EBOOK-ManualdaAdmissao

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como fazer e tornar 
esse processo mais ágil
Manual 
completo da 
admissão:
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Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil 2
Índice
Intermediário AvançadoBásico Conteúdo que aborda 
conceitos básicos da área 
de gente e gestão, com 
instruções, práticas e dicas. 
Conteúdo que aborda funções 
e exemplos mais complexos 
para profissionais que 
possuem experiência básica 
na execução de estratégias.
Conteúdo que apresenta 
estratégias avançadas 
e traz compreensão 
aprofundada sobre o tema.
O processo 
na prática
Principais 
desafios da 
admissão
Admissão online 
como aliada
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e navege pelos capítulos
Qual é o grau/nível deste material? 
Admissão: em 
que consiste?
Introdução 
Legislação e 
a admissão 
online
Benefícios 
da admissão 
online
Conclusão
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1. Introdução
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A experiência do candidato começa no primeiro contato com a 
empresa, ainda na etapa de recrutamento. Mas é na admissão 
que o contato torna-se mais direto e o vínculo empregatício é 
realmente construído. Dessa forma, em ambas as etapas é preciso 
prezar por uma boa experiência do candidato, fluída e sem erros.
Para o time de Departamento Pessoal (DP), admitir um novo 
funcionário pode ser trabalhoso. O envio e recebimento de 
documentações, geração de contratos e a busca por assinaturas são 
ações muito manuais e demandam muito tempo. Para a liderança, fica 
cada vez mais claro a necessidade da transformação digital na área.
Mas para ter um processo redondo e dar os primeiros passos 
para uma admissão mais estratégica e com foco em resultados, 
é preciso conhecer a fundo e mapear todas as etapas. Por isso, 
criamos este material para funcionar como o seu manual de 
admissão, onde você encontra as documentações necessárias 
para contratar um funcionário, as etapas desse processo e passos 
para torná-lo mais ágil e estratégico com uma admissão online.
Boa leitura!
Introdução
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A cada nova contratação, ganhe tempo e agilidade para 
focar no que realmente importa: receber as novas pessoas 
colaboradoras. Deixe o operacional com a Gupy.
Admissão 100% digital em um processo 
fluido e encantador. O Gupy Admissão 
é o sistema parceiro para acabar 
com a burocracia no cadastro de 
documentações. deveres resguardados pela 
Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).
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2. Em que consiste 
 a admissão de
 funcionários?
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Após a conclusão da etapa de recrutamento é feito o acordo 
verbal e o próximo passo é dar início à relação de trabalho entre 
colaborador e empresa. Chamamos esse processo de admissão 
de funcionários, que é a formalização do acordo por meio de 
documentações e contratos que concretizam o vínculo empregatício.
Esse é um processo conhecido pela maioria; se você não 
trabalha com admissão, provavelmente ao menos já o vivenciou 
na prática. Isso significa que todos os colaboradores, sendo da 
área ou não, são influenciados por uma admissão bem feita.
E por ser uma das frentes do DP, é responsabilidade da liderança 
garantir a fluidez desse processo e evitar ao máximo possíveis erros, 
gerando assim bons resultados e alcançando as metas estipuladas.
Além do mais, a admissão é importante principalmente por questões 
jurídicas, assegurando que tanto a empresa quanto o colaborador 
estão de acordo com as leis trabalhistas e não sofram punições 
legais. Por outro lado, a admissão também é um dos primeiros pontos 
de contato direto de trabalho entre empresa e colaborador, e precisa 
ser muito bem feita para garantir a melhor experiência possível.
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A necessidade de ter um processo de admissão eficiente
Em alguns modelos de negócio, as contratações mudam 
conforme a demanda de trabalho — negócios influenciados 
por sazonalidade utilizam mais de contratos temporários 
do que por tempo indeterminado, por exemplo.
