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DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL Elaine Estrela Freitas1 Jarlita Souza Bastos Keliane Brito Oliveira Natalia Machado Dos Santos Juliana Oliviera² RESUMO O presente trabalho tem como finalidade produzir e apresentar um Diagnóstico Empresarial com base nas informações disponibilizadas pela empresa DB Atacadista. A escolha da organização se deu a partir de um comum acordo entre os integrantes da equipe, levando em consideração a existência de um contato direto com um de seus funcionários que resultará numa comunicação ágil e direta. Foram analisadas as principais áreas da empresa: Recursos Humanos, Marketing, Área Financeira e Logística. Tomando como base as informações coletadas através de estudo de caso, aplicação de questionários e pesquisas biográficos, foi possível compreender e analisar cada setor e como tem sido sua atuação no ramo de utilidades domésticas. O diagnóstico elaborado a seguir permitirá que a empresa DB Atacadista tenha uma visão mais ampla de atuação em seu ambiente interno e externo, de modo que seja capaz de tomar decisões de forma mais eficaz. Com o diagnóstico concluído será possível traçar planos que permitirá à empresa alcançar excelência empresarial, bem como uma efetividade no desempenho de atividades que podem ser econômica e financeiramente mensuradas, obter melhorias na gestão de pessoas, traçar uma análise de seu ambiente interno e externo entre outros, levando seus gestores a uma interpretação mais profunda de prováveis erros, possibilitando soluções mais rápidas e assertivas. Palavras-chave Diagnóstico, Excelência, Oportunidades. 1. INTRODUÇÃO Diante de um cenário de contínuas renovações organizacionais, o planejamento estratégico é essencial para que a organização tenha uma visão frente às transformações do mercado, com isso é necessário que a mesma conheça sua posição mercadológica e tenha um planejamento eficaz que demonstre onde ela deseja chegar, e principalmente o que, e como fazer para alcançar seus objetivos. O Diagnóstico empresarial é uma ferramenta com o intuito de proporcionar às empresas planos de melhorias a fim de que os escopos traçados sejam alcançados de forma eficiente, através deste instrumento coleta-se dados internos e externos da empresa visando verificar onde a estrutura organizacional apresenta deficiências, formulando assim um diagnóstico funcional em cada área, propondo melhorias para os problemas encontrados com vista a promover melhor 2 desempenho para a organização. A utilização do diagnóstico no mercado atual faz com que o administrador busque atualizações da situação mercadológica, perfil de clientes, e investimentos assertivos para a empresa. Devido às constantes transformações as empresas por sua vez necessitam se manter atualizadas para que possa acompanhar o comportamento do seu negócio mediante as constantes modificações de mundo, atendendo com eficiência e satisfação do público cada vez mais exigente e por meio do diagnóstico empresarial é possível entender melhor o negócio, bem como conhecer as forças e fraquezas da organização. O planejamento perpassa por quatro áreas chaves da organização, auxiliando na identificação de seus pontos de melhorias e crescimento, além de proporcionar uma ampla visão da empresa permitindo assim analisar as instabilidades da organização. As informações apresentadas neste trabalho é referente à empresa DB Atacadista, uma organização familiar que atua no ramo atacadista com a distribuição de artigos para o lar, foi fundada em 2004, encontra-se sediada na cidade de Feira de Santana-Bahia na Avenida Eduardo Fróes da Mota, 2221 B, tendo filiais nos estados do Ceará, Maranhão, Pernambuco, Paraíba, Alagoas e Piauí. Pretende-se após o diagnóstico realizar as propostas de melhoria para a área. A empresa faz parte do grupo Disbal, que atua há mais de 40 anos no mercado. Mesmo sendo uma empresa de médio porte está em uma excelente posição no mercado, atuando como distribuidora de utilidades domésticas no Brasil, a mesma trabalha com uma grande variedade de produtos, prestando serviços às pequenas, médias e grandes empresas do ramo. A organização possui um excelente ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema integrado de gestão empresarial chamado Winthor, que faz a integração de todo os dados e processos da organização resultando em relatórios gerenciais como finanças, vendas, compras, controle de estoque, transporte, contabilidade, recursos humanos, marketing, etc. A empresa possui seu organograma bem definido conforme ilustração abaixo. 3 Na área de recursos humanos conta-se com cerca de 180 colaboradores diretos, dentre estes, gerentes, auxiliares administrativos e de depósito, operadores de empilhadeiras, mecânicos, motoristas, e cerca de 86 representantes comerciais autônomos, que fazem parte da família de forma indireta, atendendo ao cliente em seu domicílio. A área de Marketing, é acompanhada por diretores e pelos supervisores que no contato direto, está sempre se atualizando sobre as necessidades do cliente, perigos da concorrência, entre outros. O setor financeiro tem seus processos informatizados, tendo todo o acompanhamento, fluxo de caixa, despesas, e inadimplência sistematizada. A distribuição conta com uma frota própria que entrega em todos os estados atendidos de forma rápida e com qualidade, tal diferencial atende desde os clientes de menor poder de compra ao de maior potencial, todos recebem suas mercadorias nos seus respectivos endereços, sendo o frete gratuito. Durante diálogo com um dos donos da organização verificou-se que a empresa esta focada em gerar grandes resultados, entregando produtos de qualidade e um atendimento personalizado com o intuito de fidelizar seus clientes. 