Secretaria Escolar_Módulo 3

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SECRETARIA ESCOLAR 
MÓDULO 3
Caro cursista! 
Esta apostila de estudos será nosso principal recurso 
sobre os conhecimentos que queremos construir 
durante o módulo III. Por isso, gostaria que você se 
dedicasse lendo o material com atenção.
O objetivo é mostrar a questão da comunicação, pois 
interagimos com as pessoas e com as instituições 
usando a linguagem verbal e não verbal de forma tão 
natural que nem paramos para pensar como isso 
ocorre. 
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introdução
Na atual e moderna sociedade competitiva, a habilidade de se 
comunicar bem é fator preponderante e pré-requisito para o sucesso 
em qualquer profissão. Outro ponto importante a ser abordado é a 
questão do atendimento pessoal e telefônico, pois um bom 
atendimento deve unir gentileza, agilidade e precisão nas 
informações institucionais. Depois falaremos sobre arquivo que é o 
centro de informações, é a memória viva e mecânica da instituição, 
pois armazena informações, em formas de documentos, que são 
provas de fatos ocorridos. Por último falaremos sobre o Google Drive 
que é a forma de armazenar os arquivos na nuvem e o Google Agenda é 
a forma de programar os eventos da sua escola, como reunião de 
pais, de planejamento e de conselho escolar.
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Fonte: Freepik.com
Para Sousa (2013), usamos a comunicação para expressar nossos 
pensamentos e sentimentos; defender nossas ideias; ler e reler, 
compreender, dar sentido às coisas; fazer inferências sobre a situação 
social, política e econômica do país; para aprender com os textos, que 
registram a linguagem por meio de símbolos, o que constitui a escrita; 
para entender o mundo. Enfim, são muitas as funções e as atividades de 
linguagem que realizamos. 
Por exemplo, na escola, no exercício de seu papel social e administrativo, 
o secretário escolar atende muitas pessoas: diretor (a), professores (as), 
COMUNICAÇÃO
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alunos (as), pais, etc. Para isso, usa a fala, conversando, interagindo para 
resolver problemas, prestar serviços que fazem parte de sua rotina 
(SOUSA, 2013).
Segundo Souza, nossos gestos, o modo de nos vestirmos, o tom da 
nossa voz, tudo isso está relacionado à nossa forma de falar na 
interação com o outro. Por isso, muitas pessoas recebem elogios: 
“como fulano é educado”, “eu fui muito bem atendida pela secretária 
escolar, como ela é educada”. Os elogios surgem porque a comunicação 
foi boa, bem recebida pelo outro.
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principalmente nos 
serviços administrativos. Muitos serviços são realizados por meio de 
documentos próprios (documentação) dos serviços administrativos: 
produzimos documentos, registramos matrículas dos (as) alunos (as), 
manuseamos o computador, interagimos por meio de e-mails, etc. 
Para isso, é necessário ter um bom domínio da escrita, conhecendo 
suas regras e sabendo aplicá-las na produção de documentos que 
fazem parte de serviços específicos, como os da secretaria, entre 
outros. No entanto, escrever com clareza, objetividade e concisão 
também faz parte da boa comunicação, (SOUSA, 2013).
2.1 PROCESSO DA COMUNICAÇÃO
Fonte: Freepik.com (adaptado)
Emissor Receptor
mensagem
Referente
(assunto)
Código
(linguagem)
Canal
(meio)
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Para que o processo da comunicação aconteça é necessário a presença 
de cinco elementos, conforme (CORRÊA, 2002):
 1. Emissor (aquele que transmite a mensagem); 
 2. Receptor (aquele que recebe a mensagem); 
 3. Mensagem (é o próprio conteúdo da comunicação);
 4. Código (conjunto de sinais utilizado na transmissão de uma 
mensagem – código verbal à língua portuguesa - escrita e a fala, placas 
de trânsito); 
 5. Canal (meio de transmissão, a voz, livro, celular, rádio, televisão, 
e-mail, etc.). 
2.2 COMUNICAÇÃO VERBAL E NÃO VERBAL
Conforme CORRÊA (2002) divide-se em:
Verbal: é aquela em que a mensagem é constituída pela palavra. Dá-se 
de duas maneiras:
 • Comunicação Oral: a comunicação oral parte do princípio básico de 
interação de ideias entre emissor e receptor por meio da fala. A 
mensagem é transmitida por um código em determinado canal e 
contexto. Ex: ordens, pedidos, conversas, debates, comunicação por 
rádio, televisão, etc.;
 • Comunicação Escrita: cartas, telegramas, bilhetes, cartazes, revistas, 
jornais, outdoors, etc.
Portanto, a comunicação verbal se realiza na fala e na escrita. 
Concretiza-se na fala, que se realiza por meio de signos linguísticos.
A escrita representa o que falamos, mas não de forma tão exata. 
Utilizamos para escrever símbolos: alfabeto, sinais de pontuação, 
acentuação, números, etc. Portanto, utilizamos a fala e a escrita para dar 
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sentido às nossas ações e atividades de linguagem e, principalmente, 
estabelecer a comunicação. 
Não Verbal: é aquela feita por outros meios que não sejam as palavras. 
Pode ser através de:
 • Gestos/Mímicas; 
 • Olhar; 
 • Tato; 
 • Imagem.
Diante disso, a comunicação não verbal é a transmissão da mensagem 
através das expressões corporais, posturas, vestuário, tom de voz, que 
não esteja em forma de palavras, as cores, ícones, movimentos faciais, 
desenhos, fotografias, lugares, etc. Sem que se perceba, 
frequentemente se está transmitindo mensagens.
ALGUMAS OUTRAS FORMAS DE COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL 
 
 • Erguer as sobrancelhas quando nos espantamos. 
 • Cruzar os braços para se proteger. 
 • Coçar a cabeça num instante de dúvida. 
 • Dar de ombros quando sentimos indiferença. 
 • Esfregar as mãos por impaciência. 
POSTURAS POSITIVAS NA COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL 
 • Manter uma postura relaxada, porém atenta. 
 • Gesticular evitando acenos e exagero. 
 • Balançar a cabeça ou sorrir. 
 • Participar ativamente da conversa. 
A comunicação que estabelecemos no cotidiano pode facilitar ou 
dificultar muito as nossas relações. Existem algumas estratégias que 
devemos observar em nossa comunicação para que os 
relacionamentos pessoais e profissionais alcancem resultado positivo. 
Tais como Ferreira (1990):
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 • Clareza: comunique-se de maneira límpida, fácil de compreender. 
 • Objetividade: seja fiel ao assunto, evite misturá-lo com suas opiniões 
pessoais. 
 • Precisão: faça da sua mensagem algo exato, não seja vago, 
indeterminado. 
 • Emoções: esteja atento aos seus sentimentos e emoções, pois 
quando estamos tensos, o que ouvimos e percebemos parece ser mais 
ameaçador do que quando estamos tranquilos e seguros. 
 • Sentido completo: verifique se você está transmitindo assunto por 
inteiro, caso contrário, isto pode produzir consequências ruins para o 
andamento de seu trabalho. 
