TCC - Prestação de Contas

Prévia do material em texto

PRESTAÇÃO DE CONTAS EM UNIDADES DE SAÚDE ADMINISTRADAS POR ORGANIZAÇÕES SOCIAIS PARA SECRETARIA ESTADUAL DE SAÚDE DO RIO DE JANEIRO
Paulo Henrique Silva da Conceição 1
Gisela Francisco Chicralla 2
RESUMO
A prestação de contas no Brasil não é padronizada nos órgãos públicos, da mesma forma ocorre quando as Organizações Sociais necessitam apresentar a execução de suas atividades aos governos municipais, estaduais e federais. Este artigo ilustra como é realizada a prestação de Contas de uma Organização Social de Saúde para a Secretaria de Saúde do Estado do Rio de Janeiro, bem como a documentação a ser apresentada, documentação assistencial com relatórios comprobatórios de produção e indicadores de qualidade da unidade de saúde, atas de comissões e sistemas assistenciais, fluxo de notas fiscais de produtos, do acompanhamento da emissão no SEFAZ, recebimento, atesto, anexação da documentação comprobatória da aplicação da Lei 8666 de 21 de julho de 1993, análise fiscal e contábil, classificação de despesa e pagamento, fluxo de medição de serviços com seus relatórios de execução, relatórios produção, certidões negativas, atesto e anexação da documentação comprobatória da aplicação da lei 10.520 de 17 de julho de 2002 em contratos, sendo eles os contratos, propostas, termo de referência e ata de encerramento da concorrência. Quanto ao financeiro serão apresentados relatórios detalhados de despesas seguindo a ordem dos itens dos extratos bancários, relatórios de despesas, fluxo de caixa, conciliação bancária, relatório de rateio de despesas da sede, comprovantes de despesa, receitas, extratos, balancetes, razão, demonstrativos contábeis e outros documentos relevantes. A metodologia aplicada com definição de prazos de entregas dos dados, onde ocorrem cobranças das demandas aos setores, a conclusão é que para entregar uma boa
1 Aluno concluinte do curso de Bacharel em Administração da Universidade Estácio de Sá .
2Professor (a) Orientador (a) do artigo da Universidade Estácio de Sá.
Prestação de Contas faz-se necessário o comprometimento dos envolvidos, seja ele de entrega da demanda com a qualidade da informação gerada.
Palavras-Chave: Prestação de contas, Organizações sociais. Secretaria de saúde.
1 INTRODUÇÃO
Através deste artigo será possível compreender as melhores práticas, os pontos de atenção que se não observados poderão gerar punições, glosas e até a perda do contrato de gestão, este tema necessita de atenção pois organizações sociais iniciantes podem sofrer com inúmeros desafios, após 4 anos de experiência atuando com diversos clientes foi possível entender que assim como a área de direito, a prestação de contas é algo que sempre está em evolução, a cada alteração em leis ou decretos que regem os contratos e seus objetos ou a área de atuação faz-se necessário desprender uma quantidade significante de esforço, além de alterações em fluxos de trabalho, hoje cada governo tem seus métodos de recebimentos de dados e comprovações, diversas ferramentas de transparência foram criadas, mas como não interagem umas com as outras, perde-se a oportunidade de verificação de economicidade, produtividade e qualidade.
2 A NECESSIDADE E AS ORGANIZAÇÕES SOCIAIS NA SAÚDE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
2.1 A NECESSIDADE
Em 15 de maio de 1998, o governo federal decreta e sanciona a lei 9.637, o que torna permitido a parceria entre governos e organizações sociais com objetivo de atuar em complementação aos governos nas atividades de administração de pesquisas científicas, cultura e saúde. Assim como exposto por Laila Federico Asfora em sua monografia apresentada ao departamento de direito da Pontifícia Universidade
Católica do Rio de janeiro no primeiro semestre de 2012, apesar de contribuir “desafogando” os governos quanto a gestão de contratos, muito se é discutido sobre a ausência de critérios sobre a habilitação das Organizações Sociais, seus limites de salários (pagos com recursos públicos) e inexistência de licitação para celebração dos contratos de gestão.
