Assessoria em Reuniões Corporativas

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Assessoria em reuniões
No mundo corporativo, as reuniões são muito frequentes. Por meio delas se infor-
mam e discutem assuntos, se coletam ideias e alternativas e, principalmente, tomam-se 
decisões conjuntas. Por isso é uma estratégia de gestão que visa à participação, desen-
volvimento e comprometimento de cada integrante, consequentemente, do grupo.
Para que a reunião alcance os seus objetivos, deve ser criteriosamente planejada 
e organizada, bem coordenada e ter conclusões, isto é, depois do assunto debatido, o 
grupo deve chegar a decisões ou encaminhamentos acerca do mesmo, pois a ausên-
cia de conclusões dá espaço para o sentimento de estagnação, “tanto se discutiu mas 
não se chegou a lugar algum”. Outro fator que interfere diretamente no andamento e 
resultados de uma reunião é a habilidade comunicativa dos participantes, visto que se 
expressam (verbal ou não verbalmente) e também escutam.
Os secretários desempenham um papel imprescindível nas reuniões, este vai da 
assessoria no planejamento, organização e execução até o momento pós-reunião, 
dando os devidos encaminhamentos às questões abordadas, conforme o combinado 
em reunião. Neiva e D’Élia (2009, p. 201) lembram que “[...] quando se desejam reuniões 
eficazes, convém pensar no antes, durante e depois da reunião”. Também é responsabi-
lidade do secretário a elaboração da ata, documento em que se registra o ocorrido na 
reunião e que tem valor administrativo e jurídico.
O envolvimento do profissional de secretariado com reuniões é destacado por 
Bobbi Linkemer (1999, p.123): “[...] hoje se espera que as secretárias planejem reuniões, 
sejam especialistas de relações públicas e coordenadoras de eventos especiais: tudo 
isso exige uma série especial de habilidades de comunicação relacionadas com 
reuniões”.
Por essas razões, este capítulo tem o propósito de contribuir na capacitação dos 
secretários para a assessoria em reuniões, destacando as suas atribuições para que a 
reunião tenha bons resultados. Serão abordados os temas: planejamento, organização, 
execução, avaliação e elaboração de ata de reunião.
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Tipos de reuniões
A reunião pode envolver duas, cem ou mais pessoas. Pode durar dez minutos ou 
duas horas. Pode ser interna, entre funcionários e seu superior ou entre as principais 
autoridades da empresa, bem como social (externa). Todas são reuniões e merecem 
cuidados em termos de planejamento, liderança e comunicação. É claro que quanto 
mais pessoas envolvidas, maior é a complexidade da reunião e a possibilidade de con-
flitos, exigindo ainda mais habilidades interpessoais, de liderança e comunicação.
As reuniões também podem ser classificadas em ordinárias e extraordinárias. 
As ordinárias são as previstas no estatuto ou regimento da organização. Em dada ins-
tituição de ensino, por exemplo, é determinado, pelo regimento, que os colegiados de 
curso devem reunir-se, pelo menos, uma vez por semestre. Já as extraordinárias são 
convocadas a partir da necessidade, ao surgir um problema que precisa ser deliberado 
conjuntamente. Para manter o exemplo anterior, imagine que ocorreu um problema 
no curso que precisa ser discutido com seus integrantes, e a reunião ordinária já ocor-
reu. Nesses casos, o coordenador convoca uma reunião extraordinária.
Além dessa classificação, “[...] determinados tipos de reunião, por suas caracterís-
ticas e públicos, constituem-se em eventos específicos” (NUNES, 1996, p. 107), assim 
podem ocorrer de diversas formas, de acordo com a finalidade, participantes e exposi-
ção do assunto. A seguir, listamos os tipos mais usuais.
 Assembleia: reuniões em que representantes de determinado grupo deba-
tem assuntos de interesse grupal, sendo que cada representante ocupa lugar 
específico no plenário. As conclusões são votadas e funcionam como reco-
mendações da assembleia.
 Conferência: quando o assunto é exposto por uma pessoa que pode ou não 
fazer parte do grupo, mas com profundo conhecimento do assunto. Limita-se 
o tempo de exposição para posterior discussão e respostas a perguntas da 
plateia.
 Congresso: são reuniões com o propósito de estudar temas de interesse de 
grupos profissionais como secretários, administradores e médicos, promovi-
dos por entidades associativas.
 Mesa-redonda: as pessoas que compõem a mesa opinam a respeito do as-
sunto, com tempo limitado e posteriormente debatem entre si. O presidente 
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da mesa faz a coordenação e funciona como moderador, orientando e contro-
lando a discussão em torno do tema proposto, e pode formular perguntas aos 
membros.
 Painel: parte dos participantes expõe o tema proposto e parte assiste para 
posterior discussão.
 Seminário: a reunião visa que os presentes estudem e debatam determina-
do assunto, que é de interesse comum, sendo voltado para a aprendizagem. 
Faz-se a análise dos fatos e apresentação dos resultados alcançados.
 Simpósio: conta com a participação de especialista(s) no assunto em discus-
são, que tece(m) comentários a respeito do tema.
Independente da forma como o assunto é apresentado e discutido, todas as 
reuniões precisam ser sistematicamente planejadas para que bons resultados sejam 
obtidos.
