OS 05 PILARES DO MAPEAMENTO ESTRUTURADO (1)

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OS 05 PILARES DO
MAPEAMENTO
ESTRUTURADO
ESTRUTURANDO O MAPEAMENTO
Regras claras sobre o mapeamento de
processos a partir de XX-XX-XXXX
O DIA D
A PARTIR DE 05 DE JANEIRO DE 23,
IREMOS INICIAR UM PROCESSO
DENOMINADO "TA TUDO MAPEADO"
A entrega como será feita desse
mapeamento, e a apresentação como será
feita desse mapemaneto, e a estruturação
desse mapeamento como sera feita.
MAPEAR O MAPEAMENTO OQUE, COMO, QUANDO, ONDE,
PORQUE, CUSTO.
Todos os processos "macros" do escritorio. Sub-Processos
Folha de pagamento
Cliente encaminha atraves de planilha
especifica
cliente imputa dados no sistema
Cliente manda por whats ou email no corpo do
email.
Admissão
Cliente imputa os dados no sistema em
nuvem
Cliente encaminha formulario de dados
Rescisão
Sub - Tarefas
Tarefas Principais
Chek-lists LEMBRETES
DEFINA AS REGRAS DO MAPEAMENTO
PRAZO
TAREFAS
RESPONSAVEIS
SETORES
QUAL O PRIMEIRO SETOR QUE EU IREI
MAPEAR
APOIO
COMERCIAL
MKT
RH
FINANCEIRO
PRINCIPAIS TRIO GOLD
DP
FISCAL
CONTABIL
ENTREGAS...
O QUE EU VOU ENTREGAR AO FINAL DESSE
PROJETO?
POP
MAPEAMENTO
ELE TEM DATA PARA INICIAR, POREM,
ELE NAO TEM DATA PREVIA PARA
FINALIZAR...
DIAGNOSTICO
HORAS DE TRABALHO DE CADA PROCESSO
MACRO E SUB PROCESSO
FAZENDO MAIS COM MENOS
MENOS COM QTD DE CLIENTES (E PERFIS)
IGUAIS...
RESPONSÁVEIS
Quem vai cuidar disso na minha empresa
Dupla jornada - dupla função NÃO TERÁ TEMPO HABIL!!!
CONTRATAR UM CONSULTOR FABRIL CONSULTOR DE ISO9001 FABRICAS...
O CLIENTE NO MAPEAMENTO DE
PROCESSO
Perfil do meu cliente ATUAL
Tem tecnologia aplicada no processo DELE
SIM SEGUIR COM ELE
NAO
CONVIDA-LO A SE INTEGRAR NA
TECNOLOGIA OU A SAIR.
ANALOGIAS
MECANICA...
BAR....
MEDICO...
VOCÊ COBRA FRETE! MOTO BOY 100 REAIS
Não tem tecnologia aplicada no processo
dele
Treina-lo
Demiti-lo (no longo prazo)
Perfis de clientes futuros
Perfil de cliente que nao prejudique o meu
processo
Imputa os dados na web (admissao de
funcionarios)
Utiliza Ferramentas financeiras
Aderencia a tecnologia e integração de
dados.
OBJETIVOS DE CURTO E LONGO PRAZO
Primeiro vou mapear o CONTABIL até
dia xxxx
LISTAR TODAS AS ENTREGAS DO
CONTABIL
BALANÇO
BALANCETE
DIARIO
RAZÃO
SPED CONTABIL
OBRIGAÇÕES
LISTAR TODAS AS ATIVIDADES.
DP
FOLHA
ADMISSAO
FISCAL APURAÇÃO DE IMPOSTOS
ICMS,
IPI
FINANCEIRO
x% dos processos mapeadso QTD DE PROCESSOS % X DE PROCESSOS MAPEADOS.
Toda Sexta feira, reuniao alinhamento do
mapeamento de processos.
6A DO MAPEAMENTO QUANTOS PROCESSOS FORAM
MAPEADOS NESSA SEMANA:
Dpto Legal (societario) aberturas,
alterações, e afins..