 • Saiba ouvir: ouça com atenção, procure compreender o significado 
da mensagem recebida. 
Interagimos com as pessoas e com as instituições usando a 
comunicação verbal e não verbal de forma tão natural, que nem 
paramos para pensar como isso ocorre. 
BARREIRAS DA COMUNICAÇÃO
Muitas vezes, a comunicação não acontece de forma eficaz em virtude 
da falta de habilidade do emissor e/ou receptor, constituindo-se 
verdadeiras barreiras. Se os interlocutores não estiverem atentos a 
todos os aspectos da comunicação, o processo comunicativo não 
ocorrerá, ou será ineficiente, (SOUSA, 2013).
Consideram-se barreiras de comunicação, de acordo com SEBRAE (2010):
 • Dificuldade de se expressar;
 • Desatenção de quem ouve devido ao pouco interesse pela 
mensagem, ou preconceitos;
 • Hábito de interromper o interlocutor, falando ao mesmo tempo em 
que ele fala sem dar oportunidade aos outros, o desejo de querer 
dominar a conversa e ser dono do assunto, o “sabe-tudo”;
 • Falta de sequência lógica na conversa;
 • O hábito de sempre querer fazer graça;
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 • A mania da contradição;
 • Excesso de intermediários (quem conta um conto, aumenta um 
ponto);
 • Dificuldade de ouvir.
REGRAS PARA FACILITAR A COMUNICAÇÃO
 • Escute atenta e ativamente o outro;
 • Mantenha contato visual sem exagerar;
 • Não pense no que vai responder enquanto o outro fala;
 • Mantenha uma atitude atenta e calma;
 • Procure fazer com que sua comunicação tanto verbal como não 
verbal, assegure ao outro que você está atento;• Depois de fazer uma pergunta, é importante silenciar. Se o outro 
não responder de imediato, evite o impulso de preencher o silencio com 
seus comentários. Dê-lhe oportunidade de pensar sua resposta;
 • Nunca interrompa para retificar o que o outro está dizendo, 
mesmo que você não concorde com o que está sendo dito;
 • Não contradiga o que o outro está dizendo por considerar 
conhecido, desconhecido ou trivial (SEBRAE, 2010).
Portanto, a cordialidade, explicações claras e objetivas, bom 
atendimento, evitar mal-entendidos para que não ocorram ruídos na 
comunicação, ouvindo o outro com atenção, é tudo que esperamos de 
uma pessoa que esteja exercendo o papel de lidar com o público. 
Portanto devemos estabelecer uma boa interação e uma boa 
comunicação sendo prestativos e procurando dar sentido ao que 
ouvimos, pois é importante entender qual é a função social que 
exercemos em um local de trabalho e conhecer bem o serviço que 
prestamos à comunidade escolar (CORRÊA, 2002).
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COMUNICAÇÃO POR TELEFONE 
Fonte: Freepik.com
Pease (2009), a comunicação ao telefone é uma das principais portas de 
entrada das escolas, empresas, escritórios e consultórios para um 
grande número de clientes. Muitos deles têm um primeiro contato 
através do telefone. As pessoas esperam o máximo de informações, de 
forma clara e objetiva, no mínimo de tempo, no qual possam ser 
compreendidos e direcionados à solução das suas questões. 
Por isso, um bom atendimento transmite uma mensagem de 
profissionalismo e adequação, causando uma boa primeira impressão e 
conquistando os clientes que estiverem em dúvida quanto à postura da 
escola. 
Através do telefone, é possível, de forma eficiente, encaminhar assuntos, 
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solicitar favores, prestar serviços e auxílios, resolver grande parte dos 
assuntos funcionais diários, enfim, dar e receber informações.
3.1 ATENDIMENTO TELEFÔNICO
De acordo com Sampaio (2000):
ATENDA no primeiro toque. O pronto atendimento causa uma excelente 
impressão. 
SAUDAÇÃO enfática. Dê o nome da empresa. Cumprimente o cliente. Dê seu 
nome e coloque-se à disposição. Tudo isso com ênfase, com calor 
humano. 
NUNCA atenda ao telefone dizendo “Alô”. 
TOM DA VOZ o tom da voz é tão importante no atendimento telefônico, 
quanto à postura do corpo é importante no atendimento pessoal. Se o 
corpo fala, o tom da voz também fala e diz muito ao cliente. 
DISPONIBILIZE-SE coloque-se à disposição do cliente. Mostre-se prestativo. 
Pergunte o nome do Cliente: “Com quem eu falo, por favor? ”, ou “Qual o 
nome do senhor (a)? ”;
ESCUTE com atenção. A máxima atenção. Concentrado. Deixe o cliente 
falar. Preste atenção aos detalhes. Anote os pontos principais (ou 
dados) fornecidos pelo cliente. 
USE TERMOS FÁCEIS DE SEREM ENTENDIDOS fale com clareza, com boa dicção e bom 
português;
Seja EMPÁTICO. Imagine-se como se fosse o cliente. Ponha-se na pele dele. 
Isso facilita a compreensão. 
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%
INFORME com clareza e objetividade o que for pertinente à colocação do 
cliente. 
Seja ÁGIL na solução, no atendimento. Uma chamada toma tempo. 
Tempo é dinheiro. Ninguém quer perdê-lo, muito menos o cliente. Seja 
objetivo. 
CERTIFIQUE-SE de que o cliente entendeu, concorda e está satisfeito. Senão, 
repita, use outros meios. Explique pacientemente. Se o cliente continua 
sem entender ou concordar, passe-o para um superior. Evite, ao 
máximo, concluir um contato com a insatisfação do cliente. 
EVITE DEIXAR ESPERANDO - se não for possível fornecer informações 
rapidamente, consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar 
novamente, caso contrário, anote os dados e retorne posteriormente;
PERGUNTE em que mais você poderia ajudar o cliente. Não meça esforço 
para oferecer algo a mais. 
DESPEÇA-SE de forma calorosa, use sempre palavras obrigado (a), às 
ordens, convide o cliente a retornar, fazer uma visita. Agradeça a ligação. 
Deseje bons negócios e/ou um excelente dia para o cliente. 
3.2 DICAS PARA EFETUAR UM ATENDIMENTO TELEFÔNICO COM QUALIDADE
 • Manter a agenda telefônica organizada, atualizada e acessível;
 • Manter lápis e papel sempre prontos para anotações de recados;
 • Evitar conversas longas e desnecessárias ao telefone;
 • Lembrar que todo recado é importante e anotar o assunto, nome, 
telefone, horários e para quem se destina.
 • Filtre as ligações, só passe as que realmente interessam, procure 
saber: o nome, cargo e empresa de quem está ligando e o assunto que 
deseja falar. 
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 • Mantenha sempre em sua mesa uma agenda contendo os 
números de telefones que são contatados frequentemente. 
 • Só passe para o diretor(a) a ligação quando a pessoa que ele 
deseja falar estiver na linha 
 • Antes de fazer uma ligação pedida por seu diretor(a), certifique-se 
de que ele pode falar. 