Outro ponto é o batimento de metas. Para a liderança de 
DP, tão importante quanto admitir um novo funcionário é 
alcançar as metas em relação à satisfação, número de erros 
cometidos e tempo investido no processo. Por isso, é comum 
que as seguintes métricas sejam acompanhadas
• tempo gasto nas admissões; 
• quantidade de admissões realizadas por período;
• satisfação do processo (NPS);
• eficiência do processo (quantidade de 
retrabalho por conta de erros)
Um erro em uma etapa pode influenciar negativamente toda 
a corrente de contratação — que vai do recrutamento até a 
admissão. É fundamental, portanto, conhecer a fundo todo o 
processo de admissão para garantir que tudo esteja correto.
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3. Como a admissão
 acontece na prática 
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Antes de mais nada, é preciso reforçar que, por mais 
que a maioria das admissões dependam de contratos e 
documentações assinadas, nem todas são feitas dessa forma. 
Existem outras duas maneiras conhecidas e válidas: a feita 
por meio de um acordo verbal e a contratação tácita.
O acordo verbal funciona apenas com a verbalização do contrato 
e admissão, sem documentos impressos nem assinaturas. 
Já a forma tácita representa um colaborador não contratado, 
atuando no ambiente de trabalho de forma independente, 
sem que haja um pedido do empregador. Essas duas maneiras 
existem para assegurar que as formas de contratação não 
sejam burladas e os direitos da CLT sejam resguardados.
E saiba que é comum empresas adaptarem o processo 
conforme necessidade. Contudo, existem etapas que não são 
substituíveis e sempre estão presentes em qualquer admissão. 
Essas mesmas etapas são os pontos principais e que demandam 
maior atenção na hora de formalizar uma contratação.
Como primeira etapa, antes mesmo do acordo feito com o 
candidato, é preciso ter o tipo de contrato previamente definido.
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Definindo o tipo de contrato de trabalho 
Ainda no processo de Recrutamento e Seleção, é preciso deixar claro 
para todos os candidatos qual tipo de contratação será feita. Mas 
essa definição vai além do RH: é necessário considerar a necessidade 
da empresa com a vaga, o quanto dedemanda será suprida pelo 
futuro colaborador e qual contrato melhor se aplica à empresa.
Entre as opções de contrato, estão:
• Contrato por tempo indeterminado: esse é o tipo mais 
comum de contratação e não possui uma data de término, 
podendo acontecer o encerramento a qualquer momento 
(respeitando as regras) pelo colaborador ou empresa;
• Contrato de experiência: é a garantia que ambas as partes possuem certeza 
da decisão tomada; o contrato pode durar até, no máximo, 90 dias;
• Contrato temporário: é a contratação que busca suprir demandas sazonais 
e transitórias e aplica-se apenas para negócios de atividade transitória 
ou que a natureza do serviço justifique uma contratação temporária;
• Menor aprendiz: com o intuito de profissionalizar legalmente jovens 
trabalhadores, o contrato de menor aprendiz deve durar, no máximo, 
2 anos, e é voltado apenas para estudantes entre 14 e 18 anos.
Todos os contratos possuem sua relação de trabalho com direitos e 
deveres resguardados pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).
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Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil 12
Criando o termo para oferta de trabalho
Após o fim das etapas de entrevistas e com o tipo de contrato 
definido, chegou o momento de firmar a contratação. 
Aqui, você deverá construir um termo para listar todos os 
pormenores ao empregado, deixando claro remuneração, 
data de início, condições de trabalho e obrigações.
Nesse sentido, as informações que você pode incluir neste termo são:
• remuneração;
• jornada de trabalho;
• prazos;
• data de início;
• condições de trabalho;
• VT;
• VR.
Esse termo é o lugar ideal para esclarecer dúvidas referentes 
a bônus, premiações e benefícios que a empresa possui. E, 
ao enviar o termo, você pode aproveitar e solicitar o exame 
admissional, já que é um documento obrigatório e previsto na 
CLT. Nesse processo, o que será avaliado no funcionário será:
• a pressão arterial;
• batimentos cardíacos;
• registrar o histórico de doença familiar;
• verificar o quadro clínico do futuro colaborador.