2.2 ORGANIZAÇÕES SOCIAIS NA SAÚDE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
O Governo Estadual do Rio de Janeiro através da lei estadual 6.043 de 19 de setembro de 2011 regulamenta a qualificação das organizações sociais de saúde e através de seu sítio eletrônico “https://www.saude.rj.gov.br/organizacoes-sociais-de- saude” disponibiliza os editais de seleção, contratos de gestão, prestações de contas e a transparência da organizações sociais de saúde, após análise dos documentos é possível identificar que é exigida a disponibilização dos dados financeiros, balancetes/balanço patrimonial, parecer de auditoria independente, metas de produção e qualidade, via sítio eletrônico da organização e books de prestação de contas entregues mensalmente e anualmente a Coordenação de Acompanhamento, Fiscalização e Avaliação Assistencial dos Contratos de Gestão.
2.3 BALANCETES E BALANÇOS
2.3.1 Descrição
Os balancetes, balanços patrimoniais, razonetes e razões são documentos emitidos pela contabilidade que conforme a monografia de Cinthya Soares Araújo Ferreira da faculdade de Itaituba – FAI em 2019 tem os dados de registro, e controle dos fatos contábeis e patrimoniais.
2.3.2 Aplicação na prestação de contas
São enviados mensalmente no book da prestação de contas com finalidade de confirmar de forma estruturada os dados que entregues nos relatórios e documentos financeiros, patrimoniais e de estoque.
2.4 RELATÓRIO DE AUDITORIA INDEPENDENTE
2.4.1 Descrição
O relatório/parecer de auditoria independente é ferramentas fundamentais fornecidas por empresas contratadas pela organização social para verificar os lançamentos contábeis desenvolvido pelo sistema CFC/CRC apoiado por outros órgãos públicos.
2.4.2 Aplicação na prestação de contas
Com entrega anual, este documento fecha o ciclo do ano da competência em questão, o documento deve ser elaborado por profissional sem vínculo com a instituição e habilitado no CRC conforme exposto no livro “Manual de procedimentos para o terceiro setor” de Airton Grazzioli e outros, publicado em 2015.
2.5 METAS QUALITATIVAS
2.5.1 Descrição
São metas definidas em contrato que visam o conforto do paciente e a humanização no atendimento, elas são avaliadas pela fiscalização e o não atingimento delas pode causar a interrupção do contrato.
2.5.2 Aplicação na prestação de contas
Mensalmente são apresentadas as informações de atingimento (ou não) das metas qualitativas, dentre outras, a de prevenção de infeções associadas ao cateter venoso central tem grande importância pois atinge diretamente a vida do paciente, o Brasil e outros países investem muito nesta meta específica, como podemos visualizar no livro “Manual do gestor hospitalar” de autoria de Ana Paula Silva Cavalcante e outros, publicado pela Federação Brasileira de Hospitais em 2019, os indicadores de qualidade devem ser apresentados acompanhados de evidências as atividades e atingimento das metas.
2.6 FLUXO DE CAIXA
2.6.1 Descrição
O Fluxo de caixa é o documento que permite que a organização projete seus resultados mensais, acompanhar se as despesas estão adequadas ao orçamento, por quanto mais ele tempo for elaborado mais se tornará confiável, assim é visto no livro “Como elaborar controles financeiros” de autoria de Dilson Campos de Oliveira, publicado pelo SEBRAE em 2013.
2.6.2 Aplicação na prestação de contas
O modelo utilizado é resultado da conciliação dos extratos, resumos de despesas, conciliações bancárias, fundo fixo e saldos anteriores, no documento através de fórmulas é possível confrontar se as despesas e receitas declaradas no mês estão coerentes.
3 BOOK DE PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL
3.1 RELATÓRIO DE EXECUÇÃO EM PDF
3.1.1 Produção assistencial
O item deve apresentar e comparar o quantitativo realizado x previsto em contrato, tais produções podem ser referente a saídas clínicas, pediátricas, ortopédicas e exames de imagem.
De forma geral são previstos nos editais de licitação e contratos firmados com as Organizações Sociais que se os atingimentos dasmetas forem superiores a 90% a organização não sofrerá descontos em seu repasse de competência do mesmo mês da produção.
O atingimento inferior a 90% gera descontos de percentuais gradativos, quanto menor a produção maior a glosa a ser realizada no repasse financeiro.
