Avaliação de documentos no Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA 
FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAÇÃO
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
Projeto de Dissertação de Mestrado
A avaliação de documentos como mecanismo de evidenciação do papel de um Sistema de Arquivos Estadual em mobilizar esforços para acolher a comunidade em busca de memória.
Lucieli Francini Barni 
Porto Alegre 
2
2
2022 
Lucieli Francini Barni
A avaliação de documentos como mecanismo de evidenciação do papel de um Sistema de Arquivos Estadual em mobilizar esforços para acolher a comunidade em busca de memória.
Linha de Pesquisa: Informação e Sociedade
Possíveis orientadores: 
Porto Alegre 
2
2
2022
SUMÀRIO
1 INTRODUÇÃO	3
2 OBJETIVOS	4
3 JUSTIFICATIVA	5
4 REFERENCIAL TEÓRICO	5
5 METODOLOGIA	6
6 CRONOGRAMA	8
7 REFERÊNCIAS	9
1 INTRODUÇÃO
Sendo o estado do Rio Grande do Sul uma das Unidade Federativas com a população das mais variadas do país encontram-se dentro de suas fronteiras, que vão de Torres até o Chuí, descendentes de italianos e alemães, cujos antepassados imigraram para o extremo sul do país em meados do século XIX. Além destes a população, em grande parte, é composta por descendentes de portugueses, africanos, libaneses e indígenas, em frações menores por espanhóis, poloneses e franceses, dentre outros imigrantes. Povos estes que se dividiram nos mais de 281.748 km² de extensão territorial e deixaram suas marcas nas tradicionalidades que são perpetuadas até a atualidade.
A instituição de arquivo a quem compete a salvaguarda de toda essa documentação advinda dos mais longínquos cantos do estado é o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul - APERS idealizado por Antônio Augusto Borges de Medeiros então “presidente” do Estado por meio do Decreto Nº 876 de 8 de março do ano de 1906.
Atualmente é um Departamento da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), composto pela Divisão de Gestão Documental (DIGED), Divisão de Preservação, Acesso e Difusão (DIPAD) e Seção de Apoio Administrativo (SEAAD). Tendo em seu corpo de funcionários profissionais arquivistas, analistas em assuntos culturais, historiadores, agentes administrativos, estagiários, funcionários terceirizados e nomeados em cargos em comissão[footnoteRef:1].. Estes compõem grupos de trabalho com funções especificas que são o Núcleo de Assessoria em Gestão Documental, o Núcleo de Normas Técnicas, o Núcleo de Tratamento Técnico de Acervos, o Núcleo de Preservação, o Núcleo de Atendimento e Apoio à Pesquisa e o Núcleo de Difusão e Ação Educativa. [1: Dados obtidos no portal institucional disponível no endereço eletrônico: https://www.apers.rs.gov.br/estrutura-apers . Acesso em 13, fev. 2022.] 
Partindo da premissa que o APERS é o órgão central do SIARQ/RS pois o Comitê Gestor do respectivo sistema é, de acordo com as Resoluções nº 01/2016 e nº 02/2016, presidido pelo Diretor do Arquivo Público do Estado – APERS. Este tem um papel ímpar no trato documental de acervos do estado inteiro já que além das competências gerenciais citadas acima ainda conserva em seu acervo documentos advindos de todas as partes do estado.
Nesse sentido, a inquietação que motiva a realização do presente projeto é “Como a função da avaliação de documentos é desenvolvida pelo Arquivo Público Estadual do Rio Grande do Sul - APERS em relação à dinâmica da gestão e trato com a documentação histórica dos municípios integrantes do SIARQ/RS?” 
É consenso entre a área da arquivologia que o ato de avaliar os documentos arquivísticos é bem mais que atribuir valor a determinado documento, é um processo complexo de tomada de decisão. E este tem reflexos na imagem, por meio de resquícios documentais, da sociedade atual para a posterior. Pois delimitar quais são os critérios para a guarda permanente de um item documental impossibilita o avaliador de assumir uma postura “imparcial” uma vez que este julgará a documentação de acordo com o local no tempo e espaço que este se encontra. Para Trace (2016) a avaliação sofreu mudanças nos seus critérios ao longo do seu percurso histórico e esses critérios sempre estão inseridos em contextos sociais e políticos particulares. 
Assim, este projeto dá novos delineamentos à pesquisa idealizada no ano de 2021 para o Trabalho de Conclusão do Curso do bacharelado em Arquivologia da Universidade Federal do Rio Grande – FURG em uma esfera mais ampla e que permitirá posteriormente um comparativo de situações e um aprofundamento mais substancial da função da avaliação e todos os processos envolvidos em seu desenvolvimento no dia a dia dos profissionais arquivistas. 
2 OBJETIVOS
A arquivologia baseia todos os seus esforços no trato com os documentos de arquivo. Ele adquire a qualidade de arquivístico, segundo o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2016, p.20) quando, é “(elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.” Nesse sentido