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Documentos para a regulamentação do contrato
Com o termo aceito tanto pela empresa quanto 
pelo empregador, agora você precisa de todos 
os documentos necessários para a efetivação do 
contrato. Essa etapa é essencial para todo novo 
funcionário, e a aplicação dos documentos pode ser 
feita tanto de maneira presencial quanto online.
Uma aplicação de documentos feita de maneira 
online agiliza todo a admissão, pois evita viagens 
desnecessárias, reduz o uso de papel e, principalmente, 
elimina os erros do processo. De qualquer forma, os 
principais documentos para formalização do contrato 
de trabalho são conforme checklist ao lado.
cópia do RG;
cópia do CPF;
original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
inscrição no PIS/Pasep;
foto 3×4;
cópia do título de eleitor;
original e cópia da carteira de habilitação (CNH);
cópia do comprovante de endereço;
cópia do comprovante de escolaridade;
original e cópia do registro profissional 
emitido pelo órgão da classe;
cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) 
ou certidão de casamento (caso casado);
cópia do certificado de reservista (para 
homens entre 18 e 45 anos);
original do atestado de saúde ocupacional (obtido 
em uma clínica de exame admissional);
cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
cópia do cartão de vacina e comprovante de 
frequência escolar para filhos de até 7 anos.
Dependendo do tipo de contrato, função e mercado de trabalho, alguns 
outros documentos podem ser necessários. Em outros casos, apenas para 
verificação, a empresa pode solicitar carta de recomendação, certificados 
de cursos e diplomas. P.S: para evitar qualquer tipo de discriminação 
ou constrangimento, informações que não podem ser solicitadas são: 
teste de HIV, teste de gravidez, declaração de SPC e semelhantes.
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Gupy Admissão: 
ágil, encantador 
e digital 
A solução de Admissão da Gupy ajuda você 
a admitir talentos de uma forma 100% digital, 
ágil, segura e de acordo com a LGPD.
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Anotações na CTPS
Com a documentação do funcionário entregue e validada, 
a empresa agora possui 5 dias úteis para anotar as 
informações na CTPS do empregado, seja de forma manual 
ou digital. Após, deverá enviar as informações para o 
Ministério do Trabalho e para a Caixa Econômica Federal. 
As informações a serem anotadas na admissão são:
• informações do empregador;
• cargo;
• data de admissão;
• remuneração;
• condições especiais.
Aplicação no eSocial
nstituído em 2014 e tendo sua obrigatoriedade de uso decretada 
para a maioria dos negócios ao fim de 2019, o eSocial é a plataforma 
para escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e 
trabalhistas das empresas. Tem como intuito facilitar a aplicação 
de inúmeros documentos e contratos de forma digital, antes feita 
diretamente com o Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal.
Na admissão de funcionário, é obrigatório, por parte da 
empresa, informar, no máximo até um dia antes da data de 
início, informações empregatícias do funcionário. Ao enviar, no 
sistema, você poderá acompanhar o progresso da solicitação 
e analisar possíveis erros ocorridos nas documentações.
A implementação do eSocial foi um passo para a digitalização do 
Departamento Pessoal, mas ainda faltam algumas etapas. Para 
aumentar a satisfação do time, melhorar as métricas e automatizar 
processos, alguns desafios ainda precisam ser solucionados!
Ministério do Trabalho e para a Caixa Econômica Federal. 
As informações a serem anotadas na admissão são:
 
Crie o seu fluxograma de admissão 
e tenha um mapeamento visual 
de todo o seu processo.
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4. Principais desafios
 do processo de
 admissão de 
 funcionários
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Nenhum colaborador é contratado antes de passar pelo 
processo de admissão, o que não o isenta de sofrer com 
dores relacionadas a lentidão, erros e falta de escalabilidade. 
