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1 CURSO: COMUNICAÇÃO VIRTUAL NO AMBIENTE CORPORATIVO SUMÁRIO Módulo1 – Utilização de e-mail e internet no ambiente corporativo Envio e recebimento de mensagens Redação inteligente de e-mails Relembrando elementos básicos para transmissão de mensagens Curiosidades na utilização de e-mails O que pode e não pode ser utilizado em e-mails corporativos A internet no ambiente de trabalho Redes sociais Referências Bibliográficas 2 É comum, hoje em dia, nos comunicarmos através de e-mail e utilizarmos a Internet para pesquisar, estudar, escutar música, ver vídeos etc., sem contar a “febre” das redes sociais. Porém essas excelentes ferramentas estão sendo mal utilizadas por muitas pessoas, principalmente no ambiente corporativo. Iniciaremos o curso apresentando a utilização inteligente do e-mail no ambiente corporativo. Primeiramente reflita: qual imagem você tiraria de alguém que lhe enviasse um e- mail com erros gramaticais, que não se preocupasse com a estética da mensagem e utilizasse palavras inapropriadas? No mínimo negativa, certo? Pois bem, para evitar constrangimentos é fundamental se atentar a alguns elementos importantes que veremos no decorrer do curso. Da mesma forma que existem regras para redação de cartas, telegramas, memorandos etc, com o e-mail não é diferente. Um e-mail deve ser escrito de maneira inteligente, formando uma visão positiva em relação a sua pessoa. Ao enviar suas mensagens, os campos: Para, Cc, Cco, Assunto e Área de Mensagem estarão disponíveis para preenchimento. O campo Para é o local onde indicará o e-mail da pessoa que receberá a mensagem. Se desejar enviar a mesma mensagem para mais de uma pessoa, informe os e-mails e entre eles coloque ponto-e-vírgula. 3 Os campos Cc e Cco são utilizados para enviar uma cópia da mensagem para uma ou mais pessoas que precisam estar cientes sobre aquele assunto. Os e-mails das pessoas indicadas no campo Cc (Cópia Carbono) aparecem visíveis para todas as outras pessoas copiadas na mensagem, diferentemente do campo Cco (Cópia Carbono Oculta) que aparece invisível. Assunto ou Subject: local onde se deve especificar o assunto ou tema da mensagem. Não é um item obrigatório, mas é tão importante quando o título de uma redação. Colocar o assunto facilita na organização e seleção das mensagens a serem lidas, conquistando ou não a atenção da pessoa que receberá a mensagem. Assegure-se que ele esteja claro e descreva exatamente as informações que compõe sua mensagem, neste caso, por exemplo, ao invés de escrever somente “Reunião”, escreva “Providências para reunião de hoje”. Dica: em vez de tentar resumir o conteúdo no título, primeiro escreva a mensagem, leia-a e depois elabore o assunto. Identifique o assunto com até 50 caracteres. Conforme mencionado, as informações apresentadas nesse curso são focadas no ambiente corporativo, portanto lembre-se que a formalidade é o tom do e-mail profissional. Ao redigir seus e-mails tenha em mente quatro elementos fundamentais. Clique sobre cada um deles: 1º: tenha bom senso! Esse é o primeiro passo para utilização do e-mail no ambiente de trabalho, ter discernimento do que pode e o do que não pode ser enviado é fundamental, para isso, basta responder a pergunta: esse conteúdo será importante para o meu trabalho e para a pessoa que irá recebê-lo? 2º: utilize corretamente a gramática. O e-mail é mais que um telegrama e menos que uma carta, mas deve ser escrito seguindo todas as exigências ortográficas e gramaticais. 3º: não transforme seu e-mail comercial em pessoal. Para seu e-mail comercial direcione somente mensagens relacionadas à empresa, mensagens de outras ordens devem ser encaminhadas ao seu e-mail pessoal. 4 4º: seja objetivo! Procure ser claro, objetivo e sucinto ao digitar a mensagem. E-mails muitos longos cansam e muito curtos podem não ser claros e objetivos. É fundamental se atentar para três elementos que irão compor sua mensagem: SAUDAÇÃO INICIAL: cumprimente a(s) pessoa(s) que receberá(ão) a mensagem no início do e-mail; a saudação inicial deve ser composta pelo(s) nome(s) da(s) pessoa(s). CORPO DA MENSAGEM: seja breve em sua mensagem, colocando apenas aquilo que realmente é interessante; não use cores e fontes diferenciadas nos e-mails. Esses recursos tiram a seriedade do texto e você corre o risco de cair no puro e simples mau gosto; produza textos de fácil leitura e adequado ao público-alvo; sempre revise os e-mails em relação aos erros de português e, principalmente, de digitação. Eles podem causar sérios danos a sua imagem profissional; nunca use “smiles” ou “emoticons” para mensagens profissionais, tais como: :-I :->; separe os parágrafos com linhas em branco; não utilize gírias e “internetês” em suas mensagens, tais como: vc – você; hj – hoje; naum – não; qq – qualquer; kd – cadê; né – neh; não utilize todas as letras maiúsculas, essa atitude indica que a pessoa está gritando; utilize recursos de formatação como o negrito ou itálico para destacar um texto; aborde apenas um assunto por mensagem. FINALIZAÇÃO: despeça-se com cordialidade, exemplos: atenciosamente, cordialmente, à disposição etc; inclua sua assinatura, porém se atente a algumas informações: - a assinatura deve conter dados sobre você: nome completo, empresa, área, cargo, telefone. Avalie as informações realmente necessárias; - ela deve ser sucinta para que não deixe o e-mail poluído. Use no máximo 4 linhas; - todo e-mail deve ser assinado! - evite assinaturas longas, grafismos rebuscados e desenhos. Exemplo de mensagem de e-mail. 5 Itens a serem considerados na mensagem: o assunto apontou exatamente a informação apresentada no e-mail; o e-mail foi dividido em três partes, saudação inicial, corpo da mensagem e finalização; a informação foi objetiva e completa; a mensagem apresentou formalidade apropriada; os parágrafos foram separados por linhas em branco para facilitar a leitura; as informações importantes foram destacadas em negrito; utilizou-se somente uma fonte e cor da mensagem. Sabemos que é possível anexar variados tipos de arquivos em nossas mensagens como: fotos, documentos, apresentações em PowerPoint, músicas ou até mesmo vídeos, porém devemos nos atentar a alguns pontos: envie anexos somente quando necessário; atente-se ao tamanho do arquivo. Se for do tamanho de 1MB ou maior, pergunte ao destinatário se ele deseja ou pode receber o arquivo desse tamanho. Como alternativa você poderá compactá-lo antes de enviar a mensagem. Você sabe por qual motivo as pessoas começaram a adotar o internetês? Antigamente os computadores não possuíam programas gráficos com tantos recursos como hoje, não eram aceitos caracteres como: acento, letra maiúscula etc., desta forma, o hábito de digitar tornou-se automático, não dávamos a devida atenção à ortografia e gramática das mensagens e, além disso, o problema se agravou com a abreviação das palavras ao máximo para ganhar tempo e praticidade na digitação. Por que não devemos utilizar o internetês em nossos contatos? Em alguns casos a pessoa que receberá a mensagem precisará de um intérprete, pois muitas informações abreviadas dificultam o entendimento, principalmente para quem não está familiarizado com esse tipo de comunicação. Lembre-se que na empresa a formalidade está em jogo, portanto escreva da mesma forma como se estivesse escrevendo à mão, utilizando corretamente as normas da língua portuguesa. 6 Agora que já aprendemos a enviar mensagens eletrônicas, vamos aprender a respondê-las corretamente: não altere a identificação do assunto,isso poderá dificultar a comunicação entre as pessoas. redija a resposta acrescentando seus comentários SEMPRE no início do texto. utilize expressões como PSC (para seu conhecimento) ou PSI (para sua informação) para enviar e-mails apenas informativos. Quando encaminhar suas mensagens, atente-se para algumas informações: limpe a mensagem antes de encaminhar, isso inclui o corpo da mensagem e o campo assunto, evitando que outras pessoas recebam mensagens desta forma: Fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd: Evento de confraternização limpe também as marcas de citação inseridas na maioria dos e-mails encaminhados, são aqueles caracteres do tipo ">" ou outro qualquer, usados para identificar texto que você recebeu e está citando, exemplo: > >Materiais disponíveis para evento: > > > > > >Notebook > > >Brindes > > >Material de propaganda > > >Pastas institucionais Não custa nada limpar a mensagem, e é uma medida de bom estilo! Outro assunto muito comentado quando falamos de e-mail são os famosos vírus. É muito comum ouvirmos a expressão: meu computador está com vírus! O que muita gente não sabe é que os anexos recebidos por e-mail são um dos grandes causadores dessa contaminação. Justamente por isso, ao receber uma mensagem de e-mail com anexo(s) só abra se tiver certeza da sua procedência ou antes de abri-lo o submeta a uma análise com o programa de antivírus do computador. Curiosidade: o simples fato de enviar e receber mensagens não contamina o seu computador. Para que isso aconteça é necessário “abrir” o arquivo anexado. Se você não tiver certeza da procedência da mensagem, não abra o anexo, apenas a exclua. Muitas vezes recebemos piadas, apresentações em PowerPoint e vídeos em nosso e-mail corporativo. Primeiramente o e-mail corporativo deve ser usado restritamente às atividades relacionadas à empresa e com certeza essas mensagens não possuem qualquer tipo de associação com ela, portanto NÃO devemos: repassar correntes, abaixo-assinados ou apresentações em PowerPoint; promover spam, ou seja, o envio de mensagens para dezenas de pessoas, listas ou grupos, não importando o assunto ou o interesse das pessoas destinatárias das mensagens. 7 clicar em links enviados por e-mail a não ser que você saiba a procedência. DICAS: não abuse de Urgente ou Alta Prioridade, pois acabarão não priorizando nada e você perderá a credibilidade. Se sua mensagem for realmente importante, use o telefone ou envie um e-mail normal e reforce a importância de sua mensagem pelo telefone ou pessoalmente. demorar demais para responder um e-mail é considerado uma grande falta de educação ou, pelo menos, de interesse. A maioria das pessoas agüenta 24 horas sem irritação. Com 48 horas já surge sensação de abandono. evite mensagens demasiadamente curtas ou demasiadamente longas. crie filtros para separar as mensagens por pastas, desta forma você evita de se confundir e responder o e-mail de uma lista em outra. em hipótese alguma use respostas automáticas. se precisar enviar uma página da Internet, sempre envie o link da página, nunca copie e cole no corpo do e-mail, pois aparecerá desconfigurado. Não use o e-mail quando: você puder dar alguns poucos passos e conversar com a pessoa que supostamente receberia a mensagem. o assunto for complexo, confidencial ou delicado. você se sentir furioso, ofendido ou ameaçado. estiver em dúvida sobre quem é o responsável pela ação. Uma mensagem mal endereçada pode causar aborrecimentos. puder resolver rapidamente pelo telefone. Outro momento onde precisamos ter bom senso é ao utilizar a INTERNET. O acesso à Internet é possível na maioria das empresas, porém por política de segurança alguns sites são bloqueados, justamente para evitar acessos não autorizados. Independente de qualquer bloqueio, precisamos nos questionar sobre a real necessidade de acessar determinados sites no horário de expediente. Toda empresa possui normas e regimentos internos que precisam ser seguidos. Existem empresas que não permitem a realização de downloads, pois dependendo do item instalado, da rede interna e do tipo de conexão com a Internet isso pode significar uma perda considerável de velocidade na rede. Tenha em mente as seguintes informações: os downloads só devem ser executados se forem interessantes para o negócio da empresa; as políticas de segurança devem ser levadas a sério; nunca instale em sua máquina programas “piratas”, pois a empresa pode ser fiscalizada e sofrer com penalizações. Ao utilizar a Internet evite: 8 acessar sites ou e-mails pessoais no horário de trabalho; acessar salas de bate-papo; entrar em sites de jogos; realizar downloads; acessar qualquer site que não esteja direta ou indiretamente relacionado à empresa ou sua atividade. Outro assunto bastante em pauta hoje em dia são as redes sociais na Internet que tem o propósito de conectar pessoas com os mesmos interesses pessoais ou profissionais, permitindo a interação social por meio do compartilhamento de informações nos mais diversos formatos. No começo, esses espaços foram criados para os jovens interessados em trocar informações e estabelecer novas amizades, contudo, percebeu-se que essas redes tinham o poder de propagar ideias, promover marcas e divulgar produtos. As redes sociais no Brasil têm um alcance imensurável, tanto que é um dos países com maior número de usuários, operando em diferentes níveis como: Relacionamento: Facebook, Orkut, Twitter; Músicas: MySpace; Vídeos: YouTube; Fotos: Picasa, Flickr Profissionais: LinkedIn; Também é possível encontrar redes sociais comunitárias, políticas, blogs, entre outras. O compartilhamento de informações, conhecimentos, interesses e esforços em busca de um objetivo comum, são os elementos-chave dentro dos diversos tipos de rede sociais, onde os participantes montam seus perfis e criam sua lista de pessoas com quem manterão contato. Conheça as redes sociais mais populares no mundo: Nome Língua(s) da rede Descrição Ameba Japonês Portal de relacionamento voltado para o público jovem. Amiguinhos Português Rede de amizades e relações amorosas com chat online. AIM Pages Inglês Messenger Instantâneo AOL. aSmallWorld Inglês Rede social européia que aceita somente pessoas ricas, famosas ou influentes. Banco do Planeta Português Comunidade para se informar e compartilhar soluções a desafios socioambientais. Bebo Inglês Colégios e faculdades. Beltrano Português Fotolog, comunidades, eventos e classificados. Blip.fm Inglês Rede social com temática musical, onde seus usuários são tratados como DJs. 9 Blogger Inglês, português Rede social para publicação de textos, permitindo que seus leitores escrevam comentários sobre eles. BranchOut Inglês Um aplicativo para Facebook que permite que você se candidate a vagas ou crie ofertas de emprego. Broto Bacana Português Portal de relacionamento voltado para o público com mais de 40 anos. Clubão Português Rede social com Chat, fotolog e videolog Colegas Português Rede social para encontro de colegas e ex-colegas de turma. Comunidade França-Brasil Português, Francês Criada por iniciativa da Embaixada da França no Brasil com o intuito de facilitar contatos e fortalecer a cooperação franco- brasileira, especialmente a universitária. Colnect 35 línguas, incluindo: Inglês, Português, Espanhol, Chinês, Alemão, Italiano e outros Rede social de colecionadores do mundo inteiro. CouchSurfing Inglês, Português, Chinês, Espanhol, Alemão, Italiano e outros Rede social voltado a pessoas que gostam de viajar e que gostam de hospedar viajantes em suas casas. Cromaz Português Rede social brasileira com filtro geográfico, que permite localizar vizinhos (pessoas que morem no mesmo bairro ou rua). Cyworld Koreano Site de relacionamento da Korea do Sul onde seus usuárioscriam mini-páginas sobre suas preferências, compartilhando informações com outras pessoas. Dodgeball Inglês Serviço baseado em celulares por localização geográfica. ebaH Português Rede social de estudantes universitários no Brasil para compartilhamento de arquivos acadêmicos. Facebook Inglês, português Maior rede social do mundo. Flickr Inglês Português Compartilhamento de fotografias. Friendster Inglês Rede de relacionamento com espaços para discussões chamados de comunidades. Gaia Português Rede social do provedor Terra Networks. Gaia Online Inglês Game controlado por um avatar. Durante as ações é possível interagir em fóruns ou comunidades. Gazzag Português, Inglês, Espanhol, Francês, Alemão. Rede social geral. Google + 44 idiomas Rede social do Google para criar e manter círculos de amizades, encontros e comunidades de variados assuntos. GoPets Inglês Rede social sobre bichos de estimação virtuais. Hi5 Inglês Rede social geral. Kaveris Português. Rede social potiguar-brasileira. Kibop Português, Español. Rede social geral. 10 Last.fm Inglês, Português, Espanhol, Francês, Alemão, Polonês, Russo, Japonês, Coreano, Mandarim. Em inglês, rede social voltada para a música. Forte presença brasileira. LinkChefs Português Rede social gastronômica, direcionada para chefes de cozinha, profissionais de gastronomia, chefes amadores e gourmets. LinkedIn Inglês Rede social profissional para ampliar o networking, gerir a carreira e aumentar a visibilidade no mercado. MeusParentes Português, Inglês, Alemão, Espanhol, Italiano, Francês, Holandês e Polonês Rede social familiar, especializada em genealogia e construção de árvores genealógicas Mingle Português, Inglês, Espanhol e Italiano. Rede social geral. Mixi Japonês Rede social japonesa. MySpace Inglês Rede social geral. Netlog Inglês, Português, Francês, Espanhol, Alemão, Holandês. Rede social para jovens europeus. Ning 29 idiomas Site que permite a criação de redes sociais individualizadas. Purevolume 29 idiomas Site que permite o envio e reprodução de música com características de uma rede social. Octopop Português, Inglês, Espanhol. Rede social focada em diversão, com comunidades, fotolog e integração com Windows Live Messenger. Passado Inglês Rede social que agrega vários blogs em torno de muita curiosidade e humor. Par Perfeito Português Rede social com foco em namoro, relacionamentos ou encontros. Peabirus Português Conecta profissionais, instituições e empresas interessados em criar oportunidades e negócios. Peepow Português, Inglês Semelhante ao Orkut, com comunidades privadas e messenger online. ShareTheMusic Inglês, Espanhol, Português, Francês, Alemão, Italiano, Holandês, Polaco Plataforma virtual para a troca legal e gratuita de música. Skoob Português Rede social colaborativa brasileira para leitores. Sonico Português, Espanhol, Inglês Rede social geral. Stoa Português Estudantes, ex-estudantes, professores e funcionários da Universidade de São Paulo. Tribe Inglês Rede social geral. Twitter Inglês Microblog. TwigUp Português Rede social geral. UOLK Português Rede social do portal UOL. 11 V2V Português Rede social que reúne voluntários de acordo com suas afinidades e disposições para agir. Via6 Português Rede social profissional para ampliar o networking, gerir a carreira e aumentar a visibilidade no mercado. Wallop Inglês Rede social da Microsoft YouTube 44 idiomas Rede social para compartilhamento de vídeos. YuBliss Português, Inglês Rede social para autoavaliação por meio de mitos modernos e histórias. Adaptado de: http://pt.wikipedia.org/wiki/Anexo:Lista_de_redes_sociais No Brasil, as redes sociais mais populares são: Facebook: site de relacionamento social com o propósito de oferecer às pessoas uma forma de compartilhar informação de um jeito fácil e divertido. Os usuários devem ter pelo menos 13 anos de idade de acordo com a política de privacidade do Facebook. Para completar o registro, é necessário preencher um formulário para criação do perfil. Twitter: rede social com serviço de micro blog onde os usuários enviam e recebem mensagens curtas de até 140 caracteres. As atualizações são exibidas em tempo real e quem se inscreve como seguidor de outro integrante recebe as mensagens. É muito útil para ler notícias, se manter informado, saber aonde seus amigos vão ou estão, tirar dúvidas, divulgar eventos, entre outras utilidades. LinkedIn: rede de relacionamento principalmente utilizada por profissionais. O objetivo é permitir que os usuários cadastrados mantenham uma lista de contatos, chamadas de conexões, promovendo assim contatos profissionais. O perfil é mais formal, lembra um currículo. Muitas oportunidades de emprego são divulgadas por meio da lista de contato de amigos. YouTube: hospeda uma enorme variedade de vídeos, filmes e videoclipes. O seu conteúdo é disponibilizado com formato Adobe Flash. Os usuários podem carregar e compartilhar seus vídeos em formato digital. Os vídeos são limitados a 15 minutos e os arquivos com no máximo 2 Gb. Myspace: rede interativa de fotos, blogs e perfis de usuários, que possui grande habilidade para hospedar MP3s e, por isso, atrai a atenção de muitos músicos. Blog: são diários online, que permitem que seus leitores escrevam comentários sobre os textos publicados. 12 As redes sociais podem fazer toda a diferença na educação, pois é impossível não associar tecnologia à educação. A utilização dessas redes de forma adequada nas instituições escolares gera grandes oportunidades, como o trabalho em grupo, a troca de conhecimento, a aprendizagem colaborativa, além de ser fonte de conteúdo para professores e alunos, enriquecendo o processo de ensino aprendizagem. Também podem servir como porta de entrada para o mercado de trabalho. Não é a toa que muitas empresas ao realizarem seus processos seletivos utilizam o LinkedIn e outras redes para buscar e analisar currículos. É fato que a maioria das empresas mantém bloqueado o acesso às redes sociais, mas sua utilização vem sendo adotada com muita rapidez. Pensando nisso, os colaboradores precisam ser bem cautelosos na sua utilização e devem tomar certos cuidados, como: conhecer a política interna sobre a utilização de redes sociais na empresa; consultar o regulamento interno de segurança da informação, onde estão estabelecidos direitos e deveres dos empregados quanto ao uso de recursos tecnológicos. É fundamental seguir a risca essas regras, pois os riscos das redes sociais são muitos, como: vazamento de informações; responsabilização por atitudes impróprias; porta de entrada de vírus; invasão de terceiros, entre outros. Dicas de segurança na rede: sua senha serve para autenticação de usuário, por isso, não a divulgue a ninguém! Se alguém utilizar sua senha, poderá se passar por você na Internet; sempre encerre a sessão ao terminar de usar seus e-mails, sites de redes sociais etc., pois se outra pessoa utilizar a mesma máquina e acessar o mesmo site, ela verá a sua conta de e-mail, seu perfil etc.; não abra arquivos de estranhos, pois pode ter vírus; passe o antivírus antes de abrir qualquer arquivo, assim poderá evitar danos ao seu computador; sempre mencione a referência do material utilizado em sua pesquisa. Não copie dados, pois violar direitos autorais é crime; seja responsável, cuidado com o que escreve e quais comunidades acessa. Não pratique calúnias, injúrias e difamação; não publique fotos de outras pessoas sem autorização, pois caracteriza violação do direito de imagem. evite participar de certas comunidades como “odeio meu chefe” ou “não gosto de trabalhar”, por exemplo; evite expor fotos em situações constrangedoras ou fazer comentários maliciosos, que possam ser utilizados contra você.13 Todos os empregados devem estar cientes de como utilizar as redes com maturidade e responsabilidade visando o sucesso nos negócios. O uso eficiente das redes sociais colabora com o crescimento das empresas e conhecimento destas ferramentas poderá garantir seu lugar no mercado de trabalho neste novo cenário socioeconômico. “A divisão rígida entre e-mail e rede social cairá por terra. O e-mail vai incorporar recursos de mídia social... Ao passo que as redes sociais desenvolverão recursos ricos de e-mail.” Mônica Basso Publicado na matéria Redes sociais vão tomar o lugar do e-mail Por Network World/EUA 11 de novembro de 2010 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CASTRO, Maria Alice Soares. 1997. Netiqueta: Guia de Boas Maneiras na Internet; São Paulo: Novatec Editora, ICMC USP. Disponível: http://www.icmc.usp.b r/manuals/BigDummy/netiqueta.html (01/09/2008). BALSINELLI, Paula. Dez regras de ouro na Internet. IG. Disponível: http://delas.ig .com.br/materias/248001-248500/248234/248234_1.html (04/09/2008). BRUNO, Marcos Gomes da Silva. 2010. Redes sociais e seu uso no ambiente corporativo: benefícios, riscos e proteção da empresa. Disponível: http://www.ad ministradores.com.br/informe-se/tecnologia/redes-sociais-e-seu-uso-no-ambiente- corporativo-beneficios-riscos-e-protecao-da-empresa/33879/ (13/04/2011) FELIX, Jader. 2010. Rede Social ou Mídia Social? Quem é quem? 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