GRADATIVAMENTE, NÓS IREMOS FAZER
UMA CURVA ABC DE CLIENTES
DP
A INTEGRAÇÃO DO SISTEMA
B
SAI DE PAPEL, MANDAR EM EXCEL
PLANILHA EM EXEL COM TODOS OS
APONTAMENTOS DO MES
C FOTO TOSCA PELO WHATS UP
FISCAL
A XML
B DANFE
C PAPEL MANDA IR RETIRAR.
TECNOLOGIA A NOSSO FAVOR
OFFICE-
Bill Gates
Powerpoint
word
Excel
DOMINIO + GESTTA
TRELLO - ESTRUTURACAO DO
PROCESSO
OS 05 PILARES DO MAPEAMENTO ESTRUTURADO
1. ESTRUTURANDO O MAPEAMENTO
1.1. Regras claras sobre o mapeamento de processos a partir de XX-XX-XXXX
1.1.1. O DIA D
1.1.2. A PARTIR DE 05 DE JANEIRO DE 23, IREMOS INICIAR UM PROCESSO DENOMINADO "TA TUDO MAPEADO"
1.2. A entrega como será feita desse mapeamento, e a apresentação como será feita desse mapemaneto, e a estruturação desse mapeamento como sera feita.
1.2.1. MAPEAR O MAPEAMENTO
1.2.1.1. OQUE, COMO, QUANDO, ONDE, PORQUE, CUSTO.
1.3. Todos os processos "macros" do escritorio.
1.3.1. Sub-Processos
1.3.1.1. Folha de pagamento
1.3.1.1.1. Cliente encaminha atraves de planilha especifica
1.3.1.1.2. cliente imputa dados no sistema
1.3.1.1.3. Cliente manda por whats ou email no corpo do email.
1.3.1.2. Admissão
1.3.1.2.1. Cliente imputa os dados no sistema em nuvem
1.3.1.2.2. Cliente encaminha formulario de dados
1.3.1.3. Rescisão
1.3.1.3.1. Sub - Tarefas
1.3.1.3.2. Tarefas Principais
1.3.1.3.3. Chek-lists
1.3.1.3.3.1. LEMBRETES
1.4. DEFINA AS REGRAS DO MAPEAMENTO
1.4.1. PRAZO
1.4.2. TAREFAS
1.4.3. RESPONSAVEIS
1.4.4. SETORES
1.4.4.1. QUAL O PRIMEIRO SETOR QUE EU IREI MAPEAR
1.4.4.1.1. APOIO
1.4.4.1.1.1. COMERCIAL
1.4.4.1.1.2. MKT
1.4.4.1.1.3. RH
1.4.4.1.1.4. FINANCEIRO
1.4.4.1.2. PRINCIPAIS TRIO GOLD
1.4.4.1.2.1. DP
1.4.4.1.2.2. FISCAL
1.4.4.1.2.3. CONTABIL
1.4.5. ENTREGAS...
1.4.5.1. O QUE EU VOU ENTREGAR AO FINAL DESSE PROJETO?
1.4.5.2. POP
1.5. MAPEAMENTO
1.5.1. ELE TEM DATA PARA INICIAR, POREM, ELE NAO TEM DATA PREVIA PARA FINALIZAR...
1.6. DIAGNOSTICO
1.6.1. HORAS DE TRABALHO DE CADA PROCESSO MACRO E SUB PROCESSO
1.6.2. FAZENDO MAIS COM MENOS
1.6.3. MENOS COM QTD DE CLIENTES (E PERFIS) IGUAIS...
2. RESPONSÁVEIS
2.1. Quem vai cuidar disso na minha empresa
2.1.1. Saber de "tudo um pouco" do MEU negócio contabil.
2.1.1.1. Já esta ha um bom tempo contigo!
2.1.2. Preferencialmente que faça SOMENTE ISSO
2.1.2.1. Cada um entende o seu MOMENTO, o seu FLUXO DE CAIXA.
2.1.3. Anontando, mapeando, colando em "caixas" tudo o que cada um esta fazendo!
2.1.3.1. DIARIO DE BORDO
2.1.3.1.1. Sentar ao lado do assistente de DPTO PESSOAL
2.1.3.1.1.1. Maria, hoje, amanha e depois, estarei aqui para mapear o seu processo, apenas trabalhe, eu vou observar e fazer algumas perguntas.
