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ARQUIVO E PROTOCOLO Cada coisa em seu lugar! ATIVIDADE • 1-Como você costuma organizar seus pertences pessoais? • 2-Para você o que significa uma “pessoa organizada.” Descreva. • 3-Como são organizadas as contas da sua casa? • 4-Qual o procedimento que você usa para guardar as contas pagas? • 5-É importante guardar contas pagas, porquê? BOLSA/CARTEIRA/GUARDA ROUPA O que é importante; O que não é importante; O que é necessário; O que não é necessário. • Em Arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais. • No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional. http://pt.wikipedia.org/wiki/Conselho_Nacional_de_Arquivos http://pt.wikipedia.org/wiki/Conselho_Nacional_de_Arquivos http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo_Nacional Finalidade do “ARQUIVO” • Servir a ADMINISTRAÇÃO: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo. • Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa. FUNÇÕES DO ARQUIVO: • Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; • Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação; • Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa; • Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação; • Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; • Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição. ARQUIVAR Guardar em lugar seguro; Conservar na memória; Valor histórico; Valor afetivo pessoal; Os arquivos são necessários à vida de toda organização, independente do seu tamanho. ARQUIVISTA O que Faz? • O arquivista arruma de forma lógica. • Por assunto, ordem alfabética ou cronológica (de tempo) – todo tipo de documentos dentro de arquivos. • Ex: Se um zoológico recebe um novo animal, o arquivista é quem vai guardar (ou deixar pronta) a pasta certa para colocar os documentos do novato. • Se alguém descobre cartas antigas trocadas entre pessoas importantes, é o arquivista que vai identificar a época delas e arrumá-las de um jeito que fique fácil achá-las depois. • Seu trabalho é fundamental para conservar a memória de uma instituição. • O nosso país tem um Arquivo Nacional, onde encontra-se gravações de discursos dos presidentes, mapas das cidades de diferentes épocas, vídeos de grandes eventos e papéis importantes como a Lei Áurea, documento que a Princesa Isabel assinou oficializando o fim da escravidão no Brasil. http://www.not1.xpg.com.br/arquivista-profissao-e-dicas-o-que-faz-importancia-do-arquivo-memoria/ • Arquivos são os documentos produzidos por uma instituição pública ou privada no cumprimento de suas funções. • E participam de 3 fases: a corrente, intermediária e permanente. • Servem como memória, testemunho, prova, podem ter valor histórico , probatório. E participam de forma ativa da administração de organizações. • Os arquivos fazem parte da instituição e tem que ser tratado como tal. Além de ter um grande valor estratégico e diferencial em uma instituição, principalmente na hora de tomar decisão. • Nem todas as pessoas possuem um volume considerável de papéis e documentos que justifique um sistema de arquivamento mas essa não é desculpa para acumular tudo numa gaveta em bagunça. • Se seus papéis são basicamente documentos pessoais, contrato de aluguel, apólices de seguro, contrato de escolas e faculdade, você pode separar por assunto e manter tudo em caixas de arquivo morto, em pastas suspensas numa caixa ou em envelopes numa gaveta. • Determine uma cor para cada pasta e sempre que precisar trabalhar o conteúdo, mesmo que ela tenha etiqueta identificadora, a localização será mais rápida. • Separe seus documentos e arquive em envelopes coloridos. Facilitam a organização e cabem numa gaveta. • Contas a pagar: o ideal é mantê-las numa pasta em ordem cronológica. Se o volume for pequeno, uma pasta sanfonada 1/4 será o ideal. • Para não esquecer desses compromissos, deixe a pasta na gaveta de sua mesa de trabalho ou à vista no ambiente da casa em que você mais ficar. • As contas pagas devem ser arquivadas por tipo/fornecedor/co ncessionária (luz, gás, telefone) e mantidas pelo período legal. Pastas e arquivos são tudo na vida da pessoa que coleciona agendas, diários, aulas. Não esqueça de etiquetá-los! • Essa é a dica do dia! • O dicionário diz que “Arquivar” significa guardar em arquivo, conservar, reter na memória, pôr em lugar conveniente. • No universo da administração, “arquivo” é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações. ARQUIVAR • É um ato realizado no presente tendo em vista o futuro, pois as informações retidas, colocadas “em lugar conveniente”, vão servir para ajudar a diminuir ou esclarecer questões que ainda vão ocorrer. “ARQUIVO” também designa diferentes realidades: Ele pode ser o conjunto de documentos e correspondências que devem permanecer guardados; Móvel que guarda esses documentos; Sala ou lugar onde estão os papéis arquivados. • O arquivo preserva a situação administrativa e fiscal, a memória e a história da empresa e organização que o criou e o mantém. EXEMPLO: • Se um funcionário pretende se aposentar, por exemplo, e