-se a esse cenário os conhecimentos relacionados ao uso de diferentes idiomas, à interculturalidade e a novos negócios.
	2.5 O trabalho do profissional de secretariado executivo
	
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	Ao entrar em uma organização, é necessário que esse profissional tenha contato com o maior número de informações a respeito de seu funcionamento. Ele deve atentar para algumas questões: 
» Qual é o ramo de atividade da instituição? 
» Qual é o produto ou serviço prestado?
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	Compreender o ramo de atividade, bem como o produto ou serviço prestado, é fundamental para o desempenho profissional e possíveis participações em planejamentos dos processos de melhoria.
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	Outras questões importantes são: 
» Qual é o setor no qual trabalho? 
» Quais colaboradores atuam nesse setor?
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	Como gestor do fluxo de informação, faz-se necessário que o profissional de secretariado entenda qual é a finalidade de seu setor e quais são as pessoas que compõem a equipe de trabalho.
	
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	Com base no cenário descrito, sugerimos uma espécie de check-list para que a adaptação à empresa ocorra da melhor forma. A seguir, apresentamos outras questões importantes: 
» Quais são os nomes e as demais funções dos outros setores da empresa? 
» Quem são os diretores e respectivos profissionais de secretariado executivo? 
»Existem gerentes em minha empresa? 
» Onde fica o setor financeiro? Contabilidade? Eventos?
	
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	O profissional de secretariado pode estar em todos os níveis organizacionais e, por conta disso, é exigido desse profissional um conhecimento pleno a respeito da empresa em que trabalha. Dessa forma, entendemos que, ao entrar em uma empresa, é responsabilidade desse profissional procurar 
conhecê-la, compreendendo a finalidade de cada setor ou departamento, bem como a missão, os valores e a política da organização.
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	Não basta apenas conhecer a empresa; é preciso saber exatamente quais são as suas atribuições. Isso ajudará no desenvolvimento do trabalho e evitará sobreposição de tarefas de outros setores ou áreas.
	2.5.1 Atuação do secretário executivo
	
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	Fazendo o mapeamento dos recursos disponíveis no setor, será mais fácil atender às demandas de trabalho. Caso não haja material suficiente para iniciar suas atividades, o profissional deve verificar se existe um setor de almoxarifado.
	
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	O termo instrução de trabalho- IT é muito utilizado na área da qualidade e representa um documento em que constam dados e informações de como um determinado profissional deve proceder em seu trabalho. Geralmente, esse documento é usado para determinadas áreas, como engenharia mecânica e informática, mas é muito interessante também utilizá-lo no secretariado.
	
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	As rotinas do setor, bem como os processos existentes, também são importantes para o desenvolvimento de um planejamento de trabalho diário. Estabelecendo um bom planejamento, o processo para controlar as atividades consideradas de base técnica será efetivo e, assim, em pouco tempo o profissional poderá dedicar-se também às atividades complementares, com foco nas estratégias organizacionais.
	Síntese
	
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	Refletimos sobre o lugar do profissional de secretariado nas organizações, examinando suas principais responsabilidades nas empresas. Vimos que esse profissional é o elo entre muitos setores e que suas principais habilidades e competências permitem que seja participativo em todos os níveis organizacionais.
	
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	Analisamos o trabalho do profissional de secretariado e sua agenda cotidiana. Observamos que um conjunto de informações consistente sobre a organização facilita o desempenho profissional e possibilita uma atuação com excelência.