Assistente Administrativo - Unidade Curricular 2

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Curso de Qualificação 
Profissional em 
Gestão
ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar
documentos da organização
AULA 1
Técnicas de redação 
empresarial e oficial
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Luiz Carlos Bohn
Diretora Regional 
Sandra Regina Casarotto Lindorfer
Diretoria de Educação Profissional 
Ana Elisa Cassal
Conteudista 
Rafael Rodrigues de Souza
Desenvolvimento e Editoração
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
Coordenação Técnica
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO DA UNIDADE CURRICULAR 2  �������������������������������������������������  4
AULA 1 - TÉCNICAS DE REDAÇÃO EMPRESARIAL E OFICIAL   ������������������������  5
CONTEXTUALIZANDO  ������������������������������������������������������������������������������������������  5
1.1 ESTRUTURA TEXTUAL �������������������������������������������������������������������������������������  6
1.1.1 Clareza e objetividade textual  ���������������������������������������������������������������������  10
1.2 COESÃO E COERÊNCIA  �����������������������������������������������������������������������������������  11
1.2.1 Coerência na redação dos textos empresariais  ���������������������������������������������  12
1.2.2 Coesão ao redigir textos técnicos  ���������������������������������������������������������������  14
1.3 PRONOMES DE TRATAMENTO  �����������������������������������������������������������������������  14
1.4 ABERTURA E FECHAMENTO DE TEXTOS  �������������������������������������������������������  16
1.5 REGRAS DE GRAMÁTICA E ORTOGRAFIA  ��������������������������������������������������������  18
1.5.1 Vírgula  ����������������������������������������������������������������������������������������������������  19
1.5.2 Ponto e vírgula  �����������������������������������������������������������������������������������������  21
1.5.3 Dois-pontos  ���������������������������������������������������������������������������������������������  21
1.5.4 Aspas  �����������������������������������������������������������������������������������������������������  22
1.5.5 Travessão  ������������������������������������������������������������������������������������������������  22
1.5.6 Reticências  ����������������������������������������������������������������������������������������������  23
1.5.7 Parênteses  �����������������������������������������������������������������������������������������������  23
1.5.8 Porquês  ���������������������������������������������������������������������������������������������������  23
1.6 CONCORDÂNCIA VERBAL  �������������������������������������������������������������������������������  25
1.7 CONCORDÂNCIA NOMINAL  ����������������������������������������������������������������������������  26
1.8 CRASE  �����������������������������������������������������������������������������������������������������������  27
1.9 HÍFEN  ������������������������������������������������������������������������������������������������������������  28
CONSIDERAÇÕES DA AULA 1  �������������������������������������������������������������������������������  29
REFERÊNCIAS  �������������������������������������������������������������������������������������������������������  30
4Assistente Administrativo
APRESENTAÇÃO DA 
UNIDADE CURRICULAR 2
Seja bem-vindo(a) ao estudo da Unidade Curricular Elaborar, organizar e controlar documentos da 
organização.
Tivemos a oportunidade de estudar, na Unidade Curricular anterior, elementos que permitiram o desen-
volvimento da competência de organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização. 
Para isso, foi necessário estudar as etapas que compõem o processo gerencial de uma empresa, 
sempre pensando em sua importância para o desenvolvimento e a competitividade dessa empresa.
Nesta segunda Unidade Curricular, nosso propósito será de que você estude os elementos que lhe 
permitam desenvolver a competência de elaborar, organizar e controlar documentos da organização. 
Para isso, estudaremos questões relacionadas aos documentos da organização, compreendendo como 
elaborá-los, organizá-los e controlá-los, estabelecendo uma rotina que facilite o acesso às informações.
Nesta Unidade Curricular, estruturamos o material em quatro aulas. Na primeira, você terá acesso aos 
elementos relacionados às práticas de uma boa redação empresarial que o auxiliarão a se comunicar 
com maior clareza no cotidiano de seu trabalho em qualquer empresa.
Na sequência, você estudará os métodos para organizar os arquivos da empresa e o sistema de 
protocolo, novamente pensando na facilidade de acesso ao conteúdo disponível e documentos 
recebidos. A partir disso, estudaremos os tipos e modelos de documentos existentes e, por fim, 
a importância da informática nas rotinas de trabalho.
Ao final do estudo desta Unidade Curricular, esperamos que você esteja atento a tudo que aprendeu e 
que possa, no cotidiano profissional, colaborar, de fato, na elaboração e atualização de documentos 
administrativos e comerciais, operando os recursos de tecnologia da informação e comunicação, 
conforme normas da língua padrão e procedimentos da organização.
Esperamos, também, que, a partir dos estudos desta Unidade Curricular, você possa estar preparado 
para, como assistente administrativo, organizar documentos físicos e digitais de acordo com as 
técnicas de arquivamento e protocolo, além de controlar o fluxo desses documentos com eficiência, 
colaborando com a rotina da organização.
Bons estudos!
5Assistente Administrativo
AulA 1
TÉCNICAS DE REDAÇÃO 
EMPRESARIAL E OFICIAL 
CONTEXTUALIZANDO
Você já parou para pensar na quantidade de informação escrita com que se depara todos os dias? 
Seja  na televisão, em livros, anúncios publicitários, jornais e até em rótulos de produtos, o fato é 
que somos expostos diariamente a uma quantidade imensurável de palavras e, muitas vezes, nem 
percebemos esse fato.
Com o crescimento da comunicação digital e o surgimento de alternativas mais rápidas e eficientes 
de diálogo, a tendência natural é que o volume de informação escrita que produzimos e recebemos 
aumente cada vez mais, sem esquecer que, com o advento da tecnologia, grande parte das nossas 
interações, tanto no trabalho quanto na vida social, ficam registradas e disponíveis para acesso posterior, 
tornando a informação mais duradoura. Portanto, se estamos lendo e escrevendo com mais frequência, 
independentemente do assunto, é importante valorizar a habilidade de escrever bem, de forma clara e 
dominando todos os aspectos relativos às técnicas de escrita que cada área do conhecimento exige.
Atualmente, saber se expressar com clareza e de forma eficiente é uma habilidade essencial a um 
profissional que quer se destacar no mercado, não importando o ramo em que trabalha. Entretanto, 
é importante ressaltar que se comunicar bem de forma escrita não tem nenhuma relação com saber 
demonstrar conhecimento de palavras difíceis ou formalidade excessiva. Na essência, comunicar-se 
bem significa fazer-se compreender, ou seja, nenhuma mensagem é escrita sem que o objetivo 
principal seja permitir que o destinatário a compreenda com clareza e facilidade.
Quando uma mensagem é transmitida de maneira clara, evita-se retrabalho, garante-se que seu 
objetivo será cumprido e, em um mundo onde é cada vez maior a necessidade de se atuar como um 
profissional ágil, veloz e produtivo, poupa-se tempo. Dito isso, nesta aula nosso foco será exatamente 
este: estudar elementos que nos auxiliem a redigir documentos oficiais e empresariais de forma clara 
e objetiva.
6Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
1.1 ESTRUTURA TEXTUAL
Primeiramente, é importante que você saiba que todo o colaborador de uma organização é considerado 
um comunicador. Isso significa que todo colaborador que se preocupacom seu desempenho 
profissional precisa ter consciência da importância de dominar não apenas as regras da gramática da 
língua portuguesa, mas também as técnicas de comunicação escrita voltadas para diferentes formatos 
de textos comuns no meio empresarial.
Depois, é importante que você saiba que, em nosso cotidiano, temos contato com diversos gêneros 
textuais: a exemplo disso, temos a carta, a reportagem jornalística, o bilhete, a bula de remédio e 
outros. A escolha do gênero textual é feita de acordo com os diferentes elementos que participam do 
contexto. São eles:
 � Quem está produzindo o texto;
 � Para quem o texto será produzido;
 � Com que finalidade o texto será produzido; e
 � Em que momento histórico o texto está sendo produzido.
Ainda que existam formatos e estruturas de textos distintos, o objetivo de um texto empresarial é 
muito diferente do de um texto educativo, literário ou de outro fim.
IMPORTANTE
Um texto empresarial precisa ser conciso, objetivo e profissional e deve ter como foco 
principal atender às necessidades da corporação.
No entanto, para cada tipo de comunicação, há uma estrutura predefinida por características que 
permitem sua identificação de forma rápida.
As escolhas que citamos quando da utilização de um determinado gênero textual são decorrentes 
das esferas de circulação às quais tais gêneros pertencem. Veja alguns exemplos no Quadro 1.
Quadro 1 - Gênero textual
Esferas Gêneros
Jornalística Notícias, reportagens, editoriais, entrevistas, dentre outros.
Divulgação científica
Verbete de dicionário ou de enciclopédia, artigo ou ensaio 
científico, seminário, conferência, dentre outros.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Veja que, por pertencerem a esferas de circulação diferentes, cada gênero é escrito de formas 
distintas. Se você comparar uma notícia com uma receita de bolo, por exemplo, perceberá que o modo 
como o texto é encadeado difere um do outro. É por meio dessas especificidades que distinguimos 
uma narração de uma descrição ou de uma dissertação.
7Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
O Quadro 2 apresenta alguns exemplos e alguns traços linguísticos de cada tipo textual que estudaremos.
Quadro 2 - Tipo de texto
Tipo de Texto Exemplo Traço Linguístico
Descritivo
Naquela sala bagunçada, 
havia cadeiras espalhadas, 
livros sobre o sofá e paredes 
de tinta descascada.
Esse tipo de enunciado textual 
tem uma estrutura simples, com 
um verbo estático no presente 
ou no pretérito imperfeito.
Narrativo
Os tripulantes do avião 
anunciaram a turbulência e 
acalmaram os passageiros.
Esse tipo de enunciado textual 
tem um verbo no passado, 
indicando um circunstancial 
de tempo e lugar (lugar, nesse 
caso: avião).
