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Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 1 Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 2 GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DE SEGURANÇA EMPRESARIAL AUTOR Dr. Nino Ricardo de Menezes Meireles CONSULTOR COLABORADOR Dr. Renato Santos Figueiredo Publicação original da CEAS-BRASIL Não está permitida a reprodução total ou parcial deste manual, nem seu tratamento informático, nem a transmissão de nenhuma forma ou por qualquer meio, seja eletrônico, mecânico, por foto cópia, por registro ou outros métodos, sem a permissão prévia e por escrito de seu autor. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 3 SUMÁRIO Capitulo 01 Modelos de gestão 005 Capítulo 02 Comunicação empresarial 015 Capítulo 03 Empreendedorismo 022 Capítulo 04 Gestão de marketing 033 Capítulo 05 Gestão de vendas 049 Capítulo 06 Gestão financeira 055 Capítulo 07 Contabilidade gerencial 063 Capítulo 08 Organizações 081 Capítulo 09 Gestão da logística 089 Capítulo 10 Sistema 103 Capítulo 11 Teoria das falhas 110 Capítulo 12 Teoria das restrições 118 Capítulo 13 Planejamento 121 Capítulo 14 Gestão de recursos humanos 141 Capítulo 15 Economia 166 Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 4 Capítulo 16 Ferramentas de gestão 183 Capítulo 17 Subsistemas de segurança 223 Capítulo 18 Investigação empresarial 311 Capítulo 19 Segurança de trabalho 343 Capítulo 20 Planejamento contingencial 354 Capítulo 21 Prevenção de perdas 375 Capítulo 22 Gestão do sistema de segurança 381 Capítulo 23 Gestão de riscos 386 Referências 429 Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 5 CAPÍTULO 1 MODELOS DE GESTÃO 1.1. PIONEIROS DA ADMINISTRAÇÃO Países, exércitos e organizações religiosas vêm há muito tempo criando soluções para lidar com recursos e alcançar objetivos. Entre as muitas contribuições do passado devemos destacar as idéias dos gregos, dos romanos e das organizações militares. Também é importante o conhecimento das idéias de Sun Tzu e Maquiavel. 1.1.1. GRÉCIA No século V a.C., começou na Grécia um período de idéias que viriam a influenciar profundamente a prática da administração. Dentre as idéias destacamos três: • Democracia – Há 2.500 anos os gregos inventaram e implantaram a administração democrática de suas cidades-estados. • Ética – No diálogo O político, Platão defende a idéia de que a responsabilidade fundamental dos políticos era promover a felicidade dos cidadãos. Administrar a cidade segundo os princípios da ética absoluta. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 6 • Qualidade – Era o ideal da excelência. Excelência é a característica que difere algo pela superioridade em relação aos semelhantes e depende do contexto. 1.1.2. ROMA E A IGREJA CATÓLICA Princípios e técnicas de administração construíram e mantiveram Roma durante seus doze séculos de existência, como monarquia, república e império. Também é importante lembrar que a má administração ajudou a destruir Roma no final de seu longo período de glória. No entanto, muitas de suas concepções ainda sobrevivem no Direito, na Administração Pública e na Igreja Católica. 1.1.3. ORGANIZAÇÕES MILITARES Há mais de 3.000 anos, os exércitos vêm criando soluções para a administração de grandes contingentes de pessoas envolvidas em operações complexas e arriscadas. Conceitos sobre estratégia, planejamento, logística e hierarquia nasceram com os militares do passado. A partir do século XIV a. C., o império assírio controlou a Mesopotâmia. Começou então um período de importantes avanços no campo da organização militar. Por volta do século VIII a.C., foram desenvolvidas as características que vieram a servir de modelo para exércitos posteriores, destacando-se a logística. No século III a.C., o exército romano havia avançado muito em termos de organização e já apresentava características que pouco se modificariam nos séculos posteriores, como alistamento de profissionais, regulamentação, burocratização, planos de carreira e organização. No século IV a.C. Sun Tzu escreveu a respeito de estratégia militar. No tratado a arte da guerra, apresentou teorias que recomendavam evitar a batalha, intimidar psicologicamente o inimigo e usar o tempo, em vez da força, para desgastá-lo e atacá-lo quando estivesse desprevenido. 1.1.4. MAQUIAVEL Segundo Maximiano (2004), Maquiavel pode ser entendido como um analista do poder e do comportamento dos dirigentes em organizações complexas. Maquiavel acreditava na importância do trabalho de equipe como o aspecto mais relevante no trabalho do dirigente e afirmava que a aprovação dos governados é essencial para o sucesso dos governantes. 1.2. TAYLOR O início do século XX foi um momento de grandes transformações tecnológicas, econômicas e sociais. Foi a época em que surgiram e cresceram empresas para fornecer, em grandes quantidades, os novos produtos que haviam sido criados e que as pessoas desejavam, tais como: carros, lâmpadas elétricas, aparelhos de som, cinema e telefone. Este contexto fez surgir a necessidade de estudar formas de lidar com enormes quantidades de recursos humanos e materiais de todos os tipos. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 7 Uma das preocupações dos administradores dessa época era a eficiência dos processos de fabricação. A pessoa que conseguiu montar um conjunto de princípios e as técnicas para tratar da eficiência foi Frederick Winslow Taylor, líder de um grupo que promoveu o movimento da administração científica. Taylor acreditava que a prosperidade econômica somente seria conseguida com a maximização da produtividade dos trabalhadores. Isso, por sua vez, só se conseguiria se os trabalhadores fossem mais eficientes. A eficiência, por sua vez, dependeria do redesenho do trabalho e da mudança de atitudes dos colaboradores. O redesenho do trabalho era necessário porque não havia métodos. Sem métodos, os colaboradores faziam as tarefas de acordo com palpites ou intuição. 1.2.1. PRINCÍPIOS Em 1903, Taylor divulgou o estudo Shop Management, no qual propunha sua filosofia de administração, que compreendia quatro princípios: 1. O objetivo da boa administração era pagar salários altos e ter baixos custos de produção. 2. Com esse objetivo, a administração deveria aplicar métodos de pesquisa para determinar a melhor maneira de executar tarefas. 3. Os colaboradores deveriam ser cientificamente selecionados e treinados, de maneira que as pessoas e as tarefas fossem compatíveis. 4. Deveria haver uma atmosfera de íntima e cordial cooperação entre a administração e os colaboradores, para garantir um ambiente psicológico favorável à aplicação desses princípios. 1.2.2. TÉCNICAS Para colocar em prática o princípio dos métodos de pesquisa, Taylor fazia os estudos de tempos e movimentos. Taylor cronometrava os movimentos dos colaboradores, dividindo-os nas tarefas que os compunham, chamando-as de unidades básicas de trabalho. Em seguida, analisava as unidades básicas de trabalho, procurando encontrar a melhor maneira de executá-las e de combiná-las para a tarefa maior. As tarefas que passavam por esse processo estavam “taylorizadas”. Usando um sistema de pagamento por peças produzidas, que fazia o rendimento do colaborador aumentar de acordo com seu esforço, Taylor conseguiu aumentar expressivamente a eficiência. Taylor entendia as técnicas da eficiência como formas de colocar em prática os princípios da administração científica, para ele uma revolução mental,uma revolução na maneira de encarar o trabalho e as responsabilidades em relação à empresa e aos colegas. Um exemplo dos métodos de Taylor foi a experiência na qual demonstrou que a produtividade mais elevada resulta da minimização do esforço muscular. Essa é uma das idéias fundamentais da administração científica: a produtividade resulta da eficiência do trabalho e não da maximização do esforço. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 8 Taylor teve o mérito de assimilar, sistematizar e disseminar um conjunto de princípios que vinham ao encontro de uma necessidade e, por isso, foi recebido com grande entusiasmo, apesar de algumas críticas. Estudos de tempos e movimentos, descrições de cargos, organização e métodos, engenharia de eficiência e racionalização do trabalho formam algumas das idéias que a ação de Taylor colocou na ordem do dia. 1.3. HENRY FORD O taylorismo desenvolveu-se em uma época de notável expansão da indústria e junto com outra inovação revolucionária do início do século: a linha de montagem de Henry Ford. Foi ele quem elevou ao mais alto grau os dois princípios da produção em massa: peças padronizadas e trabalhador especializado. Na produção em massa, cada peça ou componente pode ser montado em qualquer sistema ou produto final. Para alcançar a padronização, Ford passou a utilizar o mesmo sistema de calibragem para todas as peças, em todo o processo de manufatura. Esse princípio deu origem ao controle da qualidade, cujo objetivo era assegurar a uniformidade das peças. Neste tipo de produção, o produto é dividido em partes e o processo de fabricá-lo é dividido em etapas. Cada etapa corresponde à montagem de uma parte do produto. Cada pessoa e cada grupo de pessoas têm uma tarefa fixa dentro de uma etapa de um processo predefinido. A divisão do trabalho implica na especialização do colaborador. 1.4. FAYOL O engenheiro Fayol foi um dos contribuintes mais importantes do desenvolvimento do conhecimento administrativo moderno. De acordo com ele, a administração é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos, que sempre exigem algum grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle. Henri Fayol chegou a diretor de uma empresa de mineração em 1888. A empresa estava à beira da falência, mas quando Fayol se aposentou (1918), sua situação financeira era sólida. O sucesso foi atribuído ao seu sistema de administração, que se dividia em três partes principais: 1. A administração é uma função de seis funções essenciais: técnicas, comerciais, financeiras, contábeis, segurança e administrativas. 2. A administração é um processo de planejamento, organização, comando, coordenação e controle. 3. O sistema de administração pode ser ensinado e aprendido. As funções essenciais eram compostas por: • Funções técnicas – Produção de bens e serviços. • Funções comerciais – Vendas, distribuição e divulgação. • Funções financeiras – Busca e gerência de capitais. • Funções contábeis – Dados, estatísticas e balanços. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 9 • Funções de segurança – Proteção de bens e de pessoas. • Funções administrativas – Prever, organizar, coordenar e controlar as atividades da empresa. Fayol considerava a empresa uma entidade abstrata, conduzida por um sistema racional de regras e de autoridade, que justificava sua existência à medida que atende ao objetivo primário de fornecer valor, na forma de bens e serviços, a seus consumidores. O trabalho do gestor consiste em tomar decisões, estabelecer metas, definir diretrizes e atribuir responsabilidades aos integrantes da empresa, de modo que as atividades de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar estejam em uma seqüência lógica. Fayol completava sua teoria com a proposição de quatorze princípios que devem ser seguidos para que a administração seja eficaz: 1. Divisão do trabalho, resultando na especialização das funções e separação dos poderes. 2. Autoridade e responsabilidade. 3. Disciplina. 4. Unidade de comando. 5. Unidade de direção, ou seja, um só chefe e um só programa para um conjunto de operações que visam ao mesmo objetivo. 6. Subordinação do interesse individual ao geral. 7. Remuneração do pessoal. 8. Centralização. 9. Cadeia de comando. 10. Ordem, ou seja, um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar. 11. Equidade, ou seja, o tratamento das pessoas com benevolência e justiça. 12. Estabilidade do pessoal. 13. Iniciativa. 14. Espírito de equipe. É importante observar que Fayol colocou em pé de igualdade todas as funções, inclusive a segurança. Não existia para ele, nenhuma dependência entre as funções. 1.5. MAX WEBER De acordo com Maximiano (2004) a palavra burocracia, em seu sentido original, indica uma forma de organização que se baseia na racionalidade das leis. A conotação negativa dos papéis e regulamentos tem sua origem nas disfunções das organizações burocráticas. Foi o cientista social alemão Max Weber que fez os estudos pioneiros sobre as burocracias e o que ele chamou o tipo ideal de burocracia. Esses estudos foram traduzidos para a língua inglesa da década de 1940. Para Weber, a sociedade e as organizações modernas são sistemas impessoais. São as normas que regem o comportamento das pessoas. Segundo ele, a administração burocrática é a forma mais racional de exercer a dominação. A organização burocrática possibilita o exercício da autoridade e a Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 10 obtenção da obediência com precisão, continuidade, disciplina, rigor e confiança. 1.6. ENFOQUE COMPORTAMENTAL Nas proposições de Taylor, Fayol e Weber, a preocupação básica é o desempenho dos recursos e processos da empresa. As pessoas foram colocadas em segundo plano, consideradas como recursos. O enfoque comportamental é outra maneira de perceber as pessoas nas organizações, considera as pessoas em sua totalidade e como parte mais importante das empresas. 1.6.1. EXPERIÊNCIA DE HAWTHORNE O principal componente deste enfoque é a escola das relações humanas, que nasceu de um experimento realizado nos Estados Unidos (1927 – 1933). Um grupo de pesquisadores da Universidade Harvard foi contratado para desenvolver um estudo em uma fábrica da Western Electric. O estudo foi feito para descobrir se as variações na iluminação teriam algum efeito sobre o desempenho dos colaboradores. A escola das relações humanas nasceu porque o projeto começou a apresentar resultados estranhos, pois tanto no aumento quanto na diminuição da intensidade da luz a produção aumentou. Em seguida os pesquisadores ofereçam benefícios e depois os retiraram e, mais uma vez, nas duas situações a produção aumentou. 1.6.2. ESCOLA DAS RELAÇÕES HUMANAS Mayo e seus colaboradores interpretaram os resultados da experiência e formularam uma série de conclusões que criaram uma nova filosofia de administração. Na essência, essas conclusões diziam que o desempenho das pessoas era determinado não apenas pelos métodos de trabalho, mas também pelo comportamento. As conclusões mais importantes, segundo Maximiano (2004), foram: • A qualidade do tratamento dispensado aos colaboradores influencia no desempenho dos mesmos. • O sistema formado pelos grupos determina o resultado do indivíduo, que é mais leal ao grupo do que à empresa. • Os supervisores deveriam fazer o papel não de ditadores, mas de intermediários entre os grupos de trabalho e a alta administração. 1.7. PENSAMENTO SISTÊMICO A essência deste pensamento é a idéia de elementos que integram e formam conjuntos para realizar objetivos. Um dos mais importantes criadores foi o cientista alemão Ludwig Von Bertalanffy, que no final dos anos 1930, propôs a teoria geral dos sistemas. Esta teoria tem duas ideais básicas: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 11 1. A realidadeé feita de sistemas, que são feitos de elementos interdependentes. 2. Para compreender a realidade, é preciso analisar não apenas elementos isolados, mas também suas inter-relações. 1.8. MOONEY E REILEY Foram pioneiros no esforço para criar uma definição do processo de administrar. Em 1931 eles afirmaram que a eficiência das operações produtivas, embora importante, não era suficiente para assegurar a realização dos objetivos da empresa. A organização toda deveria ser eficiente e, por isso, precisava da coordenação eficiente de todas as suas inter-relações. Os princípios de organização são: • Coordenação – O arranjo ordenado do grupo, para realizar unidade de ação na perseguição de um propósito comum. A coordenação origina-se da autoridade. • Princípio escalar – Em toda organização, há uma hierarquia dos graus de autoridade e da responsabilidade correspondente. Os líderes são designados por meio da delegação. • Princípio funcional – Distinção entre diferentes tipos de deveres. A diferenciação cria a necessidade de coordenação. 1.9. LUTHER GULICK E LYNDALL URWICK Em 1937, Luther Gulick e Lyndall Urwick publicaram uma coletânea intitulada Papers on the science of administration. Nessa coletânea, Gulick apresentou sua versão das funções do gerente: • Planejamento (planning). • Organização (organizing). • Alocação de pessoas (staffing). • Direção (directing). • Coordenação (coordinating). • Informação e controle (reporting). • Orçamento (budgeting). As primeiras letras de cada palavra em inglês formam a sigla POSDCORB, que se tornou uma referência no ensino da administração. 1.10. RALPH C. DAVIS Afirmou que as funções e os princípios fundamentais da administração das fábricas eram universais. Em 1927, Davis foi convidado para estabelecer um departamento de administração no instituto General Motors, onde teve contato com a filosofia e os princípios de Sloan e de Fayol. Em 1934, desenvolveu sua noção dos princípios da administração, planejamento, organização e controle. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 12 1.11. WILLIAM H. NEWMAN Em 1950 publicou o livro Ação Administrativa, no qual definiu a administração como “a orientação, liderança e controle do esforço de um grupo de indivíduos para a realização de algum objetivo comum”. Ele também desenvolveu uma explicação para o processo administrativo como uma atividade intelectual distinta, compreendendo: planejamento, organização, mobilização de recursos, direção e controle. 1.12. KOONTZ E ODONNELL Definiram a administração como o processo de fazer coisas por meio de outras pessoas. O trabalho dos gerentes consiste em planejar, organizar, alocar pessoal, dirigir e controlar. 1.13. PETER DRUKER Desenvolveu a expressão administração por objetivos em 1955 no livro A Prática da Administração. A administração por objetivos é um procedimento sugerido para aplicação prática do processo de planejar, organizar, executar e controlar. Drucker enfatizou a necessidade de definir objetivos e avaliar resultados em áreas-chaves de desempenho, tais como: participação no mercado, inovação, produtividade, recursos físicos e financeiros, rentabilidade, desempenho e aprimoramento gerencial, desempenho e atitudes dos colaboradores e responsabilidade pública. Em qualquer sistema de administração, os três princípios da administração por objetivos continuam válidos: • Objetivos específicos – Devem ser definidos de maneira específica e mensurável. • Tempo definido – Um prazo específico é definido para a realização dos objetivos, com prazos intermediários para verificação do desempenho da equipe. • Feedback – Ao longo do período estabelecido para a realização dos objetivos, o desempenho da equipe é avaliado. 1.14. ESCOLA DA QUALIDADE Teve um desenvolvimento paralelo ao das outras escolas até a metade do século XX, quando se juntou a outros conceitos e tornou-se um enfoque também sistêmico. No início do século XX, quando a produção em massa se tornou comum, qualidade significava uniformidade. Administrar a qualidade significava controlar a qualidade, para encontrar produtos ou serviços defeituosos. Como era impossível inspecionar a totalidade dos milhões de peças produzidas, inventou-se a amostragem. O controle da qualidade sistematizou-se e começou a receber a aplicação da estatística. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 13 1.14.1. QUALIDADE TOTAL DE FEIGENBAUM Depois da metade do século XX, Armand Feigenbaum apresentou suas idéias a respeito da administração da qualidade. Foi ele que criou a sigla TQC (Total Quality Control). Segundo Maximiano (2004), as principais idéias são: • Qualidade não é apenas controlar a uniformidade de produtos, de acordo com especificações criadas por engenheiros. Qualidade é uma questão de satisfação do cliente. • Qualidade tem que ser embutida no produto ou serviço desde o começo, a partir dos desejos e interesses do cliente. A questão importante é garantir a qualidade ao longo de todo o processo e não apenas encontrar os defeitos no final da linha de produção. • Todos, na empresa, são responsáveis pela qualidade, desde a base até o topo da pirâmide. 1.14.2. A QUALIDADE TOTAL DE ISHIKAWA Foi o criador dos círculos de qualidade, ou círculos de controle da qualidade, uma das formas de colocar em prática a concepção japonesa da qualidade total. No formato original, o círculo da qualidade é um grupo de voluntários de um mesmo setor, que se reúnem regularmente para estudar e propor a solução de problemas que estejam comprometendo a qualidade e a eficiência dos produtos. Mais tarde, a amplitude dos conceitos e técnicas fez a expressão evoluir para administração da qualidade total (TQM, Total Quality Management). 1.14.3. QUALIDADE ASSEGURADA Por meio de um programa de garantia de qualidade, uma empresa, em uma cadeia de produção, procura aprimorar e controlar a administração da qualidade de seus fornecedores, e não a qualidade de seus produtos e serviços. A empresa compradora passa a exigir que seus fornecedores tenham um departamento da qualidade, especificações precisas para todos os seus produtos, sistemas e métodos de medição, procedimentos explícitos para lidar com defeitos etc. Ou seja, a empresa exige que seu fornecedor tenha um sistema de qualidade, porque é esse sistema que garante a qualidade dos produtos e serviços. 1.14.4. NORMAS ISO A International Organization for Standardization (ISO) é uma organização internacional, privada e sem fins lucrativos, que foi criada em 1947 e tem sede em Genebra. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), membro fundador da ISO, é a organização nacional de normalização que representa o nosso país. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 14 Em 1987, a ISO colocou em vigor seus próprios manuais de avaliação do sistema de qualidade, chamados Normas ISO série 9000, que sintetizavam diversas normas nacionais já existentes. A inspeção da adoção das Normas ISO é feita por empresas internacionais de credenciamento, que são contratadas e fornecem os certificados de conformidade. No ano de 2000, a ISO publicou uma versão aprimorada das normas 9000. 1.15. MODELO JAPONÊS DE ADMINISTRAÇÃO Este modelo é uma combinação dos princípios e técnicas da qualidade total, da administração científica e das tradições culturais japonesas. Este modelo surge na década de 1950, quando a economia japonesa estava debilitada e a Toyota, uma empresa de pequeno porte, tinha um programa de produção de 1000 carros por mês. Eiji Toyoda e Taiichi Ohno foram os principais responsáveis pelo conjunto de técnicas de manufatura que se tornou conhecido como sistema Toyota de produção. Os princípios deste sistema são: • Eliminação de desperdícios – Através da aplicação de técnicas de racionalização do trabalho. Existe um esforçosistemático de redução de desperdícios (Kaizen). • Produção com qualidade – Não se admite tratar os defeitos de forma pontual. • Produção enxuta – Economia de recursos. 1.16. QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO A idéia de qualidade de vida no trabalho (QVT) baseia-se em uma visão integral das pessoas, que é conhecido como enfoque biopsicossocial. Este enfoque origina-se da medicina psicossomática, que propõe uma visão holística do homem. Segundo esse enfoque, saúde não é apenas ausência de doenças, mas também o completo bem-estar biológico, psicológico e social. Além do enfoque biopsicossocial, o conceito de QVT baseia-se em uma visão ética da condição humana. A ética procura identificar, eliminar ou, pelo menos, minimizar todos os tipos de riscos ocupacionais. Isso envolve desde a segurança do ambiente físico, bem como a forma de gerenciar situações de crise que comprometam a capacidade de manter salários e empregos. 1.17. APRENDIZAGEM ORGANIZACIONAL Uma idéia importante que se desenvolveu na passagem para o século XXI é a aprendizagem organizacional. Ela significa o processo coletivo de adquirir competências, para enfrentar novas situações e resolver problemas. O que possibilita a aprendizagem organizacional é o processo de tomar decisões. Os tomadores de decisão não conhecem tudo o que deveriam conhecer quando começam a resolver um problema. É o processo decisório que produz a aprendizagem, não o contrário. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 15 Peter Senge defende a idéia de que as organizações, para terem sucesso, devem aprender a lidar com a mudança contínua. Devem tornar-se organizações que aprendem (learning organizations). Para colocar em prática a aprendizagem, Senge propõe cinco disciplinas: 1. Domínio pessoal – O nível mais alto de autocontrole. 2. Modelos mentais – Mudança de costumes e procedimentos. 3. Visão compartilhada – Entendimento comum sobre o futuro da empresa. 4. Aprendizagem em equipe – Inteligência se potencializa com o trabalho em grupo. 5. Pensamento sistêmico – Arte de enxergar simultaneamente a floresta e as árvores. 1.18. ADMINISTRAÇÃO EMPREENDEDORA Inovação, risco e criatividade são competências associadas aos empreendedores, pessoas que estão dispostas a aplicar seus recursos em um novo negócio, sem ter garantia de sucesso. Era esse o perfil que os novos gerentes deveriam ter em empresas como a 3M. De acordo com Maximiano (2004), a escola da administração empreendedora firmou-se como uma tendência na gestão de algumas empresas, que procuraram colocar em prática os seguintes princípios: • Valorização e incentivo a comportamentos como iniciativa, responsabilidade e decisão. • Flexibilidade no uso do tempo e dos recursos organizacionais. • Tolerância a fracassos e erros. • Possibilidade de formação de equipes multifuncionais para exploração de oportunidade e projetos. 1.19. ADMINISTRAÇÃO VIRTUAL A organização virtual começou a tornar-se realidade junto com a evolução da tecnologia da informação. Na organização virtual, os produtos ou serviços são produzidos instantaneamente e sob encomenda, em resposta à demanda do cliente. A presença física de certos tipos de colaboradores tornou- se desnecessária. 1.20. ADMINISTRAÇÃO DO CONHECIMENTO O conhecimento, um ativo intangível, tornou-se o fator mais importante da vida econômica, o principal ingrediente do que compramos e vendemos, a matéria-prima com a qual trabalhamos. Alguns autores afirmam que o conhecimento será a principal vantagem competitiva das empresas por muitos anos do século XXI. O conceito de capital intelectual é central no modelo da administração do conhecimento. Segundo Maximiano (2004), capital intelectual é o conjunto dos conhecimentos existentes em uma empresa. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 16 CAPÍTULO 2 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 2.1. PROCESSO DE COMUNICAÇÃO Este processo compreende a transmissão de informação e de significado. Em qualquer processo de comunicação, sempre há os seguintes elementos: emissor, receptor, mensagem, canal de comunicação, ruídos e feedback. 2.2. MEIOS DE COMUNICAÇÃO Existem duas formas de comunicação: oral e escrita. Ambas podem ser auxiliadas por recursos visuais, como gráficos, fotografias, mapas ou objetos. 2.2.1. COMUNICAÇÃO ORAL É o primeiro e mais importante canal de comunicação. Além do domínio do idioma, envolve a escolha das palavras, o tom de voz e a correção da linguagem. Quem não fala direito, além de não se fazer entender, dificilmente conseguirá dominar os outros meios de comunicação. A palavra falada é o canal primário de comunicação do gestor com sua equipe, e entre os membros de uma equipe. Além disso, os colaboradores, normalmente, precisam fazer apresentações para públicos internos e externos. Para alcançar sucesso nestas apresentações é necessário um alto nível de competência na comunicação oral. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 17 2.2.2. COMUNICAÇÃO ESCRITA Ter competência na comunicação oral não significa ter competência na comunicação escrita. Esta última é mais complexa, pois envolve um segundo sistema de codificação, além da fala. Nas organizações, a comunicação escrita desempenha um papel muito importante. Desde bilhetes e emails até os relatórios para a alta administração e propostas para clientes, há grande variedade de mensagens que precisam ser postas no papel ou na tela de um computador. Todas as empresas apresentam a necessidade de documentação. 2.2.3. RECURSOS VISUAIS Os recursos visuais complementam a comunicação verbal e a escrita. As imagens carregam significado sintético, que facilitam a comunicação. Por isso, são amplamente utilizados em apresentações. 2.2.4. LINGUAGEM CORPORAL Querendo ou não, a figura e os movimentos de quem se comunica transmitem significado. Olhar, expressão facial, gestos, postura, vestuário, odor corporal e mesmo o toque são formas de comunicação. A energia que o comunicador transmite contagia seu público. 2.3. OBSTÁCULOS À EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Todas as formas de comunicação estão sujeitas a dificuldades que comprometem a transmissão, recepção e interpretação da informação e dos significados. Essas dificuldades podem ocorrer na fonte, no destino ou no próprio processo de comunicação. 2.3.1. EMISSOR Os principais problemas em relação ao emissor são: • Falta de disposição para falar – Pode ocorrer por diversos motivos. Os mais importantes são: sensação de inferioridade e receio do efeito da mensagem. • Sobrecarga – Ocorre quando existe uma quantidade exagerada de informações. • Complexidade – Uma mensagem complexa tem muitos componentes. • Incorreção da linguagem – Indica falta de domínio da linguagem. • Codificação incorreta – Produz efeito diverso do esperado no processo de comunicação. 2.3.2. RECEPTOR Do lado do receptor, os três problemas mais comuns são: • Falta de disposição para ouvir. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 18 • Desatenção. • Reação apressada. 2.3.3. PROCESSO Os dois problemas básicos são a falta de um sistema comum de códigos e a falta de feedback. Para ambos a empresa deve possuir medidas preventivas. 2.4. ESTRUTURA Na grande maioria das vezes as mensagens nas organizações são informativas. Uma mensagem informativa apenas transmite informações e aciona o processo de tomar decisões. Quanto mais sucinta e direta a mensagem, melhor para a eficácia da comunicação. Estruturar uma mensagem significa definir quais idéias ou informações serão apresentadas ao destinatário e em que ordem aparecerão na mensagem. Mensagens muito longas (relatórios ou manuais de normas e procedimentos) exigem uma estrutura. Para apresentar mensagens com clareza, é necessário planejar o processo de comunicação, estruturando a informação,definindo a ordem de apresentação dos tópicos e decidindo quanto tempo será dedicado a cada um. Segundo Maximiano (2004), em uma mensagem, tudo o que não está diretamente relacionado com o tema deve ser eliminado. Informações desnecessárias são uma forma de ruído e evidenciam falta de foco do comunicador. A forma adequada para transmitir uma mensagem é denominada de codificação. A escolha da forma é uma questão de planejamento estratégico do comunicador. Nas mensagens profissionais os objetivos devem ser colocados no início. Além deste ponto é necessário que seja feito um contrato psicológico com o destinatário, ou seja, comunicar-lhe logo após os objetivos, quais tópicos serão abordados e em que seqüência. 2.5. COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL A comunicação nas organizações depende da qualidade da comunicação pessoal. Se as pessoas se comunicam eficazmente, os processos organizacionais de comunicação tendem a ser eficazes também. Os gestores precisam fazer comunicações em três direções: para cima, para baixo e para os lados. 2.5.1. COMUNICAÇÃO PARA BAIXO É a comunicação dos níveis superiores para os inferiores da hierarquia. É a direção na qual seguem informação sobre todos os aspectos das operações e do desempenho da organização, bem como as expectativas da administração em relação a seus colaboradores. A comunicação neste sentido tem, normalmente, caráter diretivo. São determinações, informações sobre políticas e programas que a administração Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 19 pretende implantar, ou modificações na linha de produtos e nos métodos de trabalho. Tende a ser o tipo de comunicação predominante nas organizações autoritárias e burocratizadas. Muitas vezes, a comunicação para baixo procura manter as pessoas informadas para que possam trabalhar direito. São os relatórios sobre o desempenho da produção, da prestação do serviço, das vendas, da satisfação dos clientes etc. Certos tipos de comunicação para baixo procuram estimular a comunicação para cima. São as reuniões e memorandos em que um gestor pede aos colaboradores que enviem sugestões a respeito de determinado assunto. 2.5.2. COMUNICAÇÃO PARA CIMA Apresenta diferentes conteúdos. Em primeiro lugar, seguem para cima as informações sobre o desempenho e os eventos nos níveis inferiores. São os diversos tipos de relatórios e a informação produzida pela observação do desempenho. Além dos relatórios, esta comunicação pode levar alguns tipos especiais de informação: pesquisas de atitudes e sugestões dos colaboradores estão entre as mais importantes. 2.5.3. COMUNICAÇÃO LATERAL É a que ocorre entre unidades de trabalho do mesmo nível ou entre unidades de trabalho de níveis diferentes (comunicação diagonal). Os canais de comunicação lateral permitem o funcionamento dos processos interdepartamentais e a tomada de decisão que envolve diferentes unidades de trabalho. Esta comunicação pode ser triangular, ou seja, um colaborador comunica-se com seu chefe, que se comunica com outro chefe, que se comunica com seu colaborador. A comunicação triangular é uma exigência nas organizações muito burocratizadas e hierarquizadas. 2.6. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS Com o aumento de complexidade da tecnologia, desenvolveram-se os sistemas de informações gerenciais (SIG) contendo informações mais abrangentes em forma de banco de dados. O SIG tornou-se importante recurso empresarial, ajudando os gestores em processos decisórios. O nível mais avançado de informatização é o sistema de informação executivo (SIE). É uma ferramenta estratégica e proporciona aos executivos informações na forma resumida e integrada, adequadas para acompanhar e controlar as operações empresariais. O tratamento da informação na organização pode ser de duas formas. A primeira é valorizar a crescente capacidade técnica dos equipamentos high- tech (alta tecnologia). Armazenar e processar um volume de dados cada vez maior e mais rápido, possibilitando ao gestor ter uma visão completa e atualizada sobre os assuntos de interesse para a empresa, permitindo assim, a tomada de decisão em tempo real. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 20 A segunda forma tem a ênfase não na quantidade, mas no uso eficiente de informações em volumes relativamente pequenos. 2.7. E-BUSINESS O mundo dos negócios está em processo de transformação constante promovida pelos avanços da tecnologia da informação (TI). Uma empresa, que usa ao máximo o potencial da TI para modernização das suas operações, pode ser chamada E-business, ou negócio eletrônico. Este tipo de negócio se apóia no desenvolvimento de estratégias baseadas em uso amplo de redes de comunicação globais. A estrutura de E-business inclui os sistemas back-office como os aplicativos de planejamento dos recursos na empresa (ERP – Enterprise Resource Planning) e front-office como os aplicativos de gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM – Supply Chain Management) e de gerenciamento das relações com o cliente (CRM – Customer Relationship Management). 2.8. ENDOMARKETING Foi criado em 1975 por Saul Faingus Bekin. A idéia surgiu ao observar os problemas que sua empresa possuía: • Faltas e atrasos constantes. • Falta de motivação para trabalhar. • Pouca produtividade. • Baixa interação entre os diversos setores. • Visões discrepantes sobre as funções de cada um. Para resolvê-los, Bekin utilizou estratégias de marketing na comunicação interna, surge então o endomarketing. A implantação de um programa de endomarketing deve partir de três premissas básicas, segundo Pimenta (2004): 1. Clientes merecem um serviço excelente. 2. Colaboradores são um ativo valioso e devem ser tratados como tal. 3. Excelência de serviços aos clientes e de gerenciamento dos recursos humanos é bem mais que sorrisos e elogios informais; para conseguir excelência é necessário ter motivação. Para a escolha da estratégia a ser utilizada, o gestor deve levar em conta alguns pontos: • O público. • O tipo de mensagem, que depende do objetivo. • Objetivo que pode ser: integrar, melhorar a qualidade etc. • Ter bom senso para admitir que há problemas. • Reconhecer a importância do colaborador na solução de problemas. • Informar ao colaborador sobre tudo que acontece na empresa, observando a política de segurança das informações. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 21 • Avaliar constantemente o processo. • Enfrentar os conflitos e as resistências. • Demonstrar honestidade de propósitos. 2.9. INFORMÁTICA EMPRESARIAL Na medida em que o mundo se torna cada vez mais competitivo e sem fronteiras, possuir conhecimento torna-se a melhor arma para sobreviver e crescer. Na área empresarial, entendemos por TI os mecanismos que nos possibilitam conhecer nosso negócio, o comportamento dos mercados em que atuamos e até mesmo a análise de desempenho de nossos concorrentes, pela extração de informações a partir dos dados que a empresa possui: cadastros, registros, arquivos etc. Para a utilização da TI o gestor necessita conhecer alguns termos comumente utilizados nesta área: • Decision Support System (DSS) – Sistema de apoio a decisão (SAD). • Executive Information System (EIS) – Sistema de informações executivas (SIE). • Information System (IS) – Sistema de informação (SI). • Manegemente Information System (MIS) – Sistema de informações gerenciais (SIG). • Office Automation (AO) – Automação de escritórios (AE). 2.9.1. INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS De uma maneira objetiva, podemos definir integração de sistemas como sendo a capacidade de interagir dados existentes em sistemas de finalidades específicas. Esta integração é um grande desafio para os profissionais de TI. E é um desafio que possui dois componentes, um técnico e outro político. O primeiro refere-se à capacidade dos analistas e programadoresconseguirem extrair dados de ambientes e programas distintos e compartilhá- los entre outros programas. Outro problema refere-se ao planejamento e implantação de sistemas de informática e de informações, ou seja, a informatização da empresa. O segundo problema é o PDI, ou seja, planejamento diretor de informática, pois nele estarão definidas: as políticas de aquisição de equipamentos, os softwares utilizados, a política de treinamento e atualização profissional, o perfil profissional dos envolvidos e a necessidade de recursos materiais, humanos e financeiros. 2.9.2. DESENVOLVIMENTO DE SISTEMA Um sistema de informação deve ser muito bem pensado antes que sua implementação e posterior implantação ocorram, de maneira a garantir que ele atenda às necessidades da organização de integração dos sistemas existentes e os que venham a ser implantados. Essa tarefa recebe o nome de análise de sistema, e é exercida pelo analista de sistemas. Uma vez proposto o sistema, ele deverá ser programado. Programar significa codificar os passos necessários ao desenvolvimento de uma solução Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 22 em um código que o computador entenda, ou que possa ser traduzido para um código de máquina. 2.9.3. REDES A partir do momento em que possuímos dois ou mais computadores interligados e compartilhando recursos, tais como unidades de disco rígido ou CD-ROM, impressoras, já estamos utilizando serviços de rede. A utilização de uma rede tem por finalidade principal a racionalização do uso dos recursos de informática. Embora o simples compartilhamento de arquivos já seja um excelente motivo para que seja instalada uma rede, é no trabalho colaborativo (groupware) que residem as demais vantagens. A idéia é a de que várias pessoas possam trabalhar em um mesmo projeto, gerenciadas por um programa, de maneira que os participantes possuam informações sempre atualizadas a respeito do andamento global do projeto, ao mesmo tempo em que interagem com ele. Redes também possibilitam a existência de sistemas de workflow, os quais destinam-se a garantir o fluxo de documentos de forma informatizada, evitando desperdícios, melhorando a produtividade e garantindo um perfeito gerenciamento das atividades. Quanto ao protocolo a utilizar na rede, a tendência de mercado é utilizar o TCP/IP. A utilização de tal conjunto de protocolos é necessária para garantir a conexão à Internet e para que possam ser utilizados recursos de uma intranet. Protocolos são regras de comunicação. TCP refere-se ao transporte de informações, enquanto que a parcela IP refere-se ao controle de endereçamento das mensagens. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 23 CAPÍTULO 3 EMPREENDEDORISMO O empreendedorismo, aos poucos, vem se afirmando como uma possibilidade de opção profissional. Atualmente, procura-se estimular o fomento e geração de novos empreendimentos e, mesmo que não se tenha um negócio próprio, o que se espera de quem trabalha nas organizações é que tenha espírito empreendedor e aja como se dono fosse. A estrutura de negócios no mundo vem se transformando. O perfil das empresas já não é mais o mesmo. O emprego, como troca de prestação de serviços por algum tipo de remuneração, está perdendo seu espaço para outras formas de parceria. Os mercados mudam cada vez mais rapidamente e para atender as suas necessidades, as empresas devem ser cada vez mais ágeis, no sentido de antecipar-se às mudanças e estar à frente da concorrência. Esta realidade aplica-se à segurança empresarial, pois o sistema de segurança tem que ser dinâmico, pois precisa se adaptar às necessidades das organizações. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 24 3.1. EMPREENDEDOR O termo empreendedor vem do francês entrepreneur, que significa aquele que assume riscos e começa algo novo. Segundo Bulgacov (1999), empreendedor é uma pessoa que cria novo negócio em face ao risco e incerteza, com o propósito de conseguir lucro e crescimento, mediante identificação de oportunidades de mercado e agrupamento dos recursos necessários para capitalizar sobre estas oportunidades. Gerber (1990) afirma que a personalidade empreendedora transforma a condição mais insignificante em uma excepcional oportunidade. O empreendedor é a pessoa que inicia e/ou opera um negócio para realizar uma idéia ou projeto pessoal assumindo riscos e responsabilidades e inovando continuamente. Nesta definição, poderíamos incluir não apenas os fundadores de empresas, mas os membros da segunda ou terceira geração de empresas familiares e os gerentes-proprietários, que compram empresas já existentes de seus fundadores. O perfil do empreendedor envolve alguns pontos críticos, no sentido de viabilizar a continuidade do negócio. De acordo com Bulgacov (1999) o perfil típico seria: • Ter desejo por responsabilidade. • Trabalhar com riscos moderados. • Possuir confiança em sua habilidade para o sucesso. • Sentir desejo de contínuo feedback. • Apresentar elevado nível de energia. • Manter uma orientação futura. • Ter capacidade de organização no sentido de escolher as pessoas e os recursos certos. • Possuir visão do dinheiro como símbolo do sucesso e não um fim em si mesmo. Uma das características que permitem ao empreendedor ser bem- sucedido em seu negócio é sua capacidade de atribuir tarefas para as demais pessoas. Ele se torna não efetivo quando tenta fazer tudo sozinho. A capacidade de delegação é muito importante para o sucesso do empreendimento e vai contra a tendência natural do empreendedor em centralizar. Segundo Chiavenato (2008), o espírito empreendedor é identificado por três características básicas: 1. Necessidade de realização. 2. Disposição para assumir riscos. 3. Autoconfiança. Knight (1980) identificou vários fatores ambientais que encorajam ou impulsionam as pessoas a iniciar novos negócios e denominou estes empreendedores de refugiados. Os tipos de refugiados são: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 25 • Estrangeiros – Pessoas que fogem das restrições políticas, religiosas ou econômicas de seus países de origem. Estas pessoas ao encontrar discriminações em outros países iniciam um novo negócio. • Corporativos – Pessoas que fogem do ambiente burocrático das grandes e médias empresas iniciando novos negócios. • Dos pais – Pessoas que abandonam a família para mostrar que podem fazer as coisas de maneira independente. • Do lar – Pessoas que começam o próprio negócio após o crescimento dos filhos ou quando se sentem livres das responsabilidades da casa. • Feministas – Mulheres que sentem discriminações em uma empresa e preferem iniciar um negócio. • Sociais – Pessoas que são alheias à cultura da empresa, que buscam uma atividade como empreendedores. • Educacionais – Pessoas que se sentem cansadas dos cursos acadêmicos e decidem iniciar um novo negócio. 3.2. CAUSAS DE INSUCESSO DOS PEQUENOS EMPREENDIMENTOS Zimmerer & Scarborough (1994) apresentam as principais causas para o insucesso de pequenos empreendimentos nos Estados Unidos: • Incompetência administrativa. • Falta de experiência. • Falta de controle financeiro. • Falta de capital. • Investimento elevado em ativos fixos. • Falhas no planejamento. • Localização inadequada. • Expansão não planejada. • Falta de controle de estoque. Segundo Dun & Bradstreet Corporation as causas mais comuns do insucesso dos negócios são: Fatores econômicos 65% Incompetência do empreendedor Falta de experiência de campo Falta de experiência gerencial Experiência desequilibrada Inexperiência 15% Lucros insuficientes Juros elevados Perda de mercado Mercado consumidor restrito Nenhuma viabilidade futura Vendas insuficientes 10% Fraca competitividade Recessão econômica Vendas insuficientesDificuldade de estoque Localização inadequada Despesas excessivas 8% Dívidas e cargas demasiadas Despesas operacionais elevadas Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 26 Outras causas 2% Negligência Capital insuficiente Clientes insatisfeitos Fraudes Ativos insuficientes Para evitar as causas do insucesso do novo negócio, o empreendedor deve tomar alguns cuidados, que segundo Bulgacov (1999) são: • Conhecer o negócio profundamente. • Preparar um plano de negócio. • Administrar adequadamente recursos financeiros. • Entender de aspectos financeiros. • Aprender a administrar pessoas. • Preocupar-se com a prevenção de perdas. 3.3. NEGÓCIO Segundo Chiavenato (2008), negócio é um esforço organizado de pessoas para produzir bens e serviços, a fim de vendê-los em um determinado mercado e alcançar recompensa pelo seu esforço. Estas pessoas são chamadas de stakeholders ou influenciadores. Eles podem estar fora e dentro do negócio. Os mais importantes são: • Acionista – Investidor ou proprietário do negócio. • Colaborador – Trabalha no negócio. • Cliente – Adquire os produtos e/ou serviços. • Fornecedor – Provedor das entradas. • Sociedade – Cria condições favoráveis ao negócio. As empresas se especializam na produção ou comercialização de determinados bens ou serviços. Em termos de produtos, as empresas podem se direcionar para o mercado de consumo (roupas, bebidas, automóveis, remédios, calçados etc) ou para o mercado de produção (máquinas, matérias- primas, componentes elétricos etc). O objetivo direto de um negócio é produzir e vender com lucro produtos e/ou serviços. Já os indiretos são: atender as necessidades da comunidade, criar oportunidades de emprego, preservação do meio ambiente, responsabilidade social etc. Tais bens ou serviços devem estar disponíveis em um mercado (físico ou virtual). A empresa pode comercializar diretamente com o consumidor final ou com os varejistas. Varejistas são empresas comerciais que compram dos produtores e vendem aos consumidores. Do ponto de vista do mercado, uma transação representa um intercâmbio de propriedade de bens. Nesse caso, a oferta e a procura combinam-se em uma transação de compra-venda a um determinado preço. Os tipos básicos de negócio são: industrial, comercial e prestação de serviço. As empresas industriais produzem bens de consumo (automóveis, roupas, livros etc) ou bens de produção (ferramentas, máquinas etc) e abrangem desde os pequenos artesanatos até as grandes fábricas. As Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 27 empresas comerciais vendem mercadorias ou produtos acabados diretamente ao consumidor (comércio varejista) ou compram do produtor e vendem ao varejista (comércio atacadista). As prestadoras de serviço oferecem trabalhos especializados, tais como: segurança e limpeza. Todo negócio envolve duas formas de capital: fundos de capital e bens de capital. O primeiro refere-se à moeda necessária para operar uma empresa, enquanto que o segundo refere-se aos equipamentos necessários para fazer e vender o produto e/ou serviço. Os negócios operam em um ambiente geral, que é composto de uma multiplicidade de variáveis que interagem entre si, tais como: econômicas, sociais, tecnológicas, culturais, demográficas e ecológicas. Todas as variáveis causam impactos em todas as empresas. Além do ambiente geral, cada empresa opera em um microambiente específico, do qual retira seus recursos e no qual coloca seus produtos e/ou serviços. Este microambiente é uma parte específica do ambiente geral e pode ser chamado de ambiente de tarefa. Neste ambiente estão: fornecedores, clientes, concorrentes e agências reguladoras. Quanto ao seu tamanho (porte), as empresas podem ser classificadas em grandes, médias e pequenas segundo os seguintes critérios: número de colaboradores, volume de vendas, valor de ativos, volume de depósitos etc. O Sebrae classifica o porte segundo o número de colaboradores, conforme a tabela abaixo. CLASSIFICAÇÃO INDUSTRIA COMÉRCIO E SERVIÇOS Pequena 20 a 99 10 a 49 Média 100 a 499 50 a 99 Grande 500 ou mais 100 ou mais As empresas apresentam um ciclo de vida. As grandes empresas e os grupos multinacionais começaram como pequenas empresas. O sucesso fez com que elas crescessem e se tornassem gigantescos negócios. As grandes corporações passaram por fases no seu ciclo de vida, tais como: ASPECTOS FASE 1 PIONEIRA FASE 2 EXPANSÃ O FASE 3 REGULAMENTAÇÃ O FASE 4 BUROCRATIZAÇÃ O FASE 5 REFLEXIBILIZAÇÃ O META PRINCIPAL Produção e vendas Eficiência das operações Expansão de mercado Consolidação da empresa Resolução de problemas e inovação ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO Informal Centralizad a e funcional Descentralizada e geográfica Quadro de pessoal e linhas de produtos Rede de equipes ESTILO DA ALTA ADMINISTRAÇÃ O Individualist a e empresarial Diretivo Delegativo Observador, monitorador Participante SISTEMAS DE CONTROLE Resultados do mercado Modelos e centros de preço Centro de lucro Planos e centros de investimentos Metas múltiplas dirigidas REMUNERAÇÃO DA GERÊNCIA Posse e propriedade Salários e gratificaçõe s aumentado s Bônus individuais Participação nos lucros e opção de ações Bônus de equipe Fonte: GRENER, Larry E. Havard Business Review. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 28 Todo negócio precisa ser muito bem definido para ter um foco preciso. Este, por sua vez, permite a concentração das forças sobre um único ponto. Para ter foco é necessário conhecer o negócio, e para tal é necessário responder às seguintes perguntas: • O que produzir? • Como produzir? • Onde produzir? • Quais produtos e/ou serviços? • Para quem? • Em que quantidade? • Por qual preço? • Com quais características únicas? • Com quais vantagens competitivas? • Quais riscos? • Qual a necessidade de segurança? 3.3.1. MERCADO É o local (físico ou virtual) em que as pessoas vendem e compram bens e/ou serviços. A palavra mercado pode ainda ser utilizada para definir um tipo específico de consumidor ou de fornecedor. Na verdade, o mercado representa um conjunto de transações em que há oferta (venda de bens e/ou serviços) e procura (compra de bens e/ou serviços). Nem sempre a oferta e a procura são equilibradas. Quanto existe o desequilíbrio podemos ter um mercado de oferta (oferta maior que a procura) ou um mercado de procura (procura maior que a oferta). O estudo do mercado (pesquisa de mercado) é o levantamento dos fenômenos que ocorrem no processo de trocas do produtor ao consumidor. Para comprar, a empresa necessita fazer uma pesquisa de mercado de fornecedores a fim de conhecê-los melhor e escolher os mais adequados em virtude de preço, qualidade e condições de pagamento. Para vender, a empresa precisa fazer uma pesquisa de mercado de consumidores, a fim de saber onde estão localizados, onde e como compram, suas referências quanto ao preço ou características do produto e/ou serviços, escolher os meios mais adequados para levar os produtos e/ou serviços até eles. 3.3.2. VIABILIDADE FINANCEIRA Busca saber a partir de que volume de atividade econômica a empresa se torna viável e lucrativa. Para definir o volume é necessário buscar respostas para as seguintes perguntas: • Quanto se pode vender? • Quanto se pode comprar? • Qual o capital inicial a ser investido? • Quais e quantas máquinas e equipamentos serão necessários? • Quantas pessoas serão necessárias? Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 29 • Qual o espaço físico necessário? A primeira fase do estudo de viabilidade econômica é a definição dos custos fixos e variáveis. Os custos fixos (aluguel, seguro, depreciação, salários etc) independem do volume de produção. Os custos variáveis estão diretamente relacionadoscom o volume de produção. A partir dos custos fixos e variáveis, pode-se calcular o ponto de equilíbrio ou ponto de paridade. Podemos definir ponto de equilíbrio como o valor e/ou quantidade vendida que não apresenta nem lucro nem prejuízo para a empresa. A partir do ponto de equilíbrio pode-se definir qual é o volume de receita mínimo que a empresa deve produzir para ultrapassar os seus custos. 3.3.3. RISCOS O risco do negócio é sempre uma possibilidade de perda. Existem dois tipos de risco: econômico (inerente ao negócio) e financeiro (ocorre quando não se obtém a remuneração do investimento). Quando o risco econômico é elevado, deve-se procurar reduzir o risco financeiro, evitando alto endividamento e baixando a proporção de capital de terceiros. O desafio é buscar uma conciliação entre o risco e o retorno financeiro de uma empresa. O retorno (rentabilidade) é medido pelas receitas menos os custos incorridos. O risco é medido pela probabilidade de a empresa tornar-se insolvente, ou seja, tornar-se incapaz de pagar suas contas e dívidas nos vencimentos. O retorno financeiro é o lucro. O lucro é sempre uma possibilidade de ganho. Aumentar o lucro e diminuir os custos são as duas grandes preocupações. Ao lado dos riscos, devemos também levar em conta as potencialidades do negócio. O potencial do negócio representa o grau em que o negócio pode dar certo. Chiavenato (2008) apresenta a seguinte tabela de potencialidades e riscos: RISCOS POTENCIALIDADES Concorrentes Oportunidades de mercado Dificuldade de fornecimento Facilidade de fornecimento Retração do mercado consumidor Expansão do mercado consumidor Perfil inadequado do produto e/ou serviço Perfil excelente do produto e/ou serviço 3.3.4. ALTERNATIVAS JURÍDICAS Para desenvolver suas atividades a empresa precisa ser legalmente estabelecida e constituída. A legislação distingue a pessoa física da pessoa jurídica. A pessoa física é o indivíduo com seus direitos e obrigações perante o Estado. Pessoa jurídica é a associação de duas ou mais pessoas, com seus direitos e obrigações próprios. Toda empresa funciona como uma pessoa jurídica. Do ponto de vista jurídico, as sociedades empresariais podem ser classificadas em duas formas básicas: empresário e sociedade empresária. A Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 30 primeira forma possui apenas um proprietário e a segunda é decorrência da associação de duas ou mais pessoas. O empresário exerce profissionalmente uma atividade econômica organizada para a produção de bens e/ou serviços. Trata-se, normalmente, de pequena empresa. O novo Código Civil define duas espécies de sociedade: sociedade simples e sociedade empresária. A sociedade simples é constituída por pessoas que reciprocamente se obrigam a contribuir com bens ou serviços para o exercício de atividade econômica e a partilha entre si dos resultados, não tendo por objeto o exercício de atividade própria de empresário. Apresenta as seguintes características: • Integralização – Os sócios podem integralizar o capital social. • Capital social – É expresso em moeda corrente ou outra espécie de bens suscetíveis à avaliação pecuniária. • Registro da empresa – Em cartório de pessoas jurídicas. • Exclusão de sócio – Impossibilidade de excluir sócio na participação dos lucros ou perdas. • Retirada de sócio – Com aviso prévio de sessenta dias (contrato por prazo indeterminado) ou judicialmente (contrato por prazo determinado). Segundo Chiavenato (2008), as principais formas de sociedades empresárias são: • Sociedade em nome coletivo – Os sócios são responsáveis solidariamente pelos direitos e obrigações, sem qualquer limite de valor. • Sociedade em comandita simples – O capital social é formado pelas contribuições de duas classes de sócios: comanditários e comanditados. • Sociedade em comandita por ações – Assemelha-se à anterior, com a diferença de que o capital é dividido em ações. • Sociedade limitada (Ltda) – A responsabilidade diante dos direitos e das obrigações da empresa é limitada ao valor do capital registrado em seu contrato social. • Sociedade anônima (SA) – É a sociedade por ações. O capital é dividido em ações e cada sócio ou acionista responde somente pelo preço de emissão das ações que adquiriu. Além das formas jurídicas apontadas, existem outras alternativas de associação com pessoas ou organizações, tais como: • Cooperativa – Voltada exclusivamente para suprir as necessidades e os interesses dos associados. O capital é formado por quotas-partes e varia conforme aumenta ou diminui o número de associados, não podendo ser transferido a terceiros. • Franquia (Franchising) – Licenciamento do uso de marcas. Constitui a transferência para um segundo empresário de toda a história de sucesso de determinada marca. Franqueador é quem concede e vende a franquia. Franqueado é quem adquire a franquia. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 31 • Parceria – É possível dividir tarefas sem que exista concorrência entre as partes envolvidas. • Joint Ventures – Associação de empresas locais e estrangeiras que passam a compartilhar o capital, os riscos, as decisões sobre os empreendimentos que irão realizar em conjunto. • Terceirização – Ocorre quando uma empresa decide transferir para outra a produção de bens e/ou serviços que anteriormente realizava com seus próprios recursos. • Associações – Entidade de direito privado dotada de personalidade jurídica que se caracteriza pelo agrupamento de pessoas para a realização e consecução de objetivos comuns, sem finalidade econômica. • Fundações – Para criar uma fundação, o instituidor deverá fazer, por escritura pública ou testamento, a dotação especial de bens livres, especificando o fim a que se destina. 3.4. PLANO DE NEGÓCIO Segundo Chiavenato (2008), o plano de negócios (business plan) descreve o empreendimento e projeta os aspectos mercadológicos, operacionais e financeiros para os próximos três ou cinco anos. O Sebrae apresenta o seguinte roteiro esquematizado para o projeto do negócio: • Ramo de atividade. • Mercado consumidor. • Mercado fornecedor. • Mercado concorrente. • Produtos e/ou serviços a serem ofertados. • Localização. • Processo operacional. • Previsão de produção, previsão de vendas ou previsão de serviços. • Análise financeira. O plano deve trazer a descrição do setor, a natureza jurídica do negócio, a estrutura organizacional, os relatórios financeiros simulados, um plano estratégico e um plano operacional. As partes de um plano de negócios são: • Sumário executivo. • Análise completa e detalhada do setor. • Natureza jurídica e estrutura organizacional da empresa. • Simulação de relatórios financeiros. • Plano estratégico. • Plano operacional. • Apêndices. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 32 Sumário executivo É um texto composto de poucos parágrafos. De início deve-se abordar a natureza do negócio e os aspectos mais importantes do empreendimento, incluindo missão e visão. Em seguida deve-se abordar as necessidades que a empresa vai atender no mercado, ressaltando a responsabilidade social. É importante que neste momento façamos um resumo das características do mercado em que a empresa vai operar, mostrando como o mercado está se comportando em relação ao produto e/ou serviço a ser oferecido. Além de um breve relatório sobre os sócios e os recursos financeiros necessários. Análise completa e detalhada do setor Nesta etapa devemos apresentar as principais características do setor, incluindo as variáveis econômicas, sociais, demográficas e políticas que influenciam o mercado. É importante também deixar claro quais são as oportunidades encontradas no mercado e os fornecedores de entradas. Natureza jurídica e estrutura organizacional da empresaNesta terceira etapa é apresentado o currículo dos sócios contendo a formação e as competências de cada um e a quantidade, perfil profissional e técnico dos colaboradores. Simulação de relatórios financeiros Deve conter: balanço de abertura da empresa, previsão de receitas, fluxo de caixa e balanço para o período coberto pelo planejamento. O balanço de abertura deve relacionar os bens patrimoniais e os compromissos financeiros da empresa no início de suas operações, bem como o ativo e passivo, os bens nos quais os recursos foram alocados. Se a empresa já estiver em atividade, o balanço deve refletir a situação do empreendimento no início do período abrangido pelo plano. Plano estratégico De acordo com Chiavenato (2008), nesta etapa devemos nos preocupar com os seguintes pontos: • Definição da missão e da visão. • Definição do negócio. • Estabelecimento dos objetivos específicos. • Definição da estratégia. • Declaração de premissas do planejamento. • Estabelecimento dos objetivos estratégicos de longo prazo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 33 Plano operacional Nesta sexta etapa devemos, segundo Chiavenato (2008), ter as seguintes preocupações: • Previsão de vendas. • Planejamento da produção. • Orçamento de despesas gerais. • Previsão do lucro operacional. • Previsão do fluxo de caixa e balancete. • Balanço patrimonial simulado. • Previsão de índices operacionais e financeiros. Apêndices Nesta última fase devemos fazer referência aos contatos pertinentes e às informações técnicas necessárias. 3.4.1. OBJETIVOS E ESTRATÉGIA Todo objetivo deve ser formulado de maneira abrangente para estimular a criatividade e, ao mesmo tempo, de maneira restrita para oferecer uma direção ao negócio. Na prática, toda empresa tem vários objetivos, tais como: financeiros, comerciais, administrativos, sociais etc. Muitas empresas definem hierarquias de objetivos de acordo com suas prioridades e importâncias relativas. Normalmente, as organizações definem três tipos de objetivo: 1. Globais – São os mais importantes. Recebem este nome porque envolvem toda a empresa e são de longo prazo (três a cinco anos). 2. Táticos – Objetivos de cada departamento. São de médio prazo (um ano). 3. Operacionais – Objetivos de cada tarefa. Já a estratégia é o meio para transformar os objetivos em realidade. A formulação da estratégia é feita por meio de várias análises: • Definição da missão, visão, valores e objetivos globais. • Ambiente interno. • Ambiente externo. • Compatibilização dos ambientes. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 34 CAPÍTULO 4 GESTÃO DE MARKETING Atualmente, empresas que não estão em contato direto com seus mercados consumidores e fornecedores têm enfrentado sérios problemas com seus resultados. Muitos destes problemas poderiam ser evitados se estas empresas estivessem preocupadas com o seu ambiente externo. Uma das melhores ferramentas para análise deste ambiente é o marketing. Quando falamos em marketing, não estamos apenas citando os elementos de um programa de ação de marketing, ou seja, os quatro Ps (produção, preço, ponto de distribuição e promoção). Estamos considerando todo um instrumental que precede a especificação destes, como a análise dos mercados consumidores, análise da concorrência, análise do ambiente de tarefa e a análise de opções estratégicas para se chegar aos objetivos fixados. 4.1. DEFINIÇÃO Alguns autores propõem um conceito tridimensional, sendo elas: dimensão funcional, dimensão administrativa e dimensão filosófica. Com base na primeira dimensão, poderíamos dizer que o marketing é uma das funções desenvolvidas pela empresa que visa atender simultaneamente aos desejos e necessidades dos consumidores e aos objetivos econômicos da empresa através da oferta de um produto ou serviço. Do ponto de vista da segunda dimensão, o marketing consiste na análise, planejamento, implementação e controle de programas destinados a realizar as trocas com os mercados-alvo, de modo a atingir as metas da empresa. Quanto à terceira dimensão, o marketing é uma atitude, um modo de pensar, uma filosofia. Existem várias filosofias que podem guiar o marketing. Segundo Sobrinho (1999) elas são baseadas em: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 35 • Conceito de produção – A premissa é de que o consumidor quer um produto ao menor preço possível. • Conceito de produto – A empresa oferece ao consumidor diversas opções de um mesmo produto, dentro da visão dela. • Conceito de vendas – Além de diversas opções do produto, a empresa deve ter uma força de vendas bastante agressiva e competente. • Conceito de marketing – A base é a satisfação do consumidor. 4.2. ADMINISTRAÇÃO DE MARKETING O setor de marketing deve estar subordinado ao planejamento geral da empresa. Assim, o que define a lucratividade e as grandes linhas estratégicas do marketing é o planejamento estratégico geral da organização. O processo mercadológico consiste em utilizar sistematicamente algumas ferramentas, sendo elas: • Analisar as oportunidades de marketing. • Selecionar mercados-alvo. • Desenvolver o mix de marketing. • Gerenciar o esforço de marketing. 4.2.1. ANÁLISE DAS OPORTUNIDADES DE MARKETING Visa desenvolver conceitos gerais a respeito da análise das oportunidades que o mercado possui. Esta análise é importante para servir de subsídio para o desenvolvimento de uma estratégia mercadológica. Devemos entender que qualquer empresa nunca está sozinha no mercado. Mesmo que ela tenha um monopólio, sempre estará influenciada por seus fornecedores, por seus consumidores e por um emaranhado de forças externas, que são variáveis e não controláveis pela organização. Em um plano mais amplo, sempre teremos de considerar variáveis com: quadro econômico nacional e internacional, ambiente físico, ambiente tecnológico, ambiente demográfico, ambiente sociocultural da população e ambiente político-legal. Já no plano mais próximo da empresa, teremos que nos preocupar: concorrentes, fornecedores, intermediários e clientes. É fundamental a análise dos concorrentes. O primeiro passo é a identificação deles. A seguir devemos prospectar quais são seus objetivos e estratégias. Posteriormente precisamos conhecer seus pontos fortes e fracos, pois iremos encontrar vulnerabilidades que poderão ser exploradas e potencialidades contra as quais devemos nos precaver. Os fornecedores têm grande influência sobre o sucesso da empresa, pois mediante seus insumos a empresa pode realizar a transformação e disponibilizar ao mercado seus próprios produtos ou serviços. Em relação aos intermediários, ou seja, aqueles que adquirem produtos da empresa para revenderem aos consumidores finais, devemos ter um ótimo relacionamento, pois eles levam consigo a nossa marca e afetam a imagem organizacional. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 36 O último elemento, e sem dúvida o mais importante, são os clientes. São eles que consomem os produtos e/ou serviços da empresa. Isso quer dizer que se eles deixarem de comprar, todo o resto deixará de ter sentido. 4.2.2. SELEÇÃO DE MARCADOS-ALVO A composição central da estratégia de marketing é o SAP, ou seja, segmentação, alvo e posicionamento. A segmentação visa identificar as variáveis de segmentação e segmentar o mercado. O segundo componente visa avaliar a atratividade de cada segmento e selecionar o segmento alvo. Já o último, busca identificar os possíveis conceitos de posicionamento para cada segmento-alvo e selecionar, desenvolver e assinalar o conceito de posicionamento escolhido. 4.2.3. MIX DE MARKETING Para satisfazer seus clientes, uma empresa deve levar ao mercado a solução mais adequada. Isto quer dizer que devem ser desenvolvidos produtos e/ou serviços, a umcerto preço, por meio de canais de distribuição adequados e os consumidores devem ser informados e persuadidos a adquirir da empresa e não de seus concorrentes. Portanto, é nesta etapa que se definem os 4 Ps (produto, preço, ponto de venda e promoção), ou seja, especifica-se o mix de marketing para os segmentos selecionados. 4.2.4. GERENCIAR O ESFORÇO DE MARKETING É a coordenação e controle do esforço de marketing junto aos diversos mercados. É onde ocorre a implementação do plano e se concentra a maior parte do tempo do administrador de marketing. 4.3. ESTRATÉGIAS DE MARKETING 4.3.1. ESTRATÉGIAS DE DIFERENCIAÇÃO E DE POSICIONAMENTO Quando fazemos as análises de segmentação de mercado, e selecionamos alguns segmentos, estamos verificando em que campos a empresa vai operar. É de se esperar que nestes mesmos campos existam outras empresas atuando. Este contexto nos exige um posicionamento dentro destes segmentos, frente aos nossos concorrentes. Para podermos nos diferenciar, devemos saber o que nosso cliente potencial valoriza em um produto e/ou serviço, ou seja, é preciso fazer uma análise de valor. Através desta análise, iremos perceber que o valor total entregue ao cliente depende do composto de produtos e serviços, do atendimento dispensado pelos colaboradores da empresa e pela imagem que esta tem no mercado. Não devemos esquecer que o cliente arca com diversos custos para adquirir os produtos e/ou serviços, sendo eles: custo do preço, custo do esforço de aquisição e custo psíquico associado a não aceitação social ou à rejeição de seus grupos de referência. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 37 Segundo Sobrinho (1999), diferenciação é o ato de projetar um conjunto de diferenças significativas para distinguir uma oferta da empresa das ofertas dos concorrentes. Algumas formas de diferenciação são: • Diferenciação do produto – Características, desempenho, adequação, durabilidade, design etc. • Diferenciação de serviços – Entrega, instalação, assistência técnica etc. • Diferenciação por meio dos colaboradores – Competência, cortesia, credibilidade etc. • Diferenciação por meio da imagem – Símbolos, mídias, atmosfera e eventos. Sobrinho (1999) também define posicionamento como o ato de projetar a oferta da empresa de forma que ela ocupe um lugar distinto e valorizado nas mentes dos clientes-alvo. O posicionamento deve ser selecionado através dos seguintes critérios: • Importância junto aos clientes-alvo. • Distintividade perante a oferta da concorrência. • Superioridade às outras soluções encontradas no mercado. • Comunicabilidade junto aos clientes-alvo. • Antecipação à necessidade dos clientes-alvo. • Disponibilidade dos produtos e/ou serviços aos clientes-alvo. • Rentabilidade para a empresa. 4.3.2. ESTRATÉGIAS AO LONGO DO CICLO DE VIDA DOS PRODUTOS Um produto ou serviço sofre diversas alterações, tendo em vista que o mercado evolui e as condições competitivas se modificam. Assim, se quisermos introduzir um produto, as estratégias serão bastante diferentes daquelas de quando tivermos um produto já estabelecido no mercado. O ciclo de vida do produto (CVP) é importante no marketing em virtude de orientar a dinâmica competitiva de um produto. Este conceito vem da evolução da demanda por um dado produto e da evolução da tecnologia agregada a este produto. O ciclo de vida é uma tentativa de reconhecer os estágios distintos na história das vendas de um produto. Estes estágios são: • Introdução. • Crescimento. • Maturidade. • Declínio. As implicações nas decisões de marketing ao londo do CVP podem ser observadas na seguinte tabela: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 38 CARACTERÍSTICAS INTRODUÇÃO CRESCIMENTO MATURIDADE DECLÍNIO Vendas Baixa Rápido crescimento Atinge apogeu Em queda Custos Alto Médio Baixo Baixo Lucro Negativo Crescente Elevado Em queda Consumidores Inovadores Adotantes imediatos Adotantes posteriores Retardatários Concorrentes Poucos Crescente Número estável que começa a cair Número em queda Objetivo de marketing Criar consciência do produto Maximizar a participação de mercado Maximizar lucro e ao mesmo tempo defender a participação de mercado Reduzir gastos e tirar mesmo proveito da marca 4.4. COMPOSTO DE MARKETING Segundo Kotler, produto é algo que pode ser oferecido a um mercado para sua apreciação, aquisição, uso ou consumo e que pode satisfazer um desejo ou uma necessidade. Neste conceito estão incluídos objetos físicos, serviços, lugares, organizações e idéias. Ao se definir as características de um produto, devemos considerar seus três níveis de análise, ou seja, produto núcleo, produto tangível e produto ampliado. O primeiro é o benefício essencial oferecido ou procurado pelo cliente (ex.: sistema de segurança – sensação de segurança). Produto tangível é o objeto físico ou serviço oferecido ao mercado. É o que se reconhece como oferta (câmeras, sensores, crachás etc). Já o produto ampliado é a totalidade dos benefícios que o cliente recebe ou experimenta na obtenção de um produto tangível. A marca é um nome, termo, sinal, símbolo ou desenho ou, ainda, uma combinação desses elementos que pretende identificar os bens e serviços de um vendedor e diferenciá-lo dos concorrentes. Entre as qualidades desejáveis para um nome de marca, temos: • Sugerir algo sobre os benefícios do produto (ex.: Kibon, Duratex, Bom- Brill). • Sugerir qualidades do produto (ex.: Bosch, Metal-Leve). • Ser fácil de pronunciar, reconhecer e lembrar (ex.: LG, Sony). • Ser distinto e inconfundível (ex.: Kodak). Outro ponto importante e que passou por vários avanços é a embalagem. Atualmente, uma boa embalagem deve atender a conveniência do cliente e não apenas servir para proteger o produto. Essa mudança de enfoque foi influenciada por: • Auto-serviço. • Anuência dos clientes. • Imagem da empresa e da marca. • Oportunidade de inovação. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 39 Em virtude dessas mudanças, poderíamos definir embalagem como as atividades de design e produção de um recipiente ou invólucro. Os rótulos de embalagens devem conter as informações sobre sua composição e quantidade, assim como ressaltar a marca e os principais benefícios que trará para o cliente. Já o design do produto pode ser o maior diferencial em relação à concorrência, podendo ainda torná-lo de uso mais fácil, de melhor qualidade ou durabilidade e diminuir os custos de fabricação. Por meio da garantia, dá-se ao cliente a segurança de que o produto atenderá às necessidades e que, em caso de falha, sofrerá o reparo necessário. 4.4.1. COMPOSTO DE PREÇO A decisão de estabelecer o preço de lançamento de um produto no mercado é muito importante, pois nela estão envolvidos os custos de fabricação e a margem de lucro desejada, os preços dos concorrentes e a reação dos clientes ao preço que se pretende determinar. É fácil perceber que a prevenção de perdas, ou seja, o sistema preventivo de segurança empresarial, poderá interferir no preço, dando à empresa um melhor posicionamento no mercado. As etapas do estabelecimento de preço são: • Selecionar o objetivo de preço, ou seja, sobrevivência, maximização das vendas, penetração de mercado, retorno do investimento ou liderança de qualidade. • Determinar a demanda, ou seja, conhecer sua elasticidade, existência de substitutos, exclusividade. • Estimar os custos da empresa para avaliar as potencialidades da precificação a ser adotada. • Analisar os preços e ofertas dos concorrentes. • Selecionar um método de estabelecimento de preço. Neste item é importante a análise do setor de gerenciamento de riscos corporativos. • Escolher o preço final. Muitas vezes durante a vida de um produto já lançado é necessário efetuar adequações de preço paradiferentes regiões, momentos, clientes. Além disso, em certas ocasiões é necessário aumentar ou reduzir preços, assim como avaliar as reações dos clientes, concorrentes e dos próprios vendedores face a essas mudanças. 4.4.2. SELEÇÃO DE CANAIS DE DISTRIBUIÇÃO Quando especificamos produto e preço, estes ainda não criam nenhum valor adicionado ao cliente se não disponibilizarmos estas características ao cliente final. As grandes funções dos canais de distribuição são as de criar valor de tempo, lugar e possessão. Para isso, devemos levar em consideração os diversos fluxos entre fornecedores e consumidores, a saber: • Informação. • Promoção. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 40 • Negociação. • Pedidos. • Financiamentos. • Possessão física. • Pagamentos. 4.4.3. COMPOSTO PROMOCIONAL O composto promocional tem a função de criar o valor de comunicação, ou seja, proporcionar informações aos clientes. Este composto tem os seguintes componentes: • Propaganda. • Promoção de vendas. • Publicidade e relações públicas. • Venda pessoal. Para desenvolver o composto promocional é preciso tomar algumas decisões, tais como: sazonalidade, planejar eventos, estabelecer o orçamento e definir os objetivos. Um ponto importante é fazer a divulgação de notícias comercialmente significativas sobre a empresa na mídia impressa, falada e televisiva. Para este fim é importante que tenhamos na empresa uma assessoria de imprensa. Propaganda Pode ser definida como qualquer forma paga e impessoal de apresentação e promoção de idéias, bens ou serviços por um patrocinador identificado. A mensagem é determinada mediante a criação, a avaliação e seleção e a realização da propaganda. Na criação é preciso identificar coisas eficazes para dizer, conhecer bem o público-alvo e o que ele espera do produto e dar ênfase aos benefícios e ao diferencial competitivo. Quanto a avaliação e seleção, a propaganda deve criar desejo, ser exclusiva e ter credibilidade. A seqüência de decisão, em termos de propaganda, é baseada em: • Seleção da mídia. • Mensuração da eficácia. • Efeito comunicação (recall). • Efeito vendas. Promoção de vendas Consiste em um conjunto diversificado de ferramentas de incentivo cujo objetivo é estimular a compra mais rápida e/ou maior volume de um produto específico. Existem diversas opções, tais como: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 41 • Amostra grátis. • Descontos. • Degustações. • Pacotes promocionais. • Prêmios. • Merchandising. 4.5. MARKETING DE SERVIÇOS Produto é o resultado de uma atividade profissional ou empresarial. Pode ser uma coisa física, palpável, visível ou uma coisa intangível, invisível, uma performance. O serviço é um produto. O produto da atividade exercida por uma pessoa ou organização de pessoas. Apesar das características próprias, existem muitos fornecedores de serviços que ainda não perceberam que comercializam uma coisa que é diferente de mercadorias. O resultado é que estas empresas acabam investindo tempo e dinheiro em atividades de marketing que são inadequadas para divulgar e vender aquilo que está sendo oferecido. Embora os conceitos de marketing sejam aplicáveis para mercadorias e serviços, são necessárias algumas adaptações e até mesmo a exploração de alguns conceitos novos quando estamos falando de serviços. Existem diversas definições para serviços. A mais utilizada e mais aceita é a de Philip Kotler e Gary Armstrong: “serviço é uma ação ou desempenho, essencialmente intangível, que uma parte pode oferecer a outra e que não resulta na posse de nenhum bem. Sua execução pode ou não estar ligada a um produto físico”. As características principais do serviço são: intangibilidade, inseparabilidade, variabilidade e perecibilidade. Intangibilidade Serviços são intangíveis. Não podem ser vistos, tocados, cheirados, ouvidos ou sentidos antes de serem comprados. Esta realidade gera um problema de marketing: a credibilidade. Todo processo de compra envolve um certo risco percebido pelo cliente. Mercadorias permitem reduzir parte desse risco no processo de inspeção pelos sentidos. No caso dos fornecedores de serviços a imagem é algo fundamental. Os clientes irão sentir seus riscos diminuídos em virtude do histórico que a empresa fornecedora possui. Nesta construção e manutenção da imagem a segurança empresarial tem papel ativo, buscando identificar e gerenciar os riscos corporativos. A intangibilidade pode ser minimizada se o fornecedor tiver plena consciência do problema e enfrentá-lo com criatividade e competência. É necessário tornar tangível algo que é essencialmente intangível. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 42 Inseparabilidade Serviços são inseparáveis de quem o produz e de quem os recebe. Se um serviço é adquirido por uma pessoa, essa pessoa faz parte do serviço, assim como o fornecedor. Ao comprar uma mercadoria, avaliamos muitas de suas características, mas dificilmente nos preocupamos em saber se as pessoas envolvidas na produção eram homens, mulheres, velhos, jovens etc. Com os serviços o contexto é diferente. Existe o envolvimento de pessoas. Tanto o fornecedor como o cliente interfere no resultado final. Isso resulta em um fator de risco muito grande para o fornecedor, pois em muitos casos não existe uma segunda chance em relação ao cliente. A interação entre pessoas, que é característica da prestação de serviços, varia em intensidade dependendo do tipo de serviço e do grau de envolvimento que o cliente apresentar. Variabilidade Serviços são altamente variáveis, pois dependem de pessoas e de circunstâncias. Depende de: quem executa, quem recebe, quando é realizado e onde é feito. A principal arma para enfrentar a variabilidade é o treinamento. Recrutar, selecionar, acompanhar e treinar as pessoas para que exista qualidade e produtividade. Esta característica é afetada pelo sistema de segurança implantado na empresa, pois os processos de recrutamento, seleção e acompanhamento terão seus riscos minimizados se tivermos um sistema de segurança eficiente, eficaz e efetivo. Além dessas ações outras devem ser adotadas: • Incentivos internos. • Desenvolvimento de rotinas operacionais. • Manutenção de pesquisa de satisfação do cliente. • Correção imediata dos problemas detectados nessas pesquisas. Perecibilidade Serviços não podem ser estocados para serem fornecidos ou utilizados no futuro. Esta característica dos serviços faz saltar aos olhos a importância da perfeita sintonia entre a necessidade do cliente e a disponibilidade do fornecedor. Ao mesmo tempo, esta relação nos leva a um problema que é a gestão de demanda. Todos os fornecedores que enfrentam o problema da demanda flutuante podem, de alguma maneira, reduzir o problema. É necessário conhecimento do mercado, um pouco de criatividade e uma noção clara do tamanho do problema, para não errar no tamanho da solução. É importante o acompanhamento dos concorrentes buscando perceber o que eles estão fazendo ou não. Talvez este segundo ponto, ou seja, o que não estão fazendo seja o mais importante, pois iremos perceber as vulnerabilidades e poderemos utilizá-las a nosso favor. Esta é uma ação típica de inteligência empresarial e a segurança corporativa tem papel prioritário. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 43 É importante ressaltar mais duas características dos serviços: a grande dificuldade que apresentam para serem protegidos por patentes e a dificuldade de serem precificados. 4.5.1. EMPRESA FORNECEDORA DE SERVIÇOS O cliente tem dois canais de relacionamento com a empresa. Uma ligação é com a empresa, do ponto de vista institucional. Esta ligação se dá através do processo de divulgação, contatos comerciais, orçamentos, negociação, contratos etc. Ooutro canal se dá durante o processo de produção de serviço. O processo de prestação de serviço ocorre sempre com a presença e participação de quem fornece e de quem recebe o serviço. Isso cria um problema que deve ser administrado com prioridade: o marketing interno. A partir do momento em que o negócio está fechado, que o contrato está feito, começa a prestação de serviço propriamente dita. Todo o relacionamento que o cliente terá com a empresa será através dos prestadores de serviço. O cliente muda o comportamento depois que contrata o serviço. Às vezes para melhor, às vezes para muito pior. Seja como for, na condição de prestador de serviço, a empresa precisa estar atenta ao comportamento do cliente para dar respostas adequadas e sustentar o marketing interativo. Não podemos esquecer que é desse processo que vai resultar o poderoso marketing boca-a-boca. Todas as pessoas que se relacionam com o cliente, durante o processo de prestação do serviço são, também, prestadoras de serviço. Por isso é que o marketing interno (endomarketing) é tão importante nas empresas prestadoras de serviço. Ele é utilizado para vender aos colaboradores a filosofia de foco no cliente. Linhas de referência Toda relação do cliente com a empresa se dá na linha de interação. É importante posicionar a linha de visibilidade em um ponto adequado ao sistema de funcionamento e organização da empresa e a linha de implementação é, também, muito importante para separar as atividades operacionais das atividades administrativas e estratégicas. As linhas de referência são, na verdade, coisas imaginárias que foram criadas para representar graficamente as atividades e os relacionamentos durante o processo de funcionamento de uma empresa de serviços. A linha de interação é representada por todos os elementos que possibilitam o contato direto do cliente com a empresa. Já a linha de visibilidade é a forma como a empresa é vista pelo mercado, ou seja, a sua imagem. Esta linha é a mais importante, pois ela é a única sobre a qual a empresa tem real capacidade de manipulação e controle. A última linha é a de implementação. Ela separa o trabalho que resulta na prestação do serviço do trabalho necessário para que a empresa possa funcionar. São as funções administrativas. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 44 4.5.2. COMPORTAMENTO DO CLIENTE NO PROCESSO DE COMPRA Os autores americanos AlRies e Jack Trout afirmam que o marketing é uma guerra cujo o campo de batalha é a mente humana. Um desejo, um anseio ou uma necessidade é, em geral, uma coisa que está na cabeça de quem sente. Necessidade não é um conceito objetivo. Ela não existe apenas pela inexistência ou indisponibilidade do objeto em si. É necessário conhecermos o nosso público-alvo e seus valores, para descobrir os mecanismos que deflagram o sentimento da necessidade. Devemos buscar respostas para as seguintes perguntas, segundo Padilha (2001): • Por que as pessoas sentem necessidade do serviço que a empresa oferece? • O que provoca esta necessidade? • Como esta necessidade surge? • O que a empresa pode fazer para estar perto quando a necessidade nascer dentro do cliente? • Como a empresa pode se antecipar à situação em que o cliente reconhece o problema? Busca de informação O cliente vai buscar informações onde sua lógica define como canais naturais. Dependendo do caso o cliente vai procurar por placas indicativas, anúncios em jornais ou revistas, lista telefônica, entidades de classe. Nesta etapa o cliente está aberto para receber informações técnicas, preços, etc. Avaliação de alternativas O cliente vai avaliar as alternativas com base no seu sentimento de necessidade, nas informações recebidas pelos concorrentes e nos seus valores internos. Nem sempre a melhor proposta é a que vence. O cliente não é um alvo fixo. Algumas vezes ele não menciona explicitamente as coisas que terão maior importância na hora de avaliar as propostas. Isso acontece freqüentemente com a variável preço. Os clientes raramente declaram o peso desse componente no processo de escolha do fornecedor. O processo de avaliação de alternativas pode ser rápido ou demorado. Depende do tipo de serviço oferecido e do cliente em questão. Decisão de compra A decisão de compra é um instante entre a avaliação de alternativas e o processo de produção e consumo do serviço. Mas é um momento que precisa ser potencializado. Quanto mais longo for este processo mais desgaste ele sofrerá. A primeira coisa que a empresa deve fazer ao receber a notícia de que foi a escolhida é reafirmar todos os compromissos assumidos durante o processo de negociação. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 45 Processo de produção e consumo Entre a decisão de compra e o comportamento pós-consumo existe um intervalo que pode ser muito grande. Neste intervalo temos o processo de produção e consumo que envolve um relacionamento quase sempre direto entre o cliente e o prestador de serviço. Não devemos esquecer que marketing de serviços é relacionamento de pessoas. Pós-consumo O resultado de um serviço é medido pelo grau de satisfação do cliente. Uma das formas de medi-lo é a pesquisa de satisfação realizada durante e ao final de cada serviço. 4.6. MARKETING PESSOAL Uma estratégia de marketing pessoal está quase sempre ligada a interesses ou objetivos pessoais. É muito difícil promover mudanças na maneira de pensar ou de agir, sem uma boa dose de motivação. Existem diversas forças que dificultam a implementação do marketing pessoal, sendo parte delas pessoais e outras ligadas às outras pessoas. Barreiras pessoais Estas barreiras estão apoiadas na inércia, indisciplina, insegurança e vaidade. A primeira barreira é a característica que nos faz permanecer fazendo o que sempre fizemos. Para implementar o marketing pessoal teremos que vencer a inércia, pois a implementação, normalmente, implica em mudanças. A segunda característica é a indisciplina. Ela é a responsável pelas desculpas que nós encontramos para justificar o abandono de práticas ou rotinas que nós sabemos, conscientemente, que são interessantes e importantes para alcançarmos os nossos objetivos. A insegurança é caracterizada quando uma pessoa se sente incapaz de realizar uma tarefa simples e para qual está física e intelectualmente preparada. Vencer a vaidade e o orgulho é meio caminho para iniciar um processo de renovação. O marketing pessoal passa pela necessidade de renovação de conceitos e comportamentos. Barreiras nas outras pessoas São raros os objetivos pessoais cuja conquista independa completamente da participação, direta ou indireta, de outras pessoas. As principais barreiras aos nossos objetivos pessoais que encontramos nos outros são: desinteresse, interesses pessoais ameaçados, preconceitos e inveja. É preciso perceber que muitas vezes os objetivos pessoais não envolvem coisas que despertam grande interesse nas outras pessoas. É fundamental entender que as pessoas compram os propósitos de uma pessoa Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 46 se estes preencherem lacunas em suas necessidades de relacionamento. O desafio do marketing pessoal é identificar estas lacunas, combatendo assim o desinteresse. Além disso, é importante observar que o espaço que uma pessoa pretende ocupar com o seu progresso pode ser desejado por outras pessoas ao mesmo tempo, despertando nelas a sensação de ameaça. Por mais que uma pessoa seja inteligente e capaz, por mais que seja corajosa, persistente, criativa e competente, precisa aprender a suportar os preconceitos. Ao lado dos preconceitos, a inveja é outra grande barreira, pois ela leva a algum tipo de ação por parte do invejoso. 4.6.1. MIX DE MARKETING PESSOAL O mix de marketing é o conjunto de todas as políticas que uma empresa estabelece para serelacionar com o mercado. No nível pessoal não é diferente, pois a imagem pessoal é construída e sustentada a partir das políticas de relacionamento. O mix de marketing pessoal constitui o gerenciamento de algumas variáveis importantes que interferem nas relações de cada pessoa com o seu público. Essas variáveis são: • Nome. • Aparência física. • Gestos e postura. • Voz e vocabulário. • Conhecimentos e habilidades específicas. • Conhecimentos e habilidades gerais. • Visibilidade e disponibilidade. • Marcas de personalidade. • Marcas de caráter. 4.6.2. COMUNICAÇÃO A comunicação pessoal exige o conhecimento e o domínio de várias técnicas importantes, as essenciais são: comunicação verbal, comunicação não verbal e auto-apresentação. Comunicação verbal A comunicação verbal, como já vimos em outro capítulo, é a comunicação através da palavra (falada ou escrita). Na conversa entre pessoas é importante: • Saber ouvir. • Ter domínio do idioma. • Ter cuidado com o timbre da voz. • Cuidar da pertinência e timing. • Buscar a empatia. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 47 Poucas pessoas dão o devido valor à comunicação escrita, não percebendo o poder de fogo de um documento bem escrito. Não é necessário ser um grande escritor para tirar proveito da comunicação escrita, o que é necessário é apenas desenvolver o hábito. Para tal, é importante o querer e a disciplina, pois escrever bem exige apenas a prática constante. Apesar da importância da comunicação escrita, devemos tomar alguns cuidados, pois uma vez redigido um documento não poderemos mais desmentir, fugir do compromisso. Mídia é uma palavra que vem do inglês (mass media) e significa o conjunto de canais de comunicação impessoais, tais como: jornal, revista, rádio, televisão, outdoor, cartaz, folder etc. A relação com a imprensa é uma coisa que demanda muita atenção, cuidado e uma certa experiência. Toda pessoa deve tomar muito cuidado com o seu marketing pessoal na utilização da mídia. Apesar desta afirmação, não podemos negar que ela é fundamental para sedimentar uma imagem pública, pois permite a multiplicação da fama. Comunicação não verbal Por definição é a comunicação sem palavras, ou seja, ocorre através: das posturas, atitudes, gestos, maneira de se vestir, pela forma de se comportar. A comunicação não verbal é de uma importância fundamental, não apenas para complementar a comunicação verbal, mas, muitas vezes, serve como a comunicação principal. A comunicação não verbal precisa ser exercitada para ser aprimorada. São habilidades que podem ser desenvolvidas com exercícios e treinamento. Auto-apresentação É uma das chaves do marketing pessoal, porque freqüentemente nos deparamos com a oportunidade de nos apresentarmos em uma reunião, em um curso, em um seminário ou mesmo em uma conversa informal. São oportunidades que não podem ser desperdiçadas. Devemos observar com critério as três regras da auto-apresentação: 1. Deve ser curta. 2. Deve incluir apenas as informações fundamentais e que gerem valor. 3. Deve ser sempre adaptada à ocasião. 4.6.3. PECADOS E MANDAMENTOS Segundo Padilha (1999), os principais pecados cometidos pelas pessoas na condução de suas estratégias de imagem pública e marketing pessoal, são: 1. Insegurança - Faz com que as pessoas ao redor percam a confiança. 2. Vaidade / exibicionismo – Este comportamento é facilmente percebido pelas outras pessoas, que vão se sentir diminuídas e desprezadas. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 48 3. Arrogância – É utilizada para diminuir as outras pessoas, ou diminuir a importância do que os outros estão pensando ou fazendo. 4. Prepotência – Falsa noção de superioridade. Faz com que a pessoa pressuponha que sabe mais, que tem mais, que deve ser ouvido etc. 5. Intolerância – É importante abster-se de fazer comentários sobre crenças e valores. Discussões sobre política, religião e esportes devem ser evitadas. 