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46 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II Unidade II 3 PLANEJAMENTO DE RECURSOS EMPRESARIAIS (ERP) 3.1 Integração de sistemas 3.1.1 Sistemas de Processamento de Transações (SPT) Os Sistemas de Processamento de Transações (SPT), também conhecidos por seu acrônimo em inglês TPS (Transaction Processing System), são um sistema de informação responsável pelo processamento de uma transação em um processo organizacional. Os SPTs são responsáveis por coletar, guardar, modificar e recuperar as transações de uma organização, as quais podem ser acordos, comunicações, movimentos ou qualquer ação realizada entre entidades diferentes ou objetos, muitas vezes envolvendo a troca de itens de valor, como informações, bens, serviços e dinheiro. Os principais componentes de um SPT podem ser vistos na figura a seguir. Armazenamento Entrada de dados Processamento Documentos e relatórios Figura 15 A entrada de dados ocorre a partir da digitação do usuário e os documentos/relatórios são as saídas. Também é possível ocorrer o armazenamento no banco de dados. A necessidade de TI que as organizações tinham no início do desenvolvimento da informática era provida por esses sistemas, que atendiam processos específicos dos departamentos e das áreas. Como bom exemplo, é possível citar a área financeira com os sistemas de contas a pagar, ou os sistemas de contas a receber, considerados sistemas que processavam transações. 47 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE Os SPTs podem ser classificados em batch e on‑line. Os SPTs batch processam as suas atualizações em lote e não se apresentam com resultados em tempo real. Os SPTs on‑line processam dados de forma simultânea e imediata, ou seja, em tempo real. É importante também dizer que os SPTs batch não acessam o seu banco de dados em tempo real, diferente dos SPTs on‑line, que o fazem, permitindo mais rapidez e precisão nos seus resultados. Os SPTs têm um caráter departamental (funcional), ou seja, são implementados em vista de um processo de um departamento ou área, com o seu banco de dados específico. Assim, no início da era da informática, o departamento financeiro tinha o seu TPS, assim todos os outros departamentos também tinham. Lembrete Os sistemas departamentais são implementados em uma organização de forma isolada, atendendo a demanda de processos específicos, com seus próprios bancos de dados, que não são compartilhados com outros sistemas. 3.1.2 A falta de integração e a existência de silos As organizações foram percebendo a importância da TI e dos sistemas de informações. Assim, constatou‑se a utilização de muitas aplicações com suas próprias bases de dados, sem uma integração entre departamentos e setores, de forma que a multiplicidade de sistemas reinasse em uma mesma empresa. Uma tomada de decisão eficiente envolvendo mais do que uma área dentro do ambiente organizacional gerava a necessidade dos mais variados dados relacionados a diversos SPTs. Esses dados, em muitas situações, não apresentavam consistência, além de serem imprecisos, resultando em um material inadequado para a tomada de decisão. É nesse contexto de falta de integração entre sistemas que se menciona o conceito de silos organizacionais, como entidades isoladas e sem comunicação. Há vários tipos de silos que acabam limitando as tarefas das organizações, comprometendo o alcance de seus objetivos de negócio. Por natureza, os silos apresentam‑se como verticais, numa perspectiva totalmente diferente ao atendimento a qualquer cliente, que requer uma visão horizontal. As organizações precisam combater esses silos percebidos na falta de integração tecnológica, a fim de se tornarem mais ágeis, flexíveis, resilientes e eficazes, além de proverem uma forma efetiva do relacionamento entre clientes, usuários e outros atores envolvidos nos processos. Nos dias de hoje, não são mais concebíveis aplicações isoladas. A exigência de interface entre as aplicações para atender uma necessidade de negócios é mandatária, requerendo uma comunicação, ou seja, uma integração, capaz de lidar com diversos desafios. Entre eles, é possível citar: redes de 48 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II comunicações com baixa confiabilidade e lentidões, aplicações desenvolvidas em diferentes formatos e linguagens, plataformas que não atendem as necessidades de negócio. Tudo isso torna a integração da empresa por meio de um sistema de informação uma tarefa complexa. 