PET 2 GESTÃO DE DOCUMENTOS

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SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAÇÃO DE MINAS GERAIS 
 
 PLANO DE ESTUDO TUTORADO 
 COMPONENTE CURRICULAR: Gestão de Documentos e Arquivística 
 PROFESSOR: Iana Arruda Fernandes 
 ANO DE ESCOLARIDADE: 2021 
 PET VOLUME: II 
 NOME DA ESCOLA: E. E. Cel. José Venâncio de Souza 
 ESTUDANTE: TURNO: Noturno 
 TURMA: Técnico em Ser. Públicos TOTAL DE SEMANAS: 10 
 MÊS: Outubro a Dezembro 
 NÚMERO DE AULAS POR SEMANA: 3 
 
SEMANA 1 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Gestão de Documentos 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer e compreender a gestão de documentos seus princípios e importância. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
 
QUAIS PRINCÍPIOS, DEVEMOS MANTER AO GERIR UMA DOCUMENTAÇÃO? 
O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também 
é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo 
de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o 
desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo: reunião 
das Prestações de Contas de determinado Projeto em um único documento). 
 
 
 
 
 
QUAIS DOCUMENTOS PODEM SER ELIMINADOS/DESCARTADOS EM UMA 
ORGANIZAÇÃO/EMPRESA PRIVADA? 
Independente do suporte (papel, microfilme, digital), os documentos a serem descartados, 
sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de 
Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem 
descartados. 
 
QUAIS DOCUMENTOS PODEM SER ELIMINADOS/DESCARTADOS EM UMA 
ORGANIZAÇÃO PÚBLICA? 
 
Assim como nas empresas privadas, isso independe do suporte (papel, microfilme, digital), 
dos documentos a serem descartados, sendo que estes sempre serão definidos pela 
Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de 
forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados. O que torna o 
descarte diferente nos órgãos públicos, é o fato do mesmo ter que publicar no Diário Oficial, 
quais documentos estão sendo eliminados com uma antecedência de 30 a 90 dias. 
 
QUAIS AS VANTAGENS DE UM SISTEMA ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS? 
Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato 
da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, 
é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais 
rápida, fácil e intuitiva. 
 
QUAIS AS MELHORES PRÁTICAS PARA ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS 
FÍSICOS? 
 
Para fazer um armazenamento de documentos de forma eficiente, é necessário o uso de 
máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção 
e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e 
recursos financeiros para a realização da tarefa. 
 
 
 
 
 
POR QUE APENAS O ARQUIVISTA PODE REALIZAR A AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO 
(GUARDA PERMANENTE OU ELIMINAÇÃO) DOS DOCUMENTOS DE UMA 
INSTITUIÇÃO? 
Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 
82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em 
Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso 
Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão 
documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos 
documentos. 
 
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS – SIGAD 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão 
arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software 
particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos 
por encomenda, ou uma combinação destes. 
O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e 
documentos convencionais, incluindo operações como: captura de documentos, aplicação 
do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e 
destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a 
preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais 
confiáveis e autênticos. 
“Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou 
pessoa, no curso de sua atividade, e preservado para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade 
que poderão oferecer no futuro.” 
Marilena Leite Paes 
 
“Dá-se o nome de arquivo não só ao lugar onde se guarda a documentação, como à reunião de documentos 
guardados. Portanto, arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando à facilidade de encontrá-
lo, quando procurado.” 
Heloísa Almeida Prado 
 
“Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, 
pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 
Dicionário de terminologia Arquivística. Arquivo Nacional 
 
 
 
Podemos destacar, ainda, que os documentos de arquivo comprovam as atividades ou 
transações que a pessoa/instituição acumuladora realizou ao longo de sua existência. Essa 
é uma característica dos documentos de arquivo. Cada documento que você arquiva serve 
para provar algo que você realizou. Sua certidão de nascimento serve para provar que você 
nasceu, seu diploma de graduação serve para provar que você concluiu aquele curso 
superior ou, ainda, um recibo pode servir para provar um pagamento realizado. 
 
Portanto, se considerarmos o conceito apresentado, chegamos às seguintes conclusões: 
 
1) Arquivo é um conjunto de documentos; 
 
2) Não apenas as empresas têm arquivo. As pessoas físicas também acumulam documento 
ao longo de sua vida e formam seus arquivos; 
 
3) Cada documento comprova alguma atividade realizada pela entidade acumuladora; 
 
4) Os documentos são registrados nos mais diversos suportes (ou materiais), e não apenas 
em papel. 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 
1. OBSERVE ATENTAMENTE A IMAGEM: 
 
 
 
a) Que tipo de arquivo essa quadrinha representa? 
b) Você confiaria um cargo de arquivista à alguém com esse perfil profissional? 
c) Descreva como seria a maneira correta de arquivamento desse documento. 
 
 
 
 
SEMANA 2 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Conceitos básicos de Gestão de Documentos 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer e compreender conceitos básicos de gerenciamento de documentos. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
 
A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e 
recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício das suas atividades, 
independentemente do suporte em que a informação se encontra registrada. 
 
“Quando não há organização, as mais modernas tecnologias não causam o efeito esperado no contexto da 
gestão de documentos”. (Cenadem) 
 
“Gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção 
documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo 
e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos”. 
(Arquivo Nacional, 1995). 
 
Schellenberg (1973, p. 75) inicia um dos capítulosde seu clássico Arquivos modernos. 
Princípios e técnicas com a seguinte afirmação “desde que se começou a registrar a 
história em documentos, surgiu para o homem o problema de organizá-los”. Silva et 
al. (1999, p. 28), nessa mesma linha, esclarecem que “na realidade, ao longo dos tempos, 
o Homem sempre teve necessidade de organizar os registros da sua atividade e de criar 
meios eficazes para aceder ao respectivo conteúdo”. 
 
