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CONCEITOS BÁSICOS 2 CONCEITOS BÁSICOS �����������������������������������������������������������������������������������������������3 ARQUIVO ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3 FINALIDADE ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������3 FUNÇÃO ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������3 ARQUIVÍSTICA OU ARQUIVOLOGIA ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 3 DOCUMENTO ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 3 CORRESPONDÊNCIA �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 TIPOS DE DOCUMENTOS �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 SUPORTE ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 PROJETO DE ARQUIVO �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������6 BIBLIOGRAFIA ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������6 CONCEITOS BáSICOS 3 CONCEITOS BÁSICOS ARQUIVO O início dos arquivos surge com a necessidade de guardar e documentações que provassem algo como direito da instituição ou indivíduo, para que deste modo caso houvesse alguma “dúvida” esta poderia ser sanada ao verificar os documentos de arquivos. a partir do momento que estes já não tinham mais serventia eles eram enviados para museus e bibliotecas, a necessidade de um arquivo específico comenta são de caráter administrativa. Um arquivo é um conjunto de documentos que foram acumulados em razão de uma atividade administrativa. FINALIDADE A principal finalidade de um arquivo é atender a necessidade da administração sua construção ocorre a partir da execução de suas atividades, e ao passar do tempo se tornam base de conheci- mento da história. FUNÇÃO A função de um arquivo é manter o acervo documental, de modo a observar a preservação e a conservação dos documentos, além de facilitar a sua consulta, para isso várias técnicas são empregadas durante a gestão de documentos. ARQUIVÍSTICA OU ARQUIVOLOGIA É a ciência que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e das teorias, métodos e técni- cas a serem observadas na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. As palavras destacadas constituem a chave para o entendimento dessa disciplina. Pode ser entendida como um dos ramos da Ciência da Informação, que engloba também a Biblioteconomia e a Museologia. Apresenta-se como ciência capaz de oferecer subsídios para a realização da gestão da infor- mação. Essa característica faz da arquivologia uma ciência ímpar, pois sua principal função é auxiliar o gestor, nos diferentes níveis hierárquicos, a tomar decisões. DOCUMENTO No conceito mais amplo um documento consiste em uma informação registrada em um meio, material ou digital. Contudo, deve-se destacar que nem todo documento compõe um arquivo, por isso fique atento, uma vez que, muitas provas mencionam documento de arquivo e documentos, por vezes discriminadamente (partindo do pressuposto contexto), por outras comparando a diferença, seja implícita ou explicitamente. Podemos definir também documento como sendo um “registro de uma informação indepen- dentemente da natureza do suporte que a contém” [1]. 4 [2]Ddefine Documento como: “todos os livros, papéis, mapas. fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos”. CORRESPONDÊNCIA É importante observar que nem todo documento é um documento de arquivo, uma forma que é apresentada nas provas de se cobrar isso é a correspondência, uma vez que entende por corres- pondência toda a comunicação escrita, seja ela recebida ou expedida, na qual podemos encontrar documentos de caráter oficial ou particular, sendo ainda ostensivo ou sigiloso. TIPOS DE DOCUMENTOS Documento de Arquivo Considera-se documento de arquivos quando foi produzido por uma instituição pública ou pri- vada, que preste serviços públicos, durante/para o exercício de suas atividades, bem como aqueles que foram produzidos por outrem e apresentados (protocolados) junto a uma instituição pública ou privada para que possa exercer suas atividades, também aqueles documentos que apresentem informações pertinentes ou que sejam objeto de prova. Um documento para que possa ser considerado como documento arquivístico deve vincular informação relativa a atividade ou função administrativa, do contrário não enquadra-se como documento arquivístico. Documento Público Com documento público é aquele que foi produzido pelo órgão público no exercício das suas funções, contudo ele pode ser restrito em termos de acesso enquanto estiver no arquivo corrente ou intermediário, já