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Comunicação 
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1 TÍTULO 
 
- Comunicação 
 
2 OBJETIVO 
 
- Estabelecer procedimentos a serem adotados para assegurar e manter a comunicação eficiente 
para o desenvolvimento e interação organizacional. 
 
- Exercer um bom relacionamento com seus públicos, interno e externo, assegurar o 
reconhecimento perante a sociedade, valorizar os recursos e o potencial de seus colaboradores, 
e, assim, auxiliar no fortalecimento da reputação. 
 
3 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 
 
Lei nº 8.389, de 30 de dezembro de 1991 
Lei nº 12.485, de 12 de setembro de 2011 
Constituição da república federativa do Brasil de 1988 
Lei nº 5.250, de 9 de fevereiro de 1967 
Lei nº 9.472, de 16 de julho de 1997 
 
4 CAMPO DE APLICAÇÃO 
 
- Este procedimento aplica-se à todas as áreas da empresa. 
 
5 DEFINIÇÕES 
 
Para a utilização deste documento são necessárias as seguintes definições: 
 
- Assessoria de imprensa: é um dos instrumentos de comunicação desenvolvido para as or-
ganizações, sendo inerente às atividades da área de comunicação. Sua principal tarefa é tratar 
da gestão do relacionamento entre uma pessoa física, entidade, empresa ou órgão público e a 
imprensa. 
- Comunicação: É o processo de troca de informações. Processo de interação social através de 
símbolos e sistemas de mensagens que produzem como parte da atividade humana. 
- Comunicação interna: Função responsável pela comunicação efetiva entre integrantes de 
uma organização. Através dela circulam as informações, o conhecimento, de forma vertical e 
horizontal, entre os membros da empresa. 
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- Comunicação empresarial: Conjunto complexo de atividades, ações, estratégias, produtos e 
processos desenvolvidos para reforçar a imagem de uma empresa ou entidade junto aos seus 
públicos de interesse ou junto à opinião pública.·. 
- Mídias sociais: Sistemas projetados para possibilitar a interação social a partir do comparti-
lhamento e da criação colaborativa de informação nos mais diversos formatos. 
 
6 RESPONSABILIDADES 
 
6.1 As equipes dos departamentos comercial e assessoria de imprensa são responsáveis por 
implementar, acompanhar e verificar o cumprimento deste procedimento. 
6.2 O assessor de imprensa ou comunicação é responsável por executar a avaliação do sistema 
de comunicação da empresa. 
 
7 DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES 
 
7.1. Aprimoramento das mídias sociais 
7.1.1. Empresas conectadas e engajadas com o mundo online tendem a possuir melhor 
relacionamento com clientes e fornecedores, transmitem melhor sua imagem e demonstram 
preocupação com a opinião de seu público. 
7.1.2. Site da Entidade: Deve ser atualizado constantemente com informações relevantes para o 
público a ser atingido. Quando se investe em um site o acesso dos públicos deve ser bastante 
facilitado, bem como os serviços que são disponibilizados. Isso porque, a velocidade com a 
que a informação chega aos usuários é extremamente rápida, superando qualquer limite 
físico. Além disso, através do site, é possível manter uma interação proveitosa, esclarecendo 
dúvidas, apresentando os serviços e solucionando problemas. 
7.1.3. E-mail marketing: Esta é uma ferramenta de divulgação que pode servir para oferecer 
informações aos públicos de forma segmentada. 
7.1.4. Extranet: Garante a comunicação entre a empresa e o "mundo exterior". Esta comunicação 
segura acontece em tempo real, e pode contar com tipos de acesso diferenciados como, por 
exemplo, para: fornecedores, funcionários, ou vendedores (que passam a maior parte do 
tempo fora da empresa). Estas informações são interligadas aos sistemas internos da 
empresa, para garantir que todas estejam sempre atualizadas. 
 
7.2. Comunicação interna 
7.2.1. Deve ser transparente e ter credibilidade. Devem-se eliminar os ruídos da comunicação; já 
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que este é um dos mais comuns e prejudiciais problemas em qualquer organização 
profissional. 
7.2.2. A Intranet é o veículo de comunicação inicial para melhorar a comunicação dentro de uma 
empresa. Melhorando essa comunicação ela poderá ser expandida para fornecedores, criando 
uma Extranet 
7.2.3. Aposte em comunicações impressas ou virtuais, lembrando seus subordinados das ações 
significantes que estão se aproximando e ressaltando a comunicação do que for importante 
através do preenchimento do Anexo XX – Comunicação interna. 
7.2.4. Estabeleça metas e elabore premiações para quem alcançá-las, comunicando objetivamente 
as normas e regras desse tipo de ação a todos. 
7.2.5. Passe, com clareza, como cada colaborador deve agir em relação aos valores de 
responsabilidade social da empresa através do preenchimento do Anexo XX – Manual do 
Colaborador. 
7.2.6. A cultura organizacional deve estar sempre em mente ao realizar e propor mudanças dentro 
da empresa. Deve-se ficar atento ao Quadro de avisos fixado na entrada da empresa (Anexo 
XX) 
7.2.7. Reuniões informais são uma boa forma de conhecer, mais de perto, os seus funcionários. 
7.2.8. Podem ser realizar campanhas em datas festivas, comemorar o aniversário dos colaboradores 
e, ainda, criar iniciativas que estimulem a qualidade de vida dos funcionários, como home of-
fice, horário flexível, day off no dia do aniversário e projetos internos voltados para saúde, 
segurança e bem-estar. 
 