Na análise da documentão efetuada pelo pesquisador [...], este deve ir além das aparências dos acontecimentos, e dos conteúdos que estes demonstram. Faz-se necessário investigar outras áreas e disciplinas que envolvam o objeto estudado, pesquisar-se a sociedade como um todo no período analisado e nunca entender um acontecimento como isolado. (PRADO, 2010, p.125)
A partir desta citação da autora o objetivo geral deste projeto de dissertação busca analisar de que maneira o processo de avaliação de documentos realizado pelo APERS enquanto órgão gerencial do SIARQ/RS subsidia à pesquisa histórica. Para tanto pretende-se: a) descrever os principais aspectos do trabalho de gestão documental realizado pelo APERS, b) entender como o processo de avaliação de documentos deixa reflexos na pesquisa histórica e c) apresentar a visão do pesquisador sobre a importância do arquivo como mediador entre os usuários de um arquivo e as fontes documentais.
3 JUSTIFICATIVA
A pertinência do desenvolvimento deste projeto está contida no diálogo que ele incitará sobre a função da avaliação de documentos dentro do estado do Rio Grande do Sul, materializado no seu arquivo de referência, em relação à Gestão Documental do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS, que é o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS). 
Acrescenta à discussão elementos acerca do papel que uma instituição de caráter estadual tem na mobilização de esforços para aproximar o seu acervo aos anseios de usuários vindos de todos os cantos do estado carregando com sigo peculiaridades regionais diversas que precisam ser assistidas por este órgão responsável pela salvaguarda da memória coletiva.
A delimitação do tema partiu da inquietação iniciada pelo desenvolvimento do trabalho de conclusão de curso da acadêmica no bacharelado em Arquivologia pela Universidade Federal do Rio Grande - FURG que se aprofundou sobre o papel da avaliação documental na no olhar que as gerações futuras terão da sociedade contemporânea e da estrutura das suas organizações em nível municipal, com o estudo do Sistema Municipal de Arquivos do Rio Grande – SISMARG implementado em 2017 pela Lei municipal Nº 8.167 de 7 de novembro.
Logo, viu-se que ampliar os olhares sobre a função da avaliação de documentos, em nível de estado, propiciaria para os leitores um comparativo entre realidades e daria luz à fragilidades que por ventura acometam o sistema estadual de arquivos e que possam solidificar ainda mais as relações entre os arquivos integrantes do SIARQ/RS trazendo benefícios que seriam refletidos para a comunidade.
4 REFERENCIAL TEÓRICO
Esta seção traz os temas basilares para a fundamentação do estudo presente neste projeto. Mais do que viabilizar a observação mais minuciosa das diferentes visões teóricas necessárias para o início da discussão pretendida, ela propicia o debate entre teorias e teóricos. Solidificando assim os resultados que serão encontrados ao fim do projeto 
O projeto não terá como resultado uma pesquisa bibliográfica. Porém, issonão significa que a preocupação com a teoria não será a mais profunda possível. Pretende-se que esse capítulo seja um dos mais bem encorpados do projeto com temas que irão afunilar do geral ao específico.
Se pensou inicialmente em tratar do que se tem atualmente sobre os Arquivos Estaduais, no que se diferem e se assemelham com as demais esferas (municipal e federal). A começar com a legislação tanto estadual como Federal traz acerca desses arquivos para começar temos a lei nº 8.159/1991 que
[...} discorre sobre a organização administrativa e as competências das instituições públicas nos níveis federal, estadual, distrital e municipal, e define, em seu art. 17, § 2º, como Arquivos Estaduais “os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário”. Já em seu art. 21 estabelece que a “Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei”. (MEDEIROS; SOUZA, 2018 p.57-58)
O segundo tema a ser incorporado à discussão é acerca os Sistemas de Arquivo e sua participação na implementação de políticas arquivísticas nos meios administrativos que atua, no caso do SIARQ/RS, o estado do Rio Grande do Sul. Um sistema traz a ideias de organismo, onde todos os envolvidos contribuem para o funcionamento da “máquina” que se traz aqui como a administração de arquivística estadual.
A consequência do trabalho de um sistema é a Gestão de Documentos que é função arquivística que dá destaques à atuação do arquivista no meio organizacional. Para Bartalo e Moreno (2015, p. 73) “A gestão desenvolve-se com a finalidade de estabelecer uma ordem, uma metodologia de trabalho, regida por uma lógica. Por meio da gestão, procura-se obter o máximo de resultados, aproveitando os recursos disponíveis.”
É nessa linha que se busca analisar o “cenário da Avaliação de documentos no Brasil”. Pois, ela é comumente defendida por administrações sejam elas públicas ou privadas apenas com