3.1.2 Indicadores de qualidade
Os indicadores qualitativos permitem a fiscalização avaliar o desempenho da execução das atividades, são deliberadas diversas metas de qualidade, como taxas de infecção, queda de pacientes do leito, taxa de mortalidade, taxas de ocupação e tempo médio de internação, cada meta tem seu peso na nota final, tais notas somadas podem chegar até 100, caso exista recorrência de pontuação inferior a 70 a fiscalização poderá solicitar o encerramento do mesmo ou analisar a necessidade da repactuação das metas contratuais, tornando-as compatíveis com a realidade e necessidade da unidade de saúde.
3.1.3 Relação de aquisição de bens
A aquisição de bens duráveis só pode ocorrer com solicitação prévia acompanhada de relatório explicativo da necessidade hospitalar, além de contações e aprovação da Secretaria Estadual de Saúde e repasse prévio, caso atendida todas as exigências, a relação dos itens deverá ser enviada em planilha com dados como:
· Número do controle patrimonial;
· Descrição do bem;
· CNPJ do fornecedor;
· Quantidade;
· Número da nota fiscal;
· Data da aquisição;
· Vida útil estimada (em anos);
· Valor unitário;
· Setor de destino;
· Valor Total.
3.1.4 Relação de outros investimentos
A contratação de serviços para melhorias da unidade deve ocorrer com solicitação prévia acompanhada de relatório explicativo da necessidade hospitalar, além de contações e aprovação da Secretaria Estadual de Saúde e repasse prévio, caso atendida todas as exigências, a relação dos serviços contratados deverá ser enviada em planilha com dados como:
· Código da despesa (conforme plano de contas da Secretaria de Saúde);
· Descrição da despesa (conforme plano de contas da Secretaria de Saúde);
· Razão social da empresa contratada para a execução do(s) serviço(s);
· CNPJ da empresa contratada para a execução do(s) serviço(s);
· Valor pago no mês.
3.1.5 Relação de recursos humanos contratados
A relação de recursos humanos deve conter data da emissão da planilha, CNPJ da Organização Social, nome da Organização Social, número do CNES, nome da unidade, número do contrato com a SES-RJ, ano referente a competência, mês referente a competência, código do Cartão Nacional de Saúde do profissional de saúde, CPF, nome, categoria profissional do trabalhador, código do CBO do profissional, número do conselho do profissional, UF, descrição do cargo de acordo com a tabela CBO, cargo, carga horária, data de admissão, data de demissão, tipo de vínculo com a Organização Social, valor pago de aviso prévio em caso de desligamento do profissional sem cumprimento de aviso, data do início da licença do trabalhador, valor da remuneração básica + benefícios + gratificações, salário do cargo, 13º salário, férias, 1/3 dias trabalhados, insalubridade, gratificação mensal, gratificação eventual, adicional noturno, licença maternidade, INSS, FGTS ,PIS, encargos patronais, custo total profissional, vale transporte, valor do provisionamento mensal para o aviso prévio, valor do provisionamento mensal para a multa do FGTS rescisório, valor do provisionamento mensal para os encargos patronal, valor da reserva total mês destinada a provisionamento, valor pago devido a ferias, valor pago devido a 13º salário, valor pago devido a rescisão contratual, nome da empresa ao qual foi pago o valor pela contratação do profissional no formato de PJ, CNPJ da empresa ao qual foi pago o valor pela contratação do profissional no formato de PJ, Custo que a Organização Social paga pelo profissional incluindo as taxas operacionais, Setor onde o trabalhador está lotado, Tipo de setor que o profissional trabalha.
3.1.6 Despesas realizadas
A Tabela de despesas realizadas é exibida em oito grupos sendo eles:
· 01 – Pessoal;
· 02 – Material de Consumo;
· 03 – Serviços;
· 04 – Taxas, impostos de terceiros e contribuições;
· 05 – Serviços públicos;
· 06 – Despesas financeiras;
· 07 – Outros gastos não operacionais;
· 08 – Investimentos.