A gestão de documentos tem suas origens no final do século XIX, no entanto, o seu 
desenvolvimento teórico e prático ocorre apenas após a segunda guerra mundial, nos 
Estados Unidos e Canadá, com o objetivo de resolver os problemas relacionados aos 
gastos crescentes, e problemas administrativos de utilização e armazenamento 
 
decorrentes do crescimento extraordinário da produção e do acúmulo de documentos na 
administração pública. Nesse contexto, também emerge o conceito das três idades 
documentais ou ciclo vital dos documentos. 
 
As três etapas da gestão documental: 
 
A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. 
 
1a Fase – Produção de documentos: Esta fase é particularmente importante. Visa: 
a) prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos 
documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados; 
b) intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários; 
 
c) garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos; 
d) assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao 
longo de todo o ciclo de vida dos documentos. 
 
2a Fase – Utilização dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de 
documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. A 
segunda fase abrange medidas para assegurar: 
 
a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar 
das funções da instituição; 
b) uso efetivo da informação e arquivos correntes; 
 
c) seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos 
 
3a Fase – Destinação dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre 
quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado. 
Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem 
 
 
ser retidos por razões administrativas ou legais. Programas de destinação de documentos 
devem reunir as seguintes atividades: 
 
a) identificação e descrição de documentos por séries ou classes; 
 
b) listagem destas séries e classes para retenção ou destinação; 
 
c) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente; 
d) eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente; 
e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística. 
 
Essas atividades geram uma economia tangível e poupa gastos mais rapidamente do que 
muitos outros elementos da Gestão de Documentos, especialmente se associados ao uso 
de depósitos de arquivo intermediário (RHOADS, 1989). 
 
Ciclo vital dos documentos ou teoria das três idades 
 
Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para 
cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. 
Essas fases são estabelecidas de acordo com a vigência administrativa, a frequência de 
consulta e os valores primários e secundários dos documentos. 
 
 
 
 
Primeira idade ou fase corrente (ativa): 
 
É constituída pelo conjunto de documentos indispensáveis à manutenção das atividades 
cotidianas de uma administração. 
Está estreitamente ligada aos objetivos imediatos para os quais os documentos foram 
produzidos e por esse motivo deve permanecer o mais perto possível do produtor (setores de 
trabalho), pois é utilizado com muita frequência pela administração. 
 
Principais características do acervo na fase corrente: 
 
• Documentos vigentes; 
 
• Consultas frequentes; e 
 
• Acesso restrito 
 
 
 
 
Segunda idade; fase intermediária, arquivo intermediário (semi-ativa): 
 
É constituída pelo conjunto de documentos que, por não serem mais necessários à 
manutenção das atividades cotidianas, mas que devido a questões administrativas, legais 
e financeiras aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. 
Apresenta pouca frequência de uso pela administração. 
Documentos nessa fase deverão ser transferidos dos setores de trabalho para a custódia 
do Arquivo Intermediário (unidades de arquivo judicial e administrativo da Seção de Gestão 
Documental). 
 
Principais características do acervo na fase intermediária: 
 
• Período final de vigência; 
• Longos prazos de guarda; 
 
• Consultas pouco frequentes; 
 
• Documentos que aguardam a destinação final; e 
 
• Acesso restrito. 
 
 
Terceira Idade ou Fase Permanente (inativa): 
 
É constituída pelo conjunto de documentos, que em função do seu valor de pesquisa, 
probatório e informativo são preservados definitivamente. Nesta fase não há restrição de 
acesso. Também é chamado de Arquivo Histórico. 
A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, institui a política nacional de arquivos públicos e 
privados, em dispõe: Art. 10: Os documentos de valor permanente são inalienáveis e 
 
 
imprescritíveis. Em outras palavras, eles não podem ser doados e nunca perdem o valor ou 
a validade. 
 
Principais características do acervo na fase permanente 
 
◦ Documentos sem vigência administrativa; 
 
◦ Documentos inalienáveis e imprescritíveis (públicos e privados); 
 
◦ Acesso franqueado, fonte de pesquisa (salvo exceções); 
 
 
A gestão de documentos no âmbito do TRT 8 
 
A Seção de Gestão Documental – SeDOC, (antiga Seção de Arquivo Geral), é o órgão 
especializado, vinculado a Secretária-geral Judiciária, que possui a finalidade de executar 
atividades de apoio técnico e logístico em relação a gestão dos documentos. 
A mudança no nome da Seção não representou uma intervenção sistêmica na gestão 
documental, visto que, a SeDOC não atua como deveria no “conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de 
documentos em fase corrente1 e intermediária2, visando sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente3, que compreendem a gestão documental. 
As atividades da Seção de Gestão Documental estão delimitadas ao funcionamento do 
Arquivo Geral, que deveria ser um arquivo de fase intermediária ou Arquivo Intermediário – 
também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo – que mantém acervos 
arquivísticos, que aguardam temporariamente, sua destinação final4. Contudo, acumula 
inadequadamente acervos das três fases do ciclo vital dos documentos5. 
 
Assim, visamos coibir a ausência de classificação/avaliação e cumprimento de prazos 
de guarda no arquivo corrente, ou seja, nas unidades produtoras/acumuladoras (setores 
de trabalho), pois, os documentos transferidos ao arrepio da Resolução TRT8 043/2012, 
acumulam e sobrecarregam o Arquivo Geral, com acervo arquivístico ainda não: 
 
1 Fase corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor 
primário, é objeto de consultas frequentes pelo órgão que o produziu. 
 