[...]o intuito de atingir um maior grau de racionalização e eficiência, resultando em volume menor de documentos a gerir, menor número de espaços físicos a ocupar, além de menores gastos com pessoal, materiais próprios ao acondicionamento da documentação e instalações que a receberiam. (GONÇALVES, (2007, p. 1),
A inclusão de novos elementos ao eixo temático aqui proposto fica em aberto pois há o entendimento de que existem modificações necessárias para serem feitas ao longo da execução do projeto, juntamente a isso, existe a probabilidade do encontro de questões que mereçam maior aprofundamento teórico por parte do estudo aqui desenvolvido.
5 METODOLOGIA
Tópico que apresenta os métodos adotados neste projeto e que orientaram a execução das atividades propostas, assim como, faz a caracterização da pesquisa. São tratados também, quais são os sujeitos participantes, os procedimentos para a coleta de dados e a técnica de análise destes dados obtidos.
A classificação da pesquisa é aplicada, já que, como afirma Castilho et all (2017) engloba o emprego de práticas que visam a observação de problemas do dia a dia de uma maneira mais profunda e carregada de saberes científicos, a ponto de propor soluções sólidas. Quanto aos seus objetivos, a pesquisa é descritiva, porque, de acordo com Furlanetti e Nogueira (2014, p.12), “tem apenas a finalidade de observar, registrar, analisar e determinar a frequência em que um mesmo fenômeno ocorre.”
Já a abordagem do estudo, se desenvolverá de forma qualitativa e quantitativa (quanti-quali), pois promove a interação de dados numéricos com ideias adquiridas por meio da investigação. Gomes e Araújo (2005, p.8) declaram que devido a
oposição existente entre as duas abordagens (quantitativa x qualitativa) muitos autores, especialmente os da área social, colocam que o ideal é a construção de uma metodologia que consiga agrupar aspectos de ambas perspectivas, como é o caso de Demo (1995, p. 231) quando diz que “Embora metodologias alternativas facilmente se unilateralizem na qualidade política, destruindo-a em conseqüência, é importante lembrar que uma não é maior, nem melhor que a outra. Ambas são da mesma importância metodológica”.
Haverá dois momentos distintos na pesquisa, no primeiro deles, se fara um mapeamento bibliográfico amplo sobre os arquivos de referência estadual e os seus impactos dentro de um sistema de arquivos. Juntamente a isso os esforços serão para a questão de entender o que seria um arquivo voltado para a esfera “estado” sua pertinência junto aos usuários. partindo da deia do acondicionamento de registros vindos de várias regiões e centralizados a busca e o tratamento são otimizados.
No segundo momento, que acontecerá após os dados já coletados pelos instrumentos de pesquisa. Será a análise deles por meio de um software de dados qualitativos, a ser definido, que tratará uma visualização particular do quadro encontrado. Agregando ferramentas aos pesquisadores que futuramente se utilizarem do trabalho para basearem sua tabulação de dados.
Os Instrumentos de coleta de dados que a princípio são os mais apropriados para a obtenção dos resultados deste projeto são: O questionário, com perguntas abertas e fechadas este instrumento se configura por uma
 técnica de coleta de dados através de uma série ordenada de perguntas, que devem ser respondidas por escrito, sem a presença do entrevistador. [...] Quanto à forma, o questionário poderá ter perguntas nas categorias: abertas (dissertativas) e fechadas (de múltipla escolha). (CASTILHO et al, 2017, p.24 -25)
Também se utiliza de entrevistas online e/ou presenciais com coordenadores dos arquivos municipais do Rio Grande do Sul compreendendo quais são os momentos que eles sentem a presença do SISAR/RS no decorrer de suas atividades. E por fim, será utilizada a análise documental com matérias dos mais influentes jornais estaduais dentre os anos de 2017 até 2022 que abordem o sistema estadual de arquivos mapeando a divulgação que os reflexos de sua atuação deixaram no que tange a preocupação com a salvaguarda da documentação do estado.
6 CRONOGRAMA
A seguir há uma apreciação visual do encadeamento de atividades desta pesquisa. Tornando didática a apreciação dos meios pelos quais os objetivos propostos pelo presente projeto pretendem ser alcançados.
	CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
	
Atividades
	Ano de 2022
	Ano de 2023
	
	1º 
SEMESTRE
	2º
SEMESTRE
	3º SEMESTRE
	4º SEMESTRE
	Revisão de literatura.
	X
	X
	X
	
	Confecção dos instrumentos de pesquisa
	X
	
	
	
	Identificação dos arquivos que compõem o SIARQ/RS
	X
	X
	
	
	Teste de aplicabilidade da ferramenta de tabulação de dados instrumento de pesquisa*
(software de análise de dados qualitativos)
	
	X
	
	
	Aplicação do instrumento de pesquisa
	
	X
	X
	
	Tabulação dos dados
	
	
	X
	
	Redação da dissertação
	
	X
	X
	X
	Defesa da dissertação
	
	
	
	X
7 REFERÊNCIAS
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