Dissertativo
O aumento do número de 
carros contribuiu com a piora 
da poluição nas cidades, 
o que indica que é necessário 
melhorar o transporte público.
Tem-se aqui uma forma verbal 
com o verbo ser no presente, 
além de outros elementos que o 
complementam.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Além dos traços linguísticos estudados até aqui, há outros que diferenciam cada tipo textual. A partir 
de agora analisaremos a narração, a descrição e a dissertação.
SAIBA MAIS
Enunciado é a parte ou o todo de um discurso, oral ou escrito, associado a seu contexto.
Narração
Começaremos a distinguir os tipos de texto pela narração, que tem por objetivo contar uma história real 
ou fictícia, sendo que, nessa história, é possível mesclar dados reais e imaginários. O texto narrativo 
baseia-se numa consecução de acontecimentos, mesmo que não mantenham relação de linearidade 
com o tempo real. Sendo assim, a narração está repleta de verbos de ação e conectores temporais. 
Dessa forma, podemos dizer que a narração é uma sucessão de fatos ligados a um determinado 
acontecimento e que é composta pelo narrador, personagens, discurso, tempo e espaço.
Conectores temporais: São elementos textuais que ligam palavras e frases, dando 
um aspecto de tempo. Exemplos: depois, quando, no momento em que, entre outros. 
Dependendo do papel que o narrador assume em relação à história, a narrativa pode estar em 
primeira ou terceira pessoa. Numa narrativa em primeira pessoa, o narrador participa ativamente 
dos fatos narrados, mesmo que não seja o personagem principal (o que chamaríamos de narrador-
-personagem). Já a narrativa em terceira pessoa traz o narrador na função de observador dos fatos 
(narrador-observador), que pode até mesmo apresentar pensamentos de personagens do texto, o que 
denominamos narrador onisciente.
8Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
Para ser capaz de explicar os acontecimentos de uma história, é necessário fazer as seguintes 
perguntas para um texto narrativo:
O quê?
Quais são os acontecimentos que determinam a história?
Quem?
Quais são as personagens da história?
Como?
Por meio dessa pergunta, deve ser possível responder de que modo acontece o 
enredo, a forma como se tecem os fatos.
Onde?
Quais são os lugares nos quais ocorre a história?
Quando?
Qual é o momento ou época em que se passam os fatos?
Por quê?
Qual é a causa do acontecimento?
É importante lembrar que nem sempre um texto é puramente narrativo. Conforme vimos, na compo-
sição narrativa o enredo gira em torno de um fato acontecido, permeado por um cenário onde se 
desenvolve. Desse modo, ao considerarmos que a trama é o foco, teremos, obrigatoriamente, de fazer 
descrições para caracterizar tal cenário. Sendo assim, podemos dizer que a narração também envolve 
descrição, tipo textual que explica, com palavras, o que está sendo observado.
Descrição
Na descrição, o autor pode fazer uma descrição objetiva e sem juízo de valor, ou subjetiva, que deixa 
implícita sua opinião sobre algum objeto ou personagem sobre o qual está escrevendo.
Dissertação
Além da narração e da descrição, também temos a dissertação, que pode ser denominada de texto 
dissertativo-argumentativo. Dissertar sobre alguma coisa é expor sua opinião a respeito de determi-
nado assunto, ato praticado por nós cotidianamente.
Quando precisamos que alguém mude de opinião ou acredite em alguma coisa que falamos, podemos 
criar argumentos. Em casos de divergência de opiniões, cada um defende seus pontos de vista em relação 
a temas, como futebol, política, música ou qualquer outro assunto sobre o qual se esteja conversando.
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Assim, podemos dizer que a vida cotidiana traz, constantemente, a necessidade de exposição de 
ideias pessoais, opiniões e pontos de vista. Em alguns casos, principalmente na escrita, é preciso 
tentar persuadir os outros a adotarem ou aceitarem uma forma de pensar diferente. Em todas essas 
situações, utiliza-se a linguagem para dissertar, ou seja, organizam-se palavras, frases, textos, a fim 
de, por meio da apresentação de ideias, dados e conceitos, chegar-se a conclusões capazes de fazer 
o outro pensar a respeito daquilo que estamos apenas expondo ou também argumentando.
IMPORTANTE
Nesse sentido, a dissertação implica discussão de ideias, organização do pensamento, 
defesa de pontos de vista. Para isso, é necessário ter conhecimento do assunto que 
vamos abordar, além de saber tomar posição diante desse tema.
Quanto à argumentação que pode ser desenvolvida dentro da dissertação, deve-se atentar, princi-
palmente, para as relações de causa e consequência; pontos favoráveis e desfavoráveis. Assim, 
expostas essas questões, é preciso concluir todas as ideias que são iniciadas na dissertação, ou, 
se não for possível chegar a uma conclusão pela complexidade de sua abordagem (por ser um tema 
polêmico, por exemplo), trazer questionamentos e reflexões que levem o leitor a convencer-se de que 
suas explanações sobre o tema são pertinentes e construtivas para a sociedade.
Antes de começar a argumentar, de fato, o ideal é que a dissertação seja planejada em um rascunho. 
Ao planejar, considere as seguintes etapas:
 � Anote suas ideias sobre o tema;
 � Sevocê não conhece o tema sobre o qual é convidado a escrever ou falar (ou se tem 
poucas ideias sobre ele), pesquise sobre o assunto;
 � Delimite suas ideias e posicione-se sobre o tema.
A estrutura textual de uma dissertação inclui introdução, desenvolvimento e conclusão. Porém, o texto 
não precisa ser composto, necessariamente, de apenas três parágrafos. O Quadro 3 apresenta a 
estrutura textual de uma dissertação e a descrição de cada uma delas.
Quadro 3 - Estrutura textual da dissertação
Estrutura da dissertação Descrição
Introdução
Nessa parte, o autor fala brevemente sobre o tema e expõe a 
tese ou o ponto de vista que quer defender.
Desenvolvimento
Contém as ideias e os argumentos que fundamentarão o ponto 
de vista do autor. Também é interessante trazer exemplos para 
embasar o que está sendo defendido.
Conclusão
Retoma, resumidamente, a introdução e o desenvolvimento. 
Porém, seu principal objetivo é fechar o texto de maneira objetiva 
e clara, de modo que o leitor saiba qual é o posicionamento do 
autor sobre o tema que escreveu.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
10Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
Até aqui você estudou os tipos de textos expressos em alguns gêneros textuais. Além do que 
abordamos aqui com relação aos gêneros textuais e tipos de textos, é preciso que você saiba que, 
para se comunicar de forma eficiente e garantir que a mensagem será compreendida pelo leitor, 
é necessário levar em consideração também alguns elementos que ajudam a tornar o texto mais 
compreensível, principalmente considerando o âmbito empresarial. A clareza a que tanto nos 
remetemos ao falar de textos no contexto empresarial é um dos recursos que certamente aumentarão 
a inteligibilidade do seu texto. É isso que veremos na sequência, com o estudo sobre clareza e 
objetividade textual e coesão e coerência.
1.1.1 Clareza e objetividade textual
Já mencionamos a importância de se comunicar de forma clara e objetiva, independentemente 
de qual seja o foco da comunicação. Um vocabulário técnico, que utilize excessivamente palavras 
específicas de uma determinada área, ou, ainda, um comunicado que se estenda muito para dizer algo 
simples são exemplos de acontecimentos que prejudicam a clareza da informação a ser transmitida.
ATENÇÃO
Mas de que forma é possível redigir um texto com clareza e objetividade?
Para responder a essa pergunta, abordaremos quatro etapas que orientam a elaboração da escrita.
 � Etapa 1 - Utilize palavras de entendimento comum
O primeiro passo para garantir que a mensagem será compreendida pelo leitor é evitar o 
uso de jargões, palavras técnicas e específicas de uma área. A não ser que esses termos 
já sejam comuns na comunicação entre o emissor e o receptor, não é recomendado que 
se presuma que o leitor vai compreender um vocabulário técnico e característico de um 
determinado ramo.
Muitas vezes, deparamo-nos com esse problema em bulas de remédios e manuais de 
instrução de produtos tecnológicos e, como o público geral nem sempre possui experiência 
no assunto, é comum que haja dificuldade de compreensão. Portanto, ter em mente que o 
leitor do texto pode não ter os mesmos conhecimentos específicos que o escritor é uma 
técnica excelente para aumentar o nível de compreensão da comunicação.
 � Etapa 2 - Use a forma direta nas frases
Uma tendência que muitas vezes ocorre inconscientemente é a de criar frases na ordem 
indireta. Uma forma eficiente de melhorar a compreensão de qualquer comunicado é dando 
preferência à construção textual que utilize a forma mais usual, que é:
Ordem direta Sujeito Verbo Complemento
Analise um exemplo de estruturação de uma frase na ordem direta e, na sequência, na ordem 
indireta.
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EXEMPLO
Ordem direta
O texto do funcionário estava confuso, problemático e difícil de compreender.
Ordem indireta
Confuso, problemático e difícil de compreender estava o texto do funcionário.
 � Etapa 3: Preferir a voz ativa
Dar preferência ao uso da voz ativa em detrimento da voz passiva é um recurso que pode 
ajudar a melhorar a compreensão de qualquer frase. Vale ressaltar que não há nenhuma 
restrição formal ao uso da voz passiva, no entanto, por questões de estilo, no intuito 
de buscar uma forma de escrever mais apuradamente e também devido à proposta de 
objetividade necessária na comunicação do meio empresarial, é esperado que, muitas 
vezes, a voz ativa traga resultados mais positivos.
Analise um exemplo de estruturação de uma frase na voz ativa e, na sequência, na voz passiva.
EXEMPLO
Voz ativa
Marcelo fez o relatório sobre o projeto.
Voz passiva
O relatório do projeto foi feito pelo Marcelo.