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Com o ágil crescimento tecnológico e do mercado empresarial, existe a necessidade de que os empresários busquem inovações estratégicas para seu negócio. No passado não havia a necessidade de se preocupar constantemente com diversos setores tal como o marketing, tendo grandes decisões tomadas de forma empírica. Atualmente o cenário mudou e se faz necessário que a organização sincronize todos os processos inerentes ao seu negócio. Desta forma é 4 possível determinar, quem, quando e como serão realizadas as atividades para alcançar os objetivos. O planejamento estratégico está relacionado com os objetivos estratégicos de médio e longo prazo que afetam a direção ou a viabilidade da empresa. Mas, aplicado isoladamente, é insuficiente, pois não se trabalha apenas com ações imediatas e operacionais: é preciso que, no processo de planejamento estratégico, sejam elaborados de maneira integrada e articulada todos os planos táticos e operacionais da empresa. (CHIAVENATO, 2004, p. 39) O diagnóstico empresarial é um método bastante complexo, pois instiga o administrador a ter uma maior sensibilidade quanto aos processos organizacionais, percebendo através dessa ferramenta a real situação da empresa, buscando formas de solucionar tais gargalos que estejam impossibilitando seu alavancamento. Tal ferramenta é utilizada organizacionalmente perpassando por vários setores, sejam eles de recursos humanos, financeiros e logístico a fim de atingir determinados objetivos. O administrador tem como principais funções: planejar, organizar, liderar e controlar. Segundo Chiavenato (2003, p 11): A tarefa da Administração passou a ser a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação e garantir a competitividade em um mundo de negócios altamente concorrencial e complexo. A Administraçãoé o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos organizacionais. O diagnóstico empresarial possibilita ao administrador uma análise do ambiente organizacional onde por meio deste é possível identificar os pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças presentes e futuras que possam influenciar negativamente no desempenho da empresa em relação ao alcance de suas metas. Toda essa ação tem como finalidade se prever acerca de futuras mudanças mercadológicas. Para entender melhor o contexto no qual está inserido é necessário realizar uma análise do ambiente organizacional, tais informações são colhidas através da Matriz Swot. A ideia desta análise é, segundo Chiavenato e Sapiro (2009), “cruzar as oportunidades e ameaças com a intenção estratégica da organização, tomando como base sua missão, visão e valores”. A Matriz Swot, Análise Swot ou FOFA é uma ferramenta que pode ser utilizada no planejamento estratégico da organização, pois sua finalidade é avaliar os ambientes interno em seus pontos fracos e fortes, que são controláveis e seu ambiente externo em suas oportunidades 5 e ameaças, que não são possíveis de serem controladas pelo gestor, havendo necessidade de se verificar quais são os pontos que estão em evidência dentro da organização para que seja adotada a estratégia correta: ⇨ Pontos fracos e ameaças: estratégia de sobrevivência ⇨ Pontos fracos e oportunidades: estratégia de crescimento ⇨ Pontos fortes e ameaças: estratégia de manutenção ⇨ Pontos fortes e oportunidades: estratégia de desenvolvimento A FOFA, é essencial para uma organização que busca obter uma visão clara e objetiva sobre suas forças e fraquezas, oportunidades e ameaças, com essa análise os gerentes conseguem elaborar estratégias para obter vantagem competitiva e melhorar o desempenho da organização. A habilidade do profissional em olhar para dentro e para fora de sua organização, identificando forças e fraquezas, oportunidades e ameaças, aplica às boas práticas de gestão consolidadas no mercado, é de extrema relevância para a obtenção dos resultados esperados. (OLIVEIRA, 201 9, P. 03). Segue abaixo o principal modelo de ferramenta de gestão a Matriz Swot muito útil para todas as empresas. 6 Análise SWOT: como aplicar no planejamento da sua empresa Fonte: SEBRAE A aplicação da Matriz Swot neste trabalho, é demonstrar à empresa pesquisada o quão vantajoso é planejar conhecendo sua real situação, quanto o planejamento é um diferencial nesses tempos de crise, pois os gestores podem ter um melhor controle do ambiente interno, mas possuem limitações no controle dos acontecimentos do ambiente externo, devido a isto precisam alinhar seu ambiente interno, para responder positivamente ao ambiente externo. Traçando estratégias que coloquem a empresa em uma situação competitiva. 3. METODOLOGIA Ao iniciar a construção do diagnóstico, foram aplicados questionários direcionados especificamente para cada setor distinto, e/ou responsável da área, obtendo explicações básicas 7 a qual nos permitiu entender e analisar inicialmente de modo claro e objetivo como funciona cada departamento dentro da empresa. De imediato realizou-se pesquisas primárias e posteriormente uma visita à organização com a finalidade de confrontar e enriquecer as informações colhidas anteriormente, bem como conhecer na prática como funciona a rotina da empresa, uma pesquisa técnica e entrevista informal, esclarecendo pontos e conhecendo de perto cada um dos setores. Além de levantar dados acerca do seu histórico, visão da empresa e de mercado, metas, condições financeiras, e tudo que fosse relevante. E por fim, uma pesquisa biográfica, a fim de coletar informações do ponto de vista técnico acerca de cada área apresentada, sendo assim possível contribuir com uma visão mais ampla e fundamentada mediante a análise feita através das respostas obtidas ao longo do processo de pesquisa, constituída por abordagens realizadas em campo, e por meio de questionários que resultou na construção do presente diagnóstico, identificando e analisando seus pontos fortes, oportunidades, fraquezas e ameaças, por meio de seus resultados qualitativo e quantitativo. 