105903372-NBR10519-1988

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________ 1 OUT 19S8 I NBR 10519
Critérios de avaliação de documentos
de arquivo
ABNT·Assoclação
Brasileira do
Normas Técnicas
Seoe:
RIode..lct'o9l'o
AV.lremdeMalo,13·28'0fldaI
CEP200()3·~·Cob\oPostall6aO
RIo de Joneko· RJ
lel.:pM)(021)210-3122
Telex: (021) 34333 ASNT • BR
~l~'
Na1MArOCNlCA Procedimento
Origem: Projeto NB-965/1982
CB-14 - Comitê Brasileiro de Finanças, Bancos, Seguros, Comércio,
Administração e Documentação
CE-14:004.02 - Comissão de Estudo, de Destinação de Documentos de
A~u~o I', ~
NBR 105t~ -'~ppralsal proceedings for archlval materiais - Procedure
Descrlptors: Document appralsal. Archive
Reimpressão da NB-965, de SET 1985
CoP'f1'o\1lICl99U
NM -AlISOCbÇOo 1lr0S.\elt0
~NomlOlléai:OS
PllntOO In BlCl!1/
~/l'sono8fOSI
lOÓOl ot<*9nos 19S0IVOdOl
Palavras-cI1ava: Avaliação de documento. Arquivo
}5 páginas
SUMÁRIO
10blétlvo
2 DOCtlmento complomonlar
3 Definiçl'>eA
4 Condições gerais
5 VaJOfação dos documentos
6 Documentos de guarda pemla9ente
7 Docuroontos de guardntemporária
8 Docurmnlos de guarda evt'.lnluru
9 Recommdaçôes
1 Objetivo
1.1 Esta Normé lixa as condições exiglveis para a racionali-
zação d06 arquivos brasileiros, públicos eprtvados, estabele-
coodo pnoc13itos capazes de orientar aação dos responsáveis
pela análise esoleção de documentos, com vislas à fixação
de prazosparasuaguardaoueliminação.
1.2 Alcançado o objelivo, destacam-se corno resultado:
a) redução, ao essencial, da massa documental dos
arquivos;
b} aumento do Indica de recuperação da informação:
c) garnnlia de condições do conservAção da dOGurnen-
tayão de valor pOlfnanente;
d) orientação no processo de produção documental, bem
como no emprego de suportes adequados par a ore·
gistro da informação:
e) conquista de espaço ffs\co e redução de peso;
f) rnelllOr aproveitamento de recursos humanos e ma-
teriais.
2 Documento complementar
Na aplicação desta Norma é nocossário consultar:
N8R 9578 - Arquivos - T errninologla
3 Definições
Os termos técnicos utilizado~ nesta Norma estão oelinidos
de 3.1 a 3.3 e são complernentados ~Ios teImas definidos na
NBR9578.
3.1 Amostragem
Método de seleção que permite deternlinar o grau de repre-
sentatividade de um conjunto documental, segundo critério
geográfico. alfabético. Ilumérico e/ou cronológico.
3.2 Suporte
Base flsico-quírnica do documento na qual se encontra regis-
trada a informação.
3.3 Tipo de documento
Designação indi'lidualizllda d() espécies de l1oculllel11o
/
/_...../ 206""00 '"t~"'".....
(. NBR 10519/1988
4 Condições gerais
Pela dificuldade de se estabelecer procedimentos por demais
envolvidos emjullos de valor, os critérios Indicados a seguIr
são epcnas princípios gerais. É importante, também, salientar
que o trabalho de avaijação, por razões nletodológicas, pres-
supõe a definição dos nlveis organizacil=mais de inslltulção
(poreKerllplo: departamento, divisão, serviço, etc.) em fun-
ção dos quais serào elaborados e aplicados critérios de ava·
liação. Assim, no âmbito de uma Instituição determinada, o
trabalho de análise e seleção dos doCumentos será efetuado
nos arquivos correntes relativos a cada unidade organiza·
dona Ique a compoÕe. Com esse procedimento, serão alcan·
çadO$critérios refnren1es ao coojuõltO de documentos da In51i·
tuiçAocomo um todo.
