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URGENTE, IMPORTANTE, ROTINEIRO
Você faz parte daquele grupo de pessoas que acredita que 24 horas por dia é pouco para tantas tarefas que precisa realizar?
Se sua resposta para essa pergunta foi sim, talvez, este seja o momento ideal para refletir sobre como você tem feito sua gestão de tempo.
É claro que uma pessoa pode ter (e geralmente tem) milhares de tarefas diárias. Porém, isso não pode te desgastar e atrapalhar sua produtividade. Não estamos duvidando e muito menos questionando seus afazeres. Afinal, sabemos como o tempo pode mesmo ser corrido. 
O problema é quando isso se torna rotineiro e você acaba não conseguindo fazer tudo o que precisa todos os dias. Porém, saiba que, mesmo com tantas tarefas, sejam elas pessoais ou profissionais, é possível se organizar melhor para ser mais produtivo e realizar tudo o que planejou.
Para te ajudar a otimizar melhor seu tempo, veja essas dicas: 
1.Priorize aquilo que é urgente
Com a lista de tarefas em mãos, já é hora de diferenciar o que é urgente daquilo que pode ser prorrogável.
Pense nas ações que são mais importantes para alcançar suas metas e coloque-as em execução antes das outras tarefas.
Quando você tem escrito tudo o que você precisa fazer, fica mais fácil entender o que é mais importante e não pode ser deixado para depois.
URGENTE – tudo que tiver prazo para ser cumprido ou cuja execução interfere em outros encaminhamentos urgentes.
IMPORTANTE, MAS NÃO URGENTE – tudo que possui relevância, mas não tem prazo e nem será decisivo neste momento. Ou seja, pode ser assumido depois.
ROTINEIRO – tudo que você faz sempre, por isso já virou rotina e não precisa ser feito nesse exato momento. 
Veja, porém, que você precisa tomar cuidado para não prorrogar demais as atividades que não são urgentes. Se deixar tudo para depois e não estabelecer uma ordem e um cronograma, com data de início e fim para todas suas atividades, acabará não fazendo nada.
Por isso, mesmo que uma tarefa possa ser cumprida depois, não se esqueça de colocá-la também em execução em algum momento de seu dia, ou dentro do prazo que você dispõe para tal.
2. Tenha um calendário
Ter um calendário com datas de início e fim para cada atividade prevista é algo que ajuda muito na hora de fazer sua gestão de tempo. Todas as vezes que você estabelece prazos, você envia comandos intuitivos para seu cérebro que saberá que algo precisa ser completado naquele prazo.
Com isso, mesmo que você tenha priorizado as tarefas mais urgentes e importantes, você nunca se esquecerá das demais atividades que precisa fazer posteriormente.
Então, até o final do domingo, planeje o seu calendário semanal. Assim, você pensará em planejar apenas um futuro mais próximo, o que pode te ajudar a gerenciar melhor seu tempo.
É claro que há algumas tarefas que demandam tempo e que provavelmente só poderão ser executadas daqui 1 ou 2 meses. Mas se você já souber da existência delas, coloque-as em seu calendário para que, quando estiver próximo da data de entrega dessas atividades, você já esteja ciente de que precisa completá-las.
3. Faça uma atividade de cada vez
De nada adianta organizar suas tarefas por ordem de importância, programar seu calendário com datas de início e fim, se você fizer tudo de uma vez.
É bem provável que você tenha muitas coisas para fazer ao longo de seu dia. Porém, se você tentar fazer tudo de uma vez, não conseguirá concluir nenhuma atividade, tudo ficará pela metade e isso pode cansar ainda mais sua mente.
É por isso que você precisa focar em uma tarefa para conseguir usar todo seu potencial nela. Com isso, você perceberá que conseguirá terminar tudo no tempo que você pré-estabeleceu anteriormente e ainda fará suas tarefas da maneira mais completa possível.
Com o tempo, você perceberá que a organização e o foco em apenas uma atividade por vez ajudará em sua gestão de tempo, que será melhor administrada.
4. Evite a procrastinação
Apesar de não fazer mais de uma atividade por vez, é muito importante não deixar para depois o que você poderia fazer agora.
Um erro muito comum de pessoas que não conseguem fazer uma boa gestão de tempo é procrastinar. Prolongar demais seus prazos faz com que você não foque nas tarefas que precisam ser feitas.
Quando você estabelecer os prazos para entregar certas tarefas, mesmo que seja uma data distante, não se acomode ou pense que não precisa fazer nada para cumprir aquela atividade.
Se você tem um tempo hoje para iniciar algo que precisa ser entregue daqui duas semanas, por que não começar e, posteriormente, ter um tempo a mais para outras atividades ou imprevistos que possam ocorrer?
Então, é isso! Mãos às obras, “bora lá”!
 Adaptado de https://blog.hotmart.com/pt-br/como-fazer-gestao-de-tempo/ em 19/07/21