4. RESULTADOS E DISCUSSÕES Para garantir o sucesso de uma empresa é necessário uma composição de departamentos, eles são constituídos por setores responsáveis por cada área específica, são extremamente essenciais para tomada de decisões, criação e delimitação de tarefas, dentre outras funções que garantem o sucesso do empreendimento. Sabemos que cada empresa possui sua realidade, e isso influencia no modo que se aplica seus recursos, refletindo em seus resultados. Diante disto, foram coletadas informações acerca de como a empresa vem atuando nas seguintes áreas: 4.1 RECURSOS HUMANOS O crescimento econômico leva as empresas a buscar melhores profissionais. A área de Recursos Humanos é responsável por eleger os candidatos que estão aptos a assumir as funções da empresa, agregar valor, formar e manter os profissionais motivados. O departamento de recursos humanos deve ser aberto e acolher as ideias e necessidades dos funcionários, além de estar próximo a outros departamentos com o intuito de promover o relacionamento com os membros da empresa e entender melhor a organização. 8 Com base nas informações colhidas através de um questionário respondido pela representante do Recursos Humanos, conclui-se que o processo de recrutamento e seleção são realizados dentro da própria organização através de indicações feitas pelos próprios colaboradores, eliminando a terceirização de uma agência para realizar tal processo. Diante dos benefícios oferecidos, os colaboradores se deparam com a falta de um plano de saúde e de cargos e salários de forma igualitária. A empresa atende todas as exigências da CLT (Constituição das Leis Trabalhistas), o contrato de trabalho e a remuneração mínima são fixados de acordo com a convenção coletiva estabelecida pelo sindicato da classe. Dentro da organização identifica-se uma cultura forte, ela é passada aos funcionários que deve segui-la. O colaborador não realiza pesquisas sobre o clima organizacional, essa atividade é um fator de suma relevância uma vez que através da mesma é possível quantificar o nível de satisfação dos seus clientes internos. A organização realiza treinamentos específicos para cada atividade desenvolvida, nele são apresentadas todas as ferramentas de trabalho além de familiarizar os novos contratados com a cultura da empresa. Dentre as problemática enfrentada pelo setor, temos a falta de investimentos em treinamentos periódicos e de avaliação de desempenho, além de não ter programas de QVT (Qualidade de vida no trabalho). 4.2 FINANCEIRO Na área financeira, observou-se que todo o processo da empresa é informatizado, utiliza- se o programa Winthor que interliga todos os setores, apresentando dados como, balancete, fluxo caixa, atividades dos usuários, contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, todas as atualizações são feitas diariamente. Os clientes são analisados a partir de dados coletados em birôs de crédito, como Boa Vista, SCPC e Serasa, existe ainda uma comprovação de bom pagador, por isso se faz necessário a apresentação de documentos como notas fiscais de compras e boletos pagos em outros fornecedores. As despesas bancárias são acompanhadas e usadas como método de controle a concorrência entre os bancos. A empresa não trabalha com aplicações financeiras em longo prazo, utilizando recursos excedentes para negociar pagamentos antecipados na aquisição de mercadorias com descontos e preços melhores. Um ponto negativo da empresa é o alto custo com a frota de caminhões onde muitos já são 9 antigos e geram um custo alto com manutenção. O planejamentoestratégico fornece uma maneira de reduzir despesas e evitar pagamentos desnecessários. Outro ponto importante do planejamento estratégico é o cuidado com os problemas relacionados ao ambiente de trabalho dos colaboradores e as multas decorrentes do não cumprimento das leis ambientais. 4.3 LOGÍSTICA A logística passou a ser vista pelas organizações como grande aliado para seu sucesso, uma vez que por meio dela é possível reduzir custos de produção e de armazenagem além de aumentar a velocidade de entrega do produto. Conforme Silva e Cardoso(1998), “a busca pelo conhecimento da logística é de grande valor para os setores empresariais que buscam uma eficiência produtiva e maior competitividade reduzindo os custos e melhorando os níveis de serviço”. Quando se fala em planejamento logístico, significa pensar em como entregar da forma mais rápida ao cliente um produto de qualidade e com o menor custo possível. A DB Atacadista, possui um setor responsável pela logística, ela trabalha apenas com a distribuição de utensílios para o lar, seu CD (Centro de distribuição), possui uma área de 8.000m2 quadrados. Segundo Ballou (2006), “o projeto do layout do local de armazenagem deve levar em consideração as atividades de manuseio de materiais, pois a utilização de equipamentos e o grau de automação são fatores que interferem no custo do manuseio de materiais”. É de suma importância que o layout esteja disposto de forma que facilite o deslocamento das mercadorias eliminando desperdícios de tempo com produtos que possuem um grande giro de estoque, além de ofertar uma boa visibilidade dos estocados. Se faz necessário levar em consideração todos os pontos chaves mencionados anteriormente pelo autor, a fim de evitar gargalos inerentes a por exemplo, separação e conferência de pedidos. A empresa diagnosticada conta com uma armazenagem vertical (utilização de rack de armazenamento) que proporciona o aproveitamento da altura do espaço, tal aplicação além de ampliar a capacidade de armazenamento, melhora o fluxo de separação e organização dos produtos, uma vez que o mesmo permite que os colaboradores visualize e encontre os materiais com maior facilidade. O controle de estoque é sistematizado, a baixa dele ocorre quando o pedido do cliente é faturado, no entanto, assim que uma compra é liberada pelo setor de análise de crédito, automaticamente ocorre uma reserva desses materiais mediante ao estoque, sendo possível 10 verificar pelos demais setores se ainda possuem tal elemento, evitando por exemplo gargalos referentes a venda de produtos indisponível ou até mesmo a aquisição de mercadoria que possui uma alta quantidade disponível. Com a finalidade de não ter problemáticas relacionada a demanda nos períodos sazonais, é realizado um acompanhamento e análise anual de vendas, bem como uma projeção de pedidos com o intuito de ser mais assertivo nas operações de compras. A empresa possui parâmetros rigorosos na escolha de seus fornecedores, a qualidade, preço e capacidade de entrega são alguns dos critérios adotados. Tal análise é de suma relevância e pode impactar tanto de forma positiva como negativa na cadeia logística, pois isso se faz necessário um estudo minucioso de seus fornecedores. O processo de distribuição ocorre por meio de frota própria e é roteirizada através do sistema FUSION, todo percurso feito pelos entregadores é traçado levando em consideração o menor custo e maior agilidade. Um dos grandes diferenciais oferecidos pela organização são os grandes investimentos em softwares de última geração a fim de garantir um efetivo desenvolvimento da área. O fluxo da cadeia logística dentro da organização ocorre de forma integrada e todas as etapas são essenciais para que o pedido chegue ao cliente de acordo com todas as especificações impostas, abaixo segue essa corrente. 