3.1.3 Conceito e histórico do ERP Diante do contexto exposto na secção anterior, convém dizer ainda que três grandes problemas surgem em consequência da falta de integração: redundância de dados, retrabalho e falta de integridade de informações. A redundância de dados é verificada quando da existência de diversas bases de dados repetidas, em razão de vários processos de negócios operando com os mais diversos SPTs. Assim, por exemplo, informações que estão nos sistemas da área financeira também se encontram nos sistemas de recursos humanos. O retrabalho é uma consequência direta de processos interligados e sistemas independentes. Dessa forma, a saída de um sistema precisa ser digitada como entrada do outro sistema, gerando retrabalho e consumo de uma mão de obra que poderia ser substituída por uma integração eficiente. A falta de integridade de informações surge a partir da redundância e do retrabalho mencionados como o problema mais crítico, o qual reside no desencontro e inconsistência de informações utilizadas pelos processos de negócios. A fim de resolver todos esses problemas, é possível o desenvolvimento dos sistemas integrados de gestão, os quais trazem diversos benefícios tangíveis e intangíveis. Entre os benefícios tangíveis: redução de pessoal, aumento de produtividade, aumento de receitas/lucros, entregas pontuais. Entre os benefícios intangíveis, é possível citar: aprimoramento dos processos, padronização dos processos, flexibilidade e agilidade. Os sistemas integrados de gestão, também conhecidos como sistemas de planejamento de recursos empresariais ou ERP, são um conjunto integrado de programas que gerenciam as operações vitais dos negócios de uma empresa para uma organização global com múltiplas localizações. Observação O ERP tem como objetivo organizar o trabalho em uma empresa. O ERP é uma solução capaz de gerar uma integração de toda a corporação, com banco de dados único, abrangendo todos os setores e os processos vitais do negócio. Eles se fundamentam a partir de um conjunto de módulos de software integrados e dedicados a cada uma das áreas do ambiente organizacional. 49 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE A figura a seguir apresenta essa ideia de integração: Vendas e marketing Recursos humanos Finanças e contabilidade Manufatura e produção Banco de dados centralizado • Dinheiro em caixa • Contas a receber • Crédito ao cliente • Receita • Horas trabalhadas • Custos do trabalho • Requisitos de cada cargo • Pedidos • Previsões de venda • Pedidos de devolução • Alterações de preço • Matérias‑primas • Programações de produção • Datas de expedição • Capacidade de produção • Compras Figura 16 A integração promovida pelos sistemas ERP pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc.) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio à decisão etc.). Os sistemas ERP começaram a ser utilizados mundialmente no início da década de 1990. No Brasil, as primeiras implementações ocorreram por volta de 1997 e 1998. Em razão do alto valor, eram viáveis apenas para grandescorporações e multinacionais. Podemos caracterizar os sistemas ERP como uma evolução do MRP – Material Requirement Planning, cuja principal função é calcular as necessidades de materiais em manufatura –, e dos MRP II – Material Resource Planning, que envolvem o planejamento de recursos de manufatura, abrangendo todos os processos de produção (CAIÇARA JUNIOR, 2015, p. 98). O conceito integrativo que cerca o ERP foi desenvolvido pela empresa alemã SAP, quando lançou o seu primeiro produto, chamado R/2, na década de 1990, atualizado para R/3, dotado de arquitetura mais moderna. 50 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II 3.2 Operação de um ERP 3.2.1 Arquitetura de um ERP A fim de atender a integração de dados em tempo real, o ERP trabalha com um único banco de dados, compartilhado por todos os módulos, conforme perfis de acesso configurados pelo administrador do sistema. Dessa forma, o ERP opera com uma arquitetura cliente‑servidor dividida em três camadas: apresentação, aplicação e base de dados. A camada de apresentação provê a interação com o usuário por meio de um software de interface simpática, que permite a inserção de dados, consulta e exclusão de dados do sistema. A camada de aplicação permite a integração de módulos e o seu adequado processamento. A base de dados é responsável pelo gerenciamento de dados armazenados no banco. 3.2.2 Módulos de um ERP O ERP é formado por módulos de software para atender as mais diversas demandas de processamento e de integração de dados e informação em uma organização. A figura a seguir esboça essa ideia. Módulo de vendas Módulo financeiro Módulo de recursos humanos Módulo de compras Módulo de produção Módulo de controle de estoque ERP Figura 17 Entretanto, a composição de um ERP varia de empresa para empresa, mesmo que seja do ramo de negócio, porque normalmente demanda funcionalidades e apresenta processos operacionais, administrativos e produtivos diferentes entre si. Os módulos do ERP são agrupamentos de funcionalidades e podem dividir‑se em dois tipos distintos: • Módulos horizontais: são os módulos básicos comuns a todos os ramos de negócios. Bons exemplos seriam os módulos financeiro, de compras e de produção. 