 • Ao fazer uma ligação e não encontrar a pessoa desejada 
informe-se sobre dia e hora que poderá encontrá-la. 
ATITUDES ABOMINÁVEIS AO ATENDIMENTO TELEFÔNICO 
 
 • Chamar o cliente de “bem”, “querida”, “meu anjo”; 
 • Atender ao telefone acima de três toques;
 • Pedir para o cliente se acalmar, afirmando: “o senhor está muito 
nervoso”;
 • Afirmar que nada pode ser feito porque é “norma da casa”; 
 • Deixar o cliente esperando por muito tempo;
 • Interromper o cliente;
 • Prometer e não retornar uma ligação; 
 • Pedir para ele ligar depois;
 • Não estar preparado para dar as informações ou passar 
esclarecimentos equivocados; 
 • Expressões diminutivas que não devem ser usadas como, por 
exemplo: "espere um minutinho, "momentinho", ou "um instantinho";
 • Gritar ou falar alto com um cliente. 
COMO REAGIR À RAIVA DE UM CLIENTE?
 
 • Ouça com atenção. 
 • Não se irrite. Mantenha controle da situação. 
 • Seja objetivo. Concentre-se nos fatos. 
 • Fique calado e deixe que a pessoa descarregue a sua ira. 
 • Durante a explosão de alguém, não a ignore, mostre que está 
atento, o tempo todo. 
 • Se estiver errado, admita, peça desculpas e diga o que vai fazer 
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para corrigir-se. 
 • Tente mostrar ao interlocutor que você entende o que ele está 
sentindo. 
 • Tenha atitude firme! Coloque suas ideias e opiniões. 
 • Faça que o interlocutor participe da busca de uma solução para o 
problema. 
 • Faça uma autoavaliação e promova o seu crescimento 
profissional. Verifique o seu comportamento profissional sempre. 
Lembre: o cliente ter ligado furioso não é o problema. É o problema que 
causou o telefonema bravo; o telefone é a consequência. 
ATENDIMENTO AO CLIENTE
Fonte: Freepik.com
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A palavra atendimento é derivada do verbo "atender", e atender é um 
verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvidos ou escutar 
o que alguém deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com 
positividade (SAMPAIO, 2000).
São raras as instituições que se preocupam em conhecer as 
necessidades de seus clientes, saber qual o seu grau de satisfação, 
apurar opiniões, sugestões e criticas. Conforme Sampaio (2000), mas para 
que essas medidas sejam eficazes é preciso sabermos quem são os 
nossos clientes e entender as suas necessidades e desejos. 
O atendimento a clientes engloba um número grande de ações: prestar 
ajuda, dar atenção, observar, auxiliar, resolver problemas, recuperar um 
cliente descontente, descobrir necessidades, atender e superar 
expectativas.
4.1 POSTURA PROFISSIONAL E ABORDAGEM AO CLIENTE
A primeira impressão é a que fica! Você nunca terá uma segunda 
chance se não causar uma primeira boa impressão. Todo cliente deseja 
ser atendido por um profissional que esbanje saúde e disposição. Tanto 
a aparência física quanto a própria vestimenta terão uma enorme 
importância no primeiro contato com o seu cliente. O carisma deve ser 
expresso do começo ao fim do atendimento. O sorriso e o bom humor 
continuam sendo os segredos do sucesso. A segurança e as afinidades 
expressas no primeiro contato ajudarão na qualidade e na fidelização do 
cliente (CHING, 2006).
Outra forma de obter sucesso profissional é trabalhar com amor e com 
dedicação, de tal forma que as pessoas não saibam se você estátrabalhando ou se divertindo. Não pensar, nunca, no problema e sempre 
na solução. O mercado quer profissionais que, diante de um problema, 
concentrem esforços na busca de soluções e não na busca de 
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culpados/explicações.
Uma das principais estratégias para conquistar o cliente pode começar 
pelo investimento na apresentação pessoal. Você precisa ser sensível o 
suficiente para perceber que está na linha de frente com os pais dos 
alunos e que sua imagem é um grande cartão de visita (CHING, 2006).
4.2 PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA O BOM ATENDIMENTO PESSOAL 
Cumprimente o visitante - Sempre com um "Bom dia" ou "Boa tarde". Deixe-o 
dizer o que deseja e escute atentamente para poder encaminhá-lo à 
pessoa apropriada. 
Dar boas-vindas - Com um sorriso natural e espontâneo, facilitando o 
contato com o cliente. Sempre que possível chamá-lo pelo nome, 
pronunciando corretamente. E nunca diga que o nome do seu cliente é 
horrível, estranho, engraçado e etc.
Atender de imediato – O cliente deve ser priorizado em qualquer atendimento, 
principalmente se o funcionário estiver realizando apenas uma conversa 
ou um ato que não esteja relacionado com o seu trabalho. Lembre-se 
que para quem chega a sua empresa você é o responsável pela primeira 
impressão e um minuto de espera pode representar uma eternidade. 
Mostre boa vontade - Mesmo fora de sua área de trabalho, o funcionário 
pode cumprimentar a todos e tentar ajudar, na medida do possível, a 
gentileza não precisa ficar restrita ao setor de trabalho ou às pessoas 
que conhece. É sempre gratificante para o cliente ser atendido ou 
cumprimentado por um funcionário da empresa que o reconheça. 
Dispensar atenção ao cliente – Dar tempo para o cliente explicar o que deseja. 
Escutá-lo e não apenas ouvir. Lembre-se de manter uma atitude 
agradável buscando principalmente respeitar a opinião de seu cliente. 
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Agir com rapidez – O tempo é muito importante tanto para você como para o 
seu cliente. Ele deseja que o seu problema seja solucionado o mais 
rápido possível e você, deve atendê-lo com agilidade para que possa dar 
andamento ao atendimento dos demais clientes. Mas lembre-se que 
rapidez não é sinônimo de descaso ou irritação. Nunca demonstre ao 
cliente que está sendo rápido para se livrar dele. 
Não dê ordens - Jamais ordene algo ao cliente. Uma expressão cordial é o 
necessário para que o cliente faça o que você quiser. “Por favor, o Senhor 
pode assinar nesta linha?”
Evitar atitudes negativas – Expressões negativas tendem a criar um clima 
negativo. Evite: “não deve”, “não pode”, “não dá”. 
Falar a verdade – A verdade é extremamente importante nas informações 
dadas, mas lembre-se que nem sempre o nosso superior coopera para 
que digamos a verdade, e nesses casos a mentira não é sua, você está 
apenas cumprindo ordens. 
Agir como o melhor cartão de visitas – Lembre-se de que sua imagem equivale 
a imagem da empresa, seu local de trabalho deve estar sempre limpo, 
organizado, a sua linguagem deve ser a mais correta, sem exageros, o 
seu vestuário deve ser o mais sóbrio possível, sem exageros.
Despeça-se - Para finalizar, despeça-se cordialmente: tenha um bom dia! 
Bom trabalho! Bom final de semana. 