11 Como exposto no fluxo anterior, todas as etapas são essenciais para que o feedback do cliente seja benéfico e que a organização consiga sua fidelização, o que os gestores devem atentar-se é que para alcançar o sucesso organizacional se faz necessário que todo o corpo empresarial esteja trabalhando de forma integrada, efetiva e em prol do objetivo conjunto. 4.4 MARKETING A rotina de uma empresa bem sistematizada consiste em uma harmonia dentre todos os setores. O marketing por sua vez, possui um espaço significativo na construção de uma estratégia empresarial bem otimizada a qual dispõe de um conjunto de táticas de mercado que auxilia no crescimento da empresa, tendo como função conhecer o mercado, definir sua persona aumentando a visibilidade da empresa, obter um posicionamento no mercado de acordo com 12 seu público, além promover campanhas, gerenciar marca, atrair e fidelizar novos clientes, dentre outros benefícios, busca atender as necessidades do seu cliente, estreitando a relação entre empresa e consumidor, colaboradores e sociedade. O marketing dispõe de várias ferramentas de ação tais como: Plano de Marketing, CRM, SWOT ou FOFA, Benchmarking, Segmentação de mercado, SIM, CRO dentre outros. Através dessas análises é possível compreender melhor o mercado a qual esteja inserido, e todas as suas vertentes, atuado de maneira mais assertiva de acordo com as informações obtidas. A DB Atacadista, não possui uma pessoa responsável especificamente para o setor de marketing, contudo, a empresa dispõe de outros funcionários responsáveis em atuar na área, e traçam estratégias necessárias para atender as necessidades da empresa. Os funcionários que exercem essa função são Designers, Gerentes, Diretores e Supervisores, uma equipe sólida que se organiza da seguinte maneira: Os Gerentes e Diretores traçam estratégias, o Supervisor comanda o desenvolvimento das imagens, e os Designers confeccionam os catálogos e materiais gráficos. Observou-se que a empresa busca desenvolver constantes estratégias para satisfazer e atender as necessidades de seus clientes. De modo que se reflete positivamente quando se refere ao Marketing de relacionamento, tendo como exemplo sua atuação mediante a momentos de crise, oferecendo aos seus clientes prazos mais extensos e/ou descontos . Compreendendo as necessidades do seu consumidor de modo que ele se sinta valorizado, humanizado, e por sua vez, estreitando vínculo o tornando fiel. Dentre esse aspecto nota-se que a empresa DB Atacadista não deixa a desejar quando se refere ao atendimento ao seu cliente, possui um relacionamento de parceria, onde seu cliente se sente parte da organização, o resultado disto se vê no grande número de clientes fiéis há cerca de 20/30 anos, o qual nos mostra que possuí uma boa visibilidade no mercado, esse relacionamento sólido é extremamente importante. Segundo Zeithaml, Bitner e Gremler (2011): Os benefícios gerados aos clientes estão relacionados ao nível de confiança proporcionado pela credibilidade que a empresa apresenta nas experiências de contato com o cliente, nas questões sociais, por conta do tempo de envolvimento os clientes se sentem como membro da organização e o benefício do recebimento de tratamento especial que podem ser por um preço especial ou até mesmo algum acordo diferente. Assim, os benefícios promovidos pelo marketing de relacionamento se apresentam em ambos os envolvidos na relação. Com relação ao marketing interno a empresa busca manter uma constantemente comunicação, através de feedbacks que ajudam a traçam suas estratégias para aprimorar seu desempenho, tendo assim uma interação entre a organização e seus colaboradores, com reuniões 13 periódicas entre todos os que compõem o setor, Designers, Gerentes e Supervisores. As necessidades do cliente são fundamentais, e a empresa por sua vez oferece produtos de qualidade, e buscam novidades que sejam atraentes ao perfil de seus clientes, de modoque possa abraçar todo seu público com uma grande variedade de produtos , agregando mais valor à empresa, ofertando variedades para todas as classes e portes, um mercado amplo e democrático. A DB atacadista não faz uso, e não vê a necessidade de atuar nas redes sociais, dispondo apenas do site e e-mail. Eles priorizam o contato direto com o cliente através de seus RCA`S – representantes comerciais autônomos, total de 86 representantes que atendem em diversos estados, desde pequenos mercadinhos, a grandes supermercados, são eles os maiores responsáveis pela divulgação dos produtos, eles passam por um treinamento, e recebem todo o suporte necessário para sanar possíveis eventualidades a que venha ocorrer, seus Supervisores e Gerentes acompanham periodicamente seus representantes para verificar da atuação de perto, onde eles aproveitam para fazer suas análises de mercado, define novas estratégias, e oportunidades. Com relação ao planejamento estratégico, a empresa não possui um documento a qual venha nortear suas ações, os planejamentos são realizadas diariamente de acordo com as informações coletadas através dos feedbacks, o mesmo consegue contemplar o que o documento exige nas suas práticas diárias. De acordo com as informações coletadas no presente diagnóstico, foi elaborarada uma análise SWOT onde podemos observar e mensurar a real situação da empresa mediante a sua perspectiva de atuação atual, evidenciado no que diz respeito ao seu ambiente interno e externo, seus pontos fracos e fortes, suas