BPMS: Automatização de Processos de Negócio

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BPMS 
Um BPMS, Business Process Management Software/Suite, é a ferramenta 
informatizada que permite o desenho, modelagem e automação de processos. Através 
do BPMS é também é possível simular a execução de um processo e elaborar relatórios 
que facilitam as tomadas de decisão. 
Tipicamente, inclui o mapeamento dos processos de negócio ponta-a-ponta, desenho 
dos fluxos e formulários eletrônicos, definição de workflow, regras de negócio, 
integradores, monitoração em tempo real das atividades e alertas. É uma poderosa 
ferramenta de gestão, para garantir que os processos estão sendo efetivamente 
executados como modelados, contribuindo para os objetivos da organização. 
Os softwares utilizados na operacionalização e gerenciamento de processos de negócio 
são um dos principais facilitadores da gestão do conhecimento referente ao processo, 
sendo considerados a maior facilidade para obtenção, distribuição e análise dos dados. 
Os softwares que colaboram com a gestão por processos são denominados de Business 
Process Management System (BPMS). Há algumas funcionalidades que podem ser 
disponibilizadas via software, inclusive nos softwares BPMS, que, quando disponíveis, 
aumentam a capacidade dos gestores e demais envolvidos com o processo em 
estabelecer uma troca de imagens e idéias, nos quatro ambientes onde ocorre a geração 
do conhecimento. 
Possui as funcionalidades de modelagem e desenho de Processo, configuração da 
execução, comunicação através de Webservice e com o conceito de orquestração. 
Trata-se basicamente em que o processo consome e envia informações aos participantes. 
Isso siguinifica que as regras, condições (gateway), fluxos (flow), tarefas (task) entre 
outros são modelados em uma única piscina (pools) e cada participante é representado 
em novas piscinas. 
O BPMS não substiui o ERP ou sistemas legados de uma organização. Por outro lado 
realiza a integração entre os sistemas e e ações seja elas automáticas ou humanas. 
Conceito de Processo x BPM x BPMS 
Muitos confundem os conceitos de: 
 Processo (P), ou em inglês: Process, 
 Processo de Negócio (BP), ou em inglês: Business Process, 
 Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM), ou em inglês: Business 
Process Management e 
 Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPMS), ou em inglês: 
Business Process Management System. 
Para quem está no ramo da informática é importante aprender o significado desses 
conceitos, bem como os relacionamentos que existem entre eles, como surgiram e as 
necessidades de cada um na organização. 
 
 
 
Processo (P) 
 
Processo é um conjunto de atividades que são realizadas para produzir um resultado. 
Esse resultado pode ser um bem ou um serviço. Por exemplo, temos processos definidos 
para produzir pão, para fabricar carro, para construir casa, para construir software, etc. 
A ISO 9000 define processo como “um conjunto de atividades inter-relacionadas ou 
interativas, que transformam entradas (materiais, formas de energia, informações ou os 
próprios clientes) em saídas”. Para transformar os recursos entrantes em bens e serviços 
(saídas), os processos valem-se de recursos de transformação, como máquinas e 
equipamentos, manuais, trabalho, softwares, repositórios de informação etc. 
 
Processo de negócio (BP) 
 
Processo de negócio nada mais é do que um processo específico para alcançar um 
resultado específico. Ele é personalizado, intrínseco aos objetivos de seus executores. 
Esses objetivos variam, de acordo com as necessidades de cada organização. Os 
Processos de Negócio são, na verdade, um subconjunto de todos os Processos possíveis. 
 
Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) 
 
De acordo com CBOK, BPM (Business Process Management) é uma abordagem 
disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, e 
controlar processos de negócio automatizados e não automatizados, para alcançar os 
resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma 
organização. 
 
BPM permite que uma organização alinhe seus processos de negócio a sua estratégia 
organizacional, conduzindo a um desempenho eficiente em toda a organização através 
de melhorias das atividades específicas de trabalho em um departamento, em toda a 
organização ou entre organizações. 
 
BPM é a disciplina que sistematiza e organiza os Processos de Negócio e normalmente 
é aplicado a um subconjunto dos Processos de Negócio existentes em uma organização. 
 
Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios 
(BPMS) 
 
Os processos de negócios das empresas estão cada vez mais corporativos. Estão 
sofrendo constantes modificações em seus escopos, em suas atividades, nas formas que 
elas são executadas. É o preço do progresso e da concorrência. Seus gestores têm que 
estar atentos aos indicadores de desempenho e à abrangência de seus processos e seus 
resultados para a sobrevivência econômica da corporação. Porém, seria um desafio 
gigantesco realizar a integração, face-a-face, das várias tecnologias que compõem cada 
processo da organização. 
 
O modelo conceitual BPMS valoriza os investimentos já realizados em softwares pelas 
organizações envolvidas com o processo de negócio, diferentemente da estratégia da 
reengenharia de uma década atrás, que apregoava o descarte e a substituição dos 
sistemas de informação legados pelo sistema ERP. 
 
No modelo conceitual BPMS, os sistemas de informação legados, hospedados em 
diferentes ambientes computacionais, continuam a executar as operações necessárias ao 
processo de negócio. Estes sistemas legados são coordenados, “orquestrados”, pelo 
ambiente de gestão do processo (AGP) do BPMS. Em outras palavras, o modelo 
conceitual do BPMS não está fundamentado na “construção de softwares ou de módulos 
de sistemas de informação, mas na junção e orquestração de partes de softwares já 
disponíveis”. É nesse ambiente onde se localizam o painel de controle, os alertas, 
marcações de tempo, indicação de custo, etc. Enfim, é a interface do sistema com o 
usuário gestor do processo. 
 
Alguns estudiosos do assunto afirmam que um BPMS é uma suíte de produtos de 
software integrados e com a finalidade de habilitar o BPM. Porém uma análise mais 
detalhada das suítes disponíveis no mercado não confirma tal forma de enxergar o 
BPMS, pois uma única suíte não teria condições de solucionar todos os problemas de 
BPM das organizações. 
 
Retirando desse contexto certas motivações comerciais, não há como negar o 
fundamento de algumas delas que se propuseram a executar todas as etapas do BPM, 
mas não lograram sucesso integralmente. Neste contexto há um questionamento clássico 
sobre a melhor ferramenta para BPM. Podemos afirmar com total segurança que a 
resposta mais óbvia seria então outra pergunta: ferramenta para fazer o quê no BPM? 
É preciso ter um conjunto de diferentes ferramentas para compor uma solução total de 
BPM, e que normalmente elas não necessitam estar integradas em uma única suíte de 
produtos de softwares de um único fabricante. 
 
A tabela abaixo mostra a classificação das ferramentas de TI que podem ser aplicadas 
no âmbito do BPM, de acordo com seu uso em processos. 
 
 
 
 
A seguir os principais benefícios corporativos que levam à utilização de uma suíte BPM 
1. O dinamismo dos atuais ambientes de negócios gera constantes alterações nas 
condições do mercado, obrigando os executivos a reagir o mais rápido possível. 
Isso implica em alterações nas operações da empresa e, consequentemente, nos 
processos de negócio implementados. O BPMS provê ferramentas para análise e 
otimização dos processos. 
 
2. Os atuais processos de negócios são cada vez mais colaborativos, isto é, 
envolvem diversas empresas parceiras na operação do processo. Esses processos 
extrapolam fronteiras organizacionais e envolvem uma diversidade de sistema 
de informação. Além dos problemas ligados à dificuldade de alteraçãodos 
softwares, há agora o problema da diversidade de sistemas, de plataformas 
tecnológicas nas quais eles operam, de bases de dados e todos os demais 
componentes necessários para a execução de um sistema de informação. O 
BPMS facilita a comunicação de diferentes tecnologias e a unificação dos 
processos intra-funcionais; 
 
3. A visualização ou abstração do fluxo de processos de negócios em tempo real, 
independentemente da quantidade e localização dos softwares que o compõem, o 
acompanhamento dos indicadores do processo ou de suas partes, o disparo de 
ações com base em eventos, entre outras funcionalidades requeridas à gestão dos 
modernos processos colaborativos, requerem uma proposta e arquitetura de 
softwares diferente das tradicionais. O BPMS permite alterações nas atividades e 
regras de negócio dos processos, de forma rápida e segura; 
 
4. Para os atuais processos de negócios colaborativos, que envolvem diversas 
entidades e diversos sistemas de informação, não há mais viabilidade técnica de 
embutir controles gerenciais do processo nos diversos softwares relacionados à 
sua execução como funcionava até então. O problema não está restrito á 
fragmentação de softwares e componentes tecnológicos envolvidos no 
tratamento de um processo, mas também na questão da exiguidade de tempo 
para a identificação de eventos de negócio. Os limites atuais de competitividade 
fazem com que as empresas operem no limite de seus recursos, tornando cada 
anormalidade do processo um evento crítico que deve ser tratado imediatamente. 
A identificação de eventos ao longo do processo, em tempo real, é um 
importante fator de negócio que corrobora com a demanda de uma camada de 
gerenciamento conectada diretamente aos softwares que estão executando o 
processo. O BPMS provê gerenciamento de processo em tempo real, através dos 
vários indicadores de desempenho disponíveis. A análise desses indicadores 
mostrará a necessidade de alteração, otimização ou substituição do processo 
atual. 
Embora sistemas BPM possam produzir vantagens significativas, também têm riscos 
associados a qualquer esforço de automação de sistemas: 
1. O risco mais significativo é que podemos desenvolver um falso sentimento de 
segurança ao supor que só porque podemos automatizar um processo, ele é 
melhor. Como em qualquer adoção de sistemas, automatizar processos mal 
feitos não resultará em melhores práticas de negócio; 
 
2. A sofisticação de algumas aplicações BPMS pode mascarar erros ou 
ineficiências de processos, e o entendimento cuidadoso e detalhado de 
implementações é importante; 
 
3. E finalmente o uso de BPMS pode aumentar a exposição a riscos de segurança 
da informação.