4.1 Estágio em Que 98ve ser real ludl'lB8vllliação
4.1.1 A partir da toorla das três idades, é no arquivo corrente
que se eletiva a aplicação <kl critérlo$ de avaliação para
distinguir não só 00 documemos de eventtlal valor, naturalmente
de eliminação sumária, como aqueles que detêm valorintor-
mativoouprobatório, razão pela qual deverão ser transfertdos
aO arquivo Intemlediárlo para aguardar a data de recolhi-
mentoou de ellmlnação. Doosalonna, osdocumentos a serem
transferid06 Já devem 9Atarprevlamente selecionados. Cum-
pre assinalar eerlundament.o.l, para avaliação, que 06 docu-
mentos sejam clBssttlcados. Em caso contrário, o trabalho
59 tornará Impraticável.
4.1.2 No quo so refere li transferência, ela é sempre uma
operação de passagem dos docurnent06 de arquivo corrente
de um 6rgão, acompanhada de IIstagem, visando li Rua
concentração no arquivo Intermediário. Quanto ao recolhi-
mento. Quanto ao moo~llrnento.tratIHle dó operação de pas-
sagem dos documentos, acompanhada de IistagAm, do ar·
qulve lntennodi1lÍo (nlfll o IJfqulvo permanente.
4.1.3 Todavia. para ser efetivada a avaliação no arquivo cor·
rente, torna-se lundam&11 k'lJ destacar carncterlsti~ ~4aoos
do arquivo. Nesse sentido registre-Sê: '
a) arquivo corronte . documentos de caráter técnico o
adminiRtralivo, objeto de consulté\8 freqüentes por
parte do 6rgão quo o constituiu;
. b) arquivo Intermediário - documentos de uso não (re-
qüente. oriQinários de arquivos correntes, que devem
aguardar <klslinação final em depósito temporário;
c) arquivo pennanente - documentosdo guarda definitiva,
em decorrência do seu valor probatório e informativo.
4.1.4 Nesse lIem merecem realce também aspectos do
documento de arquivu, da translerência 9 do recolhimento.
4.1.5 Quanto 80 dOCUllHHllo de arquivo, aquele produzido e
recebido por UIna 11OOSOa. deve ser lembrado que ele integra um
conjunlo arqulvfstco.
4.2 Competência para avaliar
A complexidade e abraIlgêncía de conhecimentos exigidos no
processo de avaliação de documentos ele arquivo requerem.
para o estabelecimento de critérios de valor. a convocação de
pessoas ligadas a calegorias profissionais diversas. Uma das
justificativas para essa exigência verilica-se quando da
necessidade de identificação do vator primário e secundário
dos documentos. Nos documentos de valor primário estão
compreendidos os que Interessam primordialmente às Ins-
tituições das qualsse origirlam, portarem valor administrativo
(testemunho da política, métodos de trabalho, produção, etc.).
da Instituição, valorjurfdicooulegal (proteção de direitos), valor
liscal (controle contábil, orçamentário e tributário, ete), Já
como documentos devalorsecundário são apontados aqueles
cuja importância decorre do interesse dos usuários, prin·
clpalmente posquisadores de todas as categorias profissio-
nais. Assim sendo, para a incumbência de avaliar, devem ser
constlturdas equipes técnicas integradas por.
a) arquivista ou responsável pela guarda da docurnen-
tação;
b) autoridade administrativa conhecedora da estrutura e
do funcionamento da inslill.lição a que esteja subordi-
nada. a unidade orgânica responsável pela guarda da
documentação;
c) profissional da área Jurídica;
d) profissionais ligados ao campo abrangido pela natu-
rezado acervo objeto da avaliação (historiador, eco.
nomlsta, sociólogo, etc.);
e) profissional da área de ootatlstica, quando da aplicação
de métodos de amostragem.