 � Etapa 4: Evite excessos
Um dos grandes problemas enfrentados nas interações de qualquer âmbito é o excesso de 
informações, palavras ou construções que são dispensáveis para que a comunicação seja 
clara e objetiva. Para evitar pecar por excesso, antes de fazer qualquer comunicado, seja 
escrito ou oral, é necessário ter em mente qual é o objetivo da informação a ser passada.
Nem sempre é necessário passar todos os detalhes de um fato em um e-mail (por exemplo, 
narrando cada passo operacional tomado para chegar até determinada situação, ou, então 
contextualizando o assunto antes de disponibilizar a informação principal). O importante é 
saber qual é a finalidade do contato e ser pontual, de forma a agilizar a relação.
1.2 COESÃO E COERÊNCIA
Além da clareza, existem também outros dois elementos que ajudam a garantir que a mensagem de 
um texto seja compreendida pelo leitor: 
 � a coerência e
 � a coesão. 
Esses dois elementos são responsáveis por garantir a conectividade das ideias do texto e por certificar 
que não há contradições. 
Veja, detalhadamente, como cada um desses mecanismos linguísticos funciona.
12Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
1.2.1 Coerência na redação dos textos empresariais
Se você já ouviu alguém chamar outra pessoa de incoerente ou até mesmo já fez isso por considerar 
que uma pessoa ora defende uma coisa, ora defende outra, você já sabe, em parte, o que é a coerência 
textual. Para ser coerente, essa pessoa precisa ter consistência em seus argumentos. Isso vale tanto 
para a comunicação oral quanto para a comunicação escrita.
INFORMAÇÃO
Conceitualmente, a coerência é um mecanismo textual que está relacionado à produção 
de sentido do texto e a não contradição entre as ideias defendidas pelo autor, de modo 
que se efetive uma continuidade de significados. Em outras palavras, um dos objetivos 
da coerência textual é dar ao texto uma continuidade de sentidos, sem que haja quebra 
entre as partes do texto.
A coerência não é apenas uma característica do texto, mas depende fundamentalmente da interação 
entre o texto, aquele que o produz e aquele que busca compreendê-lo.
A seguir acompanhe, mais detalhadamente, os principais fatores que contribuem para a coerência 
textual. Esses fatores consistem na não contradição, nos elementos linguísticos, na consistência e 
relevância e no conhecimento do mundo.
Não contradição
A não contradição diz respeito ao fato de os argumentos não se contradizerem. Assim, se o autor 
começa um texto defendendo uma ideia, deve sustentá-la até o fim, sem usar argumentos que 
possam ser incoerentes com aquilo que ele está escrevendo. Analise um exemplo:
EXEMPLO
Caso o escritor queira convencer o leitor de que a Lei Seca foi importante para a redução 
de acidentes de trânsito no Brasil, deve sustentar essa ideia até o fim do texto, utilizando 
argumentos que embasem sua tese. Portanto, o autor não poderá mudar de ideia no 
meio da sua escrita e defender que a Lei Seca não teve impacto no trânsito brasileiro. 
Caso ele faça isso, será incoerente, estará se contradizendo.
Elementos Linguísticos
Entre os principais elementos linguísticos que promovem a coerência em um texto estão as conjun-
ções. As conjunções, além de conectarem as frases e os parágrafos, também sãoresponsáveis por 
dar coerência a eles. Se utilizarmos alguma conjunção equivocada, poderemos tornar incoerente uma 
ideia que estamos defendendo.
O mesmo acontece caso optemos por um advérbio que não condiz com a informação que queremos 
transmitir. Analise um exemplo de um advérbio utilizado inadequadamente.
13Assistente Administrativo
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EXEMPLO
Infelizmente, a Lei Seca reduziu os acidentes de trânsito no Brasil.
A frase acima é incoerente porque o advérbio infelizmente não é coerente com o contexto. Espera-se 
que, se os acidentes diminuíram, utilize-se a forma felizmente.
Analise um exemplo de um advérbio utilizado adequadamente.
EXEMPLO
Felizmente, a Lei Seca reduziu os acidentes de trânsito no Brasil.
Esses exemplos reforçam que é importante estar atento aos elementos linguísticos que usamos para 
conectar nossas ideias.
Consistência e relevância
O bom uso dos elementos linguísticos e a não contradição faz com que os enunciados do texto se 
relacionem entre si sem que haja contradição entre eles. Se um texto não contém incoerências, ele é 
um texto consistente, pois transmite credibilidade ao leitor. Ao ler um texto coerente, o leitor pode se 
convencer daquilo que está sendo dito ou, pelo menos, refletir a respeito da questão proposta.
Já a relevância diz respeito ao modo como o conjunto de frases e parágrafos que compõem o texto 
se referem ao mesmo tópico. Portanto, para que um texto seja relevante, ele precisa tratar do mesmo 
assunto, não fugindo do tema ou não se perdendo em argumentos pouco relacionados ao tema.
Conhecimento de mundo
Para que possamos interpretar corretamente um texto, atribuindo significados para ele, é preciso 
conhecer o tema sobre o qual o autor está argumentando. Caso isso não aconteça, o texto, ou parte 
dele, não fará sentido para o leitor.
Esse conhecimento sobre os assuntos que são defendidos nos textos é construído por meio da nossa 
vivência, à medida que atuamos no mundo e memorizamos experiências vividas. Porém, considerando 
que cada um de nós é diferente do outro, pois, além de termos personalidades diferenciadas, vivemos 
experiências diferentes, em contextos socioculturais diferentes, não é possível que partilhemos todos 
os conhecimentos.
Dessa forma, é preciso que o autor e seus leitores possuam, pelo menos, alguns conhecimentos 
comuns para que haja comunicação e compreensão. Quanto maior for a parcela de conhecimento 
partilhado, maior será a capacidade de o leitor inferir, capturar da memória os conhecimentos que 
não estão explícitos no texto.
Inferir: É o ato de concluir ou deduzir algo a 
partir da análise dos fatos e do raciocínio. 
14Assistente Administrativo
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1.2.2 Coesão ao redigir textos técnicos
Os textos, ao serem escritos, devem apresentar uma unidade, uma sequência lógica, que faz com que as 
frases e os parágrafos se configurem como texto. Podemos dizer que o texto não é um amontoado de 
sentenças desconexas e sem sentido, mas tudo aquilo que, ao ser falado ou escrito, tem um significado.
Essa conexão entre as partes de um texto é o que chamamos de coesão textual.
INFORMAÇÃO
A coesão é um mecanismo linguístico que se refere à ligação de palavras, expressões, 
frases ou parágrafos dentro de uma sequência. Do mesmo modo que acontece com 
a coerência, a coesão é muito importante para a compreensão do texto, visto que 
estabelece uma relação entre as suas partes.
Um texto coeso é construído por meio de elementos de ligação, a exemplo dos advérbios, pronomes, 
sinônimos, conjunções. O correto uso desses conectores também contribui para a construção da 
coerência. Um exemplo que já vimos foi o uso equivocado do advérbio infelizmente.
1.3 PRONOMES DE TRATAMENTO
Todo bom comunicador precisa saber como e quando utilizar determinadas palavras que se enquadrem 
com o máximo de precisão em cada situação. É para isso também que existem os pronomes de 
tratamento. Esses pronomes existem para que possamos nos referir a uma outra pessoa de uma forma 
mais cortês ou para quando há a necessidade de se referir a alguém que possua algum título honorífico. 
Esse tipo de pronome não é diferente dos demais pronomes aos quais estamos acostumados, 
no entanto, se diferem pelo fato de que devem ser utilizados em uma situação específica.
Honorífico: Significa honrar, tornar distinto. 
Para que você compreenda melhor a utilização dos pronomes de tratamento, tomaremos como exemplo 
o convite. O convite é um gênero textual que circula em diversos meios, dos mais formais aos menos 
formais. Existe convite de formatura, de casamento, de festa de aniversário, convite para uma reunião, entre 
outros, que podem ser enviados tanto pelo correio como por e-mail. É provável que você também elabore 
convites no contexto empresarial, afinal, é algo que pode ser delegado ao assistente administrativo.
No momento de elaborar o convite, além dos dados do remetente (a pessoa que envia) e do destinatário 
(a pessoa que recebe), é preciso dirigir-se à pessoa a quem enviaremos o convite. Nesse caso, precisamos 
estar atentos ao pronome de tratamento que usaremos. No caso de uma pessoa mais íntima, é permitido 
o uso de uma linguagem mais informal. Porém, quando se tratar de alguém com quem não temos muita 
convivência ou de uma autoridade, o pronome deverá adequar-se à situação de uso.
Como estamos aqui abordando o convite, é preciso que, em seguida, sejam informados todos os 
elementos necessários para que o convidado fique a par do local, data e horário do evento. Em caso 
de festas, também é necessário informar o traje que o convidado deverá usar. Finalize o texto com 
uma saudação final, seguida da assinatura de quem enviou o convite.
Utilizamos o convite como exemplo para focar no uso dos pronomes de tratamento. O Quadro 4 
apresenta os pronomes de tratamento e a quem são direcionados. Esse conhecimento permitirá o 
uso correto dos pronomes de tratamento tanto para elaborar um convite como para elaborar outros 
tipos de textos no contexto empresarial.
15Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
Quadro 4 - Pronomes de tratamento
Pronome Vocativo Emprego
Vossa Excelência
Excelentíssimo 
Senhor (seguido 
do cargo 
respectivo, 
para Presidente 
da República, 
Presidente do 
Congresso 
Nacional e 
Presidente do 
Supremo tribunal 
Federal).