não tem papéis que comprovem seu tempo de serviço, os documentos arquivados vão ser muito úteis nesse sentido. • Se houver alguma pendência com relação ao pagamento (ou não) de uma conta telefônica antiga, o arquivo pode localizar essa conta e resolver a dúvida. Principal função do “ARQUIVO” • É servir à administração de uma instituição, qualquer que seja a sua natureza. • Quando a atividade administrativa se extingue (por fechamento da empresa ou qualquer outro motivo), os arquivos passam a desempenhar um novo papel: tornam-se úteis para a cultura e para a história. • Até hoje os historiadores lamentam, por exemplo, que os arquivos referentes à escravidão no Brasil tenham sido destruídos. • Se isso não tivesse acontecido, poderíamos conhecer melhor esse fato tão importante na formação da nossa nacionalidade. • Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: O setor de almoxarifado; O departamento financeiro; Setor de pessoal; etc. • Os métodos de organização de um arquivo podem ser variados: Setor pessoal – método alfabético; Setor de compras – critérios numéricos ou geográficos. • Qualquer que seja a configuração, a forma de organização e o tamanho de um arquivo, as suas funções básicas são sempre guardar e conservar documentos que possam ser usados para atender a interesses pessoais, empresariais ou oficiais Tipos de “ARQUIVO” • Alguns são dedicados a pessoas, outros às instituições, empresas, cidades ou mesmo países. • Assim são muito amplas e variadas as maneiras de classificar os tipos de arquivos. • Os arquivos podem ser: ARQUIVOS PÚBLICOS: • Formados em instituições do governo federal, estadual ou municipal. O Arquivo Nacional - guarda material referenteao país. O Arquivo Estadual do Rio de Janeiro – preserva aspectos da vida administrativa, política e cultural desse estado. ARQUIVOS INSTITUCIONAIS: Pertencem a escolas, igrejas, associações, clubes, organizações não governamentais (ONGS) e organizações sem fins lucrativos. EX: o Arquivo do clube de futebol e Regatas do Flamengo. ARQUIVO EMPRESARIAL Arquivo de firmas, corporações e companhias. EX: o Arquivo do Banco do Bradesco. ARQUIVOS FAMILIARES OU PESSOAIS Preservam correspondência, fotos, cartas, certidões de nascimento, diários, livros e muitos outros documentos afins. Os arquivos pessoais de alguns políticos, músicos, escritores, jornalistas e pesquisadores são tão significativos que costumam ser doados a uma instituição ou mesmo vendidos para bibliotecas. ARQUIVO CORRENTE Guarda a documentação mais atual, consultada com mais frequência, e por isso também é conhecido como arquivo de movimento. Deve ser mantido em local de fácil acesso, justamente para facilitar a consulta. Exemplo de “Arquivo Corrente” • O arquivo de uma empresa de exportação deve abrigar todas as guias e os processos elaborados para viabilizar a venda, no exterior, dos diferentes tipos de produtos com que a empresa lida. Abriga documentos recentes,usado com frequência. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Preserva documentos que vieram do arquivo corrente e, com o tempo, foram deixando de ser usados com frequência. Sua permanência no intermediário é temporária, pois estão aguardando para serem jogados fora ou mandados para o arquivo morto. EX: Documentos reunidos ao longo dos últimos dez anos pelo arquivo do departamento financeiro de uma empresa. ARQUIVO ATIVO • Um arquivo ativo agiliza a gestão diária da papelada. Na hora de lidar com o serviço de administração da semana, você encontrará tudo o que precisa no Arquivo Ativo. ARQUIVO MORTO • Abriga documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso passou a ser apenas esporádico. • São conservados por causa de seu valor histórico e também para fins de pesquisa. • EX: Arquivo da Secretaria de obras que abriga planos para a urbanização do Rio de Janeiro ocorrida no século XIX. De acordo com as características e a natureza daquilo que abrigam, os arquivos também podem ser: ESPECIAIS ESPECIALIZADOS ARQUIVOS ESPECIAIS • Além de documentos de papel, guardam também discos, fitas, disquetes, fotografias, fichas microfilmadas, slides, filmes. • Devem merecer tratamento especial quanto ao armazenamento, registro, acondicionamento, controle e conservação. EXEMPLO DE ARQUIVO ESPECIAL • O arquivo do museu da imagem e do som do Rio de Janeiro contém tesouros preciosos, entre eles músicas gravadas em fitas de áudio, que já deram origem a muitas pesquisas, livros e discos. ARQUIVOS ESPECIALIZADOS • Preservam documentos e também objetos referentes a um assunto especifico, como Medicina,Botânica, Engenharia, Saúde, etc. • EX: O arquivo do parque nacional de Itatiaia, no Sul fluminense, tem sob sua guarda expressivas espécies vegetais, além de animais embalsamado da região. DOCUMENTOS ARQUIVÁVEIS • Documento é todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou empresa no decorrer de suas atividades e que se constitui em elemento de prova ou de informação, sendo, portanto, conservado por essas instituições e seus sucessores para efeitos futuros. • EX: Peças escritas, fotos, desenhos ou mapas produzidos