51 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE • Módulos verticais: são os módulos específicos de cada ramo de negócio. Bons exemplos seriam os módulos de empresas de call center, de agronegócio, universidades. Na implementação de um ERP, é possível que uma corporação comece com a implantação de módulos básicos de vendas, contabilidade e finanças. Quando o sistema e a organização ganham maturidade em seu uso, outros módulos podem ser implantados sem prejuízo para os módulos em produção e sem grandes atropelos para a corporação. 3.2.3 Vantagens e desvantagens de um ERP As principais vantagens encontradas na implementação de sistemas ERP são: • Acesso aprimorado de dados que fornecem subsídio para a tomada de decisão operacional, em razão do uso de um banco de dados integrado que produz consistência nas informações que auxiliam as operações de negócio. • Supressão de sistemas de processamento de transação legados inflexíveis e que geram aumentos avassaladores de custos. • Aperfeiçoamento dos processos operacionais de negócio em razão do desenho dos módulos ser aderente às melhores práticas de mercado. • Modernização da infraestrutura da TI que os sistemas ERP precisam para serem implantados. Os sistemas ERP também vêm acompanhados de algumas desvantagens, entre elas: • Custos de implantação muito altos, que, em muitos casos, não são bem traduzidos em matéria de investimento pelos gestores de TI. • Muito tempo para serem implementados por completo até a maturidade desejada pelas corporações. • Dificuldade em implantar mudanças em razão das questões de cultura organizacional e problemas de dimensão humana. • Dificuldade de interação com outros sistemas de processamento de transação legados. • Risco de falha na implantação. Lembrete As ferramentas de BI juntam informações certas e suficientes no momento correto, podendo ser utilizadas em conjunto com um ERP. 52 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II A implementação de um sistema ERP é necessariamente um projeto que para ser implementado precisa seguir boas práticas de gerenciamento de projetos, como o Project Management Body of Knowledge, conhecido pelo acrônimo PMBOK, de propriedade do Project Management Institute, conhecido pelo acrônimo PMI (PMI, 2008). Saiba mais Para conhecer um pouco mais sobre o PMBOK e as boas práticas de gerenciamento de projeto, acesse: <www.pmi.org>. 4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG) 4.1 Tomada de decisão 4.1.1 Decisões: conceitos e tipos Segundo Costa Neto (2007, p. 1), decidir é uma ação à qual pessoas e entidades estão permanentemente submetidas. As decisões podem variar das mais simples, como “que camisa usarei hoje”, às mais complexas, como a de uma grande organização que deve optar se compra ou não os ativos de uma outra empresa, com todas as vantagens e dificuldades que isso pode representar. A este respeito, dois pontos devem ser comentados desde já. O primeiro diz respeito à tendência que muitos executivos têm de confiar cegamente na sua capacidade de decidir com base na experiência ou na intuição, sem levar em conta informações e metodologias que lhes permitam ter muito mais clareza e eficácia naquilo sobre o que decidem. É evidente que, em muitos desses casos, o resultado pode ser adverso, para desagradável surpresa dessas sumidades. O segundo ponto a deixar claro é que nem sempre a melhor decisão conduz ao melhor resultado. Isto decorre de que, muitas vezes, há informações e realidades que não estão disponíveis ao decisor no momento em que faz a sua opção. Ou seja, em geral influi no resultado de uma decisão o famoso “fator sorte”, que pode agir positiva ou negativamente, e que, em última análise, embute os efeitos de diversos fatores desconhecidos, devido às causas ditas aleatórias, impedindo uma tomada de decisão perfeita e isenta de erros. Não se deve, portanto, avaliar a qualidade de uma decisão e do método em que foi baseada apenas em consequência dos seus resultados. Uma coisa, entretanto, pode‑se afirmar: é muito mais provável que se colham http://www.pmi.org 53 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE melhores resultados com decisões tomadas com o amparo de técnicas adequadas, em condições favoráveis, do que através daquelas feitas sem esses devidos cuidados. Cada nível hierárquico dentro de uma corporação demanda um tipo de decisão diferente, tendo como base os diversos tipos de informação resultante dos sistemas de informação. A figura a seguir mostra os níveis hierárquicos de uma corporação. Nível estratégico Nível