Senhor (seguido 
do cargo, para 
as demais 
autoridades).
a) Autoridades do Poder Executivo: Presidente da República, 
Vice-Presidente da República, Ministros de Estado, 
Secretário-geral da Presidência da República, Consultor-geral 
da República, Chefe do Estado Maior das Forças Armadas, 
Chefe do gabinete Militar da Presidência da República, 
Chefe do gabinete Pessoal da Presidência da República, 
Secretários da Presidência da República, Procurador-geral 
da República, governadores e Vice-governadores de Estado e 
do Distrito Federal, Chefes de Estado-Maior das três Armas, 
oficiais-generais das Forças Armadas, Embaixadores, Secretário 
Executivo e Secretário Nacional de Ministérios, Secretários de 
Estado dos governos Estaduais, Prefeitos Municipais.
b) Autoridades do Poder Legislativo: Presidente, Vice-Presidente 
e Membros da Câmara dos Deputados e do Senado 
Federal; Presidente e Membros do tribunal de Contas da 
União; Presidentes dos tribunais de Contas Estaduais, das 
Assembleias Legislativas e das Câmaras Municipais.
c) Autoridades do Poder Judiciário: Presidentes e Membros 
do Supremo tribunal Federal, do Superior tribunal de Justiça, 
do Superior tribunal Militar, do tribunal Superior Eleitoral, 
do tribunal Superior do trabalho, dos tribunais de Justiça, 
dos tribunais Regionais Federais, dos tribunais Regionais 
Eleitorais, dos tribunais Regionais do trabalho; Juízes e 
Desembargadores; Auditores da Justiça Militar.
Vossa Senhoria
Senhor / Senhora 
(seguido do cargo)
Autoridades não contempladas no exemplo relativo à 
Vossa Excelência e particulares.
Vossa 
Magnificência
Magnífico Reitor Reitores de UniversidadesVossa Santidade Santíssimo Padre Papa
Vossa Eminência
ou
Vossa Eminência 
Reverendíssima
Eminentíssimo 
Senhor Cardeal e 
Reverendíssimo 
Senhor Cardeal
Cardeais
Vossa Excelência 
Reverendíssima
Reverendíssimo 
Senhor
Arcebispos e Bispos
Vossa 
Reverendíssima
ou
Vossa Senhoria 
Reverendíssima
Reverendo Senhor Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos.
Vossa 
Reverência
Reverendo (a) 
Padre (Madre)
Sacerdotes, Clérigos e demais religiosos.
Fonte: Flôres (2002).
16Assistente Administrativo
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No Quadro 4 estão listados os usos mais formais dos pronomes de tratamento. Porém, voltando ao 
exemplo do convite, caso seja mais informal, podemos usar o “você”, que também é considerado um 
pronome de tratamento, mas que deve ser usado para pessoas com as quais temos mais intimidade.
1.4 ABERTURA E FECHAMENTO DE TEXTOS
Uma das grandes dificuldades de quem está entrando para o mundo corporativo está na comunicação 
escrita do dia a dia. Essa dificuldade consiste em saber o tom que se deve utilizar em um comunicado, 
assim como em compreender que vocabulário é mais indicado, além de saber reconhecer os formatos 
mais adequados para se utilizar. Seja em uma carta formal ou em um e-mail, é preciso seguir alguns 
padrões que ajudam a garantir que o tom do texto se mantenha dentro do esperado.
Abordaremos, a seguir, como realizar isso num e-mail. Entretanto, essas orientações 
caberão para diversos documentos, dos quais você estudará os formatos ainda nesta 
Unidade Curricular.
A abertura e o fechamento de textos são uma rotina na comunicação escrita, seja por documentos 
ou e-mails. Para que você entenda melhor essa questão, abordaremos esse assunto tomando como 
exemplo a escrita de um e-mail. A utilização do e-mail, na prática, você estudará na última aula desta 
Unidade Curricular.
Agora, nosso foco é o aspecto textual, e tomaremos o e-mail como exemplo porque, hoje em dia, 
essa é, ainda, a principal ferramenta de comunicação empresarial. Independentemente do teor da 
mensagem que se quer passar, é sempre necessário manter um tom de cordialidade que se aplica 
bem ao ambiente de trabalho e adotar alguns passos para não errar. Vamos conhecer quais são 
esses passos.
1) Primeiro passo
Sempre inicie um e-mail com uma referência ou um cumprimento ao destinatário, 
mencionando seu nome ou sobrenome. Se sua relação com a pessoa for próxima, 
é possível chamá-la pelo primeiro nome, utilizar o pronome “você” e poupar pronomes de 
tratamento formais como “senhor” ou “senhora” ou termos de referência como “caro” e 
afins. No entanto, caso o destinatário seja uma pessoa de mais autoridade que você ou um 
desconhecido, é sempre bom optar por um termo mais sofisticado para evitar passar uma 
ideia de descaso. Utilize, nesse caso, “senhor”, “senhora”, “prezado”, “caro” e semelhantes. 
E-mails que não se dirigem a ninguém soam muito impessoais e frios e podem ser mais 
facilmente ignorados. Vale lembrar que, caso você resolva abrir o texto com um “bom dia”, 
“boa tarde” ou “boa noite”, é preciso tomar cuidado para não errar. Além disso, se uma 
empresa possui horário de trabalho diurno, pode não ser adequado responder ou enviar 
e-mails fora do horário proposto.
17Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
2) Segundo passo
É importante lembrar que as primeiras palavras de contato são as que vão estabelecer o 
tom da comunicação entre você e seu destinatário. Então, tome cuidado para não pecar 
por excessos de formalidade ou por ser informal demais. Também vale lembrar que as 
empresas possuem formas diferentes de se comunicar com outras empresas, com 
funcionários, fornecedores ou clientes. Algumas adotam um tom mais formal, como 
bancos, empresas grandes e tradicionais. Outras já preferem um tom mais amigável, 
independentemente de a quem seja destinada a comunicação. É importante que um 
funcionário de uma instituição conheça bem a proposta da organização e da marca, 
de forma que possa contribuir para disseminá-la sempre que enviar uma mensagem 
representando a empresa.
3) Terceiro passo
Deixe claro seu propósito sempre que escrever um e-mail. É comum que algumas pessoas 
tenham como padrão iniciar um e-mail com a frase “Estou escrevendo porque”. É nesse 
ponto que você vai explicitar a relevância da sua mensagem e mostrar ao leitor o porquê 
daquele comunicado.
4) Quarto passo
Lembre-se de que os e-mails são utilizados porque agilizam a comunicação, evitam a perda 
de tempo com comunicados muito demorados e não atrapalham tanto a produtividade 
quanto outros meios de comunicação. Por isso, evite o excesso de informações e vá 
direto ao ponto. Nada incomoda mais do que ter que ler longos e-mails que poderiam ser 
resumidos a um parágrafo.
5) Quinto passo
Sempre deixe claro quando você espera uma ação do leitor. Depois de cumprimentar, 
explicar o conteúdo da mensagem e passar a informação em si, é importante deixar 
claro se você espera que essa mensagem gere uma ação por parte de quem a recebeu. 
Por  exemplo, se  você está fazendo um pedido ou pretende tirar uma dúvida, deixe isso 
claro após o conteúdo da mensagem e antes do fechamento. Assim, esse propósito não 
vai ser perdido no meio do texto.
6) Sexto passo
Caso o e-mail contenha anexos, não se esqueça de informar sobre sua existência ao longo 
do texto, bem como sobre o teor do seu conteúdo. Caso contrário, eles podem passar 
despercebidos. Também é preciso tomar cuidado com o nome dos arquivos que estão 
anexos: eles precisam ser condizentes com seu conteúdo para facilitar sua identificação.
7) Sétimo passo
Tome cuidado com os detalhes. Lembre-se sempre de que o assunto do e-mail precisa ser 
preenchido com uma informação coerente com o conteúdo da mensagem. Assim, você 
também se certifica de que ele não será ignorado.
8) Oitavo passo
O último passo é concluir o texto com um fechamento. Mais do que apenas uma assinatura, 
dependendo da sua posição e de quem é o destinatário, este pode ser um bom momento de 
causar uma boa impressão nele. Por exemplo: se você está dando uma notícia ruim a um 
fornecedor, é no final do e-mail que você pode amenizar o tom da mensagem, colocar-se 
à disposição para tirar qualquer dúvida e criar um impacto mais positivo no tom geral da 
comunicação.
18Assistente Administrativo
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Depois disso, é sempre importante concluir o fechamento fazendo um cumprimento, seguindo a regra 
mencionada anteriormente no primeiro passo (comunicar-se conforme a posição do destinatário). 
Se a organização e a relação entre as pessoas envolvidas na mensagem permitir, é possível utilizar 
“abraços”, “até mais”, (lembrando que esses são formatos muito informais). Para um tom mais formal, 
boas alternativas são “atenciosamente”, “com meus cumprimentos” ou até mesmo um “obrigado”.
SAIBA MAIS
Antes de clicar em “enviar”, é fundamental revisar o texto para garantir que nada falta, 
que não há erros e que não há possibilidade de ser mal interpretado. Além disso, 
é preciso ter sempre em mente que o conteúdo de um e-mail fica registrado e, portanto, 
é um documento oficial, que estará sempre disponível para consulta.
Abordamos neste tópico o e-mail, entretanto, é importante lembrar que, com relação aos demais 
documentos, de uma forma geral, grande parte das regras usadas para a elaboração de e-mails pode 
ser seguida para compor outros tipos de comunicação. As principais mudanças são determinadas de 
acordo com o formato de comunicação que será utilizado e com seu objetivo principal.
1.5 REGRAS DE GRAMÁTICA E ORTOGRAFIA
Uma gramática existe com o intuito de sistematizar uma língua falada por um grupo de pessoas e 
regular a forma como a língua é utilizada por esse grupo. Esse conjunto de regras é conhecido como 
Gramática Normativa, e é utilizado para guiar a comunicação, especialmente a escrita, nas mais 
diversas instâncias, como em empresas, escolas, universidades, jornais e na mídia em geral.
Embora no Brasil as regras da Gramática Normativanão sejam tão utilizadas na língua falada, ainda 
são muito válidas para qualquer comunicado escrito, o que faz com que dominá-las e entendê-las 
seja fundamental para quem se preocupa em se mostrar um profissional competente e qualificado. 