ou recebidos por pessoas físicas. • Os documentos internos gerados por uma empresa podem servir para comunicar decisões,realizar mudanças, participar informações úteis ou novidades sobre o trabalho, comprovar transações envolvendo dinheiro. • EX: CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) RECIBO • É o comprovante que alguém deve assinar quando recebe alguma encomenda, um documento importante, um sedex ou algum pagamento. NOTA FISCAL • Deve acompanhar as remessas de mercadorias expedidas pelo fornecedor. Nela precisam ser relacionados os produtos, as quantidades, os preços e a data da operação. • Precisam ser discriminados os impostos, os descontos e até o valor do frete. • A nota fiscal permite, entre outras coisas, que se troque um produto que foi entregue com defeito. NOTA FISCAL GUIAS DE RECOLHIMENTO • Tipo de boleto usado para pagar os impostos. Para cada imposto há um tipo de guia diferente. REQUISIÇÕES DE MATERIAIS OU PEDIDOS DE COMPRA: Formulários usados internamente para solicitar materiais de consumo ou produtos ao almoxarifado, ou ainda para pedir a compra de materiais que não estão no estoque. A maneira de guardar documentos é muito importante para a sua segurança e conservação. DOCUMENTO ESCRITO Contratos, Certidões, Tabelas, Questionários, Recibos. Devem ser arquivados em pastas e guardados em arquivos de aço. DOCUMENTO ICONOGRÁFICO • Iconografia é a arte e a ciência de representar alguma coisa por meio de imagens.Documentos iconográficos são: Fotos, Quadros, Desenhos, Gravuras, etc. Precisam ser guardados em móveis maiores, de gavetas largas e rasas. Esses móveis são chamados de mapotecas. DOCUMENTO CARTOGRÁFICO • A cartografia é a arte ou a ciência de compor mapas. Os documentos cartográficos são os mapas, também guardados em mapotecas. Os documentos classificam-se quanto a sua natureza: OSTENSIVOS: Aqueles que devem ficar à vista do público, como, por exemplo, um edital de convocação de reservistas para as forças armadas, um comunicado avisando vai faltar água em determinado período em um edifício etc. RESERVADOS: Têm circulação restrita; devem ser enviados apenas às pessoas interessadas no assunto. Ordens específicas para a execução de um projeto de saneamento básico (precisam ser conhecidos apenas pelos técnicos e engenheiros envolvidos). CONFIDENCIAIS Seu tema, ainda que não envolva grande risco de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas. EX: Propostas feitas por uma firma de publicidade para uma concorrência ligada a uma companhia política. SECRETOS Não devem ser conhecidos por todos ou divulgados. EX: Planos ou detalhes sobre operações militares ou fotos aéreas que indicam a localização e a planta de quartéis. O QUE SE ESPERA DE UM BOM “ARQUIVISTA” • Um arquivista não lida apenas com papéis e computadores, mas também com pessoas, já que precisa atender os funcionários da empresa e, em muitos casos, também o público externo, por isso precisa ter: • Gentileza e boa vontade; • Ter paciência, para recuperar informações e localizar documentos; • Concentração e atenção; • Ser discreto. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO • O profissional dessa área deve refletir sobre as atividades cotidianas da empresa ou da organização para a qual trabalha e também sobre os documentos que ele gera, observando principalmente quais são as principais solicitações feitas aos arquivos. • Para quem usa um arquivo, o importante é que possa encontrar aquilo que está procurando. Método Alfabético: Significa arrumar as palavras ou o nome das pessoas a que se referem os documentos levando em consideração a ordem do alfabeto, ou seja, a 1ª, a 2ª e a 3ª letras do alfabeto. • Se na mesma empresa trabalham Magda e Marta, qual das fichas deverá vir primeiro? Como a 1ª e a 2ª letras são iguais a referência será a 3ª letra. • Quando se trata de arquivos grandes, contendo muitos nomes próprios, a postura adotada é arquivar pelo sobrenome, pois fica mais fácil localizar, já que, necessariamente, vão existir muitas Maria e poucos Nascimento, por exemplo. • Almeida, Leandro • Barbosa, João • Cerqueira, Antonio • Machado, Claudio • Nascimento, Ana O Método alfabético é o mais simples de todos segue a ordem com que as palavras são colocadas no dicionário. MÉTODO GEOGRÁFICO • Quando a procedência do documento ou o local onde se desenvolve a transação nele mencionada é o elemento principal, o mais indicado é usar o método geográfico. Belo Horizonte – Minas Gerais – Um prédio de doisandares no centro da cidade. PROTOCOLO • Quando precisamos dar entrada com um documento em uma empresa e precisamos acompanhar o seu fluxo, o processo é iniciar o protocolo. PROTOCOLO Diariamente, empresas e organizações recebem correspondências e documentos por correio, malote, fax, internet. São convites, contratos sociais, comunicados, licitações, informações sobre eventos, propaganda, contas a pagar, correspondência particular de funcionários etc. SETOR DE PROTOCOLO • Registra todos os documentos que chegam e os distribui para os diferentes
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