TRABALHO - ATIVIDADES EXTENSIONISTAS I

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UNIVERSIDADE INTERNACIONAL DE CURITIBA – UNINTER 
ATIVIDADE EXTENSIONISTA 
DENILSON CAMPOS CONCEICAO LIMA 
RU: 1160948 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SISTEMA DE BUSCA DE ARQUIVO MORTO NA 
ESCOLA DA COMUNIDADE 
 
 
 
 
 
 
 
 
IMPERATRIZ - MA 
2022 
RESUMO 
 
Com base nos conhecimentos adquiridos no curso e diante de uma situação de 
espera na secretaria de uma escola da comunidade local em que residimos, nos 
propusemos a ajudar, visto que o processo de busca dos dossiês dos alunos, era todo 
manual e a quantidade de arquivos é muito grande, pois a Escola é praticamente a 
única no segmento de ensino fundamental e atende a maioria dos alunos do Parque 
Santa Lúcia em Imperatriz e os bairros vizinhos. Através de um software de planilhas 
eletrônicas Microsoft Office Excel, disponível em praticamente todo computador, 
desenvolvemos um sistema de busca dos documentos de forma automatizada pelo 
computador. 
SUMÁRIO 
 
INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 1 
CRONOGRAMA ......................................................................................................... 2 
PLANEJAMENTO INICIAL/METODOLOGIA............................................................. 3 
DESENVOLVIMENTO ................................................................................................ 4 
CONT. DESENVOLVIMENTO ....................................................................................5 
RESULTADOS ........................................................................................................... 6 
CONCLUSÃO ............................................................................................................. 7 
 
 
 
 
 
 
 
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INTRODUÇÃO 
 
Analisando a forma como eram feitas as buscas nos processos dos alunos da 
Escola da comunidade local, pelos secretários, pudemos observar o grau de 
dificuldade do pessoal em localizar dentro do vasto arquivo os processos dos ex-
alunos, principalmente aqueles mas antigos, aí nos disponibilizamos pra ajudar a 
desenvolver algo pra ajudar nessa busca, foi então que descobrimos que através de 
um software de planilhas eletrônicas, Microsoft Office Excel, daria pra automatizar 
essa pesquisa através de um banco de dados contendo todos os arquivos, o desafio 
foi lançado e graças a Deus hoje podemos colher os frutos de todo o esforço em 
conjunto com toda a equipe diretiva conseguimos realizar a tarefa estabelecida, em 
questão de minutos já dar pra saber onde localizar o dossiê do aluno, processo todo 
feito no computador e o resultado é satisfatório. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CRONOGRAMA 
 
Diante da quantidade de arquivos, dos mais variados anos numa escola que 
contém 18 salas de aula em média 30 alunos em cada, funcionando nos períodos 
matutino, vespertino e noturno, a quantidade era imensa, todavia, com o esforço 
coletivo, vimos que era possível se todos vestissem a camisa do projeto, portanto, nos 
reunimos e determinamos que iniciaríamos em março do corrente ano, a direção da 
escola, disponibilizou um computador dos três que existem na secretaria da escola, 
somente pra digitação dos processos, em cada turno um servidor da escola estaria 
trabalhando no preenchimento do banco de dados, após o termino de cada turno a 
planilha era salva num pendrive e enviado pra nuvem também pra garantir que o 
arquivo estaria seguro, então o trabalho era 9 horas por dia, 3 horas em cada turno, 
pra conseguirmos digitalizar os mais de 12 mil arquivos existentes por lá. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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PLANEJAMENTO INICIAL/METODOLOGIA 
 