oportunidades e ameaças, conforme o anexo abaixo: 14 5. CONCLUSÃO Durante todo o processo de construção do trabalho ficaram evidenciados vários aspectos positivos e negativos em relação aos setores de estudo. Diante do exposto pode-se dizer que o presente diagnóstico foi bastante proveitoso e irá influenciar positivamente na elaboração de medidas corretivas bem como na construçao de alternativas eficazes que fará com que a organização continue se solidificando no mercado. Nota-se que o setor de marketing busca desenvolver constantemente estratégias que venham atender as necessidades da empresa e de seus clientes, muito embora não possua seu departamento específico, sendo distribuída tal função para Designers, Gerentes, Diretores e Supervisor , por não possui um planejamento estratégico se faz necessário a elaboração de estratégias constantes para atender e suprir o que o documento exige. A empresa também não possui marketing digital, tendo apenas um site e e-mail, com isso não ampliando sua rede de contatos através das mídias sociais, o qual abriria novas possibilidades para se fortalecer ainda mais no mercado, tornando a empresa ainda mais visível , no entanto, a empresa atua de modo discreto, apenas com o uso de catálogos apresentados pelos seus RCA`S – representantes comerciais autônomos, o qual faz um contato direto com o 15 consumidor. O marketing de relacionamento é bastante positivo, ele tem o seu cliente como parte da organização, possui um relacionamento de parceria, uma relação de anos e humanizada, a qual resulta em inúmeros clientes que são fiéis até hoje. Sua área logística é bastante informatizada, no entanto existem dois pontos que necessita atenção, seu estoque possui um déficit no endereçamento bem como existe um grande custo acerca da manutenção dos veículos pois sua própria frota é antiga, sendo assim se faz necessário que a organização analise outras oportunidades a fim de sanar os reduzir os impactos financeiros acarretado por tal gargalo. Levando em consideração a areá financeira percebe-se que todo seu processo é sistematizado, e que a organização cria medidas afim de reduzir despesas e evitar pagamentos desnecessários, bem como atenta-se ao cumprimento da legislação afim eliminando multas mediante ao descumprimento dela. A DB Atacadista buscar seguir todas as normas impostas pela CLT (Constituição das Leis Trabalhistas), a organização no entanto não oferta alguns beneficios básicos para seus colaboradoes tal como um plano de saúde e de cargos e salários de forma igualitária, seu sistema de recrutamente é realizado através de indicações interna eliminando custos referente a contratação de uma terceirizada para realizar tal processo. Diante do exposto conclui-se que a empresa busca adotar estratégias de melhoria e que o presente diagnóstico contribuirá na efetividade dessas táticas, assim como acarretará inúmeros beneficios para a organização, elevando seu diferencial competitivo bem como eliminando custos desnecessários inerentes aos seu processos. REFERÊNCIAS Análise SWOT: como aplicar no planejamento da sua empresa. SEBRAE, Disponivel em:<https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ufs/pr/artigos/analise-swot-como-aplicar- no-planejamento-da-sua empresa,7fb0d31f6f10b510VgnVCM1000004c00210aRCRD>. Acesso em: 20/10/2020 Análise SWOT: como aplicar no planejamento da sua empresa. SEBRAE, Disponivel em: https://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/PR/Imagens/infografico5_swotA.jpg> Acesso em: 22/10/2020 16 BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7º Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento Estratégico: Fundamentos e Aplicações. Rio de Janeiro: Elsevier Editora Ltda, 2004. CHIAVENATO, I.; SAPIRO, A. Planejamento estratégico: fundamentos e aplicações. São Paulo: Elsevier, 2009. OLIVEIRA, Diagnóstico empresarial e gestão de projetos. São Paulo: Senac São Paulo, 2019. SILVA, F,B,: CARDOSO,F,F. Diagnóstico da logística na construção de edifícios.1998. ZEITHAML, V.; BITER, M.; GREMLER, D. Marketing de serviços: a empresa com foco no cliente. 5. ed. Porto Alegre: Bookman: 2011. Diagnóstico Empresarial – Recursos Humanos Dados do entrevistado: Gysmylla Costa dos Santos Área de atuação: Recursos Humanos Tempo de empresa: 8 anos E-mail: setor.pessoal@disbal.com.br 1. Evolução da área de gestão de pessoas: Se existe constantemente o processo de melhorias em relação à área de gestão de pessoas? R: Não. A grande maioria dos funcionários da empresa, são antigos em suas funções, mas não há da parte da empresa investimento em formação de pessoal. 2. Recrutamento e seleção: esses processos acontecem dentro da organização ou é feito por terceiros? Exemplo: agência de empregos. Como é aplicado e de que maneira? R: O recrutamento é feito dentro da organização, através de indicação, pelos próprios funcionários. A seleção é feita através de entrevista e questionário, o questionário é feito de acordo com a necessidade da função. 3. Plano de Cargos e salários: esse processo existe dentro da organização e de que maneira são avaliados os cargos e os salários de cada cargo? R: Sim, são avaliadas responsabilidades a serem desenvolvidas até as condições de trabalho para efetuar a realização das tarefas exigidas pela função. 4. Direitos trabalhistas decorrentes do contrato de trabalho: salário, remuneração, jornada de trabalho, adicionais, férias e décimo terceiro salário, estabilidade provisória, aviso prévio FGTS e seguro-desemprego. Previdência Social. Prática trabalhista: admissão e registro de empregados, apuração do cartão-ponto, cálculo da folha de pagamento e encargos, cálculo de férias, faltas e atrasos, décimo terceiro salário e verbas rescisórias. Encargos sociais e outras obrigações do empregador. Esses processos ocorrem de acordo com a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) em junção com a contabilidade, perceber a preocupação que a empresa tem em relação a esses processos importantes para o funcionário? Exemplo: seestá sendo depositado pelo empregador 8% do salário bruto da folha do pagamento do funcionário. R: A empresa cumprindo todos requisitos da CLT, garantindo os direitos trabalhistas dos funcionários. 