2 Fase intermediária: conjunto de documentos que não sendo de uso frequente nas 
unidades acumuladoras, por razões de interesse administrativo, aguardam no Arquivo 
Geral do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente; 
 
3 Fase permanente: conjunto de documentos de valor secundário, probatório e informativo, 
sem restrição de acesso, que devem ser definitivamente preservados no Arquivo. 
 
4 Destinação Final: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos 
documentos para guarda permanente (histórica), ou eliminação. 
 
5 Teoria segundo a qual os arquivos: sãoconsiderados correntes, intermediários ou 
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a 
identificação de seus valores primário e secundário submetido à classificação/avaliação, 
que, em grande parte, estaria destinado à eliminação. 
 
As vantagens e benefícios estratégicos da gestão documental para a qualidade dos 
produtos e serviços da justiça do trabalho da 8ª Região vão além da economia de recursos, 
na medida em que, também permite segurança e celeridade para a recuperação da 
informação e tomada de decisão, promove a transparência administrativa, comprova 
direitos individuais e coletivos, registra a memória institucional e otimiza a função social dos 
arquivos. 
 
Arquivo Geral (fase intermediária) 
 
A noção de arquivo intermediário é o ponto mais pragmático da gestão de 
documentos, na medida em que soluciona os problemas imediatos de acumulação 
de documentos judiciais e administrativos nos setores de trabalho. 
 
A gestão documental no Arquivo Geral (intermediário e permanente) consiste na 
implementação de normas e rotinas de transferência, recolhimento e eliminação de 
documentos, de acordo com prazos estabelecidos por procedimentos de avaliação, seleção 
e destinação. 
 
 
 
Nos depósitos de armazenamento intermediário, ainda lidamos com documentos 
pertencentes às unidades que os geraram, e que essa pode requisitá-los a qualquer 
momento, ainda que com baixa frequência. Dessa forma, mantêm-se, na fase intermediária, 
a organização física dos documentos e os instrumentos de pesquisa utilizados na fase 
corrente. 
 
Ao transferir a documentação ao arquivo intermediário, a unidade administrativa ou judicial 
está delegando a responsabilidade de conserva- lá, sem, contudo, abrir mão de sua 
propriedade e do direito de consultar ou autorizar o acesso aos documentos arquivados. 
 
O arquivo intermediário não tem autonomia para destinar os documentos por ele custodiado 
sem autorização expressa da fonte geradora. Por outro lado, é senso comum na 
comunidade arquivística que a unidade de depósito intermediário não receba documentos 
que não tenham sido classificados/avaliados e destinados pela unidade 
produtora/acumuladora. 
 
As vantagens da implantação do sistema de arquivo intermediário residem em: 
 
1. economia de espaço e de recursos materiais, já que os depósitos devem localizar-se fora 
dos prédios da Sede, de preferência onde o metro quadrado seja o mais barato possível, 
utilizando-se mobiliário (estantes) e unidades de acondicionamento (caixas de arquivo) que 
possibilitem o aumento significativo da densidade de arquivamento, comparando-se aos 
escritórios; 
2. aproveitamento do espaço físico nos prédios da Sede, antes ocupado por documentos; 
3. reutilização do mobiliário e unidades de acondicionamento nos arquivos correntes; 
4. agilidade de recuperação da informação contida na documentação corrente – tendo em 
vista a redução do seu volume a partir da transferência para o arquivo intermediário – e na 
documentação intermediária, com a eliminação ou o recolhimento de documentos para a 
guarda permanente. 
 
 
 
 
Oportunidades de melhorias no Arquivo Geral: 
 
▪ Incrementar ferramentas tecnológicas de gestão, que substitua controles arcaicos, 
manuscritos em livros; 
▪ Observar obrigatoriamente a normatização e os procedimentos de Gestão Documental; 
▪ Tratar a enorme Massa Documental Acumulada – MDA; 
▪ Incrementar infraestrutura material e de pessoal; 
▪ Valorizar a gestão integrada e, a Seção de Gestão Documental; 
▪ Incrementar controle de condições ambientais e prevenção de sinistros; 
▪ Elaborar instrumentos de Pesquisa (acervo de guarda permanente; 
▪ Implementar atividades educativas e de referência. 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 De acordo seu ponto de vista, concorda com a citação e conceito de gestão de 
documentos do seguinte autor e fonte, se sim, justifique. 
 
“Gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção 
documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar 
ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por 
excelência dos arquivos”. (Arquivo Nacional, 1995). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEMANA 3 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: O Problema da massa documental acumulada (MDA) 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer e compreender os problemas que causam a documentação acumulada e sua 
fundamentação legal 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
A massa documental acumulada (MDA), composta por documentos remanejados dos 
setores de trabalho e depositados no Arquivo, sem que haja qualquer tratamento na fase 
corrente, é o nosso maior gargalo, pois acarreta prejuízos operacionais, informacionais e 
financeiros. 
 
Contudo, não basta apenas tratar e organizar a MDA, devemos extinguir as condições que 
implicam na sua formação, problema a ser resolvido na origem, com tratamento técnico 
adequado na fase corrente (setor de trabalho que produziu/acumulou o documento), 
principalmente a classificação/avaliação documental, que propicie a adequada destinação, 
com a eliminação dos documentos desprovidos de valor secundário e/ou o recolhimento e 
descrição dos documentos de guarda permanente. 
 