4.3 A.pecloa de amostl'1'tgen1
A amostragem é utilizável quando há necessidade de se
manter, do forma definitiva, parte de um conjunto volumoso
de documentos que, por seu valor Informativo e caracteris-
IIcas elctr(nsecas, justificam sua yuarda. A amostra, repre-
90nlatlva doconJunto documental, deve resultar:
8) de um estudo quantitativo e qualitativo dos documentos;
b) da escolha criteriosa de um método de amostragern
que melhor so aplique ao conjunto documental ana-
lisado.
4.4 Tabela de temporalldade
4.4.1 Realizada a análisa da documentação, impõe-se a
elaboração da tabela de temporalidade, registro esquemático
do ciclo de vida documental da instituição, aprovada pela
autoridade competente, que determina o prazo em que os
documentos devem Sér mantidos no arquivo corrente,
transterldos ao arquivo intermediário, além de estabelecer
critérios para microfilmagem, eliminação ou recolhimento ao
arquivo permanente.
4.4.2 Os resultados da aplicação desse instrumento de
destinação de documentos são 0$ seguintes:
a) facilidade para dislingulr os documentos de ar-
mazenamento temporário dos de guarda pe rmanenle;
b) eliminação imediata da documentação cUja
guarda não se justifiljue con)o, por exemplo, as cópias,
desde Que elas nãosejam os únicos exemplares no
órgão;
/
/...........• Cópl"Oo ",""Izad,
NBR 1051911988
, . ~
c) racionalização, principalmente em termos econômI-
cos, das atividades de transferência e recolhimento;
d) obtenção de base para elaboraçAo~ 'tf4ro programa
dedestinação. l..
4.4.3 Entre as recomendações cablveis no uso da tabela de
temp<.>ralitlade. destacam-se:
a) aprovação por dirigentedo óryão situado no escalão
superior da instituição;
b) atualiz.ação da tabela em conseqOênclada produção
de novos doc\..'mentos ou supressão de outros, beM
como de alterações na estrutura administrativa do
6fgão;
c) aplicação da tabela em relação a documentos cujas
caracterfsticas se assemelham a casos anteriormente
definidos;
d) tabulação de dados visando a apurar a percentagem
de documentos 9 suas respectivas formas de desti-
M(ão;
e) evitar o uso de siglas cula denomlnnção correspon-
dente não cons1e na tabela:
f) êlllboraçãode relatÓrio, justiflc81ldoos ctltérios adotados,
tx.m corno as modafidadêS de destinaçãopropootas:
g) dados a serem Inclurdos nlllabeia:
- órgão(s) a que O$tó.subordinada a unidade de a~ui-
'10;
- Unld800 orgânica de arquivam9rtto;
- tipos e t\9suntM dos documentos avaliados;
• datas·lirnites;
- 4uantldMO, óo proforêncla, em metros lineare5;
• freqüênCia de consultas (por mês alou por ano);
- prnzosde retenção nas lases de arquivamento (cor-
rOflte e intermediário);
- rnicrofilrnagem, so for o caso.
5 Valoração dos documentos
Sendoossa IMe a da aplicação de critérios deavali ação ,será
útil a indicação de alguns conselhos, ae nattJreza prática,
destinadoS a orientar o complexo lrabaltlo de análise e seleção
de documentos de arquivo. Nesse sentido, pode constituir
orientação a lJusça de respostas às perguntas formuladas em
5.1 e5.2.
5.1 Quanto ao valor administrativo:
o) qUlll a freqüência de consultas ao docUtllfllllo?
o) os documentos são originais?
c) e/(istem, noórgão, cópias do documento analisado?
