Entidades de Documentação

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ARQUIVO, MUSEU E 
BIBLIOTECA
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ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA
Iniciamos nosso estudo em arquivologia diferenciando três entidades de documentação comu-
mente cobradas de forma comparativa nas provas de concursos. Para tanto, é necessário que 
entendamos o que é um documento.
No conceito mais amplo, um documento consiste em uma informação registrada em um meio, 
material ou digital. Contudo, deve-se destacar que nem todo documento compõe um arquivo, por 
isso, fique atento, uma vez que muitas provas mencionam documento de arquivo e documentos, por 
vezes discriminadamente (partindo do pressuposto contexto), por outras comparando a diferença, 
seja implícita ou explicitamente.
DEFINIÇÕES DE ARQUIVO
Uma vez que nosso estudo se concentra na disciplina de Arquivologia (Estudo da Arquivística) 
levantamos várias definições de arquivo, usadas corriqueiramente em provas de concursos, basea-
das nos principais autores e na legislação vigente.
Para Paes (2004) define-se arquivo como “a acumulação ordenada dos documentos, em sua 
maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados 
para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro” (grifo 
nosso).
Schellenberg (2006) define arquivo como “os documentos de qualquer instituição pública 
ou privada que haja sido considerado de valor, merecendo preservação permanente para fins de 
referência e de pesquisa e que haja sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo 
de custódia permanente”, contudo deve-se observar que o autor pontua, nessa definição, arquivo 
como apenas aquele que tomaremos como Arquivo Permanente.
Bellotto (2006) estabelece que “o arquivo é um órgão receptor (recolhe naturalmente o que 
produz a administração pública ou privada à que serve) e em seu acervo os conjuntos documentais 
estão reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma 
da respectiva administração” (grifo nosso).
A Lei nº 8.159 de Janeiro de 1991 (Lei de Arquivo) define o arquivo no Art. 2º: “Consideram-se arquivos, para os 
fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter 
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa 
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (grifo nosso).
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, há 4 situações em que se define 
um arquivo:
(1) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou 
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza 
do suporte. (2) Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, 
a conservação e o acesso a documentos. (3) Instalações onde funcionam arquivos. (4) Móvel des-
tinado à guarda de documentos” (grifo nosso).
Nesse primeiro momento vamos nos concentrar na definição 1. Guardemos as demais defini-
ções para um momento de análise específica do arquivo.
A partir das definições dadas, podemos definir e enfatizar que um arquivo tem por objetivo 
a guarda/acúmulo de documentos (nas suas mais diversas formas) que tenha sido originado/pro-
duzido/gerado na própria instituição ou de fonte externa, e recebido pela instituição, em função 
do exercício de suas atividades. Ou seja, documento que tenha sido criado para a execução das 
tarefas diárias da instituição.
Arquivo, Museu e BiBliotecA 3
Vale lembrar que estamos no estágio inicial do estudo do arquivo, ainda teremos vários con-
ceitos a serem compreendidos.
DEFINIÇÕES DE BIBLIOTECAS
A autora Paes (2004) define como biblioteca “o conjunto material, em sua maioria impresso, 
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta”.
De acordo com Bellotto (2006):
biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o que vai surgindo e interessando à sua 
especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os objetivos 
dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que os fornecedores são múltiplos (diferentes 
livrarias, editoras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de microfilmes etc.).
DEFINIÇÕES DE MUSEU
Segundo Bellotto (2006), “museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classifi-
cada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus 
objetivos finais são educativos e culturais”.
Paes (2004) também define museu como “uma instituição de interesse pública, criada com 
a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos 
de valor cultural”.
cArActerÍsticAs coMuNs
As três entidades têm por objetivo realizar ao seu acervo de documentos:
ͫ	 A Guarda.
ͫ	 A Preservação.
ͫ	 O Acesso.
DiFereNÇAs
A Tabela 1 apresenta um comparativo das principais diferenças entre arquivos, bibliotecas e 
museus, embora existam algumas semelhanças.
De modo geral, observa-se que a finalidade das bibliotecas e museus é prioritariamente cul-
tural, enquanto um arquivo tem finalidade administrativa, embora os documentos em um arquivo 
possam assumir valor cultural. Mas o arquivo tem razões administrativas em primeira instância.
Bellotto (2006) indica que bibliotecas, museus e centros de documentação reúnem documen-
tos (dos mais variados tipos) de forma artificial, enquanto o arquivo reúne documentos de forma 
orgânica.
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
CENTROS DE 
DOCUMEN-
TAÇÃO OU 
INFORMAÇÃO 
/ BANCO DE 
DADOS
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Suporte
Manuscritos, 
impressos, 
audiovisuais
Impressos, 
manuscritos, 
audiovisuais
Objetos (bidi-
mensionais ou 
tridimensionais)
Audiovisuais 
(reproduções) ou 
virtual
Exemplar Único Múltiplos Único Único ou 
Múltiplos
Tipo de conjunto
Fundos: 
documentos 
unidos pela 
proveniência
Coleção: docu-
mentos unidos 
pelo conteúdo 
(assunto)
Coleção: docu-
mentos unidos 
pelo conteúdo 
(assunto) ou 
pela função
Coleção: docu-
mentos unidos 
pelo conteúdo 
(assunto)
Produtor A máquina 
administrativa
Atividade huma-
na individual ou 
coletiva
Atividade huma-
na, a natureza
Atividade 
humana
Fins de produção
Administrativos, 
jurídico, funcion-
ais, legais
Culturais, científi-
cos, técnicos, 
artísticos, 
educativos
Culturais, artísti-
cos, funcionais Científicos
Objetivo Provar, 
testemunhar Instruir, informar Instruir, entreter Informar
Entrada dos 
Documentos
Acúmulo natural 
no decorrer do 
desempenho das 
atividades da 
instituição (cria-
dos/produzidos 
ou recebidos)
Compra, doação, 
permuta de fon-
tes múltiplas
Compra, doação, 
permuta de fon-
tes múltiplas
Compra, doação, 
pesquisa
Público
Administração 
na figura do 
administrador e 
pesquisadores
Grande público 
e pesquisadores
Grande público 
e pesquisadores Pesquisador
Processamento 
técnico
Registro, arranjo, 
descrição: guias, 
inventários, 
catálogos etc.