Planejamento de reuniões
O tempo é algo precioso e cada vez mais escasso no ambiente organizacional, por 
isso o que mais se evita é usar as melhores horas do dia em conversas que não levam a 
lugar algum. Entretanto, é comum nos profissionais o sentimento de frustração por ter 
participado de reuniões excessivamente longas, desgastantes e improdutivas.
Apesar da importância que as reuniões exercem, a possibilidade de que gerem 
efeitos negativos é grande quando:
 são realizadas em número excessivo;
 a pauta não foi bem definida;
 são convocadas as pessoas erradas;
 faltam decisões, conclusões ou resoluções.
Por outro lado, esses fatores podem ser combatidos com um criterioso planeja-
mento que inicia com os questionamentos:
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A reunião é necessária?
Qual é o seu objetivo?
Esse objetivo pode ser alcançado sem reunir as pessoas?
Ao responder essas perguntas, o gestor já estará eliminando uma parcela dos pro-
blemas decorrentes de reuniões, pois somente irá convocar as pessoas quando esta for 
a melhor alternativa para o problema em questão, pois as pessoas precisam realmente 
estar juntas para discutir, sugerir e encaminhar a solução. Quando o assunto é apenas 
informativo, ou seja, a decisão já foi tomada, há que se avaliar a possibilidade de in-
formar numa reunião ordinária, ou então unir vários assuntos para realizar a reunião. 
Esses procedimentos reduzem a frequência das reuniões, que é o que se deseja.
Se a reunião é a alternativa apropriada, indica que ela tem um objetivo claro, que 
ao final precisa ser alcançado. Linkemer (1999, p. 125) alerta que uma das grandes 
causas que torna a reunião improdutiva é a falta de objetivo.
Ninguém sabe por que está ali. O objetivo da reunião jamais é anunciado ou questionado. A 
discussão arrasta-se de tópico em tópico. São aventadas saídas, mas as questões não são resolvidas. 
Mencionam-se problemas que nunca são solucionados. E as pessoas vão embora confusas ou 
frustradas.
A partir do delineamento do objetivo, o próximo passo do planejamento é a de-
limitação dos assuntos a serem tratados, que devem ser relevantes a ponto de moti-
var as pessoas a participarem do encontro. É melhor evitar assuntos polêmicos que 
possam causar constrangimentos. Os assuntos devem aparecer na pauta na ordem de 
prioridade e essa também será a ordem a ser seguida durante a reunião. De acordo 
com o(s) assunto(s) se estima o tempo de discussão e, com isso, o de reunião, lem-
brando que a recomendação é de, no máximo, duas horas. “Todos nós sabemos que 
cansaçoe tensão geram dispersão. Portanto, não é aconselhável mais de duas horas de 
reunião” (NEIVA, D’ELIA, 2009, p. 202). Deste modo, o tempo deve permitir a exploração 
dos tópicos, sem tornar o encontro cansativo para os presentes.
Com os assuntos definidos, é hora de pensar nas pessoas a serem convocadas 
para tal discussão, lembrando que pessoas a mais ou a menos se tornam problemas. 
As pessoas que forem convocadas sem necessidade possivelmente perderão tempo, 
em contrapartida, a ausência de pessoas que deveriam ser convocadas, mas não 
foram, prejudicará o andamento da discussão, pois suas contribuições são decisivas 
para a compreensão do assunto em questão. Um questionamento pode auxiliar nessa 
definição.
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Quem participará e por quê?
Com a nominata1 dos participantes, pode-se pensar em local, dia e horário, pois 
a reunião deve ser programada de forma a facilitar a participação dos envolvidos. 
Para agilizar, o secretário já deve saber da disponibilidade das pessoas de participar 
de reuniões. Caso não tenha, o ideal é consultá-las antes de agendar. Quanto maior 
o número de participantes, maior a dificuldade de conciliar as disponibilidades. Nem 
sempre é possível ter uma data e horário comum a todos, mas procura-se conciliar pelo 
menos os da maioria. Quando os assuntos realmente são importantes para as pessoas, 
elas se organizam e, se for necessário, desmarcam outro compromisso para participar. 
Por outro lado, quando os assuntos são irrelevantes, mesmo que se atendam as prefe-
rências de agenda, corre-se o risco de pouca participação.
Há grupos que se reúnem sistematicamente: mensal, quinzenal ou semanal, então 
se combina uma data e horário, e agenda-se as reuniões por um período. Os diretores 
de uma empresa, por exemplo, tendem a se reunir todas as semanas, podendo ser as 
segundas-feiras, das 8 às 9 horas. Outro grupo, ao se reunir mensalmente, pode definir 
a primeira quarta-feira do mês, das 17 às 19 horas. Assim, todos já sabem que nesse 
dia e horário têm compromisso, sem a necessidade de agendar novamente. Uma vez 
estipulado o horário de início e término, esses deverão ser respeitados.
Em relação ao local, normalmente são feitas na própria estrutura da empresa ou 
entidade a que o assunto está relacionado, num espaço que comporte o número de 
pessoas, que tenha boa ventilação, iluminação e seja de fácil acesso. Há que se pensar 
até mesmo na estrutura para estacionamento, refeições, banheiros, especialmente 
quando o grupo é grande ou envolve convidados especiais. Enfim, há uma série de 
detalhes que devem ser programados pelo secretário e que fazem a diferença.
De posse de todos esses dados, parte-se para a elaboração da convocação da reu-
nião. A convocação pode ser feita por meio de correspondência específica ou edital. 
