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INTRODUÇÃO Gerir igrejas é um desafio diário para pastores, líderes e administradores. Lidar com finanças, organizar a membresia e acompanhar o progresso de células exige um trabalho constante de análise, monitoramento e busca de soluções. As tarefas são muitas, e as perguntas também. Entre as dúvidas que surgem, uma se destaca: Nós, da inChurch, entendemos que a realidade administrativa das igrejas é complexa, mas também sabemos que tudo pode ser descomplicado com as técnicas e ferramentas certas, permitindo que os pastores e líderes possam se dedicar ao que realmente importa: cuidar das ovelhas e anunciar a Palavra. Foi pensando nisso que desenvolvemos este e-book. Dividido em duas partes, ele ajudará você e a sua igreja a dar os primeiros passos rumo a uma gestão eficiente e organizada. Na primeira seção, você entenderá a importância da administração eclesiástica e conhecerá os princípios fundamentais para a constituição da igreja como ente jurídico, assim como para a definição de sua estrutura organizacional. Por último, entenderá as diferenças entre os papéis do pastor e do gestor. Após a primeira parte teórica, entraremos na parte dois, que fornece o passo a passo e as ferramentas necessárias para iniciar a gestão da igreja em três grandes áreas: finanças, membresia e células. Esperamos que este material seja útil para você. Boa leitura! COmO lIDaR COm TaNTas qUesTões aDmINIsTRaTIvas e OpeRaCIONaIs e aINDa TeR TempO paRa pRegaR O evaNgelhO e DIsCIpUlaR vIDas? SUMÁRIOpaRTe 1 paRTe 21. Gestão de igrejas: o que é e por que fazer? 1.1. O que é administração eclesiástica 1.2. Por que toda igreja deve ser bem gerida? 2. Estruturando a igreja 2.1. Constituição legal 2.2. Ministérios 2.3. Organograma 2.4. Planejamento estratégico 3. Separando os papéis: pastor e gestor 3.1. O que um gestor pode fazer pela igreja? 3.2. Sinais de que a igreja precisa de um gestor 3.3. Como escolher um gestor? 4. Gestão financeira: por onde começar? 4.1. Escolher cuidadosamente as pessoas da equipe de finanças 4.2. Centralizar os recebíveis e gastos 4.3. Criar um plano de contas 4.4. Determinar um orçamento 4.5. Fazer um planejamento financeiro 4.6. Manter o controle dos gastos 4.7. Obter um sistema de gestão financeira 5. Gestão de membresia: por onde começar? 5.1. Reunir os dados dos membros em um banco de dados digital 5.2. Segmentar a membresia 5.2.1. Segmentação geográfica 5.2.2. Segmentação demográfica 5.2.3. Segmentação psicográfica 5.2.4. Segmentação comportamental 5.3. Manter um histórico do membro 5.4. Criar um histórico de atendimento pastoral 6. Gestão de células: por onde começar? 6.1. Concentrar a lista de células em uma plataforma online 6.2. Cadastrar membros e visitantes da reunião 6.3. Criar uma biblioteca digital de materiais de apoio 6.4. Gerar relatórios 7. Conclusão 8. Referências A gestão de igrejas é um tema ainda pouco explorado entre as congregações brasileiras. Muitas vezes faltam não só técnicas apropriadas para a tarefa, mas sobretudo entendimento sobre a importância bíblica do assunto. Neste capítulo introdutório, vamos passar brevemente sobre o conceito de administração eclesiástica e explicar, com base em passagens bíblicas, por que as igrejas devem ser bem geridas. Administração eclesiástica é, de forma resumida, o conjunto de atividades desempenhadas para garantir a manutenção e o crescimento saudável de uma igreja ou comunidade cristã. No livro Administração Eclesiástica, Samuel Câmara e Nemuel Kessler a definem como “o estudo dos diversos assuntos ligados ao trabalho do pastor no que tange à sua função de líder ou administrador principal da igreja a que serve”. Segundo os autores, para gerir uma igreja é preciso levar em conta que esta é, ao mesmo tempo, organismo e organização. “É o povo de Deus organizado num tríplice aspecto: espiritual, social e econômico, para atender à missão para qual Deus a constituiu”, afirmam. A apresentação desses três pilares – espiritual, social e econômico – nos mostra que administrar uma igreja vai muito além de pregar o Evangelho, dirigir cultos, aconselhar pessoas e fazer obras sociais. Trata-se de uma tarefa que exige conhecimentos específicos sobre gestão, legislação e finanças, além de planejamento, organização, delegação de funções e controle constante. 1.1. O qUe é aDmINIsTRaÇÃO eClesIásTICa 1. gesTÃO De IgRejas: O qUe é e pOR qUe fazeR? 1.2. pOR qUe TODa IgReja Deve seR bem geRIDa? As igrejas são fundadas e formadas por homens, mas pertencem ao Senhor. Ele as confia aos seus filhos, que devem honrar essa confiança sendo “mordomos fiéis e prudentes”, como está escrito em Lucas 12:42-46. Mas o que exatamente isso quer dizer? O Dicionário Aurélio define “mordomo” como “o serviçal encarregado da administração de uma casa”. Em outras palavras, é alguém que cuida temporariamente do que não é seu. Portanto, quando pede que sejamos mordomos fiéis e prudentes, Jesus nos entrega um privilégio como poucos, mas que acompanha uma enorme responsabilidade: gerir com zelo e sabedoria tudo aquilo que pertence a Ele, incluindo a casa do Senhor. Pastores, apóstolos e bispos não são donos de igrejas. Eles estão apenas cuidando de um bem que pertence a Cristo, o verdadeiro proprietário, que exigirá uma prestação de contas da administração depois. Veja o que o próprio Jesus disse aos discípulos em Lucas 16:1-2: O administrador de um homem rico foi acusado de estar desperdiçando os seus bens. Então ele o chamou e lhe perguntou: ‘Que é isso que estou ouvindo a seu respeito? Preste contas da sua administração, porque você não pode continuar sendo o administrador. Uma igreja mal gerida é uma igreja que descumpre o princípio da boa mordomia. Para cumprir o que o Senhor espera de nós, não podemos negligenciar a gestão da congregação. Em vez disso, precisamos tratá-la como algo tão importante quanto pregar o Evangelho, aconselhar pessoas e fazer obras sociais. Agora que você entende a importância de administrar bem uma igreja, já pode dar os primeiros passos rumo a uma gestão