Como ter reunioes produtivas - Rock Content

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COMO TER
REUNIÕES
PRODUTIVAS
ESTE EBOOK É 
CERTO PRA MIM?
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[ ESTE E-BOOK! ]
Introdução 5
A importância de boas reuniões para um negócio 6
Por que reuniões são consideradas improdutivas 8
Os tipos de reuniões 11
Como otimizar suas reuniões 16
Tratando de reuniões não presenciais 23
Ferramentas para otimizar suas reuniões 25
Conclusão 29
Sobre o Saia do Lugar 31
Sobre a Rock Content 32
DESIGN
TEXTO E REVISÃO
RAFAEL RALLO 
Analista de Marketing & Designer 
@ Rock Content 
rafael.rallo@rockcontent.com
LAÍS BOLINA 
Analista de Marketing 
@ Rock Content 
lais.bolina@rockcontent.com
THIERS FERREIRA 
Designer Gráfico 
@ Rock Content 
thiers.ferreira@rockcontent.com
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INTRODUÇÃO
Reuniões são fundamentais para qualquer negócio, independente do 
seu porte ou do segmento de atuação.
Elas ajudam a manter os times alinhados entre si e em relação a 
outras equipes, servem para atualizar as pessoas sobre novidades, 
mudanças, resolver pendências e o que mais precisar ser organizado 
em conjunto. Porém, nós também sabemos que essas reuniões podem 
ser extremamente improdutivas e desgastantes, comprometendo os 
rendimentos e a rotina dos envolvidos.
Por isso, resolvemos desenvolver este material: para te dar dicas e 
insights de como otimizar as suas reuniões e extrair o máximo de 
cada compromisso em grupo.
A ideia é que cada reunião faça sentido, tenha um objetivo claro e que, 
ao final, esse objetivo tenha sido alcançado. 
Então, vamos lá! Boa leitura.
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A IMPORTÂNCIA DE 
BOAS REUNIÕES 
PARA UM NEGÓCIO
O bom funcionamento de um negócio depende diretamente do 
quanto todos os envolvidos estão alinhados, caminhando para um 
mesmo objetivo. Para isso, existem diversas opções, como um bom 
planejamento, ferramentas de monitoramento e organização de 
funções e trabalho, e muitas outras plataformas. 
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Porém, independente do quão organizada 
seja a sua empresa, em algum momento 
você precisará de reuniões de algum tipo, 
para manter todos na mesma página. 
Seja para: 
 # Alinhar expectativas;
 # Delegar tarefas e funções; 
 # Criar sinergia;
 # Levantar novas ideias;
 # Realizar integração da equipe;
 # Quebrar a rotina, que acaba 
comprometendo o ânimo dos 
envolvidos;
 # Aumentar a proximidade entre os 
líderes e os liderados;
 # Resolver pendências.
Essas são apenas algumas das razões. 
Dependendo do porte da sua empresa, do 
número de funcionários, da metodologia 
de trabalho e dos objetivos, você poderá 
precisar realizar reuniões por diversos 
outros motivos.
E, na maioria dos casos, elas não 
poderiam ser substituídas por nenhum 
outro tipo de ação.
Por isso, eliminar as reuniões não é o que 
torna uma empresa mais produtiva, e 
sim otimizá-las!
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POR QUE 
REUNIÕES SÃO 
CONSIDERADAS 
IMPRODUTIVAS
Geralmente, as pessoas consideram reuniões 
improdutivas porque, ao final, tem a sensação de que 
nada foi realmente resolvido. 
Isso acontece, geralmente, por 3 motivos principais:
#1 FALTA DE FOCO
Toda reunião deve ter um objetivo claro, ou seja, um 
motivo pelo qual acontece. 
Porém, muitas vezes esse objetivo se perde em meio a 
resolução de outros problemas e pendências, fazendo 
com que a pauta se perca e o momento que era para 
resolver uma questão se torne na verdade apenas um 
levantamento de várias outras.
