Produtividade e alta performance_ como gerir melhor o tempo

Prévia do material em texto

Produtividade e alta performance: como gerir melhor o tempo
Prof. Ettore Oriol
Descrição Nesta versão, você encontrará uma experiência de estudo com foco em
textos mais extensos, alguns vídeos e conteúdo interativo. Vamos lá?
Propósito A organização pessoal é cada vez mais essencial para manter o foco e a
atenção no que realmente foi considerado importante, a fim de evitar
distrações e procrastinações e para aumentar a produtividade nos
estudos e no trabalho.
Objetivos
Módulo 1
Análise da e�cácia na gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão eficaz do tempo.
Módulo 2
Análise da e�ciência na gestão do
tempo
Identificar as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
Módulo 3
Foco e atenção como fatores
fundamentais
Identificar a importância do foco e da atenção para o
combate à procrastinação, à preguiça e ao estresse.
O Brasil é considerado o país onde se faz mais horas extras. O trabalho após
o expediente é uma das atividades mais relatadas entre a força de trabalho
ativa em nosso país. Trabalhar muito não significa trabalhar bem, assim
como estudar várias horas seguidas pode não significar aproveitar bem o
tempo dispendido em aprender. Elaborar boas metas e alcançá-las é mais
importante do que estar ocupado ou ter alto número de horas gastas em um
trabalho ou estudo. O tempo é seu recurso mais precioso, ele é o único
recurso distribuído de forma igualitária a todas as pessoas, ou seja, 24
Introdução
horas ou 1.440 minutos para cada pessoa a cada dia. Esse é um recurso
muito importante e deve ser utilizado de forma inteligente.
Quando pensamos em trabalho ou estudo, existem algumas perguntas que
devem ser realizadas na busca por identificar como você está empregando
seu tempo. Estas são algumas delas:
Quando você termina alguma tarefa tem a sensação de que ficou faltando
algo? Quando termina seu dia, parece que faltam horas para cumprir todas
as tarefas programadas? Ao listar suas tarefas de um dia, precisaria de mais
de 24 horas para cumpri-las? O cansaço ao final do dia é desproporcional às
tarefas realizadas?
Cada uma dessas perguntas pode ser aplicada ao estudo também, e dizem
respeito diretamente ao seu comportamento diário em relação ao tempo.
Para resolver as questões que nos afligem diariamente e que nos deixam
confusos em relação à organização do nosso tempo com foco em
melhorarmos, discutiremos estudos e técnicas sobre eficácia (fazer a coisa
certa, atingir o alvo, trabalhar no que é importante, elaborar e bater metas) e
sobre produtividade (usar melhor os recursos como o tempo, desperdiçar
menos) que podem agregar muito valor para quem trabalha e estuda.
Identificaremos a importância de nos mantermos concentrados, focados, o
que é uma habilidade cada vez mais importante nesse mundo de crescente
distração digital. Serão discutidos também temas relevantes como
procrastinação (hábito de adiar), preguiça e suas máscaras — indisciplina e
resiliência. Por fim, várias dicas e técnicas de autogestão serão
apresentadas para que você trabalhe e estude melhor.
1 - Análise da e�cácia na gestão do tempo
Ao �nal deste módulo, você identi�cará as técnicas de gestão e�caz do tempo.
Antes de iniciarmos nosso estudo sobre o uso do tempo de forma eficaz, eu
gostaria de colocar duas frases do escritor Oliver Burkeman, autor de O antídoto:
felicidade para pessoas que não suportam o pensamento positivo, livro no qual
ele discute as questões da organização do tempo e da relação do ser humano
com o trabalho e com a eficiência em executar tarefas, perseguindo metas e
objetivos, sem se questionar sobre a importância da vida e do trabalho.
Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil semanas.
A sociedade diz que você deve
aproveitar ao máximo esse tempo: crie
uma lista de tarefas e comece a
marcar coisas, trabalhe com eficiência
e mantenha sua caixa de entrada
vazia. Acontece que a “produtividade
pessoal” pode ser fútil, pois as tarefas
ilimitadas se acumulam e as
estratégias de gerenciamento de
tempo se tornam táticas de
procrastinação.
As campanhas Take Back Your Time fazem com que as pessoas parem de
trabalhar demais e parem de ficar obcecadas com a produtividade pessoal.
Essas campanhas suportam:

Semanas de
trabalho de
quatro dias

Políticas
aprimoradas de
férias, licença-
maternidade e
horas extras

O término do
horário de
verão
Os seres humanos devem aprender a relaxar com as tarefas não realizadas.
Como o ambientalista Edward Abbey disse uma vez:
“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula
cancerosa.”
Observe que o autor fala de descanso e de não se cobrar pelo trabalho não
realizado, pela meta não alcançada. No entanto, isso também não pode ser uma
desculpa para estar sempre com baixa performance, baixo desempenho. No
Brasil, habitualmente temos baixo desempenho, seja no trabalho, no estudo ou
na vida. O alto desempenho só acontece em alguns raros momentos, talvez por
pressão, ou por um deadline.
Mas o melhor seria que tivéssemos alto desempenho na maior parte do nosso
tempo e baixo desempenho apenas em alguns momentos. Dessa forma,
aproveitaríamos melhor o nosso tempo e ganharíamos em descanso, e ócio,
principalmente o criativo.
É importante entender que não existem fórmulas mágicas que resolvem todos
os seus problemas de tempo. É necessária a mudança gradual e constante,
melhorar 1% a cada dia e, ao final, estar totalmente diferente. Não estamos
tentando lhe transformar em um workaholic, no entanto, devemos pensar que:
Workaholic
Pessoa que vive exclusivamente para o trabalho. Gasta todas as
suas horas disponíveis trabalhando e, quando está fora do
trabalho, só pensa e fala sobre isso.
Em curtos espaços de tempo, tudo permanece igual, mas no longo
prazo tudo muda.
Essa é uma frase muito falada, e que guarda uma verdade importante: se tudo
muda com o passar do tempo, o que você está fazendo para que essa mudança
seja positiva e lhe traga bons frutos?
O que signi�ca e�cácia pessoal?
Peter Drucker disse certa vez:
Não há nada tão inútil quanto fazer
de forma e�ciente o que não deve
ser feito.
(DRUCKER, s.d., n.p.)
Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:
A qualidade da ação que alcança os resultados planejados, metas,
objetivos.
A característica do que produz os efeitos esperados ou a capacidade de
desenvolver tarefas e objetivos de modo competente, com produtividade
(Dicio — Dicionário Online de Português).
A autoeficácia é um conceito muito estudado na academia e diz respeito à
confiança nas habilidades e competências concretas utilizadas para a solução
de problemas ou no atingimento de metas e objetivos. Essas soluções são
específicas e contextualizadas, servindo apenas para aquele ambiente, como,
por exemplo, nem sempre uma pessoa autoeficaz no trabalho é autoeficaz em
sua vida pessoal.
A eficácia está baseada em organização e persistência, buscando as metas e
objetivos previamente traçados sem se desviar deles ou atingir objetivos e
metas diferentes. A eficácia está em se atingir o que foi planejado. Os meios
utilizados para atingir esses objetivos são importantes nessa análise e serão o
foco da eficiência. Na eficácia, mede-se o resultado, que consiste no foco e no
quanto da meta/objetivo foi atingido, resolvido.
Erramos sempre que confundimos trabalho pesado, concentrado e
árduo, com trabalho e�caz.
Definição 1 
Definição 2 
Ocupação não significa bater metas, agregar valor ou gerar resultado. Fazer o
certo/correto é importante em vários aspectos da vida. Ok, “certo” é algo que
pode ter vários significados em diferentes contextos, mas nesta discussão fazer
o certo, bater as metas e atingir o alvo significa ser eficaz.
Chegar no local e no horário
combinados pode ser considerado
como algo correto, e quem fez isso é
considerado eficaz, pois atingiu o
objetivo esperado. Se para isso um
indivíduo pegou um caminho diferente
e maior, se gastou mais gasolina, se
gastou mais tempo, mas atingiu oobjetivo de chegar no local e no
horário combinados, ele foi eficaz.
Entretanto, não foi eficiente, pois gastou mais recursos do que se tivesse
escolhido outro caminho ou meio. Filipe Sobral e Alketa Peci elaboraram uma
ilustração que diferencia bem a eficácia da eficiência:
Filipe Sobral e Alketa Peci
Felipe Sobral é um dos mais eficazes e eficientes pesquisadores
do tema liderança, e Alketa é presidente da ANPAD —
Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em
Administração.
Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.
Técnicas para uma gestão e�caz
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:
A importância da tarefa
Em um dos eixos.
A sua urgência
No outro eixo.
Dessa matriz surgem quatro tipos específicos em que todas as tarefas podem
ser classificadas. Assim, procure listar o que é urgente e o que não é, e coloque
em perspectiva, cruzando com o que é ou não importante.
Veja a seguir a imagem que mostra como fica organizada a matriz e entenda o
que colocar em cada quadrante:
Primeiro quadrante
Coloque no primeiro quadrante o
que for urgente e importante.
Nesse quadrante, tem-se a
impressão de que você está
sendo muito eficaz, mas só ficar
nesse quadrante pode lhe esgotar,
pois tudo parece urgente e
importante o tempo todo.

Segundo quadrante
No segundo quadrante, teremos o
que é importante e não urgente;
nesse caso, planeje a faça em
tempo oportuno, mas não espere
a tarefa se tornar urgente, pois aí
você só viverá apagando
incêndio.
Esse é o quadrante da
produtividade extraordinária,
porque é aqui que assumimos o
controle de nossa vida e
realizamos as coisas que fazem
uma diferença concreta em
termos de realização e
resultados.
Terceiro quadrante
No terceiro, coloque o que é
urgente, mas não é importante,
procurando delegar essa tarefa a
pessoas que possam fazê-la com
menor custo, pois essas tarefas
serão apenas distração do que é
realmente importante para você.
Quarto quadrante
No quarto quadrante são
colocadas as tarefas que não são
urgentes e nem importantes.
Nesse caso, elimine-as de seus
planos.
Organize-se para colocar sua vida em ordem e se tornar mais produtivo. Defina e
priorize seus objetivos. Concentre-se em suas principais prioridades e gaste um
tempo mínimo em trabalhos secundários.
Na matriz de Eisenhower, todas as etapas são importantes, mas a que mais traz
resultados é a que elimina as atividades não importantes e não urgentes. Esse é
o ponto em que você pode ter maiores ganhos ao aplicar essa técnica, pois,
muitas vezes, são essas as tarefas que mais tomam tempo e impedem que você
seja eficaz em seus objetivos e metas.
Quanto menos tarefas você realizar para alcançar seus objetivos,
mais e�caz pode ser seu trabalho.
Não que ser eficaz esteja diretamente ligado à quantidade de tarefas
executadas. Duas pessoas podem ser eficazes mesmo fazendo tarefas bem
diferentes e com uma quantidade de trabalho dispendido muito diferente.
Imagine que duas pessoas estejam em Brasília e tenham uma reunião muito
importante amanhã à tarde no Rio de Janeiro.
Luiza
Pega um voo de Brasília ao Rio de
Janeiro e chega na reunião no
horário marcado.
Carlos
Pega um voo para Fortaleza,
depois outro para São Paulo e, por
fim, um para o Rio de Janeiro,
chegando na reunião no horário
marcado.
Ambas as pessoas foram eficazes, pois chegaram à reunião no horário marcado,
mas uma gastou muito mais tempo e recursos do que a outra, ou seja, não foi
eficiente. A regra é:
Concentre-se nas tarefas que são importantes para você e
abandone as que não são. E descanse, mesmo tendo tarefas
não iniciadas ou não acabadas.
A matriz de Eisenhower pode ser utilizada para identificar prioridade e metas de
longo prazo, eliminando as que não são importantes e nem urgentes, e
melhorando o desempenho de longo prazo.
Veja a seguir um quadro que mostra a matriz do uso do tempo por Merryl
Douglas:
URGENTE MENOS URGENTE
Importante Crises
Projetos com
prazo determinado
Atividades sob
pressão extrema
Conflito com
clientes
significativos
Situações de
conflito com
Planejamento de
problemas, pró-
ação
Planejamento
Prospecção de
oportunidades
Fortalecimento
de relacionamento
e amizades
Criatividade na
busca de novas
URGENTE MENOS URGENTE
familiares ou
amigos
Cobrança de
resultados
decisivos
formas de atuação
Reflexão e
avaliação da forma
de proceder
Menos Importante
Interrupção do
trabalho com
frequência para
atender aos outros
Atividades de
efeito em curto
prazo
Trabalho levado
para casa que
poderia ser feito no
dia seguinte
Resposta
imediata a todas as
solicitações vindas
de terceiros
Apenas manter-
se ativo para
demonstrar
trabalho árduo
Reuniões e
discussões
infindáveis e sem
motivo
Hiperatividade
social no trabalho
Arquivo morto
Fofocas
Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.
Elaborado por Ettore de Carvalho Oriol.
Objetivos e resultados-chave (OKR)
Seguindo a ideia trazida pela matriz de Eisenhower sobre a organização de
metas e de tarefas, a ferramenta OKR, Objetives and Key Results (objetivos e
resultados-chave) procura utilizar métodos para a escolha dos objetivos e metas
a serem utilizados. Nesse momento, é sempre bom ressaltar que qualquer meta
ou objetivo que se deseja colocar deve seguir o acrônimo SMART:
Para realmente ser SMART, um objetivo precisa ter todas essas qualidades ou
características. Assim, uma meta ou objetivo construído a partir dessas
premissas será mais eficaz do que outros tipos de objetivos.
Representação ilustrativa dos cinco componentes do acrônimo SMART.
Os objetivos devem ser construídos para períodos curtos e não para períodos
como um ano. No OKS, o tempo sugerido é no máximo trimestral, mas
indicamos que seja feito bimestralmente, oito semanas, assim é possível
controlar melhor o atingimento das metas. O objetivo de um ano deve ser
desmembrado em objetivos intermediários que devem ser alcançados em
espaços de tempo menores.
Essa técnica é muito importante para garantir que as
atividades serão realizadas ao longo do tempo e não apenas
próximo ao fim do prazo. Essa técnica de dividir as metas
ajuda no monitoramento e no acompanhamento do
desempenho, pois indica se uma meta será ou não alcançada
no prazo estabelecido.
O monitoramento das metas é um ponto muito importante, que deve acontecer
constantemente e também ao final de cada período de planejamento, no caso o
Speci�c
Específico
Measurable
Mensurável
Atta
Atin
trimestre ou o bimestre, pois, só assim, será possível corrigir as coisas de forma
satisfatória e a tempo de atingir a meta estabelecida.
Dica
Recomenda-se começar com metas menores, pois será mais fácil de atingi-las e
o treinará para desafios cada vez maiores. Quanto mais treinados ficamos, mais
eficazes se tornam nossas metas.
Os OKRs não desaparecem assim que o trimestre/bimestre termina, ficando seu
legado ou gaps para serem incorporados aos próximos períodos de objetivos. É
importante reservar um tempo para refletir sobre seu progresso no fim de cada
ciclo. Tanto nas reuniões de 1:1 quanto nas reuniões de equipe, esses resumos
devem consistir em:

Pontuação
objetiva

Avaliação
subjetiva

Re�exão
É fundamental sistematizar metas e demais projetos, construindo um controle
físico ou eletrônico que deve servir como memória para posterior consulta.
Nesse tipo de recurso, como acontece no sistema Kanbam dentro do sistema
Kaisen de melhoria contínua, os cartões funcionam como uma forma de
controlar as tarefas e segui-las ao longo do tempo e do atingimento dos
objetivos intermediários até o alcance do objetivo final.
Classificar OKRs, em sua forma mais simples, é como marcamos o que
alcançamos. Porém, a classificação é mais do que apenas um cartão de
pontuação. Quando revisadas objetivamente e sem julgamento, as lições
aprendidas podem (e devem) servir como um guia para fazer as coisas de
maneira diferente na próximavez. A classificação pode ser tão simples quanto:
Kanbam
Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema
recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a
Toyota.
Kaisen
Prática japonesa de dar pequenos passos para melhorar
continuamente um processo ou produto. “As tentativas de
alcançar objetivos por meios radicais ou revolucionários muitas
vezes falham porque aumentam o medo. Mas os pequenos
passos do kaizen desarmam a resposta do cérebro ao medo,
estimulando o pensamento racional e o jogo criativo." — Robert
Maurer Ph.D.
Sistema de semáforo
Vermelho -> Amarelo -> Verde
Abordagem de “sim” ou “não”
A meta foi alcançada:
Sim ou não?
Se sim, ótimo. Se não, por que não?
A abordagem do Google pontua cada resultado-chave em uma escala na qual "0"
equivale a falha e "1,0" significa que o objetivo foi totalmente alcançado. Dentro
dessas métricas, classificamos cada resultado principal e, em seguida,
calculamos sua média para pontuar o objetivo, como mostra o quadro abaixo:
Verde 0,7 a 1,0 Entregamos
Amarelo 0,4 a 0,6
Fizemos progresso,
mas ficamos aquém
da conclusão
Vermelho 0,0 a 0,3
Falhamos em fazer
um progresso real
Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:
Que fatores levaram à pontuação baixa?
Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?
Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?
Um objetivo inacabado pode ser transferido para o próximo período com um
novo conjunto de resultados-chave — ou talvez seu momento tenha passado.
Nesse caso, esqueça-o.
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
A regra conhecida como 80 – 20 foi desenvolvida por Vilfredo Pareto ainda no
século XIX. Ao estudar a distribuição da riqueza na sociedade italiana ele
identificou que:
80% da riqueza �cava com 20% da população e que 20% da
riqueza �cava com 80% da população.
Partindo dessa descoberta, diversos estudos foram desenvolvidos identificando
que essa distribuição acontecia em outras áreas.
Na gestão do tempo, foi identificado que 20% das tarefas eram responsáveis por
80% dos resultados esperados. Assim, podemos dizer que:
80% dos resultados que alcançamos foram alcançados com
apenas 20% de nosso esforço e que os outros 20% consumiram
80% do nosso esforço.
Quando priorizamos as principais tarefas, como demonstrado na matriz de
Eisenhower, podemos focar esses 20% de atividades e ainda obter 80% dos
resultados que desejamos.
Também é necessário julgar se as atividades que compõem uma meta agregam
valor a essa meta.
Isso é o que chamamos de cadeia de valor, ou seja, é preciso
julgar se cada atividade acrescenta/agrega valor à meta e aos
objetivos propostos.
Se uma atividade não agrega valor ao objetivo ou à atividade, ela deve ser
eliminada da cadeia de atividades/valor de nossa meta/objetivo. Dessa forma,
tarefas inúteis serão eliminadas e o foco será apenas nos 20% que produzem os
80% de resultado.
Outra regra muito importante é a 40 – 70, colocada em prática por Colin Powell,
general de quatro estrelas do exército norte-americano que foi ministro de
Estado no governo de Barack Obama e de outros governantes. Essa regra propõe
que:
Devemos tomar decisões com certeza de acerto menor que 100%,
nesse caso entre 40 e 70% de certeza de acerto.
Isso acontece porque nunca teremos 100% das informações para a tomada de
decisão, ou porque, para termos um nível acima de 90% de acerto, demoraremos
muito tempo, o que pode ser crucial em alguns casos. Assim, devemos julgar
qual o percentual de certeza das informações que temos e tomar as decisões se
esse percentual estiver entre 40% e 70%.
Cada vez que tomamos uma decisão e
acertamos, estamos treinando nosso
cérebro a entender melhor aquele
assunto, assim, precisaremos de cada
vez menos informações para
tomarmos decisões acertadas.
Em contrapartida, se tomamos uma decisão com certo nível de informações e
erramos, precisamos acrescentar maior nível de informações para tomarmos
decisões semelhantes sobre tal assunto. Com essa forma de julgar a tomada de
decisão, podemos calibrar nossa necessidade de informações para a tomada de
decisões e melhorar o aproveitamento do tempo, ajudando a economizar tempo
na busca de mais informações; como dizem: “Tempo é dinheiro.”
Orientações complementares
Vimos o que é eficácia e conhecemos algumas técnicas para gerir o tempo de
forma eficaz. Além das técnicas apresentadas, existem elementos fundamentais
na administração do tempo para a execução de tarefas, visando a eficácia. São
eles: economia na atuação e definição de propósitos.
Economia na atuação
Parcimônia ao lidar com as tarefas e com o tempo é algo muito importante.
Sempre tendo em mente que menos é mais, podemos realizar planejamentos
mais eficazes.
Para cada planejamento que realizamos, devemos ter sempre
em mente que a quantidade de metas precisa ser a menor
possível para atingir o objetivo proposto.
Com essa mentalidade, conseguiremos construir planos com menos atividades,
apenas as essenciais, e, assim, desenvolver uma cadeia de valor mais eficiente e
com maiores chances de ser eficaz no atingimento dos resultados.
Em 2011, o professor de negócios
Morten T. Hansen estudou os hábitos
de trabalho de 5 mil gerentes e
funcionários para determinar como e
por que algumas pessoas se
destacam. Sua equipe descobriu que
os de melhor desempenho geralmente
não trabalham mais horas.
Morten T. Hansen
PhD, é professor de
administração na University
of California, Berkeley, e faz
parte do corpo docente da
Apple University. Ele também
escreveu Collaboration e foi
coautor do best-seller do
New York Times Great by
Choice com Jim Collins.
Morten T. Hansen lançou um
enorme projeto de pesquisa
sobre o que realmente
significa "trabalhar de
maneira mais inteligente". Ele
acompanhou as práticas e o
desempenho de 5 mil
gerentes e funcionários e
destilou os dados em 7
princípios de desempenho
superior. Os princípios são
simples — por exemplo,
peneire suas tarefas para
algumas, poucas,
importantes e concentre-se
nelas intensamente.
Ser ótimo no trabalho, segundo Hansen, significa ter um bom desempenho,
infundir nele paixão e um forte senso de propósito e viver bem. Os melhores
desempenhos, Hansen aprendeu, estão comprometidos com uma gama menor
de prioridades e se concentram em fazer tudo certo, o que significa fazer menos
e se concentrar mais.
Estabelecimento de propósitos
Em um trecho do filme Alice no país das maravilhas, a personagem encontra-se
perdida e, ao pedir a ajuda do gato, informando que não sabe para onde ir, ele lhe
responde:
Para quem não sabe
aonde vai, qualquer
caminho serve.
Uma das premissas para uma boa gestão do tempo é ter os objetivos bem
delineados. Isso faz com que se saiba o caminho a percorrer e as atividades
importantes para alcançar tais objetivos.
A e�cácia na gestão do tempo – dicas e
ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas
à eficácia na gestão do tempo, ou seja, na busca por resultados.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
O sistema OKR — Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) — é
um sistema de estabelecimento de objetivos e metas que procura envolver os
colaboradores na sua construção. Para determinar esses objetivos é utilizada
uma técnica bem específica. Qual é essa técnica?
Parabéns! A alternativa D está correta.
A SMORT
B SWOT
C SBART
D SMART
E SMATS
%0A%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%0A%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%2
paragraph'%3EA%20SMART%20%C3%A9%20uma%20t%C3%A9cnica%20espec%C3%ADfica%20para%20mensurar%20se%20as%20metas%20e%20objetivos%
bound%3C%2Fem%3E%20(espec%C3%ADfico%2C%20mensur%C3%A1vel%2C%20ating%C3%ADvel%2C%20realista%20e%20com%20limite%20de%20tempo).
Questão 2
Diversas regras de produtividade foram desenvolvidas com o passar do
tempo. Uma dessas regras procura determinar quanto esforçoé necessário
para alcançar uma meta. Essa regra foi utilizada em diversas áreas do
conhecimento e da prática, trazendo um ganho de produtividade
extraordinário. O nome dessa regra é:
Parabéns! A alternativa C está correta.
%0A%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%3Cp%20class%3D'c-
paragraph'%3EA%20regra%2080-
20%2C%20identificada%20por%20Vilfredo%20Pareto%20ao%20estudar%20a%20distribui%C3%A7%C3%A3o%20da%20riqueza%20na%20sociedade%2C%20fo
20%20indica%20que%20gastamos%2020%25%20do%20nosso%20tempo%20para%20alcan%C3%A7armos%2080%25%20dos%20nossos%20objetivos.%20As
los%2C%20podemos%20eliminar%20grande%20quantidade%20de%20atividades%20in%C3%BAteis%20para%20o%20alcance%20desse%20resultado.%20A%2
70%20que%20se%20refere%20%C3%A0%20tomada%20de%20decis%C3%A3o.%20Pomodoro%2C%20OKR%20e%20GTD%20n%C3%A3o%20s%C3%A3o%20re
A Regra 40-70
B Regra Pomodoro
C Regra 80-20
D Regra OKR
E Regra GTD
2 - Análise da e�ciência na gestão do tempo
Ao �nal deste módulo, você identi�cará as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
O que signi�ca e�ciência ou
produtividade pessoal?
O tempo é o recurso mais escasso
e, a menos que seja gerenciado,
nada mais pode ser gerenciado.
(DRUCKER, 2006, p. 51)
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os
resultados, não é a única questão importante. A forma como fazemos as
atividades para alcançar os objetivos e metas é muito importante. Assim, a
eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do tempo. Ser eficiente é
realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. É
nesse ponto que a gestão do tempo entra para que as atividades sejam
eficientes.
Para se alcançar a eficácia não é preciso ser eficiente, mas,
para que a gestão do tempo seja eficaz, é necessário que a
eficiência também seja levada em conta.
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os
resultados, não é a única questão importante. A forma como fazemos as
atividades para alcançar os objetivos e metas é muito importante. Assim, a
eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do tempo. Ser eficiente é
realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. É
nesse ponto que a gestão do tempo entra para que as atividades sejam
eficientes.
Frederick Taylor.
Então, ser eficiente na gestão do
tempo é fazer as atividades corretas
no menor tempo possível.
A indústria entendeu isso há muito
tempo, desde Taylor, teórico da
administração do início do século XX
que estudou os tempos de produção e
criou o método científico de organizar
a produção.
Então, já está estabelecido que é
necessário fazer as atividades com o
menor tempo possível para que
sejamos eficientes em nossa
produção.
Esse princípio vale para qualquer atividade em nossa vida. Se estamos
estudando, devemos procurar meios e organização para que possamos aprender
o máximo, no mínimo de tempo. Com isso, um ambiente agradável e silencio,
assim como material de qualidade, são questões importantes para garantir a
eficiência do aprendizado. Como no nosso minicaso, a eficiência não se
incomoda se o resultado alcançado é eficaz, ou seja, atingirá o objetivo
proposto.
A e�ciência se preocupa com o processo, se esse é o mais
econômico e rápido possível.
A eficiência está muito ligada à produção, ao processo. Assim, uma das
maneiras mais eficazes de melhorar sua produtividade é reconhecer e corrigir
erros de gerenciamento de tempo. Quando você dedica um tempo para superar
esses erros, isso faz uma enorme diferença na sua produtividade — e você
também será mais feliz e terá menos estresse!
Mas o que é gerenciamento de tempo?
“A definição de gestão do tempo (gerenciamento de tempo) é o processo
de organização e planejamento de como dividir seu tempo entre
atividades específicas. O bom gerenciamento do tempo permite que você
trabalhe de maneira mais inteligente — não mais difícil — para que faça
mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e as
pressões são altas. Deixar de administrar seu tempo prejudica sua
eficiência e causa estresse. Parece que nunca há tempo suficiente
durante o dia.”
Resposta 
Outro ponto importante a ser abordado é o perfeccionismo nas atividades do dia
a dia.
“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom e�ciente.”
Conheço pessoas que acabam desistindo de tudo que pegam para fazer pois
não aguentam levar as atividades no longo prazo, simplesmente por serem
perfeccionistas. O perfeccionismo nos trava e faz com que toda e qualquer
atividade seja um peso, levando ao cansaço e ao estresse em pouco tempo. Ser
eficiente é produzir o melhor com o menor tempo possível, isso implica aceitar
algum grau de erro para sermos eficientes.
Essa é a ideia dessas metodologias ágeis, em que os produtos são prototipados
e já entram em testes para identificação de problemas. Não se espera que todos
os problemas estejam resolvidos para colocar em teste.
Assim, deve-se entender que a eficiência deve ser um
propósito e a qualidade da entrega deve ser calibrada em
função da eficácia que se deseja e do tempo disponível para a
realização da tarefa.
Preste atenção na preparação e no planejamento das atividades. Essa é uma
fase muito importante para a gestão do tempo. Existe uma citação famosa
atribuída a Abraham Lincoln:
Dê-me seis horas
para cortar uma
árvore e vou passar
as quatro primeiras
a�ando o machado.
Não há certeza se foi Lincoln que disse essa frase, mas a moral é que sem
preparo tudo fica muito mais difícil. Planejar seu tempo, distribuindo as
atividades em função da necessidade e da urgência, como vimos na matriz de
Eisenhower, é muito importante para ganhar em:

Agilidade

E�ciência

E�cácia
Outro ponto importante está na relação entre as horas dispendidas no trabalho e
a produtividade.
Para Robert Pozen, de Harvard, “os
funcionários administrativos estão
trabalhando mais do que nunca.
Muitos chegam cedo ao escritório,
saem tarde, trabalham durante o
almoço e ficam em suas mesas nos
finais de semana e feriados. No
entanto, esses trabalhadores
costumam ser minimamente
produtivos”.
Essa é uma questão muito importante a ser abordada. Muitas horas de trabalho
não quer dizer que você está sendo produtivo. Se você não estiver utilizando seu
tempo de maneira organizada, com eficiência, e se você não estiver sendo eficaz
em seus resultados, esse tempo gasto será mal aproveitado e os resultados
serão inúteis.
Técnicas de produtividade
Lei de Parkinson
A lei de Parkinson declara:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para
sua conclusão.”
Portanto, mais eficiência muitas vezes significa simplesmente mais trabalho. A
Lei refere-se à ideia de que “quanto mais tempo você destinar para terminar um
trabalho, mais tempo você perderá”. Essa lei garante que o tempo dispendido
para a realização de uma tarefa está diretamente ligado ao deadline, ao tempo
disponível para a sua realização. Se você tiver 5 minutos, 10 minutos ou 15
minutos para realizar a mesma tarefa, você gastará o tempo total.
Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.
Assim, a dica é:
Dica
Limite o tempo definido para cada tarefa. Com menos tempo disponível, você se
concentrará mais intensamente e realizará a tarefa em menor tempo.
A questão do perfeito e do bom com eficiência também entra nesse ponto, pois,
quanto maior o tempo disponível para a realização de uma tarefa, mais você
cobrará em qualidade e perfeccionismo. Se o tempo é curto, fazemos o que é
possível dentro do tempo disponível, se o tempo é maior, em vez de entregarmos
a tarefa, ficamos enfeitando e procurando aperfeiçoar o trabalho. Isso acaba
deixando o nosso tempo todo preenchido, mas não estamos sendo nem
eficientes, nem eficazes com a gestão do nosso tempo.
Outro ponto importante que acontece muito quando temos mais tempo que o
necessário para a entrega de uma tarefa é ficarmos enrolando.
Deixamos de fazer a tarefa e vamos
ao banheiro, falarcom os colegas,
entre outras atividades não ligadas à
tarefa. Não é que não devamos ir ao
banheiro, ou conversar com os
colegas, mas, quando isso é feito
apenas para matar o tempo de uma
atividade, estamos deixando de ser
eficientes com o nosso tempo.
O pior é que depois vamos reclamar que não temos tempo para realizar todas as
nossas atividades.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizou um timer
de cozinha no formato de um tomate para organizar seu tempo.
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma atividade
é seu começo, pois o cérebro tende a impor dificuldades nessa etapa inicial.
Nesse sentido, a técnica propõe dividir o trabalho a ser realizado em partes que
exigem maior concentração, visando a melhorar o foco.
Ao melhorar o foco e organizar o tempo de execução das
atividades, supera-se a inércia e a procrastinação.
Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:
 Primeiro
Pesquisa sobre o tema e as
referências.
 Segundo
Definição dos objetivos.
 Terceiro
D fi i ã d t d l i
Cada etapa com foco em um período de 25 minutos, com pequenas pausas
entre elas.
Fazendo as coisas acontecerem — GTD — David Allen
Essa técnica desenvolvida por David Allen é bem simples de entender. Muitas
das questões abordadas por ela já são utilizadas pelas pessoas em sua
organização de atividades. No entanto, ela como uma técnica só funciona se for
aplicada de forma integral, seguindo todos os passos prescritos.
Isso acontece, pois, fazendo apenas uma das etapas, estaremos ganhando
tempo com essa etapa, mas perdendo esse tempo em outras questões que
poderiam nos render mais economia de tempo.
A técnica de David Allen se divide em três etapas:

Coletar

Processar

Rever
Definição da metodologia.
 Quarto
Análise dos resultados.
 Quinto
Conclusão.
Veja a seguir a explicação de cada uma delas:
Coletar
A primeira etapa é a coleta dos dados. Nela, todas as atividades que chegam até
nós devem ser colocadas em um grupo específico, que ele chama de “balde”.
Cada balde tem suas características e pode ser:
É preciso ter a menor quantidade de baldes possível, centralizando a entrada de
atividades e facilitando o controle dessas atividades.
As atividades que entram pelos baldes devem ser tratadas inicialmente se são:
Itens acionáveis
Que dependem de alguma
ação.
Itens não acionáveis
Que não dependem de
nenhuma ação.
Os itens não acionáveis devem ser descartados de imediato ou simplesmente
colocados em um arquivo, quando for o caso. Já os itens acionáveis devem ser
Uma caixa de e-mail Uma agenda Um 
idei

divididos em dois grupos, primeiro os que podem ser resolvidos em até dois
minutos, e os demais.
O primeiro grupo deve ser resolvido na hora, pois deixá-los para depois implica
em gastar mais tempo do que resolvê-los nesse momento. Busca-se resolver os
itens de até dois minutos tão logo surgirem. Um exemplo é:
Exemplo
Durante leitura dos e-mails diários, buscar solucionar os assuntos que
demandam até dois minutos. Um e-mail de resposta curto, uma reposta de uma
reunião, uma informação rápida solicitada, tudo isso pode ser resolvido
rapidamente, deixando de ser uma pendência.
As atividades rápidas são o grande volume das demandas.
Processar
A segunda etapa da técnica de David Allen consiste em colocar as atividades
que demandam mais de dois minutos em processamento.
Essa técnica implica em julgar
incialmente se a atividade pode ser
delegada, se sim, então delegue-a e
ela já estará fora da agenda também.
Aplicar essa etapa no início de seu
planejamento de atividades evita
gastar tempo com uma atividade que
outra pessoa poderia executar.
Quanto mais você delegar, mais tempo lhe sobrará para se
concentrar no que realmente importa.
Todas as outras atividades que sobraram são de responsabilidade exclusiva sua.
Por isso, elas devem ser programadas em agenda, observando-se suas
características bem como seus prazos de execução e entrega.
Essa etapa exige que associemos uma técnica de organização de tarefas para a
construção de nossa agenda de tarefas e nos garanta o máximo aproveitamento
de nosso tempo disponível. Procure organizar as tarefas em sequência.
Atenção!
Não existem pessoas multitarefas, o que acontece é que você não irá se
concentrar em nenhuma das tarefas, fazendo-as de forma incorreta ou perdendo
muito mais tempo do que se tivesse se concentrado e mantido o foco em cada
uma das tarefas de forma individual.
Rever
A terceira etapa que David Allen prescreve em sua técnica é a revisão. Nela,
David coloca o tratamento de questões que fogem ao controle e que necessitam
de uma abordagem diferenciada para serem resolvidas. A solução do
descontrole deve vir da aplicação de cinco passos, sendo eles:
 Capturar e reconhecer.
 Tomar decisões.
 Organizar os resultados.
 Revisar e refletir sobre o significado de tudo, enxergando o
todo.
Lista de tarefas, calendário e caderno de distração
A criação de listas de tarefas é outra ação importante para a gestão do tempo.
Quando colocamos nossas tarefas dividas por categorias no papel ou em um
software (como Todoist), podemos descansar nossa memória. Cada "coisa" no
seu lugar! No momento que você está recebendo uma demanda, coloque o
máximo de detalhes desses requisitos nessa tarefa. No Todoist você pode
anexar imagens, sons, datas etc.
Todos nós já tivemos o sentimento de estar esquecendo alguma tarefa
importante, ou aquele prazo importante de entrega de algo.
Quando colocamos todas as nossas atividades em listas,
conseguimos melhorar essa sensação e nosso cérebro pode
relaxar.
Além de colocar todas as tarefas em
listas, é muito importante organizar
sua execução no tempo, assim, a
construção de uma agenda de
atividades é essencial. Cada passo
deve ser planejado e realizado de
forma organizada, e a melhor forma
de fazer isso é utilizar uma agenda.
Hoje em dia temos agendas eletrônicas que nos alertam de prazos de forma
automatizada, gerando um controle mais efetivo de nossas atividades.
 Iniciar a ação de correção.
Todas as atividades devem ser agendadas e colocadas em seus respectivos
lugares, gerando uma organização de longo prazo. Como na técnica GTD, cada
balde deve receber as atividades e essas devem ser organizadas em uma
agenda conforme sua prioridade e urgência de execução.
As atividades que delegamos devem ser controladas em lista separada, para que
sejam cobradas e monitoradas em seu devido tempo, e atividades que por
alguma razão não podem ser concluídas na data agendada devem ir para uma
lista a parte para um controle mais fino e ser reencaixadas na agenda em data
posterior. Veja a seguir o que deve constar em cada lista citada:
Procure controlar todos os aspectos relacionados, como data da
delegação, prazo de entrega da delegação, prazo de entrega das
atividades, inputs necessários para a realização da tarefa e quem ficou
responsável por ela, para que você possa cobrar dessa pessoa.
Procure colocar a razão da interrupção, os inputs que faltam para a
concussão da tarefa, data que esses inputs estarão disponíveis, dentre
outras informações relevantes.
Evite guardar informações desnecessárias em sua memória, pois isso
sobrecarregará sua mente e você poderá ficar estafado com seu cérebro em
alerta, relembrando da lista de atividades pendentes. Google Keep, Evernote e
Microsoft One são aplicativos interessantes para registrar novas ideias ou
compromissos por áudio, texto ou imagens.
Para organizar a agenda, deve-se aplicar as técnicas anteriormente vistas. É
possível que isso provoque desconforto, na medida em que se dedicar ao
planejamento parece ocupar o tempo destinado às tarefas, mas, com prática,
observam-se resultados positivos dessa dedicação ao planejamento.
Tarefas que foram delegadas 
Tarefas que foram interrompidas 
Quanto mais organizada estiver uma agenda, mais fácil será
programar períodos de folga, períodoscom a família e demais
atividades além do trabalho ou estudo.
Outro ponto importante diz respeito ao reconhecimento da impossibilidade de se
resolver tudo, sendo necessário recusar algumas atividades menos importantes
que não agregam valor ao objetivo de longo prazo.
Horário de pico
O horário de pico é o momento do dia em que mais se produz. Para muitas
pessoas esse horário é na parte da manhã, já para outras pessoas é de noite. Há
pessoas, por exemplo, para as quais o horário de pico é após as 17 horas, pois é
quando conseguem produzir melhor. Cada pessoa tem o seu horário de pico.
Esse horário deve ser aproveitado para as atividades mais importantes, pois
garante maior produtividade.
É importante identi�car o próprio horário de pico e utilizá-lo a seu
favor, fator que alavanca a produtividade.
Esse horário deve, portanto, ser aproveitado para trabalhar questões mais
complexas, de maior valor agregado para o alcance dos objetivos e não para
tarefas mais mecanizadas. Veja a seguir um gráfico que mostra a relação entre o
nível de energia empregado para realização das tarefas e as “horas do dia”:
Gráfico: Exemplo de um gráfico de energia levando em conta o nível de energia e o horário do dia.
Além disso, recomenda-se observar o melhor dia da semana também. Isso é
importante, pois é comum que as pessoas sejam menos produtivas na sexta-
feira e na segunda-feira devido ao final de semana. Observe bem como é a sua
produtividade durante seu dia, mas também durante sua semana.
A e�ciência na gestão do tempo – dicas e
ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas
a eficiência na gestão do tempo, ou seja, na busca por meios mais adequados
para realizar as tarefas.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
A eficiência e a eficácia são dois conceitos bastante utilizados em diversas
áreas. Na gestão do tempo, eles assumem papel central no planejamento e
na execução das tarefas que levam a um objetivo. Partindo apenas da ideia
de eficiência, podemos defini-la como:
A Atingir os objetivos propostos de forma perfeita.
B
Atingir o menor custo em uma atividade independentemente do
tempo gasto.
C Procurar atingir os objetivos com precisão.
Parabéns! A alternativa E está correta.
%0A%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%3Cp%20class%3D'c-
paragraph'%3EA%20defini%C3%A7%C3%A3o%20de%20efici%C3%AAncia%20est%C3%A1%20na%20rela%C3%A7%C3%A3o%20entre%20custo%20e%20benef%
se%20%C3%A0%20efic%C3%A1cia%20e%20a%20alternativa%20%E2%80%9Cb%E2%80%9D%20%C3%A0%20economicidade.%3C%2Fp%3E%0A%20%20%20%2
Questão 2
Diversas técnicas existentes procuram ajudar na organização de tarefas e na
iniciação de atividades com foco na gestão eficiente do tempo. Indique a
técnica segundo a qual quanto mais tempo se destina para terminar um
trabalho, mais tempo se perde, ou seja, o trabalho se expande para preencher
o tempo disponível para sua conclusão:
D Planejar os objetivos e garantir que sejam atingidos.
E
Realizar as atividades necessárias com o menor gasto de
recursos possível.
A OKR — objetivos e resultados-chave
B Lei de Parkinson
C Pomodoro
D GTD — fazendo as coisas acontecerem
Parabéns! A alternativa B está correta.
%0A%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%3Cp%20class%3D'c-
paragraph'%3EA%20lei%20de%20Parkinson%20diz%20que%20voc%C3%AA%20utilizar%C3%A1%20todo%20o%20prazo%20que%20tiver%20para%20executar%
3 - Foco e atenção como fatores fundamentais
Ao �nal deste módulo, você identi�cará a importância do foco e da atenção para o combate à
procrastinação, à preguiça e ao estresse.
Foco e atenção
O foco é uma das questões mais essenciais na gestão de nosso tempo. Uma
atividade realizada com foco terá grandes resultados com o consumo mínimo de
E SMART
tempo. Focando suas atividades você terá tempo para descansar e para outras
atividades mais prazerosas.
Diversos autores indicam que você
deve focar primeiro as atividades mais
desagradáveis e depois as mais
agradáveis. Assim você resolverá
aquilo que lhe aflige primeiro e, depois,
poderá curtir atividades mais
dinâmicas e criativas.
O foco pode ser aplicado em diversos níveis, desde o
planejamento até a execução e o monitoramento das
atividades.
O foco no planejamento está em escolher os objetivos principais de uma vida e
aos poucos ir abrindo-os em objetivos intermediários e depois em tarefas a
realizar para alcançá-los. Quando fazemos esse tipo de programação, podemos
encaixar as atividades e priorizar as que agregam valor ao nosso objetivo,
gerando maior racionalidade em nossas escolhas de curto, médio e longo
prazos. Essa forma de organizar nossas atividades nos garante:

Realizar o que é
importante primeiro

Não perder o foco dos
objetivos
Um bom planejamento com foco considerará apenas questões que estejam
relacionadas com os objetivos e descartará como secundárias as que não estão
ligadas, melhorando a nossa chance de alcançar nossos objetivos mais amplos
e de longo alcance. Se não planejarmos com foco, podemos nos perder nas
atividades do dia a dia e nunca alcançar nossos objetivos de longo prazo,
ficando estagnado em nossa areia movediça das atividades diárias.
Produtividade é sobre energia e foco, não
tempo
O trabalho por grandes quantidades de horas não garante que atingiremos
nossos objetivos, se nosso foco não estiver alinhado com esses objetivos.
Vamos nos perder pelo caminho, então ter foco é realizar as atividades com
energia e concentração. Se nosso planejamento estiver focado, cada atividade
que realizamos será importante para o alcance de nosso objetivo final, e isso
garantirá uma alocação do tempo de forma eficiente e eficaz.
A junção de foco, e�ciência e e�cácia é a ferramenta mais
poderosas para o sucesso.
Quando uma pessoa conseguir reunir essas três qualidades em seu
planejamento e execução, ela alcançará qualquer objetivo que desejar. No
entanto, permanecer sempre focado, eficiente e eficaz não é fácil. Precisamos
estar o tempo todo nos controlando e nos policiando, pois a nossa tendência é
relaxar, é ir para os roubadores de tempo, para aquilo que não exige nada de nós.
É por isso que estamos na era dos
podcasts e vídeos tutoriais; não é que
eles não sejam boas ferramentas, mas
eles tendem a fornecer todo o
conteúdo de forma mastigada, com
pouca necessidade de raciocínio ou
questionamentos. Tudo é dado já
resolvido, sem a necessidade de
esforço ou de qualquer gasto de
energia para a sua aquisição.
Apesar da facilidade, trata-se de uma ideia equivocada sobre ensinar, pois a
exposição de algo pronto, predefinido, limita e até veta caminhos de
interpretação e de aprendizado, reforçando de forma unívoca a perspectiva do
enunciador.
Um ponto importante no aprendizado, no planejamento e na execução de
qualquer atividade é a capacidade de julgamento que o ser humano tem e que
nenhuma máquina tem até hoje. Isso é o que nos diferencia e essas ferramentas
modernas de distribuição de informações estão roubando essa característica
dos seres humanos.
Quando:
Estamos abrindo mão da característica que nos torna diferentes das máquinas e
que garante nossa empregabilidade. Essa forma de agir acaba nos colocando
em um estado de letargia intelectual que atrapalha nosso julgamento, nosso
bom planejamento e nossa execução de tarefas com foco e energia.
Trabalho focado, deep work
O trabalho focado pode ser considerado um trabalho profundo. Seu reverso é o
trabalho superficial. Veja a seguir a explicação de cada um deles:
Trabalho super�cial
O trabalho superficial é realizado de forma mais descontraída e pode ser
utilizado como uma distração, se for um trabalho que exige grande
concentração, mas pode ser também um bom momento de relaxar o
cérebro. Trabalhos como responder pequenos e-mails, arquivar algo, dar
Compramos uma ideia sem
questionar.
Preferimos a explicação
simplista de um youtuber para
um problema muito mais
complexo.Dele
de j
dá a
uma resposta rápida, podem ser realizados com menor engajamento.
Esses trabalhos podem ser encaixados entre outras tarefas que
requerem grande concentração, melhorando seu desempenho e
garantindo maior agilidade, pois eles acabam funcionando como uma
forma de descanso para o cérebro.
Trabalho profundo
Já para os trabalhos que demandam maior concentração, é interessante
que, ao iniciarmos, nos concentremos de forma absoluta, focando apenas
a tarefa que estamos realizando. Esse foco deve ser total, pois, como já
explanado, quando tentamos fazer várias tarefas ao mesmo tempo,
acabamos não aproveitando bem o tempo e não nos concentramos,
perdendo grande parte da nossa energia aplicada. Para que um trabalho
profundo aconteça é necessário foco e concentração total.
Para Cal Newport, o princípio da produtividade está na relação intensidade x
tempo. Ele indica quatro pontos que devemos observar para que o trabalho
profundo aconteça. São eles:
 Tenha um espaço de trabalho dedicado à tarefa a ser
realizada.
 Tenha uma hora para terminar seu trabalho.
 Tenha uma sequência de atividades iniciais que lhe garanta
rápida concentração.
Dizer não ou servir aos outros?
Dizer não a uma pessoa ou recusar alguma coisa de que gostamos é muito
difícil. Quando temos de dizer não a alguém que gostamos temos um
sentimento de perda, de estar deixando de ajudar alguém. No trabalho, podemos
ter o mesmo tipo de sentimento. Dizer não a um colega que nos pede para fazer
algo, ou solicita uma ajuda, é muito difícil também. Dizer não a um chefe é ainda
mais difícil devido ao poder hierárquico existente na relação.
Mas muitas vezes deixar de dizer não pode tornar nosso
serviço ineficiente e nos prejudicar mais com entregas
atrasadas ou de baixa qualidade.
Nesse sentido, o controle da quantidade de tarefas que temos de realizar é muito
importante para termos tempo de qualidade para fazer as tarefas de forma
concentrada e organizada. Crie o hábito de ter suas tarefas organizadas para
 Prepare todos os aspectos para que seu ritual garanta ao
seu cérebro o recebimento do suporte que precisa para
continuar operando em um alto nível de concentração.
poder ter uma boa noção de quando você pode assumir novas tarefas e quando
precisa dizer não.
Todas as ferramentas que apresentamos até aqui podem lhe ajudar a gerar essa
organização e lhe garantir as razões corretas para dizer não a uma tarefa
específica.
Tome boas decisões
Tomar uma decisão pode ser algo muito difícil. Assim como dizer não, muitas
vezes, ficamos adiando a tomada de uma decisão que implique alguma
contrariedade a alguém. Temos também dificuldade de tomar decisões que
impliquem escolhas com riscos, ou que sabemos que podem não ser as mais
assertivas, pelo menos naquele momento.
Anteriormente, estudamos a regra 40-70 utilizada por Colin Powell, quando
estudamos a eficácia, mas aqui queremos focar outro aspecto da decisão.
Segundo Daniel Kahneman (2012), ganhador do prêmio Nobel, nós temos dois
tipos de tomada de decisão:
Decisão rápida e intuitiva
Baseado em sentimento.
Decisão lenta
Baseado no raciocínio e na
análise de opções.
Baseado no raciocínio e na análise de opções. Cada um desses sistemas tem
sua finalidade e eles devem ser conscientemente utilizados para aproveitar o
melhor de cada um.
O primeiro, mais visceral e baseado em sentimentos, é mais intuitivo e se presta
a decisões que precisam ser tomadas de forma rápida, sem muita reflexão. Esse
tipo de decisão é menos embasado em informações e mais em sensações,
devendo ser treinado constantemente para que possa se desenvolver e ser
aproveitado com maior frequência.

Dica
Procure começar treinando em pequenas decisões de seu dia a dia, e vá
crescendo o seu uso conforme vai ganhando confiança.
Isso lhe ajudará a destravar várias tarefas que necessitavam de pequenas
decisões, levando a uma economia de tempo enorme.
O segundo sistema, baseado no raciocínio, tenta se apresentar como o rei das
decisões corretas, mas, se mal aplicado, pode ser na realidade um grande
empecilho ao crescimento e à realização das tarefas, se transformando em um
motivo de paralisia na vida e nas tarefas das pessoas. Pessoas que necessitam
de grande quantidade de tempo para a tomada de qualquer decisão podem na
realidade estar apenas adiando decisões com o argumento de que precisam
pensar mais.
Demorar longos períodos para tomar decisões simples pode
travar a produtividade e levar o indivíduo a perder tempo ou a
aproveitá-lo de forma mais eficiente.
Isso não quer dizer que não
precisamos refletir sobre algumas
decisões, e que o sistema racional é
ruim. Na realidade ele é excelente,
mas deve ser utilizado para as
questões corretas e não para qualquer
questão.
Para a utilização da decisão racional de forma correta, precisamos planejar bem
nossas atividades e desenvolver uma boa percepção de quando um assunto
pode ser resolvido rapidamente e quando esse assunto precisa de tempo e
raciocínio para ser resolvido. Procure desenvolver essas habilidades em seu dia
a dia e ganhará grande quantidade de tempo em suas tarefas.
Distração digital
As redes sociais podem se tornar um vício, uma grande distração e perda de
foco. Quando uma pessoa se acostuma com elas e perde o controle sobre o
momento em que pode ou não ficar conectada, tende a se perder e se escravizar
nessa rotina.
Esse tipo de dependência, de
comportamento, é estudado e indica
uma possível doença. Mas, para além
da doença, temos que todos nós
estamos um pouco escravos das
distrações digitais.
A fim de desenvolvermos serviços intelectuais precisamos nos concentrar e ter
foco para que o serviço ocorra de forma satisfatória e com velocidade. Os
recursos digitais das redes sociais podem ser uma distração que nos impede de
ter foco e de conseguir executar serviços de forma profunda. Essas distrações
impedem que tenhamos um engajamento pleno com a atividade, parando a todo
momento para olhar uma mensagem, uma foto ou um comentário.
Cada uma dessas interrupções tira nosso foco e não nos deixa aprofundar nossa
concentração, ficando sempre superficial e com baixo rendimento.
Dica
Um conselho dado por grandes CEOs é ter um ambiente em que você se
desconecta totalmente das redes, não recebendo nem notificações, para se
dedicar exclusivamente à tarefa que demanda concentração e foco.
Com essa atitude, você evitará ficar se desconcentrando com questões
secundárias e renderá muito mais, fazendo sua tarefa rapidamente e depois
tendo muito mais tempo para todas as distrações.
Então, a frase de ordem é:
“Livre-se das distrações digitais.”
Teoria do Fluxo
O objetivo é uma concentração tão
intensa que não sobra atenção
para pensar em algo irrelevante.
(CSIKSZENTMIHALYI, Mihaly)
A teoria do fluxo consiste em se concentrar de uma forma tão profunda que as
distrações deixam de ter impacto em sua atenção. Quando conseguimos entrar
nesse estado, podemos produzir em alta velocidade e com muita qualidade. Isso
acontece pois as distrações ficam em segundo plano e nosso cérebro desliga as
percepções periféricas concentrando toda a energia na atividade que estamos
realizando.
Para conseguir esse benefício é necessário um preparo prévio. Principalmente
no início, você deve evitar que as distrações fiquem por perto. Conexões de
internet no computador, celulares ligados e perto de você, notificadores de
chamada como relógio de pulso, entre outros artigos que lhe causam distração
devem ser desligados ou retirados da sala em que estamos trabalhando.
Com tempo e treinamento ficamos cada vez mais eficientes e eficazes nessa
concentração, o que nos ajuda cada vez mais a produzir com velocidade e
qualidade. Tudo está baseado no treino.
Reuniões (aulas, palestras) focadas e
produtivas
Reuniões são uma das atividades onde mais se perde tempo. Algumas
empresas estão retirando as cadeiras das salas de reunião para evitar que seus
colaboradores transformem a reunião emum encontro social e somente isso.
Uma reunião produtiva é curta e com um foco muito bem definido.
Reuniões que passam de 60 minutos com muitas pessoas
geralmente não são muito produtivas e podem estar gastando
tempo desnecessário.
Para se ter uma boa reunião é preciso preparação e evitar que se torne uma
palestra. A pauta deve ser enviada previamente e o foco deve ser nas discussões
sobre o assunto e na chegada a um consenso. Deve-se evitar um excesso de
questões a serem discutidas para que a reunião seja produtiva, nós não
conseguimos dar atenção a vários assuntos ao mesmo tempo.
Veja a seguir o quadro que compara uma boa reunião e uma má reunião:
Má reunião Boa reunião
Material muito grande
Assumir que todos já leram o
material, evitando ler
Má reunião Boa reunião
Domínio da chefia (liderança
da reunião)
Hipóteses refutáveis
Mais de 90 minutos De 30 a 60 minutos
Abusar do PowerPoint Vigoroso debate
Procrastinação e precrastinação
Para evitar a procrastinação, é necessário evitar se concentrar no produto. Em
vez disso, a atenção deve estar na construção de processos — hábitos — que
coincidentemente permitem realizar as tarefas desagradáveis que precisam ser
feitas.
Você sabe o que é procrastinar?
Procrastinar é deixar uma atividade ou tarefa que deveria ser realizada
neste momento para amanhã e, quando chega amanhã, deixar para
depois de amanhã.
Essa é uma prática muito comum, principalmente quando a questão a ser
tratada não nos agrada. Temos sempre a tendência de beneficiarmos as tarefas
que nos agradam, mesmo que elas não sejam as mais urgentes ou as mais
importantes. Quando agimos assim, escolhendo apenas as tarefas que nos
agradam, em muitos casos estamos:
Resposta 
Precrastinando as tarefas
Pois a estamos fazendo
antes do momento que
deveria acontecer.
Procrastinando as tarefas
Pois deveriam ser
realizadas naquele
momento.
Quando planejamos o uso do nosso tempo, devemos utilizar as técnicas
demonstradas até agora e evitar cair na procrastinação das atividades
desagradáveis. Mesmo no planejamento, essa procrastinação pode acontecer,
pois a pessoa tende a dar mais importância relativa às tarefas que lhe agradam.
Procure sempre entender quais tarefas realmente são
importantes e quais são urgentes para o alcance de seus
objetivos.
Pois você pode estar procrastinando tarefas importantes por não serem
agradáveis e realizando as que mais lhe agradam, mas que não são importantes
para os objetivos. O foco devem ser as tarefas que melhor contribuem para a
realização do objetivo.
Preguiça
A preguiça pode ser um grande problema. Pessoas que se entregam à preguiça
não conseguem prosperar. Todas as atividades e tarefas são difíceis e elas
estão sempre cansadas. Esse tipo de pessoa está sempre pensando em
descanso e nunca se concentra em suas atividades. Sua única vontade está
direcionada para distrações e atividades que não demandem esforço.

Para evitar esse tipo de comportamento, nós devemos estar sempre alertas com
a nossa postura. Estar engajado em nossas atividades é o mínimo que podemos
fazer, evitando que nosso trabalho se torne um peso para a nossa existência.
Evitar comportamentos de preguiça e tornar a falta de motivação uma constante
pode influenciar diretamente na sua gestão do tempo, tornando todas as tarefas
mais lentas e menos eficientes.
O foco e a atenção na realização das
tarefas – dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas
a manter o foco e a concentração na realização das tarefas e solução de
problemas.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
Nos últimos tempos, temos percebido que a tecnologia e o desenvolvimento
de novas formas de nos relacionarmos têm tomado conta do nosso dia a dia.
Essas questões podem atrapalhar muito a nossa concentração, piorando
bastante nosso aproveitamento. O que é necessário para que possamos nos
abster dessas distrações, principalmente as digitais, como as redes sociais.
Escolha a alternativa que melhor garante que possamos nos livrar dessas
distrações:
Parabéns! A alternativa A está correta.
%0A%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%3Cp%20class%3D'c-
paragraph'%3EA%20tecnologia%20e%20as%20redes%20sociais%20foram%20um%20grande%20avan%C3%A7o%20em%20nossas%20vidas.%20No%20entant
Questão 2
A procrastinação é um termo muito utilizado para indicar uma pessoa que
deixa suas tarefas de hoje para amanhã. Existe uma outra forma de
procrastinar que dá uma impressão de que estamos super atarefados, essa
forma é:
A
Manter o foco nas tarefas produzindo um trabalho profundo e
reduzindo, se preciso, o tempo gasto com as redes sociais.
B
Manter o foco nas redes sociais a fim de obter motivação para
realizar um bom trabalho fora das redes.
C
Evitar integralmente o acesso às tecnologias digitais, à internet
e aos dispositivos móveis para manter o foco.
D
Priorizar o uso das tecnologias digitais, recorrendo a vídeos
tutoriais e a podcasts para manter a atenção nas tarefas
existentes.
E
Privar-se de usar as redes sociais bem como a internet de forma
permanente a fim de se dedicar somente às tarefas existentes.
Parabéns! A alternativa B está correta.
%0A%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%3Cp%20class%3D'c-
paragraph'%3EA%20procrastina%C3%A7%C3%A3o%20%C3%A9%20um%20problema%20recorrente%20em%20nossas%20vidas.%20Sempre%20que%20encon
Considerações �nais
Durante nosso estudo pudemos entender um pouco sobre a gestão do tempo.
Esse é um tema muito amplo e que merece mais aprofundamento. O tempo
gasto estudando a gestão do tempo pode lhe render muitas horas
A
Fazer apenas as tarefas mais importantes, delegando as tarefas
urgentes e menos importantes.
B
Fazer apenas as tarefas que lhe agradam, deixando as
desagradáveis sempre para depois.
C
Fazer apenas as tarefas programadas para o dia, deixando as
tarefas do dia seguinte para seu próprio dia.
D
Fazer as tarefas do dia e adiantar as tarefas do dia seguinte,
sempre procurando estar cheio de afazeres.
E
Fazer apenas as tarefas que lhe mandam, evitando deixar
coisas para depois, onerando o dia seguinte.
economizadas e a possibilidade de não se escravizar em seu trabalho. Aqui,
procuramos abordar alguma das mais conhecidas técnicas aplicadas à gestão
do tempo. Cada hora de estudo desse tema pode lhe trazer grandes avanços.
Mas um ponto importante é que não basta estudar, é preciso colocar em prática.
A prática do aprendizado é o que lhe trará benefícios. Quando colocamos um
conhecimento em prática, estamos sendo sábios. A sabedoria está exatamente
em utilizar as ferramentas que temos a nosso favor. Colocar todo esse
conhecimento adquirido em prática é o que lhe trará bons resultados. Por isso,
continue a estudar sobre o assunto, porém, mais do que isso, coloque ele em
prática em sua vida e veja o ganho que você poderá usufruir desse
conhecimento.
Podcast
Neste podcast, o especialista irá se aprofundar em questões relacionadas a
gestão do tempo em uma aplicação mais prática.
Referências
COVEY, S., MERRIL, R. MERRIL, R. Primeiro o mais importante – First Thing First.
Rio de Janeiro: Sextante, 2017.

Burkeman, O. Four thousand weeks: time management for mortals. New York:
Farrar, Strause and Giroux, 2013.
DRUCKER, P. Prefácio. In: HESSELBEIN, F.; GOLDSMITH, M.; BECKHARD, R. O líder
do futuro. Prefácio Peter Drucker Fundation. São Paulo: Futura, 2006.
KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro:
Objetiva, 2012.
SOBRAL, F. PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed.
São Paulo: Pearson, 2013.
Explore +
Assista ao filme O preço do amanhã, no qual uma sociedade distópica é regida
pela compra e venda do tempo como uma mercadoria ou moeda.
Pesquise o vídeo ou o livro Superocupado de Kevin DeYoung, bem como o livro
Faça Mais e Melhor e veja as diversas questões ligadas à gestão do tempo.
Outro livrode abordagem semelhante é Redeeming Your Time do bem avaliado
autor Jordan Raynor.