organizada. Para te ajudar no início desta jornada, vamos pontuar, ao longo deste capítulo, alguns tópicos fundamentais à estrutura da igreja: constituição legal, distribuição de ministérios, definição de organograma e construção de planejamento estratégico. O primeiro passo para gerir bem uma igreja é garantir que ela tenha personalidade jurídica, ou seja, que exista aos olhos da lei. A instituição e a constituição das organizações religiosas é bem parecida com a de associações. Na igreja, porém, não existem sócios ou associados, e sim membros. Para instituir a organização religiosa e decidir pela criação da pessoa jurídica, os membros interessados devem se reunir em assembleia geral, aprovando o estatuto da igreja e elegendo as pessoas que assumirão os cargos de sua administração. Em geral os cargos são diretivos e consultivos, como Conselho Geral, Conselho Local, Diretoria, Conselho para Assuntos Econômicos e Fiscais e outros órgãos que forem convenientes à vida da organização religiosa. Também é importante definir a sede provisória ou definitiva da igreja. A instituição da organização religiosa deve constar de uma ata, que é elaborada pela assembleia geral e precisa informar: 2.1. CONsTITUIÇÃO legal 2. esTRUTURaNDO a IgReja Além disso, a ata deve aprovar o estatuto da organização religiosa. Este documento é fundamental para a estruturação da igreja. Segundo a lei1, o estatuto precisa conter, no mínimo, os seguintes requisitos: Explicitamente, a informação de se tratar de ata de instituição da organização religiosa; O nome e a qualificação completa de cada membro fundador; A pauta da reunião, na forma como convocada (instituição da organização religiosa, aprovação do estatuto, definição da sede provisória ou definitiva e eleição dos membros diretivos e consultivos). A denominação, os fins e a sede da organização religiosa; O fundo social, quandohouver; O tempo de duração; Os requisitos para a admissão, demissão e exclusão dos membros; Os direitos e deveres dos membros; Se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais; As fontes de recursos para a manutenção da organização; O modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos; As condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução; O destino do patrimônio na hipótese de dissolução; A forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas; O modo como a associação será representada, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente. 1Artigos 46 e 54 do Código Civil, combinados com o Art. 120 da Lei n.º 6.015/73 (Lei de Registros Públicos). O estatuto elaborado precisa da assinatura do dirigente da igreja e do visto de um advogado com registro na OAB (Ordem dos Advogados do Brasil). Em seguida, o documento e a ata de fundação devem ser levados para registro em um cartório civil de pessoas jurídicas. Feito o registro, a igreja já está dotada de personalidade jurídica. Para desenvolver suas atividades, porém, ela deve obter um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) junto à Receita Federal e fazer sua inscrição na prefeitura municipal. O último passo, por fim, é criar uma conta corrente. Cada igreja deve estabelecer ministérios conforme a própria realidade, mas existem departamentos que são comuns a grande parte das congregações brasileiras. Confira quais são eles e o que fazem: Assim como Cristo confia ao pastor o cuidado da congregação, o pastor deve confiar a outras pessoas o cuidado de ministérios e frentes de trabalho. A delegação de autoridade não é apenas uma prática que facilita a gestão. Trata-se, sobretudo, de uma prática bíblica. Em Efésios 2:20, Paulo afirma que Jesus é a pedra angular da igreja, e que esta é edificada sobre o fundamento dos apóstolos e profetas. O versículo aponta, portanto, para uma liderança com poder distribuído entre pessoas alinhadas à visão do Reino de Deus e comprometidas com o serviço. Outra passagem bíblica que indica a importância da delegação de autoridade está em Êxodo 18. Neste capítulo, Moisés se via cercado por uma grande multidão e tinha que aconselhá-la, mas havia tantas pessoas que era preciso esperar desde a manhã até o fim da tarde pelo atendimento. Ao perceber a situação, Jetro, sogro de Moisés, recomenda que ele delegue autoridade para não ficar sobrecarregado. O que você está fazendo não é bom. Você e o seu povo ficarão esgotados [...] Agora, ouça-me! [...] Oriente-os [o povo] quanto aos decretos e leis, mostrando-lhes como devem viver e o que devem fazer. Mas escolha dentre todo o povo homens capazes, tementes a Deus, dignos de confiança e inimigos de ganho desonesto. 2.2. mINIsTéRIOs Estabeleça-os como chefes de mil, de cem, de cinqüenta e de dez. Eles estarão sempre à disposição do povo para julgar as questões. Trarão a você apenas as questões difíceis; as mais simples decidirão sozinhos. Isso tornará mais leve o seu fardo, porque eles o dividirão com você. Se você assim fizer, e se assim Deus ordenar, você será capaz de suportar as dificuldades, e todo este povo voltará para casa satisfeito”. (Êxodo 18:17-23, grifo nosso) Os versículos deixam claro que, para trabalhar com eficácia, é preciso compartilhar a liderança com pessoas confiáveis e tementes a Deus. Na igreja de hoje, isso significa estabelecer ministérios e designar líderes para cada um deles. VALE LEMBRAR que os líderes devem ser não apenas gestores de um grupo, mas pastores das pessoas que compõem cada departamento, preparando, motivando e exortando os discípulos. Além disso, é recomendado que os líderes sejam profissionalmente capacitados para estar à frente do ministério (um contador para liderar a tesouraria, um assistente social para liderar a assistência social, um comunicólogo para a comunicação etc). A distribuição de autoridade permite que o corpo de Cristo trabalhe com harmonia, já que desta forma cada membro desempenha o seu papel e está ligado a todos os outros por um propósito comum. TesOURaRIa Departamento encarregado de cuidar das contas de igreja, bem como da arrecadação. Também é responsável pela organização de documentos financeiros e definição de orçamento. zelaDORIa Departamento responsável pela limpeza do templo, conservação do patrimônio e organização das dependências da igreja (salão de culto, salas de estudo, cantina etc). Também pode auxiliar na logística de eventos. ReCepÇÃO Departamento responsável pelo acolhimento de visitantes, o que inclui recepção na porta do templo, cadastro e manutenção de contato. assIsTêNCIa sOCIal Departamento responsável pelo planejamento, coordenação e execução de ações de assistência social, como arrecadação de cestas básicas e estabelecimento de parcerias com projetos sociais. eNsINO bíblICO Departamento responsável pelas escolas de ensino bíblico, o que inclui definição de projeto pedagógico, seleção de materiais de apoio e planejamento de aulas. evaNgelIsmO Departamento responsável pelo planejamento, coordenação e execução de ações evangelísticas (cultos na rua, visitas em hospitais etc). COmUNICaÇÃO/míDIa Departamento responsável pela comunicação interna, externa e institucional da igreja. Também auxilia na preparação da identidade visual do ministério. seCReTaRIa Departamento responsável pelo registro das atas da igreja no cartório, organização de documentos legais e gestão de membresia, incluindo cadastro de membros e agendamento de aconselhamentos pastorais. A secretaria também auxilia na administração da agenda anual da igreja. Agora que você já estabeleceu ou reviu os ministérios que compõem a sua igreja e atribuiu líderes para cada frente de trabalho, é a hora de organizar os departamentos e ver como eles se relacionam uns com os outros na estrutura organizacional da igreja. Para isso, uma boa ferramenta é o organograma, gráfico que representa a estrutura organizacional da igreja e serve para descrever a hierarquia e comunicação entre as áreas e cargos. Talvez você pense que o organograma é uma ferramenta muito empresarial e que não se aplica à realidade da sua igreja, mas isso não é verdade. Em I Coríntios 14:40, a Bíblia diz que “tudo deve ser feito com decência e ordem”. O que Paulo está dizendo é que é preciso organização para lidar com os assuntos do Reino de Deus. 2.3. ORgaNOgRama membRO 01 CONselhO aDmINIsTRaTIvO CONselhO DIaCONal CONselhO fIsCal mINIsTéRIOs DIReTORIa exeCUTIva pasTOR pResIDeNTe assembleIa geRal membRO 02 membRO 03 membRO 01 membRO 02 membRO 03 membRO 01 evaNgelIsmO mUlheRes hOmeNs jUveNTUDe assIs. sOCIal membRO 02 membRO 03 As igrejas, portanto, devem ter uma estrutura organizacional bem delimitada. Em outras palavras, precisam estabelecer de forma clara as próprias divisões (departamentos e ministérios). Por ser visual, o organograma facilita o entendimento dessa organização e é importante para: A criação de um organograma não é uma tarefa difícil e, como você pôde ver acima, traz muitos benefícios para a gestão da igreja. RECONHECER o responsável por cada departamento; FACILITAR a identificação dos líderes por parte dos liderados; PROPORCIONAR uma conexão entre todas as áreas; DESENVOLVER padrões para atividades; DISTRIBUIR recursos humanos e materiais para cada ministério. CONselhO pasTORal O termo “planejamento estratégico”, assim como o organograma, pode soar excessivamente empresarial ou como um “bicho de sete cabeças” para algumas igrejas. A verdade, porém, é que o ato de planejar é comum ao dia a dia de todos e consiste simplesmente em estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. A Bíblia está repleta de histórias que mostram a importância de um bom planejamento para ações bem-sucedidas. Uma delas é a reconstrução do templo de Jerusalém, encabeçada por Neemias. Veja como ele foisábio e estratégico em sua conduta: Se for do agrado do rei, que me dê cartas aos governadores do Trans-Eufrates para que me deixem passar até chegar a Judá. Que me dê também uma carta para Asafe, guarda da floresta do rei, para que ele me forneça madeira para as vigas das portas da cidadela que fica junto ao templo, do muro da cidade e da residência que irei ocupar. Visto que a bondosa mão de Deus estava sobre mim, o rei atendeu os meus pedidos. Com isso fui aos governadores do Trans- Eufrates e lhes entreguei as cartas do rei. O rei fez-me acompanhar uma escolta de oficiais do exército e de cavaleiros. (Neemias 2:7-9) A passagem deixa claro que Neemias pensou antes de executar cada uma das ações descritas. Em vez de se precipitar querendo fazer tudo de uma só vez, ele agiu conforme etapas. Primeiro, pediu para ir a Jerusalém. Como o rei se mostrou favorável, Neemias pediu outras coisas fundamentais para a conclusão do projeto: cartas de salvo-conduto para ele poder transitar livremente pelas terras do império, madeiras para reconstruir os muros e “guarda-costas” para assegurar sua integridade física. 2.4. plaNejameNTO esTRaTégICO Aprendemos com Neemias que as ações da igreja devem ser não só orientadas pelo Espírito Santo, como também intencionais. A igreja deve entender a realidade que a cerca, definir alvos e traçar cursos de ação para atingir esses objetivos. É nesse ponto que entra o famoso planejamento estratégico, que difere um pouco do planejamento pessoal cotidiano. No livro Administração nos Novos Tempos, o autor Idalberto Chiavenato define o planejamento estratégico como “um processo organizacional compreensivo de adaptação através da aprovação, tomada de decisão e avaliação” que “procura responder a questões básicas como: por que a organização existe, o que ela faz e como faz”. Como indica o autor, trata-se de um processo que requer estudo, análise de cenário e bastante empenho por parte da igreja. Não vamos esconder a verdade de você: vai dar trabalho. Mas a boa notícia é que o tempo investido em planejamento estratégico resulta em benefícios como uso eficiente dos recursos financeiros, cumprimento da missão da igreja e embasamento técnico para a tomada de decisões. De forma resumida, as etapas de um planejamento estratégico são as seguintes: Fonte: Instituto Jetro NÃO CONfUNDa plaNejameNTO esTRaTégICO COm CRONOgRama De eveNTOs. eTapa O qUe fazeR? CRIaÇÃO Da esTRUTURa Da ORgaNIzaÇÃO esTabeleCImeNTO Da mIssÃO, vIsÃO e valORes aNálIse DO ambIeNTe exTeRNO aNálIse DO ambIeNTe INTeRNO CRIaÇÃO DOs plaNOs De aÇÃO CRIaÇÃO Da esTRUTURa Da ORgaNIzaÇÃO COmUNICaÇÃO aCOmpaNhameNTO Definir organograma. Determinar a razão de existir da igreja (a essência do ministério), onde ela quer chegar e os valores que devem envolver todas as atividades. Avaliar as oportunidades que a igreja pode aproveitar e as ameaças externas que a rondam. Exemplos: Quais são as oportunidades na área de atuação da igreja? De quais tendências (tecnológicas, por exemplo) a igreja poderia se beneficiar? Que comportamentos sociais podem ser danosos à igreja? Que fatores podem afastar o público-alvo da igreja do templo? Avaliar as forças e fraquezas da igreja. Exemplos: O que a igreja faz bem? Quais são seus diferenciais? No que ela pode melhorar? Há problemas que ameaçam a subsistência ou saúde espiritual da igreja? Com base nas análises anteriores, a igreja terá encontrado fatores críticos de sucesso, ou seja, fatores que podem contribuir ou não para a concretização do planejamento estratégico. Nesta fase, portanto, ela deverá traçar objetivos e metas para suprir suas necessidades (no caso de pontos fracos) e para potencializar suas fortalezas. O estabelecimento de alvos também deve ocorrer de acordo com a visão da igreja. Elaborar um plano de ação para cada meta e definir os responsáveis para a execução delas. Recomenda-se o uso da ferramenta 5W2H, que esquematiza as tarefas com base nas respostas a sete perguntas: O que fazer? Como fazer? Quando fazer? Quem vai fazer? Onde vai ser feito? Quanto custa fazer? Por que fazer? Comunicar o plano de ação a todos os níveis relacionados na estrutura organizacional, para que a equipe tenha direcionamento e possa pôr as mãos na massa. Fazer reuniões periódicas para avaliar se o plano está evoluindo de acordo com o esperado ou se há necessidade rever ou modificar objetivos Em muitas igrejas, é comum que a gestão administrativa seja feita pelo pastor. Embora recorrente, essa situação não é ideal. Isso porque as funções administrativas nem sempre condizem com a formação, a vocação e os dons que Deus concedeu aos pastores. Eles foram chamados para ensinar a Palavra, liderar e cuidar de pessoas, não para lidar com questões como auditoria, controle patrimonial e demonstrações contábeis. Além disso, o Novo Código Civil (Lei 10.406/2002), que atualizou as regras para o funcionamento e a organização das organizações religiosas no Brasil, exigiu das igrejas a constituição de uma organização com CNPJ próprio e a definição de órgãos deliberativos com obrigações complexas, que não são pastorais (conforme descrito no item 1 do capítulo 2). Na verdade, a realidade criada pela lei indica que a implantação de gestão profissional nas igrejas é um caminho sem volta. A coordenação e o controle das atividades exigidas por lei não deveriam ficar sob a responsabilidade de pastores que não foram preparados para administrar organizações. O risco de falhas quando o pastor tem essa responsabilidade sobre os ombros é grande, e isso pode trazer sérios prejuízos legais e financeiros para a igreja. Entenda: o objetivo deste capítulo não é culpar o pastor por não saber ou conseguir administrar a igreja. Afinal, ele estudou Teologia, e não Administração. Estamos, na verdade, estabelecendo papéis e alertando para a necessidade de suporte ao pastor, que deve ter tempo livre para se dedicar à sua real vocação. Uma forma forma de fazê-lo é contratando ou elegendo um gestor. 3. sepaRaNDO Os papéIs: pasTOR e gesTOR O administrador profissional é a melhor escolha para igrejas que querem ser geridas de forma organizada e eficiente. Por ter formação acadêmica específica e experiência na área, esse profissional ajuda a congregação a honrar compromissos financeiros e deveres legais, zelando pelo cumprimento do princípio bíblico da boa mordomia. A maior vantagem da contratação de um gestor, no entanto, é o alívio da carga do pastor. Como afirmamos no item anterior, muitas congregações ainda tomam o ministro religioso como responsável legal pela igreja como ente jurídico. Às vezes essa é uma decisão do próprio pastor, que, por uma questão cultural, entende que cabe só a ele a responsabilidade total por todo e qualquer assunto da igreja. Seja qual for o caso, isso sobrecarrega o líder, pondo sobre seus ombros uma carga que ele não tem condições de suportar a longo prazo. Além de cansaço, essa situação pode gerar frustração, já que o cuidado da administração da igreja toma tempo que deveria ser dedicado à vocação original do pastor. Por outro lado, se houver um gestor para cuidar dos trâmites administrativos, financeiros e jurídicos, o pastor poderá se dedicar completamente ao seu real chamado, que inclui ensino da Palavra, preparação de mensagens, discipulado, aconselhamento e visita às ovelhas. 3.1. O qUe Um gesTOR pODe fazeR pela IgReja? 3.2. sINaIs De qUe a IgReja pReCIsa De Um gesTOR “Pastoreiem o rebanho de Deus que está aos seus cuidados. Olhem por ele, não por obrigação, mas de livre vontade, como Deus quer. Não façam isso por ganância, mas com o desejo de servir.” (I Pedro 5:2) Já explicamos como o contexto atual aponta para a importância da gestão profissional nas igrejas e mostramos como a atuação do gestor pode aliviar a carga de atividades do pastor e permitir que ele se dedique ao seu real chamado. Ainda assim, existem perguntas que ajudam a determinar com mais precisão se a igreja tem mesmo necessidadede um administrador. A igreja sofre com consumo excessivo de receita com serviços públicos (água, luz, telefonia etc) e serviços contratados? A igreja tem funcionários e sofre com dificuldade no controle de horas? A igreja tem um volume significativo de compra de suprimentos como materiais de limpeza, materiais de escritório e materiais para uso dos departamentos, mas não faz controle dessas compras? A igreja possui um ou mais veículos, mas não faz controle de manutenção preventiva, esquece a data de renovar o seguro e não observa o período de pagamento do IPVA e vistoria anual? A igreja faz controle do patrimônio (cadeiras, mesas, equipamentos de som, computadores etc)? A igreja tem um volume suficiente de receita, mas paga contas em atraso? Se a igreja tomou a decisão de contratar um gestor, deve prestar atenção a uma série de critérios antes de admitir qualquer profissional. Em primeiro lugar, é necessário que a pessoa seja íntegra, temente a Deus e comprometida com os valores do Evangelho. Recomenda- se também que o gestor esteja alinhado à cultura da igreja e à visão do pastor principal, já que ambos trabalharão juntos. Além disso, é fundamental que o escolhido tenha formação acadêmica específica e experiência na área administrativa, tendo gerido outras igrejas ou organizações. Vale lembrar que, no Brasil, apenas os administradores registrados nos Conselhos Regionais de Administração (CRAs) podem exercer a profissão. Se a maior parte das questões foi respondida conforme a tabela acima, a igreja certamente precisa de um gestor. 3.3. COmO esCOlheR Um gesTOR? sIm NÃO Na primeira parte deste e-book, explicamos que todas as igrejas devem ser bem geridas porque elas pertencem ao Senhor, que espera que sejamos bons mordomos do seu patrimônio. Isso vale para todos os aspectos que envolvem a administração de uma igreja, inclusive as finanças. O fato de serem organizações sem fins lucrativos não isenta as igrejas de gerir o dinheiro com muita disciplina e organização. Isso porque, além de os recursos com os quais lidam pertencerem ao Senhor, as igrejas não estão isentas de obrigações legais. Se alguma delas não for cumprida, como ficará o testemunho da congregação diante da sociedade? É o nome de Deus que está em jogo. Gestão financeira é um assunto sério e que não pode ser negligenciado. Ao mesmo tempo, o tema é complexo e causa uma série de dúvidas, especialmente entre as igrejas que ainda estão estruturando o departamento de finanças. Por isso, vamos te guiar, ao longo deste capítulo, pelo caminho que as igrejas precisam percorrer para serem capazes de administrar o dinheiro de forma sábia e eficiente. Na prática isso significa que, ao recrutar integrantes para a tesouraria, a igreja deve procurar pessoas que já cuidaram das finanças de outras denominações, organizações sem fins lucrativos ou empresas. Lembre-se de que, além de coração ensinável e postura ética, os escolhidos precisam ter conhecimentos administrativos, financeiros e contábeis. 4. gesTÃO fINaNCeIRa: pOR ONDe COmeÇaR? Decidimos elencar a definição da equipe de finanças em primeiro lugar não apenas porque a gestão financeira é uma tarefa que demanda trabalho em grupo, mas também porque a composição da tesouraria deve receber atenção especial. Se for negligenciada, esta etapa pode colocar a saúde financeira da igreja em risco. As pessoas encarregadas de administrar os livros contábeis e orçamentos precisam ser profissionais ou voluntários capacitados, confiáveis e alinhados à visão espiritual da congregação. É importante que elas trabalhem em harmonia com a liderança, mas que também tenham expertise suficiente para operar de forma relativamente independente. Conforme explicamos no terceiro capítulo, é preciso abrir uma conta corrente com o CNPJ da igreja. Desta forma, além de centralizar os recebíveis e gastos em um só lugar, a igreja poderá se beneficiar de um pequeno rendimento através de juros. Vale lembrar ainda que a abertura de conta também é um passo fundamental para as igrejas que pretendem receber dízimos e ofertas via cartões de débito e crédito e boleto bancário. Confira os documentos necessários para a igreja abrir uma conta corrente no banco: 4.1. esCOlheR CUIDaDOsameNTe as pessOas Da eqUIpe De fINaNÇas 4.2. CeNTRalIzaR Os ReCebíveIs e gasTOs COmpROvaNTe De INsCRIÇÃO e sITUaÇÃO CaDasTRal DO CNpj Na ReCeITa feDeRal; DOCUmeNTOs De IDeNTIfICaÇÃO DOs RespONsáveIs fINaNCeIROs Da IgReja (Rg, Cpf, CNh, eTC); esTaTUTO; COmpROvaNTe De ResIDêNCIa DOs RespONsáveIs fINaNCeIROs Da IgReja; aTa De fUNDaÇÃO e úlTIma aTa RegIsTRaDa; DeClaRaÇÃO De aRReCaDaÇÃO méDIa OU esTImaDa assINaDa pelO CONTaDOR RespONsável pela IgReja. Após a centralização dos recebíveis e gastos em uma conta bancária, a igreja deve se organizar minimamente para gerir o dinheiro. Isso significa, entre outras coisas que pontuaremos ao longo deste e-book, criar um plano de contas. Trata-se de um documento que identifica as contas da organização por meio de códigos e classificações para todos os registros de entradas e saídas. De forma simplificada, o que a igreja precisa fazer é categorizar as despesas e receitas e definir centros de custo e recebimento. Imagine, por exemplo, que foram gastos R$ 100 para decorar o templo para um evento do ministério de jovens. Neste caso, o centro de custo no qual a despesa será lançada é “Juventude”. O mesmo vale para os centros de recebimento. Se a igreja tem uma campanha em curso para arrecadar fundos para a reforma da sala das crianças, as doações provenientes da campanha devem ser lançadas no centro de recebimento “Ministério Infantil”. Para determinar um orçamento anual, liste os custos fixos da igreja e estime o volume de receita ao longo dos 12 meses do ano. Use períodos anteriores como referência, mas lembre- se de avaliar os objetivos da igreja para definir corte de gastos, revisar contratos de serviços e até mesmo estipular novos investimentos. Vale ressaltar também que o orçamento deve incluir todas as categorias cadastradas no plano de contas. Você já entendeu que é preciso conhecer a estrutura e as despesas da igreja para criar um plano de contas e determinar um orçamento anual, certo? Essas duas coisas fazem parte de algo maior: o planejamento financeiro. É a partir dele que a igreja determina metas e traça os caminhos (estratégias) necessários para o cumprimento delas. O trabalho da igreja não acaba após a criação do plano de contas, da definição do orçamento anual, da estipulação de metas e da estratégia necessária para alcançá-las. A tarefa agora é acompanhar constantemente a atividade financeira e ajustar os gastos sempre que houver imprevistos, como gastos emergenciais ou projeções orçamentárias de receita que acabaram não se cumprindo. A criação de um orçamento anual sólido é essencial para uma gestão financeira eficiente. Ele ajuda a garantir que os recursos de que a igreja precisa para cumprir sua missão e investir na expansão do Reino de Deus não serão consumidos por demandas diárias e gastos emergenciais. Sem um orçamento, por outro lado, até mesmo uma congregação com altos rendimentos pode ter problemas financeiros e “sustos” ao final do mês. 4.3. CRIaR Um plaNO De CONTas 4.5. fazeR Um plaNejameNTO fINaNCeIRO 4.6. maNTeR O CONTROle DOs gasTOs e mONITORaR O flUxO De CaIxa4.4. DeTeRmINaR Um ORÇameNTO lembRe-se De UsaR CaTegORIas qUe ajUDaRÃO Os gesTORes, O CONselhO fIsCal e O pasTOR a TeR Uma vIsÃO geReNCIal DOs gasTOs e INvesTImeNTOs Da IgReja. em NOssO blOg há Um pOsT qUe explICa em DeTalhes COmO CRIaR Um ORÇameNTO paRa IgReja. ClIqUe aqUI e CONfIRa. “Qual de vocês, se quiser construir uma torre, primeiro não se assenta e calcula o preço, para ver se tem dinheiro suficiente para completá-la? Pois, se lançar o alicerce e não for capaz de terminá-la, todos os que a virem rirão dele, dizendo: ‘Este homem começou a construir e não foi capaz de terminar’”. (Lucas 14:28-30) https://inchurch.com.br/blog/orcamento-para-igrejas-como-fazer/Nesse sentido, as igrejas devem prestar atenção especial ao fluxo de caixa, ou seja, ao montante de dinheiro arrecadado e gasto durante determinado período de tempo. A análise constante do fluxo de caixa permite identificar possíveis problemas de gestão e ajuda a igreja a tomar decisões em conformidade com o planejamento financeiro. Se o saldo for negativo, por exemplo, será preciso investigar as causas, que podem ser desde queda repentina nas arrecadações até altas diferenças entre os prazos de recebimentos previstos e os pagamentos. Neste último caso, para não ficar no vermelho, a igreja precisará organizar melhor seu capital de giro. A análise de um saldo positivo, por sua vez, confere à igreja a responsabilidade de tomar decisões sobre o direcionamento do excedente. Ele irá para uma reserva de emergência? Será usado para quitar parcelas de uma despesa? Para abençoar a vida de uma família? É importante ter clareza quanto a essas opções. Por último, mas não menos importante, as igrejas que querem gerir suas finanças com eficácia devem adotar um sistema de gestão. Além de facilitarem o controle das receitas e despesas a partir de recursos como emissão de DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) e emissão de relatório de fluxo de caixa, softwares permitem cruzar dados de forma inteligente, o que facilita o processo de tomada de decisão. Ao escolher um sistema de gestão financeira, recomenda-se que a igreja dê preferência a plataformas integradas aos próprios dispositivos de entrada (maquininha de cartão, totem de autoatendimento, site e aplicativo, por exemplo), como a plataforma inChurch. Desta forma, é possível concentrar todas as fontes de receita (dízimos, ofertas, pagamento de ingressos de eventos, entre outras) em um só lugar e otimizar a administração dos recursos, distribuindo-os conforme os centros de recebimento correspondentes. 4.7. ObTeR Um sIsTema De gesTÃO fINaNCeIRa Quando falamos em gestão de membresia, muitas igrejas imaginam amontoados de papéis distribuídos (não necessariamente organizados) em gavetas pesadas de madeira ou de ferro. E não é por acaso: durante muito tempo a gestão foi feita dessa forma, que deixa a desejar em termos de praticidade e segurança. Imagine os seguintes cenários: 1. Um membro que era solteiro quando preencheu a ficha se casou. Agora, para atualizar o cadastro e inserir apenas três novas informações (estado civil, nome do cônjuge e data de casamento), ele precisará preencher toda a ficha à mão outra vez. 2. O pastor está no escritório revendo informações de atendimentos anteriores. Ele percebe, então, que precisa entrar em contato com determinado membro para ver como ele está. Abre a gaveta em busca da ficha, retira o papel correspondente e o coloca em cima da mesa. Antes de olhar o número de celular da pessoa, porém, o pastor decide pegar um café e acaba derrubando o líquido bem em cima da ficha. As duas situações ilustram como o armazenamento de dados cadastrais em fichas de papel dificulta a gestão e compromete a segurança das informações. Felizmente, graças aos recursos digitais, é possível arquivar informações pessoais, eclesiásticas e de contato em ambientes online seguros, que podem ser acessados de qualquer lugar e facilitam o cruzamento inteligente de dados. Neste capítulo, vamos mostrar como a tecnologia pode ajudar a gerir a membresia da igreja, identificar necessidades, discipular e acompanhar o progresso das pessoas. Explicaremos ainda como dar início ao processo de gestão. 5. gesTÃO De membResIa: pOR ONDe COmeÇaR? O primeiro passo para gerir a membresia é reunir os dados dos membros em um banco de dados digital. A plataforma inChurch, por exemplo, fornece às igrejas um modelo de cadastro completo, que contempla informações básicas, informações de contato e informações eclesiásticas. A ficha cadastral pode ser atualizada a qualquer momento, tanto pelo secretariado quanto pelo próprio membro (sujeito à aprovação dos administradores). 5.1. ReUNIR Os DaDOs DOs membROs em Um baNCO De DaDOs DIgITal Uma vez feito o cadastro dos membros, será possível mapear o perfil da congregação, avaliar a necessidade de criação de ministérios, orientar e monitorar ações de discipulado e direcionar ações de comunicação. Além disso, o uso de um sistema de gestão de membresia também permite gerar relatórios que ajudam a mensurar o crescimento da comunidade e planejar a expansão do ministério. Dentro de cada igreja existem pessoas com perfis muito diferentes. Embora unidas por uma decisão comum (viver ao lado de Cristo), elas têm idades e sexos diferentes, vivem em lugares diferentes, apresentam personalidades diferentes, estão em diferentes estágios da caminhada cristã, entre outras diferenças. A segmentação geográfica, como o nome já indica, divide os membros com base na região onde eles moram. Além de facilitar o encaminhamento de pessoas para células ou pequenos grupos, essa modalidade de segmentação também ajuda a mapear a necessidade – especialmente no caso de denominações – de abertura de novas igrejas locais. Gerir uma comunidade tão plural não é fácil, e é justamente por isso que a segmentação de membresia se mostra uma aliada tão estratégica. Na prática, ela consiste em dividir as pessoas em grupos com características comuns, para que seja possível conhecer melhor os membros e mapear as necessidades deles de forma muito mais precisa. Ao segmentar a membresia, a igreja faz o discipulado das pessoas a partir de informações muito mais ricas, aumenta a eficácia da comunicação e redireciona os membros para ministérios e células com muito mais precisão. Para dar início à segmentação, a igreja precisa, como explicamos no tópico anterior, reunir os dados dos membros em uma única plataforma, de preferência com armazenamento em nuvem (ou seja, que não esteja instalada em um único computador e possa ser acessada via internet). Feito isso, o próximo passo é escolher um conjunto de referências como base para a segmentação. Existem quatro tipos principais de segmentação que a igreja pode aplicar: segmentação geográfica, segmentação demográfica, segmentação psicográfica e segmentação comportamental. 5.2. segmeNTaR a membResIa 5.2.1 segmeNTaÇÃO geOgRáfICa Este tipo de segmentação consiste em separar a membresia de acordo com critérios como estado civil, sexo, idade e profissão. Para isso, é fundamental que o formulário de cadastro tenha contemplado todas essas informações. A análise desses dados é especialmente útil para a abertura de novos ministérios. 5.2.2 segmeNTaÇÃO DemOgRáfICa Por exemplo: se a segmentação demográfica aponta a existência de muitos empreendedores na igreja, por que não criar um ministério dedicado a negócios? Se houver, por outro lado, uma série de membros divorciados, a igreja pode investir na estruturação de classes bíblicas sobre restauração de casamentos. Isso se aplica também a jovens, mulheres, idosos, entre outros grupos. Na segmentação psicográfica, a formação de grupos ocorre com base nos interesses, estilo de vida, personalidade e valores das pessoas. Embora bastantes subjetivas, essas características não são impossíveis de serem mapeadas. É preciso, porém, um conhecimento mais próximo e profundo dos membros para fazê-lo. Assim como a segmentação demográfica, a segmentação psicográfica também é uma grande aliada na formação de frentes de trabalho e na definição de atividades. Imagine, por exemplo, que os homens de determinada igreja gostam muito de jogar futebol, mas têm dificuldades de reunir os amigos para uma partida. Sabendo disso, a igreja pode avaliar a disponibilidade geral dos membros, encontrar um campo de futebol público nas proximidades e definir um dia da semana para os jogos, que serão um momento de lazer e comunhão. Como o próprio nome indica, a segmentação comportamental divide as pessoas com base no comportamento. Na prática, ela pode ajudar as igrejas a entender como os membros se comportam emrelação a doações, eventos, ações de voluntariado, entre outras coisas. Tomando como exemplo o comparecimento aos cultos e células, é possível criar grupos como: pessoas que vão apenas aos cultos de domingo; pessoas que vão a todos os cultos; pessoas que vão aos cultos e células; pessoas que vão aos cultos, mas não frequentam células etc. Sabendo quem compõe cada um desses grupos, a igreja pode identificar possíveis problemas comuns aos membros e formular estratégias para aumentar a taxa de frequência às reuniões. 5.2.3 segmeNTaÇÃO psICOgRáfICa 5.2.4 segmeNTaÇÃO COmpORTameNTal Mesmo que a membresia esteja cadastrada em uma plataforma online e devidamente segmentada, ainda há trabalho a fazer. Para uma gestão organizada e eficiente, também é importante que a igreja mantenha um histórico da trajetória dos membros. Em outras palavras, é preciso acompanhar cada ovelha de forma individual, observando e registrando o percurso percorrido desde a entrada na igreja. Isso inclui as classes e cursos aos quais o membro compareceu, os ministérios nos quais ele já foi voluntário, as células que ele já liderou, viagens missionárias que fez, entre outras coisas. Na plataforma inChurch, há um espaço dedicado especialmente ao registro do histórico do membro. A seção é associada à ficha cadastral da pessoa e pode ser atualizada pelo secretariado a qualquer momento. Desta forma, a igreja não negligenciará sequer um marco importante na trajetória da membresia. 5.3. maNTeR Um hIsTóRICO DO membRO Discipular pessoas não é uma tarefa fácil. É preciso ouvi-las, aconselhá-las e acompanhar o progresso delas na caminhada cristã. Embora o discipulado tenha caráter espiritual, isso não significa que a tecnologia não pode torná-lo mais fácil e eficiente, maximizando o aproveitamento das sessões de gabinete pastoral. Um bom exemplo é a função de cadastro de atendimentos da plataforma inChurch. Assim como o histórico de membro, ela é uma ferramenta preciosa para o acompanhamento do desenvolvimento pessoal. Com o recurso de cadastro, o pastor ou líder pode registrar a data do atendimento, o membro que foi atendido, o motivo daquele encontro e observações relevantes feitas durante a conversa. Vale ressaltar que, para preservar a privacidade dos membros, apenas o discipulador consegue ter acesso às informações do atendimento. Sempre que um novo atendimento for feito, o líder ou pastor poderá consultar as informações registradas no histórico, recobrando o que se passou na última conversa e direcionando de forma mais estratégica a sessão atual. A longo prazo, será possível conferir a jornada evolutiva do membro, inclusive para mostrá-lo o quanto ele mudou e amadureceu. As células são pequenos grupos que se reúnem periodicamente (uma vez por semana, em geral) nos lares de pessoas da igreja para compartilhar a Palavra, cantar louvores e orar. Por serem reduzidos, esses grupos facilitam a formação de amizades e permitem aos líderes discipular os participantes de forma muito mais próxima. A organização celular cria ainda oportunidades para o aprendizado individual e coletivo, revelando talentos e dons. Além disso, as células têm um papel muito importante no evangelismo e na integração de visitantes ao corpo de Cristo. É comum que algumas pessoas decidam por Jesus e depois deixem de ir à igreja porque se sentem “um peixe fora d’água” no templo. Nesse sentido, a célula serve como uma ponte que conecta o visitante a uma vida de comunhão prazerosa. Acontece que essa ponte dificilmente permanecerá de pé sem uma gestão eficiente, atenta e organizada. Para que as pessoas se sintam pertencentes à comunidade e para que a igreja cresça em qualidade, é necessário conhecer bem as características dos pequenos grupos. Neste capítulo, você será introduzido às práticas fundamentais para uma boa gestão de células. 5.4. CRIaR Um hIsTóRICO De aTeNDImeNTO pasTORal 6. gesTÃO De CélUlas: pOR ONDe COmeÇaR? Em primeiro lugar, é fundamental que a igreja concentre, em uma única plataforma ou sistema, a relação de todas as células. Entre as informações relevantes que precisam ser inseridas estão nome da célula, líder(es), supervisor(es), endereço, data e horário da reunião. Aliada à estratégia de segmentação de membresia, essa listagem não só permite melhor organização, como ajuda a encaminhar novos membros para grupos mais próximos do local onde eles moram ou mais adequados ao seus perfis. Vale lembrar que o segundo fator pode, em muitos casos, ter mais peso que o primeiro. Um adolescente provavelmente se sentirá deslocado em uma célula cuja maior parte dos participantes são idosos, ainda que a reunião ocorra a 500 metros da casa dele. Usar materiais de apoio é importante para que as pessoas compreendam melhor o conteúdo apresentado e aprofundem os estudos. Com um sistema de gestão de células integrado ao aplicativo da igreja, é possível disponibilizar apostilas de estudo, guias rápidos e outros documentos em PDF direto no app. Assim, a igreja elimina custos de impressão e permite que os participantes tenham acesso ao material a qualquer momento e em qualquer lugar. Os relatórios são ferramentas essenciais para avaliar a consistência da assiduidade dos participantes e o progresso da multiplicação de células. Eles devem ser preenchidos a cada reunião e precisam conter o número total de participantes, bem como observações relevantes (se algum visitante aceitou Jesus, por exemplo) sobre o encontro, se houver. As células costumam ser a porta de entrada na igreja para muitas pessoas, já que as reuniões são mais intimistas e têm menos “cara de culto”, o que costuma ser visto com bons olhos por quem tem resistência a frequentar um templo. Justamente por isso, o segundo passo para fazer uma gestão de células eficiente é cadastrar os visitantes da reunião e manter o registro sempre atualizado no sistema. Quando sabem quem está se conectando com o grupo, os líderes podem se preparar para iniciar um ciclo saudável de relacionamento e garantir que a célula seja tão acolhedora quanto possível. Lembramos ainda que é igualmente importante cadastrar os participantes que são membros da igreja, para que esta possa conhecer os irmãos que são engajados na reunião. Desta forma, o ideal é que o sistema de gestão de células seja o mesmo da gestão de membresia. Na plataforma inChurch, ambas funcionalidades são integradas. 6.1. CONCeNTRaR as CélUlas em Uma plaTafORma ONlINe 6.3. CRIaR Uma bIblIOTeCa DIgITal De maTeRIaIs De apOIO 6.4. geRaR RelaTóRIOs 6.2. CaDasTRaR vIsITaNTes e paRTICIpaNTes Da ReUNIÃO O objetivo é que, a partir da geração dos relatórios, seja possível conferir, em determinado período (quinzena, semana, mês ou ano): Na plataforma inChurch, o fornecimento desses dados ocorre de forma automática e inteligente. O sistema, que é integrado à gestão de membresia, também informa o perfil dos participantes (idade média e sexo) e aponta quantos membros da igreja participam de células, assim como quantos estão fora dos pequenos grupos. Com esses dados em mãos, os supervisores podem verificar se os alvos estabelecidos estão ou não perto de serem alcançados, identificar possíveis problemas que impedem a multiplicação e entregar um diagnóstico preciso ao pastor para que ele possa conduzir a igreja a ser frutífera. Por fim, uma boa gestão de células não estará completa sem um monitoramento periódico das multiplicações. Na plataforma inChurch, é possível visualizar, em um mapa, a localização de todas as células. Com esse recurso, a igreja identifica facilmente as regiões que mais concentram os pequenos grupos e pode avaliar a oportunidade para a abertura de novas unidades (filiais) da denominação. 6.5. mONITORaR O CResCImeNTO Das CélUlas 7. CONClUsÃO Ao longo deste e-book, você aprendeu: Agora, sempre que quiser rever os conteúdos ao lado, você poderá consultar este material. Quando estiver pronto para pôr os conhecimentos sobre gestão financeira, de membresiae de células em prática, não hesite em contratar a plataforma inChurch, que já ajudou a descomplicar a gestão de mais de 30 mil igrejas. Fale com nossos especialistas e comece a simplificar processos, reduzir dores de cabeça com burocracias e otimizar a tomada de decisões na sua igreja. qUeRO falaR COm Um espeCIalIsTa https://page.inchurch.com.br/fale-com-especialista/ 8. RefeRêNCIas sUgesTÃO De leITURa:C MARA, Samuel; KESSLER, Nemuel. Administração eclesiástica. 20ª edição. Ed. Rio de Janeiro: CPAD, 2012. CHIAVENATO, Idalberto. Administração dos novos tempos. 2ª edição. Ed. Campus, 2005. MONZATTO, Thayna Danthes. Administração eclesiástica. Monografia (Graduação em Administração). Universidade Federal Fluminense. Volta Redonda, 2013. DE FRANÇA, José Antonio (Org.). Manual de procedimentos para o terceiro setor: aspectos de gestão e de contabilidade para entidades de interesse social. Brasília: CFC: FBC: Profis, 2015. Instituto Jetro. Disponível em: www.institutojetro.com Planejamento Estratégico Para Igrejas Josué Campanhã
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