___ '•• ···A.· .•_._.~ •.••. _
3
d) os documentos contêm Informações que podem ser
rGCuperadas sob a forma de rooumos estatfsticos ou
cecspituladas em outros documentos?
e) a razão de ser da emissão do documento já loi aten-
dida?
f) a inlorrnaçdo nele conllda já atendeu soseu objetivo?
y) poderá o documento ser consultado aindapara instruir
prova de direito da administração pública, da empresa
ou de terceiros?
h) será o documento nMessarlo s6 para a fase admi-
nistrativa ou contém 8$ mesmas Informações sobre a
história e desenvolvimento do órgão?
i) o documentose refere às rotinas ou às diretrizes da
institulção?
j) é o documento essencial ao conhecimento da orga-
nização e funcionamento do órgão?
k) é o documento essencial à compressão das leis, regu-
lamentos e outros atos legais que regem o funciona-
menlodo6rgão?
I) os documentos contém informações sobre a poBllca,
as atividades ,o processo declsóriodo órgão?
m) os documentos foram produzidos por uma unidade
administrativa que desenvolve atividade-flm?
n) os documentos apresentam lacunas 8uscellvels de
compromelersua compr~nGão?
o) os documentos se encontram em ostado de con·
servação sallsfat6lio?
5.2 Quanto ao valor histórico:
a) os documentos apresentam informações relevo.ntes
sobreo{s) tema(s) abordado(s)?
b) os documentos contêm inlollT1açoos de valor científico
ou tecnológico?
c) o órgão possui um arquivo permanente que custodie
documentos semelhantes àquelM objeto da análise?
6 Documentos de guarda permanente
Neslogrupo devem estar inseridos os documentos de valor
probat6rio, relativos direitos, tanto de pessoas flslcas ou juri-
dicas, como de coletividade, e os de coletividade, e os de va-
10rinJorrnativo sobre pessoas, latos ou fenõmenos, cuja me-
mória. em termos históricos, seja considerada relevante. Em
relação às Instituições públicas e privadas, a guarda perma-
nente deve abranger.
a) documentos referentes à origem, aos direitos e aos
objetivos da instituição;
Exempl0S:
. aIos de criação (leis. decretos, resoluções. ete):
l
'pia não autorizada
• atos coostitulivos (estatutos, contratos sociais, etc.);
- documentos relativos a direitos patrimoniais.
b) documentos que reflitam a organização e o de-
senvolvimento c1aInstituição.
Exemplos:
- lodos 09 atos que digam respeito à organização e ao
luncionamento da instituição (regulamentos,
regimentos, etc.);
• planos, projetos e programas que ~~tep\ das
atividades·fim da instituição; , ~
- grétlC06(organogramas, Nuxogramas, ete.);
• acordos, convênios. etc.;
• atas e relatórios da direção, etc.;
- correspondência, em geral, que trale não só de
atividades-fins da instituição, corno de delegação
clopoder,e1c.
c} registros visuais ou sonoros que rellitam latos da vida
daillBtitUiçãO:
ExefTllio:
• programas audlovlsuais, fOIOS,filmes e fitas 80bre
OOfTlemoroçoos,solenida~, obras, ele.
d) docuroontOGque firmam jurispru~ncla;
Exemplo:
• parocoros Ilorrnativos, sobretudo aqueles que, apre·
ciados judicial ou admlnlstralivamente, tenham ca·
racterlstlcas Inovadoras não encontradas nos textos
legais, epor issOconstituam precedente.
e) documentos concernentes à administração de pes-
soal:
Exe~o:
_ atordoe e reajustass.alariais,p~al1osde rernuneráÇão
eclassilicação de cargos, ele.
1) documentos que respondam a questões técnico-
cienllficas relativas às atividades especificas da
Inst~uição;
Exemplos:
. projetos,pesquisas, marcas e patentes, plantas, ete.;
. toda produção intelectual (registros eS\tt~o~,tonoros
e visuais.
NBR 10519/1988
P:>.M-llov
g) documentos de divulgação ou de promoção da insti-
tuição, dos quais um exemplar, pelo menos. deve ser
guardado como amostra.