Assim, com base nas diretrizes e instrumentos do Conselho Nacional de Justiça CNJ, por 
meio do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário 
PRONAME, elaboramos e publicamos a Resolução TRT 043/2012, que regulamenta as 
atividades de arquivo, estabelecendo, entre outros procedimentos, a 
classificação/avaliação como pré-requisito para o aceite de transferência de acervos das 
unidades organizacionais ao Arquivo. 
 
 
 
 
 
 
Em que pese a carência de capacitação e sensibilização capaz de motivar a mudança na 
mentalidade dos servidores e gestores, atualmente, podemos contar com diretrizes claras 
e instrumentos, que sendo efetivamente aplicados interrompem o acúmulo desordenado de 
documentos nos setores de trabalho e o aumento da nossa MDA, ambos decorrentes da 
ausência de gestão nos arquivos correntes. 
Instituídas as condições para inibir o aumento desordenado da MDA sob a nossa custódia, 
temos condição de enfrentar o desafio de tratá-la. 
 
Fundamentação legal 
 
No Brasil, a gestão de documentos tem o seu marco jurídico a partir da promulgação da 
Constituição Federal de 1988, Art. 5º, inciso XXXIII e, da publicação da Lei 8159 de 1991, 
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: 
 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. (BRASIL. Lei 8159/91). 
 
No âmbito do Poder Judiciário, a Recomendação Nº 37, de 15 de agosto de 2011, do 
Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Disponível em: 
http://www.cnj.jus.br/images/stories/docs_cnj/recomendacoes/reccnj_37.pdf Recomenda 
aos Tribunais a observância das normas do Programa Nacional de Gestão Documental e 
Memória do Poder Judiciário (PRONAME) e de seus instrumentos. 
A finalidade do PRONAME é implementar uma política de gestão documental que atenda 
às peculiaridades do Poder Judiciário Brasileiro. 
No âmbito da Justiça do Trabalho da 8ª Região, a Resolução TRT8 n 043/2012, dispõe 
sobre as atividades de arquivo, a capacitação e a prestação de assistência técnica em 
gestão de documentos. 
Responsabilidades 
 
 
 
 
Constitui atribuição dos agentes públicos a gestão da documentação produzida ou recebida 
pela instituição, e o descumprimento da normatizaçãoaplicável gera responsabilização, 
destacando-se as seguintes sanções e penalidades previstas: 
 
• Lei n. 8.159/1991 – Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, 
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e social. 
• Lei n. 9.605/1998 – Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I 
 
- Bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II – arquivo, 
registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato 
administrativo ou decisão judicial: Pena – reclusão, de um a três anos, e multa. 
• Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, 
sem prejuízo da multa. 
 
• Código Penal – Art. 153 – Divulgar alguém, sem justa causa, conteúdo de documento 
particular ou de correspondência confidencial, de que é destinatário ou detentor, e cuja 
divulgação possa produzir dano a outrem: Pena – detenção, de um a seis meses, ou multa. 
§ 1º Somente se procede mediante representação. 
• (Parágrafo único renumerado pela Lei nº 9.983/2000) § 1º-A. Divulgar, sem justa causa, 
informações sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou não nos sistemas 
de informações ou banco de dados da Administração Pública: 
• (Incluído pela Lei nº 9.983/2000) Pena – detenção, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa. 
(Incluído pela Lei nº 9.983/2000) § 2º Quando resultar prejuízo para a Administração 
Pública, a ação penal será incondicionada. (Incluído pela Lei nº 9.983/2000) Art. 154 – 
Revelar alguém, sem justa causa, segredo, de que tem ciência em razão de função, 
ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem: Pena - 
detenção, de três meses a um ano, ou multa. 
• Parágrafo único - Somente se procede mediante representação. 
 
 
 
• Lei n. 9.296/1996 – Art. 10. Constitui crime realizar interceptação de comunicações 
telefônicas, de informática ou telemática, ou quebrar segredo da Justiça, sem autorização 
judicial ou com objetivos não autorizados em lei. Pena: reclusão, de dois a quatro anos, e 
multa. 
 
Objetivos da gestão de documentos na Justiça do Trabalho: 
 
De acordo com o Manual de Gestão Documental da Justiça do Trabalho, constituem 
objetivos da gestão de documentos: 
 
 Organizar, de modo eficiente, a geração, o gerenciamento, a manutenção e a 
destinação dos documentos, assim como o acesso a eles; 
 Transformar dados operacionais sem qualquer tratamento em informações; 
 Padronizar espécies, tipos e classes e assuntos de documentos; 
 Descrever, classificar e avaliar documentos, mediante a utilização de normas e 
planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas; 
 Agregar valor para a gestão do conhecimento institucional; 
 Assegurar segurança e acesso às informações produzidas; 
 Racionalizar o uso do espaço (físico e lógico) e o fluxo documental; 
 Adotar critérios padronizados de transferência e de recolhimento dos documentos e 
processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão 
documental; 
 Garantir o uso adequado das técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos 
com a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas informatizados de Gestão de 
Processos e Documentos (MoReq-Jus); 
 Assegurar o acesso à informação administrativa quando e onde se fizer necessário 
à Administração Pública e aos cidadãos; 
 Aplicar instrumentos de classificação e destinação final ao acervo documental 
visando a preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, 
à memória nacional e à garantia dos direitos individuais; 
 
 
 
 
 Selecionar a documentação, eliminando os documentos que não tenham valor 
administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico; garantir a preservação e o acesso 
aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor secundário; 
 
 Orientar quem produz e utiliza os documentos da Justiça do Trabalho sobre os 
fundamentos e instrumentos do PRONAME; e 
 Atuar juntamente as áreas de TI-Tecnologia da Informação para assegurar a 
implementação dos critérios de segurança, o trâmite a guarda e a disponibilização 
das informações. 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 Cite 2 objetivos da gestão de documentos que você considera mais importante: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEMANA 4 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Definição de Documento 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer a definição de documento avançado e suas características. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
 
Definição de documento 
Documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. 
Definição de documento de arquivo 
Documento produzido ou recebido por instituição, pública ou privada, pessoa ou família, no 
desempenho de suas atividades, que constitua elemento de prova ou de informação, 
independentemente da natureza do suporte. 
 