Afinal, um texto, independentemente da sua função e objetivo, quando contém erros de português, 
passa uma má impressão, que pode comprometer muito a imagem do remetente, especialmente nos 
âmbitos profissional e acadêmico. Mas, além das regras da gramática, há algumas outras questões 
de uso da língua que costumam gerar dúvidas no dia a dia e que podem comprometer o significado 
da mensagem que se quer passar, como, por exemplo, o uso da pontuação.
Para melhor compreender o uso de cada sinal de pontuação, analise o Quadro 5, no qual apresenta-
remos o uso do ponto-final, ponto de interrogação e ponto de exclamação.
19Assistente Administrativo
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Quadro 5 - Uso do ponto-final, ponto de interrogação e ponto de exclamação
Ponto Descrição Exemplo
Ponto-final
O ponto-final é usado no final de 
frases declarativas e em frases 
interrogativas indiretas.
Declarativa: 
Encontrei um retrato de minha irmã 
em uma caixa de recordações.
Interrogativa indireta:
Estou perguntando por que você 
não atendeu minhas ligações.
Ponto de interrogação
O ponto de interrogação é 
empregado no final de frases 
interrogativas diretas.
Por que você não atendeu minhas 
ligações?
Ponto de exclamação
O ponto de exclamação é 
utilizado em frases exclamativas, 
com a finalidade de indicar 
estados emocionais, como 
alegria, surpresa, espanto, dor.
Você me deu um susto! Que isso 
não se repita!
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
A seguir, estudaremos o uso da vírgula, ponto e vírgula, dois-pontos, aspas, travessão, reticências, 
parênteses, assim como as regras de acentuação.
1.5.1 Vírgula
Antes de listarmos os principais usos da vírgula, é importante destacar que nunca se deve separar o 
sujeito do verbo, nem o verbo de seus objetos, por vírgula.
SAIBA MAIS
O sujeito é o termo da oração que informa de quem ou de que se fala e com o qual o 
verbo geralmente concorda.
O Objeto Direto (OD) e o Objeto Indireto (OI) são complementos do verbo.
Analise um exemplo de frase que apresenta a ordem direta: sujeito, verbo, objeto direto e objeto 
indireto. Nessa estrutura, não se admite o uso da vírgula.
EXEMPLO
Sujeito Verbo OD
As noites estreladas traziam esperança aos jovens apaixonados.
OI
20Assistente Administrativo
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O Quadro 6 apresenta os casos em que usamos a vírgula.
Quadro 6 - Uso da vírgula
Uso da vírgula Exemplo Saiba mais
Usamos a vírgula para 
separar palavras que 
não estejam unidas por 
conjunções.
Ela gosta de cantar, dançar, ir ao cinema 
e jogar futebol.
Conjunções são palavras 
invariáveis que unem palavras, 
expressões, frases, dando 
sentido às unidades ligadas.
Usamos a vírgula para 
separar expressões 
explicativas, do tipo isto é, 
ou seja, ou melhor.
Ela gosta de jogar futebol, ou melhor, de 
jogar futsal.
Usamos a vírgula para 
marcar uma explicação, 
chamada de aposto.
Clarice Lispector, autora de A Hora da 
Estrela, nasceu na Ucrânia.
Usamos a vírgula para 
omitir uma palavra.
Maria gosta de sertanejo; seu marido, de 
samba. (o verbo gostar está oculto na 
segunda frase).
Usamos a vírgula para 
isolar o vocativo.
Não se esqueça de fazer a tarefa, Anita!
Vocativo é um termo da oração 
usado para chamar, referir-se a 
alguém, humano ou não, real ou 
imaginário.
Usamos a vírgula para 
isolar o adjunto adverbial, 
quando ele for extenso ou 
estiver na ordem indireta.
Naquela tarde, eu vendi um carro para 
Pedro.
Adjunto adverbial é um termo da 
oração que indica circunstância: 
tempo, modo, lugar das coisas 
que acontecem na frase.
Ordem indireta é a alteração 
da sequência mais usada da 
Língua Portuguesa: sujeito, 
verbo, complementos, adjuntos 
adverbiais. Ex.: Eu vendi um carro 
para Pedro naquela tarde.
Usamos a vírgula para 
separar sujeitos diferentes.
As cortinas se fecharam, e o público 
aplaudiu o espetáculo.
Usamos a vírgula 
para separar orações 
coordenadas assindéticas 
(orações independentes, 
não ligadas por síndeto).
Liguei para ela, disse que estava com 
saudades, arrependi-me amargamente.
Síndeto é uma conjunção 
presente entre frases ou entre 
partes da oração e da frase.
Usamos a vírgula 
para separar orações 
coordenadas sindéticas 
(orações independentes, 
ligadas por um síndeto).
Eduardo se esforçou muito, mas não foi 
reconhecido por sua dedicação.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
21Assistente Administrativo
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1.5.2 Ponto e vírgula
Utilizamos o ponto e vírgula, principalmente, para separar períodos nos quais há a omissão de um 
verbo em uma das orações. Essa omissão ocorre para evitar a repetição do verbo, que é substituído 
por uma vírgula. Analise um exemplo, no qual se omite o verbo ser.
EXEMPLO
Meu irmão é advogado; minha irmã, dentista.
Além disso, o ponto e vírgula é usado para separar os diversos itens de uma lista exposta em linhas 
diferentes, seja em um texto como apresentamos no exemplo, ou para enumerar os artigos de uma lei. 
Analise o exemplo.
EXEMPLO
Solicito ao setor de compras os seguintes produtos:
a) canetas;
b) blocos de anotações;
c) lápis.
1.5.3 Dois-pontos
Continuando nossos estudos a respeito das regras gramaticais, em especial da pontuação, aprenderemos 
a utilizar os dois-pontos, que marcam a introdução de uma informação no texto. Os dois-pontos podem:
 � Dar início a uma fala.
EXEMPLO
Depois de muito pensar, o diretor anunciou:
– Neste ano, os alunos escolherão, através de votação, o tema da Feira Científica.
 � Dar início a uma sequência que explica, desenvolve, esclarece uma ideia anterior.
EXEMPLO
O motivo pelo qual eu faltei ao trabalho foi este: bati o carro.
22Assistente Administrativo
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1.5.4 Aspas
As aspas são muito utilizadas para fazer uma citação textual. Porém, há mais casos para os quais 
elas são usadas. Acompanhe, a seguir, os principais usos das aspas.
 � As aspas são utilizadas para fazer uma citação textual.
EXEMPLO
Como já diria o poeta Vinícius de Moraes, “Viver é a arte do encontro, embora haja tanto 
desencontro pela vida”.
 � As aspas podem ser usadas para destacar palavras não reconhecidas pela língua culta 
(gírias, neologismos – palavras inventadas e/ou estrangeiras).
EXEMPLO
Ela ficou “grilada” com a resposta do namorado.
 � As aspas são usadas para mostrar que a palavra usada indica uma ironia.
EXEMPLO
Sua sugestão foi “ótima”!
 � As aspas são usadas para destacar títulos de obras.
EXEMPLO
Itaguaí é a cidade em que se passa a história de “O Alienista”, de Machado de Assis.
1.5.5 Travessão
O travessão aparece nos diálogos para indicar a fala e a mudança de interlocutor. Sempre que aparece 
depois da fala, na mesma linha, é a identificação de quem falou.
EXEMPLO
– Podemos começar a reunião? – disse Júlio.
– Ainda não! – gritou alguém.
– Por que não?
– Porque faltam cinco minutos para o horário marcado.
Além desse uso, podemos usar o duplo travessão para substituir as vírgulas, principalmente no caso 
de haver uma explicação.
23Assistente Administrativo
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Observe o exemplo.
EXEMPLO
Vinícius de Moraes – grande músico brasileiro – também escreveu lindas poesias.
1.5.6 Reticências
As reticências geralmente são usadas com valor estilístico, isto é, com a intenção de trazer um ar de 
mistério, de ironia, silêncio, ameaça, reflexão/questionamento ao pensamento, ou com a intenção de 
permitir que o leitor complete o que foi deixado em suspenso.
EXEMPLO
Já falei sobre meus sentimentos. Você já deve ter percebido que...
Além desse uso, as reticências, quando estão entre colchetes ou parênteses, indicam que uma parte 
do texto original foi suprimida.
EXEMPLO
“[...] a fisionomia de José Maria estava tão transtornada que o padre, também de pé, 
começoua recuar, trêmulo e pálido. ”
(Machado de Assis)
1.5.7 Parênteses
Os parênteses servem para isolar expressões (indicar a fonte de uma citação, por exemplo), explica-
ções ou comentários relativos a alguma palavra ou expressão do texto.
Observe o exemplo.
EXEMPLO
Encharcada de suor, vesti uma roupa velha (mas de tecido leve) para sentir-me melhor.
1.5.8 Porquês
Existem quatro tipos de “porquês” que são utilizados em ocasiões diferentes pela língua portuguesa. 
Apesar de, com frequência, gerarem dúvidas, existem algumas formas de aprender de vez o funciona-
mento de cada um deles para não mais errar.
 � Por que: o “por que”, separado e sem acento, é um dos mais utilizados no nosso dia a 
dia. Ele é a junção da preposição “por” + um pronome relativo, interrogativo ou indefinido. 
Para saber quando usá-lo, substitua-o, mentalmente, por “por qual razão” ou “pelo qual”. 
Se a frase permanecer fazendo sentido, é porque essa é a forma correta.
24Assistente Administrativo
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EXEMPLO
Por que você não foi à entrevista de emprego?
Substituindo:
Por qual motivo você não foi à entrevista de emprego?
Os caminhos por que passamos eram muito bonitos.
Substituindo:
Os caminhos pelos quais passamos eram muito bonitos.
