Aos cuidados do setor de Relações Humanas

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Aos cuidados do setor de Relações Humanas
Organização e controle de fluxo de documentos: Academia Saúde e Vida
1. Planilha de controle de entrada e de saída do expediente da empresa
Método de Arquivamento: Método Alfabético
Tipo de Arquivo: As Planilhas com dois meses, arquivo ativo. Assim que completar 4 meses a documentação será transferida para o arquivo morto.
Justificativa: A Academia Saúde e Vida conta com filiais em todo o estado, o que torna o fluxo de documentos muito grande. E dessa forma com o auxílio do método de arquivamento alfabético, se torna mais acessível a organização dos mesmos. Portanto o RH terá de fácil acesso às planilhas atuais e caso necessário encontrará as planilhas que não são muito utilizadas, no arquivo morto.
2. Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa
Método de Arquivamento: Método Alfabético
Tipo de Arquivo: Arquivo Inativo.
Justificativa: Com mais de dez filiais, nossa empresa conta com muitos colaboradores além de novos contratos, e com isso, por lei, a empresa deve disponibilizar o acesso aos funcionários de EPIs e uniformes definidos pela empresa. Portanto o método de arquivamento alfabético se torna o mais prático e organizado, para que seja fácil de encontrar o funcionário e sua respectiva documentação, e dessa forma os arquivos se encontram guardados e organizados para quando solicitados estejam a disposição.
3. Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
Método de Arquivamento: Método Alfabético
Tipo de Arquivo: Arquivo Ativo
Justificativa: As folhas são pagas mensalmente dessa forma, isso gera uma movimentação constante, além de serem de extrema segurança para a empresa e para o colaborador, e para isso ser algo fácil e prático, trazendo a eficácia de tempo para o setor o RH, essas informações deverão ser organizadas de forma alfabética, o que irá identificar os documentos de forma simples e “limpa”.
4. Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
Método de Arquivamento: Método Alfabético Numérico
Tipo de Arquivo: Arquivo Inativo
Justificativa: Os documentos dos colaboradores são essenciais no momento da contratação, porém são utilizados com uma menor frequência no período de trabalho, ou seja não são tão movimentados como os pagamentos por exemplo. E arquiva-los de forma em que fiquem de ordem alfanumérica, torna mais organizado tanto de forma visual como de forma pratica.