4.3 ALGUMAS ORIENTAÇÕES PARA CAUSAR IMPACTO POSITIVO NO ATENDIMENTO
 • Atenda a pessoa olhando nos olhos e de forma cordial. 
 • Tenha sempre um sorriso, atitude cortês. 
 • Preste tratamento personalizado, chame pelo nome. Faça com 
que se sinta alguém muito especial, num ambiente tranquilo e 
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agradável. 
 • Encaminhe o cliente, e, se possível, acompanhe-o até o local, sem 
lhe dar as costas. 
 • Utilize vocábulos adequados a cada cliente. 
 • Paciência com pessoas que têm dificuldades para expressar-se e 
ou entender informações. 
 • Não reaja às provocações ou estímulo do cliente. 
 • Seja extrovertido.
 • Tenha humildade.
 • Desculpe-se por eventuais demoras. 
 • Não fume, não converse com outras pessoas e nem desenvolva 
outras tarefas, ao mesmo tempo. Isso gera dispersão, até descaso para 
o cliente.
NOÇÕES DE ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
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Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guardá-los 
de alguma forma, visto que neles encontram-se informações preciosas. 
Para Sousa (2013), a palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion, 
que significa documento. Arquivo é o conjunto de documentos 
recebidos e/ou produzidos, que devem ser preservados pelas 
instituições públicas ou privadas, afim de organização ou para serem 
consultados posteriormente. 
Portanto, para Sousa (2013), o arquivo é o centro de informações, é a 
memória viva e mecânica da instituição, pois armazena informações, 
em formas de documentos, que são provas de fatos ocorridos, o arquivo 
constitui fontes culturais de grande relevância, pois guardam a história 
individual e coletiva, fatos da civilização, leis, criações científicas e 
tecnológicas, etc. E, por isso, devem ser preservados.
Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos 
sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade. Um 
arquivo bem organizado deve permitir que, em sua ausência, outros 
funcionários encontrem facilmente os documentos. 
5.1 ARQUIVO ESCOLAR
Fonte: Freepik.com
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Para Sousa (2013), é o conjunto ordenado de papéis que documentam e 
comprovam os fatos relativos à vida escolar do aluno e à vida funcional 
do corpo docente, discente e demais funcionários. 
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e 
atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com 
rapidez e presteza. A unidade escolar tem que ter um arquivo ágil e 
moderno, informatizado, se possível.
Os documentos constituem arquivo quando são guardados em 
satisfatórias condições de segurança. Apresentam-se classificados e 
ordenados de modo a permitir rapidamente a sua localização e consulta, 
observando:
 • Facilidade na busca de documentos;
 • Simplificação na manipulação;
 • Acessibilidade para qualquer pessoa;
 • Economia de tempo e espaço;
 • Resistência ao uso constante;
 • Capacidade de extensão;
 • Disposição lógica;
 • Segurança;
 • Resistência à ação do tempo que assegure a invulnerabilidade dos 
documentos.
O arquivamento de documentos escolares é de inteira responsabilidade 
das instituições de ensino, que tem por finalidade resguardar a 
identidade, integridade e autenticidade dos documentos referentes aos 
alunos e funcionários (SOUSA, 2013).
5.2 IDADE DOS ARQUIVOS
Você sabia que os arquivos também têm ciclo de vida? E este é contado 
a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou 
fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. 
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Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do 
documento (a razão de ser do documento). 
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado 
em função da importância das informações nele contidas, para a 
história da administração ou mesmo para tomadas de decisões 
pautadas nas ações do passado. 
5.2.1 ARQUIVO ESCOLARES
Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele 
pode pertencer a um destes três estágios, conforme Sousa (2013):
I – ARQUIVO CORRENTE OU ATIVO (vivo/dinâmico/movimento) - guarda a documentação 
mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de 
fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários da 
instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. 
Exemplo: ficha individual do aluno, documentos relacionados aos 
professores e funcionários da escola para pronta consulta e 
escrituração. 
II - ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do 
arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas 
eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os 
receberam se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há 
necessidade de esses documentos serem conservados nas 
proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no 
arquivo é transitória,uma vez que estão apenas aguardando para serem 
eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. 
Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de 
uma empresa.
III - ARQUIVO DE INATIVO OU PERMANENTE - (denominado popularmente por arquivo 
21
morto), nele se encontram os documentos que perderam o valor 
administrativo e cujo uso deixou de ser frequente, é esporádico. Eles são 
conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para 
comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se 
conheça como os fatos evoluíram. 
Na escola o arquivo inativo ou permanente - refere-se aos documentos dos 
alunos e funcionários que não estão mais vinculados à instituição de 
ensino, para consulta e informação aos interessados, quando 
solicitadas. 
Sempre que se elaborar um documento ou organizar um arquivo, deverá 
haver a preocupação de verificar se os que vierem em futuro remoto 
entenderão e saberão perfeitamente o que se escriturou e qual o seu 
adequado funcionamento.
Nenhum documento pode ser retirado dos arquivos escolares sem a 
prévia autorização escrita do diretor, de acordo com (SOUSA, 2013).
5.2.2 O QUE CONTÉM O ARQUIVO ATIVO DOS DISCENTES
Pasta individual do aluno, contendo:
 • Formulário de matrícula do ano em curso.
 • Fotocópia da certidão de nascimento ou de casamento.
 • Documentos de identificação (cópia): carteira de Identidade (para 
maiores de 16 anos). 
 • Histórico escolar (quando houver estudos anteriores).
 • Declarações.
 • Atestados médicos (quando houver).
 • Cópia da ata de classificação/reclassificação (quando houver).
 • Requerimentos diversos.
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!
ATENÇÃO !
5.2.3 SAIBA MAIS SOBRE OS DOCUMENTOS ESCOLARES
Ficha de Matrícula: é um documento individual que será preenchido no 
momento em que é efetivada a matrícula do aluno na escola. Deverá 
conter todos os dados pessoais do aluno, inclusive endereço completo.
Desde 2005, a ficha de matrícula traz campo para indicação de cor e 
raça.
OBS: Algumas escolas passaram a adotar o sistema on-line para a 
realização de matrícula. 
Ficha Individual: é um documento anual obrigatório, no qual deverá constar: 
ano civil, nome do aluno, série, ciclo, nível, turma e turno que está 
cursando, indicando nota, conceito ou resultado da avaliação 
diagnóstica e ainda a apuração anual da frequência do aluno (SOUSA, 2013).
Deve conter espaços para dados pessoais, tais como filiação e 
endereço, inclusive fotografia 3x4 e para as observações e ocorrências 
que se fizerem necessárias. Além disso, deve conter registros das 
doenças que exijam o conhecimento e encaminhamentos pela escola, 
como: diabetes, pressão alta, epilepsia, doenças do coração, alergias 
etc.
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O resultado final (rendimento e frequência) será transcrito para as atas 
de resultados finais e para o boletim do aluno, conforme sistema de 
avaliação adotado pela escola e indicado no projeto pedagógico e 
regimento escolar. Não existe modelo padronizado para a ficha 
individual. A escola tem autonomia para definir os modelos dos 
documentos escolares. 