tático ou gerencial Nível operacional Figura 18 Para cada nível hierárquico há um tipo de decisão diferente. Para o nível estratégico (mais alto de gerência), temos as decisões não estruturadas. Para o nível tático, temos as decisões semiestruturadas. Para o nível operacional (mais baixo de gerência), temos as decisões estruturadas. As decisões não estruturadas são normalmente inusitadas, importantes e não rotineiras. A classificação não estruturada quer dizer que os problemas enfrentados ao tomar essa decisão são aqueles em que pouco se conhece sobre suas causas e relações. Por isso ela é mais comum aos níveis mais altos de gerência, que são normalmente estratégicos. Lembrete O nível estratégico sempre nos remete ao futuro e a questões em longo prazo. 54 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II As decisões estruturadas sãonormalmente repetitivas e rotineiras. Elas sempre envolvem procedimentos predefinidos e bem comuns aos níveis mais baixos de gerência. Essas decisões relacionam‑se com a resolução de problemas estruturados, ou seja, aqueles em que se conhecem as suas causas e efeitos. As decisões semiestruturadas têm características das estruturadas e das não estruturadas, sendo associadas aos níveis táticos. As decisões precisam também ser baseadas em fatos e dados, e não em palpites ou opiniões subjetivas sem qualquer embasamento técnico. No processo de tomada de decisão, é importante transformar os dados em informações, bem como transformar as informações em conhecimento. É justamente daí que nasce a necessidade dos sistemas que suportam as decisões para realizar as melhores escolhas, resolver problemas e ajudar as corporações a atingir os seus objetivos. O desempenho desses sistemas depende da qualidade das decisões e da complexidade dos problemas. Os sistemas de apoio à decisão são ferramentas fundamentais para a evolução do processo de tomada de decisão dentro dessa nova realidade empresarial, pois as atividades empresariais e necessidades dos clientes estão em constantes mutações, o que tornam as decisões um fator de suma importância. Os sistemas de suporte à decisão podem se dividir em dois tipos: • Sistema de Informação Gerencial (SIG): é um conjunto integrado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos que fornece aos gerentes e aos tomadores de decisão informações que ajudam a alcançar os objetivos organizacionais. É projetado para problemas estruturados. • Sistema de Apoio à Decisão (SAD): é semelhante ao SIG, mas é projetado para decisões não estruturadas. 4.1.2 Processo de tomada de decisão A tomada de decisão não é algo fácil. É um processo efetuado de modo racional, em que devem ser utilizadas técnicas, por meio das quais se atingem os objetivos organizacionais. Alguns fatores devem ser considerados para que as decisões sejam tomadas com alto grau de qualidade. Por isso, Costa Neto (2007) estabelece que as decisões precisam ser tomadas racionalmente, como fruto de um cuidadoso processo de reflexão, baseadas na experiência e em indicadores, visando ao futuro, sem deixar de ser criativas e inovadoras. Saiba mais Para conhecer um pouco mais sobre a tomada de decisão, leia: COSTA NETO, O. P. L. de (Coord.). Qualidade e competência nas decisões. São Paulo: Blucher, 2007. 55 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE A presteza na tomada de decisão é fundamental no dia a dia de um empreendedor, considerando toda a incerteza associada aos cenários com que se deparam. Nesse sentido, o processo de tomada de decisão e resolução de problemas deve acontecer em cinco fases: • 1ª fase (inteligência): consiste em descobrir, identificar e entender os problemas (organizacionais, tecnológicos e humanos) que estão ocorrendo na organização. • 2ª fase (projeto): envolve a identificação e investigação das várias soluções possíveis para o problema. • 3ª fase (escolha): consiste em escolher uma das alternativas de solução. • 4ª fase (implantação): envolve fazer a alternativa escolhida funcionar. • 5ª fase (monitoração): envolve o monitoramento da solução escolhida. A figura a seguir apresenta a ideia desse processo. Inteligência Escolha Projeto Implantação Monitoração Tomada de decisão Solução do problema Figura 19 4.2 Funcionamento do Sistema de Informação Gerencial (SIG) 4.2.1 Sistema de Informação Gerencial (SIG) De acordo com Stair e Reynolds (2011, p. 443), o propósito principal do Sistema de Informação Gerencial é auxiliar uma organização a alcançar seus objetivos, fornecendo aos gestores uma percepção detalhada das operações regulares da organização para que possam controlar, organizar e planejar de forma eficaz. 56 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II Os Sistemas de Informação Gerencial são conhecidos pelo seu acrônimo SIG e representam um grande apoio à gestão empresarial no processo de tomada de decisão tática. É comum alguns autores se referirem aos SIG pelo seu acrônimo em inglês, MIS (Management Information System), sendo possível utilizar SIG ou MIS para expressar o mesmo tipo de sistema. A figura a seguir mostra uma ideia geral do papel dos SIGs, além do seu fluxo de informações em uma organização. Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios solicitados Relatórios sobre os indicadores‑chave Relatórios agendados Inserções e listas de erros Sistemas de informações especializadas Sistemas de apoio às informações executivas Sistema de informação Sistemas ERP e TPSs Cadeia de fornecimento e transações empresariais Sistemas de apoio à decisão Funcionários Fornecedores e outros interessados Intranet corporativa Extranet corporativa Banco de dados internos corporativos Banco de dados com transações válidas Banco de dados de aplicativos Banco de dados operacional Banco de dados externos Figura 20 As informações utilizadas e geradas pelo SIG para a tomada de decisão da organização são estruturadas com base nas informações recebidas da operação e alinhadas à estratégia empresarial. Os dados e as transações do nível operacional são processados e se transformam em informações gerenciais e/ou táticas, que serão utilizadas principalmente pela alta direção. Esses sistemas utilizam dados sintetizados ou de forma agrupada das funções empresariais da organização e dos setores ou departamentos da organização, estando em sinergia com as demais unidades de negócio caso a organização tenha filiais ou departamentos separados que trabalhem de forma individualizada. 57 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE É comum afirmar que os SIGs auxiliam a média gerencial, por justamente estar no nível tático, que está entre o estratégico e o operacional, trazendo assim o suporte para tomada de decisão estruturada, a qual é voltada para problemas estruturados. Esse suporte ocorre a partir de relatórios gerados que mostram o desempenho da empresa, nas mais diversas áreas ou setores, a fim de se controlar e monitorar melhor a performance da operação do negócio como um todo, atuando de maneira proativa. Os SIGs se interligam aos sistemas que trabalham no nível de operação (um sistema de processamento de transações, por exemplo) ou diretamente ligado ao ERP. As saídas dos sistemas que se situam na camada de operação são entradas utilizadas pelos SIGs, que podem possuir um banco de dados próprio. Para a entrada, os SIGs também se utilizam de fontes externas de informações, incluindo clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas, além de outros dados que não são entregues pelos SPTs e ERP. Como saídas, os SIGs geram um conjunto de relatórios para os gestores. Observação É possível que o leitor se pergunte: se o gerente precisa de uma informação, por que não a colher diretamente no sistema de processo de transações ou no ERP. O problema é que os relatórios fornecidos por esses sistemas apresentam vastas informações necessárias e não necessárias, retardando a tomada de decisão. A figura a seguir apresenta um exemplo da ideia de funcionamento do SIG. SIG SIGSIGRelatórios Sistema de processamento de pedidos Sistema de planejamento de recursos materiais Sistema de livro‑razão Gerentes Painéis e displays on‑line Sistemas de processamento de transações Sistemas de informações gerenciais Arquivos do SIGArquivos de pedidos Dados de vendas Dados de custo unitário de produto Dados de despesas Dados de modificação de produtos Arquivos de contabilidade Arquivos‑mestre de produção Figura 21 58 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 UnidadeII No exemplo descrito na figura, é possível verificar que há três sistemas de processamento de transações. O primeiro deles opera com processamento de pedidos, tendo um banco de dados próprio. O segundo opera com planejamento de recursos de materiais e com um banco de dados contendo arquivos‑mestres de produção. O terceiro opera o processamento do livro‑razão com arquivos da contabilidade. Esses três sistemas entregam saídas de dados para a montagem dos arquivos trabalhados pelo SIG em seu banco de dados próprio. Assim, o SIG consegue executar a geração de relatórios direcionados para a tomada de decisão tática ou até em displays ou dashboards. Esses relatórios podem apresentar comparações de produtos, resultados de vendas, relação entre matéria‑prima adquirida e produtos fabricados, entre diversas outras informações importantes para os gerentes de camada mediana, ou seja, que operam no nível tático. Tudo isso é gerado por meio de rotinas relativamente simples, sem o uso de modelos matemáticos avançados. Por isso, os SIGs têm um desempenho analítico relativamente reduzido quando