Características dos documentos de arquivo: 
 
Unicidade: cada documento de arquivo assume um lugar único no conjunto documental ao 
qual pertence. 
Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas 
acumulados de modo natural no curso das ações de maneira contínua, em função dos seus 
objetivos. 
Organicidade: relação natural de interdependência em relação aos documentos do seu 
conjunto. 
Autenticidade: capacidade de se provar que um documento é o que diz ser, está ligada á 
criação, tramitação, uso e guarda. 
Quanto a natureza, os documentos de arquivo podem ser classificados como: 
 
 
 
Sigilosos: documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. 
 
Ostensivos: documento sem qualquer restrição de acesso. 
 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 Elabore um plano de ação como gestor de departamento pessoal, com as definições 
de arquivamento de documentação pessoal dos funcionários. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEMANA 5 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Classificação dos documentos de arquivo – quanto ao gênero 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer a classificação de documentos. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
Classificação dos documentos de arquivo – quanto ao gênero: 
 
Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos; 
 
Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de 
imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, 
contendo imagens em movimento. Exemplos: filmes e fitas videomagnéticas. 
 
Cartográficos: os que contêm representações gráficas (mapas, plantas, perfis e fotos 
aéreas). 
 
Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros 
fonográficos. Exemplos: discos e fitas audiomagnéticas. 
 
Iconográficos: Fotografias e gravuras (imagens fixas). 
 
Digitais: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema 
computacional. 
 
 
 
 
 
Importância do documento de arquivo: 
 
• Provas de ações; 
• Garantia de direitos e cidadania; 
• Controle e melhoria das atividades; 
• Fonte de pesquisa científica; 
• Registro da memória institucional. 
 
Definições de arquivo: 
 
Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma instituição, pública ou 
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da 
natureza do suporte. 
 
 
Móvel destinado à guarda de documentos. 
Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o Processamento técnico, a 
conservação e o acessoa documentos. 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 Quais são as definições de arquivos? 
 Cite 2 importâncias do documento de arquivos: 
 
 
 
 
 
 
SEMANA 6 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Tema: Arquivologia - Gestão da Informação, Gestão de 
Documentos e Gestão de Arquivos 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer a arquivologia. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
Acesse o link: (23) Arquivologia - Gestão da Informação, Gestão de Documentos e Gestão 
de Arquivos - YouTube e responda: 
 
 Qual o valor da informação? 
 Qual o conceito de gestão de documentos? 
 Para Michel Duchein, a simples produção de documentos não define necessariamente 
um arquivo. O contexto dessa ocorrência, as circunstâncias que levou à criação dos 
documentos e os controles que se sucederam são outros fatores relevantes para o 
arquivista. Nesse sentido, a adoção de critérios sobre identidade jurídica, mandato 
oficial, posição hierárquica definida, alto grau de autonomia e organograma são 
parâmetros para qual etapa do processamento técnico de acervos arquivísticos? 
 
A) Respeito à ordem original. 
B) Identificação de fundos. 
C) Prospecção arqueológica. 
D) Descrição arquivística. 
E) Classificação arquivística. 
 
 Quais os métodos de arquivamento? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
https://www.youtube.com/watch?v=BwSBGI1AhuQ
https://www.youtube.com/watch?v=BwSBGI1AhuQ
 
 
SEMANA 7 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Técnicas de arquivamento de documentos 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer as técnicas de arquivamento e sua importância. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
 
Realizar a gestão eficiente de documentos é um dos maiores desafios das empresas, 
pequenas ou grandes, já que muitas vezes o fluxo de informações é intenso e faz-se 
necessário desenvolver técnicas de arquivamento de documentos para lidar com o grande 
volume gerado. 
Para isso, no entanto, é fundamental entender a importância do arquivamento eficiente de 
documentos e conhecer algumas das técnicas mais utilizadas para gerir documentos 
arquivados e as vantagens oferecidas por elas. Selecionamos informações sobre a 
importância do arquivamento eficiente de documentos e apresentamos algumas técnicas 
de arquivamento que você deve utilizar na sua empresa. 
 
Entenda a importância do arquivamento eficiente de documentos 
Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de 
documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles 
podem ser necessárias a qualquer momento. Em função disso, é essencial contar com 
critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. Isso se 
deve ao fato de que, muitas vezes, a necessidade de verificar uma informação ou mesmo 
de consultar um documento arquivado surge durante as operações do negócio e de forma 
urgente, sendo importante mantê-los organizados de forma eficiente. 
 
https://www.eboxdigital.com.br/blog/como-organizar-as-informacoes-sigilosas-da-sua-empresa/
 