01 – Pessoa, recebe as despesas referente a Folha de pagamento (salário, pensões, férias, 13° salário, rescisões, adiantamento de salário e outras vantagens), benefícios (vale transporte, vale refeição e outros benefícios), encargo (FGTS, INSS, Imposto de Renda PF retido na fonte, PIS e outros encargos), outros gastos de pessoal (estagiários, residentes e outros gastos).
02 – Material de Consumo, contêm as despesas referentes a material necessário para o funcionamento da unidade de saúde tais como material de consumo (materiais de uso administrativo, combustíveis, lubrificantes, insumos para alimentação, enxovais, material hospitalar, medicamentos, higiene, limpeza, gases medicinais e outros).
03 – Serviços contêm as despesas referentes a empresas que prestam serviço na unidade ou para a unidade, os impostos retidos oriundos destes prestadores não são contabilizados neste grupo, como exemplo podemos citar os serviços de manutenção predial, manutenção de equipamentos, locações de ambulâncias, locação de cilindros de gases, locação de softwares, locação do imóvel da unidade de saúde, locação de equipamentos diversos, serviços de hospedagem, alimentação, serviços de profissionais assistenciais, transportes, exames terceirizados, hemoterápicos, contabilidade, honorários advocatícios, e outros serviços de terceiros de pessoas físicas ou jurídicas.
04 – Taxas, impostos de terceiros e contribuições contêm as despesas referentes aos impostos retidos oriundos de serviços mencionados anteriormente.
05 – Serviços públicos relaciona as despesas referente a água, energia elétrica, internet, telefonia, gás e correios.
06 – Despesas financeiras, basicamente criado para receber dados referente aos custos com tarifas bancárias.
07 – Outros gastos não operacionais aloca as despesas com a sede da contratada, onde ela tem direito de utilizar até 3% dos repasses da unidade, desde que tais despesas sejam para atender as necessidades da unidade de saúde, também são relacionadas neste grupo as transferências de verbas (Empréstimos e devoluções).
08 – Investimentos, nos contratos de gestão, as verbas para investimentos são separadas do repasse mensal, são entregues mediante a apresentação de projeto e contações realizadas pela OSS e aprovação da despesa por parte da Secretaria de Saúde do Estado do Rio de Janeiro, podemos elencar despesas com aquisição de mobiliários, equipamentos, veículos, serviços de obras, instalações e outros.
3.1.7 Planilha de Pagamento RPA (Competência/Caixa) e PJ
As planilhas de RPA (recibo profissionais autônomos) de competência ou caixa devem seguir com informações como nome, CPF, emissão, número do conselho profissional, número do recibo do RPA, especialidade (somente para profissional médico), CBO (Código brasileiro de ocupação), Forma de contratação, descrição dos plantões, valores, encargos e valor total.
Já a planilha de PJ que deve ser enviada na planilha eletrônica é a mesma exibida no item 3.1.5 acima.
3.1.8 Conciliação bancária
A Conciliação Bancária exibe o saldo no último dia do mês de referência da prestação de contas, também são lançados os valores referentes a rendimentos líquidos de investimentos e avisos de receitas e despesas que não contam no extrato.
3.1.9 Fluxo de caixa
O fluxo de caixa exibe dados como saldo do mês anterior, receitas oriundas do contrato, de rendimentos financeiros e outros, resumo de despesa pelo nível 1 dos grupos de despesas, bem como saldo final e outros dados não exibidos nos extratos bancários como fundo fixo.
3.1.10 Rateio das despesas da sede da contratada
O rateio de despesas da sede pode ser pago por completo com verba de um único contrato, desde que este seja o único contrato da organização, tais despesas não podem superar 3% do valor do repasse mensal, e se a organização tiver outrocontrato, a despesa deve ser rateada proporcionalmente aos valores dos contratos ou número de colaboradores de cada um.
3.1.11 Folha de pagamento resumida
A organização social deverá apresentar o resumo de folha do contrato e da sede da organização, o documento exibe totalizadores de cada evento da folha da competência da prestação de contas, são separadas em colunas apenas os grupos de funcionários ativos, demitidos, afastados e a coluna final de total.
Um segundo grupo de informações contém dados totalizadores que justificam os impostos gerados (INSS, FGTS, imposto de renda e PIS.
3.1.12 Outros documentos
As imagens dos extratos das contas correntes e poupanças do mês devem ser apresentadas, bem como certidões de FGTS e INSS, demonstrativos contábeis, balancetes patrimoniais e razone-te.