comparados a sistemas que suportam decisões não estruturadas, como os SAD. Entre os principais benefícios dos SIGs, é possível citar: • Relatórios que proporcionam à organização analisar as suas forças e fraquezas a partir da avaliação dos seus recursos, identificando aspectos que podem ajudar a empresa a melhorar seus processos de negócios e operações. • Disponibilidade dos dados do cliente e feedback, auxiliando a empresa a alinhar seus processos de negócio de acordo com as necessidades dos clientes. • Eficácia e eficiência na gestão de dados, contribuindo com o trabalho de diversas áreas da estrutura organizacional. • Velocidade na tomada de decisão tática, contribuindo para a boa definição das ações operacionais e suportando as estratégias de negócios. Os relatórios produzidos pelos SIGs podem ser classificados em: • Programados: produzidos numa periodicidade diária, semanal ou mensal. • Indicadores‑chaves: resumem as tarefas fundamentais do dia anterior e disponíveis no início de cada dia de trabalho. • Sob demanda: criados para o fornecimento de informações requisitadas. • De exceção: automaticamente gerados ao ocorrer uma situação incomum ou se requerer uma ação de gestão. 59 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE • Detalhados: gerados para detalhar situações particulares. 4.2.2 Características e aspectos funcionais de um SIG Entre as principais características de um SIG, é possível citar a emissão de relatórios em formatos fixos, padronizados tanto de formas digitais quanto em papel. Outra função interessante dos SIGs é o uso de dados internos (alojados nos sistemas computacionais) e externos (oriundos de fora do negócio). Em razão da própria característica dos ambientes organizacionais, os SIGs podem ser divididos segundo aspectos funcionais, por exemplo, nas áreas financeiras, produção, comercial, recursos humanos. Os relatórios desses SIGs são adaptados às funções individuais da organização. A figura a seguir apresenta os sistemas de informações gerenciais concebidas a partir dos aspectos funcionais. Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores‑chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores‑chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores‑chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores‑chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores‑chave Relatórios programados Outros MISs MIS de recursos humanos MIS do comercial MIS financeiro MIS financeiro Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais Sistemas ERP e TPSs Extranet Intranet Banco de dados externos Banco de dados com transações válidas O MIS de uma organização Figura 22 60 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II Não por acaso, mas alinhado à maturidade percebida na gestão das finanças das organizações, o SIG financeiro é um dos mais importantes, pois fornece informações financeiras para as partes interessadas de forma geral na empresa. Os relatórios gerados por esse SIG podem auxiliar em pedidos de compras, pedidos de vendas, decisões simples relativas a investimentos e ofertas de ações, entre outros. Segundo Stair e Reynolds (2011), o SIG financeiro executa tarefas como: • Integração de informações financeiras e operacionais das mais variadas origens. • Fornecimento de acesso facilitado a informações financeiras para os mais diversos usuários especializados ou não na área financeira, reduzindo o tempo de análise de dados. • Monitoramento e controle de informações relativas a fundos numa linha do tempo. • Disponibilidade imediata de dados financeiros, permitindo análises multidimensionais. A figura a seguir apresenta a ideia de um SIG financeiro. Demonstrativos financeiros Utilização e gestão de fundos Estatíticas financeiras para controle Sistemas especiliazados de informação financeira GSS financeirosMIS financeiroSistemas ERP e TPSs Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais DSS financeiros Internet ou extranet Banco de dados internos corporativos adicional Banco de dados com transações válidas de cada TPS Banco de dados de aplicação financeira Banco de dados operacional Banco de dados externos Clientes fornecedores Sistemas de custo e lucro/perda Auditoria Utililização e gestão de fundo Contas a receber Contas a pagar Ativo Gestão de faturamento Livro‑razão Figura 23 61 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE Os principais relatórios fornecidos pelo SIG financeiro são: demonstrativos financeiros, utilização e gestão de fundos, estatísticas financeiras para controle. Os principais subsistemas desse SIG são: custo e lucro/preço, auditoria, utilização e gestão de fundos. Outro tipo de sistema de informação gerencial é o que se dedica à fabricação de produtos, conhecido como SIG de fabricação. É dedicado