Nas organizações públicas também é utilizado o ofício, e nas privadas a carta. Vejamos 
um exemplo de convocação.
1 Relação de nomes.
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Figura 1 – Exemplo de convocação.
1 - Identificação do emissor.
2 - Data de elaboração.
3 - Título, em destaque.
4 - Texto com informações de quem convoca, a classe/grupo convocado, data, horário de início e término 
e local da reunião.
5 - Pauta.
6 - Fecho, despedida.
7 - Assinatura, nome e cargo do emissor.
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Editora Curitibano
Rua Manoel Ribas, 254 – Mercês
Curitiba/PR – 82530-240
Tel. (41) 3208-2560 - www.editoracuritibano.com.br
Curitiba, 1 de julho de 2010.
C O N V O C A Ç Ã O
A Diretoria Administrativa convoca os vendedores para reunião a 
ser realizada no dia 20 de julho de 2010, das 10 às 11 horas e 30 minutos, 
em sua sede administrativa, para tratar da seguinte pauta:
a) Horário especial de atendimento na feira do livro.
b) Novos projetos para segundo semestre.
c) Redução de custos com viagens.
d) Previsão de férias.
e) Assuntos gerais.
Salienta-se que a presença de todos é imprescindível para o bom 
andamento dos trabalhos. 
Atenciosamente,
 
Daniela Giareta Durante,
Gerente Administrativa.
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A convocação deve ser dirigida a cada pessoa convocada. Há casos em que ela 
precisa ser entregue “em mãos” e o receptor confirmar recebimento, por meio da assi-
natura de protocolo. Em outros casos, pode ser enviada até mesmo por e-mail, sendo 
que a confirmação de recebimento também é feita por e-mail. O secretário deve asse-
gurar-se de que todos os convocados receberam o documento.
As pessoas devem ser comunicadas antecipadamente acerca da reunião, em 
tempo para poderem se organizar. Para reuniões ordinárias, adota-se a emissão da 
convocação com sete dias de antecedência, quando os documentos institucionais não 
estabelecem o prazo. Para as reuniões extraordinárias recomenda-se pelo menos 48 
horas de antecedência ou a avaliação da urgência do assunto, podendo-se inclusive 
consultar os envolvidos.
Quando o assunto em pauta exige a leitura prévia de material, coleta de informa-
ções ou outra preparação para acompanhar a reunião, deve ficar explícita para o re-
ceptor na convocação. Os materiais podem ser providenciados pelo próprio secretário, 
quando é o caso, e disponibilizados juntamente com a convocação.
Elaborar e tornar pública a convocação não significa, entretanto, que o planeja-
mento foi concluído. Foi um passo importante, mas não suficiente para garantir a efe-
tividade da reunião. Conforme o momento da reunião (dia e horário) vai se aproximan-
do, outros procedimentos precisam ser tomados.
Organização de reuniões
Visando ao bom andamento da reunião, um ou dois dias antes é essencial a che-
cagem e organização de um conjunto de elementos, podendo-se destacar cinco que 
são detalhados na sequência.
- Confirmação dos presentes;
- Serviços de copa;
- Preparação de mesas e cadeiras;
- Instalação dos equipamentos;
- Organização dos materiais.
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Recomenda-se fazer contato com os convocados, lembrando da reunião e confir-
mando a presença. A confirmação pode ser feita por e-mail ou telefone. O telefone é 
mais adequado para a confirmação de uma autoridade superior àquela que convocou. 
Com base no número de participantes, e tempo de reunião, contrata-se os serviços de 
copa, lembrando que água e café são sempre bem-vindos.
Também se organiza o ambiente, que dependerá, além da quantidade de par-
ticipantes, da forma de exposição do assunto, como foi apresentado anteriormente 
(conferência, mesa-redonda, painel etc). A disposição de mesas e cadeiras comumente 
usadas são:
- Mesa circular com cadeiras ao redor.
- Mesa retangular com cadeiras nos dois lados.
- Mesa em U com cadeiras somente na parte externa.
- Mesa em T com cadeiras de frente.
- Mesa retangular e cadeiras tipo anfiteatro (para grande 
número de participantes).
Outro procedimento a ser realizado diz respeito aos equipamentos que serão uti-
lizados durante a reunião. Como o secretário tem conhecimento pleno da pauta e de 
quem irá expor os assuntos, sabe também os equipamentos que serão necessários. 
Não tendo certeza, cabe consultar o coordenador da reunião. Geralmente são usados 
microcomputador ou notebook e projetor multimídia. O secretário também deve ter 
um notebook disponível para, durante a reunião, fazer as anotações para a elaboração 
da ata ou a ata propriamente dita.
Uma alternativa que vem sendo escolhida por organizações é a realização de reu-
niões por videoconferência, especialmente quando precisam contar com a participa-
ção de pessoas que se encontram em locais distantes. Tem sido a preferência princi-
palmente das organizações multinacionais.As salas de videoconferência transmitem 
imagens simultâneas e em tempo real, possibilitando a discussão de assuntos sem que 
as pessoas tenham que sair dos seus escritórios. A reunião acontece como se estives-
sem frente a frente, sem despesas com deslocamento, hospedagem, e com ganho de 
tempo. É um método ágil e eficaz, mas que depende de a organização investir em 
uma estrutura para videoconferências. Não havendo essa estrutura na empresa, ainda 
pode-se contratar uma empresa que preste esse serviço.