6. Descontrole emocional – Provoca a perda do foco, rendimento profissional. 7. Incontinência verbal – Falar demais atrapalha mais do que ajuda. Os mandamentos do marketing pessoal, que não são regras definitivas, devem ser interiorizados e praticados diariamente. São eles: 1. Desenvolver o autoconhecimento. 2. Desenvolver o conhecimento do mundo à sua volta. 3. Desenvolver a auto-estima. 4. Orientar-se por objetivos claros, quantificados e definidos em espaço e tempo. 5. Aceitar as mudanças. 6. Ser o que se quer ser. 7. Ser eficiente e eficaz. 8. Escolher com critério as companhias. 9. Ser visível e disponível. 10. Capitalizar acontecimentos. 4.6.4. PLANO DE MARKETING As fases de um plano de marketing pessoal são: definir objetivos pessoais, identificar o modelo, avaliar o caminho, definir os objetivos parciais, definir as políticas de marketing, definir o conjunto de ações, estabelecer um sistema de controle e avaliação. Definir objetivos pessoais Os objetivos têm que ser claros e bem definidos. Segundo Padilha (1999), precisam ter: • Natureza - Definida pelo tipo de necessidade que o objetivo atende ou satisfaz. Pode ser pessoal, profissional, financeira, física e emocional. • Intensidade - Definida pela importância relativa que o objetivo tem no conjunto dos objetivos gerais. • Quantidade – É a quantificação. • Tempo – É preciso definir o quando. • Lugar – Espaço físico onde o objetivo será concretizado. Identificar o modelo Antes de se definir o que fazer para alcançar os objetivos é preciso identificar um modelo. Um mecanismo poderia ser o benchmark com outras Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 49 pessoas. Caso seja um objetivo que nunca foi tentado antes por outra pessoa, teremos que buscar como referência a condição mais próxima. Na escolha do modelo é importante avaliar os elementos do mix de marketing pessoal. Segundo Padilha (1999) é importante fazer uma autocrítica e buscar responder as seguintes perguntas: • O que as pessoas tomadas como referência têm que você ainda não tem? • Quais são as atividades, hábitos e costumes que terão de ser incorporados e eliminados da sua vida para realizar o objetivo? Avaliar o caminho Verificar quantos obstáculos terão que ser superados para alcançar o objetivo, tais como: inércia, indisciplina, insegurança, vaidade e orgulho. Além dos obstáculos pessoais teremos que também identificar no público-alvo os obstáculos a serem vencidos. Definir os objetivos parciais Não podemos deixar de observar que grandes vitórias são compostas de muitas vitórias intermediárias. Definir as políticas de marketing As políticas constituem o conjunto de todas as decisões que serão tomadas sobre cada um dos itens do mix de marketing pessoal. Definir o conjunto de ações Nesta fase a pessoa já está pronta para decidir o que fazer. É a hora de definir os aspectos práticos para serem feitos no dia-a-dia, em sintonia com as políticas definidas. Mais uma vez essas ações acontecerão em relação ao mix de marketing pessoal. Estabelecer um sistema de avaliação e controle Para se chegar aos objetivos finais é necessário vencer os objetivos parciais. Esses objetivos precisam estar bem definidos e bem controlados. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 50 CAPÍTULO 5 GESTÃO DE VENDAS O aumento da concorrência e a velocidade que se lançam novos produtos e serviços fazem com que as empresas e seus agentes fiquem mais atentos ao que ocorre em seu ambiente de tarefa. O gestor da área de vendas, assim como os operacionais desta área (vendedores), tem um aumento significativo de atribuições voltado para o acompanhamento do ambiente instável, captando e representando a grande diversidade de necessidades dos diferentes grupos de interesse que existem em uma mesma empresa.Nesse contexto complexo o departamento de vendas deve estar preparado para desenvolver negócios e realizá-los atendendo a necessidades dos diferentes parceiros da empresa, tais como: clientes, colaboradores, fornecedores, governo etc. Este departamento assume diversos papéis no dia- a-dia de suas atividades: agente de comunicação, relação pública e apoio à organização. É importante para os componentes deste setor o perfeito entendimento do conceito de merchandising. Segundo Kotler (1998), merchandising significa adaptar o produto ao ponto-de-venda (PDV), que inclui não só as atividades de comunicação no PDV, mas também aspectos de adaptação do produto em si, embalagem, serviços agregados, precificação e disponibilização de estoques ao consumidor. Para Cobra (1994), marketing é um processo social e gerencial pelo qual indivíduos e grupos obtêm o que precisam e desejam por meio da criação e troca de produtos e valores com outros. O conceito central da definição é a troca. Troca é o ato de obter um objeto ou produto desejado de alguém oferecendo algo em contrapartida. A troca ocorre quando as partes percebem que obterão algum benefício. Para o processo de troca é importante o processo de negociação. O processo de negociação geralmente é interpessoal e ocorre com duas pessoas frente a frente. A importância das atividades dos vendedores varia de acordo com a complexidade e a importância dos negócios. É importante que o Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 51 vendedor compreenda os planos de marketing da empresa. Segundo Prado (1999), as atividades básicas do vendedor são: • O relacionamento direto e indireto com os clientes. • Atividades específicas de telemarketing. • Elaboração de orçamentos de produtos e serviços. • Alcançar as metas de vendas. • Atividades de apoio a vendas (etiquetagem, cobranças, registros de visitas, pesquisa de mercado etc). • Sondagem ou prospecção. • Comunicação com o público interno e externo. • Distribuição de recursos. À medida que as organizações aumentam sua orientação para o mercado, suas forças de venda precisam tornar-se mais focadas nesse mercado e nos clientes. Neste contexto, os vendedores devem saber como proporcionar satisfação ao cliente, analisar dados de venda, medir o potencial do mercado, trazer informações, desenvolver estratégias de marketing, além de gerar lucro para a empresa. Os profissionais envolvidos nas atividades de vendas e de apoio a vendas podem ser contratados ou terceirizados. A equipe própria possui a vantagem de conhecer os produtos e processos da empresa e atua dentro das políticas gerenciais da empresa. Já a terceirizada possui a vantagem de receber remuneração por desempenho, contudo age por sua própria ação planejada e dentro de suas próprias normas de conduta. 5.1. GESTÃO DA ÁREA DE VENDAS A gestão desta área é um processo administrativo que cuida das diferentes atividades da venda pessoal, do planejamento da área de vendas, da organização do trabalho, do controle das atividades e dos recursos, além da gestão de pessoas. Atualmente, todos os envolvidos na área de vendas devem orientar-se mais para o desenvolvimento e manutenção do relacionamento com o cliente e clientes em potencial, dentro de uma visão de curto, médio e longo prazo. Os contatos pessoais e o uso de diferentes instrumentos de comunicação facilitam esse relacionamento, permitindo o acesso do cliente aos produtos e serviços da empresa. Dentre os instrumentos de relacionamento direto destacam-se a internet e o telemarketing. Segundo Prado (1999) uma boa comunicação pode permitir o desenvolvimento de melhores produtos e serviços através das preferências dos clientes permitindo que a empresa: • Reduza os estoques. • Coordene com mais facilidade a atividade de vendas. • Corte despesas. • Perceba com mais clareza as necessidades dos clientes. • Desenvolva novos produtos. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 52 O gestor da área de vendas possui inúmeras responsabilidades, dentre elas poderíamos citar: • Acompanhar o alcance das metas de vendas. • Aplicar a política de preços e recomendar sua alteração quando for o caso. • Garantir o cumprimento por parte dos vendedores das tarefas administrativas e as relacionadas ao preenchimento de dados dos clientes, das visitas e de pesquisa. É importante também o gerenciamento do tempo do vendedor, pois implica diretamente nos custos e nos resultados da organização. Geralmente este tempo é dividido em: • Viagens. • Refeições e intervalos. • Espera. • Venda. • Administração. 5.2. PLANEJAMENTO DA EQUIPE Os esforços de vendas agem como um elo de ligação entre a empresa e os clientes. O vendedor é a empresa para os clientes e ele traz para a empresa informações valiosas a respeito dos clientes. Por essa razão, o gestor de vendas deve empenhar-se ao máximo no planejamento da força de vendas, ou seja, desenvolver objetivos, estratégias, estrutura, tamanho e remuneração. O planejamento consiste basicamente em: • Estabelecer os objetivos e metas da área de vendas. • Estabelecer a participação de cada vendedor no mercado. • Estabelecer a estrutura adequada e justa de remuneração dos vendedores. De acordo com Bulgacov (1999), as atividades relacionadas à administração da força de vendas são: • Recrutamento, seleção e integração de vendedores em parceria com os departamentos de recursos humanos e segurança corporativa. • Treinamento. • Acompanhamento em parceira com os departamentos de recursos humanos e segurança corporativa. • Avaliação. Sistema de informação Para que o gestor de vendas tome as melhores decisões é necessário que tenha um sistema de informação com o registro e sistematização de todos os dados das ocorrências e fatos de sua área e outros dados que possam Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 53 afetar direta ou indiretamente o sistema de vendas. O sistema de informação pode ser considerado um dos instrumentos de trabalho mais importantes para a área de vendas, pois pode subsidiar as decisões com informações reais das ocorrências de campo tais como: • Alcance de metas. • Preferências dos clientes. • Ações dos concorrentes. Quando se quer propor um sistema de informação é preciso identificar qual o resultado favorável para a empresa. A informação traz lucro quando: • Possibilita rapidez no atendimento. • Permite antecipar situações. • Gera dados coerentes e seguros. • Permite a redução de custos operacionais. • Oferece uma melhoria na qualidade dos serviços. Previsão de vendas Um sistema de informação permite que a empresa desenvolva previsões de vendas e ações efetivas dos vendedores. A previsão de vendas tem como premissa os conceitos de marketing e sua adequação operacional para se atingir os objetivos da empresa. O conceito de marketing não sugere que se satisfaça os clientes sacrificando os lucros. Muito pelo contrário, o conceito diz que empresas e vendedores que concentrarem o foco na satisfação de seus clientes obterão mais lucros que aqueles que não o fizerem. Porem, ao tentar satisfazer necessidades, é preciso lembrar que elas variam de cliente para cliente. Ações de vendas e plano de vendas Cobra (1994) estabelece que a partir da previsão de vendas e dentro do contexto do plano de marketing, a empresa deve elaborar seu plano de vendas. A elaboração requer uma avaliação dos objetivos e metas de vendas. Para a montagem deste plano, o gestor deve responder às seguintes perguntas: • O que se deve vender? • A quem? • A que preço? • Por quais métodos? • A que custos? • A metodologia de vendas está adequada? • A equipe de vendas está motivada? • Os recursos disponíveis são adequados? • As estratégias e planos estão bem orientados? Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 545.3. ORGANIZAÇÃO DA EQUIPE DE VENDAS A distribuição das atividades e recursos na área de vendas estabelece sua estrutura. A forma como é estruturado um grupo de vendas tem implicações nas ações do grupo e nos resultados de vendas. Segundo Kotler (1995), as estruturas que podem ser utilizadas para as equipes de vendas são: • Por território – Cada vendedor recebe um território para vender a linha completa de produtos e/ou serviços da empresa. • Por produto – Utilizada quando os produtos são tecnicamente complexos, relacionados ou numerosos. • Por mercado – Muitas vezes as empresas especializam sua força de vendas visando atender a diferentes mercados. • Complexa – Utilizada quando a empresa tem uma variedade de produtos, muitos clientes e ampla área de atuação. Os vendedores constituem um dos componentes mais produtivos e mais caros da empresa, o que significa que o aumento de seu número pode implicar no aumento tanto das vendas quanto dos custos. Muitas empresas utilizam a abordagem de carga de trabalho de Kotler (1994) para estabelecer o tamanho de sua força de vendas. Esse método consiste nas seguintes etapas: 1. Os clientes são agrupados em classes de tamanho de acordo com seu volume anual de vendas. 2. As freqüências desejáveis de visitas são estabelecidas para cada classe específica, refletindo a intensidade de visitas que a empresa procura impor com relação a seus concorrentes. 3. O número de contas em cada classe é multiplicado pela freqüência de visitas correspondente, de forma que se obtenha a carga total de trabalho, em termos de visita por ano. 4. A média de visitas que um vendedor pode fazer anualmente é determinada. 5. O número de vendedores necessários é determinado pela divisão do total de visitas anual necessário pela média anual de visitas feitas por um vendedor. 5.4. ESTRUTURA DE REMUNERAÇÃO Pesquisas mostram que os vendedores preferem uma renda bem distribuída ao longo do ano sem grandes saltos ou quedas, reconhecimento para desempenho acima da média e remuneração equilibrada com a experiência e habilidade. Ao mesmo tempo, a empresa deve estabelecer uma estrutura salarial que permita o controle das atividades e dos objetivos a serem atingidos. Em termos competitivos a remuneração deve ser compatível com o salário de mercado, deve manter relação com o tipo de trabalho de vendas e com as habilidades necessárias. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 55 A principal justificativa para a remuneração variável é vincular a recompensa ao esforço para alcançar as metas. Existem várias alternativas de remuneração variável, mas o objetivo é sempre o mesmo: garantir a convergência de esforços para melhorar o desempenho da empresa. A empresa deve determinar os componentes de remuneração, um fixo, uma variável, as despesas e os benefícios. O fixo tem o objetivo de satisfazer a necessidade do vendedor por alguma estabilidade de renda. A variável, que pode ser comissões, gratificações ou participação nos lucros, tem o objetivo de estimular e premiar maiores esforços. As despesas cobrem os gastos envolvidos em viagens, estadias, refeições e representações. Os benefícios como seguro de saúde e de vida visam proporcionar segurança e satisfação no trabalho. A empresa deve decidir sobre a importância relativa desses componentes. Segundo Bulgacov (1999), a prática recomenda um fixo em torno de 70% da remuneração total e a alocação dos 30% restantes entre os demais elementos. A remuneração fixa e variável dá origem a três planos de remuneração: só salário, só comissão e salário mais comissão. Estudo realizado constatou que 28% das empresas pagam só salário, 21% pagam só comissão e 51% pagam salário mais comissão. 5.5. TREINAMENTO Em termos de conhecimentos e habilidades exigidos dos vendedores nos processos seletivos e nos programas de treinamento e desenvolvimento, algumas empresas estão exigindo o segundo grau e até mesmo o nível superior. Uma boa alternativa é a utilização de profissionais com curso tecnológico superior. Outros conhecimentos exigidos estão relacionados à operação de sistemas de comunicação e processamento de dados integrados. Alguns casos exigem a necessidade de conhecimento de língua estrangeira como espanhol e inglês. Muitas pesquisas têm apontado que as principais características de um bom vendedor são: • Ter empatia. • Saber ouvir. • Ter persistência. • Ser resistente a adversidades. Kotler (1995) afirma que os programas de treinamento possuem várias metas: • Os vendedores precisam identificar-se com a empresa. • Os vendedores precisam conhecer os produtos. • Os vendedores precisam conhecer as características dos clientes. • Os vendedores precisam saber fazer apresentações eficazes. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 56 Avaliação A avaliação de vendedores é um dos instrumentos de treinamento e desenvolvimento. Para avaliar vendedores é necessária a obtenção de informações regulares de suas atividades de fonte segura e confiável. O gestor obtém informações de diversas formas. A mais importante é o relatório de vendas. Estes relatórios fornecem dados para que os gestores possam extrair indicadores chaves de desempenho, tais como: • Número médio de visitas. • Duração média de cada visita. • Vendas efetivadas por visita. • Receita média por visita. • Custo médio por visita. • Custo com representação. • Porcentagem de pedidos em função das visitas. • Número de clientes perdidos. • Custo da força de vendas em relação ao volume total de vendas. CAPÍTULO 6 GESTÃO FINANCEIRA A maneira de gerenciar os negócios e as finanças tem mudado significativamente nos últimos anos devido ao aumento na competição, às novas estratégias e estruturas de negócios, ao crescimento dos meios de comunicação e informação, à transformação na tecnologia gerencial e às mudanças da própria sociedade. As empresas precisam cada vez mais conquistar e manter clientes, garantir qualidade e assegurar fluxo de caixa positivo e crescente. Mas antes de entrarmos propriamente na gestão financeira iremos, de forma resumida, falar da matemática financeira. 6.1. CONCEITOS BÁSICOS Em termos econômicos, o homem passou por diversas fases. No princípio, colhia diretamente da natureza os produtos de que necessitava. Com o decorrer do tempo e o crescimento das populações, os recursos oferecidos foram se tornando insuficientes para atender as necessidades de todos os seres humanos de uma dada região. Uma primeira alternativa foi expandir as áreas de exploração. Outra, após esgotada essa possibilidade, foi desenvolver técnicas cada vez mais sofisticadas de dominação da natureza, buscando levá- la a produzir aquilo de que mais necessitasse. Para passar dos sistemas de trocas para o comércio era necessário um meio de troca. Para este fim foram utilizados diversos produtos, entre eles o ouro e a prata, até a adoção do papel moeda. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 57 Para a compreensão da área financeira, alguns termos têm que ser muito bem entendidos: • Capital – É a quantidade de moeda (dinheiro) que uma pessoa tem disponível e concorda em ceder a outro temporariamente, mediante determinada remuneração. Aquele que cede é chamado de investidor e aquele que recebe é chamado de tomador. • Juro – É o nome que se dá à remuneração que os tomadores pagam aos investidores para que estes lhes cedam temporariamente o capital de que dispõem. • Taxa de juro – Percentual incidente sobre o capital cedido, por unidade de tempo. • Tempo – Toda transação financeira deve prever quando e por quanto tempo se dará a cessão do capital. O quando se define pelas datas de início e término da operação; o quanto, pelo prazo decorrido entre essas datas. • Montante – É o valor total da transação financeira. Os regimes básicos de apuraçãodos juros devidos em uma operação financeira são a capitalização simples e a capitalização composta. A primeira prevê o pagamento dos juros ao final de cada unidade de tempo. Já na segunda, os juros são incorporados ao capital e devidos só no final do prazo. Segundo Milone (1993), o total de juros devido pelo tomador depende de dois fatores: taxa pactuada e prazo da operação. Quando o prazo da operação é dado em termos comerciais, os juros são chamados de juros comerciais. Quando o número de dias dos meses corresponde àqueles do ano civil, são chamados de juros exatos. 6.2. CAPITALIZAÇÃO SIMPLES Os juros produzidos em cada unidade de tempo são iguais entre si e não incorporados ao capital ao final de cada período de capitalização, ou seja, no cálculo do juro simples, período a período, considera-se o capital inicial e a taxa pactuada. O cálculo do juro simples é feito pela seguinte fórmula: J = Cin C – capital i – taxa de juros (forma decimal) n – número de unidades de tempo da operação Dá-se o nome de montante à soma do capital com os juros. O montante é dado pela seguinte fórmula: M = C + J = C (1 + in) 6.3. CAPITALIZAÇÃO COMPOSTA Os juros de cada período são calculados aplicando-se a taxa de juros sobre o capital no início do período. Dessa definição temos: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 58 J = C (1 + i) O conceito de montante independe do regime financeiro, logo temos: M = C + J Na capitalização composta o montante devido ao final de n períodos de aplicação é dado por: M = Cn = C (1 + i)² 6.4. RENDAS Séries de pagamentos vencíveis em intervalos regulares de tempo. Nesse conceito incluem-se os salários e as aposentadorias, os aluguéis e as prestações do SFH e dos consórcios, as mensalidades escolares e os prêmios de seguros. As rendas são classificadas em: • Certas e Aleatórias – São certas quando o seu pagamento é líquido e certo, independentemente de qualquer fato passado, presente ou futuro. São aleatórias se forem devidas somente sob determinadas condições. • Antecipadas e Postecipadas – Antecipadas são as que vencem no início de cada período. As que vencem no final são denominadas de postecipadas. • Imediatas e Diferidas – As imediatas são aquelas devidas no início do período de avaliação. As diferidas quando o credor precisa esperar certo tempo para poder recebê-las. 6.5. FUNÇÃO FINANCEIRA Finanças é a arte e ciência de administrar recursos econômicos e financeiros. Ocupa-se do processo, instituições, mercados e instrumentos envolvidos na transferência de recursos financeiros entre pessoas, empresas e governo. De acordo com Lemes (1999), os objetivos da administração financeira são: • Maximizar o valor de mercado do capital próprio – Ajuda a identificar bens e serviços que criam valor para a empresa porque são desejados e valorizados no mercado. • Maximizar a remuneração do capital próprio – Assegura uma boa remuneração do capital próprio, distribuída preferencialmente sob a forma de pró-labore mensal. Esses objetivos costumam criar conflitos na prática empresarial, devido a alguns aspectos relevantes, tais como: • Os empresários costumam ter dificuldades em sacrificar o consumo atual em favor do consumo futuro. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 59 • Costumam surgir problemas de conflito entre o proprietário e colaboradores, pois, muitas vezes, os objetivos destes podem ser, em primeiro lugar, manter seu cargo. As principais áreas em finanças são: serviços financeiros e administração financeira. A primeira é a área voltada à concepção e à prestação de assessoria, tanto quanto à entrega de produtos financeiros. Já a segunda área ocupa-se dos orçamentos, previsões financeiras, administração do caixa, administração de crédito e cobrança, decisões de investimentos, decisões de financiamento e captação de recursos financeiros. A área de finanças utiliza da economia o conceito de análise marginal, ou seja, princípio econômico segundo o qual devem ser tomadas decisões financeiras e realizadas ações somente quando os benefícios adicionais superem os custos adicionais. Essa análise é também conhecida como análise de custos X benefícios. Outro ponto importante é o regime de competência, que é um dos conceitos fundamentais da contabilidade. A contabilidade reconhece as receitas e despesas quando elas ocorrem, independentemente se ocorreram ou não entradas e saídas de caixa. 6.6. PLANEJAMENTO ECONÔMICO-FINANCEIRO Para assegurar a continuidade, a empresa deve ser ininterruptamente rentável. Desse modo, a capacidade de crescer e mudar é essencial para a competitividade. Portanto, a continuidade não é necessariamente estabilidade, porque os mercados, os concorrentes e os clientes mudam. O conceito de estabilidade só pode aplicar-se em uma empresa que se adapta e muda constantemente em relação ao meio, aos mercados, aos produtos e aos clientes. Dessa forma, é fundamental estabelecer cenários para vislumbrar os objetivos estabelecidos e os efeitos destes no ambiente econômico que a empresa espera viver durante um período. As premissas mais importantes são: • Alíquota do imposto de renda. • Crescimento da renda per capita. • Crescimento do PIB. • Crescimento do ramo de atividade. • Níveis de exportação e importação. • Situação política e econômica do país. • Taxas de inadimplência. • Taxas de inflação. • Taxas de juros. • Tributação em geral. Após as premissas é necessário se estabelecer as estratégias e as políticas, previsão de vendas e projeção dos resultados, necessidade de investimentos e projeção do ativo, necessidade de financiamentos e projeção do passivo e projeções das medidas econômico-financeiras. As estratégias devem conter: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 60 • Crescimento – A que ritmo pretende crescer. • Manutenção – Que estratégias adotar. • Redução – Quando e como. As políticas devem abranger os seguintes pontos: • Crédito e cobrança. • Estoques e financiamento. • Relacionamento com bancos. • Investimentos. As empresas que não trabalham com projeção de vendas e resultados estão com uma grande probabilidade de fracassar. É importante se estabelecer as metas de vendas para um prazo mínimo de um ano e a projeção dos resultados esperados, em termos de margem de lucro e em termos de retorno sobre o capital próprio (patrimônio líquido). Da mesma forma que nas vendas, deve-se também projetar as necessidades de investimento. Quanto às necessidades de investimento, por exemplo, deve-se considerar a necessidade de modernização de máquinas e equipamentos, atualização tecnológica, instalações, sistema de segurança etc. Quanto à projeção do ativo, recomenda-se projetar um balanço de acordo com a perspectiva do negócio e expectativa de resultados. Para as necessidades de financiamento e projeção do passivo, procede- se de maneira análoga. As necessidades de financiamento dependerão da política de investimento, da situação geral da economia e de fatores outros que deverão ser ajustados à medida que ocorrerem. As medidas econômico-financeiras, também conhecidas como índices financeiros, permitem uma avaliação da evolução da empresa e a tomada de medidas corretivas que se fizerem necessárias. 6.7. PONTOS IMPORTANTES DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Uma administração financeira eficaz exige o domínio e a sabedoria de decidir adequadamente sobre investimentos, financiamentos e gestão de resultados. De acordo com Bulgacov (1999), as perguntas que devem ser respondidas pela empresa no momento de tomar a decisão em termos de investimento são: • Onde estão aplicados os recursos financeiros? • Quanto em ativo circulante? Quanto em ativo permanente? Em quais? • Qual a melhor composição dos ativos? • Qual o risco do investimento? • Qual o retorno do investimento?• Quais as novas alternativas de investimentos existentes? Como decidir em quais investir? • Como maximizar a utilização dos investimentos existentes? Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 61 Um ponto muito importante é que o investimento gere caixa. Caso o investimento tenha baixa geração de caixa, ele é potencialmente descartável. Outro ponto importante é o financiamento. A empresa terá que decidir o grau de endividamento. Segundo Bulgacov (1999) as perguntas importantes são: • Qual a estrutura de capital? • De onde vêm os recursos? • Qual a participação do capital próprio? • Qual a participação de capital de terceiros? • Qual o perfil de endividamento? • Qual o custo de capital? • Quais as fontes de financiamento utilizadas e seus respectivos custos? • Qual o risco financeiro? • Qual o sincronismo entre a velocidade de vencimento das dívidas e a velocidade em gerar meios de pagamentos? O último ponto é o de como gerenciar resultado, que abrange as formas de operacionalizar os planos idealizados para a empresa. Esta gestão envolve a necessidade do gestor financeiro ter uma visão geral do negócio. De acordo com Lemes (1999), é preciso buscar respostas para as seguintes perguntas: • Quais os resultados obtidos? Como mantê-los ou melhorá-los? • Qual o crescimento das vendas? Dos custos? Das despesas? • Qual a participação percentual dos custos e das despesas em relação às receitas? • Qual a margem líquida de venda? • Quais custos e quais despesas podem ser reduzidos? • Os lucros têm atingido as metas estabelecidas? Em termos funcionais, a administração financeira pode ser dividida em dois processos: tesouraria e controladoria. O primeiro se ocupa da administração do caixa, do crédito e cobrança, dos estoques, da captação de recursos, do relacionamento com os bancos e das contas a pagar. Já a controladoria trata da contabilidade, do orçamento, do planejamento tributário, dos custos e dos controles em geral. Tesouraria A gestão do caixa é muito importante, pois a verdadeira força de uma empresa é seu fluxo de caixa. Embora as vendas sejam fator determinante do sucesso empresarial, elas precisam ser transformadas em caixa. Para tal, é necessário que exista uma administração de crédito e cobrança eficaz. As vendas precisam ser precedidas de uma avaliação de sua probabilidade de se tornar uma entrada efetiva de caixa. O fluxo de caixa está diretamente vinculado à liquidez da empresa, à sua capacidade de honrar compromissos financeiros. Dessa forma, é importante que haja mais entrada que saída a: longo prazo, médio prazo e, se possível, curto prazo. Tem que existir um equilíbrio entre os fluxos de entrada Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 62 e saída. É necessário que haja disciplina dos gastos, preocupação em assegurar crescentes entradas e manter sempre reservas financeiras. Existem alguns fatores que são importantes na gestão do caixa. Estes fatores segundo Lemes (1999) são: • Diferença de tempo entre receitas e entradas de caixa. • Se todas as vendas forem boas, elas serão iguais às cobranças. • A depreciação não afeta o resultado financeiro. • A preocupação básica é com a liquidez, capacidade de pagamento. As empresas devem financiar-se, preferencialmente, com recursos gerados internamente, ou seja, gerando lucros e reinvestindo na própria empresa. Não sendo o suficiente, a empresa pode recorrer ao financiamento externo como o empréstimo bancário. Controladoria É o processo de planejamento econômico-financeiro que visa assegurar o alcance dos objetivos estabelecidos pelos empresários. A controladoria é formada pelos sistemas de contabilidade, orçamento, custos, estabelecimento de preços e acompanhamento dos resultados. A contabilidade é o sistema mais robusto desenvolvido pela controladoria e se constitui em um elemento chave para a gestão financeira. Balanços e balancetes O balanço e os balancetes são retratos instantâneos da empresa. São um modo conveniente de organizar e sintetizar o que ela possui (ativos), o que deve (exigibilidades) e a diferença entre eles (patrimônio líquido), em um dado momento. Os balanços são efetuados ao fim de um período fiscal, normalmente de um ano. Os balancetes são feitos mensalmente. Algumas empresas estão utilizando balanços contínuos, ou seja, balanços momentâneos, que dão a posição instantânea da empresa. 6.8. CAPITAL DE GIRO A administração de capital de giro é também conhecida como gestão financeira de curto prazo. Ela é responsável pelas decisões que afetam o ativo e o passivo circulantes (até 360 dias). Essas decisões envolvem o dimensionamento dos investimentos em ativos circulantes e a necessidade de capital de giro. O balanço patrimonial é a demonstração mais usada para a análise, pois os usuários não precisam ser especialistas em contabilidade para entendê-lo. Nele estão relacionados os fatos financeiros de curto prazo identificando tudo aquilo que a empresa receberá com tudo aquilo que será pago em curto prazo de tempo (um ano), da seguinte forma: • Ativo – Itens que já são dinheiro ou que serão transformados em dinheiro rapidamente. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 63 • Passivo – Todas as contas que serão pagas rapidamente. Como essas contas são recebidas e pagas rapidamente, se renovam constantemente (estão sempre girando). Em virtude deste fato foi dado o nome de circulante (corrente), tanto para o ativo como para o passivo. Um dos elementos mais importantes na administração de capital de giro é o fluxo de caixa, pois ele dá sustentação para a estruturação de um instrumento indispensável para tomar decisões, que é a demonstração do fluxo de caixa. Essa demonstração considera: investimentos, amortização de financiamentos, distribuição de lucros etc. De uma forma condensada, a demonstração do fluxo de caixa indica a origem de todo o dinheiro que entrou no caixa, bem como a aplicação de todo o dinheiro que saiu do caixa em determinado período. Uma das principais preocupações das empresas deve ser com o equilíbrio financeiro, pois este equilíbrio leva à tranqüilidade para atingir os objetivos empresariais. Os ativos circulantes são os mais líquidos, ou seja, se transformam rapidamente em dinheiro. Eles asseguram a capacidade da empresa pagar seus compromissos. Quando se busca o equilíbrio financeiro, deve-se considerar: • Todos os ativos, com exceção dos ativos não depreciáveis, tendem a tornar-se líquidos. • Todos os passivos, com exceção do patrimônio líquido, tendem a tornar- se exigíveis de curto prazo. • Há necessidade de ajustes entre a liquidez do ativo e a exigibilidade de curto prazo do passivo. Gestão de tesouraria É fundamental para assegurar a obtenção dos objetivos financeiros, pois ela consiste em quase 100% das atividades financeiras. Existem três estratégias: • Conservadora – Consiste em se trabalhar basicamente com recursos próprios, complementados, se for o caso, com recursos de terceiros de longo prazo. • Intermediária – Procura o equilíbrio entre os recursos próprios e de terceiros. • Agressiva – Consiste em se trabalhar mais com recursos de terceiros e em se cobrir as necessidades de financiamento, com recursos de curto prazo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 64 CAPÍTULO 7 CONTABILIDADE GERENCIAL Antes de entrarmos na contabilidade gerencial, iremos estudar, resumidamente, os conceitos e objetivos da contabilidade. De acordo com Almeida (1998), o objetivo principal da contabilidade é coletar, registrar, resumir, analisar e relatar, em termos monetários, informações acerca dos negócios da empresa. Os relatórios emitidos pela contabilidade são: • Balanço patrimonial – Relata os bens e direitos da sociedade, bem como as obrigações com terceiros e os recursos investidospelos proprietários. • Demonstração do resultado do exercício – Informa o lucro ou prejuízo apurado pela empresa durante seu exercício social. • Demonstração das mutações do patrimônio líquido – Menciona as modificações ocorridas nas contas dos acionistas da empresa. • Demonstração de origens e aplicações de recursos – Apresenta, por natureza de transação, os recursos que ingressam na empresa e como esses recursos foram aplicados. • Notas explicativas – Contêm os critérios utilizados pelo contador para elaboração das demonstrações contábeis e outras informações necessárias para o entendimento desses relatórios. Uma das finalidades principais da contabilidade é fornecer a informação necessária para a preparação da demonstração da posição financeira de uma empresa em determinada data. Esta demonstração, chamada de balanço, mostra os ativos, as obrigações e o patrimônio líquido. Os ativos são os bens de valor, ou seja, aqueles que representam um poder de compra (caixa), um direito a receber (contas a receber), aqueles que podem ser vendidos e convertidos em caixa ou contas a receber (mercadorias), aqueles que oferecem benefício potencial, direitos ou serviços a seu proprietário, presente ou futuro (edifícios, máquinas, terrenos, despesas antecipadas etc). O passivo significa as obrigações a pagar aos credores, ou seja, aqueles que financiam o proprietário da empresa (contas a pagar, empréstimos a pagar). O patrimônio líquido é a diferença entre o ativo e o passivo. Assim, os totais dos dois lados de um balanço patrimonial são sempre iguais, pois, não importa que transações ocorram, os ativos de uma empresa são sempre iguais aos direitos dos credores e dos proprietários. 7.1. MÉTODO DAS PARTIDAS DOBRADAS Por este método, é necessário efetuar dois lançamentos a cada transação. Um lançamento a débito e outro lançamento a crédito, em contas distintas e pelo mesmo valor. Em teoria, os créditos representam as fontes de recursos e os débitos as aplicações dos recursos. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 65 A razão geral representa uma ficha onde são escrituradas as operações referentes a cada conta. A contabilização é feita com base na ficha de lançamento contábil. Esta atividade, atualmente, é feita através de softer. O diário representa um livro exigido pela legislação fiscal. Nesse livro são registradas as transações da sociedade em ordem cronológica. Atualmente, esse livro é escriturado automaticamente por meio de sistema informatizado, com base na ficha de lançamento contábil. No diário deve conter as seguintes informações: data da operação, nome das contas que estão sendo debitadas e creditadas, valor da operação e um resumo da transação. O plano de contas representa uma relação de contas codificadas, com a descrição da natureza do saldo e quando deve ser debitada e creditada. O objetivo principal é possibilitar o registro ordenado e consistente das transações da sociedade. É importante ressaltar que as contas com saldo igual a zero não deverão constar no balanço patrimonial. Abaixo iremos exemplificar, resumidamente, uma relação de contas do balanço patrimonial com seus respectivos códigos. 1. ATIVO 1.1 Circulante 1.1.01 Caixa 1.1.02 Conta corrente bancária 1.1.03 Duplicatas a receber 1.1.04 Duplicatas descontadas (-) 1.1.05 Provisão para devedores duvidosos (-) 1.1.06 Adiantamentos a empregados 1.1.07 Adiantamentos a fornecedores 1.1.08 Outras contas a receber 1.1.09 Estoques 1.1.10 Aplicações financeiras 1.1.11 Material de expediente 1.1.12 Despesas pagas antecipadamente 1.2 Realizável a longo prazo 1.2.01 Duplicatas a receber 1.2.02 Provisão para devedores duvidosos 1.2.03 Aplicações financeiras 1.2.04 Depósito para incentivos fiscais 1.3 Permanente 1.3.01 Investimentos 1.3.02 Imobilizado 1.3.02.1 Terrenos 1.3.02.2 Edifícios 1.3.02.3 Máquinas e equipamentos 1.3.02.4 Veículos 1.3.02.5 Móveis e utensílios 1.3.02.6 Depreciação acumulada (-) 1.3.03 Diferido 1.3.03.1 Despesas pré-operacionais 1.3.03.2 Amortização acumulada Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 66 2. PASSIVO 2.1 Circulante 2.1.01 Fornecedores 2.1.02 Empréstimos bancários 2.1.03 Salários a pagar 2.1.04 Comissões a pagar 2.1.05 Encargos sociais a recolher 2.1.06 Impostos a pagar 2.1.07 Provisão para imposto de renda 2.1.08 Dividendos a pagar 2.1.09 Juros a pagar 2.1.10 Outras contas a pagar 2.2 Exigível a longo prazo 2.2.01 Empréstimos a pagar 2.2.02 Outras contas a pagar 2.3 Patrimônio líquido 2.3.01 Capital social 2.3.01.1 Subscrito 2.3.01.2 A realizar 2.3.02 Reservas de capital 2.3.02.1 Ágio na emissão de ações 2.3.02.2 Subvenções e doações 2.3.03 Reserva de realização 2.3.04 Reservas de lucros 2.3.04.1 Reserva legal 2.3.04.2 Reserva estatutária 2.3.04.3 Reserva de lucros a realizar 2.3.04.4 Reserva de plano para investimento 2.3.04.5 Reserva de contingência 2.3.05 Lucros / prejuízos acumulados 2.3.06 Ações em tesouraria 7.2. APURAÇÃO DO RESULTADO O patrimônio líquido de uma empresa é alterado através dos recursos investidos pelos acionistas e do resultado apurado, decorrente de suas atividades. O resultado representa a diferença entre as receitas e as despesas. A empresa apura receitas principalmente em função da venda de bens, prestação de serviços e rendimentos provenientes de aplicação em títulos do governo ou particulares. Geralmente, o ingresso de receitas ocasiona aumento dos ativos da sociedade. As contas de receita são de natureza credora. As despesas, em linhas gerais, representam a utilização de bens e serviços. Normalmente as despesas estão associadas ao aumento de contas de passivo ou à redução de contas de ativo. As contas de despesas são de natureza devedora. De acordo com o método das partidas dobradas, cada lançamento a débito deve corresponder a um lançamento a crédito de igual valor. Portanto, infere-se que o somatório dos saldos das contas devedoras deverá ser igual ao dos saldos das contas credoras. Com o objetivo de constatar essa igualdade, é usual, antes do levantamento das demonstrações financeiras, que as contas de Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 67 ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas e despejas sejam arroladas em um relatório denominado de balancete. As empresas apuram resultado ao final de cada mês. Essa apuração é realizada mediante o encerramento das contas de receitas e despesas, em contrapartida com a conta de resultado do período, cujo saldo é em seguida transferido para a conta de lucros acumulados. De acordo com Almeida (1998), segundo o princípio contábil de competência, as receitas e as despesas são contabilizadas quando incorridas, independente de terem sido recebidas ou pagas. Uma despesa incorrida e ainda não paga gera uma dívida, assim como uma receita auferida e ainda não recebida constitui um direito (ativo) da empresa. As despesas pagas antecipadamente, referentes a serviços ainda não recebidos, são inicialmente debitadas no ativo e depois transferidas para resultado à medida que os serviços forem consumidos. As receitas recebidas antecipadamente de clientes são creditadas no passivo e posteriormente transferidas para o resultado quando da realização da venda dos produtos e/ou serviços. A maioria dos bens utilizados na manutenção dos negócios da empresa, com exceção de terrenos, tem uma vida útil limitada. A vida útil representa o tempo que o bem será utilizado pela organização em circunstâncias normais. Os fatores que limitama vida útil são a deterioração e a obsolescência. A primeira é o desgaste físico do bem e a segunda é o processo pelo qual o bem se torna arcaico em função do desenvolvimento de novas tecnologias. Em função dos bens terem vida útil limitada, os princípios contábeis exigem que os custos incorridos em sua aquisição sejam apropriados à despesa, nos exercícios sociais relacionados com sua utilização. O sistema utilizado para transferir o custo destes bens para a despesa denomina-se depreciação. As principais classes destes bens e suas respectivas vidas úteis são: • Edifícios 25 anos • Máquinas 10 anos • Instalações 10 anos • Móveis e utensílios 10 anos • Veículos 05 anos • Ferramentas 05 anos 7.3. OPERAÇÕES COMERCIAIS As empresas têm por objetivo comprar mercadorias de fornecedores e revendê-las aos clientes. A diferença entre o preço de compra e o preço de venda representa o lucro bruto dessas empresas. A contabilização dessas operações acompanha o fato econômico, ou seja, o custo referente ao bem alienado é transferido da conta de mercadorias (ativo) para a conta de custos das mercadorias vendidas. Na prática existem dois métodos de estabelecer o custo do bem vendido: inventário periódico e inventário permanente. O inventário periódico é utilizado pelas empresas que não têm controle de estoque que lhes permita apurar o custo das mercadorias vendidas quando da realização de cada venda. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 68 O valor do estoque inicial consta do último balanço patrimonial. O montante das compras representa as aquisições de mercadorias entre o último balanço patrimonial e o atual. A quantia do estoque final é fixada mediante contagem física e valorização das quantidades de mercadorias existentes na data do levantamento do balanço patrimonial atual. O custo das mercadorias vendidas é igual ao estoque inicial, adicionado das compras e deduzido do estoque final. Através do inventário permanente as empresas apuram o custo das mercadorias vendidas na época da efetivação de cada venda, com base no registro do estoque. O principal ponto a ser observado é o momento da aquisição de mercadorias a preços unitários. Segundo Almeida (1998), os princípios contábeis estabelecem alguns sistemas para determinar o custo das mercadorias vendidas: • Identificação específica – O custo incorrido de cada unidade de mercadoria é identificado individualmente. • LIFO (last in fist out) – As quantidades de mercadorias que ficam em estoque são valorizadas pelos primeiros custos unitários e as que saem são valorizadas pelos últimos custos unitários. • FIFO (first in first out) – As quantidades de mercadorias que ficam em estoque são valorizadas pelos últimos custos unitários e as que saem são valorizadas pelos primeiros custos unitários. • Custo médio – As quantidades de mercadorias que ficam em estoque e as que saem são valorizadas pelo custo unitário médio de aquisição. 7.4. CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS Em termos dos grandes grupamentos de contas, o balanço patrimonial é dividido em: • Ativo; • Passivo. O ativo é composto de: • Ativo circulante – Bens e direitos que irão realizar-se no exercício social seguinte (caixa e banco, aplicações financeiras, contas a receber, estoques etc). • Ativo realizável a longo prazo – Bens e direitos que irão realizar-se após o término do exercício social seguinte (contas a receber a longo prazo, despesas antecipadas a longo prazo etc). • Ativo permanente – É composto de: investimentos, ativo imobilizado e ativo diferido. O primeiro são as participações permanentes no capital social de outras sociedades e outros direitos que não se destinem à manutenção das atividades da empresa (ações, imóveis para aluguel etc). O ativo imobilizado são os bens e direitos destinados à manutenção das atividades (terrenos, edifícios, máquinas etc). O ativo diferido são as despesas que contribuirão para a formação de mais de um exercício social (despesas com pesquisas etc). Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 69 O passivo é composto de: • Passivo circulante – Obrigações que irão vencer no exercício social seguinte (fornecedores, empréstimos, impostos a pagar, encargos sociais a recolher etc). • Passivo exigível a longo prazo – Obrigações que irão vencer após o término do exercício social seguinte (fornecedores a longo prazo, etc). • Resultados de exercícios futuros – As receitas de exercícios futuros diminuídas dos custos e despesas a elas correspondentes. • Patrimônio líquido – Origens ou aplicações de recursos pertencentes aos acionistas da empresa. 7.5. CONTABILIDADE GERENCIAL Segundo Silveira (1999), a contabilidade gerencial é definida como o processo de identificação, medição, preparação, interpretação e comunicação de informações financeiras, operacionais e físicas utilizadas no gerenciamento para planejar, avaliar e controlar a empresa e assegurar o uso apropriado para a gestão de negócio. As informações produzidas por um sistema de contabilidade gerencial podem incluir: despesas de um departamento, custo de um produto e/ou serviço. Estas informações são fontes primárias para as empresas. A contabilidade gerencial ajuda os colaboradores, gestores e executivos na tomada de decisão. Medidas da condição econômica do empreendimento, o custo e a rentabilidade dos produtos, serviços, clientes e atividades da empresa estão disponíveis apenas por meio de sistemas de contabilidade gerencial. Existe uma diferença entre a contabilidade financeira e a gerencial. A primeira lida com a exposição e comunicação de informações econômicas sobre uma empresa a interessados externos: acionistas, credores, governo etc. Ela tende a ser guiada por regras, por princípios contábeis geralmente aceitos. Tem uma exigência legal. Já a segunda lida com o fornecimento de informações econômicas aos interessados internos. A exigência por informações de contabilidade gerencial difere, dependendo do nível da empresa. Ao nível operacional, em que matérias- primas ou peças compradas são convertidas em produtos acabados e serviços são executados para clientes, informações são necessárias primeiramente para controlar e melhorar as operações. À medida que se desloca para os níveis mais altos dentro da empresa, as informações podem ser recebidas menos freqüentemente e são mais agregadas e estratégicas. As informações para níveis gerenciais mais altos são resumos de transações e eventos ocorridos com o cliente externo e/ou interno, sendo mais estratégicas e menos freqüentes, mas sempre levando em consideração a relação custo X benefício. As características básicas da contabilidade financeira e gerencial podem ser vistas no quadro abaixo: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 70 CONTABILIDADE FINANCEIRA CONTABILIDADE GERENCIAL Audiência Externa: acionistas, credores, autoridades fiscais Interna: colaboradores, gestores, executivos Finalidade Reportar sobre o desenvolvimento passado às partes externas Informar sobre decisões internas tomadas por colaboradores e gestores Temporalidade Passado Presente Restrições Regulada Sem regulações Tipo de informações Apenas medições financeiras Medições financeiras, operacionais e físicas de processos, tecnológicas, fornecedores, clientes Natureza da informação Objetiva, auditável, confiável Mais subjetiva Âmbito Altamente agregada Desagregada 7.5.1. ANÁLISE ECONÔMICO-FINANCEIRA Para o estudo desta análise é necessário um bom conhecimento de demonstrações financeiras. As informações extraídas de balanços têm uma variedade de aplicações no âmbito de uma empresa, entre as quais destacamos a avaliação de desempenho, ou seja, os administradores são freqüentemente avaliados e remunerados com base em medidas contábeis de desempenho, tais como a margem de lucro e taxa de retornodo capital próprio. Análise de balanços é a arte de saber extrair relações úteis, para o objetivo econômico que tivermos em mente. É o desejo de conhecer o estado econômico, financeiro e residual, as modificações ocorridas, suas causas e ainda as projeções que possam ser feitas. Esta análise transforma dados em informações. A metodologia utilizada é: • 1ª fase – Escolha de indicadores. • 2ª fase – Comparação com padrões. • 3ª fase – Diagnóstico ou conclusão. • 4ª fase – Decisões. Segundo Silveira (1999), as técnicas utilizadas para a análise de balanços e os seus respectivos objetivos são: • Análise vertical / horizontal – Possibilita a descrição e detalhamento da situação econômico-financeira que escapa da abrangência dos índices. • Análise através de índices – Permite a elaboração de um diagnóstico geral da situação econômico-financeira da empresa. • Análise do capital de giro – Evidencia como a administração está tomando as decisões que afetam os investimentos e o financiamento do capital de giro. • Análise da rentabilidade – Amplia a visão sobre os fatos que interferem na rentabilidade de uma empresa. Ainda segundo o mesmo autor, os produtos que serão gerados da análise de balanços são: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 71 • Situação financeira. • Situação econômica. • Desempenho. • Eficiência na utilização de recursos. • Pontos fracos e fortes. • Tendências e perspectivas. • Quadro evolutivo. • Evidências de erros da administração. • Avaliação de alternativas econômico-financeiras futuras. 7.5.1.1. ANÁLISE VERTICAL / HORIZONTAL E CÁLCULOS DE QUOCIENTES As análises vertical e horizontal são etapas preparatórias para a análise por quocientes, porém algumas análises verticais já representam quocientes. A análise de balanços encontra o seu nível mais elevado no cálculo e avaliação do significado de quocientes, o qual relaciona itens e grupos do balanço patrimonial e da demonstração do resultado. A técnica de análise financeira por quociente é um dos mais importantes desenvolvimentos da contabilidade, pois é muito mais indicado comparar o ativo circulante com o passivo circulante do que simplesmente analisar cada um dos elementos individualmente. A periodicidade da análise depende dos objetivos que se pretende alcançar. Tratando-se de análise para finalidades externas, basicamente um cálculo anual ou semestral é suficiente. Para a análise gerencial, alguns índices merecerão acompanhamento mensal, outros até de intervalos mais curtos, dependendo de quão crítico seja o índice como um dos sinais de alarme do sistema de informação contábil-financeira. 7.5.2. ANÁLISE E CONTROLE DA CIRCULAÇÃO DE CAPITAIS Tem por finalidade fixar um volume médio de capital aplicado ou de origem, que se renova ou substitui durante um determinado período. Através de uma análise detalhada da composição do ativo, podemos verificar a existência de aplicações de capitais em disponibilidades, compradores, estoques e outros pontos de menor incidência, assim como máquinas, imóveis, instalações e outros investimentos financeiros. Os montantes dessas aplicações, principalmente os do circulante, se modificam de forma ininterrupta. A ausência de controles pode trazer como conseqüência excessos em uns e deficiências em outros. Para a efetivação dos cálculos de mensuração da circulação dos capitais é necessário adotar os seguintes princípios: • Concordância temporal – Busca eliminar lançamentos de antecipação ou postergação. • Identidade material – Obtenção de informações homogêneas. • Conciliação nos termos monetários – Os levantamentos não podem conter estornos, lançamentos de regularização etc. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 72 CAPÍTULO 8 ORGANIZAÇÕES A nossa sociedade é feita de organizações que fornecem os meios para que as pessoas possam satisfazer as suas necessidades. Salários, abonos, lucros distribuídos e outras formas de remuneração são fornecidos às pessoas, em retribuição por seu trabalho ou seu investimento. Uma organização é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo. Além dos objetivos e dos recursos, existem mais dois componentes importantes: processos e divisão do trabalho. As organizações estão por toda parte, tais como: faculdade, universidade, prefeitura, supermercado etc. Elas existem com a finalidade de fornecer alguma combinação de produtos e serviços. Por meio dos processos, a organização transforma os recursos para produzir os resultados. Um processo é um conjunto de atividades interligadas, com começo, meio e fim, que utiliza recursos para fornecer produtos e serviços. A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização. Quando se juntam as tarefas especializadas, realizam-se produtos e serviços que uma pessoa não seria capaz de fazer sozinha. 8.1. DESEMPENHO O desempenho de uma organização pode ser avaliado pela medida em que os objetivos são realizados e pela forma como os recursos são utilizados. Eficiência e eficácia são dois conceitos usados para fazer a avaliação do desempenho. Uma organização é eficaz quando realiza seus objetivos e eficiente quando utiliza corretamente seus recursos. De uma maneira geral, a eficiência é determinante da eficácia, pois se houver recursos disponíveis, utilizados corretamente, a probabilidade de atingir os objetivos aumenta. Algumas organizações, além de eficientes e eficazes, precisam ser competitivas, porque enfrentam outras organizações que perseguem os mesmos objetivos. O desempenho de uma organização reflete o desempenho de seus administradores. 8.1.1. EFICIÊNCIA Depende de como os recursos são utilizados. Eficiência significa: realizar atividades de maneira certa, realizar tarefas de maneira inteligente (mínimo de esforço e melhor aproveitamento) e realizar tarefas de maneira econômica. O princípio da eficiência é da relação entre esforço e resultado. Quanto menor o esforço necessário para produzir um resultado, mais eficiente é o processo. O contrário da eficiência é o desperdício. Eliminar desperdícios significa reduzir ao mínimo a atividade que não agrega valor ao produto e/ou serviço. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 73 Depois de eliminados ou reduzidos os desperdícios, o que resta é atividade que agrega valor ao produto. Agregar valor significa realizar operações estritamente relacionadas com a elaboração do produto e/ou serviço. Um produto e/ou serviço sem desperdícios tem o máximo possível de valor agregado ao cliente. 8.1.2. PRODUTIVIDADE O critério mais simples para avaliar uma organização é a produtividade. Segundo Maximiano (2004), produtividade é a relação entre os recursos utilizados e os resultados obtidos. A produtividade tem diversas variações: • Entre dois sistemas que utilizam a mesma quantidade de recursos, é mais produtivo aquele que produz maior quantidade de resultados. • Entre dois sistemas que produzem a mesma quantidade de resultados, é mais produtivo aquele que o faz com menor quantidade de recursos. A produtividade pode ser calculada para fatores de produção isolados. Poderíamos citar como exemplos: alunos por professor, vendas por metro quadrado, produção por quilowatt/hora. A produtividade também pode ser calculada para diversos fatores simultaneamente. Quando se consideram produtividade e qualidade ao mesmo tempo, mede-se o desempenho não apenas da quantidade total produzida em relação aos recursos utilizados, mas também dos produtos que são aproveitados em relação ao total fornecido. 8.1.3. EFICÁCIA É o conceito de desempenho que envolve a comparação entre objetivos (desempenho esperado) e resultados (desempenho realizado). Eficácia significa o grau de realização dos objetivos finais da organização: satisfação dos clientes,satisfação dos acionistas, impacto na sociedade e aprendizagem organizacional. 8.1.4. COMPETITIVIDADE É a tradução particular da idéia de eficácia, que se aplica particularmente a empresas. As empresas têm natureza competitiva. A mais competitiva é aquela que consegue transformar grande número de pessoas em seus clientes, obter lucro e sobreviver com isso. Para ser competitiva a empresa precisa ter desempenho melhor que outras que disputam os mesmos clientes, ou seja, tem que ter vantagem sobre seus concorrentes. As vantagens competitivas estão embutidas nos indicadores de eficiência e eficácia. Uma organização eficiente e eficaz tem alta probabilidade de ser competitiva. Existem outras vantagens competitivas: • Qualidade do produto e/ou serviço. • Domínio de fontes de matéria-prima. • Domínio de tecnologia. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 74 8.2. PROCESSO DECISÓRIO Uma decisão é uma escolha entre alternativas ou possibilidades. As decisões são tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades. O processo decisório é a seqüência de etapas que vai da identificação de uma situação que oferece um problema ou oportunidade, até a escolha e colocação em prática de uma ação ou solução. Quando a decisão é colocada em prática, o ciclo se fecha. Uma decisão que se coloca em prática cria uma situação nova, que pode gerar outras decisões ou processos de resolver problemas. De acordo com Simom, as decisões nas empresas dividem-se em duas categorias: programadas e não programadas. As programadas fazem parte do acervo de decisões da organização. Resolvem problemas que já foram enfrentados antes e que se comportam sempre da mesma maneira. As não programadas são preparadas uma a uma, para fazer frente a problemas que as soluções padronizadas não conseguem resolver. Situações desta natureza precisam de um processo de análises sucessivas, desde o entendimento do problema até a tomada de uma decisão. De acordo com Maximiano (2004), o processo de tomada de decisão tem cinco fases: 1. Identificação do problema ou oportunidade. 2. Diagnóstico. 3. Geração de alternativas. 4. Escolha de uma alternativa. 5. Avaliação da decisão. IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA OU OPORTUNIDADE Nesta fase percebe-se que o problema está ocorrendo e que é necessário tomar uma decisão. DIAGNÓSTICO Consiste em procurar entender o problema ou oportunidade e identificar suas causas e conseqüências. Algumas técnicas foram desenvolvidas para ajudar os gestores a analisar problemas de forma sistemática, estudando suas causas, conseqüências e prioridades. Dentre as técnicas existentes, destacamos duas: diagrama de causa e efeito e princípio de Pareto. Diagrama de causa e efeito Este diagrama, que também tem o nome do seu criador (Ishikawa), tem a forma de uma espinha de peixe. É um gráfico que tem por finalidade organizar o raciocínio e a discussão sobre as causas de um problema. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 75 Para identificar as causas, três caminhos devem ser seguidos: levantamentos no local da ocorrência, análise de documentos e entrevista com pessoas. Princípio de Pareto É uma técnica que permite selecionar prioridades quando se enfrenta grande número de problemas ou quando é preciso localizar as mais importantes de um grande número de causas. Segundo este princípio, a maior quantidade de ocorrências ou efeitos depende de uma quantidade pequena de causas. Isso também é conhecido como princípio 80 - 20. Uma das formas de utilizar o princípio de Pareto consiste em fazer o levantamento das causas de uma ocorrência e contar quantas vezes cada causa ocorre. GERAÇÃO DE ALTERNATIVAS Muitas vezes, as alternativas já vêm junto com o problema ou oportunidade. Em outras situações, não há alternativas prévias sendo necessário ter idéias. Para tal, a criatividade é fundamental. Os dois procedimentos mais utilizados nos processos sistemáticos de tomada de decisão são: brainstorming e brainwriting. O primeiro procedimento apresenta dois princípios: a suspensão do julgamento e a reação em cadeia. Esses dois princípios fazem as pessoas exporem as suas idéias livremente e, também, fazem as idéias se associarem e gerarem novas idéias. O brainwriting ocorre quando as pessoas interagem por escrito, sem comunicação verbal. Cada participante recebe uma folha de papel, na qual anota suas idéias ou sugestões para resolver um problema. As folhas de papel são trocadas aleatoriamente entre os participantes, de modo que cada um possa ler as contribuições dos colegas e acrescentar outras, por meio da associação de idéias. A troca de folhas prossegue até o ponto em que as idéias se esgotam. Desse ponto em diante, o grupo procede como no procedimento anterior, ou seja, sintetizando e agrupando as diversas idéias. ESCOLHA DE UMA ALTERNATIVA Na tomada de decisão, as alternativas são avaliadas, julgadas e comparadas, para que uma escolha possa ser feita. A escolha depende de avaliação e julgamento de alternativas, permitindo selecionar a idéia que apresenta maior número de vantagens. Podemos utilizar quatro técnicas: análise de vantagens e desvantagens, árvore de decisões, análise do campo de forças e análise do ponto de equilíbrio. Análise de vantagens e desvantagens As alternativas podem ser avaliadas por meio de informações que permitem uma análise das vantagens e desvantagens de cada uma. Esta análise é a técnica mais simples de avaliação. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 76 Árvore de decisões É uma técnica de representação gráfica de alternativas. À medida que as alternativas são identificadas, são desenhadas como ramos de uma árvore. O desenho da árvore resume a complexidade do problema, mas não aponta qual a decisão a tomar. A decisão é uma ação nossa, que envolve escolha pessoal de uma alternativa. Análise do campo de forças Campo de forças foi um conceito desenvolvido por Kurt Lewin. Ele afirma que um comportamento é o resultado de um equilíbrio entre foças positivas (propulsoras) e forças negativas (restritivas). Análise do ponto de equilíbrio Esta análise baseia-se na seguinte equação: Custo Total (CT) é o somatório do Custo Fixo (CF) com o Custo variável (CV). CT = CF + CV A análise do ponto de equilíbrio permite identificar o volume de operações em que as receitas são equivalentes aos custos totais. A partir deste ponto as receitas superam os custos e a organização começa a ter lucro. A receita total é o resultado da multiplicação do preço unitário de venda pela quantidade vendida (RT = P x X). AVALIAÇÃO DA DECISÃO O processo de resolver problemas completa-se quando a decisão é implementada e seus efeitos avaliados. A avaliação da decisão reinicia o ciclo do processo de resolver problemas. 8.2.1. PROBLEMAS NO PROCESSO DECISÓRIO Existem situações que uma decisão cria outros problemas. Isto acontece quando ocorrem erros ao longo do processo decisório. As fontes desses erros são: problema não percebido como tal, diagnóstico mal conduzido, alternativas não apropriadas ou não corretamente avaliadas. 8.3. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO Organizar é um processo de tomar decisões. As decisões de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades a pessoas e estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação são decisões de organização. Divisão do trabalho é o processo por meio do qual uma tarefa é dividida em partes, cada uma das quais é atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas. Em todas as organizações existe divisão do trabalho. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 77 Definidos os objetivos, o trabalho a ser realizado é dividido em unidades ou blocos, de acordo com os critérios que sejam mais apropriados para a realização dos objetivos. Os blocos de trabalho podem ser chamados de várias formas:departamentos, setores, divisões, gerências, diretorias, seções ou áreas. Uma vez identificados os blocos de trabalho, devemos estabelecer as responsabilidades que as pessoas devem ter para realizar as tarefas. Ao conjunto das tarefas dá-se o nome de cargo. Podemos afirmar que cargo é a menor unidade de trabalho da estrutura organizacional. À relação das responsabilidades de um cargo damos o nome de descrição de cargo. Após dividir o trabalho, é necessário atribuir autoridade a pessoas ou a unidades de trabalho. Autoridade é o direito legal que os gestores têm de dirigir ou comandar o comportamento dos integrantes de sua equipe (colaboradores). A atribuição de autoridade implica dois conceitos do processo de organização: hierarquia e amplitude de controle. A hierarquia é a distribuição da autoridade em níveis. Na maioria das organizações, os gestores agrupam-se em três níveis hierárquicos: • Executivos – Formam a alta administração. Os termos utilizados para essas pessoas são: superintendente, diretor e presidente. Definem os grandes objetivos. • Gerentes intermediários – São responsáveis pela coordenação das unidades de trabalho. Transformam os grandes objetivos da alta administração em objetivos específicos. • Supervisores – Chefiam os grupos operacionais. Cada gestor tem um determinado número de colaboradores que se reportam a ele, pessoas que podem ser agrupadas em conjunto de cargos ou departamentos. O número de pessoas subordinadas a um gestor define a amplitude de comando. Esta amplitude está relacionada à estrutura organizacional, que pode ser de dois tipos: • Estrutura achatada – Grande número de colaboradores por chefe, e um número pequeno de chefias. • Estrutura aguda – Grande número de chefes e pequeno número de colaboradores por chefe. No primeiro tipo de estrutura organizacional, a amplitude é grande. No segundo tipo, a situação é inversa. A definição da amplitude ideal é uma questão que já foi objeto de vários estudos, dentre os estudiosos temos Barkdull. Outro ponto importante no processo de organização, é o grau de centralização ou descentralização de autoridade. Tanto uma como a outra apresentam vantagens e desvantagens. Segundo Maximiano (2004), a centralização apresenta as seguintes vantagens e desvantagens: • Vantagens: uniformidade de procedimentos, facilidade de controle, rapidez na comunicação vertical, acesso rápido à informação e reduzida duplicação de esforços. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 78 • Desvantagens: dependência da hierarquia para tomar decisões, uniformidade impede competição, desestímulo a criatividade e ineficiência no uso dos recursos. Ainda segundo o mesmo autor, as vantagens e desvantagens da descentralização são: • Vantagens: gestores autônomos e responsáveis por suas decisões, facilidade de avaliar gestores, competição positiva entre unidades, criatividade e agilidade na tomada de decisão. • Desvantagens: perda de uniformidade, tendência ao desperdício e duplicação, comunicação dispersa e dificuldade de controle e avaliação. Todas as decisões sobre divisão do trabalho, responsabilidade e autoridade resumem-se na estrutura organizacional. Esta estrutura mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos. A estrutura organizacional é um conceito, representado pelo gráfico denominado organograma. Na organização de linha, não há nenhuma interferência entre cada nível hierárquico e o nível hierárquico inferior. Na organização de linha e assessoria, há unidades de trabalho situadas ao lado da linha. Essas unidades de assessoria prestam serviços às unidades de linha. 8.4. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O modo mais simples de departamentalização, é o que se baseia no critério funcional. A partir da uma departamentalização funcional, a estrutura pode evoluir para outras formas mais complexas. A departamentalização funcional consiste em atribuir a cada uma das unidades de trabalho a responsabilidade por uma função organizacional, tais como: operações, marketing, finanças, recursos humanos, segurança etc. Este tipo de departamentalização deve ser utilizado por empresas que apresentam as seguintes condições: • Estão no começo de sua vida. • São de pequeno porte. • Produzem apenas um produto ou fornecem apenas um serviço. • Apresentam pequena diversificação tecnológica ou de produtos. • Execução de operações em uma mesma área geográfica. • Ambiente externo estável. De acordo com Maximiano (2004), a estrutura funcional apresenta as seguintes características: • O administrador principal tem pleno controle dos destinos da organização e segurança de que as atividades se orientam para a missão. • Há pequena confusão em relação às responsabilidades. • O número de gestores tende a ser pequeno. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 79 Nos demais tipos de departamentalização a ênfase desloca-se das funções para outros critérios. Iremos analisar três estruturas derivadas da estrutura funcional: territorial, por produto e por cliente. 8.4.1. ORGANIZAÇÃO TERRITORIAL Este tipo de organização pode ser utilizado quando a empresa opera em uma grande área, ou em locais diferentes, e em cada local é necessário disponibilizar certo volume de recursos ou certa autonomia. Desde que seja possível promover algum tipo de agregação de recursos ou de clientes, o critério geográfico torna-se a base da divisão do trabalho, ou seja, cada unidade de trabalho corresponde a um território. Este critério de organização pode ocorrer tanto no primeiro nível hierárquico, logo abaixo do administrador principal, quanto em níveis inferiores. Ocorrerá no primeiro nível hierárquico quando há muita dispersão geográfica de todas as atividades. Nesse caso, cada território torna-se uma empresa distinta, ou seja, uma unidade de negócio. De acordo com Maximiano (2004), a estrutura territorial apresenta as seguintes características: • A administração geral tem pleno controle do desempenho em cada unidade regional e no conjunto. • Os administradores e colaboradores de cada região tornam-se especialistas em seus respectivos territórios. • O administrador geral pode tornar-se um generalista eficaz, desde que assessorado pelos administradores regionais. • Se um mesmo produto ou serviço for comercializado em diferentes regiões, a organização pode ter dificuldades para decidir se sua administração deve ser centralizada ou descentralizada. 8.4.2. ORGANIZAÇÃO POR PRODUTO Quando a empresa trabalha com vários produtos e/ou serviços, que apresentam diferenças importantes entre si, pode ser melhor administrar cada um individualmente. Essa escolha leva a uma estrutura em que a responsabilidade é dividida por produto e/ou serviço, ou seja, cada unidade de trabalho tem autoridade sobre um grupo de operações relativas a um produto e/ou serviço. As principais características da organização por produto são as enumeradas abaixo: • A preocupação com o produto e suas necessidades de planejamento, fabricação e distribuição pode estimular o aprimoramento contínuo e a inovação. • Obriga as pessoas a concentrar sua atenção nas necessidades específicas que os produtos atendem. • Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 80 8.4.3. ORGANIZAÇÃO POR CLIENTE É utilizado quando a empresa atende a diferentes tipos de clientes, com necessidades distintas, ou quando os clientes são iguais, porém têm necessidades diferentes. As principais características são: • Aprimoramento dos colaboradores no entendimento das necessidades do cliente e das formas de atendê-lo. • As responsabilidades em relação ao cliente são definidas com mais facilidade. • A avaliação por desempenho é facilitada. 8.5. EXECUÇÃO E CONTROLE O processo de execução consiste em realizar atividades para fornecer produtose/ou serviços. Não é um processo distinto dos outros processos de administração. A execução de atividades baseia-se nos processos de planejamento e de organização. Já o controle é o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos. As informações e decisões de controle permitem manter a empresa no foco dos seus objetivos. O processo de controle se aplica a toda a empresa. Todos os aspectos do desempenho de uma organização devem ser monitorados e avaliados, segundo objetivos e critérios diferentes em cada um dos três níveis hierárquicos: estratégico, tático e operacional. O controle do nível estratégico complementa o planejamento estratégico e visa monitorar: • Grau de realização da missão, estratégias e objetivos estratégicos. • Adequação das missões, objetivos e estratégias às ameaças e oportunidades do ambiente. • Desempenho global da empresa. • Concorrência e outros fatores do ambiente externo. • Fatores do ambiente interno. Os controles administrativos são praticados nas áreas funcionais. São controles que produzem informações especializadas e possibilitam a tomada de decisão em cada departamento. Existem padrões de controle que são utilizados em todos os departamentos: • Taxas de rotatividade, absenteísmo e atrasos. • Participação no mercado e desempenho do esforço promocional. O controle operacional focaliza as atividades e o consumo de recursos em qualquer área funcional. Cronogramas, diagramas e orçamentos são algumas ferramentas de controle. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 81 8.5.1. COMPONENTES De acordo com Maximiano (2004), os componentes de um sistema de controle são: • Padrões de controle – São extraídos dos objetivos, das atividades que devem ser realizadas e dos planos de aplicação de recursos. • Aquisição de informação – Deve-se definir qual informação deve ser produzida, como deve ser produzida e em que momento deve ser obtida. • Comparação e ação corretiva – Comparação do desempenho real com os objetivos. Com base nessa comparação, pode-se iniciar uma ação para corrigir ou reforçar a atividade. 8.5.2. EFICÁCIA As principais características de um sistema de controle eficaz são as seguintes: • Foco nos pontos estratégicos – Deve-se ter atenção às atividades de transformação e aos elementos mais significativos das operações. • Precisão – A tomada de decisão depende de informações precisas. • Rapidez – A informação deve chegar rapidamente ao tomador de decisões. • Objetividade – Economia de palavras. • Economia – Benefícios devem ser maiores que os custos do controle. • Aceitação – Sistemas de controle devem ser aceitos pelos controlados. • Ênfase na exceção – Apenas os desvios devem ser observados. 8.5.3. RECURSO HUMANO Como foi colocado acima, a aceitação das pessoas é uma das condições para a eficácia dos sistemas de controle. Diante deste fato, alguns aspectos comportamentais precisam ser levados em conta: • Tipos de controle sobre pessoas – Devemos considerar três tipos: formal, social e técnico. • Resistência aos sistemas de controle – Provocada pelo sentimento de perda de liberdade. • Avaliação de desempenho – Fornecer feedback é a principal finalidade. • Autocontrole – É a técnica de controle de pessoas mais alinhadas com as modernas práticas de gestão. 8.6. CULTURA ORGANIZACIONAL Poderíamos dizer que cultura organizacional diz respeito a um sistema de significados comuns aos membros de uma organização, distinguindo uma Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 82 empresa das outras. As pesquisas mais recentes sugerem a existência de sete características básicas que nos faz perceber a essência da cultura de uma organização. 1. Inovação e ousadia. 2. Atenção ao detalhe. 3. Busca de resultado. 4. Concentração nas pessoas. 5. Orientação para a equipe. 6. Agressividade. 7. Estabilidade. Cada uma destas características existe em um continuum, variando muito de empresa para empresa. A cultura organizacional representa uma percepção comum sustentada pelos membros da organização. Esse aspecto de uma cultura fica explicitado quando definimos uma cultura como um sistema de significados comuns. Reconhecer que a cultura organizacional possui características comuns não significa, porém, que não possa haver subculturas. Uma cultura dominante expressa os valores centrais compartilhados pela maioria dos membros da organização. Quando falamos sobre cultura de uma organização, estamos nos referindo à sua cultura dominante. É essa visão macro da cultura que confere a uma organização sua personalidade distinta. Se as organizações não possuíssem nenhuma cultura dominante e fossem constituídas apenas de diversas subculturas, a importância da cultura organizacional seria muito reduzida, porque não haveria nenhuma interpretação uniforme do que seria um comportamento adequado ou inadequado. É o aspecto de significados comuns da cultura que faz dela um poderoso dispositivo para orientar e moldar o comportamento. Cultura forte Na cultura forte os valores centrais da organização são intensamente assumidos e compartilhados. Quanto mais membros aceitarem os valores centrais e quanto maior seu comprometimento com tais valores, mais forte é a cultura. Uma cultura forte terá uma grande influência no comportamento de seus membros, porque o alto grau de comunhão de valores cria um ambiente interno de elevado controle comportamental. 8.6.1. COMO SURGE E É TRANSMITIDA A CULTURA Os costumes, as tradições e a maneira geral de proceder existentes em uma organização devem-se, em grande parte, ao que ela fez antes e ao grau de sucesso que ela tem alcançado com seus esforços. Esse princípio nos leva à fonte última da cultura de uma empresa: seus criadores. Os criadores de uma empresa exercem um impacto importante na cultura inicial da organização. Eles possuem uma visão daquilo que a organização deve ser. Não são restringidos por costumes ou ideologias anteriores. O pequeno porte que normalmente caracteriza as novas Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 83 organizações facilita ainda mais a imposição da visão dos criadores a todos os colaboradores. A transmissão da cultura é feita de diversas formas. As mais eficazes são as históricas, rituais, símbolos materiais e linguagem. Histórias Normalmente as histórias contêm uma narrativa sobre acontecimentos envolvendo os fundadores da organização, quebra de regras, sucesso a partir do zero, cortes de pessoal, recolocação de colaboradores, reações a erros passados e disputas. Essas histórias ancoram o presente no passado e fornecem justificativa e legitimidade para as práticas em curso. Rituais São seqüências repetitivas de atividades que expressam e reforçam os valores fundamentais da organização, as metas e pessoas importantes e as estrategicamente dispensáveis. Símbolos materiais Informam aos colaboradores quem é importante, o grau de igualitarismo desejado pela alta gestão e os tipos de comportamento adequados. Linguagem Com o tempo, as organizações geralmente criam termos exclusivos para descrever equipamentos, escritórios, pessoal-chave, fornecedores, clientes ou produtos ligados às suas atividades. Muitas vezes, os novos colaboradores se sentem sobrecarregados com siglas e jargões que, após seis meses no emprego, incorporam-se totalmente à sua linguagem. Uma vez assimilada, essa terminologia funciona como denominador comum que une os membros de determinada cultura ou subcultura. 8.6.2. COMO INTERPRETAR A CULTURA A capacidade de interpretar e avaliar a cultura de uma organização é uma habilidade fundamental para a atuação de diversos profissionais, tais como o consultor. Apesar de fundamental, fazer uma leitura da cultura não é tarefa simples. Basicamente, tudoque se pode fazer para obter as informações necessárias é observar e perguntar. Devido ao fato de se estar tentando acessar informações que os membros da organização geralmente tomam como pressupostas e às quais não dão muita importância, o consultor precisa de múltiplas observações e fazer as mesmas perguntas a muitas pessoas. Somente desta forma o consultor poderá aumentar a confiabilidade de seus dados. De acordo com Stephen Robbins (2005) os pontos a serem observados com o intuito de interpretar a cultura organizacional são: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 84 • Observação do ambiente físico – Prestar atenção a placas, quadros, estilo de roupa, comprimento de cabelo, grau de abertura entre os escritórios e mobílias e disposição dos móveis. • Caracterizar o estilo das pessoas com quem se conversou – Formal, informal, sério, jovial etc. • A organização possui regras e regulamentos formais enunciados em um manual de política de pessoal? - Em caso afirmativo, qual o grau de detalhe dessa política? • Fazer perguntas a diversas pessoas – As informações mais válidas e confiáveis tendem a resultar de perguntas iguais feitas a muitas pessoas (para ver o quanto suas respostas se aproximam) e da conversa com colaboradores vinculados ao ambiente externo, como vendedores, agentes de compras, relações públicas, advogados, recrutador e o responsável pelas negociações trabalhistas. Ao lado destas observações, algumas perguntas precisam ser respondidas: • Qual é a formação dos criadores? • Qual a formação dos atuais diretores? Quais as suas especializações funcionais? Foram promovidos internamente ou contratados de fora? • Como a organização integra os novos colaboradores? Existe um programa de orientação? E de treinamento? • Como os chefes definem o sucesso no emprego? • Qual é a base para a distribuição de recompensas? • Como a organização reage aos considerados dissidentes? • Como a organização lidou com o colaborador que tomou uma decisão errada? • Como a alta administração reage a uma crise? 8.6.3. COMO MUDAR UMA CULTURA A maioria das culturas é resistente a mudanças. Uma cultura leva muito tempo para se formar e, uma vez estabelecida, tende a tornar-se enraizada. Se uma dada cultura, ao longo do tempo, torna-se inadequada a uma organização e uma situação desfavorável para a administração, pode haver pouca coisa que a administração possa fazer para mudá-la, principalmente no curto prazo. Mesmo sob as condições favoráveis, as mudanças precisam ser calculadas em anos, não em semanas ou meses. Quais condições favoráveis podem facilitar a mudança cultural? A experiência mostra que a mudança cultural tende a ocorrer quando existe a maioria ou todas as seguintes situações: ocorrência de uma grave crise, rotatividade na liderança, organizações novas e pequenas e cultura fraca. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 85 Ocorrência de uma grave crise É o choque que abala o status quo e coloca em questão a pertinência da cultura vigente. Podemos citar como exemplos: retrocesso financeiro surpreendente, perda de um cliente importante, declínio pronunciado da participação de mercado, seqüestro, incêndio de grande proporção etc. Rotatividade na liderança Uma nova liderança de cúpula, capaz de fornecer um conjunto alternativo de valores fundamentais, pode ser percebida como necessária para responder à crise. Além do presidente, ela também pode precisar incluir todos os postos da alta gestão. Organizações novas e pequenas Quanto mais nova a empresa, menos enraizada será a cultura. Da mesma forma, é mais fácil para a administração comunicar seus novos valores quando ela é pequena. Cultura fraca Quanto mais amplamente assumida uma cultura e quanto maior o acordo de seus membros quanto aos seus valores, mais difícil será mudar. As culturas fracas são mais suscetíveis a mudanças que as fortes. Existindo as condições favoráveis, como implementar a mudança cultural? O desafio é descongelar a cultura em vigor. Nenhuma medida isolada tende a produzir o impacto necessário a derreter algo que é enraizado e muito valorizado. Portanto, é necessária uma estratégia abrangente e coordenada para gerenciar a cultura. O melhor ponto de partida é uma análise cultural. Esta inclui uma auditoria para avaliar a cultura corrente, uma comparação da cultura presente com a cultura desejada buscando identificar quais elementos culturais precisam ser alterados. A administração precisa deixar claro aos colaboradores que a sobrevivência da empresa estará realmente ameaçada se não houver mudança iminente. Neste ponto é que entra o aproveitamento de uma crise grave. Se não há nenhuma crise a explorar, pode ser necessário inventar uma, pois se os colaboradores não perceberem a urgência da mudança, a apatia tende a derrotar todos os esforços dessa mudança. A nomeação de um novo diretor tende a enfatizar que mudanças importantes irão ocorrer. Esse novo executivo pode apresentar um novo modelo de papel, uma nova visão e novos padrões de comportamento. O esforço de mudança tende a ser mais eficaz se o novo executivo passa rapidamente a introduzir sua nova visão e a preencher postos-chaves da administração com pessoas similarmente comprometidas com esta visão. A nova liderança desejará dar passos rápidos na criação de novas histórias, símbolos e rituais, para substituir aqueles que eram anteriormente utilizados para transmitir aos colaboradores os valores dominantes na organização. Essa mudança precisa ser feita rapidamente. Atrasos permitirão Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 86 que a cultura em vigor passe a ser associada com a nova liderança, fechando, com isso, a janela da oportunidade para a mudança. Finalmente, a administração deverá mudar os processos de seleção e socialização e os sistemas de avaliação e recompensa, para apoiar os colaboradores a interiorizarem os novos valores perseguidos. 8.7. MISSÃO As organizações não são criadas de qualquer forma, ou seja, elas são criadas com algum objetivo. Toda empresa tem uma missão a cumprir, logo podemos afirmar que a missão é a razão de ser da organização. A missão envolve os objetivos essenciais do negócio e está geralmente focalizada fora da empresa. É fundamental conhecer a missão da empresa, porque os colaboradores precisam saber qual o melhor caminho a seguir. A missão deve traduzir a filosofia da organização, que é normalmente formulada por seus fundadores mediante seus comportamentos e ações. Essa filosofia envolve os valores e crenças centrais, que representam os princípios básicos da organização que norteiam a sua conduta ética, responsabilidade social e suas respostas às necessidades do ambiente. Os valores e crenças centrais devem focalizar os colaboradores, os clientes, os fornecedores, a sociedade e todos os parceiros. 8.8. VALORES Valor é uma crença básica sobre o que se pode ou não fazer, sobre o que é ou não é importante. As empresas priorizam certos valores que funcionam como padrões de conduta. A cultura organizacional é importante na definição dos valores. Os líderes possuem um papel importante ao criar e sustentar a cultura através de suas ações, de seus comentários e das visões que adotam. 8.9. VISÃO A visão é a imagem que a organização tem a respeito de si mesma e do seu futuro. Em geral, a visão está mais voltada para aquilo que a organização pretende ser do que realmente é. O termo visão é utilizado para descrever um sentido claro do futuro e a compreensão das ações necessárias para torná-lo rapidamente um sucesso. A visão é importante pelo fato de não se poder controlar as pessoas através de regras burocráticas e hierarquia de comando, mas por meio do compromisso com a visão e os valores compartilhados. Quando os colaboradores conhecem a visão eles sabem exatamente para onde ire como ir. A falta de uma visão dos negócios é muito prejudicial, pois desorienta a empresa e os seus membros quanto às suas prioridades em um ambiente mutável e competitivo. A missão e a visão proporcionam os elementos básicos para a definição dos objetivos globais e a formulação da estratégia organizacional. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 87 8.10. COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL Estuda o impacto que pessoas, grupos e a estrutura têm sobre o comportamento dentro das organizações com o objetivo de aplicar este conhecimento em prol do aprimoramento da eficácia de uma empresa. Além deste aspecto fundamental, na atividade de consultoria esta percepção é importante para a proposição de soluções compatíveis com a organização. O comportamento organizacional é uma ciência comportamental aplicada que está baseada na contribuição de importantes disciplinas comportamentais. As áreas mais utilizadas são: • Psicologia – Ciência que procura medir, explicar e algumas vezes mudar o comportamento do ser humano. • Sociologia – Estuda pessoas em relação aos seus companheiros humanos. • Psicologia social – É uma área dentro da psicologia que mistura conceitos da psicologia e sociologia. Ela se concentra na influência exercida por pessoas, umas sobre as outras. • Antropologia – É o estudo de sociedades para aprender sobre seres humanos e suas atividades. • Ciência política – Estuda o comportamento de pessoas e grupos dentro de um ambiente político. Existem algumas variáveis que dão uma idéia do clima existente em uma organização: produtividade, absenteísmo, rotatividade e satisfação com o trabalho. Baixa produtividade, alto índice de absenteísmo, alta rotatividade e baixa satisfação com o trabalho são sinais que o clima na organização não é bom. Esses sinais irão dizer à empresa que ela terá dificuldades de implementar um sistema de segurança, pois os colaboradores não irão colaborar e provavelmente irão sabotar o sistema. Uma organização com sinais de clima organizacional ruim irá produzir vários problemas para o setor de segurança, tais como: sabotagem, insubordinação, não cumprimento dos procedimentos etc. 8.11. MUDANÇAS Todas as organizações estão em processo de realizar mudanças necessárias ao ajustamento à nova economia, às novas regras da competição e ao vertiginoso crescimento da criminalidade. O movimento de reengenharia está apenas engatinhando e as organizações estão se reestruturando para desenvolver culturas que promovam a inovação e a constante adaptação. A administração da mudança é um desafio que está diante de toda organização. A maneira como as empresas administram a mudança ou deixam de administrá-la, será o que inevitavelmente distinguirá a vitória da derrota neste mundo altamente competitivo e inseguro. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 88 8.11.1. RESISTÊNCIA À MUDANÇA Segundo Stephen Robbins (2005) uma das descobertas mais bem documentadas nos estudos sobre comportamento individual e organizacional é que as empresas e seus membros resistem à mudança. A resistência não surge necessariamente em formas padronizadas. Ela pode ser: pública, implícita, imediata ou adiada. É mais fácil lidar com a resistência quando ela é pública e imediata. O grande desafio é administrar a resistência implícita ou adiada, pois são mais sutis (perda de lealdade, falta de motivação, aumento de erros, maior absenteísmo etc). As reações à mudança podem acumular-se e depois explodir em uma resposta que parece totalmente desproporcional à ação da mudança da qual deriva. As fontes da resistência podem ser classificadas em individuais e organizacionais. Resistência individual As fontes individuais residem em características humanas básicas, como: percepções, personalidades e necessidades. Os principais motivos da resistência à mudança são: • Hábito – O ser humano é fruto do hábito. Quando ele é confrontado pela mudança, a tendência de reagir de acordo com os hábitos torna-se uma fonte de resistência. • Segurança – A mudança ameaça o sentimento de segurança do ser humano. • Fatores econômicos – Medo de que as mudanças reduzam a renda. • Medo do desconhecido – As mudanças substituem o conhecido pela ambigüidade e pela incerteza. • Processamento seletivo das informações – O ser humano molda o mundo por meio de suas percepções. Uma vez que tenha criado esse mundo, ele resiste à mudança. Resistência organizacional As organizações, por sua própria natureza, são conservadoras. Seis fontes principais de resistências foram identificadas: • Inércia estrutural – As organizações possuem mecanismos embutidos de produção de estabilidade. O processo de seleção, o treinamento e a formalização são exemplos de formadores de conduta. Quando uma empresa necessita passar por uma mudança, eles se transformam em uma inércia estrutural que precisa ser vencida. • Foco limitado de mudança – As organizações são compostas de subsistemas interdependentes, não se pode falar em mudança de apenas um subsistema, mas sim do contexto geral. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 89 • Inércia de grupo – Mesmo que as pessoas queiram mudar seu comportamento, as normas do grupo podem agir como barreiras. • Ameaça à especialização – Mudanças nos padrões organizacionais podem ameaçar a experiência de grupos especializados. • Ameaça às relações estabelecidas de poder – Qualquer redistribuição de autoridade para a tomada de decisões pode ameaçar as relações de poder estabelecidas durante muito tempo na organização. • Ameaça às distribuições estabelecidas de recursos – Os grupos que controlam recursos consideráveis na organização geralmente encaram a mudança como uma ameaça. 8.11.2. MUDANÇA PLANEJADA São as atividades de mudança que são intencionais e orientadas por metas. Para se entender melhor a mudança planejada é necessário pensar nela como ordem de grandeza. Mudança de primeira ordem É a mudança que pertence a variedade linear, não implicando nenhum desvio fundamental nas premissas que os membros da organização sustentam sobre o mundo ou sobre o modo como a empresa pode melhorar seu funcionamento. Ao contrário, a organização se empenha em melhorias secundárias e, ao mesmo tempo, em manter o curso. Exemplos deste tipo de mudança incluem iniciativas passadas de redução de custo, programas de curto prazo para melhorar a qualidade e esforços para aumentar cumulativamente a produtividade por meio de tentativas mais drásticas. Não há nada de errado na mudança de primeira ordem. Quando as organizações enfrentam condições competitivas relativamente benignas, faz sentido realizar pequenas mudanças cumulativas. Infelizmente, essas condições estão cada vez mais raras. Mudança de segunda ordem É uma mudança multidimensional, de níveis múltiplos, descontínua e radical, que envolve uma reformulação de premissas sobre a organização e o mundo no qual ela opera. É também chamada de transformação. Nesse século a mudança a ser administrada será cada vez mais de segunda ordem. E essa passagem tornará mais difícil o trabalho da administração da empresa. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 90 CAPÍTULO 09 GESTÃO DA LOGÍSTICA Hamilton Pozo (2004) define logística como todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição de matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Em termos de segurança o estudo da logística é importante por dois aspectos. O primeiro pelo fato da teoria de logística ter vindo da atividade militar e o segundo em virtude da atividade de segurança ser fundamental parao desenvolvimento da logística por qualquer empresa, principalmente nas atividades de armazenagem e transporte. A logística empresarial é um campo em grande expansão em virtude de proporcionar às empresas melhoria nos seus resultados. Mas esta visão não existiu sempre. Até a década de 50 a logística era praticamente inexistente e na década de 70 era pouco utilizada. Foi a partir da década de 90 que o interesse pela logística realmente ocorreu. A atividade logística é dividida em atividades primárias e de apoio. As atividades primárias são aquelas fundamentais para a obtenção dos objetivos logísticos de custo e nível de serviço que o mercado deseja, são elas: • Transporte – É importante por absorver de um a dois terços dos custos logísticos e porque toda empresa precisa movimentar seus produtos até os seus clientes. • Manutenção de estoques – É a atividade necessária para se atingir um grau razoável de disponibilidade do produto em relação a sua demanda. • Processamento de pedidos – É um elemento crítico em termos do tempo necessário para levar bens e serviços aos clientes, em relação, principalmente, à perfeita administração dos recursos logísticos disponíveis. As atividades de apoio são aquelas que dão suporte ao desempenho das atividades primárias, são elas: • Armazenagem – É o processo que envolve a administração dos espaços necessários para manter os materiais estocados. Na armazenagem devemos levar em conta: localização, dimensionamento da área, arranjo físico, equipamentos de movimentação, recuperação do estoque, projeto de docas, necessidade de recursos financeiros e gestão de recursos humanos. • Manuseio de materiais – Envolve a movimentação de materiais no local de estocagem. • Embalagem – Tem o objetivo de movimentar os produtos com a proteção necessária. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 91 • Suprimentos – É o procedimento de avaliação e da seleção das fontes de fornecimento, da definição das quantidades a serem adquiridas, da programação das compras e da forma pela qual o produto é comprado. • Planejamento – É a base que servirá de informação à programação detalhada da produção dentro da empresa. • Sistema de informação – São as informações necessárias de custo, procedimentos e desempenho essenciais para o correto planejamento e controle logístico. A logística é o processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, a movimentação e a armazenagem de materiais, peças e produtos acabados e seus fluxos de informações através da organização e seus canais, maximizando as lucratividades através do atendimento dos pedidos a baixo custo e com plena satisfação do cliente. 9.1. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) O SCM (gestão da cadeia de suprimentos) tem representado uma nova e promissora fronteira para empresas interessadas na obtenção de vantagens competitivas. SCM leva a empresa a definir suas estratégias competitivas através de um posicionamento, tanto como fornecedores, quanto como clientes dentro das cadeias produtivas nas quais se inserem. O objetivo básico na SCM é maximizar e tornar realidade as potenciais sinergias entre as partes da cadeia produtiva, de forma a atender ao consumidor final mais eficientemente através da redução dos custos. Esta redução tem sido alcançada mediante a adição de mais valor aos produtos finais com a redução do volume de transações de informações e dos custos de transporte e estocagem e da diminuição da variabilidade da demanda de produtos e serviços finais. Podemos perceber que a segurança empresarial é fator decisório para o sucesso do SCM, pois a minimização dos furtos internos e do roubo de cargas são tarefas da segurança. Segundo Hamilton Pozo (2004) o SCM é composto de cinco passos: 1. Interação da infra-estrutura com clientes e fornecedores – A integração de informações através de diversos sistemas como o Electronic Data Interchange (EDI) entre fornecedores, clientes e operadores logísticos tem permitido a flexibilização do atendimento ao cliente e a redução de custos. 2. Reestruturação do número de fornecedores e clientes – Busca aprofundar as relações de parceria com o conjunto de empresas. 3. Desenvolvimento integrado do produto – O envolvimento dos fornecedores desde os estágios iniciais do desenvolvimento de novos produtos (Early Supplier Involvement) tem levado a uma redução no tempo e nos custos de desenvolvimento dos produtos. 4. Desenvolvimento logístico dos produtos – Busca a redução do custo de concepção dos produtos. 5. Cadeia estratégica produtiva – É a estruturação estratégica dos fluxos da cadeia de suprimentos. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 92 Outro ponto importante para o SCM é o outsourcing que é a ação em que parte do conjunto de produtos e serviços utilizados pela empresa, dentro de uma cadeia produtiva, é providenciada por uma terceira empresa em um relacionamento colaborativo e interdependente. 9.2. CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) É uma estratégia de natureza organizacional, por isso não deve ser restrita a um departamento da empresa. O CRM pode ser entendido como uma estratégia, porque uma vez conhecendo-se o cliente podemos aproveitar as oportunidades e criar valor para que ele sempre volte. Um grande parceiro desta fidelização do cliente é o uso da tecnologia da informação. 9.3. ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES É uma ação que sofre interferência e influência de diversos fatores e que acarreta benefícios, facilidade e pronto atendimento ao cliente, e custos decorrentes de manter produtos estocados. Uma das importantes atitudes é equilibrar esses custos com os benefícios que irá proporcionar a respeito de sua eficiência operacional, sistemas de manuseio, metodologia de aquisição, padrões de suprimentos e, principalmente, atendimento ao cliente. A empresa deve estabelecer regras e métodos de decisões sobre itens e suas quantidades em estoque para que o desempenho e o controle de todos os recursos de armazenagem sejam eficientes e possamos otimizá-los. O estoque deve atuar como um elemento regulador do fluxo de materiais dentro da empresa para suprir o processo de produção e disponibilizar produtos ao mercado. A análise detalhada e constante dos estoques é fundamental para que a empresa possa ter controle de seus recursos a fim de que seja compatível com a demanda esperada, visto que ele estará ditando os volumes de capital envolvido em estoque. 9.4. PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO O planejamento global do sistema produtivo constitui o primeiro elemento de um eficiente programa de planejamento e controle da produção para atendimento das necessidades de mercado. É importante o conhecimento dos leads times relativos à aquisição do material, ao tempo-máquina e à movimentação interna. O planejamento da produção busca definir os melhores métodos e alternativas de planos aliados aos recursos disponíveis, otimizando-os, reduzir os níveis de utilização dos recursos e os custos envolvidos para melhoria da competitividade e ampliar o nível de atendimento ao cliente em produtos e serviços. Material Resources Planning (MRP) tem como função providenciar todas as informações e atividades sobre os dados de determinado programa de vendas. Com base na visão de futuro das necessidades de disponibilidade dos produtos vendidos, calcula os momentos e as quantidades que devem ser obtidas de cada um dos componentes, para que não haja falta e nem sobra de nenhum deles, no atendimento dos pedidos de vendas. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 93 Manufacturing Resources Planning (MRP II) é o MRP expandido para o cálculo das necessidades de como produzir, aonde produzir e das necessidades dos recursos produtivos, como: máquinas, equipamentos, ferramentas, materiais e pessoas. A filosofia do Just in Time (JIT) busca a eliminação dos desperdícios e a melhoria contínua do processo, foi desenvolvidatanto para a produção em série, como para as intermitentes. Um dos principais benefícios é a redução de mais de 90% dos estoques e do capital de giro para mantê-los. O JIT também beneficia no aspecto da segurança empresarial, pois reduzindo os estoques minimiza-se alguns tipos de risco, dentre eles o furto interno. 9.5. SUPRIMENTOS O planejamento de uma estrutura de suprimentos torna-se fundamental para o processo de aquisição e atendimento do sistema produtivo de uma empresa. A área de compras deve ter um sistema de interface com os diversos setores da organização, principalmente com produção, materiais, engenharia, serviços, segurança e finanças. A função compras é vital para o processo de redução de custos da organização, visto que, com negociações adequadas, a organização poderá reduzir os gastos na aquisição de materiais e produtos necessários ao dia-a-dia da empresa. 9.6. RECURSOS PATRIMONIAIS A gestão destes recursos é fundamental para o sucesso empresarial. Utilizar adequadamente os ativos imobilizados como máquinas, equipamentos, ferramentas e edificações passa a ser elemento gerador de receitas e não de despesas. Os recursos patrimoniais são os equipamentos, máquinas, ferramentas, automóveis, pontes rolantes, guinchos, empilhadeiras, computadores, móveis, terrenos, edificações, jazidas, patentes e marcas. Pontos importantes nesse processo de gerir os bens patrimoniais são: manutenção e segurança. É importante no processo de administração destes recursos a classificação e codificação. 9.7. ARMAZENAGEM E CONTROLE São componentes essenciais do sistema logístico e do sistema de segurança, pois seus custos envolvem elevada porcentagem dos custos totais logísticos de uma empresa. Uma pergunta importante precisa ser de inicio respondida: é conveniente para as organizações adotarem grandes espaços físicos para armazenagem e estocagem? Iremos buscar responder este questionamento sob os prismas da administração e da segurança empresarial. Sob o prisma da administração é visível a dificuldade de especificar com precisão a demanda e garantir que os fornecedores jamais atrasem seus compromissos, fatores que acarretam problemas com os clientes. Mas, podemos minimizar os espaços, para que os estoques sejam os menores Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 94 possíveis, reduzindo-se assim os custos totais de armazenagem que envolve materiais, movimentação, equipamentos, pessoas e segurança. Segundo Hamilton Pozo (2004) muitas empresas, ainda, justificam a existência de um espaço físico para armazenagem relativamente grande e, por conseqüência, elevados estoques, com os argumentos de que: • São fatores redutores de custos de transportes e de produção. • Auxiliam o marketing e o atendimento ao cliente. • Coordenam, mais facilmente, a área de suprimento. Outras empresas, porém, estão minimizando as necessidades de estoques, com a aplicação da filosofia Just in Time. Armazenagem e manuseio de mercadorias são componentes essenciais do conjunto de atividades logísticas e seus custos podem absorver de 10% a 40% das despesas logísticas. Podemos perceber que o nível de estoque é variável e depende de cada empresa, mas o total de absorção das despesas logísticas aliada à filosofia JIT justificam a procura para minimizar os espaços de armazenagem. Sob o prisma da segurança empresarial é fácil perceber que quando maior for o espaço destinado à armazenagem maior será o investimento necessário no sistema de segurança para que os riscos possam ser minimizados. Dentre estes riscos destacamos: furto, roubo, incêndio e sabotagem. 9.7.1. Necessidade de espaço físico Sabemos que, quando as demandas pelos produtos das empresas forem todas conhecidas e, também, se as mercadorias puderem ser fornecidas instantaneamente, teoricamente não há necessidade para manter espaço físico para o estoque. Entretanto esta realidade seria o ideal e não é comum ocorrer em virtude de: • Demanda variável. • Atrasos nos fornecimentos. • Marketing. Podemos reduzir os elevados custos de armazenagem tomando por base quatro pontos: 1. Reduzir custos de transporte e produção – A estocagem em diversas localidades tende a reduzir custos de transporte pela compensação nos custos de produção e estocagem. 2. Coordenação de suprimento e demanda – Sempre que existir dificuldade para coordenar suprimento e demanda de forma precisa, são necessários estoques. 3. Auxiliar o processo de produção – Determinados processos de produção influenciam necessidades de espaço físico para armazenagem. 4. Auxiliar o marketing – A armazenagem é utilizada para disponibilizar o produto para o mercado. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 95 9.7.2. Localização de depósitos Uma vez estabelecido a necessidade por área de armazenagem, a próxima etapa é saber e definir a localização desse espaço. Essa decisão é tomada sob dois prismas. Primeiro, um armazém é localizado com referência a outros depósitos do sistema logístico, em face das ações para reduzir custos com os transportes, manutenção dos estoques e processamento dos pedidos. Após a definição da localização geográfica, define-se o local específico a ser escolhido, ou seja, se o armazém deve ser no distrito industrial do município ou um local próximo ao cliente. Alguns fatores são norteadores para determinar o local: • Posicionamento da comunidade e do governo com relação ao depósito. • Custo para preparar o terreno. • Custos de construção. • Vias de acesso. • Potencial para expansão. • Disponibilidade de recursos humanos. • Tipos de ações criminosas do local. • Proximidade de instituições da segurança pública. • Tipo de sistema de segurança necessário. • Sistema viário local. Uma vez localizado o depósito, a próxima etapa é determinar o tamanho necessário da instalação. O espaço requerido deverá atender ao nível máximo de estoque para uma temporada específica, conforme avaliação da demanda. O tamanho ideal será aquele que oferecer o custo mínimo para a combinação das necessidades de mercado e atender plenamente os custos finais do produto. 9.7.3. Avaliação de estoque A gestão de estoque busca constantemente a redução dos valores monetários de seus estoques, atuando para mantê-los os mais baixos e dentro de níveis de segurança, tanto financeiro, quanto aos volumes para atender à demanda. Segundo Hamilton Pozo (2004) os fatores que justificam a avaliação de estoque são: • Assegurar que o capital imobilizado em estoques seja o mínimo possível. • Assegurar que estejam de acordo com a política da organização. • Garantir que a valorização do estoque reflita exatamente seu conteúdo. • O valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisão. • Evitar desperdícios como obsolescência, roubos, furtos etc. Os estoques podem ser avaliados por três métodos: • Fifo (fisrt in, first out) – É baseado na cronologia das entradas e saídas. O primeiro que entrou será o primeiro que sairá. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 96 • Lifo (last in, first out) – É baseado na cronologia das entradas e saídas, e considera que o primeiro a sair deve ser o último que entrou em estoque. • Custo médio – Tem por metodologia a fixação de preço médio entre todas as entradas e saídas. É baseado na cronologia das entradas e saídas. 9.7.4. Curva ABC O princípio da curva ABC foi elaborado por Vilfredo Pareto, na Itália, no fim no século XIX. A curva é usada para avaliação de estoques, produção, vendas, salários etc. A utilização da curva é vantajosa, porque se pode reduzir as imobilizações em estoques sem prejudicar a segurança, pois ela controla mais rigidamente os itens de classe A e, mais superficialmente, os de classe C. Ela tem este nome em razão de se dividir os dados obtidos em três categorias distintas: • Classe A – São os itensmais importantes e correspondem a 80% do valor total do estoque e no máximo 20% dos itens da empresa. • Classe B – São os itens intermediários e correspondem a 15% do valor total do estoque e no máximo 30% dos itens. • Classe C – São os itens de menor importância e correspondem a 5% do valor total de estoque e no máximo 50% dos itens. Para traçar a curva são necessários quatro passos: • 1º passo – Levantar todos os itens do problema a ser resolvido, com os dados de suas quantidades, preços unitários e preços totais. • 2º passo – Colocar todos os itens em uma tabela em ordem decrescente de preços totais e sua soma total. Deve ter as seguintes colunas: item, nome ou número da peça, preço unitário, preço total por item, preço acumulado e porcentagem. • 3º passo – Dividir cada valor total de cada item pela somatória total de todos os itens e colocar a porcentagem obtida em sua respectiva coluna. • 4º passo – Dividir todos os itens em classe A, B e C, de acordo com a prioridade e tempo disponível para tomar decisão sobre o problema. 9.8. INVENTÁRIO Periodicamente, as empresas efetuam contagem física de seus itens em estoques e em processos, para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis, dos livros, e o que realmente existe no estoque. Estes dados são importantes também para o setor de segurança, pois realçarão furtos e danos. Estes dados poderão indicar uma necessidade da implantação de um subsistema de investigação. Além disso, o inventário é importante para a apuração do valor total de estoques para efeito de balanço do ano fiscal e seu imposto de renda. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 97 O inventário geral é elaborado no fim da cada exercício fiscal de cada empresa, abrangendo a contagem física de todos os itens, incluindo-se almoxarifado de recebimento, almoxarifado intermediário, peças em processos e produtos acabados. O inventário rotativo é realizado no decorrer do ano fiscal e concentra-se em cada grupo de itens em determinados períodos, que podem ser meses ou semanas. O procedimento de contagem é feito em duas vezes e por duas equipes diferentes. Quando as contagens das equipes forem iguais, o inventário daquele item estará encerrado, mas quando houver divergência, uma terceira equipe fará nova contagem. 9.9. EMBALAGEM E MANUSEIO A embalagem apresenta três funções: dispositivo de proteção, facilitar a distribuição e incrementar as vendas. A embalagem para transporte deve seguir regras específicas, estabelecidas para cada tipo de transporte e para o ambiente onde o produto irá ser manuseado e movimentado, além das exigências legais para cada tipo ou especificação do produto. O manuseio de materiais consiste no transporte a curta distância que ocorre no interior ou próximo a uma empresa ou em um centro de distribuição, armazém ou fábrica. Os principais objetivos do manuseio são: • Otimizar a utilização cúbica dos armazéns. • Otimizar a eficiência operacional dos armazéns. • Reduzir custos de movimentação. • Otimizar a carga de cada transporte. • Melhorar o atendimento ao mercado. Segundo Idalberto Chiavenato (2005) existem dez princípios que precisam ser observados na movimentação de materiais: 1. Planejamento – Determinar o melhor método. 2. Integração – A capacidade de carga de cada modal será tanto mais econômica quanto melhor forem as condições necessárias para integrar as atividades de movimentação. 3. Tempo ocioso – Reduzir o tempo ocioso dos equipamentos e das mercadorias. 4. Simplificação – Reduzir, combinar ou eliminar movimentos e/ou equipamentos desnecessários. 5. Fluxo e simplificação – Elaborar o melhor fluxo de materiais e de recursos humanos. 6. Melhor espaço – Aproveitamento dos espaços verticais contribui para a redução das áreas de armazenagem. 7. Segurança – A produtividade aumenta conforme as condições de trabalho tornam-se mais seguras. 8. Ergonomia – A capacidade e limitação do ser humano precisam ser reconhecidas. 9. Ambiental – Consideração das possíveis implicações ao meio ambiente. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 98 10. Padronização – Padronizar métodos, espaços, equipamentos e procedimentos. 9.10. DEPRECIAÇÃO A depreciação de um bem é um ato oficial, e importante para o cálculo do imposto de renda de uma empresa. A depreciação é a perda de seu valor em decorrência de seu uso e de sua deterioração. De acordo com as normas da Receita Federal temos: • Ferramentas manuais 2 anos • Máquinas 5 anos • Móveis e utensílios 10 anos • Edifícios 20 anos 9.11. TRANSPORTE O transporte é considerado um elemento muito importante para a economia, senão o mais importante do custo logístico das empresas. O transporte é um sistema muito importante para o desenvolvimento de um país. Normalmente, nos países menos desenvolvidos, a produção e o consumo ocorrem no mesmo lugar, não dando chance para o transporte participar da transação. Quando, porém, o transporte tem um bom preço, o país disponibiliza seus produtos para outras localidades com grande chance de desenvolvimento. Sua importância é sempre sublinhada pelos problemas financeiros colocados para muitas empresas quando há uma greve ferroviária nacional ou quando carreteiros autônomos paralisam suas atividades devido a aumentos de combustíveis. É comum denominar tais eventos de desastres nacionais. Os mercados não podem ser atendidos, e os produtos permanecem no canal de distribuição para deteriorarem-se ou tornarem-se obsoletos. Transporte refere-se aos vários métodos para movimentar produtos. Algumas das alternativas mais populares são os modos rodoviários, ferroviários e aeroviários. A administração da atividade de transporte geralmente envolve decidir quanto ao método de transporte, aos roteiros e à utilização da capacidade dos veículos. Enquanto o transporte adiciona valor de lugar ao produto, o estoque agrega valor de tempo. Para agregar esse valor dinâmico, o estoque deve ser posicionado próximo aos consumidores ou aos pontos de manufatura. De acordo com Carlos Mina (2001), o número normalmente grande desses pontos de estoque e os altos custos associados para manter esses produtos armazenados, em geral entre 25% a 30% do valor do produto por ano, requerem administração cuidadosa. A administração de estoques envolve manter seus níveis tão baixos quanto possível, ao mesmo tempo em que provê a disponibilidade desejada pelos clientes. À medida que o transporte fica mais barato e de fácil acesso, contribui para aumentar a competição no mercado, garantir a economia de escala e reduzir os preços das mercadorias. Na falta de um bom sistema de transporte, o mercado fica limitado à produção local, e, com melhores serviços de transporte, o custo de mercados distantes pode ser bastante competitivo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 99 9.11.1. Tipos Os sistemas básicos de transporte para carga são cinco: ferrovias, rodovias, hidrovias, dutos e aerovias. E esses sistemas são considerados pelos agentes de transporte, transportadoras e associações de exportadores. A importância desses modelos varia com o tempo e é explicada de acordo com suas cargas. Todavia, a importância de cada um irá variar em função do tempo e das necessidades prementes dos clientes e processadores, bem como das condições de momento, inclusive o aspecto segurança. O duto é usado para movimentar produtos líquidos e gasosos por longas distâncias. Os custos de movimentação são muitos baixos, mas a linha de produtos atendida é limitada, seu custo de instalação é elevado e sua movimentação é bastante lenta. O transporte aéreo é destinado a pequenos volumes, de baixo peso, mas de alta sofisticação e de preço elevado, em que o fator tempo de entrega seja imperioso.É o meio de transporte mais caro, mais rápido e indicado para cargas nobres ou para cidades onde o transporte por outros modais seja difícil. O modal hidroviário e marítimo é realizado por meio de navios, barcos, barcaças etc. A navegação pode ser fluvial ou marítima. A primeira serve para o transporte nacional de médio alcance, enquanto a segunda serve para o transporte de cabotagem ou para o transporte internacional. O transporte de cabotagem é feito entre os portos nacionais, enquanto o transporte internacional serve para a exportação e importação. Este modal serve para cargas de grandes volumes, de baixíssimo custo unitário, cujo fator tempo seja secundário. Produtos como carvão, minérios, coque, cascalho, areia etc, por serem relativamente baratos e não perecíveis, devem ser transportados por este sistema. É um dos mais baratos meios de transporte. O transporte ferroviário utiliza a malha ferroviária. A tração pode ser elétrica, a diesel ou a vapor. Os vagões podem ter várias estruturas ou conformações para abrigar diferentes tipos de cargas sólidas, a granel ou líquidas. O comboio pode transportar vários vagões, reduzindo o custo do transporte e tornando o frete mais barato. A velocidade do trem é relativamente homogênea, pois não há em seu percurso cruzamentos, semáforos, congestionamentos etc. Contudo, o seu traçado é prefixado e limitado, não permitindo a flexibilidade das rodovias. Como a carga tem que ser entregue e retirada no terminal ferroviário, pode gerar dificuldades. O modal ferroviário é destinado às cargas de maior volume e grande peso, mas em que o tempo não seja fator importante. O transporte de cargas para produtos químicos, siderúrgicos e plásticos deve ser feito por este modal, como ocorre nas siderúrgicas e nas indústrias de cimento, que possuem terminais em seus próprios pátios para a expedição dos produtos acabados. O transporte rodoviário utiliza as estradas e rodovias para levar os produtos acabados do depósito da empresa até o cliente ou até as instalações da empresa que os comprou para vendê-los no mercado. É o tipo de transporte mais utilizado no nosso país, pois 57,5% das cargas são transportadas por rodovias. O modal rodoviário é o mais flexível, pois o caminhão ou carreta pode entrar ou sair do depósito da empresa e chegar até o cliente diretamente. É o que se chama de transporte porta a porta. No entanto, seus custos Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 100 operacionais, são elevados, pois cada caminhão ou carreta leva uma quantidade limitada de carga e requer um motorista e, muitas vezes, um ajudante. Além disso, dependem de estradas em bom estado de conservação, pagamento de pedágios, combustível, uma grande preocupação com a segurança etc. É destinado a volumes menores ou cargas com prazos de entrega relativamente curtos. Existem particularidades dos modais que servem para seleção do serviço a ser usado. Os critérios a serem seguidos são: custo, tempo médio de entrega, tempo de trânsito e sua variação e perdas e danos. O usuário tem vários serviços a seu dispor, seu custo varia de um modal para o outro. O tempo de entrega também depende da seleção do transporte; se o produto for perecível, requer um transporte rápido em relação a distância, que costuma ser calculada porta a porta, mesmo que outro modal seja envolvido. A diferença encontrada entre os tempos dos carregamentos mede a incerteza no desempenho do transportador, mas ainda não existem dados para estudos com referência a esse índice. É importante que a proteção da carga seja total, pois qualquer que seja o produto ou o transporte, o cliente quer recebê-la em perfeito estado. Em certos casos, os transportadores são penalizados por não protegerem a carga. Certamente, quanto menor o número de reclamações do transportador, melhor e mais vantajosa parecerá a contratação do serviço. No Brasil a utilização dos modais de transportes está assim distribuída: • Rodoviário – 57,5% • Ferroviário – 21,2% • Hidroviário – 17,4% • Dutoviário – 3,5% • Aéreo – 0,3% 9.11.2. Multimodal Uma característica importante do serviço integrado é a livre troca de equipamentos entre os serviços modais. Existem dez combinações de serviço integrado: ferro-rodoviário, ferro-hidroviário, ferro-aeroviário, ferro-dutoviário, rodo-aeroviário, rodo-hidroviário, rodo-dutoviário, hidro dutoviário, hidro aeroviário e aero dutoviário. Todavia, nem todas têm praticidade econômica. A alternativa mais popular é o contêiner o qual é empregado em muitas delas. A carga conteinerizada é transferível por todos os modais, menos pelo duto. A expansão do comércio internacional desenvolveu-se graças ao sistema de transporte rápido, confiável e eficiente. O transporte internacional é dominado, normalmente, por operadores marítimos. As metas principais para a utilização do sistema multimodal são: redução no custo total, redução do tempo de trânsito em longos percursos, redução do impacto ambiental, redução do congestionamento nas rodovias e melhora do nível de serviço. 9.11.3. Carga Os produtos da empresa para efeito de transporte são classificados em: carga geral, carga a granel, carga semi-especial, carga especial e carga Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 101 perigosa. A carga geral é aquela em que os materiais apresentam peso individual de até quatro toneladas. A carga a granel pode ser líquida ou sólida. A carga semi-especial é aquela que engloba os materiais com dimensões e peso que exigem licença especial, mas com gabarito que permite tráfego em qualquer estrada. Já a carga especial o tráfego exige um estudo da rota a ser seguida, pois é necessário avaliar a largura das obras de arte e a capacidade das pontes e viadutos. O último tipo, ou seja, a carga perigosa é composta dos produtos classificados como perigosos. Estes produtos englobam uma lista de mais de três mil itens, estando codificados em nove classes, de acordo com norma internacional. O produto perigoso é aquele que, por suas propriedades físicas ou químicas, oferece algum tipo de risco ao ser humano, ao meio ambiente ou ao transporte. Os maiores problemas até agora enfrentados no transporte de carga perigosa são a falta de conhecimento da regulamentação em vigor, além da falta de informações técnicas a seu respeito, o que dificulta muito a classificação dos artigos, bem como a melhor embalagem a ser utilizada. O transporte, a embalagem e a armazenagem de produtos perigosos são regidos pela portaria nº 204/97, que por sua vez teve por base a sétima edição do livro da ONU, Orange book, que é editado a cada dois anos. Esta portaria classifica os produtos com base no tipo de risco em: • Classe 1 – Explosivos. • Classe 2 – Gases. • Classe 3 – Líquidos inflamáveis. • Classe 4 – Sólidos inflamáveis, substâncias sujeitas a combustão espontânea e substâncias que, em contato com a água, emitem gases inflamáveis. • Classe 5 – Substâncias oxidantes e peróxidos orgânicos. • Classe 6 – Substâncias tóxicas e substâncias infectantes. • Classe 7 – Materiais radioativos. • Classe 8 – Corrosivos. • Classe 9 – Substâncias perigosas diversas. As unidades de transporte devem ser identificadas pelos rótulos de risco e painéis de segurança para advertir que seu conteúdo é composto de produtos perigosos e apresenta riscos. 9.11.4. Transporte no Brasil O sistema de transporte no Brasil apresenta uma dualidade, ou seja, ao mesmo tempo em que as empresas estão se modernizando e por conseqüência necessitando de serviços logísticos mais eficientes, eficazes e sofisticados temos no país um conjunto de problemas estruturais que distorcem a matriz de transporte levando ao comprometimento do desenvolvimento econômico e social do país. De 1970 à 2000 o setor de transporte cresceu cerca de 400%, enquanto que o crescimento do PIB foi de 250%. O crescimento foi influenciado pela desconcentraçãogeográfica da economia do Brasil, na direção das regiões Nordeste, Norte e Centro-oeste. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 102 O crescimento do transporte não foi acompanhado pelos investimentos necessários na infra-estrutura. Em virtude desta realidade, o país possui uma oferta de infra-estrutura de transporte insuficiente para as suas necessidades. Outro aspecto preocupante é a falta de investimento na conservação das vias. Em torno de 78% das rodovias estão em condição inadequada de tráfego. As ferrovias estão também em péssima situação de conservação. A falta de investimentos nos portos tem levado a uma baixa produtividade na movimentação de cargas. O principal problema do transporte de carga no Brasil é a distorção da matriz de transporte. Um país com dimensões continentais que deveria ter os modais ferroviário e aquaviário como os principais meios de transporte, porém é o modal rodoviário a sua maior alternativa de transporte com um percentual de 57,5% da carga transportada. Como resultado desta inversão, o Brasil possui baixa produtividade no setor de transporte de cargas. Fazendo-se uma avaliação isolada de cada modal podemos perceber os principais problemas: • Rodoviário – Informalidade e fragmentação do setor, frota envelhecida, alto índice de roubo de cargas, falta de regulamentação, excesso de capacidade etc. • Ferroviário – Malha reduzida, pequena distância média em que as cargas são transportadas, baixa velocidade, má conservação etc. • Aquaviário – Baixa freqüência dos serviços, utilização deficitária das vias etc. 9.11.5. Riscos e ameaças Para minimizar os impactos das elevadas perdas a que se têm submetido, as seguradoras passaram a exigir que embarcadores e transportadores providenciem uma modalidade de gerenciamento de risco específica para o transporte de cargas. Tal gerenciamento consiste no emprego de algumas técnicas e de um conjunto de medidas e procedimentos preventivos que visam a reduzir, a níveis pelo menos aceitáveis, os efeitos das perdas no transporte de cargas. Atribui-se tratamento adequado aos eventos cuja natureza possa causar danos às pessoas, aos bens tangíveis ou intangíveis, e à imagem das empresas. Embora os maiores prejuízos no transporte de cargas se devam ao crime de roubo, outros riscos ou ameaças têm se revelado, como a apropriação indébita, os acidentes (colisão, tombamento, adernamento e deslizamento de carga), avarias (estragos ou perecimento) e contaminação ambiental por produtos químicos. 9.11.6. Rastreamento de veículos A maioria das atuais tecnologias de rastreamento utiliza o sistema Global Positioning System (GPS), para obter coordenadas de latitude e longitude do local em que um veículo se encontra, em qualquer parte do globo. Emprega, para tanto, satélites americanos para localização de veículos e comunicação entre eles e uma central de rastreamento, estabelecida também Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 103 por satélites (Brasilsat, Inmarsat, Orbcomm), por meio de telefonia celular veicular, rádio VHF/UHF ou trunking. O sistema opera a partir de um receptor de GPS instalado no veículo, que recebe as coordenadas do local em que se encontra e as transmite para uma central de rastreamento, que as localiza no espaço geográfico de interesse, após introduzi-la e processá-la em um computador que possui mapas digitalizados da região onde se encontra o veículo. A posição no monitor se altera de acordo com a freqüência do pedido de posição fixada no software do sistema de rastreamento. A finalidade do sistema de rastreamento pode ser tanto logística como de segurança, e existem dispositivos de segurança que impedem o deslocamento do veículo em situações de emergência. O conjunto de ferramentas disponíveis e o treinamento dos operadores do sistema e dos demais participantes do processo podem resultar em expressiva redução de sinistralidade e considerável incremento de segurança. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 104 CAPÍTULO 10 SISTEMA Poderíamos definir sistema como o conjunto de elementos dinamicamente relacionados que desenvolvem uma atividade para atingir determinado objetivo. Segundo Oliveira (2004), sistema é o conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam função específica. Opera sobre dados colhidos no meio ambiente que circunda o sistema, transformando-os e devolvendo ao ambiente resultados. O sistema possui seis elementos: • Objetivo – Finalidade para a qual o sistema foi criado. Razão de ser do sistema. • Entradas (insumos ou inputs) – Através das entradas o sistema importa os recursos necessários a sua alimentação (processamento). • Processamento (operação) – É o núcleo do sistema, onde as entradas são processadas e transformadas em resultados. É constituído de subsistemas especializados no processamento de cada tipo de recursos. Processo é a maneira pela qual os elementos componentes interagem. • Saídas (resultados ou outputs) – Através das saídas o sistema exporta de volta ao ambiente o produto de sua operação. Devem ser coerentes com os objetivos do sistema e ser quantificáveis. • Controles e avaliações – Verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos. É necessária a existência de medida de desempenho, ou seja, indicador. • Retroação (feedback) – Influência que as saídas provocam nas entradas. É positiva quando a saída estimula e amplifica a entrada. Reintrodução de uma saída sob a forma de informação. Poderíamos estabelecer a seguinte hierarquia: sistema, subsistema e supersistema. O sistema é o que se está estudando. Subsistemas são as partes que integram o sistema. Supersistema (ecossistema) é o todo, o sistema é um subsistema dele, bem como inclui o ambiente do sistema. Existem três conceitos muito importantes para o estudo de sistema: equifinalidade, entropia negativa e adaptação. Pelo primeiro conceito um mesmo estado final pode ser alcançado, partindo de diferentes condições iniciais e por maneiras diferentes. A entropia negativa é o empenho do sistema em se organizar para sobreviver, por meio de maior ordenação. O processo entrópico decorre de uma lei universal da natureza, na qual todas as formas de organização se movem para a desorganização e a morte. Os sistemas abertos podem gerar entropia negativa, por meio da maximização da energia importada, o que pode ser obtido potencializando a eficiência dos processos. Os sistemas sociais podem deter indefinidamente o processo entrópico. As micro alterações podem determinar uma total desorganização do sistema, levando-o a promover elevada entropia e conseqüente Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 105 desaparecimento. As micro alterações levam à ineficiência. Para evitar o processo entrópico é necessário a avaliação constante dos ambientes externo e interno. O último conceito é o da adaptação. Pode ser definido com a resposta a uma mudança que reduz a eficiência do sistema. Temos duas relações importantes: ambiente externo X sistema e sistema X ambiente interno. Na primeira o sistema se modifica para reagir a uma mudança do ambiente externo. Na segunda o sistema reage a uma mudança interna. 10.1. AMBIENTE É tudo aquilo que envolve um sistema. Proporciona os recursos e recebe os resultados do sistema. Pode ser uma fonte de recursos, mas pode também ser uma fonte de ameaças. Dependendo da maneira como o sistema se relaciona com o ambiente, ele pode ser fechado ou aberto. O sistema fechado tem poucas entradas e saídas. As entradas e saídas são conhecidas e guardam entre si uma relação de causa e efeito (ex.: máquinas, motores etc). O sistema aberto tem uma variedade muito grande de entradas e saídas. As entradas e saídas não são bem conhecidase suas relações de causa e efeito são indeterminadas. Apresenta uma grande interdependência com o seu ambiente (ex.: empresas, ser humano etc). 10.2. SISTEMA EMPRESA Não existe uma separação nítida entre o sistema (empresa) e o seu ambiente, pois as fronteiras são abertas e permeáveis. As organizações não são absolutas e operam em um ambiente que as envolve e rodeia. Segundo Oliveira (2004), a empresa é um sistema planejado que mantem a integridade de sua estrutura por meio de laços psicológicos. A integridade é conseguida através de padrões formais de comportamento obtidos pela imposição de regras. O grau de complexidade de integração dos elementos componentes dos processos do sistema decorre da dinâmica de funcionamento dos subsistemas. A empresa possui dois ambientes: geral e tarefa. O ambiente geral é constituído por fatores: econômicos, tecnológicos, sociais, políticos, legais, culturais, demográficos etc. As forças que afetam o ambiente geral escapam do controle, da previsão e até mesmo da compreensão das organizações. É quase impossível obter todas as informações possíveis a respeito dessas forças, processá-las e interpretá-las para conhecer como estão se comportando no momento e quais as tendências para o futuro. Cada organização tem seu próprio ambiente de tarefa. Neste ambiente estão as entradas e saídas do sistema, ou seja: fornecedores, clientes, concorrentes, agências reguladoras (sindicatos, órgãos fiscalizadores etc) e outras organizações. É neste ambiente que a empresa cria seu nicho de operações e estabelece seu domínio. O domínio define as relações de poder e dependência com relação aos elementos ambientais. O ambiente de tarefa oferece recursos, meios e oportunidades. Mas impõe demandas, condições, coações, restrições, desafios, contingências e ameaças. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 106 De acordo com Chiavenato (2002), organização bem sucedida é aquela que é capaz de coordenar o trabalho de pessoas e grupos que executam tarefas de maneira que permita ao sistema operar dentro de restrições, responder às demandas e tirar vantagem das oportunidades do ambiente. As principais características do ambiente de tarefa das empresas são: crescente complexidade, permanente mudança e incerteza da organização em relação ao que nele ocorre. Como um sistema a organização possui vários subsistemas, que são os seus departamentos ou setores. Os setores têm que estar unidos sinergicamente para que a empresa tenha sucesso, logo não existe setor mais importante, todos têm a sua importância. A percepção clara da relação cliente/fornecedor interno é fundamental para o sucesso empresarial. Os subsistemas podem ser divididos em: principais e complementares. Os principais estão ligados a atividade fim, enquanto que os complementares à atividade meio. 10.3. SISTEMA SEGURANÇA A segurança empresarial é também um sistema, apesar de ser um subsistema da empresa, logo precisa estar sinergicamente unido aos demais setores. Como um sistema, a segurança precisa de entradas, saídas, processamento e retroação e possui vários subsistemas que precisam estar unidos, também, de forma sinérgica. O posicionamento da segurança na estrutura organizacional da empresa irá depender da cultura organizacional. Este posicionamento irá interferir diretamente no sucesso deste setor. Como subsistema da empresa, ele contribui decisivamente para o sucesso empresarial, pois atua diretamente nas entradas do sistema empresa, com ações do tipo: controle de acesso, análise de risco, inteligência, investigação etc. Atua também nas saídas do sistema empresa, com ações de: contra-inteligência, análise de risco, investigação, controle de acesso etc. Atua fortemente no processo do sistema empresa, com ações do tipo: controle de acesso, normas e procedimentos, planos preventivo e contingencial etc. Vários conceitos são importantes na compreensão de segurança como sistema, tais como: ▪ Princípios da segurança. ▪ Áreas de risco. ▪ Vulnerabilidade, atratividade, oportunidade e criticidade (VAOC). ▪ Eficiência, eficácia e efetividade. ▪ Macro subsistemas. ▪ Anéis de segurança. ▪ Triângulo do crime. ▪ Fases do crime. 10.3.1. PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA Os principais princípios são: amplitude, sensação, visão marginal, respeito ao adversário, sinergia, prioridade de proteção, proteção em Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 107 profundidade, prevenção, comando, dimensionamento, dinamismo, dissuadir, impedir, retardar, responder e reagir. Pelo princípio da amplitude, qualquer tipo de evento é possível, seja ele praticado por agente interno e/ou externo. A ausência de histórico de ocorrência de um evento não nos permite afirmar que este evento não poderá ocorrer. São poucos os eventos que podemos afirmar que a probabilidade de ocorrência é zero. O segundo principio é o da sensação. Ele nos faz perceber que segurança é sensação, é algo intangível, mas necessita de indicadores. É importante ressaltar que a sensação deve existir, porem o sistema de segurança não pode ser somente sensação, tem que ter a capacidade de cumprir com suas metas. Visão marginal é o principio que devemos utilizar nos momentos de diagnóstico. É necessário que a empatia em relação ao agente potencializador do evento seja colocada em prática, ou seja, devemos pensar como um agente agressor e não apenas como um profissional da área de segurança. A prática demonstra que a visão marginal nos faz perceber melhor os tipos de eventos e as vulnerabilidades, oportunidades e atratividades da empresa. A segurança empresarial possui diversos agentes potencializadores de perdas que precisam ser respeitados e compreendidos, logo devemos utilizar o principio de respeito ao adversário. Como todo sistema, a segurança tem que utilizar o princípio da sinergia, ou seja, todos os subsistemas têm que estar unidos de tal forma que o resultado seja maior que a simples soma das partes. Na maioria das empresas será necessário estabelecer prioridades internas, tanto em relação às pessoas quanto em relação aos setores, ou seja, teremos que utilizar o princípio da prioridade de proteção. Não podemos esquecer que qualquer organização tem limitação financeira para investimento em segurança. Normalmente a preocupação com segurança cresce de fora para dentro, ou seja, do anel externo para o interno. Este é o princípio da proteção em profundidade. O negócio da empresa irá interferir diretamente neste princípio. Outro princípio muito importante é o da prevenção: Não devemos esquecer que o sistema de segurança é: 80% de prevenção, 15% de dissuasão e 5% de reação. Fora desta realidade está o sistema contingencial de segurança, pois o foco dele é a minimização do impacto após a concretização de um determinado evento. O sistema de segurança deve possuir um comando, ou seja, é necessário existir uma linha de hierarquia. Além disso, não pode ser nem super-dimensionado nem sub-dimensionado. No primeiro caso, o custo do sistema não acompanha a minimização dos riscos. No segundo caso, os riscos não serão minimizados. Este é o princípio do dimensionamento. Pelo princípio do dinamismo, o sistema de segurança tem que acompanhar a realidade de empresa, adaptando-se às constantes mudanças. O princípio de dissuadir, nada mais é que o impacto psicológico no agressor (motivação) gerado pelo sistema preventivo de segurança. Sabemos que a motivação faz parte do triângulo do crime e é uma variável pessoal, mas devemos buscar criar um ambiente não estimulador à prática criminosa. Os princípios de impedir e retardar estão baseados na sobreposição de subsistemas. Devemos apenas ter cuidado com o termo impedir, seria mais Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 108 apropriado minimizar, pois quando utilizamos a palavra impedir, estamos falando em probabilidade zero de determinadaação. Além dos dois princípios anteriores, o sistema de segurança tem que ter a capacidade de responder de forma efetiva à concretização de um determinado evento. O último princípio é o da reação. Vimos anteriormente que o sistema de segurança é 5% reação. Para que seja possível a reação é necessário que exista: detecção, informação e ação. 10.3.2. ÁREAS DE RISCO Segundo Brasiliano, devemos dividir a empresa em quatro áreas de risco. A primeira área causa imediata paralisação da atividade fim da organização, ou seja, é a área mais crítica, pois interfere diretamente na continuidade do negócio. A segunda área é a que reduz a produção/operação. Também é importante, mas em segundo plano em relação à área anterior. A terceira e quarta área, respectivamente não tem efeito imediato sobre a produção/operação e não tem efeito direto sobre a produção/operação. 10.3.3. VAOC Estas quatro definições são essenciais para o planejamento do sistema de segurança, são elas: • Vulnerabilidade (onde?) – Pontos fracos existentes em pessoas e/ou empresas que facilitam a concretização de eventos. • Oportunidade (quando?) – Melhor momento para a concretização do evento. • Atratividade (o que?) – Coisas que pessoas e/ou empresas possuem que chamam a atenção para a concretização de eventos. • Criticidade – Normalmente as empresas possuem várias vulnerabilidades, oportunidades e atratividades. Como toda empresa possui limitação de investimento e o sistema de segurança não deve interferir na produtividade, devemos agir no que for mais crítico. 10.3.4. EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE Assim como o sistema empresa, o sistema de segurança tem que buscar ser eficiente, eficaz e efetivo. Será eficiente se otimizar a utilização dos recursos. A busca pela eficiência irá fazer frente a uma das principais fontes de perdas da empresa, o desperdício. Não basta apenas ser eficiente, o sistema tem que ser eficaz, ou seja, tem que alcançar as metas. Sendo eficaz e eficiente, o sistema tenderá a ser efetivo, ou seja, apresentará resultados positivos ao longo do tempo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 109 10.3.5. MACROSUBSISTEMAS O sistema de segurança deve ser divido em quatro macro subsistemas: meios técnicos ativos, meios técnicos passivos, meios organizacionais e meios dinâmicos (recursos humanos). Os meios técnicos ativos são os subsistemas eletrônicos (cftv, alarme e rastreamento) e ou os recursos tecnológicos utilizados em outros subsistemas, tais como no controle de acesso e nas barreiras físicas. Os meios técnicos passivos são: comunicação, iluminação, barreiras físicas, controle de chaves, blindagem e controle de acesso. A parte documental faz parte dos meios organizacionais, sendo: normas, procedimentos, plano de investigação, plano preventivo, plano contingencial, plano de manutenção, plano de auditoria e política. Já o último macro subsistema é o meio dinâmico, ou seja, o recurso humano. É importante ressaltar mais uma vez a importância da união dos diversos macro subsistemas. Além disso, devemos ser criteriosos no planejamento quanto à utilização correta dos subsistemas, pois caso contrário ocorrerá a concorrência entre a tecnologia e as pessoas. 10.3.6. ANÉIS DE SEGURANÇA A maioria das empresas pode ter seu espaço físico dividido em três anéis: externo, intermediário e interno. O anel externo é o limite perimetral, que pode ser encarado como barreira física de perímetro, desde que algumas características existam. O anel intermediário pode ser definido como a distância da edificação ao perímetro. Normalmente este anel tem diversas medidas, variando zero até vários metros. Quando for zero, significa dizer que a própria edificação é o limite de perímetro. O último anel, interno, é a própria edificação. A depender da empresa, este anel pode ser constituído de diversas edificações. Como vimos anteriormente, estes anéis são importantes para o princípio de proteção em profundidade. Não devemos esquecer de levar em conta o tipo de negócio da organização. 10.3.7. TRIÂNGULO DO CRIME Originalmente o triângulo do crime é composto de: motivação, técnica e oportunidade. Este conceito é importante para a melhor compreensão dos eventos que podem ocorrer em uma organização. A motivação é formada pela união de três elementos: motivo, ação e objetivo. O motivo é que aciona o comportamento ou ação. A ação é o comportamento motivado por um desejo de alcançar um objetivo. Já o objetivo é a satisfação daquilo que nos propusemos atingir. Mas não devemos esquecer que: pessoas possuem motivações diferentes; as necessidades variam de pessoa para pessoa e as necessidades variam na mesma pessoa e depender do momento. Podemos perceber que a motivação é uma variável intrínseca a cada pessoa, logo é uma variável não controlável pelo sistema de segurança. Ao mesmo tempo, é importante ressaltar que o comportamento do ser humano é: causado por estímulos externos; é motivado por algum objetivo e é Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 110 orientado por objetivos. Logo, apesar de não termos controle sobre a motivação, podemos criar um ambiente não favorável à motivação da prática de uma ação criminosa. Nesta vertente o sistema de segurança pode atuar. Estando motivado a praticar uma ação, o ser humano irá buscar a técnica necessária. Esta vertente do triângulo do crime também foge ao controle do sistema de segurança. A terceira variável é a oportunidade. Em relação a esta variável, fizemos uma complementação, pois não consideramos ela sozinha, mas sim em conjunto com vulnerabilidade e atratividade. Estas variáveis estão no domínio da empresa e do sistema de segurança. É lógico que não teremos como eliminar todas as vulnerabilidades, oportunidades e atratividades, até porque algumas delas são inerentes ao tipo de negócio da empresa, mas são variáveis controláveis. 10.3.8. FASES DO CRIME As fases são: cogitação, preparação, execução e consumação. A cogitação surge a partir da motivação. Uma vez motivado à prática do crime o ser humano irá planejar a sua ação. No processo de planejamento a busca de informação será preponderante, pois ela dará sustentação à preparação e potencializará a consumação. Nestas duas primeiras fases a empresa e o sistema de segurança têm ações indiretas, tais como: criar um ambiente não propício à motivação e criar dificuldades para a busca de informação. A execução é a ação propriamente dita. Se ela ocorrer, significa que o sistema preventivo falhou e a vertente da reação terá que ser colocada em prática. Caso a ação de concretize teremos a consumação. Se a reação surtir efeito, teremos a situação de tentativa. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 111 CAPÍTULO 11 TEORIA DAS FALHAS Uma situação de falha ocorre quando um componente (homem ou equipamento) de um sistema executa uma função de forma inadequada ou deixa de executá-la. As falhas são fatores de risco e na quase totalidade dos casos, os acidentes ocorrem devido a algum tipo de falha. Grande parte da gestão de riscos consiste em identificar possibilidades de falha e adotar medidas para minimizá-las, reduzindo a probabilidade e ou os impactos. A análise das falhas consiste em identificar: o modo e o tipo da falha; os agentes promotores e inibidores; a fase do ciclo de vida do componente ou o sistema em que a falha ocorreu e a fase geradora, ou seja, quando os agentes promotores foram introduzidos. Essa análise pode ser feita em dois momentos: finalizado o evento e durante a ocorrência do evento. No primeiro momento, tudo que poderia ocorrer já ocorreu, devemos descrever as falhas, identificar causas e analisar e eficiência e a eficácia das ações empreendidas na detecção e intervenção. Na análise feita durante a ocorrência do evento, asfalhas ainda estão ocorrendo, precisam ser sanadas para que a emergência seja controlada. Existem apenas sinais e sintomas e a intervenção correta só pode ser efetuada se os fatores emergentes forem identificados. 11.1. MODOS Um componente pode falhar de cinco maneiras: falha de omissão, falha na missão, falha por ato estranho, falha seqüencial e falha temporal. A falha de omissão ocorre quando o componente não executa ou executa parcialmente uma intervenção, tarefa, função ou passo. Tanto os recursos humanos quanto os meios técnicos, ativo e passivo, são passíveis deste tipo de falha. Em relação ao recurso humano, o subsistema de normas e procedimentos e o treinamento contribuem decisivamente para minimizar este tipo de falha. Já em relação aos meios técnicos, o que minimizará este tipo de falha é o planejamento tático e técnico. A falha é na missão quando o componente executa incorretamente uma intervenção, tarefa, função ou passo. Esta falha é minimizada com a gestão eficiente e eficaz dos recursos humanos. Já a falha por ato estranho ocorre quando o componente executa uma intervenção, tarefa, função ou passo que não deveria ter sido executado, mais uma vez é um tipo de falha que pode ser minimizada com o treinamento e o acompanhamento das pessoas. O quarto modo, falha seqüencial, ocorre quando o componente executa uma intervenção, tarefa, função ou passo fora da seqüência correta. Enquanto que na falha temporal, o componente executa uma intervenção, tarefa, função ou passo fora do momento correto. Nestes dois últimos modos, o planejamento (tático, técnico e operacional) e a gestão eficiente e eficaz dos recursos humanos são capazes de minimizar a falha. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 112 11.2. FALHA DO SER HUMANO No conjunto das falhas, a falha do recurso humano está em destaque. A quase totalidade das falhas pode ser atribuída a fatores humanos. Podemos classificar este tipo de falha em: técnica, descuido e consciente. 11.2.1. FALHA TÉCNICA A falha será técnica quando cometida por falta de meios adequados para exercer a função. Os recursos inexistem ou são inadequados ou a relação homem-sistema (ergonomia) não é adequada. O ser humano falha porque não sabe ou não pode fazer da maneira correta. Este tipo de falha tem grande probabilidade de continuar se repetindo se as condições não forem modificadas. Dentre os recursos inadequados temos: a parte física do ser humano, tempo, espaço, energia, equipamento, conhecimento, informação, habilidade, atitude etc. A falha técnica pode ser randômica ou sistemática. É randômica quando os resultados se dispersam sem desvio em relação ao valor desejado, ou seja, a média coincide com o verdadeiro valor, mas a variância pode ser grande. É sistemática quando a média dos resultados apresenta desvio em relação ao verdadeiro valor. 11.2.2. FALHA POR DESCUIDO A falha é por descuido (inadvertência ou inconsciente) quando decorre da incapacidade dos mecanismos inconscientes e automáticos em controlar ações da pessoa. O ser humano tem todos os recursos e atua corretamente em grande número de vezes, mas esporadicamente ele falha. As características básicas são: esporádica e baixa probabilidade. As falhas por descuido são ampliadas pela desatenção inerente às situações de baixa tensão, bem como pela confusão das situações de alta tensão. Não podemos esquecer que o ser humano tem dificuldade em manter a atenção continua por longos períodos, logo quanto mais o sistema depender dessa atenção para operar com segurança, maior a probabilidade de falhas (exemplo: o operador de central de monitoramento de imagens). Nas condições de rotina duas situações concorrem para deteriorar a atenção: monitoramento continuo e tarefas repetitivas. Na primeira situação, a atenção tende a deteriorar depois de meia hora, indicando a necessidade de rotação de tarefas. É difícil prevenir as falhas por descuido, pois raramente mostram padrões observáveis. Um projeto cuidadoso da interface homem-equipamento pode minimizar o número deste tipo de falha. A cor, o formato e outros meios podem ser utilizados para diferenciar instrumentos e controles e minimizar a confusão. Um ambiente de trabalho bem projetado, com assentos confortáveis, iluminação adequada, controle de temperatura e umidade são condições que também contribuem para a redução deste tipo de falha. Quando o ser humano atua como componente de um sistema de forma programada e repetitiva, ele apresenta probabilidade de falhas que é pouco afetada pela educação, treinamento, motivação, elogios ou punições. O caminho para minimizar a falha é reconhecer essa característica do homem. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 113 Não se pode mudar a condição humana, mas pode-se modificar projetos e procedimentos, logo iremos minimizar as falhas, modificando projeto, condições de trabalho e equipamentos. Na fase de projeto podemos instalar dispositivos ou mecanismos à prova de enganos. Na fase operacional podemos atuar nos seguintes pontos: seleção, rotina de trabalho, nível de tensão, treinamento e boas práticas de trabalho. Na seleção devemos buscar colocar a pessoa certa na função certa. Em relação à rotina de trabalho, devemos levar em conta que a capacidade de manter a atenção cai fortemente com o passar do tempo. As tarefas de vigilância constante requerem um esquema de rodízio. O desempenho humano varia com a tensão psicológica. Sob baixa tensão o ser humano tende a descuidar-se. Incrementos de tensão elevam o desempenho até um ponto ótimo a partir do qual novos incrementos provocam queda até valores muito baixos. O treinamento é eficaz na redução de falhas por descuido nas situações de emergência. As boas práticas de trabalho reduzem as possibilidades de ocorrência de eventos danosos associados a uma atividade. Essas práticas são procedimentos, mas geralmente não estão escritas. Situam-se na fronteira entre o sistema de gestão e a cultura da empresa. 11.2.3. FALHA CONSCIENTE É a falha provocada pela adoção de procedimentos alternativos que envolvem maiores riscos que o procedimento padrão. Os procedimentos alternativos buscam atingir outras metas tais como: custo, prazo, produtividade, qualidade, conforto ou status. Diante da possibilidade de optar entre dois procedimentos, o ser humano entra em conflito e a decisão dependerá do balanço das forças que atuam no sentido do padrão e do alternativo. A falha consciente resulta da escolha entre dois comportamentos: seguro e inseguro. Comportamento é um ato observável que pode ser filmado, registrado e mensurado. Para evitar falha deste tipo é necessário entender como controlar o comportamento. Existem três fatores que controlam o comportamento: atitude, conseqüências do comportamento e cultura empresarial. Atitude é a predisposição interna ao comportamento. É um conjunto de pensamentos e sentimentos que resulta de diversos fatores, tais como: valores, crenças, afetos, conhecimento e o próprio comportamento. O mecanismo de controle do comportamento pelas conseqüências tem três elementos: antecedentes, comportamento e conseqüências. Antecedente é algo que precede e dispara o comportamento; comportamento é o ato observável e conseqüência é algo que decorre diretamente do comportamento. Existem três fatores que afetam a intensidade da influencia das conseqüências sobre o comportamento: tempo, consistência e significância. A influencia do tempo varia conforme a conseqüência ocorra mais cedo ou mais tarde em seguida ao comportamento; a consistência, conforme a conseqüência seja certa ou incerta em seguir o comportamento e a significância, conforme a conseqüência seja positiva ou negativa. As conseqüências de maior poder são as imediatas, certas e positivas. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 114 A cultura da empresa exerce forte influencia sobreo comportamento. O homem tem necessidade de ser aceito e aceita o comportamento do grupo. O preço é uma das conseqüências negativas do comportamento. Cada comportamento tem um preço associado que além de quantias monetárias pode incluir esforço físico, mental ou emocional. Outra conseqüência negativa do comportamento é o risco. O risco percebido comanda o comportamento, mesmo quando é possível fazer avaliação quantitativa. A conseqüência positiva produz satisfação. Cada comportamento tem uma satisfação associada. Percepção inadequada do comportamento promove adoção de comportamento inseguro. O tratamento das falhas conscientes é feito aumentando o valor do comportamento seguro. Para isso é essencial: estabelecer padrões e objetivos; estabelecer prioridades, reduzindo conflito entre padrões; estabelecer responsabilidades e criar conseqüências imediatas, certas e positivas para o comportamento seguro. 11.2.4. FALHA COMPOSTA Praticamente todas as falhas são compostas. A decomposição das falhas é importante porque as ações preventivas são tomadas em função da contribuição relativa das componentes. 11.3. FALHA DE EQUIPAMENTO Existem três tipos de falha: T, D e C. A falha T ocorre quando o equipamento não é capaz de exercer a missão requerida. Pode ocorrer nos seguintes casos: equipamento não está projetado para a função; as condições de trabalho são diferentes das de projeto e equipamento está em um estado falho. Na falha tipo D, o equipamento tem capacidade para exercer a função e a exerce bem na maior parte do tempo, mas falha esporadicamente. Pode ocorrer nos seguintes casos: equipamento tem componentes cujas falhas não se manifestam de forma permanente e alguma condição de trabalho varia de forma esporádica. Na falha C o equipamento tem capacidade para exercer a função, mas sistematicamente exerce de modo falho. São falhas C as decorrentes de ajustes incorretos de sistemas de comando. 11.4. AGENTES PROMOTORES Qualquer falha da pessoa ou de equipamento é promovida por agentes promotores. Existem quatro agentes: primário, secundário, comando e intruso. A falha primária é a que ocorre no ambiente e sob carga para as quais o componente é qualificado. Geralmente são provocadas por projeto, fabricação ou construção, envelhecimento ou falha de manutenção. A falha primaria do ser humano ocorre quando ele é ou se torna incapaz de desempenhar a função de projeto sob condições de projeto. A falha vem de dentro do ser humano. No tratamento da falha primaria, a ação preventiva deve ser dirigida ao individuo que a cometeu. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 115 A falha promovida por agente secundário é a que ocorre em um ambiente e sob carga para a qual o componente não é qualificado. O ser humano comete este tipo de falha quando trabalha sob condições adversas, como layout inadequado, calor, ruído, horas extras e tensões psicológicas externas. A ação corretiva deve ser dirigida a essas condições e não à pessoa. Falha promovida por agente comando é a que ocorre quando o componente atua incorretamente obedecendo a algum elemento do sistema. O ser humano comete este tipo de falha sob comando de superiores, procedimentos e cultura. A falha por comando é promovida por uma informação. Muitas vezes o ser humano atua como intruso e provoca falha no sistema, podendo, inclusive, desativar dispositivos dos quais depende o controle ou a proteção. Podemos considerar agente intruso tudo que for estranho ao sistema ou ambiente normal. 11.5. FALHA DE CAUSA COMUM A confiabilidade de um sistema pode ser aumentada pela utilização de elementos redundantes. O aumento só não pode ser efetuado indefinidamente, levando a confiabilidade a valores próximos de 100% devido a falhas de causa comum. A falha de causa comum resulta da ação simultânea de agentes promotores de falhas em todos os elementos redundantes, reduzindo ou mesmo anulando o aumento pretendido na confiabilidade. A possibilidade deste tipo de falha é o fator determinante de alguns procedimentos. 11.6. ANÁLISE SISTÊMICA 11.6.1. CONFIABILIDADE Segundo Scapin (2007), confiabilidade é a probabilidade de um sistema executar sua função de maneira satisfatória, dentro de um intervalo de tempo e operando conforme certas condições. O fator probabilidade está relacionado ao número de vezes que o sistema opera adequadamente. O conceito de performance satisfatória está relacionado à combinação dos fatores qualitativos e quantitativos que definem a função de sistemas por meio de seus requisitos. Já o elemento tempo é muito significativo, pois representa a medida em relação à qual o sistema é avaliado. A função básica da confiabilidade é: R (confiabilidade)=1-F (probabilidade do sistema falhar). Predição da confiabilidade É definida como o processo de estimar quantitativamente a probabilidade de falha de um projeto, tendo como objetivo verificar se o sistema irá atender às metas de confiabilidade. A confiabilidade de um sistema depende da confiabilidade de cada subsistema. Se a operação do sistema requer que todos os subsistemas operem satisfatoriamente, no mesmo intervalo de tempo, o sistema é Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 116 classificado como em série. No sistema em série, a confiabilidade é igual ao produto da confiabilidade de cada subsistema. Para se conseguir elevada confiabilidade é necessário ter subsistemas de elevada confiabilidade, subsistemas em paralelo redundantes, subsistemas standby e devemos operar em condições ótimas. Subsistemas redundantes executam a mesma função no mesmo intervalo de tempo, logo para falharem é necessário que ambos falhem. Já o subsistema standby entra em funcionamento quando um subsistema falha. 11.6.2. ÁRVORE DE FALHAS (FTA) Para a construção da árvore de falhas devemos levar em conta os seguintes tipos de falha: falha topo, falha primária, falha secundária e falha de comando. Um ponto importante para a análise destas falhas é que elas devem ser coerentes com o seu desdobramento, ou seja, contribuem com sua existência para a ocorrência da falha topo. Quando ocorre uma falha primária (deficiência de um subsistema, mas atuando dentro do limite normal) sobre o sistema, este é recuperável pela introdução de uma medida corretiva. Na ocorrência de uma falha de comando (operação de um subsistema fora do resultado esperado, em razão da ordem errônea), o sistema é recuperado também pela introdução de uma medida corretiva. Já na existência de uma falha secundária (subsistema atuando fora do limite de especificação), o sistema se torna irrecuperável, mesmo substituindo-se os subsistemas defeituosos. A ocorrência de falhas secundárias nem sempre ocasiona a falha do subsistema em todo o intervalo de tempo. Podem ser divididas em: falha de propagação, falhas comuns, falhas decorrentes de erro humano e falhas em geral (leva a diminuição do desempenho sem levar a falha dos demais subsistemas). É importante se fazer a distinção entre falha e defeito. Segundo Scapin (2007), podemos afirmar que todas as falhas são ocasionadas por defeitos, mas nem todo defeito ocasiona falha. FTA é uma técnica de análise de confiabilidade. Sua utilização busca identificar pontos para a introdução de melhorias ou de modificações para tornar o sistema mais robusto. É também uma das melhores ferramentas da abordagem sistêmica dos problemas de uma empresa. De acordo com Scapin (2007), os principais benefícios da utilização do FTA são: permitir a visualização do problema; auxiliar na identificação dos subsistemas que necessitam ter um alto nível de confiabilidade; determinar a probabilidade de ocorrência de cada rota de falha identificada; priorizar as falhas dentro da arquitetura do sistema. Os meios utilizados no FTA com o objetivo de visualizar as relações casuais estabelecidas e desdobradas a partir da falhatopo basicamente são de dois tipos. Estes elementos (portas lógicas e simbologia dos eventos) são empregados para classificar e conectar os eventos. As portas lógicas conectam os eventos de acordo com suas relações causais, estabelecidas pelo desdobramento das falhas, levando-se em conta o funcionamento do sistema. O evento de saída conectado pela porta E ocorre somente se todos os eventos de entrada ocorrerem simultaneamente. O evento de saída conectado pela porta OU somente ocorre se qualquer um dos eventos Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 117 de entrada ocorrer. Uma porta lógica pode ter um ou mais eventos de entrada, mas somente um evento de saída. A porta lógica E prioritária é equivalente a uma porta lógica E com um requisito adicional de que o evento de saída ocorre em uma sequencia pré- estabelecida da esquerda para direita. A simbologia do hexágono (porta lógica de inibição) representa uma relação casual probabilística. O evento situado na parte de baixo é chamado de evento de entrada, e o evento associado lateralmente é um evento condicional. Esse evento define um evento condicionado ao evento de entrada. O evento de saída somente ocorre se acontecerem o evento de entrada e o evento condicional. O retângulo sinaliza que a falha intermediária assinalada é o resultado da combinação de mais de uma falha que é desdobrável por meio da associação permitida pelas portas lógicas. O círculo indica uma falha básica de um subsistema e também indica o limite de resolução da árvore. Tendo como objetivo calcular o evento topo de uma árvore de falha, os círculos representam os eventos dos quais é possível obter informações de confiabilidade. Os eventos contidos dentro de um círculo são chamados também de eventos básicos. O evento representado por um diamante é um evento não desenvolvido em decorrência da falha de informação. Já o triângulo de transferência evita a repetição de um determinado desdobramento de uma falha que ocorre em diversas portas. Existem dois tipos de triângulo: transfere o dado para; recebe o dado transferido. O primeiro é representado por uma linha lateral ao triângulo ligado a uma porta lógica. O segundo é representado por uma linha superior conectada a uma porta lógica ao vértice superior do triângulo. Procedimentos de construção da árvore Segundo Scapin (2007), existem sete pontos importantes na construção da árvore de falhas: substituir um evento abstrato por outro mais concreto em termos de informação; desdobrar um evento em outros eventos complementares, que necessitam de ocorrência simultânea para que o evento topo aconteça; estabelecer causas distintas para cada um dos eventos; associar um evento gatilho a um evento não previsto no projeto; descobrir eventos cooperativos de causas que originem o evento topo; desdobrar eventos chaves cooperativos; desdobrar as falhas dos subsistemas de forma que se possa estabelecer uma rota para cada causa associada aos diversos modos de falha. 11.6.3. ANÁLISE QUALITATIVA Após a elaboração da árvore, muitas vezes é necessário determinar as probabilidades de ocorrência da falha topo, daí surgem os benefícios desta análise, quando os valores das taxas de falha são difíceis de obter, dentro de uma determinada precisão, ou não existem dados disponíveis. A análise qualitativa consiste em determinar os seguintes elementos: cortes mínimos, partes críticas do sistema e ranking qualitativo dos eventos terminais de acordo com a importância. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 118 A combinação de eventos terminais que sejam suficientes para ocasionar a ocorrência do evento topo é chamada de corte mínimo. O menor dos cortes mínimos que tem o menor número de elementos suficiente para ocasionar a falha topo é chamado de corte mínimo reduzido. Poderá existir mais de um corte mínimo reduzido para o mesmo evento topo, logo cada corte mínimo reduzido representa um caminho possível da ocorrência da falha topo. A determinação de partes críticas do sistema é mais usada do que cortes mínimos, em virtude de ser mais útil para a análise quantitativa, que na maioria das vezes é o objetivo da análise de confiabilidade. O complemento de um evento terminal é chamado de evento terminal complementar. Se um evento terminal é a falha de um subsistema, por conseguinte um evento complementar é a não existência da falha deste subsistema. Se todos os eventos complementares ocorrerem, o evento topo não irá ocorrer; criamos desta forma uma árvore de sucesso. 11.6.4. ANÁLISE QUANTITATIVA Pode ser feita independentemente da análise qualitativa, utilizando cortes mínimos ou método dos sistemas críticos. É preciso definir que tipos de dados serão quantificados. A documentação requerida para a análise quantitativa deve conter as seguintes informações: árvore de falha; corte mínimo, sistema crítico; taxa de falha de cada evento terminal; identificar o método de análise. 11.6.5. MANUTENÇÃO E CONFIABILIDADE Ao ser projeto, todo sistema tem por base a função a ser exercida. Associado a cada função existem dois tipos de desempenho, o desempenho esperado e a confiabilidade inerente, ou seja, o que queremos do sistema e o que ele pode oferecer. A confiabilidade inerente é o resultado direto do projeto, não é possível aumentar este nível com os processos de manutenção. O programa de confiabilidade na manutenção consiste nos seguintes passos: elaborar a árvore de falhas para a falha topo do sistema; analisar qualitativamente; definir os eventos críticos; coletar dados e criar um banco de informações; analisar quantitativamente; definir os fatores a serem monitorados pela manutenção preventiva; definir os limites de uso normal; definir os pontos no sistema nos quais será feita monitoração; definir freqüência X probabilidade de falha; acompanhar o resultado da manutenção após efetuada; desenvolver e implementar modificações no sistema. Falha funcional Cada subsistema desempenha certas funções. As falhas funcionais descrevem como as falhas de cada função podem ocorrer. Geralmente ocorre pelo menos uma das seguintes situações: falha total da função, falha parcial e funcionamento indevido. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 119 CAPÍTULO 12 TEORIA DAS RESTRIÇÕES É uma filosofia de negócios introduzida por Goldratt no livro A Meta (1984) e está embasada nos princípios científicos e do raciocínio lógico. Um dos conceitos básicos da ciência é que muitos fenômenos (efeitos) estão interligados por poucas causas, ou seja, muitos efeitos são explicados por poucas causas. Goldratt começou a analisar a forma como as empresas eram administradas e percebeu que o maior problema era a forma de administrar. Os gestores não administravam a empresa como se ela fosse um sistema, mas tentavam melhorar o desempenho de cada parte da empresa sem olhar o todo. Goldratt diz que a administração tradicional trabalha como se fosse verdade que otimizar cada parte do sistema faz com que o sistema como um todo fique otimizado. Essa é uma das principais causas do desempenho ruim das organizações. Um dos principais pressupostos é de que todo sistema tem que ter pelo menos uma restrição. Sendo assim, se quisermos melhorar o desempenho do sistema, precisamos administrar sua restrição. Ou a empresa controla as restrições ou elas a controlam. As restrições irão determinar a saída do sistema, quer sejam reconhecidas e controladas ou não. Elas não são intrinsecamente boas ou ruins, elas simplesmente existem. Se a empresa escolher ignorá-las elas se tornam ruins. Se a empresa escolher reconhecê-las e administrá-las elas se tornam uma oportunidade. Usando esse processo podemos enfocar nossos esforços nos poucos pontos de um sistema que determinam seu desempenho (restrições), e assim podemos melhorar significativamente seu desempenho no curto prazo.Poderíamos definir restrição como qualquer coisa que impeça um sistema de atingir um desempenho maior em relação à sua meta. Todo sistema tem de ter pelo menos uma restrição, caso contrário seu desempenho seria infinito (a lucratividade da empresa seria infinita). Toda empresa tem, em um dado momento no tempo, pelo menos uma restrição que limita a performance do sistema empresa em relação à sua meta. Duas situações podem mudar a restrição ao longo do tempo. A primeira é a solução da restrição e a segunda é mudança no ambiente de negócios. A restrição pode ser classificada como: interna, externa e de mercado. 12.1. PRINCÍPIOS Os três princípios básicos são: simplicidade inerente (convergência), consistência e respeito. Os dois primeiros derivam das palavras de Isaac Newton: a natureza é excepcionalmente simples e é coerente com si mesma. Enquanto o terceiro fornece o embasamento para a arte de lidar com o comportamento e motivação das pessoas. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 120 12.2. MELHORIA CONTÍNUA O primeiro passo é reconhecer que todo sistema foi constituído para um propósito. Assim, toda ação tomada por qualquer parte da empresa deveria ser julgada pelo seu impacto no propósito global. A restrição de um sistema é nada mais do que: qualquer coisa que impeça um sistema de atingir um desempenho maior em relação à sua meta. O processo de melhoria contínua contém cinco etapas: identificar a(s) restrição(s) do sistema; decidir como explorar a(s) restrição(s) do sistema; subordinar tudo o mais à decisão acima; elevar a(s) restrição(s) do sistema e se num passo anterior uma restrição foi quebrada, voltar à primeira etapa, mas não deixar que a inércia cause uma restrição no sistema. Na primeira etapa, identificar a restrição do sistema, devemos levar em conta que em uma empresa haverá sempre um recurso que limita o seu fluxo máximo, assim como em uma corrente há sempre um elo mais fraco. Para poder aumentar o desempenho do sistema ou a resistência da corrente, é necessário identificar o elo mais fraco. Uma vez identificado o recurso que limita o desempenho da empresa, é necessário tirar o máximo possível dele. Qualquer minuto perdido nesse recurso é um minuto a menos no nível de produção de todo o sistema. Decidido como administrar as restrições, precisamos definir como administrar a grande maioria dos recursos da empresa, que não são restrições. Deveríamos administrá-los de modo que tudo que as restrições vão consumir será fornecido pelas não-restrições. Os outros recursos devem trabalhar ao passo da restrição, e não mais rápido ou mais devagar. Eles não podem deixar faltar material para a restrição trabalhar, pois assim ela pararia e o desempenho do sistema seria afetado negativamente. Por outro lado, os recursos não-restrição não devem trabalhar mais rápido que a restrição, pois não estariam aumentando o nível de produção da linha, estariam apenas aumentando o nível do estoque em processo. Se continuarmos a elevar a restrição, então deve chegar a hora em que quebraremos a restrição. O que elevamos não vai mais estar limitando o sistema. Outra restrição irá limitar o seu desempenho. Não devemos deixar que a inércia se torne a restrição do sistema. O que geralmente acontece nas organizações é que derivamos da existência da restrição atual muitas regras. Quando uma restrição é quebrada, parece que não existe a preocupação em revisar essas regras. Como resultado, os sistemas estão, na sua maioria, limitados por restrições políticas. 12.3. PROCESSO DE RACIOCÍNIO Foi criado por Goldratt para resolver problemas e está baseado nas relações de causa-efeito da física. Três perguntas são importantes: O que mudar? Para o que mudar? Como causar a mudança? Para entrarmos em um processo de otimização contínua precisamos responder, continuamente, a essas três perguntas. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 121 A primeira pergunta nos obriga a fazer um diagnóstico da situação buscando encontrar o Problema-Raiz do sistema. O pressuposto por trás dessa análise é de que há poucas causas comuns que explicam os muitos efeitos de um sistema. Não devemos atacar os sintomas do sistema, mas sim as suas causas comuns. A segunda pergunta nos faz encontrar o que está impedindo a organização de melhorar seu desempenho, ou seja, encontrar a restrição. Na maioria das vezes essa restrição são políticas da empresa. Será necessário definir as novas políticas, que irão substituir essas políticas restritivas. Para desenvolve-las é necessário entender por que as políticas restritivas ainda existem. A maioria das políticas restritivas são doenças causadas por um conflito. Para resolver a política restritiva (Problema-Raiz), precisamos primeiro definir o conflito por trás dela. O que precisamos fazer é buscar uma solução que elimine o conflito por completo. Para responder a terceira pergunta é preciso definir como implementar a estratégia, ou seja, definir as ações e sua seqüência. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 122 CAPÍTULO 13 PLANEJAMENTO O planejamento pode ser definido de diversas maneiras. Resumidamente poderíamos dizer que planejar é definir objetivos e os meios necessários para alcançá-los. Além de processo de tomar decisões e competência intelectual, planejar é uma questão de atitude. O processo de planejar é composto de três passos: aquisição de entrada, processamento de dados e elaboração de plano. Cada um desses passos é um processo em si, envolvendo análise, avaliação de alternativas e escolha de um caminho. A obtenção de dados de entrada são informações sobre o presente, passado ou futuro do ambiente externo e dos subsistemas da empresa. Os dados mostram pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades. O segundo passo (processamento de dados) significa transformar informação para produzir novas informações e decisões. A transformação é feita por meio de: • Interpretação do significado das informações. • Identificação de alternativas para lidar com os pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades. • Avaliação das alternativas e escolha do caminho. O resultado do planejamento é a elaboração de planos. Em essência, um plano é o registro das decisões resultantes do processamento dos dados de entrada. De uma maneira geral, um plano apresenta no mínimo os seguintes pontos: • Objetivos. • Definição de meios para realizar os objetivos. • Previsão dos meios de controle. Os objetivos normalmente desdobram-se em outros objetivos. Uma sucessão de objetivos interligados forma uma cadeia de meios e fins. Sempre que for possível, os objetivos devem ser quantitativos. Devem ser desenvolvidos em termos numéricos, associados a indicadores de desempenho. Para a concretização de objetivos, é necessário estabelecer cursos de ação, executar atividades e empregar recursos. Os meios de controle são informações para avaliar até que ponto os objetivos estão sendo atingidos e os cursos de ação escolhidos são apropriados. Os planos podem ser classificados de diversas maneiras. Uma das formas mais comuns de classificação é o critério da permanência, que Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 123 classifica os planos em temporários e permanentes. Os temporários extinguem- se quando os objetivos são alcançados e contêm decisões não programadas. Já os planos permanentes contêm as decisões programadas, que devem ser usadas em situações predefinidas. Exemplos deste tipo de plano são as políticas e os procedimentos. O planejamento não deve ser confundido com previsão, projeção, predição, resolução de problemas ou plano, pois: • Previsão – É o esforço para verificar quais serão os eventos que poderão ocorrer. • Predição – É a situação em que o futuro tendea ser diferente do passado, mas a empresa não tem nenhum controle sobre seu processo. • Projeção – É a situação em que o futuro tende a ser igual ao passado. • Resolução de problemas – Corresponde a aspectos imediatos que procuram a correção de certas descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas. • Plano – Documento formal que se constitui na consolidação das informações a atividades desenvolvidas no processo de planejamento. Dependendo da abrangência e do impacto que têm sobre a organização, os planos podem ser classificados em três níveis principais: estratégico, tático e operacional. 13.1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Através do planejamento estratégico, a organização busca cinco objetivos: conhecer e melhor utilizar seus pontos fortes, conhecer e eliminar ou adequar seus pontos fracos, conhecer e usufruir as oportunidades, conhecer e evitar as ameaças e ter um efetivo plano de trabalho. É importante que seja bem compreendido o que vem a ser ponto fraco, ponto forte, oportunidade e ameaça: • Ponto forte – Variável controlável, pois está relacionada ao ambiente interno da empresa. É a diferenciação conseguida pela empresa e que lhe proporciona uma vantagem operacional. • Ponto fraco – Variável controlável, pois está relacionada ao ambiente interno da empresa. É uma situação inadequada que proporciona uma desvantagem operacional. • Oportunidade – Variável incontrolável, pois está relacionada ao ambiente externo à empresa. Pode favorecer à empresa, desde que conhecida e aproveitada. • Ameaça – Variável incontrolável, pois está relacionada ao ambiente externo. Cria obstáculos à ação estratégica da empresa, mas poderá ser evitada ou não, desde que conhecida em tempo hábil. Conforme colocado anteriormente, o quinto objetivo do planejamento estratégico é ter um plano de trabalho efetivo. Segundo Oliveira (2004), para alcançar este objetivo é necessário estabelecer: • As premissas básicas que devem ser consideradas no processo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 124 • As expectativas de situações almejadas pela organização. • Os caminhos a serem seguidos pela organização. • O quê, como, quando, por quem, para quem, por que e onde devem ser realizados os planos de ação. • Como e onde alocar recursos. De acordo com Oliveira (2004), o planejamento deverá apresentar como resultados finais: • Direcionamento de esforços para pontos comuns. • Consolidação do entendimento por todos os colaboradores da missão, das macroestratégias, das macropolíticas, dos objetivos gerais, dos objetivos funcionais, das metas e dos projetos. • Estabelecimento de uma agenda de trabalho por um período de tempo que permita à organização trabalhar levando em conta as prioridades estabelecidas. O conhecimento de uma metodologia de elaboração e implementação do planejamento estratégico dá ao gestor o embasamento teórico necessário para otimizar sua aplicação. O gestor deve ter domínio tanto da teoria quanto da prática, ou ser assessorado por quem tem o conhecimento. O planejamento estratégico possui três dimensões operacionais: delineamento, elaboração e implementação. A primeira dimensão compreende a estruturação do processo de planejamento, ou seja, neste momento o gestor deve escolher a estrutura metodológica e o profissional que irá ajudá-lo (interno ou externo). A segunda dimensão inclui a identificação das oportunidades e ameaças do ambiente externo e a adoção de estimativas de risco para as alternativas estabelecidas. Antes da escolha da alternativa, o gestor deve avaliar os pontos fortes e fracos do seu ambiente interno. A terceira e última dimensão envolve assuntos organizacionais, os sistemas de informações, os sistemas de incentivos, a competência operacional, o treinamento e a liderança necessária ao desenvolvimento do processo. 13.1.1. METODOLOGIA Existem duas alternativas para a metodologia a ser utilizada: definir aonde a empresa quer chegar para se estabelecer como a empresa está para chegar na situação desejada e definir como a empresa está e depois estabelecer aonde se quer chegar. Cada uma das alternativas apresenta vantagens. Na primeira é a possibilidade de maior criatividade no processo. Já na segunda é a possibilidade de colocar o gestor com o pé no chão quando inicia o processo. Segundo Kotler (1980), a discussão sobre qual é a melhor alternativa não tem solução, pois os defensores das alternativas têm os seus motivos. Os defensores da segunda alternativa afirmam: • Muitas empresas iniciam suas atividades porque reconhecem uma oportunidade. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 125 • Muitas empresas não têm objetivos estabelecidos. • Muitas empresas modificam seus objetivos com as mudanças das oportunidades. Já os defensores da primeira alternativa apresentam os seguintes argumentos: • Muitas empresas dão início a suas atividades com o objetivo principal de obter grandes lucros. • Uma empresa não pode buscar oportunidades sem um conjunto orientador de objetivos. • Muitas empresas fazem mudanças conscientes em seus objetivos e os novos objetivos as levam a procurar um novo conjunto de oportunidades. Apesar da discussão sobre a metodologia, podemos afirmar que a elaboração e implementação do planejamento estratégico apresenta as seguintes etapas básicas: • Diagnóstico. • Missão da empresa. • Instrumentos prescritivos e quantitativos. • Controle e avaliação. Diagnóstico Esta etapa também é conhecida como auditoria de posição. Nela devemos determinar como está a empresa. Para realizarmos o diagnóstico devemos seguir três caminhos: análise de documentos, entrevistas e visitas in loco. Segundo Oliveira (2004), podemos dividir esta etapa em quatro sub etapas: identificação da visão, análise externa, análise interna e análise dos concorrentes. Na identificação da visão, identificam-se quais são as expectativas e os desejos dos acionistas, conselheiros e elementos da alta administração. A visão pode ser considerada como os limites que os principais responsáveis pela empresa conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo. A segunda sub etapa, análise externa, analisa as ameaças e oportunidades que estão no ambiente externo e as melhores maneiras de evitar ou usufruir dessas situações. De acordo com Oliveira (2004), os pontos a serem analisados são: • Mercado nacional e regional. • Mercado internacional. • Evolução tecnológica. • Fornecedores. • Aspectos econômicos e financeiros. • Aspectos socioeconômicos e culturais. • Aspectos políticos. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 126 • Entidades de classe. • Órgãos governamentais. • Mercado de recursos humanos. • Concorrentes. Outro ponto de importante análise é a divisão do ambiente externo em: • Ambiente direto – Representa o conjunto de fatores através dos quais a empresa tem condições não só de identificar, mas também de avaliar o grau de influência proporcionado. • Ambiente indireto – Representa o conjunto de fatores através dos quais a empresa identificou, mas não tem condições de avaliar ou medir o grau de influência. Na análise interna, verifica-se os pontos fortes, fracos e neutros. Os neutros devem ser considerados, pois, muitas vezes, não há condições de estabelecer se determinada atividade está beneficiando ou prejudicando a empresa. Segundo Oliveira (2004), alguns dos fatores a serem considerados nesta sub etapa são: • Produtos e serviços atuais. • Novos produtos e serviços. • Promoção. • Imagem institucional. • Comercialização. • Sistema de informação. • Estrutura organizacional. • Tecnologia. • Suprimentos. • Recursos humanos. • Estrutura física. • Estilo de administração. • Resultados empresariais. • Recursos financeiros. • Controle e avaliação. • Segurança empresarial.A quarta sub etapa decompõe um aspecto da análise externa, mas seu tratamento deve ser detalhado, pois seu resultado final irá proporcionar a identificação das vantagens competitivas da empresa e dos seus concorrentes. Para adequada análise dos concorrentes, o gestor deve efetuar a análise externa e interna de seus principais concorrentes. Missão da empresa Deve ser estabelecida a razão de ser da empresa, bom como seu posicionamento estratégico. Assim como a etapa anterior, esta etapa também será dividida em sub etapas: estabelecimento da missão, estabelecimento dos Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 127 propósitos atuais e potenciais, estruturação e debate de cenários, estabelecimento da postura estratégica e estabelecimento das macroestratégias e macropolíticas. A primeira sub etapa é a determinação do motivo central do planejamento estratégico, ou seja, a determinação de onde a empresa quer ir. Dentro da missão é necessário estabelecer os propósitos da empresa. Os propósitos correspondem à explicitação dos setores de atuação dentro da missão que a empresa já atua ou está analisando a possibilidade de atuar. Os setores de atuação referem-se tanto a produtos e serviços quanto à segmentação de mercado. Na terceira sub etapa é feita a avaliação de cenários, pois eles representam critérios e medidas para a preparação do futuro da empresa. O gestor pode desenvolver cenários que retratem determinado momento no futuro ou que detalhem a evolução e a seqüência de eventos, desde o momento atual até determinado momento futuro. Outro ponto importante que se deve considerar é a postura estratégica, ou seja, a maneira como a organização posiciona-se em relação ao seu ambiente. A última sub etapa é a determinação das macroestratégias e macropolíticas. As primeiras correspondem às grandes ações que a empresa deverá adotar para melhor interagir com o ambiente. Macropolíticas correspondem às grandes orientações que servirão como base de sustentação para as decisões, de caráter geral, que a organização deverá tomar para melhor interagir com o ambiente. Instrumentos prescritivos e quantitativos Os instrumentos prescritivos levam a explicação do que deve ser feito pela organização para que se direcione ao alcance dos propósitos estabelecidos dentro de sua missão. O tratamento destes instrumentos pode ser realizado mediante três sub etapas: • Estabelecimento de objetivos, desafios e metas. • Estabelecimento de estratégias e políticas funcionais. • Estabelecimento dos projetos e planos de ação. Para o estabelecimento da primeira sub etapa é necessária a compreensão de algumas definições, tais como: • Objetivo – Alvo a ser atingido. • Objetivo funcional – Objetivo intermediário, relacionado às áreas funcionais. • Desafio – Realização que deve ser perseguida continuamente. • Meta – Corresponde aos passos, quantificados e com prazos para alcançar os desafios e objetivos. De acordo com Oliveira (2004), na segunda sub etapa, os aspectos a serem definidos são: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 128 • Estratégia – Ação mais adequada a ser executada para alcançar o objetivo, o desafio e a meta. • Política – Definição dos níveis de delegação, faixas de valores e quantidades limites e de abrangência das estratégias para consecução dos objetivos. • Diretrizes – Conjunto estruturado dos objetivos, estratégias e políticas da empresa. Na última sub etapa, estabelecimento dos projetos e planos de ação, deve ser estabelecido os seguintes aspectos: • Projetos – São trabalhos e serem executados. • Programas – São os conjuntos de projetos homogêneos quanto ao objetivo maior. • Planos de ação – São os conjuntos das partes comuns dos diversos projetos quanto ao assunto que está sendo tratado. Os instrumentos quantitativos consistem nas projeções econômico- financeiras do planejamento orçamentário, devidamente associadas à estrutura organizacional da empresa, necessárias ao desenvolvimento dos planos de ação, projetos e atividades previstas. Controle e avaliação Verifica-se como a empresa está caminhando em direção à situação desejada. O controle pode ser definido como a ação necessária para assegurar a realização dos objetivos, desafios, metas, estratégias e projetos estabelecidos. Essa função envolve processos de: • Avaliação de desempenho. • Comparação do desempenho real com os objetivos. • Análise dos desvios. • Tomada de ação corretiva. • Acompanhamento para avaliar a eficiência da ação corretiva. • Adição de informações ao processo de planejamento. 13.2. PLANEJAMENTO TÁTICO O planejamento tático é elaborado para possibilitar a realização do planejamento estratégico. Abrange áreas de atividades especializadas da empresa. Este planejamento tem o objetivo de otimizar determinada área da empresa, logo trabalha com decomposição dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico. É desenvolvido em níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução de objetivos previamente fixados. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 129 13.3. PLANEJAMENTO OPERACIONAL É o processo de definir quais atividades devem ser executadas para alcançar os objetivos e quais serão os recursos necessários. Segundo Maximiano (2004), o planejamento operacional possui cinco etapas: 1. Análise dos objetivos. 2. Planejamento do uso do tempo. 3. Planejamento dos recursos. 4. Avaliação dos riscos. 5. Previsão dos meios de controle. 13.3.1. ANÁLISE DOS OBJETIVOS O processo de planejamento operacional inicia com a divisão de um objetivo em objetivos menores, formando uma cadeia de meios e fins. Esta divisão pode ser representada por um gráfico chamado estrutura analítica. 13.3.2. PLANEJAMENTO DO USO DO TEMPO O uso do tempo reflete o esforço necessário para realizar os objetivos. O esforço se faz por meio de atividades que consomem tempo. Para planejar o uso do tempo é necessário: • Identificar as atividades necessárias para atingir os objetivos e estimar a duração. • Programar a distribuição das atividades no tempo, definindo sua seqüência e os momentos de início e término. 13.3.3. PLANEJAMENTO DOS RECURSOS Os recursos necessários para a realização de atividades classificam-se em quatro categorias: recursos humanos, material permanente (equipamentos e instalações), material de consumo (combustível, material de escritório etc), serviços (viagens, transporte, hospedagem etc) e outras despesas (impostos, taxas etc). Para fazer uma estimativa de custos e preparar um orçamento, precisamos de três informações: custo unitário de cada recurso, duração da atividade e custos indiretos. 13.3.4. AVALIAÇÃO DOS RISCOS Os riscos devem ser identificados e analisados, para possibilitar o planejamento de ações que reduzam sua ocorrência ou minimizem suas conseqüências. A identificação dos riscos é feita com base nos objetivos e nas listas de atividades e recursos. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 130 13.3.5. PREVISÃO DOS MEIOS DE CONTROLE O processo de planejamento operacional é concluído com a previsão dos meios de controle das atividades, do consumo de recursos, dos riscos, dos objetivos e de outras variáveis que tenham sido incluídas nos planos. 13.4. PLANEJAMENTO PREVENTIVO NA SEGURANÇA EMPRESARIAL O planejamento na área de segurança deve atender às necessidades de estruturação, ordenamento e implantação de ações operacionais e administrativas na área de segurança empresarial da empresa. O trabalho a ser realizado deve ser criterioso quanto à identificação e à avaliação da estrutura física da organização, bem como dos recursos humanos, dos meios técnicos ativos e passivos e meios organizacionais.Dentro das atividades que serão desenvolvidas no processo de planejamento, quatro pontos são fundamentais para a qualidade, eficiência, eficácia e efetividade do sistema de segurança que será proposto: I. Partir do princípio de que a avaliação a ser realizada é um processo estruturado em que todos os fatores externos ou não controláveis, em sua realidade atual e projetada futura, bem como todos os elementos internos ou controláveis, de forma sistêmica e sinérgica, serão analisados e avaliados. II. Buscar o conhecimento da realidade, identificando as características próprias e particulares da empresa, seus riscos físicos e potenciais soluções. III. Orientar quanto ao treinamento dos profissionais envolvidos na estrutura administrativa e operacional da segurança empresarial. IV. Criar normas por função, estabelecer diretrizes, contra medidas e procedimentos que sirvam de referencial para o comportamento funcional e cobrança administrativa. Deve-se sempre buscar a objetividade, sintetizar o grau de risco operacional, apresentar sugestões e indicar procedimentos e normatizações a serem aplicadas no cliente. O planejamento em segurança deve ter sempre como objetivo dotar a estrutura de segurança da empresa de recursos humanos, meios técnicos ativos e passivos e meios organizacionais que viabilizem a segurança sobre o patrimônio tangível e intangível (imagem). Além disso, deve buscar prevenir ações perpetradas por agente interno e externo que possam trazer prejuízo ao patrimônio tangível e intangível da organização. Deve-se analisar a atratividade, vulnerabilidade, oportunidade, criticidade e a estrutura física da empresa, identificando os pontos positivos para dar continuidade e os negativos para extinguir, sugerindo as modificações que porventura sejam necessárias. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 131 13.4.1. METODOLOGIA A metodologia a ser utilizada no processo de planejamento deve basear- se nos seguintes pontos: • Teste de compreensão. • Visitas técnicas. • Caracterização da instalação. • Parâmetros de avaliação. • Princípios gerais do planejamento. • Conceitos norteadores. • Estatísticas. • Tabulação. Teste de compreensão Permite projetar o funcionamento operacional da empresa em horário normal de funcionamento e fora dele, avaliando os procedimentos e meios a serem utilizados, a partir da observação dos seguintes aspectos: • Filosofia para a instituição. • Área e configuração da empresa. • Segurança física das edificações e limites perimetrais. • Identificação e controle de pessoas, veículos e materiais. • Fluxo de colaboradores, prestadores de serviço, fornecedores, visitantes, clientes e autoridades. • Recebimento, carga e descarga de materiais. • Situação da empresa no contexto da região onde está inserida a edificação. Visitas técnicas Devem ser realizadas várias visitas técnicas, buscando levantar as informações necessárias para o teste de compreensão. As visitas devem ser realizadas durante o dia, à noite, no final de semana, nos feriados e nos horários normais de funcionamento da empresa. Caracterização da instalação Deve-se descrever as características físicas, operacionais e de infra- estrutura das instalações, incluindo as barreiras físicas existentes, inclusive a perimetral. Parâmetros de avaliação Para que o planejamento seja eficiente, eficaz e efetivo, é necessário que seja realizada uma avaliação da empresa dentro de uma visão macro. Dentro desta linha, devem ser observados os seguintes componentes: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 132 • Estratégicos. • Diretivos. • Comportamentais. • Tecnológicos. • De avaliação. • Estruturais. Princípios gerais do planejamento Os quatro princípios gerais são: 1. Da contribuição – O planejamento deve contribuir para os objetivos máximos da empresa. 2. Da precedência – O planejamento corresponde a uma função administrativa que vem antes das outras, sendo elas: organização, direção e controle. 3. Da maior penetração e abrangência – O planejamento poderá provocar uma série de modificações nas características e nas atividades de segurança existentes e destas em relação à empresa como um todo. As modificações nas pessoas poderão levar a uma necessidade de treinamentos e/ou substituições. 4. Da maior eficiência, eficácia e efetividade – O planejamento deverá maximizar os pontos positivos e minimizar as deficiências. Conceitos norteadores São conceitos que precisão ser bem entendidos e explicitados para que o planejamento seja devidamente entendido. • Atratividade – Poder de atração que uma pessoa, um grupo de pessoas ou um empreendimento exerce sobre o criminoso, direcionando-o para a prática de um tipo específico de crime. • Vulnerabilidade – Característica ou ponto fraco que pessoas e/ou empreendimentos possuem que facilitam a ação do marginal. • Oportunidade – Melhor momento para o ataque do criminoso. • Criticidade – Estado do que é crítico, do que está em crise ou perigo. • Modelo de gestão – Processo estruturado, interativo e consolidado de desenvolver e operacionalizar as atividades de planejamento, organização, direção e avaliação dos resultados, visando à minimização dos riscos empresariais e a eficiência, eficácia e efetividade da estrutura de segurança. • Sistema de segurança – A segurança é um conjunto de partes integrantes e interdependentes. • Eficiência – Otimização dos recursos utilizados para a obtenção dos resultados. • Eficácia – Medida do rendimento global do sistema de segurança. • Efetividade – Apresentar resultados positivos ao longo do tempo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 133 • Estratégia empresarial – Está relacionada à arte de utilizar, adequadamente, os recursos físicos, financeiros e humanos, tendo em vista a minimização dos problemas e a maximização das oportunidades. Estatísticas Deve-se buscar estatísticas que sirvam de reforço às argumentações utilizadas no planejamento. Tabulação As informações obtidas devem ser condensadas e tabuladas, permitindo assim uma melhor visualização pela alta administração. 13.4.2. FASES DO PLANEJAMENTO Com base na estruturação utilizada por Antônio Celso Brasiliano, as fases de um planejamento em segurança são: I. Planejamento estratégico. II. Diagnóstico. III. Planejamento tático. IV. Planejamento operacional. V. Implantação do plano. VI. Controle e avaliação. 13.4.2.1. Planejamento estratégico É um processo administrativo que vai proporcionar sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela estrutura de segurança, visando ao otimizado grau de interação com o ambiente e atuando de forma inovadora e diferenciada. Com este fim, é importante ressaltar a importância da filosofia e política de segurança a ser adotada pela empresa, bem como a missão do departamento de segurança. O planejamento estratégico possui as seguintes características: • É a longo prazo. • Está voltado para as relações entre a empresa e seu ambiente. • Envolve a empresa em sua totalidade. Este planejamento utiliza um comportamento global e sistêmico. Procura especificar como fazer para alcançar seus objetivos. A elaboração do planejamento estratégico exige três etapas: A. Análise da cultura existente na empresa. B. Elaboração da política e filosofia de segurança. C. Definição da missão do departamento de segurança. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 134 O planejamento estratégico é o primeiro passo para a implantação do sistema de segurança. O objetivo é otimizar recursos e cumprir as metas de redução das ameaças às metas empresariais: lucratividade e competitividade. Cada organização possui características próprias que fazem com que a implantação de uma política em segurança assumaformas e conteúdos diferenciados. A consciência desta realidade é fundamental para que a política de segurança esteja bem integrada com a cultura da empresa. Um dos grandes problemas da segurança é que, na maioria das vezes, ela é imposta, e tem como resultado o descrédito. É importante para o nosso estudo que entendamos um pouco do que vem a ser cultura organizacional. Elaboração da política e filosofia de segurança Filosofia em segurança é um conjunto de crenças e motivações básicas que a empresa agrega e que determina sua forma de agir. A definição da filosofia em segurança visa a fundamentar os valores que permeiam a organização com base nos valores das pessoas que nela trabalham. É importante que a filosofia possa ser entendida e praticada por todos os colaboradores. Antes de ser divulgada, ela deve responder positivamente às seguintes perguntas: • Tem substância? • É factível? • É acessível? A política consiste em um conjunto de regras que orientam a tomada de decisão. Enquanto a filosofia diz respeito a crenças e valores no âmbito mais geral da empresa, a política refere-se à forma como a empresa vai lidar com determinadas situações, sejam elas contingenciais ou de rotina. Para que a política seja eficaz, é imprescindível que apresente as seguintes características: • Flexibilidade. • Abrangência. • Coordenação. • Ética. Definição da missão do departamento de segurança A missão da segurança consiste no estabelecimento de objetivos e campo de atuação bem definidos e mensuráveis, a fim de possibilitar, ao longo do tempo, a medição do resultado efetivo do gerenciamento da segurança. A definição da missão serve de critério para orientar o planejamento tático, selecionando quais serão os meios materiais e humanos necessários para cumprir o objetivo. O departamento de segurança deverá buscar uma postura estratégica, ou seja, terá de desenvolver uma postura adequada para alcançar seus propósitos dentro da missão. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 135 O estabelecimento da missão deverá ter como ponto de partida a análise de duas questões: 1. Qual a razão de ser do departamento de segurança? 2. Quais são os tipos de atividades em que o setor de segurança deve concentrar os seus esforços? Uma vez respondidas estas perguntas, será possível definir as áreas de atuação prioritárias em que devem ser aplicados os recursos disponíveis. A definição da missão deverá satisfazer os seguintes critérios: • Realista. • Flexível. • Inteligível. • Motivador. 13.4.2.2. Diagnóstico É a segunda fase do planejamento da segurança e procura responder à pergunta básica: qual a situação real da empresa quanto aos seus aspectos de segurança interna e externa, frente a sua política e aos seus objetivos de segurança? O diagnóstico possui cinco premissas básicas: I. Deve-se considerar o ambiente e suas variáveis relevantes no qual está inserida a empresa. II. O ambiente proporciona simultaneamente oportunidades que devem ser usufruídas e ameaças que devem ser evitadas. III. Para enfrentar a situação ambiental, a empresa deverá ter pleno conhecimento de seus pontos fortes, fracos e neutros. IV. O processo de análise interna e externa deverá ser integrado, contínuo e sistêmico. V. Toda organização apresenta atratividade, vulnerabilidade, oportunidade e criticidade que devem ser levantadas e devidamente mensuradas. Para realizar o diagnóstico, enfocando as variáveis internas e externas, a política de segurança deve estar definida. A principal razão é que a avaliação dos pontos fortes e fracos e das oportunidades e ameaças depende, exclusivamente, do ângulo de visão da empresa. Variáveis externas Esta análise corresponde ao estudo dos diversos fatores e forças do ambiente, às relações entre eles ao longo do tempo e aos seus efeitos ou seus potenciais efeitos sobre a empresa. Os componentes da análise são: • Localização física da empresa. • Configuração socioeconômica da área em que a empresa está instalada. • Situação político-financeira do país. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 136 LOCALIZAÇÃO FÍSICA DA EMPRESA Devem ser levantadas as seguintes informações básicas: • Vias de acesso e fuga. • Taxa de ocupação. • Tipos de transportes que circulam. • Ações do Poder Público. CONFIGURAÇÃO SOCIOECONÔMICA Devem ser levantadas as seguintes informações básicas: • Proximidade de órgãos da segurança pública. • Nível social dos moradores e comerciantes. • Bairro residencial, comercial, industrial ou misto. • Área decadente ou em crescimento. SITUAÇÃO POLÍTICO-FINANCEIRA DO PAÍS Devem ser levantadas as seguintes informações básicas: • Nível de desemprego. • Políticas sociais. • Investimentos públicos. As informações poderão ser buscadas através de duas fontes: • Primárias – São as fornecidas no ambiente da empresa. • Secundárias – Fornecidas pelos órgãos governamentais. Variáveis internas A análise destas variáveis tem por finalidade evidenciar as qualidades e as deficiências que a empresa possui. O diagnóstico deve ter uma visão conjuntural, abrangendo todos os segmentos da organização. Devemos dividir a empresa em três linhas de segurança, sendo eles: • Linha externa – São os limites externos da empresa. • Linha intermediária – É a área compreendida entre o limite externo e as várias edificações existentes. • Linha interna – Constitui a edificação existente no interior da empresa. Os pontos a serem observados são: 1. Cultura dos colaboradores em relação à segurança. 2. Turno de trabalho dos colaboradores. 3. Finalidade da empresa. 4. Relação empresa – colaborador. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 137 5. Prédios e instalações. 6. Terceiros existentes. 7. Histórico da empresa em relação a ações delituosas. 8. Barreira perimetral. 9. Vegetação e estocagem de mercadorias na segunda linha de segurança. 10. Segurança dos edifícios. 11. Subsistemas de segurança. Como realizar o diagnóstico A melhor maneira é colher as informações em campo. Os dados podem ser obtidos de três maneiras: • Entrevistas com os colaboradores dos níveis: estratégico, tático e operacional. • Verificação de documentos. • Visitas in loco. 13.4.2.3. Planejamento tático O planejamento tático tem por finalidade, com base no levantamento e análise de risco, propor as soluções possíveis para diminuir a possibilidade de os riscos levantados se concretizem. O projeto tático vai dimensionar os meios técnicos, organizacionais e humanos. Ele tem que ser o mais operacional possível e fazer frente aos riscos com eficácia, incorporando um conjunto de medidas e meios. Estes podem ser divididos em: • Meios humanos – Pessoal encarregado da segurança com a qualificação e a formação necessárias. • Meios técnicos – Facilitam com maior efetividade a detecção e intervenção nos eventos. • Organizacionais – São os procedimentos e as normas utilizados para coordenar e integrar os meios humanos e técnicos. O planejamento tático tem por finalidade cumprir algumas tarefas, sendo elas: A. Detectar o risco. B. Inibir e dissuadir o intruso. C. Impedir a agressão. D. Retardar a agressão. E. Responder à agressão. É fundamental que o plano tático tenha uma integração com os variados departamentos da empresa. Esta interação será mais importante com o departamento de engenharia e arquitetura. A atuação em conjunto do departamento de segurança e o de engenharia impedirá que a empresa fique engessada ou que sua rotina operacional fique comprometida. O planejamento tático deverá combinar os seguintes elementos: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 138 • Tecnológicos. • Arquitetônicos. • Operacionais. O planejamento tático utilizará vários subsistemasde segurança. Eles podem ser classificados como proteção ativa ou passiva, e dentre eles podemos citar: • Proteção ativa na segurança – cftv, detectores e sensores, controle de acesso, rastreamento de veículos, comunicações e equipe de segurança. • Proteção passiva na segurança – muros, portas, fechaduras, cercas etc. • Proteção ativa contra incêndios – sistemas de detectores e sensores e sistemas de extinção. • Proteção passiva contra incêndios – Portas corta-fogo, paredes reforçadas contra fogo etc. 13.4.2.4. Planejamento operacional O plano operacional é a descrição das normas e procedimentos que o efetivo da segurança desempenhará. Para que as normas sejam coerentes com o ambiente de trabalho da equipe de segurança, é necessário realizar treinamento específico. 13.4.2.5. Implantação do planejamento A implantação é a fase do planejamento onde o projeto será vendido para o cliente interno. Toda implantação requer um trabalho de marketing interno, chamado de endomarketing. Deve existir a consciência de que o sistema de segurança não pode ser imposto, mas sim vendido. O projeto de implantação inclui seis fases: • Venda do projeto. • Preparação das instalações. • Habilitação dos recursos humanos. • Compra dos sistemas. • Instalação do sistema. • Star-up do sistema integrado. Venda do projeto Realiza-se com a elaboração de um programa para conscientizar, instruir e treinar os seguintes clientes internos: • Usuários do sistema. • Equipe de segurança. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 139 • Cliente externo. Este programa deve ser elaborado em conjunto com o departamento de recursos humanos e de marketing. A implementação da venda pode ser operacionalizada, de acordo com Brasiliano, da seguinte maneira: • Ciclo de palestras internas. • Elaboração e colocação de cartazes elucidativos. • Utilização do jornal interno da empresa (se existir). • A depender do tipo de sistema de segurança a ser implantado, é importante uma propaganda externa para esclarecer o cliente externo. Preparação das instalações Quando a implantação ocorre em instalações em utilização, é necessário preparar muito bem a edificação. Esta preparação inclui a elaboração e a análise de um projeto executivo que possa checar as possíveis interferências nas áreas de hidráulica e elétrica. É somente após estas análises que se prepara a infra-estrutura necessária. Habilitação dos recursos humanos A habilitação dos recursos humanos que vão operar o sistema pode vir de empresas terceirizadas ou da contratação de colaboradores próprios. Este é um ponto importante, pois os recursos humanos desqualificados gerarão sérios problemas de operacionalização do sistema. Compra dos sistemas A aquisição do sistema poderá ocorrer de diversas formas: compra, locação e leasing. A forma a ser adotada vai depender da política da empresa. Em qualquer das situações, o ideal é a aquisição após a infra-estrutura estar pronta. Instalação do sistema A instalação é a fase em que a empresa fornecedora começa a implantar o sistema como um todo. Nesta fase, o ideal é que o departamento de segurança acompanhe a instalação. Star-up do sistema É quando o sistema é dado como funcionando. Para que isso aconteça, a empresa fornecedora tem que deixar o sistema um tempo em teste, após sua instalação, para a verificação de possíveis problemas. Esta fase de teste é necessária, também, para os usuários, pois é quando se dá seu treinamento. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 140 13.4.2.6. Controle e avaliação Mede e avalia o desempenho, e toma a ação corretiva quando necessário. A dimensão de tempo é o curto prazo, pois seus objetivos práticos são o controle do desempenho das tarefas e a operação do sistema implantado. O controle é realizado através de quatro fases: • Estabelecimento de padrões de desempenho. • Acompanhamento dos resultados. • Comparação do desempenho atual com o padrão. • Tomada de ação corretiva para ajustar o desempenho atual ao padrão desejado. Estabelecimento de padrões Os padrões de controle dependem diretamente dos objetivos, especificações e resultados previstos do processo de planejamento. Os padrões fornecem os parâmetros que deverão balizar o funcionamento do sistema. O controle precisa detectar e localizar as falhas e desvios em relação aos planos, para que a ação corretiva possa ser aplicada. Os objetivos traçados por subsistema de segurança definem os padrões, através dos quais se poderá verificar se as metas a serem alcançadas estão ou não sendo atingidas. Acompanhamento dos resultados Nada mais é do que saber quais são as tarefas que os subsistemas de segurança estão desempenhando. Comparação dos resultados com os padrões A comparação proporciona informações a respeito da quantidade, qualidade, tempo e custo das atividades do sistema de segurança implantado, que permite sua avaliação em relação aos padrões estabelecidos. O processo de medição possui os seguintes elementos, segundo Brasiliano: • Mensuração – São os critérios qualitativos e quantitativos de avaliação do departamento de segurança. • Variância – É o grau de desvio do desempenho atual em relação ao padrão estabelecido. • Princípio da exceção – Procura liberar a atenção do gestor de segurança de uma multiplicidade de informações normais e sem importância, apontando somente os desvios significativos entre o desempenho atual e o proposto. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 141 Adoção de medidas corretivas Tem por objetivo ordenar as coisas, fazer com que caminhem de acordo com o planejado. As ações corretivas são aplicadas nos seguintes tipos de problemas: • Inadequação do planejamento. • Na maneira como as coisas foram organizadas e estruturadas. • Na direção. • No controle. 13.4.3. PROBLEMAS NO PLANEJAMENTO Os principais problemas no planejamento em segurança são: I. Impossibilidade em conectar-se com a realidade da empresa. II. Aplicação de uma visão muito generalizada. III. Dedicar muita atenção à tecnologia e não suficiente ao negócio da empresa. IV. Falha na venda interna do plano. V. Depender em demasia de apresentações formais. VI. Comunicação insuficiente com o nível operacional da empresa. VII. Dar muito crédito ao plano. VIII. Alterar todo o planejamento em razão de uma nova tecnologia. IX. Falha no acompanhamento depois da aprovação do plano. X. Depender para o planejamento de uma única pessoa. XI. Informações internas e externas insuficientes. Apesar dos 11 pontos levantados serem os fatores mais comuns que geram problemas no planejamento em segurança, o mais crucial deles: FALTA DE DEFINIÇÃO ESTRATÉGICA x RELAÇÃO CUSTO x BENEFÍCIO x FALTA DE FORMALIZAÇÃO. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 142 CAPÍTULO 14 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Neste capítulo vamos abordar cinco assuntos importantes tanto no aspecto teórico como no prático (operacional), pois recrutar, selecionar, treinar, modelar e remunerar são atividades fundamentais para o sucesso da empresa. 14.1. MODELAGEM DO TRABALHO A maneira como as pessoas trabalham nas organizações depende de como seu trabalho foi planejado, modelado e organizado, ou seja, como foi realizada a distribuição das tarefas. Geralmente, as tarefas estão contidas em cargos. Atualmente, a modelagem do trabalho requer flexibilidade e intensa participação das pessoas envolvidas. As pessoas trabalham nas organizações desempenhando um cargo. Para a organização, o cargo constitui a base da aplicação das pessoas nas tarefas organizacionais. Para a pessoa, o cargo constitui uma das fontes de motivação. O cargo é a composição de todas as atividades desempenhadas por umapessoa. A posição do cargo no organograma define o seu nível hierárquico, a subordinação, os subordinados e o setor onde está localizado. Por este motivo, o cargo é representado no organograma através de retângulo. Este retângulo apresenta duas linhas de comunicação: superior e inferior. A superior define a subordinação. A inferior define os subordinados. Sob o prisma horizontal, cada cargo está alinhado a outros cargos de mesmo nível hierárquico (diretores, gerentes, chefes etc). Sob o prisma vertical, cada cargo está incluído em um departamento, divisão ou área da empresa. 14.1.1. DESENHO DE CARGOS Envolve a especificação do conteúdo de cada cargo, dos métodos de trabalho e das relações com os demais cargos. Cada cargo exige certas competências do seu ocupante. Essas competências variam conforme o cargo, nível hierárquico e área de atuação. O desenho de cargos constitui a maneira como cada cargo é estruturado e dimensionado. Segundo Chiavenato (2005), desenhar cargo significa definir quatro condições: 1. O conjunto de tarefas que ocupante deverá desempenhar (conteúdo). 2. Como as tarefas deverão ser desempenhadas (processos de trabalho). 3. A quem o ocupante deverá se reportar, ou seja, quem é o superior imediato (responsabilidade). 4. Quem o ocupante deverá supervisionar, ou seja, quem são os subordinados (autoridade). Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 143 14.1.2. MODELOS DE DESENHO Existem três modelos de desenho de cargos: clássico, humanístico e contingencial. Modelo clássico É o desenho desenvolvido pelos engenheiros da administração científica no início do século XX. Os aspectos principais do modelo clássico são: • A pessoa como apêndice da máquina. A racionalidade é técnica, lógica e determinística. • Fragmentação do trabalho. Para servir à racionalidade técnica, o trabalho é dividido a fim de que cada pessoa faça uma subtarefa simples e repetitiva. • Ênfase na eficiência. Cada colaborador trabalha segundo o método e seguindo as regras e procedimentos estabelecidos. • Permanência. Pressupõe o longo prazo do processo produtivo. O desenho clássico funciona com base na concepção de empresa como sistema fechado, ou seja, como se fosse uma máquina. Modelo humanístico É também conhecido com modelo de relações humanas, pois surgiu com a experiência de Hawthorne. A abordagem humanística substituiu a ênfase antes colocada nas tarefas e na estrutura organizacional pela ênfase colocada nas pessoas e nos grupos sociais. Algumas características deste modelo para o desenho dos cargos são: • Ênfase na pessoa. • Fundamentado na interação e na dinâmica de grupo. • Busca da eficiência pela interação das pessoas. • Baseado em comunicações. • Recompensas sociais. Modelo contingencial Considera três variáveis simultaneamente: pessoas, tarefa e estrutura organizacional. O nome contingencial vem do fato de que as variáveis assumem características diferentes, logo o resultado é relativo e contingente e não fixo. O desenho do cargo não se baseia na presunção de estabilidade dos objetivos e dos processos organizacionais, mas sim na contínua mudança e revisão do cargo. Para este modelo, o cargo se baseia em cinco dimensões: 1. Variedade. Número de habilidades exigidas pelo cargo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 144 2. Autonomia. Grau de independência que o ocupante tem para planejar e executar seu trabalho. 3. Significado das tarefas. Conhecimento da influência que o cargo provoca em outras pessoas ou no trabalho organizacional. 4. Identidade com a tarefa. Grau que o cargo requer que a pessoa execute e complete uma unidade integral do trabalho. 5. Retroação. Grau de informação de retorno que o ocupante recebe para avaliar a eficiência de seus esforços na produção de resultados. O desenho contingencial é dinâmico e privilegia mudança em função do desenvolvimento pessoal do ocupante, ou seja, permite a adaptação do cargo ao potencial de desenvolvimento pessoal. Essa adaptação é feita através do enriquecimento de cargos. Enriquecimento de cargos significa a reorganização e ampliação do cargo para proporcionar adequação ao ocupante no sentido de aumentar a satisfação interior. A adequação do cargo ao ocupante melhora o relacionamento entre as pessoas e o seu trabalho, incluindo novas oportunidades de iniciar outras mudanças na organização e na cultura organizacional. O enriquecimento oferece as seguintes vantagens: • Elevada motivação. • Desempenho de alta qualidade. • Elevada satisfação. • Redução do absenteísmo (faltas) e rotatividade (desligamento). 14.1.3. DESCRIÇÃO E ANÁLISE Descrever um cargo significa relacionar o que o ocupante faz, como faz, sob quais condições faz e por que faz. É um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo. A formação de uma descrição de cargo deve incluir: título, sumário das atividades e responsabilidades. Muitas vezes, inclui as relações de comunicação do cargo com outros cargos. O QUE FAZ QUANDO FAZ COMO FAZ ONDE FAZ POR QUE FAZ Tarefas e atividades a executar Periodicidade: diária, semanal, mensal, anual ou esporádica Através de: pessoas, máquinas e equipamentos, materiais e dados e informações. Local e ambiente de trabalho Objetivos do cargo Metas e resultados a atingir Analisar um cargo significa detalhar o que o cargo exige do seu ocupante em termos de conhecimento, habilidades e capacidades. A análise é feita a partir da descrição do cargo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 145 REQUISITOS MENTAIS REQUISITOS FÍSICOS RESPONSABILIDADES POR CONDIÇÕES DE TRABALHO Instrução necessária Esforço físico Supervisão de pessoas Ambiente físico do trabalho Experiência anterior Concentração visual ou mental Material, equipamento ou ferramental Riscos de acidentes Iniciativa Destrezas ou habilidades Dinheiro, títulos ou documentos Aptidões Compleição física Contatos internos ou externos 14.1.4. OBTENÇÃO DE DADOS Existem três métodos para obtenção de dados: entrevista, questionário e observação. Entrevista Existem três tipos de entrevistas: individual com cada colaborador, em grupo com colaboradores que ocupam o mesmo cargo e individual com o supervisor que conhece os cargos. Segundo Chiavenato (2005), as principais perguntas a serem feitas são: • Qual é o cargo que você desempenha? • O que você faz? • Quando faz? • Como você faz? • Por que você faz? • Quais são os principais deveres e responsabilidades? • Em que condições físicas você trabalha? • Qual é a escolaridade, experiência, habilidades que seu cargo requer? • Quais são os requisitos físicos e mentais que o cargo exige? • Quem é o seu fornecedor e cliente interno? • Quem é o seu superior imediato? • Quem são os seus subordinados? Questionário Na prática, o questionário segue o mesmo roteiro da entrevista, com a diferença de que é preenchido pelo ocupante do cargo, ou pelo seu supervisor ou por ambos. O custo do questionário é menor do que o da entrevista. Em contrapartida seu planejamento e montagem requer tempo e testes preliminares. Observação A observação direta constitui outro método de colher informação. É aplicável em cargos simples, rotineiros e repetitivos. É comum o método utilizar um questionário para ser preenchido pelo observador. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 146 14.2. AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO É uma avaliação sistemática do desempenho de cada colaborador, em função das atividades que ele desempenha, das metas e resultados a serem alcançados e do seu potencial de desenvolvimento. Segundo Chiavenato (2005), existem seis perguntas importantes para serem respondidas: 1. Por que avaliar? 2. Qual o desempenho que deve ser avaliado? 3.Como avaliar? 4. Quem deve fazer a avaliação? 5. Quando avaliar? 6. Como comunicar a avaliação? 14.2.1. POR QUE AVALIAR? Todo colaborador precisa receber feedback a respeito de seu desempenho. Sem este retorno, o colaborador caminha às cegas. A empresa também precisa saber como os colaboradores desempenham as suas atividades para ter uma idéia de suas potencialidades. As principais razões que levam à avaliar os colaboradores são: • Proporcionar sistemático julgamento para embasar aumentos salariais, promoções, transferências e demissões. • Comunicar aos colaboradores como eles estão indo no trabalho. • Permitir aos subordinados conhecer aquilo que o chefe pensa a seu respeito. As diretrizes básicas que devem ser seguidas para fazer a avaliação são: • A avaliação deve enfatizar o indivíduo no cargo e não a observação de hábitos pessoais no trabalho. • A avaliação deve ser aceita pelo avaliador e pelos avaliados. • A avaliação deve ser utilizada para melhorar a produtividade. 14.2.2. QUEM DEVE AVALIAR? Quase sempre, as empresas criam sistemas de avaliação que são centralizados em um único departamento, DRH (departamento de recursos humanos). O ideal seria que cada colaborador avaliasse o seu próprio desempenho. Nas organizações mais abertas e democráticas, é o próprio colaborador o responsável pelo seu desempenho e sua monitoração, com a ajuda do seu superior. Porém na maioria das empresas, cabe ao gestor a responsabilidade de linha pelo desempenho dos seus subordinados e pela avaliação. O DRH Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 147 entre com o papel de assessoria, estabelecendo os meios e os critérios para que a avaliação possa ocorrer. Uma tendência muito forte é o envolvimento do colaborador e do gestor na avaliação. Nessa alternativa, o gestor funciona como o elemento de guia e orientação, enquanto o colaborador avalia o seu desempenho em função do feedback fornecido pelo gestor. Outra forma de avaliação é quando a própria equipe de trabalho avalia o desempenho de cada membro. A equipe é quem define os objetivos e metas a alcançar. Recentemente, surgiu a avaliação circular, ou 360º. Nesta avaliação participam: gestor, colegas, subordinados, clientes internos e externos e fornecedores. É uma avaliação mais rica, pois produz informações de todos os lados. Em algumas empresas, a avaliação é atribuída a uma comissão especialmente designada para essa finalidade. É normalmente constituída de colaboradores pertencentes a diversos departamentos e é formada por membros permanentes e temporários. 14.2.3. MÉTODOS TRADICIONAIS DE AVALIAÇÃO Os métodos mais utilizados são: escalas gráficas, escolha forçada, pesquisa de campo e incidentes críticos. Escalas gráficas Baseia-se em uma tabela de dupla entrada. Nas linhas estão os fatores de avaliação e nas colunas os graus de avaliação. Os fatores de avaliação constituem os parâmetros básicos para avaliar o desempenho dos colaboradores. O primeiro passo é a escolha e definição dos fatores de avaliação que servirão como instrumento de aferição e comparação de desempenho. O número de fatores varia de cinco a dez. Após a definição dos fatores, o segundo ponto é a definição dos graus de avaliação. Geralmente, se utiliza de três a cinco graus de variação (ótimo, bom, regular, sofrível e fraco) para cada fator. Este método apresenta vantagens e desvantagens, que segundo Chiavenato (2005) são: VANTAGEM DESVANTAGEM Facilidade de planejamento Superficialidade e subjetividade Simplicidade e facilidade de compreensão Produz efeito de generalização Visão gráfica e global Homogeneização das características Facilidade de comparação de resultados Limitação dos fatores de avaliação Fácil feedback ao avaliado Avalia apenas o desempenho passado Escolha forçada Consiste em avaliar o desempenho dos colaboradores mediante blocos de frases descritivas que focalizam determinados aspectos do comportamento. Cada bloco é composto de duas ou mais frases. O avaliador deve escolher apenas uma ou duas frases em cada bloco que mais se aplica ao desempenho do colaborador. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 148 Segundo Chiavenato (2005), as vantagens e desvantagens deste método são: VANTAGEM DESVANTAGEM Evita o efeito de generalização Complexidade no planejamento Tira a influência pessoal do avaliador Não proporciona uma visão global Não requer treinamento dos avaliadores Não provoca retroação de dados Pesquisa de campo Baseia-se no princípio da responsabilidade de linha e da função de staff no processo de avaliação de desempenho. Requer entrevistas entre um especialista em avaliação (staff) com os gestores (linha) para avaliarem o desempenho dos colaboradores. Este método possui quatro etapas: entrevista de avaliação inicial, entrevista de análise complementar, planejamento das providências e acompanhamento posterior dos resultados. De acordo com Chiavenato (2005), as vantagens e desvantagens deste método são: VANTAGEM DESVANTAGEM Envolve responsabilidade de linha e função de staff Custo operacional elevado Permite planejamento de ações para o futuro Processo de avaliação lento Enfatiza a melhoria do desempenho Pouca participação do avaliado Incidentes críticos Baseia-se nas características extremas (incidentes críticos) que representam desempenhos altamente positivos ou altamente negativos. O método não leva em conta o desempenho normal. Cada fator de avaliação é transformado em incidentes críticos, para avaliar os pontos fortes e os pontos fracos de cada colaborador. Chiavenato (2005) afirma que as vantagens e desvantagens deste método são: VANTAGEM DESVANTAGEM Avalia o desempenho excepcional Não se preocupa com os aspectos normais Fácil montagem e utilização Fixa-se em poucos aspectos de desempenho 14.2.4. MÉTODOS MODERNOS DE AVALIAÇÃO As limitações dos métodos tradicionais fizeram com que as organizações buscassem outras alternativas de avaliação do desempenho. Os métodos modernos baseiam-se na auto-avaliação e autodireção dos colaboradores, maior participação do colaborador, foco no futuro e melhoria contínua do desempenho. Algumas organizações estão adotando a avaliação participativa por objetivos (APPO). Nesse sistema adota-se uma técnica de intenso relacionamento e de visão proativa. A APPO apresenta seis etapas: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 149 1. Formulação de objetivos consensuais. 2. Comprometimento pessoal quanto ao alcance dos objetivos conjuntamente formulados. 3. Negociação com o gestor sobre a alocação dos recursos e meios necessários para o alcance dos objetivos. 4. Desempenho. 5. Constante monitoração dos resultados e comparação com os objetivos formulados. 6. Feedback intensivo e contínua avaliação conjunta. 14.3. REMUNERAÇÃO A remuneração total de um colaborador é constituída de três componentes principais: remuneração básica, incentivos e benefícios. O primeiro componente, na maioria das empresas, é o principal componente. A remuneração básica é representada pelo salário, mensal ou horário. Os incentivos são programas desenvolvidos para recompensar colaboradores com bom desempenho. Já os benefícios (remuneração indireta) são concedidos mediante vários programas (férias, seguro de vida, transporte subsidiado, refeições subsidiadas etc). O salário representa a principal forma de recompensa organizacional. Existe o salário nominal e o salário real. O primeiro representa o volume de dinheiro fixado em contrato. O segundo representa a quantidade de bens que o colaborador pode adquirir com o volume de dinheiro que recebe e corresponde ao poder aquisitivo. O salário constitui o núcleo das relações de intercâmbio entre os colaboradores e as empresas. Todos os colaboradores aplicam seu tempo e esforço nas empresas e recebem dinheiro,que representa a troca entre direitos e responsabilidades entre colaborador e empregador. Segundo Chiavenato (2005), existem três tipos de salário: 1. Salário por unidade de tempo – Pago de acordo com o tempo que o colaborador disponibiliza à empresa. A unidade de tempo pode ser: hora, semana, quinzena ou mês. 2. Salário por resultado – Pago de acordo com o número de peças produzidas. 3. Salário por tarefa – É a fusão dos dois anteriores. A composição do salário depende de fatores internos (organizacionais) e fatores externos (ambientais). FATORES INTERNOS FATORES EXTERNOS Tipologia dos cargos Situação do mercado de trabalho Política de recursos humanos Conjuntura econômica Política salarial Sindicatos e negociações coletivas Desempenho e capacidade financeira Legislação trabalhista Competitividade da empresa Concorrência A construção de um plano de remuneração baseia-se em nove critérios básicos: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 150 1. Equilíbrio interno X equilíbrio externo. 2. Remuneração fixa ou remuneração variável. 3. Desempenho ou tempo de casa do colaborador. 4. Remuneração de cargo ou remuneração do colaborador. 5. Igualitarismo ou elitismo. 6. Remuneração abaixo do mercado ou acima do mercado. 7. Prêmios monetários ou prêmios não monetários. 8. Remuneração aberta ou confidencial. 9. Centralização ou descentralização das decisões salariais. 14.3.1. ADMINISTRAÇÃO DE SALÁRIOS Chiavenato define administração de salários como sendo o conjunto de normas e procedimentos utilizados para estabelecer e/ou manter estruturas de salários eqüitativas e justas na empresa. Para estabelecer e manter estruturas salariais eqüitativas e justas é necessário estabelecer duas formas de equilíbrio: • Equilíbrio interno – Consistência entre salários e cargos. Para tal é necessária a avaliação de cargos e a classificação de cargos • Equilíbrio externo – Consistência entre os salários pagos na empresa e os salários pagos por outras empresas. É fundamental se realizar pesquisa salarial. O sistema de remuneração existe para que a empresa alcance alguns objetivos: • Atrair e reter talentos. • Motivação e comprometimento do colaborador. • Aumento da produtividade e qualidade. • Tratamento justo e eqüitativo dos colaboradores. • Cumprimento da legislação trabalhista. Sobre os salários pesam os encargos sociais. Para cada real pago de salário, a empresa precisa recolher os encargos sociais correspondentes ao governo. Encargos sociais são o conjunto de obrigações trabalhistas que devem ser pagas pelas empresas mensal ou anualmente, além do salário do colaborador. Incluem-se entre os encargos os depósitos feitos no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o percentual da empresa devido ao Instituto de Administração da Previdência a Assistência Social (IAPAS), o seguro de vida e o 13º salário. 14.3.2. POLÍTICA SALARIAL É o conjunto de decisões tomadas a respeito de assuntos relacionados com a remuneração e benefícios concedidos aos colaboradores. De acordo com Chiavenato (2005), a política deve atender a sete critérios para ser eficaz: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 151 • Adequada. • Equitativa. • Balanceada. • Eficácia quanto a custos. • Segura. • Incentivadora. • Aceitável para os colaboradores. 14.3.3. INCENTIVOS As organizações dispõem de um sistema de recompensas (incentivos) e de punições a fim de balizar o comportamento dos colaboradores. As recompensas são oferecidas para reforçar atividades que produzam os seguintes efeitos: • Aumentem a consciência e responsabilidade do colaborador. • Ampliem a interdependência do colaborador para com o grupo e do grupo para com toda a empresa. • Ajudem a enfatizar a constante criação de valor dentro da empresa. A maioria das empresas adota os seguintes tipos de recompensas financeiras: • Recompensa relacionada com objetivos de realização empresarial. • Recompensa vinculada ao tempo de serviço do colaborador. • Recompensa relacionada com o desempenho. • Recompensa relacionada com resultados departamentais, divisionais ou globais. Remuneração variável Remuneração variável é a parcela da remuneração total creditada periodicamente a favor do colaborador. Em geral, é de caráter seletivo e depende dos resultados estabelecidos pela empresa. Uma das grandes vantagens da remuneração variável é a flexibilidade. Se a empresa está no vermelho, pode mirar como alvo o lucro. Caso precise ganhar espaço da concorrência, elege a participação no mercado como sua principal meta. Os principais modelos de remuneração variável são: • Plano de bonificação anual – Trata-se de um valor monetário oferecido ao final de cada ano a determinados colaboradores em função da sua contribuição ao desempenho da empresa. • Distribuição de ações da empresa – Neste tipo, o dinheiro do bônus é substituído por papéis da empresa. • Participação nos resultados – Relaciona-se com o desempenho do colaborador no alcance de metas e resultados estabelecidos para um determinado período de tempo. • Remuneração por competência – Relacionada com o grau de informação e o nível de capacitação de cada colaborador. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 152 • Distribuição do lucro aos colaboradores – Distribuição anual entre os colaboradores de uma certa proporção dos lucros da empresa. Plano de incentivos O desenho de um plano de incentivos deve levar em consideração alguns aspectos fundamentais. Em primeiro lugar, deve-se considerar que um plano salarial funciona melhor do que um plano de incentivos, nas seguintes condições: • Quando as unidades de trabalho são difíceis de distinguir ou medir. • Quando os colaboradores não podem controlar os resultados. • Quando as demoras no trabalho são freqüentes devido ao controle humano. Segundo Chiavenato (2005), o plano de incentivos deve ser utilizado quando: • As unidades de resultados podem ser medidas. • Existe uma clara relação entre o esforço do colaborador e a quantidade de resultados alcançados. • Os cargos são padronizados. Os aspectos fundamentais a serem observados na implantação de um plano de incentivos são: • Assegurar que esforços e recompensas são diretamente relacionados. • Fazer o plano compreensível e calculável pelos colaboradores. • Formular padrões eficazes. • Garantir os padrões. • Garantir um padrão de base horária. • Proporcionar apoio ao plano. 