Planejamento e Organização pessoal no trabalho

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1Módulo
Planejamento e Organização
Pessoal no Trabalho
Desenvolvimento PessoalDesenvolvimento Pessoal
Planejamento e Organização
Pessoal no Trabalho
1. Conceitos iniciais de Planejamento pessoal e organização ..........5
1.1 Conceitos de planejamento .............................................................................. 5
1.1.1 O que é planejamento?........................................................................................... 5
1.1.2 Por que se planejar? ................................................................................................ 7
1.1.3 Vantagens do planejamento pessoal .................................................................... 8
1.1.4 Formulação de objetivos ....................................................................................... 9
1.1.5 Ciclo PDCA pessoal .................................................................................................. 9
1.2 Organização pessoal ........................................................................................ 10
1.2.1 A organização pessoal no trabalho ..................................................................... 11
1.2.2 Para que organizar? .............................................................................................. 12
1.2.3 Benefícios da organização pessoal ..................................................................... 14
2. Sou organizado? ............................................................................................ 15
2.1 Avaliando minhas necessidades de organização .........................................15
2.1.1 O que precisa de organização? ............................................................................ 16
2.2 Avaliando minha situação atual de organização .........................................17
2.2.1 Está tudo organizado? ......................................................................................... 19
2.2.2 Swot pessoal .......................................................................................................... 21
3. Como (re)começar a organizar ................................................................ 22
3.1 Primeiro passo para organização e planejamento pessoal ........................22
3.1.1 Princípios de organização: a filosofia dos 5S .................................................... 24
3.2 Atitudes necessárias ....................................................................................... 25
3.2.1 Articulação com terceiros, interessados ou rede de apoio ............................. 27
4. Como (re)começar a organizar ................................................................ 28
4.1. O que são e por que usar ferramentas de organização no trabalho? ......28
4.2 Trello ......................................................................................................................... 28
4.3 Ferramentas Google .............................................................................................. 29
4.3.1 Google Agenda ...................................................................................................... 29
4.3.2 Google Keep .......................................................................................................... 30
Sumário
Enap, 2021
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
Conteudista/s 
Merabe Carvalho (Conteudista, 2021).
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
4Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 5
 Módulo
Conceitos iniciais de planejamento 
pessoal e organização1
1. Conceitos iniciais de planejamento pessoal e 
organização
Prezado aluno, seja bem-vindo ao curso PLANEJAMENTO PESSOAL E ORGANIZAÇÃO 
NO TRABALHO! Nosso curso está dividido em quatro módulos. Neste primeiro, 
o objetivo é compreender os principais conceitos que envolvem o planejamento 
pessoal e a organização para o trabalho. Por isso, está dividido em duas partes. 
Inicialmente, conversaremos sobre o que é planejamento, o porquê de se planejar 
e as vantagens do planejamento pessoal. Posteriormente, falaremos sobre 
organização pessoal no trabalho, para que devemos nos organizar e quais são os 
benefícios dessa importante ferramenta.
Vamos lá?
1.1 Conceitos de planejamento 
1.1.1 O que é planejamento? 
Em uma viagem, você costuma planejar tudo – restaurantes, atividades e passeios 
– ou prefere deixar as coisas acontecerem naturalmente? E na sua carreira? Você se 
planeja para o próximo lugar onde quer chegar ou deixa que o “destino” decida por 
você? De 0 a 10, quanto você se considera planejador? 
 Talvez você ainda não tenha as respostas para essas questões ou nem tenha parado 
para pensar no quanto o planejamento está inserido no seu cotidiano. Por isso, 
convidamos você a refletir sobre como o planejamento ou a falta dele tem uma 
parcela importante de contribuição nas nossas vidas!
Mas o que é planejar? 
Para Fayol, planejar é visualizar o futuro e traçar o programa de ação. Já para 
Caravantes et al. (2005, p. 404), trata-se de “avaliar o futuro e preparar-se para ele 
ou mesmo criá-lo”.
4.3.3 Google Drive........................................................................................................... 31
4.3.4 Google Docs ........................................................................................................... 32
4.4 Pomodoro ................................................................................................................. 33
4.5 Ferramentas não digitais (planner e agenda) ................................................. 34
4.6 Método Kanban ................................................................................................ 34
Referências ............................................................................................................. 35
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
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“É ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e 
uma atitude”, pontua Maximiano (2011, p. 111), para 
quem o contrário de planejamento é improvisação. 
Trata-se, nessa acepção, de um processo de refletir e 
tomar decisões acerca do futuro.
 
Oliveira (2002, p. 35) destaca o planejamento como 
um processo “desenvolvido para um alcance de uma 
situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz 
e efetivo, com a melhor concentração de esforços e 
recursos”.
Com base nos trechos anteriores, percebemos que o planejamento 
apresenta estreita relação com futuro. É uma preparação no 
presente visando alcançar os seus objetivos e colaborar na 
tomada de decisões.
Como se observa, o planejamento é o contrário do improviso. É 
a chance que o indivíduo dá a si mesmo de decidir e se preparar 
para o futuro. Quando não nos planejamos, provável e geralmente 
será o acaso que decidirá por nós.
Com essas considerações iniciais, podemos conceituar o planejamento pessoal como 
“o meio pelo qual definimos e organizamos nossas metas e objetivos e direcionamos 
nossas ações à realização” (MARQUES, 2020). 
Dessa forma, o foco é muito importante no processo de planejamento pessoal. 
Marques ensina que, em um plano pessoal, “devem ser definidas as estratégias, 
os recursos e os prazos para a concretização de cada alvo especificamente. Todos 
estes detalhes são importantes para não deixar espaço para distrações, manter o 
foco e evitar desvios bruscos no caminho”.