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
Ao efetuar a matrícula, lembre-se:
 • Estudar é um direito.
 • Nenhum aluno poderá ter matrícula indeferida por falta da 
certidão de nascimento.
 • Caso o aluno não tenha sua certidão, a escola deverá orientar os 
pais ou responsáveis que busquem o cartório de registro ou ainda, o 
Conselho Tutelar para maiores orientações.
Declaração: é um documento eventual que atesta o resultado final obtido 
pelo aluno para efeito de matrícula, até a emissão do histórico escolar. 
Pode servir também como atestado de matrícula, ou outra finalidade.
Atestado: é um documento que atesta se o aluno está apto ou não a 
desempenhar determinadas atividades de educação física. O atestado 
será expedido por profissional médico e será renovado a cada ano.
Certificado ou Diploma: é o documento que comprova a terminalidade 
do nível ou modalidade de ensino.
FIQUE DE OLHO!
Expede-se CERTIFICADO para os alunos concludentes do ensino fundamental 
Fonte: Freepik.com
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e médio nas modalidades regular ou educação de jovens e adultos e de 
curso profissional de formação inicial e ainda, para conclusão de 
módulos de cursos profissionais de nível técnico.
Expede-se DIPLOMA para os alunos concludentes de cursos de educação 
profissional técnica de nível médio ou para concludentes da formação 
mínima para o exercício do magistério, ofertada na modalidade normal 
(SOUSA, 2013).
5.2.4 O QUE CONTÉM O ARQUIVO PASSIVO/ PERMANENTE DOS DISCENTES
 • Todos os documentos indicados no arquivo ativo.
 • Toda documentação dos alunos transferidos, dos que concluíram 
e dos desistentes.
 • Ficha individual.
 • Histórico Escolar dos alunos transferidos para outra unidade 
escolar. 
 • Cópia do Diploma ou do Certificado registrado se for o caso.
5.2.5 O QUE CONTÉM O ARQUIVO ATIVO DA UNIDADE ESCOLAR
 • Quaisquer documentos referentes à vida escolar dos alunos, de 
acordo com as normas da instituição.
 • Relatório anual das atividades.
 • Censo escolar.
 • Diários de classe.
 • Calendário escolar do ano letivo em curso.
 • Livro de matrícula (quando esta não for informatizada).
 • Livro para registros de certificados e diplomas.
 • Livro para registros de atas de resultados finais.
 • Atas especiais (classificação e reclassificação).
 • Livro de avisos/reunião.
25
 • Pasta contendo a legislação do ensino atualizada.
 • Pasta de correspondências recebida e expedida.
 • Projeto Político Pedagógico.
 • Plano de trabalho anual.
 • Registro de frequência de pessoal (Livro Ponto).
 • Editais.
 • Ata de Abertura e de Encerramento do ano letivo.
 • Ata de Exames e Processos Especiais de Avaliação.
 • Registros de Ocorrências e Visitas.
 • Ata de Conselho de Classe.
 • Ata de Conselho Escolar.
 • Termos de Visita de Inspeção.
 • Documentos organizacionais da instituição educacional: 
Regimento Escolar, Matriz Curricular e Planos de Curso.
5.2.6 O QUE CONTÉM O ARQUIVO PASSIVO/PERMANENTE DA UNIDADE ESCOLAR
Todos os documentos indicados no arquivo ativo relativos aos anos 
anteriores.
A responsabilidade pelo manuseio, reprodução e guarda dos 
documentos arquivados é do secretário da unidade escolar e, na sua 
ausência, de profissional por ele designado (escriturário). 
INSTALAÇÕES E MATERIAIS DEVEM TER
Boa iluminação; espaço arejado e adequado; segurança contra roubos, 
violação e incêndios.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS: Pastas suspensas; Caixa arquivo; Arquivo de aço.
O arquivo deve ser organizado de forma a possibilitar o fácil acesso aos 
documentos. Sugere-se que a organização dos documentos se faça por 
26
nível, modalidade, período, série ou ciclo e por ordem alfabética.
O uso de cores para distinguir os documentos, facilita o manuseio e a 
identificação deles.
5.3 FUNÇÕES DO ARQUIVO
 • Armazenagem: recolher, selecionar, classificar e catalogar os 
documentos em circulação que devam ser arquivados.
 • Integridade: garantir a conservação e restauração dos documentos 
recolhidos.
 • Conservação e Precisão: rápido atendimento e controle do movimento 
da devolução. Os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, 
arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.
 • Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância. 
Em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, 
extravio e deterioração devem ser prioritários.
 • Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois este 
não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de 
informação que tem como pretensão atender a todos. 
Segundo as entidades criadoras / mantenedoras os arquivos podem ser 
classificados em:
 • Públicos (federal, estadual e municipal);
 • Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
 • Comerciais (empresas, corporações, companhia);
 • Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).
5.3.1 ROTINA DO ARQUIVO
 1. Ler - toda a documentação para poder classificar.
 2. Classificar - de acordo com o método adotadona Instituição.
 3. Numerar ou Codificar - de acordo com o método adotado na 
27
Instituição.
 4. Agrupar - o material com outros.
 5. Arquivar - furar, colocar em pastas, por etiquetas, etc. (PAES, MARILENA 
LEITE, 1997).
5.3.2 RECOMENDAÇÕES ÚTEIS SOBRE ARQUIVAMENTO
Existem detalhes muito importantes, com os quais você deve se 
preocupar para que o seu arquivo seja organizado:
 • Podem ser organizados através da padronização (cores, etiquetas, 
assuntos);
 • Planejamento (separar toda a papelada previamente);
 • Regularidade (não deixar acumular);
 • Pastas (box, pastas arquivos, etc.);
 • Tamanhos (evitar sobrecarregar as pastas/gavetas);
 • Atualização (limpeza);
 • Dê preferência ao plástico, para separar documentos. Não utilize 
clipes, e sim grampos;
 • Grampeie sempre do lado superior esquerdo do papel. Isso facilita 
a leitura e a passagem das páginas; 
 • O material volumoso deve ser dobrado, ficando o título para fora. 
Isso tornará mais fácil a localização; 
 • Os furos do papel devem ser reforçados com etiqueta própria, 
porque, com o tempo, esses furos podem ir rasgando, o papel se solta e 
se perde dentro do arquivo; 
 • Todos os papéis rasgados devem ser consertados com fita 
adesiva; 
 • Os papéis amassados devem ser estirados. Além de conservar 
melhor o documento, economiza espaço.
28
5.4 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método Alfabético: é muito indicado para arquivos de correspondência. As 
pastas devem ser organizadas, rigorosamente, por ordem alfabética, 
para evitar enganos e demoras desnecessárias. As separações das 
pastas devem ser por guias alfabéticas simples que facilitam a 
organização. 
Método Específico ou por assunto (IDEOGRÁFICO): nesse método, as pastas são 
ordenadas por assunto. Detalhe suas atividades, seus interesses e 
objetivos. Ex: Férias, Contas a pagar, Contas a Receber etc.
