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Observando-se a dificuldade na organização de tais documentos no âmbito físico, sugiro a criação de um controle digital, podendo assim arquivar esses documentos em nuvem, deixando cada documento respectiva pasta. Pode-se usar desse método também para separa arquivo pela sua frequência de uso, ou seja, do mais usado para o usado. E, identificar quem fez e quando fez a retirada do documento. Existem programas específicos para esse tipo de método, como por exemplo a Planilha Eletrônica: 
	Entrada
	Documento
	Setor
	Retirado Por
	Retirada
	Devolução
	21/06/2022
	Contrato Nº 01234
	Financeiro
	Ayla
	21/06/2022
	21/06/2022
	18/06/2022
	NF 001.003
	RH
	Tony
	19/06/2022
	21/06/2022
	17/06/2022
	NF 001.002
	Arquivado
	Fernando
	18/06/2022
	19/06/2022
Nota-se que, temos a entrada, identificação do documento, setor responsável, quem fez a retirada, expondo datas de retirada e devolução