Diante disso, tornou-se missão de todo o RH garantir uma 
fluidez dos processos para viabilizar uma experiência 
positiva dos colaboradores, dentro e fora da empresa.
Mas se hoje você precisasse admitir 30 novos funcionários em 
questão de dias, esse seria um motivo de alegria ou desespero? 
Afinal, a admissão de um funcionário é uma função importante 
do Departamento Pessoal, mas que influencia diretamente todas 
as outras áreas da empresa — principalmente quando existem 
prazos a serem cumpridos. Então, a responsabilidade é alta!
E antes de tomar qualquer ação de mudança no processo, é 
preciso entender a fundo o que está ocasionando as dores e, 
a partir daí, pensar em soluções. Por isso, confira a seguiros 
principais desafios do processo de admissão e por que afetam 
diretamente a produtividade do Departamento Pessoal.
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Lentidão e burocracia
A admissão começa ao verbalizar a contratação de um 
funcionário, mas é no envio de documentos que a morosidade 
se inicia. Esse é, parte das vezes, um trabalho muito 
operacional para o Departamento Pessoal (de coleta e análise 
dos documentos) e para os futuros colaboradores (buscar 
a documentação, tirar cópia e levar até a empresa).
A experiência negativa e o trabalho lento e burocrático gera 
frustração em ambas as partes e é um dos maiores desafios. 
O DP perde muito tempo com o processo, deixando as 
ações estratégicas em segundo plano; os colaboradores, 
mesmo felizes pela contratação, possuem a primeira 
preocupação antes mesmo de entrar na empresa.
Dessa maneira, o Departamento Pessoal, além de se responsabilizar 
pela contratação no prazo, precisa também garantir uma boa 
experiência com um processo fluído para o colaborador. E, como 
antes abordado, essa lentidão afeta de forma direta outras 
áreas que esperam ansiosamente pelo novo membro do time. 
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Erros na documentação e muita papelada
Como a maior parte do trabalho de admissão é feita de maneira operacional 
torna-se muito suscetível a erros. A aplicação e validação, feita no eSocial 
pela área de DP, pode levar dias para ser concluída, e, caso haja algum 
documento inconforme, o prazo de contratação é diretamente afetado.
Outro desafio em comum para muitas áreas é o excesso de papelada. Além 
de dificultar a aplicação dos dados dos novos funcionários e a fluidez do 
processo, é uma prática operacional ecologicamente insustentável. Por fim, 
depender da papelada para admissão de colaboradores é uma pedra no 
caminho para o objetivo da digitalização total do Departamento Pessoal.
Experiência negativa para o DP, gestores e colaboradores
Na admissão, o papel do Departamento Pessoal transcende a burocracia que deve 
ser seguida e a experiência dos candidatos — e de todos os envolvidos — torna-
se fundamental. Imagine para o candidato, que após passar por toda a etapa de 
recrutamento precisa submeter-se a um processo moroso e burocrático.
O colaborador, que passou por diversas etapas (na maioria das vezes em 
plataformas/lugares diferentes), entra com uma perspectiva errada e até 
negativa da empresa, o que pode afetar a marca empregadora.
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E claro, precisamos considerar também a experiência 
gerada para a própria área de DP. O processo de 
admissão é constantemente encarado como um mal 
necessário: algo que gera problemas, é trabalhoso mas, 
no fim, é fundamental. Porque sabemos que toda área 
quer ser vista como estratégia e geradora de resultados, 
mas alguns processos impossibilitam que isso aconteça.
É diante desses desafios que a liderança do 
Departamento Pessoal precisa tomar ações que 
viabilizem um processo mais ágil, pouco manual 
e que gere melhores resultados — tanto em 
indicadores como em fluidez do processo. Para 
isso, um caminho que muitos estão traçando 
é a adoção de uma admissão online.