Método Geográfico: é um método muito usado quando arquivamos 
documentos, conforme divisão por países, estados, cidades, regiões, 
distritos, bairros e outros, dependendo da empresa. É muito comum nos 
departamentos de vendas e nos de importação e exportação. 
Método Numérico: nesse método, você dispõe as pastas e documentos, em 
sequência numérica crescente. Deve obedecer sempre a mesma ordem 
de entrada. Para cada pasta será atribuído certo número que obedecerá 
a uma ordem numérica crescente. 
Método Cronológico: documentos organizados por uma data. Não é 
necessário que seja a data de produção do documento. É o método ideal 
para arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário), 
contas a pagar, contas a receber.
Exemplos: 
 • Balanço contábil de 2014, 2015 e 2016;
 • Contas de água por mês: 01, 02, 03;
 • Prontuário médico organizado por data de nascimento do 
paciente.
Método Alfanumérico: esse sistema procura utilizar as vantagens dos 
métodos alfabéticos e numéricos. Dessa combinação surgiu um 
método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez e precisão do 
numérico.
 • Este método trabalha com uma tabela constituída de divisões do 
alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente.
 • Usam-se notações fechadas para se evitar que, uma vez 
numeradas, as divisões sejam alteradas.
Exemplo: Aa - Af1; Am - As 3; Ba - Bl 5;
Método por cores: existem duas formas muito fáceis de arquivar de acordo 
com a cor: identifica os arquivos que necessitam de atenção ou de 
manuseio especial. O uso de uma cor contrastante destaca de imediato, 
pastas especiais. Isso permite auxiliá-las no lugar certo e auxiliá-las 
rapidamente. 
5.5 SISTEMAS FÍSICOS DE ARQUIVAMENTO
EQUIPAMENTOS: para garantir eficiência na utilização do arquivo, devemos 
escolher um sistema físico de arquivamento em função da espécie de 
documentação arquivada, seu formato, o espaço disponível para o 
móvel, etc. Os principais sistemas de arquivamento são:
 • VERTICAL - Os documentos são arquivados de maneira vertical, um 
após o outro ou nas laterais em gavetas ou estantes. Indicado para o 
arquivo corrente ou ativo, agiliza a busca e a localização dos 
documentos.
 • HORIZONTAL - São arquivadas de forma horizontal ficando visíveis as 
anotações das fichas. Os documentos são dispostos uns sobre os 
outros. Indicados para arquivos permanentes e para documentos de 
grandes dimensões como planta, mapa e desenho.
 • ROTATIVO - Os documentos arquivados giram em torno do eixo. Os 
rotativos são muito utilizados para atendimento em postos de trabalho 
fixo, como recepções, bancos, etc. 
 • FOTOGRÁFICO - Conta a história da organização através de fotos e imagens. 
29
5.5.1 ACESSÓRIOS PARA ARQUIVAMENTO
Para facilitar o acesso aos documentos, são utilizados acessórios. São 
eles:
Pastas: protegem os documentos comuns a um assunto, têm dimensões 
padronizadas. As pastas são suspensas e seus dois braços metálicos 
ou plásticos se apóiam na lateral do arquivo.
Projeções: podem ser de papelão, plástico ou aço, além de serem fixas ou 
adaptáveis. Permite ao arquivista localizar os assuntos no arquivo.
Tipos de pasta
Miscelânea ou Sanfonada: abriga documentos de vários assuntos.
 
Dossiê ou suspensa: contém documentos referentes a um só assunto.
TIPOS DE ENVELOPES
Envelope vai e vem: correspondência interna.
30
31
Envelope Oficio: correspondência externa.
5.6 DOCUMENTOS
Conforme Sousa (2013), os documentos norteiam a nossa vida. 
Precisamos deles para registrar nossa presença e nossas ações no 
mundo. Vejamos esta trajetória: uma pessoa comum, ao longo de sua 
vida, é possuidora de Registro de Nascimento, Cartão de Vacinação, 
Ficha Individual Escolar, Boletim Escolar, Histórico Escolar, Identidade, 
Certidão de Casamento, etc. 
Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros são 
preservados como memória viva: documentos administrativos e 
históricos estão arquivados em lugares próprios, tais como: instituições 
privadas ou públicas, centros de documentação, bibliotecas, etc.
Entendemos por documento, conforme o Dicionário Houaiss Eletrônico, 
qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de 
valor documental, como construções, peças, papéis, filmes, fotografia, 
entre outros. E, ainda, algo que instrua, prove ou comprove 
cientificamente algum acontecimento (SOUSA, 2013).
Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e 
32
organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos 
tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando 
o desenvolvimento da ciência e da tecnologia, a finalidade da 
documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi 
organizada e de como é utilizada.
Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informações peculiares 
estão registradas em gêneros (documentos) específicos: livros-ata, 
históricos escolares, diários de classe, memorandos, requerimentos, 
ofícios, projeto político-pedagógico da escola, atas de conselho de 
classe, etc. Tais documentos organizam e regulam o trabalho de um 
contexto, em relação ao processo de produção, distribuição e utilização 
desses documentos. 
Por meio desse processo se organiza e registra a vida escolar do aluno, 
escrevendo páginas e páginas da história de uma escola, cidade, estado 
ou país, enfim, da sua educação.
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
 
 • Zelar pela transcrição fiel do documento original.
 • Expedir documentos legíveis sem rasuras e incorreções.
 • Espaços não preenchidos dos documentos escolares devem ser 
encerrados com um traço para evitar falsificações.
 • Espaços destinados às observações devem ser registrados as 
informações mais significativas, não previstas no formulário.
 • Documentos oficiais da escola serão assinados pelo diretor e 
carimbados.
 • Manter cópia do documento expedido.
 • Manter livro de controle para entrega de documentos.
 • Documentos pessoais em original, não devem ser retidos na 
escola.
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
33
Fique atento!
 • Faça uma análise criteriosa dos documentos apresentados no ato 
da matrícula.
 • Analise os currículos de alunostransferidos sujeitos a realização 
de adaptações de currículo.
 • Informe à equipe pedagógica da Unidade Escolar da relação dos 
alunos que deverão cumprir adaptações.
 • Faça um levantamento da documentação pendente de alunos 
com matrícula condicional para proceder a cobrança destes 
documentos no prazo máximo de 30 dias.
5.6.1 NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de 
acordo com as atribuições e os documentos refletem essas atividades, 
porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e 
acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os 
gêneros em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos 
conhecê-los:
Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com sua 
natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, 
ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa.
Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações neste contidas. Exemplos: ata, 
relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento.
Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o 
sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: 
audiovisual (filmes, videoclipes), fonográfico (cd, DVD), 
34
magnéticos/informáticos (cartão de memória, pen drive).
Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo 
com a atividade que gerou. Exemplos: ata de posse, boletim de notas e 
frequência de alunos, regimento de departamento, processo de vida 
funcional, boletim de atendimento de urgência, prontuário médico, 
tabela salarial.
5.6.2 TIPOS DE DOCUMENTOS
5.6.3 OS DOCUMENTOS RECEBIDOS
 • Oficial: aviso, convênio, telegrama, contrato.