A tecnologia facilita bastante quando tudo funciona. Além de ter os equipamen-
tos disponíveis, é igualmente importante testá-los para que não ocorram imprevistos 
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durante a reunião, mas, mesmo assim, eles poderão acontecer e o secretário deverá ser 
proativo, agir rápido e eficazmente para solucionar o problema. Se serão apresentados 
slides, gráficos, planilhas em Excel, por exemplo, cabe testá-los e verificar a compa-
tibilidade de softwares antecipadamente. Isso pode evitar que as pessoas já estejam 
reunidas e tenham que aguardar a troca de equipamento, ou que um técnico resolva 
o incidente.
O secretário proativo também tem sempre a segunda opção:
E se o projetor não funcionar? E se faltar energia elétrica?
Para reduzir os transtornos, sugere-se que os principais materiais para a compre-
ensão do assunto e consulta como slides, orçamentos, relatórios sejam impressos e dis-
ponibilizados aos participantes, bem como blocos e canetas para anotações. Podem 
ser organizadas pastas personalizadas com diferentes materiais.
Ainda deve ser providenciada antecipadamente a lista de presença, que nada 
mais é do que a nominata dos convocados com espaço para assinatura. Nem sempre a 
lista de presença é adotada pela organização, mas para grandes grupos é aconselhável, 
pois, posteriormente, poderá ser anexada à ata sem a necessidade de nova assinatura, 
o que favorece bastante o trabalho. Para grandes grupos, também aconselha-se o uso 
de crachás, que igualmente devem ser providenciados com antecedência.
Com todos esses procedimentos e cuidados, possivelmente a ocorrência de im-
previstos e transtornos durante a reunião será menor. Assim, todos, participantes, se-
cretário e coordenador, poderão concentra-se exclusivamente na deliberação da pauta 
e finalidades da reunião.
Durante a reunião
É chegada a hora! O secretário já checou novamente o ambiente (limpeza, acomo-
dações), os serviços de copa, equipamentos e materiais. Conforme os convocados vão 
se aproximando, ele faz a recepção, coleta assinatura na lista de presença e entrega os 
materiais. Durante a reunião, está disponível para aquilo que o coordenador precisar, 
visando ao bom andamento dos trabalhos: auxiliar na exposição do assunto, fornecer 
informações, contatar com uma pessoa que não chegou, entre outras.
O secretário também é o responsável pela elaboração da ata da reunião, que é 
o registro oficial das discussões e encaminhamentos. Para isso, deverá estar atento a 
tudo o que for dito, fazer as devidas anotações, uma espécie de rascunho. Por essa 
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razão, não pode se ausentar por muitos minutos. No tópico seguinte trataremos espe-
cificamente da elaboração da ata.
O coordenador, com a assessoria do secretário, é o responsável por liderar a reu-
nião. A forma como é liderada, por sua vez, interfere significativamente nos resulta-
dos. De nada adianta todo o cuidado no planejamento e organização, se não for bem 
conduzida.
Por reunir um grupo de pessoas, cada qual com sua maneira de pensar e expor 
sua opinião acerca do assunto, somado aos interesses antagônicos, que podem existir 
em torno da mesma questão, as reuniões tornam-se um campo frutífero para conflitos, 
que exige habilidades distintas de quem coordena, sobretudo, de relacionamento in-
terpessoal, liderança e comunicação.
Neste sentido, Linkemer (1999) caracteriza as reuniões como laboratório vivo. 
Argumenta que muitos fatores são previsíveis e que por isso podem ser prevenidos, 
como os citados no planejamento e organização. Outros, contudo, não. São as surpre-
sas decorrentes principalmente do comportamento das pessoas e do grupo. Embora se 
tenha uma noção de como o grupo reage, sempre surgem situações difíceis de serem 
contornadas. Para a autora, o maior problema é quando a causa do conflito envolve o 
coordenador.
Antes de tudo, o coordenador precisa ter consciência de que conduzir uma reu-
nião não é motivo de honra ou celebridade, de impor seu posicionamento ou ideia 
sobre o grupo. Seu papel é dirigir a exposição e deliberação da pauta, motivar os parti-
cipantes para que concedam suas opiniões e sugestões, ou seja, provocar a discussão 
e, ao mesmo tempo, manter a objetividade com o intuito final de chegar a conclusões, 
decisões ou encaminhamentos criativos para a questão.
Se o coordenador tem essas habilidades, ou pelo menos consciência do seu papel, 
ótimo, mas quando o mediador é passivo, as possibilidades de frustrações com a reu-
nião crescem. Nesses casos, o trabalho do secretário é ainda mais complexo no sentido 
de dar todo o apoio e estrutura para que seu superior tenha uma atuação apropriada. 
Cabe aqui uma expressão conhecida na profissão secretarial de que a relação entre 
secretário e superior é de complementação: “O secretário deve ser muito bom naquilo 
que seu chefe não é!”