3.2 DVD
3.2.1 Relatório de Execução em PDF
Deve-se disponibilizar a via assinada digitalmente pela direção da unidade de saúde em formato PDF.
3.2.2 Extratos bancários da unidade e da sede
Extratos bancários em PDF de todas as contas da unidade e da sede da organização social.
3.2.3 Pagamento de Salários, relatórios resumidos e analíticos da unidade de saúde administrada e da sede da organização social.
A Folha de pagamento analítica permite identificar os colaboradores e seus proventos, já a resumida permite conferir as guias de impostos sobre folha de pagamento geradas para pagamento.
3.2.4 Certidão negativa de débito junto à Receita Federa
Esta certidão é emitida no sítio eletrônico da Receita Federal, não necessita cadastro, apenas o número do CNPJ é o suficiente.
3.2.5 Certidão negativa de débito junto à Previdência Social
A Certidão pode ser emitida em no sítio eletrônico da Dataprev utilizando somente o número do CNPJ.
3.2.6 Certidão negativa de débito do FGTS
De posse do número do CNPJ a Certidão pode ser emitida no sítio eletrônico da Caixa Econômica Federal
3.2.7 Certidão negativa do Tribunal Regional do Trabalho
A certidão em questão está disponível no sítio eletrônico do Tribunal Superior do Trabalho.
3.2.8 Certidão negativa de débito junto à Secretaria Estadual de Fazenda do Estado do Rio de Janeiro
Pode ser gerada no sítio eletrônico da Secretaria de Fazenda do Estado do Rio de Janeiro.
3.2.9 Comprovantes de Pagamento em pastas de acordo com o relatório de Despesas Realizadas e as cópias das notas fiscais de aquisições de produtos
Os Comprovantes de despesas devem ser arquivados em pastas organizadas com a mesma nomenclatura e níveis (subpastas) do plano de contas disponibilizados da pela fiscalização no início do contrato, cada documento deve ser anexado de pedido de compra e relatório de cotação de preços, ou do contrato, relatório de produção, medição financeira e processo licitatório.
3.2.10 Planilha eletrônica
Listagem com todos os documentos dos pagos e recebidos no mês detalhando linha a linha os extratos bancários, Fluxo de caixa conforme tabela 7, contratos de terceiros listando empresas e seus valores (tabela 5), despesas realizadas conforme tabela 6, conciliação bancária conforme visto na tabela 8, outros investimentos (Tabela 4), rateio da sede (Tabela 10), RH contratado como PJ, listando as empresas que
prestam serviços assistenciais e seus valores, listas de RH da sede, da unidade e RPA’s, bem como os demonstrativos contábeis.
3.3 Relatório de prestação de contas anual
3.3.1 Dados genéricos dos relatórios de prestação de contas mensais
O relatório de execução anual deve conter os mesmos dados da assistenciais, financeiros e administrativos consolidando os doze meses de execução do contrato no ano, além destes dados, também deverão ser acrescentados os itens abaixo:
3.3.2 Orçamento da unidade de saúde
Na prestação de contas anual a organização deverá apresentar o relatório comparativo entre previsto e executado pelo plano de contas do contrato (que não é o mesmo da prestação de contas mensal).
3.3.3 Notas explicativas das demonstrações contábeis
Este documento é produzido pela contabilidade da empresa, explicando práticas contábeis, receitas, despesas, imobilizado, provisões de verbas rescisórias, patrimônio líquidos, recursos, caixa/equivalente de caixa e passivo circulante.
3.3.4 Inventário geral de bens
O inventário geral apresentado deverá ser o mais atualizado possível, geralmente realizado no final do mês de dezembro.
3.3.5 Parecer da auditoria independente
Anualmente a organização deve submeter seus dados e processos a uma auditoria independente contratada pela organização, ela checará as informações e emitirá um parecer sobre as contas e processos da empresa.
3.3.6 Parecer da auditoria independente
Após a emissão do parecer da auditoria independente sobre as contas da organização, o conselho de administração deverá emitir uma ata com pronunciamento sobre as contas da organização.