Apresentados os principais conceitos que envolvem a organização 
para o trabalho e o planejamento pessoal, convidamos você a 
refletir: o que é planejamentopara você? Que nota você daria 
a si mesmo como planejador, como alguém que está disposto 
a desenvolver ações que vão lhe permitir decidir sobre o seu 
futuro? 
Vamos pensar juntos sobre isso?
1.1.2 Por que se planejar? 
Para algumas pessoas, o planejamento pode ser visto como uma tarefa enfadonha. 
Afinal, se não temos o poder de determinar o futuro, por que planejá-lo? 
Como vimos nas definições anteriores, o planejamento busca trazer preparação 
futura, isto é, permite que, preparados, possamos aproveitar de modo mais eficiente 
as oportunidades que o futuro nos reserva. 
Quando você não se planeja, precisa agir apenas com improvisação! 
É certo que não conseguimos determinar os acontecimentos futuros, mas 
o planejamento nos permite, a partir de antecipação de cenários, construir 
possibilidades e atingir objetivos almejados. 
Sem planejamento, estamos mais suscetíveis ao caos do dia a dia e não nos damos 
muitas chances de desenvolvimento, pois estamos sempre trabalhando com o 
presente, sem construir metas a serem alcançadas no futuro. 
Ao detalharmos de maneira racional e ordenada as ações que precisamos desenvolver 
para alcançar um determinado objetivo, conseguimos ter clareza do que precisa 
ser feito e quanto de recurso (material, financeiro) e de tempo precisaremos para 
concretizar o objetivo almejado.
8Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 9
Você deve planejar porque:
Poderá alocar recursos para atingir seus objetivos;
- Saberá como atingir os objetivos;
- Terá um norte sobre como atingir seus objetivos; 
- Ficará mais motivado para alcançar as metas, pois compreende o próximo passo 
que deve ser dado;
- Estará mais preparado no momento de incertezas.
É claro que essa lista poderia ser muito maior! Por isso, sugerimos que assista ao 
vídeo a seguir e, depois, crie a sua própria lista sobre o porquê você deve se planejar.
A partir desse vídeo, você compreenderá que o planejamento racional e meticuloso 
pode permitir a realização de objetivos!
 https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
Se você fosse o garoto do vídeo, quais outras estratégias adotaria 
para chegar ao seu objetivo?
1.1.3 Vantagens do planejamento pessoal 
– Você poderia me dizer, por favor, por qual caminho devo seguir para sair daqui?
– Isso depende muito de onde você deseja chegar – o Gato respondeu.
– Eu não ligo muito para onde... – falou Alice.
– Então não importa para que lado caminhe – o Gato interpôs.
Você já deve ter lido e ouvido o diálogo acima. Para quem não sabe para onde vai, 
qualquer caminho serve, não importa para que lado caminhe. Esse trecho está no 
livro Alice no país das maravilhas, escrito por Lewis Carroll no século XIX. Na obra, 
Alice está perdida na floresta e conversa com um gato para saber o caminho que 
deve trilhar, mas ela não sabe onde quer chegar. 
Podemos apontar como vantagens do planejamento pessoal: 
- Andar em frente, e não em círculos ou indo por caminhos que não levam ao que 
você almeja;
- Perceber a nossa evolução ao longo do caminho; 
- Ter mais automotivação ao ter um plano;
- Ter mais clareza do que precisa ser feito.
1.1.4 Formulação de objetivos 
Formular objetivos é parte essencial em um planejamento pessoal. Afinal, o 
planejamento é uma ferramenta que pode nos conduzir ao alcance daquilo que 
almejamos, seja em âmbito pessoal ou profissional. 
No entanto, nem sempre conseguimos estabelecer objetivos de forma clara, 
mobilizando todo o nosso potencial para concretizá-lo. 
Uma ferramenta que pode ajudar nesse momento é a Boa Formulação de Objetivos, 
mais conhecida simplesmente por BFO.
Essa ferramenta foi desenvolvida a partir dos estudos da programação 
neurolinguística e é muito útil na criação de objetivos consistentes. 
Clique no vídeo a seguir para conhecer os passos para construir uma BFO.
 https://www.youtube.com/watch?v=ELk7Jju_9Bs
1.1.5 Ciclo PDCA pessoal 
O Ciclo PDCA é uma ferramenta bastante utilizada no campo empresarial, podendo 
ser aplicada também no planejamento pessoal. Ela consiste em compreender o 
planejamento como uma ferramenta cíclica e permanente, a partir de quatro etapas: 
planejamento, execução, avaliação (checagem, monitoramento) e ação corretiva.
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
https://www.youtube.com/watch?v=ELk7Jju_9Bs
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Para usar o ciclo PDCA em seu planejamento pessoal, comece estabelecendo seus 
objetivos e metas. Em seguida, passe a executá-los. 
Estabeleça um período para avaliar se você está indo em direção ao seu objetivo e 
se há algo que pode ser melhorado nas atividades que você se propôs a fazer para 
alcançá-lo. 
Geralmente, fazemos uma avaliação mais geral quando o ano está findando, por 
exemplo, mas a proposta do Ciclo PDCA requer uma avaliação mais criteriosa sobre 
o quanto você está indo em direção àquela meta. É provável que, em alguns casos, a 
meta inicial já não seja mais importante ou prioritária para você – esse é o momento 
de se refletir sobre essas questões. 
Após a avaliação do seu planejamento, o próximo passo é fazer as correções 
necessárias e voltar a planejar, executar, avaliar e corrigir, para que o planejamento 
seja cíclico e constante. 
1.2 Organização pessoal
Na segunda parte do nosso primeiro módulo, vamos iniciar nossa conversa sobre 
organização. Planejamento e organização são conceitos que se relacionam, podendo 
ser considerados interdependentes.