 
Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizar 
Explicamos aqui algumas das técnicas de arquivamento que você deve aplicar na 
organização de documentos arquivados da sua empresa, com o objetivo de facilitar a 
consulta e o gerenciamento das informações. 
1. Arquivamento por assunto 
Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por 
assunto. Como o próprio nome já adianta, essa técnica consiste em realizar o arquivamento 
dos documentos de acordo com o assunto tratado neles. Isso permite agrupar documentos 
que tratem de assuntos correlatos e permite encontrar informações completas sobre 
determinada matéria de forma simples e direta, sendo especialmente interessante para 
empresas que lidam com um grande volume de documentos de um mesmo tema. 
2. Método alfabético 
Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método alfabético, 
que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética 
desses, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente. Como a própria denominação já 
indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome. Estamos falando sobre 
um método muito usado nas empresas por apresentar a vantagem de ser rápido e simples. 
No entanto, quando se armazena um número muito grande de informações, é comum que 
existam alguns erros. Isso acontece devido à grande variedade de grafia dos nomes e 
também ao cansaço visual do funcionário. Para que a localização e o armazenamento 
dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar esse método com a escolha 
de cores. Dessa forma, fica mais simples encontrar a letra procurada. Esse método é 
conhecido como Variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o objetivo de 
facilitar a localização e a recuperação dos documentos. Vale lembrar que essa é somente 
uma variação do método alfabético. É possível, ainda, combinar esse método ao de 
arquivamento por assunto, usando a ordem alfabética para subdividir a organização. 
3. Método numérico 
O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas 
que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número 
sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um 
 
https://www.eboxdigital.com.br/blog/como-tornar-o-fluxo-de-documentos-mais-inteligente-em-sua-empresa/
https://www.eboxdigital.com.br/blog/4-dicas-de-organizacao-do-ambiente-de-trabalho/
índice numérico previamente determinado. Como o próprio nome indica, esse método é 
aquele usado quando os documentos são ordenados por números. É possível escolher três 
formas distintas de utilizá-lo: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal. 
 
Método numérico simples 
Esse método é usado quando o modo de organizar é feito pelo número da pasta ou do 
documento em que ele foi arquivado. É muito utilizado na organização de prontuários 
médicos, filmes, processos e pastas de funcionários. 
Método numérico cronológico 
Um método usado para fazer a organização dos documentos por data. É extremamente 
utilizado para organizar documentos financeiros, fotos e outros arquivos em que a data é o 
elemento essencial para buscar a informação. 
Método numérico dígito-terminal 
A partir do momento em que se faz uso de números maiores, com diversos dígitos, o 
método simples não é eficiente. Isso ocorre porque ele acaba se tornando trabalhoso e 
lento. Por isso, nesse caso, o mais indicado é utilizar o método dígito-terminal. Nesse 
método, a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos. Quando esses são 
idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois dígitos anteriores. Isso acaba tornando o 
arquivamento mais ágil e eficiente. 
4. Método eletrônico 
O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando 
sua digitalização — o que permite não só organizá-los de diversas formas distintas e de 
acordo com o método que mais se encaixa na organização e nas necessidades da 
empresa, mas fazer sua gestão online e até mesmo remota. 
5. Método geográfico 
Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por 
meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu 
local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, duas normas precisam 
ser empregadas para que o método geográfico seja utilizado de forma adequada. 
 
 
 
https://www.eboxdigital.com.br/blog/4-dicas-para-a-empresa-alcancar-a-padronizacao-de-processos/
https://www.eboxdigital.com.br/blog/cloud-computing-descubra-sua-importancia/
 
Norma do método geográfico 1 
Quando os documentos são organizados porpaís ou por estado, eles precisam ser 
ordenados alfabeticamente. Dessa forma, fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale 
também para as cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem 
alfabética. Nesse caso, as capitais precisam aparecer no início da lista, uma vez que elas 
são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos. 
Norma do método geográfico 2 
Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há 
a exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. 
Entretanto, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde precisa aparecer na 
identificação. 
6. Método temático 
Esse é um método que propõe a organização dos documentos por assunto. Assim, a 
classificação é elaborada pelos assuntos e temas básicos, que podem admitir diversas 
composições. 
Saiba a importância do auxílio especializado para o arquivamento de documentos 
O arquivamento de documentos, por sua importância, exige comprometimento e técnica 
para ser realizado de forma correta. Por isso, é interessante para as empresas contar 
com suporte especializado nesse tipo de processo, facilitando a gestão eficiente dos 
documentos arquivados. Além de orientarem a respeito da melhor maneira de organizar, 
separar e identificar os documentos armazenados e arquivados, empresas especializadas 
oferecem sistemas de identificação e gestão mais eficientes, que reduzem custos para o 
seu negócio. 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 Qual é este método apresentado: Um método usado para fazer a organização dos 
documentos por data. É extremamente utilizado para organizar documentos 
financeiros, fotos e outros arquivos em que a data é o elemento essencial para 
buscar a informação. 
 
 
 
https://www.eboxdigital.com.br/blog/existe-um-momento-certo-para-guardar-documentos-e-arquivos-veja-aqui/
https://www.eboxdigital.com.br/blog/4-beneficios-de-uma-empresa-de-guarda-de-documentos/
 
SEMANA 8 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Rotinas de Arquivamento 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer as técnicas de arquivamento e sua importância. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os 
funcionários de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas: 
 
1. Inspeção: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este 
pode chegar ao Arquivo por diversos motivos: 
 
a) para arquivamento 
b) para solicitar informação 
c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc. 
d) em obediência a uma rotina 
 
É importante que o funcionário ao fazer esta inspeção, verifique se os documentos possuem 
autorização para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ação nele contida já foi 
cumprida e encerrada. Verificar o último despacho. 
 Nesta inspeção também será examinado se os documentos possuem anexos e se esses 
estão no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares deverão retornar ao setor de 
origem, ou se for do seu conhecimento completá-lo. 
 
2. Leitura – cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de verificar o seu 
conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado. (se já existe pasta ou se há 
necessidade de abrir nova). 
 
 
3. Seleção – selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá ser 
descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias, comunicados 
passageiros). 
“A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço, portanto este trabalho de seleção requer 
conhecimento, critério e cuidado, para não deixar de arquivar o que é necessário, nem entulhar o arquivo de 
papéis desnecessários”. 
 