 � Por quê: este formato acentuado no “quê” geralmente possui o mesmo sentido da forma 
não acentuada. A diferença é que ele precisa ser acentuado apenas quando aparece no fim 
de frases, seguido de pontuação ou isolado.
EXEMPLO
Ele pediu demissão. Por quê?
Hoje ele chegou mais cedo, mas não sei por quê.
 � Porque: esta forma é uma conjunção que equivale a “pois”, “como”, “uma vez que”. 
Geralmente é utilizado como uma resposta ou em explicações, e é possível substituí-lo por 
algum de seus sinônimos.
EXEMPLO
Trabalho muito porque preciso ganhar experiência.
Substituindo:
Trabalho muito pois preciso ganhar experiência.
 � Porquê: este formato é um substantivo, o que significa que possui uma forma plural que 
pode ser acompanhada de artigo. Além disso, pode ser substituído pela palavra “motivo” 
ou “razão”.
EXEMPLO
Não entendemos os porquês de sua demissão.
Substituindo:
Não entendemos os motivos da sua demissão.
Ele ligou perguntando os “porquês” da decisão.
Substituindo:
Ele ligou perguntando os motivos da decisão.
25Assistente Administrativo
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1.6 CONCORDÂNCIA VERBAL
A concordância verbal acontece quando algumas palavras alteram suas terminações para se 
adequarem à frase. Em outras palavras, concordância verbal é a concordância entre o verbo e seu 
sujeito, em número e pessoa.
Confira alguns exemplos.
EXEMPLO
Aquela árvore floresce em setembro.
As acácias florescem em novembro.
Ela lê somente livros de autoajuda.
Eles leem todos os dias.
Na regra geral de concordância verbal, o verbo concorda com o núcleo do sujeito em número e 
pessoa. Analise os exemplos.
EXEMPLO
Nós vamos ao cinema.
O verbo vamos está na primeira pessoa do plural para concordar com o sujeito nós.
Conheça, no Quadro 7, mais situações sobre a concordância do verbo com o sujeito composto.
Quadro 7 - Concordância com sujeito composto
Situações Exemplo
Quando o sujeito composto aparecer anteposto 
ao verbo (antes do verbo), o verbo ficará no plural.
Douglas e Mônica viajaram para a Europa.
Quando o sujeito composto aparecer posposto ao 
verbo (depois do verbo), o verbo concordará com 
o elemento mais próximo ou irá para o plural.
Brincava de boneca a irmã, a prima e a amiga de Ana.
Brincavam de boneca a irmã, a prima e a amiga de Ana.
Quando o sujeito composto for constituído por 
pessoas gramaticais diferentes, o verbo irá 
para o plural. Além disso, se na frase houver 
1ª pessoa (eu, nós), ela prevalecerá sobre todas 
as outras; se houver 2ª pessoa (tu, vós), o verbo 
poderá ficar na 2ª ou na 3ª pessoa do plural.
Teremos três pessoas para o almoço: eu, tu e papai.
Tereis apenas duas pessoas para o almoço: tu e papai.
Terão apenas duas pessoas para o almoço: tu e papai.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
26Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
1.7 CONCORDÂNCIA NOMINAL
Concordância é o mecanismo pelo qual as palavras alteram suas terminações para se adequarem à 
frase. Quando esse fenômeno ocorre com verbos, é chamado de verbal; quando ocorre com nomes, 
é denominado nominal.
A concordância nominal acontece na frase quando os nomes, que podem ser adjetivos, artigos, 
numerais e pronomes adjetivos, alteram suas desinências para se ajustarem em número (singular ou 
plural) e gênero (masculino ou feminino) ao substantivo a que se referem.
Desinências: Têm por função denotar as categorias gramaticais 
de gênero, número, modo, tempo e pessoa.
Em outras palavras, concordância nominal é a concordância, em gênero e número, entre o substantivo 
e seus determinantes: o adjetivo, o pronome adjetivo, o artigo, o numeral e o particípio. Analise alguns 
exemplos de concordância nominal.
EXEMPLO
Ele mesmo fez a reunião.
Elas próprias escolheram o cardápio da festa.
Em casos especiais, o uso da concordância nominal depende, principalmente, das palavras que compõem 
a frase. Analise o exemplo:
EXEMPLO
Ele vestia calça e paletó bonitos.
O adjetivo bonitos refere-se a dois substantivos de gêneros diferentes: calça, que é feminino; e paletó, 
que é masculino. Considerando-se que esses dois substantivos se referem a dois substantivos de 
gêneros diferentes, sua concordância foi feita no masculino e plural. Isso acontece porque, quando o 
adjetivo se refere a dois substantivos de gêneros diferentes, o masculino prevalece sobre o feminino.
Porém, também é possível concordar com o substantivo mais próximo. Analise o exemplo:
EXEMPLO
Ele vestia calça e paletó bonito.
No exemplo, o adjetivo concorda apenas com a palavra paletó, a qual está mais próxima, ficando no 
masculino e no singular. Porém, se trocarmos a ordem dos adjetivos, teremos a seguinte concordância:
EXEMPLO
Ele vestia paletó e calça bonita.
27Assistente Administrativo
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Nessa frase, o substantivo que está mais próximo do adjetivo é calça. Por isso, realizou-se a concor-
dância apenas com essa palavra. 
Do mesmo modo, quando o adjetivo está antes dos substantivos, também pode concordar com o 
adjetivo mais próximo ou com os dois. Analise mais alguns exemplos de concordância.
EXEMPLO
Deixou sujo o quarto e a sala.
Deixou suja a sala e o quarto.
Deixou sujos o quarto e a sala.
Sempre que houver um substantivo masculino e outro feminino e a concordância for feita no plural, 
só poderá ocorrer o plural masculino. A frase a seguir aplica essa regra:
EXEMPLO
Deixou sujos o quarto e a sala.
O plural no feminino só poderá ocorrer caso os dois substantivos sejam femininos. A frase a seguir 
aplica essa regra:
EXEMPLO
Deixou sujas a sala e a cozinha.
1.8 CRASE
A palavra crase vem do grego krasis, que significa fusão, junção, mistura. Assim, no português, essa 
fusão se manifesta através da união da preposição a com o artigo feminino a e é indicada pelo acento 
grave à. Ela é, também, o pesadelo de muita gente que se perde em meio a tantas regras gramati-
cais do português brasileiro. Mas existem algumas formas de simplificar a compreensão da crase 
e garantir que os acertos em relação a seu uso sejam mais frequentes. Compreenda melhor o uso 
desse sinal.
Preposição exigida 
pelo verbo ir. 
Artigo feminino que 
determina a palavra praia.
Fui à praia.
Fui a + a praia.
Uma das formas de saber quando ocorre crase é conhecendo a regência dos verbos. Quando um 
verbo for transitivo indireto e aceitar a preposição “a”, é possível que ocorra crase.
A primeira coisa que é preciso saber sobre a crase é que ela não ocorre antes de substantivo 
masculino, apenas antes de palavras femininas.
28Assistente Administrativo
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Portanto, a forma mais clássica de saber se é necessário usar crase é verificando a possibilidade de 
trocar a palavra seguinte por uma da mesma classe na formamasculina. Se a troca de “a” por “ao” 
funcionar, é porque ocorre crase. 
O Quadro 8 apresenta alguns exemplos de uso de crase.
Quadro 8 - Uso da crase
Regra Exemplo
A forma mais clássica de saber se é necessário 
usar crase é verificando a possibilidade de trocar 
a palavra seguinte por uma da mesma classe 
na forma masculina. Se a troca de “a” por “ao” 
funcionar, é porque ocorre crase.
• Ele foi à escola. Ele foi ao colégio. 
• Assisti à apresentação do funcionário. Assisti ao 
relato do funcionário.
Algumas expressões inflexíveis sempre exigem o 
uso da crase. É o caso de “à medida que”, “à maneira 
de”, “à moda de”, “às vezes”, “à noite”, “à procura de”.
• Às vezes, chego atrasado ao trabalho.
Sempre utilize crase nas expressões que se referem 
às horas.
• Costumo acordar todos os dias às 6h.
A crase nunca ocorre antes de expressões 
masculinas, antes de palavras no plural (se a crase 
estiver no singular), antes de verbos, antes dos 
pronomes relativos cujo e quem, artigos definidos 
(um, uma, uns, umas).
• A nova medida vai ser incorporada na organização 
a passos lentos. 
• O relatório se refere a processos antigos. 
• Faça o bem sem olhar a quem. 
• Entregue o documento a um gerente.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
1.9 HÍFEN
Vamos conhecer algumas regras sobre o uso do hífen.
 � Usa-se hífen em frente a palavras que começam com H.
Exemplos: anti-histamínico, super-homem.
 � Usa-se hífen quando a última letra do prefixo e a primeira da palavra seguinte forem as 
mesmas.
Exemplos: micro-ondas, anti-inflamatório.
 � Não se usa hífen quando as duas palavras terminarem com letras diferentes.
Exemplos: superinteressante, antialérgico.
 � Se o prefixo terminar em vogal e a próxima palavra iniciar em R ou S, dobram-se essas 
letras.
Exemplos: minissaia, ultrassom, semirreta.
 � Usa-se o hífen com os prefixos, pós, pré, sem, além, ex, recém, pró, vice.
Exemplos: pré-história, recém-nascido.
 � Usa-se hífen nas palavras compostas derivadas de topônimos (nomes próprios de lugares), 
com ou sem elementos de ligação.
Exemplo: Ele é sul-rio-grandense.
29Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 1
SAIBA MAIS
Novas regras do acordo ortográfico
O último acordo ortográfico da língua portuguesa estabeleceu algumas mudanças na língua. 
Algumas dessas mudanças ainda geram dúvidas em muita gente. Conheça algumas das 
principais e não se confunda mais.
 � As letras k, w e y foram oficialmente incorporadas ao alfabeto português.