Para começar, observe a nuvem de palavras a seguir:
O que vem à mente quando você lê essas palavras? Observe que todas elas, que 
remetem à definição de organização, podem ser encontradas no Dicionário Houaiss 
da Língua Portuguesa.
Conforme este dicionário, organizar é: 1) dar certa ordem ou forma regular a uma 
série de itens, um todo; arrumar, ordenar; 2) planejar e prover o necessário para 
a realização; 3) juntar elementos, indivíduos para compor (grupo, todo); formar. 
4) (fazer) adquirir certa estrutura, forma; estruturar-se; 5) administrar de modo 
produtivo as atividades, o tempo.
Portanto, o ato de organizar nos ajuda a planejar, compor, 
formar e ser mais produtivo! Assim, podemos entender que a 
organização pessoal é uma ferramenta que nos auxilia a manter 
nossa vida de maneira ordenada, estruturada, permitindo que 
possamos aproveitar ao máximo os recursos dos quais dispomos, 
como tempo, finanças e intelecto.
1.2.1 A organização pessoal no trabalho 
Você se considera organizado no trabalho?
A organização é importante em diversas áreas da nossa vida, porém, no trabalho, 
ela não só é importante como extremamente necessária!
Imagine o caos em uma empresa ou instituição pública, se não houver organização! 
Se cada colaborador realizar suas tarefas de modo desordenado e sem o mínimo 
padrão, facilmente a empresa deixará de existir, pois a organização é essencial para 
que os recursos sejam utilizados de maneira racional e efetiva, possibilitando o 
alcance de metas.
Pense na empresa ou instituição pública como um organismo. No organismo, 
cada membro exerce um papel e uma função para que haja funcionamento em 
harmonia. Assim deve ser também nos órgãos públicos e demais instituições. 
A organização deve estar presente tanto em um nível macro (plano operacional 
padrão, planejamento estratégico, mapeamento de processos) quanto no nível 
micro (nas atividades desempenhadas por cada colaborador, de modo pessoal).
Assim, a organização pessoal no trabalho abrange a administração dos recursos 
pessoais (tempo, conhecimento, energia, material de expediente etc.) para que as 
tarefas sejam desempenhadas de forma eficiente!
12Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 13
É uma habilidade que pode ser desenvolvida por todos os indivíduos, visando 
manter a ordem para facilitar o alcance de metas e objetivos planejados.1.2.1 A organização pessoal no trabalho
Observe as imagens a seguir:
Ambiente 1
Ambiente 2
Ambiente 3
Fonte das imagens: Canva
Em qual desses ambientes você se sentiria mais produtivo? Em 
qual deles você acha que estaria mais concentrado e focado?
É provável que você tenha escolhido um ambiente que você 
considera mais organizado, certo?
Como a organização pode nos ajudar?
•	 A organização pessoal poupa tempo. Tempo é um dos recursos mais 
preciosos que temos e, talvez, o mais perecível de todos! Você já gastou 
horas procurando um documento, os óculos ou a carteira? Se esses objetos 
estivessem organizados, com certeza seu tempo de procura seria reduzido 
e poderia ser investido em outra tarefa mais importante para você!
•	 A organização pessoal lhe torna mais produtivo! Onde predomina 
a desorganização há, também, distrações, procrastinação, atrasos no 
cumprimento de prazos e dispersões que lhe afastam dos seus objetivos!
•	 Organização pessoal traz clareza! Você consegue visualizar o que 
precisa ser feito e passa a usar seus recursos de maneira muito mais 
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eficiente, evitando desperdícios e prejuízos, tanto no âmbito profissional, 
quanto pessoal.
•	 Organização pessoal lhe proporciona mais concentração! Imagine 
desenvolver uma tarefa preocupado com outras demandas que ainda 
estão aguardando para serem sanadas! Sua mente não conseguirá focar 
no que precisa ser feito. Quando você está organizado, ciente dos prazos, 
consegue gerenciar melhor seu tempo e disponibilidade, sabendo quantos e 
quais compromissos pode assumir e quanto tempo tem disponível para ser 
investido em outros objetivos importantes para você!
1.2.3 Benefícios da organização pessoal
“A mágica da organização transforma a sua vida!” 
(Marie Kondo).
Você concorda com o pensamento acima?
Saiba mais! Essa frase é de Marie Kondo. Em um de seus livros, 
ela se descreve como “obcecada por organização desde os cinco 
anos de idade”. Hoje é uma escritora, palestrante e consultora 
de organização muito famosa. Talvez você já tenha ouvido falar 
sobre a série de Marie Kondo disponível na Netflix, em que ela 
ajuda pessoas a terem mais organização no dia a dia.
Assista: A magia do dia a dia – Série sobre organização disponível 
na Netflix e estrelada por Marie Kondo.
Marie Kondo acredita que a organização pessoal transforma a vida, por fornecer 
clareza quanto à existência e disposição dos seus objetos, afazeres e recursos. 
Quando você tem ciência sobre esses aspectos, consegue tomar decisões de modo 
mais eficiente! 
Conforme a autora, outro benefício da organização pessoal é o autoconhecimento.
“Embora possamos conhecer a nós mesmos 
refletindo sobre nossas características e ouvindo o 
que as pessoas pensam de nós, acredito que a melhor 
ferramenta de autoconhecimento é a organização de 
nossas coisas. Afinal, nossos pertences descrevem 
com precisão o histórico das decisões que tomamos 
na vida. Organizar é um modo de fazer um inventário 
que nos faz ver aquilo de que realmente gostamos” 
(KONDO, 2015, p. 73).
Podemos afirmar ainda que um dos benefícios da organização pessoal é abrir espaço 
para o novo, ao identificarmos o que é desnecessário e descartá-lo. Além disso, ela 
traz clareza, aumenta a produtividade e nos permite enxergar onde os recursos 
estão sendo utilizados e, assim, alocá-los com mais eficiência.