14.3.4. BENEFÍCIOS São certas vantagens concedidas pelas empresas, a título de pagamento adicional dos salários dos seus colaboradores. Os benefícios e serviços sociais incluem uma variedade de facilidades e vantagens, tais como: assistência médica, assistência odontológica, seguro de vida, alimentação, transporte, planos de pensão, aposentadoria etc. De acordo com Chiavenato (2005), as origens dos planos de benefícios sociais se devem às seguintes causas: • Competição entre as empresas para retenção de talentos. • Exigência dos sindicatos e dos contratos coletivos de trabalho. • Exigência legal. • Impostos atribuídos às organizações. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 153 Os benefícios podem ser classificados quanto à sua: exigibilidade legal, natureza e objetivos. Os primeiros são divididos em legais e espontâneos. Os legais são aqueles exigidos pela legislação trabalhista ou previdenciária, ou ainda por convenção coletiva entre sindicatos. São pagos pela empresa ou por órgãos previdenciários. Os principais benefícios legais são: • Férias. • 13º salário. • Aposentadoria. • Seguro de acidentes do trabalho. • Seguro de vida em grupo. • Auxílio doença. • Salário família. • Salário maternidade. Os espontâneos são os benefícios concedidos por vontade da empresa. São também conhecidos como benefícios voluntários.São eles: • Gratificações. • Refeições subsidiadas. • Transporte subsidiado. • Empréstimo. • Assistência médica. • Outros. Quanto a sua natureza, os benefícios podem ser divididos em: monetários e não monetários. Os primeiros são concedidos em dinheiro, geralmente mediante folha de pagamento e gerando encargos sociais deles decorrentes. Os benefícios não monetários (refeitório, clube, horário móvel etc) são oferecidos na forma de serviços, vantagens ou facilidades para os colaboradores. Quanto aos objetivos, os benefícios podem ser subdivididos em: assistenciais e recreativos. Os assistenciais (assistência médica, assistência odontológica, creche etc) visam prover o colaborador e sua família de certas condições de segurança e previdência em casos de imprevistos ou emergências. Os recreativos visam a proporcionar ao colaborador condições físicas e psicológicas de repouso, diversão, recreação, higiene mental ou lazer. Objetivos dos planos de benefícios Os objetivos se subdividem em: individuais, econômicos e sociais. Os individuais procuram atender às necessidades dos colaboradores, proporcionando uma vida pessoal, familiar e de trabalho mais tranqüila e produtiva. Os objetivos econômicos têm como foco a atração e retenção de talentos. Já os sociais, procuram preencher deficiências, lacunas ou carências da previdência social, do sistema educacional e dos demais serviços prestados pelo governo ou pela comunidade, como transporte, segurança etc. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 154 Estruturação do plano O plano deve levar em conta dois princípios: princípio do retorno do investimento e princípio da mútua responsabilidade. O primeiro princípio diz que todo benefício deve ser concedido aos colaboradores desde que traga algum retorno para a empresa. O segundo princípio salienta que o custeio dos benefícios sociais deve ser compartilhado entre a empresa e os colaboradores beneficiados. As etapas da estruturação do plano, segundo Chiavenato (2005), são as seguintes: • Estabelecer objetivos e estratégia de benefícios. • Envolver todos os participantes e sindicatos. • Comunicar os benefícios. • Monitorar os custos. 14.4. RECRUTAMENTO O recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa a atrair candidatos capazes de ocupar cargos dentro da empresa. Para ser eficaz, ele deve convocar uma quantidade de candidatos suficiente para abastecer o processo de seleção e deve ser feito a partir das necessidades presentes e futuras da empresa. O recrutamento possui três perguntas básicas: 1. Do que a empresa necessita em termos de pessoas? 2. O que o mercado de recursos humanos pode oferecer? 3. Quais as técnicas de recrutamento a utilizar? Para responder à primeira pergunta, utilizamos a pesquisa interna, que na verdade é uma verificação das necessidades da empresa em relação às suas deficiências de recursos humanos, a curto, médio e longo prazo. Esse levantamento interno não pode ser eventual, mas constante, e deve envolver todas as áreas e níveis da empresa, para retratar suas necessidades de pessoal e o perfil e características que os novos participantes deverão possuir. Feitas as pesquisas, interna e externa, o próximo passo é escolher as técnicas de recrutamento mais indicadas, ou seja, interno, externo e misto. 14.4.1. RECRUTAMENTO INTERNO É quando o preenchimento da vaga é feito através do remanejamento de seus colaboradores, podendo ser transferidos (movimentação horizontal), promovidos (movimentação vertical) e transferidos com promoção (movimentação diagonal). Ele exige uma contínua interação do setor de recrutamento com os demais departamentos da empresa. O recrutamento interno baseia-se nas seguintes informações: • Avaliação de desempenho. • Programas de treinamento. • Análise e descrição do cargo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 155 • Plano de carreira. Ele possui vantagens e desvantagens: • Vantagens – É mais econômico e mais rápido, tem maior índice de validade e de segurança, é fonte de motivação para os colaboradores e aproveita os investimentos em treinamento. • Desvantagens – Pode gerar conflito de interesses e não pode ser feito em termos globais dentro da empresa. 14.4.2. RECRUTAMENTO EXTERNO É quando a vaga é preenchida com pessoas de fora da empresa. Ele pode utilizar uma ou mais das seguintes fontes: • Arquivo de candidatos. • Apresentação de candidato por colaboradores. • Anúncios na portaria da empresa. • Sindicatos ou associações. • Anúncios em veículos de comunicação. • Agências de recrutamento. O recrutamento externo apresenta as seguintes vantagens e desvantagens: • Vantagens – Traz “sangue novo” para a empresa, renova os recursos humanos e aproveita os investimentos em treinamento efetuado por outras empresas ou pelo próprio candidato. • Desvantagens – É mais demorado, mais caro, menos seguro que o interno e pode afetar a política salarial da empresa. 14.4.3. RECRUTAMENTO MISTO Na prática, as empresas nunca fazem apenas recrutamento interno ou externo. Diante das vantagens e desvantagens de ambas, as empresas optam pelo recrutamento misto. Ele pode ser adotado de três formas: • Externo e depois interno. • Interno e depois externo. • Recrutamento externo e interno ao mesmo tempo. 14.5. SELEÇÃO A seleção busca dentre os candidatos recrutados aqueles mais adequados aos cargos existentes na empresa, buscando manter ou aumentar a eficiência das pessoas, bem como a eficácia da empresa. Ela visa solucionar dois problemas: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 156 • Adequação da pessoa ao cargo. • Eficiência e eficácia da pessoa no cargo. A seleção pode ser realizada através das seguintes técnicas: • Entrevistas. • Provas de conhecimento ou capacidade. • Testes psicométricos. • Testes de personalidade. • Técnicas de simulação. Normalmente utiliza-se mais de uma técnica de seleção. Cada uma auxilia as demais, fornecendo amplo conjunto de informações sobre o candidato. 14.5.1. ENTREVISTA É a técnica mais utilizada pelas empresas, independentemente do tamanho. Na realidade, a entrevista é um processo de comunicação envolvendo, de um lado, o entrevistador e, do outro, o entrevistado. Como todo processo de comunicação, ela sofre de todos os problemas, como ruído, distorção, barreiras etc. Com base nas suas habilidades, o entrevistador poderá ter maior ou menor liberdade na condução da entrevista. A depender do formato das perguntas e respostas, as entrevistas podem ser: • Entrevista totalmente padronizada (estruturada) – Tem roteiro preestabelecido, no qual o candidato responde a questões previamente elaboradas. • Entrevista padronizada apenas quanto às perguntas – As respostas são abertas, ou seja, respostas livres. • Entrevista diretiva – Não especifica as questões, mas o tipo de resposta desejada. • Entrevista não diretiva – Não especifica nem as questões nem as perguntas desejadas. A entrevista apresenta cinco etapas, sendo elas: I. Preparação – A entrevista tem que ser planejada, observando-se alguns pontos: os objetivos, o tipo, leitura de currículos, maior número possível de informações sobre o candidato e maior número possível de informações sobre o cargo. II. Ambiente – O ambiente deve ser visto sob dois focos: físico (local tranqüilo e isolado) e psicológico (clima cordial). III. Processamento – É a entrevista propriamente dita. O processamento deve levar em conta dois pontos: aspecto material (conjunto de informações sobre o candidato) e aspecto formal (maneira como o candidato se comporta). Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 157 IV. Encerramento – O entrevistador deve demonstrar claramente que a entrevista acabou e fornecer ao candidato informação quanto aos próximos passos.V. Avaliação do candidato – Deve-se iniciar a avaliação do candidato logo após o término da entrevista, pois os detalhes estão frescos na memória. 14.5.2. PROVAS DE CONHECIMENTO OU DE CAPACIDADE Procura medir o grau de conhecimento técnico exigido pelo cargo ou o grau de habilidade para determinada tarefa. Os testes normalmente são classificados quanto: à maneira, à área abordada e à forma. Quanto à maneira • Oral – É o teste aplicado verbalmente. • Escrito – É o teste aplicado por meio de perguntas e respostas escritas. • Realização – É o teste aplicado por meio da execução de uma tarefa, com tempo determinado. Quanto à área abordada • Teste geral – É o teste que avalia conhecimentos de cultura geral. • Teste específico – É o que busca o conhecimento específico. Quanto à forma • Teste tradicional – É dissertativo e expositivo. Avalia profundidade de conhecimento, apesar de a extensão do campo de conhecimento ser restrito. • Teste objetivo – É estruturado na forma objetiva, podendo ser: alternativa simples (certo/errado), preenchimento de lacunas (questões com espaços abertos para preencher), múltipla escolha e ordenação. • Teste misto – É o que utiliza tanto perguntas dissertativas como objetivas. 14.5.3. TESTE PSICOMÉTRICO É uma medida objetiva e padronizada de amostras do comportamento do ser humano. Baseia-se nas diferenças individuais, que podem ser físicas, intelectuais e de personalidade. Analisa o quanto variam as aptidões de um indivíduo em relação ao conjunto-padrão. Enquanto os testes de conhecimento ou de capacidade medem o potencial de realização de uma pessoa, os psicométricos apontam as aptidões individuais. É importante que percebamos a diferença entre aptidão e capacidade. A aptidão é uma habilidade em estado potencial no indivíduo que pode ser ou não desenvolvida através da prática. Já a capacidade é a habilidade atual do indivíduo em determinada atividade. Ela é adquirida do desenvolvimento de uma aptidão por meio do treinamento. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 158 Uma das teorias sobre aptidão é a multifatorial de Thurstone. De acordo com ele, a estrutura mental dos indivíduos é formada por um número relativamente pequeno de fatores mais ou menos independentes entre si, cada um deles responsável por determinada aptidão. Os fatores específicos são: • Fator V (compreensão verbal) – Relaciona-se com a facilidade no uso das palavras. Os testes para este fator envolvem leitura, analogias etc. • Fator W (fluência de palavras) – Está relacionado com a facilidade de falar. • Fator N (fator numérico) – Está relacionado com a rapidez e exatidão em cálculos numéricos simples. • Fator S (relações espaciais) – Está relacionado com a habilidade para visualizar relações espaciais em duas ou três dimensões. • Fator M (memória associativa) – Está relacionado com a facilidade de memorização, podendo ser visual, auditiva etc. • Fator P (rapidez perceptual) – Está relacionado com a habilidade de perceber rápida e exatamente detalhes visuais. • Fator R (raciocínio) – Pode ser tanto o raciocínio concreto como o abstrato. Para cada fator, existe um ou mais testes psicométricos. Eles são estabelecidos com base na ficha profissiográfica de cada cargo (determina o perfil do candidato ideal). 14.5.4. TESTE DE PERSONALIDADE Este exame serve para analisar os diversos traços de personalidade, sejam eles determinados pelo caráter (traços adquiridos) ou pelo temperamento (traços inatos). Ele pode ser específico ou genérico. O primeiro é quando se pesquisam determinados traços de personalidade. O segundo é quando se revelam traços gerais de personalidade. 14.5.5. TESTE DE SIMULAÇÃO As técnicas de simulação são basicamente as de dinâmica de grupo. A principal técnica de simulação é o psicodrama, que se fundamenta na teoria geral dos papéis. Nesta teoria, cada pessoa põe em ação os papéis que lhe são mais característicos sob forma de comportamento, seja isoladamente, seja em interação com outra pessoa ou outras pessoas. Estas técnicas são intensamente utilizadas nos cargos que exijam forte relacionamento interpessoal. 14.6. TREINAMENTO O treinamento e a formação da equipe de segurança são de suma importância para a eficácia de qualquer sistema de segurança que venha ser implantado. Apesar desta certeza, nós nos questionamos, será que os profissionais de segurança estão realmente aptos para enfrentar as situações Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 159 para as quais foram formados? Qual seria a melhor metodologia para o treinamento? O homem de segurança deve possuir um alto grau de operacionalidade e grande habilidade de lidar com o cliente, o que sugere uma forte impressão profissional e uma conotação que relacione a atividade de segurança com o ambiente em que está inserida. Certos da importância do treinamento, neste tópico, iremos ter algumas particularidades que merecem ser evidenciadas para uma melhor compreensão do leitor. Sendo elas: I. Faremos uma abordagem teórica e geral do tema. II. Vamos relacionar os treinamentos mais importantes para o segmento segurança. 14.6.1. VISÃO CONCEITUAL O treinamento é o processo educacional de curto prazo aplicado de forma sistemática e organizada, através do qual as pessoas aprendem conhecimentos, atitudes e habilidades em função de objetivos definidos. O conteúdo do treinamento pode envolver: I. Transmissão de informações: O ponto importante em muitos programas de treinamento é o conteúdo. Normalmente as informações são genéricas. II. Desenvolvimento de habilidades: Trata-se de um treinamento orientado para as tarefas a serem executadas. III. Desenvolvimento ou modificação de atitudes: Geralmente mudança de atitudes negativas, aumento de motivação etc. Pode envolver aquisição de novos hábitos e atitudes. IV. Desenvolvimento de conceitos: O treinamento pode ser utilizado com a finalidade de aumentar o nível de conceitualização de idéias e de filosofias. Os três principais objetivos do treinamento são: A. Preparar as pessoas para a execução das tarefas. B. Proporcionar o contínuo desenvolvimento das pessoas. C. Mudar as atitudes das pessoas. O treinamento como um sistema O treinamento assemelha-se a um sistema aberto, cujos componentes são: • Entradas (inputs) – Treinandos, recursos, informação etc. • Processamento – Programa de treinamento. • Saídas (outputs) – Pessoal habilitado, eficácia organizacional etc. • Feedback – Avaliação dos resultados do treinamento. Em termos gerais, o treinamento envolve quatro etapas, sendo elas: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 160 • Levantamento de necessidades de treinamento (LNT). • Programação de treinamento. • Implementação e execução. • Avaliação de resultados. Levantamento de necessidades de treinamento (LNT) Corresponde ao diagnóstico preliminar do que será feito. O LNT pode ser realizado em três níveis de análise: • Sistema organizacional. • Sistema de treinamento. • Sistema de aquisição de habilidades. Sistema organizacional Neste sistema estuda-se a empresa como um todo: missão, objetivos, recursos, ambiente socioeconômico e tecnológico etc. Este estudo vai possibilitar estabelecer o que deve ser ensinado e a filosofia de treinamento, ou seja, o programa é feito com base nas necessidades da empresa. À medida que a organização cresce, suas necessidades mudam, e conseqüentemente o treinamento deverá atender às novas demandas. Podemos perceber que as necessidades de treinamento têm que ser constantemente levantadas. Sistema de treinamento Neste sistema procura-se verificar se os recursos humanos são suficientes quantitativa e qualitativamente para as atividades atuais e futuras da empresa. Com base nas recomendações de Marcos Pontual, devemos levarem conta alguns dados para a análise deste sistema, dentre eles: • Potencialidades do recrutamento interno e externo. • Tempo de treinamento para os recursos humanos recrutáveis. • Tempo de treinamento para os novos. • Índice de absenteísmo. • Índice de turnover. • Descrição do cargo. Sistema de aquisição de habilidades Neste sistema vamos determinar que tipos de comportamentos os colaboradores devem possuir para desenvolver com eficácia as funções de seus cargos. Devemos analisar: • Padrões de desempenho para a tarefa. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 161 • Identificação das tarefas que compõem o cargo. • As habilidades, conhecimentos e atitudes básicos para o desempenho de cada tarefa. Com base nas recomendações de Idalberto Chiavenato (2005), os principais meios utilizados para o LNT são: • Avaliação de desempenho. • Observação de trabalho ineficiente. • Questionários. • Entrevistas com gerentes. • Reuniões interdepartamentais. • Análise de cargos. Além desses, existem alguns indicadores que merecem ser levados em conta: indicadores a priori e indicadores a posteriori. Indicadores a priori (se ocorrerem, levam à necessidade de treinamento) • Expansão da empresa. • Admissão de colaboradores. • Movimentação de pessoal. • Expansão de serviços. • Modernização dos equipamentos. Indicadores a posteriori (são problemas provocados por necessidade de treinamento não atendida) • Baixa produtividade. • Excesso de erros. • Elevado número de acidentes. • Falta de cooperação. Programação de treinamento Uma vez realizado o LNT, passa-se para a sua programação. Ela é baseada sobre alguns pontos que devem ser analisados durante o levantamento: • A necessidade é imediata? • A necessidade é permanente? • Quantas pessoas serão atingidas? • Qual o tempo disponível para o treinamento? • Qual o custo provável do treinamento? • Quem vai executar o treinamento? A programação requer um planejamento, e este deve envolver os seguintes pontos: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 162 • Objetivo do treinamento. • Conteúdo do treinamento. • Métodos de treinamento. • Recursos necessários. • Público-alvo. • Local. • Periodicidade. • Relação custo x benefício. • Avaliação dos resultados. As técnicas de treinamento podem ser classificadas quanto o uso, tempo e local de aplicação. Quanto ao uso • Técnicas orientadas para o conteúdo – Desenvolvidas para a transmissão de conhecimento (leitura, recursos audiovisuais). • Técnicas orientadas para o processo – Desenvolvidas para mudar atitudes, desenvolver habilidades interpessoais (treinamento de grupos). • Técnicas mistas – Visam a transmitir informações e também mudar atitudes e comportamentos (estudos de casos, simulações, jogos etc). Quanto ao tempo • Treinamento de integração – Visa à adaptação do novo colaborador ao ambiente social e físico da empresa. O programa de integração deve possuir algumas informações importantes: histórico da empresa, direitos e deveres, benefícios, descrição detalhada do cargo, contrato de trabalho etc. • Treinamento depois do ingresso na empresa – Este treinamento divide-se em: no local de trabalho e fora do local de trabalho. Quanto ao local de aplicação • No local de trabalho – Pode ser dado por colaboradores, superiores ou especialistas de staff. Não precisa de acomodação especial e é a maneira mais comum de transmitir os ensinamentos. • Fora do local de trabalho – É normalmente suplementar ao treinamento em serviço e possui a vantagem de dar ao colaborador a dedicação exclusiva à atividade. Execução do treinamento A execução tem por base dois binômios: facilitador X aluno e instrução X aprendizagem. O facilitador é qualquer pessoa da empresa; o aluno, qualquer colaborador que necessita aprender algo; a instrução, o ensino organizado de uma tarefa, e a aprendizagem, a incorporação daquilo que foi inserido ao comportamento do indivíduo. A execução depende de alguns fatores: Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 163 • Adequação do treinamento às necessidades da empresa. • Qualidade do material de treinamento. • Cooperação das gerências e diretorias. • Qualidade dos facilitadores. • Qualidade dos alunos. Avaliação dos resultados É a última etapa do processo de treinamento. Ela deve levar em conta dois pontos: • Verificar se o treinamento produziu as modificações desejadas no comportamento. • Verificar se os resultados do treinamento apresentaram relação com o alcance das metas da empresa. A avaliação pode ser em três níveis: I. Nível organizacional – Os resultados esperados são: aumento da eficiência e eficácia, melhoria da imagem, melhoria do clima organizacional etc. II. Nível dos recursos humanos – Os resultados esperados são: redução da rotatividade, redução do absenteísmo, elevação dos conhecimentos etc. III. Nível das tarefas e operações – Os resultados esperados são: aumento da produtividade, melhor atendimento ao cliente etc. Principais benefícios do treinamento Dividiremos em: benefícios para as organizações e benefícios para a pessoa. PARA A ORGANIZAÇÃO • Melhora o conhecimento e o desenvolvimento das aptidões exigidas para o cargo, em todos os níveis. • Melhora o relacionamento e a comunicação. • Auxilia no aumento da quantidade/qualidade do trabalho. • Auxilia a compreensão e execução das políticas da organização. • Ajuda a desenvolver as aptidões de liderança, motivação, lealdade etc. • Ajuda no desenvolvimento para promoção interna. PARA A PESSOA • Ajuda a encorajar e alcançar autodesenvolvimento e autoconfiança. • Proporciona condições para reflexão. • Aumenta a satisfação. • Reduz o medo de novas tarefas. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 164 14.6.2. TREINAMENTOS IMPORTANTES Como em qualquer empresa, existem diversos treinamentos que são necessários para manter os colaboradores aptos a levar a empresa ao sucesso. Apesar do leque de treinamentos, vamos nos deter apenas aos relacionados aos colaboradores operacionais. Dentro deste prisma, abordaremos os seguintes treinamentos: • Atendimento ao cliente. • Qualificação do agente de portaria. • Supervisão operacional. • Procedimentos operacionais e realidade do cliente. • Reforço do curso de formação de vigilante. Os treinamentos que serão apresentados ressaltam a preocupação com o alto grau de operacionalidade do homem de segurança. Esse grau está ligado diretamente à eficácia da ação. Essa eficácia é obtida por meio de instrução individual. Atendimento ao cliente Como uma empresa que vende serviço – observando suas particularidades –, ela deve preocupar-se muito com a qualidade do atendimento ao cliente, pois será ele o responsável pelo diferencial competitivo. Toda a empresa deve estar voltada para a excelência do atendimento, buscando sempre o encantamento do cliente. Todos os colaboradores têm que buscar colocar dentro de si a importância do atendimento, e a empresa deve, através de treinamentos constantes, desenvolver esta cultura. Não podemos esquecer que o colaborador operacional externo (COE) tem nas mãos o poder de encantar ou desencantar o cliente, pois está em contato diário com ele. O COE tem que estar muito bem treinado e valorizado como cliente interno, caso contrário, continuará a ocorrer a situação desagradável e perigosa de o COE buscar no cliente a solução para os seus problemas administrativos. No conteúdo programático do treinamento de atendimento ao cliente, devemos abordar: • Comunicação. • Ética profissional. • A diferença entre fato e inferência. • Técnicas de relacionamento interpessoal. Qualificação do agente de portaria O alto preço dos serviços da Segurança Privada, aliado à falta de qualidadedo profissional de segurança, tem levado muitos clientes a substituir o vigilante pelo agente de portaria, que em muitas vezes é o próprio vigilante Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 165 ganhando um salário menor. Esta realidade traz para o mercado de segurança, profissionais sem nenhuma formação formal. Isso é uma realidade combatida pelo setor de segurança, mas não podemos fechar os olhos para ela, pois está presente no dia-a-dia das empresas prestadoras de serviço de segurança. Diante desse contexto, não resta alternativa a não ser a qualificação desse profissional. Porém, esta qualificação deverá ser dada pela empresa de segurança, pois não existe no mercado nenhuma escola de formação de agente de portaria. Sugerimos que o conteúdo programático contenha: • Sistema de segurança. • Técnicas operacionais. • Combate a incêndios. • Comunicação. • Técnicas de relacionamento interpessoal. Supervisão operacional Este profissional não é regulamentado pela legislação. Tal situação leva as empresas a utilizar três tipos de profissionais: • Sem formação específica. • Com experiência adquirida na função de vigilante. • Com curso de formação dado por escolas de formação de vigilantes. Em qualquer uma das situações, torna-se necessário que a empresa de segurança invista na qualificação deste profissional, para que ele saia do empirismo e passe a desenvolver as suas atividades com base em conhecimento teórico. Mesmo que ele tenha curso de formação, é importante qualificá-lo melhor, pois estes cursos, normalmente, não são de boa qualidade. Como conteúdo programático, sugerimos: • Sistema de segurança. • Gestão de riscos. • Planejamento preventivo e contingencial da segurança. • Noções básicas de administração; • Ferramentas básicas de gestão. Procedimentos operacionais e realidade do cliente Os vigilantes ou qualquer colaborador, antes de iniciar as suas atividades no espaço físico do cliente, devem ter conhecimento da realidade do contratante. Esta realidade envolve: • Tipo de atividade-fim. • Saber quem é o gestor do contrato. • Qual é a cultura da empresa. • O que o cliente espera da segurança. • O que existe de sistema de segurança no cliente. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 166 • Quais são os procedimentos operacionais existentes no cliente. Todos estes pontos devem fazer parte do treinamento de integração dos colaboradores com o cliente. Este treinamento diminuirá as possibilidades de atrito entre o cliente e a contratada. Apesar de ser incontestável a importância deste treinamento, ele é muito negligenciado. Reforço do curso de formação de vigilante O curso de formação é um dos problemas responsáveis pelos recursos humanos serem um problema para a Segurança Privada. Diante desta situação, é importantíssimo que as empresas invistam no treinamento dos seus vigilantes, principalmente no reforço das matérias operacionais, ou seja, Defesa Pessoal e Armamento e Tiro. Baseamos esta necessidade nos seguintes pontos: A. A falta de confiança na sua habilidade em defesa pessoal leva o vigilante a recorrer ao uso da arma de fogo. B. A falta de adestramento no uso da arma de fogo leva a problemas sérios, tanto para o vigilante quanto para a empresa. C. As técnicas de defesa pessoal só são efetivas se treinadas constantemente. D. Assim como a defesa pessoal, a prática do tiro tem que ser constante para se tornar efetiva. Além das matérias operacionais, é fundamental que o vigilante tenha um reforço no tema segurança eletrônica, pois ela está a cada dia sendo mais utilizada pelos clientes. É de se esperar que o técnico em segurança patrimonial conheça o assunto. Não é necessário que o vigilante seja um grande conhecedor dos equipamentos eletrônicos existentes, mas ele precisa ter uma visão geral. É importante que ele conheça o funcionamento básico e os componentes do subsistema de alarme, do cftv, da ronda eletrônica, do botão de pânico e do controle de acesso, por exemplo. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 167 CAPÍTULO 15 ECONOMIA 15.1. INTRODUÇÃO O termo economia origina-se das palavras gregas oikos (casa) e nomos (normas). Na Grécia antiga, economia significava a arte de administrar o lar. Com o passar do tempo, as normas relativas à administração do lar foram estendidas à polis (cidade-estado). Segundo Souza (2007), economia é a ciência que estuda o emprego de recursos escassos entre diferentes usos possíveis, com o fim de obter os melhores resultados, seja na produção de bens ou na prestação de serviços. Economia não é uma ciência exata cujas leis ou proporções sejam passíveis de verificação ou de experimentação em laboratórios. Por essa razão, embora os economistas estejam de acordo entre si sobre muitos fatos relativos à ciência também discordam sobre muitos outros. O objetivo da economia é atender às necessidades dos consumidores, através das atividades de produção e distribuição de bens e serviços. Ela pode ser subdividida em descritiva, teoria econômica e teoria aplicada. A economia descritiva estuda os fatos particularizados, sem utilizar a análise teórica. Ela utiliza, basicamente, dados empíricos e análise comparativa. A teoria econômica analisa, de forma simplificada, o funcionamento de um sistema econômico, utilizando um conjunto de suposições e hipóteses acerca do mundo real, buscando obter as leis que o regulam. Esta teoria divide-se em: • Microeconomia – Trata das empresas e das pessoas, preocupa-se com a formação dos preços e o funcionamento do mercado de cada produto. • Macroeconomia – Estuda o funcionamento do conjunto da economia de um país, envolvendo o nível geral de preços, a formação da renda nacional, as mudanças da taxa de desemprego, taxa de câmbio, balanço de pagamentos etc. A economia aplicada, segundo Stonier (1967), utiliza a estrutura de análise fornecida pela teoria econômica, para explicar as causas e o sentido das ocorrências relatadas pela economia descritiva. 15.1.1. PROBLEMAS ECONÔMICOS O problema econômico fundamental consiste em decidir o que produzir e em quais quantidades. Como os recursos produtivos são limitados e as necessidades humanas ilimitadas, a sociedade precisa decidir quais serão as quantidades e os tipos de bens e serviços que serão produzidos em um determinado período. Os recursos produtivos limitados são: mão-de-obra Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 168 especializada, matérias-primas, produtos industriais intermediários utilizados no processo produtivo, capital fixo (máquinas, equipamentos etc), capital financeiro para pagar os trabalhadores e adquirir matérias-primas e produtos intermediários, terras férteis ou terrenos, empresários e tecnologia ou conhecimento. As necessidades humanas básicas são: alimentação, vestuário, transporte, educação e cultura, saúde, segurança e lazer. Estas necessidades são limitadas pela renda das pessoas. 15.1.2. FATORES DE PRODUÇÃO A economia fundamenta a sua existência na escassez de bens e serviços para consumo ou para uso no sistema produtivo. Os recursos escassos são os insumos, ou fatores de produção utilizados no processo produtivo para obter outros bens, destinados à satisfação das necessidades dos consumidores. Os fatores de produção são: • Recursos naturais. • Recursos humanos. • Capital – Se divide em: capital fixo (máquinas etc), capital financeiro (dinheiro, títulos com liquidez) e capital de giro (matérias-primas, dinheiro em caixa etc). • Capacidade empresarial. Os bens classificam-se em bens econômicos e bens não econômicos (bens livres). Bem econômico é aquele que possui uma raridade relativa e, portanto, um preço. A escassez só existe porque há procura pelo bem. Os bens livres são aqueles abundantes e úteis aosseres humanos e a custo zero. Os bens econômicos classificam-se em: consumo final, consumo intermediário e de capital. Os bens de consumo final são os adquiridos pelas pessoas e dividem-se em bens de consumo durável e não durável. Os de consumo intermediário (insumos) são utilizados pelas empresas para a fabricação de outros bens e têm ciclo curto no processo produtivo. Já os bens de capital (máquinas, equipamentos etc) são também utilizados para gerar outros bens, mas têm um ciclo longo. 15.1.3. SISTEMA ECONÔMICO Em uma economia de mercado, é a livre concorrência entre os produtores e consumidores que estabelece os preços dos produtos. Quanto maior a escassez dos produtos, maiores serão os preços. Neste tipo de economia existe um grande número de produtores e consumidores. Os três setores da economia encarregados de reunir os recursos produtivos a fim de produzir bens e serviços para atender à demanda dos consumidores, são: setor primário (agropecuária), setor secundário (indústria) e setor terciário (serviços). Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 169 15.1.4. RELAÇÃO DA ECONOMIA COM OUTRAS CIÊNCIAS A economia apresenta pontos de contato com outras ciências. Essa interação ocorre em um ambiente físico e geográfico, dentro de um contexto histórico. Essas ciências são: • Biologia – Vieram as idéias de crescimento econômico, mudanças de variáveis, como fluxo de renda e de riqueza. • Física – A economia herdou as noções de: estática e dinâmica, ciclo, velocidade e força, equilíbrio etc. • Psicologia – Vieram as noções de comportamento racional dos agentes econômicos. • História – O conceito que fatos do passado poderão repetir-se no presente. • Estatística – Conceitos de probabilidade, médias, variâncias e tendências. • Matemática – A economia pode formular as teorias para serem testadas pela econometria (aplicação de métodos matemáticos e estatísticos na análise de dados econômicos). • Geografia – Todas as relações econômicas ocorrem no espaço físico. • Sociologia – A análise econômica implica a participação das classes sociais no produto global. • Ciências jurídicas – As relações econômicas entre os indivíduos, empresas, instituições e órgãos governamentais ocorrem condicionadas a um conjunto de normas jurídicas. 15.1.5. NECESSIDADES ILIMITADAS X RECURSOS LIMITADOS A economia muitas vezes também é definida como a ciência que estuda a escassez ou a ciência que estuda o uso dos recursos escassos na produção de bens alternativos. Toda sociedade econômica, qualquer que seja sua forma de trabalho, enfrenta três problemas fundamentais e determinados pela lei da escassez: • O que e em que quantidade produzir. • Como produzir, com que recursos tecnológicos, financeiros etc. • Para quem produzir, ou seja, para quem deverão ser distribuídos os diversos bens produzidos. Se os recursos existissem em abundância na natureza e a economia pudesse distribuir de forma ilimitada seus bens produzidos, os problemas básicos descritos não existiriam, as necessidades humanas estariam plenamente satisfeitas. No entanto, os denominados “bens livres”, como o ar puro, as florestas, os rios, por exemplo, são cada vez menos freqüentes, dando lugar aos bens econômicos, que apresentam algum nível de escassez e valor econômico. Por meio desses bens, os padrões de vida são regulados, cabendo a toda a sociedade a decisão sobre os produtos a serem consumidos, pois nem todos os desejos e necessidades poderão ser satisfeitos. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 170 15.2. DIVISÃO DO ESTUDO ECONÔMICO A Microeconomia é o ramo da Teoria Econômica que estuda o funcionamento do mercado de um determinado produto ou grupo de produtos, ou seja, o comportamento dos compradores e vendedores de tais bens, tais como o mercado de automóveis, de segurança etc. A evolução do estudo da teoria microeconômica teve início com a análise da demanda de bens e serviços, cujos fundamentos estão alicerçados no conceito subjetivo de utilidade. A utilidade é a qualidade que os bens econômicos possuem de satisfazer as necessidades humanas. Como está baseada em aspectos psicológicos difere de pessoa para pessoa. A teoria do valor-utilidade pressupõe que o valor de um bem se forma por sua demanda, isto é, pela satisfação que o bem representa para o consumidor. Esta teoria permitiu distinguir o valor de uso do valor de troca de um bem. O valor de uso é a utilidade que ele representa para o consumidor. O valor de troca se forma pelo preço no mercado, pelo encontro da oferta e da demanda. A Macroeconomia é o ramo da Teoria Econômica que estuda o funcionamento da economia como um todo, procurando identificar e medir as variáveis que determinam o volume da produção total, o nível de emprego e o nível geral de preços do sistema econômico, bem como a inserção de mesmo na economia mundial. Estuda a determinação e o comportamento dos grandes agregados nacionais, como PIB, a poupança agregada etc. A Economia Internacional analisa as relações econômicas entre residentes e não residentes do país, as quais envolvem transações com bens e serviços e transações financeiras. O Desenvolvimento econômico preocupa-se com a melhoria do padrão de vida da coletividade ao longo do tempo. O enfoque é também macroeconômico, mas centrado em questões estruturais e de longo prazo (progresso tecnológico, estratégias de crescimento). 15.3. SISTEMA DE ECONOMIA DE MERCADO O mercado é o local onde se encontram os vendedores e compradores de determinados bens ou serviços. Existem os mercados de bens e serviços e os mercados de fatores de produção. Os primeiros podem ser classificados em: concorrência perfeita, concorrência imperfeita e oligopólio. Segundo Souza (2007), a concorrência perfeita apresenta as seguintes características: • Existência de um grande número de pequenos vendedores e compradores, de tal que forma que cada vendedor e cada comprador individualmente representam muito pouco no total do mercado (mercado atomizado). • O produto transacionado é homogêneo, ou seja, todas as empresas participantes do mercado fabricam produtos rigorosamente iguais que não se distinguem um dos outros por qualidade, marca, rótulo e quaisquer outras características (produto padronizado). • Há livre saída e entrada de empresas no mercado. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 171 • Perfeita transparência, ou seja, perfeito conhecimento, pelos compradores e vendedores, de tudo o que ocorre no mercado. • Perfeita mobilidade dos recursos produtivos, isto significa que a mão-de- obra e os outros insumos utilizados na produção podem ser facilmente deslocados da fabricação de uma mercadoria para outra. O mercado de concorrência perfeita não é facilmente encontrado na prática, embora possa se afirmar que os mercados que mais se aproximam dela são os mercados de produtos agrícolas. Este mercado é estudado pelos economistas para servir como um paradigma (referencial de perfeição) para análise dos outros mercados. A concorrência imperfeita ou monopólio é o mercado que se caracteriza pela existência de um único vendedor. O monopólio pode ser legal ou técnico. O monopólio legal ocorre quando uma lei assegura ao vendedor a primazia no mercado. O monopólio técnico ocorre quando a produção através de única empresa é a forma mais barata de fabricação do produto. Ou seja, quanto maior o tamanho da empresa (escala), menor o custo médio de fabricação do produto. As atividades de geração e distribuição de energia elétrica são apontadas na literatura especializada como exemplo deste tipo de monopólio. O Oligopólio é o mercado em que existe um pequeno número de vendedores ou um que, apesar de existir um grande número de vendedores, uma pequena parcela destes domina a maior parte do mercado. São exemplos de oligopólios a indústria automobilísticae a indústria de bebidas. Embora não haja barreiras explícitas, o poderio das grandes empresas que dominam o mercado é um fator desestimulante à entrada de novas empresas no oligopólio. No mercado de fatores de produção, além da concorrência perfeita e da concorrência imperfeita, temos: • Monopsônio – É um mercado em que há apenas um único comprador. • Oligopsônio – É o mercado caracterizado pela existência de um pequeno número de compradores ou ainda em que embora haja um grande número de compradores, uma pequena parte destes é responsável por uma parcela bastante expressiva das compras ocorridas no mercador. • Concorrência Monopolística – Trata-se de um mercado em que, apesar de haver um grande número de produtores, cada um deles é como se fosse monopolista de seu produto, já que este é diferenciado, dos demais. A diferenciação do produto se dá por meio de características do mesmo, tais como: qualidade, marca (griffe), padrão de acabamento, existência ou não de assistência técnica etc. No mercado de fatores de produção, a procura de fatores de produtivos é chamada de demanda derivada, uma vez que a demanda por insumos (mão- de-obra, capital etc) está condicionada (deriva) pela procura final da empresa no mercado de bens e serviços. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 172 15.4. A DEMANDA E A OFERTA 15.4.1. DEMANDA (Dx) A demanda de um determinado bem é dada pela quantidade deste bem que os consumidores desejam adquirir num determinado período de tempo. A demanda, portanto, pode ser semanal, quinzenal, mensal etc. A procura depende de variáveis que influenciam na escolha do consumidor, tais como: o preço do bem ou serviço, o preço dos outros bens, a renda do consumidor e o gosto ou preferência da pessoa. Para estudar a influência isolada dessas variáveis utiliza-se a hipótese do coeteris paribus, ou seja, considera-se cada uma dessas variáveis afetando separadamente as decisões do consumidor. A demanda depende de diversos fatores: • O preço do bem X (Px) - Esta é a variável mais importante para que o consumidor decida o quanto vai comprar do bem. • A renda do consumidor (Y) - Embora muitas vezes o consumidor considere atrativo o preço do bem X, ele pode não ter renda suficiente para comprá-lo. • O preço de outros bens (Pz) - Se o consumidor deseja adquirir um bem, ele não olhará somente o preço deste bem, mas também o preço de bens substitutos. • Os hábitos e gostos dos consumidores (H) - Esta é uma das variáveis das mais importantes porque, embora o preço do bem X esteja adequado, inclusive comparado ao de bens substitutos e o consumidor possua renda para adquirí-lo, muitas vezes deixa de fazê-lo por não estar habituado ou condicionado ao seu consumo. Matematicamente, pode-se expressar a demanda do bem X através da seguinte expressão: Dx = f (Px, Y, Pz, H, etc). Há uma relação inversamente proporcional entre a quantidade procurada e o preço do bem. É a chamada lei geral da demanda. É importante que façamos a distinção entre demanda e quantidade demandada. Por demanda entende-se toda a escala ou curva que relaciona os possíveis preços a determinadas quantidades. Por quantidade demandada devemos compreender um ponto específico da curva relacionando um preço a uma quantidade. Segundo Souza (2007), os bens podem ser classificados em: • Bens substitutos, concorrentes ou sucedâneos - São bens que agem em concorrência com outros. Quando há uma relação diretamente proporcional entre o preço de um bem e a demanda de outro, diz-se que eles são substitutos. • Bens complementares – Um bem complementa o outro. Quando o preço do bem aumenta a demanda do outro cai, ou seja, a demanda de um bem está atrelada a demanda do outro bem. • Bens inferiores – São bens cuja demanda diminui quando o nível de renda do consumidor aumenta e aumenta quando o consumidor fica mais pobre. Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 173 15.4.2. OFERTA Pode-se conceituar oferta como as várias quantidades que os produtores desejam oferecer ao mercado em determinado período de tempo. Da mesma maneira que a demanda, a oferta depende de vários fatores, tais como: de seu próprio preço, do preço (custo) dos fatores de produção e das metas ou objetivos dos empresários. A oferta mostra uma correlação direta entre a quantidade ofertada e nível de preços, coeteris paribus (Lei Geral da Oferta). A equação da oferta é dada pela expressão: Q = f(P), em que:Q = quantidade ofertada de um bem ou serviço, num dado período e P = preço do bem ou serviço. A relação direta entre a quantidade ofertada de um bem e o preço desse bem deve-se ao fato de que um aumento do preço de mercado estimula as empresas a elevar a produção; novas empresas serão atraídas, aumentando a quantidade ofertada do produto. Além do preço do bem, a oferta de um bem ou serviço é afetada pelos custos dos fatores de produção (matérias-primas, salários, preço da terra, juros, royalties), e pelo aumento do número de empresas no mercado (concorrência). Como no caso da demanda, também devemos distinguir entre a oferta e a quantidade ofertada de um bem. A oferta refere-se à escala, enquanto a quantidade ofertada diz respeito a um ponto específico da curva de oferta. 15.4.3. A LEI DA OFERTA E DA PROCURA A interação das curvas de demanda e de oferta determina o preço e a quantidade de equilíbrio de um bem ou serviço em um dado mercado. Quando colocamos em contato consumidores e produtores com seus planos de consumo e produção, ou seja, suas demandas (curva de demanda) e suas ofertas (curva de oferta) em um mercado particular, podemos analisar como acontece a interação entre ambos os agentes. Isoladamente, nem a curva de demanda nem a curva de oferta podem identificar até onde os preços podem chegar. Para identificar o preço de equilíbrio, ou seja, aquele preço que satisfaz tanto aos consumidores quanto aos produtores é necessário uma análise conjunta da demanda e da oferta. 15.5. A EMPRESA E A PRODUÇÃO A atividade fundamental da empresa é a produção, e seu principal objetivo é maximizar o lucro. Para isso, a empresa deverá ajustar os fatores de produção que emprega de forma tal que minimize o custo de produção da quantidade oferecida. As empresas produzem os bens e serviços de que usufruímos diariamente, e a partir da produção desses bens e serviços, ela deve otimizar a utilização dos fatores de produção a fim de minimizar os custos e maximizar o lucro. A economia é constituída de milhares de empresas. Algumas são grandes, empregam milhares de trabalhadores e têm milhares de acionistas Ebook Gerenciamento Estratégico de Segurança Empresarial 174 que participam de seus lucros. Outras empresas são pequenas, empregam poucos trabalhadores e são propriedade de uma pessoa ou de uma família. Conforme a lei da oferta, as empresas estão dispostas a produzir e vender maiores quantidades de um bem se seu preço for alto, e esta resposta determina a inclinação ascendente da curva de oferta. É importante que observemos como as empresas ao ofertar os bens e serviços, o fazem minimizando seus custos para maximizar seus lucros. É preciso ter em mente que a empresa é uma unidade produtiva encarregada de trocar os fatores de produção (trabalho, capital e recursos naturais) para produzir bens e serviços, que depois serão vendidos no mercado para os consumidores. Os fatores de produção devem ser remunerados e essa remuneração significa custo do processo produtivo. Na maioria dos processos produtivos, utilizam-se todos os fatores de produção. A proporção em que participam pode variar bastante, sempre dentro das possibilidades que oferece a tecnologia disponível. A longo prazo, as empresas têm a possibilidade de alterar a quantidade de qualquer dos fatores de produção empregados. Em economia, a diferença entre curto e longo prazo se estabelece unicamente