É fundamental que todos sigam os objetivos pré-
estabelecidos para as reuniões e, caso sejam 
identificadas outras pendências, os responsáveis 
anotem quais são e marquem outras reuniões ou outros 
momentos para tratá-las.
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#2 FALTA DE OBJETIVIDADE
Também é comum que as pessoas até se prendam ao 
tema da reunião, mas na verdade acabem não sendo 
objetivos e delonguem demais uma questão que 
poderia ser resolvida em poucos minutos.
Além disso, reuniões não são lugares para “viajar” 
e criar filosofias. Mesmo que para brainstorm, elas 
devem ser práticas e objetivas, e preferencialmente 
com cada um trazendo soluções e não problemas.
É fundamental que todos entendam exatamente 
qual é o ponto principal da reunião e consigam, de 
maneira mais objetiva possível, resolvê-lo.
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#3 NÃO TER UM RESPONSÁVEL
É muito comum, principalmente para reuniões entre comuns, 
sem a presença de um gestor, que a reunião fique desorganizada 
ou que seja, em resumo, várias pessoas falando sem chegar a 
nenhuma conclusão.
Por isso, independente de questões hierárquicas, toda reunião 
precisa ter um responsável, que guiará os demais em relação a 
pauta, coordenará as ações a serem tomadas e mediará conflitos, 
caso eles aconteçam.
Sem um responsável, é muito provável que todos os participantes 
fiquem perdidos, não consigam sair do lugar e acabem levando 
muito mais tempo que o necessário para concluir a reunião e chegar 
a conclusões que levem ao desenvolvimento da empresa.
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OS TIPOS DE 
REUNIÕES
O primeiro passo para tornar uma reunião mais objetiva 
é entender exatamente qual é o propósito dela. 
Isso ajudará você a entender quem serão os 
participantes, qual o tempo de duração e ainda a 
montar uma pauta realmente otimizada e focada. Mas 
falaremos mais sobre esses pontos a seguir.
Agora, vamos conhecer os principais tipos de reuniões 
e porque eles são importantes:
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REUNIÕES PARA ACOMPANHAMENTO
As reuniões de acompanhamento podem ser feitas 
entre duas pessoas apenas — por exemplo, gestor e 
contribuinte — ou subdivididas entre setores, projetos 
ou áreas da empresa.
O principal objetivo desse tipo de reunião é, como o 
próprio nome diz, acompanhar o andamento das tarefas, 
seja na semana, mês ou trimestre.
Elas são importantes porque garantem que os erros 
e problemas sejam identificados antes que seja tarde 
demais, realizando ações preventivas. 
Além disso, esse tipo de reunião geralmente possui uma 
constância regular, e por isso é possível pré-estabelecer 
as datas, os participantes e reservar as salas para garantir 
que o acompanhamento realmente seja feito e que 
imprevistos não comprometam o andamento das ações.
REUNIÕES PARA AVALIAÇÃO
Já as reuniões de avaliação acontecem após o 
fechamento de metas, períodos ou projetos, com o 
objetivo de fazer um review de tudo que foi feito, 
levantando os pontos fortes, os pontos fracos e 
analisando o papel de todos os envolvidos.
Elas são importantes porque, além contribuírem para 
o desenvolvimento individual e da equipe, ajudam 
a encontrar as falhas dos processos para que elas 
não sejam repetidas posteriormente, e também a 
identificar se houve alguma ação positiva que pode 
ser replicada.
É fundamental que todas as partes envolvidas 
participem das reuniões de avaliação e consigam dar o 
seu parecer, afinal ninguém melhor que os planejadores 
e executores das funções para explicar e avaliar todos 
os aspectos que envolveram a realização das tarefas.
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 REUNIÕES INFORMATIVAS
Todo negócio passa por mudanças. 
Isso é natural e ajuda no crescimento 
saudável das empresas, que são 
verdadeiros organismos vivos.