Após essa conversa inicial sobre planejamento e organização, vamos aprender mais 
sobre o assunto no próximo módulo?
2. Sou organizado?
Olá, ! Seja bem-vindo ao segundo módulo do nosso curso! 
Neste módulo o objetivo é apresentar informações para proporcionar reflexões 
sobre o papel da organização no seu dia-a-dia. Iremos começar falando sobre o que 
precisa de organização, depois passaremos a conversar sobre a Matriz Eisenhower 
e por fim, você será convidado a elaborar uma análise SWOT pessoal, focada na 
organização pessoal.
Vamos lá?!
 Módulo
Sou organizado?2
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2.1 Avaliando minhas necessidades de organização
Vamos refletir sobre o vídeo a seguir: 
 https://www.youtube.com/watch?v=FItTEaTBnbg
 
O vídeo que você acabou de assistir busca demonstrar como a desorganização pode 
ser prejudicial à vida. A organização pessoal, como você já sabe, evita desperdícios e 
abre a possibilidade de aproveitar com mais eficiência os recursos disponíveis.
 
Você já pensou sobre a organização pessoal como um hábito?
Organizar é um hábito e, como todo hábito, também pode ser aprendido e 
desenvolvido por todos nós. 
Nesse momento, qual hábito predomina mais na sua vida? O hábito da organização 
ou o da desorganização? 
Difícil responder? 
Reflita sobre isso. 
Escolha uma nota de 1 a 10 para avaliar o quanto você concorda com cada afirmação 
a seguir. 
Quanto mais próximo a 1, menos você concorda. E quanto mais próximo a 10, mais 
você concorda.
- Você sabe onde estão localizados seus documentos: Carteira de Trabalho, certidão 
de casamento/nascimento, título de eleitor etc.
- As suas tarefas estão em dia, tudo certo com os prazos.
- Na sua mesa, nas gavetas e nos armários estão apenas materiais que você precisa 
e utiliza. Não há papéis sem utilidades, canetas que não funcionam etc.
- Sua caixa de e-mail está arrumada. Todos os e-mails respondidos e organizados 
em pastas específicas.
- Você utiliza uma agenda (física ou digital) na qual seus compromissos estão 
anotados.
- Você encontra rapidamente os documentos que precisa em seu computador.
- Seus exames e consultas médicas estão em dia.
- Nos últimos doze meses, você perdeu um compromisso importante porque não se 
recordava dele.
- Sua mesa de trabalho está sempre limpa e arrumada.
- Você costuma planejar suas tarefas para a semana ou para o dia seguinte.
- Você não costuma guardar seus objetos em um local específico: brincos, fones de 
ouvido, carregadores, canetas etc.
- Você tem várias versões dos mesmos documentos em diferentes pastas do 
computador e sempre demora para encontrar a mais atual.
Complementando esse momento de reflexão sobre seu hábito de 
organização, pense sobre essa afirmativa:
“Bagunça não é apenas o que está no chão da sua casa. É tudo 
que está entre você e a vida que você quer viver!” (Peter Walsh)
E então? 
Você quer viver uma vida mais organizada? No próximo tópico continuaremos 
falando sobre esse tema.
2.1.1 O que precisa de organização? 
Será que tudo precisa de organização?
Manter todas as áreas da nossa vida de modo organizado pode parecer uma 
tarefa difícil! Estar 100% organizado em todas as áreas chega a ser impossível, 
principalmente se, para isso, dependermos também de outras pessoas.
https://www.youtube.com/watch?v=FItTEaTBnbg
18Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 19
Isso ocorre porque cada pessoa tem um modo de agir e de se comportar – e, talvez, 
aquilo que é extremamente necessário na organização para você pode não ser para 
o outro.
Uma vida 0% organizada é um caos e só trará prejuízos! Portanto, busque os 100%! 
Quanto mais próximo dos 100%, mais você desfrutará dos benefícios da organização. 
Se todas as áreas da nossa vida estiverem organizadas, fica muito mais fácil atingir 
objetivos!
Marie Kondo, no livro A mágica da organização, propõe que 
inicialmente a organização deve acontecer partindo-se de 
categorias que, por sua vez, podem ser divididas em subcategorias.
Veja um exemplo de categoria utilizada por Kondo (2015, p. 42) 
para ilustrar a noção de categorias/subcategorias:
CATEGORIA: Livros
SUBCATEGORIAS:
• Geral (livros que se lê por diversão);
• Prática (livros de referência, de receitas etc.);
• Visual (coletâneas de fotografias etc.);
• Revistas. 
Vale lembrar que, como o nome já evidencia, a organização é pessoal. Embora a 
maioria de nós possamoster itens semelhantes, a organização pessoal é muito 
específica e particular para cada um. 
A atividade de organização precisa ser algo simples e funcional. 
Ela deve estar presente na sua vida para que você consiga usufruir 
melhor dos recursos dos quais você dispõe. É importante que 
seja algo tão rotineiro e simples como escovar os dentes todos os 
dias, tornando-se assim um hábito!
O primeiro passo para buscar uma vida mais organizada é buscar compreender o 
que pode lhe ajudar ou atrapalhar nesse processo, bem como os recursos que você 
já tem que lhe garantem uma vida mais organizada.
2.2 Avaliando minha situação atual de organização
2.2.1 Está tudo organizado? 
Um dos aspectos da nossa vida que mais demanda organização é o tempo: um 
recurso finito. Com tantas tarefas no dia a dia, muitas vezes nos perdemos e 
acabamos deixando de cumprir prazos ou atingir objetivos por falta de organização.
Por isso, vamos começar esse tópico perguntando: suas tarefas estão em dia? Está 
tudo sob controle? Tudo organizado?