Tombamento, 
classificação, 
catalogação: 
fichários
Tombamento, 
catalogação: 
inventários, 
catálogos
Tombamento, 
classificação, 
catalogação: 
fichários ou 
computador
Tabela 1: comparativo entre arquivo, biblioteca e museu adaptado de Bellotto (2006, p45).
Tanto Bellotto (2006) como Paes (2004) apresentam ainda os chamados Centros de Documen-
tação ou informação que já foram (e ainda podem ser) cobrados em provas de concursos. Por esta 
razão, também estão incluídas suas características no comparativo da Tabela 1.
Belloto (2006) define Centro de Documentação ou informação como:
órgão colecionador ou referenciador (quando não armazena documentos como as demais 
entidades obrigatoriamente o fazem e só referência dados em forma física ou virtual). Seus objetivos 
são fundamentalmente científicos, já que a coleção (quando os documentos são armazenados) é 
formada de originais ou de reproduções referentes a determinada especialidade.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, centro de documentaçãoé 
uma “instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de 
informações”.
Arquivo, Museu e BiBliotecA 5
Os centros de documentação abrangem atividades que são específicas da biblioteconomia, 
como da arquivística e da informática. Um centro tem como finalidade armazenar, classificar, dis-
seminar e reunir documentos de uma especialidade (para qual são destinados). Nem sempre um 
documento existe fisicamente no centro de documentos, mas uma referência a ele. A essência por 
trás do centro é de organizar pelo assunto (Paes, 2004).
Paralelo entre Arquivo e Biblioteca
Uma vez que o renomado historiador e arquivista americano Theodore R. Schellenberg teve 
participação na arquivologia brasileira, em 19601 ao descrever o relatório “Problemas arquivísticos 
do governo brasileiro”, sua obra é referência para a elaboração de questões de provas.
É comum encontrar questões comparando arquivos, museus e bibliotecas, porém o comparativo 
entre arquivo e bibliotecas é mais comum, dado o paralelo descrito na obra de Schellenberg (2006).
A Tabela 2 a seguir descreve um comparativo mais acurado entre essas entidades.
ARQUIVO BIBLIOTECA
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
Documentos textuais. Documentos impressos.
Audiovisual. Audiovisual.
Cartográfico. Cartográfico
ORIGEM
Os documentos são produzi-
dos e conservados com obje-
tivos funcionais.
Os documentos são produzi-
dos e conservados com obje-
tivos culturais.
AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA
Os documentos não são 
objetos de coleção; provêm 
tão-só das atividades públicas 
ou privadas, servidas pelo 
arquivo.
Os documentos são colecio-
nados de fontes diversas, 
adquiridos por compra ou 
doação.
Os documentos são 
produzidos em um único 
exemplar ou em limita-
do número de cópias.
Os documentos existem em 
numerosos exemplares.
Há significação orgânica entre 
os documentos
A significação do acervo não 
depende da relação que os 
documentos tenham entre si.
1  Em virtude da mudança da capital do Brasil do Rio de Janeiro para Brasília em 1960, durante o governo do então 
presidente Juscelino Kubitschek, a convite de José H. Rodrigues, na época diretor do Arquivo Nacional.
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MÉTODO DE AVALIAÇÃO
Preserva-se a documentação 
referente a uma atividade, 
como um conjunto e não 
como unidades isoladas.
Aplica-se a unidades isoladas.
Os julgamentos são finais e 
irrevogáveis. O julgamento revogável.
A documentação existe 
em via única.
O julgamento envolve 
questões de conveniência, e 
não de preservação ou perda 
total.
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO
Estabelece classificação 
específica para cada insti-
tuição, ditada pelas suas 
particularidades
Utiliza métodos predetermi-
nados (normas).
Exige conhecimento 
da relação entre as un-
idades, a organização e 
o funcionamento dos 
órgãos.
Exige conhecimento do 
sistema, do conteúdo e da 
significação dos documentos a 
classificar.
MÉTODO DESCRITIVO
Aplica-se a conjuntos de 
documentos.
Aplica-se a unidades 
discriminadas.
As séries (órgãos e suas sub-
divisões, atividades funcionais 
ou grupos documentais da 
mesma espécie) são con-
sideradas unidades fins da 
descrição.
As séries (anuários, periódi-
cos, etc.) são unidades isola-
das para catalogação.
Tabela 2: comparativo entre arquivo e biblioteca (Paes, 2004).
Bibliografia
Arquivo Nacional. (2005). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arqui-
vo Nacional.
Bellotto, H. L. (2006). Arquivos Permanentes: tratamento documental (4 ed.). Rio de Janeiro: Fun-
dação Getúlio Vargas.
Paes, M. L. (2004). Arquivo Teoria e Prática (3 ed.). Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas.
Schellenberg, T. R. (2006). Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas (6 ed.). (N. T. Soares, Trad.) 
Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas.