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Procedimentos Imobilizado no SAP 1. ATIVO FIXO .................................................................................................................... 1 1.1. Criar Cadastro Imobilizado Principal – AS01 ........................................................ 1 1.2. Criar Cadastro de Sub-números – AS11 ............................................................. 14 1.3. Modificar Cadastro de Imobilizado – AS02 ......................................................... 22 1.4. Exibir Cadastro/Valores do Imobilizado – AS03 ................................................. 32 1.5. Eliminar Imobilizado – AS06................................................................................. 43 1.6. Bloquear Imobilizado – AS05 ............................................................................... 48 1.7. Lançamento Aquisição Imobilizado c/ Fornecedores – F-02............................. 53 1.8. Transf. Interna de Valores entre Imobilizados - ABUMN ................................... 59 1.9. Definir subst. dados Mestres – Regra de Modificação - OA02 .......................... 75 1.10. Transferência em Massa - AR01 ........................................................................ 92 1.11. Acessar a transação “Processar lista de trabalho”: - AR31 .......................... 100 1.12. Processar Baixa de Ativo sem Receita - ABAVN ............................................ 108 1.13. Relatórios ........................................................................................................... 120 1.13.1. Lista de Inventario - S_ALR_87011979 .............................................................................. 120 1.13.2. Relatório de Aquisições - S_ALR_87012050 ...................................................................... 122 1.13.3. Relatório de Transferências - S_ALR_87012054 ................................................................ 125 1.13.4. Relatório de Depreciação / Amortização - S_P99_41000192 ............................................. 127 1.13.5. Relatório de Baixas - S_ALR_87012052 ............................................................................. 129 2. ENCERRAMENTO ...................................................................................................... 130 2.1. Analisar processos incompletos - AUVA .......................................................... 130 2.2. Processar Reconciliação FI/AM - ABST ............................................................ 132 2.3. Execução do Programa de Depreciação - AFAB .............................................. 133 2.4. Encerramento de Exercício – AJAB .................................................................. 150 2.5. Mudança de Exercício - AJRW ........................................................................... 164 2.6. Anulação Encerramento Exercício para Ajustes - OAAQ ................................ 173 3. Apropriação CO ......................................................................................................... 176 3.1. Liquidação da Ordem de Investimento p/ I&A - KO88 ...................................... 176 3.2. Repartição Individual – KOB5 ............................................................................ 176 3.3. Loquidação I&A p/ Imob. Definitivo – KO88 ...................................................... 178 1. ATIVO FIXO 1.1 . Cr iar Cadastro Imobi l i zado Pr inc ipa l – AS01 Custos estão ou serão acumulados e precisam ser lançados em um imobilizado. Descrição Genérica do Processo de Negócio As várias necessidades relativas ao gerenciamento de dados mestre na Contabilidade do Imobilizado são atendidas pelo sistema ECC 5.0 AM por: Registros de dados mestres estruturados de acordo com necessidades funcionais e orientadas a resultados Manutenção de dados mestres organizada de acordo com essa estrutura, permitindo adaptação individual De forma a tornar mais fácil para o usuário criar, manter e avaliar dados mestres, as informações individuais estão estruturadas no sistema de acordo com sua área de uso e funções relevantes. O registro mestre do imobilizado consiste de duas partes principais: 1. Dados mestres gerais Esta parte do registro mestre contém informações concretas sobre o imobilizado. Os seguintes grupos de campos existem para vários usos: Informações gerais (descrição, quantidade, etc.) Informação sobre determinação de contas Informações de lançamento (por exemplo: data de capitalização) Dados dependentes do tempo (por exemplo: centro de custo) Informações para manutenção (PM) Informação sobre imóveis Informação sobre a origem do imobilizado Grupos de avaliação 2. Dados para avaliação do imobilizado É possível especificar todos os termos de depreciação no registro mestre do imobilizado para todas as áreas de avaliação no respectivo plano de avaliação. Para fazer essas especificações, o registro mestre contém uma visão genérica das áreas. Além disso, há uma visão detalhada disponível para cada área de avaliação. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Classe do Imobilizado Determina não apenas o agrupamento do imobilizado, mas também a estrutura de tela e determinação de contas. Denominação Descrição que permita identificar o bem. Centro de Custo Necessário se o módulo de CO estiver ativo. Ordem Interna Ordem interna de Imobilizado, criada pela controladoria para autorização do investimento Filial Filial para qual foi adquirido o bem. Localização do bem. Local/Setor onde está instalado o bem (conforme lista criada por PM). Procedimentos Acessar a transação “Criar registro mestre do imobilizado”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Imobilizado Criar Imobilizado Via Código de Transação AS01 Na tela “Criar imobilizado: Tela de chamada”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários DADOS MESTRES Classe imobilizado Código do Plano de Classes do imobilizado. R Usando o matchcode (F4) selecionar a classe de imobilizado a qual pertence o bem patrimonial a ser criado ou entrar código. Determina a estrutura de tela e determinação de contas do imobilizado. Empresa DOCI R Usando o matchcode (F4) selecionar a empresa a qual pertence o bem patrimonial ou entrar sigla (chave). Núm.imobilizado s iguais Número de imobilizados similares a serem criados. O Caso seja desejado criar vários cadastros similares ao mesmo tempo A função não será usada. MODELO Imobilizado Modelo do nº principal de imobilizado O Usando o matchcode ( F4) selecionar o bem patrimonial a ser usado como modelo na criação do novo ítem ou entrar número. Ao criar um bem patrimonial com modelo de referência, o sistema propõe os valores dos campos a partir do registro mestre do bem de referência. Subnº Modelo do subnº de imobilizado O Usando o matchcode ( F4) selecionar o bem patrimonial a ser usado como modelo na criação do novo ítem ou entrar número de agregado. Empresa DOCI O Selecionar empresa. Capitaliz. posterior A data de capitalização não é um campo obrigatório no cadastro de dados mestres. C Não preencher. Será preenchido automaticamente pela transação do sistema. (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Avance para a próxima tela pressionando o botão Na tela “Criar imobilizado: Dados mestre (geral)”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários DADOS GERAIS Denominação Descrição do imobilizado R Descrição básica do bem patrimonialem 50 caracteres. bens similares, usar sempre a mesma descrição. Denominação 2 Descrição adicional O Utilizar caso sejam necessários mais de 50 caracteres para a descrição. Nº. de série Nº. de série do bem O Entrar número Campo alfa numérico Nº. inventário Identificador do bem. (n° da placa patrimonial do bem) O Deverá ser preenchido com o numero da plaqueta do Imobilizado Quantidade N° bens contidos em um mesmo cadastro O Preencher somente quando necessário Unidade da quantidade Fixo : CDA (cada) O Preencher somente quando necessário Último inventário em Data do último inventário O Não utilizado quando se tratar de um bem novo. INFORMAÇÕES DE LANÇAMENTO Incorporação em Data em que o bem entrou em serviço O Preenchido automaticamente pela transação de aquisição Desativado em Data de baixa do imobilizado O Preenchido automaticamente com o lançamento de baixa 1a. aquisição em Data do 1o. lançamento de aquisição O Preenchido automaticamente pelo sistema Exercício aquisição Ano de aquisição do bem O Preenchido automaticamente pelo sistema (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) NOTA: Alguns dos campos acima podem não aparecer na sua tela. A regra de estruturação de tela da classe de imobilizado define quais campos serão exibidos. Avance para a próxima tela pressionando o botão <Próxima ficha>. Na tela “Criar imobilizado: Dados mestre (depend. Temporal)”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários DEPEND.DO TEMPO Centro custo Unidade de alocação da depreciação do bem. R Usando o matchcode ( F4) selecionar o centro de custo de alocação da depreciação do bem ou entrar número. Centro Unidade a qual está vinculado o centro de O Usando o matchcode ( F4) selecionar unidade de O sistema não consiste centro com unidade de custo. alocação do bem. **Atenção no preenchimento deste campo alocação. Localização Usando o matchcode ( F4) nome do local em que o imobilizado está instalado/alocado. O Preencher quando aplicável Placa do veículo Placa do veículo O Entrar número quando aplicável Fator Turno Este fator de turnos é multiplicado com a quota variável da depreciação normal. O É possível determinar a quota variável da depreciação normal na exibição detalhada das áreas de avaliação respetivas. Sempre informar na chave de deprec. ”Avaliação” 100% no campo quota variável depreciação. Área Funcional Área funcional a qual o bem está vinculado. O Usando o matchcode (F4) Selecionar a área funcional Imobilizado paralisado Indica que o imobilizado não deve ser depreciado durante sua paralisação O Não preencher na criação de um imobilizado. (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional). NOTA: Alguns dos campos acima podem não aparecer na sua tela. A regra de estruturação de tela da classe de imobilizado definirá quais campos serão exibidos. Avance para a próxima tela pressionando o botão <Próxima ficha> Na tela “Criar imobilizado: Dados mestre (atribuições)”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentá rios Crit. classificação Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Crit. Classific. 2 Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Crit. Classific.3 Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Critério classif. 4 Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Motivo do Investi. Usando o matchcode (F4) O Preencher quando aplicável Inv Meio Ambie. Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Nº. Agrup Imobs Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento IMOBILIZADO – INTEGRAÇÃO DE EQUIPAMENTO Criar/modificar equipentos do reg.mestre imobil. Não preencher estes campos O Não será utilizado no cadastro. (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Avance para a próxima tela pressionando o botão <Próxima ficha>. Na tela “Criar imobilizado: Dados mestre (origem)”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários ORIGEM Fornecedor Nº conta do fornecedor O Pode ser preenchido automaticamente na transação de aquisição Nome Fornecedor Nome do Fornecedor do imobilizado C Preenchido automaticamente de acordo com o código do fornecedor Imob. comprado novo Indica que o bem patrimonial foi comprado novo. O Adquirido usado Indica que o bem patrimonial foi comprado usado / de segunda mão. Esse indicador pode ser útil para fins de impostos. O Soc. Parc Negócios Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Ano realiz. Original Exercício em que o imobilizado foi adquirido originalmente O Preencher quando aplicável Valor Original Valor no qual o imobilizado foi adquirido originalmente (antes da O Preencher quando aplicável transferência do imobilizado). Ordem de Investimento Usando o matchcode (F4). Indicar aqui uma ordem de investimento O Campo para fins informativos (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Avance para a próxima tela pressionando o botão <Próxima ficha>. Na tela “Criar imobilizado: Dados mestre (avaliação)”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários IMPOSTO S/ PATRIMONIO Classif. Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° Patrimônio momento Código propriedade Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Motivo Aval Manual Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento Valor Patrim Manual Campo de pesquisa O Não será utilizado no 1° momento RpPúbFin. Gravar neste campo a repartição pública de finanças responsável pelo terreno O Preencher quando aplicável Não será utilizado no 1° momento Nº. fisc.not.val.ba Gravar neste campo o nº identificação fiscal da notificação do valor básico. O Preencher quando aplicável Não será utilizado no 1° momento Notificação de Gravar neste campo a data da última notificação do valor básico O Preencher quando aplicável Não será utilizado no 1° momento Município Gravar neste campo o município responsável pelo terreno. O Preencher quando aplicável Não será utilizado no 1° momento Registro imóveis Data em que ocorreu o registro do Imóvel. O Preencher quando aplicável Não será utilizado no 1° momento Vol./Folha/Nº. corr Dados do registro de imóveis O Preencher quando aplicável Não será utilizado no 1° momento Ficha terreno/lote Dados do registro de imóveis O Preencher quando aplicável Não será utilizado no 1° momento Avance para a próxima tela pressionando o botão <Próxima ficha>. Na tela “Criar imobilizado: Dados mestre (avaliação)”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários AVALIAÇÃO Desat. Este campo nunca deverá ser marcado. A marcação deste campo desativa as áreas de avaliação do imobilizado impedindo a geração de qualquer valor para o bem. O Esta desativação não deve ser marcada pois na transferência entre bens antigos (com CMC) e novos estas áreas são requeridas Em hipótese alguma marcar este campo para áreas 01 a 03 Área de avaliação Áreas de avaliação dos bens. Campo com preenchimento automáticopelo sistema C Áreas 01, 02 e 03 caracterizam as áreas que receberão os valores de aquisição e produção dos imobilizados. Campo preenchido automaticament e pelo sistema. Depr Chave de depreciação da área de avaliação, define a método de depreciação R O padrão vem da classe do imobilizado, podendo ser alterado Fixo : XLIN = para imobilizados do bem com depreciação linear Fixo : 0000 = para imobilizados sem depreciação. Vida útil Vida útil em anos C O padrão vem da classe do imobilizado, podendo ser alterado Vida útil Per Vida útil em meses C Utilizado para depreciação em períodos inferiores a um ano. Preencher com n° meses, quando aplicavél Iníc. dep. nor. Data de início da depreciação O Preenchido automaticamente pelo sistema pela transação de aquisição de acordo com a chave de depreciação, podendo ser alterado.* (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Salve as informações pressionando o botão Este código na DOCI corresponderá a numeração interna do bem. Todos os bens principais possuem código principal (ex : 300000) com sub-numero igual a 0 . 1.2 . Cr ia r Cadastro de Sub -números – AS11 Criação de um cadastro de sub-número para imobilizados já existentes Descrição Genérica do Processo de Negócio Os sub-números serão criados com finalidade de controlar separadamente as novas incorporações realizadas em imobilizados em serviços já existentes e em funcionamento. Uma outra funcionalidade do sub-numero para a DOCI será controlar separadamente os valores dos Imobilizados e bens agregados Procedimentos Acessar a transação “Criar sub-número registro mestre do imobilizado”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Imobilizado Criar subn° Imobilizado Via Código de Transação AS11 Na tela “Criar subn°; Tela de chamada”: entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Imobilizado Número do bem patrimonial principal R Entrar número do bem patrimonial principal Empresa Chave que identifica a empresa R Usando o matchcode selecionar a empresa a qual pertence o bem principal Num.subnúmero s idênticos Quantidade de bens a serem criados Caso deseje-se criar mais de um sub-numero para o bem ao mesmo tempo Avance para a próxima tela pressionando o botão Nota : A próxima tela será : “ Criar imobilizados : dados mestres “ seguir o passo a passo desta transação, tendo o cuidado de observar que os campos, “Classe de imobilizado”, “Empresa” e “Determinação contas” do sub-numero obrigatoriamente serão os mesmos do bem principal. Para os demais campos do cadastro, o sistema sugere como default o mesmo preenchimento do bem principal, entretanto o usuário poderá fazer as alterações quando necessário. A explicação dos campos do cadastro está contida na documentação - Criação cadastro imobilizado Salve as informações pressionando o botão 1.3 . Modi f icar Cadastro de Imobi l i zado – AS02 Descrição Genérica do Processo de Negócio Há três formas diferentes de alterar dados mestres: Alterar informação de dado mestre normal e entradas relativas a depreciação Alterar dados dependentes do tempo, como alocação a unidades organizacionais (centro de custo, centro). Em vez de utilizar uma transação de transferência, alterações a dados dependentes do tempo podem ser feitas diretamente no registro mestre. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Imobilizado Empresa Saídas – Resultados Comentários Procedimentos Acessar a transação “Modificar registro mestre do imobilizado”: Via Menus Contabilidade Contabilidade Financeira Imobilizados Imobilizado Modificar Imobilizado Via Código de Transação AS02 Na tela “Modificar imobilizado: tela de chamada”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Imobilizado Nº principal do imobilizado R Entrar o código do imobilizado gerado pelo sistema quando da sua criação. Subnº Subnº imobilizado, se aplicável R Entrar o número agregado do imobilizado O imobilizadoe principal possui como padrão sub-número igual a zero (0). Empresa DOCI R Entrar sigla (chave) da empresa (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Avance para a próxima tela pressionando o botão “ Enter “ A explicação dos campos do cadastro está detalhada na documentação 11 Criação cadastro imobilizado. Dessa forma, somente faremos comentários para os campos que requerem uma explicação mais detalhada nesta transação: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários DADOS GERAIS Denominação Descrição do imobilizado R Descrição básica do bem patrimonial em 50 caracteres. Campo habilitado para receber alterações. Denominação 2 Descrição adicional O Utilizar caso sejam necessários mais de 50 caracteres para a descrição. Campo habilitado para receber alterações. Nº. de série Nº. de série do bem O Entrar número Campo habilitado para receber alterações. Nº. inventário Identificador do bem. (n° da placa patrimonial do bem) O Deverá ser preenchido com o numero da plaqueta do Imobilizado Campo habilitado para receber alterações. Quantidade N° bens contidos em um mesmo cadastro O Preencher somente quando necessário Campo habilitado para receber alterações. INFORMAÇÕES DE LANÇAMENTO Incorporação em Data de aquisição do imobilizado O Preenchido automaticamente pela transação de aquisição Desativado em Data de baixa do imobilizado O Preenchido automaticamente com o lançamento de baixa 1a. aquisição em Data do 1o. lançamento de aquisição O Preenchido automaticamente pelo sistema Exercício aquisição Ano de aquisição do bem O Preenchido automaticamente pelo sistema (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Observação importante : Alterando o campo Incorporação (data) o sistema gera um aviso não aconselhando esta mudança, uma vez que esta data foi gerada automaticamente pela aquisição no bem (conforme tela abaixo). Entretanto, caso o usuário opte pela mudança, o sistema permitirá. Na tela “Modificar imobilizado: Dados mestre” selecione a pasta “Dependente do tempo”. A modificação da tela de Dependente do tempo será explicada mais detalhadamente no documento Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários ORÍGEM Fornecedor Nº conta do fornecedor O Preenchido automaticamente na transação de aquisição Nome Fornecedor Nome do Fornecedor do imobilizado C Preenchido de acordo com o código do fornecedor !!!!! Qualquer alteração na chave de depreciação ou vida útil afetará o cálculo da depreciação. O sistema dará uma mensagem de alerta contra essa alteração. Salve as informações pressionando o botão 1.4 . Ex ib i r Cadastro/Va lores do Imobi l izado – AS03 Descrição Genérica do Processo de Negócio Nesta transação é possível visualizar as informações de cadastro e valores do imobilizado, incluindo valores planejados e valores reais. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Imobilizado Empresa Empresa à qual o imobilizado está associado Saídas – Resultados Comentários Procedimentos Acessara transação “Exibir registro mestre do imobilizado”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Imobilizado Exibir Imobilizado Via Código de Transação AS03 Na tela “Exibir imobilizado: Tela de chamada”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Imobilizado Nº principal do imobilizado R Entrar o código do imobilizado gerado pelo sistema quando da sua criação. Subnº Subnº imobilizado, se aplicável R Entrar o número agregado do imobilizado O imobilizado e principal possui como padrão sub-número igual a zero (0). Empresa DOCI R Entrar sigla (chave) da empresa (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Avance para a próxima tela pressionando o botão ou clicando no botão “dados mestres”. Na tela “Exibir imobilizado: Dados mestre, visualizamos as informações cadastradas para o imobilizado : A explicação dos campos do cadastro está detalhada na documentação Criação cadastro imobilizado e Modificar cadastro imobilizado. Para Visualizar as demais telas é só clicar em <avançar> Ou Selecionar a pasta na tela de exibição Na tela “Exibir imobilizado: botão: áreas de avaliação, o sistema exibe apenas as informações da ficha avaliação: Selecionar a pasta para visualização Na tela “Exibir imobilizado: botão : Valores do imobilizado o sistema exibe inúmeras análises do bem em termos de valores e depreciação : Na ficha “Valores planejados”, o sistema exibe por área de avaliação e exercício os valores de aquisição e os movimentos ocorridos no imobilizado. Valores planejados (com datas de acordo com o exercício – ano – escolhido) : movimento total do imobilizado (total das aquisições), valores de aquisição do ano escolhido e planejamento da depreciação para o ano escolhido, entre outras informações : Dentro de valores planejados :Clicando duas vezes no campo “depreciação normal” > coluna “Modificação, o sistema exibe a forma de cálculo para a depreciação : Movimentos (com datas de acordo com o exercício – ano – escolhido) : o sistema exibe individualmente cada movimento ocorrido no imobilizado : aquisições, baixas, transferências, capitalizações imobilizado em curso, entre outras : Na ficha “Valores lançados”, o sistema exibe por área de avaliação e exercício o planejamento da depreciação mensalmente o status da depreciação : planejado ou lançado Planejado : significa que o programa de depreciação do mês ainda não foi gerado Lançado : signfica que o programa de depreciação do mês já foi rodado e contabilizado A medida que a depreciação vai sendo lançada (programa de depreciação rodado), o sistema sumariza esta depreciação no campo “Depreciação normal” da ficha “Valores lançados” : Na ficha “Comparações”, o sistema exibe por área de avaliação o planejamento da depreciação ao longo dos anos até o final da vida útil do imobilizado Na ficha “Parâmetros”, o sistema exibe por área de avaliação e exercício a vida útil do bem total e expirada e o ínicio da sua depreciação: Caso o usuário deseje visualizar os valores do imobilizado nas moedas adicionais e/ou da sua Correção Monetária Complementar (CMC), quando aplicável, é só selecionar no campo esquerda (acima) da tela uma outra área de avaliação que o sistema fará as mesmas exibições de valores (mostradas acima) para esta área de moeda adicional ou CMC : Exemplo : exibição de valores em USD : 1.5 . E l iminar Imobi l izado – AS06 Um cadastro de imobilizado não contém valores, não necessitando permanecer no sistema. Esse cadastro de imobilizado pode então ser eliminado. Descrição Genérica do Processo de Negócio Para ser eliminado é necessário que o imobilizado não tenha recebido valores, ou que não possua data de aquisição (só cadastro ). Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Imobilizado Subno imobilizado Preencher, se aplicável Empresa Saídas – Resultados Comentários Imobilizado eliminado Registro do imobilizado não existirá mais no sistema Procedimentos Acessar a transação “Eliminar Registro Mestre Imobilizado”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Imobilizado Eliminar Imobilizado Via Código de Transação AS06 Na tela “Eliminar imobilizado: tela de chamada”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Imobilizado Nº principal do imobilizado a ser eliminado R Esse imobilizado não deve ter valores Subnº Subnº do imobilizado, se existir O Empresa Empresa à qual o imobilizado está associado R Pressione o botão OBS: Se o imobilizado tiver qualquer valor lançado, ou data de ativação, o sistema emitirá uma mensagem de erro. Na tela “Eliminar imobilizado: tela processamento”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Eliminar imob. fisicamente R Na tela inicialmente vem marcada a opção “Não eliminar imob.” Deve-se marcar a a opção “Eliminar imob. fisicamente” para deletar o imobilizado. Salve as alterações pressionando o botão Aparecerá na tela uma janela com a mensagem “Pretende eliminar o imobilizado fisicamente?”. Clique “sim” para eliminar. O sistema emitirá uma mensagem confirmando que o imobilizado foi eliminado. 1.6 . B loquear Imobi l izado – AS05 Um imobilizado que necessita ser bloqueado para não receber novos valores de aquisição. Descrição Genérica do Processo de Negócio O cadastro de um imobilizado pode ser bloqueado para não receber mais lançamentos. Para ser bloqueado é necessário que o imobilizado não possua nenhum processo de compras em andamento (pendente) vinculado a ele. Para ser bloqueado o imobilizado pode ou não já possuir valores. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Imobilizado Subno imobilizado Preencher, se aplicável Empresa Saídas – Resultados Comentários Imobilizado bloqueado Registro do imobilizado não permitirá mais aquisições Procedimentos Acessar a transação “Eliminar Registro Mestre Imobilizado”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Imobilizado Bloquear Imobilizado Via Código de Transação AS05 Na tela “Bloquear imobilizado: tela de chamada”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Imobilizado Nº principal do imobilizado a ser bloqueado R Subnº Subnº do imobilizado, se existir O Empresa Empresa à qual o imobilizado está associado R (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Pressione o botão Na tela “Bloquear imobilizado: tela processamento”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Bloquear imob. fisicamente R Na tela inicialmente vem marcada a opção “sem” em Bloqueio de aquisição. Deve-se marcar a a opção “Bloqueio p/aquis.” para bloquear o imobilizado. (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Salve as alterações pressionando o botão O sistema emitirá uma mensagem confirmando que o imobilizado foi bloqueado. 1.7 . Lançamento Aquis ição Imobi l izado c / Fornecedores– F -02 Acessar a transação “Entrar Documento de Conta do Razão”: Processo não será feito pela contabilidade, será utilizado a transação Migo e Miro. Via Menu Contabilidade Contabilidade financeira Razão LançamentoF-02 Lançamento Geral Via Código de Transação F-02 Na tela “CRIAR LANÇTO. CONTA RAZÃO: DADOS DO CABEÇALHO”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: INSERIR DADOS COMO SEGUE: Data do documento: Informar a data de emissão do documento Tipo de documento: Padrão do sistema Empresa: Informar empresa onde será feito o lançamento Data Lançamento: o sistema já sugere a data para o lançamento que está sendo efetuado Período Moeda/taxa câm. Tx cab doc: Informar o histórico do lançamento ChvLnçt: padrão do sistema - Chave 70 faz débino na conta de imobilizado Conta razão: Informar a conta do razão referente ao primeiro item do lançamento, caso não se saiba o código da conta, selecionar no match code. Cód.RzE: TMv: informar o tipo 100 DICAS 1 - Para consultar/buscar uma conta que você não saiba Clicar no match code : O sistema irá abrir uma tela, onde aparece descrito as classes de imobilizado; Avance para a próxima tela pressionando o botão Na tela “CRIAR DOC. CONTA RAZÃO: CRIAR ITEM IMOBILIZADO”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Informe o valor do lançamento e os dados referente a próxima partida conforme tela abaixo: Montante: entrar valor da fatura (Item 1) ChvLnçt: padrão do sistema Conta razão: Informar a conta do razão referente ao primeiro item do lançamento, caso não se saiba o código da conta, selecionar no match code. Avance para a próxima tela pressionando o botão Na tela “CRIAR DOC. CONTA RAZÃO: CRIAR INTEM CTA. DO RAZÃO”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Montante: informar valor da outra partida (item 2) e clique enter ou Avance para a próxima tela pressionando o botão Na tela “CRIAR DOC.CONTA DO RAZÃO: EXIBIR SÍNTESE”, verificar as informações. Caso necessário, fazer alterações com um duplo clique sobre a(s) linha(s) a ser(em) alterada(s). Caso as informações estejam corretas, salve o documento pressionando o botão O sistema emitirá uma mensagem com o número do documento criado. 1.8 . Transf . In terna de Valores entre Imobi l i zados - ABUMN Descrição Genérica do Processo de Negócio Existem diferentes tipos de transferências de imobilizado na Contabilidade do imobilizado, de acordo com a razão para a transferência: O usuário divide um imobilizado ou desloca parte de um imobilizado (transferência de imobilizado para imobilizado). O usuário move um imobilizado, resultando na necessidade de modificar dados mestres de imobilizado que de outra forma não podem ser mudados (classe do imobilizado ou divisão). A transferência de lançamento de um imobilizado para outro dentro da mesma empresa, pode ser executada em uma etapa. Entretanto, os pré-requisitos para uma transferência de lançamento automática, são as de que nenhum valor do imobilizado sendo transferido seja perdido, e que todas as áreas do imobilizado recebedor sejam supridas com valores. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Empresa No imobilizado Subnº imobilizado Data documento Data lançamento Data referência “Para” Imobilizado Variante de transferência Tipo documento AA - Lançto. imobilizado Saídas – Resultados Comentários Procedimentos Acessar a transação “Transferência dentro da Empresa”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Lançamento Transferência Transferência dentro da empresa Via Código de Transação ABUMN Como exemplo, será mostrado a transferência total dos valores de um imobilizado existente para um novo imobilizado que será criado no momento da transferência (Caso o usuário desejasse transferir os valores para um imobilizado existente, a opção selecionada seria “imobilizado existe” e este campo seria preenchido com o código do imobilizado que receberia a transferência) Na tela “Entrar movimento de imobilizado: Transferência dentro da empresa”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: No caso de imobilizado novo clicar em Dados mestre Somente serão explicados nesta transação os campos referentes a transferência, não sendo incluído a explicação dos campos do dados do imobilizado novo que receberá a transferência Clicar no botão “Outros dados” acima para completar os dados mestres do imobilizado novo Depois de completar o cadastro, retornar a tela de transferência clicando em “voltar” Completar as demais fichas da transferência da seguinte forma : Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Imobilizado No principal do imobilizado R Subno Sub-número do imobilizado O Se houver Data documento Entrar data do documento R Data corrente Data lançamento Data da baixa a ser lançada R Padrão do sistema é a data atual, alterar se necessário Data refer. Data de referência para a contabilidade do imobilizado R Texto Texto do documento O Entrar descrição da transação Imobiliz. existe Indica que o imobilizado que receberá a transferência já existe O Selecionar “Imobiliz.existe” OU “Imob. novo” Imob. novo Indicar que o imobilizado que receberá a transferência é novo (nesse caso, será criado a partir dessa transação) O Denominação Denominação do O Preencher no caso de imobilizado imobilizado novo Classe imob. Classe do imobilizado O Preencher no caso de imobilizado novo Centro custo Centro de custo do imobilizado O Preencher no caso de imobilizado novo Período Período de lançamento R Determinado automaticamente pelo sistema de acordo com a data de lançamento Tipo documento Tipo de documento R AA - Lançto imobilizado Variante de transf. A variante de transferência determina com que método de avaliação e com que tipos de movimento será lançada a transferência de imobilizado. R 4 - Transferência dentro da empresa Referência Nº documento de referência. Serve de conceito de pesquisa na exibição ou modificação de documentos. O Atribuição Nº atribuição, é um campo para seleção O Montante lanç. Transf. parcial - Montante do imobilizado a ser baixado O Preencher apenas UM dos três campos: Montante, Porcent, Qtde Porcentagem Transf. parcial - Porcentagem do imobilizado a ser baixada O Quantidade Transf. parcial - Quantidade do imobilizado a ser baixada O de Imob.ExerAnt. Indica que o valor a ser transferido corresponde a uma aquisição lançada em exercícios anteriores O Determina o tipo de movimento de transferência de aquisição nova Indica que o valor a ser transferido corresponde a uma aquisição lançada no próprio exercício O Determina o tipo de movimento de transferência (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) É altamente recomendado que o documento contábil seja revisado antes do seu lançamento. Para isso, clique em Simular. Botão “Simular” Caso as informações estejam corretas, salve o documento pressionando o botão O sistema emite duas mensagens : uma do documento contábil de transferência e a outra da criação do imobilizado que recebeu a transferência : Clicar no botão Enter (conforme tela acima ) para efetivar o lançamento de transferência Exemplode transferência parcial de um imobilizado existente para outro imobilizado existente, ambos com valores : Será transferido 60% do valor do bem 42 de R$ 25.000,00 para o bem 39. Como transferiremos apenas 60% de R$ 25.000,00 do bem 42, colocamos no campo porcentagem o % de 60. (caso a transferência fosse por valor, seria colocado no campo montante lanç. o valor de transferência desejado. Caso a transferência fosse por quantidade, o campo quantidade deveria ser preenchido pelo n° de quantidades a serem transferidas. A transferência por quantidade somente será utilizada para os cadastros que agrupam mais de um imobilizado. Ex : 01 cadastro composto de 10 cadeiras) É altamente recomendado que o documento contábil seja revisado antes do seu lançamento. Para isso, clique em Simular. Caso as informações estejam corretas, salve o documento pressionando o botão 1.9 . De f in i r subst . dados Mestres – Regra de Modi f icação - O A02 Evento gerador Necessidade de alterar uma série de registros do imobilizado Descrição Genérica do Processo de Negócio Esta transação serve para a criação de substituições para modificação em massa de dados mestres de imobilizados Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Saídas – Resultados Comentários Dicas Este passo deve ser executado antes da execução da lista de trabalho para modificações em massa : Acessar a transação “ Definir substituição dados Mestres” Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Ambiente Regra Modificação em Massa Via Código de Transação OA02 1 Etapas da criação da substituição Clicar no botão “Novas Entradas”, conforme tela abaixo: Fazer o preenchimento conforme tela abaixo e depois clicar no botão “Substituição : Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa Empresa O No N° da regra de substituição O Esta numeração é uma seqüência para as substituições por empresa.Por exemplo, a 1° substituição criada para a empresa DOCI terá a numeração 1, a 2° a numeração 2 e assim por diante Substituição Nome da substituição criada Deixar em branco pois ainda iremos criar a substituição (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Clicar no botão “substituição” conforme tela abaixo para criação da nova substituição : Como exemplo criaremos uma substituição modificando todos os bens que estão vinculados ao centro de custo “100213” para o centro de custo “ 100220” . Preencher código e nome da substituição conforme telas abaixo : Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Substituição – campo 1 Código da substituição O Ex : c100213 Substituição – campo 2 Descriçao da substituição O Será preenchido ao final da criação da substituição (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Clicar no botão “Etapas” para continuação da definição da substituição, conforme tela abaixo : Selecionar o campo (ou campos) do cadastro a ser modificado, conforme tela abaixo: Determinar como o campo será substítuido. No exemplo selecionamos a opção “Constante” pois o campo centro de custo e valido desde serão substituídos por um valor contante (Ex : centro de custo para 100220). Vide tela abaixo : Campo Centro de custo : Definir um nome para a etapa da substituição, conforme tela abaixo : Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Etapa –campo 1 Código da substituição O O sistema cria este código automaticamente. No exemplo : 001 Substituição – campo 2 Descriçao da substituição O Ex : SUBST.C.CUSTO COG JF P/COMERCIAL (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Clicar em “Condição” no lado esquerdo da tela abaixo para definir a condição para a modificação dos campos da substituição. No exemplo, a condição é centro de custo = COG JF (pois substituiremos os centros de custo dos ativos igual a 100213 para 100220). Caso não existisse nenhuma condição para a substituição, poderíamos pular esta etapa e passar diretamente para a etapa 1.2.10. Vide telas abaixo : Clicar duas vezes em “Segmento do registro mestre do imobilizado” : duas vezes no campo “Centro de Custo” . Quando clicamos duas vezes no campo Centro de custo ele aparece na parte de cima para definição da substituição : Como o campo centro de custo descrito na parte superior (conforme tela acima), clicar no botão igual para determinação da sua condição. Vide tela abaixo O sinal = aparecerá também na tela superior da condição. Clicar no botão “Constante para finalizar a condição. Quando marcamos o campo “Constante” é aberto uma tela para preenchimento do valor do campo ( base para substituição) : Dessa forma, a condição está pronta para o nosso exemplo, conforme tela abaixo : Próximo passo : Clicar em “Substituições” no lado esquerdo da tela abaixo para definir o preenchimento do campo a ser substituído. Depois de preenchido, gravar. Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Será substituído por : Valor constante Preencher o valor ou informação de substituição do campo O No exemplo, preenchemos o campo “Valido desde” com 10.09.2001 e o campo “centro de custo” com COMERCIAL (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Clicar em Gravar (conforme tela acima) Será emitido uma mensagem de geração com sucesso, conforme tela abaixo : Clicar no botão “Voltar” até chegar na tela de criação da substituição (ITEM 1.2.4) e colocar o nome da substituição, conforme tela abaixo. Depois clicar em gravar novamente. Será emitido a mensagem de sucesso (vide tela acima). Depois da gravação com sucesso, voltar a tela inicial Na tela incial, vincular a substituição criada no campo “Substit” e gravar : Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa Empresa O No N° sequencial da regra de substituição O Ex : 1. A próxima substituição criada para a empresa “DOCI” deverá ter n° “2” e assim por diante Substituição Nome da substituição criada Ex : CCCOME (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Será emitido uma mensagem confirmando a gravação : 1.10 . Transferência em Massa - AR01 Necessidade de alterar uma série de registros do imobilizado Descrição Genérica do Processo de Negócio Listas de trabalho são agrupamentos de imobilizados, criadas para se efetuar alterações em massa. Elas podem incluir transferências entre centros de custo, centros, ou localização; baixas em massa; ou recálculo de depreciação. Esse procedimento consiste de dois passos: no primeiro cria-se o grupo de imobilizados baseando-se no critério escolhido. No segundo passo os imobilizados selecionados são processados com uma transação específica do gerenciamento de imobilizados. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Empresa No Imobilizado(s) Dicas No caso de utilização da lista de trabalho para modificações em massa, deve-se antes definir a Regra de Substituição a ser utilizada para essa lista (transação OA02). Procedimentos Acessar a transação “Criar Lista de Trabalho do Imobilizado” Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Ambiente Lista de trabalho Criar ViaCódigo de Transação AR01 Na tela “Ativo imobilizado”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo:Como exemplo, faremos a substituição de centro de custo apenas para os imobilizados vinculados ao centro de custo COG JF : Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa Empresa O No imobilizado Imobilizado(s) a ser(em) processado(s) O Subno Subnos, se aplicável O Classe do imobilizado Classe(s) de imobilizados a processar O Divisão Divisão(ões) a processar O Centro de custo Centro(s) de custo a processar O Centro Centro(s) a processar O Localização Localização(ões) a processar O No genérico do imob. Nos genérico(s) a processar O Lista de trabalho Lista de trabalho já criada a processar O Data de relatório Data do relatório que criará a lista de trabalho O Área de avaliação Área de avaliação para emissão de relatório R Variante de ordenação Método de ordenação, para totalização dos registros de dados gerados. R Método de conversão Método para conversão de valores em outra moeda na emissão do relatório O Lista imobilizado Lista os imobilizados individualmente R Deve ser utilizada essa opção, já que as alterações serão feitas a cada imobilizado individualmente … ou somente nos principais Lista apenas os nºs principais do imobilizado (com os valores compactados de todos os subnºs pertencentes) O … ou somente totais de grupos Lista totais de acordo com a Variante de Ordenação escolhida, sem informações dos imobilizados individuais O Conta do balanço Conta(s) a processar O Data de incorporação Intervalo de datas de aquisição a processar O Valor de aquisição Intervalo de valores de aquisição a processar O Depreciações acumuladas Intervalo de valores de depreciação a processar O Vlr. contábil Intervalo de valores contábeis a processar O Valor contábil líquido atual Indica que os valores apresentados no relatórios são os efetivamente lançados até a data O Se o campo estiver desmarcado, o relatório apresentado conterá os valores PLANEJADOS até a data Nenhuma ordenação Indica que o sistema não fará nenhuma ordenação adicional de campos para emissão do relatório O Função para relatórios. O padrão é que essa opção esteja marcada Valor de aquisição Indica que os imobilizados serão ordenados também pelo valor de aquisição no relatório O Depreciações acumuladas Indica que os imobilizados serão ordenados também pelo valor de depreciação acumulada no relatório O Vlr. contábil Indica que os imobilizados serão ordenados também pelo valor contábil no relatório O Lista ranking……Top Caso seja entrado um número n>0, somente serão listados os imobilizados top n do critério selecionado. O Título adicional Título adicional para o relatório O Separação de listas Na impressão do relatório, cria páginas separadas por empresa O Imprimir linhas de microficha Esse parâmetro permite que se modifique o título do relatório para inclui, por exemplo, informações de microfichas O (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Utilize os campos acima para criar um relatório que contenha os imobilizados que se enquadrem na condição desejada para executar a lista de trabalho. Execute o relatório pressionando o botão Quando o relatório for apresentado, clicar em “Criar LT” para criar a lista de trabalho a ser processada. Surge a janela “Criar lista de trabalho: seleção tarefa workflow”, onde deverá ser dado um nome para a lista e escolher a tarefa a ser executada pela lista: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Denominação LT Descrição da tarefa a executar R A descrição deve de preferência informar o propósito da tarefa Baixa sem receita Indica que os imobilizados da lista sofrerão baixa sem receita O Selecionar apenas UMA das quatro opções de lista de trabalho Baixa com receita Indica que os imobilizados da lista sofrerão baixa com receita O Modif. imob. sem diálogo Indica que a lista destina-se a uma modificação em massa O Transferência de imobilizado Indica que os imobilizados da lista sofrerão transferência O (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Pressione o botão Se a opção escolhida for “Modif. imob sem diálogo”, surgirá a janela “Modificação em massa: selecionar substituição”. Selecione a regra desejada. Certifique-se de que a regra tenha sido criada antes da criação da lista de trabalho. Pressione o botão A lista de trabalho agora está pronta para processamento. Verifique o nome da lista e o número associado a ela. 1.11 . Acessar a t ransação “Processar l is ta de t rabalho”: - AR31 Evento gerador Necessidade de efetuar alterações em uma grande quantidade de imobilizados Descrição Genérica do Processo de Negócio Pode ser necessário alterar uma grande quantidade de registros do imobilizado, possivelmente por uma ou mais das razões abaixo: Devido a alterações na estrutura de centros de custo, a alocação aos centros de custo de muitos imobilizados deve ser alterada; Durante as atividades de encerramento de exercício, os termos de depreciação devem ser alterados; Após a conversão de dados de outro sistema, precisa-se preencher alguns campos com dados que não puderam ser obtidos do sistema antigo; Alterações no nível da classe de imobilizado só se tornam efetivas para imobilizados criados após a alteração. Dessa forma, a mudança em massa torna-se útil para alterar dados de imobilizados já existentes. O sistema FI-AA oferece uma facilidade para alterações em massa. Quando utilizado com procedimentos de Workflow, essa mudança em massa permite que se alterem a uma só vez uma grande quantidade de registros. NOTA: para utilizar a Mudança em Massa, consultar o BPP pAR01a46.doc - Criar Lista de Trabalho. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Saídas – Resultados Comentários Procedimentos A c e s s a r a t r a n s a ç ã o “ P r o c e s s a r l i s t a d e t r a b a l h o ” : Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Ambiente Lista de trabalho Processar Via Código de Transação AR31 Passos para processamento da lista de trabalho de substituição em massa : Selecione a lista de trabalho e clicar em “Executar”. Verifique os imobilizados da lista de trabalho criada Libere a lista de trabalho clicando em “Liberar LT” Clicar no botão “Renovar” (quantas vezes necessário) para atualizar o status de processamento da lista de trabalho. Quando o status mudar para “Encerrado” significa que o processamento da lista de trabalho finalizou e que as alterações foram realizadas. O status “Encerrado na tela acima indica que a lista foi processada com sucesso. (É interessante que o usuário consulte alguns imobilizados da lista para certificação das alterações realizadas). Clicando duas vezes nos imobilizados com status encerrado, o sistema mostra a tela de exibição de imobilizados, permitindo fazer a checagem das alterações realizadas. Vide telas abaixo : E assim por diante... NOTAS: Note que quando são feitas alterações em dados dependentes do tempo (como associação a centro de custo), sempre é necessário informar o novo intervalo de tempo (válidoa partir) na regra de substituição. • Quando a data “válido a partir” é entrada na regra de substituição, o sistema automaticamente abre o novo intervalo de tempo. • Pode-se alterar apenas um intervalo de tempo em cada mudança em massa. Não é possível alterar vários intervalos de tempo em paralelo. • Quando são feitas alterações a termos de depreciação, também é necessário informar a área de avaliação (AFABE) na condição da regra de substituição. 1.12 . Processar Ba ixa de At ivo sem Rece i ta - ABAVN Um imobilizado é baixado sem receita por ter sido sucateado, perdido ou abandonado. Descrição Genérica do Processo de Negócio A baixa de imobilizado é a remoção de um imobilizado do conjunto de imobilizados da empresa. Um imobilizado pode ser baixado sem receita por uma das seguintes razões: O imobilizado não é mais útil para a empresa e tem pouco ou nenhum valor de mercado; O imobilizado não é mais útil para a empresa, sendo doado; O imobilizado foi perdido ou não foi encontrado durante o inventário físico. Perdas e danos - Imobilizado Na DOCI, mesmo os imobilizados que serão vendidos posteriormente (gerando receitas) serão baixados através desta transação, uma vez que na DOCI o processo de baixa de ativos com receita ocorre em duas etapas. Primeiramente o bem é baixado sem destinação para venda. Num 2° momento a DOCI determina se este bem será ou não vendido . Dessa forma, o processo de baixa com e sem receita funcionará da mesma forma no SAP, conforme abaixo : a) Baixa ativo destinado à venda : 1° momento : baixa no AM sem receita Na DOCI as baixas de ativos ocorrem sempre sem a geração de receita no 1° momento, sendo a baixa do ativo realizado contra uma conta contábil de ativo denominada “Desativações em curso”, ou seja, baixa do ativo e da sua depreciação contra conta de ativo "11221001 – Desativações em curso Ex: Bem com valor de R$1.000,00 e já depreciado em R$ 400,00. Baixa contábil: C - Conta ativo permanente de aquisição: R$1.000,00 D - Conta ativo permanente de depreciação acumulada: R$ 400,00 D - Conta 11221001 – Desativações em curso: R$ 600,00 As baixas de ativos não serão alocadas para centro de custo na DOCI (mesmo processo atual). 2° momento : Transferência do bem baixado para ativo circulante (destinação para venda) : lançamento contábil em FI: Entretanto, caso este bem baixado (sucata) seja considerado apropriado para venda, o usuário da Contabilidade realiza a transferência do valor baixado na conta 11221001 – Desativações em curso para a conta do ativo circulante 11221002 – Ativações em curso. Este valor (sucata) fica registrado nesta conta do ativo circulante até a realização da sua venda. Transferência para ativo circulante do valor do bem (sucata) destinado para venda : D - 11221002 - Alienações em curso : R$ 600,00 C - 11221001 – Desativações em curso: R$ 600,00 É importante ressaltar que esta transferência da sucata para venda será realizada através de lançamentos contábeis em FI, uma vez que a baixa no AM do bem acontece apenas no 1° momento. Conclusão sobre a utilização do processo standard de baixa de ativos com receita (venda) no ECC 5.0 : Este processo não será utilizado, uma vez que a venda de ativos com receita na DOCI acontece em momentos distintos, como segue : 1° baixa do bem no AM sem receita (AM) 2° transferência do valor baixado para ativações em curso (FI) 3° venda através da baixa de alienações em curso e geração de contas a receber contra resultado na venda (FI) No ECC 5.0 a baixa com receita acontece num momento único : baixa do bem com geração do contas a receber e apuração do ganho ou perda. Dessa forma, este tipo de baixa será realizado no ECC 5.0 como uma baixa sem receita no AM (1°) e posteriormente apura-se o resultado da venda em FI (2° e 3°). b) Baixa ativo para perda : 1° momento : baixa no AM sem receita Na DOCI as baixas de ativos ocorrem sempre sem a geração de receita no 1° momento, sendo a baixa do ativo realizado contra uma conta contábil de ativo denominada “Desativações em curso”, ou seja, baixa do ativo e da sua depreciação contra conta de ativo "11221001 – Desativações em curso Ex : Bem com valor de R$1.000,00 e já depreciado em R$ 400,00. Baixa contábil : C - Conta ativo permanente de aquisição : R$1000,00 D - Conta ativo permanente de depreciação acumulada : R$ 400,00 D - Conta 11221001 – Desativações em curso: R$ 600,00 As baixas de ativos não serão alocadas para centro de custo na DOCI (mesmo processo atual). 2° momento : Transferência do bem baixado doativo circulante para perda : lançamento contábil em FI: Entretanto, caso este bem baixado (sucata) seja considerado apropriado para venda, o usuário da Contabilidade realiza a transferência do valor baixado na conta 11221001 – Desativações em curso para a conta de resultado 34602002 - Perdas e danos - Imobilizado. Transferência para perda do valor do bem (sucata): D - 34602002 - Perdas e danos - Imobilizado: R$ 600,00 C - 11221001 – Desativações em curso: R$ 600,00 Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Empresa No imobilizado Subno imobilizado Data documento Data lançamento Tipo movimento Data referência Saídas – Resultados Comentários Procedimentos Acessar a transação “Baixa de Imobilizado sem Receita”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Lançamento Baixa Baixa imobilizado por sucata Via Código de Transação ABAVN Na tela “Entrar movimento imobilizado: Baixa imobilizado por sucata”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Como exemplo, mostraremos uma baixa total de um imobilizado que possui CMC (correção monetária complementar : Como não preenchemos os campo “Montante lanç.”, Porcentagem, quantidade na tela acima, o sistema assume a baixa total do bem. Além disso, optamos pela Referência “ de ImobExercAnt” uma vez que aquisição do bem aconteceu em exercícios anteriores. Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Imobilizado R Subno Imobilizado R Data documento Entrar data do documento R Data corrente Data lançamento Data da aquisição a ser lançada R Default do sistema é a data atual, alterar se necessário Data referência Data que determina a data de capitalização do imobilizado R Texto Texto de item O Período Período de lançamento R Tipo documento Tipo de documento para lançamento R AA - Lançto imobilizado Referência Nº do documento de referência O Atribuição Nº atribuição, é um campo para seleção O Montante lanç. Baixa parcial - Montante do imobilizado a ser baixado O Preencher apenas UM dos três campos: Montante, Porcent, Qtde Porcentagem Baixa parcial - Porcentagem do imobilizado a ser baixada O Quantidade Baixa parcial - Quantidade do imobilizado a ser baixada O de ImobExerAnt Indica que o valor a ser baixado corresponde a O Determina o tipo de movimento da baixa uma aquisição lançada em exercícios anteriores de aquisiç.nova Indica que o valor a ser baixado corresponde a uma aquisição lançada no próprio exercício O Determina o tipo de movimento da baixa (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) É altamente recomendado que o documento contábil seja revisado antes do seu lançamento. Para isso, clique em <Simular>. Na tela “Entrar movimento imobilizado: Baixa imob. por sucata” será apresentado o documento a ser lançado. No exemplo acima, o imobilizado possuía R$ 100.000,00 de aquisição e R$ 200.000,00 de CMC. Dessa forma, como optamos pela baixa total, será baixado tanto seu valorde aquisição e sua depreciação quantos os valores de CMC e sua depreciação Caso as informações estejam corretas, salve o documento pressionando o botão Observações: Quando realizamos a baixa total de um imobilizado, automaticamente o sistema realiza sua desativação no cadastro, conforme tela abaixo (exibir imobilizado – transação AS03) : Nas baixas parciais, o imobilizado não é desativado. Apenas nas baixas totais. Mostramos abaixo a simulação da baixa parcial de um imobilizado por % que também possui valores de CMC: Como realizaremos a baixa parcial do bem, preenchemos o campo porcentagem com 60 (%). Como o bem foi adquirido em exercício anteriores, marcamos esta opção em referência Como o imobilizado não foi baixado totalmente, este não é desativado no cadastro, conforme tela abaixo : 1.13 . Rela tór ios 1.13.1. Lista de Inventario - S_ALR_87011979 Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Sistema de informação Relatórios relativos a contabilidade de imobilizados lista de inventário Via Código de Transação S_ALR_87011979 / S_ALR_87011980 / S_ALR_87011981 / S_ALR_87011982 Descrição Genérica do Processo de Negócio Os relatórios da lista de inventário trazem informações: Numero do imobilizado, Denominação do imobilizado, valor ano de entrada na empresa e pode ser tirado por centro de custo, localização, classe de imobilizado e centro. 1.13.2. Relatório de Aquisições - S_ALR_87012050 Via Menus Sistema de Informação Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Sistema info da contabilidade do imobilizado Operações Diárias Internacional Via Código de Transação S_ALR_87012050 Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Data do Relatório R A data tem que ser o ultimo dia do Mês Variante de Ordenação Digite a classificação para o relatório R O sistema lança automaticamente “003” Listar imobilizados O Marcar de acordo com a necessidade somente totais grupos O Marcar de acordo com a necessidade 1.13.3. Relatório de Transferências - S_ALR_87012054 Via Menus Sistema de Informação Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Sistema info da contabilidade do imobilizado Operações Diárias Internacional Via Código de Transação S_ALR_87012054 Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Data do Relatório R A data tem que ser o ultimo dia do Mês Variante de Ordenação Digite a classificação para o relatório R O sistema lança automaticamente “003” Listar imobilizados O Marcar de acordo com a necessidade somente totais grupos O Marcar de acordo com a necessidade 1.13.4. Relatório de Depreciação / Amortização - S_P99_41000192 Via Menus Sistema de Informação Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Sistema info da contabilidade do imobilizado Contabilidade de Custos Via Código de Transação S_P99_41000192 Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Nº imobilizado O Marcar de acordo com a necessidade Centro de Custo Digite a classificação para o relatório O Marcar de acordo com a necessidade Exercicio R Período Contábil R 1.13.5. Relatório de Baixas - S_ALR_87012052 Via Menus Sistema de Informação Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Sistema info da contabilidade do imobilizado Operações Diárias Internacional Via Código de Transação S_ALR_87012052 Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Data do Relatório R A data tem que ser o ultimo dia do Mês Variante de Ordenação Digite a classificação para o relatório R O sistema lança automaticamente “003” Listar imobilizados O Marcar de acordo com a necessidade somente totais grupos O Marcar de acordo com a necessidade 2. ENCERRAMENTO 2 .1 . Ana l isar processos incomple tos - AUV A Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Ambiente Análise de problemas Via Código de Transação AUVA Descrição Genérica do Processo de Negócio O report seleciona os imobilizados incompletos e informações detalhadas fornecidas por empresa para a respectiva imperfeição. O grau de perfeição é medido pelo sistema com um indicador de perfeição. Este indicador pode ser indicado pelo início do report como delimitação e pode aceitar os seguintes valores: 0 - O imobilizado está completo (Este valor não é permitido como delimitação para o report.) 1 - O imobilizado está incompleto mas lançável Na regra de estruturação da tela para o mestre do imobilizado e/ou das áreas de avaliação, os grupos de campos são definidos como campos obrigatórios. Na criação ou na modificação de um imobilizado, os campos obrigatórios do usuário não podem ser preenchidos devido a uma visão do imobilizado limitada. 2 - O imobilizado está incompleto e não pode ser lançado. Na contabilidade financeira os balanços da divisão são criados e no imobilizado a atribuição não é atualizada para uma divisão. 2.2 . Processar Reconci l iação FI / AM - ABST Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Exercício Ano a ser lançado R Área de Avaliação Período a ser lançado R Conta de Conciliação R 2.3 . Execução do Programa de Deprec iação - AF AB Descrição Genérica do Processo de Negócio O sistema possui chaves que controlam automaticamente o cálculo e planejamento de depreciação e CMC. Também é possível fazer lançamentos manualmente utilizando uma transação para lançamentos especiais (Planejamento de Depreciação Manual). Em ambos os casos, a depreciação planejada na Contabilidade do Imobilizado deve ser lançada periodicamente no respectivo imobilizado e nas contas de despesas do Razão. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Empresa Exercício Período contábil Motivo execução do programa Padrão é “Dentro do período previsto” Nomes das pastas Padrão é “RABUCH” Dicas Esse programa pode ser testado on-line mas os lançamentos efetivos devem ser executados em background. Procedimentos Acessar a transação “Executar Programa de Depreciação”: Via Menus Contabilidade Contabilidade financeira Imobilizados Trabalhos periódicos Prog.depreciação Executar Via Código de Transação AFAB Na tela “Lançamento de depreciações”, entrar as informações nos campos da forma especificada na tabela abaixo: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Empresa R Exercício Ano a ser lançado R Período contábil Período a ser lançado R Motivo exec. progr.? R Dentro do período previsto Indica que será lançado o próximo período, de acordo com seqüência normal de lançamentos. O Normalmente essa é a opção a ser escolhida Repetição Normalmente, a execução de repetição é estabelecida para o final do exercício se, devido a correções de depreciações manuais ou parâmetros de depreciação, for necessário um lançamento posterior. O Reinício Essa opção deve ser utilizada se o programa for cancelado durante uma execução efetiva, para que sejam eliminadas possíveis inconsistências no banco de dados. Ela não pode ser realizada no modo de teste. O Esta opção só deverá ser utilizada em casos de necessidade de repetição do programa de depreciação em função de erros detectados no processamento normal. Fora do período previsto Opção para execuções efetivas de depreciações extraordinárias. Aqui é possívelomitir o período de lançamento. O sistema não efetua nenhuma verificação explícita do encerramento do período. O Não utilizar esta opção Listar imobilizado Definir este código caso o sistema deva listar todos os imobilizados lançados com as depreciações respectivas. O Comprov. de depreciação manual Com este código é possível solicitar como anexo do protocolo de lançamentos de depreciação uma lista das depreciações manuais. O Não utilizar esta opção Execução teste Indicador de execução em modo de teste O O padrão é “sim”. É altamente recomendado que o programa seja executado 1º em teste. No principal do imobilizado Só é possível restringir a execução do programa a determinados imobilizados em modo de repetição O em teste o programa de depreciação, também permite a restrição Subno do imobilizado O (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Para execução do programa em teste, execute pressionando o botão É importante ressaltar que na execução teste do relatório de depreciação a ser gerado, o sistema limita apenas a visualização para no máximo 1000 registros. Dessa forma, pode-se apenas restringir alguns bens para visualização e análise individual por ativo. Depois sugere-se gerar o relatório sem listar imobilizado, que o sistema mostra por classe e centro de custo/ordem interna o total do programa de depreciação a ser lançado. Vide demonstração nas telas abaixo Clicar em “Sim” na tela acima Tela de exemplo do detalhamento da depreciação por imobilizado (individual) – marcando a opção “Listar imobilizado” : Tela de visualização do resumo da depreciação a ser gerada optando por não listar imobilizado (mais utilizada) - sem marcar a opção “listar imobilizado” : Ou seja, nesta opção não “listar imobilizado”, o sistema exibe total a ser lançado de depreciação no mês (coluna a lançar) por grupo de contas e ordem/centro de custo. O campo da coluna N° doc refere-se a todos os documentos contábeis que serão gerados pelo programa de depreciação. Além disso, neste relatório é possível visualizar separadamente a depreciação do custo de aquisição normal e da CMC. Como o programa de depreciação apresentou erros, que estaão descritos no final do relátório, permitindo que o usuário realize as correções necessárias antes da execução efetiva Depois de visualizado o relatório, clicar no botão “Voltar” para realização da execução efetiva. Para execução em definitivo, use o caminho do menu: Programa Executar em background. O sistema exige que esse programa seja executado como um job em background devido ao alto volume de transações que pode ser gerado. Se executado em Background, o sistema apresentará uma janela com os “parâmetros de impressão background”, onde deverão ser preenchidos o dispositivo de saída e informações sobre controle de spool. Preencher com uma impressora utilizada pelo departamento do usuário e marcar a opção nova ordem spool para que o sistema gere um documento do programa de depreciação que poderá ser imprimido ou visualizado após a execução do programa. Em “Notas” ao final desta documentação, explicaremos como visualizar este pool gerado pelo programa de depreciação Em seguida surge a janela “Valores para datas de início”, onde deverão ser preenchidos os parâmetros para que o sistema inicie o processamento do job. Clicar em “Imed” É possível consultar o processamento do job através do menu Sistemas Serviços Jobs Síntese do job (transação SM37). Na tela “Seleção de jobs”, todas as informações obrigatórias já vem preenchidas com o padrão: Campo Descrição R/O/ C Ações do usuário / conteúdo Comentários Nome de job Nome do job background R Padrão é “*” - todos os jobs. O usuário pode preencher o nome do job, se souber. Nome do usuário Nome do usuário do R Padrão é o seu nome de sistema usuário (NOTA: na tabela acima, na coluna “R/O/C”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “C” = Condicional) Avance para a próxima tela pressionando o botão Na tela “Síntese de job” verifique o status do job de depreciação. Quando o status for apresentado como “Termin” (terminado), significa que o processamento da depreciação foi concluído. Enquanto o job estiver com status “ativo”, clicar no botão “atualizar” para renovar a tela até a conclusão do job. Caso o job apresenta algum erro, deve-se clicar no botão “Log do job” (vide tela acima) para identificar o motivo do problema. Identificando o problema, deve-se corrigí-lo e depois processar novamente o programa de depreciação através da opção de “Reinício (mesmo processo de execução descrito nas telas acima). Para visualizar os lançamentos contábeis da depreciação em FI, ir em Exibição de partidas individuais, selecionar as contas de depreciação com data de lançamento desejada (no exemplo 30/09/2001) : Ou seja, o total de depreciação para setembro foi de 19.961,79. Caso o usuário deseje confrontar o valores de depreciação de FI com o módulo de AM, exibir no sistema de informações do AM relatório de depreciações lançadas, como segue : Executar 1° para área de aquisição 01 (custos de aquisições normal) : Depois executar para a área 2 de CMC : Somando os valores da área 01 ( 11.578,25) e da área 2 (8.383,54) tem-se o mesmo valor de depreciação de FI : 19.961,79 Nota : caso o usuário deseje imprimir a ordem de spool do programa de depreciação gerado, ir em ordens de spool próprias e mandar imprimi-lo : Pode-se 1° visualizar o relatório : Se necessário, voltar a tela e imprimí-lo : Será emitido a mensagem abaixo : 2.4 . Encer ramento de Exerc íc io – AJ AB Evento gerador Bloquear ano fiscal para lançamentos na Contabilidade do Imobilizado Descrição Genérica do Processo de Negócio O encerramento do exercício consiste em um balanço anual, um relatório de lucros e perdas, e um apêndice com informações adicionais (relatório anual), o qual deve ser criado de acordo com as exigências legais de cada país. Antes do fechamento do exercício na contabilidade financeira, você deve tomar algumas medidas preparatórias na contabilidade de imobilizado. Programa de Encerramento de Exercício Utiliza-se o programa de encerramento do exercício para fechar o ano fiscal para uma ou mais empresas do ponto de vista contábil. Uma vez encerrado o exercício, não se pode mais lançar ou alterar valores dentro da contabilidade de imobilizado (por exemplo, através do recálculo de depreciação). O exercício fiscal que é encerrado é sempre o ano seguinte ao último exercício encerrado. Não se pode encerrar o exercício corrente. Verificações O sistema somente encerra o exercício fiscal na empresa se: O sistema tiver calculado depreciação para todos os períodos no exercício e todos os imobilizados tiverem sido capitalizados dentro da empresa A depreciação planejada para as áreas com lançamentos automáticos tenha sido completamente lançada no Razão Os saldos das áreas de depreciação com lançamentos periódicos tenham sido completamente contabilizados no Razão Todos os imobilizados adquiridos no exercício tenham sido capitalizados. Pode-se evitar estas verificações para os imobilizados em andamento, através dos recursos da classe do imobilizado. O sistema cria uma lista de trabalho dos imobilizados com erros para quaisquer imobilizados que não tenham atendido os requisitos acima. Esta lista também mostra os motivos dos erros. Entradas – Campos Obrigatórios Conteúdo do Campo / Comentários Empresa Empresas a serem encerradas Exercício Ano fiscal a ser encerrado Saídas – Resultados Comentários Dicas Procedimentos
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