O primeiro passo foi nos reunirmos com toda a equipe diretiva e expor a ideia 
de como seria os passos pra implantação do sistema, começamos por separar um 
computador exclusivo pra desenvolver as atividades, todavia, fizemos um mutirão pra 
mudar a forma como eram arquivados os processos, mudamos de ANO/SERIE, pra 
simplesmente um dossiê com uma identidade numeral, ou seja, agora cada 
documento teria um número e seria arquivado em caixas de arquivo morto e não mais 
em pastas como era feito antes de iniciarmos o processo. 
Depois de todos os documentos já estarem devidamente acomodados nas 
caixas, seria a etapa de numerar cada um deles e digitar em um “banco de dados” 
onde teria a sequência: NOME DO ALUNO, NUMERO DO PROCESSO, GAVETA, 
CAIXA e ANO QUE O ALUNO CONCLUIU, ARMÁRIO e etc..., daí passamos a 
executar conforme planejado, todos em sintonia, deixando anotado todos os passos 
para o próximo turno dar continuidade no processo. 
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DESENVOLVIMENTO 
 
Desenvolvemos o “programa”, bem simples através do software de planilhas 
eletrônicas Microsoft Office Excel, um sistema que faz pesquisas através das planilhas 
num banco de dados onde é possível fazer as buscas pelos nomes dos alunos que 
foram inseridos no cadastro, agora pra encontrar o documento no arquivo da escola, 
seria preciso somente o nome completo do aluno, sem a necessidade de saber qual 
a série e o ano em que estuda/estudou, conforme as imagens abaixo. 
 
 
 
LAYOUT: Interface gráfica do Sistema 
Banco de Dados 
Fonte: O autor 
Fonte: O autor 
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DESENVOLVIMENTO 
 
 
 
Daí em diante todo os esforços eram em conseguir digitar o maior número de 
processos diariamente pra evoluir no progresso de execução, pra não fugirmos muito 
do cronograma planejado, tivemos que fazer alguns ajuste no decorrer do processo, 
pra aprimorar as pesquisas, mas tudo de forma satisfatória, sempre que podíamos 
passávamos por lá pra ver como estavam sendo executadas as tarefas e quando 
íamos, fazíamos sempre algumas observações e ajustes no sentido de dar maior 
segurança no que estávamos fazendo. 
 Disponibilizamos o nosso contato telefônico, e sempre que tinham alguma 
dúvida, tentávamos sanar pra não parar o projeto, dentro de poucos dias já dava pra 
procurar alguns processos e fomos vendo na prática a comodidade que o sistema 
dava aos secretários e a busca era feita em minutos, isso foi muito agradável. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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RESULTADOS 
 
Ao passar dos dias, com uma quantidade de documentos já inseridos no banco 
de dados, já era possível encontrar os dossiês de alguns alunos que vinham em busca 
de seus documentos, daí um servidor fazia a pesquisa pelo nome e rapidamente 
encontrava onde estava arquivado o dossiê, de posse dessa informação era possível 
encontrar com muita facilidade, o que podemos ver é o grau de satisfação por parte 
dos secretários da escola no que diz respeito a encontrar documentos antigos e novos 
dentro dessa nova plataforma de pesquisa em arquivo morto. 
O gestor da escola MAGNO RIBEIRO DA SILVA, nos agradeceu pela iniciativa 
em ajudar, inclusive o mesmo expôs com orgulho em uma reunião de gestores 
municipais a novidade que estava em funcionamento na sua escola, alguns fizeram 
visita e apreciaram e nos pediram auxílio pra implantar também nas suas respectivas 
escolas. 
 
 
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CONCLUSÃO 
 
Todo conhecimento que adquirimos deve ser partilhado para melhoria de algum 
processo que participamos, no nosso caso, foi gratificante poder usar um pouco pra 
ajudar a comunidade carente, visto que os recursos nesses locais são bem escassos, 
e toda iniciativa no sentido de aprimorar qualquer que seja a situação é vista como 
positiva. 
Com a sensação do dever cumprido, o que nos resta e ser grato por participar 
desse processo que trouxe melhorias, com a pandemia do coronavírus, o mundo 
passou por uma transformação, tornando tudo que era analógico em digital, então 
estudar analise e desenvolvimento de sistemas é algo bastante útil e que vai gerar em 
nós uma utilidade maior frente aos desafios que viram, visto que tudo hoje em dia 
depende do uso maciçode tecnologias.