quando no arquivo permanente ele automaticamente será aberto ao público. Logo é importante destacar que o fato de um documento ser público não significa que o seu acesso será público, isto é, que ele estará disponível publicamente para que qualquer um possa visualizá-lo. Documento Oficial Documento oficial é aquele que possui a capacidade de produzir efeitos de ordem jurídica para realizar a comprovação de fatos, possuindo valor legal ou não. Documento Sigiloso CONCEITOS BáSICOS 5 Documentos de arquivo corrente intermediário podem ter sido classificados com grau de sigilo assim como automaticamente são tomados como sigilosos quando tratam de informações relativas à pessoas e a sua integridade. A lei de acesso à informação estabelece o prazo para um documento sigiloso de acordo com os graus de sigilo ou por ser de informações pessoais. quanto ao trato de informações pessoais ou sensíveis temos a lei geral de proteção de dados. SUPORTE Entende-se por suporte o meio material no qual uma informação pode ser, ou está, registrada. deste modo podemos considerar toda a evolução humana documentos que foram registrados desde artes rupestres em pedras paredes e outros objetos, aos meios mais modernos nos quais armazenamos bits. É extremamente importante destacar que não é o suporte que determina se o documento é um documento arquivístico ou não. Contudo devemos observar que pela diplomática documental os documentos são eivados de fé pública quando formato de redação do manual de correspondência de redações oficiais da presidência da República. Devemos observar o suporte de um documento principalmente por aspectos relacionados à preservação conservação e armazenamento destes documentos. Uma vez que cada tipo de material possui condições ambientais específicas para sua melhor preservação. Deste modo o material usado no suporte de um documento, embora possa ser constituído de diversos materiais distintos, possui alguns materiais mais recomendados, para não dizer formais. Escolha do material por um que seja mas permanente é de suma importância, pois devemos levar em conta que este material poderá ser manuseado diversas vezes. Assim naescolha do tipo e do tamanho dos documentos devemos levar em conta os seguintes requisitos: ͫ economia de espaço: Ele deve sempre prezar pelo melhor aproveitamento possível do móvel no qual será alocado, de maneira que não ocupe espaço além do necessário. ainda vale observar que espaços vazios devem estar de acordo com a preservação dos materiais, pois o excesso ou a falta de espaço pode causar danos. ͫ conveniência do serviço: o material de suporte deve permitir uma arrumação mais racional dos documentos, de acordo com as características físico-químicas do material. ͫ capacidade de expansão: ao manipular fundos de arquivos aberto devemos lembrar que ele está apto a receber novos documentos, assim ao escolher o material do suporte, devemos observar se ele permite a expansão, isto é se conseguimos colocar outros doc- umentos na sequência. Lembre-se das regras de microfilmagem. ͫ Invulnerabilidade: os materiais escolhidos devem oferecer condições de segurança para quem os manipula, tanto segurança para a saúde do técnico que irá manipular, quanto para a segurança do documento para que não seja extraviado ou danificado. ͫ Distinção: o material também deve oferecer condições estéticas para diferenciar cada documento de um modo fácil um do outro, existem materiais que ao serem dispostos juntos acabam dificultando a sua separação. ͫ Resistência: levando em conta a manipulação do documento o material deve ser resistente. 6 PROJETO DE ARQUIVO A implantação de um arquivo em uma instituição é dividida em 3 etapas: ͫ a primeira etapa consiste de uma síntese da situação em que se encontram os documen- tos da instituição. ͫ a segunda é a etapa análise e diagnóstico da situação arquivística. ͫ a terceira será o projeto propriamente dito do que deve ser feito quando deve ser feito e como deve ser feito. BIBLIOGRAFIA [1] M. L. Paes, Arquivo: teoria e prática, 3ª ed ed., Rio de Janeiro: FGV, 2004, p. 228. [2] T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas, Rio de janeiro: FGV, 2006. [3] Arquivo Nacional, Dicionário brasileiro de terminologia arquivmística, Rio de Janeiro: Aquivo Nacional, 2005. Conceitos Básicos Arquivo Finalidade função Arquivística ou Arquivologia Documento correspondência Tipos de documentos Suporte Projeto de arquivo Bibliografia Home: Página 2: Página 4: Página 6:
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