Porém, é muito importante que essas 
modificações sejam comunicadas, 
garantindo o alinhamento de 
expectativas e de funções para os 
contribuintes e gestores.
Por isso as reuniões informativas são 
importantes!
Geralmente elas possuem uma pauta 
muito bem definida e não levam 
muito tempo. 
A ideia não é abrir um grande espaço 
de discussão e sim passar informações 
relevantes e agendar outros momentos, 
individuais ou coletivos, para que os 
detalhes que influenciam cada setor 
sejam tratados.
Mas, mesmo assim é interessante dar 
um espaço para que os participantes 
tirem as primeiras dúvidas que podem 
impactar nos resultados de suas ações 
imediatas. Por isso, reserve um tempo 
para isso e limite-o: quando esse tempo 
acabar, a reunião precisa ser encerrada.
Aí, para as demais questões, emails ou se 
colocar à disposição será o suficiente.
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REUNIÕES CRIATIVAS
Muitas empresas dependem de brainstorms para que consigam se 
desenvolver, encontrar novas ideias, pensar em novos produtos ou 
simplesmente para levantar as melhores possibilidades na prestação 
de um serviço.
Elas são comuns, por exemplo, para negócios que dependem 
diretamente de inovação e que montam planejamentos 
personalizados de seus serviços, como agências de publicidade, 
escritórios de arquitetura e outros. Mas isso não significa que 
empresas mais tradicionais não precisem, de tempos em tempos, 
pensar fora da caixa e levantar boas ideias. 
Para isso servem as reuniões criativas.
Embora mais informais, para dar espaço ao surgimentos de novos 
conceitos, esse tipo de reunião também precisa manter uma certa 
objetividade, para que ela se torne mais produtiva. Geralmente isso 
pode ser feito pelo responsável pela reunião, que garantirá que todos 
estejam realmente traçando linhas de pensamento voltadas para o 
objetivo comum. 
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REUNIÕES DE TOMADA DE DECISÃO
Essas reuniões são mais comuns entre equipes de 
coordenação, gestores ou pequenos times. 
Isso porque, as pessoas presentes precisam ter o 
poder sobre essa tomada de decisão e ainda precisam 
conseguir ter uma visão ampla sobre os impactos 
daquele novo posicionamento.
Independente se a decisão tomada interfere apenas 
internamente ou é a respeito de algum cliente, é 
importante que os principais pontos sejam levados e 
discutidos pelos envolvidos. 
Para isso, marcar a reunião com antecedência e deixar 
todos cientes sobre o tema é fundamental.
Assim cada participante conseguirá se preparar e 
levantar suas considerações, levando sua própria pauta, 
desde que elaesteja coerente com o objetivo geral.
REUNIÕES FORMATIVAS
Por fim, as reuniões formativas são 
aquelas em que o principal objetivo 
é repassar para os participantes os 
processos para a execução de uma tarefa 
ou projeto.
Elas são fundamentais para que 
todos os integrantes de um time, 
independentemente do porte da 
empresa, tenham acesso às mesmas 
informações sobre uma determinada 
demanda, garantindo a coerência e o 
padrão de qualidade.
Além disso, elas ajudam a manter a 
compreensão de todos sobre o objetivo 
que envolve aquele projeto ou novo 
padrão de tarefas, alinhando expectativas 
e tirando as dúvidas mais comuns.
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COMO OTIMIZAR 
SUAS REUNIÕES
Entender os principais objetivos das reuniões mais 
comuns dentro de um negócio é um excelente primeiro 
passo. Porém, ainda assim, isso não é suficiente para 
que suas reuniões sejam realmente produtivas. 
Por isso, resolvemos listar algumas dicas fundamentais 
para que você realmente consiga otimizar esse tipo de 
compromisso dentro do seu negócio. 
São uma série de perguntas que você deve responder 
antes de marcar a reunião, e que reunirão todos os 
dados que você precisa para que ela aconteça da melhor 
forma e dentro do menor tempo.
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A PRIMEIRA PERGUNTA 
PRIMORDIAL É: REUNIÃO 
É MESMO NECESSÁRIA?
Boa parte das reuniões consideradas 
improdutivas de fato são justamente 
porque não precisariam ter acontecido. 
Por isso essa é a pergunta mais 
importante a ser feita antes mesmo de 
agendar uma. Pensa, por exemplo, nos 
seguintes pontos:
 # Essa reunião trará algum 
benefício claro para minha 
empresa ou equipe?
 # Essa informação poderia ser 
repassada por um email?
 # Essa reunião tem um objetivo claro?
Dependendo das respostas, você 
conseguirá realmente entender se esse 
ajuntamento precisa ser feito ou se 
poderá ser resolvido a partir de um outro 
meio de comunicação.
Reuniões que não precisavam acontecer 
geralmente são sem foco e geram 
desgaste dos envolvidos, além de serem 
uma tremenda perda de tempo. Por isso, 
antes de qualquer coisa, entenda o quão 
fundamental é essa reunião. 
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ONDE E QUANDO A 
REUNIÃO ACONTECERÁ?
Então, se você percebeu que ela é 
realmente necessária, agora é hora de 
entender a urgência dela. 
Se a prioridade de realizá-la é alta, você 
deve marcá-la o quanto antes para 
evitar problemas justamente pela falta 
de alinhamento ou de conhecimento 
dos envolvidos, que podem impactar 
seriamente o seu negócio.
Porém, se não, o ideal é marcar com 
o máximo de antecedência possível 
para que todos consigam se programar, 
se organizar e exista o melhor 
comprometimento da agenda individual 
de quem estará presente.
Definir a duração também é importante. 
O ideal é que ela não passe de 90 
minutos, porque reuniões muito longas 
tendem a deixar os participantes 
cansados e desatentos, comprometendo 
a produtividade coletiva.
Escolha também um local ideal para que 
ela seja realizada. É importante que todos 
os envolvidos se sintam confortável e 
bem alocados durante o processo, que já 
pode ser naturalmente exaustivo. 
Por isso, quanto maior o conforto, maiores 
as chances de que eles estejam realmente 
atentos ao que está sendo tratado.
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QUAIS SERÃO OS 
PONTOS TRATADOS?
Reunião sem uma pauta prévia é, 
geralmente, o tipo de reunião mais 
improdutivo que existe. 
Isso acontece porque é muito fácil, em 
um ajuntamento de pessoas, mudar 
o rumo da conversa com um simples 
comentário e perder totalmente o foco, 
gastando muito tempo no que não 
deveria ser falado e pouco tempo no 
que realmente importa.
Por isso, você deve montar ou exigir 
que o responsável pela reunião tenha 
uma pauta clara sobre quais são os 
principais pontos a serem discutidos, 
e se possível reservando um tempo 
limite para cada ponto, para que 
nenhum deixe de ser citado.
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QUEM REALMENTE 
PRECISA PARTICIPAR?
É comum que em alguma reuniões existam pelo 
menos uma ou duas pessoas que não precisariam 
estar ali, seja por não serem impactadas pelo tema ou 
por não poderem contribuir em nada com o que está 
sendo discutido.
Por isso, para ter reuniões realmente produtivas, defina 
exatamente quem serão os participantes e tenha em 
mente o motivo claro pelo qual aquele contribuinte 
precisa participar.
Além disso, é bom limitar a quantidade de pessoas 
presentes, para garantir o bom andamento e o foco 
do processo.
Reuniões com mais de 10 pessoas tendem a ser mais 
improdutivas e menos objetivas. Porém, se isso não 
for possível, lembre-se apenas de convidar apenas as 
pessoas que realmente precisam estar ali.
E se preciso, replique uma mesma reunião por time. 
É melhor fazer mais reuniões com menos pessoas, 
mas que serão rápidas e objetivas, do que uma grande 
reunião improdutiva.