Quando organizamos o nosso tempo, fica mais fácil organizar outras áreas. Assim, 
para lhe ajudar a entender melhor esse cenário, vamos partir de uma ferramenta 
muito utilizada na organização pessoal no trabalho, na gestão do tempo e na 
produtividade. 
Trata-se da Matriz Eisenhower, que tem por objetivo separar as atividades em quatro 
quadrantes, a partir da classificação em: urgente e importante
20Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 21
Para começar, faça uma lista das tarefas que você precisa executar. Com a lista em 
mãos, distribua as tarefas entre os quatro quadrantes da matriz, evidenciados a 
seguir.
No 1º quadrante você deve colocar aquelas atividades que são importantes, mas 
não urgentes – e por isso podem ser agendadas para outro momento. Ou seja, você 
pode se programar para a execução.
No 2º quadrante ficam as atividades urgentes e importantes, isto é, tarefas que 
precisam ser imediatamente concluídas.
No 3º quadrante você escreverá aquelas atividades que não são urgentes nem 
importantes – e por isso podem ser canceladas. Geralmente, essas atividades estão 
relacionadas à distração ou são tarefas que apenas lhe afastam de seus objetivos.
No 4º quadrante inclua as tarefas que são urgentes, mas não importantes. Elas 
podem ser delegadas a outras pessoas – ou até equipamentos – por se tratarem de 
tarefas que não precisam da sua atenção para serem concluídas.
Com a matriz preenchida, você consegue visualizar melhor onde 
suas tarefas precisam de mais organização. 
Agora reflita novamente... Você está executando tarefas que podem ser delegadas 
ou executando muitas tarefas que poderiam ser eliminadas? Está trabalhando mais 
no que é urgente e pouco no que é importante?
Pense sobre isso para, no próximo tópico, tratarmos de mais um momento de 
reflexão quanto à organização.
2.2.2 Swot pessoal 
Provavelmente você conhece a análise Swot. Muito utilizada em processos de 
planejamento institucional, a análise Swot visa apresentar um diagnóstico de uma 
situação a partir de quatro aspectos: forças, fraquezas (fatores internos), ameaças e 
oportunidades (fatores externos).
Neste curso vamos utilizar a análise Swot pessoal, que tem o mesmo objetivo 
de diagnóstico, mas aplicada a um aspecto na vida particular. Na matriz que 
utilizaremos, o quadrante “fraquezas” será substituído por “pontos de melhorias”, 
pois entendemos que não temos fraquezas, e sim pontos a melhorar.
A análise Swot pessoal pode ser aplicada em qualquer área na qual uma pessoa 
queira ter clareza sobre quais aspectos lhe atrapalham e lhe ajudam a conseguir o 
que almeja. Como o nosso curso é voltado para a organização pessoal no trabalho, 
preencheremos a matriz Swot para esse objetivo.
Os fatores internos se referem aos recursos internos, ou seja, aquilo que depende 
de você e que lhe ajuda ou não a chegar ao seu objetivo. Por isso, no quadrante 
Forças deve ser colocado tudo aquilo que você julga que contribui para que você 
seja mais organizado. 
Já no quadrante de Fraquezas você deve listar um ou mais aspectos seus que podem 
contribuir para que seu objetivo se torne cada vez menos possível de ser realizado. 
Assim, preencha-o com os itens que você acredita que favorecem a desorganização 
na sua vida e lhe deixam mais longe de ser organizado.
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Já os fatores externos são aspectos que não estão sob o seu controle e podem lhe 
atrapalhar ou ajudar na concretização do seu objetivo. Assim, o quadrante Ameaças 
deve ser preenchido com fatores que você acredita que, embora não estejam sob seu 
controle, estão contribuindo para a desorganização. No quadrante Oportunidades, 
acrescente os fatores que estão externos a você e que lhe possibilitam maior 
organização pessoal.
A organização pessoal deve ser constante. Sempre há espaço para aprimorar! 
Esperamos que o preenchimento da sua matriz SWOT tenha lhe ajudado a ver onde 
você precisa melhorar. 
Repita essa análise periodicamente com o objetivo de ser mais 
organizado e verá que os aspectos tendem a mudar.
3. Como (re)começar a organizar
Olá! Seja bem-vindo ao terceiro módulo do nosso curso. 
Neste módulo nosso objetivo é abordar sobre aspectos que possibilitam o 
planejamento e a organização pessoal no trabalho. Assim, falaremos sobre os 
primeiros passos para organização e planejamento pessoal, recordaremos a filosofia 
dos 5S e comentaremos sobre atitudes necessárias à organização, e a importância 
de uma rede de apoio.
3.1 Primeiro passo para organização e planejamento 
pessoal 
Você acha que as palavras a seguir têm a ver com a organização? 
MUDANÇA / ESCOLHA / DECISÃO
Você já aprendeu que organizar é um hábito, assim como a desorganização. Portanto, 
o primeiro passo para uma vida mais organizada envolve uma escolha: precisamos 
tomar a decisão de mudar nossos hábitos de desorganização! 
Em outras palavras, é necessário que aprendamos um novo hábito: o da organização.
 
Nenhuma agenda, aplicativo no celular ou no computador, 
métodos ou outras ferramentas de organização nos tornará mais 
organizado se, primeiramente, não houver uma decisão nossa. 
Para Charles Duhigg (2012, p. 354), autor do livro O poder do hábito, “a mudança 
pode não ser rápida e nem sempre é fácil. Mas com tempo e esforço, qualquer 
hábito pode ser remodelado”.
“Você sabia que todo hábito consiste em três partes? 
São elas: uma ‘deixa’ (algo que lhe motiva a fazer algo, 
um gatilho), uma rotina (a atividade que você faz 
motivado pela deixa) e uma recompensa (o que você 
ganha quando faz a rotina)” (DUHIGG, 2012, p. 354).