Na busca pela transformação digital no RH, um processo 
de admissão completamente online garante maior 
digitalização da área de DP, reduzindo assim erros, 
tempo investido em tarefas operacionais e aumentando 
a satisfação geral do time e dos novos colaboradores. 
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5. Admissão online: 
 o que é e por que 
 é uma aliada do RH
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Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil 22
Até aqui, percebemos o quanto o processo de admissão 
tradicional é trabalhoso, burocrático e toma muito tempo 
da equipe do Departamento Pessoal. Mas esse cenário 
pode ser diferente com a ajuda da tecnologia, e a admissão 
online chega para facilitar a vida do profissional de RH. 
Mas o que é admissão online?
Imagine-se em um mundo onde o seu candidato não precisa 
se preocupar em tirar diversas cópias dos documentos, onde 
você não precisa lidar com toda essa papelada física. E, além 
disso, onde é possível realizar toda a etapa de contratação 
de forma automatizada, reduzindo as tarefas manuais, 
concentrando todas as informações online em uma única 
plataforma. Com a admissão online, tudo isso já é possível. 
Além desse cenário ideal, a tecnologia ainda permite que: 
• A ficha cadastral seja preenchida pelo próprio colaborador;
• Os documentos sejam enviados de forma 
online via smartphone ou computador;
• O Departamento Pessoal realize todo 
gerenciamento do processo de forma online;
• Todos os dados são armazenados com segurança na nuvem.
A admissão online simplifica o processo de contratação, 
oferece uma melhor experiência nos primeiros contatos entre 
colaborador e empresa e otimiza o tempo do time de DP.
Quer saber como reduzir 
o tempo de admissão de pessoas
colaboradoras? 
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Diferenças entre a admissão online e a tradicional
Transformação - Inovação - Agilidade
A admissão online, além de diminuir os processos manuais 
que ainda fazem parte do dia a dia do RH, transforma a 
experiência de contratação do novo colaborador.
Ao contrário do método tradicional que conhecemos até hoje, 
que possui um processo longo, pouco prático, com muito trabalho 
manual e que toma tempo do time, a admissão online permite 
que o RH estruture suas tarefas de forma mais estratégica e 
analítica, dando mais visibilidade para os seus resultados.
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6. O que diz a lei 
 sobre a Admissão 
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Os documentos digitalizados precisam ter um certificado digital 
para que sejam válidos perante à lei. Isso está descrito na Medida 
Provisória no 2.200-1, de 27 de julho de 2001, assim, é possível 
garantir a autenticidade e a validade jurídica desses documentos.
Ou seja, mesmo documentos impressos que forem digitalizados 
posteriormente, precisam ter esse certificado digital, caso 
contrário, perdem a validade em processos judiciais.
Normalmente, as plataformas que possibilitam que a admissão 
seja feita de forma online, já possuem uma assinatura 
digital certificada que valida todos os documentos.
Admissão de talentos e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)A LGPD entrou em vigor no dia 18 de setembro de 2020, desde 
então as empresas precisam seguir as diretrizes que regulamentam 
a proteção de dados pessoais dos usuários. A Lei, entre diversas 
orientações, deixa claro que os dados coletados, processados e 
compartilhados devem seguir regras de segurança e proteção.
A admissão, um processo que envolve compartilhamento de 
documentos pessoais de colaboradores, também precisa 
estar de acordo com a LGPD e seguindo as boas práticas do 
mercado. Afinal, qualquer erro coloca em risco a segurança 
de informações sigilosas de dezenas de pessoas.
Entre as diretrizes, estão:
• Deixar clara a finalidade do uso dos dados;
• Ter uma utilização de dados adequada à finalidade;
• Os dados coletados devem ser necessários para 
a admissão da pessoa colaboradora;
• A pessoa pode acessar a qualquer momento 
os dados pessoais coletados.
Existem ainda outras regras e diretrizes igualmente importantes 
a essas e que você pode conhecê-las no conteúdo a seguir:
Leia mais: Seu processo de admissão está de acordo com a LGPD?