ao monitoramento e controle de fluxo de materiais, produtos e serviços por toda a organização. A figura a seguir apresenta a ideia de um SIG de fabricação. Sistemas de informações especializados para a fabricação ESS de fabricaçãoMIS de fabricaçãoSistemas ERP e TPSs Cadeia de fornecimento e transações empresariais Cadeia de fornecimento e transações empresariais DSS de fabricação Internet ou extranet Banco de dados internos Transações de negócios e TPS de transações válidas de cada TPS Banco de dados de aplicativos da fabricação Banco de dados operacional Banco de dados externos Clientes fornecedores Projeto e engenharia Programação de produção Controle de estoque MRP (Sistema de planejamento de pedidos de material) e MRPII Just‑in‑Time Controle de processo Controle de qualidade Recepção e inspeção de estoque Pessoal Produção Processamento de pedido Relatórios do controle de qualidade Controle do processo Relatórios JIT Relatórios MRT Programação da produção Produção do CAD Figura 24 Os principais subsistemas do SIG de fabricação são: projeto e engenharia, cronograma‑ mestre da produção, controle de estoque, requisição de material, controle de processo, controle de qualidade e testes. Os principais relatórios fornecidos por esse SIG são: relatórios de controlede qualidade, controle de processo, Just‑in‑Time, MRP, programação de produção, produção de CAD. 62 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II Com grande importância nos dias de hoje, o SIG de marketing, também conhecido como SIG comercial, é aquele que apoia tarefas relativas à administração no desenvolvimento do produto, decisões de preços, além de medir a eficácia da publicidade realizada pela organização. A figura a seguir mostra um SIG comercial ou de marketing. Sistemas especiliazados de informações comerciais GSS comercialMIS comercialSistemas ERP e TPSs Cadeia de suprimentos e transações empresariais DSS comercial Banco de dados internos Base de dados de transações válidas de cada TPS Banco de dados com aplicativos comerciais Banco de dados operacional Banco de dados externos Pesquisa comercial Desenvolvimento do produto Promoção e publicidade do produto Preços de produtos Sistemas de processamento de pedidos Vendas por cliente Vendas por vendedor Vendas por produto Relatório de preços Total de camadas do serviço Satisfação do cliente Figura 25 Os subsistemas do SIG comercial são: pesquisa comercial, desenvolvimento do produto, promoção e publicidade do produto, preços de produtos. Os relatórios gerados por esse SIG são: vendas por cliente, vendas por vendedor, vendas por produto, preços, satisfação do cliente, total de camadas de serviço. Complementando os SIGs por aspectos funcionais, tem‑se o SIG de recursos humanos, também conhecido como SIG de pessoal, que está relacionado a tarefas da área de RH e de departamento pessoal. A figura a seguir apresenta a visão geral de um SIG de recursos humanos. 63 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE Sistemas especiliazados de informações para recursos humanos GSS de recursos humanos MIS de recursos humanos Sistemas ERP e TPSs Cadeia de suprimentos e transações empresariais DSS de recursos humanos Banco de dados internos Base de dados de transações válidas de cada TPS Banco de dados para os recursos humanos Banco de dados operacional Banco de dados externos Necessidades e avaliações de planejamento Recrutamento Desenvolvimento de treinamentos e habilidades Programação e designação Benefícios do funcionário Recolocação Folha de pagamento Sistemas de processamento de pedidos Pessoal Relatórios de benefícios Pesquisas salariais Relatórios de programas Treinamento e marcação de teste Perfis de solicitação de trabalho Relatórios de necessidades e planejamento Figura 26 4.2.3 Sistema de Apoio à Decisão (SAD) Embora seja um pouco parecido com os SIGs, os SADs suportam decisões estratégicas de negócio, contribuindo para a solução de problemas não estruturados e não rotineiros, ou seja, aqueles que não se conhece bem a que se relacionam nem as consequências. As entradas utilizadas nesses sistemas são provenientes de SIGs e de SPTs, além de dados e informações oriundas do ambiente externo da organização, combinando assim fatores endógenos e exógenos ao negócio. Os SADs atuam na resolução de problemas únicos e que sofrem alterações rápidas. Esses problemas não têm uma solução preconcebida, sendo justamente esse o motivo de sua utilização. A figura a seguir apresenta o exemplo de um SAD de estimativa de transportes de uma subsidiária de grande empresa global. 