5. Convenção e acordo coletivo de trabalho: Analisar a existência dos contratos relacionados às convenções e acordos sindicais. R: Os contratos de trabalho, são feitos em acordo com o sindicato de cada categoria. 6. Cultura e desenvolvimento organizacional: Existe a participação de todos os envolvidos na organização, em relação à cultura e o desenvolvimento da mesma, subtendendo-se dos princípios e valores da organização? R: Agimos através da cultura forte, onde são passadas aos colaboradores os valores e comportamentos a serem seguidos na empresa. 7. Pesquisa de Clima Organizacional: Analisar como é a elaboração e de que maneira é aplicado esse processo e qual o resultado alcançado? R: Não realizamos pesquisas de clima organizacional. 8. Estilo de liderança: Como ocorre a relação do líder da organização com os seus subordinados; perceber também se há um processo para administrar os conflitos? R: Liderança Situacional, como no dia a dia da empresa, aparecem muitas situações diferentes o que exige do líder esta capacidade rápida de se adequar, seja conduzindo um colaborador mais experimente numa tarefa ou ao instruir um novato sobre como deve proceder em seu trabalho, por exemplo. 9. Treinamento e desenvolvimento: Como é desenvolvido este processo e qual a responsabilidade das pessoas e das organizações em relação ao aprendizado desse profissional? R: O treinamento é feito de acordo a função, no caso do pessoal do depósito cujas funções, são: embaladores, separadores, operadores de empilhadeiras, carregadores de caminhão, encarregados de área, o treinamento se dá em um curto período de 3 dias com um funcionário experiente. Geralmente os iniciantes vão para o cargo de embaladores, mudando gradativamente, para os demais cargos. O pessoal da área administrativa recebe treinamento pelo tempo necessário, e acompanhamento até desenvolverem a função com precisão. No caso dos motoristas, ele é acompanhado em uma primeira viagem por um profissional experiente que além de ensinar o trabalho, vai verificar sua habilidade na direção do caminhão. Vendedores recebem treinamento com um supervisor que o acompanha nas primeiras viagens e dão todo suporte necessário além do setor de TI e demais setores da empresa que estão sempre à disposição para tirar dúvidas. No treinamento são apresentadas todas as ferramentas de trabalho e informado a cultura da empresa. Após esse período o funcionário passa a exercer suas funções e poderá tirar apenas dúvidas com o responsável pelo treinamento, caso necessite. 10. Gestão e Remuneração por competências nas organizações: Há mapeamento de competências entre os gestores e os colaboradores se são ou não oferecido oportunidades para o crescimento profissional? R: Sim, a remuneração é em acordo com a convenção coletiva e suas competências são estabelecidas por ela. 11. Relação com empregados: Perceber a existência do intrapessoal e interpessoal entre as pessoas e seus gestores. Como é a percepção entre as equipes ou grupos de trabalho? R: O trabalho é todo no coletivo, para que tenha um bom resultado é necessário que a equipe tenha um bom relacionamento inter e intrapessoal. Caso contrário não alcançaremos resultados. 12. Avaliação de Desempenho: esse processo é ou não aplicado, quantas vezes ao ano, de que maneira, se é feito feedback, e qual o resultado alcançado? Exemplo: é feito através de questionário. R: Não. 13. Programas de QVT - Stress, trabalho e doenças: Se a organização tem esse aspecto como relevância fundamental, para obter a qualidade de vida no trabalho oferecendo um bom ambiente de trabalho agradável? R: Não 14. A empresa possui PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO? Caso positivo, como esse plano contempla a área de Recursos Humanos? R: Não temos planejamento estratégico. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL/SETOR FINANCEIRO Dados do entrevistado: Nome: Jarlita Souza Área de atuação: Setor Financeiro Tempo de empresa: 26 anos E-mail : jarlita@disbal.com.br 1) Quais são os pontos fortes e fracos da área financeira da organização? Pontos fortes, controle informatizado de pagamentos, recebimentos, fluxo de caixa. Setor de cobrança interno/externo Pontos fracos: falta de controle e fiscalização de algumas despesas 2) A empresa conta com quais instrumentos de gestão financeira? Fluxo de caixa e fluxo de investimentos O programa da empresa interliga todos os setores, pagamentos, recebimentos, despesas, receitas, atrasos, porcentagem de inadimplência em relação a vendas, quando há desequilíbrio todas as forças são concentradas para detectar o problema e saná-lo. 3) A empresa utiliza quais informações contábeis para promover uma gestão financeira da organização? Balancetes, fluxo de caixa. 4) Os controles financeiros são informatizados? A empresa realiza conciliação bancária? Os controles financeiros são informatizados e sim, é feita a conciliação bancária. 5) Como controla a cobrança de tarifas pelas instituições financeiras nos diversos serviços utilizados – cobrança bancária, pagamentos a fornecedores O controle de tarifas bancárias é feito com base na busca por menores tarifas através de pesquisa entre os bancos. 6) A empresa realiza algum tipo de análise – verificação de rentabilidade, riscos, cobrança de tarifas e impostos/tributos quando da aplicação de recursos financeiros junto a instituições financeiras? A empresa não faz aplicação financeira de curto e ou médio prazo. Se há recursos disponíveis são investidos em compras de mercadorias com pagamentos antecipados para que se consiga negociar preços mais baixos. 7) A empresa possui Planejamento Estratégico? Caso positivo, como esse plano contempla a área financeira? A empresa não tem planejamentos estratégico. 8) Como funciona a captação de recursos junto às instituições financeiras – curto ou longo prazo, liquidez dos ativos operacionais de curto prazo, endividamento. Sempre a curto prazo. E apenas em necessidades extremas. 9) A empresa possui Planejamento Financeiro e Orçamentários? Caso positivo, descrever como se dá esse processo e o que ele contempla. Caso negativo, como a organização controla a evolução das contas de receitas e despesas da organização, obtenção de resultados e custos. O sistema da empresa controla entradas e saídas diariamente, sendo todo o sistema informatizado e interligado. 10) Quando a empresa necessita realizar investimentos no ativo fixo – aquisição/substituição ou modernização de máquinas/equipamentos, automóveis, equipamentos de informática, prédios/instalações, etc. Como é feito esse processo? Emprega quais métodos de Análise? Há um déficit nesse sentido. A empresa investe pouco em modernização de máquinas e equipamentos. 11) Como se dá a Gestão do Contas a Receber? A empresa trabalha com boletos bancários, cheques pré-datados, vendas com pagamentos antecipados, dando descontos como vantagem. 12) A área de Gestão Financeira mantém relacionamento com as demais áreas (básicas: contabilidade, comercial, marketing, suprimentos, recursos humanos da empresa? Como se dá esse relacionamento? Sim, toda a informação necessária ao andamento de qualquer área da empresa é imediatamente repassada de qualquer setor a outro setor, dentro da necessidade. 13) Quais são os critérios de aprovação de crédito as clientes quando ocorrem vendas a prazo. Como é o processo de decisão e os documentos exigidos para confecção do cadastro? São feitas consultas em Birôs de créditos, quando as informações destes não são suficientes,são solicitados do cliente notas e boletos pagos a outros fornecedores. Em caso de grande acúmulo de compras nossos supervisores visitarão o cliente pessoalmente, verificando, instalações, documentos. 14) Como a empresa administra a concentração de vendas para um mesmo cliente? Utiliza o conceito de limite de crédito? Caso, positivo, as aprovações são individuais ou em conjunto, através de comitês? Não concentramos grandes vendas em um mesmo cliente, a exceção são nossos clientes que já construíram um histórico na empresa e conquistaram um limite de crédito alto com base num comportamento de pagamentos pontuais e score crescente. Responsável: Jarlita Souza Bastos – Setor Financeiro Email: jarlita@disbal.com.br mailto:jarlita@disbal.com.br DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL/MARKETING Dados do entrevistado: Nome: Carlos D. e Carlos Jr. Área de atuação: Gerente e Designer gráfico Tempo de empresa: 27 anos/ 9 anos E-mail: carlos@disbal.com.br 1. A empresa possui departamento de Marketing? A empresa não possui especificamente um departamento responsável por marketing, mas a gerência, os supervisores e a diretoria juntamente com os designers traçam estratégias e elaboram tudo o que for necessário para desenvolver as necessidades da empresa. a) Quantos funcionários compõem este departamento? 7 funcionários b) Quais cargos compõem este departamento? Designers, gerentes, diretores e supervisor c) Quais são as funções desempenhadas por cada um destes funcionários e/ou responsável? Os gerentes e diretores traçam estratégias, o supervisor comanda o desenvolvimento das imagens, e os designers confeccionam os catálogos e materiais gráficos. d) Quais as metas do Marketing na empresa? Obter eficácia e eficiência, aumentando a produtividade (vendas) ao chamar atenção dos clientes para melhor visualização dos seus produtos. e) Quais os objetivos de Marketing a curto, médio e longo prazo? Manter a qualidade, desenvolver novas estratégias e aumentar as vendas cada vez mais, tendo uma identidade visual da empresa. 2 O que é Marketing e quais são as principais ferramentas que a empresa utiliza? Gerente- Marketing é o desenvolvimento de estratégias para atender bem os clientes, ter organização, boa logística, propaganda e divulgação perante os clientes. Designer- Marketing é o desenvolvimento de estratégias para atender bem os clientes, satisfazê-los e gerar renda para empresa. As ferramentas que a empresa utiliza é utilizar o feedback de todos os níveis operacionais para melhorar os pontos negativos, desde o contato com o cliente até o mais alto nível hierárquico da empresa. 3. Como funciona a comunicação interna do departamento de Marketing? Todos se comunicam constantemente, passando os feedbacks recebidos para melhoria de suas estratégias, tendo reuniões periódicas entre designers, gerentes e supervisor. 4. Como funciona a comunicação do Marketing com o restante da empresa? A comunicação se dá em todos os momentos em que a responsável de um setor precisa de informações ou algo que outra pessoa responsável pelo outro setor pode lhe passar, como TI, logística, cadastro e etc. 4. Análise da situação da empresa: a) Quanto dos recursos financeiros é disponibilizado e direcionado ao Marketing? Como não há um departamento específico, não é possível mensurar os recursos financeiros somente do marketing. b) Qual a política interna da empresa quanto ao seu Marketing? Procurar cada vez mais obter mais resultados, visando melhorar o posicionamento e o share da empresa no mercado. c) Qual a política de Marketing no relacionamento com o cliente? Receber informações e procurar entender o que ele precisa, para cada vez mais sanar suas “dores” e melhorar o relacionamento com o cliente. 5. Análise do ambiente do consumidor: a) Qual (is) a(s) necessidade(s) do mercado-alvo da empresa? Obter um serviço de excelência, que cumpra a logística eficientemente, com preços acessíveis para que ele tenha uma boa competitividade no mercado. b). Há mudanças previstas nestas necessidades do mercado-alvo? Não c) Como os produtos da empresa satisfazem as necessidades do mercado-alvo? Trazendo sempre a necessidade do cliente, tanto em produtos de linha, quanto novidades, para que sempre todos tenham ótimas vendas e girem seu estoque com facilidade, sempre com produtos de excelente qualidade. d) Como o Marketing relaciona os produtos da empresa com as necessidades do mercado-alvo? Como diferenciam produto x mercado-alvo, no caso de mais de um produto? Como há uma grande gama de produtos e uma gama igualmente grande de clientes de diversos portes, sempre a empresa terá produtos que atendam as especificidades daquele cliente, seja ele de pequeno ou médio porte, com produtos para classe A, B e C. 6. Análise do ambiente externo: a) Como é o ambiente