 � Abandonou-se o uso do sinal do trema nas palavras que não são nome próprio.
Exemplos: linguiça, frequente, bilíngue.
 � Não se acentuam mais os ditongos abertos ÉI e ÓI nas palavras paroxítonas.
Exemplos: claraboia, Coreia, geleia.
 � Não se usa mais o acento tônico no I ou no U quando seguidos de ditongo.
Exemplo: baiuca.
 � Não se acentuam as palavras terminadas em eem ou oo.
Exemplos: voo, leem, veem, perdoo.
 � Não se usa mais acento diferencial nas palavras para, pelo, pera e polo.
Exemplos: Ele sempre para no sinal vermelho. 
Ele usa o carro para se locomover.
CONSIDERAÇÕES DA AULA 1
Estudamos, nesta primeira aula, a importância de o profissional saber se comunicar de forma que 
os seus colegas possam compreendê-lo com facilidade. Ao se fazer compreender com facilidade, 
a organização economiza tempo e, com isso, há possibilidade de aumentar a produtividade.
Uma boa redação, além de possuir aspectos importantes ao desenvolvimento das atividades profis-
sionais, também é uma habilidade que contribui para a vida pessoal, uma vez que as pessoas que 
possuem uma boa escrita são vistas com bons olhos pelos demais. Por isso, esteja sempre atento ao 
emprego correto das palavras.
Agora que você estudou importantes conceitos que o auxiliarão no seu processo de comunicação 
organizacional, veremos, na Aula 2, os principais métodos e técnicas de arquivo e protocolo, que 
também são competências essenciais a um Assistente Administrativo.
ATENÇÃO
Agora, realize a atividade avaliativa que foi formulada com base no indicador:
 � Elabora e atualiza documentos administrativos e comerciais, operando os recursos 
de tecnologia da informação e comunicação, conforme normas da língua padrão e 
procedimentos da Organização.
Para realizar esta atividade avaliativa, acesse a Sala Virtual deste curso e clique na 
Atividade Avaliativa 2 no painel esquerdo.
Curso de Qualificação 
Profissional em 
Gestão
ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar
documentos da organização
AULA 2
Métodos e técnicas 
de arquivamento 
e protocolo
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Luiz Carlos Bohn
Diretora Regional 
Sandra Regina Casarotto Lindorfer
Diretoria de Educação Profissional 
Ana Elisa Cassal
Conteudista 
Rafael Rodrigues de Souza
Desenvolvimento e Editoração
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
Coordenação Técnica
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
SUMÁRIO
AULA 2 - MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO   �������  4
CONTEXTUALIZANDO  ������������������������������������������������������������������������������������������  4
2.1 ARQUIVO  ���������������������������������������������������������������������������������������������������������  5
2.1.1 Tipos de arquivo  �����������������������������������������������������������������������������������������  7
2.1.2 Tabela de temporalidade  �����������������������������������������������������������������������������  8
2.2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO  �����������������������������������������������������������������������  8
2.2.1 Método alfabético  ��������������������������������������������������������������������������������������  9
2.2.2 Método numérico simples  �������������������������������������������������������������������������  15
2.2.3 Método ideográfico  ����������������������������������������������������������������������������������  15
2.2.4 Método geográfico  �����������������������������������������������������������������������������������  15
2.3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS  ����������������������������������������������������������������  16
2.4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS  ��������������������������������������������  19
2.5 PROTOCOLO  ��������������������������������������������������������������������������������������������������  20
2.5.1 Protocolo de recebimento  ��������������������������������������������������������������������������  21
2.5.2 Classificação e registro  �����������������������������������������������������������������������������  21
2.5.3 Expedição/distribuição  �����������������������������������������������������������������������������  22
CONSIDERAÇÕES DA AULA 2 �������������������������������������������������������������������������������  22
REFERÊNCIAS  �������������������������������������������������������������������������������������������������������  23
4Assistente Administrativo
AulA 2
MÉTODOS E TÉCNICAS DE 
ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO 
CONTEXTUALIZANDO
Na aula anterior, estudamos o quanto é importante dominar a escrita para comunicar-se de forma eficiente 
no ambiente profissional. Esse domínio também se mostra essencial para uma de suas tarefas como 
assistente administrativo – elaborar e atualizar documentos administrativos e comerciais. Para isso, 
as normas da língua padrão são essenciais, assim como os procedimentos adotados pela organização.
Nesta aula, daremos continuidade aos estudos da Unidade Curricular Elaborar, organizar e controlar 
documentos da organização, agora com foco na organização e no controle do fluxo de documentos, 
sejam eles físicos ou digitais. Primeiramente, é importante saber que, com o desenvolvimento e a evolução 
da escrita – e também das relações sociais e profissionais – foi possível compreender, de forma mais 
concreta, quão valiosa é a informação e, consequentemente, o valor que os documentos possuem. 
A partirdessa constatação é que se iniciou o trabalho de agrupar documentos, sistematizando os 
mais diversos segmentos cotidianos da economia, política, sociedade e também das empresas. 
Foi nesse contexto que surgiram os arquivos, que possuem a responsabilidade de conservar os docu-
mentos, fazendo com que a legalidade dos patrimônios das instituições possa ser assegurada.
A gestão de documentos é assegurada pela Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a 
política nacional de arquivos públicos e privados: 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente 
e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Dado o fato de que uma de suas atribuições será organizar documentos físicos e digitais de acordo com 
as técnicas de arquivamento e protocolo, e também controlar o fluxo de documentos físicos e digitais, 
nesta Aula 2, estudaremos os métodos e as técnicas de arquivo e protocolo, priorizando também alguns 
valores e atitudes que são indispensáveis nessa aprendizagem, por exemplo, a responsabilidade e o sigilo 
no tratamento de informações, sejam elas da organização, dos colaboradores ou de fornecedores e clientes. 
5Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 2
2.1 ARQUIVO
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos, expedidos e/ou coletados pela organização, 
guardados de forma segura, ordenada, de modo a permitir e facilitar as consultas que se fizerem 
necessárias. Além disso, também pode ser considerado arquivo o local físico da guarda desses 
documentos. A organização e gestão de arquivos visam atingir os seguintes objetivos:
 � Tornar possível a produção, o gerenciamento, o controle e a manutenção dos 
documentos, de maneira que torne o processo eficiente e econômico.
 � Tornar viável a recuperação de dados e, consequentemente, de informações 
relevantes, através de um sistema tecnológico moderno e que ofereça facilidade 
aos usuários no momento de localizar os arquivos com rapidez e precisão.
Ao lidar com arquivos e documentos, é preciso ter como lema a organização do ambiente de trabalho, 
pois é isso que lhe permitirá aplicar métodos de arquivamento e saber o material que precisa para a 
organização. 
Um arquivo pode ser armazenado física ou eletronicamente. Para arquivar documentos fisicamente, 
há sistemas específicos com gavetas especiais, adaptadas para arquivarem as fichas. Essas fichas 
são colocadas na posição vertical, uma  atrás da outra, numa ordem preestabelecida, constando, 
em cada uma delas, as informações desejadas. Se o arquivamento for relativo ao setor de Recursos 
Humanos, por exemplo, os dados podem ser o nome do funcionário, departamento ou setor ao qual 
pertence, e outros dados de interesse da organização. 
Para arquivar documentos, também é possível utilizar, além das fichas, as pastas e a microfilmagem.
Pastas
As pastas servem para classificar, guardar, proteger e reunir a documentação no arquivo. Nelas, há uma 
dobra chamada lombo.
Analise os exemplos de pastas e sua descrição nas Figuras 1, 2 e 3.
Figura 1 - Pasta com lombo normal
Fonte: Shutterstock (2015).
As pastas de lombo normal possuem uma única dobra, o que limita sua capacidade de guardar 
documentos.
6Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 2
Figura 2 - Pasta com lombo sanfonado
Fonte: Shutterstock (2015).
As pastas de lombo sanfonado possuem várias dobras paralelas, formando uma espécie de sanfona, 
que possibilita acomodar maior volume de documentos.
Figura 3 - Pasta com projeção
Fonte: Shutterstock (2015).
As pastas de projeção possuem uma saliência na parte superior, destinada à identificação dos documentos 
que serão arquivados.
Microfilmagem
Outra forma de arquivamento de documentos é por meio da microfilmagem. A  microfilmagem é 
a reprodução de qualquer imagem ou documento que requeira grandes espaços, mas que, por meio 
desse processo, poderá ser guardado em espaços reduzidos. A técnica de microfilmagem é comumente 
usada quando os documentos devem ser conservados por um período mínimo de sete anos.
A utilização da microfilmagem requer, fundamentalmente, o uso de máquina de microfilmagem e de 
um leitor de microfichas.
 � Máquina de microfilmagem: Realiza o processo de fotografar os documentos originais 
gerando uma microficha.
 � Leitor de microfichas: Equipamento que amplia a imagem e exibe em uma tela.
Além dos tipos de pastas para o arquivamento físico, também há o arquivamento eletrônico, cada vez 
mais utilizado nas organizações por possibilitarem maior rapidez na localização dos documentos, 
ajudarem em problemas como sumiço e deterioração dos papéis e reduzirem os custos, já que a 
microfilmagem, por exemplo, não é um processo barato.
7Assistente Administrativo
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A organização na qual você trabalhar ou venha a trabalhar também poderá usar, para arquivar seus 
documentos, as planilhas eletrônicas. As planilhas eletrônicas são muito utilizadas, em razão de 
que o aplicativo que gera essas planilhas possibilita a criação de banco de dados para consultas, 
alterações, inserções e exclusões. Estudaremos mais sobre como utilizar planilhas e outros softwares 
informatizados ainda nesta Unidade Curricular.
Além das planilhas eletrônicas, também há programas informatizados, munidos de banco de dados, 
que são ótimas opções para o armazenamento de informações.