2.1.3.1.1.2. Admissão, como vc faz...
2.1.3.1.1.3. Rescisão
2.1.3.1.1.4. Folha de pagamento...
2.1.3.1.1.5. Férias...
2.1.3.1.2. FISCAL
2.1.3.1.2.1. ASSISTENTE
2.1.3.1.2.1.1. SERVIÇOS TOMADOS
2.1.3.1.2.1.2. COMO VOCE IMPORTA AS NOTAS FISCAIS DE SERVIÇOS PRESTADOS
2.1.3.1.2.1.3. COMO VC APURA O DAS
2.1.3.1.2.2. SUPERVISOR
2.1.3.1.2.2.1. COMO VOCE ATENDE OS CLIENTES.
2.1.3.1.2.3. ANALISTA
2.1.3.1.2.3.1. ANALISTA B
2.1.3.1.2.3.1.1. FERRAMENTA QUE FAZ AUDITORIA ATRAVES DELA
2.1.3.1.2.3.1.1.1. 30 ,MIN
2.1.3.1.2.3.2. ANALISTA C
2.1.3.1.2.3.2.1. PLANILHA TRIBUTARIA DE VALIDAÇÃO DE ICMS
2.1.3.1.2.3.2.1.1. 2,5
2.1.3.1.2.3.3. ANALISTA A
2.1.3.1.2.3.3.1. COMO VOCE ANALISA UM FECHAMETNO DE UMA EMRPESSA DO LUCRO REAL (ICMS)
2.1.3.1.2.3.3.1.1. 1 HORA
2.1.3.1.2.4. AUXILIAR
2.1.3.1.2.5. ESTAGIARIO
2.1.3.1.3. 3, 4, 5, 10 Formas diferentes de se fazer a mesma coisa!!!
