GESTÃO DE COMPRAS

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GESTÃO DE COMPRAS
Qualquer atividade industrial ou comercial necessita de materias-primas, componentes, equipamentos e serviços para que possa operar. No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início primeira operação, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento a fim de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.
O conceito de compras envolve todo o processo de localização de fornecedores e fontes de suprimento; aquisição de materiais por meio de negociáveis de preço e condições de pagamento; acompanhamento do processo (follow up) junto aos fornecedores escolhidos; e recebimento do material comprado, para controlar e garantir o fornecimento dentro das especificações solicitadas.
A Função Compras
Antes da Primeira Guerra Mundial, a função de compras era tida como uma atividade burocrática e repetitiva. Depois, já na década de 1970, devido principalmente a crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente. Nesse cenário, saber o que, quanto, quando e como comprar começa a assumir condição de sobrevivência, e, assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização. No modelo de gestão atual a função compras assume um papel verdadeiramente estratégico nos negócios em face do volume de recursos, principalmente financeiros envolvidos e, a vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain).
A função compras É de fundamental importância a gestao de materiais e tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Para atingir tal finalidade, a área de compras precisa desenvolver e manter fontes de suprimentos adequadas: a chamada cadeia de suprimentos (supply chain). 
Apesar de ser um subsistema orientado para fora da empresa – isto É, voltado para os fornecedores externos, a área de compras interage internamente com vários setores da empresa, como produção, planejamento e controle da produção (PCP), engenharia de produto, controle de qualidade, controle de estoques, área financeira, etc.
A área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção, acarretam custo exagerado para sua manutenção. Esses altos custos para mante-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo do capital, pessoal de almoxarifado e controles.
Objetivos da Função Compras
Em todo sistema empresarial, para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e gerar lucros satisfatórios, a minimização de custos deve ser perseguida e alcançada. Principalmente os que se referem aos materiais utilizados, já que representam uma parcela por demais considerável na estrutura de custo total.
Os objetivos básicos de um Departamento de Compras seriam:
a) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; 
b) Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa; 
c) Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos;
d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente referente a pagamento.
Organização do Setor de Compras
Segundo o Professor Marco Aurélio P. Dias, independente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas:
• Autoridade para compra;
• Registro de compras;
• Registro de preços;
• Registro de estoque e consumo;
• Registro de fornecedores;
• Arquivos e especificações;
• Arquivos de catálogos.
Completando a organização, ainda segundo Dias, podemos incluir como atividades tÌpicas do Departamento de Compras:
a) Pesquisa dos fornecedores 
• Estudo do mercado; 
• Estudo dos materiais; 
• An·lise dos custos; 
• InvestigaÁ„o das fontes de fornecimento; 
• InspeÁ„o das f·bricas dos fornecedores; 
• Desenvolvimento de fontes de fornecimento; 
• Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos. 
b) Aquisição 
• Conferência de requisições; 
• Análise das cotações; 
• Decidir comprar por meios de contratos ou no mercado aberto; 
• Entrevistar vendedores; 
• Negociar contratos; 
•Efetuar as encomendas de compras; 
• Acompanhar o recebimento de materiais; 
c) Administração 
• Manutenção de estoques mínimos; 
• Transferências de materiais; 
• Evitar excessos e obsolescências de estoque; 
• Padronizar o que for possível. 
d) Diversos 
• Fazer estimativa de custo; 
• Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes; 
• Cuidar das relações comerciais recíprocas.
O Ciclo de Compras
A atividade de compras é basicamente cíclica e repetitiva. Cíclica porque envolve um ciclo de etapas que necessariamente devem ser cumpridas, cada qual a seu tempo e uma após a outra. Repetitiva, porque o ciclo é acionado cada vez que surge a necessidade de se adquirir determinado material. A reposição dos materiais ocorre cíclica e repetidamente. Isso significa que o processo pode ser continuamente aperfeiçoado e melhorado, rumo a eficiência cada vez maior. O ciclo de compras é composto de cinco etapas principais: 
1. Análise das ordens de compras (OCs) recebidas. 
2. Pesquisa e seleção de fornecedores. 
3. Negociação com o fornecedor selecionado. 
4. Acompanhamento do pedido (follow up). 
5. Controle do recebimento do material comprado.
Análise das Ordens de Compras (OCs) Recebidas: