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1 UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO DEPARTAMENTO DE ENGENHARIAS (DENGE) CURSO ENGENHARIA DE PRODUÇÃO AS FERRAMENTAS PRÁTICAS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO ALICE MONIQUE ARAÚJO ALBINO ANGICOS 2022 2 ALICE MONIQUE ARAÚJO ALBINO AS FERRAMENTAS PRÁTICAS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO Relatório apresentado à Universidade Federal Rural do Semi-Árido como complemento para obtenção da segunda nota da disciplina Gestão do Conhecimento e Inovação. Professora Dra. Samira Yusef de Falani Bezerra. ANGICOS 2022 3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................. 5 2 FERRAMENTAS PRÁTICAS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO ...................... 6 2.1 Times Virtuais ................................................................................................................. 6 2.1.1 Definição .................................................................................................................... 6 2.1.2 Aplicação .................................................................................................................... 7 2.1.3 Ferramentas ................................................................................................................ 7 2.2 Lições Aprendidas ........................................................................................................... 8 2.2.1 Definição .................................................................................................................... 8 2.2.2 Aplicação .................................................................................................................... 8 2.2.3 Ferramentas ................................................................................................................ 9 2.3 Banco de Ideias ................................................................................................................ 9 2.3.1 Definição .................................................................................................................... 9 2.3.2 Aplicação .................................................................................................................. 10 2.3.3 Ferramentas .............................................................................................................. 10 2.4 Tutoria ...................................................................................................................... 11 2.4.1 Definição .................................................................................................................. 11 2.4.2 Aplicação .................................................................................................................. 11 2.4.3 Ferramentas .............................................................................................................. 11 2.5 Work Out .................................................................................................................. 12 2.5.1 Definição .................................................................................................................. 12 2.5.2 Aplicação .................................................................................................................. 12 2.6 E-learning.................................................................................................................. 13 2.6.1 Definição .................................................................................................................. 13 2.6.2 Aplicação .................................................................................................................. 13 2.6.3 Ferramentas .............................................................................................................. 13 2.7 Shadowing ................................................................................................................. 14 2.7.1 Definição .................................................................................................................. 14 2.7.2 Aplicação .................................................................................................................. 15 2.7.3 Ferramentas .............................................................................................................. 15 2.8 Mentoria e Coach ..................................................................................................... 15 2.8.1 Definição .................................................................................................................. 15 4 2.8.2 Aplicação .................................................................................................................. 15 2.8.3 Ferramentas .............................................................................................................. 16 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................... 17 REFERÊNCIAS...................................................................................................................... 18 5 1 INTRODUÇÃO Os avanços tecnológicos nos últimos anos afetaram a forma como as sociedades vivem e trabalham em todo o mundo. Especialmente no campo do trabalho, devido à interligação das redes de curta e longa distância, o uso generalizado de microcomputadores nas empresas permite que as pessoas se comuniquem, interajam e troquem ideias de diferentes formas sem se limitarem à distância física. Para Coutinho (2020), a gestão do conhecimento é a administração dos ativos de conhecimento gerados em uma organização. É um processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação do conhecimento dentro de uma empresa. Isso envolve uma série de metodologias e inovações tecnológicas que abrangem noções sobre sistemas de gestão, administração de dados e informações. O seguinte relatório tem como objetivo apresentar as diferentes ferramentas práticas da gestão do conhecimento, bem como as aplicações de cada uma. Abordaremos a definição, aplicação e as principais ferramentas das práticas: Time Virtuais, Lições Aprendidas, Banco de Dados, Mentoria, Tutoria, Workout, E-learning, Shadowing, Mentoria e Coach. https://www.voitto.com.br/blog/artigo/gestao-do-conhecimento https://www.voitto.com.br/blog/artigo/iot-na-medicina https://www.voitto.com.br/blog/artigo/o-que-e-erp https://www.voitto.com.br/blog/artigo/seguranca-de-dados-nas-empresas 6 2 FERRAMENTAS PRÁTICAS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO Nessa seção foi construída abordando primeiramente o conceito e as aplicações práticas de cada ferramenta da gestão do conhecimento. 2.1 Times Virtuais 2.1.1 Definição Segundo Lima (2004), o termo Time Virtual vem do inglês Virtual Teams, que significa um pequeno número de pessoas que possuem um objetivo em comum na organização que faz com que integrantes do time trabalhem juntos em um mesmo espaço e tempo com as mesmas normas organizacionais. Ainda segundo o autor, “Também pode-se considerar um Time Virtual como sendo um grupo de pessoas que trabalham Interdependentemente e de forma compartilhada através do tempo, espaço e fronteira organizacionais usando a tecnologia como base.” Para ser considerado um time virtual é necessário requisitos como: a) diferentes locais (cidades, estados ou países); b) diferentes organizações ou setores; c) trabalho de acordo com o tempo de um projeto. Existem diferentes tipos de times virtuais, como: - Networked teams; - TimesParalelos; - Times de desenvolvimento de produtos ou projetos; - Times de trabalho ou produção; - Times de serviço; - Times de gerenciamento; - Times de Ação. 7 Os mesmos podem ser classificados conforme a Figura 1 abaixo: Figura 1 - Classificação dos Times Virtuais Fonte: Adaptado de Lima (2004) 2.1.2 Aplicação Os times ou equipes virtuais são formadas por pessoas que realizam trabalhos interdependente e pelo qual são coletivamente responsáveis, porém trabalham em diferentes regiões geográficas, inclusive em países distintos (BEJARANO, 2006). A partir desse ponto podemos exemplificar os períodos remotos em que a UFERSA - devido a pandemia do COVID- 19 (2020 a 2021), passou a ter todas as atividades home office, como aulas, reuniões de departamentos e projetos/programas, eventos. 2.1.3 Ferramentas Com o constante avanço da globalização, as tecnologias têm transformado a maneira como muitas pessoas trabalham, e soluções em software estão se adaptando para sobreviver. Assim, surgiram novas ferramentas para auxiliar as atividades dos times virtuais, como: - Skype: permite chamadas por voz e vídeo em diferentes dispositivos. Em outras palavras, uma pessoa pode estar trabalhando no laptop enquanto a outra está no celular. A conversa entre o time é um dos elementos mais visíveis para gerar uma boa comunicação; - Google meet: gestão remota por videoconferências para equipes, sem a necessidade de instalar nenhum aplicativo ou extensão; - G suíte: capacidade de concentrar todas as soluções criadas pelo Google em uma única plataforma. Você pode armazenar dados, editar documentos coletivamente e fazer reuniões online; Ideal Profissional Social Apáticos 8 - Asana: além de monitorar conversas e projetos, oferece serviços de gestão remota: como a divisão de tarefas, os prazos totais e os níveis de prioridade de cada uma delas. - Trello: oferece organização de tarefas, individuais e em equipe. Seu funcionamento básico consiste em quadros, incluindo objetivos, que são distribuídos entre colunas. Possui muitas opções de customização e pode se adaptar conforme as demandas de cada usuário. - Monday: permite o monitoramento constante do desempenho das equipes e dos colaboradores, individualmente. Também oferece relatórios e análises que podem colaborar com métricas operacionais. Também é possível configurar a plataforma para as regras e políticas específicas da empresa. 2.2 Lições Aprendidas 2.2.1 Definição Uma Lição Aprendida é um conhecimento adquirido por meio da experiência, e que é capturado, registrado, analisado e compartilhado, que possui o objetivo de evitar a constante recorrência, principalmente em casos que não se obteve sucesso. Promove a aplicação em situações do futuro, ou seja, que ainda não aconteceram para que se tenha sucesso de acordo com os erros aprendidos. Também podem ser consideradas como desvios em relação ao planejamento de um projeto ou atividade, tanto do ponto de vista positivo, como do negativo (LIMA et al. 2016). 2.2.2 Aplicação Podemos aplicar de acordo com dois casos: a) casos negativos e/ou de insucesso (ex.: impedir que um erro se repita em um determinado projeto ou atividade) e b) casos positivos e /ou de sucesso (ex.: repetir um acerto nos próximos projetos ou atividades. Deve-se utilizar o registro de lições aprendidas onde ocorrem atividades padronizadas, sendo a LA caracterizada por um desvio nesse padrão de trabalho. Apenas devem ser registradas lições aprendidas que não façam parte do padrão de trabalho e cujo aprendizado irá ajudar a Empresa nos próximos projetos. 9 a) Verificar lições aprendidas já registradas: antes de realizar qualquer registro, deve-se observar se já não existe algum registro de Lição Aprendida tratando do tema. Se for o caso, o ideal é atualizar a informação que já existe, evitando duplicação; b) Ter abrangência no entendimento do contexto: é necessário um bom descritivo do contexto. Uma boa maneira de fazer isso é respondendo às seguintes perguntas: a) O que era esperado acontecer? b) O que aconteceu de fato? c) Porque houve esse desvio? d)O que deve ser feito da próxima vez?; c) Validar com um grupo de especialistas: durante a validação, seja feito uma ampla discussão com diversos especialistas no assunto de modo que a descrição fique abrangente e entendida por todos. Colocar a aprovação da informação nas mãos de uma única pessoa, pode aumentar o risco de a informação não ser bem entendida no momento da reutilização por outras pessoas, além do risco de a informação não ficar completa, devido à visão parcial que cada um tem sobre os desvios; d) Armazenar em um local oficial e único: é necessário que a organização defina qual a base de dados oficial para esse fim e gerencie a utilização da mesma. Várias bases de lições aprendidas tornam a utilização inviável. 2.2.3 Ferramentas A principal ferramenta utilizada em LA: - Scrum: é um framework que possibilita a otimização no processo de criação e construção de produtos. Este método pode ser aplicado no desenvolvimento de qualquer produto e se tornou uma forma de gerenciamento de projetos. 2.3 Banco de Ideias 2.3.1 Definição Banco de ideias é um espaço de armazenamento pré-definido. Ele usa as sugestões de funcionários para a empresa como principal caminho de inovação. É importante entender de 10 fato o que é um banco de ideias nas empresas (DOYLE, 2019). Nesse sentido, fornecer o contexto do projeto com antecedência, reservar sala apropriada e selecionar as pessoas certas são as etapas iniciais para criar um banco de ideias. 2.3.2 Aplicação Pode-se colocar na mesa de reuniões, alguns potes de vidro com pequenos pedaços de papel, além de muitos instrumentos de escrita. Canetas coloridas, giz de cera e papéis para rascunho, outros elementos que estimulam a criatividade, é importante fazer com que os funcionários criem ideias relacionadas aos problemas que estão tentando resolver no trabalho e depositem nos potes de vidro. 2.3.3 Ferramentas - Trello: é possível saber tudo que é necessário para realizar as atividades, e as discussões acontecem na própria ferramenta. Com ele, dá para criar pedidos, organizar listas, compartilhar arquivos e outras opções, assim como adaptar, fazer alterações ou reorganizar as informações que estão ao acesso dos colaboradores. - Evernote: oferece muitas vantagens para o trabalho em equipe. Uma das funcionalidades é armazenar arquivos de vários formatos, como: textos, fotos, vídeos, PDFs, páginas da web. Tem bastante opção para enviar materiais informativos para a criação do banco de ideias. Muito útil também para guardar anotações, o aplicativo é sincronizado em todos os dispositivos - Google keep: usa o mesmo conceito dos post-its ou notas adesivas. Com ele, você pode compilar rapidamente suas ideias na forma de notas, listas de verificação e tarefas com imagens ou não, além de definir lembretes com tempo programado e até com base na sua localização. 11 2.4 Tutoria 2.4.1 Definição A tutoria é um processo em que o apoio é prestado aos alunos de forma humana e personalizada através de profissionais experientes ou apoio ao aluno. Essa pessoa atua como um mentor e trabalha para melhorar a experiência e a qualidade do aprendizado. Como resultado, os alunos se sentem acolhidos e motivados a manter seus hábitos de estudo mesmo quando distantes de seus professores e colegas (FIA, 2020). A tutoria pode assumir vários formatos dependendo do objetivo da escola com essa ferramenta e do ambiente disponível. Ela pode acontecer de forma individual ou em grupos, presencial ou a distância, e ainda em modelos síncronos ou assíncronos. 2.4.2 Aplicação A tutoria tem um impacto positivo para nivelar o conhecimentodos alunos, pois dá a eles a atenção individual que não encontram em uma sala de aula cheia de colegas e distrações. Podemos classificar alguns tipos de tutoria: - A orientação pessoal: proporciona ao aluno uma formação integral, facilitando-lhe seu autoconhecimento, sua adaptação e a tomada de decisões refletida. - A orientação acadêmica: o tutor é responsável por ajudar o aluno a superar as dificuldades relacionadas com os hábitos e as metodologias de estudo e com sua integração na sala de aula. - A orientação profissional: tem como objetivo fazer com que o aluno consiga fazer uma escolha profissional e acadêmica de acordo com sua personalidade, suas aptidões e seus interesses. 2.4.3 Ferramentas Segundo o CENSO Abed (2020), as principais ferramentas utilizadas na tutoria são: https://tutormundi.com/blog/acoes-de-intervencao-pedagogica/ 12 - Chat: comunicação mais informal, permite o envio de mensagens rápidas, seja para tirar dúvidas, transmitir informações ou notificar sobre algum ponto específico do curso. - Fórum de discussões: ferramenta de interação mais utilizada pelas instituições é o fórum EAD de discussão. Trata-se de um espaço, comum aos tutores e aos alunos, para promover discussões sobre os temas tratados em aula, permite a publicação de mensagens, respostas diretas àquela informação e menção de usuários. - E-mail: é possível tirar dúvidas, pedir sugestões de bibliografia, enviar comunicados, divulgar informações sobre o curso e, claro, enviar conteúdo para prospectar novos alunos, lançar novos cursos online e fidelizar estudantes já matriculados. - Transmissão de tutorias ao vivo: em transmissões ao vivo, os alunos podem reagir em tempo real ao conteúdo ministrado pelo tutor ou convidado, e conseguem tirar dúvidas e complementar as informações no exato momento em que são fornecidas. Aplicativos e softwares como Moodle, Google Meet, Skype, Google Classroom podem ser facilmente utilizados e de forma gratuita e intuitiva, facilitando a interação entre auno-tutor. 2.5 Work Out 2.5.1 Definição De acordo com a tradução do inglês, work out significa “resolver”, “realizar” ou “planejar”. Foi criado pela empresa norte-americana General Eletric quando sob direção de Jack Welch, com objetivo de eliminar a burocracia e solucionar os problemas organizacionais rapidamente, recebeu exatamente o nome de Work Out. É considerado uma técnica, dá poder as pessoas e faz com que elas pensem de maneira rápida e proativa. A decisão sendo aceita pode e deve ser colocada imediatamente caso a mesma não seja aceita deve-se retornar com a reunião para discutir o mesmo problema e se achar a sua decisão. Desta forma, não precisa mencionar nenhum líder a equipe age, pensa e toma as decisões juntos. 2.5.2 Aplicação Pode ser utilizado por grandes grupos de funcionários e gerentes, por meio de reuniões para tratar de questões e preocupações identificadas por eles ou pela gerência. Em pequenas https://blog.eadplataforma.com/producao-de-conteudo-ead/forum-ead-como-funciona/ https://blog.eadplataforma.com/marketing-vendas/como-lancar-curso-online/ 13 equipes, as pessoas desafiam os superiores sobre “a maneira como sempre fizemos as coisas” e recomendam melhorias radicais nos processos. Este sistema viabiliza mais rapidez nas decisões e amplia a qualidade. Podemos exemplificar como uma empresa que se encontra em queda de produtividade no mercado deve vender suas ações, mudar de franquia ou tentar conquistar novamente o mercado competitivo. Uma das formas de sairmos desta zona de combate e concentração é usarmos o processo de decisão. 2.6 E-learning 2.6.1 Definição Segundo Neto (2020), o termo E-learning significa aprendizado eletrônico. É uma forma de educação a distância que emprega recursos computacionais e audiovisuais para promover o aprendizado a uma pessoa, um grupo ou uma comunidade. Existe dois tipos, o educacional e o corporativo. Os acessos podem ser alcançados por meio do armazenamento da internet que conhecemos por nuvem, que podem ser ilimitados ou não, depende de o usuário inserir senha ou diversos outros mecanismos de segurança para manter seguros materiais e informações. 2.6.2 Aplicação Pode ser caracterizado devido ao avanço tecnológico, antes os alunos precisavam de CDs, apostilhas e diversos materiais para poder acompanhar as aulas, nos quais eram enviados pelo serviço dos correios, como eram os antigos cursos por correspondências. Atualmente, basta acessar dados salvos na nuvem ou baixar o material que o aluno consegue acompanhar facilmente, como os testes online. 2.6.3 Ferramentas - Moodle: permite a criação de cursos online combinando vários tipos de materiais de aprendizado, gerencie salas de aula virtuais e acompanhe as notas, as conclusões do curso, as atividades dos alunos e as competências. 14 - Adobe Captivate: é uma ferramenta de criação para e-learning rico em recursos que oferece ótimas opções de personalização e é perfeitamente adequado para criar cursos interativos complexos. - Elucidat: é uma ferramenta de criação de curso baseada em nuvem que permite criar cursos online. - Zoom Meetings: é um software que simplifica a videoconferência e o envio de mensagens em qualquer dispositivo. Ele traz vídeo HD e áudio de alta qualidade para suas reuniões com suporte para até 1.000 participantes em vídeo e 49 vídeos na tela. - Google meet: é um software de reunião que está incluído no Google Workplace. O número de participantes que você pode hospedar em sua videoconferência varia de acordo com o plano que você comprou. - Kahoot: é uma plataforma de aprendizado baseada em jogos projetada para a criação de “kahoots”, que são questionários de múltipla escolha. 2.7 Shadowing 2.7.1 Definição Shadowing é uma técnica utilizada na Gestão do Conhecimento para auxiliar na descrição de detalhes de processos difíceis de serem expressados pelas pessoas. Chamamos esses conhecimentos de “não-escaláveis”, uma vez que dependem de uma interação maior para serem ensinados e aprimorados. Tem o objetivo de observar o ambiente ou um colaborador específico em seu trabalho e compreender como as tarefas são realmente efetuadas. O resultado pode ser diferente de como elas deveriam ser executadas, de como o processo aponta como correto ou de como a diretoria pensa que elas são feitas (DELAVECHIA, 2018). Podemos classificar entre: - Observação Passiva – invisível, que é que o observador não interfira e nem interaja com o profissional observado. Ele não faz perguntas (somente registra as suas anotações) e por vezes quem é observado nem toma conhecimento que a prática está acontecendo. - Observação Ativa – visível, o observado tem plena consciência do processo de observação que está acontecendo. O observador pode interromper o seu trabalho a qualquer momento e fazer os seus questionamentos a fim de compreender melhor o processo executado e eliminar as suas dúvidas. https://www.adobe.com/pt/products/captivate.html https://www.elucidat.com/ https://zoom.us/pt/meetings.html https://pulpo.work/author/marina-delavechia/ 15 2.7.2 Aplicação Podemos aplicar na formação de novos colaboradores, no desenvolvimento de líderes e no alinhamento cultural de executivos recém-contratados. Como exemplo, temos em uma área comercial um aprendiz acompanhando um vendedor sênior de alto desempenho em sua rota comercial por um dia. Espera-se que este aprendiz compreenda a abordagem comercial, adquira traquejo na negociação, transmita segurança e saiba como lidar com clientes e com objeções comerciais. Além disso, o “sombra” irá adquirir diversas dicas práticas sobre a melhor forma de atuar. 