Para colaborar, listamos um conjunto de atitudes a serem tomadas pelo coorde-
nador durante a reunião e que contribuem para a efetividade da mesma:
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 dar boas-vindas a todos, agradecendo pela presença;
 na presença de convidados ou pessoas que não se conhecem, fazer as devidas 
apresentações;
 lembrar o(s) objetivo(s) da reunião e sua pauta;
 expor os assuntos, seguindo a pauta. Quando cumprido o primeiro passa-se 
para os segundo;
 provocar as discussões, mas sem exageros, mantendo um ritmo dinâmico e 
possibilitando que todos exponham suas opiniões;
 manter a discussão no assunto específico, para que a reunião atinja seu obje-
tivo e avance;
 controlar o tempo, tanto na exposição quanto na discussão do assunto, a fim 
de respeitar o previsto na convocação;
 coletar e destacar as boas contribuições;
 administrar as diferenças das pessoas do grupo, normalmente as mais acentu-
adas são entre o falante e o calado, ou entre o otimista e o pessimista.
 controlar as interrupções, chegadas e saídas durante o andamento dos traba-
lhos;
 manter as pessoas interessadas e envolvidas no assunto;
 ao encerrar a reunião, lembrar mais uma vez o principal objetivo da mesma, 
anunciar em que medida ele foi atingido. Cabe resumir as conclusões e as de-
cisões tomadas, bem como distribuir as tarefas a serem desenvolvidas para 
atender tais conclusões e decisões;
 agradecer a presença e contribuições dos participantes.
Um fator que merece destaque é o tempo de reunião. Como já foi exposto, o 
máximo que uma reunião deve durar é duas horas. A convocação irá informar ao parti-
cipante o horário de início e de término, a partir do qual ele se organizará para chegar 
no horário, bem como sair no horário. O que muitas vezes ocorre é o atraso no início, 
devido a alguma providência que não foi antecipada ou porque pessoas são aguarda-
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das. Iniciar no horário é crucial e demonstra respeito com as pessoas que foram pontuais, 
caso contrário, na próxima reunião esses também terão o direito de chegar depois. O 
que pode haver são cinco minutos de tolerância, desde que o coordenador os gerencie 
durante a reunião e informe “São 9 horas. Vamos aguardar cinco minutos e iniciamos”.
A maior falha é atrasar oinício da reunião por atraso do coordenador. A esse respei-
to Linkemer (1999, p. 129) explica:
Como líder de reunião, você estabelece o tom estando presente ou não antes de alguém entrar na sala. 
Apenas a sua presença – sentada calmamente e, é claro, pronta para começar – transmite a mensagem 
clara que tanto a reunião quanto seus participantes são importantes para você. Chegando atrasada – 
correndo – depois de os outros já estarem sentados – e tropeçando para encontrar o ponto de partida, 
você transmite uma mensagem bem diferente.
E se o tempo previsto de reunião se esgotou e a pauta não foi cumprida?
Isso ocorre quando não foi bem planejada, organizada ou coordenada. É um 
feedback interessante para o secretário e o coordenador. Quando acontece, os presentes 
precisam ser consultados acerca da preferência por continuarem a reunião por mais X 
tempo a fim de cumprirem a pauta ou a marcação de nova data para dar continuidade. 
A decisão é do grupo.
O cumprimento dos horários reduz as entradas e saídas durante a reunião, que é 
outro problema a ser enfatizado. Na prática, conforme o horário de encerramento vai se 
aproximando, as pessoas tendem a sair, com isso a discussão e decisão ficam compro-
metidas, porque já não contam com os atores necessários. Os participantes, portanto, 
também devem cumprir os horários, tanto de chegada como de saída, em respeito à 
autoridade que convocou e para não prejudicar o andamento dos trabalhos.
As saídas antecipadas podem ser efeitos do próprio andamento da reunião e são 
motivos para posterior avaliação do coordenador e secretário. Quando não há envolvi-
mento ou participação na discussão, a reunião está muito desgastante, o assunto é polê-
mico ou não merece ser discutido, a comunicação não flui, faltam encaminhamentos, as 
pessoas tendem a desmotivar-se e sair.
Isso significa que o trabalho com a reunião, além de começar bem antes da sua exe-
cução (planejamento), não termina com ela. Após a reunião, pelo menos três atividades 
são essenciais. Uma delas é a avaliação, momento de análise do secretário e coordena-
dor (o ideal é que o façam juntos) acerca do que foi alcançado, do percurso da reunião, 
dos aspectos positivos e os que não podem se repetir na próxima. A outra atividade é 
recolher as pastas, materiais e equipamentos, bem como solicitar serviços de limpeza a 
fim de reorganizar a sala. A terceira diz respeito às ações a partir das decisões. Para exem-
plificar, imagine que em determinado assunto, a opção foi pela contratação de mais um 
funcionário. Após a reunião, há que se dar encaminhamento à nova contratação.
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Elaboração da ata da reunião
A ata é um documento oficial, o registro resumido das ocorrências, encaminha-
mentos e principalmente decisões da reunião. Tem valor jurídico e administrativo, por 
isso as decisões lavradas em ata, sendo esta aprovada, devem ser cumpridas a não ser 
que o mesmo grupo novamente se reúna e anule tal decisão, cuja anulação também é 
lavrada em ata.
É responsabilidade do secretário da reunião a elaboração da ata, que pode ser 
manuscrita em livro próprio ou digitada em um editor de texto como o Word. Nos dias 
de hoje, a preferência recai pelo uso de editor de texto, pelos recursos disponíveis que 
facilitam e agilizam a elaboração, bem como agregam maior qualidade ao texto, pois 
o documento não pode conter rasuras e erros. Após aprovada, deve ser impressa, assi-
nada e organizada em livro.