Para isso, o autor propõe o seguinte modelo de mudança de hábito:
• Identifique a rotina, ou seja, uma atividade que você sempre faz;
• Experimente as recompensas;
• Isole a “deixa (ou o gatilho)”;
 • Tenha um plano.
Vamos aplicar esse modelo em um exemplo para a organização pessoal?
1 - Qual a rotina? Procrastinar na resposta a e-mails. Minha caixa de entrada está 
sempre lotada.
2 – Por que faço isso? Penso em responder em outro momento, porque não quero 
interromper o que estou fazendo, mas acabo esquecendo.
 Módulo
Como (re)começar
a organizar3
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3 – Como posso fazer para não me sentir interrompido e conseguir responder 
os e-mails? Estabelecer alguns horários do dia para responder e-mails, assim me 
concentro só nessa atividade durante aquele momento. A recompensa vai ser a 
sensação de dever cumprido a cada vez que minha caixa de entrada estiver zerada.
Você pode usar estas perguntas para outros hábitos que queira desenvolver.
Agora, vamos saber mais sobre os hábitos e o poder de mudá-los para que você 
passe a aplicar essas estratégias em outras áreas da sua vida também! 
Clicando no link a seguir você serádirecionado para um vídeo 
com uma resenha sobre o livro O poder do hábito.
https://www.youtube.com/watch?v=9BtrLf6PfYY
Saiba mais no livro O poder do hábito, de Charles Duhigg.
3.1.1 Princípios de organização: a filosofia dos 5S 
A Filosofia dos 5S é oriunda da cultura japonesa e muito associada à qualidade, 
podendo se apresentar também como uma ferramenta de organização que auxilia 
em um ambiente mais organizado e produtivo.
Veja na figura os 5S ou 5 sensos: 
Para Robbins e Decenzo (2004), os sensos podem ser assim descritos: o senso 
de utilização indica que apenas aquilo que é necessário deve ser mantido na sua 
vida ou no trabalho. Isso inclui, por exemplo, o descarte de objetos que não têm 
mais serventia, cópias desnecessárias de documentos etc. Pelo senso de utilização, 
você deve manter na sua mesa de trabalho, por exemplo, apenas o necessário 
para execução das suas atividades, descartando objetos que possam lhe tirar a 
concentração e o foco e, assim, lhe distrair.
O senso de organização diz respeito à organização propriamente dita, isto é, cada 
coisa deve estar em seu devido lugar, a fim de que você não perca tempo procurando 
materiais de trabalho, uma vez que já saberá onde estão.
O senso de limpeza, como o próprio nome diz, está relacionado a manter o ambiente 
e materiais de trabalho sempre limpos, proporcionando não só mais bem-estar, 
mas também ajudando na produtividade.
O senso de padronização tem por objetivo ajudar que os três anteriores sejam 
mantidos. Uma vez que você consegue implantar os demais, é hora de padronizar 
esse comportamento, fazendo desses sensos uma rotina!
O senso de autodisciplina. Sem ele nenhum dos anteriores é possível e a 
desorganização pode voltar a se instalar. Por isso, falamos sobre a mudança de 
hábitos! Esse senso nos chama a atenção para o fato de que a autodisciplina é 
fundamental para uma vida mais organizada!
 
Você já conhecia esses sensos? Alguns ou todos estão presentes 
na sua vida?
3.2 Atitudes necessárias 
Algumas atitudes são muito importantes para uma vida mais organizada. Neste 
tópico apresentaremos algumas atitudes relacionadas à organização.
A primeira delas é o estabelecimento de rotinas. Para sermos mais organizados é 
muito importante que passemos a adotar rotinas. 
Para Godinho (2018), adotar rotinas não significa necessariamente ter horários fixos 
e rígidos para tudo, mas estabelecer acontecimentos que devem ser frequentes em 
nosso cotidiano. 
https://www.youtube.com/watch?v=9BtrLf6PfYY
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“As pessoas que conseguem trazer as suas prioridades 
para a rotina são aquelas que têm o controle sobre a 
própria vida. Que sabem falar não. Que buscam uma 
estruturação mínima não para ‘controlar’, mas para 
deixar todo o restante fluir bem. Se você não definir 
sua rotina, ela será́ definida por outras pessoas. E, 
quando isso acontece, você também descobre que 
está trabalhando no que é prioridade apenas para 
os outros” (GODINHO, 2018, p. 164).
Segundo o autor, para estabelecer rotinas é importante dividir o dia em três partes: 
manhã, tarde e noite, procurando deixar sempre algumas horas livres para possíveis 
imprevistos, além de estabelecer um planejamento semanal para as atividades.
Marie Kondo (2015) também elenca atitudes necessárias para uma vida mais 
organizada:
1 - Descarte tudo aquilo que não tem utilidade;
 
2 - Defina um lugar para cada coisa. Isso vale tanto para objetos físicos quanto 
para objetos digitais; 
 
3 - Busque o máximo de simplicidade na hora de organizar;
 
4 - Evite empilhar objetos. Sempre que possível, organize-os na forma vertical, pois 
você pode alcançá-los mais facilmente.
Outra ideia é agrupar tarefas similares. Muitas pessoas precisam 
fazer pequenas atividades ao longo do dia, da semana e do 
mês que, se feitas separadamente, tomam um tempo absurdo. 
Responder e-mails, gerar relatórios, contabilizar pedidos... Enfim, 
cada pessoa certamente tem a sua lista de coisas a fazer que 
envolvem um trabalho mais mecânico.
Agrupe tarefas similares e execute-as em “blocos”..