3.4 SÍTIO ELETRÔNICO DA ORGANIZAÇÃO SOCIAL
3.4.1 Relatório de execução
A organização social deverá manter em seu sítio eletrônico uma cópia idêntica aos dos relatórios de execução entregues em todas as prestações de contas.
3.4.2 Relatório Financeiro
Cópia dos mesmos relatórios financeiros apresentados em todas as prestações de contas, que também subsidiam os relatórios de despesas realizadas e fluxos de caixa.
3.4.3 Relatório da Transparência
Os valores recebidos por pessoas físicas, jurídicas e órgãos do governo deverão ser apresentado de forma agrupada por CPF/CNPJ e Nome/Razão Social.
3.4.4 Protocolo comprobatório da entrega da prestação de contas
Para segurança e comprovação do atendimento dos prazos das entregas das prestações de contas, sejam elas mensais ou anuais, a Organização poderá publicar os documentos comprobatórios das entregas das prestações de contas.
3.4.5 Relatório de execução anual
A Organização social deverá manter em seu sítio eletrônico uma cópia idêntica aos dos relatórios de execução entregues em todas as prestações de contas anuais.
3.4.6 Parecer da auditoria independente
Este documento que deve ser mantido publicado no sítio eletrônico é o mesmo utilizado na prestação de contas anuais.
3.4.7 Outros dados importantes que necessitam ser divulgados via sítio eletrônico
Processos de contação de produtos caso a organização não utilize plataformas eletrônicas terceiras para esta finalidade.
Editais de concorrências para serviços de terceiros, tais como obras, serviços de limpeza, engenharia clínica, exames de imagens e patológicos e mão de obra de pessoa jurídica.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
É visto que são inúmeros documentos solicitados pela fiscalização, o esforço existente por parte da contratada e da fiscalização em melhorar o conforto do paciente e a saúde financeira do contrato, no entanto é lamentável que nos hospitais do Estado do Rio de Janeiro geridos por Organizações Sociais, a Fiscalização só enxerga a despesa após o décimo dia útil do mês subsequente, não existe um acompanhamento diário como ocorre em alguns estados (Espírito Santo por exemplo), a fiscalização assistencial ou financeira não fica alocada na unidade de saúde, a situação poderia ser melhor ao que se refere ao financeiro se a SES-RJ possuísse sistema informatizado como a Prefeitura da capital do Rio de Janeiro possui.
A existência das organizações sociais de saúde possibilita que os governos não inchem seus quadros de funcionários, possibilitando também o desligamento de colaboradores com pouco rendimento ou comprometimento com suas atividades.
Ainda não foi possível enxergar nas gestões estaduais de saúde, uma metodologia eficaz de fiscalização das verbas de provisionamento, o repasse é feito direto na conta da organização, a não aplicação da verba em contas de provisionamento não resulta em nenhuma penalidade para elas, sendo assim é comum ver que ao final dos contratos com o governo estadual que tais organizações deixem de quitar as verbas rescisórios dos colaboradores, e mesmo com estes acontecimentos, as organizações continuam aptas para participar de novos editais de concorrência para gestão de unidades de saúde.
5 REFERENCIAS
ASFORA, L. F.Terceiro Setor: Organizações Sociais. Monografia (Direito) - Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, p. 18. 2012.
ORGANIZAÇÕES sociais de saúde, saude.rj.gov.br, 2020. Disponível em “https://www.saude.rj.gov.br/organizacoes-sociais-de-saude/sobre-as-oss”.
Acesso em 1 de novembro de 2021.
FERREIRA, C. S. A. O papel da contabilidade no terceiro setor: Percepção de um profissional contábil no município de Itaituba-PA. Monografia (Ciências Contábeis) - FAI - Faculdade de Itaituba. Itaituba, p. 8. 2019.
GRAZZIOLI, A. Manual de Procedimentos para o Terceiro Setor: Aspectos de Gestão e de Contabilidade para Entidades de Interesse Social, P.85. 2015. Brasília: CFC, FBC e PROFIS, 2015.
CAVALCANTE, A.P.S.C. Manual do Gestor Hospitalar. Brasília: Federação Brasileira de Hospitais, 2019.
OLIVEIRA, D.C.O. Como elaborar controles financeiros. Belo Horizonte: SEBRAE, 2013.