64 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II Arquivo sobre o navio (por exemplo, capacidade de carga e velocidade) Arquivo de restrições de atracamento Arquivo de custos de consumo de combustível Arquivo de histórico de custo de fretamento do navio Arquivo de aduana Banco de dados de modelos analíticos Consultas on‑line PC Figura 27 A empresa que utiliza o SAD descrito na figura anterior opera com transporte de cargas a granel de carvão, petróleo, minérios e produtos acabados para a empresa‑mãe. Este exemplo está descrito em Laudon e Laudon (2013, p. 45), que mostra o SAD responsável pelos detalhes financeiros e técnicos do transporte, incluindo uma relação de custo por navio/período de fretamento e taxas de frete para cada tipo de carga. A operação desse SAD utiliza um computador potente interligado ao banco de dados de modelos analíticos que colhem informações sobre navios, restrições de atracamento, custos de consumo de combustível, histórico de custo de fretamento do navio e de aduana. De forma geral, para cumprir o seu papel, os SADs precisam de regras de negócio e funções bem definidas no processo de tomada de decisão, além de necessitarem de contextos adequados para as decisões específicas. O SAD opera com uma base de conhecimento, também conhecida como base de modelos, que contém informações, subprogramas administrativos e sistemas geradores de relatórios. Resumo Esta unidade teve como foco principal os sistemas de informações utilizados nas operações empresariais e na tomada de decisão em todos os níveis de uma organização. Apresentamos o planejamento de recursos empresariais a partir da ideia da integração de sistemas que ele proporciona. Foi mencionada a situação das empresas antes da implementação do ERP, quando elas utilizavam os sistemas de processamento de transações, de forma que 65 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 TECNOLOGIA APLICADA AO SISTEMA DE QUALIDADE se tornaram perceptíveis as vantagens da implementação da integração promovidas pelos ERPs. Foram mencionadas as principais vantagens encontradas na implementação de sistemas ERP, entre elas o aperfeiçoamento dos processos de operacionais de negócio atribuído ao desenho dos módulos verticais e horizontais aderentes às melhores práticas de mercado. Focamos ainda nos sistemas de informação gerencial e no processo de tomada de decisão suportado por eles. A unidade foi encerrada com a apresentação dos sistemas de apoio à decisão como ferramenta importante para alta direção de uma empresa nos seus processos executivos internos. Exercícios Questão 1. (MPE 2010, adaptada) O Enterprise Resource Planning (ERP): A) É um sistema interfuncional que atua como uma estrutura para integrar muitos dos processos de negócios que devem ser realizados pelas funções de produção, logística, distribuição, contabilidade, finanças e de recursos humanos de uma empresa. B) É implantado integralmente, atendendo às necessidades das funções de produção, logística, distribuição, contabilidade e finanças. Os ERPs não atendem à área de recursos humanos da empresa. C) É um sistema organizacional que atua como uma estrutura para integrar e automatizar todos os processos de negócios que devem ser realizados apenas pelas funções de marketing e finanças de uma empresa. D) Fornece aos gerentes informação organizacional sobre o desempenho financeiro da empresa. Essas informações, por chegarem com algum tempo de atraso, não podem ser utilizadas na tomada de decisões. E) Não integra os sistemas internos de escritório, responsáveis pelo atendimento ao consumidor. Resposta correta: alternativa A. Análise das alternativas A) Alternativa correta. Justificativa: Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (Sige ou SIG) e Enterprise Resource Planning (ERP) são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em 66 Re vi sã o: M ar ce la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 0 8/ 08 /1 8 Unidade II um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc.) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio à decisão etc.). B) Alternativa incorreta. Justificativa: atende ao RH.C) Alternativa incorreta. Justificativa: não devem ser realizados apenas pelas funções de marketing e finanças de uma empresa. D) Alternativa incorreta. Justificativa: as informações não chegam com atraso. E) Alternativa incorreta. Justificativa: atendem ao escritório também. Questão 2. (ANA 2009, adaptada) Um Sistema de Informação Gerencial (SIG) tem como função: A) Atender ao nível estratégico da empresa, por meio da criação de um ambiente genérico de comunicação. B) Filtrar dados críticos relacionados a situações de mudanças constantes. C) Disponibilizar relatórios ou acesso on‑line aos registros de desempenho da empresa. D) Atender às necessidades de informação no nível de conhecimento da empresa. E) Auxiliar gerentes em tomadas de decisão não usuais. Resolução desta questão na plataforma.
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