“No caso dos e-mails, por exemplo, em vez de 
trabalhar o dia todo com sua caixa de e-mails aberta, 
organize pequenos blocos ao longo do dia para 
responder a todos de uma vez. Se, do contrário, você 
parar toda hora para responder a um ou dois e-mails, 
além de estressar a mente, vai ter a impressão de 
que os e-mails nunca acabam” (GODINHO, 2018, p. 
173).
3.2.1 Articulação com terceiros, interessados ou rede 
de apoio 
Por vivermos em sociedade, é comum dividirmos espaço com outras pessoas, tanto 
no trabalho como em casa. Cada um de nós possui experiências, aprendizados e 
formas de pensar sobre os mais variados aspectos.
Por isso é muito importante que, ao buscar uma vida mais organizada, procuremos 
conversar sobre isso com quem faz parte do nosso convívio, seja no trabalho ou em 
casa. Afinal, será muito improdutivo se apenas uma ou poucas pessoas se dedicarem 
a organizar o espaço que é compartilhado – e outras não tiverem o mesmo objetivo.
É interessante também a busca por recursos que nos apoiem no objetivo de ter 
a organização como algo mais frequente. Assim, você pode receber esse apoio 
por meio de livros, cursos, aplicativos, blogs e, também, profissionais dedicados à 
organização. 
Você sabe o que faz um personal organizer?
Convido-lhe a assistir o vídeo a seguir e conhecer mais sobre esse 
profissional!
Saiba mais em: https://www.anpop.com.br/
https://www.anpop.com.br/
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4. Ferramentas de organização no trabalho
Olá! Seja bem-vindo ao quarto e último módulo do nosso curso! 
Este módulo será dedicado a apresentar algumas ferramentas que são úteis para a 
organização do trabalho.
4.1. O que são e por que usar ferramentas de 
organização no trabalho? 
As ferramentas de organização são métodos, técnicas e recursos que podemos 
utilizar para auxiliar na condução de nosso planejamento e na realização de tarefas. 
Essas ferramentas podem contribuir para agilizar processos, trazer mais clareza 
sobre as atividades já realizadas (e aquelas que precisam ser ainda desenvolvidas), 
além de contribuir para uma maior otimização do tempo, este recurso tão valioso!
Nos próximos tópicos, veremos algumas dessas ferramentas.
4.2 Trello 
O Trello é uma ferramenta automática, disponível na web, que permite a organização 
de tarefas e projetos. 
Uma de suas vantagens é poder compartilhar atividades com a equipe. Assim, todos 
os integrantes visualizam o andamento de um determinado projeto.
Ele pode ser usado tanto de forma on-line como em aplicativo.
O Trello, além de ser bem intuitivo, oferece uma versão gratuita bem completa e 
funcional, com diversos modelos de organização de tarefas para várias áreas.
 Módulo
Ferramentas de organização
no trabalho4 O Trello, além de ser bem intuitivo, oferece uma versão gratuita bem completa e funcional, com diversos modelos de organização de tarefas para várias áreas.
https://trello.com/pt-BR/home
4.3 Ferramentas Google 
O Google disponibiliza algumas ferramentas muito úteis para organização. Uma das 
maiores vantagens é a gratuidade e a facilidade na utilização, além da sincronização 
de dados que é permitida quando você tem uma conta Google. 
Vamos abordar aqui sobre quatro ferramentas do Google que podem nos auxiliar no 
planejamento e na organização do trabalho: Google Agenda, Google Keep, Google 
Drive e Google Docs.
4.3.1 Google Agenda 
A ferramenta Google Agenda, também chamada de Google Calendar, é talvez a mais 
conhecida e utilizada quando se trata de organização. O Google Agenda é muito 
útil para programar a sua rotina, podendo ser utilizado no modo desktop ou em 
aplicativos para seu celular e outros dispositivos.
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Você tem a possibilidade de verificar suas tarefas por dia, semana ou mês. Além 
disso, um recurso muito interessante do Google Agenda é compartilhar atividades 
com outras pessoas, o que é muito útil para organizar as atividades em equipes.
O Google Agenda também inclui automaticamente os feriados, o que já lhe permite 
não agendar compromissos nesses dias, caso não seja o seu objetivo.
Muitas reuniões on-line ocorrem pelo Google Meet (plataforma de chamada de 
vídeo). Assim, quando você receber um e-mail sobre uma reunião, por exemplo, ele 
pode ser adicionado à sua agenda no Google automaticamente.
Fonte: captura de tela
4.3.2 Google Keep 
O Google Keep é como se fosse um serviço de anotações. Ele é muito intuitivo, assim 
como muitos recursos do Google. Ele permite que sejam adicionadas anotações, 
listas, imagens, áudios, lhe auxiliando a organizar tudo de forma muito visual.
Uma das vantagens do Keep é a sincronização entre o aplicativo e o desktop, assim 
como uma extensão para o navegador do Google, o Google Chrome, o que traz uma 
grande facilidade no momento de acessar seus arquivos.
Essa é uma ferramenta para quem não quer perder ideias e tê-las sempre em mãos. 
Com o Keep, você pode organizar as suas ideias que e ainda compartilhá-las com 
outras pessoas.
Fonte: captura de tela
4.3.3 Google Drive
Perder documentos é muito comum quando não se tem organização. Por isso, o 
Google Drive é uma excelente ferramenta para salvar arquivos na nuvem. Assim 
como as demais ferramentas do Google, também permite a sincronização entre 
aplicativos e o desktop.
Uma das vantagens é que ele sincroniza automaticamente os documentos que 
você cria no seu computador com a web, independentemente do formato: texto, 
apresentação, planilhas etc. Funciona de forma semelhante ao gerenciador de 
arquivos do seu computador, onde você pode organizar o documento em pastas.
Além disso, você também pode compartilhar documentos e até pastas inteiras com 
outras pessoas, configurando níveis de acesso diferentes para cada um. É uma 
ótima ferramenta para agilizar o seu trabalho.