Além de poder se manuscrita ou digitada, sua elaboração ainda pode ser feita em 
dois momentos:
 Durante a reunião – conforme os assuntos são tratados o secretário vai re-
digindo a ata. Antes de o coordenador informar o encerramento da reunião, 
o secretário faz a leitura da mesma. Podem haver alterações, inclusões ou su-
pressões no texto. A ata é aprovada pelos presentes e assinada.
 Após a reunião – o secretário faz apenas as anotações das discussões e deci-
sões durante a reunião, uma espécie de rascunho da ata, sendo que sua ela-
boração, dentro das normas, é feita após. A ata é disponibilizada aos partici-
pantes, que na reunião seguinte farão a aprovação ou não da mesma. Após 
aprovada, é assinada.
As duas modalidades apresentam vantagens e desvantagens. A primeira é mais 
apropriada por já se sair da reunião com ela aprovada e servindo, portanto, como 
prova para as ações que serão tomadas, desde que o texto tenha qualidade, o que 
nem sempre ocorre, pela dificuldade de elaboração em meio a conversas e discussões. 
O secretário precisa ouvir e escrever ao mesmo tempo.
A segunda modalidade resulta em textos mais coesos, ideias claras e bem desen-
volvidas, no entanto, tem desvantagens na aprovação. Nem sempre os participantes 
são os mesmos de uma ou outra reunião, e quem não participou não pode opinar a 
respeito dela. Por outro lado, ao ler a ata na reunião seguinte, retoma-se e se atualiza 
o grupo do que foi discutido anteriormente. A estratégia utilizada por alguns grupos 
é dar autonomia ao coordenador para aprovar a ata, o que também tem vantagens e 
desvantagens. Outros grupos preferem recebê-la por e-mail para análise, aprovando 
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ou propondo alterações. A partir disso, o secretário contempla as sugestões e a ata 
é assinada por ele e pelo coordenador, apenas. Em seguida é disponibilizada cópia a 
todos os presentes.
Nos grupos que se reúnem com certa frequência, como diretores de empresas, 
recomenda-se que o secretário combine os procedimentos acerca da ata, se manus-
crita ou digitada, se elaborada durante ou depois da reunião, se assinada por todos 
ou por ele e o coordenador da reunião, registrando a decisão em ata para após seguir 
conforme o combinado.
Independentemente da modalidade que for adotada para a elaboração, a ata pre-
cisa atender algumas normas para que tenha valor administrativo e jurídico. Vamos 
examiná-las juntamente com suas partes:
Título1. – Ata - o número e ano. A numeração recomeça a cada ano. Em reuniões 
esporádicas pode-se usar a identificação da reunião como por exemplo, Ata 
da Eleição da CIPA.
Localizadores temporais2. – dia, mês, ano e hora da reunião. Todos os números 
são grafados por extenso na ata.
Local da reunião 3. – sala, sede da instituição, rua, número, cidade etc.
Nome completo4. (para pequenos grupos) ou qualificação (para grupos maio-
res) das pessoas presentes. Professores, sócios, diretores, conselheiros, acionis-
tas, médicos são exemplos de qualificação dos presentes. Quando pertinente, 
informa-se o número de presentes e dos que justificaram a ausência.
Identificação do coordenador da reunião5. – informando também a convoca-
ção prévia ou estatutária que determinou a reunião.
Finalidade6. (s) da reunião.
Assuntos tratados7. – é a parte mais trabalhosa, principalmente quando a reu-
nião é longa e o grupo grande. Inicialmente cita-se a pauta, podendo-se enu-
merar os assuntos para ficar mais claro. Na sequência se expõe cada um dos 
assuntos, sintetizando-os de maneira clara e precisa. Priorizam-se as decisões 
e encaminhamentos acerca do assunto em questão, finalizando o registro de 
um para passar para o outro. Um dos problemas da ata é quando se escreve 
sobre mais de um assunto ao mesmo tempo, visto que o leitor não identifica 
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a qual exatamente se refere. Recomenda-se o uso de expressões do tipo “Em 
relação ao segundo assunto da pauta – Novos projetos para o segundo semes-
tre –, decidiu-se que... ” para melhor situar o leitor. Atualmente prefere-se a ata 
síntese (decisões) e não aquela que descreve todos os pormenores e deva-
neios. O secretário deverá perceber a preferência do seu grupo e atender.
Fecho8. – declaração do encerramentodos trabalhos (podendo-se informar 
quem encerrou), de quem lavrou a ata, da leitura e aprovação da ata (quando 
for o caso) e quem irá assinar (todos os presentes ou o coordenador). Ainda faz 
parte do fecho, a data, neste momento podendo ser em números arábicos.
Assinaturas9. – assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes na reu-
nião. Às vezes, todavia, ela é assinada somente pelas pessoas que presidiram 
(presidente e secretário), desde que seja combinado com o grupo. Nesses 
casos, anexa-se o protocolo de presença, devidamente assinado por todos os 
presentes. A primeira assinatura é sempre a de quem redigiu a ata, o secretá-
rio, a segunda a de quem presidiu a reunião, seguidas das demais (quando é 
o caso).
Destaca-se que a elaboração da ata deve ser de tal maneira que, após aprova-
da, impossibilite a introdução de modificações. O texto é compacto, sem parágrafos, 
termina um elemento e inicia o outro, tudo seguidamente, com margens justificadas, 
para evitar que, nos espaços em branco, façam-se acréscimos. Além disso, os números 
são grafados por extenso, para impedir que sejam adulterados. Apenas as atas aprova-
das e devidamente assinadas têm valor.