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QUEM SERÁ O 
RESPONSÁVEL POR 
RETER E DOCUMENTAR 
ESSA REUNIÃO?
Além de uma pauta, é importante 
que, durante a reunião, alguém esteja 
coletando os pontos mais importantes 
que foram tratados e que encaminhe 
essa ata para os envolvidos.
Assim você garantirá, de maneira 
documentada, que todos os 
participantes estão cientes dos pontos 
tratados e de que se lembram do que 
precisa ser feito.
De nada adiantará você ter uma 
reunião super produtiva se as 
principais ideias, resoluções e ações 
acordadas nela não forem executadasporque foram esquecidas.
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EU ESTOU REALMENTE PREPARADO PARA ELA?
Por fim, é fundamental que você esteja preparado para que ela 
aconteça. 
E isso não quer dizer apenas com um horário e uma sala agendada e 
com todos os participantes convidados, mas também que você está 
munido de todas as informações e equipamentos que precisa para 
que ela aconteça da melhor forma possível.
 # Você precisa de uma apresentação? 
 # De algum material de apoio? 
 # Você já tem todas os dados que precisam ser passados?
Garanta que antes da data, todos esses pontos já estejam acertados 
e que você tenha em mãos tudo o que precisa para que ela aconteça 
com o maior aproveitamento de todos.
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TRATANDO DE 
REUNIÕES NÃO 
PRESENCIAIS
Cada vez mais reuniões não presenciais tem ajudado empresas a 
resolverem pendências, e isso é ótimo. Mas esse tipo de reunião também 
pode ser muito improdutivo caso você não esteja atento em alguns 
pontos fundamentais. Veja quais são eles:
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ESTEJA ATENTO AOS 
FUSO-HORÁRIOS
A reunião será feita com participantes 
remotos em outros países? Então é 
fundamental que você esteja atento às 
diferenças de horário e que o combinado 
seja claramente explicitado aos 
envolvidos, dadas suas localizações.
Pode parecer uma coisa boba, mas é 
mais comum do que aparenta. 
CRIE E ENVIE 
PREVIAMENTE A PAUTA
Outro ponto legal é ter um canal de 
comunicação claro além da reunião 
em que você possa enviar pautas, 
documentos necessários e outras 
informações que sejam relevantes para 
aquele encontro.
Você pode criar um documento ou uma 
pasta compartilhada para que cada um 
consiga nutrir com os dados necessários 
e todos estejam cientes sobre onde 
encontrar as informações necessárias.
DEFINA UM CANAL 
DE COMUNICAÇÃO 
E FAÇA TESTES
Por fim, escolha qual será o canal de 
comunicação remota — telefone, Google 
Hangouts, Skype, etc. — para que a 
reunião aconteça e, se possível, teste-os 
antes de começar.
O mesmo vale para os equipamentos 
imprescindíveis como webcans, 
microfones e internet.
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FERRAMENTAS 
PARA OTIMIZAR 
SUAS REUNIÕES
Que tal usar da tecnologia para otimizar as suas 
reuniões? 
Existem diversos aplicativos e ferramentas que podem 
te ajudar — e muito — na hora de realizar ou preparar 
reuniões realmente produtivas e que contribuam para o 
desenvolvimento do seu negócio. 
Por isso vamos listar alguns deles que talvez você não 
conheça ou que nunca pensou em usar.
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GOOGLE AGENDA
O Google Agenda pode te ajudar em dois aspectos 
principais, quando se tratam de reuniões. O primeiro 
é na sua organização pessoal.
É fundamental que você tenha um calendário 
organizado e acessível, que te informa inclusive sobre a 
sua disponibilidade. E esse app te ajuda a conseguir isso.
Ele também notifica sobre o início de um novo 
compromisso de acordo com o período prévio que 
você estabelecer, garantindo que você esteja no 
horário certo e no local certo para começar a reunião.
O segundo ponto é pensando na organização da sua 
equipe.