competitivo em que a empresa está inserida? A empresa atua no ramo de distribuição em vários estados, tende concorrentes locais e nacionais para os produtos com que trabalhamos. b) Como o Marketing lida com a competitividade? Traçando estratégias de vendas para sempre atender melhor o cliente, tendo diferenciação na excelência dos serviços prestados. c) Quais são as vantagens adicionais em relação aos concorrentes? Logística eficiente, bom relacionamento com o cliente, grande mix de produtos e um preço competitivo. d) O Marketing da empresa pratica a Análise SWOT periodicamente? Sim, buscando identificar todos os pontos que possam interferir em seus resultados, melhorando suas fraquezas, tentando suas ameaças do ambiente externo e potencializando suas forças. e) O Marketing da empresa conhece as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relativas à empresa? Sim. 8. Estratégias de Marketing: a) Como é o composto de Marketing (4Ps: produto, preço, praça e promoção) relativo ao mercado-alvo primário? b) Quais os principais canais de divulgação que a empresa utiliza? Boca a boca, RCA’S lidando diretamente com os clientes, e constantemente os supervisores e gerentes viajando com os RCA’s para atender os clientes e verificar de perto tudo que acontece no mercado, seja concorrente, produtos novos e etc. c) A empresa está inserida e atuante nas redes sociais? No ramo da empresa não se vê necessidade de atuar nas redes sociais, mas sim a constância e estar sempre junto ao cliente presencialmente. Atualmente temos um site com informações e contatos para que os clientes ou outras pessoas possam ver todo nosso portfólio e informações. 9. A empresa possui PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO? Caso positivo, como esse plano contempla a área de Marketing? O planejamento estratégico é feito no dia-dia, com resoluções de problemas, feedbacks e informações. Não possuindo o documento de Balanced Scorecard propriamente. Porém tudo o que contempla o documento é realizado e identificado na prática diariamente. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL/SETOR LOGÍSTICO Dados do entrevistado: Nome: Júlio F Neto Área de atuação: Gerente de Logística Tempo de empresa: E-mail: juliofneto@gmail.com 1. A empresa possui um responsável pelas áreas de Produção e Logística na empresa (departamento próprio / gerente/ diretor)? R= Sim. A empresa tem um setor responsável pela logística. A gerência é setorial, sendo essa subordinada aos diretores. Cada diretor desempenha uma função especifica (Um financeiro e outro comercial). Mas, ambos têm autonomia igual na companhia. 2. A empresa trabalha com produção de bens duráveis ou serviços? R= Não. A empresa trabalha com distribuição de utilidades domésticas. Não produzimos nada. 3. Como são as instalações (tamanho/porte)? Qual a quantidade de máquinas e equipamentos? Quantos operadores existem? R= Área construída 8.000 m² quadrados, com armazenagemvertical. 4. As pessoas conhecem a estratégia adotada pela empresa? Sabem sobre os indicadores de desempenho (produtividade, lucratividade, despesas, receitas e metas a atingir)? R= Compartilhamos apenas informações básicas (Mudanças logísticas e metas). 5. A empresa possui PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO? R= A empresa não possui Planejamento Estratégico. O planejamento é feito com base em dados que são atualizados diariamente e na experiência de mercado, visando minimizar possíveis mudanças no mercado. 6. Como é feito o gerenciamento/controle de estoques na empresa? Ela utiliza algum sistema informatizado para esse controle? Existe uma pessoa responsável por isso? R= O controle de estoque é informatizado, e o controle das entradas e saídas fáceis de entendimento. Há um acompanhamento anual das vendas para contemplar itens de datas sazonais como: Natal, dia das mães, dias das crianças, etc. Com esse acompanhamento temos maios acerto na compra. Existe uma pessoa responsável por essa operação. 7. Qual o número, tamanho e localização dos pontos de estocagem ou almoxarifado? R=. Utilizamos apenas um almoxarifado para material de limpeza e material de escritório. Localiza-se na entrada do depósito. São duas longarinas de 6 metros por um metro. 8. A empresa terceiriza algum processo produtivo? A empresa realiza atividade de Outsourcing? R= Não 9 Existe um departamento de compras? A empresa utiliza um procedimento de compras? Existe uma pessoa responsável pelo departamento? R= Sim. A empresa tem procedimentos específicos para compra. Observando estoque necessário para pelo menos um mês e a capacidade de entrega do Fornecedor. Existe mais de um comprador, um para cada departamento. Nosso sistema fornece relatórios de sugestões de compras baseados na rotatividade das mercadorias. 10. A empresa adota um sistema ou critério para selecionar fornecedores e/ou fontes de suprimentos? R= Sim. Qualidade, preço e capacidade de entrega são alguns critérios adotados. A empresa vende para diversos estados através de representantes comerciais autônomos. As vendas de cada representante em suas respectivas regiões são organizadas de acordo o roteiro de entrega. Nossas entregas são feitas através de frota própria. O roteiro de entregas é traçado por programa de computador (Fusion), sendo possível alteração no roteiro quando se faz necessário. Sendo a principal estratégia de marketing, a logística é o nosso grande diferencial, a empresa faz grandes investimentos em estrutura e softwares de última geração para garantir um maior desenvolvimento nesta área. Toda nossa entrega é feita com frota própria para garantir a integridade dos produtos até o ponto de venda. As entregas são orientadas através de um sistema de rota programada que foi desenvolvido para atender com menor custo e maior agilidade Distribuímos marcas de qualidade (Santa Marina, Cisper, Aladdin, Condor, Oxford, Invicta, Nadir Figueiredo, Ruvolu, Metallouça,Tramontina, Limpanno, Plasvale, Sanremo, entre outras) oferecendo produtos com rotatividade assegurada, gerando resultados e satisfação para nossos clientes e parceiros. Essa é a nossa missão.
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