Quando se opta pela elaboração manuscrita, ao se constatar um erro no momen-
to da redação, emprega-se a partícula corretiva “digo”. Por exemplo:
[...] na sala dez, digo, na sala doze [...].
Quando, porém, o erro for percebido após a redação de toda a ata, utiliza-se a 
expressão: “em tempo”, ao final do documento, mas antes das assinaturas, juntamente 
com o texto correto. Por exemplo:
Em tempo: na linha 20 onde se lê “regulamento”, leia-se “regimento”.
Na sequência é apresentado um exemplo de ata tomando por base os dados da 
convocação constantes na figura 1.
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Para reuniões internas e/ou informais, que tratam de assuntos e atos rotineiros, 
como pode ser considerada a reunião descrita anteriormente, a ata tem sido substituída 
pela síntese da reunião. O grupo ou a empresa adota uma espécie de formulário que é 
preenchido pelo secretário. Vejamos um exemplo:
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Síntese de reunião
Data: 20/07/2010 Local: Sede administrativa, sala 5 Horário início: 10 horas
Horário término: 11h15min
Coordenador: Daniela Giareta Durante
Secretário: João Costa
Participantes: 32 vendedores
Pauta Decisões Providências
Horário especial de atendimento na 
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Elaboração de um cronograma 
para que nenhum horário fique 
descoberto e que pelo menos dois 
vendedores estejam no local
Organizar o cronograma e 
enviar no prazo de dois 
dias para consulta dos 
vendedores
Novos projetos para 
segundo semestre
Redução de custos com viagens
Previsão de férias
Assuntos que ficaram pendentes
Assinatura do secretário
Assinatura do coordenador
Figura 3 – Exemplo de formulário para síntese de reunião.
Síntese das atribuições do secretário em reuniões
Neste momento, você já está convencido da importância da assessoria que o se-
cretário presta em reuniões, desde o planejamento até a avaliação. Com o intuito de 
sintetizar o que foi discutido neste capítulo, listamos as suas principais atribuições:
Antes da reunião
 discutir com seu executivo a necessidade da reunião, seu objetivo e pauta;
 definir o local, data e horário de início e término da reunião;
 convocar, por meio de correspondência, as pessoas para a reunião;
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 providenciar e enviar para os convocados o material que será discutido na reu-
nião, quando necessário;
 solicitar os serviços de limpeza e copa;
 preparar o ambiente: mesas, cadeiras, decoração;
 organizar pastas e materiais que serão utilizados durante a reunião;
 providenciar os equipamentos;
 confirmar as presenças;
 elaborar o protocolo de presenças;
Durante a reunião
 recepcionar os participantes;
 coletar assinaturas;
 entregar materiais;fazer, com muita atenção, os registros para a elaboração da ata ou a ata pro-
priamente dita;
 auxiliar na exposição dos assuntos e deliberação da pauta;
 auxiliar no controle do tempo;
 assessorar na coordenação da reunião;
 coordenar a reunião (quando for o caso).
Depois da reunião
 solicitar os serviços de limpeza e organização da sala da reunião;
 recolher os materiais, equipamentos utilizados;
 avaliar, juntamente com o coordenador, a reunião;
 tomar as providências acerca dos encaminhamentos decididos na reunião;
 elaborar a ata (quando não é feita durante a reunião).
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 reuniões
Como organizar e liderar uma reunião
11 dicas que farão seu encontro de negócios mais produtivo
(ANDRADE NETO, 2003, p. 8-9)
Não há escapatória. Cedo ou tarde, de um jeito ou de outro, você participará de 
uma reunião. Muitas são longas, se estendem por horas. Você ali, presa, já na quinta 
xícara de cafezinho, tentando decifrar o que o chefão quer dizer com todos aqueles 
números que ele aponta com a varinha. Dá para se entreter um pouco olhando para 
os outros integrantes da reunião. O Libério da produção, por exemplo. Mal uma ideia 
ou solução começa a surgir, ele corre colocar empecilhos técnicos, de logística, de 
motivação, seja o que for para matar a ideia no ar. O problema é que esse espírito 
contagia a todos e, não raro, tem gente saindo da reunião disposto a pedir a concor-
data da empresa, já que nada vai dar certo, mesmo.
Tem a Consuelo do marketing. Indefectível, terninho de grife, brincos ao mesmo 
tempo discretos e que chamam a atenção, sorriso de superioridade permanente nos 
lábios. É só alguém abrir a boca que a Consuelo já tem uma resposta pronta: um 
número que ninguém sabe bem para que serve, mas impressiona, uma frase feita, a 
opinião de um consumidor. Não se sabe bem qual a utilidade dos dados que ela leva 
para a reunião, mas que impressiona e faz com que todos admirem sua preparação, 
ah, isso impressiona.
E sentado ali no canto, o Mirandinha da contabilidade. Capaz de fazer a reunião 
se arrastar com sua obsessão por detalhes. Na semana passada, na hora de aprovar 
o novo modelo de contrato e garantia dos produtos, todas as cláusulas passaram 
intactas, até o Mirandinha encrencar com o tamanho da letra. Por que escrito em 
corpo 11? Por que não em 12? Ou em 10? O triste é que todos embarcaram nessa 
“útil” discussão.