Com o Google Agenda você pode consultar o 
calendário de todos os envolvidos da sua equipe, 
para que as reuniões agendadas não comprometam a 
rotina de ninguém.
Você pode também criar calendários a parte, para a sua 
sala de reuniões por exemplo, ajudando a organizar os 
agendados e evitando que duas pessoas marquem um 
compromisso no mesmo local. 
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DOODLE
Mesmo com o Google Agenda está difícil 
encontrar um horário comum? 
Não se preocupe: o Doodle pode fazer 
isso com você.
Com ele, todos os participantes podem 
estabelecer a sua disponibilidade e o 
app te mostrará exatamente quais são 
os horários comuns entre os convidados 
para que você agende sua reunião.
Com isso, você poupa tempo buscando 
os espaços comuns, principalmente para 
reuniões com times muito atarefados 
— como o de vendas, que sempre tem 
agendamentos com clientes.
CALENDLY
Agora, pensando em reuniões com 
pessoas externas — como fornecedores 
e clientes —, como agendar uma reunião 
sem aquela infinita troca de emails 
tentando encontrar um horário comum?
O Calendly é uma plataforma em que 
você define os seus horários e dias 
disponíveis, e compartilha um link com 
os envolvidos para que eles agendem de 
acordo com a sua disponibilidade!
Além disso, o app permite que você 
defina também a duração da reunião, 
e ainda pode ser integrado com o seu 
calendário, seja ele do Google, Outlook, 
Office ou iCloud, evitando que você tenha 
que monitorar diversas agendas.
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http://doodle.com/pt_BR/
https://calendly.com/
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GOOGLE DOCS E GOOGLE DRIVE
Você pode nunca ter pensado nisso, mas tanto o 
Drive quanto o Docs do Google podem ser excelentes 
ferramentas para otimizar suas reuniões.
Com eles, você conseguirá criar espaços compartilhados 
para concentrar todas as informações necessáriaspara 
suas reuniões, diminuindo a bagunça dos seus arquivos e 
ajudando a manter todos na mesma página.
Seja a pauta, os materiais complementares ou as 
apresentações, especialmente se você tem reuniões 
recorrentes com um mesmo grupo de pessoas, essas 
duas plataformas poderão ajudar você de maneira 
simples e prática.
LESS MEETING
O Less Meeting é sinônimo de produtividade em 
reuniões! Isso porque, com ele, você consegue:
 # Definir o tempo para cada ponto da agenda;
 # Monitorar o tempo gasto, durante a reunião, com 
cada tópico;
 # Registrar comentários de cada ítem da pauta antes 
ou durante os encontros.
Basicamente é um app de organização de 
monitoramento de pauta para que você consiga extrair 
o máximo de cada ponto, sem perder nenhum detalhe!
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https://www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/
https://www.google.com/docs/about/
http://lessmeeting.com/
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CONCLUSÃO
É possível sim ter reuniões produtivas, que agregam 
valor a todos os participantes e que contribuem para o 
desenvolvimento individual e também do seu negócio.
Porém, como você deve ter notado, o que mais fará a 
diferença nesses casos é planejamento e organização.
Quanto mais você tiver esses dois pontos sobre 
controle, mais fácil será de otimizar todos os pontos que 
envolvem uma reunião, poupando tempo, desgaste e até 
mesmo recursos.
Além disso, entenda exatamente qual é o objetivo para 
cada encontro!
Sem um objetivo claro e sem saber exatamente o que 
você precisa ter em mãos ao terminar uma reunião, 
dificilmente você conseguirá otimizar os encontros e 
realizar reuniões que realmente dão resultados.
Por fim, não guarde essas informações apenas 
para você! Divida com os membros da sua equipe 
e crie processos em cima dos ensinamentos deste 
ebook para que toda a empresa consiga aumentar a 
produtividade das reuniões.
Esperamos que você tenha sorte nessa empreitada e 
que melhore o rendimento do seu negócio! Boa sorte e 
boas reuniões!
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