Procedimentos administrativos

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Procedimentos administrativos: 
AUTUAÇÃO: Formação do processo. Nos processos 
não digitais a autuação será realizada pelo protocolo, 
já nos processos digitais a autuação poderá ser 
realizada por usuário autorizado, diretamente no 
sistema informatizado. 
Dentro do processo as folhas deverão ser ordenadas 
da mais antiga para a mais recente. 
NUMERAÇÃO DAS FOLHAS: As folhas serão 
numeradas, em ordem crescente, pelas unidades 
administrativas que as adicionarem, mediante 
carimbo específico, que deverá ser aposto no canto 
superior direito, na frente da folha. 
 
A primeira folha do processo não receberá o carimbo 
específico para numeração das folhas. 
Deve-se apor na segunda folha do processo o carimbo 
para a numeração de folhas devendo ser registrado no 
campo de fl. O número 2. 
Cada volume deverá conter, no máximo, duzentas 
folhas, incluindo o “Termo de encerramento de 
volume”. 
Quando erra a numeração faz um X em cima do 
carimbo errado e faz um novo carimbo com a 
numeração certa + termo de renumeração, 
justificando a necessidade. 
PRINCIPAIS OPERAÇÃOES: 
Juntada: União de um processo a outro, pode ser feita 
de duas formas: 
Anexação: É definitiva, não pode ser desfeita. 
Processos referentes a um mesmo interessado e que 
contenham o mesmo assunto. 
Prevalece o número do processo mais antigo, ou seja, 
o processo principal para fins de referência e de 
numeração de folhas (coloca os documentos do mais 
novo na sequencia do mais antigo e coloca a capa do 
mais novo no final, renumera o mais novo para 
acompanhar a sequência numérica do mais antigo). 
Há uma relação de dependência entre os processos, 
um precisa do outro pra ter sentido. 
Apensação: É feita de forma provisória. Tem como 
objetivo o estudo, a instrução e a unifirmidade de 
tratamento em matérias semelhantes, pertencentes 
ao mesmo interessado ou não. 
Cada processo conserva a sua identidade e 
independência. 
Desapensação de Processos: Consiste na separação 
física de processos apensados. A desapensação deverá 
ocorrer antes que os processos sejam arquivados. 
Desentranhamento: Consiste na retirada de 
documentos de forma definitiva, mediante 
justificativa, que ocorrerá quando houver interesse de 
órgão ou entidade ou a pedido do interessado. 
Desmembramento: Separação de folhas para a 
formação de um novo processo. Sempre realizada 
mediante justificativa. 
Reconstituição de processos/volumes: Ao ocorrer 
perda ou extravio de processo, a autoridade 
competente do órgão ou entidade deverá ser 
comunicada, cabendo a ela promover a apuração dos 
fatos por meio de sindicância ou de processo 
administrativo. 
Assertivas: 
→ O processo de juntada de documentos precedentes 
a outro é denominado apensação (Quadrix – 2021). 
→A questão não afirmou se os documentos serão 
juntados provisoriamente ou definitivamente, 
caracterizando a apensação ou a anexação, mas pelo 
fato dos documentos tratarem de pessoas diferentes, 
podemos entender que seria uma juntada provisória, 
para uma possível análise de casos anteriores. 
→ De acordo com o Dicionário de Terminologia 
Arquivística, "apenso" significa: Documento ou 
processo juntado a processo sem, contudo, passar a 
integrá-lo. 
→Anexo: Documento ou processo juntado, em 
caráter definitivo, a outro documento ou processo, 
eventualmente de mesma procedência, por afinidade 
de conteúdo. 
Anexação: Juntada, em caráter definitivo, de 
documento ou processo a outro processo, na qual 
prevalece, para referência, o número do processo 
mais antigo. 
Apenso: Documento ou processo juntado a processo 
sem, contudo, passar a integrá-lo. 
Apensação: Juntada, em caráter temporário, com o 
objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, 
conservando cada processo a sua identidade e 
independência. 
→ A apensação é a juntada, em caráter temporário, de 
documentos com o objetivo de elucidar ou subsidiar a 
matéria tratada, conservando cada processo a sua 
identidade e independência. 
→ Sucessão arquivística transferência da propriedade 
legal de arquivos, resultante de mudanças da 
soberania territorial, da divisão administrativa de 
estados e municípios ou do direito de sucessão, 
próprio das pessoas físicas ou jurídicas. 
→ Correspondência é toda e qualquer forma de 
comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas 
jurídicas ou físicas, bem como aquelas que se 
processam entre órgãos e servidores de uma 
instituição, à exceção dos processos. 
• Quanto à natureza: a correspondência 
classifica-se em interna e externa, oficial e 
particular, recebida e expedida. 
Interna (mantida entre as unidades do órgão ou 
entidade); 
e externa (mantida entre os órgãos ou entidades 
da Administração Pública Federal). 
Oficial (comunicação formal entre os órgãos 
ou entidades da Administração Pública Federal ou 
destes para outros órgãos públicos ou empresas 
privadas); 
e particular (comunicação informal entre autoridades 
ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à 
Administração Pública Federal). 
Recebida (origem interna ou externa recebida 
pelo protocolo central ou setorial do órgão ou 
entidade); 
e expedida (remessa da correspondência interna ou 
externa no âmbito da Administração Pública Federal). 
→ Para evitar a quebra de páginas de documentos que 
não poderiam ser desmembrados é autorizado o 
encerramento de volume, com menor ou maior 
número de folhas do que o limite estabelecido pelo 
órgão público. 
→ A apensação significa a união provisória de um ou 
mais processos a um processo mais antigo, destinada 
ao estudo e à uniformidade de tratamento em 
matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou 
não (INSTITUTO AOCP – 2019). 
→ Antecedente → mesmo assunto / mesma pessoa 
(anexação). 
Precedente → mesmo assunto / pessoas diferentes 
(apensação). 
→ Folha de processo são as duas faces de uma página 
do processo (Tanto que a numeração é válida para 
ambos os lados da folha). 
 
 
Fontes: Aulas prof. Darlan Eterno e apostila Renato 
Valentini