Atenção: o responsável pela seleção deve conhecer as exigências que determinam a 
conservação de documentos, tanto por lei como por necessidade de serviço. 
 
 Exemplos: 
 1. A sua Área assessora administrativamente a Diretoria do Órgão e recebeu do: IMECC 
– Cartazes, folders e convite ao Diretor para participar de um evento. Destinação possível 
dos documentos: 
Afixar os cartazes e distribuir os folders – Eliminar quando tiver ocorrido o evento. 
Convite ao Diretor – Arquivar juntamente com a resposta do Diretor na Pasta – 
Participação/Eventos/Convites (em ordem cronológica). 
 
Caso o Diretor faça parte do Evento como organizador ou conferencista arquivar em Pasta: 
Diretoria/Participação/Eventos juntamente com o folder e texto apresentado. Isso se tiver 
relação com a Unidade. (Se for particular do Diretor, sem que haja ligação com o órgão, 
você poderá ser gentil e arquivar numa Pasta individual devolvendo ao mesmo). 
 
4 Marcar a hora e a data: de entrada do documento no arquivo, a fim de anular todas as 
possíveis controvérsias sobre a chegada do documento no arquivo; 
 
5 Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que darão 
entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a data, procedência, breve descrição de 
conteúdo, número da RR/Procedência e o código de localização (de encaminhamento ou 
arquivamento). Isso possibilitará estabelecer uma estatística diária de arquivamentos 
efetuados, e facilitará a busca. 
 
 
 
 
 
 
OBS: Se o seu setor também cuidar de o Expediente da Área fazer esse Registro quando 
o documento entrar na Área ou quando se é expedido. Assim sendo, coloque todos as 
informações necessárias e no campo de localização preencha para onde ele foi 
encaminhado. 
 
 
6 Classificação: Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método 
e a classificação adotados pela organização. Escrever à lapis no documento onde deverá 
ser arquivado. Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua 
procedência e a data. 
 
Ex.1 Procedência: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para Contratação de 
Funcionários, em um Arquivo da Direção Pasta: Diretoria - RH-ATOS/GR (poderão entrar 
Portarias e demais atos do Reitor relativos a RH). 
Ex.2 Procedência: SUS. - Ofício ao Diretor solicitando reunião para tratar de assuntos 
relativo a Convênio. (já despachado pelo Diretor) Pasta: Diretoria - 
CONVÊNIOS/SUS/CONTRATO. 
 
Ex.3. Procedência: SUS. - Cópia do Termo Aditivo de Convênio firmado (já despachado 
pelo Diretor e Original no Processo) Pasta: Diretoria. CONVÊNIO/SUS/CONTRATO (entra 
contrato, termos e todos os documentos relativos ao Contrato inclusive os Termos de 
Encerramento). 
 
Ex.4 Procedência: a própria Diretoria. Cópia do Ofício do Diretor solicitando auxílio da Área 
X para elaborar o Projeto A que está em anexo. Pasta: Diretoria: PROJETO A (acondicionar 
as cópias do Ofício e do Projeto, depois arquivar tudo o que estiver relacionado ao Projeto 
nesta Pasta. Se necessário abrir outra subclasse dentro dessa. 
 
 
Ex. Pasta Diretoria – PROJETO A/PRESTAÇÃO DE CONTAS Dica: Caso você tenha um 
“Caderno” para registrar o Ofícios expedidos, indique em um campo específico a Pasta em 
que foi arquivada a cópia. 
(é preferível que ele faça parte do conjunto de outros documentos gerados pela mesma 
função). 
 
 Ex.5 Memorando ao ESTEC solicitando conserto de torneira. O que é o conserto de 
torneira senão uma das atividades de Manutenção do Prédio. Então você poderá arquivar 
em uma Pasta: MANUTENÇÃO do PRÉDIO (ai dentro você poderá arquivar todos os 
documentos que “nascerem” em função da Manutenção, independente do assunto: 
conserto de torneira, pintura, telhado). Outra pasta pode ter relação com a 
 
MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS e assim por diante. Se houver necessidade, dado o 
volume de documentos acumulados, pode-se abrir subclasse (nova Pasta) para a Atividade. 
 
Ex. MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS/MICROCOMPUTADORES. 
 
7. Ordenação: É a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentrodo 
Arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. 
Vejam os métodos básicos: 
 
Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência 
das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e dicionário quando se trata 
de assuntos. 
 
Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a 
sucessão temporal. 
 
Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, 
estados, municípios, distritos, bairros e outras). 
 
 
 
 
Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos Ordenação Numérica: 
disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos. Depende de 
um índice auxiliar para busca de dados. Ex. Na Pasta MANUTENÇÃO/PRÉDIO você 
poderá arquivar os documentos em ordem cronológica, assim sendo teríamos: primeiro o 
Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de 
torneira nova, em seguida a Informação de que já foi adquirida a torneira, e por último a 
Informação do ESTEC que o serviço foi concluído. 
 
É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados 
juntos, para que se perceba como começou a ação e como terminou, formando assim os 
dossiês de fácil compreensão para quem pesquisa. EVITE MANTER SEPARADOS 
DOCUMENTOS EXPEDIDOS E RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR 
AQUELES QUE CORRESPONDAM À MESMA AÇÃO. 
 