Exemplo:
lolhetos, 101013,boletins, formulários, cartaz AS,
convites.
h) documenlos eujas caracterlsticas extrfnsecas sejam
de valor artlstlco e cultural;
Exemplo;
jt3
- documentos conlendo vinhetas, iluminuras. cali·
grafias especiais, ortografias obsolatas, elc_
7 Documentos de guarda temporária
Naguarda transitória, onde prevaJeceointeresse aclmlnlslrativo
para determinar o valor de informações e por conseguinte o
prazo de retenção, estão incluídos:
a) documentos cujos textos estejam reproduzidos em
outros;
b) documontos cuJostextos lenham sido ImpressoiHlm
sua totalidade;
c) documentos culos elementos essenciais se acham
recapitulados em outros;
d) exemplares de um mesmo registro audiovi6\Jal que
apresentem repetição da Informação e qualidade téo-
nlca Inferior;
o) cópias o duplicatas cujos originais são des'tlnados À
guarda permanente;
f) documentos que, mesmo originais, detêm Interesse
adrnlnlstra1lvosomente por determinado pedodo;
g) documentos sujeitos aprazos prescricionais.
8 Documentos de guarda eventual
Os documentos de guarda eventual são aqueles de interesse
passageiro, de tratoe efeito imediato, islo é, sem valoradmi-
nistrativo,jurrdico ou histórico.
Exemplo:
- convites recebidos, malerial de divulgação de
tercoiros, correspondência de congratulações. ele.
9 Recomendações
Corno orientação de natureza geral, liaaplicação decritérios de
avaliação, incluem-se as seguintes recomendações:
a) cornoprovidéncias preliminares:
obter, para o desenvolvimento das atividades ligadas
à avaliação, todo o apoio possível da administração
supellor (órgão aQueesta sulJOltJillarJooarquivo):
. Cópia não autorizada
• conhecer aestrutura eofuncionaroonto da Instituição
a que está subordinado o arquivo, Isto é, suas inter-
relações orgânicas, considerando, inclusive, sua
evolução históricA;
· destacar os órgãos de poslcionamento superior à
esr,ala hierárquica organlzaclonal da instituição, ha-
ja vista a importância que davem ter, pam avaliação,
os documentos neles produzidos e recebidos;
• conhecer as atividades tlpicas referentes às várias
fases do arquivamento;
• obter informações sobre o sistema de classificação
d4:>stipos e 85suntos dos documentos;
• reunir dados quanto à natureza da documentação,
existência ou não de classlllcação por assunto.
quantidade e freqOência de uso, condições de ar-
rnazenamento,estado de conservação, e)(lstêncla
de matrizes, espaço ocupado, custo de manutenção
da documentação e taxa de ~mento anual;
• rMlizar levantamento de todos os atos ou ações
relerentes à eliminação efetuada anteriormente na
instituição;
• estabelecero perfll dos usuários 00 arquivo;
• efetuar levantamento da blbllogrnflanoceBsárla ao
deseovolvimen10 da atividade de aveRação;
b) paraolrabalhodeavaliação:
• estabelecer data-limite para a guarda permanente,
com ~ nohistóricoda instituição,sobretudo, quando
há Impossibilidade de avaliar todo o acervo
documental;
- utilizar,nocasodedocumentação emavançado estado
de deterioração, meios de reprodução, tais como
microfilmes, videocassetes. etc., bem como outras
medidas de proteção que se fizerem necessárias;
• considerarfitasde computador. documentos sonoros
em geral, fotografias, filmes, ete., passrvels de
avaliação;
- provocar a participação dos usuários nas decisões
tomadas em decorrência de avallaçllo, mediante
publicação da tabela de temporalldade, por edital,
circular. etc., antes da concrelização das medidas
ali lndlcadas, notadamenteas de eliminação;
- levarem consideração. quanoodoestabeleclmento
do prazo mlnimo para a transferência, ecapacidade
de armazenagem de arquivo intermediário;
- consultar 9. blbllogralla levantada.