2.7.3 Ferramentas - Entrevista; - Coleta de dados; - Fotos e vídeos do ambiente em questão; - Anotações dos pontos relevantes.2.8 Mentoria e Coach 2.8.1 Definição O coaching abrange tanto a vida pessoal quanto profissional, o processo dura em torno de 10 a 12 sessões, o que equivale há 3 meses. A mentoria é voltada exclusivamente para a carreira e não há qualquer limitação de tempo, pois depende da evolução de cada pessoa. É um processo no qual o profissional mais velho e experiente orienta e compartilha experiências e conhecimentos com profissionais mais jovens, dando-lhes conselhos para o desenvolvimento de suas carreiras (GUEST, 2017). 2.8.2 Aplicação No coaching, trabalha a parte mais emocional, como a motivação em um treino de academia ou crossfit. A mentoria tem uma abordagem mais técnica e procura desenvolver habilidades de uma pessoa, que estão relacionadas ao crescimento e atingimento de objetivos em uma área específica, como o mentor ensina ao aluno a melhorar suas habilidades. 16 2.8.3 Ferramentas No coaching: - Análise SWOT; - Avaliação 360º; - Análise da produtividade das uma pessoa na empresa. Na mentoria: - 5W2H; - PDCA. 17 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS Após a realização do relatório, foi constatado a relevância acerca das ferramentas da gestão do conhecimento, bem como a definição, aplicação e as principais ferramentas dos temas: Time Virtuais, Lições Aprendidas, Banco de Dados, Mentoria, Tutoria, Workout, E- learning, Shadowing, Mentoria e Coach, observou-se a importância de manter-se inteirado das mudanças no cenário da aprendizagem organizacional. A busca por materiais de qualidade atualizados foi uma limitação do trabalho, os temas são poucos difundidos, principalmente: Work Out, E-leasing e Shadowing, onde houve dificuldade no acesso de artigos e demais trabalhos. Dessa forma, percebe-se o quão importante é pesquisar e realizar relatórios que incluam os mais diferentes tipos de ensino que gere conhecimento, principalmente de acordo com os cenários atuais, onde a tecnologia avança a cada segundo do tempo. 18 REFERÊNCIAS BEJARANO, V. C. et al. Equipes virtuais: um estudo de caso na indústria têxtil norte- americana. 2006. Disponível em: https://www.scielo.br/j/prod/a/vQJKW7gmyjwtvhHKf6HX5NP/?lang=pt#:~:text=Exemplos %20de%20equipes%20virtuais%20s%C3%A3o,da%20equipe%20objeto%20deste%20estudo . Acesso em: 26 set. 2022. COUTINHO, T. Voitto. Conheça 5 ferramentas para ajudar na gestão do conhecimento da sua empresa. 2020. Disponível em: https://www.voitto.com.br/blog/artigo/ferramentas- de-gestao-do-conhecimento. Acesso em: 27 set. 2022. DELAVECHIA, M. Pulpo. Técnicas da Gestão do Conhecimento: Observação ou “Job Shadowing”. 2018. Disponível em: https://pulpo.work/tecnicas-da-gestao-do-conhecimento- observacao-ou-job-shadowing/. Acesso em: 24 set. 2022. DOYLE, D. Siteware. Conheça os 5 passos para criar um banco de ideias na sua empresa. 2019. Disponível em: https://www.siteware.com.br/projetos/banco-ideias- empresas/. Acesso em: 27 set. 2022. FIA. Tutoria: o que é, como funciona, objetivos e benefícios. 2020. Disponível em: https://fia.com.br/blog/tutoria-o-que-e-como-funciona-objetivos-e-beneficios/. Acesso em: 26 set. 2022. GREEN, D. Gitmind. Top 10 Ferramentas de Colaboração Online Grátis para Times Remotos. 2022. Disponível em: https://gitmind.com/pt/ferramentas-para-time-remoto- online.html. Acesso em: 25 set. 2022. GUEST. Mentoring e Coaching: qual a diferença? 2017. Disponível em: https://cezannehr.com/pt/hr-blog/2017/01/mentoring-e-coaching-qual- diferenca/#:~:text=Diferen%C3%A7a%20entre%20coaching%20e%20mentoring,rela%C3% A7%C3%A3o%20ao%20tempo%20do%20processo.. Acesso em: 25 set. 2022. LIMA, J. et al. Vamos aprender mais sobre práticas de Gestão do Conhecimento? Parte 5: Lições Aprendidas. 2016. Disponível em: Vamos aprender mais sobre práticas de Gestão do Conhecimento? Parte 5: Lições Aprendidas. Acesso em: 24 set. 2022. LIMA, F. A. GERENCIAMENTO DE PROJETO COM TIMES VIRTUAIS. Disponível em: https://acervodigital.ufpr.br/bitstream/handle/1884/57925/Fernando%20Antonio%20de%20Li ma.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 26 set. 2022. Stepper, John: Working Out Loud: For a better career and life, 2015.
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