8. Arquivamento Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas já contidas no 
arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificação. Nesse último caso faça as 
etiquetas indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar no 
canto superior esquerdo da Pasta o código do Órgão/Área respectivos. Dica: Se o seu 
arquivo for constituído por Pastas Suspensas você pode montar a pasta suspensa com o 
código da atividade na Projeção e guardar os documentos em pastas lisas (ou 
intercaladora) ou mesmo em papel almaço sem pauta. Repete-se o código nessa última, 
juntamente com o período que se refere a documentação. Isso facilita as transferências dos 
documentos semiativos para outros arquivos ou para a eliminação, porque você poderá 
mandar apenas o. miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o período seguinte. 
Guarde finalmente no móvel respectivo que também deverá estar identificado. 
 
9. Empréstimo de Documentos: Para se controlar melhor os documentos que saem do 
arquivo e para garantir a integridade do mesmo, é interessante que se adote um sistema 
de controle de empréstimo de documentos. Você pode criar um formulário de Requisição 
de documentos com os seguintes dados: 
 Identificação do Documento; 
 Classificação ou Pasta a qual ele pertence. 
 O nome do requisitante e o Setor. 
 Assinatura e datas de empréstimo e devolução. 
 
 
Ou ainda Se o Empréstimo for da Pasta inteira sugerimos que se crie uma Guia Fora, que 
poderá ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e que ocupará o lugar da que saiu, 
colocando a requisição dentro dela. A Projeção da Pasta pode ser de cor diferente: 
vermelha que chama a atenção, por exemplo. 
 
“O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAÇÃO IMEDIATA DOS DOCUMENTOS, DEPENDE, EM 
GRANDE PARTE, DA PRECISÃO E CUIDADO COM QUE SÃO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS 
OPERAÇÕES”. 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 Monte um modelo de registro de entrada e saída de documento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEMANA 9 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Plano de Destinação de Documento. 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Conhecer os planos de destino de documentos. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
 
Plano de Destinação de Documentos 
 
É o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhe 
os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução. O 
mais importante desses instrumentos é a Tabela de Temporalidade que apresenta a 
identificação dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinação para 
eliminação ou guarda permanente. Na Unicamp essa Tabela deve ser elaborada por 
Comissão constituída nas Unidades e consolidada e aprovada pela Comissão Central de 
Avaliação de Documentos que avalia aspectos legais, jurídicos e histórico dos documentos. 
Essas Normas são publicadas em DOE. O Arquivo Central da Unicamp é o órgão que tem 
a atribuição de assessorar a elaboração dessas tabelas e se utiliza dos formulários em 
Anexo. 
 
 
 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
1- Julgue os itens seguintes, no que se refere à classificação e à tabela de temporalidade 
de documentos. 
 
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de 
destinação de documentos. 
 
a) Certo 
b) Errado 
 
2- Na gestão de documentos, as atividades de recebimento de documentos, registro, 
controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de 
________________. 
A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é: 
a) Arquivo 
 
b) Protocolo 
 
c) Recepção 
 
d) Atendimento 
 
e) Classificação 
 
 
 
 
 
 
 
SEMANA 10 
 
 UNIDADE TEMÁTICA: Eliminação de Documentos 
 
 OBJETOS DE CONHECIMENTO: 
 
 • Como eliminar de forma correta os documentos e arquivos. 
 
 HABILIDADE: 
 
 • Nesta seção vamos aprofundar o estudo em gestão de documentos. 
 
 CONTEÚDOS RELACIONADOS: 
 
INTRODUÇÃO 
1. Eliminação de Documentos 
 Ao eliminar conjuntos de documentos a Unidade deve entrar em contato com o Arquivo 
Central para, conjuntamente, avaliar os aspectos jurídicos, legais e administrativos que 
envolvem a documentação e definir se deve proceder a eliminação. Havendo aprovação 
para a eliminação é obrigatório a elaboração do Termo de Descarte (formulário em Anexo) 
com todas as assinaturas exigidas. Os documentos devem ser destruídos por incineração 
ou fragmentação. 
2. Transferência de Documentos 
a) À guarda permanente 
O Arquivo Central tem a responsabilidade de custodiar a documentação de caráter histórico 
da Universidade, portanto, os documentos decorrentes da avaliação promovida nas 
Unidades, devem ser transferidos ao Arquivo Central através do Formulário Relação de 
Destinação de Documentos (Anexo). Este deve ser preenchido em duas vias: sendo que 
uma permanecerá no Arquivo Central e a outra será arquivada na Órgão/Área produtor. 
b) À guarda temporária 
As Unidades geralmente possuem depósitos que centralizam o armazenamento de 
documentos das suas várias Áreas. Para o Arquivo Corrente encaminhar os documentos 
que já estão destituídos de valor administrativo ou cujas ações já se encerraram, poderá 
 
utilizar o Formulário Relação de Destinação de Documentos. Este deve ser preenchido em 
duas vias: sendo uma entregue para o responsável pelo depósito e a outra deverá ficar 
arquivada no Área produtora dos documentos e que servirá como instrumento de busca. 
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM 
 
 Como é realizada a eliminação de documentos no arquivo municipal da sua 
cidade? Faça uma pesquisa externa. 
 
 
	UNIDADE TEMÁTICA: Técnicas de arquivamento de documentos
	Entenda a importância do arquivamento eficiente de documentos
	Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizar
	1. Arquivamento por assunto
	2. Método alfabético
	3. Método numérico
	Método numérico simples
	Método numérico cronológico
	Método numérico dígito-terminal
	4. Método eletrônico
	5. Método geográfico
	Norma do método geográfico 1
	Norma do método geográfico 2
	6. Método temático
	Saiba a importância do auxílio especializado para o arquivamento de documentos
	UNIDADE TEMÁTICA: Rotinas de Arquivamento
	UNIDADE TEMÁTICA: Plano de Destinação de Documento.
	UNIDADE TEMÁTICA: Eliminação de Documentos