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Fonte: captura de tela
4.3.4 Google Docs
Essa ferramenta também é muito útil para o trabalho em equipe, pois permite 
que várias pessoas possam colaborar simultaneamente no mesmo documento. A 
própria plataforma identifica as alterações realizadas por cada colaborador. Alguns 
dos formatos aceitos são textos, planilhas, apresentações e formulários.
Você pode ainda salvar os arquivos tanto na conta do Google como na memória do 
seu computador. Outra vantagem é que os documentos são salvos automaticamente, 
caso você os redija on-line, além da interface bem semelhante aos principais editores 
de textos disponíveis no mercado.
Fonte: captura de tela
4.4 Pomodoro
A técnica Pomodoro é muito interessante na organização do tempo para a execução 
de tarefas. Ela divide o tempo entre blocos de concentração intensa e pausas. Além 
de melhorar a gestão do tempo, uma das suas principais vantagens é aumentar a 
concentração, contribuindo para sermos mais produtivos e eficientes. 
A técnica consiste em realizar uma atividade por 25 minutos seguidos. Após esses 
25 minutos, você faz uma pausa de 5 minutos. Esse procedimento é repetido por 
mais três vezes e, no quarto, sua pausa pode ser mais longa: 30 minutos.
Para utilizar essa técnica você pode usar um timer, cronômetro ou alguns aplicativos 
específicos para celular.
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4.5 Ferramentas não digitais (planner e agenda)
Com o avanço da tecnologia, muitas ferramentas digitais foram criadas para ajudar 
na organização pessoal no trabalho. Porém, há algumas ferramentas não digitais 
que também podem ser utilizadas para auxiliar na organização.
A primeira delas é a agenda impressa. Para quem usa esse tipo de ferramenta, é 
muito importante manter o hábito de anotar sempre todos os compromissos. Você 
também pode usar a agenda para fazer anotações livres, como ideias que surgem 
ou planos que deseja realizar. 
Entre as desvantagens da agenda impressa, além de não ser automática, é que ela é 
feita para durar um ano. Assim, você precisa carregar mais de uma agenda quando 
está chegando ao fim de um ano e já precisa agendar compromissos para o próximo.
Se você gosta muito de ferramentas impressas, o ideal é combinar 
o uso tanto do impresso quanto do digital.
Outra ferramenta não digital para organização é o planner. Ele tem a mesma função 
da agenda, mas não vem com datas: você mesmo as adiciona. Existem diversos 
formatos disponíveis: o planner de mesa, o planner em formato de fichário ou o 
planner em formato de caderno.
O planner, de forma geral, oferece mais flexibilidade do que a 
agenda. Você organiza seus compromissos em formato diário, 
semanal, mensal e anual, conseguindo ter uma visão mais ampla 
dos seus afazeres e atividades.
4.6 Método Kanban
Criado na Toyota, Kanban é uma palavra japonesa que significa cartão. A ideia 
principal é demonstrar de forma visual o progresso de tarefas, separando-as em: 
tarefas a fazer, tarefas que precisam ser feitas e tarefas que já foram concluídas.
Algumas plataformas, como o Trello, oferecem um modelo para utilização do Kanban 
de forma digital, mas caso você prefira, também pode usá-lo de forma não digital. 
Para isso, você precisará basicamente de dois recursos: canetas e post-its.
Uma das vantagens de se utilizar o Kanban em modo impresso é que ele pode 
ser facilmente visualizado por todos os membros da equipe. Você pode montar o 
Kanban em um quadro ou diretamente na parede. Uma dica importante é ficar em 
uma altura acessível para que você possa manuseá-lo e adicionar informações de 
forma mais fácil.
Para utilizar, crie três colunas no quadro ou parede com os post-its, semelhante à 
tabela a seguir. Em cada post-it, anote a tarefa a fazer. À medida que o estágio da sua 
tarefa for mudando, mova o post-it entre as colunas.
Esse método simples lhe ajudará a ter, literalmente, uma visão das suas tarefas e lhe 
trará mais motivação ao vê-las sendo concluídas!
Referências
CARAVANTES, Geraldo R.; CARAVANTES, Cláudia B.; KLOECKNER, Mônica C. 
Administração: teorias e processo. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005.
KONDO, Marie. A mágica da arrumação. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.
MARQUES, J. R. Como fazer um planejamento pessoal eficiente. Goiânia: IBC, 2020. 
Disponível em: https://www.ibccoaching.com.br/portal/metas-e-objetivos/como-
fazer-um-planejamento-pessoal-eficiente/. Acesso em: 28 set. 2021.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à administração. 8 ed. São Paulo: 
Atlas, 2011.
OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos, 
https://www.ibccoaching.com.br/portal/metas-e-objetivos/como-fazer-um-planejamento-pessoal-eficiente/. Acesso em: 28 set. 2021
https://www.ibccoaching.com.br/portal/metas-e-objetivos/como-fazer-um-planejamento-pessoal-eficiente/. Acesso em: 28 set. 2021
36Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 2002. 
KONDO, Marie. A mágica da arrumação. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.
OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos, 
metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 2002. 
DUHIGG, Charles. O poder do hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.
GODINHO, Thais. Trabalho organizado: encontre equilíbrio e significado num mundo 
cada vez mais sobrecarregado. São Paulo: Gente, 2018.
KONDO, Marie. A mágica da arrumação. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.
ROBBINS, Stephen P.; DECENZO, David A.; Fundamentos de administração: conceitos 
essenciais e aplicações. São Paulo: Prentice Hall, 2004. 
TRELLO. Disponível em: https://trello.com/pt-BR/home. Acesso em: 17 out. 2021.
GOOGLE. Disponível em: google.com.br. Acesso em: 17 out.2021.
https://trello.com/pt-BR/home
http://google.com.br