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7. Os benefícios 
 da admissão online
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A tecnologia tem trazido muitas transformações para 
o setor de RH e a possibilidade de realizar a admissão 
de funcionários de forma digital é uma delas.
Por isso, listamos os principais benefícios que essa nova forma 
traz para o profissional de RH e para a empresa como um todo.
Seguro e de acordo com a LGPD
A troca de documentos por e-mail ou planilhas sujeita informações 
pessoais a riscos de vazamento, podendo gerar inúmeros 
problemas de fraudes e golpes. Por isso, é importante que a 
admissão online seja feita de forma segura, com uma solução 
que siga as normas da LGPD e seja segura contra vazamentos.
Processo mais prático e rápido
Segundo dados do Ibope, a contratação de um novo 
colaborador da forma tradicional pode demorar até um mês 
dependendo da empresa. Além de esperar a documentação do 
funcionário, é preciso validar e armazenar todos os dados. 
Ao utilizar a admissão online, esse processo fica mais 
curto e prático, afinal, tudo é feito já de forma digital, 
com apenas alguns cliques é possível gerenciar toda a 
contratação e a papelada tão conhecida deixa de existir.
Redução dos erros em etapas manuais
Além de desprender tempo preenchendo ficha cadastral, 
validando e armazenando a documentação, o profissional 
de RH ainda precisa conferir com atenção todos os 
dados para verificar se nenhum erro aconteceu. 
Com uma admissão digitalizada, a possibilidade de erro é 
mitigada, afinal, há uma diminuição das tarefas manuais e todos 
os documentos estão concentrados em um único lugar.
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Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil 28
Aumento da produtividade 
O RH consegue ser mais produtivo ao diminuir as tarefas 
manuais, a admissão digital auxilia para que esse processo 
seja feito de forma mais ágil, permitindo que o time foque em 
atividades mais estratégicas e na entrega de resultados.
Redução de custos para empresa e para o novo colaborador
Na admissão tradicional, é preciso ter uma cópia impressa de 
todos os documentos, além de validar e armazenar toda essa 
papelada. Algumas vezes, a empresa realiza essas impressões, em 
outras o novo colaborador precisa arcar com o valor das cópias.
Além disso, existe um gasto de deslocamento do funcionário que 
precisa ir até a empresa para realizar a entrega da documentação 
e um gasto de tempo do RH para organizar tudo isso. 
Já com a admissão online, tudo é feito de forma digital, 
sem precisar imprimir papéis ou perder tempo arquivando 
documentos. Tudo fica armazenado com segurança na nuvem.
RH mais estratégico
A admissão online faz parte da transformação digital que o RH 
tem passado nos últimos anos. Tornando a área mais estratégica, 
com um mindset voltado a dados, dando mais visibilidade 
para empresa sobre os resultados alcançados pelo time. 
Experiência positiva para o DP, gestores e colaboradores
Com um processo mais otimizado, a experiência 
passa a ser positiva para todos os envolvidos.
O novo colaborador tem uma experiência de contratação 
encantadora e já chega mais engajado para o novo emprego. 
Os gestores de RH conseguem ter uma visibilidade melhor 
das entregas e resultados do time e o DP consegue 
organizar seu dia para executar não só tarefas necessárias, 
como a admissão, mas também projetos estratégicos 
que elevam o nível do RH para um novo patamar.
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Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil 30
O processo de admissão é essencial para 
qualquer empresa, mas não precisa ser doloroso, 
burocrático e nem consumir o profissional do DP. É 
possível tornar essa experiência mais ágil, prática 
e encantadora com o auxílio da tecnologia. 
Toda essa transformação digital que vem 
acontecendo, permite que o RH torne-se uma área 
mais estratégica, garantindo melhores resultados 
que impactam diretamente em toda a companhia. 
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O conhecimento 
não acaba aqui 
Onboarding: Transformação 
digital:conheça esse processo 
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o papel central do RH 
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