 • Empresarial: recibo, currículo, projeto, comunicado.
 • Descartável: orçamentos, folhetos promocionais.
 • Artificial: mapa, desenho.
5.6.4 OS DOCUMENTOS EXPEDIDOS
 • Verificar se todos os envelopes estão devidamente preenchidos e 
colados;
 • Separar estes documentos, pelo tipo de despacho;
 • Providenciar os formulários, para cada tipo de despacho;
 • Preencher adequadamente os referidos formulários;
 • Separar: particulares, sigilosos e empresariais;
 • Abrir: apenas documentos empresariais;
 • Carimbar: mantendo em grupos, processar a numeração manual 
ou mecanicamente;
 • Envelopar: acondicionar em envelopes de circulação, fechando-os;
 • Encaminhar: distribuição para áreas de destino.
35
 • Entregar aos respectivos mensageiros, para a distribuição.
Observações:
Os documentos escolares deverão estar devidamente preenchidos e 
assinados pelo Diretor e pelo Secretário Escolar (devidamente 
habilitados) da instituição educacional;
A guarda dos documentos de ordem administrativa é de 
responsabilidade da mantenedora da instituição educacional.
5.6.5 TEMPO DE RETENÇÃO DOS DOCUMENTOS
5.6.5 TEMPO DE RETENÇÃO DOS DOCUMENTOS
Documentos de guarda eventual: são aqueles de interesse passageiro, sem 
valor administrativo, jurídico ou histórico. Exemplo: convites, 
correspondências de congratulações, etc.
Documentos de guarda temporária: são aqueles que detêm interesse 
administrativo apenas por determinado período ou aqueles sujeitos a 
prazos prescricionais. Exemplo: documentos fiscais.
Documentos de guarda permanente: são documentos de valor probatório (que 
serve de prova) ou histórico. Exemplo: estatutos, contratos, alvarás, atas, 
etc.
São diversos documentos que devem ser mantidos por um certo 
período de tempo guardados. Relacionamos o tempo de armazenagem 
dos principais documentos utilizados pelas empresas. Tipos de 
Documentos, Tempo de Armazenagem.
Dicas:
36
 • Água, luz - 5 anos recomendação;
 • Pagamento de aluguel - 5 anos recomendação;
 • Confins - 5 anos determinado por lei;
 • DARF - 5 anos determinado por lei;
 • Duplicatas, Carnês e Recibos - 2 anos recomendação;
 • Imposto de Renda - 5 anos determinado por lei;
 • IPVA, Multas de Trânsito - 2 anos recomendação;
 • Notas Fiscais - 5 anos determinado por lei;
 • GPS – Guia de Previdência Social, comprovante - 10 anos 
determinados por lei;
 • Pagamento do INSS, depósito do FGTS - 30 anos determinado por 
lei.
5.7 GOOGLE DRIVE - FERRAMENTA TECNOLÓGICA DE ARMAZENAMENTO 
Para Pisa (2012), o Google Drive é o novo serviço de disco virtual, pois é uma 
ferramenta que permite o armazenamento de arquivos na nuvem do 
Google. Os arquivos armazenados no Google Drive, podem ser 
compartilhados com seus amigos e colaboradores através da conta do 
Google.
Com essa ferramenta você poderá decidir com quem irá compartilhar 
cada arquivo além de decidir o nível de permissão de cada pessoa, 
escolhendo quem apenas poderá visualizar, editar ou comentar nos 
seus arquivos. 
Google Drive abriga agora o Google Docs, um leque de aplicações de 
produtividade, que oferece a edição de documentos, folhas de cálculo, 
apresentações, vídeos, e muito mais, conforme Pisa (2012). Você pode 
acessar seus arquivos armazenados no drive usando qualquer 
smartphone, tablet ou computador. Aonde você for, seus arquivos o 
acompanharão. Você pode convidar rapidamente outras pessoas para 
visualizar, fazer o download e editar qualquer arquivo, sem anexos de 
e-mail. 
Além disso, o Google Drive disponibiliza vários aplicativos via on-line, sem 
que esses programas estejam instalados no computador da pessoa que 
os utiliza.
Conforme Pisa (2012), para arquivos compatíveis com o Google Docs, o novo 
serviço tem integração automática, oferecendo aos usuários edição 
colaborativa de seus arquivos no Google Docs. Além desta integração, o 
Google Drive traz integração com o Google+, pois adiciona suas fotos e 
vídeos do Google Drive em um álbum da rede social do Google, permitindo 
que o usuário compartilhe o material com seus amigos e colaboradores. 
Existe ainda a integração com o Gmail, para que seja enviado um link da 
versão atual dos seus arquivos para seus amigos e colaboradores. 
Uma funcionalidade de destaque no novo serviço é a busca dos 
arquivos, que é feita em todo o conteúdo do arquivo, através de palavras 
chaves e filtros, como, por exemplo, tipo de arquivo e usuário criador. O 
serviço promete ainda reconhecer objetos dentro das suas imagens e 
textos escaneados, fornecendo dados sobre seus documentos.
Além da busca poderosa, o Google Drive possui uma ferramenta de 
visualização dos arquivos, que exibe no navegador do usuário mais de 
30 tipos de arquivos. Os arquivos variam de vídeos em alta definição a 
arquivos do Adobe Photoshop, passando por documentos de texto, planilhas 
e apresentações.
Para PISA (2012), o serviço Google Drive integra um controle de versão para 
os arquivos armazenados. Todas as modificações feitas nos arquivos 
são registradas e guardadas automaticamente por 30 dias. Caso o 
usuário deseje, é possível escolher uma versão para salvar para sempre. 
Assim, os usuários podem ter controle do que foi feito nos seus 
arquivos, conhecendo o que foi alterado, quando e por quem.
Para maiores informações sobre a utilização do Google Drive, favor 
37
38
consultar o material complementar. Lá você encontrará todas as 
informações necessárias por meio de um tutorial sobre como utilizá-lo.
5.8 O GOOGLE AGENDA - FERRAMENTA TECNOLÓGICA DE ORGANIZAÇÃO E PRATICIDADE
Para QI NETWORK (2013), é um serviço de agenda e calendário on-line 
oferecido gratuitamente pela empresa Google. Disponível em uma 
interface web é possível adicionar, controlar eventos, compromissos, 
compartilhar a programação com outras pessoas, agregar à sua 
agenda diversas agendas públicas, entre outras funcionalidades.
Com essa ferramenta você pode programar os eventos da sua escola, 
como reunião de pais, de planejamento, de Conselho Escolar e outras, 
verificando a disponibilidade dos colegas de trabalho ou sobrepondo 
agendas em uma única visualização. 
Com o Google Agenda, você organiza seu dia, recebe lembretes de eventos 
em sua caixa de email ou celular, e ainda pode anexararquivos ou 
documentos em seu evento. Marcar compromissos e reuniões fica 
muito mais fácil, pois é possível ter acesso à agenda de todos os seus 
amigos e colegas de trabalho.