E, finalmente, o seu Torres. Afinal, o que faz o seu Torres na empresa? Difícil de 
saber. O que é certo é que ele trabalha ali desde sempre. Se tem de ter um cargo, 
é o de “dono da verdade”. Em todas as reuniões dá suas opiniões e, imediatamente, 
passa a atacar quem é contra. Afinal, já trabalhava antes de você começar a falar e 
a andar, fazia cálculos e negociava com presidentes de empresas enquanto você só 
pensava em brincar de boneca. Vai querer dizer que ele está errado?
Texto complementar
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200
Esses tipos de pessoas são apenas um dos aspectos que podem arruinar com 
uma reunião. Se você estiver organizando e presidindo um desses encontros, siga 
essas dicas para garantir a produtividade e o sucesso:
1. Levante e resolva. Muitas empresas, entre elas a agência de publicidade 
W/Brasil, contam com salas de reuniões especiais: a mesa é mais alta e não existem 
cadeiras. A intenção é que as coisas sejam resolvidas rapidamente, pois as pessoas 
se sentem um pouco desconfortáveis e querem sair dali o quanto antes. É uma boa 
alternativa.
2. Se a reunião tem hora para começar, também deve ter hora para terminar. 
Se não conseguirem liquidar o assunto no tempo exigido, combinem para terminar 
em um próximo encontro, ou conversem por e-mail.
3. Tenha um objetivo claro para a reunião. Reunir só para reunir é perda de 
tempo. Coloque a pauta a ser discutida em lugar visível e vá riscando os itens que 
vocês já trataram.
4. Cuidado com as pessoas desagregadoras. Quando alguém começar a inter-
romper a reunião sem acrescentar nada de útil (veja as figuraças do começo dessa 
matéria), diga que respeita a opinião dela, mas que os números e fatos apontam para 
outro caminho. Ou que aquela pessoa percebeu bem tais e tais lados da questão, 
mas que existem também outros fatores, que são... E ponha o assunto em votação.
5. Não permita de maneira alguma que a reunião vire ataque pessoal. Vez por 
outra a discussão de um assunto se torna uma competição de reclamações contra a 
Janaína do RH. A partir desse momento, nada mais pode ser feito, a reunião torna-
-se um ringue de boxe. O melhor é evitar tais situações logo no nascimento. Assim 
que o primeiro ataque pessoal surgir, pare tudo e exija que se retorne ao tópico em 
questão. Aja assim em absolutamente todas as vezes, para evitar acusações de favo-
recimento ou perseguições. Concentre-se em resolver o problema.
6. Faça um rodízio no comando da reunião. Caso você se reúna com as mesmas 
pessoas sempre, faça com que cada encontro seja presidido por uma pessoa (depois 
que as outras regras forem aprendidas, lógico). Assim, você vai estimular a participa-
ção de todos e reforçar o sentido de grupo.
7. Elogie quem cumpre o horário. Criticar quem chega atrasado é pedir para ouvir 
uma longa desculpa. Ao contrário, elogie quem chega na hora ao compromisso.
8. Dar material para que as pessoas se preparem para a reunião é algo contro-
verso. Se apenas um participante não ler, você jogou tempo e dinheiro fora , pois vai 
ter de explicar tudo de novo. Então, em vez de escrever longos memorandos, prefira As
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mandar ao pessoal um rápido e-mail, avisando sobre os assuntos que serão trata-
dos no encontro. Não há ninguém que evite ler duas ou três linhas e é o suficiente 
para que todos se inteirem do assunto, fazendo com que as discussões corram mais 
rapidamente.
9. Ainda quanto à duração, em nenhum lugar está escrito que uma reunião deve 
durar uma hora. Estudos mostram que o ser humano só consegue prestar o máximo 
de atenção e um assunto por 40 ou 45 minutos. Experimente diminuir o tempo de 
suas reuniões. Significará um ganho de no mínimo dez minutos sem muito prejuízo 
ao conteúdo e à troca de ideias. Parece pouco, mas é o suficiente para telefonar para 
um cliente, responder a e-mails ou estudar as propostas de dois possíveis novos 
fornecedores.
10. Mantenha as distrações ao mínimo. Muitas pessoas aproveitam as reuniões 
para demonstrar toda sua perícia no PowerPoint e programas similares. São gráficos 
coloridos, cheios de sons e animações que ajudam na reunião... em absolutamente 
nada. Ao contrário, distraem o pessoal, fazem com que o pensamento saia do pro-
blema e se fixe nas figurinhas coloridas, e dificultam a troca de ideias – afinal, quem 
pode ser contra uma ideia descrita na tela por um cachorrinho simpático ou coisa 
parecida? Se for necessário mostrar algo aos participantes da reunião, faça-o de ma-
neira simples. Prefira fundo claro e letras escuras e nada além do necessário.
11. Por fim, nada disso significa que a reunião deva ser extremamente séria, 
em ritmo militar. Se algum participante (ou filho de participante) estiver fazendo 
aniversário, dê-lhe os parabéns, deixe que as pessoas contem fatos pitorescos rela-
cionados ao assunto, sorria. Isso ajuda no fluxo das ideias.
Atividade
Apesar de a reunião ser uma importante ferramenta de gestão, nem sempre 1. 
seus resultados são positivos. Explique por que ela é considerada uma ferra-
menta de gestão, e quais as principais causas dos efeitos indesejados.
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