2.1.1 Tipos de arquivo
Além de saber como organizar um arquivo, também é fundamental que o Assistente Administrativo 
conheça os tipos de arquivo, que são classificados de acordo com o tempo de arquivamento e a 
frequência de consulta. Assim, um documento pouco consultado pode pertencer ao arquivo 
intermediário, enquanto um muito utilizado deve figurar no arquivo ativo. O Quadro 1 apresenta os 
tipos de arquivos e suas definições.
Quadro 1 - Tipos de arquivos
Arquivo Descrição
Arquivo ativo 
(ou central)
Setor responsável pela ordenação de documentos que 
são consultados, frequentemente, por um determinado 
período de tempo. Na empresa, é aquele arquivo de 
fácil acesso, que objetiva localização imediata.
Arquivo 
intermediário (ou 
setorial)
Localizado em cada setor, esse arquivo recebe a 
documentação que não é consultada com tanta 
frequência. Essa documentação é conservada nesse 
arquivo por um determinado período de tempo, até o 
momento de receber sua destinação final, que poderá 
ser sua guarda permanente ou eliminação.
Arquivo permanente 
(ou inativo)
Contém documentos esporadicamente consultados. 
Nesse caso, são utilizadas caixas de papelão nas 
prateleiras. Geralmente localizada em local seguro, 
acomodam arquivos com documentação antiga que 
devem ser arquivados permanentemente, como, 
por exemplo, uma portaria ou legislação.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Você sabia que, antigamente, chamavam o arquivo inativo de “arquivo morto”?
Também vale considerar que, dependendo do “tempo de vida” de cada documento, ele  poderá ser 
transferido de setor. Essa remoção é referente ao tempo de permanência da documentação em 
arquivo, obedecendo aos prazos legais, fiscais e administrativos. Assim, um documento do arquivo 
ativo ou intermediário poderá passar para o arquivo inativo ou, se não possuir mais utilidade e já tiver 
expirado seu “prazo de validade”, poderá ser excluído. É com base nesses prazos que a Tabela de 
Temporalidade é confeccionada. Estudaremos sobre a Tabela de Temporalidade a seguir.
8Assistente Administrativo
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2.1.2 Tabela de temporalidade
Para saber o tempo de “vida útil” de cada documento, é necessário conhecer a Tabela de 
Temporalidade, a qual é um instrumento que serve de consulta para destinar os documentos adequa-
damente. Em outras palavras, essa tabela traz orientações sobre como registrar, esquematicamente, o 
ciclo de vida documental de uma organização, bem como dos respectivos estágios de arquivamento.Elaborada após a análise da documentação, a Tabela de Temporalidade determina o prazo de 
manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, além 
dos critérios para microfilmagem/digitalização, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. 
Com base nas orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), documentos como as 
correspondências deverão ser guardadas por um prazo de quatro anos, incluindo-se ofícios, cartas, 
requerimentos, moções ou votos e abaixo-assinados. 
Conselho Nacional de Arquivos: É um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo 
Nacional do Ministério da Justiça e que funciona como um órgão central de 
um Sistema Nacional de Arquivos, exercendo orientação de arquivo.
Circulares, avisos, comunicados, memorandos e comunicações têm o prazo de guarda de dois anos.
Muitas organizações definem sua própria Tabela de Temporalidade determinando o prazo de perma-
nência de um documento no arquivo e o seu destino após esse prazo. 
Além do que vimos até aqui, também é necessário escolher a forma como os documentos devem 
ser arquivados (por ordem alfabética ou numérica, por exemplo). Para isso, você deve adotar um dos 
métodos de arquivamento, que estudaremos a seguir.
2.2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Para arquivar documentos, o Assistente Administrativo deve conhecer os métodos de arquivamento, 
adaptando-se a um deles com base nas características dos documentos e identificando o aspecto 
pelo qual o documento é mais frequentemente consultado (se a busca é feita pela data de elaboração 
do documento, por exemplo).
Os métodos mais usados de arquivamento são:
 � Método alfabético;
 � Método numérico;
 � Método ideográfico;
 � Método geográfico.
Vamos ao estudo de cada método de arquivamento.
9Assistente Administrativo
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2.2.1 Método alfabético
Consiste em agrupar os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome ou por assunto. 
Considera-se palavra por palavra, letra por letra, até o final do nome.
Em relação à organização desses dados, pode ser feita considerando-se a primeira letra do primeiro 
nome (sem inversão do nome) ou a primeira letra do último sobrenome (nesse caso, haverá inversão 
do nome).
Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão organizados 
conforme apresenta o Quadro 2.
Quadro 2 - Ordem dos nomes sem inversão
Nome Iniciais Ordenação
Marcelo M Ana Maria (A)
Lucas L Daniele (D)
Ana Maria A Lucas (L)
Daniele D Marcelo (M)
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética, o último 
sobrenome. Assim, o último sobrenome passa a ser o primeiro, seguido de vírgula e dos demais 
componentes do nome na ordem direta, conforme apresenta o Quadro 3.
Quadro 3 - Ordem dos nomes com inversão
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3 ª unidade Ordenação
João Oliviski Oliviski, João Mendes, Pedro Paulo
João Oliveira Oliveira, João Oliveira, João
Pedro Paulo Mendes Mendes, Pedro Paulo Oliviski, João
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Regras para arquivamento alfabético de nomes de pessoas
Considerando que há muitos nomes compostos por vocábulos como “de, da, das, do, dos, e” ou nomes 
cuja composição contém um hífen, por exemplo, existem algumas regras especiais para o método de 
arquivamento alfabético. Vamos ao estudo dessas regras.
1ª regra
As partículas com inicial minúscula que aparecem entre os nomes e/ou sobrenomes não devem ser 
levadas em conta na ordenação alfabética. É o caso de “e”, “de”, “da”, “das”, “do”, “dos”. O Quadro 4 
apresenta a ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”.
10Assistente Administrativo
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Quadro 4 - Ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3 ª unidade Ordenação
Maria de Souza Souza, Maria de Santos, Débora dos
Rafael de Andrade e Silva Silva, Rafael de Andrade e Silva, Rafael de Andrade e
Débora dos Santos Santos, Débora dos Souza, Maria de
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
2ª regra
As partículas que contêm inicial maiúscula, quando aparecerem antes do último sobrenome, 
acompanham-no para a frente na inversão, conforme apresenta o Quadro 5. 
Quadro 5 - Ordem de nomes que contêm partículas com inicial maiúscula
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Carla Van Portal Van Portal, Carla D´Andrade, Cármen
Cármen D´Andrade D’Andrade, Cármen La Fonte, Rui Carlos
Rui Carlos La Fonte La Fonte, Rui Carlos Van Portal, Carla
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
3ª regra
Quando um sobrenome é formado por um substantivo e um adjetivo, ambos formam uma única 
unidade de arquivamento e não podem ser separados. Na inversão, os dois vão para frente, conforme 
apresenta o Quadro 6.
Substantivo: Palavra que dá nome aos seres.
Adjetivo: Palavra que dá qualidade ou indica o estado dos seres.
Quadro 6 - Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por substantivo e adjetivo
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leonel Fontes Claras Fontes Claras, Leonel Casa Grande, Miguel
Miguel Casa Grande Casa Grande, Miguel Fontes Claras, Leonel
Pedro Paulo Fontes Claras Fontes Claras, Pedro Paulo Fontes Claras, Pedro Paulo
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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4ª regra
Sobrenomes ligados por hífen pertencem a uma única unidade de arquivamento e não devem ser 
separados. Trata-se de um único sobrenome. Veja exemplos no Quadro 7.
Quadro 7 - Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por hífen
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Pedro Luis Silva-Lima Silva-Lima, Pedro Luis Moreira-Peixoto, Gabriela
Gabriela Moreira-Peixoto Moreira-Peixoto, Gabriela Silva-Lima, Pedro Luis
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
5ª regra
Quando um nome completo (nome + sobrenome) vier acompanhado de um título (sargento ou padre, 
por exemplo), o processo de inversão e ordenação ocorre normalmente, ficando o título por último, 
entre parênteses, conforme apresenta o Quadro 8.
Quadro 8 - Ordem de nomes que vêm acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Padre Carlos Morais Morais, Carlos (Padre) Dutra, João Paulo (Tenente)
Tenente João Paulo Dutra Dutra, João Paulo (Tenente) Morais, Carlos (Padre)
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
6ª regra
Quando um nome incompleto (sem sobrenome, por exemplo) vier acompanhado de um título, cada 
palavra é uma unidade de arquivamento. Veja exemplos no Quadro 9.
Quadro 9 - Ordem de nomes incompletos e acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Cardeal Albano Cardeal Albano Cardeal Albano
Padre Mário Padre Mário Padre Mário
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 2
7ª regra
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Neto, etc.) pertencem à mesma unidade de arquiva-
mento do último sobrenome, devendo acompanhá-lo na inversão, conforme apresenta o Quadro 10.
Quadro 10 - Ordem de nomes que contêm palavras que indicam grau de parentesco
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leandro Dias Neto Dias Neto, Leandro Dantas Sobrinho, Roberto
Roberto Dantas Sobrinho Dantas Sobrinho, Roberto Dias Neto, Leandro
Ana Carla Ferreira Filha Ferreira Filha, Ana Carla Ferreira Filha, Ana Carla
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
8ª regra
Quando aparecem as palavras “Santo”, “San”, “Saint” e equivalentes, elas não se separam do sobrenome. 
Conheça exemplos no Quadro 11.
Quadro 11 - Ordem de nomes que contêm as palavras “Santo”, “San”, “Saint”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Gustavo Saint German Saint German, Gustavo Saint German, Gustavo
Edite São Marcos São Marcos, Edite São Marcos, Edite
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
9ª regra
Nomes orientais, a exemplo de japoneses, chineses e árabes, pouco conhecidos entre nós, são arqui-
vados na forma direta, sem inversão. Conheça exemplos no Quadro 12.
Quadro 12 - Ordem de nomes