 • DIFERENCIAIS
Para o QI NETWORK (2013):
Disponibilidade: você pode compartilhar sua agenda e facilitar o processo 
na hora de marcar reuniões, encontros, conversas, etc. O agendamento 
inteligente informa os horários disponíveis para todos conseguirem se 
encontrar.
Trabalhe Off-line: o Google Agenda para Chrome permite que você veja sua 
39
agenda e responda os convites mesmo sem conexão de Internet. Seus 
dados serão sincronizados na próxima vez que se conectar a web.
Multiplataforma: caso você utilize algum aplicativo de agenda, como Apple 
iCal, Mozilla Sunbird ou Microsoft Outlook, você pode sincronizá-lo 
automaticamente com o Google Agenda. Dessa forma, você não perde 
nenhum de seus contatos.
Sistema seguro e confiável: projetado para oferecer segurança e 
confiabilidade, o Google Agenda dispõe de recursos para lhe proteger. 
Dentre eles, destaca-se o sistema de recuperação de desastres 
integrado e o compartilhamento minucioso, que permite a você 
compartilhar sua agenda com pessoas de dentro e fora da empresa.
Acesso via celular: você pode sincronizar sua agenda em celulares Android 
e iPhone. Também é possível acessar sua agenda em qualquer 
dispositivo que possua navegador de internet.
Conversão de fuso horário: a ferramenta facilita a relação com pessoas em 
fusos horários diferentes. Através da conversão de fuso horário, sua 
agenda permanece atualizada durante uma viagem, por exemplo. Esse 
recurso evita que seus colegas agendem reuniões em horários não 
convencionais, como no meio da noite. 
Quando é utilizado de acordo com QI NETWORK (2013):
Uso pessoal: nas tarefas e compromissos diários, o Google Agenda serve 
como uma ótima ferramenta de planejamento e organização. Sejam 
para encontros particulares, lembranças de datas importantes, eventos 
ou festas, o recurso cumpre a função de armazenar e lembrar o usuário 
de suas obrigações. Além disso, você pode “carregar” a ferramenta em 
seu smartphone e nunca correrá o risco de esquecer seus 
compromissos. 
Uso profissional: o mundo corporativo exige profissionais preparados, bem 
40
planejados e organizados. O Google Agenda ajuda você a cumprir e se 
manter sempre atento aos compromissos que o trabalho demanda. 
Além disso, facilita seu contato com os colegas de empresa, uma vez 
que você pode ter acesso às agendas e verificar quando é possível se 
encontrar para resolver problemas, realizar reuniões ou conferência. 
Esse é o Google Agenda, ferramenta que alia tecnologia ao serviço dos 
usuários, baseado em um sistema prático e ágil.
Para maiores informações sobre a utilização do Google Agenda, favor 
consultar o material complementar. Lá você encontrará todas as 
informações necessárias por meio de um tutorial sobre como utilizá-lo.
GLOSSÁRIO
b
BALANÇO: verificação ou resumo de contas comerciais; verificação da 
receita e despesa, ao fim de cada exercício social.
 
c
CRONOLÓGICO: relativo à cronologia, à ciência que estuda os períodos de 
tempo e determina a ordem das datas históricas. De acordo com a 
ordem normal dos acontecimentos, durante um determinado tempo: 
análise cronológica dos dados.
f
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS: tudo que é utilizado para que haja comunicação 
entre o homem e o computador é ferramenta tecnológica: tablets, 
smartphones e outros diversos aparelhos tecnológicos. O intuito é 
facilitar essa comunicação tornando-a mais clara e eficiente.
FUSO HORÁRIO: os fusos horários ou zonas horárias são cada uma das 24 
partes em que se divide a terra. Estas zonas horárias foram criadas para 
que se possa ter uma noção se é dia ou noite em determinado país, ou 
seja, com sol ou sem sol.
m
MÉTODO ALFANUMÉRICO: método de ordenação que usa a combinação de 
letras e números. Combina a simplicidade do método alfabético com a 
rapidez do numérico. Divide-se em decimal, automático e automático 
moderno.
r
RETENÇÃO: guardar, conservar (algo).
41
b
BALANÇO: verificação ou resumo de contas comerciais; verificação da 
receita e despesa, ao fim de cada exercício social.
 
c
CRONOLÓGICO: relativo à cronologia, à ciência que estuda os períodos de 
tempo e determina a ordem das datas históricas. De acordo com a 
ordem normal dos acontecimentos, durante um determinado tempo: 
análise cronológica dos dados.
f
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS: tudo que é utilizado para que haja comunicação 
entre o homem e o computador é ferramenta tecnológica: tablets, 
smartphones e outros diversos aparelhos tecnológicos. O intuito é 
facilitar essa comunicação tornando-a mais clara e eficiente.
FUSO HORÁRIO: os fusos horários ou zonas horárias são cada uma das 24 
partes em que se divide a terra. Estas zonas horárias foram criadas para 
que se possa ter uma noção se é dia ou noite em determinado país, ou 
seja, com sol ou sem sol.
m
MÉTODO ALFANUMÉRICO: método de ordenação que usa a combinação de 
letras e números. Combina a simplicidade do método alfabético com a 
rapidez do numérico. Divide-se em decimal, automático e automático 
moderno.
r
RETENÇÃO: guardar, conservar (algo).
REFERÊNCIAS
42
CHING, Rosa – A arte de secretariar: tudo o que você precisa saber para ser uma 
secretária de sucesso. Novatec Editora, novembro de 2006.
CORRÊA, Manoel Luiz G. Linguagem e comunicação social. São Paulo: Parábola, 
2002.
FERREIRA, Reinaldo Mathias – Correspondência Comercial e Oficial com técnicas 
de redação. Editora Ática. 1990.
FREEPIK. Imagem. Disponível em 
https://www.freepik.com/free-vector.Acesso em: 17 maio 2021.
JOVANA, Samanta. Como usar o Google Calendar: 7 dicas para ser mais produtivo. 
2019. Disponível em; 
https://comunidade.rockcontent.com/como-usar-o-google-calendar/.
Acesso em: 17 maio 2021.
PEASE, Allan. Como conquistar as pessoas. Rio de Janeiro: Sextante, 2009. 
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 1986. 
Associação dos Arquivistas Brasileira – Núcleo de São Paulo. Dicionário 
de Terminologia Arquivística. AAB/SP, 1997.
PISA, Pedro. O que é Google Drive e como usar? Tech tudo. Disponível em: 
https://www.techtudo.com.br/artigos/noticia/2012/04/o-que-e-google
-drive-e-como-usar.html. Acesso em: 17 maio 2021.
SAMPAIO, Getúlio Pinto. As relações humanas de cada dia. São Paula: Nobel, 
2000.
SOUSA, Rosineide Magalhães de. Técnicas de Redação e Arquivo. Técnico em 
Secretaria Escolar. UFMT. Cuiabá - MT. 2013.
SEDU. Tutorial Google Drive. Disponível em: 
https://sedudigital.edu.es.gov.br/google-for-education/tutoriais-google
/drive.Acesso em: 17 maio 2021.
43