2.1.3.1.4. 2 PILARES, 2 FRENTES, 2 ESPINHAS DE PEIXES
2.1.3.1.4.1. MACRO PROCESSO
2.1.3.1.4.1.1. ADMISSÃO DE FUNCIONARIO
2.1.3.1.4.1.2. FECHAMENTO DE IMPOSTOS
2.1.3.1.4.1.2.1. DAS
2.1.3.1.4.1.3. BALANCETE
2.1.3.1.4.1.4. DEFIS
2.1.3.1.4.1.5. RAIS
2.1.3.1.4.1.6. XXXXXXX
2.1.3.1.4.2. MICRO PROCESSO
2.1.3.1.4.2.1. RECEPCIONAR OS DADOS DO CLIENTE
2.1.3.1.4.2.1.1. EMAIL
2.1.3.1.4.2.1.1.1. 45 MIN
2.1.3.1.4.2.1.2. WHATS
2.1.3.1.4.2.1.2.1. FOTO, DOCS,
2.1.3.1.4.2.1.2.1.1. 1,30
2.1.3.1.4.2.1.3. FISICO BOY
2.1.3.1.4.2.1.3.1. 1,10
2.1.3.1.4.2.1.4. INTEGRAÇÃO (ONVIO)
2.1.3.1.4.2.1.4.1. 0,25
2.1.3.1.4.2.1.5. POP
2.1.3.1.4.2.1.5.1. PROCESSO OPERACIONAL PADRÃO!
2.1.3.1.4.2.2. IMPUTAR OS DADOS NO SISTEMA
2.1.3.1.4.2.2.1. COMO
2.1.3.1.4.2.3. GERAR RELATORIOS
2.1.3.1.4.2.3.1. COMO
2.1.3.1.4.2.4. ENVIAR PARA O CLIENTE
2.1.3.1.4.2.4.1. COMO
2.1.3.1.4.2.4.1.1. EMAIL
2.1.3.1.4.2.4.1.2. WHATS
2.1.4. Dpto Fiscal - Quem é o responsavel (co-responsavel)
2.1.5. REUNIÃO SEMANAL DE ALINHAMENTO DE PROCESSOS
2.1.5.1. COMO FOI A SEMANA?
2.1.5.1.1. o
2.1.5.2. O QUE VC MAPEOU? O QUE VC APRENDEU?
2.2. Dupla jornada - dupla função
2.2.1. NÃO TERÁ TEMPO HABIL!!!
2.3. CONTRATAR UM CONSULTOR
2.3.1. FABRIL
2.3.1.1. CONSULTOR DE ISO9001
2.3.1.1.1. FABRICAS...
3. O CLIENTE NO MAPEAMENTO DE PROCESSO
3.1. Perfil do meu cliente ATUAL
3.1.1. Tem tecnologia aplicada no processo DELE
3.1.1.1. SIM
3.1.1.1.1. SEGUIR COM ELE
3.1.1.2. NAO
3.1.1.2.1. CONVIDA-LO A SE INTEGRAR NA TECNOLOGIA OU A SAIR.
3.1.1.2.2. ANALOGIAS
3.1.1.2.2.1. MECANICA...
3.1.1.2.2.2. BAR....
3.1.1.2.2.3. MEDICO...
3.1.1.3. VOCÊ COBRA FRETE!
3.1.1.3.1. MOTO BOY
3.1.1.3.1.1. 100 REAIS
3.1.2. Não tem tecnologia aplicada no processo dele
3.1.2.1. Treina-lo
3.1.2.2. Demiti-lo (no longo prazo)
3.2. Perfis de clientes futuros
3.2.1. Perfil de cliente que nao prejudique o meu processo3.2.1.1. Imputa os dados na web (admissao de funcionarios)
3.2.1.2. Utiliza Ferramentas financeiras
3.2.1.3. Aderencia a tecnologia e integração de dados.
4. OBJETIVOS DE CURTO E LONGO PRAZO
4.1. Primeiro vou mapear o CONTABIL até dia xxxx
4.1.1. LISTAR TODAS AS ENTREGAS DO CONTABIL
4.1.1.1. BALANÇO
4.1.1.2. BALANCETE
4.1.1.3. DIARIO
4.1.1.4. RAZÃO
4.1.1.5. SPED CONTABIL
4.1.1.6. OBRIGAÇÕES
4.1.1.7. LISTAR TODAS AS ATIVIDADES.
4.1.2. DP
4.1.2.1. FOLHA
4.1.2.2. ADMISSAO
4.1.3. FISCAL
4.1.3.1. APURAÇÃO DE IMPOSTOS
4.1.3.1.1. ICMS,
4.1.3.1.2. IPI
4.1.4. FINANCEIRO
4.2. x% dos processos mapeadso
4.2.1. QTD DE PROCESSOS
4.2.1.1. % X DE PROCESSOS MAPEADOS.
4.3. Toda Sexta feira, reuniao alinhamento do mapeamento de processos.
4.3.1. 6A DO MAPEAMENTO
4.3.1.1. QUANTOS PROCESSOS FORAM MAPEADOS NESSA SEMANA:
4.4. Dpto Legal (societario) aberturas, alterações, e afins..
4.5. GRADATIVAMENTE, NÓS IREMOS FAZER UMA CURVA ABC DE CLIENTES
4.5.1. DP
4.5.1.1. A
4.5.1.1.1. INTEGRAÇÃO DO SISTEMA
4.5.1.2. B
4.5.1.2.1. SAI DE PAPEL, MANDAR EM EXCEL
4.5.1.2.2. PLANILHA EM EXEL COM TODOS OS APONTAMENTOS DO MES
4.5.1.3. C
4.5.1.3.1. FOTO TOSCA PELO WHATS UP
4.5.2. FISCAL
4.5.2.1. A
4.5.2.1.1. XML
4.5.2.2. B
4.5.2.2.1. DANFE
4.5.2.3. C
4.5.2.3.1. PAPEL
4.5.2.3.1.1. MANDA IR RETIRAR.
5. TECNOLOGIA A NOSSO FAVOR
5.1. OFFICE-
5.1.1. Bill Gates
5.1.2. Powerpoint
5.1.3. word
5.1.4. Excel
5.2. DOMINIO + GESTTA
5.3. TRELLO - ESTRUTURACAO DO PROCESSO