7.3. Confrontar o sistema de comunicação que a direção da empresa crê manter com as comuni-
cações tal qual se dão na realidade e situá-las, umas e outras 
7.3.1. Torna-se, muitas vezes, indispensável uma modificação das estruturas organizacionais. O ar-
ranjo das estruturas verticais quer descendentes, quer ascendentes, consistirá principalmente 
em simplificar as redes inutilmente complexas; em fazer com que, nas obrigatoriamente 
complexas, cada um possua um perfeito conhecimento e uma boa compreensão do sistema 
de conjunto e das razões que fazem com que o mesmo seja mantido. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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8 MONITORAMENTO 
 
O que? Como? Quando? Quem? 
Comunicação interna 
 Preenchimento do Anexo 
XX – Comunicação inter-
na 
Semanal Assessor de imprensa/ comuni-cação 
Quadro de avisos Preenchimento do Anexo XX – Quadro de avisos Semanal 
Assessor de imprensa/ comuni-
cação 
Realização dos treina-
mentos dos colabora-
dores 
Observação Visual da execu-
ção dos treinamentos, com 
preenchimento do RQ XX – 
Ata de Reunião e RQ XX 
- Lista de Presença e 
Treinamentos 
A cada evento Gestor da Qualidade 
 
9 VERIFICAÇÃO 
 
O que? Como? Quando? Quem? 
Manual do colaborador 
Observação visual do preen-
chimento do Anexo XX – 
Manual do colaborador 
Anual Responsável pelo Recursos Hu-manos 
Comunicação interna 
 Observação visual do pre-
enchimento do Anexo XX – 
Comunicação interna 
Mensal Assessor de imprensa/ comuni-cação 
Quadro de avisos 
Observação visual do preen-
chimento do Anexo XX – 
Quadro de avisos 
Mensal Assessor de imprensa/ comuni-cação 
Treinamentos 
Observação visual do 
preenchimento RQ XX – 
Ata de Reunião e RQ XX - 
Lista de Presença e 
Treinamentos 
A cada Evento Gestor da Qualidade 
 
10 AÇÃO IMEDIATA / AÇÃO CORRETIVA 
 
10.1. Criação de um departamento de assessoria de imprensa ou comunicação 
10.1.1.Com ela, é possível conquistar visibilidade positiva e de confiança junto à sociedade, 
fortalecendo a imagem da empresa e a tornando referência no mercado. 
10.1.2.Cabe aos profissionais desse departamento elaborar a política de comunicação, assim como 
Comunicação
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atividades com indicadores mensuráveis que consigam medir a eficácia e eficiência da 
comunicação empresarial. De uma maneira simples, esses profissionais precisam fazer com 
que toda empresa fale a mesma língua. 
 
10.2. Realizar treinamento a todos os funcionários sobre comunicação para poder 
atender bem aos clientes interno e externo. (RQ XX - Lista de Presença e 
Treinamentos) 
 
11 REGISTRO 
 
Os registros da qualidade gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da 
seguinte forma: 
Identificação/ 
Código Armazenamento 
Proteção e 
Recuperação 
Tempo de 
Retenção Descarte 
Anexo XX – Manual do 
colaborador Escritório Pasta específica 12 meses 
 
Lixo 
 
Anexo XX – Comunica-
ção interna Escritório Pasta específica 12 meses 
 
Lixo 
 
Anexo XX – Quadro de 
avisos Escritório Pasta específica 12 meses Lixo 
RQ XX– Ata de Reunião 
e RQ XX - Lista de Pre-
sença e Treinamentos 
Escritório Pasta específica 12 meses Lixo 
 
12. ANEXOS 
 
Anexo XX – Manual do colaborador 
Anexo XX – Comunicação interna 
Anexo XX – Quadro de avisos 
 RQ XX – Ata de Reunião 
 RQ XX - Lista de Presença e Treinamentos 
 
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13. REGISTRO DAS ALTERAÇÕES 
 
Versão Data Descrição Aprovação 
 
 
 
 
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